JP6833573B2 - 情報処理装置、制御方法、およびプログラム - Google Patents

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Description

本発明は、情報処理装置、制御方法、およびプログラムに関し、特にユーザーログイン機能及び宛先表管理機能を有する情報処理装置、制御方法、およびプログラムに関する。
従来、デジタル複合機等の画像処理装置により任意の送信宛先に対して、スキャンした文書を電子化して電子メールで送信する機能や、ファイル送信(SMB送信等)する機能が提供されている。
これら電子メール送信やファイル送信する際の送信宛先を画像処理装置内のアドレス帳で管理する場合、検索性をよくする目的で送信宛先を分類したグループ宛先表として保存する技術が知られている(例えば、特許文献1参照)。
さらに、閲覧時の検索性を向上させると共に、セキュリティを維持するために、各グループ宛先表に含まれる宛先には、ユーザ認証に連動した特定のユーザグループしかアクセスできないようにする技術が知られている(例えば、特許文献2参照)。
特許文献2のような方法で各グループ宛先表へのアクセス制御をするには、事前に図3(a)にあるようなユーザグループ設定画面においてユーザグループを事前に作成する必要がある。
この画面において、「所属ユーザ登録」の枠へのユーザ登録により、ユーザグループに所属させるユーザを任意に複数登録可能である。また「ユーザグループ名称」の枠への名称入力により、ユーザグループの名称も任意に設定可能である。このようなユーザグループは複数作成可能である。
ユーザグループ作成後にグループ宛先表の設定を図3(b)、図3(c)にあるような設定画面から行う。
図3(b)はグループ宛先表の一覧をリスト表示した画面であり、複数のグループ宛先表が登録可能である。
図3(b)の画面でリスト表示されているグループ宛先表の1つが選択された場合、その選択されたグループ宛先表の設定画面が表示される。図3(c)では、グループ宛先表1が選択された場合に表示されるグループ宛先表1の設定画面を示す。
グループ宛先表の設定画面においては、選択されたグループ宛先表を図3(a)で作成したどのユーザグループに対して公開するかを設定する。図3(c)のように公開先としてユーザグループ「11設計室」が設定された場合、グループ宛先表1に含まれる宛先へのアクセスはユーザグループ「11設計室」に属するユーザのみ可能となる。
また、グループ宛先表の設定画面において、グループ宛先表の名称は任意に設定することが可能である。すなわち、図3(c)では、グループ宛先表1の名称と公開先であるユーザグループの名称は同じ「11設計室」であるが、異なる名称とすることも可能である。
特開2001−358864号公報 特開2016−19148号公報
しかしながら、特許文献2のようにユーザグループとグループ宛先表の名称がそれぞれ任意に設定できるようにすると、それぞれ別名称で管理したい場合は良いが、同一の名称で運用したい場合はそれぞれの名称を個別に設定する必要がある。この場合、ユーザの利便性が低下する。
本発明の目的は、ユーザグループ及びグループ宛先表の名称変更の際のユーザの利便性を向上させることができる情報処理装置、制御方法、およびプログラムを提供することである。
本発明の請求項1に係る情報処理装置は、データの送信宛先であるアドレスが紐付けられているグループ宛先表、前記グループ宛先表の公開先となるユーザグループを保持する情報処理装置において、前記ユーザグループの名称をユーザ指示に応じて変更する第1の変更手段と、前記第1の変更手段により前記ユーザグループの名称が変更された場合、前記グループ宛先表の名称を前記変更されたユーザグループの名称に変更する第2の変更手段と、前記第2の変更手段が有効か無効かをユーザ指示に応じて設定する設定手段とを備え、前記第2の変更手段は、前記設定手段により有効に設定されている場合のみ実行することを特徴とする。
本発明によれば、ユーザグループ及びグループ宛先表の名称変更の際のユーザの利便性を向上させることができる。
本発明にかかる情報処理装置としてのMFPを含むシステムの構成を説明する図である。 MFPのハードウェア構成を示すブロック図である。 ユーザグループ及びグループ宛先表の名称変更方法を説明するための図である。 図2における、ROM上のアドレス帳関連の各モジュールおよびこれらのモジュールがアクセスするHDD上の各DBの構成図である。 全ての宛先表の名称をリスト表示した時の画面である。 図4の宛先表DB、個人宛先表DB、及びグループ宛先表DBにおけるデータ管理方法を説明する図である。 図4のユーザ管理DBで管理されているユーザグループのデータ管理テーブルである。 ユーザグループ、グループ宛先表、宛先データの関連を示すデータ構造図である。 実施例1におけるユーザグループ及びグループ宛先表の名称変更処理の手順を示すフローチャートである。 グループ宛先表の名称のユーザグループの名称との一致設定画面である。 実施例2におけるユーザグループ及びグループ宛先表の名称変更処理の手順を示すフローチャートである。 図11のステップS1102で表示される確認画面である。 実施例3におけるユーザグループ及びグループ宛先表の名称変更処理の手順を示すフローチャートである。
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
(実施例1)
図1は、本発明にかかる情報処理装置としてのMFPを含むシステムの構成を説明する図である。
図1において、MFP103,105はスキャンした紙原稿を電子化してネットワーク104を介してコンピュータ101の共有フォルダ等に送信することが可能である。
また、MFP103,105はユーザ認証機能を有しておりMFP103,105を操作する際にユーザ認証が必要か否かをデバイス管理者が設定可能である。
ユーザ認証に必要な各ユーザのユーザ名、パスワード等はMFP103,105内で管理することも可能であるが、ネットワーク104上の認証サーバ102内で管理することも可能である。
MFP103,105で管理しているユーザグループやグループ宛先表は、管理するMFP103,105のそれぞれで設定してもよい。また、コンピュータ101や認証サーバ102上のウェブブラウザからネットワーク104を介して設定してもよい。
図2は、MFP103のハードウェア構成を示すブロック図である。尚、MFP105も同様のハードウェア構成を有するため、以後の説明はMFP103のみについて行う。
図2において、CPU201は、ROM209に格納されたプログラムを、RAM208にロードすることによってMFP103全体の動作を制御する。また、CPU201は、バス202を介してMFP103内の各構成と通信を行う。
プリンタ204は、入力された画像データに基づく画像を、記録紙(シート)上に印刷する。
スキャナ205は、ユーザが原稿台にセットした原稿上の画像を読み取り、これによって得た画像データをHDD203、RAM208等に蓄積する。また、スキャナ205は、不図示の原稿給送装置を含み、原稿給送装置にセットされた複数枚の原稿を順次原稿台上に給送後、読み取ることが可能である。
HDD203はハードディスクドライブであり、スキャナ205より入力された画像データや各種ユーザーデータ、また図4において後述するDB404〜407に格納されるユーザグループや各種宛先表のデータ等を保存可能である。
操作部206は、ユーザが指示を行うための複数のキー、及びユーザに通知すべき各種情報を表示する表示部を含む。
ネットワークI/F207は、MFP103をネットワーク104に接続し、ネットワーク104を介して、スキャナ205でスキャンした画像データのファイル共有サーバとしてのコンピュータ101への送信や電子メール送信を制御する。
FAX210は、電話回線を介して画像データの送受信を行う。
図4は、MFP103における、ROM209上のアドレス帳関連の各モジュールおよびこれらのモジュールがアクセスするHDD203上の各DBの構成図である。
図4において、アドレス帳関連の各モジュール(すなわち、アドレス帳管理モジュール401、ユーザグループ管理モジュール402、及び個人/グループ宛先表管理モジュール403)はROM209に格納されたプログラムである。これらのモジュールは、RAM208にロードされCPU201によって実行される。
アドレス帳管理モジュール401は宛先表の名称及びFAX210やネットワークI/F207を用いたデータ送信を行う際の送信宛先であるアドレス(以下「宛先データ」という。)の管理を行う。管理対象となる宛先表の名称及び宛先データは、宛先表DB405、個人宛先表DB406、及びグループ宛先表DB407に格納される。
アドレス帳管理モジュール401で管理している宛先表の名称及び宛先データのうち、全ユーザがアクセス可能なデータはHDD203内の宛先表DB405に保存されている。
ユーザグループ管理モジュール402はユーザ管理DB404に格納されるユーザグループ情報の管理を行う。また、アドレス帳管理モジュール401はユーザグループ管理モジュール402を介してユーザ管理DB404の管理を行う。図7で詳細は説明する。
個人/グループ宛先表管理モジュール403は、ユーザ個人のみがアクセス可能な、HDD203内の個人用宛先表DB406に格納される個人用宛先表の名称及び宛先データの管理を行う。個人/グループ宛先表管理モジュール403はまた、一のユーザグループの公開先となるHDD203内のグループ宛先表DB407に格納されるグループ宛先表の名称及び宛先データの管理を行う。これにより、各グループ宛先表は一のユーザグループに所属している各ユーザのみアクセス可能な状態となる。
アドレス帳管理モジュール401は個人/グループ宛先表管理モジュール403を介して個人宛先表DB406及びグループ宛先表DB407に格納される個人宛先表及びグループ宛先表の名称及び宛先データの管理を行う。図6で詳細は説明する。
図5は、操作部206の表示部に宛先表DB405、個人宛先表DB406、グループ宛先表DB407で管理される全ての宛先表の名称をリスト表示した時の画面である。
図5のリスト501は、アドレス帳管理モジュール401は操作部206からユーザより全ての宛先表の名称のリスト表示要求を受けたときに表示される。
尚、MFP103にログインしたときのユーザのユーザ権限に応じて、操作部206の表示部にリスト表示される宛先表の名称を制限するようにしてもよい。
また、本実施例では、リスト501には、グループ宛先表の名称として、グループ宛先表1の名称である「11設計室」のみが表示されている。このグループ宛先表1の名称は、図3(c)のグループ宛先表1の設定画面において予め設定登録される。
図6(a)〜(c)は、宛先表DB405、個人宛先表DB406、及びグループ宛先表DB407におけるデータ管理方法を説明する図である。
図6(a)は、宛先表DB405で管理されている宛先表のデータ管理テーブル600aを示す。
データ管理テーブル600aの列601において、宛先表DB405で管理されている宛先表のそれぞれに宛先表IDが1〜10までがユニークに割り当てられている。また、各宛先表に対して、列602に示す宛先表の名称と列603に示す宛先データが紐付けられてHDD203に保存されている。
図6(b)は、グループ宛先表DB407で管理されている宛先表のデータ管理テーブル600bを示す。
データ管理テーブル600bの列604において、グループ宛先表DB407で管理されているグループ宛先表のそれぞれにグループ宛先表IDが1〜N(Nは設定に応じて動的に変化する)までがユニークに割り当てられている。また、各グループ宛先表に対して、列605に示すグループ宛先表の名称、列606に示すアクセス可能なユーザグループID、及び列607に示す宛先データが紐付けられてHDD203に保存されている。
列606に示すユーザグループIDは、ユーザ管理DB404で管理される、後述する図7のデータ管理テーブル700におけるユーザグループIDと同一である。
また、列605に示すグループ宛先表の名称は、図3(c)に例示されるようなグループ宛先表の設定画面で予め設定登録される。
図6(c)は、個人宛先表DB406で管理されている宛先表のデータ管理テーブル600cを示す。
データ管理テーブル600cの列608において、個人宛先表DB406で管理されている個人宛先表のそれぞれに個人宛先表IDが1〜N(Nは設定に応じて動的に変化する)までがユニークに割り当てられている。また、各個人宛先表に対して、列609に示す個人宛先表の名称、列610に示すアクセス可能な所属ユーザ、及び列611に示す宛先データが紐付けられてHDD203に保存されている。
図6(d)は、宛先表DB405、個人宛先表DB406、及びグループ宛先表DB407に保存されている宛先データの1つの詳細を示すデータテーブル600dである。
図6(d)で例示されるように、データテーブル600dには、データ管理テーブル600cに保存されている宛先データの1つについて、その宛先名称「宛先A1」や送信するホスト名「172.24.1.1」等が保存される。尚、データ管理テーブル600a〜600cに保存されている他の宛先データの詳細を示すデータについても、データテーブル600dと同様のデータテーブルとして管理されている。
図7は、ユーザ管理DB404で管理されているユーザグループのデータ管理テーブル700である。
各ユーザグループには任意のユーザグループID及び任意の名称を設定可能である。また、各ユーザグループに所属するユーザのID(以下、「所属ユーザID」という。)を設定可能である。
データ管理テーブル700で管理される各ユーザグループのID、名称、及び所属ユーザIDは図3(a)のユーザグループ設定画面により予め設定登録される。
図8は、図6、図7で説明したユーザグループ、グループ宛先表、宛先データの関連を示すデータ構造図である。
各ユーザグループ(GroupA等)のノードの下に各グループ宛先表が紐付けられており、その下に各宛先データが紐付けられるツリー構造で管理されている。
これにより、各ユーザグループに属するユーザに対して、そのユーザが属するユーザグループに紐付けられたグループ宛先表の宛先データしか参照(アクセス)できなくすることが可能となる。
以下、本実施例におけるユーザグループ及びグループ宛先表の名称変更処理の手順を図9のフローチャートを用いて説明する。
なお、本フローチャートで示す処理は、ROM209に格納されたプログラムをRAM208にロードした後にCPU201によって実行され、CPU201による実行結果を表示する際は操作部206の表示部に表示される。
図9において、まず、図3(a)のユーザグループ設定画面で名称を変更したいユーザグループのIDが「ユーザグループID」の枠にユーザ入力された後、「ユーザグループ名称」の枠に任意のユーザグループの名称がユーザ入力されるのを待つ。これらのユーザ入力(ユーザ指示)があったとき、ユーザグループの名称の変更が行われ、図7のデータ管理テーブル700において、その変更されたユーザグループの名称が反映される(ステップS901)。
ステップS901の処理が終わると、図10の画面1000を操作部206の表示部に表示し、ユーザグループの名称とグループ宛先表の名称を一致させるか否かの設定スイッチの値を取得する(ステップS902)。本実施例では、図10の画面1000上でユーザが「ON」のボタンを選択した場合、ユーザグループの名称とグループ宛先表の名称を一致させる設定スイッチの値が取得される。一方、図10の画面1000上でユーザが「OFF」のボタンを選択した場合、ユーザグループの名称とグループ宛先表の名称を一致させない設定スイッチの値が取得される。
次にステップS902で取得したスイッチの値に基づき、名称を同一にする設定がなされているか否かを判別する(ステップS903)。
ステップS903で名称を同一にする設定がなされていると判断された場合、ステップS901で名称が変更されたユーザグループと紐付けられているグループ宛先表の名称を取得する。この取得は具体的にはステップS901で入力されたユーザグループIDが紐付けられるグループ宛先表の名称を図6(b)のデータ管理テーブル600bの列605から検索し取得する(ステップS904)。
ステップS904で取得したグループ宛先表の名称をステップS901で設定したユーザグループの名称に変更し、図6(b)のデータ管理テーブル600bの列605に反映し(ステップS905)、本処理を終了する。
以下に、ステップS901においてユーザグループIDが「GroupA」のユーザグループの名称「11設計室」を「112設計室」に変更した場合の例を示す。
グループ宛先表DB407で管理される、図6(b)のデータ管理テーブル600bの列606からユーザグループIDが「GroupA」のユーザグループを検索し、列604から検索されたユーザグループのグループ宛先表ID「1」を取得する。
次に、取得したグループ宛先表ID「1」と紐付けられているグループ宛先表の名称「11設計室」を列605から取得する。
ここで取得した「11設計室」という名称をステップS901で変更したユーザグループの名称「112設計室」に変更する。
なお、ステップS905でグループ宛先表の名称をユーザグループの名称に変更する際に、固定文字列(例えば、『用アドレス帳』)を追加で付与するようにしても良い。
具体的にはユーザグループの名称「112設計室」を用いてグループ宛先表の名称「11設計室」を変更する場合、固定文字列(『用アドレス帳』)が付与され「112設計室用アドレス帳」と変更される。
尚、ステップS903で名称を同一にする設定がなされていないと判断された場合は本処理をそのまま終了する。
以上、本実施例によれば、ユーザグループの名称とグループ宛先表の名称を一致させる設定がなされている場合、ユーザはユーザグループの名称のみを変更させれば、グループ宛先表の名称に対して同一名称に一致させる変更がMFP103において行われる。よって、ユーザの利便性が向上する。
(実施例2)
本実施例においては、前述の実施例と異なる点についてのみ図11、図12を使用して説明を行う。
図11は、本実施例におけるユーザグループ及びグループ宛先表の名称変更処理の手順を示すフローチャートである。
図11において、まず、ステップS901と同様の処理を行いユーザグループの名称を変更する(ステップS1101)。
ステップS1101においてユーザグループの名称を変更した際に、ユーザグループの名称とグループ宛先表の名称を一致させるか否かをユーザに確認させる確認画面1200(図12)を表示させる(ステップS1102)。
図12の確認画面1200で「はい」が選択された場合(ステップS1103でYES)は、ステップS905の処理を有効と判断し、ステップS1104に進む。
ステップS1104では、ステップS904と同様の処理を行いグループ宛先表の名称を取得する。
次にステップS905と同様の処理を行いユーザグループの名称とグループ宛先表の名称を一致させる(ステップS1105)。
図12の確認画面で「いいえ」が選択された場合(ステップS1103でNO)は、ステップS905の処理を無効と判断し、本処理をそのまま終了する。
以上、本実施例によれば、ユーザグループの名称変更時にユーザが希望する場合のみユーザグループの名称とグループ宛先表の名称を一致させるので、ユーザの利便性が向上する。
尚、本実施例では、ユーザグループの名称とグループ宛先表の名称を一致させるか否かをユーザに確認させるため、図12の確認画面を表示したが、ユーザへの確認ができれば音声通知等、別の方法で確認をするようにしてもよい。
(実施例3)
本実施例においては、前述の実施例1,2と異なる点についてのみ図13を使用して説明を行う。
図13は、本実施例におけるユーザグループ及びグループ宛先表の名称変更処理の手順を示すフローチャートである。
図13において、まず、ステップS901と同様の処理を行い、ユーザグループの名称を変更する(ステップS1301)。
次にステップS904と同様の処理を行い、グループ宛先表の名称を取得する(ステップS1302)。
次にステップS1301で変更したユーザグループ宛先表の名称とステップS1302で取得したグループ宛先表の名称が一致しているかを判別する(ステップS1303)。
ステップS1303で一致していないと判断された場合は、ステップS1102と同様の処理を行い確認画面(図12)を表示させる(ステップS1304)。
図12の確認画面で「はい」が選択された場合(ステップS1305でYES)は、ステップS1302で取得したグループ宛先表の名称をステップS1301で設定したユーザグループの名称に変更する(ステップS1306)。具体的には、図6(b)のグループ宛先表の名称を管理する列605にステップS1301で設定したユーザグループの名称を登録する。
図12の確認画面で「いいえ」が選択された場合(ステップS1305でNO)は本処理をそのまま終了する。
ステップS1303で一致していると判断された場合も本処理をそのまま終了する。
以上、本実施例によれば、ユーザグループの名称とグループ宛先表の名称を一致させるか否かの確認画面の表示は両名称が一致していない場合にのみ表示され、かかる確認画面の表示が不要な場合は表示されなくなるためユーザの利便性が向上する。
尚、上記実施例1〜3においてはMFP103,105を本発明にかかる情報処理装置としたが、これに限定されるわけでなく、ユーザグループやグループ宛先表を保持する情報処理装置であれば、PCやスマートフォン等であってもよい。
また、本発明の目的は、以下の処理を実行することによっても達成される。即ち、上述した実施例の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU等)が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す処理である。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
101 コンピュータ
102 認証サーバ
103,105 MFP
104 ネットワーク
201 CPU
203 HDD
206 操作部
207 ネットワークI/F
208 RAM
209 ROM

Claims (5)

  1. データの送信宛先であるアドレスが紐付けられているグループ宛先表、及び前記グループ宛先表の公開先となるユーザグループを保持する情報処理装置であって、
    前記ユーザグループの名称をユーザ指示に応じて変更する第1の変更手段と、
    前記第1の変更手段により前記ユーザグループの名称が変更された場合、前記グループ宛先表の名称を前記変更されたユーザグループの名称に変更する第2の変更手段と
    前記第2の変更手段が有効か無効かをユーザ指示に応じて設定する設定手段とを備え
    前記第2の変更手段は、前記設定手段により有効に設定されている場合のみ実行することを特徴とする情報処理装置。
  2. 前記設定手段は、前記第1の変更手段による前記ユーザグループの名称変更があった時に前記設定を行うことを特徴とする請求項記載の情報処理装置。
  3. 前記第1の変更手段による前記ユーザグループの名称変更があった時に前記グループ宛先表の名称を取得する取得手段を更に備え、
    前記設定手段は、前記取得した名称が前記変更されたユーザグループの名称と一致していない場合にのみ前記ユーザ指示に応じて前記第2の変更手段が有効か無効かを設定することを特徴とする請求項記載の情報処理装置。
  4. データの送信宛先であるアドレスが紐付けられているグループ宛先表、及び前記グループ宛先表の公開先となるユーザグループを保持する情報処理装置の制御方法であって、
    前記ユーザグループの名称をユーザ指示に応じて変更する第1の変更ステップと、
    前記第1の変更ステップで前記ユーザグループの名称が変更された場合、前記グループ宛先表の名称を前記変更されたユーザグループの名称に変更する第2の変更ステップと
    前記第2の変更ステップが有効か無効かをユーザ指示に応じて設定する設定ステップとを有し、
    前記第2の変更ステップは、前記設定ステップにより有効に設定されている場合のみ実行されることを特徴とする制御方法。
  5. 請求項記載の制御方法を実行することを特徴とするプログラム。
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