JP5952253B2 - 画像形成システムおよび画像形成装置 - Google Patents

Description

本発明は、画像形成システムおよび画像形成装置に関するものである。

複数の画像形成装置を有するオフィスなどの組織においてユーザーが画像形成装置を使用する際、ユーザーは、ユーザーの席の最寄の画像形成装置や、ユーザーの所属部門の画像形成装置を使用したりする。そのため、席の位置が変わったり所属部門の変更があったりしてユーザーが異動した場合、そのユーザーが使用する画像形成装置も変わる。

ある画像形成装置では、ユーザーごとに文書ボックスを作成でき、ユーザーは、自分の文書ボックスに、画像読取で得られた文書ファイルなどを保存することができる。

そのため、ユーザーの異動に起因して、そのユーザーが使用する画像形成装置も変わる場合、そのユーザーの文書ボックスを簡単に移動させたいという要求がある。

文書ファイルの移動に関しては、ファイル共有サービス上で第１フォルダー内でファイルの追加、更新などがあると、管理者権限で第１フォルダー内のファイルを、予め設定された第２フォルダーに移動させる技術がある（例えば特許文献１参照）。

特開２００８−１５９０９号公報

しかしながら、上述の技術では、フォルダー内のファイルの追加、更新などに対応してファイルを自動的に移動させることはできるものの、そのフォルダーに関連付けられているユーザーの異動があった場合に、そのファイルを簡単に移動させることは困難である。

本発明は、上記の問題に鑑みてなされたものであり、ユーザーの異動に起因してそのユーザーが使用する画像形成装置が変わる場合に、そのユーザーの文書ボックスを簡単に移動させることができる画像形成システム、およびその画像形成システムで使用可能な画像形成装置を得ることを目的とする。

本発明に係る画像形成システムは、複数の画像形成装置と、グループ管理サーバーとを備える。前記複数の画像形成装置は、それぞれ、記憶装置と、前記記憶装置においてユーザーごとの文書ボックスの作成および削除を実行可能な文書ボックス管理部とを備え、前記グループ管理サーバーは、グループ生成部と、文書ボックス移動処理部とを備える。そして、前記グループ生成部は、所定の条件でユーザーを分類して複数のグループを生成し、生成したグループに対して前記複数の画像形成装置のうちの１つを割り当てるとともに、前記複数のグループのうちのあるグループから他のグループに異動したユーザーを検出する。さらに、前記文書ボックス移動処理部は、前記グループ生成部により前記複数のグループのうちのあるグループから他のグループに異動したユーザーが検出されると、前記異動したユーザーの文書ボックスを、異動前のグループに割り当てられている第１画像形成装置から、異動後のグループに割り当てられている第２画像形成装置へ移動させる指令を、前記第１画像形成装置および前記第２画像形成装置の少なくとも一方に送信し、前記第１画像形成装置および前記第２画像形成装置の少なくとも一方における前記文書ボックス管理部は、前記指令を受け付けると、前記第１画像形成装置から前記第２画像形成装置への前記異動したユーザーの文書ボックスの転送を実行する。前記文書ボックス管理部は、前記指令を受け付けると、前記異動したユーザーの文書ボックス内の文書を前記文書ボックスとともに移動させるか否かを前記第２画像形成装置の有する機能および前記文書の属性に基づいて決定する。

本発明に係る画像形成装置は、記憶装置と、前記記憶装置においてユーザーごとの文書ボックスの作成および削除を実行可能な文書ボックス管理部とを備える画像形成装置である。そして、前記文書ボックス管理部は、所定のグループ管理サーバーからの指令を受け付けると、前記指令により指定されたユーザーの文書ボックスを、前記指令により指定された他の画像形成装置へ転送する。前記指令は、前記所定のグループ管理サーバーが、所定の条件でユーザーを分類して生成された複数のグループにおいてあるグループから他のグループに異動したユーザーを検出した際に、前記異動前のグループに関連付けられている画像形成装置へ送信される。前記文書ボックス管理部は、前記指令を受け付けると、前記異動したユーザーの文書ボックス内の文書を前記文書ボックスとともに移動させるか否かを、前記異動後のグループに関連付けられている画像形成装置の有する機能および前記文書の属性に基づいて決定する。

本発明に係る画像形成装置は、記憶装置と、前記記憶装置においてユーザーごとの文書ボックスの作成および削除を実行可能な文書ボックス管理部とを備える画像形成装置である。そして、前記文書ボックス管理部は、所定のグループ管理サーバーからの指令を受け付けると、前記指令により指定されたユーザーの文書ボックスを、前記指令により指定された他の画像形成装置から当該画像形成装置へ転送させる。前記指令は、前記所定のグループ管理サーバーが、所定の条件でユーザーを分類して生成された複数のグループにおいてあるグループから他のグループに異動したユーザーを検出した際に、前記異動後のグループに関連付けられている画像形成装置へ送信される。前記文書ボックス管理部は、前記指令を受け付けると、前記異動したユーザーの文書ボックス内の文書を前記文書ボックスとともに移動させるか否かを、前記異動後のグループに関連付けられている画像形成装置の有する機能および前記文書の属性に基づいて決定する。

本発明によれば、ユーザーの異動に起因してそのユーザーが使用する画像形成装置が変わる場合に、そのユーザーの文書ボックスを簡単に移動させることができる。

図１は、本発明の実施の形態に係る画像形成システムの構成を示すブロック図である。 図２は、図１に示す画像形成システムにおける文書ボックスの移動について説明するシーケンス図である。

以下、図に基づいて本発明の実施の形態を説明する。

実施の形態１．

図１は、本発明の実施の形態に係る画像形成システムの構成を示すブロック図である。図１に示すシステムでは、複数の画像形成装置１−１〜１−Ｎ（Ｎ＞１）がネットワーク２に接続され、そのネットワーク２にグループ管理サーバー３が接続されている。

実施の形態１では、画像形成装置１−１〜１−Ｎは、プリンター、複合機、ファクシミリ装置、スキャナー装置などである。

画像形成装置１は、通信装置１１、記憶装置１２、および文書ボックス管理部１３を備える。

通信装置１１は、ネットワーク２を介して、グループ管理サーバー３などの他の装置に接続可能であって、所定の通信プロトコルでデータ通信を行う装置である。

記憶装置１２は、ハードディスクドライブ、不揮発性メモリーなどの不揮発性の記憶装置である。記憶装置１２には、ユーザーごとに、そのユーザーの文書（文書ファイル）を保存するための文書ボックス２１が設定される。ユーザーの文書は、例えば、図示せぬ内蔵の画像読取装置で原稿から光学的に読み取られた原稿画像の画像データ、図示せぬ内蔵のファクシミリ装置で受信した原稿画像の画像データ、図示せぬホスト装置から受信したＰＤＬ（Page Description Language）データから生成された画像データなどであり、ＰＤＦ（Portable Document Format）ファイル、ＪＰＥＧ（Joint Photographic Experts Group）ファイルなどとして保存される。

文書ボックス管理部１３は、例えば図示せぬ内蔵コンピューターなどで実現され、記憶装置１２においてユーザーごとの文書ボックス２１の作成および削除を実行可能であり、さらに、文書ボックス２１に対するユーザーの文書の保存、削除などを行う。

また、文書ボックス管理部１３は、グループ管理サーバー３から後述の指令を受け付けると、当該文書ボックス管理部１３が存在する画像形成装置１−ｉから他の画像形成装置１−ｊへの、その指令により指定されたユーザーの文書ボックスの転送を行うか、あるいは、その指令により指定された画像形成装置１−ｉから、当該文書ボックス管理部１３が存在する画像形成装置１−ｊへの、その指令により指定されたユーザーの文書ボックスの転送を行う。

また、グループ管理サーバー３は、通信装置３１、記憶装置３２、および演算処理装置３３を備える。

通信装置３１は、ネットワーク２に接続され、ネットワーク２を介して画像形成装置１−１〜１−Ｎとデータ通信可能な装置である。

記憶装置３２は、ハードディスクドライブ、不揮発性メモリーなどの不揮発性の記憶装置である。記憶装置３２には、ユーザー登録データ４１、デバイス登録データ４２、およびグループデータ４３が記憶されている。

ユーザー登録データ４１は、登録ユーザーの属性情報を含む。登録ユーザーの属性情報には、そのユーザーの所属部門、座席位置、業務種別、画像形成装置の使用頻度情報などが含まれる。

デバイス登録データ４２は、画像形成装置１−１〜１−Ｎの属性情報を含む。画像形成装置１−ｐの属性情報には、画像形成装置１−ｐの設置位置の位置情報、画像形成装置１−ｐの有する機能の種別情報などが含まれる。

グループデータ４３は、後述のグループ生成部５１により生成されたユーザーグループの識別情報、そのユーザーグループに属するユーザーの識別情報、およびそのユーザーグループに関連付けられている画像形成装置１−ｑ（そのユーザーグループに属するユーザーにより使用される画像形成装置）の識別情報を含む。

また、演算処理装置３３は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）などを有するコンピューターであり、ＲＯＭ、記憶装置３２などに記憶されているプログラムをＲＡＭへロードし、そのプログラムをＣＰＵで実行することにより、各種処理部として機能する。ここでは、演算処理装置３３は、グループ生成部５１、および文書ボックス移動処理部５２として機能する。

グループ生成部５１は、グループデータ４３が存在しない場合、所定の条件でユーザーを分類して複数のグループを生成し、生成したグループに対して複数の画像形成装置１−１〜１−Ｎのうちの１つを割り当ててグループデータ４３を生成して記憶装置３２に保存する。

このとき、グループ生成部５１は、ユーザー登録データ４１を参照して、ユーザーの属性情報に対する所定の条件で、ユーザーを分類してグループを生成する。

例えば、ユーザーの所属部門ごとにグループが生成されたり、それぞれの画像形成装置１−ｒについて、その画像形成装置１−ｒが最寄の画像形成装置１−ｒとなるユーザーに対して１つのグループが生成されたりする。なお、最寄の画像形成装置１−ｒは、ユーザーの座席位置と、画像形成装置１−１〜１−Ｎの設置位置の位置情報とから特定される。

なお、このグループに対しては、画像形成装置１−１〜１−Ｎにおいて、グループに属するユーザーに共有される文書ボックスであるグループボックスが提供されたり、グループに属するユーザーに共有されるアドレス帳であるグループアドレス帳が提供されたり、グループに属するユーザーに対して共通に適用される操作パネルを設定できたり、グループに属するユーザーに共有されるグループメールボックスが提供されたりする。

また、グループ生成部５１は、複数のグループのうちのあるグループから他のグループに異動したユーザーを検出する。

具体的には、グループ生成部５１は、ユーザー登録データ４１またはデバイス登録データ４２の更新を検出したときに、同一の所定の条件で複数のグループを再生成して、現時点の複数のグループのそれぞれに属するユーザーと再生成して得られた複数のグループのそれぞれに属するユーザーとの差分に基づいて、異動したユーザーを検出する。

文書ボックス移動処理部５２は、グループ生成部５１により複数のグループのうちのあるグループから他のグループに異動したユーザーが検出されると、その異動したユーザーの文書ボックス２１を、異動前のグループに割り当てられている画像形成装置１−ｉから、異動後のグループに割り当てられている画像形成装置１−ｊへ移動させる指令を、画像形成装置１−ｉおよび画像形成装置１−ｊの少なくとも一方（ここでは両方）に送信する。その指令は、通信装置３１を使用してネットワーク２を介して画像形成装置１−ｉ，１−ｊへ送信される。

その指令には、異動したユーザーの識別情報、文書ボックス２１の移動元となる画像形成装置１−ｉおよび／または移動先となる画像形成装置１−ｊの識別情報などが含まれる。

次に、上記システムにおけるユーザーの文書ボックスの移動について説明する。図２は、図１に示す画像形成システムにおける文書ボックスの移動について説明するシーケンス図である。

グループ生成部５１は、ユーザー登録データ４１およびデバイス登録データ４２が更新された否かを監視しており、ユーザー登録データ４１またはデバイス登録データ４２の更新を検出したときに、同一の所定の条件で複数のグループを再生成して（ステップＳ１）、異動したユーザーを検出する（ステップＳ２）。

次に、文書ボックス移動処理部５２は、グループ生成部５１により、異動したユーザーが検出されると、グループデータ４３に基づいて現時点においてそのユーザーが属するグループに対応する画像形成装置１−ｉを特定するとともに（ステップＳ３）、再生成された複数のグループのうち、そのユーザーが属するグループに対応する画像形成装置１−ｊを特定する（ステップＳ４）。

そして、文書ボックス移動処理部５２は、特定した画像形成装置１−ｉ，１−ｊに対して、ユーザーボックス移動指令（上述の指令）を送信する（ステップＳ５）。

画像形成装置１−ｉでは、文書ボックス管理部１３は、その指令を受け付けると、その指令により指定されているユーザーを特定し、そのユーザーの文書ボックス２１を、その指令により指定されている移動先の画像形成装置１−ｊへ転送する（ステップＳ６）。

具体的には、画像形成装置１−ｉの文書ボックス管理部１３は、その文書ボックス２１の属性情報（名称など）およびその文書ボックス２１に保存されている文書（文書ファイル）を画像形成装置１−ｊの文書ボックス管理部１３へ送信する。

他方、画像形成装置１−ｊでは、文書ボックス管理部１３は、上述の指令を受け付けた後、その指令により指定されたユーザーの文書ボックス２１を生成し、文書ボックス２１の属性情報およびその文書ボックス２１に保存されている文書（文書ファイル）を受信すると、転送されてきた文書ボックス２１の属性情報をその生成した文書ボックス２１に対して適用するとともに、転送されてきた文書ボックス２１内の文書を、その生成した文書ボックス２１に保存する（ステップＳ７）。

画像形成装置１−ｊの文書ボックス管理部１３は、ステップＳ７での文書ボックス２１の作成が完了すると、作成完了通知を画像形成装置１−ｉの文書ボックス管理部１３へ送信する（ステップＳ８）。

そして、作成完了通知を受信すると、画像形成装置１−ｉの文書ボックス管理部１３は、画像形成装置１−ｉ内のその転送済みの文書ボックス２１を削除し（ステップＳ９）、異動完了通知をグループ管理サーバー３へ送信する（ステップＳ１０）。

以上のように、上記実施の形態１によれば、グループ管理サーバー３では、グループ生成部５１が、複数のグループのうちのあるグループから他のグループに異動したユーザーを検出すると、文書ボックス移動処理部５２は、その異動したユーザーの文書ボックス２１を、異動前のグループに割り当てられている画像形成装置１−ｉから、異動後のグループに割り当てられている画像形成装置１−ｊへ移動させる指令を、画像形成装置１−ｉ，１−ｊの少なくとも一方に送信する。そして、その画像形成装置１−ｉ，１−ｊの少なくとも一方における文書ボックス管理部１３は、その指令を受け付けると、画像形成装置１−ｉから画像形成装置１−ｊへの、異動したユーザーの文書ボックス２１の転送を実行する。

これにより、ユーザーの異動に起因して、そのユーザーが使用する画像形成装置が変わる場合に、そのユーザーの文書ボックス２１を自動的に移動させることができる。

実施の形態２．

実施の形態２に係る画像形成システムでは、画像形成装置１−１〜１−Ｎの文書ボックス管理部１３は、上述の指令を受け付けると、異動したユーザーの文書ボックス２１内の文書を文書ボックス２１とともに移動させるか否かを、移動先となる画像形成装置１−ｊの有する機能およびその文書の属性に基づいて決定する。

例えば、移動先となる画像形成装置１−ｊがモノクロの画像形成装置である場合、モノクロ文書は転送されるが、カラー文書は転送されずに移動元の画像形成装置１−ｉに残される。この場合、移動元の画像形成装置１−ｉでは、そのユーザーの文書ボックス２１およびモノクロ文書は削除されず、転送されたカラー文書は削除される。

なお、移動元の画像形成装置１−ｉの文書ボックス管理部１３は、移動先となる画像形成装置１−ｊの有する機能の種別情報を、移動先の画像形成装置１−ｊから取得してもよいし、グループ管理サーバー３から取得してもよい。例えば、上述の指令に、移動先となる画像形成装置１−ｊの有する機能の種別情報を含めるようにしてもよい。

なお、実施の形態２に係る画像形成システムにおけるその他の構成および動作については実施の形態１のものと同様であるので、その説明を省略する。

実施の形態３．

実施の形態３に係る画像形成システムでは、文書ボックス移動処理部５２は、グループ生成部５１により、異動したユーザーが検出されると、その異動したユーザーに対して所定の問い合わせを行い、異動したユーザーによる承諾を検出した後で、上述の指令を、画像形成装置１−ｉ，１−ｊの少なくとも一方に送信する。

例えば、文書ボックス移動処理部５２は、上述の問い合わせのメッセージを図示せぬ操作パネルに表示し、承諾を示すユーザー操作がその操作パネルで検出された後、上述の指令を、画像形成装置１−ｉ，１−ｊの少なくとも一方に送信する。

なお、実施の形態３に係る画像形成システムにおけるその他の構成および動作については実施の形態１，２のものと同様であるので、その説明を省略する。

なお、上述の各実施の形態は、本発明の好適な例であるが、本発明は、これらに限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲において、種々の変形、変更が可能である。

例えば、上記実施の形態１〜３においては、グループ管理サーバー３が画像形成装置１−１〜１−Ｎとは別の装置とされているが、グループ管理サーバー３を画像形成装置１−１〜１−Ｎのいずれかに内蔵させるようにしてもよい。

本発明は、例えば、複数の画像形成装置が接続されたネットワークシステムに適用可能である。

１−１〜１−Ｎ 複数の画像形成装置
３ グループ管理サーバー
１２，３２ 記憶装置
１３ 文書ボックス管理部
２１ 文書ボックス
５１ グループ生成部
５２ 文書ボックス移動処理部

Claims (6)

1. 複数の画像形成装置と、
   グループ管理サーバーとを備え、
   前記複数の画像形成装置は、それぞれ、記憶装置と、前記記憶装置においてユーザーごとの文書ボックスの作成および削除を実行可能な文書ボックス管理部とを備え、
   前記グループ管理サーバーは、グループ生成部と、文書ボックス移動処理部とを備え、
   前記グループ生成部は、所定の条件でユーザーを分類して複数のグループを生成し、生成したグループに対して前記複数の画像形成装置のうちの１つを割り当てるとともに、前記複数のグループのうちのあるグループから他のグループに異動したユーザーを検出し、
   前記文書ボックス移動処理部は、前記グループ生成部により前記複数のグループのうちのあるグループから他のグループに異動したユーザーが検出されると、前記異動したユーザーの文書ボックスを、異動前のグループに割り当てられている第１画像形成装置から、異動後のグループに割り当てられている第２画像形成装置へ移動させる指令を、前記第１画像形成装置および前記第２画像形成装置の少なくとも一方に送信し、
   前記第１画像形成装置および前記第２画像形成装置の少なくとも一方における前記文書ボックス管理部は、前記指令を受け付けると、前記第１画像形成装置から前記第２画像形成装置への前記異動したユーザーの文書ボックスの転送を実行し、
   前記文書ボックス管理部は、前記指令を受け付けると、前記異動したユーザーの文書ボックス内の文書を前記文書ボックスとともに移動させるか否かを前記第２画像形成装置の有する機能および前記文書の属性に基づいて決定すること、
   を特徴とする画像形成システム。
2. 前記グループ生成部は、各ユーザーの属性情報を含むユーザー登録データを参照して前記属性情報に対する所定の条件でユーザーを分類して複数のグループを生成し、前記ユーザー登録データが更新されると、前記所定の条件で複数のグループを再生成して現時点の前記複数のグループと再生成して得られた前記複数のグループとの差分に基づいて、前記異動したユーザーを検出することを特徴とする請求項１記載の画像形成システム。
3. 前記文書ボックス移動処理部は、前記グループ生成部により前記複数のグループのうちのあるグループから他のグループに異動したユーザーが検出されると、前記異動したユーザーに対して所定の問い合わせを行い、前記異動したユーザーによる承諾を検出した後で、前記指令を、前記第１画像形成装置および前記第２画像形成装置の少なくとも一方に送信することを特徴とする請求項１または請求項２記載の画像形成システム。
4. 前記グループ管理サーバーは、前記複数の画像形成装置のうちのいずれか１つの画像形成装置に内蔵されていることを特徴とする請求項１から請求項３のうちのいずれか１項記載の画像形成システム。
5. 記憶装置と、
   前記記憶装置においてユーザーごとの文書ボックスの作成および削除を実行可能な文書ボックス管理部とを備える画像形成装置であって、
   前記文書ボックス管理部は、所定のグループ管理サーバーからの指令を受け付けると、前記指令により指定されたユーザーの文書ボックスを、前記指令により指定された他の画像形成装置へ転送し、
   前記指令は、前記所定のグループ管理サーバーが、所定の条件でユーザーを分類して生成された複数のグループにおいてあるグループから他のグループに異動したユーザーを検出した際に、前記異動前のグループに関連付けられている画像形成装置へ送信され、
   前記文書ボックス管理部は、前記指令を受け付けると、前記異動したユーザーの文書ボックス内の文書を前記文書ボックスとともに移動させるか否かを、前記異動後のグループに関連付けられている画像形成装置の有する機能および前記文書の属性に基づいて決定すること、
   を特徴とする画像形成装置。
6. 記憶装置と、
   前記記憶装置においてユーザーごとの文書ボックスの作成および削除を実行可能な文書ボックス管理部とを備える画像形成装置であって、
   前記文書ボックス管理部は、所定のグループ管理サーバーからの指令を受け付けると、前記指令により指定されたユーザーの文書ボックスを、前記指令により指定された他の画像形成装置から当該画像形成装置へ転送させ、
   前記指令は、前記所定のグループ管理サーバーが、所定の条件でユーザーを分類して生成された複数のグループにおいてあるグループから他のグループに異動したユーザーを検出した際に、前記異動後のグループに関連付けられている画像形成装置へ送信され、
   前記文書ボックス管理部は、前記指令を受け付けると、前記異動したユーザーの文書ボックス内の文書を前記文書ボックスとともに移動させるか否かを、前記異動後のグループに関連付けられている画像形成装置の有する機能および前記文書の属性に基づいて決定すること、
   を特徴とする画像形成装置。

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