JP5463990B2

JP5463990B2 - 通信システムおよび議事録作成プログラム

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Publication number: JP5463990B2
Application number: JP2010062822A
Authority: JP
Inventors: 裕章藤野
Original assignee: Brother Industries Ltd
Current assignee: Brother Industries Ltd
Priority date: 2010-03-18
Filing date: 2010-03-18
Publication date: 2014-04-09
Anticipated expiration: 2030-03-18
Also published as: JP2011197914A

Description

本発明は、複数の通信装置を用いて実行された会議の結果を記録するための通信システムおよび議事録作成プログラムに関する。

従来、同一拠点にいない複数のユーザが遠隔会議を実行するために、ネットワークを介して接続された複数の通信装置を備える通信システムが利用されている。通信システムを使用するユーザは、会議に参加できなかった者に会議の内容を把握させるため、遠隔会議の結果を記録することがある。しかし、会議の参加者が一人で会議の議事録を作成すると、議事録に不要な情報が入ったり、必要な情報が入らなかったりする。また、議事録作成者の負担も増大する。

特許文献１に記載の電子会議システムでは、時間情報等が付加された文書、画像、および音声のデータが、システムを構成する全ての通信装置にブロードキャストされる。サーバは、ブロードキャストされたデータを全て記憶する。サーバは、記憶した音声データを時間順に再生しながら、一定間隔で文書データを生成し、議事録として保存する。サーバは、時間情報が重複した複数のデータを、重要項目として抽出し、再生する場合もある。

特開平８−２９７６２４号公報

特許文献１に記載の電子会議システムは、議事録を作成するための文書によって議事録を作成することはできないため、不要な内容が議事録に含まれる場合がある。さらに、一定間隔で文書データを生成するため、必要な内容が議事録に含まれない場合もある。時間情報が重複した複数のデータを重要項目として抽出する場合には、不要なデータも含めて全てサーバが記憶している必要があった。従って、議事録を作成するために必要な情報を効率よく抽出して最適な議事録を作成することが困難であった。

本発明は、議事録を作成するために必要な情報を効率よく抽出し、通信システムを利用する遠隔会議の最適な議事録を作成することができる通信システムおよび議事録作成プログラムを提供することを目的とする。

本発明の第一の態様に係る通信システムは、複数のユーザが遠隔会議を実行するために、複数の拠点の各々における音声のデータおよび文字データの少なくともいずれかを含むデータを相互に送受信する複数の通信装置と、前記複数の通信装置に接続する装置、または前記複数の通信装置の少なくともいずれかであり、前記遠隔会議の内容の記録である議事録を作成する議事録作成装置とを備えた通信システムであって、前記通信装置は、遠隔会議中に、前記議事録を作成するためにユーザによって入力される文字データである議事録メモの入力を受け付ける受付手段と、前記受付手段によって議事録メモの入力が受け付けられた場合に、時間の情報を前記議事録メモに対応付ける対応付け手段と、前記対応付け手段によって時間の情報が対応付けられた議事録メモのデータを前記議事録作成装置に送信する送信手段とを備え、前記議事録作成装置は、前記複数の通信装置から議事録メモのデータを取得する取得手段と、前記取得手段によって取得された１または複数の議事録メモの中から、それぞれの議事録メモに対応付けられている時間の情報に基づいて前記議事録に含める議事録メモを抽出することで、議事録を作成する作成手段とを備え、前記作成手段は、会議の開始から終了までの間に設定された複数の時間帯のそれぞれについて、前記対応付け手段によって対応付けられている時間が前記時間帯に含まれる１または複数の議事録メモを特定する特定手段と、前記特定手段によって１つの時間帯について特定された１または複数の議事録メモの中から、前記議事録に含める議事録メモを所定条件に基づいて抽出する抽出手段とを備え、前記作成手段は、前記抽出手段が前記１つの時間帯に含まれる前記１または複数の議事録メモの中から前記所定条件に基づいて議事録メモを１つも抽出しなかった場合には、当該１つの時間帯に含まれる前記１または複数の議事録メモを議事録に含めず、前記抽出手段が前記１つの時間帯に含まれる前記１または複数の議事録メモの中から前記所定条件に基づいて議事録メモを抽出した場合には、抽出された議事録メモを含む議事録を作成し、前記議事録作成装置はさらに、前記作成手段によって作成された１または複数の前記抽出された議事録メモを含む議事録を保存手段に保存させる保存制御手段を備えている。

第一の態様に係る通信システムは、議事録を作成するためにユーザによって入力される議事録メモに時間の情報を対応付ける。通信システムは、１または複数の議事録メモの中から、時間の情報に基づいて議事録メモを抽出し、議事録を作成する。従って、通信システムは、ユーザが議事録を作成するために必要であると判断した情報を、時間の情報に基づいて効率よく抽出し、最適な議事録を作成することができる。通信システムは、議事録を作成するために記憶される情報のデータ量を低下させることができる。同一時間帯には、複数のユーザによって同一内容の議事録メモが入力されやすい。従って、通信システムは、同一時間帯に複数のユーザによって入力された同一内容の議事録メモが、重複して議事録に含まれることを、議事録メモに対応付けられた時間の情報によって効率よく防止することができる。その結果、通信システムは、必要な内容を含み、且つ同一内容の重複がない議事録を、容易に作成することができる。通信システムは、議事録を作成するために記憶する情報のデータ量を低下させることができる。

第二の態様に係る通信システムは、複数のユーザが遠隔会議を実行するために、複数の拠点の各々における音声のデータおよび文字データの少なくともいずれかを含むデータを相互に送受信する複数の通信装置と、前記複数の通信装置に接続する装置、または前記複数の通信装置の少なくともいずれかであり、前記遠隔会議の内容の記録である議事録を作成する議事録作成装置と、を備えた通信システムであって、前記通信装置は、遠隔会議中に、前記議事録を作成するためにユーザによって入力される文字データである議事録メモの入力を受け付ける受付手段と、前記受付手段によって議事録メモの入力が受け付けられた場合に、時間の情報を前記議事録メモに対応付ける対応付け手段と、前記対応付け手段によって時間の情報が対応付けられた議事録メモのデータを前記議事録作成装置に送信する送信手段とを備え、前記議事録作成装置は、前記複数の通信装置から議事録メモのデータを取得する取得手段と、前記取得手段によって取得された１または複数の議事録メモの中から、それぞれの議事録メモに対応付けられている時間の情報に基づいて前記議事録に含める議事録メモを抽出することで、議事録を作成する作成手段とを備え、前記作成手段は、前記取得手段によって取得された１または複数の議事録メモのそれぞれの議事録メモに対応付けられている時間の情報に基づいて、前記複数の通信装置のうちの、同一の通信装置から取得される前記議事録メモのデータの数が同一の時間帯において１以下となるように、会議の開始から終了までの間に複数の時間帯を設定する時間帯設定手段と、前記時間帯設定手段によって設定された前記複数の時間帯のそれぞれについて、前記対応付け手段によって対応付けられている時間が前記時間帯に含まれる１または複数の議事録メモを特定する特定手段と、前記特定手段によって１つの時間帯について特定された１または複数の議事録メモの中から最大で１つの議事録メモを、前記議事録に含める議事録メモとして所定条件に基づいて抽出する抽出手段とを備えている。
第二の態様に通信システムは、議事録を作成するためにユーザによって入力される議事録メモに時間の情報を対応付ける。通信システムは、１または複数の議事録メモの中から、時間の情報に基づいて議事録メモを抽出し、議事録を作成する。従って、通信システムは、ユーザが議事録を作成するために必要であると判断した情報を、時間の情報に基づいて効率よく抽出し、最適な議事録を作成することができる。通信システムは、議事録を作成するために記憶される情報のデータ量を低下させることができる。同一時間帯には、複数のユーザによって同一内容の議事録メモが入力されやすい。従って、通信システムは、同一時間帯に複数のユーザによって入力された同一内容の議事録メモが、重複して議事録に含まれることを、議事録メモに対応付けられた時間の情報によって効率よく防止することができる。その結果、通信システムは、必要な内容を含み、且つ同一内容の重複がない議事録を、容易に作成することができる。通信システムは、議事録に含めることが必要な内容が議事録に含まれなくなる可能性を低下させることができる。

第三の態様に係る通信システムは、複数のユーザが遠隔会議を実行するために、複数の拠点の各々における音声のデータおよび文字データの少なくともいずれかを含むデータを相互に送受信する複数の通信装置と、前記複数の通信装置に接続する装置、または前記複数の通信装置の少なくともいずれかであり、前記遠隔会議の内容の記録である議事録を作成する議事録作成装置とを備えた通信システムであって、前記通信装置は、遠隔会議中に、前記議事録を作成するためにユーザによって入力される文字データである議事録メモの入力を受け付ける受付手段と、前記受付手段によって議事録メモの入力が受け付けられた場合に、時間の情報を前記議事録メモに対応付ける対応付け手段と、前記対応付け手段によって時間の情報が対応付けられた議事録メモのデータを前記議事録作成装置に送信する送信手段とを備え、前記議事録作成装置は、前記複数の通信装置から議事録メモのデータを取得する取得手段と、前記取得手段によって取得された１または複数の議事録メモの中から、それぞれの議事録メモに対応付けられている時間の情報に基づいて前記議事録に含める議事録メモを抽出し、抽出された議事録メモの中の、あらかじめ記憶手段に記憶されたキーワードの少なくともいずれかを含む議事録メモに基づき、議事録を作成する作成手段とを備えている。
第三の態様に係る通信システムは、議事録を作成するためにユーザによって入力される議事録メモに時間の情報を対応付ける。通信システムは、１または複数の議事録メモの中から、時間の情報に基づいて議事録メモを抽出し、議事録を作成する。従って、通信システムは、ユーザが議事録を作成するために必要であると判断した情報を、時間の情報に基づいて効率よく抽出し、最適な議事録を作成することができる。通信システムは、議事録を作成するために記憶される情報のデータ量を低下させることができる。通信システムは、議事録を作成するために重要なキーワードを予め設定しておくことで、必要な内容が含まれた議事録を容易に作成することができる。
第三の態様に係る通信システムにおいて、前記作成手段は、会議の開始から終了までの間に設定された複数の時間帯のそれぞれについて、前記対応付け手段によって対応付けられている時間が前記時間帯に含まれる１または複数の議事録メモを特定する特定手段と、前記特定手段によって１つの時間帯について特定された１または複数の議事録メモの中から最大で１つの議事録メモを、前記議事録に含める議事録メモとして所定条件に基づいて抽出する抽出手段とを備えてもよい。
同一時間帯には、複数のユーザによって同一内容の議事録メモが入力されやすい。従って、通信システムは、同一時間帯に複数のユーザによって入力された同一内容の議事録メモが、重複して議事録に含まれることを、議事録メモに対応付けられた時間の情報によって効率よく防止することができる。その結果、通信システムは、必要な内容を含み、且つ同一内容の重複がない議事録を、容易に作成することができる。通信システムは、議事録を作成するために重要なキーワードを予め設定しておくことで、必要な内容が含まれた議事録を容易に作成することができる。

前記作成手段は、前記特定手段によって１つの時間帯について特定された議事録メモの数が閾値以上であるか否かを判断する第一判断手段をさらに備えてもよい。前記抽出手段は、前記第一判断手段によって議事録メモの数が閾値以上であると判断された場合に１つの議事録メモを抽出すればよい。通信システムは、多数のユーザが議事録に含めるべきと判断した内容を、適切に議事録に含めることができる。その結果、通信システムは、必要な内容を含む議事録を容易に作成することができる。

前記作成手段は、前記特定手段によって１つの時間帯について特定された議事録メモの中に、あらかじめ記憶手段に記憶されたキーワードの少なくともいずれかを含む議事録メモがあるか否かを判断する第二判断手段をさらに備えてもよい。前記抽出手段は、前記第二判断手段によってキーワードを含む議事録メモがあると判断された場合に１つの議事録メモを抽出すればよい。通信システムは、議事録を作成するために重要なキーワードを予め設定しておくことで、必要な内容が含まれた議事録を容易に作成することができる。

前記議事録作成装置は、前記取得手段によって前記複数の通信装置から取得された議事録メモのそれぞれを、議事録メモの入力を受け付けた通信装置に対応付けてもよい。前記抽出手段は、前記特定手段によって１つの時間帯について複数の議事録メモが特定された場合に、あらかじめ記憶手段に記憶された前記複数の通信装置の各々の優先順位に従って、前記優先順位が最も高い通信装置から取得された議事録メモを、前記議事録に含める議事録メモとして抽出してもよい。通信システムは、同一時間帯に入力された同一内容の議事録メモの１つを、優先順位に従って容易且つ適切に抽出することができる。

前記抽出手段は、前記特定手段によって１つの時間帯について複数の議事録メモが特定された場合に、特定された議事録メモに含まれる文字の数に基づいて、前記議事録に含める議事録メモを抽出してもよい。通信システムは、同一時間帯に入力された同一内容の議事録メモの１つを、文字数に基づいて容易且つ適切に抽出することができる。通信システムは、適切な文字数の議事録メモを議事録に含めることができる。

本発明の第四の態様に係る議事録作成プログラムは、複数の拠点の各々における音声のデータおよび文字データの少なくともいずれかを含むデータを複数の通信装置間で送受信することで遠隔会議を実行する通信システムにおいて用いられる議事録作成装置に実行させる議事録作成プログラムであって、前記議事録作成装置のコンピュータに、遠隔会議中に、前記遠隔会議の内容の記録である議事録を作成するためにユーザによって入力される文字データである議事録メモのデータを前記通信装置から取得する取得ステップと、前記取得ステップによって議事録メモのデータが取得された場合に、取得された前記議事録メモに時間の情報を対応付ける対応付けステップと、前記取得ステップによって取得された１または複数の議事録メモの中から、それぞれの議事録メモに対応付けられた時間の情報に基づいて前記議事録に含める議事録メモを抽出することで、議事録を作成する作成ステップとを実行させ、前記作成ステップでは、会議の開始から終了までの間に設定された複数の時間帯のそれぞれについて、前記対応付けステップで対応付けられている時間が前記時間帯に含まれる１または複数の議事録メモを特定する特定ステップと、前記特定ステップで１つの時間帯について特定された１または複数の議事録メモの中から、前記議事録に含める議事録メモを所定条件に基づいて抽出する抽出ステップとを実行させ、前記作成ステップでは、前記抽出ステップで前記１つの時間帯に含まれる前記１または複数の議事録メモの中から前記所定条件に基づいて議事録メモを１つも抽出されなかった場合には、当該１つの時間帯に含まれる前記１または複数の議事録メモを議事録に含めず、前記抽出ステップで前記１つの時間帯に含まれる前記１または複数の議事録メモの中から前記所定条件に基づいて議事録メモが抽出された場合には、抽出された議事録メモを含む議事録が作成され、前記作成ステップで作成された１または複数の前記抽出された議事録メモを含む議事録を保存手段に保存させる保存制御ステップをさらに実行させる。
第四の態様に係る議事録作成プログラムによると、議事録作成装置は、議事録を作成するためにユーザによって通信装置に入力される議事録メモに、時間の情報を対応付ける。議事録作成装置は、１または複数の議事録メモの中から、時間の情報に基づいて議事録メモを抽出し、議事録を作成する。従って、議事録作成装置は、ユーザが議事録を作成するために必要であると判断した情報を、時間の情報に基づいて効率よく抽出し、最適な議事録を作成することができる。議事録作成装置は、議事録を作成するために記憶される情報のデータ量を低下させることができる。同一時間帯には、複数のユーザによって同一内容の議事録メモが入力されやすい。従って、通信システムは、同一時間帯に複数のユーザによって入力された同一内容の議事録メモが、重複して議事録に含まれることを、議事録メモに対応付けられた時間の情報によって効率よく防止することができる。その結果、通信システムは、必要な内容を含み、且つ同一内容の重複がない議事録を、容易に作成することができる。通信システムは、議事録を作成するために記憶する情報のデータ量を低下させることができる。

第五の態様に係る議事録作成プログラムは、複数の拠点の各々における音声のデータおよび文字データの少なくともいずれかを含むデータを複数の通信装置間で送受信することで遠隔会議を実行する通信システムにおいて用いられる議事録作成装置に実行させる議事録作成プログラムであって、前記議事録作成装置のコンピュータに、遠隔会議中に、前記遠隔会議の内容の記録である議事録を作成するためにユーザによって入力される文字データである議事録メモのデータを前記通信装置から取得する取得ステップと、前記取得ステップによって議事録メモのデータが取得された場合に、取得された前記議事録メモに時間の情報を対応付ける対応付けステップと、前記取得ステップによって取得された１または複数の議事録メモの中から、それぞれの議事録メモに対応付けられた時間の情報に基づいて前記議事録に含める議事録メモを抽出することで、議事録を作成する作成ステップとを実行させ、前記作成ステップでは、前記取得ステップによって取得された１または複数の議事録メモのそれぞれの議事録メモに対応付けられている時間の情報に基づいて、会議の開始から終了までの間に複数の時間帯を設定する時間帯設定ステップと、前記時間帯設定ステップで設定された複数の時間帯のそれぞれについて、前記対応付けステップによって対応付けられている時間が前記時間帯に含まれる１または複数の議事録メモを特定する特定ステップと、前記特定ステップによって１つの時間帯について特定された１または複数の議事録メモの中から最大で１つの議事録メモを、前記議事録に含める議事録メモとして所定条件に基づいて抽出する抽出ステップとを実行させる。
第五の態様に係る議事録作成プログラムによると、議事録作成装置は、議事録を作成するためにユーザによって通信装置に入力される議事録メモに、時間の情報を対応付ける。議事録作成装置は、１または複数の議事録メモの中から、時間の情報に基づいて議事録メモを抽出し、議事録を作成する。従って、議事録作成装置は、ユーザが議事録を作成するために必要であると判断した情報を、時間の情報に基づいて効率よく抽出し、最適な議事録を作成することができる。議事録作成装置は、議事録を作成するために記憶される情報のデータ量を低下させることができる。同一時間帯には、複数のユーザによって同一内容の議事録メモが入力されやすい。従って、議事録作成装置は、同一時間帯に複数のユーザによって入力された同一内容の議事録メモが、重複して議事録に含まれることを、議事録メモに対応付けられた時間の情報によって効率よく防止することができる。その結果、議事録作成装置は、必要な内容を含み、且つ同一内容の重複がない議事録を、容易に作成することができる。議事録作成装置は、議事録に含めることが必要な内容が議事録に含まれなくなる可能性を低下させることができる。
第六の態様に係る議事録作成プログラムは、複数の拠点の各々における音声のデータおよび文字データの少なくともいずれかを含むデータを複数の通信装置間で送受信することで遠隔会議を実行する通信システムにおいて用いられる議事録作成装置に実行させる議事録作成プログラムであって、前記議事録作成装置のコンピュータに、遠隔会議中に、前記遠隔会議の内容の記録である議事録を作成するためにユーザによって入力される文字データである議事録メモのデータを前記通信装置から取得する取得ステップと、前記取得ステップによって議事録メモのデータが取得された場合に、取得された前記議事録メモに時間の情報を対応付ける対応付けステップと、前記取得ステップによって取得された１または複数の議事録メモの中から、それぞれの議事録メモに対応付けられた時間の情報に基づいて前記議事録に含める議事録メモを抽出し、抽出された議事録メモの中の、あらかじめ記憶手段に記憶されたキーワードの少なくともいずれかを含む議事録メモに基づき、議事録を作成する作成ステップとを実行させる。
第六の態様に係る議事録作成プログラムによると、議事録作成装置は、議事録を作成するためにユーザによって通信装置に入力される議事録メモに、時間の情報を対応付ける。議事録作成装置は、１または複数の議事録メモの中から、時間の情報に基づいて議事録メモを抽出し、議事録を作成する。従って、議事録作成装置は、ユーザが議事録を作成するために必要であると判断した情報を、時間の情報に基づいて効率よく抽出し、最適な議事録を作成することができる。議事録作成装置は、議事録を作成するために記憶される情報のデータ量を低下させることができる。議事録作成装置は、議事録を作成するために重要なキーワードを予め設定しておくことで、必要な内容が含まれた議事録を容易に作成することができる。

第一の実施形態に係る通信システム１００のシステム構成を示す図である。ＰＣ１の電気的構成を示すブロック図である。遠隔会議中に表示装置３４に表示される画像の一例を示す図である。ＰＣ１がクライアントＰＣとして動作する場合に実行するクライアント処理のフローチャートである。ＰＣ１がホストＰＣとして動作する場合に実行するホスト処理のフローチャートである。ホストＰＣが各ＰＣ１から取得してＲＡＭ１２に記憶される議事録メモのデータ構成の一例を示す図である。図６に示す議事録メモから議事録が作成される過程を説明するための説明図である。第二の実施形態に係る通信システム２００のシステム構成、およびサーバ１０１の電気的構成を示す図である。ＰＣ１０２が実行するクライアント処理のフローチャートである。サーバ１０１が実行するサーバ処理のフローチャートである。

以下、本発明の第一の実施形態に係る通信システム１００、および通信システム１００が備えるパーソナルコンピュータ（以下、「ＰＣ」という。）１について、図面を参照して説明する。参照する図面は、本発明が採用し得る技術的特徴を説明するために用いられるものである。図面に記載されている装置の構成、各種処理のフローチャート等は、それのみに限定する趣旨ではなく、単なる説明例である。

図１を参照して、第一の実施形態に係る通信システム１００のシステム構成について説明する。通信システム１００は、複数のＰＣ１を備える。各ＰＣ１は、インターネット等のネットワーク８を介して、他のＰＣ１との間でデータを送受信する。詳細には、ＰＣ１は、他のＰＣ１のそれぞれとの間で、Ｐ２Ｐ（ｐｅｅｒｔｏｐｅｅｒ）で映像、音声、テキスト等のデータを直接送受信することができる。なお、本発明における通信装置および議事録作成装置として用いることができるのはＰＣ１に限られない。例えば、テレビ会議を実行するために各拠点に配置される専用のテレビ会議端末等を、本発明における通信装置および議事録作成装置として用いることも可能である。

通信システム１００は、音声および映像を用いた遠隔会議を実行するためのテレビ会議システムである。各ＰＣ１は、自拠点のマイク３１（図２参照）によって入力した音声のデータ、およびカメラ３３によって入力した映像のデータを、他のＰＣ１に送信する。各ＰＣ１は、他のＰＣ１から受信したデータに基づいて、他の拠点の音声をスピーカ３２（図２参照）から出力し、且つ他の拠点の映像を表示装置３４に表示させる。その結果、複数の拠点の音声および映像が、通信システム１００内で共有される。よって、通信システム１００によると、全てのユーザが同一の拠点にいない場合でも、ユーザは円滑に会議を実行することができる。１つの拠点にいるユーザは１人でもよいし、複数でもよい。

さらに、通信システム１００は、遠隔会議の検討状況の結果である議事録を作成することができる。通信システム１００は、議事録に含める必要があるとユーザによって判断された情報を、自動的に効率よく抽出し、最適な議事録を作成することができる。

図２を参照して、ＰＣ１の電気的構成について説明する。ＰＣ１は、ＰＣ１の制御を司るＣＰＵ１０を備えている。ＣＰＵ１０には、ＲＯＭ１１、ＲＡＭ１２、ハードディスクドライブ（以下、「ＨＤＤ」という。）１３、および入出力インターフェース１９が、バス１８を介して接続されている。ＲＯＭ１１は、ＰＣ１を動作させるためのプログラムおよび初期値等を記憶している。ＲＡＭ１２は、制御プログラムで使用される各種の情報を一時的に記憶する。ＨＤＤ１３は、制御プログラム等の各種の情報を記憶する不揮発性の記憶装置である。ＨＤＤ１３の代わりに、ＥＥＰＲＯＭまたはメモリカード等の記憶装置を用いてもよい。後述する処理を実行するためのプログラムはＨＤＤ１３に記憶されている。プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体からＨＤＤ１３に読み込まれてもよいし、ネットワークを介してサーバ等からＨＤＤ１３にプログラムが記憶されてもよい。

入出力インターフェース１９には、音声入力処理部２１、音声出力処理部２２、映像入力処理部２３、映像出力処理部２４、操作入力処理部２５、および外部通信Ｉ／Ｆ２６が接続されている。音声入力処理部２１は、音声を入力するマイク３１からの音声データの入力を処理する。音声出力処理部２２は、音声を出力するスピーカ３２の動作を処理する。映像入力処理部２３は、映像を撮像するカメラ３３からの動画データの入力を処理する。映像出力処理部２４は、映像を表示する表示装置３４の動作を処理する。操作入力処理部２５は、キーボードおよびマウス等の操作部３５から入力されるデータを処理する。外部通信Ｉ／Ｆ２６は、ＰＣ１をネットワーク８に接続する。

図３を参照して、各ＰＣ１に接続されている表示装置３４に遠隔会議中に表示される会議中画面の一例について説明する。図３に示す例は、拠点Ａ、拠点Ｂ、および拠点ＣのそれぞれにＰＣ１が配置されて遠隔会議が実行されている場合に、拠点Ａの表示装置３４に表示される会議中画面の例である。会議中画面内の上部には、他拠点である拠点Ｂの映像が表示される映像表示部４１と、拠点Ｃの映像が表示される映像表示部４２とが設けられる。拠点Ａのユーザは、遠隔地である拠点Ｂおよび拠点Ｃの映像を見ながら円滑に会議を実行できる。会議中画面内の左下には、資料が表示される資料表示部４４が設けられる。ＰＣ１は、遠隔会議中に共有される資料を資料表示部４４に表示させることができる。よって、ユーザは、共有された資料を見ながら会議を実行できる。

会議中画面内の右下には、入力メモ表示部４５が設けられる。入力メモ表示部４５には、ユーザが操作部３５（図２参照）を操作してＰＣ１に入力する議事録メモが表示される。議事録メモとは、議事録を作成するためにユーザによって入力されるメモである。通信システム１００では、遠隔会議の実行中、ユーザは、議事録に含めることが必要であると判断した会議内容を、操作部３５を操作することで自拠点のＰＣ１に入力する。ＰＣ１は、操作部３５に入力された文字データを、議事録メモとして受け付ける。ＰＣ１は、議事録メモの入力を受け付けた場合に、時間の情報を議事録メモに対応付ける。

通信システム１００では、複数のＰＣ１のうち、ホスト装置として動作するＰＣ１（以下、「ホストＰＣ」という。）が、システム内の各ＰＣ１によって受け付けられた議事録メモを全て取得する。ホストＰＣは、各議事録メモに対応付けられた時間情報に基づいて、議事録に含める議事録メモを抽出する。その結果、通信システム１００は、ユーザが議事録を作成するために必要であると判断した情報を、自動的且つ適切に議事録に含めることができる。

以下、ＰＣ１が実行する処理について説明する。前述したように、通信システム１００では、複数のＰＣ１のうちの１つが、議事録を作成するホストＰＣ（本発明における「議事録作成装置」）として動作する。通信システム１００内のホストＰＣ以外のＰＣ１は、クライアントＰＣとして動作する。第一の実施形態では、通信システム１００内の複数のＰＣ１のそれぞれが、ホストＰＣおよびクライアントＰＣのいずれの動作も実行できる。ユーザは、いずれのＰＣ１をホストＰＣとして動作させるかを、ＰＣ１に指示する。指示されたＰＣ１が、ホストＰＣとして動作する。しかし、ホストＰＣの選択方法はこれに限られない。例えば、通信システム１００は、システム内の複数のＰＣ１のうち、各種データの処理能力（例えば、ＣＰＵクロック数）が最も高いＰＣ１を、ホストＰＣとして選定してもよい。

遠隔会議を実行するための処理の概要について説明する。クライアントＰＣのＣＰＵ１０およびホストＰＣのＣＰＵ１０の各々は、遠隔会議を開始させる指示が入力されると、他のＰＣ１との間の通信を確立し、音声データ等のデータを他のＰＣ１との間で送受信する。各ＣＰＵ１０は、受信したデータに基づいて会議中画面（図３参照）を表示装置３４に表示させると共に、他の拠点の音声をスピーカ３２に出力させる。その結果、遠隔会議が実行される。遠隔会議を実行させるための処理は周知であるため、この詳細な説明は省略する。

図４を参照して、議事録を作成するためにクライアントＰＣが実行するクライアント処理について説明する。ユーザが操作部３５を操作し、遠隔会議を実行する指示をクライアントＰＣに入力すると、クライアントＰＣのＣＰＵ１０は、ＨＤＤ１３に記憶されているプログラムに従ってクライアント処理を実行する。クライアント処理は、前述した遠隔会議を実行するための処理と並行して行われる。

クライアント処理が開始されると、通信システム１００内の他のＰＣ１との間で時刻が統一化されて、時間の計測が開始される（Ｓ１）。複数のＰＣ１の間の時刻が統一化されることで、通信システム１００は、議事録メモに対応付けられた時間情報に応じて、適切な議事録メモを議事録に含めることができる。各ＰＣ１が遠隔会議開始前に計測していた時刻がずれている場合（特に、時差が存在する遠隔地同士で遠隔会議が行われる場合等）でも、通信システム１００は、適切な議事録を作成することができる。具体的には、ＰＣ１は、通信システム１００の特定のＰＣ１（例えば、ホストＰＣ）の時刻を基準として時間を計時すればよい。ＰＣ１は、通信システム１００内の全ての通信が確立した時点を基準として時刻を統一化してもよい。

操作部３５によって議事録メモが入力されたか否かが判断される（Ｓ２）。入力されていなければ（Ｓ２：ＮＯ）、ホストＰＣから議事録メモの送信指示を受信したか否かが判断される（Ｓ３）。詳細は後述するが、ホストＰＣは、遠隔会議が終了すると、クライアントＰＣに対し、入力された議事録メモをホストＰＣに送信する指示を行う。送信指示を受信していなければ（Ｓ３：ＮＯ）、Ｓ２およびＳ３の判断が繰り返される。

クライアントＰＣのユーザが操作部３５を操作し、入力メモ表示部４５（図３参照）に議事録メモを入力して確定指示を行うと（Ｓ２：ＹＥＳ）、クライアントＰＣのＣＰＵ１０は、議事録メモの入力を受け付ける（Ｓ４）。詳細には、入力された議事録メモの文字データが、その時点で計測されている時間の情報に対応付けられて、ＨＤＤ１３に記憶される。処理はＳ３へ移行する。ホストＰＣから議事録メモの送信指示を受信すると（Ｓ３：ＹＥＳ）、クライアントＰＣのＣＰＵ１０は、ＨＤＤ１３に記憶した全ての議事録メモのデータを、対応付けた時間の情報と共にホストＰＣに送信する（Ｓ５）。クライアント処理は終了する。

図５から図７を参照して、議事録を作成するためにホストＰＣが実行するホスト処理について説明する。ユーザが操作部３５を操作し、遠隔会議を実行する指示をホストＰＣに入力すると、ホストＰＣのＣＰＵ１０は、ＨＤＤ１３に記憶されているプログラムに従ってホスト処理を実行する。ホスト処理は、前述した遠隔会議を実行するための処理と並行して行われる。

ホスト処理が開始されると、クライアント処理開始時の処理と同様に、通信システム１００内の他のＰＣ１との間で時刻が統一化されて、時間の計測が開始される（Ｓ１１）。操作部３５によって議事録メモが入力されたか否かが判断される（Ｓ１２）。入力されていなければ（Ｓ１２：ＮＯ）、遠隔会議が終了したか否かが判断される（Ｓ１３）。遠隔会議が終了していなければ（Ｓ１３：ＮＯ）、Ｓ１２およびＳ１３の判断が繰り返される。

ホストＰＣのユーザが操作部３５を操作し、入力メモ表示部４５（図３参照）に議事録メモを入力して確定指示を行うと（Ｓ１２：ＹＥＳ）、ホストＰＣのＣＰＵ１０は、議事録メモの入力を受け付ける（Ｓ１４）。詳細には、クライアント処理と同様に、入力された議事録メモの文字データが、その時点で計測されている時間の情報に対応付けられて、ＨＤＤ１３に記憶される。処理はＳ１３へ移行する。遠隔会議を実行するためにホスト処理と並行して行われている処理が終了すると（Ｓ１３：ＹＥＳ）、ホストＰＣのＣＰＵ１０は、議事録メモから議事録を作成する処理を行う。

クライアントＰＣによって時間の情報と共に記憶された議事録メモの全てを、ホストＰＣへ送信させるために、送信指示が各クライアントＰＣに対して送信される（Ｓ１６）。各クライアントＰＣから送信された議事録メモ、およびホストＰＣ自身が入力を受け付けた議事録メモの全てが取得される（Ｓ１７）。第一の実施形態の通信システム１００は、遠隔会議終了後に議事録メモをホストＰＣに集約するため、遠隔会議中に送受信されるデータの量が増加することを防止することができる。従って、遠隔会議が円滑に実行される。

図６に示すように、取得された議事録メモは、議事録メモを受け付けたＰＣ１のそれぞれに対応付けられてＲＡＭ１２に記憶される。前述したように、各議事録メモには、議事録メモの入力の確定指示が行われた時間の情報が対応付けられている。遠隔会議中には、各ユーザは、それぞれ独自に議事録メモの入力内容を判断する。しかし、ユーザは遠隔会議の進行状況に応じて入力内容を判断するため、各ユーザが議事録メモを入力した時間が近ければ、議事録メモの内容は同一の内容となる可能性が高い。従って、ホストＰＣのＣＰＵ１０は、通信システム１００内の各ＰＣ１が入力した全ての議事録メモ（図６参照）から、各議事録メモに対応付けられた時間の情報に基づいて、議事録に含める議事録メモを抽出する。

図５の説明に戻る。同一時間帯に入力された１または複数の議事録メモを特定するための処理が行われる（Ｓ１８〜Ｓ２０）。まず、未だ特定されていない議事録メモのうち、対応付けられている時間（入力時間）が最も早い議事録メモの入力時間が取得される（Ｓ１８）。図６に示す例では、Ａ拠点で「１０：００」に入力された議事録メモの入力時間が最も早いため、「１０：００」が取得される。

議事録メモを抽出するための時間帯が、１つ設定される（Ｓ１９）。ホストＰＣは、同一時間帯に含まれる複数の議事録メモが同一の内容であると仮定して以後の処理を行う。時間帯の始点は、Ｓ１８で取得された時間に設定される。各ユーザが時間帯の始点から所定時間（例えば、図７に示す例では５分）以内に入力した議事録メモが１つ以下であれば、時間帯の終点は始点から所定時間後に設定される。ホストＰＣは、１つの時間帯を所定時間以下とすることで、所定時間経過後に入力された（異なる時間帯に入力された）議事録メモの内容が異なると仮定して以後の処理を行うことができる。一方、１人のユーザが始点から所定時間以内に２つ目の議事録メモを入力している場合には、１つ目の議事録メモの入力時点と２つ目の入力時点とで会議内容が異なっていることが想定される。従って、いずれかのユーザが最初に２つ目の議事録メモを入力した時点の直前（例えば、２つ目の入力時点の１秒前）が、時間帯の終点に設定される。その結果、ホストＰＣは、議事録に含めることが必要な内容が議事録に含まれなくなる可能性を低下させることができる。

具体的には、図６に示す例では、Ｓ１８で「１０：００」が取得されると、時間帯の始点が「１０：００」に設定される。「１０：００」から５分以内に同一ユーザが２つ目の議事録メモを入力しているか否かが探索される。「１０：００」から５分以内の時間帯において、拠点Ａおよび拠点Ｂでは１つの議事録メモのみが入力されており、拠点Ｃでは議事録メモは１つも入力されていない。従って、図７に示すように、始点が「１０：００」、終点が５分後である「１０：０５」（詳細には、「１０：０５」の１秒前）である時間帯が１つ設定される。ホストＰＣは、「１０：０５」以降に入力された議事録メモの内容が、「１０：０５」よりも前に入力された議事録メモの内容とは異なると仮定して、以降の処理を行なうことができる。

「１０：０５」よりも前に入力された議事録メモが、議事録に含める候補として既に特定されていた場合には、Ｓ１８では、最も早い入力時間として「１０：０８」が取得される。Ｓ１９では、時間帯の始点が「１０：０８」に設定される。「１０：０８」から５分以内の時間帯において、拠点Ａでは議事録メモは１つも入力されておらず、拠点Ｂおよび拠点Ｃでは１つの議事録メモのみが入力されている。従って、図７に示すように、始点が「１０：０８」、終点が「１０：１３」である時間帯が１つ設定される。

「１０：１３」よりも前に入力された議事録メモが既に候補として特定されていた場合には、Ｓ１８では、最も早い入力時間として「１０：１４」が取得される。Ｓ１９では、時間帯の始点が「１０：１４」に設定される。「１０：１４」から５分以内の時間帯に同一ユーザが２つ目の議事録メモを入力しているか否かが探索される。図６に示す例では、拠点Ａのユーザは、「１０：１４」に１つ目の議事録メモを入力し、さらに２分後の「１０：１６」に２つ目の議事録メモを入力している。拠点Ｃのユーザは、「１０：１４」に１つ目の議事録メモを入力し、さらに３分後の「１０：１７」に２つ目の議事録メモを入力している。従って、図７に示すように、２つ目の議事録メモが最初に入力された時間である「１０：１６」が時間帯の終点に設定されて、１つの時間帯が設定される。以降も同様のアルゴリズムに従って時間帯が設定される。

図５の説明に戻る。時間帯が設定されると（Ｓ１９）、設定された１つの時間帯に含まれる１または複数の議事録メモが、議事録に含める候補として特定される（Ｓ２０）。不要な議事録メモが議事録に含まれる可能性を低下させるために、Ｓ２０で特定された議事録メモが所定数以上であるか否かが判断される（Ｓ２１）。判断基準となる所定数は任意に設定できる。第一の実施形態では、通信システム１００内のＰＣ１の半数以上の自然数のうちの最小値が所定数とされる。よって、図６および図７に示す例では「２」が所定数とされる。１つの時間帯に含まれる議事録が所定数以上であれば（Ｓ２１：ＹＥＳ）、特定された複数の議事録メモが、議事録に含める内容を示す議事録メモとして選択される（Ｓ２３）。

図７に示す例では、「１０：２９〜１０：３４」の時間帯、および「１０：４５〜１０：５０」の時間帯では、候補として特定される議事録メモの数は１つのみであり、所定数よりも小さい。しかし、上記の時間帯以外の全ての時間帯では、特定される議事録メモの数は２つまたは３つであるため、議事録に含める内容を示す議事録メモとして選択される。

１つの時間帯に含まれる議事録が所定数未満であれば（Ｓ２１：ＮＯ）、特定された議事録メモの中に、あらかじめ定められたキーワードが含まれているか否かが判断される（Ｓ２２）。キーワードは、議事録を作成するための重要な内容が入力される際に含まれる可能性が高い単語および文章である。第一の実施形態では、複数のキーワードがあらかじめＨＤＤ１３に記憶されている。例えば、期限を示す内容が議事録メモとして入力される場合のキーワードである「期限」、遠隔会議の議題が入力される場合のキーワードである「議題」、会議の結果が入力される場合に含まれる可能性が高いキーワードである「まとめ」「結果」「目標」等が、ＨＤＤ１３に記憶されている。議事録メモにキーワードが含まれている場合には（Ｓ２２：ＹＥＳ）、キーワードを含む議事録メモが、議事録に含める内容を示す議事録メモとして選択される（Ｓ２４）。従って、ホストＰＣは、議事録に含めることが必要な議事録メモが議事録に含まれない可能性を低下させることができる。キーワードが含まれていなければ（Ｓ２２：ＮＯ）、特定された議事録メモは議事録に含まれずに、処理はそのままＳ２８の判断へ移行する。

図７に示す例では、「１０：２９〜１０：３４」の時間帯、および「１０：４５〜１０：５０」の時間帯では、議事録メモの数が所定数未満である。しかし、「１０：２９〜１０：３４」の時間帯の議事録メモは、キーワードである「期限」を含むため、議事録に含める内容を示す議事録メモとして選択される。一方、「１０：４５〜１０：５０」の時間帯の議事録メモは、キーワードを含まないため、議事録には含まれない。

議事録に含める内容を示す議事録メモが選択されると（Ｓ２３、Ｓ２４）、複数のＰＣ１に優先順位が設定されているか否かが判断される（Ｓ２５）。ユーザは、同一内容である可能性が高い複数の議事録メモの１つを、議事録に含める議事録メモとして抽出させる場合に、ＰＣ１の優先順位に従って議事録メモをホストＰＣに抽出させることができる。例えば、ユーザは、遠隔会議の書記を担当するユーザの優先順位を１番、司会を担当するユーザの優先順位を２番として、遠隔会議開始時にあらかじめホストＰＣに入力することができる。ホストＰＣのＣＰＵ１０は、優先順位が設定されている場合には（Ｓ２５：ＹＥＳ）、選択された１または複数の議事録メモのうち、設定されている優先順位が最も高いユーザのＰＣ１において入力された議事録メモを、議事録に含める議事録メモとして抽出する（Ｓ２７）。優先順位が設定されていない場合には（Ｓ２５：ＮＯ）、選択された１または複数の議事録メモのうち、文字数が最も少ない議事録メモが抽出される（Ｓ２６）。ＣＰＵ１０は、文字数が最も少ない議事録メモを抽出することで、簡潔で読みやすい議事録を作成することができる。

取得された議事録メモの全てが、議事録に含める候補として既に特定されたか否かが判断される（Ｓ２８）。全ての議事録メモが特定されていなければ（Ｓ２８：ＮＯ）、処理はＳ１８へ戻り、時間帯の設定、および議事録メモの抽出等の処理が繰り返される（Ｓ１８〜Ｓ２７）。取得された議事録メモの全てが特定された場合には（Ｓ２８：ＹＥＳ）、抽出された議事録メモが、対応付けられている時間順に並べられて、議事録が作成される（Ｓ２９）。その結果、図７の右に例示するような議事録が作成される。図７は、拠点Ａ、拠点Ｃ、拠点Ｂの順にＰＣ１に優先順位が設定されている場合に作成される議事録を例示している。作成される議事録は、ユーザが必要であると判断した内容を効率よく抽出して作成された議事録である。同一時間帯に入力された同一内容の議事録メモは重複しておらず、且つ必要な内容が議事録に含まれている。作成された議事録は、ＨＤＤ１３に記憶される。ホスト処理は終了する。

以上説明したように、第一の実施形態に係る通信システム１００は、議事録を作成するためにユーザによって入力される議事録メモに、時間の情報を対応付ける。通信システム１００は、入力された１または複数の議事録メモの中から、時間の情報に基づいて議事録メモを抽出し、議事録を作成する。従って、通信システム１００は、ユーザが議事録を作成するために必要であると判断した情報を、時間の情報に基づいて効率よく抽出し、最適な議事録を作成することができる。通信システム１００は、遠隔会議中に入力された音声等を記憶する必要はなく、議事録メモのみを記憶すれば議事録を作成できる。よって、通信システム１００は、議事録を作成するために記憶する情報のデータ量を低下させることができる。

詳細には、通信システム１００は、遠隔会議が開始してから終了するまでの間に、他の時間帯に重複しないように１または複数の時間帯を設定する。通信システム１００は、同一の時間帯に入力された議事録メモの中から最大で１つを、議事録に含める議事録メモとして抽出する。同一時間帯には、複数のユーザによって同一内容の議事録メモが入力され易い。従って、通信システム１００は、同一時間帯に複数のユーザによって入力された同一内容の議事録メモが、重複して議事録に含まれることを、議事録メモに対応付けられた時間の情報によって効率よく防止することができる。その結果、通信システム１００は、必要な内容を含み、且つ同一内容の重複がない議事録を、容易に作成することができる。

通信システム１００は、所定数以上の数のユーザが議事録に含めるべきと判断した内容を、適切に議事録に含めることができる。その結果、通信システム１００は、必要な内容を容易に議事録に含めることができる。通信システム１００は、同一時間帯に属する議事録メモの中に、所定のキーワードを含む議事録メモが存在する場合に、議事録メモの内容を議事録に含めることができる。従って、議事録を作成するために重要なキーワードがあらかじめ設定されていれば、ユーザは、必要な内容が含まれた議事録を容易に通信システム１００に作成させることができる。

通信システム１００は、１つの時間帯に複数の議事録メモが属する場合に、あらかじめ定められた優先順位が最も高いＰＣ１に入力された議事録メモを、議事録に含める議事録メモとして抽出することができる。従って、通信システム１００は、同一時間帯に入力された同一内容の議事録メモの１つを、優先順位に従って適切に抽出することができる。通信システムは、同一時間帯に入力された同一内容の議事録メモの１つを、文字数に基づいて容易且つ適切に抽出することができる。換言すると、通信システム１００は、適切な文字数の議事録メモを議事録に含めることができる。

上記第一の実施形態において、ＰＣ１が本発明の「通信装置」に相当する。複数のＰＣ１のうち、ホストＰＣとして動作するＰＣ１が、「議事録作成装置」に相当する。図４のＳ４および図５のＳ１４で議事録メモの入力を受け付けるＣＰＵ１０が「受付手段」として機能する。図４のＳ４および図５のＳ１４で議事録メモに時間の情報を対応付けるＣＰＵ１０が「対応付け手段」として機能する。図４のＳ５で議事録メモのデータをホストＰＣに送信するＣＰＵ１０が「送信手段」として機能する。図５のＳ１７で議事録メモのデータを取得するＣＰＵ１０が「取得手段」として機能する。図５のＳ１８〜Ｓ１９で議事録メモを作成するＣＰＵ１０が「作成手段」として機能する。

図５のＳ２０で議事録に含める候補となる議事録メモを時間帯毎に特定するＣＰＵ１０が「特定手段」として機能する。図５のＳ２１〜Ｓ２７で最大１つの議事録メモを抽出するＣＰＵ１０が「抽出手段」として機能する。図５のＳ２１で議事録メモの数が所定数以上であるか否かを判断するＣＰＵ１０が「第一判断手段」として機能する。図５のＳ２２でキーワードを含む議事録メモがあるか否かを判断するＣＰＵ１０が「第二判断手段」として機能する。

図４のＳ４および図５のＳ１４で議事録メモの入力を受け付ける処理が「受付ステップ」に相当する。図４のＳ４および図５のＳ１４で議事録メモに時間の情報を対応付ける処理が「対応付けステップ」に相当する。図４のＳ５で議事録メモのデータをホストＰＣに送信する処理が「送信ステップ」に相当する。図５のＳ１７で議事録メモのデータを取得する処理が「取得ステップ」に相当する。図５のＳ１８〜Ｓ１９で議事録メモを作成する処理が「作成ステップ」に相当する。

本発明の第二の実施形態に係る通信システム２００、および通信システム２００が備えるサーバ１０１およびＰＣ１０２について、図８から図１０を参照して説明する。第二の実施形態に係る通信システム２００は、システム構成および実行される処理の一部が、第一の実施形態に係る通信システム１００の構成および処理と異なるのみである。よって、同一の構成および処理については説明を簡略化する。

図８を参照して、第二の実施形態に係る通信システム２００のシステム構成について説明する。通信システム２００は、サーバ１０１と、複数のＰＣ１０２とを備える。各ＰＣ１０２は、サーバ１０１を介して他のＰＣ１０２との間でデータを送受信する。その結果、各ＰＣ１０２が配置されている複数の拠点の音声および映像が、通信システム２００内で共有される。第二の実施形態でも、第一の実施形態と同様、ＰＣ１０２の代わりにテレビ会議端末等を使用することも可能である。

図８を参照して、サーバ１０１の電気的構成について説明する。サーバ１０１は、ＣＰＵ１１０を備える。ＣＰＵ１１０には、ＲＯＭ１１１、ＲＡＭ１１２、ＨＤＤ１１３、および入出力インターフェース１１９が、バス１１８を介して接続されている。さらに、入出力インターフェース１１９には、外部通信Ｉ／Ｆ１２６が接続されている。サーバ１０１は、外部通信Ｉ／Ｆ１２６によってネットワーク８に接続される。なお、ＰＣ１０２の電気的構成は、第一の実施形態に係るＰＣ１の電気的構成と同一であるため、この説明を省略する。

図９を参照して、第二の実施形態に係るＰＣ１０２が実行するクライアント処理について説明する。ユーザが操作部３５を操作し、遠隔会議を実行する指示をＰＣ１０２に入力すると、ＰＣ１０２のＣＰＵは、ＨＤＤ１３に記憶されているプログラムに従ってクライアント処理を実行する。処理が開始されると、ユーザによって議事録メモが入力されたか否かが判断される（Ｓ５２）。議事録メモが入力された場合には（Ｓ５２：ＹＥＳ）、文字データである議事録メモのデータがすぐにサーバ１０１へ送信される（Ｓ５４）。入力されていなければ（Ｓ５２：ＮＯ）、サーバ１０１から遠隔会議を終了させる指示を入力したか否かが判断される（Ｓ５３）。終了指示を入力していなければ（Ｓ５３：ＮＯ）、Ｓ５２およびＳ５３の判断が繰り返される。終了指示を入力すると（Ｓ５３：ＹＥＳ）、クライアント処理は終了する。

図１０を参照して、第二の実施形態に係るサーバ１０１が実行するサーバ処理について説明する。サーバ１０１のＣＰＵ１１０は、遠隔会議を実行する指示をＰＣ１０２のいずれかから受信すると、ＨＤＤ１１３に記憶されているプログラムに従ってサーバ処理を実行する。処理が開始されると、時間の計測が開始される（Ｓ６１）。ＰＣ１０２から議事録メモのデータを受信したか否かが判断される（Ｓ６２）。受信した場合には（Ｓ６２：ＹＥＳ）、受信した議事録メモのデータが、その時点で計測されている時間の情報に対応付けられて、ＨＤＤ１１３に記憶される（Ｓ６４）。つまり、いずれのＰＣ１０２に入力された議事録メモに対しても、サーバ１０１で計測されている時間が対応付けられる。よって、通信システム２００内で時刻を統一化する必要はない。議事録メモのデータを受信していない場合には（Ｓ６２：ＮＯ）、遠隔会議を終了させる指示をいずれかのＰＣ１０２から受信したか否かが判断される（Ｓ６３）。受信していなければ（Ｓ６３：ＮＯ）、処理はＳ６２の判断へ戻る。

遠隔会議の終了指示を受信すると（Ｓ６３：ＹＥＳ）、議事録メモから議事録を作成する処理が行われる。まず、議事録に含める候補として未だ特定されていない議事録メモのうち、対応付けられている時間（サーバがデータを受信した受信時間）が最も早い議事録メモの受信時間が取得される（Ｓ６５）。議事録メモを抽出するための時間帯が、１つ設定される（Ｓ６６）。第二の実施形態では、所定時間（例えば、３分）内に同一ユーザが２つ目の議事録メモを入力したか否かに関わらず、時間帯の始点がＳ６５で取得された受信時間に設定され、受信時間から所定時間経過後が時間帯の終点に設定される。この場合、ユーザは、同一内容の議事録メモを繰り返し入力することで、入力した内容が議事録に含まれる可能性を上げることができる。

設定された時間帯に含まれる１または複数の議事録メモが、議事録に含める候補として特定される（Ｓ６７）。設定された１つの時間帯に含まれる議事録メモが複数であるか否かが判断される（Ｓ６８）。１つであれば（Ｓ６８：ＮＯ）、議事録メモに所定のキーワードが含まれるか否かに関わらず、特定された１つの議事録メモが、議事録に含める議事録メモとして抽出される（Ｓ６９）。処理はＳ７３の判断へ移行する。第二の実施形態では、全ての時間帯から最低１つの議事録メモが抽出される。よって、通信システム２００は、必要な内容が含まれていない議事録が作成されることを、より強く防止することができる。

１つの時間帯に含まれる議事録メモが複数である場合には（Ｓ６８：ＹＥＳ）、複数のＰＣ１０２に優先順位が設定されているか否かが判断される（Ｓ７０）。設定されている場合には（Ｓ７０：ＹＥＳ）、優先順位が最も高いユーザの議事録メモが、議事録に含める議事録メモとして抽出される（Ｓ７２）。優先順位が設定されていない場合には（Ｓ７０：ＮＯ）、特定された複数の議事録メモのうち、文字数が最も多い議事録メモが抽出される（Ｓ７１）。ＣＰＵ１１０は、文字数が最も多い議事録メモを抽出することで、情報量が多い議事録を容易に作成することができる。なお、Ｓ７１およびＳ７２の処理を行っても未だ複数の議事録メモが抽出される場合には、ＣＰＵ１１０は、複数の議事録メモを議事録に含めてもよいし、複数の議事録メモの１つをランダムに選んで議事録メモに含めてもよい。

受信した全ての議事録メモが、議事録に含める候補として既に特定されたか否かが判断される（Ｓ７３）。全ての議事録メモが特定されていなければ（Ｓ７３：ＮＯ）、処理はＳ６５へ戻る。受信した議事録メモの全てが特定された場合には（Ｓ７３：ＹＥＳ）、抽出された議事録メモが、対応付けられている時間順に並べられて、議事録が作成される（Ｓ７４）。作成された議事録が、通信システム２００内のＰＣ１０２の各々に送信される（Ｓ７５）。サーバ１０１は、作成した議事録を各ＰＣ１０２に送信することで、議事録を通信システム２００内で容易に共有することができる。サーバ処理は終了する。

以上説明したように、ＰＣ１０２の各々に接続されているサーバ１０１が、遠隔会議の議事録を作成することもできる。第二の実施形態に係るサーバ１０１は、第一の実施形態に係る通信システム１００と同様に、ユーザが必要であると判断した情報を、時間の情報に基づいて効率よく抽出し、最適な議事録を作成することができる。

第二の実施形態におけるサーバ１０１が本発明の「議事録作成装置」に相当する。図１０のＳ６４で議事録メモのデータをＰＣ１０２から取得するＣＰＵ１１０が「取得手段」として機能する。図１０のＳ６４で議事録メモに時間の情報を対応付けるＣＰＵ１１０が「対応付け手段」として機能する。図１０のＳ６５〜Ｓ７４で議事録を作成するＣＰＵ１１０が「作成手段」として機能する。図１０のＳ６４で議事録メモのデータをＰＣ１０２から取得する処理が「取得ステップ」に相当する。図１０のＳ６４で議事録メモに時間の情報を対応付ける処理が「対応付けステップ」に相当する。図１０のＳ６５〜Ｓ７４で議事録を作成する処理が「作成ステップ」に相当する。

本発明は上記実施形態に限定されることはなく、様々な変形が可能であることは言うまでもない。上記実施形態の通信システム１００，２００は、音声を利用して遠隔会議を実行するためのテレビ会議システムである。しかし、本発明は他の形態の通信システムにも適用できる。例えば、各通信装置が文字データを他の通信装置との間で送受信する、所謂「チャット」を行う通信システムにも、本発明は適用できる。映像を用いずに、音声または文字のデータのみを送受信する通信システムにも適用できる。音声に加えて図、写真等の資料データを共有しながら遠隔会議を実行する通信システムにも本発明は適用できる。

第一の実施形態の通信システム１００は、複数のＰＣ１が相互にＰ２Ｐでデータを送受信する、所謂Ｐ２Ｐ型の通信システムである。しかし、複数のＰＣ１がサーバを介してデータを送受信する通信システム（所謂「サーバ型」の通信システム）に、第一の実施形態の通信システム１００を変更することも可能である。同様に、第二の実施形態に係るサーバ型の通信システム２００を、Ｐ２Ｐ型の通信システムに変更することもできる。

上記実施形態では、ユーザによって入力された議事録メモに対応付けられる時間は、第一の実施形態では入力の確定指示が行われた時間であり、第二の実施形態ではサーバ１０１がＰＣ１０２から議事録メモを受信した時間である。議事録メモに対応付けられる時間はこれに限られない。例えば、ＰＣ１，１０２が議事録メモをＨＤＤ１３に記憶した時間でもよい。ユーザが議事録メモの入力を開始した時間でもよい。

上記実施形態では、入力が開始されてから確定指示が行われるまでに入力された文字を１つの議事録メモの単位として、各種処理が行われている。しかし、１文を１つの単位としてもよい。句読点が入力される毎に議事録メモの単位を区切ってもよい。段落毎に単位を区切ってもよい。

上記第二の実施形態では、設定される１つの時間帯の長さは５分で固定されている。しかし、１つの時間帯の長さは変更できる。例えば、ユーザが１つの時間帯の長さを指定してもよい。ユーザが１つの時間帯の長さを長くすれば、各ユーザによって同一内容の議事録メモが入力される時間にずれが生じても、同一内容の議事録メモが同一の時間帯に含まれやすくなる。ユーザが１つの時間帯の長さを短くすれば、同一の時間帯に異なる内容の議事録メモが含まれにくくなる。通信システムは、議事録メモが入力される頻度に応じて１つの時間帯の長さを変更してもよい。例えば、通信システムは、短時間の間に多数の議事録メモが入力される場合には時間帯の長さを短くし、議事録メモの入力頻度が低ければ時間帯の長さを長くすればよい。

上記実施形態の通信システム１００，２００は、同一時間帯に属する議事録メモが複数特定された場合、ＰＣ１，１０２の優先順位または議事録メモの文字数に基づいて、議事録に含める議事録メモを１つ抽出する。しかし、１つの議事録メモを抽出する方法は、これらに限られない。例えば、通信システムは、複数の議事録メモの１つを、乱数等を用いてランダムに抽出してもよい。通信システムは、システムに接続した順に各ＰＣに自動的に優先順位を設定し、設定した優先順位に従って議事録メモを抽出してもよい。

文字数に基づいて１つの議事録メモを抽出する方法は、上記実施形態で示した方法に限られない。例えば、通信システムは、文字数が所定数以上である議事録メモのうち、文字数が最も少ない議事録メモを、議事録に含める議事録メモとして抽出してもよい。この場合、通信システムは、文字数が所定数未満である議事録メモを抽出することがない。従って、通信システムは、情報量が不十分な議事録メモ（例えば、メモの入力中に誤って確定指示が入力された議事録メモ等）が議事録に含まれることを防止することができる。通信システムは、文字数が最も少ない議事録メモを抽出する設定（第一の実施形態における設定）、および、文字数が最も多い議事録メモを抽出する設定（第二の実施形態における設定）のいずれかを、ユーザに選択させてもよい。

１ＰＣ
１０ＣＰＵ
１３ＨＤＤ
３４表示装置
３５操作部
１００通信システム
１０１サーバ
１０２ＰＣ
１１０ＣＰＵ
１１３ＨＤＤ
２００通信システム

Claims

複数のユーザが遠隔会議を実行するために、複数の拠点の各々における音声のデータおよび文字データの少なくともいずれかを含むデータを相互に送受信する複数の通信装置と、
前記複数の通信装置に接続する装置、または前記複数の通信装置の少なくともいずれかであり、前記遠隔会議の内容の記録である議事録を作成する議事録作成装置と
を備えた通信システムであって、
前記通信装置は、
遠隔会議中に、前記議事録を作成するためにユーザによって入力される文字データである議事録メモの入力を受け付ける受付手段と、
前記受付手段によって議事録メモの入力が受け付けられた場合に、時間の情報を前記議事録メモに対応付ける対応付け手段と、
前記対応付け手段によって時間の情報が対応付けられた議事録メモのデータを前記議事録作成装置に送信する送信手段とを備え、
前記議事録作成装置は、
前記複数の通信装置から議事録メモのデータを取得する取得手段と、
前記取得手段によって取得された１または複数の議事録メモの中から、それぞれの議事録メモに対応付けられている時間の情報に基づいて前記議事録に含める議事録メモを抽出することで、議事録を作成する作成手段と
を備え、
前記作成手段は、
会議の開始から終了までの間に設定された複数の時間帯のそれぞれについて、前記対応付け手段によって対応付けられている時間が前記時間帯に含まれる１または複数の議事録メモを特定する特定手段と、
前記特定手段によって１つの時間帯について特定された１または複数の議事録メモの中から、前記議事録に含める議事録メモを所定条件に基づいて抽出する抽出手段と
を備え、
前記作成手段は、前記抽出手段が前記１つの時間帯に含まれる前記１または複数の議事録メモの中から前記所定条件に基づいて議事録メモを１つも抽出しなかった場合には、当該１つの時間帯に含まれる前記１または複数の議事録メモを議事録に含めず、前記抽出手段が前記１つの時間帯に含まれる前記１または複数の議事録メモの中から前記所定条件に基づいて議事録メモを抽出した場合には、抽出された議事録メモを含む議事録を作成し、
前記議事録作成装置はさらに、前記作成手段によって作成された１または複数の前記抽出された議事録メモを含む議事録を保存手段に保存させる保存制御手段を備えることを特徴とする通信システム。
複数のユーザが遠隔会議を実行するために、複数の拠点の各々における音声のデータおよび文字データの少なくともいずれかを含むデータを相互に送受信する複数の通信装置と、
前記複数の通信装置に接続する装置、または前記複数の通信装置の少なくともいずれかであり、前記遠隔会議の内容の記録である議事録を作成する議事録作成装置と、
を備えた通信システムであって、
前記通信装置は、
遠隔会議中に、前記議事録を作成するためにユーザによって入力される文字データである議事録メモの入力を受け付ける受付手段と、
前記受付手段によって議事録メモの入力が受け付けられた場合に、時間の情報を前記議事録メモに対応付ける対応付け手段と、
前記対応付け手段によって時間の情報が対応付けられた議事録メモのデータを前記議事録作成装置に送信する送信手段とを備え、
前記議事録作成装置は、
前記複数の通信装置から議事録メモのデータを取得する取得手段と、
前記取得手段によって取得された１または複数の議事録メモの中から、それぞれの議事録メモに対応付けられている時間の情報に基づいて前記議事録に含める議事録メモを抽出することで、議事録を作成する作成手段と
を備え、
前記作成手段は、
前記取得手段によって取得された１または複数の議事録メモのそれぞれの議事録メモに対応付けられている時間の情報に基づいて、前記複数の通信装置のうちの、同一の通信装置から取得される前記議事録メモのデータの数が同一の時間帯において１以下となるように、会議の開始から終了までの間に複数の時間帯を設定する時間帯設定手段と、
前記時間帯設定手段によって設定された前記複数の時間帯のそれぞれについて、前記対応付け手段によって対応付けられている時間が前記時間帯に含まれる１または複数の議事録メモを特定する特定手段と、
前記特定手段によって１つの時間帯について特定された１または複数の議事録メモの中から最大で１つの議事録メモを、前記議事録に含める議事録メモとして所定条件に基づいて抽出する抽出手段と
を備えることを特徴とする通信システム。
複数のユーザが遠隔会議を実行するために、複数の拠点の各々における音声のデータおよび文字データの少なくともいずれかを含むデータを相互に送受信する複数の通信装置と、
前記複数の通信装置に接続する装置、または前記複数の通信装置の少なくともいずれかであり、前記遠隔会議の内容の記録である議事録を作成する議事録作成装置と
を備えた通信システムであって、
前記通信装置は、
遠隔会議中に、前記議事録を作成するためにユーザによって入力される文字データである議事録メモの入力を受け付ける受付手段と、
前記受付手段によって議事録メモの入力が受け付けられた場合に、時間の情報を前記議事録メモに対応付ける対応付け手段と、
前記対応付け手段によって時間の情報が対応付けられた議事録メモのデータを前記議事録作成装置に送信する送信手段とを備え、
前記議事録作成装置は、
前記複数の通信装置から議事録メモのデータを取得する取得手段と、
前記取得手段によって取得された１または複数の議事録メモの中から、それぞれの議事録メモに対応付けられている時間の情報に基づいて前記議事録に含める議事録メモを抽出し、抽出された議事録メモの中の、あらかじめ記憶手段に記憶されたキーワードの少なくともいずれかを含む議事録メモに基づき、議事録を作成する作成手段と
を備えることを特徴とする通信システム。
前記作成手段は、
会議の開始から終了までの間に設定された複数の時間帯のそれぞれについて、前記対応付け手段によって対応付けられている時間が前記時間帯に含まれる１または複数の議事録メモを特定する特定手段と、
前記特定手段によって１つの時間帯について特定された１または複数の議事録メモの中から最大で１つの議事録メモを、前記議事録に含める議事録メモとして所定条件に基づいて抽出する抽出手段と
を備えたことを特徴とする請求項３に記載の通信システム。
前記作成手段は、
前記特定手段によって１つの時間帯について特定された議事録メモの数が閾値以上であるか否かを判断する第一判断手段をさらに備え、
前記抽出手段は、前記第一判断手段によって議事録メモの数が閾値以上であると判断された場合に１つの議事録メモを抽出することを特徴とする請求項１，２及び４のいずれかに記載の通信システム。
前記作成手段は、
前記特定手段によって１つの時間帯について特定された議事録メモの中に、あらかじめ記憶手段に記憶されたキーワードの少なくともいずれかを含む議事録メモがあるか否かを判断する第二判断手段をさらに備え、
前記抽出手段は、前記第二判断手段によってキーワードを含む議事録メモがあると判断された場合に１つの議事録メモを抽出することを特徴とする請求項１，２，４及び５のいずれかに記載の通信システム。
前記議事録作成装置は、前記取得手段によって前記複数の通信装置から取得された議事録メモのそれぞれを、議事録メモの入力を受け付けた通信装置に対応付けており、
前記抽出手段は、前記特定手段によって１つの時間帯について複数の議事録メモが特定された場合に、あらかじめ記憶手段に記憶された前記複数の通信装置の各々の優先順位に従って、前記優先順位が最も高い通信装置から取得された議事録メモを、前記議事録に含める議事録メモとして抽出することを特徴とする請求項１，２，及び４から６のいずれかに記載の通信システム。
前記抽出手段は、前記特定手段によって１つの時間帯について複数の議事録メモが特定された場合に、特定された議事録メモに含まれる文字の数に基づいて、前記議事録に含める議事録メモを抽出することを特徴とする請求項１，２，及び４から７のいずれかに記載の通信システム。
複数の拠点の各々における音声のデータおよび文字データの少なくともいずれかを含むデータを複数の通信装置間で送受信することで遠隔会議を実行する通信システムにおいて用いられる議事録作成装置に実行させる議事録作成プログラムであって、
前記議事録作成装置のコンピュータに、
遠隔会議中に、前記遠隔会議の内容の記録である議事録を作成するためにユーザによって入力される文字データである議事録メモのデータを前記通信装置から取得する取得ステップと、
前記取得ステップによって議事録メモのデータが取得された場合に、取得された前記議事録メモに時間の情報を対応付ける対応付けステップと、
前記取得ステップによって取得された１または複数の議事録メモの中から、それぞれの議事録メモに対応付けられた時間の情報に基づいて前記議事録に含める議事録メモを抽出することで、議事録を作成する作成ステップとを実行させ、
前記作成ステップでは、
会議の開始から終了までの間に設定された複数の時間帯のそれぞれについて、前記対応付けステップで対応付けられている時間が前記時間帯に含まれる１または複数の議事録メモを特定する特定ステップと、
前記特定ステップで１つの時間帯について特定された１または複数の議事録メモの中から、前記議事録に含める議事録メモを所定条件に基づいて抽出する抽出ステップと
を実行させ、
前記作成ステップでは、前記抽出ステップで前記１つの時間帯に含まれる前記１または複数の議事録メモの中から前記所定条件に基づいて議事録メモを１つも抽出されなかった場合には、当該１つの時間帯に含まれる前記１または複数の議事録メモを議事録に含めず、前記抽出ステップで前記１つの時間帯に含まれる前記１または複数の議事録メモの中から前記所定条件に基づいて議事録メモが抽出された場合には、抽出された議事録メモを含む議事録が作成され、
前記作成ステップで作成された１または複数の前記抽出された議事録メモを含む議事録を保存手段に保存させる保存制御ステップをさらに実行させるための議事録作成プログラム。
複数の拠点の各々における音声のデータおよび文字データの少なくともいずれかを含むデータを複数の通信装置間で送受信することで遠隔会議を実行する通信システムにおいて用いられる議事録作成装置に実行させる議事録作成プログラムであって、
前記議事録作成装置のコンピュータに、
遠隔会議中に、前記遠隔会議の内容の記録である議事録を作成するためにユーザによって入力される文字データである議事録メモのデータを前記通信装置から取得する取得ステップと、
前記取得ステップによって議事録メモのデータが取得された場合に、取得された前記議事録メモに時間の情報を対応付ける対応付けステップと、
前記取得ステップによって取得された１または複数の議事録メモの中から、それぞれの議事録メモに対応付けられた時間の情報に基づいて前記議事録に含める議事録メモを抽出することで、議事録を作成する作成ステップとを実行させ、
前記作成ステップでは、
前記取得ステップによって取得された１または複数の議事録メモのそれぞれの議事録メモに対応付けられている時間の情報に基づいて、会議の開始から終了までの間に複数の時間帯を設定する時間帯設定ステップと、
前記時間帯設定ステップで設定された複数の時間帯のそれぞれについて、前記対応付けステップによって対応付けられている時間が前記時間帯に含まれる１または複数の議事録メモを特定する特定ステップと、
前記特定ステップによって１つの時間帯について特定された１または複数の議事録メモの中から最大で１つの議事録メモを、前記議事録に含める議事録メモとして所定条件に基づいて抽出する抽出ステップと
を実行させるための議事録作成プログラム。
複数の拠点の各々における音声のデータおよび文字データの少なくともいずれかを含むデータを複数の通信装置間で送受信することで遠隔会議を実行する通信システムにおいて用いられる議事録作成装置に実行させる議事録作成プログラムであって、
前記議事録作成装置のコンピュータに、
遠隔会議中に、前記遠隔会議の内容の記録である議事録を作成するためにユーザによって入力される文字データである議事録メモのデータを前記通信装置から取得する取得ステップと、
前記取得ステップによって議事録メモのデータが取得された場合に、取得された前記議事録メモに時間の情報を対応付ける対応付けステップと、
前記取得ステップによって取得された１または複数の議事録メモの中から、それぞれの議事録メモに対応付けられた時間の情報に基づいて前記議事録に含める議事録メモを抽出し、抽出された議事録メモの中の、あらかじめ記憶手段に記憶されたキーワードの少なくともいずれかを含む議事録メモに基づき、議事録を作成する作成ステップと
を実行させるための議事録作成プログラム。