JP6229403B2 - 議事録作成補助装置、電子会議装置および電子会議システム - Google Patents

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Description

本発明は、議事録作成補助装置、電子会議装置および電子会議システムにおける議事録作成に関する。
例えば、新製品の特長を検討する会議など、議題に関して自由に議論する会議では、会議室などの1つの場所に複数の参加者が集まり、ホワイトボードを利用して、意見を説明したり、要点をまとめたり、する。しかし、このような会議の場合、口頭での意見が多く、議論が活発になると、議論の要点や決定事項などを記録せずに、議論が先に進んでしまい、これらをホワイトボードに書き忘れる課題があった。
この課題を解決する装置および手段が特許文献1に開示されている。
特許文献1には、音声データを記録し、入力された文字データや画像データとともに記録した音声データを画面に表示し、文字データや画像データに選択された音声データが関連付けられて記録する音声記録装置、音声記録方法、音声記録プログラム及び記録媒体が開示されている。
また、会議はネットワークを利用した多地点間の電子会議でも行われ、電子会議においてこの課題を解決する装置が特許文献2に開示されている。
特許文献2には、撮影した動画データや、入力されたテキストデータなどともに、記録開始および停止が操作されて音声データを記録し、記録した音声データが再生され、編集されて議事録を作成するマルチメディア会議録作成装置が開示されている。
特開2004−185514 特開平7−123384
しかしながら、特許文献1および特許文献2は記録担当者が必要であり、専任の記録担当者がいる会議は少なく、多くの場合、発言者が記録担当者を兼務する。ゆえに、議論が活発になると、議事内容を記録しないまま、議論を進めてしまう可能性がある。また、音声データを記録するため、データ容量が大きい。
これらを鑑み、本発明の目的は、データ容量が小さく、議事内容を書き忘れると警告する議事録作成補助装置、電子会議装置および電子会議システムを提供することである。
本発明の議事録作成補助装置は、音声に関する処理を行い、発話が開始されたことを示す発話開始を判断する音声処理部と、操作に関する処理を行い、操作がなされたことを示す操作実行を判断する操作処理部と、表示に関する処理を行う表示処理部と、前記音声処理部が前記発話開始を判断すると、発話開始時刻と警告時刻とを更新し、現在時刻が前記警告時刻に達すると警告処理を行い、前記警告時刻に達する前に前記操作処理部が前記操作実行を判断すると、処理を終了する制御部とを有することを特徴とする。
本発明の電子会議装置は、音声に関する処理を行い、発話が開始されたことを示す発話開始を判断する音声処理部と、操作に関する処理を行い、操作がなされたことを示す操作実行を判断する操作処理部と、表示に関する処理を行う表示処理部と、前記音声処理部が前記発話開始を判断すると、発話開始時刻と警告時刻とを更新し、現在時刻が前記警告時刻に達すると警告処理を行い、前記警告時刻に達する前に前記操作処理部が前記操作実行を判断すると、処理を終了する制御部とを有する議事録作成補助装置を備えることを特徴とする。
本発明の電子会議システムは、音声に関する処理を行い、発話が開始されたことを示す発話開始を判断する音声処理部と、操作に関する処理を行い、操作がなされたことを示す操作実行を判断する操作処理部と、表示に関する処理を行う表示処理部と、前記音声処理部が前記発話開始を判断すると、発話開始時刻と警告時刻とを更新し、現在時刻が前記警告時刻に達すると警告処理を行い、前記警告時刻に達する前に前記操作処理部が前記操作実行を判断すると、処理を終了する制御部とを有する議事録作成補助装置を備え、ネットワークを介して、複数の端末を接続させる電子会議装置を備えることを特徴とする。
本発明によれば、データ容量を小さくし、議事内容の書き忘れを抑制することができる。
本発明におけるシステムの概略構成例を示す図である。 記憶するデータの例を示す図である。 ユーザの行動の例を示す図である。 表示画面の例を示す図である。 実施形態の処理の例を示すフローチャートである。 表示画面の例を示す図である。 記憶するデータの例を示す図である。 本発明におけるシステムの概略構成例を示す図である。 記憶するデータの例を示す図である。 実施形態の処理の例を示すフローチャートである。 記憶するデータの例を示す図である。 本発明におけるシステムの概略構成例を示す図である。 表示画面の例を示す図である。
以下に、本発明を実施するための形態について図面を用いて説明する。但し、以下に述べる実施形態には、本発明を実施するために技術的に好ましい限定がされているが、発明の範囲を限定するものではない。
本発明は議事録作成補助装置であるが、適用例の1つである電子会議システムとして説明する。
第1の実施形態について説明する。
図1は第1の実施形態に係る電子会議システムの概略構成例を示す図である。
電子会議システム10は、電子会議装置100と、記憶装置110と、音声入力装置121と、音声出力装置122と、操作入力装置123と、表示装置124とで構成される。
電子会議装置100はパソコンやサーバなどであって、会議制御部101と、音声処理部102と、操作処理部103と、表示処理部104とを備える。
会議制御部101は電子会議システム10と、電子会議装置100と、音声処理部102と、操作処理部103と、表示処理部104とを制御する部位である。また、会議制御部101は音声処理部102が発話開始を判断すると、発話開始時刻(V)と警告時刻(N)とを更新し、現在時刻が警告時刻(N)に達すると警告処理を行い、警告時刻(N)に達する前に操作処理部103が操作実行を判断すると、操作終了時刻(L)を更新して、処理を終了する。
音声処理部102は、音声入力装置121から入力された音声と、音声装置122から出力する音声とに関する処理を行う部位である。音声処理部102は音声データに基づき、発話開始(発話が開始されたこと)と、発話継続中(発話が継続されていること)とを判断する。例えば、音声データの振幅の大きさが所定の大きさに達すると発話が開始されたと判断する。そして、所定の大きさに達しなくなった後、所定の時間以内に再び所定の大きさに達すれば、発話は継続中と判断し、所定の大きさに達しないまま、所定の時間が経過すれば、発話は終了と判断する。なお、会議制御部101が発話開始と、発話継続中とを判断する、とすることができる。
操作処理部103は、操作入力装置123がなされた操作に関する処理を行う部位である。例えば、操作処理部103はキーボードの操作がなされて入力される文字やテキストを判断したり、マウスの操作がなされて行う処理を判断したりする。
表示処理部104は、表示装置124における表示に関する処理を行う部位であって、会議制御部101からの指示を受け、例えば、メッセージ表示、アイコン表示または点滅表示あるいは色を変化させたり、これらを組み合わせたりして書き忘れが発生していることを表示させる処理を行う。
記憶装置110は、ハードディスクやメモリなどであって、電子会議装置100内蔵であってもよいし、外付けであってもよい。
ここで、記憶装置110に記憶するデータについて説明する。
図2は会議制御部101が記憶装置110に記憶して管理するデータの例であり、図3は時刻を横軸とした概念図である。
発話継続中は音声処理部102が発話継続中か否かを判断した際に会議制御部101が記憶する結果である。
発話開始時刻(V)は音声処理部102が発話開始を判断した際に会議制御部101が記憶する時刻である。
操作終了時刻(L)は操作処理部103が文字またはテキストを入力する操作がなされたと判断した際に会議制御部101が記憶する時刻である。
警告時刻(N)は警告時間(X)と発話開始時刻(V)とによって決定される時刻である。なお、警告時間(X)は設定されて記憶装置110に記憶している。
音声入力装置121はマイクなどであって、ON/OFFのスイッチをつけることができ、複数であってもよい。
音声出力装置122はスピーカなどであって、電子会議装置100内蔵であってもよい。
操作入力装置123はキーボードやマウス、タッチパネルなどである。
表示装置124は液晶ディスプレイなどであって、表示される画面の例を図4に示す。画面20には、作業領域21と、ツールバー22と、マウスカーソル23とが表示され、操作入力装置123が操作されると、作業領域21に画像21Aやテキスト21Bが表示される。画像21Aは会議中に入力された図形の例である。テキスト21Bは会議中に入力されたテキストの例であり、会議制御部101が発話に対し、操作がなされたことを判断するテキストの例である。
なお、音声入力装置121と、音声出力装置122と、操作入力装置123と、表示装置124とは、2以上の装置と組み合わせた端末装置とすることができる。また、電子会議装置100に対し、複数とすることができる。
次に本実施形態に係る電子会議装置の動作について、説明する。
図4は本実施形態の処理の例を示すフローチャートである。
会議制御部101は、発話が開始されたと音声処理部102が判断すると次の処理を実行する。
会議制御部101は、発話(S1)があって、発話が継続中(S2)ではないと音声処理部102が判断すると、発話が開始されたと判断し、発話開始時刻(V)および警告時刻(N)を更新する(S3)。なお、発話があっても、発話が継続中と音声処理部102が判断すれば、発話開始時刻(V)および警告時刻(N)は更新しない。
会議制御部101は、現在時刻が警告時刻(N)に達する(S4)と、警告処理を行い(S5)、解除の操作がなされると、警告処理を中止して、処理を終了する。現在時刻が警告時刻(N)に達する前に、操作がなされた(S6)と操作処理部103が判断すると、会議制御部101は操作終了時刻(L)を更新(S7)し、処理を終了する。
警告処理とは、音声出力装置123から警告音を発したり、表示装置124に表示しているマウスカーソルの形状を変更したり、メッセージやアイコンを表示したり、または画面の一部もしくは全体の色を変更したり、または画面の一部もしくは全体を点滅したり、またはこれらのうち2以上の組み合わせを行わせる処理である。警告処理を行った画面の例を図6に示す。図6は、色が変化したマウスカーソル23Aと、書き忘れが発生していることを示すメッセージ25と、アイコン26との表示例である。
ここで、管理するデータの推移について説明する。
図7は音声処理部102および操作処理部103の判断に対するデータの推移を一定の時間間隔において時系列順に示した例である。各時刻における数値は便宜上の相対時刻を示し、例えば、「1」を09:00:01とすれば、「7」は09:00:07であり、警告時刻(N)は警告時間(X)を時間間隔「5」で設定した例である。
発話および発話継続中は、音声処理部102が判断した結果を示す。
操作は、同様に、操作処理部103が判断した結果を示す。
例えば、時刻「3」では、文字を入力する操作がなされたため、操作終了時刻(L)を更新し、時刻「4」以降は、時刻「2」〜「4」の発話に対する処理を終了している。時刻「7」では音声処理部102が発話開始を判断したため、発話開始時刻(V)と警告時刻(N)とを更新している。時刻「12」では警告時刻(N)に達するので警告処理を行うことになる。
次に、第2の実施形態について説明する。
図8は第2の実施形態に係る電子会議装置の概略構成例を示す図である。
第1の実施形態に対し、音声文字変換部1021を追加し、追加に応じた管理データとし、次に説明する処理を追加している。
図9は会議制御部101が記憶装置110に記憶して管理するデータの例である。
音声文字変換部1021がテキストに変換し更新した変換更新内容と、さらに変換更新内容から単語を抽出した抽出単語と、操作内容を更新した操作更新内容と、を追加している。
次に第2の実施形態に係る電子会議装置の動作について、説明する。
図10は本実施形態の処理フローの例を示す図である。
第1の実施形態に対し、ステップS11からステップS16を追加している。
会議制御部101は発話が開始されたと判断し、発話開始時刻および警告時刻を更新すると、発話の内容を記憶装置110に記憶し始める(S11)。
会議制御部101は第1の実施形態と同様に、現在時刻が警告時刻に達すると、警告処理を行い、解除の操作がなされると、警告処理を中止して、処理を終了する。
現在時刻が警告時刻に達する前に発話が終了したと音声処理部102が判断する(S12)と、会議制御部101は発話内容の記憶を終了する(S13)。
また、現在時刻が警告時刻に達する前に操作がなされたと操作処理部103が判断すると、会議制御部101は操作がなされて入力されたテキスト内容を記憶し(S14)、記憶したテキストと、音声文字変換部1021が変換したテキストとに相関があるか否か(S15)を判断し、相関があれば、操作終了時刻を更新する。相関がなければ、操作がなされて入力される次のテキストを待ち、処理を終了するまで、テキストを累積し、更新し続ける。さらに、変換したテキストから単語を抽出し、操作がなされて入力されたテキストとの相関を判断する、とすることができる。相関の判定方法は公知であって、例えば、相関の強さを0から1.0の数値で表し、その相関の強さがある閾値を超えた場合に相関があると判断する。
会議制御部101は操作終了時刻を更新すると、処理を終了するか否かの選択画面を表示させ、処理終了が選択されると、処理を終了し(S16)、選択されないと、テキストの入力を待つ。ステップS16はあることが望ましいが、なくすことができる。
ここで、管理するデータの推移について説明する。
図11は音声処理部102および操作処理部103の判断に対するデータの推移を一定の時間間隔において時系列順に示した例である。
変換内容は時間間隔においてユーザの発話を変換した内容を示す。
変換更新内容は発話終了と判断するまで、ユーザの発話を変換した内容を更新し続けた内容を示す。
操作内容および操作更新内容も同様で、時間間隔において操作されて入力された内容とその内容を更新し続けた内容を示す。
例えば、時刻「5」では発話終了を判断する時間が経過していないため、発話継続中を示し、変換更新内容と操作更新内容とに相関があると判断したため、操作終了時刻(L)を更新し、時刻「2」〜「4」における発話に対する処理を終了している。時刻「9」〜「11」では誤った内容が操作されて入力されているため、時刻「7」〜「11」の発話に対し、相関がない状態が続き、時刻「12」において、警告時刻に達するため、警告処理を行うことになる。
次に、第3の実施形態について説明する。
図12に示すように、ネットワーク300を介して参加者端末200を本電子会議装置10に接続させることで、多地点間の電子会議システムとすることができる。
参加者端末200はネットワーク300を介して、電子会議装置10に接続可能なパソコン、タブレット端末などであって、音声入力装置121と音声出力装置122とを備える。また、参加者端末200は音声処理部102と、操作処理部103と、表示処理部104と、のうち、1以上を有することができ、さらに音声文字変換部1021を有することができる。
ネットワーク300はインターネットまたはイントラネット、あるいはその組み合わせである。
以上のように、本発明によれば、音声データをテキスト化するため、データ容量を小さくすることができる。また、議事内容を書き忘れると警告するため、議事内容の書き忘れを抑制することができる。
また、図13に例示するように、画面20を作業領域21と、議事録領域24と、に分割することで、議事録領域24のみを操作および比較の対象とすることができる。すなわち議事内容とは直接関係ないテキストの入力操作および比較を避けることができ、判断精度を向上させることができる。議事録領域24は作業領域21内に表示した入力欄や別に表示した議事録専用画面であってもよいし、ユーザが指定した入力欄や領域であってもよい。また、議事録領域24はテキスト内容や履歴などに基づき、会議制御部101が判断した入力欄や領域であってもよい。また、議事録の入力欄や領域、専用画面は複数とすることができる。
上記の実施形態の一部または全部は、以下の付記のようにも記載されうるが、以下には限られない。
(付記1)前記複数の端末がさらに音声を文字に変換する音声文字変換部を有する
ことを特徴とする請求項10に記載の電子会議システム。
10 電子会議システム
100 電子会議装置
110 記憶装置
121 音声入力装置
122 音声出力装置
123 操作入力装置
124 表示装置
200 参加者端末
300 ネットワーク

Claims (10)

  1. 音声に関する処理を行い、発話が開始されたことを示す発話開始を判断する音声処理部と、
    操作に関する処理を行い、操作がなされたことを示す操作実行を判断する操作処理部と、
    表示に関する処理を行う表示処理部と、
    前記音声処理部が前記発話開始を判断すると、発話開始時刻と警告時刻とを更新し、現在時刻が前記警告時刻に達すると警告処理を行い、前記警告時刻に達する前に前記操作処理部が前記操作実行を判断すると、処理を終了する制御部とを有し、
    前記操作処理部は、文字を入力する操作がなされた時を前記操作実行と判断する
    ことを特徴とする議事録作成補助装置。
  2. 音声に関する処理を行い、発話が開始されたことを示す発話開始を判断する音声処理部と、
    操作に関する処理を行い、操作がなされたことを示す操作実行を判断する操作処理部と、
    表示に関する処理を行う表示処理部と、
    前記音声処理部が前記発話開始を判断すると、発話開始時刻と警告時刻とを更新し、現在時刻が前記警告時刻に達すると警告処理を行い、前記警告時刻に達する前に前記操作処理部が前記操作実行を判断すると、処理を終了する制御部とを有し、
    さらに音声を文字に変換する音声文字変換部を有し、
    前記制御部は、前記音声文字変換部が変換した変換テキストと、前記文字を入力する操作がなされて入力された操作テキストと、に相関があるか否かを判定し、相関があると判定すると処理を終了する
    ことを特徴とする議事録作成補助装置。
  3. さらに音声を文字に変換する音声文字変換部を有し、
    前記制御部は、前記音声文字変換部が変換した変換テキストと、前記文字を入力する操作がなされて入力された操作テキストと、に相関があるか否かを判定し、相関があると判定すると処理を終了する
    ことを特徴とする請求項1に記載の議事録作成補助装置。
  4. 前記制御部は前記変換テキストから1以上の単語を抽出し、前記1以上の単語と、前記操作テキストと、に相関があるか否かを判定し、相関があると判定すると処理を終了する
    ことを特徴とする請求項2または請求項3に記載の議事録作成補助装置。
  5. 前記音声文字変換部が音声データを文字に変換できた時を前記発話開始と判断する
    ことを特徴とする請求項2乃至請求項4のいづれかに記載の議事録作成補助装置。
  6. 前記発話開始と、前記操作実行と、のうち、1以上を前記制御部が判断する
    ことを特徴とする請求項1乃至請求項5のいづれかに記載の議事録作成補助装置。
  7. 前記警告処理は、警告音を発せさせる、マウスカーソルの形状を変更させる、メッセージやアイコンを表示させる、または画面の一部もしくは全体を点滅させる、または画面の一部もしくは全体の色を変更させる、またはこれらのうち2以上の組み合わせの処理である
    ことを特徴とする請求項1乃至請求項6のいづれかに記載の議事録作成補助装置。
  8. 請求項1乃至請求項7のいづれかに記載の議事録作成補助装置を備える電子会議装置。
  9. 請求項8に記載の電子会議装置を備え、ネットワークを介して、複数の端末を前記電子会議装置に接続させる電子会議システム。
  10. 前記複数の端末が
    音声に関する処理を行い、発話が開始されたことを示す発話開始を判断する音声処理部と、
    操作に関する処理を行い、操作がなされたことを示す操作実行を判断する操作処理部と、
    表示に関する処理を行う表示処理部と、のうち、1以上を有する
    ことを特徴とする請求項9に記載の電子会議システム。
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