JPH0211042A - 電子メールシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は、電子メールシステムに関し、特に、メール文
書の送受信機能を有する複数の端末装置と、メール文書
を格納してメール文書の送受信制御を行うメールボック
ス装置とを備えた電子メールシステムに関するものであ
る。

〔従来の技術〕

従来、オフィス等に設置されるワークステーションは文
書作成機能を有しており、この文書作成機能を用いて、
メール文書を作成することが多くなっている。このよう
な文書作成機能を用いて作成されたメール文書は、紙に
印字出力して郵送するようにはせず、電子的な文書デー
タのまま１通信回線を介して別の場所に設置されたワー
クステーションに直接に送信するようなシステム構成と
した電子メールシステムが開発されている。このような
電子メールシステムは、メール文書の送受信機能を有す
る複数の端末装置（ワークステーション）と、メール文
書を登録してメール文書の送受信制御を行うメールボッ
クス装置（センタのホスト装置）とから構成されており
、作成したメール文書を送信するメール発信者は、メー
ルボックス装置にメール文書を登録する。メール受信者
は非同期にメールボックス装置に登録されている自己宛
のメール文書を取出して、メールの内容を見るようにな
っている。

ところで、オフィスで扱われるメールの内、受信者から
の回答を必要とするメールの割合は、比較的多く、メー
ル受信者がメール発信者へ回答する場合には、別メール
により宛先を指定して返信しなければならず、操作が煩
雑である。このため。

回答を必要とするメールであるにもかかわらず、回答忘
れを生じ易い。また、メール発信者が発信した全てのメ
ールに対するメール受信者の受信状況２回答の内容等を
把握するための操作手順は、複雑である。特に、会議開
催通知など、多数のメール受信者に対する同報通信を行
った場合など、多数のメール受信者の受信状況および回
答内容が一括表示されないため、全体の状況を把握する
ための操作が複雑で煩られしいものとなっている。

これに対して、特開昭６０−２０６２４４号公報では、
メール受信者がメール本文を読出すと。

自動的にメールに対する返答メツセージを作成する手順
となり、返答メツセージ作成終了時に受信日時および返
答メツセージを宛先指定することなく、メール発信者へ
自動返信が行えるようにすると共に、メール発信者の側
では、メール受信日時および返答メツセージを発信者配
達確認−覧に表示できるようにした電子メールシステム
が提案されている。

また、電子メールシステムにおいては、メール発信者か
ら発信したメール文書は送りっばなしである。このため
、メール文書を発信してしまってからメール文書に誤り
があることに気付いた場合、後で送信したメール文書を
変更したい場合などは、修正した内容のメール文書、ま
たは変更した内容のメール文書を再送信する。この場合
、再送したメール文書は訂正したものであることをメー
ル受信者に知らせて、訂正したメール文書の全体を再送
する必要がある。しかし、このための文書訂正の旨を通
知する操作は複雑であると共に、再送信で全体のメール
文書を伝送すると、伝送する文書のデータ量が多くなり
、伝送コストが高くつく。

これに対して、特開昭６０−８５６４８号公報では、送
信したメール文書の訂正やメール文書自体の抹消等をメ
ール発信者が再び訂正抹消情報を記述したメールを送信
することにより、適切に効率よく訂正できる訂正処理が
行える通信文書訂正抹消方式が提案されている。この通
信文書訂正抹消方式においては、送信したメール文書の
訂正抹消をメールの受信側で受信後処理が行われたか否
かにより、メール文書に対する訂正抹消や断り文の処理
を行うようにしている。

〔発明が解決しようとする課題〕

ところで、上述のような電子メールシステムの前者の例
では、メール受信者がメール文書を読出した場合に返答
メツセージが確実に返送できるようになっているものの
、メール受信者が受信したメール文書を最後まで見ない
と、受信端末から発信端末に返答メツセージを返さない
、このため、返答メツセージが来るまでの間、メール発
信者はメール受信者が当該メールをどのように扱ってい
るのかが分からないという問題があった。

また、上述の電子メールシステムの後者の例では、メー
ル発信者が送信したメール文書の内容変更の処理を、先
に送信したメール文書の訂正抹消情報を記述したメール
情報により行う。この場合のメール文書の内容の訂正抹
消時、当該メールの受信後処理の状態に応じて、メール
内容の訂正抹消や断り文の登録をするようになっている
。しかし、この場合の内容変更の処理は、メール受信者
のメール内容の参照有無でのみ行うようにしているので
、メール発信者が変更しようとしている所を、メール受
信者が未だ見ていないにもかかわらず、断り文の登録を
行ってしまうという可能性がある。すなわち、送信した
メール文書の変更を行う場合に対して、細かくメール文
書の内容が読出されたか否かを管理して、送信したメー
ル文書の変更処理を行っていない。このため、不必要な
断り文を登録するという問題があり、また、受信後処理
をした後にメール発信者がメール内容を変更した場合、
断り文が登録されるだけであるので、メール受信者が当
該断り文を見ない場合、メール内容の変更をメール受信
者に周知することができない、このように、メール内容
変更時、メール受信者に当該メール内容の変更が確実に
通知されないという問題があった。

本発明は、上記問題点を解決するためになされたもので
ある。

本発明の目的は、メール発信者が発信したメール文書を
メール受信者に受信され読出された状況を、メール発信
者が容易に把握することのできる電子メールシステムを
提供することにある。

本発明の前記ならびにその他の目的と新規な特徴は１本
明細書の記述及び添付図面によって明らかになるであろ
う。

〔課題を解決するための手段〕

上記目的を達成するため、本発明においては、メール文
書の送受信機能を有する複数の端末装置と、メール文書
を登録してメール文書の送受信制御を行うメールボック
ス装置とを備えた電子メールシステムにおいて、メール
ボックス装置に、メール文書をメール所在情報およびメ
ール状態情報と共に登録するメール管理ファイルと、発
信されたメール文書のメール所在情報をメールボックス
として登録し、メール文書を受信側の端末装置に送信し
たときメール所在情報を当該端末装置としてメール所在
を管理し、メール文書を受信した端末装置からのメール
状態情報を格納し、メール文書の読出し状態を管理する
メール管理手段とを備え、端末装置に、受信したメール
文書を読出した時、読出し状態をメール状態情報として
メールボックス装置に送出するメール状態送出手段とを
備えたことを特徴とする。

更にメールボックス装置および端末装置に、メール文書
の再編集手段を備え、メールを送信した端末装置からメ
ール変更データが送出された時、メール管理ファイルの
メール所在情報およびメール状態情報によりメール所在
のメールボックス装置またはメール所在の端末装置にお
いて、再編集手段によりメール変更の処理を行うことを
特徴とする。

また、更に、端末装置は、メールボックス装置に対して
メール管理ファイルのメール所在情報およびメール状態
情報の読出し指示を送出するメール管理情報読出指示手
段を備え、メールボックス装置は、メール文書を送信し
た端末装置にメール管理ファイルのメール所在情報およ
びメール状態情報の送出するメール管理情報送出手段を
備えることを特徴とする。

〔作用〕

前記手段によれば、電子メールシステムにおいて、メー
ルボックス装置にメール管理ファイルとメール管理手段
とが備えられ、端末装置にはメール状態送出手段が備え
られる。

メール管理ファイルには、発信されたメール文書がメー
ル所在情報およびメール状態情報と共に登録される。メ
ール管理手段は、発信されたメール文書のメール所在情
報をメールボックスとして登録し、メール文書を受信側
の端末装置に送信したときメール所在情報を当該端末装
置としてメール所在を管理する。メールボックス装置に
対し。

端末装置のメール状態送出手段が、受信したメール文書
を読出した時、読出し状態をメール状態情報として送出
しており、メールボックス装置のメール管理手段は、メ
ール文書を受信した端末装置からのメール状態情報を格
納し、メール文書の読出し状態を管理する。

これにより、メールボックス装置では、メール管理ファ
イルに登録されたメール所在情報およびメール状態情報
により１発信されたメール文書の所在、メール受信者の
メール文書の読出し状態が管理される。

更にメールボックス装置および端末装置にメール文書の
再編集手段が備えられる。送信した後のメール文書の変
更処理を行うため、メールを送信した端末装置からメー
ル変更データが送出された時、メール管理ファイルのメ
ール所在情報およびメール状態情報によりメール所在の
メールボックス装置またはメール所在の端末装置におい
て、再編集手段によりメール変更の処理を行う。

また、更に、端末装置はメール管理情報読出指示手段を
備え、メールボックス装置はメール管理情報送出手段を
備える。メール管理情報読出指示手段からメールボック
ス装置に対してメール管理ファイルのメール所在情報お
よびメール状態情報の読出し指示を送出すると、メール
ボックス装置のメール管理情報送出手段は、メール文書
を送信した端末装置にメール管理ファイルのメール所在
情報およびメール状態情報の送出する。これにより、メ
ール発信者は、自己が発信したメール文書がメール受信
者に読み出された状態を、メール管理ファイルの情報を
読出すことにより、常に把握することができる。

〔実施例〕

以下、本発明の一実施例を図面を用いて具体的に説明す
る。

第１図は、本発明の一実施例にかかる電子メールシステ
ムの構成を示すブロック図である。第１図において、１
はメールボックス装置、２は送受信するメールをメール
管理ファイルとして登録するメールファイル、３は伝送
路である。４，５は。

メールの送信端末またはメール受信端末となる端末装置
である。端末装置４，５はそれぞれ受信したメール文書
を格納しておくためのハードディスク装置４ａ、５ａを
それぞれ備えている。電子メールシステムはメールボッ
クス装置１および端末装置４，５が伝送路３を介して相
互接続されて、電子メールシステムが構成されている。

メールボックス装置１および端末装置４，５は。

それぞれ送受信機能を有しており、伝送路３を介して相
互通信を行い、各々の端末装置４，５はメールボックス
装置１を介して、メール文書の通信を行う。

第２図は、メールファイル２に格納されるメール管理フ
ァイルを説明する図である。第２図に示すように、メー
ル管理ファイル１０には、発信者１１゜受信者１２．メ
ールヘッダ１３．メール内容１４．メール所在１５．状
態１６の領域が設けられており、それぞれの情報が格納
される。ここで１発信者１１の領域には、メールを送信
するメール発信端末となる端末装置の端末番号の情報が
格納され、受信者１２の領域には、メールを受信するメ
ール受信端末となる端末装置の端末番号の情報が格納さ
れる。メールへラダ１３の領域には、メールのタイトル
等のデータが格納され、メール内容１４の領域には、通
信するメール文書の情報が格納される。メール所在１５
の領域には、メール所在情報が格納される。

また、状態１６の領域には、メール文書が受信端末に送
信されて受信端末で読出された時に、受信端末の端末装
置から送出されるメール文書の読出し状態の頁数９行数
の情報が格納される。第２図の例では、上段のメール１
７は登録された後、まだ受信端末に送出されておらず、
メールボックス装置１にあるので、メール所在１５の領
域に格納されている情報は、メールボックス装置１にあ
ることを示す情報のｒＢＪとなっている。当該メールが
受信端末の先に送信された場合、送信された端末装置に
あることを示すｒｉ　　（ｉは端末番号）」となる。ま
た、メール１７の状態１６の領域の情報は、初期状態の
０頁、０行となっている。当該メールが端末番号が「５
」の受信端末に送信されて受信端末で読出された時に、
受信端末の端末装置から送出されるメール文書の読出し
状態の頁数２行数の情報が格納される０例えば、下段の
メール１８は受信端末から受信者が当該メールの内容を
見た頁数。

行数の情報を送出してきており、この情報が２頁。

３行として格納されている。

次に、メール文書を端末装置４から端末装置５へ発信す
る場合の動作を例にして、動作を説明する。

第３図は、発信端末のメール発信処理および受信端末で
メール文書の読出処理を含む一連の処理を説明するフロ
ーチャートである。第３図を参照して動作を説明する。

送信端末において、ステップ２０で発信するメール文書
を作成し５発信者、受信者、メールヘッダ、メール内容
からなるメールデータに作成する。

次にステップ２１において、作成したメールデータを送
信できる送信データにフォーマツティングし、メールボ
ックスに送信する。

メールボックス装置の処理は、ステップ２２において、
メールデータを受信すると、次のステップ２３において
、受信したメールデータにメールの所在、状態を付加し
たメール管理データとして、メールファイルに書込む、
すなわち、メールファイル２のメール管理ファイル１０
に当該メールのメールデータから発信者１１．受信者１
２．メールへラダ１３．メール内容１４の情報を書込む
と共に、メール所在１５の情報として、メールボックス
であることを示すｒＢＪを書込み、メールの状態１６の
情報として初期状態の０頁、０行を書込む。

次にメールボックス装置は、メールファイルに登録され
たメールに対して、受信端末へのメール送信処理をステ
ップ２４からの処理により行う。

ステップ２４では、メール管理データによりメール受信
先となる端末装置に対して、メール送信要求を送出する
。次にステップ２５で受信端末は受信可能か否かを判定
し、受信可能でないなら、ステップ２６に進み、所定時
間待ちの処理を行い。

再び、ステップ２４からの処理を行う。ステップ２５に
おいて受信端末が受信可能ならば、次のステップ２７で
受信端末にメールデータを送信する。

受信端末へのメールデータの送信が正常に終了すれば１
次のステップ２８において、送信したメールのメール管
理データのメール所在情報を送信先の端末番号とする。

なお、この時、受信端末に対して正常にメールデータが
送信できない場合は、送信処理を適当なインタバルをお
いて再送する。正常に受信端末へのメールデータの送信
が終了した場合にのみ、ステップ２８で送信したメール
のメール所在情報を送信先の端末番号とする処理を行う
。

一方、受信端末では、ステップ３０においてメールボッ
クス装置から送信されたメールデータを受信する。メー
ルデータを受信すると、ステップ３１において、受信し
たメールデータを自己ファイルに書込む。メールが受信
端末の自己ファイルに書込まれると、受信端末ではメー
ル受取者のオペレータ指示によりメール文書の読出しが
可能となり、ステップ３２からの受信メールの読出し処
理を行う。

受信端末における受信したメール文書の読出し処理では
、まず、ステップ３２でメール受取者のオペレータ指示
によりメール文書の読出しを行う。

これは１例えば、受信端末の自己ファイルに書込んだメ
ールデータのメール文書を表示画面に表示することによ
り行う。次に、ステップ３３でメールデータの読出しが
終了か否かを判定し、読出しが終了でないならば、次の
ステップ３４において、メールボックスにオペレータ指
示で読出した範囲の情報をメール状態情報として送信し
、ステップ３２に戻る。また、ステップ３３でメールデ
ータの読出しが終了であれば、ステップ３５に進み、ス
テップ３５においてメールデータの読出し終了を示すメ
ールデータ読出し終了情報を送信する。

そして、次のステップ３６で、読出したメールデータを
自己ファイルから削除して、受信端末の処理は終了する
。

また、受信端末が受信したメール文書の読出し処理を行
っている間に、ステップ３４の処理でメールボックスに
対して送信されてくるメール状態情報は、メールボック
ス側で受信され、ステップ３４ａにおいて、受信したメ
ール状態情報によりメールファイルのメール管理データ
の当該メールデータの状態を更新する。また、同様に、
受信端末が受信したメール文書の読出し処理を行い、読
出し終了となった場合に、ステップ３５の処理でメール
ボックスに対して送信されてくるメールデータ読出し終
了情報は、メールボックス側で受信され、ステップ３５
ａで登録されたメールデータ削除の処理を行う。すなわ
ち、ステップ３５ａでは、受信したメールデータ読出し
終了情報により、該当メールデータを削除する。これに
より、メールボックス側においても１発信端末から受取
ってメールファイルに登録して管理している該当メール
データに対する一連の処理を終了する。

なお、受信端末におけるメール読出し処理と読出し状態
をメールボックスに対して送出する一連の処理の例を、
第２図に示したメール１８の例で具体的に説明すると、
受信端末となっている端末装置ｉ！５は、ハードディス
ク装置５ａの自己ファイルに格納された受信メールのメ
ールデータを行単位に読出して表示する。端末装置５は
メールボックス装置１にメールの受信者が前記メールの
内容を見た範囲の頁数９行数を送信データにフォーマツ
ティングし、メール状態情報としてメールボックス装置
１に送出する。メールボックス装置１はメール状態情報
を受取ると、メールファイル２のメール管理データファ
イル１０の当該メール１８の状態１６の領域の頁７行に
その内容を書込む。メール１８の例では、メール受信者
が当該メールを第２頁第３行目まで読んだことを示して
いる。

次に、メール発信者が、自分が発信したメー・ルの所在
と当該メールの状態を知るために、メールボックスのメ
ール管理データファイルを参照する場合の動作について
説明する。

第４図は、メール発信端末からメール管理データファイ
ルを参照する場合の処理のフローチャートである。第４
図を参照すると、メール発信端末において、発信したメ
ールについてその所在、状態を調べる場合、ステップ４
０でメールボックスに発信した自己メールの検索要求を
送信する０次のステップ４１において、メールボックス
から情報受信を判定し、検索結果の情報が返ってくるの
を待つ。

メールボックスの側では、メールの発信端末からメール
検索要求を受付けると、ステップ４３においてメール検
索要求を受付け、ステップ４４で受付けたメールデータ
の検索処理を行う１次にステップ４５において検索結果
により、メールファイルに該当メールが有るか否かを判
定する。メールファイルに該当メールが有る場合には、
ステップ４６に進み、該当メール管理データの所在、状
態（頁１行）の情報を、メール検索要求を送信した端末
に送信して処理を終了する。また、ステップ４５で、メ
ールファイルに該当メールが無いと判定された場合には
、ステップ４７に進み、該当メールは、受信者受領の旨
の情報を、例えば、メツセージデータとして、メール検
索要求を送信した端末に送信して処理を終了する。

一方、発信端末では、ステップ４１でメールボックスか
らの検索結果の情報を待っており、メールボックスから
の情報を受信すると１次のステップ４２に進み、受信し
た検索結果の情報を表示画面に表示する。

このように、メール発信を行ったメールに対して、発信
端末からメールの所在、メールの状態の自己メールデー
タの検索要求のメール管理情報読出指示に対して、例え
ば、メールボックスは当該メールがメール受信者に届き
、メール受信者が当該メールを全て見た旨の内容を表わ
した情報、また、メール受信者がメールの読出し中であ
ることの情報を、メール管理情報が読出され、メール発
信端末に送信されることにより、メール発信者の側で知
ることができる。

第５ａ図および第５ｂ図は、メール発信端末から発信し
たメールを変更する場合に処理を示すフローチャートで
ある。第５ａ図および第５ｂ図を参照して、メール発信
端末から発信したメールを変更する場合に処理について
説明する。

既に発信したメールを変更する場合、メールの発信端末
から、メール変更データをメールボックス装置に送出す
ることにより行う。

まず、第５ａ図を参照する。発信端末においては、ステ
ップ５１において、既に発信済のメールに対して、変更
するメールの発信者、受信者、メールヘッダ、メールの
変更箇所（頁２行）とメール変更内容からなるメール変
更データを作成する。

次にステップ５２において、作成したメール変更データ
を送信データにフォーマツティングして、作成したメー
ル変更データをメールボックスに送信する。メールボッ
クスでは、ステップ５３でメール変更データを受信する
と、ステップ５４においてメール変更データによりメー
ルファイルのメール管理データを検索する。検索した結
果、ステップ５５において、メールファイルに当該メー
ルが無と判定された場合、メールファイルには当該メー
ルの登録がなくなっており、受信端末においてメール受
信者が当該メールを全て見た状態となっているが、ステ
ップ５６に進み、受信端末にメール変更がある旨の情報
を送信する。この場合、受信端末ファイルに当該メール
が残っている場合があるので、このような場合に対応し
て、次のステップ５７の処理の受信端末ファイルのメー
ル変更処理を行う、ステップ５７の処理を行い、メール
変更処理結果を発信端末に送信して、メールボックスの
処理は終了する。発信端末では、ステップ５８において
、ステップ５７の処理からメール変更処理結果を受信す
ると、次にステップ５９においてメール変更処理の結果
を表示し、処理を終了する。

一方、ステップ５５の判定処理で、メールファイルに該
当ファイルが有りと判定された場合、ステップ６０に進
み、メールファイルから該当メールデータのメール所在
情報を読出す。そして、ステップ６１において、読出し
たメール所在情報がｒＢＪであるか否かを判定する。メ
ール所在情報がｒＢＪでない場合、当該メールは既に受
信端末に送信している状態なので、次にステップ６２に
おいて、更にメールファイルの該当メールデータの状態
情報を読出す。ステップ６３ではメール変更データの変
更頁２行とメールファイルから読出した状態情報の頁１
行とを比較し、読出した状態情報の頁２行が変更する頁
２行より大である場合、変更する頁９行は既に読出され
て読み終った状態なので、ステップ５６に進み、変更す
る該当メールがメールファイルに無い場合の処理と同様
な処理を行う。一方、ステップ６３の処理で、読出した
状態情報の頁２行が変更する頁１行より大でない場合、
変更する頁２行は未だ読出されていない状態なので、ス
テップ６４からの処理で、メールボックスに登録されて
いるメールデータに対して、メール変更の処理を行い、
変更された新しい内容のメールデータとして、メールの
受信端末に送信する処理を行う。

ステップ６４からの処理は、ステップ６１の判定処理で
、メール所在情報がｒＢＪである場合に行われる。この
場合は、当該メールは未だ受信端末に送信していない状
態なので、メール変更データに基づき当該メール内容を
再編集し、新しいメールとして、登録する処理を行う、
すなわち、ステップ６４で、メールファイルの該当メー
ルデータのメール内容をメール変更データに基づき、再
編集する。次にステップ６５で再編集したメール内容を
新しく登録するメールデータと同様にして、メールファ
イルに書込む、そして、ステップ６６において、受信端
末へのメール送信処理を行い処理を終了する。ステップ
６６の処理は、第３図のステップ２４からの処理と同様
であるので、詳細な説明は省略する。

第５ｂ図は、第５ａ図におけるステップ５７の受信端末
ファイルのメール変更処理を示すフローチャートである
。第５ｂ図を参照して、受信端末ファイルのメール変更
処理を説明する。

ステップ５７の受信端末ファイルのメール変更処理は、
当該メールを全て見た状態で、メールファイルには当該
する既登録メールデータがない場合の処理である。この
処理は、まず、メールボックスにおいて、ステップ６７
でメール変更を行う該当受信端末に対して、メール変更
データを送信する。受信端末の側では１次のステップ６
８においてメール変更データを受信する。メール変更デ
ータを受信すると、ステップ６９において、メール変更
データより自己ファイルから該当メールを検索する。そ
の検索の結果をステップ７ｏで判定し、該当データが無
と判定された場合、ステップ７１に進み、自端末の自己
ファイルに該当メール無の旨を示す情報をメールボック
スに送信する。

一方、ステップ７０の判定で該当データが有と判定され
た場合、ステップ７２に進み、受信端末の自己ファイル
上の該当メールをメール変更データにより再編集する。

次にスップ７３で、再編集したメールデータに既読出し
フラグを付加して自己ファイルに書込む。そしてステッ
プ７４において、再編集したメールデータをメールボッ
クスの側に送信する。

一方、メールボックスでは、ステップ７５において、受
信端末のステップ７１の処理で送信された該当メール無
の旨を示す情報を受信すると、次のステップ７６でメー
ル変更データを送信した発信端末に、該当する変更メー
ルがない旨の情報を送信する。この場合にはメール変更
データを送信した発信端末において、変更した内容を含
むデータを新規メールデータとして作成し、メールを再
発信することになる。また、メールボックスに対して、
受信端末の側のステップ７４の処理で再編集したメール
データが送信された場合、これをメールボックスの側で
は、ステップ７７で受信し、次のステップ７８において
、受信したメールデータを新規登録と同様にしてメール
ファイルの書込む処理を行う。これにより受信端末の側
で変更されたメールに対するメール管理データを登録し
。

当該メールを管理する。

第６図は、第５ａ図におけるステップ５７の受信端末フ
ァイルのメール変更処理の他の例を示すフローチャート
である。第６図を参照して、受信端末ファイルのメール
変更処理を説明する。この受信端末ファイルのメール変
更処理は、当該メールを全て見た状態で、メールファイ
ルには該当する既登録メールデータがない場合の処理で
あるため１発信端末の側で新規に変更した内容のメール
データを作成するようにしている。この場合の処理の例
は、メール発信を行った発信端末が、発信したメールデ
ータの写しを自己ファイルに有していることが条件とな
っている。

このメール変更処理では、まず、メールボックスの側に
おいて、ステップ７９で変更メールの発信端末に、変更
対象メールは受信者が既に読出し済である旨を送信する
。発信端末では、ステップ８０において、変更メールが
既に読出し済である旨の情報を受信すると、次のステッ
プ８１で変更対象メールのメールデータを自己ファイル
から読出す。次にステップ８２において、読出したメー
ルデータとメール変更データにより、メールを再編集し
、発信端末の自己ファイルに書込む。そして、次のステ
ップ８３において、再編集したメールデータを新規登録
データとして、メールボックスに送信する。メールボッ
クス側では、ステップ８４において再編集メールデータ
を受信すると、次のステップ８５で受信したメールデー
タに対して、再編集フラグを更に付加したメール管理デ
ータを作成し、メールファイルに書込む。以後の処理は
、例えば、新規登録と同様に、第３図におけるステップ
２４から受信端末へのメール送信処理と同様な処理を行
うことになる。

このように、この処理の例では、メール変更データを送
信した発信端末で、変更した内容を含むデータを新規メ
ールデータとして作成して発信することになる。

以上に説明したように、メール発信の後の該当メールの
変更の処理は２つの処理方法がある。第１の方法は、受
信端末において変更処理を行う方法である。この場合、
メール受信者が当該メールを全て読み終っても受信端末
のハードディスク装置上のメモリ容量がシステム運用上
で問題とならない適当な期間、保存しておく。そして、
該当メールに対するメール変更データが送出された場合
、メールボックスが受信端末にメール変更データを送信
し、受信端末がメール変更データの変更内容に基づき、
ハードディスク装置の自己ファイル上のメールを検索し
、当該メールがある場合は再編集し、過去に読んだこと
のあるメールの変更である旨の情報を付加し、新しいメ
ール受信と同様に自己ファイルに書き込むと共に、メー
ルボックスに再編集したメールをあたかも発信端末から
の新規登録メールの如く、受信端末から当該メールを送
信する。なお、受信端末の自己ファイル上に変更要求さ
れた該当メールがない場合には、その旨をメールボック
スに連絡し、メールボックスはメール変更データを送信
した発信端末にその旨を連絡する。

第２の方法は、発信端末において変更処理を行う方法で
ある。この場合、メールを発信する発信端末は、自己が
発信したメールをハードディスク装置の自己ファイルに
保管しておく。メール変更データに送出するメール変更
処理の指示を与えた場合、メールボックスから既にメー
ル受信者が当該メールを既に読み終えて、メールボック
スにない旨を通知されると、メール変更データから該当
するメールを自己ファイルから読み出し“、メール変更
データの変更内容に基づき該当メールを再編集して自己
ファイルに再書込みすると共に、メールボックスに対し
て、新規登録のメールと同様に送信する。

なお、上述の第１の方法および第２の方法のいずれの方
法においても、変更する該当メールがメールボックスに
ある場合は、メールボックス上で変更処理を行う。この
場合にはメール受信者がメールを読出していないので、
新規なメールデータとして処理する。また、既に読出さ
れているメールに対しては、変更メールに再編集した旨
が分るような情報がメールヘッドに付加されてメールフ
ァイルに格納される。

以上、説明したように、本実施例の電子メールシステム
の要点をまとめれば、次のようになる。

（１）！子メールシステムにおいては、■メール管理フ
ァイルによりメールの所在を管理する機能がメールボッ
クスに、 ■メール受信者に読出されたメール内容の読出し範囲を
通知する機能が受信端末に。

■読出し範囲の通知をメール受信者のメール取扱い状態
情報としてメール受信状態を管理する機能がメールボッ
クスに。

■発信したメールの所在状態を間合せる機能が発信端末
に、 ■メールの状態、所在に応じてメールの内容を変更する
機能がメールボックス、発信端末、および受信端末に、
それぞれ備えられる。

（２）これより、メールボックスは、メールファイルに
メールの内容だけでなく当該メールの所在を記録し、発
信端末からのメールの受信時に当該メールの所在をメー
ルボックスとし、受信端末へのメールの送信時に当該メ
ールの所在を受信端末とするように動作する。このため
、メールボックスは当該メールの所在の管理を確実に行
うようになるので、誤動作することがない。

（３）また、メールボックスは、メールファイルにメー
ルの内容だけでなくメールの状態（受信者が当該メール
の見た範囲）を記録する。メール受信者が受信端末でメ
ール内容を見ると、受信端末は、受信者が見たメール内
容の範囲（頁２行）をメールボックスに通知する。この
通知をメールボックスはメールの状態のエリアに当該範
囲を記録するように動作する。このため、メールボック
スはメール内容の状態を管理することができるようにな
るので、誤動作することがない。

（４）発信端末からメールの所在、状態の問い合せに対
し、メールボックスはメールファイル内の当該メールの
所在、状態を検索し、メール管理情報を送出するので、
メール発信者は、自己の発信したメールの状態を常に確
認することができる。

（５）メール内容の変更処理は、メールファイルのメー
ルの所在、状態の情報により、メール受信者が当該メー
ルの変更前の箇所を見ていなければ、メール内容の変更
データにもとづきメールの変更を行い、変更前の箇所を
見終っている場合は、メールボックスは変更メールを再
度新しいメールとして登録すると共に、当該メールの変
更があった旨の通知を受信端末に行う。これにより、メ
ール内容の変更と通知は確実に受信端末に伝わるように
なるので、誤動作することがない。

以上、本発明を実施例にもとづき具体的に説明したが、
本発明は、前記実施例に限定されるものではなく、その
要旨を逸脱しない範囲において種々変更可能であること
は言うまでもない。

〔発明の効果〕

以上、説明したように１本発明によれば、電子メールシ
ステムにおいて、メールボックスがメール所在とメール
受信者のメール読出し状態を管理するので、メール発信
者がメールの所在とメール受信者の読出し状態を容易に
把握することができる。また、メール内容の変更処理を
メールの所在とメールの受信者の読出し状態に応じて、
適切にメールの変更処理を行え、メール受信者に読出し
済のメールについてのみ、変更メールがあった旨を知ら
せるので、変更メールに対する通知漏れがない。

【図面の簡単な説明】

第１図は、本発明の一実施例にかかる電子メールシステ
ムの構成を示すブロック図、 第２図は、メールファイルに格納されるメール管理ファ
イルを説明する図、 第３図は１発信端末のメール発信処理および受信端末で
メール文書の読出し処理を含む一連の処理を説明するフ
ローチャート、 第４図は、メール発信端末からメール管理データファイ
ルを参照する場合の処理を説明するフローチャート、 第５ａ図および第５ｂ図は、メール発信端末から発信し
たメールを変更する場合の処理を説明するフローチャー
ト、 第６図は、第５ａ図におけるステップ５７の受信端末フ
ァイルのメール変更処理の他の例を示すフローチャート
である。 図中、１・・・メールボックス装置、２・・・メールフ
ァイル、３・・・伝送路、４，５・・・端末装置、４　
ａ　＋５ｂ・・・ハードディスク装置。 第　１図 第４図 笛２凹 集５ｂ図 譲６図

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、メール文書の送受信機能を有する複数の端末装置と
   、メール文書を登録してメール文書の送受信制御を行う
   メールボックス装置とを備えた電子メールシステムにお
   いて、メールボックス装置に、メール文書をメール所在
   情報およびメール状態情報と共に登録するメール管理フ
   ァイルと、発信されたメール文書のメール所在情報をメ
   ールボックスとして登録し、メール文書を受信側の端末
   装置に送信したときメール所在情報を当該端末装置とし
   てメール所在を管理し、メール文書を受信した端末装置
   からのメール状態情報を格納し、メール文書の読出し状
   態を管理するメール管理手段とを備え、端末装置に、受
   信したメール文書を読出した時、読出し状態をメール状
   態情報としてメールボックス装置に送出するメール状態
   送出手段とを備えたことを特徴とする電子メールシステ
   ム。 ２、前記特許請求の範囲第１項に記載の電子メールシス
   テムにおいて、更にメールボックス装置および端末装置
   に、メール文書の再編集手段を備え、メールを送信した
   端末装置からメール変更データが送出された時、メール
   管理ファイルのメール所在情報およびメール状態情報に
   よりメール所在のメールボックス装置またはメール所在
   の端末装置において、再編集手段によりメール変更の処
   理を行うことを特徴とすることを特徴とする電子メール
   システム。 ３、前記特許請求の範囲第１項に記載の電子メールシス
   テムにおいて、更に、端末装置は、メールボックス装置
   に対してメール管理ファイルのメール所在情報およびメ
   ール状態情報の読出し指示を送出するメール管理情報読
   出指示手段を備え、メールボックス装置は、メール文書
   を送信した端末装置にメール管理ファイルのメール所在
   情報およびメール状態情報の送出するメール管理情報送
   出手段を備えることを特徴とする電子メールシステム。