JP5817277B2

JP5817277B2 - 着信連動型電子メール通知機能を有する電話制御装置

Info

Publication number: JP5817277B2
Application number: JP2011155858A
Authority: JP
Inventors: 祐一小野; 齋藤　隆; 隆齋藤
Original assignee: 株式会社ナカヨ
Priority date: 2011-07-14
Filing date: 2011-07-14
Publication date: 2015-11-18
Anticipated expiration: 2031-07-14
Also published as: JP2013021647A

Description

本発明は、電子メール自動送信機能を有するボタン電話システムの主装置や構内交換機装置に関する。

近年、電子メールの普及に伴い、電話機能と電子メール機能を連携させる構内交換機に係る技術がある（例えば、特許文献１）。

特許文献１に記載された技術は、代理応答した場合の伝言をより簡単に行えるシステムを提供することを目的としたものであり、電子メール手段を具える複数の端末と管理装置を収容する構内交換機が、第１内線電話機への着信に対する第２内線電話機の代理応答に応じて、前記第１内線電話機の電話番号及び第２電話機の電話番号を前記管理装置に送信し、前記管理装置は、前記第１内線電話機の電話番号を関連する電子メールアドレスに変換し、前記第２内線電話機の電話番号を関連する前記端末のコンピュータアドレスに変換し、前記コンピュータアドレスの端末に前記電子メールアドレスを通知し、前記端末は、前記電子メールアドレスを宛て先とする新規メール作成画面を表示するように構成した代理応答伝言システムに係る技術が記載されている。

この特許文献１に記載された技術によれば、代理応答した時に代理応答者の端末に伝言用の新規メール作成画面が自動的に表示され、その宛て先には本来電話を受けるべきユーザの電子メールアドレスが自動的に付与され、必要な伝言内容だけ入力するだけで伝言メールを送れるようになる。

しかしながら、この技術は、不在者の内線への着信に対して、他の内線のユーザが代理応答することが前提となっており、本来電話を受けるべき着信先ユーザへの伝言メールを作成する作業を、その代理応答したユーザに対して支援することに止まっている。

従って、代理応答するユーザも不在であった場合、または、代理応答可能なユーザが居ても多忙もしくは当該着信の発信元と会話することを忌避した場合、当該着信の発信元は何の目的も達成できず、また、本来電話を受けるべき不在者は、出先から戻って着信履歴を確認するまで、そのような着信があったことが分らない、さらに、代理応答するユーザが居た場合であっても、必要な伝言内容だけ入力する作業が残存するので、代理応答者には依然として面倒であるという問題があった。

特開２００２−１７１３４３号公報

そこで、本発明の課題は、不在者の内線への着信に対して、代理応答する者が居ない場合や、居ても伝言メールを作成する余裕が無い場合であっても、当該着信の発信元へは当該不在者の連絡情報等を含む電子メールを、また、出先の不在者へは着信日時や発信元情報等を含む、電子メールを自動的に生成して送信する電話制御装置を提供することにある。

上記課題を解決するために、第１の発明は、１以上の外線と複数の内線を収容し内線電話システムを構成する電話制御装置であって、電話番号と電子メールアドレスを対応付けて登録するアドレス登録手段と、着信に対して所定の情報を電子メールで通知する電子メール通知条件を電話番号と対応付けて登録する電子メール通知条件登録手段と、前記アドレス登録手段に登録されているいずれかの宛先へ電子メールを送信する電子メール送信手段と、を有し、前記複数の内線のいずれかへの着信が到来し、前記到来した着信の発信元の電話番号または前記到来した着信が指定する着信先内線の電話番号が、前記電子メール通知条件登録手段に登録されている電子メール通知条件の各々と対応付けられている電話番号のいずれかと一致すると共に、当該電子メール通知条件が満足された場合に、前記電子メール送信手段は、前記電子メール通知条件に従って、前記着信の発信元の電話番号に対応して前記アドレス登録手段に登録されている電子メールアドレスの宛先へ前記着信が指定する着信先内線に係る情報を含む電子メールを生成して送信する、およびまたは前記着信先内線の電話番号に対応して前記アドレス登録手段に登録されている電子メールアドレスの宛先へ前記着信に係る情報を含む電子メールを生成して送信することを特徴とする。

本発明によれば、不在者の内線への着信に対して、代理応答する者が居ない場合や居ても伝言メールを作成する余裕が無い場合であっても、当該着信の発信元へは当該不在者の連絡情報等を含む電子メールを、また、出先の不在者へは着信日時や発信元情報等を含む、電子メールを自動的に生成して送信する、着信連動型電子メール通知機能を有する電話制御装置を提供出来る。

本発明による電話制御装置のブロック構成図アドレス／通知条件登録部１５に登録される内容の例本発明による電話制御装置の動作フローチャート

以下、本発明の実施形態について、図面を用いて説明する。図１は、本発明による電話制御装置（以下、本装置と略す）のブロック構成図の例である。

本装置１は、電話網２を経由して繋がる相手電話機３と、内線に繋がっている内線電話機との間で、電話交換および発着信に係る呼制御を実行する。また、ＩＰ（ＩｎｔｅｒｎｅｔＰｒｏｔｏｃｏｌ）網５を経由して外線対応メール通知先６（例えば、相手電話機３の近傍に設置されているパーソナルコンピュータ）や内線対応メール通知先（例えば、社員が保持する電子メール機能付き携帯電話機）と繋がっており、電子メール通信機能を備える。

本装置１は、外線対応部１１、電話制御部１２、内線対応部１３、音声案内登録部１４、アドレス／通知条件登録部１５、通話録音部１６、電子メール生成／送信部１７、ＩＰ回線対応部１８から構成される。

外線対応部１１は電話網２に繋がる外線（電話回線）との接続インタフェースである。電話網２を経由した相手電話機３からの着信を検知すると、着信の到来と、当該着信の発信元の電話番号を電話制御部１２へ通知する。

電話制御部１２は、本装置１の電話発着信やメール送受信に係わる処理全般の制御を実行する手段である。例えば、電話網２，外線対応部１１を経由した発信元の相手電話機３から本装置１への着信を検知すると、内線対応部１３，内線を介して着信先の内線電話機４ａを着信鳴動および着信表示させて、内線電話機４ａのユーザを呼び出す。そして、内線電話機４ａが応答すると、電話制御部１２は、発信元の相手電話機３と着信先の内線電話機４ａの間の通話パス（図示せず）を形成して両者による通話を可能とする。このような一般的な発着信に係わる処理は、通常の構内交換機やボタン電話の主装置と同じである。

内線対応部１３は、内線電話機４が接続された内線との接続インタフェースである。音声案内登録部１４は、電話制御部１２からの制御に応じて、発信元の相手電話機３へ送出する音声データを登録する手段である。アドレス／通知条件登録部１５は、電話番号と電子メールアドレスと電子メールによる通知手段を起動する条件を対応付けて予め登録しておく手段である。

通話録音部１６は、電話制御部１２内に流れる通話音声を録音する手段であり、電話制御部１２からの制御に応じて起動し、所定の通話音声を録音して音声データを蓄積する。

電子メール生成／送信部１７は、電話制御部１２と連携して、外線対応メール通知先６および内線対応メール通知先７へ、所定の情報を通知する電子メールを自動的に生成して送信する手段である。

ＩＰ回線対応部１８は、本装置１とＩＰ網５と繋がるＩＰ回線との接続インタフェースである。なお、本実施例ではＩＰ網５に対応しているが、アナログ網やＩＳＤＮ網等の非ＩＰ網に対応することも可能であり、その場合は、ＩＰ回線対応部１８をそれらの網に対応した接続インタフェースに変更すればよい。

図２は、アドレス／通知条件登録部１５に登録される内容の一例である。列２０１には電話番号、列２０２には列２０１に対応する電子メールアドレス、列２０３には、電子メールの送信先、列２０４にはメール通知条件が登録されている。

図２の例において、例えば、内線１に留守録音等の不在モードが設定されている状態で、顧客１（行２２１）から内線１（行２１１）に着信した場合、相手（顧客１）に対してユーザ１が所持している携帯電話機のメールアドレスまたは携帯電話番号を含む電子メールを送信すると共に、自分（ユーザ１が所持している携帯電話機）に対して着信に係る情報（着信日時，顧客１電話番号等）を含む電子メールを送信する。

また、図２の例において、メール送信先（列２０３）に「自分のみ」が設定されている場合は、相手の送信先（着信の発信元の電話番号に対応している行の列２０２のアドレス）へはメール通知せず、自分の送信先（着信先内線の電話番号に対応している行の列２０２のアドレス）に対してのみ、着信に係る情報（着信日時，相手電話番号等）を含む電子メールを送信することを意味する。

同様に、メール送信先（列２０３）に「相手のみ」が設定されている場合は、自分の送信先へはメール通知せず、相手の送信先に対してのみ、自分への連絡先情報を含む電子メールを送信することを意味する。

さらに、図２の例において、メール通知条件（列２０４）に「特定顧客からの着信時」が設定されている場合、特定の顧客からの着信があった場合にのみ、このメール通知機能が起動することを意味する。同様に、「着信鳴動１分後」が設定されている場合、いずれのからの着信に対しても、着信に応答しないまま、着信鳴動後１分経過したら、このメール通知機能が起動することを意味する。

なお、図２の例において、行２２１〜行２２３は、着信の発信元に係る登録内容だが、着信先内線側（行２１１〜行２１３）の設定内容と競合した場合（例えば、顧客３から内線２への着信）に、メール送信先（列２０３）及びメール通知条件（列２０４）について、どちらの設定を優先するかは自由である。

図３は、本装置１の動作フローチャートである。以下、図１，図２を併用しながら、内線電話機４ａへの着信を例に、本装置１の動作フローを説明する。本フローは、電源が投入された状態でスタートし（Ｓ３００）、着信の到来を待つ（Ｓ３０１）。相手電話機３から着信があると（Ｓ３０１、ＹＥＳ）、着信先の内線電話機４ａを着信鳴動および着信表示させて、内線電話機４ａのユーザを呼出す（Ｓ３０２）。

ユーザが着信に応答した場合（Ｓ３１０、ＹＥＳ）、通常の着信処理を実行し（Ｓ３１１）、本フローは終了する（Ｓ３６０）。Ｓ３１０でＮＯの場合、代理応答要求の有無（Ｓ３２０），特定コマンド受信（Ｓ３３０），タイムアウト（Ｓ３４０）を監視する。

内線電話機４ａへの着信中に、例えば、内線電話機４ｂから代理応答要求を受信すると（Ｓ３２０，ＹＥＳ）、電話制御部１２は、相手電話機３との呼を代理応答要求した内線電話機４ｂに接続する代理応答処理を実行すると共に、通話録音部１６を起動して通話内容を録音する（Ｓ３２１）。そして、通話録音した音声データをファイル化し、Ｓ３５３で生成される着信先対応アドレスへの通知メールに添付させて（Ｓ３２２）、Ｓ３５３へ進む。

内線電話機４ａへの着信中に、予め定められた特定コマンド（例えば、“＃＃１”）を受信すると（Ｓ３３０，ＹＥＳ）、Ｓ３５１へ進む。この特定コマンドは内線電話機４のいずれが送信してもよく、内線電話機４ａへの着信に気付いた内線電話機４ａ以外のユーザが自分の電話機をキー操作して送信する。即ち、相手と会話しないで、Ｓ３５１以降のメール通知機能を起動することができる。また、着信中の内線電話機４ａにより、当該ユーザ自身が送信操作してもよい（居留守）。

Ｓ３１０，Ｓ３２０，Ｓ３３０がＮＯのままタイムアウト（例えば、着信から１分）した場合（Ｓ３４０，ＹＥＳ）、Ｓ３５０へ進んで、メール通知条件をチェックし、この着信がメール通知条件を満足していない場合（Ｓ３５０，ＮＯ）、本フローは終了し待機状態に戻る（Ｓ３６０）。

なお、メール通知条件は、電子メールにより着信の発信元または着信先内線に対応する電子メールアドレスの宛先へ着信先ユーザ情報や着信情報を電子メールで通知する条件であって、アドレス／通知条件登録部１５に予め登録されている。

この着信がメール通知条件を満足している場合（Ｓ３５０，ＹＥＳ）、着信に応答し、着信先情報を含む応答メールを送信する旨の音声案内（例えば、“着信先の○○は不在ですので、○○の携帯電話機の電話番号およびメールアドレスをあなたのメールアドレスへ送信致します”）を発信元へ送出する（Ｓ３５１）。

なお、この音声案内の音声データは音声案内登録部１４に登録されており、図２のメール送信先（列２０３）やメール通知条件（列２０４）の内容に応じて、適切な音声案内（例えば、メール送信先（列２０３）が「自分」であった場合、“着信先の○○は不在ですので、電話があったことを○○へ連絡しておきます”）を選択して、発信元に送信するようにしてもよい。

そして、アドレス／通知条件登録部１５を参照して、メール送信先（図２の列２０３）として相手（発信元）が設定されている場合（本フローでは図示していない）、発信元に対応するメールアドレスへ着信先情報（着信先内線のユーザに関する連絡先情報やプレゼンス情報）を含む電子メールを生成し、通知メールとして送信する（Ｓ３５２）。

また、アドレス／通知条件登録部１５を参照して、メール送信先として自分（着信先内線側）が設定されている場合（本フローでは図示していない）、着信先対応メールアドレスへ着信情報を含む電子メールを生成し、通知メールとして送信し（Ｓ３５３）、本フローは終了し待機状態に戻る（Ｓ３６０）。

なお、Ｓ３２０で代理応答要求があった場合（Ｓ３２０，ＹＥＳ）、Ｓ３２１およびＳ３２２を経由して、Ｓ３５３で着信先対応メールアドレスへ通知メールが送信されるが、代理応答者がその必要が無いと判断した場合に、代理応答者が所定のキー操作をして、通知メールの送信を停止するようにしてもよい（図示せず）。

以上、本発明の実施形態について説明した。本発明によれば、不在者の内線への着信に対して、代理応答する者が居ない場合や居ても伝言メールを作成する余裕が無い場合であっても、当該着信の発信元へは当該不在者の連絡情報等を含む電子メールを、また、不在者の出先へは着信日時や発信元情報等を含む、電子メールを自動的に生成して送信する、着信連動型電子メール通知機能を有する電話制御装置を提供出来る。

１・・・本発明による電話制御装置
２・・・電話網
３・・・相手電話機
４・・・内線電話機
５・・・ＩＰ網
６・・・外線対応メール通知先
７・・・内線対応メール通知先
１１・・・外線対応部
１２・・・電話制御部
１３・・・内線対応部
１４・・・音声案内登録部
１５・・・アドレス／通知条件登録部
１６・・・通話録音部
１７・・・電子メール生成／送信部
１８・・・ＩＰ回線対応部

Claims

１以上の外線と複数の内線を収容し内線電話システムを構成する電話制御装置であって、電話番号と電子メールアドレスを対応付けて登録するアドレス登録手段と、着信に対して所定の情報を電子メールで通知する電子メール通知条件を電話番号と対応付けて登録する電子メール通知条件登録手段と、前記アドレス登録手段に登録されているいずれかの宛先へ電子メールを送信する電子メール送信手段と、を有し、
前記複数の内線のいずれかへの着信が到来し、前記到来した着信の発信元の電話番号または前記到来した着信が指定する着信先内線の電話番号が、前記電子メール通知条件登録手段に登録されている電子メール通知条件の各々と対応付けられている電話番号のいずれかと一致すると共に、当該電子メール通知条件が満足された場合に、前記電子メール送信手段は、前記電子メール通知条件に従って、前記着信の発信元の電話番号に対応して前記アドレス登録手段に登録されている電子メールアドレスの宛先へ前記着信が指定する着信先内線に係る情報を含む電子メールを生成して送信する、およびまたは前記着信先内線の電話番号に対応して前記アドレス登録手段に登録されている電子メールアドレスの宛先へ前記着信に係る情報を含む電子メールを生成して送信することを特徴とする着信連動型電子メール通知機能を有する電話制御装置。