JP6331102B2 - 画像形成装置および印刷管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、画像形成装置および印刷管理方法に関するものである。

ある印刷管理システムでは、複写機が、ログインユーザーが会議の参加者である場合、会議の資料の印刷を促すメッセージを表示している（例えば特許文献１参照）。

特開２００７−２４９８５８号公報

上述のシステムでは、会議の参加者が複写機にログインしなかった場合、その参加者は、会議の資料を印刷せずに会議に参加してしまう。そのため、会議の主催者が、参加者の人数分の部数だけ資料を印刷し、会議にて資料を配布することが好ましい。

しかしながら、会議の主催者が複写機にログインしなかった場合、主催者が会議前に配布する資料の印刷を忘れてしまう場合がある。また、会議前に資料を確認したい参加者が、事前に資料を印刷することがある。その場合、主催者が印刷した資料のうち、事前に資料を印刷した参加者の人数分の部数が無駄になってしまう。

本発明は、上記の問題に鑑みてなされたものであり、主催者に、無駄なく配布資料を会議前に用意させることができる画像形成装置および印刷管理方法を得ることを目的とする。

本発明に係る画像形成装置は、会議の主催者により配布資料の印刷が実行されるたびに、その主催者についての定刻取得率を更新するユーザー情報管理部と、会議の配布資料の印刷に要する印刷時間と前記会議の主催者についての前記定刻取得率とに基づいて、前記主催者に対する前記会議の告知メッセージを発行する告知タイミングを決定し、前記告知タイミングに、前記告知メッセージを表示させるための表示データを前記主催者の端末装置に送信する会議管理部とを備える。そして、前記定刻取得率は、会議の配布資料の印刷回数に対する会議の開始時刻までに配布資料の印刷を行った回数の割合であり、前記告知タイミングは、前記会議の開始時刻より、前記印刷時間および前記定刻取得率に基づく時間の和だけ早いタイミングであり、前記告知メッセージは、前記配布資料を印刷していない前記会議の参加者の人数と同一の部数の前記配布資料の印刷を促すメッセージである。

本発明に係る印刷管理方法は、会議の主催者により配布資料の印刷が実行されるたびに、その主催者についての定刻取得率を更新するステップと、会議の配布資料の印刷に要する印刷時間と前記会議の主催者についての前記定刻取得率とに基づいて、前記主催者に対する前記会議の告知メッセージを発行する告知タイミングを決定し、前記告知タイミングに、前記告知メッセージを表示させるための表示データを前記主催者の端末装置に送信するステップとを備える。そして、前記定刻取得率は、会議の配布資料の印刷回数に対する会議の開始時刻までに配布資料の印刷を行った回数の割合であり、前記告知タイミングは、前記会議の開始時刻より、前記印刷時間および前記定刻取得率に基づく時間の和だけ早いタイミングであり、前記告知メッセージは、前記配布資料を印刷していない前記会議の参加者の人数と同一の部数の前記配布資料の印刷を促すメッセージである。

本発明によれば、主催者に、無駄なく配布資料を会議前に用意させることができる画像形成装置および印刷管理方法が得られる。

本発明の上記又は他の目的、特徴および優位性は、添付の図面とともに以下の詳細な説明から更に明らかになる。

図１は、本発明の実施の形態に係る画像形成装置を含むシステムの構成を示すブロック図である。 図２は、図１における端末装置１および画像形成装置２の構成を示すブロック図である。 図３は、図２におけるスケジュールアプリケーション２１により管理される個人スケジュールの一例を示す図である。 図４は、図２におけるスケジュールデータ４２に含まれる会議スケジュールの一例を示す図である。 図５は、図２におけるスケジュールデータ４２に含まれる会議の属性データの一例を示す図である。 図６は、図２におけるユーザー履歴データ４３の一例を示す図である。 図７は、図１に示すシステムにおいて、主催者の端末装置１により表示される、告知メッセージを含むダイアログの一例を示す図である。 図８は、図１に示すシステムにおいて、主催者の端末装置１により表示される、印刷完了メッセージを含むダイアログの一例を示す図である。 図９は、実施の形態１における画像形成装置２の動作を説明するフローチャートである。

以下、図に基づいて本発明の実施の形態を説明する。

図１は、本発明の実施の形態に係る画像形成装置を含むシステムの構成を示すブロック図である。図１に示すシステムでは、企業などの組織において、複数のユーザーが、スマートフォン、タブレット端末などの端末装置１をそれぞれ使用しており、さらに、画像形成装置２（複合機、コピー機など）が、組織の拠点内に設置されている。

図１に示すシステムでは、ユーザーは、例えば近距離無線通信や無線ＬＡＮ（Local Area Network）を使用して、端末装置１を使用して最寄の画像形成装置２にログインすることが可能となっている。

図２は、図１における端末装置１および画像形成装置２の構成を示すブロック図である。

端末装置１は、例えばモバイルデバイスであって、無線通信装置１１、記憶装置１２、演算処理装置１３などを有する。

無線通信装置１１は、無線ＬＡＮ（Local Area Network）、ブルートゥース（登録商標）などの所定の無線通信規格でデータ通信を行う内部装置である。

記憶装置１２は、フラッシュメモリー、ハードディスクなどの不揮発性の記憶装置である。記憶装置１２には、プログラムなどが記憶されている。

演算処理装置１３は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＲＯＭ（Read Only Memory）などを有するコンピューターであり、記憶装置１２からプログラムをＲＡＭにロードしＣＰＵで実行することで、スケジュールアプリケーション２１を実現する。

スケジュールアプリケーション２１は、当該端末装置１のユーザーの個人スケジュールを管理するアプリケーションである。図３は、図２におけるスケジュールアプリケーション２１により管理される個人スケジュールの一例を示す図である。

さらに、スケジュールアプリケーション２１は、画像形成装置２との間で通信し、端末装置１を画像形成装置２のユーザーインターフェイスとして動作させ、例えば、会議スケジュールへの会議の登録、会議の告知メッセージの受信および表示などを実行する。

一方、図２において、画像形成装置２は、登録された複数のユーザーにより使用される複合機などであって、印刷装置３１、画像読取装置３２、操作パネル３３、無線通信装置３４、有線通信装置３５、記憶装置３６、およびコントローラー３７を有する。

印刷装置３１は、印刷画像データに基づいて１ページずつ画像を印刷用紙に電子写真方式で印刷する内部装置である。

画像読取装置３２は、原稿から原稿画像を読み取り、その画像データ（つまり、スキャンデータ）を生成する内部装置である。

操作パネル３３は、画像形成装置２の筐体表面に配置され、ユーザーに対して各種情報を表示する表示装置と、ユーザー操作を受け付ける入力装置とを有する。表示装置としては例えば液晶ディスプレイが使用される。入力装置としては、キースイッチ、タッチパネルなどが使用される。

無線通信装置３４は、無線ＬＡＮ、ブルートゥース（登録商標）などの所定の無線通信規格でデータ通信を行う内部装置である。有線通信装置３５は、有線ＬＡＮなどのネットワークに接続され、そのネットワークに接続された他の装置とデータ通信を行う回路である。画像形成装置２が端末装置１と通信を行う場合、画像形成装置２が端末装置１と無線通信装置３４で直接、通信を行うようにしてもよいし、図示せぬ中継機器を介して、無線通信装置３４または有線通信装置３５で通信を行うようにしてもよい。

また、記憶装置３６は、フラッシュメモリー、ハードディスクなどの不揮発性の記憶装置である。記憶装置３６には、プログラム４１、スケジュールデータ４２、ユーザー履歴データ４３などが記憶されている。

また、コントローラー３７は、コンピューター、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）などを有し、画像形成装置２内の内部装置を制御する。コントローラー３７は、コンピューターでプログラム４１を実行することで、会議管理部５１、およびユーザー情報管理部５２を実現する。

会議管理部５１は、スケジュールデータ４２に基づいて、所定の会議場所の会議スケジュールを管理する。スケジュールデータ４２は、所定の会議場所について登録されている会議を示すデータであって、その会議の属性データを含む。会議管理部５１は、現時点の会議スケジュールの閲覧要求を受け付けると、会議スケジュールを応答として出力し、予約登録されている会議の属性データの閲覧要求を受け付けると、その属性データを応答として出力し、会議の登録要求を受け付けると、その会議をスケジュールデータ４２に登録する。これらの要求は、端末装置１のスケジュールアプリケーション２１から送信されてくる。

図４は、図２におけるスケジュールデータ４２に含まれる会議スケジュールの一例を示す図である。図４に示す会議スケジュールでは、ミーティングエリアＡ，Ｂ，Ｃについての会議が予約登録される。図４では、ミーティングエリアＢについて、１５：００〜１６：００の時間帯に「企画打合せ」が予約登録されており、１６：００〜１８：００の時間帯に「ＫＳＦ打合せ」が予約登録されている。

図５は、図２におけるスケジュールデータ４２に含まれる会議の属性データの一例を示す図である。図５に示すように、会議の属性データには、会議名、主催者、参加者、開催日、開始時刻、終了時刻、配布資料のファイル名などが含まれている。なお、配布資料のファイルについては、例えば、会議の予約登録時にアップロードされたり、図示せぬ文書ボックス内のファイルが配布資料のファイルとして指定されたりする。

会議の参加者は、会議前に、会議の属性データを閲覧して、配布資料のファイルを特定し、そのファイルを指定して配布資料の印刷を実行することができる。

さらに、会議管理部５１は、スケジュールデータ４２に登録されている各会議について、その会議の配布資料の印刷に要する印刷時間とその会議の主催者についての定刻取得率とに基づいて、主催者に対する会議の告知メッセージを発行する告知タイミングを決定し、その告知タイミングに、告知メッセージを表示させるための表示データを、無線通信装置３４などを使用して、主催者の端末装置１に送信する。

なお、図示せぬユーザー登録データに、各ユーザーのユーザー名、端末装置１の識別情報などが登録されており、主催者や参加者の端末装置１は、そのユーザー登録データに基づいて特定される。

ここで、あるユーザーの定刻取得率は、そのユーザーが主催者である会議について、その会議の配布資料の全印刷回数に対する、その会議の開始時刻までに配布資料の印刷を行った回数の割合である。会議管理部５１は、ユーザー履歴データ４３に基づいて、注目している会議の主催者の定刻取得率を特定する。

また、告知タイミングは、会議の開始時刻より、上述の印刷時間および上述の定刻取得率に基づく時間（以下、余裕時間という）の和だけ早いタイミングとされる。

また、告知メッセージは、配布資料を印刷していない会議の参加者の人数と同一の部数の配布資料の印刷を促すメッセージである。会議管理部５１は、スケジュールデータ４２に基づいて、会議の参加者を特定し、ユーザー履歴データ４３に基づいて、各参加者が会議の配布資料を印刷したか否かを特定して、配布資料を印刷していない会議の参加者の人数を特定する。

ユーザー情報管理部５２は、会議の主催者によりその会議の配布資料の印刷が実行されるたびに、ユーザー履歴データ４３におけるその主催者についての定刻取得率を更新する。

図６は、図２におけるユーザー履歴データ４３の一例を示す図である。図６に示すように、ユーザー履歴データ４３は、各ユーザーについて、定刻取得率および印刷履歴を含む。印刷履歴は、所定の期間（例えば直近２４時間）において、ユーザーにより印刷された文書（会議の配布資料を含む）を示す。ユーザー情報管理部５２は、上述の告知メッセージの送信後に会議の主催者により配布資料の印刷（つまり、配布資料を印刷していない参加者の人数分の印刷）が実行されると、その主催者について、資料取得回数を１だけ増加させ、さらに、資料取得時刻を特定し、資料取得時刻がその会議の開始時刻より前であれば、定刻資料取得回数を１だけ増加させ、そうでなければ、定刻資料取得回数を増加させない。そして、ユーザー情報管理部５２は、定刻資料取得回数を資料取得回数で除算して定刻取得率を計算し、ユーザー履歴データ４３内の定刻取得率を更新する。

なお、資料取得時刻は、印刷が実行された時刻でもよいし、配布資料の印刷物が排出トレイから取り除かれた時刻でもよい。配布資料の印刷物が排出トレイから取り除かれたことは、排出トレイに設置されているセンサーによって検出可能である。

例えば、会議管理部５１は、配布資料を印刷していない参加者の人数と配布資料のページ数との積に基づいて印刷時間を特定する。ここでは、会議管理部５１は、配布資料を印刷していない参加者の人数と配布資料のページ数と当該画像形成装置２の印刷速度（ＰＰＭ（Page Per Minute）値）との積を印刷時間として計算する。

図７は、図１に示すシステムにおいて、主催者の端末装置１により表示される、告知メッセージを含むダイアログの一例を示す図である。さらに、会議管理部５１は、表示データの送信後、主催者の端末装置１から印刷実行要求を受信すると、配布資料を印刷していない会議の参加者の人数と同一の部数の配布資料の印刷を印刷装置３１で実行する。例えば図７に示すように、表示データは、ダイアログ内に、告知メッセージおよび印刷実行キー１０１を表示させ、印刷実行キー１０１に対するユーザー操作に基づいて印刷実行要求を送信させるためのデータである。表示データは、例えばＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）などの言語で記述される。つまり、端末装置１のスケジュールアプリケーション２１は、その表示データを受信すると、その表示データに基づいてダイアログを表示し、印刷実行キー１０１の押下を検出すると、印刷実行要求を画像形成装置２の会議管理部５１に送信する。

図８は、図１に示すシステムにおいて、主催者の端末装置１により表示される、印刷完了メッセージを含むダイアログの一例を示す図である。上述のようにして、会議管理部５１は、印刷実行要求に従って配布資料の印刷を実行した場合、例えば図８に示すように、印刷完了メッセージを表示させるための表示データを印刷完了時に主催者の端末装置１へ送信する。端末装置１のスケジュールアプリケーション２１は、その表示データを受信すると、その表示データに基づいて図８に示すようなダイアログを表示する。

なお、会議管理部５１は、主催者の端末装置１へ告知メッセージを送信する際に、参加者の端末装置１へ、会議の告知メッセージを送信するようにしてもよい。

次に、本実施の形態における各装置の動作について説明する。図９は、実施の形態１における画像形成装置２の動作を説明するフローチャートである。

会議管理部５１は、現時点の日にち（つまり、本日）が開催日として会議スケジュールに予約登録されている各会議について以下の処理を実行する。

まず、会議管理部５１は、ユーザー履歴データ４３に基づいて、主催者が参加者の配布資料を印刷済みであるか否かを判定する（ステップＳ１）。

主催者が参加者の配布資料を印刷済みではない場合、会議管理部５１は、ユーザー履歴データ４３に基づいて、主催者の定刻取得率を特定し、主催者の定刻取得率に基づいて余裕時間を特定する（ステップＳ２）。

例えば、図５に示す「ＫＳＦ打合せ」の場合、図６に示すユーザー履歴データ４３に基づいて、主催者Ｅｎｏの定刻取得率が８０％と特定され、余裕時間が５分とされる。

例えば、定刻取得率が８０％以上である場合、余裕時間は５分とされ、告知メッセージの表示回数（後述）が１回とされ、定刻取得率が５０％以上でありかつ８０％未満である場合、余裕時間は１０分とされ、告知メッセージの表示回数が２回とされ、告知メッセージの表示間隔が５分とされ、定刻取得率が５０％未満である場合、余裕時間は１５分とされ、告知メッセージの表示回数が３回とされ、告知メッセージの表示間隔が３分とされる。

このように、定刻取得率が低いほど、余裕時間は長く設定される。

また、会議管理部５１は、スケジュールデータ４２に基づいて参加者を特定し、ユーザー履歴データ４３に基づいて、配布資料を印刷していない参加者の人数を特定し、また、配布資料のページ数を特定し、配布資料を印刷していない参加者のための配布資料の印刷時間を特定する（ステップＳ３）。

例えば、図５に示す「ＫＳＦ打合せ」の場合において、図６に示すユーザー履歴データ４３に基づいて、参加者Ｙａｍａと参加者Ｉｓｈｉが既に「戦略.pdf」を印刷済みであると判定されたときには、「戦略.pdf」を印刷していない参加者の人数は、３と判定される。このとき、「戦略.pdf」のページ数が６０であり、当該画像形成装置２のＰＰＭ値が２０ＰＰＭである場合、印刷時間は、９分（＝６０×３／２０）であると特定される。

したがって、主催者の定刻取得率に基づく余裕時間が５分とされた場合、「ＫＳＦ打合せ」の開始時刻が１６：００であるから、告知タイミングは、１５：４６（つまり、１６：００の１４（＝９＋５）分前）となる。

次に、会議管理部５１は、スケジュールデータ４２に基づいて会議の開始時刻を特定し、その開始時刻、上述の余裕時間、および上述の印刷時間に基づいて告知タイミングを特定する（ステップＳ４）。

そして、会議管理部５１は、特定した告知タイミングが到来しているか否かを判定する（ステップＳ５）。

会議管理部５１は、特定した告知タイミングが到来している場合には、告知メッセージを上述のように主催者の端末装置１に表示させる（ステップＳ６）。

告知メッセージの表示開始から所定時間が経過した時点で、会議管理部５１は、主催者が参加者の配布資料を印刷済みであるか否かを判定し（ステップＳ７）、主催者が参加者の配布資料を印刷済みではない場合には、再度、告知メッセージを主催者の端末装置１に表示させる（ステップＳ６）。会議管理部５１は、主催者が参加者の配布資料を印刷済みであると判定した場合には、当該会議についての処理を終了する。

主催者が参加者の配布資料を印刷しない場合でも、会議管理部５１は、所定回数だけ告知メッセージを表示させた後、処理を終了する。上述のように、告知メッセージの表示回数は、定刻取得率に応じて変更され、定刻取得率が低いほど、告知メッセージの表示回数は多く設定される。

なお、主催者が参加者の配布資料を印刷しない場合、会議管理部５１は、会議の開始時刻が到来したら処理を終了してもよい。

以上のように、上記実施の形態によれば、ユーザー情報管理部５２は、会議の主催者により配布資料の印刷が実行されるたびに、その主催者についての定刻取得率を更新する。会議管理部５１は、会議の配布資料の印刷に要する印刷時間と会議の主催者についての定刻取得率とに基づいて、主催者に対する会議の告知メッセージを発行する告知タイミングを決定し、告知タイミングに、告知メッセージを表示させるための表示データを主催者の端末装置１に送信する。そして、告知メッセージは、配布資料を印刷していない会議の参加者の人数と同一の部数の配布資料の印刷を促すメッセージである。

これにより、会議主催者の配布資料の印刷忘れを防止できるだけではなく、事前に独自に配布資料を印刷した参加者の分の配布資料を主催者が印刷せずに済むため、主催者に、無駄なく配布資料を会議前に用意させることができる。

なお、上述の実施の形態に対する様々な変更および修正については、当業者には明らかである。そのような変更および修正は、その主題の趣旨および範囲から離れることなく、かつ、意図された利点を弱めることなく行われてもよい。つまり、そのような変更および修正が請求の範囲に含まれることを意図している。

例えば、上記実施の形態において、会議管理部５１は、告知タイミングが、主催者が参加する別の会議の時間帯に含まれている場合、別の会議の長さだけ、告知タイミングを早めるようにしてもよい。例えば、上述の例（図４、図５および図６）において、「ＫＳＦ打合せ」の主催者Ｅｎｏが「企画打合せ」の参加者に含まれている場合、告知タイミングである１５：４６は、「企画打合せ」の時間帯（１５：００〜１６：００）に含まれているので、告知タイミングは、１時間（「企画打合せ」の終了時刻と開始時刻との差）だけ早められ、１４：４６に変更される。

本発明は、例えば、複合機などの画像形成装置に適用可能である。

１ 端末装置
２ 画像形成装置
５１ 会議管理部
５２ ユーザー情報管理部

Claims (5)

1. 会議の主催者により配布資料の印刷が実行されるたびに、その主催者についての定刻取得率を更新するユーザー情報管理部と、
   会議の配布資料の印刷に要する印刷時間と前記会議の主催者についての前記定刻取得率とに基づいて、前記主催者に対する前記会議の告知メッセージを発行する告知タイミングを決定し、前記告知タイミングに、前記告知メッセージを表示させるための表示データを前記主催者の端末装置に送信する会議管理部とを備え、
   前記定刻取得率は、会議の配布資料の印刷回数に対する会議の開始時刻までに配布資料の印刷を行った回数の割合であり、
   前記告知タイミングは、前記会議の開始時刻より、前記印刷時間および前記定刻取得率に基づく時間の和だけ早いタイミングであり、
   前記告知メッセージは、前記配布資料を印刷していない前記会議の参加者の人数と同一の部数の前記配布資料の印刷を促すメッセージであること、
   を特徴とする画像形成装置。
2. 前記会議管理部は、前記会議の参加者を特定し、前記参加者のうち、前記配布資料を印刷した参加者を特定し、前記配布資料を印刷していない参加者の人数と前記配布資料のページ数との積に基づいて前記印刷時間を特定することを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
3. 前記会議管理部は、前記告知タイミングが、前記主催者が参加する別の会議の時間帯に含まれている場合、前記別の会議の長さだけ、前記告知タイミングを早めることを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
4. 前記会議管理部は、前記表示データの送信後、前記主催者の端末装置から印刷実行要求を受信すると、前記配布資料を印刷していない前記会議の参加者の人数と同一の部数の前記配布資料の印刷を実行し、
   前記表示データは、ダイアログ内に、前記告知メッセージおよび印刷実行キーを表示させ、前記印刷実行キーに対するユーザー操作に基づいて前記印刷実行要求を送信させるためのデータであること、
   を特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
5. 会議の主催者により配布資料の印刷が実行されるたびに、その主催者についての定刻取得率を更新するステップと、
   会議の配布資料の印刷に要する印刷時間と前記会議の主催者についての前記定刻取得率とに基づいて、前記主催者に対する前記会議の告知メッセージを発行する告知タイミングを決定し、前記告知タイミングに、前記告知メッセージを表示させるための表示データを前記主催者の端末装置に送信するステップとを備え、
   前記定刻取得率は、会議の配布資料の印刷回数に対する会議の開始時刻までに配布資料の印刷を行った回数の割合であり、
   前記告知タイミングは、前記会議の開始時刻より、前記印刷時間および前記定刻取得率に基づく時間の和だけ早いタイミングであり、
   前記告知メッセージは、前記配布資料を印刷していない前記会議の参加者の人数と同一の部数の前記配布資料の印刷を促すメッセージであること、
   を特徴とする印刷管理方法。

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