JPS60260253A - 電子メ−ル制御方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は電子メールシステムに係り、特に複数の送付先
に同内容のメール文を送信する、いわゆる回報メール通
信の制御を改善する電子メール制御方式に関する。

電子計算機等で処理し得る、ディジタルデータの形式に
されたメツセージを蓄積交換処理する電子メールシステ
ムが、一般の企業内事務処理システムの一環等として普
及しつ＼ある。

このようなシステムのサービス機能の１として、１発信
者が１メ一ル文に複数の送付先を指定することにより、
自動的に同文のメールを多数発生して指定の送付先へ送
信するサービスがあり、一般にこのような通信を回報と
呼んでいる。

同報的な文書の流れは、事務システムにおいて常時頷繁
に見られるものであるので、か＼る電子メールシステム
においては全メール中における同報の比率は大きいと予
想され、特に重要な機能の一つである。

〔従来の技術〕

第２図は電子メールシステムの構成例であり、１は中央
処理装置、主記憶等を含む電子計算機の本体系装置、２
はプログラム及び制御情報、メール文等のデータを記憶
する、比較的大容量の記憶装置、３は端末装置である。

記憶装置２は例えば磁気ディスク記憶装置で構成され、
所要の記憶容量を満足するように、一般に複数の磁気デ
ィスク記憶装置が設けられる。

端末装置３は、例えばキーボード装置、ディスプレイ装
置、及び要すれば印刷装置等と、それらを制御し、又本
体系装置２とのデータ伝送を制御する制御装置から構成
される。

本システムは本体系装置１の制御のもとに、端末装置３
の１から発信されるメール文情報を受信して、記憶装置
２に蓄積する。

発信されるメール文には該メール文の送付先指定情報及
びその他の制御情報が付加されるものとし、本体系装置
で実行されるプログラムによってそれらの制御情報から
送付先端末装置３を識別し、該端末装置３への送信処理
をする。

一般に、この送信処理では直ちに指定送信先端末装置３
ヘメ一ル文を送出はしない。即ち、各端末装置３に対応
して記憶装置２の領域を割り当てて、それらで端末装置
毎の受信ファイルを構成しておき、本体系装置２で受け
取られたメール文は、指定送付先端末装置３に割り当て
られた受信ファイルに記憶される。

当該送付先端末装置３に実際にそのメール文を送信する
のは、その端末袋Ｎ３が発信して、到着メール文の受信
要求を本体系装置１に入力したときであり、そのとき本
体系装置２はその端末装置３の受信ファイルに到着して
いるメール文を順次読み出して、端末装置３へ送信する
。

以上の制御方式をベースとして、従来の電子メールシス
テムの同報の制御においては、発信端末装置３から入力
基れた同報メール文を、その送付先指定情報で指定され
た複数の端末装置の各受信ファイルにコピーして記憶さ
せる。

従って、その後受信側の端末装置３から受信要求があっ
たときは、本体系袋Ｗ２は同報メール文も、通常の単一
送付先のメール文と同様に、受信ファイルから端末装置
３へ送出する。

〔発明が解決しようとする問題点〕

上記従来の方式によれば、同報メール文は指定送付先の
数だけ″−が１られて記憶語Ｗ２（７）複　５１数の受
信ファイルに蓄積されることになるので、システム全体
では一度に比較的大量の記憶領域が占有されることにな
る。又、そのための本体系装置１及び記憶装置２の処理
負荷も集中的に大きくなる等から、特に前記のように同
報の比率が多いシステムでは何等かの改良が望まれてい
た。

〔問題点を解決するための手段〕

本発明は、電子メールシステムにおける、回報の処理効
率を改善することのできる制御方式を提供することを目
的とする。

この目的は、メール文の記憶手段を有し、該記憶手段に
保持するメール文について指定された送付先へ、該メー
ル文の情報を送信する機能を有Ｊる電子メールシステム
において、メール文に複数の異なる指定送付先を有する
場合に、該指定送付先に共通に該メール文を上記記憶手
段に保持するように構成されてなる本発明の電子メール
制御方式によって達成される。

〔作用〕

即ち、同報メール文のコピーを各送付先ごとに設けるの
でなく、共通のメール文として記憶するようにする。端
朱詰Ｗ３の受信要求があったときに、このメール文にア
クセスできるようにするためには、回報メール文の受け
入れ時に、本体系装置１は端末装置ごとの前記受信ファ
イルに回報メール文のコピーを記憶させる代わりに、例
えば上記共通メール文の記憶領域アドレス又はそれに相
当する制御情報を記憶させておく。

このようにすれば、回報も通常のメール文と同様に１個
記憶装置に保持されていればよく、記憶容量、記憶装置
及び本体系装置の処理負荷共に軽減される。

〔実施例〕 本発明の一実施例において、電子メールシステムの構成
は第２図と同様である。第１図は本発明の一実施例にお
ける、記憶装置２内のデータの構成を示す図である。

本体系装置１は従来のように、発信端末装置３からメー
ル発信要求を受け取ると、まずそのメールに関する送付
先指定情報その他の制御情報を受信する。

その送付先指定情報等から同報メールであることを認識
すると、記憶装置２内のメール管理ファイル１０に、メ
ール制御ブロック１１を作成する。

メール制御ブロック１１はメール文ごとに作成され、そ
のメール文に関する一切の制御情報を保持する制御ブロ
ックであり、例えば各プロ・ツクごとにシステム内で唯
一のメール識別番号を付与して管理される。

このメール識別番号は、例えばメール管理ファイル１０
内の各メール制御ブロック１１の格納領域を表示する記
憶レコードアドレスと一致させることにより、システム
内の唯一性と、アクセスの容易性を共に満足することが
できる。

以上のように、メール識別番号によってアクセスされる
ようにしたメール制御プロ・ツク１１には、少なくとも
その制御ブロックにより管理されるべきメール文の記憶
領域を示す指標、及びそのメーＪし文の指定送付先を示
す情報を格納する。

メール文の記憶領域の指標は、例えばメールの発信ごと
に作成されるメール文ファイルのファイル名とし、メー
ル名１２としてメール制御プロ・ツク１１に格納される
。

該ファイル名の発生、ファイル名によるメール文ファイ
ルへのアクセス制御、その他線ファイルに関する管理は
、通常のファイル管理システムを使って行うことができ
る。

指定送付先情報は、例えばこの電子メールシステムで定
める端末装置アドレスとし、送付完了ドレスリスト１３
として格納される。

送付先アドレスリスト１３の各送付先アドレスごとに消
去表示欄１６を設けるものとするが、その機能は後述す
る。

メール制御ブロック１１には、その他にメールの管理又
はサービス上の便宜から必要な情報、例えばそのメール
の発信者、メールの題名、発信日付等の情報１４を格納
してもよく、又メール制御ブロック１１へのアクセス時
の確認等のために、メール識別番号１５も格納する。

本体系装置１では、メール制御ブロック１１を設定した
後、発信端末装置３からメール文を受信し　ｉてメール
文ファイル２０に記憶する。

メール文ファイル２０は、前記の通りファイル管理シス
テムによって記憶装置２内に記憶領域がとられ、メール
制御ブロック１１のメール名１２で指示されるものとす
る。

メール文の入力が終わった後、送付先アドレスリスト１
３に記憶されている指定送付先アドレス（端末装置アド
レス）を使用して、各端末装置３に割当られている受信
ファイル３０に順次アクセスし、その受信ファイル３０
の到着メールリスト３１にメール識別番号１５をコピー
して追加する。

以上の処理をすべての指定送付先について実行して、回
報メールの発信処理を完了する。

受信端末装置３が起動して、メール受信要求を入力する
と、本体系装置１はその端末装置３に割り当てられた受
信ファイル３０の到着メールリスト３１を読み出す。

そこに記憶されているメール識別番号１５のコピーによ
って、該当のメール制御ブロック１１にアクセスし、メ
ール名１２によってメール文ファイル２０にアクセスし
、該ファイルからメール文を読み出して、受信要求した
端末装置３へ送出する。

このメール文を端末装置３へ送出完了すると、本体系装
置１はその端末装置３から処置指定を受信する。

この処置指定は、現に端末装置３が受信したメールを、
その端末装置３に関して保存するか又は消去してよいか
を指定するものとする。但し、特に指定のない場合を、
暗に消去指定があったものとみなすシステム、あるいは
保存指定のないシステムとしてもよい。

保存指定に対しては、例えば到着メールリスト３１にあ
る該当のメール識別番号を、保存メールののための他の
リストへ移す等の処理をする。

消去指定があると（又は暗に消去指定されたと判定する
と）、その端末装置３の到着メールリスト３１にある該
当メール識別番号を消去する。

又、メール制御ブロック１１の送付先アドレスリスト１
３の該当送付先アドレスを探索する。

送付先アドレスリスト１３には、前記のように各送付先
アドレスに対して消去表示欄１６がある。その内容はメ
ール発信処理時に、すべて保存表示に設定されるものと
する。

消去指定の処理において該当送付先アドレスを検出する
と、その表示を消去表示に変更して、該送付先に関して
は送信が完了し、以後このメール文を必要としないこと
を表示する。

その後、送付先アドレスリスト１３の消去表示欄１６を
走査し、有効な送付先アドレスのある項の消去表示欄１
６がすべて消去表示になっていた場合には、すべての指
定送付先がこのメールを受信し終わったことを示してい
るので、このメールをシステムから消去する。

即ち、メール制御ブロック１１のメール名１２によって
指示されるメール文ファイル２０の領域を解放して、関
連管理情報を無効化し、またメール制御ブロック１１自
体も無効化する。

なお、この処理は受信処理とは別に、例えば周期的にメ
ール管理ファイル１０の中を走査して、行うようにして
もよい。

以上は、メールを同報メールとして説明したが、指定送
付先が単一の通常のメールについても、同報とは単に指
定送付先数のみが異なるものとして、以上の説明と全く
同様に制御することができることは明らかである。

あるいは、上記の意味の通常のメールは、同報とは別の
扱いとして、従来の制御方式によってもよく、そのよう
な混合方式も、従来の方式と上記の説明から容易に構成
することができる。

以上は単一システムからなる電子メールシステムとして
説明したが、第２図に示すようなシステムが複数あって
、相互に接続されている電子メールシステムの場合の、
システム間にまたがる回報メールについては、システム
間で送付先指定情［を含む同報メールのコピーを転送し
、上記説明の制御は各システムにおいて、それぞれ自シ
ステム内に指定された送付先について実行する。

〔発明の効果〕

以上の説明から明らかなように本発明によれば、回報メ
ールに関する処理の効率化、所要記憶量の　■減少等が
得られるので、電子メールシステムの性能を向上し、経
済性を改善するという著しい工業的効果がある。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明一実施例の記憶装置内構成図、第２図は
電子メールシステムの構成を示すブロック図 である。図において、 １は本体系装置、 ２は記憶装置、 ３は端末装置、 １０はメール管理ファイル、 １１はメール制御ブロック、 １２はメール名、 １３は送付先アドレスリスト、 ２０はメール文ファイル、 ３０は受信ファイルを示す。 年　１　図 卑　２　日

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. メール文の記憶手段を有し、該記憶手段に保持するメー
   ル文について指定された送付先へ、該メール文の情報を
   送信する機能を有する電子メールシステムにおいて、メ
   ール文に複数の異なる指定送付先を有する場合に、該指
   定送付先に共通に該メール文を上記記憶手段に保持する
   ように構成されてなることを特徴とする電子メール制御
   方式。