JP6131812B2 - 議事録作成システム、議事録作成装置及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、議事録作成システム、議事録作成装置及びプログラムに関する。

会議の議事録を作成する場合、一般的には、会議参加者の中から書記を決定し、決定された書記が会議参加者の発言内容等を記録して議事録を作成する。また書記は、会議中に議事録を完成できなかった場合は、会議終了後に、会議を録音した音声データに基づいて議事録を完成させたり、知見のない議題について調べた上で議事録を完成させたりする。

特許文献１には、会議録を短時間で作成できる会議録作成支援装置が記載されている。この会議録作成支援装置では、テレビ会議などのマルチメディア情報を用いた会議システムにおいて、カメラなどの動画入力装置、マイクなどの音声入力装置、ペン入力装置、マウスなどのポインティング装置、キーボードなどのキー入力装置から入力されるマルチメディア情報からキーワードを抽出することにより検索用ファイルを作成し、この検索用ファイルを参照し、重要な項目のあった場面を検索編集することにより会議録を作成する。

特開平７−１８２３６５号公報

本発明は、会議の内容に応じた適切な議事録を迅速に作成することができる議事録作成システム、議事録作成装置及びプログラムを提供することを目的とする。

本発明の請求項１に係る議事録作成システムは、会議中に議事録作成者が操作手段を用いて議事録を作成する際に該議事録作成者が該操作手段を操作した操作内容を、前記議事録を構成する議事録メモ毎に取得する操作情報取得手段と、少なくとも前記操作情報取得手段により取得された前記議事録メモに対する前記操作内容に基づいて、該議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要があるか否かを判定する委任判定手段と、前記議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要がある場合に、会議参加者の中から前記議事録メモの作成を委任する委任参加者を決定する委任先決定手段と、を含むことを特徴とする。

本発明の請求項２に係る議事録作成システムは、請求項１に記載の構成において、前記委任判定手段は、前記議事録メモを作成する際に前記操作手段により入力した文字数及び削除した文字数の少なくとも何れか一方に基づいて、該議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要があるか否かを判定する。

本発明の請求項３に係る議事録作成システムは、請求項１に記載の構成において、前記委任判定手段は、前記議事録メモの文字数を、該議事録メモを作成する際に前記操作手段により入力した文字数で除した値が予め設定された閾値を下回った場合に、該議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要があると判定する。

本発明の請求項４に係る議事録作成システムは、請求項１に記載の構成において、前記委任判定手段は、前記議事録メモを作成する際に前記議事録作成者が用語を検索する操作を行った場合に、該議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要があると判定する。

本発明の請求項５に係る議事録作成システムは、請求項１に記載の構成において、会議中における会議参加者の発言内容を取得する音声取得部をさらに含み、前記委任判定手段は、さらに前記発言内容と前記議事録メモの内容とに基づいて、該議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要があるか否かを判定する。

本発明の請求項６に係る議事録作成システムは、請求項５に記載の構成において、前記委任判定手段は、前記議事録メモの文字数を、該議事録メモに対応する前記発言内容の文字数で除した値が予め設定された閾値を下回った場合に、該議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要があると判定する。

本発明の請求項７に係る議事録作成システムは、請求項１から６の何れか１項に記載の構成において、前記委任先決定手段は、会議参加者の情報が記憶される記憶手段を参照して、前記委任参加者を決定する。

本発明の請求項８に係る議事録作成システムは、請求項７に記載の構成において、会議中の会議参加者の様子を撮像する撮像手段をさらに含み、前記記憶手段には、前記会議参加者の様子が登録され、前記委任先決定手段は、前記会議参加者の会議中における様子に基づいて、前記委任参加者を決定する。

本発明の請求項９に係る議事録作成システムは、請求項１から８の何れか１項に記載の構成において、前記委任参加者により前記議事録メモが作成された場合に、前記議事録作成者が作成した前記議事録メモと、前記委任参加者が作成した前記議事録メモとに基づいて、前記議事録を作成する議事録作成手段をさらに含む

本発明の請求項１０に係る議事録作成装置は、会議中に議事録作成者が操作手段を用いて議事録を作成する際に該議事録作成者が該操作手段を操作した操作内容を、前記議事録を構成する議事録メモ毎に取得する操作情報取得手段と、少なくとも前記操作情報取得手段により取得された前記議事録メモに対する前記操作内容に基づいて、該議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要があるか否かを判定する委任判定手段と、前記議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要がある場合に、会議参加者の中から前記議事録メモの作成を委任する委任参加者を決定する委任先決定手段と、を含むことを特徴とする。

本発明の請求項１１に係るプログラムは、会議中に議事録作成者が操作手段を用いて議事録を作成する際に該議事録作成者が該操作手段を操作した操作内容を、前記議事録を構成する議事録メモ毎に取得する操作情報取得手段、少なくとも前記操作情報取得手段により取得された前記議事録メモに対する前記操作内容に基づいて、該議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要があるか否かを判定する委任判定手段、及び、前記議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要がある場合に、会議参加者の中から前記議事録メモの作成を委任する委任参加者を決定する委任先決定手段、としてコンピュータを機能させるためのプログラムである。このプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭなどのコンピュータ可読情報記憶媒体に格納されてもよい。

本発明の請求項１、１０、１１の構成によれば、議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要がある場合は、他の会議参加者に議事録メモの作成が委任されるため、会議の内容に応じた適切な議事録が迅速に作成される。

本発明の請求項２の構成によれば、入力文字数が少ない場合や、削除文字数が多い場合は、他の会議参加者に議事録メモの作成が委任される。

本発明の請求項３の構成によれば、入力文字確定率の値が予め設定された閾値を下回った場合は、他の会議参加者に議事録メモの作成が委任される。

本発明の請求項４の構成によれば、議事録作成者が用語を検索する操作を行った場合は、他の会議参加者に議事録メモの作成が委任される。

本発明の請求項５の構成によれば、発言内容と議事録メモの内容とに基づいて、他の会議参加者に議事録メモの作成が委任される。

本発明の請求項６の構成によれば、議事録メモの文字数を発言内容の文字数で除した値が予め設定された閾値を下回った場合に、他の会議参加者に議事録メモの作成が委任される。

本発明の請求項７の構成によれば、会議参加者の情報に基づいて委任参加者が決定される。

本発明の請求項８の構成によれば、会議参加者の会議中における様子に基づいて委任参加者が決定される。

本発明の請求項９の構成によれば、議事録作成者が作成した議事録メモと、委任参加者が作成した議事録メモとに基づいて、議事録が作成される。

本実施形態に係る議事録作成システムの全体構成図である。 本実施形態に係る議事録作成装置のハードウェア構成図である。 実施例１に係る議事録作成装置及びユーザ端末の機能ブロック図である。 議事録作成システムの動作フロー図である。 議事録テーブルの一例である。 議事録の一例である。 議事録テーブルの一例である。 議事録の一例である。 議事録テーブルの一例である。 議事録の一例である。 議事録テーブルの一例である。 参加者情報テーブルの一例である。 議事録メモ作成フォームの一例である。 議事録メモ作成フォームの一例である。 委任議事録テーブルの一例ある。 議事録の一例である。 議事録テーブルの一例である。 議事録メモ作成フォームの一例である。 議事録メモ作成フォームの一例である。 議事録の一例である。 実施例２に係る議事録作成装置及びユーザ端末の機能ブロック図である。 音声情報テーブルの一例である。

本発明の一実施形態について、図面を用いて以下に説明する。

図１は、本実施形態に係る議事録作成システムの全体構成図である。同図に示すように、議事録作成システムは、会議の議事録を作成する議事録作成装置１０と、議事録作成装置１０に通信ネットワーク２０を介して接続された複数のユーザ端末３０とを含んで構成されている。議事録作成装置１０と各ユーザ端末３０とは、ＬＡＮ（Local Area Network）やインターネット等の通信ネットワーク２０を介して相互にデータの送受信を行う。

議事録作成システムでは、例えば通信ネットワーク２０を利用した会議システムにおいて、会議に参加する複数の参加者（ユーザ）の中から決定された書記が議事録作成装置１０を使用して会議中の発言内容等を入力して議事録を作成するとともに、適切な参加者が自身のユーザ端末３０を使用して上記議事録の作成を補助することにより、会議の内容に応じた適切な議事録を迅速に完成させることを可能にする。上記会議システムには、同一室内（会議室）に在席するユーザのみが参加する会議システム、遠隔地のユーザが参加する遠隔会議システム、テレビや電話を利用した会議システム等、様々な会議システムの形態が含まれる。

図２は、議事録作成装置１０のハードウェア構成図である。同図に示すように、議事録作成装置１０は、通信部１、ＣＰＵ２、メモリ３、及び記憶部４を含むコンピュータである。これらのハードウェア要素はバスにより相互にデータの授受が可能に接続されている。通信部１は、通信ネットワーク２０（例えば社内ＬＡＮ）を介してユーザ端末３０とデータ通信する。ＣＰＵ２は装置各部を制御したり、各種の情報処理を実行したりする。メモリ３は、各種のプログラムやデータを保持する。またメモリ３には、ＣＰＵ２の作業領域も確保される。

記憶部４には、議事録ＤＢ４ａ、参加者情報ＤＢ４ｂ、及び委任議事録ＤＢ４ｃ等のデータベースが含まれている。各データベースの詳細は後述する。

ユーザ端末３０は、ＬＡＮやインターネット等の通信ネットワーク２０に接続可能な端末装置である。各ユーザは、会議において各自のユーザ端末３０を使用することができる。ユーザ端末３０には、ブラウザや電子メールクライアント等のソフトウェアが組み込まれている。ユーザ端末３０としては、例えば、パーソナルコンピュータ、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）、スマートフォン等の携帯情報端末等が用いられる。

ここで、議事録作成システムにおける議事録の作成方法について、具体例を挙げて説明する。

［実施例１］
図３は、実施例１に係る議事録作成装置１０及びユーザ端末３０の機能ブロック図である。同図に示すように、議事録作成装置１０は、操作部１１（操作手段）、議事録メモ取得部１２（議事録メモ取得手段）、操作情報取得部１３（操作情報取得手段）、議事録情報抽出部１４（議事録情報抽出手段）、委任判定部１５（委任判定手段）、委任先決定部１６（委任先決定手段）、通知部１７（通知手段）、委任議事録メモ取得部１８（委任議事録メモ取得手段）、及び、議事録作成部１９（議事録作成手段）を含んでいる。また、ユーザ端末３０は、受信部３１、委任議事録メモ入力部３２（委任議事録メモ入力手段）、送信部３３（送信手段）、及び操作部（図示せず）を含んでいる。

図４は、議事録作成システムの動作フロー図である。ここでは一例として、議事録作成装置１０と１個のユーザ端末３０を挙げて説明する。また、会議において議事録を作成する担当者として書記Ａが選任されており、書記Ａは議事録作成装置１０を使用して議事録を作成し、参加者は議事録作成装置１０にネットワーク接続された各自のユーザ端末３０を使用するものとする。なお、書記Ａは、他の参加者と同様に、ユーザ端末３０を使用してもよく、この場合は、議事録作成装置１０の操作部１１がユーザ端末３０に含まれる。

会議中、書記Ａは、参加者が発言した発言内容やこれに関連する情報等のコメント（以下、議事録メモという。）を、操作部１１（例えばキーボード）を操作して入力する。議事録メモは、例えば予め設定された入力フォームにテキスト形式で入力される。例えば、参加者Ｇが「参加者の振る舞いから情報を取得するのはどうですか。」と発言した場合、書記Ａは、議事録メモとして「会議参加者の振る舞い」を入力する。

書記Ａが議事録メモを入力すると、議事録メモ取得部１２は、入力された議事録メモのテキストデータを取得して議事録ＤＢ４ａに記憶するとともに、操作情報取得部１３は、操作部１１における書記Ａの操作情報（操作内容）を取得して議事録ＤＢ４ａに記憶する（図４のＳ１０１）。議事録ＤＢ４ａには、議事録メモと操作情報とが対応付けられて記憶される。操作情報とは、例えば、書記Ａがキーボードを用いて入力した文字数（入力文字数）、削除キーを押下した回数（削除回数）、検索ソフトを利用して検索した用語（検索ワード）、議事録メモを入力した日時（入力日時）等であり、書記Ａが操作部１１を操作した内容である。

なお、議事録メモ取得部１２及び操作情報取得部１３は、予め設定された時間間隔で区切られた情報を取得する。例えば時間間隔が１分に設定されている場合、議事録メモ取得部１２は１分間に入力された文字を１個の議事録メモとして取得し、操作情報取得部１３は、同じ時間帯の１分間に操作された操作情報を取得する。例えば、「２０１２／１１／０５ １５：３０」から「２０１２／１１／０５ １５：３１」の間に書記Ａが「構成のアイデアについて」の文字を入力し、議事録メモ取得部１２及び操作情報取得部１３が、この議事録メモ及びこれに関する操作情報を取得して議事録ＤＢ４ａに記憶したと仮定する。

図５は、議事録ＤＢ４ａに記憶される議事録テーブルの一例である。議事録テーブルには、議事録メモのＩＤ（メモＩＤ）、議事録メモの内容（メモ内容）、書記の情報、メモ文字数、及び操作情報が対応付けられている。なお、メモ文字数は、入力文字数から削除回数を減算することにより算出される。なお、議事録メモ取得部１２は、１個の議事録メモを、句点毎に区切って取得してもよい。

１個の議事録メモ及び操作情報が議事録ＤＢ４ａに記憶されると、議事録情報抽出部１４は、議事録ＤＢ４ａの議事録テーブル（図５参照）を参照して議事録情報（議事録メモ及び操作情報）を抽出する（Ｓ１０２）。ここでは、議事録情報抽出部１４は、議事録テーブルからメモＩＤ１の議事録メモ及び操作情報を抽出する。

次に、委任判定部１５は、議事録情報抽出部１４により抽出された議事録情報（議事録メモ及び操作情報）に基づいて、該議事録メモの作成を他の参加者に委任する必要があるか否かを判定する（Ｓ１０３）。例えば、委任判定部１５は、入力文字確定率の値が予め設定された閾値を下回った場合に委任が必要であると判定する。入力文字確定率は、議事録メモとして登録されたメモ文字数を、書記Ａがキーボードを用いて入力した文字数（入力文字数）で除した値（メモ文字数÷入力文字数）をいう。また上記閾値は、例えば０．６に設定される。入力文字数が多いにもかかわらずメモ文字数が少ない場合、すなわち入力文字確定率が低い場合は、書記が、一旦入力した文字の多くを削除したり、入力と削除の操作を繰り返したりしていることが考えられ、該当する議事録メモの信頼性が低くなることが予想される。そのため、入力文字確定率が閾値を下回った場合は、他の参加者に議事録メモの作成を委任することが適切である。

なお、上記閾値は会議の重要度に応じて設定されることが好ましく、例えば会議の重要度が高く議事録の信頼性を高める必要がある場合は上記閾値を高く設定し、会議の重要度が低く議事録作成の作業効率を高める場合は上記閾値を低く設定する。また、入力文字数が「０」の場合は、書記が議事録メモの作成を中断していると判断できるため、入力文字確定率の上記算出処理を行わずに、委任が必要であると判定することが好ましい。さらに、参加者情報（後述）に基づいて閾値を変更する手段（閾値調整部）を含んでいてもよい。例えば、書記が過去に関連する会議に出席した経験があったり、書記の知識量が豊富であったりする場合には、閾値を高く設定し、書記が過去に関連する会議に出席した経験がなかったり、書記の知識量が低かったりする場合には、閾値を低く設定する。

ここでは、メモＩＤ１について、入力文字確定率が０．８４（＝１１÷１３）となり閾値０．６を超えるため、委任の必要はないと判定される。

議事録メモについて委任判定部１５により委任の必要がないと判定された場合（Ｓ１０３にてＮＯ）、議事録作成部１９は、該議事録メモを議事録に反映させる（Ｓ１１０）。議事録は、議事録ＤＢ４ａに記憶されてもよいし、記憶部４の他のデータベースに記憶されてもよい。図６は、メモＩＤ１の議事録メモが反映された議事録の内容を示している。

議事録情報抽出部１４により抽出された１個の議事録情報（議事録メモ及び操作情報）について上記処理が終了すると、議事録作成を終了する旨の指示を受信したか否かを判定する（Ｓ１１１）。書記Ａが議事録作成終了の指示を行った場合（Ｓ１１１にてＹＥＳ）は議事録作成システムの処理が終了する。

書記Ａが議事録作成終了の指示を行わなかった場合（Ｓ１１１にてＮＯ）は、Ｓ１０１に戻り、議事録メモ取得部１２は次の１分間に入力された文字を取得し、操作情報取得部１３は、同じ時間帯の１分間に操作された操作情報を取得する。ここでは「２０１２／１１／０５ １５：３１」から「２０１２／１１／０５ １５：３２」の間に書記Ａが「委任先決定手段について提案」の文字を入力したとする。すると、議事録ＤＢ４ａの議事録テーブルには、図７に示すように、メモＩＤ２として、メモＩＤ１の議事録メモ及び操作情報が記憶される。

次に、議事録情報抽出部１４は、議事録テーブルからメモＩＤ２の議事録メモ及び操作情報を抽出し（Ｓ１０２）、委任判定部１５は、抽出された議事録メモ及び操作情報に基づいて、該議事録メモの作成を他の参加者に委任する必要があるか否かを判定する（Ｓ１０３）。メモＩＤ２は、メモＩＤ１と同様、入力文字確定率が０．７８（＝１５÷１９）となり、閾値０．６を超えるため、委任の必要はないと判定される。これにより、図８に示すように、メモＩＤ２の議事録メモが議事録に反映される。図１０は、同様にして、メモＩＤ３，４の議事録メモ（図９参照）が議事録に反映された様子を示している。

続いて、「２０１２／１１／０５ １５：３４」から「２０１２／１１／０５ １５：３５」の間に、書記Ａが文字（議事録メモ）を入力しないで、検索ソフトを使用して用語（ここでは「ナップザック問題」）の検索を行った場合、議事録メモ取得部１２は、上記時間帯に入力された文字を取得し、操作情報取得部１３は、上記時間帯に操作された操作情報を取得し、それぞれの情報を議事録ＤＢ４ａの議事録テーブルに記憶する。図１１は、このときの議事録テーブルを示している。議事録テーブルには、メモ内容欄が空欄となり、操作情報の検索ワード（「ナップザック問題」）が登録される。

次に、議事録情報抽出部１４は、議事録テーブル（図１１参照）を参照して議事録情報（議事録メモ及び操作情報）を抽出する（Ｓ１０２）。ここでは、議事録情報抽出部１４は、議事録テーブルからメモＩＤ５の議事録メモ及び操作情報を抽出する。

次に、委任判定部１５は、議事録情報抽出部１４により抽出された議事録情報（議事録メモ及び操作情報）に基づいて、該議事録メモの作成を他の参加者に委任する必要があるか否かを判定する（Ｓ１０３）。ここでは、書記Ａは用語の検索を行っており、入力文字数が「０」であるため、委任判定部１５は、メモＩＤ５の議事録メモの作成を他の参加者に委任する必要があると判定する。

議事録メモについて委任判定部１５により委任の必要があると判定された場合（Ｓ１０３にてＹＥＳ）、委任先決定部１６は、参加者情報ＤＢ４ｂを参照して、メモＩＤ５の議事録メモの作成を委任する委任先の参加者を決定する（Ｓ１０４）。参加者情報ＤＢ４ｂには、参加者、所属部署、仕事内容等が対応付けられている。図１２は、参加者情報ＤＢ４ｂに記憶される参加者情報テーブルの一例である。委任先決定部１６は、例えば、書記Ａが検索した用語（「ナップザック問題」）に詳しい参加者を委任先として決定する。ここでは、仕事内容に「ナップザック問題」が含まれる参加者Ｂが委任先として決定される。

委任先が決定されると、通知部１７は、委任先の参加者が使用するユーザ端末３０へ、議事録メモの作成を委任する旨のメッセージを送信する（Ｓ１０５）。上記メッセージは、例えばメール機能を用いて送信される。ここでは、参加者Ｂのユーザ端末３０へメッセージが送信される。なお、通知部１７は、委任先に決定された参加者Ｂ以外の全ての参加者のユーザ端末３０に対して、上記議事録メモの作成が参加者Ｂに委任されたことを通知してもよい。また、上記メッセージには、議事録メモ作成フォームが含まれている。

次に、参加者Ｂのユーザ端末３０の受信部３１（図３参照）が、議事録作成装置１０から上記メッセージを受信すると（Ｓ１０６）、例えば、ユーザ端末３０の表示部（図示せず）に議事録メモ作成フォームが表示され、参加者Ｂによる議事録メモの入力が可能な状態となる。なお、議事録メモ作成フォームには、議事録メモの作成依頼のメッセージ、委任先、対応するメモＩＤ、依頼内容、以前又は前後の議事録メモの内容等が含まれている。図１３は、メモＩＤ５の議事録メモに対する議事録メモ作成フォームの一例を示している。

参加者Ｂが議事録メモ作成フォームにおいてメモＩＤ５の議事録メモを入力し（図１４参照）、送信ボタンを選択すると、送信部３３は、参加者Ｂにより作成されたメモＩＤ５の議事録メモ（委任議事録メモ）を議事録作成装置１０へ送信する（Ｓ１０８）。

議事録作成装置１０の委任議事録メモ取得部１８は、参加者Ｂのユーザ端末３０からメモＩＤ５の議事録メモを取得すると（Ｓ１０９）、該議事録メモを委任議事録ＤＢ４ｃに記憶する。図１５（ａ）は、委任議事録ＤＢ４ｃの委任議事録テーブルを示している。委任議事録テーブルには、議事録メモのメモＩＤと、委任先（作成者）と、メモ内容とが対応付けられている。

次に、議事録作成部１９は、議事録ＤＢ４ａ及び委任議事録ＤＢ４ｃを参照して、委任議事録メモを、議事録（図１０参照）に反映させる（Ｓ１１０）。図１６は、参加者Ｂにより作成されたメモＩＤ５の議事録メモが反映された議事録を示している。

続いて、「２０１２／１１／０５ １５：３５」から「２０１２／１１／０５ １５：３６」の間に、書記Ａが、議事録メモとしての文字を一旦入力しその後全ての文字を削除した場合、議事録メモ取得部１２は、上記時間帯に入力された文字を取得し、操作情報取得部１３は、上記時間帯に操作された操作情報を取得し、それぞれの情報を議事録ＤＢ４ａの議事録テーブルに記憶する。図１７は、このときの議事録テーブルを示している。議事録テーブルには、メモ内容欄が空欄となり、操作情報のメモ文字数「０」、入力文字数「２０」、削除回数「２０」が登録される。

次に、議事録情報抽出部１４は、議事録テーブル（図１７参照）を参照して議事録情報（議事録メモ及び操作情報）を抽出する（Ｓ１０２）。ここでは、議事録情報抽出部１４は、議事録テーブルからメモＩＤ６の議事録メモ及び操作情報を抽出する。

次に、委任判定部１５は、議事録情報抽出部１４により抽出された議事録情報（議事録メモ及び操作情報）に基づいて、該議事録メモの作成を参加者に委任する必要があるか否かを判定する（Ｓ１０３）。ここでは、メモＩＤ６について、入力文字確定率が０（＝０÷２０）となり閾値０．６を下回るため、委任の必要があると判定される。

議事録メモについて委任判定部１５により委任の必要があると判定された場合（Ｓ１０３にてＹＥＳ）、委任先決定部１６は、参加者情報ＤＢ４ｂを参照して、メモＩＤ６の議事録メモの作成を委任する委任先の参加者を決定する（Ｓ１０４）。委任先決定部１６は、例えば、過去の議事録メモの内容に基づいて、参加者情報テーブルから最適な参加者を委任先として決定する。ここでは例えば、メモＩＤ１〜５の議事録メモに含まれる用語「会議」が参加者情報テーブルに登録されている参加者Ｆが委任先として決定される。なお、委任先決定部１６は、会議の議題や過去の議事録メモの内容に合致する参加者が存在しない場合には、書記Ａと交友関係にある参加者や、書記Ａと同じ部署の参加者や、書記Ａの直属の上司又は後輩等を委任先として決定してもよい。また、参加者情報テーブルには、会議の議題や、過去に出席した会議の内容や、各参加者の専門分野及び経歴等が登録されおり、委任先決定部１６は、これらの情報に基づいて委任先の参加者を決定してもよい。また、参加者情報ＤＢ４ｂに、ある単語についての詳しさをユーザ毎に評価したユーザランキングテーブルが記憶されており、委任先決定部１６は、議事録メモに含まれる単語に対するランキング情報に基づいて委任先の参加者を決定してもよい。

委任先が決定され参加者Ｆのユーザ端末３０にメッセージが送信され（Ｓ１０５）、参加者Ｆのユーザ端末３０が該メッセージを受信すると（Ｓ１０６）、表示部（図示せず）に図１８に示す議事録メモ作成フォームが表示される。参加者Ｆが議事録メモ作成フォームにおいてメモＩＤ６の議事録メモを入力し（図１９参照）（Ｓ１０７）、送信ボタンを選択すると、送信部３３は、参加者Ｆにより作成されたメモＩＤ６の議事録メモ（委任議事録メモ）を議事録作成装置１０へ送信する（Ｓ１０８）。

議事録作成装置１０の委任議事録メモ取得部１８は、参加者Ｆのユーザ端末３０からメモＩＤ６の議事録メモを取得すると（Ｓ１０９）、該議事録メモを委任議事録ＤＢ４ｃに記憶する。図１５（ｂ）は、委任議事録ＤＢ４ｃの委任議事録テーブルを示している。

議事録作成部１９は、議事録ＤＢ４ａ及び委任議事録ＤＢ４ｃを参照して、委任議事録メモを、議事録（図１６参照）に反映させる（Ｓ１１０）。図２０は、参加者Ｆにより作成されたメモＩＤ６の議事録メモが反映された議事録を示している。

最後に書記Ａが議事録作成終了の指示を行った場合（Ｓ１１１にてＹＥＳ）は議事録作成システムの処理が終了し、図２０に示す議事録が、完成した議事録となる。完成した議事録は、議事録ＤＢ４ａに記憶されるとともに、各参加者へ送信される。

上記一連の処理を実行する議事録作成システムによれば、会議進行中に、会議の内容に応じた適切な議事録を迅速に作成することができる。なお、書記Ａが入力できなかった項目について議事録メモの作成を委任された参加者が会議中に該議事録メモを作成できなかった場合は、会議終了後に該議事録メモの作成を行うこともできる。

本発明は上記実施形態に限定されない。例えば委任判定部１５は、書記が文字を入力する際の入力速度が予め設定された閾値を下回った場合に委任が必要であると判定してもよいし、書記が入力した文字を削除する際の削除速度が予め設定された閾値を上回った場合に委任が必要であると判定してもよい。また、書記が委任を依頼する操作を行った場合、すなわち例えば議事録メモの入力フォームに「委任」の選択ボタンを配置し、書記が「委任」ボタンを選択した場合、委任判定部１５が、委任が必要であると判定してもよい。

また、例えば参加者情報テーブル（図１２参照）は予め設定された情報に限定されず、会議中の参加者の様子（態度、行動等）がリアルタイムで登録、更新されてもよい。参加者の様子は、例えば会議室に設置されたカメラ（撮像手段）により撮像した画像を解析することにより取得することができる。これにより、参加者の会議への参加意欲等を取得することができるため、委任先決定部１６は、会議中の参加者の様子に応じて委任先を決定することもできる。

［実施例２］
実施例２に係る議事録作成システムについて説明する。なお、説明の便宜上、実施例１において示した要素と同一の機能を有する要素には同一の符号を付し、その説明を省略する。また、実施例１において定義した用語については特に断らない限り本実施例においてもその定義に則って用いるものとする。

図２１は、実施例２に係る議事録作成装置１０及びユーザ端末３０の機能ブロック図である。同図に示すように、議事録作成装置１０は、さらに、音声取得部２１及び音声情報ＤＢ４ｄを含んでいる。

音声取得部２１は、会議中の発言者の発言内容を取得する。音声取得部２１は、例えば各参加者の前に設置されたマイクにより音声を取得して、テキストデータ（音声データ）に変換する。各マイクにはＩＤが付されており、これにより各音声データに参加者の識別情報を対応付けることができる。また、音声取得部２１は、会議室の中央に設置された１個のマイクにより音声を取得し、音の指向性に基づいて各音声データに参加者の識別情報を対応付けてもよい。音声取得部２１は、取得した音声データを音声情報ＤＢ４ｄに記憶する。図２２は、音声情報ＤＢ４ｄの音声情報テーブルの一例である。音声情報テーブルには、発言ＩＤ、発言内容、発言者、発言日時、発言文字数等が対応付けられている。なお、各発言内容は、予め設定された時間間隔で区切られた内容となっている。ここでは、議事録メモを規定する時間間隔と同様、１分に設定される。音声取得部２１における上記音声認識及びテキスト変換方法は、周知の技術を用いることができる。

委任判定部１５は、議事録情報抽出部１４により抽出された議事録情報（議事録メモ及び操作情報）と、音声取得部２１により取得された音声情報とに基づいて、該議事録メモの作成を他の参加者に委任する必要があるか否かを判定する。例えば、委任判定部１５は、発言文字数（図２２参照）に対するメモ文字数（図５等参照）の割合（メモ文字数÷発言文字数）が予め設定された閾値（例えば０．１）を下回った場合に委任が必要であると判定する。なお、メモＩＤと発言ＩＤとの対応関係は、発言日時や、メモ内容と発言内容との一致度に基づいて判断することができる。これにより、発言文字数に対してメモ文字数が少な過ぎる場合には、該当する議事録メモの信頼性が低いことが予想されるため、該議事録メモの作成が他の参加者に委任される。

また、委任判定部１５は、予め設定されたキーワードのうち発言者が発言したキーワードが議事録メモに含まれていない場合に委任が必要であると判定してもよい。上記キーワードは、例えば会議の議題に関する重要な単語等である。また、委任判定部１５は、役職が上の参加者の発言内容が議事録メモに含まれていない場合に委任が必要であると判定してもよい。また、委任判定部１５は、プレゼンター以外の参加者が発言した内容、例えば質問内容等が議事録メモに含まれていない場合に委任が必要であると判定してもよい。さらに、委任判定部１５は、会議における重要な決定事項、例えば宿題事項や結論内容が議事録メモに含まれていない場合に委任が必要であると判定してもよい。

ここで実施例２に係る委任先決定部１６は、参加者情報ＤＢ４ｂ及び音声情報ＤＢ４ｄを参照して、議事録メモの作成を委任する委任先の参加者を決定する。例えば、まず、各発言ＩＤについて、発言内容から形態素解析等を用いて複数の単語を抽出する。抽出した複数の単語のうち、参加者情報テーブルの仕事内容欄に含まれている単語が何個あるか、参加者毎に算出する。算出した単語数に応じて、各参加者の評価点を決定する。そして評価点が最も高い参加者を委任先に決定する。単語の判定は、同一語に限定されず、同義語、類義語等を含めてもよい。また、同一語と同義語とで評価点を異ならせてもよい。

また、委任先決定部１６は、参加者情報ＤＢ４ｂ及び音声情報ＤＢ４ｄを参照して、発言回数が多く議論に参加している参加者や、各参加者が議論に参加している時間等を抽出し、これら抽出結果に基づいて委任先の参加者を決定してもよい。なお、上記抽出した情報は、参加者情報テーブルに登録、更新することにより、次回以降の会議において参加者情報として利用することもできる。

ここで、発言中の参加者が委任先として決定された場合は会議の進行が妨げられる可能性があるため、委任先決定部１６は、音声情報ＤＢ４ｄを参照して発言中の参加者を特定し、該参加者を委任先の候補対象から除外することが好ましい。

また実施例２では、通知部１７は、委任先のユーザ端末３０へ送信するメッセージに含まれる議事録メモ作成フォームに、発言者の情報や発言内容（図２２参照）を含めてもよい。

上述した議事録作成装置１０に備えられる上記の各部の機能は、ＣＰＵ等の制御手段、メモリ等の記憶手段、外部デバイスとデータを送受信する入出力手段等を備えたコンピュータが、コンピュータ読み取り可能な情報記憶媒体に格納されたプログラムを読み込み実行することで実現されるものとしてもよい。なお、プログラムは光ディスク、磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク、フラッシュメモリ等の情報記憶媒体によってコンピュータたる議事録作成装置１０に供給されることとしてもよいし、インターネット等のデータ通信網を介して議事録作成装置１０に供給されることとしてもよい。

１ 通信部、２ ＣＰＵ、３ メモリ、４ 記憶部、４ａ 議事録ＤＢ、４ｂ 参加者情報ＤＢ、４ｃ 委任議事録ＤＢ、４ｄ 音声情報ＤＢ、１０ 議事録作成装置、１１ 操作部、１２ 議事録メモ取得部、１３ 操作情報取得部、１４ 議事録情報抽出部、１５ 委任判定部、１６ 委任先決定部、１７ 通知部、１８ 委任議事録メモ取得部、１９ 議事録作成部、２０ ネットワーク、２１ 音声取得部、３０ ユーザ端末。

Claims (11)

1. 会議中に議事録作成者が操作手段を用いて議事録を作成する際に該議事録作成者が該操作手段を操作した操作内容を、前記議事録を構成する議事録メモ毎に取得する操作情報取得手段と、
   少なくとも前記操作情報取得手段により取得された前記議事録メモに対する前記操作内容に基づいて、該議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要があるか否かを判定する委任判定手段と、
   前記議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要がある場合に、会議参加者の中から前記議事録メモの作成を委任する委任参加者を決定する委任先決定手段と、
   を含むことを特徴とする議事録作成システム。
2. 前記委任判定手段は、前記議事録メモを作成する際に前記操作手段により入力した文字数及び削除した文字数の少なくとも何れか一方に基づいて、該議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要があるか否かを判定する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の議事録作成システム。
3. 前記委任判定手段は、前記議事録メモの文字数を、該議事録メモを作成する際に前記操作手段により入力した文字数で除した値が予め設定された閾値を下回った場合に、該議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要があると判定する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の議事録作成システム。
4. 前記委任判定手段は、前記議事録メモを作成する際に前記議事録作成者が用語を検索する操作を行った場合に、該議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要があると判定する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の議事録作成システム。
5. 会議中における会議参加者の発言内容を取得する音声取得部をさらに含み、
   前記委任判定手段は、さらに前記発言内容と前記議事録メモの内容とに基づいて、該議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要があるか否かを判定する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の議事録作成システム。
6. 前記委任判定手段は、前記議事録メモの文字数を、該議事録メモに対応する前記発言内容の文字数で除した値が予め設定された閾値を下回った場合に、該議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要があると判定する、
   ことを特徴とする請求項５に記載の議事録作成システム。
7. 前記委任先決定手段は、会議参加者の情報が記憶される記憶手段を参照して、前記委任参加者を決定する、
   ことを特徴とする請求項１から６の何れか１項に記載の議事録作成システム。
8. 会議中の会議参加者の様子を撮像する撮像手段をさらに含み、
   前記記憶手段には、前記会議参加者の様子が登録され、
   前記委任先決定手段は、前記会議参加者の会議中における様子に基づいて、前記委任参加者を決定する、
   ことを特徴とする請求項７に記載の議事録作成システム。
9. 前記委任参加者により前記議事録メモが作成された場合に、前記議事録作成者が作成した前記議事録メモと、前記委任参加者が作成した前記議事録メモとに基づいて、前記議事録を作成する議事録作成手段をさらに含む、
   ことを特徴とする請求項１から８の何れか１項に記載の議事録作成システム。
10. 会議中に議事録作成者が操作手段を用いて議事録を作成する際に該議事録作成者が該操作手段を操作した操作内容を、前記議事録を構成する議事録メモ毎に取得する操作情報取得手段と、
    少なくとも前記操作情報取得手段により取得された前記議事録メモに対する前記操作内容に基づいて、該議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要があるか否かを判定する委任判定手段と、
    前記議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要がある場合に、会議参加者の中から前記議事録メモの作成を委任する委任参加者を決定する委任先決定手段と、
    を含むことを特徴とする議事録作成装置。
11. 会議中に議事録作成者が操作手段を用いて議事録を作成する際に該議事録作成者が該操作手段を操作した操作内容を、前記議事録を構成する議事録メモ毎に取得する操作情報取得手段、
    少なくとも前記操作情報取得手段により取得された前記議事録メモに対する前記操作内容に基づいて、該議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要があるか否かを判定する委任判定手段、及び、
    前記議事録メモの作成を会議参加者へ委任する必要がある場合に、会議参加者の中から前記議事録メモの作成を委任する委任参加者を決定する委任先決定手段、
    としてコンピュータを機能させるためのプログラム。

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