JP4529771B2 - 画像形成装置、画像形成装置の制御方法、および画像形成装置の制御プログラム - Google Patents

Description

この発明は、画像形成装置、画像形成装置の制御方法、および画像形成装置の制御プログラムに関し、特に、ユーザが画像データなどのデータを保存する機能を有する画像形成装置、画像形成装置の制御方法、および画像形成装置の制御プログラムに関する。

個人ＢＯＸを備えたＭＦＰ（Multi Function Peripheral）装置が知られている。個人ＢＯＸとは、ハードディスク装置などに画像を蓄積させる機能であり、ユーザは自由に個人ＢＯＸを作成してそこに画像を蓄積することができる。

ユーザが職場異動などで別のＭＦＰを使用しなければならない場合に、従来は個人ＢＯＸに保存していたデータを一旦ファイルサーバなどに移動させ、新しく使用するＭＦＰに再度個人ＢＯＸを作成した後に、ファイルサーバからデータを転送していた。

なお、以下の特許文献１には保存期間を過ぎた画像データを転送消去／消去する技術が開示されている。

特許文献２には、携帯端末で認識したユーザの位置情報に基づいて近くのファイルサーバへ個人データを移動させる技術が開示されている。
特開２００３−４６７０５号公報 特開２００３−６０７１号公報

しかしながら、ユーザが職場異動などの際にＭＦＰ内に個人ＢＯＸを残したままにする場合が発生し、不要な画像データがハードディスク上に残ったままとなりハードディスクの容量が圧迫されることがある。

また、ＭＦＰの管理者はユーザがすでに使用していない個人ＢＯＸをその都度削除しなければならない。

さらに、ユーザも職場異動などで別のＭＦＰを使用しなければいけない場合に、これまでに個人ＢＯＸに保存していたデータを一旦ファイルサーバなどに移動させ、新しく使うＭＦＰに再度個人ＢＯＸを作成した後にファイルサーバからデータを転送しなけらばならず手続が煩雑であるという問題がある。

この発明は上記問題点を解決するためになされたものであり、ユーザの労力を軽減させることができる画像形成装置、画像形成装置の制御方法、および画像形成装置の制御プログラムを提供することを目的としている。

上記目的を達成するためこの発明のある局面に従うと、画像形成装置は、ユーザの状態の変更を検出する検出手段と、検出手段で変更が検出されると、変更があったユーザに対応付けられた、データ蓄積のためのＢＯＸを削除または移動させる処理手段とを備える。

好ましくは検出手段は、外部サーバに記録された情報へ照会を行なうことでユーザ管理情報の変更を検出する。

好ましくは検出手段は、メール送信ジョブの送信結果に基づいてユーザの状態の変更を検出する。

好ましくは処理手段は、データ蓄積のためのＢＯＸを変更後の情報に対応した場所に移動させる。

好ましくは処理手段は、ネットワーク環境から装置を選択し、そこにデータ蓄積のためのＢＯＸを転送する。

この発明の他の局面に従うと画像形成装置の制御方法は、ユーザの状態の変更を検出する検出ステップと、検出ステップで変更が検出されると、変更があったユーザに対応付けられた、データ蓄積のためのＢＯＸを削除または移動させる処理ステップとを備える。

この発明の他の局面に従うと画像形成装置の制御プログラムは、ユーザの状態の変更を検出する検出ステップと、検出ステップで変更が検出されると、変更があったユーザに対応付けられた、データ蓄積のためのＢＯＸを削除または移動させる処理ステップとをコンピュータに実行させる。

これら発明に従うと、ユーザの状態の変更が検出されると、変更があったユーザに対応付けられた、データ蓄積のためのＢＯＸを削除または移動させることができる。これにより、ユーザの労力を軽減させることができる画像形成装置、画像形成装置の制御方法、および画像形成装置の制御プログラムを提供することが可能となる。

図１は、本発明の実施の形態の１つにおける、ＭＦＰ装置が接続されるネットワーク環境を示す図である。

図を参照して、ＭＦＰ装置１００ａは、ネットワークＩＦ（インタフェース）を介してディレクトリサーバ２００、クライアントＰＣ３００、およびメールサーバ４００などとネットワーク接続されている。またネットワークには、別のＭＦＰ装置１００ｂも接続されており、ＭＦＰ装置間でのデータの転送も可能である。

ＭＦＰ装置１００ａ，１００ｂは、それぞれＡＤＦ（Automatic Document Feeder）、スキャナ部、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、プリンタエンジン部、およびネットワークＩＦを備えている。ＨＤＤ内に、各ユーザごと、および共用として設けられる複数の個人ＢＯＸが記録される。

本実施の形態では、ユーザの状態が変更され、ネットワーク上のユーザ情報が更新された場合に、そのユーザがＭＦＰ内に所有する個人ＢＯＸを自動的に削除または移動させる。これにより、ユーザの利便性を図るとともに管理者のメンテナンス性を向上させる。

より具体的には、ネットワーク上のユーザ情報に基づいて、ＭＦＰ上に個人ＢＯＸを所有するユーザが職場異動などでその個人ＢＯＸを使用していないと判断された場合には、その個人ＢＯＸを自動的に削除することでＭＦＰ管理者の管理作業を削減させる。また、ユーザの異動先のＭＦＰに以前の個人ＢＯＸを移動させることでユーザの利便性を向上させる。

図２は、ＭＦＰ装置の構成を示す図である。

図を参照して、ＣＰＵ１０１はバスブリッジ１０３を経由して画像制御部１０９、操作パネルＩＦ１１１に接続された操作パネル１２３、およびネットワークＩＦ１１３を制御する。また画像バスには、画像を圧縮して保存する画像メモリ１１５、スキャナ１２５からの画像データを受信するスキャナＩＦ１１７、プリンタ１２７へ画像出力するプリンタＩＦ１１９、および画像データの蓄積が可能なハードディスクユニット１２１が接続されている。

バスブリッジ１０３には、ＲＯＭ１０５とＲＡＭ１０７とが接続されている。

以下に、ＭＦＰ装置のコピー機能について説明する。

コピーモード、コピー枚数等が操作パネル１２３で設定されると、原稿がスキャナ１２５で読取られる。読取られた画像データはスキャナＩＦ１１７を経由して画像制御部１０９で圧縮され画像メモリ１１５に保存される。圧縮画像データは画像制御部１０９に読出され伸張された後、回転、シフト等の処理がなされプリンタ１２７へ出力される。

次に、ＭＦＰ装置のプリント機能について説明する。

ネットワーク上のクライアントＰＣ３００等からプリント要求がなされると、ＭＦＰ装置は、ネットワークＩＦ１１３を経由してプリントデータを受信する。ＣＰＵ１０１は、プリントデータをＲＡＭ１０７上にＲＩＰ展開した後、プリンタＩＦ１１９からプリントデータを出力する。

次に、ＭＦＰ装置のＢＯＸ機能について説明する。

ハードディスクユニット１２１上には、ユーザごとに個人ＢＯＸ（および共用で用いられる共用ＢＯＸ）を作成することができ、この中に個人の画像データを蓄積することが可能である。個人ＢＯＸ作成時には、ユーザＩＤとしてユーザ名、パスワード、およびメールアドレスなどが登録される。

スキャナ１２５で読取られた画像データは、圧縮率非固定の圧縮変換がなされ、指定された画像形式とされた後、ＢＯＸ内に蓄積される。蓄積された画像はプリントデータに伸張変換され、プリント機能によりプリンタ出力することができる。他にもネットワークを介してクライアントＰＣからＭＦＰ装置のＢＯＸにアクセスして蓄積された画像を画像ファイルとして取出したり、ＭＦＰ装置上で選択した蓄積画像を添付ファイルとしてメール送信するメール送信ＪＯＢ実行処理が動作可能である。

図３は、ディレクトリサーバ２００、クライアントＰＣ３００、およびメールサーバ４００のいずれかの装置の構成を示すブロック図である。

図を参照して装置は、装置全体の制御を行なうＣＰＵ６０１と、ディスプレイ６０５と、ネットワークに接続したり外部と通信を行なうためのＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）カード６０７（またはモデムカード）と、キーボードやマウスなどにより構成される入力装置６０９と、フレキシブルディスクドライブ６１１と、ＣＤ−ＲＯＭドライブ６１３と、ハードディスクドライブ６１５と、ＲＡＭ６１７と、ＲＯＭ６１９とを備えている。

フレキシブルディスクドライブ６１１により、フレキシブルディスクＦに記録されたプログラムなどのデータを読取ることが可能であり、ＣＤ−ＲＯＭドライブ６１３により、ＣＤ−ＲＯＭ６１３ａに記録されたプログラムなどのデータを読取ることが可能である。

次に、ディレクトリサーバ２００の機能について説明する。

ディレクトリサーバ２００は、ユーザ情報である、所属部署、氏名、メールアドレスなどの社員情報などを一括して管理するサーバである。ＭＦＰ装置１００ａ，１００ｂは、ディレクトリサーバ２００のクライアントとして、ネットワーク上からこれらの情報に対して照会や検索が可能である。

図４は、ＭＦＰ装置のＢＯＸを説明するための図である。

図を参照して、ハードディスクユニット１２１上にユーザごとに個人ＢＯＸ２０１ａ，２０１ｂが作成される。各個人ＢＯＸに対応して、ユーザＩＤとしてのユーザ名、パスワード、およびメールアドレスなどが登録される。

図５は、ディレクトリサーバ２００が管理する管理情報の具体例を示す図である。

管理情報により、ここでは所属部署ごとに社員の氏名、社員番号、メールアドレスの情報を管理している。また所属部署ごとに使用可能なＭＦＰ装置の情報も照会することができる。

図６は、管理情報が変更された例を示す図である。

社員に部署異動などがあった場合はその情報が管理情報に反映される。また、部署異動によりメールアドレスに変更が生じた場合は、旧メールアドレスを管理情報として保持することも可能である。

図６は、図５の状態において氏名２、社員番号２の社員が部署１から部署２へ移動になった例を示している。この移動に伴い、氏名２の社員が使用するＭＦＰがＭＦＰ１からＭＦＰ２へと変更になっている。また、氏名２の社員のメールアドレスがメールアドレス２からメールアドレス１５へと変更になっている。

ＭＦＰ装置は、このような変更を検出し、それに基づいてＢＯＸの削除や移動などを行なう。

図７は、ＭＦＰ装置がディレクトリサーバのユーザ情報から個人ＢＯＸを管理する処理を示すフローチャートである。

ＭＦＰ装置は定期的に個人ＢＯＸユーザに対して、部署異動などの変更がないかディレクトリサーバに問合せを行なう。その結果から個人ＢＯＸの削除、移動の処理を行なう。

図を参照して、ステップＳ１０１でＭＦＰ装置は個人ＢＯＸに登録されているユーザ名、メールアドレスに基づいてディレクトリサーバへ情報の照会を行なう。ユーザの所属部署に変更があった場合（Ｓ１０３でＹＥＳ）には、メールアドレスの変更があるかを問合わせ（Ｓ１０５）、これまでのメールアドレスまたは、新規メールアドレスのどちらかにメール送信して、これまでＭＦＰ装置内にあった個人ＢＯＸを削除または移動するかを問合わせる。

すなわちメールアドレスに変更があれば（Ｓ１０５でＹＥＳ）、新しいメールアドレスにメールを送信することで、そのユーザに、これまでＭＦＰ装置内にあった個人ＢＯＸを削除または移動するかを問合わせる（Ｓ１０７）。一方、メールアドレスに変更がなければ（Ｓ１０５でＮＯ）、これまでのメールアドレスにメールを送信することで、そのユーザに、これまでＭＦＰ装置内にあった個人ＢＯＸを削除または移動するかを問合わせる（Ｓ１１５）。

個人ＢＯＸユーザからの回答により、個人ＢＯＸを移動させる場合（Ｓ１０９でＹＥＳ）には、ネットワーク環境から新所属部署で使用可能なＭＦＰ装置を検索して（Ｓ１１１）、そのＭＦＰ装置へ現在ある個人ＢＯＸを移動させる（Ｓ１１３）。移動させない場合（Ｓ１０９でＮＯ）は、ユーザの回答に従い（Ｓ１２３）、個人ＢＯＸを削除する（Ｓ１２５）か、そのまま保存する（Ｓ１２７）。

照会の結果、所属部署に変更はなく（Ｓ１０３でＮＯ）メールアドレスのみに変更があった場合（Ｓ１１７でＹＥＳ）は、現在個人ＢＯＸに登録されているメールアドレスを変更する（Ｓ１１９）。また、メールアドレスに変更がなければ（Ｓ１１７でＮＯ）、登録変更なしとして処理する（Ｓ１２１）。

図８は、ＭＦＰ装置のメール送信ＪＯＢの不達メールアドレスから個人ＢＯＸを管理する処理を示すフローチャートである。

ステップＳ２０１で、メール送信ＪＯＢにおいて、メールサーバから不達となったＪＯＢからそのメールアドレスを取得する。このメールアドレスが個人ＢＯＸユーザが登録しているメールアドレスであった場合（Ｓ２０３でＹＥＳ）は、登録されているユーザ名、不達となった旧メールアドレスでディレクトリサーバへ社員情報を照会する（Ｓ２０５）。所属部署に変更があった場合（Ｓ２０７でＹＥＳ）は、そのユーザ登録が削除されているかを判断する（Ｓ２０９）。

削除されていれば（Ｓ２０９でＹＥＳ）、そのユーザの個人ＢＯＸを削除し（Ｓ２２７）、削除されていなければ（Ｓ２０９でＮＯ）、新メールアドレスへメールを送信することで個人ＢＯＸの削除または移動を行なうか問合せ（Ｓ２１１）、その回答により個人ＢＯＸを削除、移動させる（Ｓ２１３〜Ｓ２２５）。これらの処理は、図７のステップＳ１０９〜Ｓ１２７の処理と同じであるためここでの説明を繰返さない。

なお、所属部署に変更がない場合（Ｓ２０７でＮＯ）は、個人ＢＯＸに登録されているメールアドレスを新しいメールアドレスに変更する（Ｓ２１９）。

なお、フローチャートには図示していないが、不達メールアドレスが個人ＢＯＸユーザのメールアドレスであった場合には、その個人ＢＯＸは使用されていないと判断して直ちに削除するようにしてもよい。また、社員情報の照会ができなかった場合も同様に削除するようにしてもよい。

なお、上記実施の形態では個人ＢＯＸの移動について説明したが、データ蓄積のためのＢＯＸであれば、複数のユーザに共用される共用ＢＯＸに対しても本発明を適用することができる。すなわちユーザの状態の変更に伴い、そのユーザに対応する共用ＢＯＸまたはその中のデータを削除、移動させることも可能である。

また、上述の実施の形態におけるフローチャートの処理を実行するプログラムを提供することもできるし、そのプログラムをCD-ROM、フレキシブルディスク、ハードディスク、ROM、RAM、メモリカードなどの記録媒体に記録してユーザに提供することにしてもよい。また、プログラムはインターネットなどの通信回線を介して、装置にダウンロードするようにしてもよい。

［実施の形態における効果］
以上の処理により、ＭＦＰ装置管理者の手を煩わせることなく、装置内の不要となった個人ＢＯＸデータの削減ができる。また、部署異動したユーザの利便性も向上するという効果がある。

このように、今回開示した上記各実施の形態はすべての点で例示であって、制限的なものではない。本発明の技術的範囲は特許請求の範囲によって画定され、また特許請求の範囲の記載と均等の意味および範囲内でのすべての変更を含むものである。

本発明の実施の形態の１つにおける、ＭＦＰ装置が接続されるネットワーク環境を示す図である。 ＭＦＰ装置の構成を示す図である。 ディレクトリサーバ２００、クライアントＰＣ３００、およびメールサーバ４００のいずれかの装置の構成を示すブロック図である。 ＭＦＰ装置のＢＯＸを説明するための図である。 ディレクトリサーバ２００が管理する管理情報の具体例を示す図である。 管理情報が変更された例を示す図である。 ＭＦＰ装置がディレクトリサーバのユーザ情報から個人ＢＯＸを管理する処理を示すフローチャートである。 ＭＦＰ装置のメール送信ＪＯＢの不達メールアドレスから個人ＢＯＸを管理する処理を示すフローチャートである。

符号の説明

１００ａ，１００ｂ ＭＦＰ装置、１０１ ＣＰＵ、１０９ 画像制御部、１１３ ネットワークＩＦ、１１５ 画像メモリ、１２１ ハードディスクユニット、１２５ スキャナ、１２７ プリンタ、２００ ディレクトリサーバ、４００ メールサーバ。

Claims (5)

1. ユーザの状態の変更を検出する検出手段と、
   前記検出手段で変更が検出されると、変更があったユーザに対応付けられた、データ蓄積のためのＢＯＸを移動させる処理手段とを備え、
   前記検出手段は、外部サーバに記録された情報へ照会を行なうことでユーザ管理情報の変更を検出し、
   前記処理手段は、
   前記ユーザ管理情報において、ユーザに対応付けられて格納されているメールアドレスを用いて、前記ユーザに対応付けられている前記データ蓄積のためのＢＯＸを移動するかユーザ端末に対して問い合わせする問合せ手段と、
   前記問合せ手段に対する前記ユーザ端末からの回答結果に基づいて、前記ユーザに対応付けられている前記データ蓄積のためのＢＯＸを前記ユーザ管理情報における変更後の情報に対応した場所に移動するための移動処理手段とを含み、
   前記移動処理手段は、前記問合せ手段に対する前記ユーザ端末からの回答がＢＯＸを移動する場合には、ネットワークを介して接続された前記ユーザ管理情報における変更後の情報に対応した場所に配置された端末装置を検索して、検索された前記端末装置に前記データ蓄積のためのＢＯＸを移動させる、画像形成装置。
2. 前記検出手段は、メール送信ジョブの送信結果に基づいて、前記外部サーバに記録された情報へ紹介を行なうことで前記ユーザ管理情報の変更を検出する、請求項１記載の画像形成装置。
3. 前記処理手段は、ネットワーク環境から装置を選択し、そこにデータ蓄積のためのＢＯＸを転送する、請求項１記載の画像形成装置。
4. ユーザの状態の変更を検出する検出ステップと、
   前記検出ステップで変更が検出されると、変更があったユーザに対応付けられた、データ蓄積のためのＢＯＸを移動させる処理ステップとを備え、
   前記検出ステップは、外部サーバに記録された情報へ照会を行なうことでユーザ管理情報の変更を検出するステップを含み、
   前記処理ステップは、
   前記ユーザ管理情報において、ユーザに対応付けられて格納されているメールアドレスを用いて、前記ユーザに対応付けられている前記データ蓄積のためのＢＯＸを移動するかユーザ端末に対して問い合わせする問合せステップと、
   前記問合せステップに対する前記ユーザ端末からの回答結果に基づいて、前記ユーザに対応付けられている前記データ蓄積のためのＢＯＸを前記ユーザ管理情報における変更後の情報に対応した場所に移動するための移動処理ステップとを含み、
   前記移動処理ステップは、前記問合せ手段に対する前記ユーザ端末からの回答がＢＯＸを移動する場合には、ネットワークを介して接続された前記ユーザ管理情報における変更後の情報に対応した場所に配置された端末装置を検索するステップと、
   検索された前記端末装置に前記データ蓄積のためのＢＯＸを移動させるステップとを含む、画像形成装置の制御方法。
5. ユーザの状態の変更を検出する検出ステップと、
   前記検出ステップで変更が検出されると、変更があったユーザに対応付けられた、データ蓄積のためのＢＯＸを移動させる処理ステップとを備え、
   前記検出ステップは、外部サーバに記録された情報へ照会を行なうことでユーザ管理情報の変更を検出するステップを含み、
   前記処理ステップは、
   前記ユーザ管理情報において、ユーザに対応付けられて格納されているメールアドレスを用いて、前記ユーザに対応付けられている前記データ蓄積のためのＢＯＸを移動するかユーザ端末に対して問い合わせする問合せステップと、
   前記問合せステップに対する前記ユーザ端末からの回答結果に基づいて、前記ユーザに対応付けられている前記データ蓄積のためのＢＯＸを前記ユーザ管理情報における変更後の情報に対応した場所に移動するための移動処理ステップとを含み、
   前記移動処理ステップは、前記問合せ手段に対する前記ユーザ端末からの回答がＢＯＸを移動する場合には、ネットワークを介して接続された前記ユーザ管理情報における変更後の情報に対応した場所に配置された端末装置を検索するステップと、
   検索された前記端末装置に前記データ蓄積のためのＢＯＸを移動させるステップとを含む、処理をコンピュータに実行させる、画像形成装置の制御プログラム。

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