JP5804711B2 - 管理システム、画像形成装置、制御方法、及び、プログラム - Google Patents

Description

本発明は、画像形成装置から管理サーバに文書を登録するための制御に関する。

近年、スキャナや多くの機能を備える複合機等のデバイスは、インターネット上のサービスとの連携が可能となっている。例えば、デバイスでスキャンした文書をインターネット上のサーバに送信して登録することや、サーバから文書をダウンロードしてデバイスで印刷することができるようになっている。
しかし、デバイスに搭載されるディスプレイは、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）に比べて表示できる情報量が少なく、また、デバイスに搭載されるボタン等のインターフェースはＰＣのキーボードやマウスに比べて操作性が悪い。例えば、デバイスからサーバ上の文書を開いて参照し、削除すべき文書を選択するほどの操作性をデバイスは備えていない。そのため、デバイスの操作を極力少なくして目的の処理が実行できるようにする必要がある。

従来では、デバイスでスキャンしたスキャン文書をサーバにアップロードして登録しようとした時に、サーバの契約領域に空き容量が少なくスキャン文書の登録できる容量がない場合、サーバからはエラーが返されてしまい、スキャン文書を登録することができない。ユーザは、パーソナルコンピュータ等からサーバの契約領域内に登録されている文書の中の不要な文書を削除して契約領域の空き容量を確保してから、再度、デバイスからスキャン文書の登録を試みる必要があった。なお、上述のように、デバイスは、デバイスからサーバ上の文書を開いて参照するほどの機能を備えない場合が多く、現状提供されているＵＩなどでは、適切な文書の削除といった操作が容易に行えない。

ここで、利用者がファイル記憶装置内のファイルに予め削除可能を示すオプションを設定しておき、新たなファイル登録におけるオーバーフロー発生時には、そのオプションの設定に応じて自動的に不要ファイルを削除するといった技術がある。（たとえば、特許文献１。）また、特許文献１には、ファイル記憶装置内のファイルを特定格納領域に移動させ、もとの領域にはリンクのみを残すことにより、ファイル記憶装置に記録領域を確保するとの開示がある。ここで、特定格納領域のファイルは、定期的に他の記憶媒体に退避されるとの開示もある。

特開平０７−０１３８１７号公報

上述した通り、従来は、サーバの契約領域内に十分な空き容量がない場合、パーソナルコンピュータ等からサーバの契約領域内の文書の整理を行い、再度登録作業を行うといった、ユーザにとって煩雑な操作を強いていた。
また、特許文献１に記載の技術では、ファイル記憶装置内のファイルのそれぞれに削除可能、または移動可能を示すオプションを事前に設定する必要がある。さらに、新たに登録しようとするデータによっては、既に登録されているデータの中でユーザにとって削除したいデータがその都度変わることもある。
また、特許文献１は、前提として、利用者はファイル記憶装置、特定格納領域、そのほかの記憶媒体と、とくに利用してよい領域に制限がなく、リンクなどによるファイル管理が行われていた。近年においては、利用者によって利用可能な記憶領域には、退避領域も含め、何らかの制限があることが一般的であり、特許文献１記載の技術を運用することは現実的には困難であるといえる。

このように、サーバの契約領域内に十分な空き容量がない場合、従来では、デバイスからの一度の文書登録操作で、適切にスキャン文書の登録作業を完了させることが困難であった。

本発明は、上記の問題点を解決するためになされたものである。本発明の目的は、画像形成装置上の操作で、管理サーバに登録済の電子データの退避作業と、原稿を読み取って生成する電子データの登録作業までを適切に完結させることができる仕組みを提供することである。

本発明は、原稿を読み取って電子データを生成する読み取り手段を有する画像形成装置と、電子データを登録するための記憶手段を有する管理サーバとを有する管理システムであって、前記画像形成装置は、ユーザに関する情報を前記管理サーバに送信する送信手段と、前記読み取り手段で生成された電子データを前記管理サーバに送信して該電子データの前記記憶手段への登録を要求する登録要求手段と、を有し、前記管理サーバは、前記画像形成装置から登録要求された電子データのサイズが、前記画像形成装置から受信したユーザに関する情報に対応して確保されている前記記憶手段の特定の領域の空き容量を超えるか否かを判定する判定手段と、前記特定の領域に記憶された電子データを退避させるために一時的に利用可能な退避記憶手段と、前記判定手段が前記登録要求された電子データのサイズが前記特定の領域の空き容量を超えないと判定した場合、前記登録要求された電子データを前記特定の領域に格納する登録手段と、前記判定手段が前記登録要求された電子データのサイズが前記特定の領域の空き容量を超えると判定した場合、前記特定の領域に記憶された電子データの中から所定の条件に基づいて電子データを抽出する抽出手段と、前記抽出手段が抽出した電子データの一覧を退避候補一覧として前記画像形成装置に送信する一覧送信手段と、前記抽出手段が抽出した電子データを前記特定の領域から前記退避記憶手段に移動させ、前記登録要求された電子データを前記特定の領域に格納するように制御する制御手段と、前記制御手段が前記退避記憶手段に移動させた電子データの情報を所定の通知先に通知する通知手段と、を有し、前記管理サーバの前記一覧送信手段は、前記画像形成装置の機種情報に基づいて前記画像形成装置の表示部で前記退避候補一覧からの退避すべき電子データの選択が可能である場合には、当該退避候補一覧として前記画像形成装置に送信し、前記管理サーバの前記制御手段は、前記画像形成装置から受信する前記画像形成装置で前記退避候補一覧から選択された退避すべき電子データの情報に対応する電子データを前記特定の領域から前記退避記憶手段に移動させ、前記管理サーバの前記制御手段は、前記一覧送信手段により前記退避候補一覧の送信が行われない場合には、前記抽出手段により抽出された電子データを前記特定の領域から前記退避記憶手段に移動させることを特徴とする。

本発明によれば、管理サーバ上の空き容量が少なく電子データを登録できる容量がない場合、操作性の悪い画像形成装置のインターフェースでも容易に管理サーバに登録済の電子データを整理することができる。そして、画像形成装置上の操作で、既存の電子データの退避作業と、原稿を読み取って生成する電子データの登録作業までを適切に完結させることが可能となる。
この結果、管理サーバの利用ユーザが特に管理サーバの契約領域の空き容量を気にせずに画像形成装置からスキャン文書の登録を行うことができるようになる等の効果を奏する。

本発明の一実施例を示す文書管理システムの構成を示す構成図である。 文書管理サーバ１０３及びＰＣ１０５をハードウェア構成の一例を示すブロック図である。 デバイス１０４のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。 文書管理サーバ１０３、デバイス１０４、及びＰＣ１０５のソフトウェア構成の一例を示す図である。 文書管理サーバ１０３上で管理するユーザの利用可能な契約領域とその中に保管されるフォルダや文書、本発明における一時領域とそこで管理される退避文書の構成例を表した図である。 本実施例の文書管理システムにおける文書登録処理の一例を示すフローチャートである。 本実施例の文書管理システムにおける退避文書操作処理の一例を示すフローチャートである。 設定された退避条件に当てはまる文書５０６の件数であり、本図である。 退避候補文書の一覧を表示する画面の一例を示す図である。 実施例２の退避条件設定画面の一例を示す図である。

以下、本発明を実施するための形態について図面を用いて説明する。
なお、以下に述べる実施例は本発明の説明をしやすいように様々な制約が付加されているが、本発明の範囲は以下の説明において特に記載がない限り、これらの態様に限られるものではない。

（実施例１）
図１は、本発明の一実施例を示す文書管理システムの構成を示す構成図である。
図１に示すように、本実施例の文書管理システムでは、インターネット１０１上に文書管理サーバ１０３が通信可能に接続されている。また、本実施例の文書管理システムでは、ローカルエリアネットワーク１０２（以下、ＬＡＮ）上にデバイス１０４（１）、１０４（２）、・・・、１０４（Ｎ）及びＰＣ１０５（１）、１０５（２）、・・・、１０５（Ｍ）が通信可能に接続されている。さらに、ＬＡＮ１０２は、不図示のルータ等を介してインターネット１０１に通信可能に接続されている。なお、ＰＣはパーソナルコンピュータを示す。

文書管理サーバ１０３は、デバイス１０４やＰＣ１０５と通信を行う機能を有する情報処理装置である。文書管理サーバ１０３は、デバイス１０４やＰＣ１０５からインターネット１０１を介して送信されるリクエストを受信する。これにより、文書管理サーバ１０３は、それぞれの処理要求に従って内部で処理を行う。なお、文書管理サーバ１０３は、１台のサーバコンピュータで構成されていてもよいし、複数のストレージサーバや管理サーバからなるクラウドサーバ等であってもよい。

デバイス１０４は、スキャン送信機能や印刷機能、及びインターネット１０１への接続機能を備えるプリンタやＦＡＸ、多機能複合機等の画像形成装置を表す。デバイス１０４（１）、１０４（２）、・・・、１０４（Ｎ）は、本実施例において必要な機能については各々同様な構成をしている。そのため、ここでは説明の簡略化のために、複数のデバイス１０４（１）、１０４（２）、・・・、１０４（Ｎ）の中で特定されたデバイス１０４を示す場合は、デバイス１０４（Ｘ）やデバイス１０４（Ｙ）と記す（Ｘ、Ｙは１乃至Ｎのいずれかを示す）。また、デバイス１０４（１）、１０４（２）、・・・、１０４（Ｎ）の特定されないデバイス１０４を指す場合は、単にデバイス１０４と記す。

ＰＣ１０５は、本実施例における文書管理システムの利用者である後述するユーザ５０１（図５）が、文書管理サーバ１０３の提供する機能を操作するための情報処理装置である。文書管理システムのユーザ５０１は、ＰＣ１０５内に保持しているＷｅｂブラウザ等を用いてインターネット１０１、及びＬＡＮ１０２を介して文書管理サーバ１０３にアクセスする。そして、文書管理サーバ１０３に文書を送信して登録することや、文書管理サーバ１０３に登録されている文書や文書情報等を取得することができる。ＰＣ１０５（１）、１０５（２）、・・・、１０５（Ｍ）は、本実施例において必要な機能については各々同様な構成をしている。そのため、ここでは説明の簡略化のために、複数ＰＣ１０５（１）、１０５（２）、・・・、１０５（Ｍ）の中で特定されたＰＣ１０５を示す場合は、ＰＣ１０５（Ｘ）やＰＣ１０５（Ｙ）と記す（Ｘ、Ｙは１乃至Ｍのいずれかを示す）。また、ＰＣ１０５（１）、１０５（２）、・・・、１０５（Ｍ）の特定されないＰＣ１０５を指す場合は、単にＰＣ１０５と記す。

図２は、文書管理サーバ１０３及びＰＣ１０５をハードウェア構成の一例を示すブロック図である。なお、文書管理サーバ１０３とＰＣ１０５は、一般的な情報処理装置のハードウェアに相当するものであり、図２の説明においては、この文書管理サーバ１０３とＰＣ１０５を情報処理装置２００と記すこととする。

図２において、２０１はＣＰＵで、情報処理装置２００の演算／制御を司る。２０２はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリとして実行プログラムの領域や該プログラムの実行エリア並びにデータエリアとして機能する。実行プログラムは、ＣＰＵ２０１により、後述する外部メモリ２１３からＲＡＭ２０２に読み出されて実行される。

２０３はプログラムＲＯＭで、情報処理装置２００のブートプログラム等がコンピュータ読み取り可能に記録される。このブートプログラムは、情報処理装置２００の起動時にＣＰＵ２０１により実行される。２０４はデータＲＯＭで、情報処理装置２００の機能を提供するために必要な情報等が記録される。なお、データＲＯＭ３０４の代わりに後述する外部メモリ２１３を用いる場合もある。

２０５はネットワークコントローラ（以下、ＮＣ）であり、ネットワークに接続され、他のネットワークに接続された機器との通信制御処理を実行する。２０６はキーボードコントローラであり、後述するキーボード２１１からのキー入力を制御する。

２０７はディスプレイコントローラで、情報処理装置２００内の情報を後述のディスプレイ２１２の画面に表示するために画像データを展開し、その表示の制御を行う機能を有する。２０８はディスクコントローラで、例えば文書管理サーバ１０３においては、管理する文書や文書情報、また文書管理システムの利用者であるユーザ５０１の情報等の後述する外部メモリ２１３への入出力を制御する。

２１１はキーボード及びポインティングデバイスで、情報処理装置２００を操作する操作者が入力操作を行うためのものである。例えば、本実施例において、文書管理サーバ１０３のメンテナンス作業をする場合は、後述するディスプレイ２１２に表示される情報を見ながらキーボード２１１を操作することが考えられる。２１２はディスプレイで、例えばＬＣＤなどの表示装置である。なお、ディスプレイ２１２がタッチディスプレイである場合、ディスプレイ２１２がキーボード及びポインティングデバイス２１１と同等の機能を持つこともある。

２１３は外部メモリ（ＨＤ、ＦＤ）で、情報処理装置２００の機器制御を行うシステムプログラムの基本ソフト（ＯＳ）やアプリケーションプログラムがコンピュータ読み取り可能に記録される記憶装置である。なお、本実施形態におけるアプリケーションプログラムとは、文書管理サーバ１０３においては、例えば、デバイス１０４やＰＣ１０５から依頼された処理を行うための後述する文書管理モジュール４０１（図４）のようなソフトウェアプログラムを示す。また、外部メモリ２１３は、各種データの保存用に用いられる。各種データとは、文書管理サーバ１０３においては、例えば、デバイス１０４やＰＣ１０５から登録される文書や文書情報、また文書管理システムの利用者であるユーザ５０１の情報等を示す。なお、外部メモリ２１３は、例えばハードディスクドライブ、フレキシブルディスクドライブ、ソリッドステートドライブ等である。

図３は、デバイス１０４のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
図３において、３０１はＣＰＵで、デバイス１０４の演算／制御を司る。３０２はＲＡＭで、ＣＰＵ３０１の主メモリとして実行プログラムの領域や該プログラムの実行エリア並びにデータエリアとして機能する。

３０３はプログラムＲＯＭで、デバイス１０４を制御する各種プログラム、文書管理サーバ１０３との通信を行うためのアプリケーションプログラム、又はＷｅｂブラウザ等のプログラムが格納される。３０４はデータＲＯＭで、デバイス１０４の機能を提供するために必要な情報等が記録される。なお、データＲＯＭ３０４の代わりに後述する外部メモリ３１３を用いる場合もある。

３０５はネットワークコントローラ（以下、ＮＣ）であり、ネットワークに接続され、他のネットワークに接続された機器との通信制御処理を実行する。３０６は操作部コントローラであり、後述する操作部３１１からの入力を制御する。

３０７はディスプレイコントローラで、デバイス１０４内の情報を後述のディスプレイ３１２の画面に表示するために画像データを展開し、その表示の制御を行う機能を有する。３０８はディスクコントローラで、後述する外部メモリ３１３へのデータの入出力を制御するコントローラである。

３０９はスキャナコントローラで、後述のスキャナ部３１４で紙文書（原稿）５０２をスキャンし、生成される電子データであるスキャン文書５０３の制御を行う機能を有する。３１０はプリンタコントローラで、デバイス１０４内、又はインターネット１０１やＬＡＮ１０２を介して受信した情報を印刷用画像データに展開し、後述のプリンタ部３１５によって紙文書５０２に出力するための制御を行う機能を有する。

３１１は操作部で、デバイス１０４を操作する操作者が入力操作を行うためのものであり、ハードキーに対応する。３１２はディスプレイで、例えばＬＣＤなどの表示装置である。なお、ディスプレイ３１２がタッチディスプレイである場合、ディスプレイ３１２が操作部３１１と同等の機能を持つこともある。

３１３は外部メモリ（ＨＤ、ＦＤ）で、後述のスキャナ部３１４で紙文書５０２をスキャンして生成される電子データ等を記録する。なお、外部メモリ３１３は、例えばハードディスクドライブ、フレキシブルディスクドライブ、ソリッドステートドライブ等である。

３１４はスキャナ部で、デバイス１０４の利用者であるユーザ５０１が、紙文書５０２をスキャンするためのスキャナ装置である。３１５はプリンタ部で、デバイス１０４の利用者であるユーザ５０１が、情報処理装置２００内、又はインターネット１０１やＬＡＮ１０２を介して受信した情報を印刷するためのプリンタ装置である。本実施例において、このプリンタ部は必ずしも必要なものではない。

図４は、文書管理サーバ１０３、デバイス１０４、及びＰＣ１０５のソフトウェア構成の一例を示す図である。
図４において、４０１は、文書管理サーバ１０３の文書管理モジュールである。文書管理モジュール４０１は、文書管理サーバ１０３がデバイス１０４、及びＰＣ１０５に提供する文書管理に必要な機能をまとめたものであり、後述する各機能が備わっている。

４０２は、文書管理モジュール４０１の機能の一つである認証処理部である。認証処理部４０２は、デバイス１０４やＰＣ１０５から処理の依頼を受ける時に、デバイス１０４やＰＣ１０５の利用者であるユーザ５０１（図５）が、文書管理システムを利用することができる契約ユーザなのかどうかの認証処理を行う。

４０３は、文書管理モジュール４０１の機能の一つである条件設定部である。条件設定部４０３は、後述する本実施例における退避文書５０８（図５）の候補を選定するための条件を設定する。

４０４は、文書管理モジュール４０１のメインとなる機能の文書管理部である。文書管理部４０４は、デバイス１０４やＰＣ１０５によって登録される後述のフォルダ５０５や文書５０６（図５）を管理する機能を持つ。

４０５は、文書管理サーバ１０３の送受信部である。送受信部４０５は、インターネット１０１を利用して、例えばデバイス１０４やＰＣ１０５と通信を行う。
なお、４０１〜４０５は、文書管理サーバ１０３のＣＰＵ２０１が外部メモリ２１３にコンピュータ読み取り可能に記録されたプログラムを読み出して実行することにより実現される機能部である。

４１１は、デバイス１０４がスキャン機能を持つデバイスである場合のスキャンデータ処理部である。スキャンデータ処理部４１１は、前述の図３におけるスキャナ部３１４を用いて後述する紙文書５０２（図５）をスキャンし、生成されたスキャン文書５０３（図５）の処理を行う。

４１２は、デバイス１０４が印刷機能を持つデバイスである場合の印刷処理部である。印刷処理部４１２は、スキャナ部３１４を用いて生成されたスキャン文書５０３やＬＡＮ１０２を介して受信した情報を、プリンタ部３１５で印刷するための印刷用画像データに展開し、プリンタ部３１５にデータを渡す処理を行う。

４１３は、デバイス１０４がディスプレイ３１２等の表示機能を持つデバイスである場合の表示部である。表示部４１３は、ディスプレイ３１２を用いて、前述の認証処理部４０２によるユーザ認証処理のための情報入力画面の表示や、文書管理サーバ１０３に登録されているフォルダ５０５（図５）や文書５０６（図５）等の表示処理を行う。

４１４は、デバイス１０４の操作部３１１等の入力機能を持つデバイスである場合の入力部である。４１５は、デバイス１０４の送受信部である。送受信部４１５は、インターネット１０１やＬＡＮ１０２を利用して、ネットワーク上の機器と通信を行う。

なお、４１１〜４１５は、デバイス１０４のＣＰＵ３０１がプログラムＲＯＭ３０３にコンピュータ読み取り可能に記録されたプログラムを読み出して実行することにより実現される機能部である。

４２１は、ＰＣ１０５に接続されるディスプレイ２１２等の表示機能を表す表示部である。表示部４２１は、認証処理部４０２によるユーザ認証処理のための情報入力画面の表示、条件設定部４０３による退避文書５０８の候補を選択する設定条件、文書管理サーバ１０３に登録されているフォルダ５０５や文書５０６等の表示処理を行う。

４２２は、ＰＣ１０５のキーボード２１１等の入力機能を表す入力部である。４２３は、ＰＣ１０５の送受信部である。インターネット１０１やＬＡＮ１０２を利用して、ネットワーク上の機器と通信を行う送受信部である。

なお、４２１〜４２３は、ＰＣ１０５のＣＰＵ２０１が外部メモリ２１３にコンピュータ読み取り可能に記録されたプログラムを読み出して実行することにより実現される機能部である。

図５は、文書管理サーバ１０３上で管理するユーザの利用可能な契約領域とその中に保管されるフォルダや文書、本発明における一時領域とそこで管理される退避文書の構成例を表した図である。

図５において、５０１は文書管理システムの利用者で、文書管理サーバ１０３の後述の契約領域５０４の利用契約をしたユーザを表している。一般的に文書管理システムの利用契約は、個人や企業ごとに契約をするものであり、企業等で複数ユーザによって利用する場合は文書管理サーバ１０３内で管理される後述のフォルダ５０５や文書５０６は共有するデータとして扱われる。また、共有しない場合はアクセス権等の権限設定によって利用できるユーザを制限することができる。

５０２は紙文書を表し、ユーザ５０１がデバイス１０４のスキャナ部３１４を用いてスキャンして電子化するための元文書である。５０３はスキャン文書を表し、デバイス１０４のスキャナ部３１４を用いて紙文書５０２をスキャンして電子化した電子文書である。

５０４は契約領域を表したものであり、ユーザ５０１が利用可能な領域を表す。即ち、契約領域５０４は、契約したユーザ毎の領域に対応する。一般的な文書管理システムでは、契約領域の容量分だけ利用可能であり、それ以上の容量を利用する場合は契約領域５０４を拡張する手続きをしなければならない。

５０５（１）、・・・、５０５（Ｎ）は、契約領域５０４内で管理する後述の文書５０６を格納するフォルダを表し、契約しているユーザ５０１が任意に作成するものである。一般的な文書管理システムでは、フォルダの階層構造を作成して関連する複数の文書５０６を一つのフォルダに格納することで効率的に契約領域を管理することができる。

５０６（１）、５０６（２）、・・・５０６（Ｎ）は、契約領域５０４内で管理する文書を表し、契約領域５０４の利用ユーザ５０１がデバイス１０４やＰＣ１０５を用いて電子文書（スキャン文書５０３等）を登録した文書である。

５０７は、一時領域を表し、ユーザ５０１の利用可能な契約領域５０４にデバイス１０４からスキャン文書５０３を登録しようとした時に、契約領域５０４に空き容量がないために登録できない場合に、契約領域５０４に記憶される既存文書５０６のいずれかを退避させるために一時的に利用可能な退避記憶領域に対応する。本発明ではこの一時領域５０７は、ユーザ５０１の契約領域５０４の契約とは別の領域を表し、恒久的なデータの保管を行わない領域である。この一時領域５０７に退避された文書に関しては、再度、契約領域に戻すことも可能である。この一時領域５０７は、デバイス１０４からのスキャン文書５０３の登録時に空き容量がない場合のみユーザ５０１に使用させるためのものである。なお、一時領域５０７の占有を避けるため、一時領域５０７に退避されたままでは、その文書に関しては削除や契約領域へ戻す以外の操作を不可能にするといった編集制限を行われる場合もある。

５０８は、契約領域５０４から一時領域５０７内に退避された文書を表し、本発明においては契約領域５０４の空き容量が少なくなった時に、退避条件に従って文書管理サーバ１０３が自動的に一時領域５０７に退避させることを可能とする。一時領域５０７内に退避された退避文書５０８は、システムで定められた一定期間だけ保管され、その期間内に契約領域５０４に戻されなければ、前記一定期間の経過後に文書管理部４０４により自動的に削除される。

以下、図６、図７のフローチャートを参照して、本実施例の文書管理システムの処理につい説明する。
図６は、本実施例の文書管理システムにおける文書登録処理の一例を示すフローチャートである。なお、この処理は、文書管理システムの契約者であるユーザ５０１が、デバイス１０４を用いて文書管理サーバ１０３にスキャン文書５０３を送信し、文書管理サーバ１０３の契約領域５０４にスキャン文書５０３を登録する処理に対応する。また、図６において、デバイス１０４側の処理は、デバイス１０４のＣＰＵ３０１がプログラムＲＯＭ３０３にコンピュータ読み取り可能に記録されたプログラムを読み出して実行することにより実現される。また、文書管理サーバ１０３側の処理は、文書管理サーバ１０３のＣＰＵ２０１が外部メモリ２１３にコンピュータ読み取り可能に記録されたプログラムを読み出して実行することにより実現される。

文書管理サーバ１０３への認証処理の完了後、Ｓ６０１において、ユーザ５０１の操作に応じて、デバイス１０４のスキャナ部３１４が紙文書５０２をスキャンし、スキャンデータ処理部４１１がスキャン文書５０３を生成する。

次に、ユーザ５０１の操作に応じて、Ｓ６０２では、デバイス１０４のＣＰＵ３０１は、送受信部４１５を用い、上記Ｓ６０１で生成されたスキャン文書５０３を文書管理サーバ１０３の契約領域５０４のフォルダ５０５へ登録する要求を行う。

文書管理サーバ１０３では、Ｓ６０３において、文書管理モジュール４０１が、送受信部４０５を介して、デバイス１０４によるスキャン文書５０３の登録要求（Ｓ６０２）を受信すると、Ｓ６０４に処理を進める。この処理で文書管理サーバ１０３への登録要求とともにスキャン文書５０３のファイルの実体も受信するか、デバイス１０４からスキャン文書５０３のファイルサイズを受信することで、文書管理サーバ１０３はスキャン文書５０３のサイズを知ることができる。

Ｓ６０４では、文書管理モジュール４０１は、文書管理部４０４を用いて、ユーザ５０１が契約している文書管理システムの契約領域５０４の空き容量をチェックし、Ｓ６０５に処理を進める。

Ｓ６０５では、文書管理モジュール４０１は、上記Ｓ６０４でチェックした契約領域５０４の空き容量と、上記Ｓ６０３でデバイス１０４から受信したスキャン文書５０３のファイルサイズを比較する。そして比較の結果、スキャン文書５０３が契約領域５０４の空き容量に登録可能であると判定した場合（Ｓ６０５でＮｏ）、文書管理モジュール４０１は、そのままＳ６１３に処理を進める。

一方、契約領域５０４の空き容量が足りず（残量が少なく）スキャン文書５０３を契約領域５０４に登録不可能であると判定した場合（Ｓ６０５でＹｅｓ）、文書管理モジュール４０１は、Ｓ６０６に処理を進める。

Ｓ６０６では、文書管理モジュール４０１は、デバイス１０４のユーザ５０１が予めＰＣ１０５を使用して設定した契約領域５０４内に登録されている文書５０６の退避条件をチェックし、Ｓ６０７に処理を進める。なお、ユーザ５０１が行う文書５０６の退避条件の設定については後述する図８の説明で詳細を記載することとする。

Ｓ６０７では、文書管理モジュール４０１は、上記Ｓ６０６でチェックした退避条件に適合する文書５０６を退避候補の文書としてリストアップ（抽出）する処理を行い、Ｓ６０８に処理を進める。

Ｓ６０８では、文書管理モジュール４０１は、上記Ｓ６０７の処理でリストアップした退避候補文書をデバイス１０４のディスプレイ３１２に一覧表示するための情報（退避候補一覧）を生成し、該生成した情報を送受信部４０５を用いてデバイス１０４に送信する（一覧送信処理）。

デバイス１０４では、送受信部４１５により上記Ｓ６０８の処理で文書管理サーバ１０３から送信された退避候補文書の一覧（退避候補一覧）を受信すると、ＣＰＵ３０１は、Ｓ６０９の処理を行う。Ｓ６０９では、ＣＰＵ３０１は、表示部４１３を用いて、上記受信した退避候補文書の一覧を、デバイス１０４のディスプレイ３１２に表示するように制御する。この処理によって、後述する図９のような画面をディスプレイ３１２に表示するが、詳細は図９の説明で記載することとする。

そして、Ｓ６１０において、上記表示された退避候補文書の一覧の中から一時領域５０７に退避させる文書５０６をユーザ５０１が入力部４１４で選択する。ＣＰＵ３０１は、この選択操作を検知し、該選択された文書５０６を一時領域に５０７に退避させる要求を、送受信部４１５を介して文書管理サーバ１０３に送信する（選択結果送信処理）。なお、退避させる文書の選択は複数の文書の選択であってもよい。

文書管理サーバ１０３では、送受信部４０５を介して上記Ｓ６１０にてデバイス１０４から送信された文書退避の要求を受信すると、Ｓ６１１の処理を行う。Ｓ６１１では、文書管理モジュール４０１は、文書管理部４０４により、前記Ｓ６１０の要求で退避指定される文書５０６を一時領域５０７に移動させる。この処理によりユーザ５０１が指定した退避させる文書５０６が一時領域５０７に移動されたことで出来た契約領域５０４の空き領域により、契約領域５０４の空き容量が確保できる。なお、一時領域５０７に退避させると、その文書は退避文書５０８として扱われる。

次に、Ｓ６１２において、文書管理モジュール４０１の文書管理部４０４は、上記Ｓ６１２で確保された契約領域５０４の空き領域内の任意の場所に、上記Ｓ６０３でデバイス１０４から受信したスキャン文書５０３を登録し、Ｓ６１４に処理を進める。なお、Ｓ６１２の処理では、上記Ｓ６０５の処理において契約領域５０４内の空き容量に登録可能であった場合（Ｓ６０５でＹｅｓ）にスキャン文書５０３を契約領域５０４内に登録する処理も示す。

次に、Ｓ６１３では、文書管理モジュール４０１は、上記Ｓ６１２の登録処理の結果をデバイス１０４に返却（送信）する。この際、一時領域５０７に移動させた文書の文書名等も、登録処理の結果に含めて、デバイス１０４に送信するようにしてもよい。

デバイス１０４では、送受信部４１５が上記Ｓ６１３にて文書管理サーバ１０３から送信された登録処理の結果を受信すると、Ｓ６１４において、ＣＰＵ３０１が、該受信した登録処理の結果を表示部４１３によりディスプレイ３１２に表示する。

なお、図６のフローチャートでは、退避候補一覧をデバイス側に送信して、退避する文書を選択させる構成を示した。一方で、文書を読み取る機能を持つデバイスによっては、図９で後述されるような表示部すら備えないものも存在する。そういった場合には、退避する文書をデバイス側での選択なしに、文書管理サーバ１０３にて自動で退避条件に合う文書を退避させて、退避した文書を通知するように構成してもよい。具体的には、Ｓ６０２などのデバイスから文書管理サーバ１０３への通信を行う際に、デバイスの機種情報を通知するようにする。これにより文書管理サーバでは、機種情報に基づきデバイスの表示部の能力を判断して、退避条件に合致する文書を自動選択して退避を行うようにしてもよい。
なお、文書を退避した際の通知先は、例えば、デバイス１０４、ログインユーザとなる。また、契約領域５０４がログインユーザの属するグループによる契約であった場合には、そのグループのメンバとなるユーザや所望の代表のメールアドレス等を通知先とする。

以下、図７を参照して、文書管理サーバ１０３の一時領域５０７に退避させた退避文書５０８をＰＣ１０５の操作によって元の契約領域５０４内に戻す処理について説明する。

図７は、本実施例の文書管理システムにおける退避文書操作処理の一例を示すフローチャートである。なお、図７において、ＰＣ１０５側の処理は、ＰＣ１０５のＣＰＵ２０１がＰＣ１０５の外部メモリ２１３などにコンピュータ読み取り可能に記録されたプログラムを読み出して実行することにより実現される。また、文書管理サーバ１０３側の処理は、文書管理サーバ１０３のＣＰＵ２０１が文書管理サーバ１０３の外部メモリ２１３などにコンピュータ読み取り可能に記録されたプログラムを読み出して実行することにより実現される。

Ｓ７０１において、ユーザ５０１の操作に応じて、ＰＣ１０５のＣＰＵ２０１は、送受信部４２３を用い、文書管理サーバ１０３に対して一時領域５０７に退避されている退避文書５０８の一覧の要求を送信する。

文書管理サーバ１０３では、Ｓ７０２において、文書管理モジュール４０１は、送受信部４０５を介して、ＰＣ１０５からの退避文書一覧要求（Ｓ７０１）を受信すると、要求された退避文書５０８をリストアップする。なお、この処理によってリストアップされる退避文書５０８は、ＰＣ１０５を使用するユーザ５０１が図６の処理によって一時領域５０７に退避させた文書である。

次に、Ｓ７０３において、文書管理モジュール４０１は、上記Ｓ７０２でリストアップした退避文書の一覧をＰＣ１０５のディスプレイ２１２に一覧表示するための情報を生成し、ＰＣ１０５に送信（返却）する。

ＰＣ１０５では、送受信部４２３により上記Ｓ７０３の処理で文書管理サーバ１０３から送信された退避文書の一覧の情報を受信すると、ＰＣ１０５のＣＰＵ２０１は、Ｓ７０４の処理を実行する。さらに、ＰＣ１０５のＣＰＵ２０１は、上記受信した退避候補文書の一覧の情報（不図示）を、ＰＣ１０５のディスプレイ２１２に表示するように制御する。さらに、Ｓ７０４において、上記表示された退避文書の一覧の中から契約領域５０４に戻す退避文書５０８をユーザ５０１が入力部４２２で選択すると、ＰＣ１０５のＣＰＵ２０１は、この選択操作を検知する。

次に、Ｓ７０５において、ＰＣ１０５のＣＰＵ２０１は、上記Ｓ７０４で選択された退避文書５０８を契約領域５０４に戻す要求を、送受信部４２３を介して文書管理サーバ１０３に送信する。

文書管理サーバ１０３では、送受信部４０５を介して上記Ｓ７０５にてＰＣ１０５から送信された退避文書５０８を契約領域５０４に戻す要求を受信すると、Ｓ７０６の処理を行う。Ｓ７０６では、文書管理モジュール４０１は、前記Ｓ７０５の要求で契約領域５０４に戻すように指定される退避文書５０８を契約領域５０４に戻せるかどうかをチェックする。戻せるかどうかのチェックは、契約領域５０４の空き容量にユーザ５０１が選択した退避文書５０８が格納できるかどうかのチェックである。

そして、前記退避文書５０８を契約領域５０４に戻せると判定した場合（Ｓ７０７でＹｅｓ）、文書管理モジュール４０１は、文書管理部４０４により、前記退避文書５０８を契約領域５０４に移動させる（戻す）。さらに、Ｓ７０９において、文書管理モジュール４０１は、送受信部４０５を用いて、上記Ｓ７０８の処理で退避文書５０８を契約領域５０４に戻した結果をＰＣ１０５に送信（返却）する。ここで、退避文書５０８を契約領域５０４に戻せると判定される場合は、ユーザにより契約領域５０４内のデータが削除されるなどの整理が行われた場合といえる。また、契約領域５０４が部門など、複数ユーザで共有されている場合はそのいずれかのユーザにより契約領域５０４の整理が行われた場合といえる。

一方、前記退避文書５０８を契約領域５０４に戻せないと判定した場合（Ｓ７０７でＮｏ）、文書管理モジュール４０１は、送受信部４０５を用いて、前記退避文書５０８を契約領域５０４に戻す処理の結果として、前記退避文書５０８を契約領域５０４に戻せなかった旨を示す情報を、ＰＣ１０５に送信（返却）する。

ＰＣ１０５では、送受信部４２３が文書管理サーバ１０３から送信された退避文書５０８を契約領域５０４に戻す処理の結果を受信すると、ＣＰＵ３０１はＳ７１０の処理を実行する。Ｓ７１０では、ＰＣ１０５のＣＰＵ２０１は、該受信した退避文書５０８を契約領域５０４に戻す処理の結果を表示部４２１によりディスプレイ２１２に表示する。

以下、図８、図９を参照して、退避条件設定画面、退避候補文書一覧表示画面について説明する。
図８は、実施例１の退避条件設定画面の一例を示す図であり、ＰＣ１０５のディスプレイ２１２に表示される。この画面は、デバイス１０４からスキャン文書５０３を登録する時に、契約領域５０４の空き容量が少なく、既存文書５０６を一時領域５０７に退避させなければならない場合に使用する退避条件を予めＰＣ１０５から設定しておくためのものである。

図８において、８００は、文書管理サーバ１０３に既に登録されている文書５０６の中から一時領域５０７に退避させる文書の候補の選定条件を選択するための選択欄を表している。ここでは、プルダウンコントロールによって退避条件をユーザ５０１が選択する方法を取っているが、プルダウンコントロールでなく別の選択方法であっても構わない。また、ここでの選択方法では、プルダウンコントロールによって退避条件を一つのみ選択可能としているが、複数の選択欄を設けて複数の退避条件を設定可能にしても良い。

８０１は、前述のプルダウンコントロール８００を開いた時に表示される選択肢の例を表している。図８の例では、（１）データサイズの大きい文書、（２）アップロードフォルダ内の文書、（３）自分（ユーザ５０１）がアップロードして登録した文書、（４）ダウンロードした回数の少ない文書、（５）アクセスされた日時が古い文書、でリストアップする条件が選択可能となっている。

なお、「（１）データサイズの大きい文書」が設定された場合、データサイズの大きい順に所定数又は全ての文書が、また、所定サイズよりデータサイズの大きい所定数又は全ての文書が、退避文書の候補として抽出される。また、「（２）アップロードフォルダ内の文書」が設定された場合、アップロードフォルダ（契約領域５０４の文書を登録しようとしているフォルダ）内の所定数又は全ての文書が、退避文書の候補として抽出される。また、「（３）自分（ユーザ５０１）がアップロードして登録した文書」が設定された場合、自分（ユーザ５０１）がアップロードして登録した所定数又は全ての文書が、退避文書の候補として抽出される。また、「（４）ダウンロードした回数の少ない文書」が設定された場合、ダウンロードした回数の少ない順に所定数又は全ての文書が、また、所定回数よりダウンロードした回数の少ない所定数又は全ての文書が、退避文書の候補として抽出される。また、「（５）アクセスされた日時が古い文書」が設定された場合、最終アクセス日時が古い順に所定数又は全ての文書が、また、所定期間より最終アクセス日時が古い所定数又は全ての文書が、退避文書の候補として抽出される。なお、ここで「文書へアクセスする」とは、その文書をダウンロードする、その文書を閲覧する、又は、その文書を含むフォルダ内の文書一覧を閲覧する処理を含む。
また、図示しないが、「登録日時が古い文書」を退避条件として設定可能にしてもよい。「登録日時が古い文書」が設定された場合、登録日時が古い順に所定数の文書が、また、所定期間より登録日時が古い所定数又は全ての文書が、退避文書の候補として抽出される。また、「アクセス回数の少ない文書」が設定された場合、アクセス回数の少ない順に所定数又は全ての文書が、また、所定回数よりアクセスした回数の少ない所定数又は全ての文書が、退避文書の候補として抽出される。さらに、上述以外の退避条件を設定可能にしてもよい。
なお、図７のＳ７０３で文書管理モジュール４０１がＰＣ１０５に送信する退避文書一覧は、上記退避条件に基づく抽出順に文書の情報を並べた一覧とする。即ち、図９の退避候補文書一覧表示画面に表示される退避候補文書一覧には、上記退避条件に基づく抽出順に文書の情報が表示される。これにより、ユーザは退避文書を容易に選択することができる。

８０２は、設定ボタンであり、このボタンを押下指示することにより、プルダウンコントロール８００で選択した退避候補文書の退避条件をＰＣ１０５から文書管理サーバ１０３に送信することができる。この退避条件を受信すると、文書管理サーバ１０３の条件設定部４０３は、この退避条件を外部メモリ３１３にて記憶管理する。

本実施例では、退避条件として上記のような条件で退避候補文書を選定するようにしているが、文書管理サーバ１０３で持つ文書５０６の情報によって別の退避条件を設定できるようにしてもよい。例えば、文書５０６に退避の可／不可を示す情報を含めて登録しておく。そして、退避可の情報を持つ文書のみを退避候補文書とするようにしてもよいし、図８で設定退避条件に合致したとしても退避不可の情報を持つ文書は退避候補から外すようにしてもよい。

図９は、退避候補の文書一覧の表示画面の一例を示す図であり、図６のＳ６０９においてデバイス１０４のディスプレイ２１２に表示される。即ち、この画面は、ユーザ５０１がデバイス１０４からスキャン文書５０３を文書管理サーバ１０３に登録しようとした時に、文書管理サーバ１０３の契約領域５０４の空き容量が足りない時に一時領域５０７に退避させる文書５０６の候補を一覧として表示される。

図９において、９０１は、デバイス１０４から文書管理サーバ１０３に登録要求したスキャン文書５０３のサイズを表す。
９０２は、前述の図５の契約領域５０４の空き容量を表し、スキャン文書５０３のサイズ９０１よりも小さい場合に本画面が表示される。この空き容量９０２を表示することでスキャン文書５０３のサイズ９０１が登録できるサイズまでどのくらい空き容量を増やせば良いかを知ることができる。

９０３は、前述の図８で設定された退避条件に当てはまる文書５０６の件数であり、本図の画面に表示される文書の一覧件数を表す。
９０４は、退避させる文書５０６を指定（選択）するためのボタンを表し、本ボタンを押下指示することで退避させる文書５０６を選択し文書管理サーバ１０３に知らせることができる。本実施例では、退避させる文書５０６をボタンで選択するようにしているが、別のコントロール（例えば、チェックボックス等）を使用して複数の文書を選択できるようにしても良い。

９０５は、文書名を表し、文書管理サーバ１０３に登録されている文書５０６の名前である。文書名は、例えば文書管理サーバ１０３への登録時のファイル名や、本システムのユーザ５０１が識別しやすいように任意で付けた名前のことである。

９０６は、文書管理サーバ１０３上の文書５０６のサイズを表す。退避ボタン９０４で指定した文書５０６と空き容量９０２との合計サイズが、スキャン文書５０３のサイズ９０１よりも大きければスキャン文書５０３を文書管理サーバ１０３に登録させることが可能となる。

９０７は、更新日時を表し、その文書５０６が更新された日時を表している。本実施例では更新日時を例に項目を表示しているが、図８の退避条件によっては別の項目を表示するようにしても良い。

本実施例では、ユーザ５０１が契約した契約領域５０４における処理について説明したが、複数ユーザ５０１（１）、５０２（２）、・・・、５０２（Ｎ）で共有領域として利用しても良い。

以上示したように、本実施例によれば、文書管理サーバ１０３の契約領域５０４の空き容量が少なくスキャン文書５０３の登録できる容量がない場合、デバイス１０４上の操作だけで、既存の文書５０６の退避作業とスキャン文書５０３の登録作業までの操作を容易に完結させることができる。

（実施例２）
上記実施例１では、ユーザ５０１がＰＣ１０５を用いて契約領域５０４内の文書５０６の退避条件を設定する方法を説明したが、本実施例では、デバイス１０４上で退避条件を設定する構成について説明する。

図１０は、実施例２の退避条件設定画面の一例を示す図であり、デバイス１０４のディスプレイ３１２に表示される。この画面は退避条件をデバイス１０４から設定するためのものである。

図１０において、１００１は、退避条件の優先度を表し、本実施例では複数の退避条件を設定可能としているので退避条件の優先度を付けている。
１００２は、文書管理サーバ１０３に既に登録されている文書５０６の中から一時領域５０７に退避させる文書の候補の選定条件を選択するための選択欄を表している。ここでは、プルダウンコントロールによって退避条件をユーザ５０１が選択する方法を取っているが、プルダウンコントロールでなく別の選択方法であっても構わない。また、各プルダウンコントロール１００２の選択肢は図８の８０１と同じものとする。

１００３は設定ボタンであり、このボタンを押下指示することにより、プルダウンコントロール１００２で選択した退避候補文書の退避条件をデバイス１０４から文書管理サーバ１０３に送信することができる。この退避条件を受信すると、文書管理サーバ１０３の条件設定部４０３は、この退避条件を外部メモリ３１３にて記憶管理する。

本実施例では、複数の退避条件に優先度を付けているが、優先度ではなく複数の退避条件の論理積（ＡＮＤ）を取るようにしてもよい。
以上示したように、本実施例によれば、退避条件設定を、デバイスから行うことができる。
なお、上記実施例では、退避条件を予め設定しておく構成について説明した。しかし、文書管理サーバ１０３が図６のＳ６０５でＮｏと判断した場合、即ち残容量が少なくて登録できない場合、このタイミングで、図１０の退避条件設定画面をデバイス１０４に送信して、デバイス１０４にて退避条件を設定させるようにしてもよい。

また、上記実施例１では、一時領域５０７から契約領域５０４に戻す退避文書５０８の選択を、ＰＣ１０５から行う構成について説明した。しかし、一時領域５０７から契約領域５０４に戻す退避文書５０８の選択を、デバイス１０４から行うように構成してもよい。この場合、図７に示したＰＣ１０５側の処理を、デバイス１０４で行うように構成する。この構成により、一時領域５０７から契約領域５０４に戻す退避文書５０８の選択も含めてデバイス１０４から行うことができるようになる。

また、本実施例では、デバイス１０４上で退避条件を設定するが、退避させる文書の選択は文書管理サーバ１０３が行うため、デバイス１０４のユーザ５０１に対して退避させた文書を後で通知する処理が必要となる。この通知は、図６のＳ６１３，Ｓ６１４に示したように、スキャン文書５０３を登録直後にデバイス１０４のディスプレイ３１２に表示してユーザ５０１に知らせてもよい。また、この通知は、所定の１又は複数の通知先（登録されるユーザ５０１のメールアドレスやユーザ５０１と同一のグループに属するユーザのメールアドレス等）に対して電子メールを送信して知らせても良い。

なお、上記各実施例では、複合機等のデバイスから文書を管理サーバに登録する構成について説明した。しかし、スマートフォン、携帯電話、ネットワークに接続可能なデジタルカメラ等の機器から、カメラ撮影画像等の情報を文書管理サーバに登録するように構成してもよい。

以上示したように、本発明によれば、文書管理サーバの契約領域の空き容量が少なくスキャン文書の登録できる容量がない場合でも、デバイスからスキャン文書の登録作業をやり直すことなく、デバイス上の操作だけで、登録済の文書の退避作業とスキャン文書の登録作業までの操作を容易に完結させることができる。

この結果、デバイスからスキャン文書を登録する時は一度の登録操作でスキャン文書の登録作業を完了することができるようになる。
なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
また、上記各実施例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

（他の実施例）
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。
本発明は上記実施例に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づき種々の変形（各実施例の有機的な組合せを含む）が可能であり、それらを本発明の範囲から除外するものではない。即ち、上述した各実施例及びその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

Claims (7)

1. 原稿を読み取って電子データを生成する読み取り手段を有する画像形成装置と、電子データを登録するための記憶手段を有する管理サーバとを有する管理システムであって、
   前記画像形成装置は、
   ユーザに関する情報を前記管理サーバに送信する送信手段と、
   前記読み取り手段で生成された電子データを前記管理サーバに送信して該電子データの前記記憶手段への登録を要求する登録要求手段と、を有し、
   前記管理サーバは、
   前記画像形成装置から登録要求された電子データのサイズが、前記画像形成装置から受信したユーザに関する情報に対応して確保されている前記記憶手段の特定の領域の空き容量を超えるか否かを判定する判定手段と、
   前記特定の領域に記憶された電子データを退避させるために一時的に利用可能な退避記憶手段と、
   前記判定手段が前記登録要求された電子データのサイズが前記特定の領域の空き容量を超えないと判定した場合、前記登録要求された電子データを前記特定の領域に格納する登録手段と、
   前記判定手段が前記登録要求された電子データのサイズが前記特定の領域の空き容量を超えると判定した場合、前記特定の領域に記憶された電子データの中から所定の条件に基づいて電子データを抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段が抽出した電子データの一覧を退避候補一覧として前記画像形成装置に送信する一覧送信手段と、
   前記抽出手段が抽出した電子データを前記特定の領域から前記退避記憶手段に移動させ、前記登録要求された電子データを前記特定の領域に格納するように制御する制御手段と、
   前記制御手段が前記退避記憶手段に移動させた電子データの情報を所定の通知先に通知する通知手段と、を有し、
   前記管理サーバの前記一覧送信手段は、前記画像形成装置の機種情報に基づいて前記画像形成装置の表示部で前記退避候補一覧からの退避すべき電子データの選択が可能である場合には、当該退避候補一覧として前記画像形成装置に送信し、
   前記管理サーバの前記制御手段は、前記画像形成装置から受信する前記画像形成装置で前記退避候補一覧から選択された退避すべき電子データの情報に対応する電子データを前記特定の領域から前記退避記憶手段に移動させ、
   前記管理サーバの前記制御手段は、前記一覧送信手段により前記退避候補一覧の送信が行われない場合には、前記抽出手段により抽出された電子データを前記特定の領域から前記退避記憶手段に移動させることを特徴とする管理システム。
2. 前記管理サーバは、前記退避記憶手段に記憶されてから一定期間を経過した電子データを削除する削除手段を有することを特徴とする請求項１に記載の管理システム。
3. 前記画像形成装置は、
   前記管理サーバから受信する退避候補一覧から前記退避記憶手段に退避すべき電子データを選択するための選択手段と、
   前記選択手段で選択された退避すべき電子データの情報を前記管理サーバに送信する選択結果送信手段と、を有することを特徴とする請求項１又は２に記載の管理システム。
4. 前記通知手段は、前記ユーザに関する情報に対応する複数の通知先に通知を行うことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の管理システム。
5. 前記所定の条件は、データサイズの大きい順に電子データを抽出する条件、登録要求を行ったユーザにより登録された電子データを抽出する条件、ダウンロードした回数の少ない順に電子データを抽出する条件、最終アクセス日時の古い順に電子データを抽出する条件、登録日時の古い順に電子データを抽出する条件の少なくとも１つの条件を含むことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の管理システム。
6. 前記管理サーバは、前記判定手段が前記電子データのサイズが前記特定の領域の空き容量を超えると判定した場合に用いる前記所定の条件を設定するための情報を前記画像形成装置に送信する送信手段を有し、
   前記画像形成装置は、前記管理サーバから受信した前記所定の条件を設定するための情報に基づいて前記所定の条件を前記管理サーバに設定するための設定手段を有することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の管理システム。
7. 原稿を読み取って電子データを生成する読み取り手段を有する画像形成装置と、電子データを登録するための記憶手段と、電子データを退避させるために一時的に利用可能な退避記憶手段とを有する管理サーバとを有する管理システムにおける制御方法であって、
   前記画像形成装置が、
   ユーザに関する情報を前記管理サーバに送信する送信ステップと、
   前記読み取り手段で生成された電子データを前記管理サーバに送信して該電子データの前記記憶手段への登録を要求する登録要求ステップと、を実行し、
   前記管理サーバが、
   前記画像形成装置から登録要求された電子データのサイズが、前記画像形成装置から受信したユーザに関する情報に対応して確保されている前記記憶手段の特定の領域の空き容量を超えるか否かを判定する判定ステップと、
   前記判定ステップで前記登録要求された電子データのサイズが前記特定の領域の空き容量を超えないと判定した場合、前記登録要求された電子データを前記特定の領域に格納する登録ステップと、
   前記判定ステップで前記登録要求された電子データのサイズが前記特定の領域の空き容量を超えると判定した場合、前記特定の領域に記憶された電子データの中から所定の条件に基づいて電子データを抽出する抽出ステップと、
   前記抽出ステップで抽出した電子データの一覧を退避候補一覧として前記画像形成装置に送信する一覧送信ステップと、
   前記抽出ステップで抽出した電子データを前記特定の領域から前記退避記憶手段に移動させ、前記登録要求された電子データを前記特定の領域に格納するように制御する制御ステップと、
   前記制御ステップで前記退避記憶手段に移動させた電子データの情報を所定の通知先に通知する通知ステップと、を実行し、
   前記管理サーバの前記一覧送信ステップは、前記画像形成装置の機種情報に基づいて前記画像形成装置の表示部で前記退避候補一覧からの退避すべき電子データの選択が可能である場合には、当該退避候補一覧として前記画像形成装置に送信し、
   前記管理サーバの前記制御ステップは、前記画像形成装置から受信する前記画像形成装置で前記退避候補一覧から選択された退避すべき電子データの情報に対応する電子データを前記特定の領域から前記退避記憶手段に移動させ、
   前記管理サーバの前記制御ステップは、前記一覧送信ステップにより前記退避候補一覧の送信が行われない場合には、前記抽出ステップにより抽出された電子データを前記特定の領域から前記退避記憶手段に移動させることを特徴とする制御方法。

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