JPH01236354A - 書類作成支援装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 この発明はブロック化した枠取り内に指定の文章２図表
などの記載された書面を自動的に取込む書類作成支援装
置に関するものである。

〔従来の技術〕

従来、予め作成された文章１図表など（以下、総称して
「文書」という。）の記載された書面を合成し１つの出
類を作成するには、全体のレイアウトの割付けを考え、
その割付は内に納まるように縮小、拡大コピーを行い、
人手による切貼りによって行っていた。

また、最近の文書作成装置は、文書が格納されているデ
ータベースから必要な箇所を呼出しデイスプレィ上に表
示することができる。従って、デイスプレィ上において
前述したレイアウト、切貼り等を行うことで対話的に編
集が行える。

第５図がその装置を示すブロック構成図である。

同図において１は文書作成処理を行うコンピュータ、コ
ンピュータ１には入力装置としてキーボ−ド２．マウス
３．出力装置としてキャラクタデイスプレィ４　（ＣＲ
Ｔ）、プリンタ（又はプロッタ）５、外部記憶装置とし
てフロッピーディスク６゜ハードディスク７と接続され
ている。

このような構成で、オペレータはキーボード２゜マウス
３により文書を作成する。作成された文書はフロッピー
ディスク６、ハードディスク７等に保存することができ
る。従ってフロッピーディスク６、ハードディスク７に
は既に作成された文書を蓄積できる。従って編集時に、
必要とする文書をＣＲＴｄ上に呼出し、ＣＲＴＪ上にて
レイアウトの割付け、切貼り等を繰返すことで編集作業
を行う。そして、最終的に編集された文書をプリンタ５
へ出力することで必要とする書類が作成できる。

第６図はＣＲＴ４上による編集例を示した説明図である
。以下、同図を参照しつつ編集手順を説明する。

まず必要とする引用部分（ａ、ｂ、ｃ）が格納された文
書ブロックＡ　（ａ）、Ｂ　（ｂ、ｂ’　）。

Ｃ（Ｃ，ｄ）をフロッピーディスク６あるいはハードデ
ィスク７からＣＲＴ４上の各ウィンドウに呼び出す（第
６図（ａ））。

次に文書ブロックＢより引用部分ｂ′を取り出しく第６
図（ｂ））、さらに文書ブロックＣより引用部分Ｃを取
り出し、引用箇所ａ、Ｃを合成する（第５図（Ｃ））。

そして、引用部分ｂ′さらに合成し、最終的に第６図（
ｄ）に示すようなレイアウトの書類をＣＲＴ４上に作成
し、これをプリンタ５へ出力することで必要とする書類
が得られる。

以上のように従来の文書作成装置では、ＣＲＴ４上の画
面を見ながら、必要な引用部分を適宜抽出し、対話的に
繰返し操作して編集することで必要とする書類を作成す
ることができる。このため、従来の手作業から改善する
ことができる。

〔発明が解決しようとする課題〕

従来の文書作成装置は以上のようにＣＲＴ４上で段階的
な編集作業を行うため、手作業からは改善されたものの
、編集に要する時間は長い。このため、文書作成装置を
占有する時間も長いという問題点があった。

この発明は上記のような問題点を解決するためになされ
たもので、編集時間をほとんど必要とせずに必要な書類
を作成することができる書類作成支援装置を得ることを
目的とする。

（課題を解決するための手段〕 この発明にかかる肉類作成支援装置は、枠取りを指定し
た枠取りシート及びその枠取りに引用すべき書面内容を
指定した引用指定データから、枠取りデータ及び引用書
面データを認識するデータ認識手段と、前記引用書面デ
ータに基づき、外部から入力される書面あるいは予め記
憶されている書面内容を引用Ｎ面として取出す書面内容
抽出手段と、前記枠取りデータに基づいて指定された枠
取り内に最適に納まるように前記引用書面を自動的に編
集し書類を作成する編集手段と、前記編集手段により編
集された書類を印刷して出力する外部出力手段を備えて
構成される。

〔作用〕

この発明における編集手段は、枠取りシートにより指定
された枠取り内に自動的に引用書面が納まるように編集
するため、人手による作業が大幅に軽減される。

〔実施例〕

第１図はこの発明の一実施例である書類作成支援装置を
示すブロック構成図である。同図において１〜５は従来
と同じであるので説明は省略する。

８は例えば第２図で示したような書類文書編集のための
枠取りの割付けを行った枠取シートである。

枠取シート８は各枠取部分の位置及びサイズを座標等で
記入したものでもよい。また、９は枠取シート８により
指定された各枠取りに対応して引用する外部記憶装置内
の引用文書名、引用箇所を示した引用指定データである
。また引用指定データ９として文書を記載した書面を直
接用いることもできる。

１０は光学的読取装置であり、前述した枠取シート８及
び引用指定データ９を取込み、必要とする書類の枠取り
及び引用書面を認識する。１１はフロッピーディスクで
あり、文書をブロック化してブロック名で検索できるよ
うに格納している。

１２はハードディスクであり大量の文書をデータベース
化してブロック名で検索できるように格納している。ま
た１３は一時的にデータが格納されるＲＡＭ等のワーク
メモリである。これらの装置１０〜１３はそれぞれコン
ピュータ１に接続される。

第３図は、第１図で述べた書類作成支援装置の編集動作
を示したフローチャートである。以下、同図を参照しつ
つ動作の説明をする。

ステップＳ１で枠取シート８及び引用指定データ９を光
学的読取装置１０で読取ることで、必要とする書類の枠
取データ（各枠取の位置及びサイズ）、引用書面データ
（フロッピーディスク１１あるいはハードディスク１２
に格納された文書のブロック名、あるいは直接入力され
た書面）を認識する。

次にステップＳ２でキーボード２．マウス３等による制
御コマンドによりコンピュータ１に内蔵されたプログラ
ムあるいはフロッピーディスク１１から取込んだプログ
ラムを起動することでステップＳ１で認識された枠取デ
ータ、引用書面データをワークメモリ１３内に取込む。

そして、引用書面データがブロック名であればフロッピ
ーディスク１１あるいはハードディスク１２よりブロッ
ク名により検索された文書をワークメモリ１３内に格納
する。なお、ワークメモリ１３内に取込むべきデータ量
が多い場合はフロッピーディスク１１あるいはハードデ
ィスク内に格納する。この時、誤ったブロック名により
検索エラー等が起こった場合にエラーメツセージ等を出
力し、キーボード２、マウス３等により訂正の義金を与
える。

さらにステップＳ３で指定された枠取り内に引用される
文書が許容縮小率内の縮小を施しても、納めることがで
きない場合は、メツセージ、警告等を発するルールチエ
ツクを行う。このルールチエツクによりオペレータに再
考をうながすことができる。

ステップＳ３が終了すると、ステップＳ４では各枠取り
内にそこに引用される文書が最適に納まるように倍率、
スペース間隔等を変更し自動編集を行う。また、編集後
の印刷イメージをＣＲＴ４上に出力しＨｙｌすることが
できる。

最後に、ステップＳ５でプリンタ５にハードコピー出力
することで第４図に示すような必要とする書類が作成で
きる。

このように、枠取シート８を用いて文書の枠取りの割付
けを行い、引用指定データ９を用いて各枠取り内に引用
すべき文書を指定することで、コンピュータ１により書
類の自動編集が行える。従って、枠取データ８．引用指
定データ９だけ人手により作成するだけで済み、以時は
自動的に編集されることにより、短時間で必要とする書
類が作成でき、コンピュータ１を占有する時間も低減化
する。

また、引用指定データつとして直接、外部から書面を用
いることができるため、フロッピーディスク１１等に保
存されていない文書による編集も短時間で行える。

なお、この実施例では、枠取シート８等を読取った後は
自動的に編集される例を述べたが、自動編集と従来から
用いられているオペレータによる対話的編集を組み合せ
てもよい。また、他の計算機で処理したデータも、この
発明を適用することで自ｖＪ編集することができる。

また、フロッピーディスク１１に格納されているブロッ
ク化された文書の一部を引用したい場合は、引用指定デ
ータ９としてブロック名の他に開始の行番号、終了の行
番号を付記することで行うことができる。またハードデ
ィスク１２の代用として大容量の光ディスク等を利用す
ることが考えられる。

〔発明の効果〕

以上説明したように、この発明によれば、枠取シート及
び引用指定データに基づき、編集手段により指定された
枠取り内に所定の書面内容を取込んだ書類の作成を自助
的に行うため、従来に比べ、必要とする書類を人手をほ
とんど介さずに極めて短時間で作成することができる効
果がある。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の一実施例である書類作成支援装置を
示すブロック構成図、第２図は枠取シートの一例を示す
説明図、第３図は第１図で示した書類作成支援装置の編
集動作を示したフローチャート、第４図は完成された書
類の一例を示す説明図、第５図は従来の文書作成装置を
示すブロック構成図、第６図は第５図の文書作成装置に
よる編集例を示した説明図である。 図において、１はコンピュータ、５はプリンタ、８は枠
取シート、９は引用指定データ、１０は光学的読取装置
、１１はフロッピーディスク、１２はハードディスク、
１３はワークメモリである。 なお、各図中同一符号は同一または相当部分を示す。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. （１）指定された枠取り内に所定の書面内容を取込むこ
   とで得られる書類の作成を支援する装置であつて、 枠取りを指定した枠取シート及びその枠取りに引用すべ
   き書面内容を指定した引用指定データから、枠取りデー
   タ及び引用書面データを認識するデータ認識手段と、 前記引用書面データに基づき、外部から入力される書面
   あるいは予め記憶されている書面内容を引用書面として
   取出す書面内容抽出手段と、前記枠取りデータに基づい
   て指定された枠取り内に最適に納まるように前記引用書
   面を自動的に編集し書類を作成する編集手段と、 前記編集手段により編集された書類を印刷して出力する
   外部出力手段とを備えた書類作成支援装置。