JPH0364157A - 電話会議予約装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 「産業上の利用分野」 この発明は電話会議に必要な情報を会議主催者が送信し
て電話会議の予約を行う電話会議予約装置に関する。

「従来の技術」 従来は会議主催者（ホストと呼ぶ）が押釦電話機の押釦
を操作して電話会議の開催に必要な情報（以下必要情報
と呼ぶ）、例えば開催日、時、分、所要時間、会議参加
者（メンバと呼ぶ）の電話番号、会議日程を予めメンバ
に周知させるか否かの指定などを、マニュアルを見なが
ら人力して電話会議予約装置に予約していた。

しかしこの人力操作は繁雑で手間が掛る欠点があった。

電話会議予約を書面に書きファックスを利用して通知す
れば、押釦操作で通知するよりも操作が簡単になると考
えられる。ファックスで電話会議の予約を実現した場合
、今迄の押釦電話機による予約と同様な手順で考えると
次のようになる。

・サービスの種類によりどのような書式とするか、また
は記入個所をどことするかなどをマニュアルにより知っ
て必要情報をメモする。

・その必要情報をマークシートに記述してファックスで
送信する。

電話会議予約装置はその受信したマークシートを分析し
、必要情報をチエツクする。

・必要情報が記入漏れなどにより不足の場合はその旨を
返送する。

・ホストが不足情報を記入して再送信する。

電話会議予約装置がその再送信情報をチエツクし、不備
が有る場合は再びその旨をホストに送信する。

・不備がない場合は電話会議予約装置が電話会議システ
ムと通信を行い、実際の予約処理を行う。

以上のようなシーケンスで電話会議の予約を行う場合、
電話会議を予約しようとするホストは、特定の書式に必
要情報のすべて、つまりメンバの電話番号、会議日程の
周知か否かの指示、周知する場合は各メンバ対応でファ
ックスによるか電話によるかの周知方法の指定などもそ
の都度記入する必要があり、ホストはサービスの種類に
応じてどの項目の必要情報が必要であるかを判断し、か
つ毎回多くの項目を記入する必要が生しる。

更にメンバへの会議日程周知を指定した場合は、毎回、
メンバ毎に周知方法を指定する必要がある。

「課題を解決するための手段」 この発明によれば、ファックス信号送信部と、ファック
ス信号受信部と、そのファックス信号受信部より得られ
る受信したファックスイメージから数字及びマークシー
ト記号を読み取る数字・マークシート読み取り部とを備
え、数字・マークシート読み取り部で読み取った少くと
も会議参加者（メンバ）に関する情報（電話番号など）
が各会議主催者（ホスト）ごとに予約情報蓄積部に蓄積
され、上記読み取った情報がホストからの予約要求であ
ると、そのホストに関する予約情報蓄積部の蓄積情報以
外にそのホストが新たに追加すべき必要情報のみを記入
するようにした書式が作られ、これがファックス信号送
信部によりホストへ返送され、読み取った情報が必要情
報であると、全必要情報が編集されて会議システムに送
信される。

また予約情報蓄積部にはメンバの電話番号のみならずフ
ァックス番号も蓄積され、予め会議日程をメンバに周知
させる周知指定があるか否かが判定手段により、判定さ
れ、周知指定があると判定されると、メンバから送られ
たファックス番号又は予約情報蓄積部から得られたファ
ックス番号を利用してメンバに対し会議周知情報をファ
ックスにより送信する。

「実施例」 第１図にこの発明の実施例を示す。電話会議を主催する
ホスト１１は会議予約要求をファックスにより電話会議
予約装置１２へ送信する。その会議予約要求には、すぐ
開催する会議（即時会ｉｊり、指定した日時に開催する
会議（時間指定会議）、決ったメンバで開催する会議（
定形会議、複数組ある場合はそれらを区別する）などの
何れのサービスを受けたいかを示すサービス種別（要求
内容）の情報と、そのホストの電話番号、ファックス番
号などが含まれている。

ホスト１１からのこの会議予約要求は電話会議予約装置
１２のファックス信号受信部１３で受信され、ファック
ス信号受信部１３より得られる受信したファックスイメ
ージから数字とマークシートが数字・マークシート読み
取り部１４で読み取られ、その読み取られた数字・マー
クシートから予約情報制御部１５でホスト１１の要求内
容（サービス種別）が判定される。この判定によりその
要求内容が定形会議と判定されると、予約情報制御部１
５は予約情報蓄積部１６のそのホスト１１のその定形会
議についての登録情報を検索する。その登録情報がない
場合は、会議の開催日時、会議の継続時間、各会議参加
メンバの電話番号及びファックス番号、会議日程の周知
指示の有無などの必要情報を記入するようにした必要情
報記入用書式を予約情報制御部１５で作威し、その書式
をファックス信号送信部１７よりホスト１１へファック
スで送信する。ホスト１１はその受信した書式に必要情
報を記入してファックスにより重重会議予約装置１２へ
送信する。これはファックス信号受信部１３で受信され
、その受信ファックスイメージが数字・マークシート読
み取り部１４で読み取られ、その読み取られた情報から
予約情報制御部１５は必要情報を読み取り、その各メン
バの電話番号と、ファックスの有無と、ある場合はファ
ックス番号とを、ホストごとに（定形会議の数が複数の
場合は、定形会議につけた番号ごとに）予約情報蓄積部
１６に蓄積する。これと共に予約情報制御部１５はすべ
ての必要情報を会議システムインタフェース部１８を通
じて会議システム１９に送信登録する。会議システム１
９は会議開催日時が来れば、その各メンバ間及びホスト
１１との間に回線を設定して会議を開催させる。

予約情報制御部１５で予約情報蓄積部１６を検索した時
に、その定形会議が既に登録されてあれば、要求内容（
サービス種別）と照合して、構成メンバに関する情報を
除く、ホストｌｌが記入すべき必要情報（開催日時など
）を抽出し、必要情報記入用書式を作威して、これをフ
ァックスでホスト１１へ送る。なお各サービス種別ごと
に必要とする必要情報が電話会議予約装置１２内に記憶
されてあり、予約情報制御部１５はこれを参照し、また
予約情報蓄積部１６の検索結果に応してホスト１１が記
入すべき必要情報を決める。ホス目ｌは前述と同様に受
信した書式の記入すべき個所に必要情報を記入して（こ
の場合は構成メンバに関する情報の記入は必要としない
）、電話会議予約装置１２ヘフアツクスで送信する。予
約情報制御部１５ではホスト１１から送られた必要情報
と、要求内容（サービス種別）で指定された定形会議の
構成メンバに関する情報（予約情報蓄積部１６から得る
）とを編集し、つまり要求内容実現のために必要とする
全必要情報を編集し、これを会議システムインタフェー
ス部１８を通じて会議システム１９に送信登録する。

要求内容が定形会議でないと判定されると、予約情報制
御部１５は予約情報蓄積部１６を検索することなく、そ
の要求内容に応じてホスト１１が記入すべき必要情報に
対する必要情報記入用書式を作威し、ファックスでホス
ト１１へ送信する。

ホスト１１がその書式に必要情報を記入してファックス
で電話会議予約装置１２へ送信する。予約情報制御部１
５は受信した全必要情報を会議システムインタフェース
部１８を介して会議システム１９へ送信登録すると共に
、構成メンバ中のファックス番号も送られてきたもので
、しかもそれがまだ登録されてない場合はそのメンバの
電話番号・とファックス番号とを予約情報蓄積部１６に
蓄積する。

上述においてホスト１１から必要情報記入用書式に必要
情報を記入したものがファックスで送られた時に、その
必要情報中に電話会議利用メンバ群（ファックス利用メ
ンバ群２１及び一般電話メンバ群２２）への会議日程を
予め周知させることが指定されているか否かが予約情報
制御部１５で判定され、周知指定がされていた場合は電
話会議利用メンバ群への周知処理を実行する。この周知
処理を実行する際に、定形会議でそれが既に登録されて
いる場合は、予約情報蓄積部１６に蓄積されたその会議
の構成メンバのそれぞれについてファックス所有の有無
を判断し、ファックスを所有している場合はその蓄積さ
れたファックス番号を読み出し、その定形会議が予約情
報ＭＮ１部１６に登録されていない場合ｔよ、ホスト１
１から送られた必要情報から構成メンバについてファッ
クス所有の有無をチエツクし、ファックスを所有してい
れば、その送られて来たファックス番号を利用し、予約
要求された会議が電属会議でない場合はホスト１１から
送られた必要情報中の構成メンバにファックス番号が記
入されていればそれを利用し、電話番号のみしか記入さ
れてなければその電話番号により予約情報蓄積部１６を
検索し、その電話番号に対するファックス番号が蓄積さ
れていれば、これを読み出し、これらのようにして得ら
れたファ・ツクス番号のファックスに対し、その会議の
日程などの周知情報をファックスイメージに変換し、こ
れをファックス信号送信部１７から送信する。

構成メンバがファックスを所有していない場合はその周
知情報を音声応答部２３で音声ガイダンスに変換し、メ
ンバの電話機を呼び出してその音声ガイダンスを送信す
る。このようにしてその会議の構成メンバのすべてに周
知情報を送信する。

第２図にファックスで電話会議の予約を登録する手順を
示す。先ずホストが自分の希望する予約をこの発明の電
話会議予約装置にファックスで送信する（Ｓ、）。電話
会議予約装置はその要求内容を判定しくＳ２）、更にそ
れが定形会議か否かチエツクしくＳ、、）、定形会議で
あればそのホストについて既に登録されている情報を検
索する（Ｓ４）。この結果からホストが記入すべき不足
の必要情報を抽出しくｓｉ、その不足している必要情報
のみ記入可能な書式を作成しくＳ６）、その書式をファ
ックスでホストに送信する（Ｓ、）。

予約要求が定形会議でなければ（Ｓ３）、直ちにステッ
プＳ、に移る。送られた書式に対しホストは必要情報を
記入して再びファックスで電話会議予約装置へ送信する
（Ｓａ　）。電話会議予約装置はその送られて来た必要
情報について必要なものを予約情報蓄積部にホスト登録
情報として蓄積しくＳ、）、またすべての必要情報を澹
集して電話会議システムへ送信して実際の電話会議の登
録を行う　　（ＳＺ。）　。

次に周知指定がなされているかをチエツクしくＳＺ）　
、周知指定がなされていれば各メンバに対し周知処理を
行う（ｓａｇ）。

この周知処理は第３図に示すようにして行われる。すな
わちまずホスト登録情報の中のメンバ情報を検索しくＳ
、、）、登録してあればその登録情報から、登録してな
ければホストから送られた必要情報から構成メンバの情
報を取得しく３１４）、その各メンバについてファック
スを所有しているか否かをチエ・ツクしく５１５）、フ
ァックスを所有している場合は周知情報（会議の開催日
、開始時間、会議時間、会議資料等）をファックスイメ
ージに変換しく５Ｉｔｈ）、そのファックスイメージを
メンバのファックスを呼出してファックスで送信する（
Ｓａｔ、Ｓ、）　、次に全メンバについて周知情報の送
信を終了したかをチエツクしく５Ｉ９）、終了してない
場合はステップＳ、に戻る。ステップ３１５でメンバが
ファックスを所有していない場合は周知情報を音声ガイ
ダンスに変換しくＳ！。）、そのメンバの電話機を呼出
しくＳｚ＋）　、その音声ガイダンスを送信する（Ｓａ
ｚ）。

上述においては定形会議の場合に、構成メンバの電話番
号及びファックス番号を予約情報蓄積部１６にＭ積した
が、開催時間や周知するか否かなども予め決っている場
合は、これらの必要情報を予約情報蓄積部１６にＭ積し
、ホストが記入する必要情報を更に凍らす。

「発明の効果」 以上述べたようにこの発明によればファックスにより会
議予約を行うことができるため、押釦操作により行う場
合と比較して予約操作が簡単である。しかもこの発明で
は要求内容に応じて必要情報記入用書式が電話会議予約
装置から送られ、その書式に必要情報を記入するため、
ホスト側で要求内容に応して書式を選択する手間を必要
としない。特に定形会議の場合はその構成メンバに関す
る情報を予約情報蓄積部に蓄積するため、２度目からは
ホストは構成メンバを必要情報として送る必要がなく、
ホストが記入する必要情報はごくわずかであり、予約操
作が頗る簡単となる。

また定形会議でない場合も、メンバに対しファックス番
号も送られてくると、その電話番号とファックス番号と
の対応を予約情報蓄積部に蓄積し、ホストは電話会議予
約装置へ一度送ったメンバについてはその後、電話番号
のみを送っても、そのファックス番号を予約情報蓄積部
から検索し、ファックスで周知情報を送信する。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の実施例を示すブロック図、第２図は
その予約登録の手順を示す流れ図、第３図は周知処理の
手順を示す流れ図である。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. （１）ファックス信号を送信するファックス信号送信部
   と、 ファックス信号を受信するファックス信号受信部と、 そのファックス信号受信部より得られる受信したファッ
   クスイメージから数字及びマークシート記号を読み取る
   数字・マークシート読み取り部と、その数字・マークシ
   ート読み取り部で読み取った少くとも会議参加者に関す
   る情報を各会議主催者ごとに蓄積する予約情報蓄積部と
   、 上記数字・マークシート読み取り部で読み取った情報が
   会議主催者からの予約要求であると、その会議主催者に
   関する上記予約情報蓄積部の蓄積情報以外にその会議主
   催者が新たに追加すべき会議予約に必要な情報（以下必
   要情報と記す）のみを記入するようにした書式を上記フ
   ァックス信号送信部で対応する会議主催者へ送信する手
   段と、上記数字・マークシート読み取り部で読み取った
   情報が必要情報であると、全必要情報を編集して会議シ
   ステムに送信する手段とを具備する電話会議予約装置。
2. （２）上記予約情報蓄積部には会議参加者の電話番号と
   ファックス番号を蓄積し、 予約要求された会議が、予め会議日程を会議参加者に周
   知させる周知指定があるか否かを判定手段により判定し
   、 周知指定があると判定されると、会議主催者から送られ
   たファックス番号又は上記予約情報蓄積部から得られた
   ファックス番号を利用して会議参加者に対し、会議日程
   情報を上記ファックス信号送信部により送信することを
   特徴とする請求項１記載の電話会議予約装置。