JP5414560B2 - 仕訳データ作成装置、仕訳データ作成方法及びプログラム - Google Patents
仕訳データ作成装置、仕訳データ作成方法及びプログラム Download PDFInfo
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Description
この仕訳には、決算書類(貸借対照表又は損益計算書)において記述される位置(借方又は貸方)にその勘定科目があれば、その勘定科目の金額の増加(発生)を表し、反対側にあればその勘定科目の金額の減少を表す、というルールがある。
(1)売上が600,000円発生したこと。
(2)現預金が600,000円増加したこと。
(3)売掛金が600,000円発生後、同額が減少した結果、売掛金の残高がなくなったこと(商品又はサービスの対価について顧客から全額の支払がなされたこと)。
以上のようにして取引を記録するのが、仕訳である。
(2)未だ提供していない商品又はサービスについて、顧客から支払を受けても、「負債」の扱いにならない。
(3)従って、決算時点における実際の財務状況(資産及び負債のバランスや、費用及び収益の対応)を適正に表すことができない。
また、この場合、上記[2]のような仕訳における現預金600,000円のうち300,000円は、未だ提供していないサービスの対価として支払を受けたものである。従って、上記[3]は、決算時点での適正な負債の金額を表すために、「前受収益」(負債に分類される)300,000円を計上しているのである。
(a)複数のレコードを有し、各レコードについて、複数月にわたる継続的な取引に関する売上額のデータと、前記取引の継続する年月を特定するデータと、を対応付けた売上データを記憶する売上データ記憶手段と、
(b)複数のレコードを有し、各レコードについて、前記取引に関する入金額のデータを記憶する入金データ記憶手段と、
(c)前記売上額のデータと前記入金額のデータとの対応関係を特定した対応データを記憶する対応データ記憶手段と、
を参照して、売上及び入金に関する仕訳データを作成する装置であって、
(d)前記売上データ記憶手段に新たな売上データが記憶された場合に、当該新たな売上データに係る売上額を、前記取引の継続する各月に按分することにより、各月の売上按分額のデータと、按分した各月を特定するデータと、を含む按分データを作成する按分データ作成手段と、
(e)前記対応データ記憶手段に新たな対応データが記憶された場合であって、当該新たな対応データによって特定された売上額を按分した各月がいずれも到来していない場合に、当該新たな対応データによって特定された入金額について、借方に現預金を記述し、貸方に前受収益又は前受金を記述した仕訳データを作成する入金仕訳データ作成手段と、
(f)前記対応データ記憶手段に前記新たな対応データが記憶された後の各月において、前記売上按分額について、前記按分した各月が到来する毎に、借方に前受収益又は前受金を記述し、貸方に売上を記述した仕訳データを作成する売上仕訳データ作成手段と、
を具備する。
図1は、本発明の一実施形態に係る仕訳データ作成装置の概略構成図である。仕訳データ作成装置1は、記憶媒体の売上データ記憶部11、入金データ記憶部12、対応データ記憶部14、費用データ記憶部21、出金データ記憶部22、対応データ記憶部24にアクセス可能なコンピュータ装置である。仕訳データ作成装置1は、これらのデータに基づいて按分データを作成して記憶媒体の按分データ記憶部13及び23に記憶させ、さらに、これらのデータに基づいて仕訳データを作成して記憶媒体の仕訳データ記憶部15及び25に記憶させる。
ここで、第1の動作例について説明する。第1の動作例は、仕訳データ作成装置1を使用するユーザが、顧客に対し、複数月にわたって継続的にサービスを提供する場合に、その対価(売上)について、顧客から一括で入金された例である。
図2は、第1の動作例において仕訳データ作成装置が参照可能な各種データのデータ構成例を示す図である。
売上データ記憶部11は、例えば、仕訳データ作成装置1を使用するユーザから顧客に送付した請求書の情報、又は、仕訳データ作成装置1を使用するユーザと顧客との間で締結した契約書の情報を記憶する。
売上データ記憶部11は、複数のレコードを有するデータテーブルを含んでいる。各レコードは、データ入力日111を記憶するためのフィールドと、売上データ伝票番号112を記憶するためのフィールドと、売上額113を記憶するためのフィールドと、継続期間114を記憶するためのフィールドと、顧客名115を記憶するためのフィールドとを含んでいる。
売上額113は、顧客への請求書又は顧客との契約書に表示された金額である。売上額113としては、例えば、商品又はサービスの対価及び消費税の合計額として、「600,000」(円)等の情報が記憶される。或いは、売上額の内訳を示す明細を記憶しても良い。
顧客名115は、例えば、当該レコードに関する取引の相手方である顧客の名称である。
入金データ記憶部12は、例えば、仕訳データ作成装置1を使用するユーザの取引銀行から送付される入出金データ、又は、仕訳データ作成装置1を使用するユーザの現金出納簿などのデータを記憶する。
入金データ記憶部12は、複数のレコードを有するデータテーブルを含んでいる。各レコードは、データ入力日121を記憶するためのフィールドと、入金データ伝票番号122を記憶するためのフィールドと、入金額123を記憶するためのフィールドと、支払人名125を記憶するためのフィールドとを含んでいる。
入金データ伝票番号122は、各レコードを識別する番号である。
按分データ記憶部13は、売上データ記憶部11の売上データに基づいて按分データ作成部17によって作成された按分データを記憶する。
按分データ記憶部13は、複数のレコードを有するデータテーブルを含んでいる。各レコードは、データ作成日131を記憶するためのフィールドと、売上データ伝票番号132を記憶するためのフィールドと、売上按分額133を記憶するためのフィールドと、按分月134を記憶するためのフィールドとを含んでいる。
売上データ伝票番号132は、当該レコードに係る按分データの元となった売上データ記憶部11の各レコードを識別する売上データ伝票番号112に、対応する番号である。なお、売上データ記憶部11と同一のテーブル上に按分データを記憶する場合には、売上データ伝票番号132を重ねて記憶する必要はない。
按分月134は、例えば、売上額を按分した各月を特定するデータであり、売上データ記憶部11の継続期間114の各月に相当する。
対応データ記憶部14は、売上データ記憶部11の売上データ及び入金データ記憶部12の入金データに基づいて、コンピュータ装置による検索処理又はオペレータによる手作業によって作成された対応データを記憶する。
対応データ記憶部14は、複数のレコードを有するデータテーブルを含んでいる。各レコードは、データ作成日141を記憶するためのフィールドと、入金データ伝票番号142を記憶するためのフィールドと、売上データ伝票番号143を記憶するためのフィールドとを含んでいる。
入金データ伝票番号142は、入金データ記憶部12の入金データ伝票番号122に対応する番号であり、売上データ伝票番号143は、売上データ記憶部11の売上データ伝票番号112に対応する番号である。この入金データ伝票番号142と売上データ伝票番号143との組合せにより、対応データは、入金額のデータと売上額のデータとの対応関係を特定する。なお、入金データ記憶部12と同一のテーブル上に対応データを記憶する場合には、入金データ伝票番号142を重ねて記憶する必要はない。また、売上データ記憶部11と同一のテーブル上に対応データを記憶する場合には、売上データ伝票番号143を重ねて記憶する必要はない。
図3は、第1の動作例において仕訳データ作成装置が作成する仕訳データのデータ構成例と、各仕訳時点での勘定科目毎の残高と、を示す図である。図3に示す仕訳データは、入金データ記憶部12の入金データ伝票番号「201」に係る入金データと、按分データ記憶部13の売上データ伝票番号「101」に係る按分データと、対応データ記憶部14の対応データとに基づいて、売上仕訳データ作成部18及び入金仕訳データ作成部19によって作成された例である。
図3の左半分に示すように、仕訳データ記憶部15は、複数のレコードを有するデータテーブルを含んでいる。各レコードは、仕訳データ行番号151を記憶するためのフィールドと、仕訳日152を記憶するためのフィールドと、借方勘定科目153を記憶するためのフィールドと、借方金額154を記憶するためのフィールドと、貸方勘定科目155を記憶するためのフィールドと、貸方金額156を記憶するためのフィールドとを含んでいる。
借方勘定科目153及び貸方勘定科目155は、仕訳に用いられる勘定科目である。借方金額154及び貸方金額156は、各勘定科目の金額である。
図3においては、説明の便宜上、売上データ記憶部11の1つのレコード及び入金データ記憶部12の1つのレコードに係る取引のみが記載されている。しかし、実際には、仕訳データ記憶部15に、売上データ記憶部11の複数のレコード及び入金データ記憶部12の複数のレコードに係る取引が記憶されることになる。従って、データの対応関係を明らかにするため、仕訳データ記憶部15には、売上データ伝票番号112及び入金データ伝票番号122に対応する番号を併せて記憶することが望ましい。
図2の売上データ記憶部11に示すように、2009年12月1日には、売上額「600,000」(円)を含む売上データが作成されている。しかし、継続期間「2010年1月〜6月」の始期が到来していないので、この時点では仕訳データの作成を行わない。従って、顧客からの支払状況の管理は、図3に示す仕訳データによって行うことはできない。しかし、既に売上データが作成されているので、顧客からの支払状況の管理は、売上データ記憶部11の売上データと、入金データ記憶部12の入金データと、対応データ記憶部14の対応データとによって行うことができる。
図2の按分データ記憶部13に示すように、2010年1月には、売上データ伝票番号「101」についての最初の按分月「2010年1月」が到来する。従って、売上仕訳データ作成部18は、図3に示すように、売上按分額「100,000」について、貸方科目を「売上」とする仕訳データを作成する。このとき、当該売上データ伝票番号「101」に係る売上額を特定する対応データは未だ記憶されておらず(対応データ記憶前)、対応する入金は未だなされていないと見なすことができるので、借方科目は「売掛金」(「受取手形」でも良い。以下同じ。)とする(仕訳データ行番号[5])。
図2の入金データ記憶部12に示すように、2010年2月10日には、入金データ伝票番号「201」についての新たな入金データが記憶されている。そこで、入金仕訳データ作成部19は、図3に示すように、当該入金データに係る入金額「600,000」(円)について、借方科目を「現預金」とする仕訳データを作成する。このとき、入金仕訳データ作成部19は、対応データ記憶部14の対応データを参照する。入金データ伝票番号「201」に係る入金データを特定する対応データが記憶されている場合は、それに基づいて後述の[7]〜[9]のように貸方科目を決定できる。しかし、図2に示す例においては、2010年2月10日において未だ対応データが記憶されていないので、当該入金額のデータがどの売上額のデータに対応するか不明である。このように対応データが記憶されていない場合には、図3に示すように、上述の「600,000」(円)について、貸方科目は「仮受金」とする(仕訳データ行番号[6])。
図2の対応データ記憶部14に示すように、2010年2月15日に新たな対応データが記憶されると、上述の「600,000」(円)の入金額のデータがどの売上額のデータに対応するかが判明する。そこで、売上額を按分した按分月と対応データとの先後関係に応じて、入金仕訳データ作成部19が以下の仕訳を行う。
また、入金額のうち、400,000円については、按分月が未到来(2010年3月、4月、5月、6月)の分であるので、貸方科目を「前受収益」(「前受金」でも良い。以下同じ。)とする(仕訳データ行番号[9])。
そして、入金額のうち、残りの100,000円については、按分月が未経過であるが到来済み(対応データが記憶された年月と按分月とが同月の2010年2月)の分である。この場合には、按分月の所定日(月末)が到来した段階で、貸方科目を「売上」とする(仕訳データ行番号[8])。
結局、仮受金の相殺を考慮すると、仕訳データ行番号[6]〜[9]の仕訳は、次のように借方科目を「現預金」とし、貸方科目を「売掛金」「売上」「前受収益」の3種とする仕訳をしたのと同じ結果になる。
図2の按分データ記憶部13に示すように、2010年3月以降も、売上データ伝票番号「101」についての按分月が毎月到来する。そこで、図3に示すように、2010年3月以降の各月の所定日(図3においては、月末)に、売上仕訳データ作成部18が、売上按分額「100,000」について、貸方科目を「売上」とする仕訳データを作成する。このとき、当該売上データ伝票番号「101」に係る売上額を特定する対応データは既に記憶されており(対応データ記憶後)、対応する入金が前受収益として既に計上されているので、借方科目は「前受収益」とする(仕訳データ行番号[10]〜[13])。これらの仕訳により、図3の右半分に示されるように、2010年3月以降、現預金の残高「600,000」円は変化しないが、売上に相当する部分が毎月「100,000」円ずつ増加し、前受収益に相当する部分が毎月「100,000」円ずつ減少する。
上述の仕訳データ行番号[6]〜[9]の仕訳は、2010年2月15日に新たな対応データが記憶された後、按分月の所定日(月末)が到来するのを待って「売掛金」「売上」「前受収益」の3種に仕訳をする例を示しているが、次のように仕訳しても同様の結果となる。
また、入金仕訳データ作成部19は、按分月が未到来(2010年3、4、5、6月)の分(400,000円)と、按分月と同月(2010年2月)であるが所定日(月末)が到来していない分(100,000円)について、貸方科目を「前受収益」とした仕訳データを作成する(仕訳データ行番号[8b])。このときの借方科目は、「仮受金」とする。
そして、売上仕訳データ作成部18は、按分月と同月(2010年2月)の分(100,000円)について、所定日(月末)が到来した時点で、図3の仕訳データ行番号[10]〜[13]と同様の仕訳をする(仕訳データ行番号[9b])。
図4は、仕訳データ作成装置の第1の動作例を示すフローチャートである。仕訳データ作成装置1は、上述の按分データ作成部17、売上仕訳データ作成部18、入金仕訳データ作成部19の各機能を実現するプログラムの各モジュールをコンピュータ読み取り可能な記憶媒体から読み出して実行することにより、以下の各ステップの処理を行う。
按分データ作成部17は、売上額113と継続期間114とを対応付けた新たな売上データが、売上データ記憶部11に記憶された場合に、按分データを作成する。
そこでまず、按分データ作成部17は、売上データ記憶部11を参照し、新たな売上データが記憶されたか否かを判定する(S10)。例えば、売上データを前回参照したときの伝票番号リストを、記憶媒体に保存しておき、これを現在の伝票番号リストと比較することにより、新しいレコードが記憶されたか否かを判定する。また例えば、売上データを前回参照したときにおける最新のデータ入力日を、記憶媒体に保存しておき、これを現在における最新のデータ入力日と比較することにより、新しいレコードが記憶されたか否かを判定する。
売上データ記憶部11に新たな売上データが記憶されている場合は、当該新たな売上データに係る売上額113を継続期間114の各月に按分することにより、按分データを作成して按分データ記憶部13に記憶させ(S11)、処理を終了する。按分データの作成は、例えば、継続期間114の終期から始期を減算することにより継続期間の継続月数を算出し、次に、売上額113を継続月数で除算することにより各月に均等に按分する。按分方法は均等な按分に限らず、売上額の一定比率に相当する額を最初の月に重点配分するようにしても良い。
売上仕訳データ作成部18は、按分データ作成部17によって作成された按分月が到来する毎に、仕訳データを作成する。
そこでまず、売上仕訳データ作成部18は、按分データ記憶部13の按分データとコンピュータ装置内の現在時刻データとを参照し、按分月が到来したか否かを判定する(S12)。按分月が到来したか否かだけでなく、按分月の所定日(月末、月初等)が到来したか否かを判定しても良い。
按分月(或いは按分月の所定日)が到来している場合は、当該按分月において、当該按分データに含まれる売上データ伝票番号132を特定した対応データが、対応データ記憶部14に記憶されているか否か(按分月と対応データとの先後関係)を判定する(S13)。
当該按分月が、対応データが記憶された年月より後である場合(対応データ記憶後)、按分データ記憶部13の売上按分額133について、借方科目を「前受収益」とし、貸方科目を「売上」とする仕訳データを作成する(S15)。
入金仕訳データ作成部19は、売上額113のデータと入金額123のデータとの対応関係を特定した新たな対応データが、対応データ記憶部14に記憶された場合に、仕訳データを作成する。
そこでまず、入金仕訳データ作成部19は、対応データ記憶部14を参照し、新たな対応データが記憶されたか否かを判定する(S16)。例えば、対応データを前回参照したときの伝票番号リストを、記憶媒体に保存しておき、これを現在の伝票番号リストと比較することにより、新しいレコードが記憶されたか否かを判定する。また例えば、対応データを前回参照したときにおける最新のデータ入力日を、記憶媒体に保存しておき、これを現在における最新のデータ入力日と比較することにより、新しいレコードが記憶されたか否かを判定する。
対応データ記憶部14に新たな対応データが記憶されている場合は、当該新たな対応データによって特定される売上額を按分した按分データを参照し、按分月がそれぞれ経過又は到来しているか否か(按分月と対応データとの先後関係)を判定する(S17)。
ここで、入金額のうち、未経過であるが到来している按分月に対応する分(対応データが記憶された年月と按分月とが同月の分)の仕訳については、図4に示されていないが、図3の[8]に示すように、同月分として貸方科目を「売上」としても良いし、上述の[7b][8b]に示すように、按分月の所定日が未経過であるか否かに応じて貸方科目を「前受収益」又は「売掛金」としても良い。
また、図3の[6]〜[9]や上述の[6]〜[9b]に示すように、仮受金を介在させても良いことは上述の通りである。
次に、第2の動作例について説明する。第2の動作例は、仕訳データ作成装置1を使用するユーザが、他の業者から、複数月にわたって継続的にサービスの提供を受ける場合に、その対価(費用)について、業者に対して一括で出金した例である。
図5は、第2の動作例において仕訳データ作成装置が参照可能な各種データのデータ構成例を示す図である。
費用データ記憶部21は、例えば、仕訳データ作成装置1を使用するユーザが業者から受領した請求書の情報、又は、仕訳データ作成装置1を使用するユーザと業者との間で締結した契約書の情報を記憶する。
費用データ記憶部21は、複数のレコードを有するデータテーブルを含んでいる。各レコードは、データ入力日211を記憶するためのフィールドと、費用データ伝票番号212を記憶するためのフィールドと、費用額213を記憶するためのフィールドと、継続期間214を記憶するためのフィールドと、業者名215を記憶するためのフィールドとを含んでいる。
費用額213は、業者からの請求書又は業者との契約書に表示された金額である。費用額213としては、例えば、商品又はサービスの対価及び消費税の合計額として、「600,000」(円)等の情報が記憶される。或いは、費用額の内訳を示す明細を記憶しても良い。
業者名215は、例えば、当該レコードに関する取引の相手方である業者の名称である。
出金データ記憶部22は、例えば、仕訳データ作成装置1を使用するユーザの取引銀行から送付される入出金データ、又は、仕訳データ作成装置1を使用するユーザの現金出納簿などのデータを記憶する。
出金データ記憶部22は、複数のレコードを有するデータテーブルを含んでいる。各レコードは、データ入力日221を記憶するためのフィールドと、出金データ伝票番号222を記憶するためのフィールドと、出金額223を記憶するためのフィールドと、支払先名225を記憶するためのフィールドとを含んでいる。
出金データ伝票番号222は、各レコードを識別する番号である。
按分データ記憶部23は、費用データ記憶部21の費用データに基づいて按分データ作成部27によって作成された按分データを記憶する。
按分データ記憶部23は、複数のレコードを有するデータテーブルを含んでいる。各レコードは、データ作成日231を記憶するためのフィールドと、費用データ伝票番号232を記憶するためのフィールドと、費用按分額233を記憶するためのフィールドと、按分月234を記憶するためのフィールドとを含んでいる。
費用データ伝票番号232は、当該レコードに係る按分データの元となった費用データ記憶部21の各レコードを識別する費用データ伝票番号212に、対応する番号である。なお、費用データ記憶部21と同一のテーブル上に按分データを記憶する場合には、費用データ伝票番号232を重ねて記憶する必要はない。
按分月234は、例えば、費用額を按分した各月を特定するデータであり、費用データ記憶部21の継続期間214の各月に相当する。
対応データ記憶部24は、費用データ記憶部21の費用データ及び出金データ記憶部22の出金データに基づいて、コンピュータ装置による検索処理又はオペレータによる手作業によって作成された対応データを記憶する。
対応データ記憶部24は、複数のレコードを有するデータテーブルを含んでいる。各レコードは、データ作成日241を記憶するためのフィールドと、出金データ伝票番号242を記憶するためのフィールドと、費用データ伝票番号243を記憶するためのフィールドとを含んでいる。
出金データ伝票番号242は、出金データ記憶部22の出金データ伝票番号222に対応する番号であり、費用データ伝票番号243は、費用データ記憶部21の費用データ伝票番号212に対応する番号である。この出金データ伝票番号242と費用データ伝票番号243との組合せにより、対応データは、出金額のデータと費用額のデータとの対応関係を特定する。なお、出金データ記憶部22と同一のテーブル上に対応データを記憶する場合には、出金データ伝票番号242を重ねて記憶する必要はない。また、費用データ記憶部21と同一のテーブル上に対応データを記憶する場合には、費用データ伝票番号243を重ねて記憶する必要はない。
図6は、第2の動作例において仕訳データ作成装置が作成する仕訳データのデータ構成例と、各仕訳時点での勘定科目毎の残高と、を示す図である。図6に示す仕訳データは、出金データ記憶部22の出金データ伝票番号「201」に係る出金データと、按分データ記憶部23の費用データ伝票番号「101」に係る按分データと、対応データ記憶部24の対応データとに基づいて、費用仕訳データ作成部28及び出金仕訳データ作成部29によって作成された例である。
図6の左半分に示すように、仕訳データ記憶部25は、複数のレコードを有するデータテーブルを含んでいる。各レコードは、仕訳データ行番号251を記憶するためのフィールドと、仕訳日252を記憶するためのフィールドと、借方勘定科目253を記憶するためのフィールドと、借方金額254を記憶するためのフィールドと、貸方勘定科目255を記憶するためのフィールドと、貸方金額256を記憶するためのフィールドとを含んでいる。
借方勘定科目253及び貸方勘定科目255は、仕訳に用いられる勘定科目である。借方金額254及び貸方金額256は、各勘定科目の金額である。
図6においては、説明の便宜上、費用データ記憶部21の1つのレコード及び出金データ記憶部22の1つのレコードに係る取引のみが記載されている。しかし、実際には、仕訳データ記憶部25に、費用データ記憶部21の複数のレコード及び出金データ記憶部22の複数のレコードに係る取引が記憶されることになる。従って、データの対応関係を明らかにするため、仕訳データ記憶部25には、費用データ伝票番号212及び出金データ伝票番号222に対応する番号を併せて記憶することが望ましい。
図5の費用データ記憶部21に示すように、2009年12月1日には、費用額「600,000」(円)を含む費用データが作成されている。しかし、継続期間「2010年1月〜6月」の始期が到来していないので、この時点では仕訳データの作成を行わない。
図5の按分データ記憶部23に示すように、2010年1月には、費用データ伝票番号「101」についての最初の按分月「2010年1月」が到来する。従って、費用仕訳データ作成部28は、図6に示すように、費用按分額「100,000」について、借方科目を費用(保険料)とする仕訳データを作成する。このとき、当該費用データ伝票番号「101」に係る費用額を特定する対応データは未だ記憶されておらず(対応データ記憶前)、対応する出金は未だなされていないと見なすことができるので、貸方科目は「未払費用」(「未払金」でも良い。以下同じ。)とする(仕訳データ行番号[14])。
図5の出金データ記憶部22に示すように、2010年2月10日には、出金データ伝票番号「201」についての新たな出金データが記憶されている。そこで、出金仕訳データ作成部29は、図6に示すように、当該出金データに係る出金額「600,000」(円)について、貸方科目を「現預金」とする仕訳データを作成する。このとき、出金仕訳データ作成部29は、対応データ記憶部24の対応データを参照する。出金データ伝票番号「201」に係る出金データを特定する対応データが記憶されている場合は、上述の「600,000」(円)の出金額のデータがどの費用額のデータに対応するかが判明する。そこで、費用額を按分した按分月と対応データとの先後関係に応じて、出金仕訳データ作成部29が以下の仕訳を行う。
また、出金額のうち、500,000円については、按分月が未到来(2010年3月、4月、5月、6月)、又は、按分月が未経過であるが到来済み(対応データが記憶された年月と按分月とが同月の2010年2月)の分であるので、借方科目を「前払費用」(「前払金」でも良い。以下同じ。)とする(仕訳データ行番号[16])。
また、「前払費用」とは、一定の契約に従い、継続して役務の提供を受ける場合に、未だ提供されていない役務に対して前もって支払った対価を計上するための勘定科目であり、前払家賃、前払保険料、前払保証料等が該当する。これに対し、「前払金」とは、非継続的な取引に関して前もって支払った対価を計上するものとされているが、そのような区別によらず、「前払費用」の代わりに「前払金」という名目で計上する場合も、本発明に含まれる。
図5の按分データ記憶部23に示すように、2010年2月には、費用データ伝票番号「101」についての按分月「2010年2月」が到来する。そこで、図6に示すように、2010年2月の所定日(図6においては、月末)に、費用仕訳データ作成部28が、費用按分額「100,000」について、借方科目を費用(保険料)とする仕訳データを作成する。このとき、当該費用データ伝票番号「101」に係る費用額を特定する対応データは既に記憶されており(対応データ記憶後)、対応する出金が前払費用として既に計上されているので、貸方科目は「前払費用」とする(仕訳データ行番号[17])。
図5の按分データ記憶部23に示すように、2010年3月以降も、費用データ伝票番号「101」についての按分月が毎月到来する。そこで、図6に示すように、2010年3月以降の各月の所定日(図6においては、月末)に、費用仕訳データ作成部28が、費用按分額「100,000」について、借方科目を費用(保険料)とする仕訳データを作成する。このとき、当該費用データ伝票番号「101」に係る費用額を特定する対応データは既に記憶されており(対応データ記憶後)、対応する出金が前払費用として既に計上されているので、貸方科目は「前払費用」とする(仕訳データ行番号[18]〜[21])。これらの仕訳により、図6の右半分に示されるように、2010年3月以降、現預金の残高「(−)600,000」円は変化しないが、費用(保険料)に相当する部分が毎月「100,000」円ずつ増加し、前払費用に相当する部分が毎月「100,000」円ずつ減少する。
上述の仕訳データ行番号[15]〜[17]の仕訳は、2010年2月10日に新たな対応データが記憶された後、按分月の所定日(月末)まで待たずに、借方科目を「未払費用」と「前払費用」に振り分け、2月末日に、按分月到来分の「前払費用」を「保険料」に振り替える例を示しているが、それらを月末にまとめて、次のように仕訳しても同様の結果となる。
また、出金額のうち、400,000円については、按分月が未到来(2010年3月、4月、5月、6月)の分であるので、借方科目を「前払費用」とする(仕訳データ行番号[16a])。
そして、出金額のうち、残りの100,000円については、按分月が未経過であるが到来済み(対応データが記憶された年月と按分月とが同月の2010年2月)の分であるので、借方科目を費用(保険料)とする(仕訳データ行番号[17a])。
図7は、仕訳データ作成装置の第2の動作例を示すフローチャートである。仕訳データ作成装置1は、上述の按分データ作成部27、費用仕訳データ作成部28、出金仕訳データ作成部29の各機能を実現するプログラムの各モジュールをコンピュータ読み取り可能な記憶媒体から読み出して実行することにより、以下の各ステップの処理を行う。
按分データ作成部27は、費用額213と継続期間214とを対応付けた新たな費用データが、費用データ記憶部21に記憶された場合に、按分データを作成する。
そこでまず、按分データ作成部27は、費用データ記憶部21を参照し、新たな費用データが記憶されたか否かを判定する(S20)。例えば、費用データを前回参照したときの伝票番号リストを、記憶媒体に保存しておき、これを現在の伝票番号リストと比較することにより、新しいレコードが記憶されたか否かを判定する。また例えば、費用データを前回参照したときにおける最新のデータ入力日を、記憶媒体に保存しておき、これを現在における最新のデータ入力日と比較することにより、新しいレコードが記憶されたか否かを判定する。
費用データ記憶部21に新たな費用データが記憶されている場合は、当該新たな費用データに係る費用額213を継続期間214の各月に按分することにより、按分データを作成して按分データ記憶部23に記憶させ(S21)、処理を終了する。按分データの作成は、例えば、継続期間214の終期から始期を減算することにより継続期間の継続月数を算出し、次に、費用額213を継続月数で除算することにより各月に均等に按分する。按分方法は均等な按分に限らず、費用額の一定比率に相当する額を最初の月に重点配分するようにしても良い。
費用仕訳データ作成部28は、按分データ作成部27によって作成された按分月が到来する毎に、仕訳データを作成する。
そこでまず、費用仕訳データ作成部28は、按分データ記憶部23の按分データとコンピュータ装置内の現在時刻データとを参照し、按分月が到来したか否かを判定する(S22)。按分月が到来したか否かだけでなく、按分月の所定日(月末、月初等)が到来したか否かを判定しても良い。
按分月(或いは按分月の所定日)が到来している場合は、当該按分月において、当該按分データに含まれる費用データ伝票番号232を特定した対応データが、対応データ記憶部24に記憶されているか否か(按分月と対応データとの先後関係)を判定する(S23)。
当該按分月が、対応データが記憶された年月より後である場合(対応データ記憶後)、按分データ記憶部23の費用按分額233について、借方科目を費用とし、貸方科目を「前払費用」とする仕訳データを作成する(S25)。
出金仕訳データ作成部29は、費用額213のデータと出金額223のデータとの対応関係を特定した新たな対応データが、対応データ記憶部24に記憶された場合に、仕訳データを作成する。
そこでまず、出金仕訳データ作成部29は、対応データ記憶部24を参照し、新たな対応データが記憶されたか否かを判定する(S26)。例えば、対応データを前回参照したときの伝票番号リストを、記憶媒体に保存しておき、これを現在の伝票番号リストと比較することにより、新しいレコードが記憶されたか否かを判定する。また例えば、対応データを前回参照したときにおける最新のデータ入力日を、記憶媒体に保存しておき、これを現在における最新のデータ入力日と比較することにより、新しいレコードが記憶されたか否かを判定する。
対応データ記憶部24に新たな対応データが記憶されている場合は、当該新たな対応データによって特定される費用額を按分した按分データを参照し、按分月がそれぞれ経過又は到来しているか否か(按分月と対応データとの先後関係)を判定する(S27)。
ここで、出金額のうち、未経過であるが到来している按分月に対応する分(対応データが記憶された年月と按分月とが同月の分)の仕訳については、図7に示されていないが、図6の[15][16]に示すように、按分月の所定日が未経過であるか否かに応じて借方科目を「未払費用」又は「前払費用」としても良いし、上述の[17a]に示すように、同月分として借方科目を費用(保険料)としても良い。
また、上述の[15']〜[17b]に示すように、仮払金を介在させても良いことは上述の通りである。
Claims (8)
- (a)複数のレコードを有し、各レコードについて、複数月にわたる継続的な取引に関する売上額のデータと、前記取引の継続する年月を特定するデータと、を対応付けた売上データを記憶する売上データ記憶手段と、
(b)複数のレコードを有し、各レコードについて、前記取引に関する入金額のデータを記憶する入金データ記憶手段と、
(c)前記売上額のデータと前記入金額のデータとの対応関係を特定した対応データを記憶する対応データ記憶手段と、
を参照して、売上及び入金に関する仕訳データを作成する装置であって、
(d)前記売上データ記憶手段に新たな売上データが記憶された場合に、当該新たな売上データに係る売上額を、前記取引の継続する各月に按分することにより、各月の売上按分額のデータと、按分した各月を特定するデータと、を含む按分データを作成する按分データ作成手段と、
(e)前記対応データ記憶手段に新たな対応データが記憶された場合であって、当該新たな対応データによって特定された売上額を按分した各月がいずれも到来していない場合に、当該新たな対応データによって特定された入金額について、借方に現預金を記述し、貸方に前受収益又は前受金を記述した仕訳データを作成する入金仕訳データ作成手段と、
(f)前記対応データ記憶手段に前記新たな対応データが記憶された後の各月において、前記売上按分額について、前記按分した各月が到来する毎に、借方に前受収益又は前受金を記述し、貸方に売上を記述した仕訳データを作成する売上仕訳データ作成手段と、
を具備する仕訳データ作成装置。 - (f)前記売上仕訳データ作成手段は、前記対応データ記憶手段に前記新たな対応データが記憶される前の各月においては、前記売上按分額について、前記按分した各月が到来する毎に、借方に売上債権を記述し、貸方に売上を記述した仕訳データを作成し、
(e)前記入金仕訳データ作成手段は、前記対応データ記憶手段に新たな対応データが記憶された際に、前記特定された売上額を按分した各月のいずれかが経過していた場合には、前記特定された入金額のうち前記経過していた各月の売上按分額に対応する金額について、借方に現預金を記述し、貸方に売上債権を記述した仕訳データを作成するとともに、当該入金額のうち到来していない各月の売上按分額に対応する金額について、借方に現預金を記述し、貸方に前受収益又は前受金を記述した仕訳データを作成する、
請求項1記載の仕訳データ作成装置。 - (a)複数のレコードを有し、各レコードについて、複数月にわたる継続的な取引に関する費用額のデータと、前記取引の継続する年月を特定するデータと、を対応付けた費用データを記憶する費用データ記憶手段と、
(b)複数のレコードを有し、各レコードについて、前記取引に関する出金額のデータを記憶する出金データ記憶手段と、
(c)前記費用額のデータと前記出金額のデータとの対応関係を特定した対応データを記憶する対応データ記憶手段と、
を参照して、費用及び出金に関する仕訳データを作成する装置であって、
(d)前記費用データ記憶手段に新たな費用データが記憶された場合に、当該新たな費用データに係る費用額を、前記取引の継続する各月に按分することにより、各月の費用按分額のデータと、按分した各月を特定するデータと、を含む按分データを作成する按分データ作成手段と、
(e)前記対応データ記憶手段に新たな対応データが記憶された場合であって、当該新たな対応データによって特定された費用額を按分した各月がいずれも到来していない場合に、当該新たな対応データによって特定された出金額について、借方に前払費用又は前払金を記述し、貸方に現預金を記述した仕訳データを作成する出金仕訳データ作成手段と、
(f)前記対応データ記憶手段に前記新たな対応データが記憶された後の各月において、前記費用按分額について、前記按分した各月が到来する毎に、借方に費用を記述し、貸方に前払費用又は前払金を記述した仕訳データを作成する費用仕訳データ作成手段と、
を具備する仕訳データ作成装置。 - (f)前記費用仕訳データ作成手段は、前記対応データ記憶手段に前記新たな対応データが記憶される前の各月においては、前記費用按分額について、前記按分した各月が到来する毎に、借方に費用を記述し、貸方に未払費用又は未払金を記述した仕訳データを作成し、
(e)前記出金仕訳データ作成手段は、前記対応データ記憶手段に新たな対応データが記憶された際に、前記特定された費用額を按分した各月のいずれかが経過していた場合には、前記特定された出金額のうち前記経過していた各月の費用按分額に対応する金額について、借方に未払費用又は未払金を記述し、貸方に現預金を記述した仕訳データを作成するとともに、当該出金額のうち到来していない各月の費用按分額に対応する金額について、借方に前払費用又は前払金を記述し、貸方に現預金を記述した仕訳データを作成する、
請求項3記載の仕訳データ作成装置。 - (a)複数のレコードを有し、各レコードについて、複数月にわたる継続的な取引に関する売上額のデータと、前記取引の継続する年月を特定するデータと、を対応付けた売上データを記憶する売上データ記憶手段と、
(b)複数のレコードを有し、各レコードについて、前記取引に関する入金額のデータを記憶する入金データ記憶手段と、
(c)前記売上額のデータと前記入金額のデータとの対応関係を特定した対応データを記憶する対応データ記憶手段と、
を参照可能なコンピュータに以下の各ステップを実行させることによって、売上及び入金に関する仕訳データを作成する方法であって、
(d)前記売上データ記憶手段に新たな売上データが記憶された場合に、当該新たな売上データに係る売上額を、前記取引の継続する各月に按分することにより、各月の売上按分額のデータと、按分した各月を特定するデータと、を含む按分データを作成する按分データ作成ステップと、
(e)前記対応データ記憶手段に新たな対応データが記憶された場合であって、当該新たな対応データによって特定された売上額を按分した各月がいずれも到来していない場合に、当該新たな対応データによって特定された入金額について、借方に現預金を記述し、貸方に前受収益又は前受金を記述した仕訳データを作成する入金仕訳データ作成ステップと、
(f)前記対応データ記憶手段に前記新たな対応データが記憶された後の各月において、前記売上按分額について、前記按分した各月が到来する毎に、借方に前受収益又は前受金を記述し、貸方に売上を記述した仕訳データを作成する売上仕訳データ作成ステップと、
を具備する仕訳データ作成方法。 - (a)複数のレコードを有し、各レコードについて、複数月にわたる継続的な取引に関する費用額のデータと、前記取引の継続する年月を特定するデータと、を対応付けた費用データを記憶する費用データ記憶手段と、
(b)複数のレコードを有し、各レコードについて、前記取引に関する出金額のデータを記憶する出金データ記憶手段と、
(c)前記費用額のデータと前記出金額のデータとの対応関係を特定した対応データを記憶する対応データ記憶手段と、
を参照可能なコンピュータに以下の各ステップを実行させることによって、費用及び出金に関する仕訳データを作成する方法であって、
(d)前記費用データ記憶手段に新たな費用データが記憶された場合に、当該新たな費用データに係る費用額を、前記取引の継続する各月に按分することにより、各月の費用按分額のデータと、按分した各月を特定するデータと、を含む按分データを作成する按分データ作成ステップと、
(e)前記対応データ記憶手段に新たな対応データが記憶された場合であって、当該新たな対応データによって特定された費用額を按分した各月がいずれも到来していない場合に、当該新たな対応データによって特定された出金額について、借方に前払費用又は前払金を記述し、貸方に現預金を記述した仕訳データを作成する出金仕訳データ作成ステップと、
(f)前記対応データ記憶手段に前記新たな対応データが記憶された後の各月において、前記費用按分額について、前記按分した各月が到来する毎に、借方に費用を記述し、貸方に前払費用又は前払金を記述した仕訳データを作成する費用仕訳データ作成ステップと、
を具備する仕訳データ作成方法。 - (a)複数のレコードを有し、各レコードについて、複数月にわたる継続的な取引に関する売上額のデータと、前記取引の継続する年月を特定するデータと、を対応付けた売上データを記憶する売上データ記憶手段と、
(b)複数のレコードを有し、各レコードについて、前記取引に関する入金額のデータを記憶する入金データ記憶手段と、
(c)前記売上額のデータと前記入金額のデータとの対応関係を特定した対応データを記憶する対応データ記憶手段と、
を参照可能なコンピュータに以下の各ステップを実行させることによって、売上及び入金に関する仕訳データを作成するプログラムであって、
(d)前記売上データ記憶手段に新たな売上データが記憶された場合に、当該新たな売上データに係る売上額を、前記取引の継続する各月に按分することにより、各月の売上按分額のデータと、按分した各月を特定するデータと、を含む按分データを作成する按分データ作成ステップと、
(e)前記対応データ記憶手段に新たな対応データが記憶された場合であって、当該新たな対応データによって特定された売上額を按分した各月がいずれも到来していない場合に、当該新たな対応データによって特定された入金額について、借方に現預金を記述し、貸方に前受収益又は前受金を記述した仕訳データを作成する入金仕訳データ作成ステップと、
(f)前記対応データ記憶手段に前記新たな対応データが記憶された後の各月において、前記売上按分額について、前記按分した各月が到来する毎に、借方に前受収益又は前受金を記述し、貸方に売上を記述した仕訳データを作成する売上仕訳データ作成ステップと、
を実行させる仕訳データ作成プログラム。 - (a)複数のレコードを有し、各レコードについて、複数月にわたる継続的な取引に関する費用額のデータと、前記取引の継続する年月を特定するデータと、を対応付けた費用データを記憶する費用データ記憶手段と、
(b)複数のレコードを有し、各レコードについて、前記取引に関する出金額のデータを記憶する出金データ記憶手段と、
(c)前記費用額のデータと前記出金額のデータとの対応関係を特定した対応データを記憶する対応データ記憶手段と、
を参照可能なコンピュータに以下の各ステップを実行させることによって、費用及び出金に関する仕訳データを作成するプログラムであって、
(d)前記費用データ記憶手段に新たな費用データが記憶された場合に、当該新たな費用データに係る費用額を、前記取引の継続する各月に按分することにより、各月の費用按分額のデータと、按分した各月を特定するデータと、を含む按分データを作成する按分データ作成ステップと、
(e)前記対応データ記憶手段に新たな対応データが記憶された場合であって、当該新たな対応データによって特定された費用額を按分した各月がいずれも到来していない場合に、当該新たな対応データによって特定された出金額について、借方に前払費用又は前払金を記述し、貸方に現預金を記述した仕訳データを作成する出金仕訳データ作成ステップと、
(f)前記対応データ記憶手段に前記新たな対応データが記憶された後の各月において、前記費用按分額について、前記按分した各月が到来する毎に、借方に費用を記述し、貸方に前払費用又は前払金を記述した仕訳データを作成する費用仕訳データ作成ステップと、
を実行させる仕訳データ作成プログラム。
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