JP6152329B2 - 情報処理装置 - Google Patents

Description

本発明は、情報処理装置に関するものである。

従来、情報処理装置としての画像形成装置、例えば、複合機においては、ネットワーク、電話回線等を介して受信された画像データ、読取部において生成された画像データ、ＵＳＢ等を介して入力された画像データ等が蓄積部に蓄積され、蓄積された画像データ、すなわち、蓄積データが、あらかじめ登録された利用者によって利用されるようになっている。

前記複合機においては、利用者の意図に反して前記蓄積データのうちの所定の蓄積データが他の利用者によって削除されようとする場合に、複合機とネットワークを介して接続された利用者の端末装置、例えば、パソコンに、蓄積データの削除を予告するメールが送信され、所定の時間が経過すると、蓄積データが削除される（例えば、特許文献１参照。）。

特開２０１３−４６１４５号公報

しかしながら、前記従来の複合機においては、蓄積データの削除を予告するメールがパソコンに送信されるようになっているので、利用者は、パソコンにおいて、蓄積データの削除を予告するメールが受信されたかどうかを常に監視し、蓄積データの削除を予告するメールが受信された場合、削除が予告された蓄積データを所定の時間が経過するまでに利用する必要があり、蓄積データの管理が煩わしい。

本発明は、前記従来の複合機の問題点を解決して、蓄積データを容易に管理することができる情報処理装置を提供することを目的とする。

そのために、本発明の情報処理装置においては、データ記録部に記録されたデータの記録状態が変更されるかどうかを判断するデータ記録状態判定処理手段と、前記データ記録部に記録されたデータに対して第１の退避処理を行うための第１の退避処理情報、及びデータ記録部に記録されたデータに対して第２の退避処理を行うための第２の退避処理情報が記録された退避処理情報記録部と、該退避処理情報記録部に、第１の識別情報で示される第１の設定者によって入力された前記第１の退避処理情報、及び第２の識別情報で示される第２の設定者によって入力された前記第２の退避処理情報を記録する退避設定処理手段と、前記データ記録状態判定処理手段によって、データの記録状態が変更されると判断された場合に、前記第１、第２の退避処理情報に基づいて、記録状態が変更されると判断されたデータに対して退避処理を行う退避処理手段とを有する。
そして、前記退避処理情報記録部に、第１の識別情報と第１の退避処理情報とが対応させて記録され、第２の識別情報と第２の退避処理情報とが対応させて記録される。
また、前記退避設定処理手段は、第２の設定者による前記第１の退避処理情報の変更、及び第１の設定者による前記第２の退避処理情報の変更を規制する。

本発明によれば、情報処理装置においては、データ記録部に記録されたデータの記録状態が変更されるかどうかを判断するデータ記録状態判定処理手段と、前記データ記録部に記録されたデータに対して第１の退避処理を行うための第１の退避処理情報、及びデータ記録部に記録されたデータに対して第２の退避処理を行うための第２の退避処理情報が記録された退避処理情報記録部と、該退避処理情報記録部に、第１の識別情報で示される第１の設定者によって入力された前記第１の退避処理情報、及び第２の識別情報で示される第２の設定者によって入力された前記第２の退避処理情報を記録する退避設定処理手段と、前記データ記録状態判定処理手段によって、データの記録状態が変更されると判断された場合に、前記第１、第２の退避処理情報に基づいて、記録状態が変更されると判断されたデータに対して退避処理を行う退避処理手段とを有する。
そして、前記退避処理情報記録部に、第１の識別情報と第１の退避処理情報とが対応させて記録され、第２の識別情報と第２の退避処理情報とが対応させて記録される。
また、前記退避設定処理手段は、第２の設定者による前記第１の退避処理情報の変更、及び第１の設定者による前記第２の退避処理情報の変更を規制する。

この場合、データ記録状態判定処理手段によって、データの記録状態が変更されると判断された場合に、前記第１、第２の退避処理情報に基づいて、記録状態が変更されると判断されたデータに対して退避処理が行われるので、利用者は、データの記録状態が変更されるかどうかを監視したり、データの記録状態が変更されるまでにデータを利用したりする必要がない。したがって、データを容易に管理することができる。

本発明の実施の形態における複合機の制御ブロック図である。 本発明の実施の形態における情報処理システムの制御ブロック図である。 本発明の実施の形態におけるシステム制御部の第１の制御ブロック図である。 本発明の実施の形態における監視設定を登録する際のシステム制御部の動作を示すフローチャートである。 本発明の実施の形態における利用者管理テーブルの例を示す図である。 本発明の実施の形態における第１の監視設定管理テーブルの例を示す図である。 本発明の実施の形態における第２の監視設定管理テーブルの例を示す図である。 本発明の実施の形態におけるシステム制御部の第２の制御ブロック図である。 本発明の実施の形態における監視設定に基づいて蓄積データを保存したり、蓄積データを送信したりする際のシステム制御部の動作を示す第１のフローチャートである。 本発明の実施の形態における監視設定に基づいて蓄積データを保存したり、蓄積データを送信したりする際のシステム制御部の動作を示す第２のフローチャートである。 本発明の実施の形態における監視設定の内容を表示する際の画面遷移の例を示す第１の図である。 本発明の実施の形態における監視設定の内容を表示する際の画面遷移の例を示す第２の図である。 本発明の実施の形態における蓄積データの状態確認画面の第１の例を示す図である。 本発明の実施の形態における蓄積データの状態確認画面の第２の例を示す図である。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら詳細に説明する。この場合、情報処理装置としての、かつ、画像形成装置としての複合機について説明する。

図２は本発明の実施の形態における情報処理システムの制御ブロック図である。

図において、１０は複合機、３０は第１の通信装置としてのファクシミリ、４０は第２の通信装置としての、かつ、端末装置としてのパソコン、５０は第３の通信装置としての、かつ、サーバとしてのＦＴＰサーバである。前記複合機１０とファクシミリ３０とは第１の通信回線としての電話回線Ｌｎを介して、前記複合機１０とパソコン４０、ＦＴＰサーバ５０等とは第２の通信回線としてのネットワークＮｔを介して接続される。前記ＦＴＰサーバ５０はファイルトランスファプロトコルによってファイルの送受信を行う。

そして、前記複合機１０、ファクシミリ３０、パソコン４０、ＦＴＰサーバ５０、電話回線Ｌｎ、ネットワークＮｔ等によって情報処理システムＳｙが形成される。

次に、複合機１０について説明する。

図１は本発明の実施の形態における複合機の制御ブロック図である。

図において、１０は複合機、１１は該複合機１０の全体の制御、及び情報処理システムＳｙ（図２）の全体の制御を行うシステム制御部（制御部）、１２は、複合機１０の操作者である利用者が、複合機１０の、印刷、複写、スキャン、ファクシミリデータの送受信、メールの送受信等の各機能を利用する際に操作する操作部、１３は複合機１０の状態、各種の情報等を表示し、利用者に通知するための表示部である。前記操作部１２には、利用者がクリック、押下等をすることができるように、キー、ボタン等の図示されない操作要素が配設される。また、表示部１３には、前記複合機１０の状態、各種の情報等を表示するための図示されない画面が形成される。なお、該画面をタッチパネルによって形成することにより、表示部１３を操作部として機能させることができる。

そして、１４は第１の媒体としての原稿の画像を画像読取装置としての図示されないスキャナによって読み取り、画像形成用のデータ、すなわち、画像データを生成する読取部、１６はファクシミリ３０との間でファクシミリデータの送受信を行うファクシミリ送受信部、１７は、パソコン４０との間でメールによってファイルの送受信を行ったり、ＦＴＰサーバ５０との間でファイルトランスファプロトコルによってファイルの送受信を行ったりする通信部である。なお、前記ファクシミリデータの送受信及びファイルの送受信は、いずれも、画像データを送受信することによって行われる。

また、２３は、ＨＤＤ等の不揮発性の記憶装置から成り、前記操作部１２においてＵＳＢ等を介して入力された画像データ、前記読取部１４によって生成された画像データ、前記ファクシミリ送受信部１６によって受信されたファクシミリデータを形成する画像データ、前記通信部１７においてメール又はファイルトランスファプロトコルによって受信されたファイルの画像データ等のデータを記録し、蓄積データとして蓄積するデータ記録部としての蓄積部、２４は該蓄積部２３に蓄積された蓄積データを処理する蓄積データ処理部、２５は、前記複合機１０の利用者の名称、利用者を複合機１０内で識別するための識別情報としてのＩＤ（例えば、ＰＩＮＩＤ）、利用者のメールアドレス、利用者が有するファクシミリのファックス番号、ＦＴＰサーバ５０のアドレス及びアカウント（必要に応じてパスワード）等の情報を利用者情報として記録し、管理する利用者管理部、２８は前記蓄積部２３に蓄積された蓄積データを監視するための設定の内容、すなわち、監視設定を登録（記録）し、管理するための監視内容管理部である。

前記蓄積データは、ファイルとして前記蓄積部２３に記録されるほかに、フォルダ、ボックス等に記録された状態で蓄積部２３に記録される。この場合、フォルダ、ボックス等によってデータ集合体が構成される。なお、フォルダ及びボックスには、いずれも、複数のファイルを記録することができるようになっているが、フォルダにおいてはデータ容量の最大値を設定することができないのに対して、ボックスにおいてはデータ容量の最大値を設定することができる。また、一人の利用者が複数のメールアドレス、ファックス番号、並びにＦＴＰサーバ５０のアドレス及びアカウントを有する場合は、各メールアドレス、ファックス番号、並びにＦＴＰサーバ５０のアドレス及びアカウントが、利用者情報として、後述される利用者管理部２５の利用者管理テーブル３３（図５）に記録される。

そして、３１は、前記操作部１２においてＵＳＢ等を介して入力された画像データ、前記読取部１４によって生成された画像データ、前記ファクシミリ送受信部１６によって受信されたファクシミリデータを構成する画像データ、前記通信部１７において受信されたファイルの画像データ等に対して画像処理を行ったり、前記蓄積部２３から読み出した蓄積データに対して画像処理を行ったりする画像処理部、３２は、該画像処理部３１において画像処理が行われた画像データ、蓄積データ等を印刷ジョブとして受け、第２の媒体としての用紙に対して印刷を行う印刷部である。

なお、前記通信部１７は、ファイルの画像データを受信するとともに、画像処理部３１において画像データに対して行われる画像処理の命令、画像処理に必要な設定値等を受信する。そして、前記画像処理部３１は、画像処理において、前記設定値に基づいて、カラーからモノクロ又はグレーへの色の変換を行ったり、指定された解像度で画像データを出力するための解像度の変換を行ったり、前記読取部１４で読み取った複数の原稿の画像データを縮小して１枚の用紙の画像データに集約する集約変換を行ったりする。

ところで、前記複合機１０において、利用者の意図に反して前記蓄積部２３に蓄積された蓄積データのうちの所定の蓄積データの記録状態が他の利用者によって変更される、すなわち、所定の蓄積データが他の利用者によって更新又は削除される場合に、例えば、複合機１０の利用者のパソコン４０に、ネットワークＮｔを介して蓄積データの更新又は削除を予告するメールが送信され、所定の時間が経過した後に、蓄積データが更新又は削除されるようにすると、利用者は、パソコン４０において、蓄積データの更新又は削除を予告するメールを受信したかどうかを常に監視し、蓄積データの更新又は削除を予告するメールを受信した場合、更新又は削除が予告された蓄積データを所定の時間が経過するまでに利用する必要があり、蓄積データの管理が煩わしい。

そこで、本実施の形態においては、他の利用者によって前記蓄積部２３に蓄積された所定の蓄積データが更新又は削除されようとする場合に、前記利用者管理テーブル３３に記録された監視設定に基づいて、更新又は削除される前の蓄積データの複製（バックアップ）が所定の領域に保存されたり、蓄積データが通信部１７を介して所定の送信先に送信されたりするようになっている。

そして、更新又は削除される前の蓄積データの複製を保存するか、又は蓄積データを所定の送信先に送信するかが監視設定として設定され、前記監視内容管理部２８に登録される。

なお、蓄積データの複製の保存を、以下、蓄積データの保存といい、蓄積データの所定の送信先への送信を、以下、蓄積データの送信という。

次に、前記監視設定を監視内容管理部２８に登録する際のシステム制御部１１の動作について説明する。

図３は本発明の実施の形態におけるシステム制御部の第１の制御ブロック図、図４は本発明の実施の形態における監視設定を登録する際のシステム制御部の動作を示すフローチャート、図５は本発明の実施の形態における利用者管理テーブルの例を示す図、図６は本発明の実施の形態における第１の監視設定管理テーブルの例を示す図、図７は本発明の実施の形態における第２の監視設定管理テーブルの例を示す図である。

まず、システム制御部１１の表示処理手段Ｐｍ１は、表示処理を行い、表示部１３（図１）に図示されない初期画面を形成し、該初期画面において、操作部１２を操作して、監視設定によって監視される対象、すなわち、監視設定を設定する対象を選択するよう利用者に促す。

この場合、蓄積データの監視設定は、ファイルに対して、又は複数のファイルが記録されたボックスに対して設定されるようになっていて、前記初期画面に、ファイル又はボックスを選択するためのキーが表示され、利用者がファイルのキーを押下することによって監視設定を設定する対象としてファイルを選択すると、監視設定がファイルに対して設定され、利用者がボックスのキーを押下することによって監視設定を設定する対象としてボックスを選択すると、監視設定がボックスに対して設定される。

なお、利用者が監視設定を設定する対象としてボックスを選択し、ボックスに対して監視設定を設定すると、ボックスに記録された各ファイルに対して同じ内容の監視設定が設定される。したがって、ファイルごとに監視を行う必要がないので、監視設定を登録するための作業を簡素化することができる。

また、監視設定がボックス及び該ボックスに記録されたファイルに対して設定されることがあるが、ファイルに対する監視設定の内容とボックスに対する監視設定の内容とが異なる場合、ファイルに対する監視設定が優先される。

そして、ボックスに対して監視設定を設定するに当たり、ボックスに記録されたファイルのうちの特定のファイル、例えば、ファイル名に特定の文字、例えば、特定の拡張子が含まれている画像データ形式のファイルに対してだけ監視設定を設定することができる。ボックスに記録されたファイルのうちの所定のファイルに対してだけ監視設定を設定するための条件は、監視設定と共に監視内容管理部２８に登録される。

このようにして、監視設定を設定する対象が選択されると、前記表示処理手段Ｐｍ１は、前記初期画面において、監視設定を設定しようとする利用者を特定するよう利用者に促す。

そのために、前記表示処理手段Ｐｍ１は、前記初期画面に利用者の名称、ＩＤ等を入力するウィンドウを形成する。そして、利用者が利用者の名称、ＩＤ等を入力すると、前記表示処理手段Ｐｍ１は、前記利用者管理部２５に形成された利用者管理テーブル３３を参照し、前記初期画面に各利用者の利用者情報をリストで表示する。前記利用者管理テーブル３３には、利用者ごとに、利用者の名称、利用者を識別するためのＩＤ、利用者のメールアドレス、利用者が有するファクシミリのファックス番号、利用者が利用するＦＴＰサーバ５０のアドレス及びアカウント等の情報が利用者情報としてあらかじめ記録される。

これにより、利用者は、操作部１２を操作し、リストにおいて所定の利用者情報を選択することによって、監視設定を設定しようとする利用者を特定することができる。

なお、利用者は、操作部１２を操作して前記初期画面において利用者情報を入力することができる。その場合、前記システム制御部１１の登録処理手段Ｐｍ２は、登録処理を行い、利用者が入力した利用者情報を利用者管理テーブル３３に記録する。

このようにして、監視設定を設定する対象が選択され、監視設定を設定しようとする利用者が特定されると、前記表示処理手段Ｐｍ１は、表示部１３に図示されない監視設定選択画面を形成し、該監視設定選択画面において、蓄積データが更新又は削除される際に、更新又は削除される前の蓄積データを保存するか、蓄積データを送信するか、又は蓄積データの保存及び送信のいずれもしないかを選択するよう利用者に促す。

そして、システム制御部１１の退避設定処理手段としての監視設定処理手段Ｐｍ３は、退避設定処理としての監視設定処理を行い、利用者によって蓄積データの保存が選択されたかどうかを判断する。

利用者によって蓄積データの保存が選択された場合、前記監視設定処理手段Ｐｍ３は、蓄積データの保存が選択されたこと、利用者の名称、及び更新又は削除される前の蓄積データの蓄積部２３における位置情報としてのパスを監視設定情報として蓄積データ処理部２４を介して監視内容管理部２８に送り、該監視内容管理部２８に形成された第１、第２の退避処理情報記録部（記録部）としての第１、第２の監視設定管理テーブル４１、５１に記録することによって、監視設定を登録する。

また、利用者によって蓄積データの保存が選択されなかった場合、前記監視設定処理手段Ｐｍ３は、利用者によって蓄積データの送信が選択されたかどうかを判断する。

そして、蓄積データの保存及び送信のいずれも選択されなかった場合、前記監視設定処理手段Ｐｍ３は、前記監視設定情報を蓄積データ処理部２４を介して監視内容管理部２８に送り、前記第１、第２の監視設定管理テーブル４１、５１に、蓄積データの保存及び送信のいずれも選択されなかったことを記録することによって、監視設定を登録する。

また、利用者によって蓄積データの送信が選択された場合、前記表示処理手段Ｐｍ１は、表示部１３に図示されない送信設定入力画面を形成し、該送信設定入力画面において、利用者に送信方法（メール又はＦＴＰサーバ）及び送信先（メールアドレス又はＦＴＰサーバのアドレス）を入力するよう促す。なお、表示処理手段Ｐｍ１は、前記利用者管理テーブル３３を参照し、利用者のメールアドレスのアカウント、ＦＴＰサーバ５０のアカウント等のアカウント名をリストで表示することができる。その場合、利用者は、操作部１２を操作し、リストにおいて所定のアカウント名を選択することによって、送信先を入力することができる。

そして、利用者が送信先を入力すると、監視設定処理手段Ｐｍ３は、蓄積データの送信が選択されたこと、利用者の名称、送信先、更新又は削除される前の蓄積データのパス等を監視設定情報として蓄積データ処理部２４を介して監視内容管理部２８に送り、第１、第２の監視設定管理テーブル４１、５１に記録することによって、監視設定を登録する。

前記第１の監視設定管理テーブル４１において、各監視設定は、参照用ＩＤ、利用者の名称、蓄積データが更新される場合の、蓄積データの保存が選択されたかどうか、又は蓄積データの送信が選択されたかどうかの情報、及び蓄積データが削除される場合の、蓄積データの保存が選択されたかどうか、又は蓄積データの送信が選択されたかどうかの情報から成る。本実施の形態においては、蓄積データの送信が選択された場合に、送信方法及び送信先が記録される。

また、前記第２の監視設定管理用テーブル５１において、各監視設定は、監視が行われる対象のパス、監視設定の設定の対象がボックスであるか又はファイルであるかの分類の情報、蓄積データの更新の要求を受け付けたかどうかの更新要求受付状況、蓄積データの削除の要求を受け付けたかどうかの削除要求受付状況、及び監視設定の参照用ＩＤから成る。

なお、前記監視設定処理手段Ｐｍ３（設定部）は、他の利用者から蓄積データに対する更新の要求を受けると、前記更新要求受付状況を「受付済」とする。この状態において、参照用ＩＤによって関連付けられている利用者がパス（ボックス又はファイル）を参照したときに、前記表示処理手段Ｐｍ１は更新要求受付状況を表示部１３に表示する。また、前記監視設定処理手段Ｐｍ３は、他の利用者から蓄積データに対する削除の要求を受けると、前記削除要求受付状況を「受付済」とする。この状態において、参照用ＩＤによって関連付けられている利用者がパス（ボックス又はファイル）を参照したときに、前記表示処理手段Ｐｍ１は削除要求受付状況を表示部１３に表示する。

この場合、第１、第２の監視設定管理用テーブル４１、５１には、第１の設定者である名称Ｎａｍｅ＿Ａの利用者によって入力された蓄積データの保存又は送信の選択（データに対する処理の内容）が、第１の処理情報としての第１の退避処理情報として記録され、第２の設定者である名称Ｎａｍｅ＿Ｂの利用者によって入力された蓄積データの保存又は送信の選択が、第２の処理情報としての第２の退避処理情報として記録される。そして、第１の退避処理情報に基づいて蓄積データを保存するか又は送信するかの第１の退避処理（第１の処理）が、第２の退避処理情報に基づいて蓄積データを保存するか又は送信するかの第２の退避処理（第２の処理）が行われる。

また、第１、第２の監視設定管理用テーブル４１、５１においては、名称Ｎａｍｅ＿Ａ及び名称Ｎａｍｅ＿Ａの利用者のＩＤが第１の識別情報とされ、名称Ｎａｍｅ＿Ｂ及び名称Ｎａｍｅ＿Ｂの利用者のＩＤが第２の識別情報とされ、第１の識別情報と第１の退避処理情報とが対応させて記録され、第２の識別情報と第２の退避処理情報とが対応させて記録される。そして、前記監視設定処理手段Ｐｍ３は、例えば、名称Ｎａｍｅ＿Ｂの利用者が第１の退避処理情報を変更したり、名称Ｎａｍｅ＿Ａの利用者が第２の退避処理情報を変更したりするのを規制（制限）する。

次に、フローチャートについて説明する。
ステップＳ１ 利用者は監視設定を設定する対象を選択する。
ステップＳ２ 利用者は監視設定を設定しようとする利用者を特定する。
ステップＳ３ 表示処理手段Ｐｍ１は表示部１３に監視設定選択画面を形成する。
ステップＳ４ 監視設定処理手段Ｐｍ３は蓄積データの保存が選択されたかどうかを判断する。蓄積データの保存が選択された場合はステップＳ５に、蓄積データの保存が選択されなかった場合はステップＳ６に進む。
ステップＳ５ 監視設定処理手段Ｐｍ３は監視設定情報を監視内容管理部２８に送る。
ステップＳ６ 監視設定処理手段Ｐｍ３は蓄積データの送信が選択されたかどうかを判断する。蓄積データの送信が選択された場合はステップＳ５に、蓄積データの送信が選択されなかった場合はステップＳ７に進む。
ステップＳ７ 監視設定処理手段Ｐｍ３は監視設定を登録し、処理を終了する。

次に、前記監視設定に基づいて蓄積データを保存したり、蓄積データを送信したりする際のシステム制御部１１の動作について説明する。

図８は本発明の実施の形態におけるシステム制御部の第２の制御ブロック図、図９は本発明の実施の形態における監視設定に基づいて蓄積データを保存したり、蓄積データを送信したりする際のシステム制御部の動作を示す第１のフローチャート、図１０は本発明の実施の形態における監視設定に基づいて蓄積データを保存したり、蓄積データを送信したりする際のシステム制御部の動作を示す第２のフローチャートである。

まず、他の利用者が、複合機１０（図１）において所定の機能を利用するために操作部１２を操作すると、システム制御部１１のデータ記録状態判定処理手段としての蓄積データ処理手段（検知部）Ｐｍ１１は、データ記録状態判定処理としての蓄積データ処理を行い、複合機１０において所定の機能を利用するに当たり、蓄積データの記録状態が変更されるかどうか、本実施の形態においては、蓄積データが更新又は削除されるかどうかを判断（検知）する。

蓄積データが更新又は削除されない場合、前記蓄積データ処理手段Ｐｍ１１は蓄積データを使用して前記所定の機能を利用するために通常の処理を行う。

そして、蓄積データが更新又は削除される場合、システム制御部１１の監視設定取得処理手段Ｐｍ１２は、監視設定取得処理を行い、ファイルに対する監視設定を取得する。そのために、前記監視設定取得処理手段Ｐｍ１２は、前記蓄積データ処理部２４を介して監視内容管理部２８の第２の監視設定管理用テーブル５１を参照し、ファイルのパスに対応する監視設定の参照用ＩＤを取得し、第１の監視設定管理用テーブル４１を参照し、参照用ＩＤに対応するファイルに対する監視設定を取得する。

また、前記監視設定取得処理手段Ｐｍ１２は、第２の監視設定管理用テーブル５１を参照し、ボックスのパスに対応する監視設定の参照用ＩＤを取得し、第１の監視設定管理用テーブル４１を参照することによって、参照用ＩＤに対応するボックスに対する監視設定を取得する。

続いて、前記監視設定取得処理手段Ｐｍ１２は、ファイルに対する監視設定及びボックスに対する監視設定を取得することができたかどうかを判断する。ファイルに対する監視設定及びボックスに対する監視設定のいずれも取得することができなかった場合、前記蓄積データ処理手段Ｐｍ１１は蓄積データを使用して所定の機能を利用するために通常の処理を行う。また、取得した監視設定において、更新又は削除される前の蓄積データが保存されたり、蓄積データが送信されたりするようになっていない場合にも、前記蓄積データ処理手段Ｐｍ１１は蓄積データを使用して所定の機能を利用するために通常の処理を行う。

なお、前記監視設定取得処理手段Ｐｍ１２は、取得したファイルに対する監視設定とボックスに対する監視設定とを比較し、ファイルに対する監視設定及びボックスに対する監視設定が同じ利用者によって設定されているかどうかを判断し、同じ利用者によって設定されている場合、ファイルに対する監視設定を優先する。

ファイルに対する監視設定及びボックスに対する監視設定を取得することができた場合、システム制御部１１の監視設定判定処理手段Ｐｍ１３は、監視設定判定処理を行い、各ファイル及び各ボックスに対する監視設定について、順次（参照用ＩＤに従って）、監視設定の内容を判定する。なお、監視設定の内容は、第１、第２の監視設定管理テーブル４１、５１に記録された情報から成る。

続いて、前記監視設定判定処理手段Ｐｍ１３は、監視設定の内容が蓄積データを送信するものであるかどうかを判断し、監視設定の内容が蓄積データを送信するものである場合、システム制御部１１の第１の退避処理手段としての蓄積データ送信処理手段Ｐｍ１４は、第１の退避処理としての蓄積データ送信処理を行い、ファイルの蓄積データを監視設定における送信方法によって送信先に送信する。なお、監視設定がボックスに対して設定されている場合、ボックスに記録された各ファイルの蓄積データが送信される。

そして、前記蓄積データ送信処理手段Ｐｍ１４は、蓄積データの送信が成功したかどうかを判断し、蓄積データの送信が成功した場合、蓄積データの送信が成功したファイルについて、蓄積データの更新又は削除を許可し、蓄積データの送信が成功しなかった場合、蓄積データの送信が成功しなかったファイルについて、蓄積データの更新又は削除を許可しない。

続いて、前記監視設定判定処理手段Ｐｍ１３は、第１、第２の監視設定管理テーブル４１、５１に登録された他の監視設定があるかどうかを判断し、他の監視設定がある場合、監視設定の内容が蓄積データを送信するものであるかどうかを判断し、監視設定の内容が蓄積データを送信するものである場合、前記蓄積データ送信処理手段Ｐｍ１４は、蓄積データを送信する。

このようにして、他の監視設定がなくなり、すべての監視設定の内容が判定されると、システム制御部１１の第２の退避処理手段としての蓄積データ保存処理手段Ｐｍ１５は、第２の退避処理としての蓄積データ保存処理を行い、監視設定のうちの、蓄積データの更新又は削除が許可されないままの監視設定があるかどうかを判断し、蓄積データの更新又は削除が許可されないままの監視設定がある場合、蓄積データの更新又は削除が許可されない監視設定に対応する蓄積データを所定の保存先に保存する。

続いて、前記蓄積データ処理手段Ｐｍ１１は、蓄積データを使用して所定の機能を利用するために通常の処理を行う。

なお、蓄積データの保存先を、監視設定の対象となるボックスにおける、利用者に対応させて形成された個人ＢＯＸにしたり、更新又は削除される蓄積データのファイルが記録されるＢＯＸと同じＢＯＸにしたりすることができる。そして、蓄積データの保存先を同じＢＯＸにする場合、蓄積データのファイルの名称の末尾には、蓄積データの複製が記録されることを表す付加情報、例えば、蓄積データの複製が記録される日付が付加される。

また、蓄積データを削除する場合、第２の監視設定管理テーブル５１における削除要求受付状況を受付済にするだけで、実際には蓄積データを削除しないようにすることができる。すなわち、第１、第２の監視設定管理テーブル４１、５１において蓄積データを保存したり、送信したりする監視設定を設定した利用者以外の他の利用者に対して、削除要求受付状況が受付済にされた蓄積データについては、表示部１３に表示せず、削除されたように扱うことができる。この場合、蓄積データのパスに、削除要求受付状況が受付済にされた蓄積データが残っていると、同じ名称の蓄積データを同じパスに作成する際に障害が発生することがあるので、削除予定ボックスを作成し、削除要求受付状況が受付済にされた蓄積データを削除予定ボックスに移動させるのが好ましい。

次に、フローチャートについて説明する。
ステップＳ１１ 蓄積データ処理手段Ｐｍ１１は蓄積データが更新又は削除されるかどうかを判断する。蓄積データが更新又は削除される場合はステップＳ１２に、蓄積データが更新又は削除されない場合はステップＳ２３に進む。
ステップＳ１２ 監視設定取得処理手段Ｐｍ１２はファイルの監視設定を取得する。
ステップＳ１３ 監視設定取得処理手段Ｐｍ１２はボックスの監視設定を取得する。
ステップＳ１４ 監視設定取得処理手段Ｐｍ１２はファイルに対する監視設定及びボックスに対する監視設定を取得することができたかどうかを判断する。ファイルに対する監視設定及びボックスに対する監視設定を取得することができた場合はステップＳ１５に、ファイルに対する監視設定及びボックスに対する監視設定のいずれも取得することができなかった場合はステップＳ２３に進む。
ステップＳ１５ 監視設定判定処理手段Ｐｍ１３は監視設定の内容を判定する。
ステップＳ１６ 監視設定判定処理手段Ｐｍ１３は監視設定の内容が蓄積データを送信するものであるかどうかを判断する。監視設定の内容が蓄積データを送信するものである場合はステップＳ１７に、監視設定の内容が蓄積データを送信するものでない場合はステップＳ２０に進む。
ステップＳ１７ 蓄積データ送信処理手段Ｐｍ１４は蓄積データを送信する。
ステップＳ１８ 蓄積データ送信処理手段Ｐｍ１４は蓄積データの送信が成功したかどうかを判断する。蓄積データの送信が成功した場合はステップＳ１９に、蓄積データの送信が成功しなかった場合はステップＳ２０に進む。
ステップＳ１９ 蓄積データ送信処理手段Ｐｍ１４は蓄積データの更新又は削除を許可する。
ステップＳ２０ 監視設定判定処理手段Ｐｍ１３は他の監視設定があるかどうかを判断する。他の監視設定がある場合はステップＳ１５に戻り、他の監視設定がない場合はステップＳ２１に進む。
ステップＳ２１ 蓄積データ保存処理手段Ｐｍ１５は蓄積データの更新又は削除が許可されないままの監視設定があるかどうかを判断する。蓄積データの更新又は削除が許可されないままの監視設定がある場合はステップＳ２２に、蓄積データの更新又は削除が許可されないままの監視設定がない場合はステップＳ２３に進む。
ステップＳ２２ 蓄積データ保存処理手段Ｐｍ１５は蓄積データを保存する。
ステップＳ２３ 蓄積データ処理手段Ｐｍ１１は通常の処理を行い、処理を終了する。

次に、利用者が蓄積データに対する監視設定を照会する際の表示部１３における画面遷移の例について説明する。

図１１は本発明の実施の形態における監視設定の内容を表示する際の画面遷移の例を示す第１の図、図１２は本発明の実施の形態における監視設定の内容を表示する際の画面遷移の例を示す第２の図である。

前記初期画面において、利用者が複合機１０（図１）に名称Ｎａｍｅ＿Ａでログインし、監視設定の機能を選択すると、前記表示処理手段Ｐｍ１（図３）は、表示部１３に、図１１に示されるような、監視設定を表示するための監視設定表示画面６１を形成する。

該監視設定表示画面６１において、領域Ａｒ１には、監視を行う対象としてボックスが選択されたことを表す「ボックス」の文字が、領域Ａｒ２には、監視を行う利用者の名称を表す「Ｎａｍｅ Ａ」の文字、及び監視設定表示画面６１が形成されていることを表す「監視設定」の文字が表示される。

また、領域Ａｒ３には、名称が「Ｎａｍｅ Ａ」の利用者が監視を行う対象となるボックスが「共有ＢＯＸ」、「個人ＢＯＸ」等の一覧で表示される。そして、利用者が「共有ＢＯＸ」を選択すると、前記表示処理手段Ｐｍ１は、蓄積データ処理部２４を介して監視内容管理部２８の第１、第２の監視設定管理テーブル４１、５１を参照し、領域Ａｒ４に、「共有ＢＯＸ」において更新又は削除される前の蓄積データに対する監視設定の内容を表示する。

すなわち、前記領域Ａｒ４における領域Ａｒ５には、更新される前の蓄積データに対する監視設定の内容が、前記領域Ａｒ４における領域Ａｒ６には、削除される前の蓄積データに対する監視設定の内容が表示される。監視設定の内容は、蓄積データを保存するかどうか、蓄積データを送信するかどうか、送信する場合における送信方法（メール又はＦＴＰサーバ）及び送信先（メールアドレス又はＦＴＰサーバのアドレス）等から成る。

なお、監視設定表示画面６１において、操作部１２を操作することによって、領域Ａｒ５、Ａｒ６の監視設定の内容を変更することができる。

また、前記監視設定表示画面６１において、利用者が「共有ＢＯＸ」を選択すると、前記表示処理手段Ｐｍ１は、表示部１３に図１２に示される監視設定表示画面６２を形成する。

該監視設定表示画面６２において、前記領域Ａｒ３に重ねて領域Ａｒ１１が形成され、該領域Ａｒ１１に、共有ＢＯＸ内の各ファイルが一覧で表示される。そして、利用者が各ファイルの一覧からファイル「ｄａｔａ１．ｐｄｆ」を選択すると、前記表示処理手段Ｐｍ１は、蓄積データ処理部２４を介して監視内容管理部２８の第１、第２の監視設定管理テーブル４１、５１を参照し、領域Ａｒ４に、ファイル「ｄａｔａ１．ｐｄｆ」における更新又は削除される前の蓄積データに対する監視設定の内容を表示する。

すなわち、領域Ａｒ４における領域Ａｒ５には、更新される前の蓄積データに対する監視設定の内容が、前記領域Ａｒ４における領域Ａｒ６には、削除される前の蓄積データに対する監視設定の内容が表示される。

なお、監視設定表示画面６２において、操作部１２を操作することによって、領域Ａｒ５、Ａｒ６の監視設定の内容を変更することができる。

次に、利用者がボックスに記録された蓄積データの状態を確認する際のシステム制御部１１の動作について説明する。

図１３は本発明の実施の形態における蓄積データの状態確認画面の第１の例を示す図である。

前記初期画面において、利用者が複合機１０に名称Ｎａｍｅ＿Ａでログインし、蓄積データの状態を確認する機能を選択すると、前記表示処理手段Ｐｍ１（図３）は、表示部１３に、図１３に示されるような、蓄積データの状態を確認するための状態確認画面７１を形成する。

該状態確認画面７１において、領域Ａｒ１には、蓄積データの状態を確認する対象としてボックスが選択されたことを表す「ボックス」の文字が、領域Ａｒ２には、蓄積データの状態を確認する利用者の名称を表す「Ｎａｍｅ Ａ」の文字、及び状態確認画面７１が形成されていることを表す「状態確認」の文字が表示される。

また、領域Ａｒ３には、前記監視設定表示画面６１と同様に、名称が「Ｎａｍｅ Ａ」の利用者が蓄積データの状態を確認することができるように監視を行う対象のボックスが「共有ＢＯＸ」、「個人ＢＯＸ」等の一覧で表示される。そして、利用者が「共有ＢＯＸ」を選択すると、前記表示処理手段Ｐｍ１は、前記領域Ａｒ３に重ねて領域Ａｒ１１を形成し、該領域Ａｒ１１に、共有ＢＯＸ内の各ファイルを一覧で表示する。

このとき、仮に、他の利用者によってファイル「ｄａｔａ１．ｐｄｆ」の蓄積データに対して削除の要求がされ、削除の要求が受けられた場合、前記表示処理手段Ｐｍ１は、ファイル「ｄａｔａ１．ｐｄｆ」に注意喚起のアイコンｍ１を付与し、削除の要求が受けられた蓄積データであることを表示し、利用者に注意喚起を行う。

そして、利用者が各ファイルの一覧からファイル「ｄａｔａ１．ｐｄｆ」を選択すると、前記表示処理手段Ｐｍ１は、状態確認画面７１に、領域としてのウィンドウｗｄ１を形成し、該ウィンドウｗｄ１に削除の要求を受けた旨のメッセージｍｓ１を表示するとともに、ファイル「ｄａｔａ１．ｐｄｆ」を保存するか又は削除するかを選択するためのキーｋ１、ｋ２を表示する。

利用者がファイル「ｄａｔａ１．ｐｄｆ」を保存するためにキーｋ１を押下すると、前記監視設定処理手段Ｐｍ３は、第１、第２の監視設定管理用テーブル４１、５１の監視設定の内容をそのまま保持し、利用者がファイル「ｄａｔａ１．ｐｄｆ」を削除するためにキーｋ２を押下すると、前記監視設定処理手段Ｐｍ３は、第１の監視設定管理用テーブル４１において、「Ｎａｍｅ＿Ａ」の利用者の監視設定として、更新及び削除の各設定欄において、保存の場合の「ｙｅｓ」を「ｎｏ」にし、送信の場合の送信先を「−」とする。また、第２の監視設定管理用テーブル５１において、「Ｎａｍｅ＿Ａ」の監視設定に対応する参照ＩＤを第１の監視設定管理用テーブル４１に対応させる。

次に、監視設定を設定していない利用者がボックスに記録された蓄積データの状態を確認する際のシステム制御部１１の動作について説明する。

図１４は本発明の実施の形態における蓄積データの状態確認画面の第２の例を示す図である。

前記初期画面において、利用者が複合機１０に「Ｇｕｅｓｔ」でログインし、蓄積データの状態を確認する機能を選択すると、前記表示処理手段Ｐｍ１（図３）は、表示部１３に、図１４に示されるような、蓄積データの状態を確認するための状態確認画面７２を形成する。

該状態確認画面７２において、領域Ａｒ１には、蓄積データの状態を確認する対象としてボックスが選択されたことを表す「ボックス」の文字が、領域Ａｒ２には、蓄積データの状態を確認する利用者の名称を表す「Ｇｕｅｓｔ」の文字、及び状態確認画面７２が形成されていることを表す「状態確認」の文字が表示される。

また、領域Ａｒ３には、前記監視設定表示画面６１と同様に、名称が「Ｇｕｅｓｔ」の利用者が蓄積データの状態を確認することができるように監視を行う対象のボックスが「共有ＢＯＸ」、「個人ＢＯＸ」等の一覧で表示される。そして、利用者が「共有ＢＯＸ」を選択すると、前記表示処理手段Ｐｍ１は、前記領域Ａｒ３に重ねて領域Ａｒ２１を形成し、該領域Ａｒ２１に、共有ＢＯＸ内のファイルを「ｘｘｘｘ．ｐｄｆ」等として表示す。

このとき、前記表示処理手段Ｐｍ１は、「削除要求受付状況」が「受付済」とされているファイル「ｄａｔａ１．ｐｄｆ」を領域Ａｒ２１に表示しない。

したがって、利用者が「Ｇｕｅｓｔ」でログインし、蓄積データの状態を確認する機能を選択した場合、削除の要求が受けられた蓄積データについては意識する必要がなくなる。

このように、本実施の形態においては、複合機１０において所定の機能を利用するに当たり、蓄積データが更新又は削除されるかどうかが判断され、蓄積データが更新又は削除される場合に、第１、第２の監視設定管理用テーブル４１、５１が参照され、ファイルに対する監視設定が取得され、監視設定に基づいて、蓄積データが所定の送信先に送信されたり、蓄積データが複製され、保存されたりするので、利用者は、蓄積データが更新又は削除されるかどうかを監視する必要がなく、蓄積データが更新又は削除されるまでに蓄積データを利用する必要がない。したがって、蓄積データを容易に管理することができる。

本実施の形態においては、一つのファイルの蓄積データについて、蓄積データが更新又は削除される場合に、利用者ごとに、蓄積データを保存したり、送信したりするようになっているが、ある利用者に対しては、蓄積データが更新又は削除される旨を通知し、他の利用者に対しては、蓄積データを保存することができる。さらに、ある利用者に対しては、蓄積データが更新又は削除される場合に、何もせず、他の利用者に対しては、蓄積データが更新又は削除される旨を通知することができる。

前記実施の形態においては、画像形成装置としての複合機１０について説明しているが、本発明をファクシミリ、複写装置、印刷装置等の画像形成装置に適用することができる。

また、前記実施の形態においては、画像形成装置としての複合機１０について説明しているが、本発明をファクシミリ、複写装置、印刷装置、複合機等の画像形成装置以外の情報処理装置に適用することができる。

なお、本発明は前記実施の形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づいて種々変形させることが可能であり、それらを本発明の範囲から排除するものではない。

１０ 複合機
２３ 蓄積部
４１、５１ 第１、第２の監視設定管理テーブル
Ｐｍ１１ 蓄積データ処理手段
Ｐｍ１４ 蓄積データ送信処理手段
Ｐｍ１５ 蓄積データ保存処理手段

Claims (19)

1. （ａ）データ記録部に記録されたデータの記録状態が変更されるかどうかを判断するデータ記録状態判定処理手段と、
   （ｂ）前記データ記録部に記録されたデータに対して第１の退避処理を行うための第１の退避処理情報、及びデータ記録部に記録されたデータに対して第２の退避処理を行うための第２の退避処理情報が記録された退避処理情報記録部と、
   （ｃ）該退避処理情報記録部に、第１の識別情報で示される第１の設定者によって入力された前記第１の退避処理情報、及び第２の識別情報で示される第２の設定者によって入力された前記第２の退避処理情報を記録する退避設定処理手段と、
   （ｄ）前記データ記録状態判定処理手段によって、データの記録状態が変更されると判断された場合に、前記第１、第２の退避処理情報に基づいて、記録状態が変更されると判断されたデータに対して退避処理を行う退避処理手段とを有するとともに、
   （ｅ）前記退避処理情報記録部に、第１の識別情報と第１の退避処理情報とが対応させて記録され、第２の識別情報と第２の退避処理情報とが対応させて記録され、
   （ｆ）前記退避設定処理手段は、第２の設定者による前記第１の退避処理情報の変更、及び第１の設定者による前記第２の退避処理情報の変更を規制することを特徴とする情報処理装置。
2. 前記退避処理情報記録部において、前記第１、第２の退避処理情報はデータの記録状態の変更に対応させて記録される請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記データ記録状態判定処理手段は、データ記録部に記録されたデータが更新又は削除される場合に、データの記録状態が変更されると判断する請求項１又は２に記載の情報処理装置。
4. 前記第１、第２の退避処理情報のうちの一方の退避処理情報は、データ記録部に記録されたデータの複製の保存の選択であり、他方の退避処理情報は、データ記録部に記録されたデータの所定の送信先への送信の選択である請求項１〜３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
5. 前記退避処理手段は、前記第１、第２の退避処理情報のうちの一方の退避処理情報に基づいて、データ記録部に記録されたデータの複製を保存し、他方の退避処理情報に基づいて、データ記録部に記録されたデータを所定の送信先に送信する請求項４に記載の情報処理装置。
6. 前記退避処理手段は、データ記録部に記録されたデータの記録状態が変更される前にデータに対して退避処理を行う請求項１〜５のいずれか１項に記載の情報処理装置。
7. 前記データ記録部に記録されたデータについて削除の要求が受けられた場合に、表示部において、第１、第２の設定者に、データについて削除の要求が受けられたことについて注意喚起を行う表示処理手段を有する請求項１〜６のいずれか１項に記載の情報処理装置。
8. （ａ）データの更新又は削除を検知する検知部と、
   （ｂ）前記データに対する第１の処理の内容を表す第１の処理情報と、前記データに対する第１の処理の内容とは異なる第２の処理の内容を表す第２の処理情報とが対応させて記録される記録部と、
   （ｃ）該記録部に、第１の識別情報によって表される第１の設定者による入力に基づいて前記第１の処理情報を記録し、第２の識別情報によって表される第２の設定者による入力に基づいて前記第２の処理情報を記録する設定部と、
   （ｄ）前記検知部によって、データの更新又は削除が検知されると、前記記録部を参照し、前記第１、第２の処理の実行指示を出力する制御部１１とを有するとともに、
   （ｅ）前記記録部に、前記第１の処理情報に前記第１の識別情報が対応させて記録され、前記第２の処理情報に前記第２の識別情報が対応させて記録され、
   （ｆ）前記設定部は、記録部を参照し、第１の設定者による入力に基づく第２の処理情報の更新を制限し、第２の設定者による入力に基づく第１の処理情報の更新を制限することを特徴とする情報処理装置。
9. 前記記録部において、前記第１、第２の処理情報はデータの更新又は削除に対応させて記録される請求項８に記載の情報処理装置。
10. 前記第１、第２の処理情報のうちの一方の処理情報は、記録部に記録されたデータの複製の保存の選択であり、他方の処理情報は、記録部に記録されたデータの所定の送信先への送信の選択である請求項８又は９に記載の情報処理装置。
11. 前記制御部は、前記第１、第２の処理情報のうちの一方の処理情報に基づいて、記録部に記録されたデータの複製を保存し、他方の処理情報に基づいて、記録部に記録されたデータを所定の送信先に送信する請求項１０に記載の情報処理装置。
12. 前記制御部は、記録部に記録されたデータが更新又は削除される前にデータに対して第１、第２の処理を行う請求項８〜１１のいずれか１項に記載の情報処理装置。
13. 前記記録部に記録されたデータについて削除の要求が受けられた場合に、表示部において、第１、第２の設定者に、データについて削除の要求が受けられたことについて注意喚起を行う表示処理手段を有する請求項８〜１２のいずれか１項に記載の情報処理装置。
14. （ａ）データ記録部に記録されたファイル、又は複数のファイルから成るボックスの記録状態が変更されるかどうかを判断する記録状態判定処理手段と、
    （ｂ）前記ファイル又はボックスに対する監視設定を設定し、退避処理情報記録部に記録する監視設定処理手段と、
    （ｃ）前記記録状態判定処理手段によって、ファイル又はボックスの記録状態が変更されると判断された場合に、前記退避処理情報記録部に記録されたファイル又はボックスに対する監視設定を取得する監視設定取得処理処理手段と、
    （ｄ）該監視設定取得処理処理手段によって取得された監視設定の内容に従って、ファイル又はボックスに対して退避処理を行う退避処理手段とを有するとともに、
    （ｅ）前記監視設定処理手段は、ボックスに対して監視設定を設定する場合、ボックス内の各ファイルに対して同じ内容の監視設定を設定するか、又はボックス内の特定のファイルに対して監視設定を設定し、ファイルに対する監視設定の内容とボックスに対する監視設定の内容とが異なる場合、ファイルに対する監視設定を優先して設定することを特徴とする情報処理装置。
15. 前記退避処理情報記録部において、前記ファイル又はボックスに対する監視設定は、ファイル又はボックスの記録状態の変更に対応させて設定される請求項１４に記載の情報処理装置。
16. 前記記録状態判定処理手段は、データ記録部に記録されたファイル又はボックスが更新又は削除される場合に、ファイル又はボックスの記録状態が変更されると判断する請求項１４又は１５に記載の情報処理装置。
17. 前記監視設定は、データ記録部に記録されたファイル又はボックスの複製の保存の選択、及びデータ記録部に記録されたファイル又はボックスの送信先への送信の選択である請求項１４〜１６のいずれか１項に記載の情報処理装置。
18. 前記退避処理手段は、データ記録部に記録されたファイル又はボックスの記録状態が変更される前にファイル又はボックスに対して退避処理を行う請求項１４〜１７のいずれか１項に記載の情報処理装置。
19. 前記データ記録部に記録されたファイル又はボックスについて削除の要求が受けられた場合に、表示部において、監視設定の設定者にファイル又はボックスについて削除の要求が受けられたことについて注意喚起を行う表示処理手段を有する請求項１４〜１８のいずれか１項に記載の情報処理装置。

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