JP5473648B2 - 受付システム - Google Patents

Description

本発明は、訪問者の受付を無人で行う受付システムに関し、特に訪問者にカードを発行し、カードに記憶された情報を基に訪問者の管理及びセキュリティの確保が可能な受付システムに関する。

受付業務の省力化、効率化が図られ、また、セキュリティを確保すべく、訪問者の受付を無人で行う受付システムが提案されている。例えば、特許文献１に開示された無人受付システムは、無人受付装置と、各事務室に配置される電話機と、無人受付装置と電話機を接続可能にする構内交換機と、電話機に設けられる入館証発行ボタンとを備え、さらに、無人受付装置は、面会相手を入力するためのディスプレイと、訪問者が面会相手と通話するための通話器と、入館証出力部とを有し、入館証発行ボタンにより、入館証出力部から訪問者に入館証を発行し、訪問者の入館を許可し、また、入館承認の証拠とするものである。

特開平５−２３６１４０

しかしながら、従来の受付システムは、訪問者が面会相手と通話し入館証発行ボタンにより入館証の発行を行っていたため、入館証を発行した者が訪問者の面会相手であり、また、入館証の発行権限を有しているかを確認することができなかった。このため、発行権限者以外の者でも入館証の発行が可能であり、セキュリティ上問題があった。このため、訪問者の面会相手であり、発行権限者を有している人のみが入館証を発行することが望まれている。

また、従来の受付システムでは、訪問者の受付、担当者への連絡、入場許可証の発行等が行われるが、訪問者が実際に担当者に面会したかを入場許可証上で自動で確認することができなかった。このため、入場許可証の回収時に担当者の印等を目視で他の者が確認することが必要となる。このような入場許可証に押された担当者の印等を目視での作業を無くすため、面会確認の自動化が求められている。

また、全ての入場許可証の回収が行えないこともあり、訪問者の館内での行動が把握できなかったりするため、セキュリティの確保が十分になされていなかった。

また、訪問者が館内を自由に通行、入室されるとセキュリティが確保できないため、訪問者が許可されたエリアのみを、通過、訪問できるように管理することが望まれている。

そこで本発明は、訪問者に読み書き可能なＩＣカードを発行し、カードに記憶された通行及び入室可能なエリア情報を基に訪問者の管理及びセキュリティの確保を図るものである。更に、カードの発行を権限者のみに限定し、また、カード回収時に面会済の確認を自動で行ってセキュリティを向上させることが可能な受付システムを提供することを目的とする。

上記目的達成のため、本願発明の受付システムは、訪問先を表示する表示手段と、訪問先を選択する選択手段と、選択した訪問先を呼び出し通話する通話手段と、訪問許可証としてのカードを発行するカード発行手段と、訪問者を撮像する撮像手段と、前記表示手段、前記選択手段、前記通話手段、前記カード発行手段及び前記撮像手段を制御し、担当者を特定するためのＩＤ情報と関連付けられた電話番号を記憶した記憶手段を有する制御手段とを備えた受付手段と、該受付手段の通話手段から発せられる電話番号と対応して設けられている、前記撮像手段の映像を表示する端末装置と、前記受付手段及び前記端末装置を接続した通信網とを有し、前記端末装置は、担当者のＩＤ情報及び前記カード発行手段にカードの発行要求を前記受付手段に送信し、前記通話手段から発せられた電話番号と、前記端末装置から送信された担当者のＩＤ情報から前記記憶手段を検索して得られた電話番号とを比較し、両方の電話番号が一致したとき前記カード発行手段でカードを発行するようにしたことを特徴とする。

また、本願発明の受付システムの前記受付手段のカード発行手段から発行するカードは、読み書き可能な記憶媒体からなることを特徴とする。

また、本願発明の受付システムの前記受付手段のカード発行手段から発行するカードは、その表面が描画及び消去可能な可逆性の記録層を有することを特徴とする。

また、本願発明の受付システムの前記カードは、訪問者の入館後に担当者が面会済みであることの認証情報を記憶するようにしたことを特徴とする。

また、本願発明の受付システムの前記受付手段のカード発行手段から発行するカードは、その表面の描画及び消去可能な可逆性の記録層に、前記受付手段の撮像手段で撮像した訪問者の顔を描画したものであることを特徴とする。

本発明によれば、従来の受付システムは、訪問者の面会相手、発行権限者以外の者でも入館証の発行が可能であったが、本願発明の受付システムは、受付機から発せられた電話番号と、前もって登録されている担当者ＩＤから読み出した電話番号とを比較して、電話番号が一致したときのみ入館証としてのＩＣカードを発行するため、許可されている人のみが入館証を発行することができる。このため、訪問者の面会相手であり、また、発行権限者を有している人のみが入館証を発行することができるため、入館証の発行におけるセキュリティが保たれる。

また、本発明は、面会終了後に訪問者からカードを預かり、カードに担当者が面会済みであることの認証情報を記憶することも可能となっている。これにより、訪問者が担当者と面会したことが確認できるため、セキュリティが向上する。

本発明は、訪問者に読み書き可能なＩＣカードを発行し、カードに記憶された通行及び入室可能なエリアのみが許可されるため、訪問者の管理及びセキュリティの確保が図られる。

また、受付機に備えられているカメラの画像から訪問者の顔をカード表面に印刷しておくことにより、カードを名札としても使用することができ、また、訪問者のセキュリティに対する意識を高めることもできる。また、カード発行時に訪問者をＩＰカメラによりスナップショット撮影を行って、撮影画像を記録保存しておくようにする。これにより、異常が発生したときの追跡調査が可能となる。また、訪問者又は他のものによる電話発信時にもＩＰカメラによりスナップショット撮影を行って、撮影画像を記録保存しておくようにする。これにより、悪戯等の電話発信時に対しても対応可能となる。また、撮影及び画像の保存を受付機のディスプレイ上で告知することにより、セキュリティへのアピールとなり、悪戯等を防止することができる。

受付システムの構成を示す図である。 受付システムの受付機の外観を示す斜視図である。 受付機の構成を示す図である。 （ａ）は、受付機のデータベースが有する部署の一覧を示し、（ｂ）は、各部署の担当者の一覧を示す図である。 受付機のデータベースが有する訪問先エリアに対応したエリアコード及び許容レベルを示す図である。 入退管理ＰＣに記憶されているエリアコードに対する訪問経路上のフラッパーゲート及びカードリーダの一覧を示す図である。 カードに記憶されるデータの項目を示す図である。 受付システムの受付開始からカード発行までの処理の流れを示すフローチャートである。 受付システムのカード発行後の訪問者の入館から退館までの処理の流れを示すフローチャートである。

以下図面を参照して、本発明による受付システムの実施形態について詳述する。なお、本発明の受付システムは、読み書き可能なＩＣカードに通行及び入室可能なエリア情報を書き込んで訪問者に発行し、カードに記憶された通行及び入室可能なエリア情報に基づいて訪問者の管理及びセキュリティの確保を図るものである。

［受付システムの構成］
図１は、受付システムの構成を示す図、図２は、受付機の外形を示す斜視図、図３は、受付機の構成を示す図である。図１に示すように、受付システム１は、受付機２、カード回収機１５、フラッパーゲート１７、カードリーダ１８、入退管理ＰＣ２０、スイッチングハブ２３、ＩＰテレフォニーサーバ２５、ＩＰフォン２７及びＰＣ２８を有し、これらは通信網としてのＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）３０に接続されている。図１に示すように、受付システム１の受付機２、カード回収機１５及びフラッパーゲート１７は、敷地や建物の入口に設置されており、カードリーダ１８、入退管理ＰＣ２０、スイッチングハブ２３、ＩＰテレフォニーサーバ２５、ＩＰフォン２７及びＰＣ２８は、館内に設置されている。なお、フラッパーゲート１７は、建物の入口に限らず館内にも設置される。なお、フラッパーゲート１７及びカードリーダ１８は、主要な通路口、室内の入口に設置するようにする。

受付手段としての受付機２は、訪問者の受付を行って、入館の許可証であるカード７を発行するものである。なお、受付システム１で使用する記憶媒体としてのカード７は、ＩＣチップを内蔵した読み書き可能な非接触ＩＣカード（以下カードと記す）である。なお、カードは、非接触ＩＣカードに限らず、読み書きが可能なものであればよい。図２に示すように、受付機２は、訪問先の部署、担当者等を表示し、訪問先を入力するタッチパネル式ディスプレイ３と、担当者と通話するためのＩＰフォン４と、訪問者を撮像してＰＣ２８にその画像を表示するためのＩＰカメラ５と、カード発行手段としてのカード発行機６を有している。

また、受付機２内部には、記憶手段としてのデータベース９（図３に示す）を有するコンピュータからなる制御部８（図３に示す）が内蔵されている。データベース９は、各部署の電話機としてのＩＰフォン２７の代表電話番号、部署別の担当者の氏名、担当者ＩＤ、担当者のＩＰフォン２７の電話番号等を記憶している。また、制御部８はタッチパネル式ディスプレイ３、ＩＰフォン４、ＩＰカメラ５及びカード発行機６の各制御も行うように構成されている。

図１に示すカード回収機１５は、訪問者が訪問を終了して退出するときにカード７を回収するものである。また、カード回収機１５は、カード回収時にカード７に記憶されているデータを読み出して、必要により警報を発することもできる。また、カード回収機１５は、図１に示す入退管理ＰＣ２０に読み出したデータを出力することができるようになっている。

フラッパーゲート１７は、カード７に記憶されている通行を許可するカードＩＤのデータを基に、フラッパーを開閉して、訪問者の通行管理を行うものである。館内に設置されているそれぞれのフラッパーゲート１７にはカードＩＤが前もって入退管理ＰＣ２０から送信されており、訪問者の通行時にカード７から読み出したカードＩＤから訪問者の通行を許可し、また、入退管理ＰＣ２０にカード７から読み出したデータを送信するように構成されている。なお、カードＩＤとは、カード発行時にカードを特定するために付与された識別符号である。

カードリーダ１８は、各部署の入口に設けられており、カード７に記憶されているカードＩＤのデータを基に、入室の管理を行う。カードリーダ１８は部署の入口ドアの鍵と連動し、ドアを解錠して入室の許可を行うようにする。館内に設置されているそれぞれのカードリーダ１８にはカードＩＤが前もって入退管理ＰＣ２０から送信されており、訪問者の通行時にカード７から読み出したカードＩＤから訪問者の入室を許可し、また、入退管理ＰＣ２０にカード７から読み出したデータを送信するように構成されている。

入退管理装置としての入退管理ＰＣ２０は、訪問者の受付開始より、カード７をカード回収機１５で回収して訪問者が去るまでの、受付機２、フラッパーゲート１７、カードリーダ１８、カード回収機１５、カード７からの情報を収集し、フラッパーゲート１７の通過時間、カードリーダ１８での入室時間等を訪問者ごとに履歴を記憶して、訪問者の入館から退館までのログを記録するものである。また、受付機２のカード発行時に、受付機２から送信されるカードＩＤ、エリアコードのデータに基づき、訪問経路上のフラッパーゲート１７、カードリーダ１８、カード回収機１５にカードＩＤのデータを送信するように構成されている。また、受付機２のデータベース９の更新、管理も行うようになっている。また、カード回収機１５でカード７を回収した際には、カード回収機１５は入退管理ＰＣ２０にカードの回収を通知し、入退管理ＰＣ２０は、フラッパーゲート１７、カードリーダ１８及びカード回収機１５に対して、記憶している該カードのカードＩＤのデータを削除するように信号を発する。

図１に示すスイッチングハブ２３は、ネットワークの中継機器であり、複数のＩＰフォン２７及び複数のＰＣ２８が接続されている。また、ＩＰテレフォニーサーバ２５も接続されている。ＩＰテレフォニーサーバ２５は、各ＩＰフォン２７の内線の電話番号と内線の電話番号に対応したＩＰアドレスを管理し、内線通話の確立、切断等を行うものである。

図１に示すＩＰフォン２７は、受付機２のＩＰフォン４との通話を行うためのものである。また、図１に示す端末装置としてのＰＣ２８は、受付機２のＩＰカメラ５からの映像を映し出し、また、受付機２のカード発行機６に必要な情報を出力するものである。

図１に示すように、受付システム１を構成する受付機２、カード回収機１５、フラッパーゲート１７、カードリーダ１８、入退管理ＰＣ２０、スイッチングハブ２３、ＩＰテレフォニーサーバ２５、ＩＰフォン２７及びＰＣ２８は、ＬＡＮ３０による通信網に接続されており、受付システム内でのデータの受け渡しが行われる。なお、受付システムの通信網は、ＬＡＮに限らず通信網として機能するものであればよい。

また、受付機２のＩＰフォン４及び担当者のＩＰフォン２７は、ＬＡＮ３０により接続されているが、ＩＰフォンに代えてＰＢＸ（構内交換機）を介した通常のアナログ電話を使用してもよい。

［受付機の受付動作］
次に、受付システムの受付機について、図２及び図３を用いて詳述する。図２は、受付機２の外形を示す斜視図、図３は、受付機の構成を示す図である。タッチパネル式ディスプレイ３には、制御部８によりデータベース９に記憶されている各部署の一覧が表示されており、訪問者は訪問する部署を選択する。制御部８は、選択された部署の担当者の一覧を表示し、訪問者は担当者を選択する。制御部８は、データベース９から選択された担当者の内線の電話番号及びＩＰカメラ５の映像を出力するＰＣ２８のＩＰアドレスを取得する。

受付機２の制御部８は、タッチパネルにより入力された訪問先の部署又は担当者の情報からデータベース９を検索して訪問先の部署又は担当者の内線の電話番号を読み出して、その電話番号のＩＰフォン２７に接続する。訪問者はＩＰフォン４により担当者と通話を行う。

受付機２のＩＰカメラ５は、訪問者を撮像して担当者のＰＣ２８にその画像を表示するものであり、ＬＡＮ３０上にＩＰカメラ５で撮像された画像を特定するためのＵＲＬが割り当てられている。データベース９から取得したＰＣ２８のＩＰアドレスにより、担当者のＰＣ２８にＩＰカメラ５で撮像された画像のＵＲＬを含む情報を出力する。担当者のＰＣ２８は、ブラウザを介してＩＰカメラ５で撮像された画像のＵＲＬにアクセスしてブラウザ上でＩＰカメラ５の映像を見ることができるようになっている。また、受付機２は、カード発行時に訪問者をＩＰカメラによりスナップショット撮影を行って、撮影画像を記録保存しておくことができる。更に、訪問者又は他のものによる電話発信時にもＩＰカメラによりスナップショット撮影を行って、撮影画像を記録保存しておくことも可能となっている。

受付機２のカード発行機６は、ＩＣチップを内蔵した読み書き可能な非接触ＩＣカード７に必要な情報を記憶して訪問者に発行するものである。また、カード発行機６には、カード７の表面に描画が可能なサーマル式プリンタが内蔵されている。

カード発行機６から発行されるカード７には、訪問者が通行及び入室可能なエリアコード及びカードＩＤ等が記憶されている。また、カード７の表面は、描画及び消去可能な可逆性の感熱記録層で形成されており、カード発行機６に内蔵されたサーマル式プリンタによりカード７の表面に描画が可能となっている。これにより、ＩＰカメラ５で訪問者の顔のスナップショットの画像をサーマル式プリンタでカード７の表面に印刷することができる。訪問者の顔を印刷したカード７を透明なケースに入れて胸に付けることにして入場することにより、カード７は、名札としての役割も果たすことができる。

受付機２の制御部８は、タッチパネル式ディスプレイ３、ＩＰフォン４、ＩＰカメラ５及びカード発行機６の制御を行い、また、データベース９に記憶されている部署の担当者別の電話番号、ＰＣ２８のＩＰアドレスを検索して、受付機２のＩＰフォン４からの訪問先の部署または担当者のＩＰフォン２７への接続、ＩＰアドレスから担当者のＰＣ２８へのＩＰカメラ５で撮像された画像のＵＲＬの送信、担当者のＰＣ２８からのデータの受信等を行う。

［ＰＣの受付動作］
一方の担当者側のＰＣ２８は、スイッチングハブ２３を介してＬＡＮ３０と接続されており、ＰＣ２８には、受付機２のＩＰカメラ５で撮像された画像のＵＲＬを受信して、ブラウザを起動してＩＰカメラの画像を表示するカメラ映像受信用のエージェントが組み込まれている。ＰＣ２８のエージェントは、受付機２のＩＰカメラ５で撮像された画像のＵＲＬを受信すると、ブラウザを立ち上げてＩＰカメラの画像をモニタ上表示し、また、受付機２に送信するデータの入力用のメニューも表示する。担当者は、ＩＰカメラ５の画像で訪問者を確認して、モニタ上に表示された入力用の画面により、訪問者の訪問先、会社名、担当者の暗証番号又は担当者ＩＤ、カード７の発行枚数、カード７表面への訪問者の顔のプリントの有無等を入力して受付機２に送信する。また、担当者側のＰＣ２８には、カード７の読み出し書き込みを行う周辺機器が接続されており、面会終了後に訪問者からカード７を預かり、カード７に担当者が面会済みであることの認証情報を記憶することも可能となっている。なお、面会終了後に担当者が面会済みであることの認証情報をカードに記憶するのに代えて、ＰＣ２８から、入退管理ＰＣ２０に面会済みであることの認証情報を通知するようにしてもよい。

［受付機のデータベース］
次に、受付機の制御部が有するデータベースについて図４を用いて説明する。図４（ａ）は、受付機のデータベースが有する部署の一覧を示す図であり、図４（ｂ）は、各部署の担当者の一覧を示す図である。図４（ａ）に示すように、制御部８のデータベース９は、部署の一覧が記憶されおり、部署コード、部署名、各部署の代表電話、各部署の受付担当者を示す担当者ＩＤ、担当者のＰＣのＩＰアドレス等から構成されている。このように、部署の一覧には、部署名、部署コード、各部署の代表電話等が記憶されている。

また、データベース９には、図４（ｂ）に示す各部署の担当者の一覧が記憶されている。図４（ｂ）に示すように、部署の担当者の一覧は、部署毎に担当者コード、担当者名、担当者のＩＤ番号、パスワード、内線の電話番号、ＰＣのＩＰアドレスから構成されている。担当者コードは、部署を示すコードと担当者毎に付けられた番号により構成される。パスワードは、担当者本人であるかを特定するためのものである。内線の電話番号は、担当者が使用する電話番号を示し、ＰＣのＩＰアドレスは、担当者のＰＣに割り当てられたＩＰアドレスを示す。

これにより、受付機２の制御部８は、訪問者の受付時に部署の一覧の部門名をタッチパネルに表示し、訪問者が選択した部署から、その部署の担当者の一覧を表示して、訪問者が担当者を選択することにより、担当者が特定され、担当者に関する情報を読み出すことができる。なお、部署のみを選択して、その部署の受付を選択することも可能である。また、訪問者が担当者の名前を直接入力することにより、制御部８がデータベース９の担当者名の一覧を検索して、検索結果を部署及び名前で表示して、訪問者が該当者を選択することにより、担当者を特定することも可能である。

次に、訪問者の訪問許可エリアを指定するための、フラッパーゲート、カードリーダ等の設定に使用するエリアコードについて図５を用いて説明する。図５は、受付機のデータベースが有する訪問先エリアに対応したエリアコード及び許容レベルを示す図である。

図５に示すように、受付機２のデータベース９には、訪問先エリアに対応したエリアコード及び許容レベルが記憶されている。担当者のＰＣ２８には、訪問先エリアの一覧が表示されており、担当者のＰＣ２８から選択された訪問者の訪問先エリアから、受付機２のデータベース９に記憶されている訪問先エリアを検索して、訪問先エリアに対応するエリアコードを決定する。訪問者に発行されるカード７には、データベース９から読み出した訪問先エリアのエリアコードが記憶される。また、訪問先エリアに割り当てられている許容レベルは、レベルの数値が大きくなるほど、訪問者が許可される通行及び入室が制限される。このため、例えば、担当者が選択した訪問先エリアは、担当者に許可された許容レベルの範囲であるかをチェックすることにより、担当者の権限に応じて訪問先エリアを制限することができる。

次に、図６を用いて、入退管理ＰＣ２０によるフラッパーゲート１７及びカードリーダ１８の管理について説明する。図６は、入退管理ＰＣ２０に記憶されているエリアコードに対する訪問経路上のフラッパーゲート１７及びカードリーダ１８の一覧を示す図である。受付機２でカード７に記憶されたエリアコードは、カードＩＤのデータと共に入退管理ＰＣ２０にも送信される。図６に示すように、入退管理ＰＣ２０は、エリアコードに対する訪問経路上のフラッパーゲート１７及びカードリーダ１８の一覧を記憶しており、受付機２から受信したエリアコードから該当するフラッパーゲート１７及びカードリーダ１８に対して、通行または入室許可するカードＩＤのデータを送信する。フラッパーゲート１７及びカードリーダ１８は、これらのデータを記憶しておく。フラッパーゲート１７及びカードリーダ１８は、カード７に記憶されているカードＩＤのデータを読み出して、読み出したデータが、記憶しているデータに存在するかをチェックし、通行または入室の許可を判断する。また、入退管理ＰＣ２０は、カード回収機１５に対しても、カードＩＤのデータを送信する。

また、訪問先エリアを指定して、訪問者が立ち入りことを禁止するエリアに通じるフラッパーゲート１７、カードリーダ１８を指定することにより、訪問者の通行を管理することもできる。入退管理ＰＣ２０に、訪問先エリア毎に訪問者が館内を訪問する際の通過を禁止するフラッパーゲート１７、カードリーダ１８を記憶しておく。訪問先エリアを指定することにより、通過を禁止するフラッパーゲート１７、カードリーダ１８が決定される。該当するフラッパーゲート１７、カードリーダ１８に通行または入室禁止するカードＩＤのデータを送信する。フラッパーゲート１７及びカードリーダ１８は、これらのデータを記憶しておく。フラッパーゲート１７及びカードリーダ１８は、カード７に記憶されているカードＩＤのデータを読み出して、読み出したデータが、記憶しているデータに存在するかをチェックし、通行または入室の禁止を判断する。これにより、訪問者は立ち入りことを禁止するエリアには入ることができないため、機密を要するエリアでのセキュリティを確保することができる。なお、図５及び図６に示すデータ構成の一覧は、例示したものであり、本発明はこれに限定するものではない。

［カードのデータ］
次に、カードの記憶されるデータについて図７を用いて説明する。図７は、カードに記憶されるデータの項目を示す図である。カード７は、前述したように、外部から読み書き可能に構成されており、ＩＣチップを内蔵している。図７に示すように、カード７には、カードの発行年月日時、訪問者の会社のコード、カードＩＤ、訪問先エリアのエリアコード、面会済情報等が記憶されている。カードの発行年月日時は、受付機２がカードを発行した年月日時を表すものである。訪問者の会社コードは、前もってデータベース９に記憶されている会社名に対応したコードである。カードＩＤは、発行されたカードを特定するための識別符号を表すものである。エリアコードは、訪問先エリアを表すコードである。面会済情報は、面会後に担当者が記録した情報であり、面会済みを示すデータである。

カードの発行年月日時、訪問者の会社のコード、カードＩＤ、訪問先エリアのエリアコードはカードの発行時に記憶され、また、面会済情報は、担当者により書き込まれる。なお、カードには、上記のデータ以外に訪問者名、訪問目的等を記憶することも可能である。

また、カードの発行年月日時、訪問者の会社のコード、カードＩＤ、訪問先エリアのエリアコードは、入退管理ＰＣ２０にも同様に記録される。また、これらのデータをカードのみで記録するようにしてもよい。なお、カード７の紛失、入退管理ＰＣ２０のダウン等に備え、カード７と入退管理ＰＣ２０でデータを共有するのが望ましい。

このように、受付機２は、訪問者により、訪問先の選択が行われると、入退管理ＰＣ２０に対して、訪問受付の信号を発して、受付管理番号を取得する。受付機２は、受付管理番号に対応するカードの発行年月日時、訪問者の会社のコード、カードＩＤ、訪問先エリアのエリアコードをカード７に書き込み、また、入退管理ＰＣ２０にも送信する。訪問者がフラッパーゲートを通過する際にカード読み取り部にカード７を近接させることにより、カード７に記憶されているカードＩＤを読み出して、カードＩＤ、フラッパーゲートの番号と共に、通過時間を入退管理ＰＣ２０に通知する。また、入室の際にカードリーダによる確認が必要なときにもフラッパーゲートと同様に、入退管理ＰＣ２０に通知が行われる。また、退館時のカード回収機１５についてもフラッパーゲートと同様に、入退管理ＰＣ２０に通知が行われる。

［受付開始からカード発行までの処理］
次に、図８を用いて、受付システムの受付開始から訪問者退館までの処理を説明する。図８は、受付システムの受付開始からカード発行までの処理の流れを示すフローチャートである。図８に示すように、最初に、訪問者が受付機２のタッチパネル式ディスプレイ３に表示されたメニューからタッチパネルにより訪問先の部署又は担当者を選択する（ステップＳ１）。受付機２は、データベース９から選択された部署の代表電話番号又は担当者の電話番号及び担当者のＰＣのＩＰアドレスを取得する（ステップＳ２）。このとき、受付機２は、データベースで取得した電話番号を一時的にデータベース等に記憶しておく。受付機２のＩＰフォン４は、取得した電話番号のＩＰフォン２７へ発信し、担当者を呼び出す。また、取得したＩＰアドレスからＰＣ２８のカメラ映像受信用のエージェントに対して、受付機のＩＰカメラ５で撮像された画像のＵＲＬを送信する（ステップＳ３）。

ＩＰカメラ５で撮像された画像のＵＲＬを受け取った担当者のＰＣ２８のエージェントは、ブラウザを起動し、ＩＰカメラ５からの画像及び入力用のメニューをＰＣのモニタを表示する。担当者は、ＰＣ２８のモニタに表示されているカメラ映像画面で訪問者を確認し、メニュー上の「訪問先のエリア」を選択し、「担当者ＩＤ」、カード７の「発行枚数」を入力して受付機２にカード７の発行要求を行う（ステップＳ４）。また、「会社名」、「訪問者名」等管理に必要な項目も送信することが可能である。

次に、担当者のＰＣ２８は、受付機２のＩＰフォン４から発信し、データベースに一時的に格納されている電話番号を自動で取得する（ステップＳ５）。また、担当者のＰＣ２８は、入力された「担当者ＩＤ」を基にデータベース９から電話番号を取得し（ステップＳ６）、受付機２から発信された電話番号と、「担当者ＩＤ」を基に取得した電話番号が一致しているかを比較する（ステップＳ７）。電話番号を比較した結果により以下の処理を行う（ステップＳ８）。一致している場合、担当者のＰＣ２８はカード発行機６内のデータベース９に対し、カード発行の要求情報を登録する。受付機２は、定期的にデータベース９に対しカード発行要求の情報を確認する。受付機２は、カード発行の要求がされていると認識した場合、カード発行機６にカード７発行指示を行う（ステップＳ９）。カード発行機６は、カードの発行年月日時、会社名、データベースから得られた訪問先エリアのエリアコード及びカードＩＤをカード７に書き込み、また、カード表面に訪問者の顔をプリントして訪問者にカード７の発行を行う（ステップＳ１０）。なお、カードの発行枚数が２以上のときは、セキュリティのレベルを上げるために、各訪問者の顔を各カードにプリントして発行することが望ましい。訪問者は担当者との通話を終了し、カードを受け取る。受付機２は、データベースに一時的に格納した発信した電話番号をデータベース９から削除し、また、ＰＣ２８のエージェントに対して、ＩＰカメラで撮像された画像の映像を閉じるＵＲＬを送信する。ＵＲＬを受け取ったＰＣ２８のエージェント担当者は、自身が起動したブラウザからＵＲＬが一致するＩＰカメラで撮像された画像の映像を閉じる。また、受付機２は、データベースから得られた訪問先エリアのエリアコード及びカードＩＤを入退管理ＰＣ２０に送信する。入退管理ＰＣ２０は、図６に示すエリアコードに対する訪問経路上のフラッパーゲート１７及びカードリーダ１８の一覧を読み出して、受付機２から受信したエリアコードから該当するフラッパーゲート１７及びカードリーダ１８に対して、通行または入室許可するカードＩＤのデータを送信する。フラッパーゲート１７及びカードリーダ１８は、これらのデータを記憶する（ステップＳ１１）。また、入退管理ＰＣ２０は、カード回収機１５に対しても、カードＩＤのデータを送信する。

また、ステップＳ８で両方の電話番号が一致していないときには、ＰＣ２８にエラーメッセージを表示して、カード発行の処理は行われない（ステップＳ１２）。これは、担当者の成りすましをチェックして、担当者以外のものが、カード発行を行うことを防止するためである。また、データベース内に登録されている資格者であるかを確認して、資格者のみカードを発行することを許可するためである。

なお、ステップＳ６乃至ステップＳ８の受付機２から発信された電話番号と「担当者ＩＤ」を基に取得した電話番号が一致しているかを判断する処理は、担当者のＰＣ２８に代えて、受付機２側で実行することも可能である。以上により、訪問者の受付が完了して、入館の許可証であるカードが発行される。

［訪問者の入館から退館までの処理］
次に、図９を用いて、カード発行後の訪問者の入館から退館までの処理を説明する。
図９は、受付システムのカード発行後の訪問者の入館から退館までの処理の流れを示すフローチャートである。訪問者はカード７を受け取り、カード７をフラッパーゲート１７のカード読み取り機に近づけてフラッパーゲート１７を通過する。図９に示すように、フラッパーゲート１７は、カード７からカードＩＤを読み出す（ステップＳ２０）。フラッパーゲート１７は、読み出したカードＩＤが自己に記憶されているカードＩＤに含まれているかをチェックし（ステップＳ２１）、読み出したカードＩＤが記憶されているときはゲートを開いて通行を許可する（ステップＳ２２）。このとき、フラッパーゲート１７は、入退管理ＰＣ２０に対して、カード７から読み出したカードＩＤを通知する。また、ステップＳ２１で読み出したカードＩＤが記憶されていないときは、警告を発するようにする（ステップＳ２３）。

次に、訪問者はカード７をカードリーダ１８に近づけて入室を行う。カードリーダ１８は、カード７からカードＩＤを読み出す（ステップＳ２４）。カードリーダ１８は、読み出したカードＩＤが自己に記憶されているカードＩＤに含まれているかをチェックし（ステップＳ２５）、読み出したカードＩＤが記憶されているときはドアの解錠を行って入室を許可する（ステップＳ２６）。このとき、カードリーダ１８は、入退管理ＰＣ２０に対して、カード７から読み出したカードＩＤを通知する。また、ステップＳ２５で読み出したカードＩＤが記憶されていないときは、警告を発するようにする（ステップＳ２３）。

次に、訪問者は、担当者と面会し、面会後、担当者は、入退管理ＰＣ２０に面会済み情報を送信する（ステップＳ２７）。なお、面会済みであることの認証情報を入退管理ＰＣ２０に送信するに代えて、担当者が面会済みであることの認証情報をカード７に記憶するようにしてもよい。退出時は、カード回収機１５にカード７を返却し、カード回収機１５は、カード７を回収する（ステップＳ２８）。カード回収機１５は、カード７又は入退管理ＰＣ２０から面会済み情報を読み出して、面会済み情報が記録されているかをチェックする（ステップＳ２９）。面会済み情報が記録されていないときには警告を発するようにする（ステップＳ３０）。また、カード回収機１５はカード７から読み出したカードＩＤを入退管理ＰＣ２０に通知する。カード７を回収後、フラッパーゲート１７のゲートが開き、訪問者が退場する（ステップＳ３１）。入退管理ＰＣ２０は、カード回収機１５から受信したカードＩＤを基に、フラッパーゲート１７、カードリーダ１８及びカード回収機１５に対して、記憶している該カードのカードＩＤのデータを削除するように信号を発する（ステップＳ３２）。

以上述べたように、従来の受付システムは、発行権限者以外の者でも入館証の発行が可能であったが、受付機からの電話番号と、前もって登録されている担当者ＩＤから読み出し担当者の電話番号とを比較して、電話番号が一致したときのみ入館証としてのＩＣカードを発行するため、許可されている人のみが入館証を発行することができる。

また、本発明は、面会終了後に訪問者からカードを預かり、カードに担当者が面会済みであることの認証情報を記憶することも可能となっている。これにより、訪問者が担当者と面会したことが確認できるため、セキュリティが向上する。

本発明は、訪問者に読み書き可能なＩＣカードを発行し、カードに記憶された通行及び入室可能なエリアのみが許可されるため、訪問者の管理及びセキュリティの確保が図られる。

また、受付機に備えられているカメラの画像から訪問者の顔をカード表面に印刷しておくことにより、カードを名札としても使用することができ、また、訪問者のセキュリティに対する意識を高めることもできる。

また、カード発行時に訪問者をＩＰカメラによりスナップショット撮影を行って、撮影画像を記録保存しておくようにする。これにより、異常が発生したときの追跡調査が可能となる。また、訪問者又は他のものによる電話発信時にもＩＰカメラによりスナップショット撮影を行って、撮影画像を記録保存しておくようにする。これにより、悪戯等の電話発信時に対しても対応可能となる。また、撮影及び画像の保存を受付機のディスプレイ上で告知することにより、セキュリティへのアピールとなり、悪戯等を防止することができる。

１ 受付システム
２ 受付機
３ タッチパネル式ディスプレイ
４、２７ ＩＰフォン
５ ＩＰカメラ
６ カード発行機
７ カード
８ 制御部
９ データベース
１５ カード回収機
１７ フラッパーゲート
１８ カードリーダ
２０ 入退管理ＰＣ
２３ スイッチングハブ
２５ ＩＰテレフォニーサーバ
２８ ＰＣ
３０ ＬＡＮ

Claims (5)

1. 訪問先を表示する表示手段と、訪問先を選択する選択手段と、選択した訪問先を呼び出し通話する通話手段と、訪問許可証としてのカードを発行するカード発行手段と、訪問者を撮像する撮像手段と、前記表示手段、前記選択手段、前記通話手段、前記カード発行手段及び前記撮像手段を制御し、担当者を特定するためのＩＤ情報と関連付けられた電話番号を記憶した記憶手段を有する制御手段とを備えた受付手段と、
   該受付手段の通話手段から発せられる電話番号と対応して設けられている、前記撮像手段の映像を表示する端末装置と、
   前記受付手段及び前記端末装置を接続した通信網とを有し、
   前記端末装置は、担当者のＩＤ情報及び前記カード発行手段にカードの発行要求を前記受付手段に送信し、前記通話手段から発せられた電話番号と、前記端末装置から送信された担当者のＩＤ情報から前記記憶手段を検索して得られた電話番号とを比較し、両方の電話番号が一致したとき前記カード発行手段でカードを発行するようにしたことを特徴とする受付システム。
2. 前記受付手段のカード発行手段から発行するカードは、読み書き可能な記憶媒体からなることを特徴とする請求項１に記載の受付システム。
3. 前記受付手段のカード発行手段から発行するカードは、その表面が描画及び消去可能な可逆性の記録層を有することを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の受付システム。
4. 前記カードは、訪問者の入館後に担当者が面会済みであることの認証情報を記憶するようにしたことを特徴とする請求項１乃至請求項３のうち、いずれか１に記載の受付システム。
5. 前記受付手段のカード発行手段から発行するカードは、その表面の描画及び消去可能な可逆性の記録層に、前記受付手段の撮像手段で撮像した訪問者の顔を描画したものであることを特徴とする請求項１乃至請求項４のうち、いずれか１に記載の受付システム。

Images