JP2009245097A - 入館受付システムおよび入館受付方法 - Google Patents

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Abstract

【課題】受付作業の効率を向上させることができる入館受付システムおよび入館受付方法を提供する。
【解決手段】BMS1の一覧作成部14は、業者台帳171と保全スケジュール172から所定の日時に作業を行う所定の業者の一覧表を作成して入館受付端末2に送信する。入館受付端末2は、その一覧表に含まれる携帯電話機の番号と、来訪者認証部25により取得された来訪者の携帯電話機の発信者番号と比較し、これらが一致する場合には来訪者の入館を許可し、一致しない場合には来訪者の入館を許可しないようにする。これにより、従来のようにIDやパスワードの発行、クレジットカードの認証などの来訪者の受付時における作業が不要となるので、結果として、受付作業の効率を向上させることができる。
【選択図】 図1

Description

本発明は、建造物に入館する際に受付作業を行う入館受付システムおよび入館受付方法に関するものである。
テナントビルや研究施設などの建造物への利用者の入退館管理を行っている施設では、通常、他に空調設備、防犯設備、防災設備、放送設備などの各種管理も行っている。なかでも、設備の保全管理を行うBMS(Building Management System)では、建造物の設備毎に定められている点検等の作業を管理する作業台帳やその作業を行う業者を管理するための業者台帳などにより、保全に関する項目やスケジュールの管理を行っている。このBMSでは、予め定められた保全に関するスケジュールに基づき、本日実施する作業について、作業を行う業者、時間帯、作業内容などに関する情報を作業台帳や業者台帳から抽出し、これを守衛所などの建造物の受付を行う部署に出力している。この出力された情報と来訪者とを照合することにより、受付の担当者は来訪者の管理を行っている。
上述したようなBMSでは、近年、受付作業の効率向上のために様々な提案がなされている。例えば、外部業者を予め登録してIDやパスワードを発行しておき、入館する際にそのIDとパスワードを入力することによって、入館受付を自動化することが提案されている(例えば、特許文献1参照。)。また、来訪者の受付をクレジットカードを用いて行うことも提案されている(例えば、特許文献2参照。)。
特開2005−44206号公報 特開2005−149362号公報
しかしながら、例えば外部業者を登録する場合、出入りする外部業者は様々な作業を短時間で複数の不特定の人が行うことが多く、かつ、入館時間も短時間に集中することが多いため、最初にIDやパスワードの発行する際に時間がかかり、結果として、受付作業の効率向上を図ることが困難であった。また、クレジットカードを用いる場合は、毎回認証機関に対して問い合わせしなければならず、時間と手間がかかるため、受付作業の効率を向上させることが困難であった。
そこで、本発明は、受付作業の効率を向上させることができる入館受付システムおよび入館受付方法を提供することを目的とする。
上述したような課題を解消するために、本発明に係る入館受付システムは、所定の建造物に対して行われる作業の予定に関するスケジュール情報と、作業を行う作業者の識別情報の一覧に関する作業者台帳とを予め記憶する記憶手段と、スケジュール情報と作業者台帳とから、所定の日時に作業を行う作業者の識別情報の一覧表を作成する作成手段と、来訪者の識別情報を取得する取得手段と、この取得手段により取得された識別情報と、一覧表に含まれる識別情報とが一致する場合には来訪者の入館を許可し、一致しない場合には来訪者の入館を許可しないと判定する判定手段と、この判定手段による判定結果を出力する出力手段とを備えたことを特徴とする。
上記入館受付システムにおいて、一覧表は、各作業について建造物の管理者が確認をしたか否かに関する確認情報をさらに含み、確認情報に基づいて、未確認の作業について管理者に問い合わせを行う確認手段をさらに備えるようにしてもよい。
上記入館受付システムにおいて、識別情報は、電話番号からなり、取得手段は、来訪者の携帯電話機からの着信時に通知される識別情報を取得するようにしてもよい。
また、本発明に係る入館受付方法は、記憶手段が、所定の建造物に対して行われる作業の予定に関するスケジュール情報と、作業を行う作業者の識別情報の一覧に関する作業者台帳とを予め記憶する記憶ステップと、一覧作成手段が、記憶手段に記憶されたスケジュール情報と作業者台帳とから、所定の日時に作業を行う作業者の識別情報の一覧表を作成する作成ステップと、情報取得手段が、来訪者の識別情報を取得する取得ステップと、情報取得手段が来訪者の識別情報を取得すると、判定手段が、一覧表を参照して取得ステップにより取得された識別情報と、一覧表に含まれる個人情報とが一致する場合には来訪者の入館を許可し、一致しない場合には来訪者の入館を許可しないと判定する判定ステップと、出力手段が、判定ステップによる判定結果を出力する出力ステップとを備えたことを特徴とする。
本発明によれば、予め記憶された、作業の予定に関するスケジュール情報と作業を行う業者の識別情報の一覧に関する業者台帳とから所定の日時に作業を行う所定の業者の識別情報の一覧表を作成し、この一覧表に含まれる識別情報と来訪者から取得した識別情報と比較し、これらが一致する場合には来訪者の入館を許可し、一致しない場合には来訪者の入館を許可しないようにすることにより、来訪者の受付時におけるIDやパスワードの発行やクレジットカードの認証などの各種受付作業が不要となるので、受付作業の効率を向上させることができる。
以下、図面を参照して、本発明の実施の形態について詳細に説明する。
[入館管理システムの構成]
図1に示すように、本実施の形態に係る入館管理システムは、本日入館する外部業者の一覧表を作成するBMS(Building Management System)1と、このBMS1から受信する一覧表に基づいて入館者の受付作業を行う入館受付端末2と、インターネット、LAN(Local Area Network)、WAN(Wide Area Network)、電話回線、無線通信回線等の公知のネットワークからなるネットワーク3とを少なくとも備えている。
<BMSの構成>
BMS1は、操作入力部11と、表示部12と、送受信部13と、一覧作成部14と、スケジュール管理部15と、管理者確認部16と、記憶部17とを少なくとも備え、これらがバス等により接続されている。
操作入力部11は、BMS1の管理者の操作入力をキーボードやマウスなどの公知の入力装置を介して検出する機能部である。
表示部12は、BMS1の各種情報をCRT(Cathode Ray Tube)やLCD(Liquid Crystal Display)などの公知の表示装置に表示させる機能部である。
送受信部13は、ネットワーク3を介して入館受付端末2や他の装置と各種情報の送受信を行う機能部である。この送受信部13は、メーラーや音声通話を実現する機能も備えており、電子メールの送受信、各種データの送受信、音声通話等を行うことができる。
一覧作成部14は、入館受付端末2が設置された建造物に、外部業者により行われる保全作業の一覧表を作成する機能部である。この一覧表は、ネットワーク3を介して送受信することができる電子データの形式で作成される。
スケジュール管理部15は、入館受付端末2が設置された建造物における保全作業のスケジュールを示す後述する保全スケジュール172を作成する機能部である。
管理者確認部16は、一覧作成部14により作成された一覧表において、実施の有無や内容が未確認の作業をBMS1または入館受付端末2の管理者に確認させる機能部である。
記憶部17は、BMS1の各動作に必要な情報を記憶する機能部であり、業者台帳171と、保全スケジュール172とを少なくとも記憶している。
業者台帳171は、図2に示すように、業者名、担当者名、携帯電話機の電話番号からなる連絡先、担当する作業など、入館受付端末2が設置された建造物に対して保全や修繕作業を行う業者に関するデータを、業者や担当者毎に記録したものである。
保全スケジュール172は、図3に示すように、定期的または不定期な作業の何れであるか示す作業種別、行われる作業の内容に関する作業内容、作業の開始時刻に関する開始予定時刻、作業の終了時刻に関する終了予定時刻、該当する作業の実施の確認の有無およびこの確認を行うBMS1または入館受付端末2の管理者に関する管理者確認、作業を行う業者が外部または内部の何れであるかを示す内外区分など、入館受付端末2が設置された建造物に対して行われる保全や修繕作業のスケジュールに関するデータを、各作業毎に記録したものである。
管理者データ173は、図4に示すように、管理者の名前、各管理者が担当する保全や修繕作業に関する情報を示す担当設備、各管理者の携帯電話番号を示す連絡先、各管理者のメールアドレスなどBMS1または入館受付端末2が設置された建造物の各管理者に関するデータを、管理者毎に記録したものである。
このようなBMS1は、CPU等の演算装置と、メモリ、HDD(Hard Disc Drive)等の記憶装置と、キーボード、マウス、ポインティングデバイス、ボタン、タッチパネル等の外部から情報の入力を検出する入力装置と、インターネット、LAN、WAN等の通信回線を介して各種情報の送受信を行うI/F装置と、CRT、LCDまたはFED等の表示装置を備えたコンピュータと、このコンピュータにインストールされたプログラムとから構成される。すなわちハードウェア装置とソフトウェアとが協働することによって、上記のハードウェア資源がプログラムによって制御され、上述した操作入力部11、表示部12、送受信部13、一覧作成部14、スケジュール管理部15、管理者確認部16および記憶部17が実現される。なお、上記プログラムは、フレキシブルディスク、CD−ROM、DVD−ROM、メモリカードなどの記録媒体に記録された状態で提供されるようにしてもよい。
<入館受付端末の構成>
入館受付端末2は、操作入力部21と、表示部22と、送受信部23と、確認部24と、来訪者認証部25と、入館判定部26とを少なくとも備え、これらがバス等により接続されている。
操作入力部21は、入館受付端末2の管理者の操作入力をキーボードやマウスなどの公知の入力装置を介して検出する機能部である。
表示部22は、入館受付端末2の各種情報をCRTやLCDなどの公知の表示装置に表示させる機能部である。
送受信部23は、ネットワーク3を介してBMS1や他の装置と各種情報の送受信を行う機能部である。この送受信部23は、メーラーや音声通話を実現する機能も備えており、電子メールの送受信、各種データの送受信、音声通話等を行うことができる。
確認部24は、一覧表の内容や来訪者について入館受付端末2の管理者に確認作業を行わせる機能部である。
来訪者認証部25は、入館受付端末2が設置された建造物への来訪者の認証を行う機能部である。
入館判定部26は、入館受付端末2が設置された建造物への来訪者の入館を許可するか否かを判定する機能部である。
記憶部27は、入館受付端末2の各動作に必要な情報を記憶する機能部であり、一覧表271と、管理者データ272とを記憶している。
一覧表271は、BMS1の一覧作成部14により作成された一覧表である。この一覧表は、BMS1から送信され、記憶部27に格納される。
管理者データ272は、BMS1の記憶部17に記憶された管理者データ173と同様、図4に示すように、管理者の名前、各管理者が担当する保全や修繕作業に関する情報を示す担当設備、各管理者の携帯電話番号を示す連絡先、BMS1または各管理者のメールアドレスなど入館受付端末2が設置された建造物の各管理者に関するデータを、管理者毎に記録したものである。
このような入館受付端末2は、CPU等の演算装置と、メモリ、HDD等の記憶装置と、キーボード、マウス、ポインティングデバイス、ボタン、タッチパネル等の外部から情報の入力を検出する入力装置と、インターネット、LAN、WAN等の通信回線を介して各種情報の送受信を行うI/F装置と、CRT、LCDまたはFED等の表示装置を備えたコンピュータと、このコンピュータにインストールされたプログラムとから構成される。すなわちハードウェア装置とソフトウェアとが協働することによって、上記のハードウェア資源がプログラムによって制御され、上述した操作入力部21、表示部22、送受信部23、確認部24、来訪者認証部25、入館判定部26および記憶部27が実現される。なお、上記プログラムは、フレキシブルディスク、CD−ROM、DVD−ROM、メモリカードなどの記録媒体に記録された状態で提供されるようにしてもよい。
[入館管理システムの動作]
次に、本実施の形態に係る入館管理システムの動作について説明する。なお、以下においては、BMS1による一覧表の作成動作と、入館受付端末2によるその一覧表を用いた入館受付動作についてそれぞれ説明する。
<一覧表作成動作>
まず、BMS1による一覧表の作成動作について説明する。
図5に示すように、BMS1の一覧作成部14は、日付が変わると、記憶部17の保全スケジュール172から本日行われる作業に関する情報を抽出する(ステップS1)。この保全スケジュール172には、図3に示すように、BMS1が管理する入館受付端末2が配置された建造物の保全や修繕作業のスケジュールが記録されている。一覧作成部14は、その中から当日行われる作業を抽出する。なお、保全スケジュール172は、スケジュール管理部15により、操作入力部11により検出されたBMS1の管理者による操作入力や送受信部13により外部から受信した各種情報に基づいて予め作成され、記憶部17に格納されている。
本日行われる作業を抽出すると、一覧作成部14は、その作業に外部業者の作業が含まれているか否かを確認する(ステップS2)。この確認は、保全スケジュール172から抽出した情報に基づいて行われる。具体的には、図3に示す保全スケジュール172の場合、各作業に対応する内外区分のレコードに含まれるデータを確認することにより行われる。すなわち、内外区分のレコードの値が、「外」の場合は外部業者の作業、「内」の場合は内部業者の作業として判断する。
外部業者の作業が含まれていない場合(ステップS2:NO)、BMS1は、一覧作成部14により一覧表を作成せず、ステップS1の処理に戻る。
一方、外部業者の作業が含まれている場合(ステップS2:YES)、一覧作成部14は、保全スケジュール172から抽出した本日行われる作業と、記憶部17の業者台帳171とに基づいて、一覧表を作成する(ステップS3)。具体的には、保全スケジュール172から抽出した作業から外部業者により行われる作業とのみを抜粋し、この作業の担当者に関する情報を業者台帳171から抽出し、これらから入館受付端末2の管理者にとって余分な情報を削除した上で所定の形式に加工した一覧表を生成する。これにより、例えば、図6に示すような一覧表が作成される。この図6に示す一覧表には、業者名、作業者名、作業内容、その作業者または業者の携帯電話機の電話番号からなる連絡先、作業の開始予定時刻、作業の終了予定時刻、該当する作業の実施の有無や内容の確認が行われたか否かおよびその確認を行うBMS1または入館受付端末2の管理者に関する情報を表す管理者確認などの情報が含まれる。
一覧表を作成すると、管理者確認部16は、その一覧表に含まれる各作業のうち管理者が未確認の作業があるか否かを確認する(ステップS4)。これは、例えば、図6に示す一覧表の場合、「管理者」と「確認」のレコードの値を確認することにより行われる。図6の業者Aの作業では、「管理者」のレコードの値が「X」となっており、「確認」のレコードの値が「空欄」となっている。これは、その作業が未確認であり、その確認を行う管理者はXであることを意味している。一方、図6の業者Cによる作業は、「管理者」のレコードの値が「Y」となっており、「確認」のレコードの値が「○」となっている。これは、その作業が、管理者「Y」によって確認済みであることを示している。
未確認の作業がある場合(ステップS4:YES)、管理者確認部16は、その作業の確認を行う担当者に、確認を行うよう依頼する(ステップS5)。具体的には、管理者確認部16は、作成された一覧表の「管理者」と「確認」のレコードを確認することにより、未確認の作業を確認する管理者を特定する。この管理者を特定すると、管理者データ173からその管理者のメールアドレスを抽出し、このメールアドレスに宛てて未確認の作業の確認を依頼する旨を記載した電子メールを作成する。作成された電子メールは、送受信部13によりネットワーク3を介して送信される。
未確認の作業がない場合(ステップS4:NO)または確認を依頼する電子メールが送信されると、送受信部13は、一覧作成部14により作成された一覧表を、入館受付端末2に送信する(ステップS6)。これにより、図6に示すような本日行われる外部業者による作業が記載された一覧表が、入館受付端末2に送信される。なお、一覧表は、電子データの形式で入館受付端末2に送信される。
<入館受付動作>
次に、入館受付端末2による入館受付動作について説明する。
送受信部23によりBMS1から一覧表を受信すると(ステップS11:YES)、入館受付端末2は、確認部24により、その一覧表に含まれる各作業のうち管理者が未確認の作業があるか否かを確認する(ステップS12)。これは、上述した図5のステップS4の処理と同様、例えば、図6に示す一覧表の場合、「管理者確認」のレコードの値を確認することにより行われる。
未確認の作業がある場合(ステップS12:YES)、確認部24は、その作業の確認を行う担当者に、確認を行うよう依頼する(ステップS13)。これは、上述した図5のステップS5の処理と同様、作成された一覧表の「管理者確認」のレコードから未確認の作業を確認する管理者を特定し、管理者データ173からその管理者のメールアドレスを抽出し、このメールアドレスに宛てて未確認の作業の確認を依頼する旨を記載した電子メールを作成することにより行われる。作成された電子メールは、送受信部23によりネットワーク3を介して送信される。
未確認の作業がない場合(ステップS12:NO)または確認を依頼する電子メールが送信されると、一覧表に掲載された外部業者の来訪を待機する。すなわち、来訪者認証部25により、来訪者の識別情報を受信したか否かを確認する(ステップS14)。本実施の形態に係る入館受付システムでは、入館受付端末2に配設された建造物に来訪した外部業者に対して、所持している携帯電話機により入館受付端末2に電話をかけさせ、これにより受信する携帯電話機の発信者番号を、その外部業者の識別情報として扱う。
送受信部23により携帯電話機の発信者番号を受信したことが検出されると(ステップS14:YES)、入館判定部26は、その発信者番号と記憶部27に格納された一覧表271とを照合する(ステップS15)。これは、例えば図6に示す一覧表の場合、「連絡先」のレコードに格納された電話番号と、受信した発信者番号とを比較することにより行われる。
発信者番号と一覧表に掲載された電話番号とが一致した場合(ステップS16:YES)、入館判定部26は、その発信者番号に対応する携帯電話機を所持している外部業者の入館を許可する(ステップS17)。この許可は、例えば、入館受付端末2の表示画面に入館を許可する旨の表示をさせたり、入館受付端末2から入館を許可する旨の音声メッセージを出力させたり、外部業者の携帯電話機に入館を許可する旨の音声メッセージを送出したりすることにより行うようにしてもよい。
また、入館判定部26は、来訪した外部業者の入館を許可した旨を、管理者に通知する(ステップS21)。この通知は、例えば、電子メールなどにより行われる。
一方、発信者番号と一覧表に掲載された電話番号とが一致しない場合(ステップS16:NO)、入館判定部26は、確認部24により電話をかけた外部業者の確認を要求する旨の指示を、入館受付端末2の管理者に対して行う(ステップS18)。この指示は、入館受付端末2の表示画面に確認を要求する旨の表示をさせたり、入館受付端末2から確認を要求する旨の音声メッセージを出力させたりすることにより行うようにしてもよい。
確認部24により、管理者によって発信者番号と一覧表とが一致しない外部業者の識別情報を特定したことが検出されると(ステップS19:YES)、入館判定部26は、その外部業者の入館を許可する(ステップS17)。一方、確認部24により、外部業者の識別情報が特定できないことが検出されると(ステップS19:YES)、入館判定部26は、その外部業者の入館を許可しない(ステップS20)。
外部業者の識別情報の特定は、管理者がその外部業者に直接問い尋ねたり、その外部業者から身分を証明する書類を提示してもらったりすることにより行うようにしてもよい。来館した外部業者が作業を行う外部業者であることが確認されると、管理者は、キーやマウスなどの入力装置を介して操作入力を行うことにより、識別情報を特定したまたは特定できない旨を入館受付端末2に入力する。その操作入力に関する情報は、操作入力部21により検出され、確認部24に送出される。
入館を許可しない場合、入館判定部26は、入館受付端末2の表示画面に入館を許可しない旨の表示をさせたり、入館受付端末2から入館を許可しない旨の音声メッセージを出力させたり、外部業者の携帯電話機に入館を許可しない旨の音声メッセージを送出したりするようにしてもよい。
以上説明したように、本実施の形態によれば、保全スケジュールと業者台帳とから所定の日時に作業を行う所定の業者の一覧表を作成して入館受付端末2に送信し、入館受付端末2において、受信した一覧表に含まれる携帯電話機の番号と来訪者の携帯電話機の発信者番号と比較し、これらが一致する場合には来訪者の入館を許可し、一致しない場合には来訪者の入館を許可しないようにすることにより、従来のようにIDやパスワードの発行、クレジットカードの認証などの来訪者の受付時における作業が不要となるので、結果として、受付作業の効率を向上させることができる。
なお、本実施の形態において、入館を許可するか否かを外部業者の携帯電話機の電話番号に基づいて行うようにしたが、その外部業者を識別できるのであれば、例えば、顔写真、指紋、虹彩、静脈形状など様々な情報を用いることができる。この場合、一覧表に外部業者を識別するための情報を含めるとともに、その情報を認識するための装置を入館受付端末2に設けることにより、実現することができる。
本発明は、個人や団体の認証を行う各種システムに適用することができる。
本発明の入館管理システムの構成を示す図である。 業者台帳のデータ構成を模式的に示す図である。 保全スケジュールのデータ構成を模式的に示す図である。 管理者データのデータ構成を模式的に示す図である。 一覧表作成動作を示すフローチャートである。 一覧表のデータ構成を模式的に示す図である。 入館受付動作を示すフローチャートである。
符号の説明
1…BMS、2…入館受付端末、3…ネットワーク、11…操作入力部、12…表示部、13…送受信部、14…一覧作成部、15…スケジュール管理部、16…管理者確認部、17…記憶部、21…操作入力部、22…表示部、23…送受信部、24…確認部、25…来訪者認証部、26…入館判定部、27…記憶部、171…業者台帳、172…保全スケジュール、271…一覧表、272…管理者データ。

Claims (4)

  1. 所定の建造物に対して行われる作業の予定に関するスケジュール情報と、前記作業を行う作業者の識別情報の一覧に関する作業者台帳とを予め記憶する記憶手段と、
    前記スケジュール情報と前記作業者台帳とから、所定の日時に前記作業を行う作業者の識別情報の一覧表を作成する作成手段と、
    来訪者の識別情報を取得する取得手段と、
    この取得手段により取得された識別情報と、前記一覧表に含まれる識別情報とが一致する場合には前記来訪者の入館を許可し、一致しない場合には前記来訪者の入館を許可しないと判定する判定手段と、
    この判定手段による判定結果を出力する出力手段と
    を備えたことを特徴とする入館受付システム。
  2. 前記一覧表は、各作業について前記建造物の管理者が確認をしたか否かに関する確認情報をさらに含み、
    前記確認情報に基づいて、未確認の作業について前記管理者に問い合わせを行う確認手段をさらに備える
    ことを特徴とする請求項1記載の入館受付システム。
  3. 前記識別情報は、電話番号からなり、
    前記取得手段は、前記来訪者の携帯電話機からの着信時に通知される前記識別情報を取得する
    ことを特徴とする請求項1または2記載の入館受付システム。
  4. 記憶手段が、所定の建造物に対して行われる作業の予定に関するスケジュール情報と、前記作業を行う作業者の識別情報の一覧に関する作業者台帳とを予め記憶する記憶ステップと、
    一覧作成手段が、前記記憶手段に記憶された前記スケジュール情報と前記作業者台帳とから、所定の日時に前記作業を行う作業者の識別情報の一覧表を作成する作成ステップと、
    情報取得手段が、来訪者の識別情報を取得する取得ステップと、
    前記情報取得手段が来訪者の識別情報を取得すると、判定手段が、前記一覧表を参照して前記取得ステップにより取得された識別情報と、前記一覧表に含まれる個人情報とが一致する場合には前記来訪者の入館を許可し、一致しない場合には前記来訪者の入館を許可しないと判定する判定ステップと、
    出力手段が、前記判定ステップによる判定結果を出力する出力ステップと
    を備えたことを特徴とする入館受付方法。
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* Cited by examiner, † Cited by third party
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JP2018018367A (ja) * 2016-07-29 2018-02-01 株式会社Ihi 認証システム、認証方法、および認証プログラム

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