JP6135456B2 - 周知情報表示機能を有する電話装置 - Google Patents

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Description

本発明は、電話相手に係る注意事項や伝言事項またはその他の周知事項を含む周知情報を表示する機能を有する電話装置に関する。
近年、通信販売業者のコールセンタやコンタクトセンタ等の、不特定多数の顧客と対応する部門において、顧客からの着信時に、当該顧客のプロファイルを含む顧客情報や当該顧客へのメッセージ情報を表示する技術として、電話番号に対応付けて入力された顧客情報やメッセージ情報を記憶しておき、電話着信があった際に、相手の電話番号に対応する情報を検索して表示する電話機に関する技術がある(例えば、特許文献1)。
しかしながら、特許文献1に記載された技術では、着信が到来した時に相手の電話番号を検索キーとして該当する顧客情報やメッセージ情報を検索するので、大量の情報をネットワーク接続された所定のサーバに記憶しておき、多数の端末で共用する場合、検索要求が集中すると、該当する顧客情報やメッセージ情報の検索および検索した情報のダウンロードに時間が掛り、該当する情報が表示される以前に相手との通話がかなり進展してしまう可能性がある。また、該当する情報の検索および表示は、当該相手から着信した場合に限定しており、発信時における対応が考慮されていない。
特開2001−320470公報
そこで、本発明の課題は、電話着信が到来した際または電話発信操作をした際に、電話応対者へ周知すべき注意事項や伝言事項またはその他の周知事項を含む周知情報がある相手電話番号を予め記憶しておき、発着信があった際の周知情報に係る表示が迅速で、かつ周知情報のダウンロードに時間が掛かった場合であっても、相応の対応が可能な周知情報表示機能を有する電話装置を提供することにある。
上記課題を解決するために、本発明は、電話相手に係る周知情報を表示する機能を有する電話装置であって、電話番号と対応付けられた前記周知情報を記憶している周知情報記憶サーバへアクセスする、または自電話装置と接続されている所定の情報装置にアクセスさせるサーバアクセス手段と、前記サーバアクセス手段を定期的または非定期に起動し、前記周知情報記憶サーバに記憶されている周知情報のいずれかに対応している1以上の電話番号を前記周知情報記憶サーバから取得し、前記取得した電話番号を記憶しておく周知情報有電話番号記憶手段と、電話着信が到来した際または電話発信操作が為された際に、当該電話着信の発信元の電話番号または当該電話発信の着信先の電話番号である相手電話番号を抽出し、前記周知情報有電話番号記憶手段を参照し、前記抽出した相手電話番号に対応している周知情報の有無を判定する周知情報有無判定手段と、前記抽出した相手電話番号と対応付けられた周知情報を、前記周知情報記憶サーバから取得するまたは前記情報装置に取得させる周知情報取得手段と、前記取得したまたは前記情報装置に取得させた周知情報もしくは前記周知情報がある旨の情報を自電話装置が備える表示部に表示するまたは前記情報装置が備える表示部に表示させる周知情報表示手段と、を有することを特徴とする。
本発明によれば、電話着信が到来した際または電話発信操作をした際に、注意事項や伝言事項またはその他の周知事項を効率的に表示でき、かつ周知情報のダウンロードに時間が掛かった場合であっても、相応の対応が可能な電話装置を提供することが出来る。
本発明の実施形態に係る電話装置の内部ブロック図および全体図 本発明の実施形態に係る周知情報記憶サーバが管理する周知情報の例 本発明の実施形態に係る電話装置の動作フローチャート 本発明の実施形態に係る周知情報記憶サーバの動作フローチャート
以下、本発明の実施の形態(実施例)について、図面を用いて説明する。図1は、本発明を適用した電話装置(以下、本装置と略す)を含むシステムの全体図、および本装置1の内部ブロック構成図である。本実施例において、本装置1は内線電話装置であって、複数の本装置1により内線電話システムを構成している。
2はLAN(Local Area Network)、3はLAN2を介して本装置と接続されている情報装置(例えば、自席の本装置1の横に設置されたパソコン、または複数人で共用するパソコン)、4はLAN2とWAN5との間でデータを中継するゲートウェイ、5はインターネット等のWAN(Wide Area Network)、6は電話の相手と応対する際の注意事項や電話の相手への伝言事項等の電話応対者へ周知すべき周知情報を蓄積している周知情報記憶サーバ、7は電話網である。
本装置1は、電話制御部10、操作部11、表示部12、ハンドセット13、発着信処理部14、発信元電話番号抽出部15、LAN対応部16、周知情報有電話番号記憶部17、電話網インターフェース部18から構成される。
電話制御部10は、本装置1内の各部を制御すると共に、各部間のデータを中継し、電話装置としての機能全体を制御する手段である。なお、一般的な電話機に係る制御については説明を省略する。
電話着信が到来した際または電話発信操作をした際、電話制御部10は、発信元電話番号抽出部15が抽出した相手電話番号を検索キーとして周知情報有電話番号記憶部17に蓄積されている周知情報有電話番号のリストを検索し、該当する電話番号があれば、LAN対応部16を制御し、または情報装置3に指示し、周知情報記憶サーバ6から当該相手電話番号に対応している周知情報を取得し(ダウンロード)、取得した周知情報を表示部12または情報装置3の表示部(図示せず)に表示する。なお、電話制御部10の動作の詳細は後述する。
操作部11は、操作者がキー操作した操作内容を電話制御部10へ通知する手段であり、電話番号を入力するテンキーや短縮ダイヤルキー、各種機能の起動に係るファンクションキー等を備えている(図示せず)。
表示部12は、電話制御部10から出力される情報をLCD等の表示デバイスで表示する手段であり、相手電話番号,ガイダンス情報,アラーム情報等の一般的な操作情報を表示すると共に、周知情報に係る情報を表示する。
ハンドセット13は、一般的な所謂受話器であって、操作者からの音声を電気信号に変換するマイク(図示せず)からの音声信号を電話制御部10へ出力し、また電話制御部10から出力される音声信号をスピーカ(図示せず)で音声に復元する手段である。
発着信処理部14は、電話制御部10からの指示に応じて、電話網インターフェース部18経由で電話網7への発信処理を実行する。また、電話網インターフェース部18経由で電話網7から到来した着信を電話制御部10へ通知すると共に、電話制御部10からの指示に応じて応答処理を実行する。また、電話制御部10からの指示に応じて、通話路の確立または呼の切断処理を実行する。なお、電話網7から着信が到来した際、発信元の相手電話番号を含む情報を発信元電話番号抽出部15へ出力する。
発信元電話番号抽出部15は、発着信処理部14から入力した発信元の相手電話番号を含む情報から、着信の発信元である相手電話番号を抽出し電話制御部10へ通知する。
なお、本装置1から電話発信する際の相手電話番号(着信先電話番号)は、電話制御部10が操作部11から入力された、電話網7へ発信する電話番号を相手電話番号として記憶しておく。
LAN対応部16は、LAN2へデータを送信するまたはLAN2からデータを受信する手段であって、電話制御部10とLAN2の間でデータを中継する。
周知情報有電話番号記憶部17は、周知情報記憶サーバ6が記憶している周知情報に対応している電話番号である周知情報有電話番号を、周知情報記憶サーバ6から取得して記憶しておく手段である。周知情報有電話番号記憶部17は、電話制御部10からの指示に従って、定期的(例えば、1時間毎)または非定期(例えば、発着信やデータ更新操作等のイベント毎)に周知情報記憶サーバ6へアクセスし、最新の周知情報有電話番号を取得して記憶内容を更新する。
電話網インターフェース部18は、電話網7との接続手段であって、発着信処理部14と電話網7との間で、発着信に係る信号を中継する。また、電話制御部10と電話網7との間で、通話音声の信号を中継する。
図2は、周知情報記憶サーバ6が記憶している内容の例を模式的に表した図である。図示するように、時系列のレコード番号(列200)と、着信時または発信時に周知情報を表示すべき相手電話番号(列201)と、表示する周知情報(列202)と、登録元電話番号(列203)と、許可電話番号(列204)と、対応結果報告の要否および対応結果報告の有無(列205)と、有効期限(列206)が対応付けられて記憶されている。
例えば、No.1の行では、発信時または着信時の相手電話番号が電番A(列201)であった場合、「このお客様と通話する際、近況を聞いて下さい。」という内容(列202)が、本装置1の表示部12または情報装置3の表示部に表示されることを示している。以下、列203以降の列の詳細を説明する。
登録元電話番号(列203)は、周知情報を登録した(周知情報記憶サーバ6に記憶させた)電話番号である。No.1の行の場合、内線Xの本装置1が、電番A(列201)に対応する周知情報を登録したことを示している。
許可電話番号(列204)は、周知情報記憶サーバ6への周知情報の書込み(登録/更新/削除)、または周知情報記憶サーバ6からの周知情報を読取り(取得)を許可する電話番号である。No.1の行の場合、内線グループKに属する本装置1が、電番A(列201)に対応する周知情報の登録/更新/削除/取得が可能であることを示している。なお、図示しないが、登録/更新/削除/取得の許可対象の本装置1を別々に設定してもよい。
許可電話番号(列204)に登録される情報は、許可する本装置1または情報装置3または操作者を識別する情報(ID,パスワード等)が記憶されており、周知情報記憶サーバ6は、この列204を参照して、本装置1または情報装置3または操作者からのアクセスの許可/不許可を制御する。
対応結果報告の要否(列205の左側)は、発着信時に周知情報を見た者が対応結果を報告する必要が有るか否かを示している。ここで、報告先は、登録元電話番号(列203)または予め定められた管理者に対応した電話番号また電子メールアドレス等が、例えば、周知情報記憶サーバ6内の予め設定されたエリアにレコード番号(列200)と対応付けられて記憶されている。
対応結果報告の有無(列205の右側)は、対応結果の報告が有るか否かを示している。ここで、対応結果の実体は、例えば、周知情報記憶サーバ6内の予め設定されたエリアにレコード番号(列200)と対応付けられて記憶されている。なお、対応結果の実体とは、例えば、No.1の行における周知情報「このお客様と通話する際、近況を聞いて下さい。」という内容に対して、「最近、お子さんが誕生したようです。10月18日、山田記」のような内容であり、電番Aの相手と電話応対した者が本装置1または情報装置3を操作して情報を入力する。
有効期限(列206)は、周知情報の有効期限を示しており、期限切れの周知情報は自動的に削除される。なお、期限切れ以前であっても、周知情報を登録した者は、当該周知情報を削除可能である。
図3は本装置1の動作フローチャートである。以下、図1および図2を併用して、本装置1の動作フローを説明する。
本フローは、本装置1の電源が投入された時にスタートし(S300)、待機状態において、周知情報有電話番号を取得すべき定期的なタイミングの到来、または非定期な周知情報有電話番号の取得操作の有無(S310)、および発信操作/着信の有無(S320)の各イベントの発生を監視している。
周知情報有電話番号を取得すべきイベントが発生した場合(S310,YES)、電話制御部10は、LAN対応部16を介して周知情報記憶サーバ6へアクセスし、周知情報記憶サーバ6に記憶されている周知情報に対応する電話番号のリストをダウンロード(取得)し、取得した電話番号リストを周知情報有電話番号記憶部17に記憶し(S311)、S310へ戻る。
電話発信操作が為された場合または電話網より電話着信が到来した場合(S320,YES)、電話制御部10は、操作部11から入力された発信電話番号、または発信元電話番号抽出部15が抽出した到来した着信の発信元電話番号を相手電話番号として取得し(S321)、S330へ進む。電話発信操作および電話着信の到来が無ければ(S320,NO)、S310へ戻る。
S330において、電話制御部10は、S321で取得した相手電話番号が、周知情報有電話番号記憶部17に記憶されている周知情報有電話番号のリストに含まれているか否かをチェックし、相手電話番号に一致する電話番号がない場合(S330,NO)、周知情報が無い旨を表示部12または情報装置3の表示部に表示し(S331)、S336へ進む。
周知情報有電話番号のリストに相手電話番号に一致する電話番号がある場合(S330,YES)、電話制御部10は、周知情報が有る旨、および周知情報をサーバからダウンロード中である旨を表示部12または情報装置3の表示部に表示し、一時的に発信処理を停止し、または到来した着信への応答を禁止し、周知情報記憶サーバ6から相手電話番号に対応した周知情報のダウンロードを開始し(S332)、S333へ進む。この発信処理の一時停止または着信への応答禁止は、周知情報を確認しないまま本装置1側の応対者が電話相手と通話開始することを防ぐためである。
S333において、周知情報のダウンロードが完了する以前であっても、予め定められた特定操作1(例えば、“#1”押下)が為された場合(S333,YES)、S336へ進み相手との通話が可能となる。この特定操作1は、電話相手に係る周知情報を既に知っている、または周知情報の内容に関わらず相手と急いで通話する必要がある場合の操作であり、周知情報のダウンロードが迅速であれば、このS333の処理は無くてもよい。なお、周知情報のダウンロードは、本装置1または情報装置3のいずれが実行してもよい。
特定操作1が無いまま(S333,NO)、周知情報のダウンロードが完了すると、電話制御部10は、ダウンロードした情報に含まれている対応結果報告の要否(図2の列205の左側)も含め、取得した周知情報を表示部12または情報装置3の表示部に表示し(S334)、S335へ進む。
S335において、予め定められた特定操作2(例えば、“#2”押下)が為された場合(S335,YES)、呼切断処理を実行する(S351)。この特定操作2は、周知情報を確認した応対者が相手との通話を放棄する場合の操作であり、例えば、周知情報が「この顧客はクレーマーですので発言は慎重に!」のような情報であって、自分が応対するのは不適切であると判断した場合に操作する。なお、到来した着信に対して、特定操作2が為された場合に、本装置1が当該着信に自動応答して、「担当者が不在ですのでお繋ぎ出来ません」のような音声メッセージを相手へ送出してから呼切断処理を実行してもよい(図示せず)。
周知情報を表示してから一定時間(例えば、5秒)以内に特定操作2が為されなかった場合(S335,NO)、電話制御部10は、発信処理の一時停止または着信への応答禁止を解除して通話処理を開始し(S336)、S340へ進む。これにより、本装置1側の応対者は、電話相手に係る周知情報を見ながら、相手と会話出来る。
S340において、電話制御部10は、ダウンロードした周知情報が対応結果の通知対象か否かを判定し、対応結果の通知対象である場合(S340,YES)、どのような対応をしたかを簡単に回答できる対応結果選択メニューとメモを入力出来るメモ記載欄を表示し(図示せず)、応対者からの対応結果情報を入力し(S341)、S350へ進む。ダウンロードした周知情報が対応結果の通知対象ではない場合(S340,NO)、S341をスキップしてS350へ進む。
S350において、切断操作(オンフック)が為された場合(S350,YES)、呼切断処理を実行し(S351)、S352へ進む。切断操作が為されていなければ(S350,NO)、S340へ戻る。
S352において、対応結果の入力が為されていた場合(S352,YES)、入力された対応結果、または特定操作2(S335,YES)により通話が放棄された旨を、周知情報記憶サーバ6の所定エリア(例えば、該当する周知情報の付帯情報蓄積エリア)に書き込む、または予め定められた宛先へ通知する(例えば、付帯情報を登録した者へ電子メールで通知する)。対応結果の入力が為されていなければ(S352,NO)、S310へ戻り、以上の処理を繰り返す。
図4は、周知情報記憶サーバ6の動作フローチャートである。本フローは、周知情報記憶サーバ6の電源が投入された時にスタートし(S400)、本装置1または情報装置3からのアクセスを待つ(S410)。本装置1または情報装置3からのアクセスがあると(S410,YES)、S420へ進み、以降の処理を実行する。
S420において、周知情報記憶サーバ6は、当該アクセスが許可された要求元からの周知情報の登録/更新/削除のいずれかの要求であるか否かを判定する。この判定は、例えば、アクセス元の電話番号が許可電話番号(図2の列204)として登録されているか否かにより判定する。この許可判定は、電話番号ではなくID情報やパスワードで判定するようにしてもよい。
許可されている要求元(本装置1または情報装置3または図示しない操作者)からの周知情報の登録/更新/削除のいずれかの要求であった場合(S420,YES)、当該要求に従って、電話番号と対応付けた周知情報の登録/更新/削除のいずれかの処理を実行し(S421)、S430へ進む。S420でNOであれば、S421をスキップして、S430へ進む。
S430において、周知情報記憶サーバ6は、当該アクセスが許可された要求元からの周知情報有電話番号リストの取得要求か否かを判定する。許可された要求元か否かの判定は、S420での判定と同様であるので、説明は繰り返さない。
許可されている要求元からの周知情報有電話番号リストの取得要求であった場合(S430,YES)、周知情報が登録されている電話番号のリストを要求元へ送信し(S431)、S440へ進む。S430でNOであれば、S431をスキップして、S440へ進む。
S440において、周知情報記憶サーバ6は、当該アクセスが許可された要求元からの周知情報の取得要求か否かを判定する。許可された要求元か否かの判定は、S420での判定と同様であるので、説明は繰り返さない。
許可されている要求元からの周知情報の取得要求(ダウンロード要求)であった場合(S440,YES)、当該取得要求のコマンドに含まれている電話番号に対応した周知情報(図2の列202)と、対応結果報告の要否(図2の列205の左側)に係る情報を要求元へ送信し(S441)、S450へ進む。S440でNOであれば、S441をスキップして、S450へ進む。なお、S441において、例えば、要求元が情報管理者であった場合、全ての周知情報を送信するようにしてもよい。
S450において、周知情報記憶サーバ6は、当該アクセスが本装置1または情報装置3からの対応結果報告の受信であるか否かを判定し、対応結果報告の受信であった場合(S450,YES)、受信した対応結果を、対応した者の電話番号と周知情報と対応付けし記憶すると共に、対応結果報告の有無(図2の列205の右側)の情報エリア(フラグ)に報告有りを書込み(S451)、S460へ進む。S450でNOであれば、S451をスキップして、S460へ進む。
S460において、周知情報記憶サーバ6は、当該アクセスが許可された要求元からの周知情報対応結果の送信要求か否かを判定する。この判定は、例えば、アクセス元の電話番号が登録元電話番号(図2の列203)として登録されているか否かにより判定する。この許可判定は、電話番号ではなくID情報やパスワードで判定するようにしてもよい。
許可されている要求元(周知情報の登録元)からの周知情報対応結果の送信要求であった場合(S460,YES)、S451で記憶している対応結果の内、要求元が登録した周知情報に対する対応結果を要求元へ送信し、S410へ戻る。S460でNOであれば、S461をスキップして、S410へ戻る。なお、S461において、例えば、要求元が情報管理者であった場合、全ての対応結果を送信するようにしてもよい、また対応結果の送信先は、予めレコード番号(列200)と対応付けて記憶されている電話番号または電子メールアドレスであってもよい(図示せず)。
以上、本発明の実施形態について説明した。本発明によれば、自装置内に予め周知情報有電話番号を記憶しているので、電話着信が到来した際または電話発信操作をした際に、注意事項や伝言事項またはその他の周知事項を効率的に表示できる。
また、LAN2またはWAN5が輻輳していて、データ伝送のスループットが低下している状態等、周知情報のダウンロードに時間が掛かった場合であっても、周知情報が有る旨の表示や、周知情報を表示するまでの間の通話を禁止する等、相応の対応が可能な電話装置を提供することが出来る。
ところで、本実施形態において、本装置1は内線電話装置とし、内線電話システムを制御する主装置(図示せず)との関係については説明を省略したが、主装置と内線電話装置の機能分担については任意であり、本装置は、主装置と複数の内線電話装置を含むシステム全体であってもよい。
また、本実施形態において、本装置1は電話網7と直接接続される一般的な電話装置として説明したが、本発明はこれに限定されない。例えば、本装置はIP(Internet Protocol)対応の電話装置であってもよく、その場合は、LAN2,ゲートウェイ4,WAN5を介して、電話相手の装置と接続すればよい。
また、本実施形態において、本装置1と情報装置3はLAN2を介して接続しているが、本発明はこれに限定されない。例えば、LAN2を介さないで、本装置と情報装置3を直接ローカル接続(有線または無線)してもよい。この場合、情報装置3がLAN2と接続されていれば、本装置1におけるLAN対応部16は無くてもよい。さらに、本装置1は、情報装置3と一体化された装置であってもよい。
1・・・電話装置
2・・・LAN(Local Area Network)
3・・・情報装置
4・・・ゲートウェイ
5・・・WAN(Wide Area Network)
6・・・周知情報記憶サーバ
7・・・電話網
10・・・電話制御部
11・・・操作部
12・・・表示部
13・・・ハンドセット
14・・・発着信処理部
15・・・発信元電話番号抽出部
16・・・LAN対応部
17・・・周知情報有電話番号記憶部
18・・・電話網インターフェース部

Claims (4)

  1. 電話相手に係る周知情報を表示する機能を有する電話装置であって、
    電話番号と対応付けられた前記周知情報を記憶している周知情報記憶サーバへアクセスする、または自電話装置と接続されている所定の情報装置にアクセスさせるサーバアクセス手段と、
    前記サーバアクセス手段を定期的または非定期に起動し、前記周知情報記憶サーバに記憶されている周知情報のいずれかに対応している1以上の電話番号を前記周知情報記憶サーバから取得し、前記取得した電話番号を記憶しておく周知情報有電話番号記憶手段と、
    電話着信が到来した際または電話発信操作が為された際に、当該電話着信の発信元の電話番号または当該電話発信の着信先の電話番号である相手電話番号を抽出し、前記周知情報有電話番号記憶手段を参照し、前記抽出した相手電話番号に対応している周知情報の有無を判定する周知情報有無判定手段と、
    前記抽出した相手電話番号と対応付けられた周知情報を、前記周知情報記憶サーバから取得するまたは前記情報装置に取得させる周知情報取得手段と、
    前記取得したまたは前記情報装置に取得させた周知情報もしくは前記周知情報がある旨の情報を自電話装置が備える表示部に表示するまたは前記情報装置が備える表示部に表示させる周知情報表示手段と、を有することを特徴とする周知情報表示機能を有する電話装置。
  2. 請求項1に記載の電話装置であって、
    前記周知情報有無判定手段が前記抽出した相手電話番号に対応している周知情報が有ると判定した場合に、前記周知情報がある旨の情報を自電話装置が備える表示部に表示し、前記到来した電話着信への応答を禁止し、または前記電話発信操作に対応する発信処理を一時停止し、
    予め定められた第1の特定操作が為された後、または前記周知情報表示手段が前記周知情報記憶サーバから取得した周知情報を表示した後に、前記到来した電話着信への応答の禁止を解除し、または前記一時停止した発信処理を再開することを特徴とする周知情報表示機能を有する電話装置。
  3. 請求項2に記載の電話装置であって、
    前記電話着信への応答を禁止した後、または前記電話発信操作に対応する発信処理を一時停止した後に、予め定められた第2の特定操作が為された場合に、所定の呼切断処理を実行することを特徴とする周知情報表示機能を有する電話装置。
  4. 請求項1〜3のいずれかに記載の電話装置であって、
    前記周知情報に係る所定の対応をした旨の入力操作が為された場合に、前記周知情報に係る対応をした旨の情報を、前記周知情報記憶サーバまたは所定の宛先へ通知することを特徴とする周知情報表示機能を有する電話装置。
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