JP6631501B2

JP6631501B2 - 議事録作成システム

Info

Publication number: JP6631501B2
Application number: JP2016253341A
Authority: JP
Inventors: 杉原　宏; 宏杉原
Original assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Current assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Priority date: 2016-12-27
Filing date: 2016-12-27
Publication date: 2020-01-15
Anticipated expiration: 2036-12-27
Also published as: US10303721B2; US20180181564A1; JP2018106500A

Description

この発明は、議事録作成システム

会議や会合において利用され、会議に要する資料や議事録を自動的に作成する技術が、特開２０００−９２０４８号公報（特許文献１）、特開平８−２９７６２４号公報（特許文献２）、および特開平１０−１１４２７号公報（特許文献３）に開示されている。

特許文献１には、複数のコンピューターをネットワークで接続して、当該コンピューターのうちの１台のコンピューターのディスプレイに表示された内容とまったく同一の内容を、他の全てのコンピューターに同期的に表示して供覧する電子会議システムにおける会議資料の管理と会議の開催に必要な準備作業を半自動で行う方法が開示されている。特許文献１によると、電子会議システムでの資料管理および半自動準備作業方法は、電子会議の開催前に会議資料を会議サーバーに登録し、資料の名称、作成者など会議資料の属性ファイルを自動的に作成するステップと、前記登録された会議資料の削除または更新といった会議サーバーの会議資料を管理するステップと、会議サーバーに登録された会議資料の情報をそれぞれの属性ファイルから取り出し、取り出された情報から会議目次を自動的に作成するステップと、会議が開催される前に、会議サーバーに登録されている資料と前記会議目次を全参加者のコンピューター端末に自動的に配布するステップと、会議中にキーボードから入力されたメモを議事録フォーマットに変換し、会議終了後に公開するために電子会議議事録を作成するステップとを有することとしている。

特許文献２には、ネットワークに接続された複数のコンピューターそれぞれに同一データを表示するための共有ウィンドウをオープンし、それら共有ウィンドウを利用して会議データを交換する電子会議システムが開示されている。特許文献２に開示の電子会議システムは、文書、画像、または音声データの入力イベントが発生した時、その発生したイベントに対応するデータ毎に、そのデータが文書、画像、および音声のいずれの種類に属するかを示す識別情報と各データ種内におけるイベント発生順を示すシーケンス番号を付加してメッセージパケットを生成するメッセージ生成手段と、このメッセージ生成手段によって生成されたメッセージパケットを、ネットワークを介して他の全てのコンピューターにブロードキャスト送信する手段と、前記他のコンピューターから送信されるメッセージパケットおよび自身のコンピューターのメッセージ生成手段によって生成されたメッセージパケットを受信し、そのメッセージパケットに含まれる前記識別情報およびシーケンス番号に従って、前記文書、および画像データそれぞれをそれらのイベント発生順に共有ウィンドウに表示し、前記音声データをそのイベント発生順に再生する手段とを具備する。そして、あるコンピューターで発生した複数種のデータの入力イベントを、そのコンピューターを含む他の全てのコンピューターにリアルタイムに反映できるようにしたことを特徴とする。

特許文献３には、音声入力装置と、該音声入力装置からの音声入力を対応する文字列に順次に変換する音声文字列変換装置と、該音声文字列変換装置によって変換された文字列を順次に並べた文書から成る第１のファイルを作成するファイル作成装置とを備える自動議事録作成装置が開示されている。特許文献３に開示の自動議事録作成装置は、前記音声文字列変換装置による音声部分の返還が複数の文字列候補を有するときには、該音声部分に対応する文書部分の前記第１のファイル内における位置情報をデータとして持つ第２のファイルを更に形成することを特徴としている。

特開２０００−９２０４８号公報特開平８−２９７６２４号公報特開平１０−１１４２７号公報

上記した特許文献１〜３に開示の技術では、単に会議中に出た意見やアイデアをそのまま自動的に議事録や会議目次として反映させるだけであり、会議中の意見やアイデアの重要度、会議の参加者の理解度を踏まえたものではない。このような議事録は、例えば、参加者の理解度や、会議に参加していなかった者が後に見た際の注目するポイントが不明である。すなわち、作成される議事録においては、参加者の理解度が容易に把握できたり、会議に参加していなかった者でも、会議後に閲覧した際に注目するポイントが分かりやすいことが望まれる。

この発明の目的は、参加者の理解度を容易に把握することができ、注目するポイントが分かりやすい議事録を容易に作成することができる議事録作成システムを提供することである。

この発明に係る議事録作成システムは、サーバーと、サーバーにネットワークを介して接続された複数の端末装置とを含み、会議における議事録を作成する。端末装置は、送信制御部を備える。送信制御部は、サーバーへ会議に関するメモデータを送信するよう制御する。サーバーは、受信部と、識別記号付加部と、判断部と、議事録作成部と、出力制御部とを備える。受信部は、複数の端末装置のそれぞれに備えられる送信制御部から送信される複数のメモデータを受信する。識別記号付加部は、受信部により受信された複数のメモデータにそれぞれを識別する識別記号を付加する。判断部は、識別記号付加部により識別記号が付加された複数のメモデータのうち、同じタイミングで受信した複数のメモデータの内容を判断する。議事録作成部は、判断部による判断結果に応じて、複数のメモデータをまとめた議事録を作成する。出力制御部は、議事録作成部により作成された議事録を出力するよう制御する。判断部は、同じタイミングで受信した複数のメモデータの内容が同じであるか否かを判断する。議事録作成部は、判断部により、同じタイミングで受信した複数のメモデータの内容が同じであると判断されれば、同じであると判断されるメモデータの内容を一つにまとめて議事録を作成する。議事録作成部は、判断部により、同じタイミングで受信した複数のメモデータの内容が同じでないと判断されれば、タイミングを内容特異点として抽出して議事録を作成する。判断部は、同じタイミングで受信したメモデータの数が所定の範囲内にあるか否かを判断する。議事録作成部は、判断部により、同じタイミングで受信したメモデータの数が所定の範囲内にないと判断されれば、タイミングを数特異点として抽出して議事録を作成する。議事録作成部は、内容特異点に対して、メモデータの異なる内容とメモデータの内容が異なる旨を示すよう議事録を作成する。また、議事録作成部は、数特異点に対して、メモデータの内容とメモデータの数が多いこと、メモデータの数が少ないこと、またはメモデータの数を示すよう議事録を作成する。

このような議事録作成システムによれば、会議の参加者から端末装置を介して送信された複数のメモデータのうち、同じタイミングで複数のメモデータの内容を判断し、その判断結果に応じてメモデータをまとめて議事録を作成する。そうすると、例えば、あるタイミングで複数のメモデータがまとめられていれば、そのタイミングで複数の参加者が同じメモデータを送信したことを認識でき、参加者の理解度を容易に把握することができる。また、内容が同じである部分を注目するポイントとして捉えた上で、議事録を作成することができる。したがって、このような議事録作成システムは、参加者の理解度を容易に把握することができ、注目するポイントが分かりやすい議事録を容易に作成することができる。

この発明の一実施形態に係る議事録作成システムの全体的な外観の構成を示す図である。図１に示す議事録作成システムの構成を示すブロック図である。サーバー制御部の構成を示すブロック図である。議事録作成システムを用いて、会議の議事録を作成する場合の処理の内容を示すフローチャートである。複数のメモデータの一例を示す図である。作成された議事録データの一例を示す図である。

以下、この発明の実施の形態を説明する。図１は、この発明の一実施形態に係る議事録作成システムの全体的な外観の構成を示す図である。図２は、図１に示す議事録作成システムの構成を示すブロック図である。

図１および図２を参照して、議事録作成システム２１は、サーバー２３と、画像形成装置としての複合機１１と、複数の端末装置、この場合、四つの携帯端末装置４１ａ、４１ｂ、４１ｃ、４１ｄとを含む。複合機１１は、ネットワーク２２を介して、サーバー２３に接続されている。四つの携帯端末装置４１ａ、４１ｂ、４１ｃ、４１ｄについてもそれぞれ、ネットワーク２２を介して、サーバー２３に接続されている。この場合、無線による通信の接続である。なお、携帯端末装置４１ａ〜４１ｄは、議事録を作成する会議に参加する参加者であるユーザーＡ、ユーザーＢ、ユーザーＣ、ユーザーＤにそれぞれ所有される。ユーザーＡ〜Ｄは、各々所有する携帯端末装置４１ａ〜４１ｄを用いて会議におけるメモをとる。

次にまず、複合機１１の構成について説明する。複合機１１は、複合機制御部１２と、操作部１３と、画像読み取り部１４と、画像形成部１５と、記憶部としての複合機ハードディスク１６と、ネットワーク２２と接続するための複合機ネットワークインターフェース部１７とを備える。

複合機制御部１２は、複合機１１全体の制御を行う。なお、複合機制御部１２は、ＣＰＵ等から構成されており、一時的にデータを記憶する主記憶メモリ２０を含む。なお、後述するサーバー制御部２４、および携帯端末装置制御部４２も同様の構成である。操作部１３は、複合機１１側から発信する情報やユーザーの入力内容を表示する表示部としての表示画面１８を含む。操作部１３は、印刷部数や階調等の画像形成の条件や電源のオンまたはオフをユーザーに入力させる。画像読み取り部１４は、セット位置にセットされた原稿を読み取り位置に搬送する原稿搬送装置としてのＡＤＦ（ＡｕｔｏＤｏｃｕｍｅｎｔＦｅｅｄｅｒ）１９を含む。画像読み取り部１４は、ＡＤＦ１９または不図示の載置台上にセットされた原稿の画像を読み取る。画像形成部１５は、画像読み取り部１４により読み取られた画像やネットワーク２２を介して送信された画像データ、複合機ハードディスク１６に記憶された画像データを基に、用紙に画像を形成する。

次に、携帯端末装置４１ａの構成について説明する。なお、他の携帯端末装置４１ｂ、４１ｃ、４１ｄの構成はそれぞれ、携帯端末装置４１ａの構成と同じであるため、それらの説明を省略する。

携帯端末装置４１ａは、携帯端末装置制御部４２と、ネットワーク２２と接続するための携帯端末装置ネットワークインターフェース部４３と、携帯端末装置記憶部４４と、タッチパネル４５とを備える。携帯端末装置制御部４２は、携帯端末装置４１ａ全体の制御を行う。携帯端末装置記憶部４４は、画像データや種々のデータを記憶する。タッチパネル４５は、携帯端末装置４１ａの情報を表示すると共に、入力のインターフェースとなる。携帯端末装置４１ａを所有するユーザーＡは、タッチパネル４５を介して、種々のデータ、例えば、会議に関するメモデータを入力する。タッチパネル４５を介してユーザーＡに入力されたデータについては、一時的に携帯端末装置制御部４２に記憶される。

携帯端末装置制御部４２は、サーバー２３へ会議に関するメモデータを送信するよう制御する携帯端末装置送信制御部４６を備える。携帯端末装置送信制御部４６は、携帯端末装置ネットワークインターフェース部４３を利用して、ネットワーク２２を介して、サーバー２３へユーザーＡにより入力されたメモデータを送信するよう制御する。

次に、サーバー２３の構成について説明する。サーバー２３には、ディスプレイ２７と、キーボード２８と、マウス２９とが接続されている。ディスプレイ２７により、サーバー２３からの情報やデータが表示される。また、キーボード２８およびマウス２９を用いて、ユーザーは、ディスプレイ２７に表示される画面を確認しながら、サーバー２３へのデータの入力を行う。

サーバー２３は、サーバー２３自身を制御するサーバー制御部２４と、ネットワーク２２と接続するためのサーバーネットワークインターフェース部２５と、データを記憶するサーバーハードディスク２６とを含む。サーバーネットワークインターフェース部２５は、四つの携帯端末装置４１ａ、４１ｂ、４１ｃ、４１ｄから送信される複数のメモデータを受信する受信部として作動する。サーバーハードディスク２６は、ファイルの画像データ等、種々のデータを記憶する。

次に、サーバー制御部２４の構成について説明する。図３は、サーバー制御部２４の構成を示すブロック図である。図３を参照して、サーバー制御部２４は、識別記号付加部３１と、判断部３２と、議事録作成部３３と、出力制御部３４とを備える。識別記号付加部３１は、サーバーネットワークインターフェース部２５により受信した複数のメモデータにそれぞれを識別する識別記号を付加する。識別記号付加部３１は、メモデータを送信したユーザー名および時刻を識別記号として付加する。判断部３２は、サーバーネットワークインターフェース部２５により受信された複数のメモデータのうち、同じタイミングで複数のメモデータの内容を判断する。議事録作成部３３は、判断部３２による判断結果に応じて、複数のメモデータをまとめた議事録を作成する。出力制御部３４は、議事録作成部３３により作成された議事録を出力するよう制御する。これらの構成については、後に詳述する。

次に、この発明の一実施形態に係る議事録作成システム２１を用いて、会議の議事録を作成する場合について説明する。図４は、議事録作成システム２１を用いて、会議の議事録を作成する場合の処理の内容を示すフローチャートである。なお、ここでは、携帯端末装置４１ａをユーザーＡが所有するものとし、携帯端末装置４１ｂをユーザーＢが所有するものとし、携帯端末装置４１ｃをユーザーＣが所有するものとし、携帯端末装置４１ｄをユーザーＤが所有するものとする。

図４を参照して、まず、会議が始まると、時間の計測が開始されると共に、携帯端末装置４１ａ〜４１ｄをそれぞれ所有するユーザーＡ〜Ｄは、携帯端末装置４１ａ〜４１ｄをそれぞれ用いて、適当なタイミングでメモをとる。具体的には、ユーザーＡ〜Ｄは、それぞれの所有する携帯端末装置４１ａ〜４１ｄに備えられるタッチパネル４５を介して、会議の内容について各々重要あるいは必要と考えるメモを入力する。入力されたメモは、携帯端末装置４１ａ〜４１ｄによってデータ化され、メモデータとしてネットワーク２２を介して、携帯端末装置送信制御部４６によりサーバー２３に送信される（図４において、ステップＳ１１、以下、「ステップ」を省略する）。この場合、メモが入力されてから即時に、いわゆるリアルタイムでメモデータが送信される。

サーバーネットワークインターフェース部２５は、各携帯端末装置４１ａ〜４１ｄから送信されたメモデータを受信する（Ｓ１２）。その後、受信したメモデータを時系列に並べる（Ｓ１３）。そして、識別記号付加部３１は、各携帯端末装置４１ａ〜４１ｄからメモデータを受信すれば、メモデータに識別記号を付加する（Ｓ１４）。識別記号については、上記したように、例えば、メモデータを送信した携帯端末装置４１ａ〜４１ｄを所有するユーザーの名前と時刻とを組み合わせたものが用いられる。具体的には、会議開始から１０分経過後にユーザーＡからメモデータが送信された場合には、受信したメモデータについて「Ａ００１０」との識別記号を付加する。この場合、サーバー制御部２４において、一時的に識別記号が付加されたメモデータが記憶される。

このようにして、会議の進行に沿って、各携帯端末装置４１ａ〜４１ｄから送信されるメモデータについて識別記号を付加していく。サーバー制御部２４には、識別記号が付加されたメモデータが記憶され、蓄積されていく。

図５は、サーバー制御部２４に記憶された複数のメモデータの一例を示す概念図である。図５を参照して、サーバー制御部２４には、複数のメモデータから構成されるメモデータ群５１が記憶されている。メモデータ群５１は、複数のメモデータ５２ａ、５２ｂ、５２ｃ、５２ｄ、５２ｅ、５２ｆ、５２ｇ、５２ｈ、５２ｉ、５２ｊ、５２ｋが記憶されている。各メモデータ５２ａ〜５２ｋには、識別記号が付加されている。なお、図５においては、理解の容易の観点から、テーブル形式でメモデータ群５１を構成するメモデータ５２ａ〜５２ｋを図示している。

ここで、メモデータ５２ａ〜５２ｋについて説明する。メモデータ５２ａは、会議開始から１０分後、ユーザーＡの所有する携帯端末装置４１ａから送信された「テーマ：Ｘ」というメモデータが受信され、識別記号「Ａ００１０」が付加されたものである。つまり、メモ内容は、「テーマ：Ｘ」である。また、メモデータ５２ｂは、会議開始から１０分後、すなわち、メモデータ５２ａを受信したのと同じタイミングで、携帯端末装置４１ｂから送信された「テーマ：Ｘ」というメモデータが受信され、識別記号「Ｂ００１０」を付加されたものである。メモデータ５２ｃは、メモデータ５２ａ、５２ｂを受信したのと同じタイミングで、携帯端末装置４１ｃから送信された「テーマ：Ｘ」というメモデータが受信され、識別記号「Ｃ００１０」を付加されたものである。メモデータ５２ｂ、５２ｃのメモ内容についても、「テーマ：Ｘ」である。

また、メモデータ５２ｄは、会議開始から１５分後、ユーザーＡの所有する携帯端末装置４１ａから送信された「重要項目：品質」というメモデータが受信され、識別記号「Ａ００１５」が付加されたものである。メモデータ５２ｅは、会議開始から１５分後、ユーザーＢの所有する携帯端末装置４１ｂから送信された「重要項目：コスト」というメモデータが受信され、識別記号「Ｂ００１５」が付加されたものである。メモデータ５２ｆは、会議開始から１５分後、ユーザーＤの所有する携帯端末装置４１ｄから送信された「重要項目：納期」というメモデータが受信され、識別記号「Ｄ００１５」が付加されたものである。メモデータ５２ｄ〜５２ｆについては、いずれも同じタイミングでありながら、メモ内容がそれぞれ異なるものである。すなわち、ユーザーＡ、Ｂ、Ｄが会議中の同じタイミングで、それぞれ異なる単語をメモとして入力している。

メモデータ５２ｇは、会議開始から２０分後、ユーザーＢの所有する携帯端末装置４１ｂから送信された「目標値：Ｙ」というメモデータが受信され、識別記号「Ｂ００２０」が付加されたものである。このタイミングでは、他のユーザーＡ、Ｃ、Ｄが所有する携帯端末装置４１ａ、４１ｃ、４１ｄからメモデータは送信されておらず、サーバー２３側も受信していない。すなわち、会議開始から２０分後に、ユーザーＢのみが、メモデータを送信したことになる。

メモデータ５２ｈは、会議開始から２５分後、ユーザーＡの所有する携帯端末装置４１ａから送信された「キーワード：Ｚ」というメモデータが受信され、識別記号「Ａ００２５」が付加されたものである。メモデータ５２ｉは、会議開始から２５分後、ユーザーＢの所有する携帯端末装置４１ｂから送信された「キーワード：Ｚ」というメモデータが受信され、識別記号「Ｂ００２５」が付加されたものである。メモデータ５２ｊは、会議開始から２５分後、ユーザーＣの所有する携帯端末装置４１ｃから送信された「キーワード：Ｚ」というメモデータが受信され、識別記号「Ｃ００２５」が付加されたものである。メモデータ５２ｋは、会議開始から２５分後、ユーザーＤの所有する携帯端末装置４１ｄから送信された「キーワード：Ｚ」というメモデータが受信され、識別記号「Ｄ００２５」が付加されたものである。すなわち、会議開始から２５分後、会議の参加者全ての携帯端末装置４１ａ〜４１ｄによってメモデータが送信され、サーバー２３側によって受信されている。

次に、判断部３２は、識別記号付加部３１により識別記号が付加された複数のメモデータ５２ａ〜５２ｋのうち、同じタイミングで受信した複数のメモデータの内容を判断する。ここでは、同じタイミングで複数のメモデータの内容が同じかどうかを判断する（Ｓ１５）。また、判断部３２は、同じタイミングで受信したメモデータの数が所定の範囲内にあるか否かを判断する（Ｓ１８）。所定の範囲とは、ここでは、メモデータの数が２以上３以下の範囲である。

この場合、具体的には、複数のメモデータ５２ａ〜５２ｋのうち、メモデータ５２ａ〜５２ｃ、メモデータ５２ｄ〜５２ｆ、メモデータ５２ｈ〜５２ｋがそれぞれ同じタイミングで受信されている。ここで、メモデータ５２ａ〜５２ｃにおいて、内容は「テーマ：Ｘ」で全て同じである。この同じメモデータ５２ａ〜５２ｃについては、複数のメモデータの内容が同じであると判断される（Ｓ１５において、ＹＥＳ）。そして、議事録作成部３３は、メモデータ５２ａ〜５２ｃの内容をまとめる（Ｓ１６）。この場合、同じ単語を重複させずに、一つの単語で表現するようにする。

また、同じタイミングで受信されたメモデータ５２ｄ〜５２ｆにおいて、内容はそれぞれ「重要項目：品質」、「重要項目：コスト」、「重要項目：納期」といったそれぞれ異なる内容である。このそれぞれ異なるメモデータ５２ｄ〜５２ｆについては、複数のメモデータの内容が同じでない、すなわち、異なると判断される（Ｓ１５において、ＮＯ）。そして、議事録作成部３３は、メモデータ５２ｄ〜５２ｆの内容をまとめずに内容特異点として抽出する（Ｓ１７）。

メモデータ５２ｇについては、内容が「目標値：Ｙ」であり、同じタイミングで受信したメモデータの数が１である。この場合、判断部３２により、同じタイミングで受信したメモデータの数所定の範囲外であると判断される（Ｓ１８において、ＮＯ）。したがって、議事録作成部３３は、このメモデータ５２ｇを受信したタイミングについて、数特異点として抽出する（Ｓ１９）。

また、同じタイミングで受信されたメモデータ５２ｈ、５２ｉ、５２ｊ、５２ｋにおいて、内容はそれぞれ「キーワード：Ｚ」であり、全て同じである。この同じメモデータ５２ｈ〜５２ｋについて、議事録作成部３３は、メモデータ５２ｈ〜５２ｋの内容をまとめる。すなわち、同じ単語を重複させずに、一つの単語で表現するようにする。また、メモデータ５２ｈ〜５２ｋについては、同じタイミングで受信したメモデータの数が４である。この場合、判断部３２により、同じタイミングで受信したメモデータの数所定の範囲外であると判断される（Ｓ１８において、ＮＯ）。したがって、議事録作成部３３は、このメモデータ５２ｈ〜５２ｋを受信したタイミングについて、数特異点として抽出する（Ｓ１９）。

なお、メモデータ５２ａ〜５２ｃを受信したタイミング、およびメモデータ５２ｄ〜５２ｆを受信したタイミングについては、判断部３２により、同じタイミングで受信したメモデータの数所定の範囲内であると判断される（Ｓ１８において、ＹＥＳ）。これらの判断を、会議が終了するまで、すなわち、メモデータの受信が終了するまで行われる（Ｓ２０）。

そして、議事録作成部３３は、判断部３２による判断結果に応じて、複数のメモデータ５２ａ〜５２ｋをまとめた議事録を作成する。この場合、サーバー制御部２４において、議事録データが作成される（Ｓ２１）。

図６は、作成された議事録データの一例を示す図である。図６を参照して、作成された議事録データ５５は、ディスプレイ２７に表示されている。議事録データ５５は、「会議議事録」との表題５６と、「会議内容：」との題目５７と、議事として、「テーマ：Ｘ」との内容５８ａと、「重要項目：品質コスト納期」との内容５８ｂと、「目標値：Ｙ」との内容５８ｃと、「キーワード：Ｚ」との内容５８ｄと、内容５８ｂについて内容特異点を示す矢印Ｔ_１と、内容５８ｃについて数特異点を示す矢印Ｔ_２と、内容５８ｄについて数特異点を示す矢印Ｔ_３とから構成されている。すなわち、内容特異点および数特異点がない内容５８ａについては、そのままの表示で何も示されず、内容特異点のある内容５８ｂについては矢印Ｔ_１によって示され、数特異点のある内容５８ｃ、５８ｄについては矢印Ｔ_２および矢印Ｔ_３によってそれぞれ示されている。

議事録作成部３３は、このようにして、複数のメモデータ５２ａ〜５２ｋについて、まとめ等を行って、議事録を作成する。そして、この場合、サーバー２３に接続されたディスプレイ２７に表示される。

議事録を編集するユーザーＥは、ディスプレイ２７に表示された議事録データ５５を見て、必要であれば編集を行う。すなわち、議事録作成部３３は、作成された前記議事録の編集を受け付ける。編集としては、内容特異点として示される内容、具体的には、メモデータ５２ｄ〜５２ｆが反映された内容５８ｂについて、「品質」、「コスト」、「納期」のいずれかの単語を選択して一つにするよう編集する。また、メモデータの数が少ない数特異点として示された内容５８ｃについては、消去したりする。また、メモデータの数が多い数特異点として示された内容５８ｄについては、下線を引いたり、色分けして表示したりする。

そして、編集され、作成された議事録のデータを複合機１１に送信する。複合機１１は、作成された議事録データ５５を受信後、受信したデータを基に画像を形成し、印刷する（Ｓ２２）。すなわち、出力制御部３４は、複合機１１に対して議事録作成部３３により作成された議事録の画像データを送信して用紙に出力するよう制御する。

このような構成によれば、会議の参加者から携帯端末装置４１ａ〜４１ｄを介して送信された複数のメモデータのうち、同じタイミングで複数のメモデータの内容を判断し、その判断結果に応じてメモデータをまとめて議事録を作成する。そうすると、例えば、あるタイミングで複数のメモデータがまとめられていれば、そのタイミングで複数の参加者が同じメモデータを送信したことを認識でき、参加者の理解度を容易に把握することができる。すなわち、複数の異なった意見がなければ、会議のそのタイミングにおけるまとまったメモが参加者から同じタイミングで送信されることになり、これを根拠として、参加者が同じ理解を示していることを把握することができる。また、内容が同じである部分を注目するポイントとして捉えた上で、議事録を作成することができる。したがって、このような議事録作成システム２１は、参加者の理解度を容易に把握することができ、注目するポイントが分かりやすい議事録を容易に作成することができる。

この場合、判断部３２は、同じタイミングで受信した複数のメモデータの内容が同じであるか否かを判断し、議事録作成部３３は、判断部３２により、同じタイミングで受信した複数のメモデータの内容が同じであると判断されれば、同じであると判断されるメモデータの内容を一つにまとめて議事録を作成することとしている。したがって、より効率的に議事録を作成することができる。

また、この場合、議事録作成部３３は、判断部３２により、同じタイミングで受信した複数のメモデータの内容が同じでないと判断されれば、タイミングを内容特異点として抽出して議事録を作成することとしている。そうすると、内容特異点として抽出されたタイミングにおいて、会議に参加した者は、異なった意見をメモしたと認識することができる。また、誤った理解を示している可能性があると認識することができる。したがって、議事録の作成者は、会議中のこのタイミングで議論された内容にフィードバックして、議事録を編集することができる。また、このタイミングで話し合われた議題について、再度会議を行う際の意見がまとまりにくいポイントとして認識することができる。

また、この場合、判断部３２は、同じタイミングで受信したメモデータの数が所定の範囲内にあるか否かを判断し、議事録作成部３３は、判断部３２により、同じタイミングで受信したメモデータの数が所定の範囲内にないと判断されれば、タイミングを数特異点として抽出して議事録を作成することとしている。したがって、メモの数が多いタイミングや少ないタイミングについて、議事録の作成者の意図を反映した編集を行って議事録を作成しやすくなる。具体的には、メモの数が少ない特異点については、会議の進行者や主催者が重要であると意図しているポイントであれば、その意図が伝わっていないと会議の進行者や主催者が認識することができる。また、メモの数が多い特異点については、会議の進行者や主催者が重要であると意図していないポイントであれば、主催者等が意図していない参加者の興味のあるポイントとして認識することができる。

また、この場合、出力制御部３４は、複合機１１に対して議事録作成部３３により作成された議事録の画像データを送信して用紙に出力するよう制御しているため、作成された議事録の用紙によるアウトプットをより容易に行うことができる。

また、この場合、識別記号付加部３１は、メモデータを送信したユーザー名および時刻を識別記号として付加することとしているため、より明確に識別記号を生成して付加することができる。

なお、上記の実施の形態において、会議にプレゼンテーション資料、いわゆるプレゼン資料を用いる場合には、議事録を作成する際に、プレゼン資料の内容とタイミングを合わせて、メモを関連付けて作成することにしてもよい。すなわち、議事録作成部３３は、会議の進行に沿って所定のタイミングで説明される資料と判断部３２による判断結果を関連付けて議事録を作成するようにする。こうすることにより、プレゼン資料とメモとの関連性が明確になり、より注目するポイントが分かりやすい議事録を作成することができる。

また、上記の実施の形態においては、複合機１１に議事録のデータを送信して議事録の画像を形成し、印刷することとしたが、これに限らず、出力制御部３４は、作成された議事録のデータを、再び各ユーザーＡ、ユーザーＢ、ユーザーＣ、ユーザーＤが所有する各携帯端末装置４１ａ〜４１ｄに送信して出力することにしてもよい。こうすることにより、紙資源の節約を図ることができる。

なお、上記の実施の形態において、ユーザーＡ〜Ｄは、携帯端末装置４１ａ〜４１ｄを所有することとしたが、これに限らず、ユーザーＡ〜Ｄは、タブレットＰＣや、据え付けのコンピューターを所有し、これらの装置を用いてメモデータを入力してサーバー２３に送信するようにしてもよい。

また、上記の実施の形態においては、議事録作成部３３は、作成された議事録の編集を受け付けることとしたが、これに限らず、作成された議事録について、例えば、編集を他の装置により行うこととしてもよい。

なお、上記の実施の形態においては、内容特異点や数特異点について議事録データ中に矢印Ｔ_１、Ｔ_２、Ｔ_３で示すこととしたが、これに限らず、色分けやハッチング、マーカー等により示すことにしてもよい。また、内容特異点や数特異点に対してその内容（メモデータの内容が異なる、メモデータの数が多い、メモデータの数が少ない、メモデータの数、等）を表示させるようにしてもよい。

また、上記の実施の形態においては、ネットワーク２２を介してサーバー２３と携帯端末装置４１ａ〜４１ｄ等とを接続することとしたが、これに限らず、各装置の直接の通信による接続やクラウド上での接続を行うこととしてもよい。

なお、上記のような議事録作成システム２１は、いわゆる学校等の教育現場にも適用することができる。この場合、授業中に生徒の記入するメモを、メモデータとして上記と同様にサーバー２３に送信して時系列で記憶させる。同じタイミングの同じ内容のメモはまとめ、異なる内容のメモは内容特異点として抽出して区別する。メモが少ない生徒についても、数特異点として抽出する。このようにしてまとめた項目、または特異点として抽出した項目に対し、先生が生徒の授業の理解度等を把握することができる。さらには、フィードバックに繋げることもできる。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって、どのような面からも制限的なものではないと理解されるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなく、特許請求の範囲によって規定され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

この発明に係る議事録作成システムは、参加者の理解度を容易に把握することができ、注目するポイントが分かりやすい議事録の容易な作成が要求される場合に、特に有効に利用される。

１１複合機、１２複合機制御部、１３操作部、１４画像読み取り部、１５画像形成部、１６複合機ハードディスク、１７複合機ネットワークインターフェース部、１８表示画面、１９ＡＤＦ、２０主記憶メモリ、２１議事録作成システム、２２ネットワーク、２３サーバー、２４サーバー制御部、２５サーバーネットワークインターフェース部、２６サーバーハードディスク、２７ディスプレイ、２８キーボード、２９マウス、３１識別記号付加部、３２判断部、３３議事録作成部、３４出力制御部、４１ａ，４１ｂ，４１ｃ，４１ｄ携帯端末装置、４２携帯端末装置制御部、４３携帯端末装置ネットワークインターフェース部、４４携帯端末装置記憶部、４５タッチパネル、４６携帯端末装置送信制御部、５１メモデータ群、５２ａ，５２ｂ，５２ｃ，５２ｄ，５２ｅ，５２ｆ，５２ｇ，５２ｈ，５２ｉ，５２ｊ，５２ｋメモデータ、５５議事録データ、５６表題、５７題目、５８ａ，５８ｂ，５８ｃ，５８ｄ内容。

Claims

サーバーと、前記サーバーにネットワークを介して接続された複数の端末装置とを含み、会議における議事録を作成する議事録作成システムであって、
前記端末装置は、
前記サーバーへ前記会議に関するメモデータを送信するよう制御する送信制御部を備え、
前記サーバーは、
複数の前記端末装置のそれぞれに備えられる前記送信制御部から送信される複数のメモデータを受信する受信部と、
前記受信部により受信された複数の前記メモデータにそれぞれを識別する識別記号を付加する識別記号付加部と、
前記識別記号付加部により前記識別記号が付加された複数の前記メモデータのうち、同じタイミングで受信した複数の前記メモデータの内容を判断する判断部と、
前記判断部による判断結果に応じて、複数の前記メモデータをまとめた議事録を作成する議事録作成部と、
前記議事録作成部により作成された前記議事録を出力するよう制御する出力制御部とを備え、
前記判断部は、同じタイミングで受信した複数の前記メモデータの内容が同じであるか否かを判断し、
前記議事録作成部は、前記判断部により、同じタイミングで受信した複数の前記メモデータの内容が同じであると判断されれば、前記同じであると判断される前記メモデータの内容を一つにまとめて議事録を作成し、
前記議事録作成部は、前記判断部により、同じタイミングで受信した複数の前記メモデータの内容が同じでないと判断されれば、前記タイミングを内容特異点として抽出して前記議事録を作成し、
前記判断部は、同じタイミングで受信した前記メモデータの数が所定の範囲内にあるか否かを判断し、
前記議事録作成部は、前記判断部により、同じタイミングで受信した前記メモデータの数が所定の範囲内にないと判断されれば、前記タイミングを数特異点として抽出して前記議事録を作成し、
前記議事録作成部は、前記内容特異点に対して、前記メモデータの異なる内容と前記メモデータの内容が異なる旨を示すよう前記議事録を作成し、
前記議事録作成部は、前記数特異点に対して、前記メモデータの内容と前記メモデータの数が多いこと、前記メモデータの数が少ないこと、または前記メモデータの数を示すよう前記議事録を作成する、議事録作成システム。
前記サーバーに前記ネットワークを介して接続され、画像データを基に画像を用紙に形成する画像形成装置をさらに含み、
前記出力制御部は、前記画像形成装置に対して前記議事録作成部により作成された前記議事録の画像データを送信して用紙に出力するよう制御する、請求項１に記載の議事録作成システム。
前記議事録作成部は、前記会議の進行に沿って所定のタイミングで説明される資料と前記判断部による判断結果を関連付けて前記議事録を作成する、請求項１または２に記載の議事録作成システム。
前記識別記号付加部は、前記メモデータを送信したユーザー名および時刻を前記識別記号として付加する、請求項１〜３のいずれか１項に記載の議事録作成システム。
前記議事録作成部は、前記識別記号付加部により付加された前記ユーザー名が認識できるよう前記議事録を作成する、請求項４に記載の議事録作成システム。
前記議事録作成部は、作成された前記議事録の編集を受け付ける、請求項１〜５のいずれか１項に記載の議事録作成システム。