JP6232785B2 - 情報処理装置、情報処理システム、プログラム - Google Patents

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理システム及びプログラムに関する。

会議で配布される会議資料の印刷について、利便性を向上させる種々の技術が提案されている。例えば、特許文献１に示されるように、画像形成装置が外部から会議資料及びその有効期間に関する情報を取得して保持し、取得した有効期間に会議資料が印刷されるように制御することで、会議開催者に負担をかけずに会議参加者が会議資料を入手できる技術が知られている（特許文献１参照）。

また、特許文献２に示されるように、会議の参加人数に応じた会議資料の印刷を会議の開始時刻前に終了させる技術も知られている。さらに、特許文献３に示されるように、画像形成装置にログインがあったとき、利用者の所定期間の予定を画像形成装置の外部から取得し、当該予定で使用される資料を予定と併せて印刷する技術も知られている。

特開２００４−１３１８３号公報 特開２００７−４７９８３号公報 特開２００９−２９８０４８号公報

本発明は、情報処理装置を利用した書類の配布に関し、配布の設定による操作の手間を抑える情報処理装置、情報処理システム及びプログラムを提供することを目的とする。

請求項１に記載の発明は、ネットワークを介して接続される外部装置から会議の開催予定を表す予定情報を取得する取得手段と、前記取得手段によって取得された予定情報に含まれる、会議資料を配布する配布手段を表す予め定めた特定の用語が画像の通信を表す通信用語である場合、前記通信用語と関連付けられた、前記会議資料の配布先を表す配布先情報に基づいて、前記会議資料の配布先を特定する特定手段と、前記特定手段によって特定された配布先に前記会議資料を出力する出力手段と、を有する情報処理装置である。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明において、前記特定手段は、前記特定の用語が印刷又は複写を表す画像形成用語である場合、前記画像形成用語の数を特定し、前記出力手段は、前記特定手段によって特定された数を配布部数として前記会議資料を出力することを特徴としている。

請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の発明において、前記取得手段は、前記会議の開始予定時刻又は終了予定時刻と現在時刻との時間差が最も少ない予定情報を取得することを特徴としている。

請求項４に記載の発明は、請求項１から３のいずれか１項に記載の発明において、前記特定手段は、前記会議資料に添える複数の定型文の中から前記開催予定の時間と現在時刻との時間関係に応じた定型文を選択し、前記出力手段は、前記特定手段によって選択された定型文を前記会議資料に添えて出力することを特徴としている。

請求項５に記載の発明は、請求項１から４のいずれか１項に記載の発明において、前記特定手段は、現在時刻が前記開催予定の時間外である場合、前記会議資料の配布先に前記会議の内容に関係を有する関係者を設定し、前記出力手段は、前記特定手段によって特定された関係者に前記会議資料を出力することを特徴としている。

請求項６に記載の発明は、情報処理装置と情報管理装置とを含む情報処理システムであって、前記情報管理装置は、会議の開催予定を表す予定情報を管理する管理手段を有し、前記情報処理装置は、前記管理手段によって管理された予定情報を取得する取得手段と、前記取得手段によって取得された予定情報に含まれる、会議資料を配布する配布手段を表す予め定めた特定の用語が画像の通信を表す通信用語である場合、前記通信用語と関連付けられた、前記会議資料の配布先を表す配布先情報に基づいて、前記会議資料の配布先を特定する特定手段と、前記特定手段によって特定された配布先に前記会議資料を出力する出力手段と、を有することを特徴とする情報処理システムである。

請求項７に記載の発明は、会議資料を出力する出力手段と接続されたコンピュータを、ネットワークを介して接続される外部装置から会議の開催予定を表す予定情報を取得する取得手段、前記取得手段によって取得された予定情報に含まれる、会議資料を配布する配布手段を表す予め定めた特定の用語が画像の通信を表す通信用語である場合、前記通信用語と関連付けられた、前記会議資料の配布先を表す配布先情報に基づいて、前記会議資料の配布先を特定する特定手段として機能させるプログラムであって、前記出力手段は、前記特定手段によって特定された配布先に前記会議資料を出力することを特徴するプログラムである。

請求項１に記載の発明によれば、配布先を設定する操作の手間が抑えられる。

請求項２に記載の発明によれば、配布部数を設定する操作の手間が抑えられる。

請求項３に記載の発明によれば、会議の予定情報を設定する操作の手間が抑えられる。

請求項４に記載の発明によれば、定型文を設定する操作の手間が抑えられる。

請求項５に記載の発明によれば、会議内容に関係がある関係者を設定する操作の手間が抑えられる。

請求項６に記載の発明によれば、配布先を設定する操作の手間が抑えられる。

請求項７に記載の発明によれば、配布先を設定する操作の手間が抑えられる。

図１は、画像形成システム１０の概要を示す図である。 図２（ａ）は、画像形成装置１００のブロック図の一例である。図２（ｂ）は、配布状態管理テーブルの一例である。図２（ｃ）は、定型文管理テーブルの一例である。 図３は、スケジュール管理サーバ２００のブロック図の一例である。 図４（ａ）は、予定情報の一例である。図４（ｂ）は、予定情報の他の一例である。 図５は、画像形成装置１００のハードウェア構成の一例である。 図６は、画像形成装置１００の動作の一例を示すフローチャートである。 図７（ａ）は、ログオン画面の一例である。図７（ｂ）は、メニュー画面の一例である。図７（ｃ）は、設定画面の一例である。 図８は、会議資料配布処理の一例を示すフローチャートである。 図９は、会議選択画面の一例である。 図１０は、機能特定処理の一例を示すフローチャートである。 図１１は、会議詳細画面の一例である。 図１２（ａ）は、配布先特定処理の一例を示すフローチャートである。図１２（ｂ）は、再配布先特定処理の一例を示すフローチャートである。 図１３は、配布手段特定処理の一例を示すフローチャートである。 図１４は、定型文選択処理の一例を示すフローチャートである。 図１５は、会議資料出力処理の一例を示すフローチャートである。 図１６（ａ）は、会議資料が印刷された記録紙の一例である。図１６（ｂ）は、確認画面の一例である。

以下、本発明を実施するための形態について図面を参照して説明する。

図１は、画像形成システム１０の概要を示す図である。
画像形成システム１０は、図１に示すように、画像形成装置１００とスケジュール管理サーバ２００とを備えている。画像形成装置１００とスケジュール管理サーバ２００とは、ネットワーク３００によって接続されている。ネットワーク３００としては、例えばＬＡＮ（Local Area Network）やインターネットがある。

画像形成装置１００は、スキャナ機能、複写機能、ファクリミリ通信を含む通信機能、印刷機能の少なくとも１つの機能を有する装置である。画像形成装置１００は会議主催者に利用される。本実施形態では、これらの機能のすべてが画像形成装置１００に搭載されている。例えば記録紙に記録された画像が画像形成装置１００のスキャナ機能を利用して読み取られると、画像情報が生成される。当該画像情報は画像形成装置１００に保持される。保持された画像情報は、例えば印刷機能が利用されて別の記録紙に印刷される。この場合、複写機能が実現される。また、保持された画像情報は、例えば通信機能が利用され電子メールの添付画像として送信されたり、ファクリミリ送信されたりする。

スケジュール管理サーバ２００は、被管理者のスケジュールを管理するサーバ装置である。詳細は後述するが、スケジュール管理サーバ２００には、例えば会議の開催予定日時（開始予定時刻、終了予定時刻）、会議資料の配布手段、会議資料の配布先、会議の開催者、会議の参加者、会議室といった会議の開催予定などを含む予定情報が会議開始前に登録されている。登録は、会議開催者又は登録担当者により行われる。尚、本実施形態における会議には、会合、集会、打ち合わせ、ミーティング、会談が含まれる。

さらに、画像形成システム１０は、ネットワーク３００を介してＰＣ４００と接続されている。ＰＣ４００は会議参加者や会議関係者に利用される。ＰＣ４００は、入力装置４１０、表示装置４２０及び制御装置４３０を備えている。入力装置４１０としては、例えばキーボードやポインティングデバイス（例えばマウス）などがある。表示装置４２０としては、液晶ディスプレイがある。制御装置４３０は、入力装置４１０及び表示装置４２０の動作を制御する。表示装置４２０の画面上には、画像形成装置１００から送信された電子メールが表示される。

続いて、図２を参照して画像形成装置１００の詳細について説明する。

図２（ａ）は、画像形成装置１００のブロック図の一例である。図２（ｂ）は、配布状態管理テーブルの一例である。図２（ｃ）は、定型文管理テーブルの一例である。
画像形成装置１００は、図２（ａ）に示すように、配布状態記憶部１１０、定型文記憶部１２０、認証部１３０、制御部１４０、操作部１５０及び出力部１６０を備えている。

配布状態記憶部１１０は、配布状態管理テーブルを記憶している。配布状態管理テーブルは、図２（ｂ）に示すように、認証ユーザー、会議ＩＤ、配布先及び配布状態を構成要素として備えている。認証ユーザーには、認証部１３０によって認証されたユーザーが登録される。会議ＩＤには、会議を識別する識別情報が登録される。配布先には、電子メールアドレスやファクリミリ番号が登録される。会議ＩＤ及び配布先は予定情報の内容が反映される。配布状態には、まだ配布されていないことを表す「未配布」又は既に配布されたことを表す「配布済」が登録される。尚、後述する更新処理（図１０）が行われるまで未配布が維持さていれる。配布状態管理テーブルにより、会議ＩＤにより識別される会議で認証されたユーザーが開催者となった会議資料は、配布先にまだ配布されていないか、既に配布されたかが特定される。

定型文記憶部１２０は、定型文管理テーブルを記憶している。定型文管理テーブルは、図２（ｃ）に示すように、会議開催状態、コメント１及びコメント２を構成要素として備えている。会議開催状態には、会議が開催中であることを表す「会議開催中」、会議が開始前であることを表す「会議開始前」、会議が終了した後であることを表す「会議終了後」が予め登録されている。コメント１及び２には、会議の開催状態に応じた定型文が予め登録されている。コメント１の括弧の中には予定情報に含まれた会議名が登録される。コメント２の括弧の中には予定情報に含まれた会議開催者が登録される。定型文管理テーブルにより、会議開催状態に応じたコメント１及び２が特定される。

認証部１３０は、画像形成装置１００の利用者を認証する。例えば、会議開催者が保持するＩＣ（Integrated Circuit）カードが認証部１３０に翳されると、操作部１５０の画面上にＩＣカードに記録されている内容が表示される。会議開催者は、表示された内容に誤りがないことを確認した場合、認証を開始するボタンを押下する。これにより、認証が開始される。認証が成功した場合には、制御部１４０の動作が開始される。認証が失敗した場合には、その旨が操作部１５０の画面上に表示される。尚、認証の成否は、画像形成装置１００や画像形成装置１００の外部に設置された認証サーバに記憶された突合用の認証情報に基づいて行われる。

制御部１４０は、認証部１３０、操作部１５０及び出力部１６０の動作を制御する。制御部１４０は、予定情報取得部１４１及び機能特定部１４２を備えている。

予定情報取得部１４１は、認証部１３０による認証が成功すると、画像形成装置１００の外部から予定情報を取得する。より詳しくは、予定情報取得部１４１は、後述する通信部１６１を経由して画像形成装置１００の外部に設置されたスケジュール管理サーバ２００から予定情報を取得する。予定情報取得部１４１は、取得した予定情報を機能特定部１４２及び操作部１５０に出力する。

機能特定部１４２は、操作部１５０からの指示があると、予定情報取得部１４１によって取得された予定情報に含まれる、会議資料を配布する配布手段を表す予め定めた特定の用語に基づいて、画像形成装置１００に発揮（実行）させる機能を特定する。例えば、機能特定部１４２は、特定の用語が画像の通信を表す通信用語である場合、通信用語と関連付けられた、資料の配布先を表す配布先情報に基づいて、資料の配布先を特定する。また、機能特定部１４２は、特定の用語が印刷又は複写を表す画像形成用語である場合、画像形成用語の数を特定する。機能特定部１４２は、予定情報が入力された場合、予定情報に含まれる会議ＩＤ及び配布先を配布状態記憶部１１０に登録する。その他、機能特定部１４２は、種々の特定処理を実行する。

操作部１５０は、予定情報取得部１４１から出力された予定情報を表示する。また、操作部１５０は、利用者から操作されると機能特定部１４２に各種の指示を出力する。例えば、操作部１５０に表示された後述する「会議資料配布」ボタンが押下されると、機能特定部１４２が処理を開始する。尚、操作部１５０は、タッチパネル及び操作ボタンを含んでいる。

出力部１６０は、機能特定部１４２からの指示に基づいて、画像を出力する。出力部１６は、通信部１６１及び印刷部１６２を備えている。

通信部１６１は、機能特定部１４２からの指示に基づいて、画像が添付された電子メールを送信したり、画像が形成されたファクリミリを送信したりする。また、通信部１６１は、予定情報取得部１４１から出力された予定情報取得依頼をスケジュール管理サーバ２００に送信したり、スケジュール管理サーバ２００から送信された予定情報を受信したりする。
印刷部１６２は、機能特定部１４２からの指示に基づいて、画像を記録紙に印刷する。

続いて、図３及び図４を参照してスケジュール管理サーバ２００の詳細について説明する。

図３は、スケジュール管理サーバ２００のブロック図の一例である。図４（ａ）は、予定情報の一例である。図４（ｂ）は、予定情報の他の一例である。
スケジュール管理サーバ２００は、図３に示すように、予定情報記憶部２１０及び予定情報管理部２２０を備えている。

予定情報記憶部２１０は、図４（ａ）及び（ｂ）に示すような予定情報を記憶している。予定情報としては、例えばＲＦＣ(Request for comments)５５４５で規定されたiCalendarがある。予定情報は、会議の参加者を表す会議参加者（ATTENDEE）、会議の内容や結果に関係性を有する会議関係者（INTERRESTED）、会議の開催者を表す会議開催者（ORGANIZER）を含んでいる。そして、図４（ａ）であれば、会議参加者、会議関係者及び会議開催者には、会議資料を電子メールで配布することを表す特定の通信用語”mail”や、ファクリミリ送信で配布することを表す特定の通信用語”fax”が関連付けられている。また、図４（ｂ）であれば、会議参加者、会議関係者及び会議開催者には、印刷した会議資料を配布することを表す特定の画像形成用語”print”や、複写した会議資料を配布することを表す特定の画像形成用語”copy”が関連付けられている。さらに、特定の通信用語であれば電子メールのアドレスやファクリミリ番号が関連付けられている。尚、特定の画像形成用語にも電子メールのアドレスが関連付けられているが、当該関連付けは会議参加者に従って行われたものであり、特段意味をなすものではない。

上記以外にも、予定情報には、会議の開始予定時刻を表す開始時刻（DTSTART）、終了予定時刻を表す終了時刻（DTEND）が含まれている。例えば、図４（ａ）であれば、会議開始予定時刻が２０１２年８月２７日１５時００分、会議終了予定時刻が２０１２年８月２７日１６時００分として予定情報に含まれている。図４（ｂ）であれば、会議開始予定時刻が２０１２年８月２８日１０時００分、会議終了予定時刻が２０１２年８月２８日１１時００分として予定情報に含まれている。また、予定情報には、会議を識別する識別情報（CREATED）、会議の件名（SUMMARY）、会議が行われる会議室（LOCATION）、会議についての説明（DESCRIPTION）などが含まれている。特に、予定情報が作成されると、作成日時が秒単位で特定されて識別情報になる。さらに、図４（ｂ）であれば、印刷対象となる会議資料の会議ファイル名が添付（ATTACH）として予定情報に含まれている。図４（ｂ）に示すように、会議ファイル名にはパスが設定されているため、会議ファイルの格納先が特定される。

予定情報管理部２２０は、予定情報を管理する。予定情報管理部２２０は、画像形成装置１００から予定情報取得依頼を受信すると、予定情報取得依頼に含まれる認証ユーザーに基づいて、該認証ユーザーを含む予定情報を取得する。予定情報が取得されると、予定情報管理部２２０は、取得した予定情報を画像形成装置１００に送信する。その他、予定情報管理部２２０は、適宜、新たな予定情報を予定情報記憶部２１０に登録したり、予定情報を書き換えたりする。

続いて、図５を参照して画像形成装置１００のハードウェア構成について説明する。

図５は、画像形成装置１００のハードウェア構成の一例である。
画像形成装置１００は、図５に示すように、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１００ａ、ＲＡＭ（Random Access Memory）１００ｂ、ＲＯＭ（Read Only Memory）１００ｃ、ＨＤＤ（Hard Disc Drive）１００ｄを備えている。また、画像形成装置１００は、ＩＣカードリーダー１００ｅ、タッチパネル１００ｆを備えている。
さらに、画像形成装置１００は、スキャナ装置１００ｇ、複写装置１００ｈ、ファクシミリ装置１００ｉ、印刷装置１００ｊ、ネットワークＩ／Ｆ１００ｋも備えている。これらの各機器・装置１００ａ〜１００ｋは、バス１００ｌなどによって互いに接続されている。少なくともＣＰＵ１００ａとＲＡＭ１００ｂとが協働することによってコンピュータが実現される。

ＩＣカードリーダー１００ｅは、利用者が翳したＩＣカードに記録された内容を読み取る読取装置である。
タッチパネル１００ｆは、指示位置を入力可能な機能を有する表示装置である。指示位置は、例えば会議主催者の指やペンタイプの指示装置（例えばタッチペン）などの指示手段により特定される。

スキャナ装置１００ｇ、複写装置１００ｈ、ファクシミリ装置１００ｉ、印刷装置１００ｊは、それぞれスキャナ機能、複写機能、ファクリミリ機能、印刷機能を実現する装置である。ネットワークＩ／Ｆ１００ｋは、Local Area Network（ＬＡＮ）インタフェース（例えばＬＡＮカード、ネットワークアダプタ）を備えている。ネットワークＩ／Ｆ１００ｇには、ルーターやスイッチを含むネットワーク３００を介してスケジュール管理サーバ２００及びＰＣ４００が接続される。尚、複写装置１００ｈ、ファクシミリ装置１００ｉ、印刷装置１００ｊ及びネットワークＩ／Ｆ１００ｋにより出力装置が形成される。

上述したＲＡＭ１００ｂは、ＲＯＭ１００ｃ、ＨＤＤ１００ｄのいずれかに記憶されたプログラムを読み込む。読み込まれたプログラムをＣＰＵ１００ａが実行することにより、画像形成装置１００が備えている各機能１４１，１４２が実現される。

尚、上述したプログラムは、後述するフローチャートに応じたものとすればよい。また、スケジュール管理サーバ２００のハードウェア構成は、上述したＩＣカードリーダー１００ｅ、タッチパネル１００ｆ、スキャナ装置１００ｇ、複写装置１００ｈ、ファクシミリ装置１００ｉ及び印刷装置１００ｊを除けば、基本的に画像形成装置１００のハードウェア構成と同様である。

続いて、図６及び図７を参照して、画像形成装置１００の動作について説明する。

図６は、画像形成装置１００の動作の一例を示すフローチャートである。図７（ａ）は、ログオン画面の一例である。図７（ｂ）は、メニュー画面の一例である。図７（ｃ）は、設定画面の一例である。ログオン画面、メニュー画面及び設定画面は、操作部１５０（タッチパネル１００ｆ）に表示される。

まず、図６に示すように、操作部１５０は、ログオン画面を表示する（ステップＳ１０１）。例えば、節電モードにより画面の表示が抑えられている画像形成装置１００に会議主催者が近づくと、画像形成装置１００に設置されたセンサーが人物の接近を感知する。操作部１５０は、センサーによる感知に基づいて、ユーザー名及びパスワードが入力されていないログオン画面を表示する。会議主催者は、自身が保持するＩＣカードをＩＣカードリーダー１００ｅに翳すと、ＩＣカードリーダー１００ｅは、ＩＣカード内に記録された認証情報としてのユーザー名及びパスワードを読み取る。そして、操作部１５０は、図７（ａ）に示すように、ＩＣカードリーダー１００ｅに読み取られたユーザー名及びパスワードを表示する。尚、ＩＣカード及びＩＣカードリーダー１００ｅが利用されずに、ログオン画面に直接ユーザー名及びパスワードが入力されるようにしてもよい。

次いで、認証部１３０は、認証情報が正しいか否かを判断する（ステップＳ１０２）。認証処理は、ユーザー名及びパスワードが表示されたログオン画面に対し、認証の開始を認証部１３０に指示するボタン「ＯＫ」が押下されることにより行われる。認証部１３０は、画像形成装置１００又は画像形成装置１００の外部に設置された認証サーバ（不図示）に記憶された突合用の認証情報と認証情報とを突き合わせる。認証部１３０は、突き合わせた結果、突合用の認証情報と認証情報とが一致した場合、認証情報が正しいと判断する（ステップＳ１０２：ＹＥＳ）。認証部１３０は、突き合わせた結果、突合用の認証情報と認証情報とが一致しなかった場合、認証情報が誤りであると判断する（ステップＳ１０２：ＮＯ）。この場合、操作部１５０には、認証が失敗した旨が表示され、処理が終了する。

認証情報が正しいと判断されると、操作部１５０は、次いで、メニュー画面を表示する（ステップＳ１０３）。メニュー画面は、図７（ｂ）に示すように、複写機能を画像形成装置１００に発揮させるボタン「コピー」、ファクリミリ機能を画像形成装置１００に発揮させるボタン「ＦＡＸ」、スキャナ機能を画像形成装置１００に発揮させるボタン「スキャン」、画像形成装置１００に対して設定を行う設定画面を表示させるボタン「設定」、及び画像形成装置１００に会議資料配布処理を実行させるボタン「会議資料配布」を備えている。会議主催者は、図７（ｂ）に示すように、設定ボタン又は会議資料配布ボタンを押下して、設定画面を表示させたり、会議資料配布処理を実行したりする。

ここで、操作部１５０は、会議資料配布ボタンが押下されたか否かを判断する（ステップＳ１０４）。操作部１５０は、会議資料配布ボタンが押下されたと判断した場合（ステップＳ１０４：ＹＥＳ）、後述する会議資料配布処理が実行される（ステップＳ１０５）。一方、操作部１５０は、会議資料配布ボタンが押下されなかったと判断した場合（ステップＳ１０４：ＮＯ）、操作部１５０は、設定ボタンが押下されたか否かを判断する（ステップＳ１０６）。操作部１５０は、設定ボタンが押下されたと判断した場合、設定画面を表示する（ステップＳ１０７）。

設定画面は、図７（ｃ）に示すように、単一候補表示モード又は複数候補表示モードを選択する選択ボタン、時間範囲を入力する入力欄、及び設定画面を閉じるボタン「閉じる」を備えている。詳細は後述するが、単一候補表示モードが選択されると、後述する会議選択画面（図９参照）が表示されず、現在時刻に最も近い１つの会議の会議詳細画面が表示される。複数候補表示モードが選択されると、現在時刻から時間範囲の入力欄に入力された時間の範囲内にある会議の予定が表示される。当該範囲内に該当する会議が１つしかない場合には、１つの会議の予定が表示される。

操作部１５０は、次いで、閉じるボタンが押下されたか否かを判断する（ステップＳ１０８）。閉じるボタンが押下されるまで設定画面は操作部１５０に表示され続け（ステップＳ１０８：ＮＯ）、閉じるボタンが押下されると（ステップＳ１０８：ＹＥＳ）、メニュー画面に戻る。したがって、閉じるボタンが押下されると、設定画面で選択され又は入力された内容が確定する。このように、会議開催者は、会議資料配布ボタンを押下する前に、設定画面において各種の設定を行う必要がある。

続いて、図８及び図９を参照して、上述した会議資料配布処理について説明する。

図８は、会議資料配布処理の一例を示すフローチャートである。図９は、会議選択画面の一例である。
上述したように、メニュー画面において会議資料配布ボタンが押下されると、図８に示すように、予定情報取得部１４１は、現在時刻を取得する（ステップＳ２０１）。取得先は、画像形成装置１００が有する時計機能でもよいし、画像形成装置１００の外部に設置された現在時刻を管理する管理サーバでもよい。

次いで、予定情報取得部１４１は、複数候補表示モードが選択されているか否かを判断する（ステップＳ２０２）。上述したように、設定画面において複数候補表示モードが選択されている場合、予定情報取得部１４１は、複数候補表示モードが選択されていると判断する（ステップＳ２０２：ＹＥＳ）。一方、設定画面において単一候補表示モードが選択されている場合、予定情報取得部１４１は、複数候補表示モードが選択されていないと判断する（ステップＳ２０２：ＮＯ）。

予定情報取得部１４１は、複数候補表示モードが選択されていると判断した場合、現在時刻から一定時間以内の予定情報を取得する（ステップＳ２０３）。例えば、取得された現在時刻が２０１２年８月２７日１１時００分００秒である場合、設定画面の時間範囲で２４時間が設定されているため、２０１２年８月２８日１１１時００分００秒までに会議が開始する予定情報が取得される。この結果、図４（ａ）及び（ｂ）に示される予定情報が取得される。操作部１５０は、予定情報取得部１４１によって予定情報が取得されると、当該予定情報を表示する（ステップ２０４）。予定情報は、会議選択画面が表示される。

具体的には、図９に示すように、会議選択画面には、会議開催日、会議名及び会議開催期間が表示された選択ボタン式の予定情報が表示される。図９においては、会議開催日が８月２７日（月）の選択ボタンと会議開催日が８月２８日（火）の予定情報が表示されている。会議開催者は、いずれかの予定情報を選択し押下する。尚、本実施形態では、会議開催日が８月２７日（月）の予定情報が選択されている。

操作部１５０は、予定情報が選択されるまで会議選択画面を表示し続け（ステップＳ２０５：ＮＯ）、予定情報が選択されると（ステップＳ２０５：ＹＥＳ）、後述する機能特定処理（ステップＳ２０６）及び会議資料出力処理（ステップＳ２０７）が実行される。

尚、予定情報取得部１４１は、ステップＳ２０２の処理において、複数候補表示モードが選択されていないと判断した場合、現在時刻に最も近い予定情報を取得する（ステップＳ２０８）。例えば、取得された現在時刻が２０１２年８月２７日１１時００分００秒である場合、図４（ａ）及び（ｂ）に示される予定情報の内、会議の開始予定時刻を表す開始時刻に最も近い予定情報である図４（ａ）に示される予定情報が取得される。したがって、単一候補モードが選択された場合、予定情報を設定する操作の手間が抑えられる。この場合、予定情報が１つであるため、ステップＳ２０４で行われる予定情報の表示及びステップＳ２０５で行われる予定情報の選択はスキップされる。そして、後述する機能特定処理（ステップＳ２０６）及び会議資料出力処理（ステップＳ２０７）が実行される。

続いて、図１０及び図１１を参照して、上述した機能特定処理について説明する。

図１０は、機能特定処理の一例を示すフローチャートである。図１１は、会議詳細画面の一例である。
上述したように、ステップＳ２０５の処理で予定情報が選択されたり、ステップＳ２０８の処理で予定情報が取得されたりすると、機能特定部１４２は、会議資料が配布済みであるか否かを判断する（ステップＳ３０１）。当該判断は、機能特定部１４２が配布状態記憶部１１０を確認することにより行われる。例えば、図２（ｂ）に示す配布状態管理テーブルでは、図４（ａ）に示す予定情報に基づいて配布状態が管理されている。当該配布状態管理テーブルによれば、いずれの配布先の配布状態が「未配布」となっている。すなわち、配布先に対し会議資料がまだ配布されていないことが示されている。一方、配布先に対し既に会議資料が配布されている場合には、該当する配布状態には「配布済」となる。

機能特定部１４２は、少なくとも１つの配布状態が「配布済」であると判断した場合（ステップＳ３０１：ＹＥＳ）、操作部１５０は、資料再配布ボタンが押下可能な会議詳細画面を表示する（ステップＳ３０２）。一方、機能特定部１４２は、すべての配布状態が「未配布」であると判断した場合、操作部１５０は、資料再配布ボタンが押下不能な会議詳細画面を表示する（ステップＳ３０３）。図１１においては、資料再配布ボタンが押下不能な会議詳細画面が表示されている。

会議詳細画面には、図１１に示すように、会議の開催日時や会議の開催場所、配布資料、配布先など選択又は取得された予定情報の詳細が表示される。また、会議詳細画面には、会議資料を配布することを機能特定部１４２に指示するボタン「資料配布」、会議資料の配布及び再配布の処理を中止するボタン「キャンセル」が表示される。尚、会議資料を再び配布することを機能特定部１４２に指示するボタン「資料再配布」は、上述したように機能特定部１４２がすべての配布状態が「未配布」であると判断したため、押下不能に表示される。

次いで、機能特定部１４２は、資料配布ボタンが押下されたか否かを判断する（ステップＳ３０４）。機能特定部１４２は、資料配布ボタンが押下されたと判断とした場合（ステップＳ３０４：ＹＥＳ）、配布状態記憶部１１０を更新する（ステップＳ３０５）。これにより、配布状態管理テーブルの配布状態がすべて「未配布」から「配布済」に書き換えられる。その後、配布先特定処理（ステップＳ３０６）が実行される。一方、機能特定部１４２は、資料配布ボタンが押下されなかったと判断とした場合（ステップＳ３０４：ＮＯ）、資料再配布ボタンが押下されたか否かを判断する（ステップＳ３０７）。機能特定部１４２は、資料再配布ボタンが押下されたと判断とした場合（ステップＳ３０７：ＹＥＳ）、再配布先特定処理（ステップＳ３０８）が実行される。

さらに、機能特定部１４２は、資料再配布ボタンが押下されなかったと判断とした場合（ステップＳ３０７：ＮＯ）、キャンセルボタンが押下されたか否かを判断する（ステップＳ３０９）。機能特定部１４２は、キャンセルボタンが押下されたと判断とした場合（ステップＳ３０９：ＹＥＳ）、図８に移り処理が終了する。一方、機能特定部１４２は、キャンセルボタンが押下されなかったと判断とした場合（ステップＳ３０９：ＮＯ）、ステップＳ３０４の処理に戻る。すなわち、会議詳細画面に表示されたいずれかのボタンが押下されるまで、会議詳細画面は表示され続ける。以上のような判断処理を経た後、機能特定部１４２は、配布手段特定処理（ステップＳ３１０）及び定型文選択処理（ステップＳ３１１）を実行する。

続いて、図１２を参照して、上述した配布先特定処理及び再配布先特定処理について説明する。
図１２（ａ）は、配布先特定処理の一例を示すフローチャートである。図１２（ｂ）は、再配布先特定処理の一例を示すフローチャートである。

まず、配布先特定処理について説明する。
機能特定部１４２は、ステップＳ３０５の処理が完了すると、会議の開催中であるか否かを判断する（ステップＳ４０１）。具体的には、機能特定部１４２は、取得した現在時刻が予定情報の開始予定時刻と終了予定時刻の間に含まれているか判断する。現在時刻が開始予定時刻と終了予定時刻の間にある場合には、機能特定部１４２は、会議の開催中であると判断し（ステップＳ４０１：ＹＥＳ）、予定情報に含まれる参加者を配布先に設定する（ステップＳ４０２）。

一方、現在時刻が開始予定時刻と終了予定時刻の間にない場合には、機能特定部１４２は、会議の開催中でないと判断し（ステップＳ４０１：ＮＯ）、さらに、会議の開催前又は終了後であるか否かを判断する（ステップＳ４０３）。機能特定部１４２は、会議の開催前又は終了後であると判断した場合（ステップＳ４０３：ＹＥＳ）、参加者及び関係者を配布先に設定する（ステップＳ４０４）。これにより、会議開始前又は会議終了後には、会議参加者だけでなく、会議関係者にまで会議資料が配布される設定がなされる。尚、会議の開催前又は終了後でないと判断した場合（ステップＳ４０３：ＮＯ）、処理を終了する。

次に、再配布先特定処理について説明する。
機能特定部１４２は、ステップＳ３０７の処理が完了すると、会議の終了後であるか否かを判断する（ステップＳ５０１）。具体的には、上述したように機能特定部１４２は、取得した現在時刻が予定情報の終了予定時刻を過ぎているか否か判断する。現在時刻が終了予定時刻を過ぎている場合には、機能特定部１４２は、会議の終了後であると判断し（ステップＳ５０１：ＹＥＳ）、処理を終了する。

一方、機能特定部１４２は、現在時刻が終了予定時刻を過ぎていない場合には、会議の終了後でないと判断し（ステップＳ５０１：ＮＯ）、さらに、資料が未配布であるか否かを判断する（ステップＳ５０２）。機能特定部１４２は、資料の未配布があると判断した場合、参加者及び関係者を配布先に設定する（ステップＳ５０３）。すなわち、会議が終了した後に、会議資料が一部の参加者や関係者に配布されている場合でも、配布されなかった参加者等に資料が配布される設定がなされる。

続いて、図１３を参照して、上述した配布手段特定処理について説明する。

図１３は、配布手段特定処理の一例を示すフローチャートである。尚、配布手段特定処理は、後述する特定用語のすべてが判断されるまで繰り返される。
機能特定部１４２は、図１０で説明した配布先特定処理（ステップＳ３０６）又は再配布先特定処理（ステップＳ３０８）の処理が終了すると、配布手段特定処理を実行する。機能特定部１４２は、まず、特定用語は”mail”であるか否かを判断する（ステップＳ６０１）。当該判断は、選択された予定情報又は取得した予定情報に特定の用語”mail”が含まれているか否かにより判断される。本実施形態では、図４（ａ）を参照すると、特定の用語”mail”が含まれているため、機能特定部１４２は、特定用語が”mail”であると判断する（ステップＳ６０１：ＹＥＳ）。この場合、機能特定部１４２は、配布手段として”ScanToMail”機能を特定し（ステップＳ６０２）、出力先に参加者又は参加者及び関係者のメールアドレス（mailto:以降の文字列）を設定する（ステップＳ６０３）。尚、”ScanToMail”機能は、画像形成装置１００に載置された原稿をスキャン機能で読み取り、読み取った結果得られる画像情報を電子メールにより送信する機能をいう。

一方、機能特定部１４２は、特定用語が”mail”でないと判断した場合（ステップＳ６０１：ＮＯ）、特定用語が”fax”であるか否かを判断する（ステップＳ６０４）。本実施形態では、図４（ａ）を参照すると、特定の用語”fax”が含まれているため、機能特定部１４２は、特定用語が”fax”であると判断する（ステップＳ６０５：ＹＥＳ）。この場合、機能特定部１４２は、配布手段として”FAX”機能を特定し（ステップＳ６０５）、出力先に参加者又は参加者及び関係者のFAX番号（faxto:以降の数字）を設定する（ステップＳ６０３）。ステップＳ６０３の処理を実行する。

機能特定部１４２は、特定用語が”fax”でないと判断した場合（ステップＳ６０４：ＮＯ）、特定用語が”print”であるか否かを判断する（ステップＳ６０６）。本実施形態では、図４（ａ）を参照すると、特定の用語”print”が含まれていないため、機能特定部１４２は、特定用語が”print”でないと判断する（ステップＳ６０６：ＮＯ）。尚、図４（ｂ）に示す予定情報が取得され又は選択された場合、機能特定部１４２は、特定用語が”print”が含まれているため（ステップＳ６０６：ＹＥＳ）、配布手段として印刷機能を特定する（ステップＳ６０７）。その後、機能特定部１４２は、印刷ファイルの格納先を設定し（ステップＳ６０８）、印刷配布者数を印刷部数に設定する（ステップＳ６０９）。具体的には、機能特定部１４２は、予定情報に含まれる特定用語”print”の数を印刷部数に設定する。

機能特定部１４２は、特定用語が”print”でないと判断した場合（ステップＳ６０６：ＮＯ）、特定用語が”copy”であるか否かを判断する（ステップＳ６１０）。本実施形態では、図４（ａ）を参照すると、特定の用語”copy”が含まれていないため、機能特定部１４２は、特定用語が”copy”でないと判断する（ステップＳ６１０：ＮＯ）。尚、図４（ｂ）に示す予定情報が取得され又は選択された場合、特定用語が”copy”が含まれているため（ステップＳ６１０：ＹＥＳ）、機能特定部１４２は、配布手段として複写機能を特定する（ステップＳ６１１）。その後、機能特定部１４２は、複写配布者数を複写部数に設定する（ステップＳ６１２）。この場合も同様に、機能特定部１４２は、予定情報に含まれる特定用語”copy”の数を複写部数に設定する。

続いて、図１４を参照して、上述した定型文選択処理について説明する。

図１４は、定型文選択処理の一例を示すフローチャートである。
機能特定部１４２は、図１０で説明した配布手段特定処理（ステップＳ３１０）の処理が終了すると、定型文選択処理を開始する。まず、機能特定部１４２は会議開催中であるか否かを判断する（ステップＳ７０１）。当該判断は、取得した現在時刻と予定情報に含まれる開始時刻及び終了時刻とに基づいて行われる。機能特定部１４２は、会議開催中であると判断した場合（ステップＳ７０１：ＹＥＳ）、会議開催中の定型文を選択する（ステップＳ７０２）。具体的には、機能特定部１４２は、定型文記憶部１２０から会議開催中に応じたコメント１及び２を選択する。

一方、機能特定部１４２は、会議開催中でないと判断した場合（ステップＳ７０１：ＮＯ）、次いで、会議開始前であるか否かを判断する（ステップＳ７０３）。当該判断は、ステップＳ７０１の判断と同様である。機能特定部１４２は、会議開始前であると判断した場合（ステップＳ７０３：ＹＥＳ）、会議開始前の定型文を選択する（ステップＳ７０４）。具体的には、機能特定部１４２は、定型文記憶部１２０から会議開始前に応じたコメント１及び２を選択する。尚、本実施形態では、現在時刻２０１２年８月２７日１１時００分００秒であるため、図４（ａ）に示す予定情報の開始時刻及び終了時刻との関係で、会議開始前であると判断される。

一方、機能特定部１４２は、会議開始前でないと判断した場合（ステップＳ７０３：ＮＯ）、次いで、会議終了後であるか否かを判断する（ステップＳ７０５）。当該判断は、ステップＳ７０１の判断と同様である。機能特定部１４２は、会議終了後であると判断した場合（ステップＳ７０５：ＹＥＳ）、会議終了後の定型文を選択する（ステップＳ７０６）。具体的には、機能特定部１４２は、定型文記憶部１２０から会議終了後に応じたコメント１及び２を選択する。

機能特定部１４２は、上述したステップＳ７０２，Ｓ７０４，Ｓ７０６のいずれかの処理が終了すると、”ScanToMail”機能が特定されているか否かを判断する（ステップＳ７０７）。機能特定部１４２は、”ScanToMail”機能が特定されていると判断した場合（ステップＳ７０７：ＹＥＳ）、選択された定型文を電子メールに設定する（ステップＳ７０８）。具体的には、コメント１が電子メールの件名に設定され、コメント２が電子メールの本文に設定される。その際、空欄の箇所には、予定情報に含まれる会議の件名及び会議主催者がそれぞれ設定される。

機能特定部１４２は、”ScanToMail”機能が特定されていないと判断した場合（ステップＳ７０７：ＮＯ）、選択された定型文を添え書きに設定する（ステップＳ７０９）。具体的には、ファクシミリ機能、印刷機能又は複写機能を利用して出力される記録紙に定型文が添え書きとして加えられる。

続いて、図１５及び図１６を参照して、上述した会議資料出力処理について説明する。

図１５は、会議資料出力処理の一例を示すフローチャートである。図１６（ａ）は、会議資料が印刷された記録紙の一例である。図１６（ｂ）は、確認画面の一例である。
機能特定部１４２は、図８に示す機能特定処理（ステップＳ２０６）の処理が終了すると、再配布処理であるか否かを判断する（ステップＳ８０１）。具体的には、図１１に示す会議詳細画面において、資料再配布ボタンが押下されたか否かが判断される。本実施形態では、資料再配布ボタンが押下されていないため、機能特定部１４２は、再配布処理でないと判断する（ステップＳ８０１：ＮＯ）。

機能特定部１４２は、再配布処理でないと判断した場合、次いで、印刷処理であるか否かを判断する（ステップＳ８０２）。具体的には、図１３のステップＳ６０７の処理において印刷機能が特定されている場合、機能特定部１４２は印刷処理であると判断する。逆に、図１３のステップＳ６０７の処理において印刷機能が特定されていない場合、機能特定部１４２は印刷処理でないと判断する。

機能特定部１４２は印刷処理であると判断した場合（Ｓ８０２：ＹＥＳ）、印刷ファイルを取得し、印刷画像を生成する（ステップＳ８０３）。印刷ファイルの取得は、予定情報に含まれる会議ファイルの添付に基づいて行われる。次いで、機能特定部１４２は印刷画像を保持し（ステップＳ８０４）、印刷部１６２が印刷画像を出力する（ステップＳ８０５）。この際、選択されたコメント１及び２も併せて出力される。この結果、図１６（ａ）に示すように、印刷画像に併せてコメント１及び２が添え書きとして記録紙に印刷される。尚、添え書きは、アノテーションや注釈とも呼ばれる。

一方、機能特定部１４２は印刷処理でないと判断した場合（Ｓ８０２：ＮＯ）、スキャナ装置１００ｇは、載置された会議資料からスキャン画像を生成する（ステップＳ８０６）。このため、会議主催者は、図１１に示す資料配布ボタンを押下する前に、画像形成装置１００に会議資料を載置しておく必要がある。これにより、会議資料のスキャン画像が得られる。尚、本実施形態では、図４（ａ）に示す予定情報に特定の用語”print”が含まれていないため、印刷機能が特定されていない。このため、機能特定部１４２は、印刷処理でないと判断する。

次いで、機能特定部１４２はスキャン画像を保持し（ステップＳ８０７）、操作部１５０は確認画面を表示する（ステップＳ８０８）。確認画面は、図１６（ｂ）に示すように、件名、本文及びスキャン画像のアイコンを備えている。件名にはコメント１が表示される。本文にはコメント２が表示される。尚、コメント１及び２の空欄であった箇所には、それぞれ会議名及び会議主催者が追加される。会議主催者は確認画面により、参加者等に送信される内容や複写される内容を確認する。

次いで、機能特定部１４２は閉じるボタンが押下されたか否かを判断する（ステップＳ８０９）。すなわち、確認画面に表示されたボタン「閉じる」が押下されたか否かが判断される。閉じるボタンが押下された場合には（ステップＳ８０９：ＹＥＳ）、出力部１６０はスキャン画像を出力する（ステップＳ８１０）。具体的には、”ScanToMail”機能が特定されている場合には、通信部１６１がスキャン画像を電子メールに添付して送信する。ファクシミリ機能が特定されている場合には、通信部１６１がスキャン画像をファクリミリ送信する。複写機能が特定されている場合には、印刷部１６２がスキャン画像を印刷する。

一方、機能特定部１４２は、再配布処理であると判断した場合、次いで、印刷処理であるか否かを判断する（ステップＳ８１１）。当該判断は、上述したステップＳ８０２と同様である。機能特定部１４２は、印刷処理であると判断した場合（ステップＳ８１１：ＹＥＳ）、印刷部１６２は、ステップＳ８０４の処理で保持した印刷画像を出力する（ステップＳ８１２）。一方、機能特定部１４２は、印刷処理でないと判断した場合（ステップＳ８１１：ＮＯ）、出力部１６０は、ステップＳ８０７の処理で保持したスキャン画像を出力する（ステップＳ８１３）。すなわち、”ScanToMail”機能が特定されている場合には、通信部１６１がスキャン画像を電子メールに添付して送信する。ファクシミリ機能が特定されている場合には、通信部１６１がスキャン画像をファクリミリ送信する。複写機能が特定されている場合には、印刷部１６２がスキャン画像を印刷する。尚、資料再配布時には、保持している印刷画像やスキャン画像を再利用することを前提としているが、再度、印刷画像を生成したり、原稿を読み取ってスキャン画像を生成したりしてもよい。

以上説明したように、会議資料配布ボタンが会議主催者に押下されると、会議主催者は、配布手段の設定、配布先の設定等、各種の設定操作の手間から解放される。特に、会議主催者の意図をあたかも汲み取ったかのような設定がなされるため、本発明には、単なる利便性の向上だけではなく、会議主催者は画像形成装置１００からおもてなしを受けたかのように感じるという利点がある。

以上、本発明の好ましい実施形態について詳述したが、本発明に係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。例えば、本発明のプログラムを通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納して提供することも可能である。また、例えば、上述したブロック図における各部の少なくとも１つは、論理回路等のハードウェアで実現されてもよい。さらに、例えば、上述した２つの機能を１つの装置で実現してもよいし、１つの機能を２つ以上の装置に分散してもよい。

１００ 画像形成装置
１４０ 制御部
１４１ 予定情報取得部（取得手段）
１４２ 機能特定部（特定手段）
１６０ 出力部（出力手段）
１６１ 通信部
１６２ 印刷部
２００ スケジュール管理サーバ

Claims (7)

1. ネットワークを介して接続される外部装置から会議の開催予定を表す予定情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段によって取得された予定情報に含まれる、会議資料を配布する配布手段を表す予め定めた特定の用語が画像の通信を表す通信用語である場合、前記通信用語と関連付けられた、前記会議資料の配布先を表す配布先情報に基づいて、前記会議資料の配布先を特定する特定手段と、
   前記特定手段によって特定された配布先に前記会議資料を出力する出力手段と、
   を有する情報処理装置。
2. 前記特定手段は、前記特定の用語が印刷又は複写を表す画像形成用語である場合、前記画像形成用語の数を特定し、
   前記出力手段は、前記特定手段によって特定された数を配布部数として前記会議資料を出力することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記取得手段は、前記会議の開始予定時刻又は終了予定時刻と現在時刻との時間差が最も少ない予定情報を取得することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
4. 前記特定手段は、前記会議資料に添える複数の定型文の中から前記開催予定の時間と現在時刻との時間関係に応じた定型文を選択し、
   前記出力手段は、前記特定手段によって選択された定型文を前記会議資料に添えて出力することを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
5. 前記特定手段は、現在時刻が前記開催予定の時間外である場合、前記会議資料の配布先に前記会議の内容に関係を有する関係者を設定し、
   前記出力手段は、前記特定手段によって特定された関係者に前記会議資料を出力することを特徴とする請求項１から４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
6. 情報処理装置と情報管理装置とを含む情報処理システムであって、
   前記情報管理装置は、
   会議の開催予定を表す予定情報を管理する管理手段を有し、
   前記情報処理装置は、
   前記管理手段によって管理された予定情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段によって取得された予定情報に含まれる、会議資料を配布する配布手段を表す予め定めた特定の用語が画像の通信を表す通信用語である場合、前記通信用語と関連付けられた、前記会議資料の配布先を表す配布先情報に基づいて、前記会議資料の配布先を特定する特定手段と、
   前記特定手段によって特定された配布先に前記会議資料を出力する出力手段と、
   を有することを特徴とする情報処理システム。
7. 会議資料を出力する出力手段と接続されたコンピュータを、
   ネットワークを介して接続される外部装置から会議の開催予定を表す予定情報を取得する取得手段、
   前記取得手段によって取得された予定情報に含まれる、会議資料を配布する配布手段を表す予め定めた特定の用語が画像の通信を表す通信用語である場合、前記通信用語と関連付けられた、前記会議資料の配布先を表す配布先情報に基づいて、前記会議資料の配布先を特定する特定手段として機能させるプログラムであって、
   前記出力手段は、前記特定手段によって特定された配布先に前記会議資料を出力することを特徴するプログラム。

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