JP4960609B2 - 取引書類管理システム - Google Patents

Description

本発明は取引書類管理システムに関する。

事業者間あるいは組織間の取引にあっては一部で完全に電子化・ネットワーク化されている分野もあるが、ほとんどの取引は紙ベースの書類を郵送したりファクシミリにより送信したりスキャン画像をメールに添付して送信したりといった形で行われている。

商品の販売を例にとると、商談が発生した場合、先ず、見積書および注文用紙を作成して客先に送付し、客先から注文書（既に送付した注文用紙に修正・加筆が行われたもの）が送付されると受注処理を行い、審査承認を経て受注が確定し、納品処理、売上処理と続く。この場合、見積書および注文用紙の作成の段階で見積管理データベースへのデータ入力が行われ、受注処理の段階で注文書の記載内容に基づき受注管理データベースへのデータ入力が行われる。納品処理および売上処理においても同様である。
特開平１１−１１９５９７号公報 特開２００４−３０３２２３号公報 特開２００４−３４３５６４号公報

上述したように、取引に際して取り交わされる複数の書類は、同じ商談にかかるものであっても物理的に独立した存在であるが故に電子的なリンクはなく、操作者が手作業で対応関係を把握しなければならないとともに、続く処理において同様なデータを再入力しなければならず、操作が煩雑であるという問題があった。

また、こちらから送付した注文用紙に基づく注文書のような場合であっても、記載内容が訂正されていたり項目が追加されていたりする場合があり、単純にデータを転記するだけでは足りず、データ入力画面と書類とを交互に見ながらデータ入力を行わなければならず、作業効率が悪いという問題があった。これは審査承認の段階で書類の記載内容と入力されたデータとが正しいか否かを判断する場合も同様である。

更に、取引に関係する書類には契約書等の種々のものがあるが、複数の書類が統一して管理されていないために、必要となった場合に即座に内容を確認することができないといった問題があった。

一方、特許文献１、３には複写装置もしくはファクシミリ装置において複写もしくは送信する文書の一部にバーコードを付し、その内容を読み取ることで使用者による複写条件や送信先等の設定を容易にする技術が開示されており、特許文献２には文書に印刷されたバーコードを抽出する技術が開示されている。しかしながら、いずれも取引書類の管理を直接の対象とするものではなく、上記の問題点を解決できるものではない。

本発明は上記の従来の問題点に鑑み提案されたものであり、その目的とするところは、取引に際して発生する複数の書類を効率的に管理することのできる取引書類管理システムを提供することにある。

上記の課題を解決するため、本発明にあっては、請求項１に記載されるように、取引書類の作成時に、ユーザにより入力された書類情報に対応する取引および書類種別を特定する識別コードの画像データを生成して上記取引書類のデータに埋め込む、取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段と、取引書類のスキャン時に、当該取引書類のスキャン画像に識別コードが含まれるか否か判断し、識別コードが含まれる場合に、当該識別コードをデコードして取引および書類種別を示すデータを取得し、識別コードが含まれない場合に、ユーザにより取引および書類種別が含められたファイル名から取引および書類種別のデータを取得する、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段と、スキャンされた取引書類をシステムに登録するためのデータ入力画面の表示をユーザから要求された場合に、当該取引書類の取引に基づいてシステム内に蓄積された他の取引書類のデータを取得し、取得したデータを入力項目にセットしたデータ入力画面を表示するとともに、当該取引書類の取引と一致するデータの取得されたスキャン画像を取得する、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段とを備えた取引書類管理システムを要旨としている。

また、請求項２に記載されるように、請求項１に記載の取引書類管理システムにおいて、上記取引書類のスキャン画像から、各項目に対応して予め設定された位置座標に基づき、もしくはスキャン画像を画像処理して認識した各項目の位置座標に基づき、所定の項目部分の画像をスキャン画像上の当該項目部分の存在する位置座標の範囲から切り出す、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段と、上記データ入力画面の入力項目の選択時に、対応する上記項目部分の画像を近接して表示する、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段とを備えるようにすることができる。

また、請求項３に記載されるように、請求項２に記載の取引書類管理システムにおいて、上記取引書類のスキャン画像の全体を上記データ入力画面と並べて表示する、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段と、入力項目が選択されたことを検出するスクリプトにより選択された入力項目を検出し、当該選択された入力項目に対応する上記スキャン画像中の位置を囲む枠を表示するスクリプトを動作させることにより選択された入力項目に枠を表示する、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段とを備えるようにすることができる。
また、請求項４に記載されるように、請求項１に記載の取引書類管理システムにおいて、入力フォームの選択により動作する関数であって、クライアントに特有のコンポーネントが呼び出せるか否かをチェックする関数により、接続されるクライアントのタイプを判断する、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段と、判断されたクライアントのタイプに応じて表示内容を変更する、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段とを備えるようにすることができる。

また、請求項５に記載されるように、請求項１に記載の取引書類管理システムにおいて、上記識別コードの画像データが埋め込まれた取引書類の画像を取引と関係付けてデータベースに格納する、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段と、上記取引書類のスキャン画像を取引と関係付けて画像保存部に格納する、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段とを備えるようにすることができる。

また、請求項６に記載されるように、請求項１に記載の取引書類管理システムにおいて、上記取引書類のスキャン画像はスキャナ装置から所定のフォルダに転送され、上記フォルダに定期的にポーリングすることでスキャン画像を取得するようにすることができる。

また、請求項７に記載されるように、請求項１に記載の取引書類管理システムにおいて、上記識別コードは２次元コードであるものとすることができる。

また、請求項８に記載されるように、請求項１に記載の取引書類管理システムにおいて、上記識別コードは１次元バーコードであるものとすることができる。

また、請求項９〜１２に記載されるように、取引書類管理方法として構成することができる。

本発明の取引書類管理システムにあっては、取引に際して発生する複数の書類を効率的に管理することができる。

以下、本発明の好適な実施形態につき図面を参照して説明する。

図１は本発明の一実施形態にかかる取引書類管理システムの構成例を示す図であり、取引として、見積、受注というフェーズを有する商品の販売等を対象としている。

図１において、クライアント側は、スキャナ装置としての機能を有する多機能複写機（ＭＦＰ：Multi Function Printer）１Ａもしくは通常のパーソナルコンピュータ１Ｂとなり、いずれもＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）等の文書ファイルを表示可能なブラウザを備えている。なお、クライアントの台数は図示のものに限られない。

サーバ側は管理サーバ２からなり、多機能複写機１Ａでスキャンした取引書類の画像の配信先となるフォルダ２０１に定期的にポーリングを行って画像データを取得し、取引書類に付されたＱＲコード等の識別コードから取引および書類種別等を示すメタデータを抽出するメタデータ抽出部２０３と、メタデータに従って処理のロジックを振り分けるロジック振分部２０４とを含む文書タグ管理部２０２を備えている。また、管理サーバ２には、多機能複写機１Ａ、パーソナルコンピュータ１Ｂからのアクセスに対し、受注管理画面を生成する受注管理画面生成部２０５および見積管理画面を生成する見積管理画面生成部２０６と、ロジック振分部２０４により振り分けられたロジックの処理を実行し、取引書類の画像を保存する画像保存部２１４に対してストレージサービス部２１０を介して処理を行うロジック処理部２０７と、受注情報を管理する受注管理データベース２１５、見積情報を管理する見積管理データベース２１６、顧客および商品等の基本情報を管理するマスタデータベース２１７に対しそれぞれデータアクセスインタフェース２１１〜２１３を介してロジックの処理を実行するロジック処理部２０８、２０９とを備えている。

一方、見積管理画面生成部２０６の処理に際して見積書、注文用紙等の取引書類の帳票を生成する帳票生成部２１８と、帳票生成に必要なテンプレートを保持するテンプレート保存部２１９と、帳票生成に際して識別コードとしてのＱＲコード（２次元コード）を生成するＱＲコード生成部２２０と、帳票生成に際して識別コードとしてのバーコード（１次元バーコード）を生成するバーコード生成部２２１と、帳票に必要情報を埋めこむ情報埋込部２２２とを備えている。

図２〜図４は取引書類管理システムの他の構成例を示す図である。図２は図１における帳票生成部２１８、テンプレート保存部２１９、ＱＲコード生成部２２０、バーコード生成部２２１、情報埋込部２２２の部分を帳票サーバ３として管理サーバ２から分離させたものであり、帳票生成の機能を他のベンダの製品で実装する場合に有利となる。図３は図２における文書タグ管理部２０２の部分を文書タグ管理サーバ４として管理サーバ２から分離させたものであり、ＱＲコード等の識別コードである文書タグの機能を他のシステム（ワークフローシステム等）で共通利用できるという利点がある。図４は図３におけるストレージサービス部２１０、画像保存部２１４の部分を画像保存サーバ５として管理サーバ２から分離させたものであり、他のシステムの書類等についても共通して管理できるという利点がある。なお、以下においては、図１の構成に基づいて説明する。

図５は図１における受注管理データベース２１５の例を示す図であり、（ａ）に示すような、取引を識別する「商談ＩＤ」、受注を識別する「受注ＩＤ」、見積を識別する「見積ＩＤ」等を有する受注ヘッダ伝票データと、（ｂ）に示すような、「受注ＩＤ」をキーにして「商品名」等の詳細情報を有する受注詳細伝票データとを含んでいる。

図６は図１における見積管理データベース２１６の例を示す図であり、（ａ）に示すような、取引を識別する「商談ＩＤ」、見積を識別する「見積ＩＤ」等を有する見積ヘッダ伝票データと、（ｂ）に示すような、「見積ＩＤ」をキーにして「商品名」等の詳細情報を有する見積詳細伝票データとを含んでいる。

図７は商品の販売における全体的な処理例を示す図であり、主要な構成についても併記してある。図７において、お客様側において見積依頼の必要性が生じ（ステップＳ１）、これを販売部門に伝えると（ステップＳ２）、販売部門では見積管理データベース２１６およびマスタデータベース２１７を用い、ＱＲコードが付された見積書および注文用紙を作成し（ステップＳ３）、これを多機能複写機１Ａ等により印刷し、ＱＲコードＣが付された見積書Ｄ１および注文用紙Ｄ２をお客様にファクシミリ等により送付する（ステップＳ４）。この際、作成した見積書Ｄ１および注文用紙Ｄ２の画像は画像保存部２１４に取引（商談ＩＤ）と関連付けて格納される。

お客様側では見積内容を検討し（ステップＳ５）、発注することとなった場合、販売部門から送られてきた注文用紙Ｄ２に適宜に修正・加筆を行った注文書Ｄ３を販売部門にファクシミリ等により送付する（ステップＳ６、Ｓ７）。この際、契約書Ｄ４等の添付書類が併せて送付される場合がある。

販売部門では受け取った注文書Ｄ３および契約書Ｄ４を多機能複写機１Ａによりスキャンすることで、文書タグ管理部２０２により注文書Ｄ３に付されたＱＲコードＣから特定の取引にかかる注文書であることが認識され、新規の受注データが生成されて次に必要となる受注処理に自動的にリンクする（ステップＳ８）。この新規の受注データは、入力が必要な項目のうち、既に見積書Ｄ１および注文用紙Ｄ２の作成時に入力した項目については見積管理データベース２１６からデータが自動的に埋められており、受注処理においては注文書Ｄ３において修正・加筆された部分を修正・追加すればよい。また、注文書Ｄ３および契約書Ｄ４の画像は画像保存部２１４に取引と関連付けて格納される。また、受注処理においては、データ入力画面と並べて注文書Ｄ３の画像が表示され、入力項目の選択時に対応する項目部分の画像が近接して表示されるので、注文書Ｄ３と画面とを交互に見るといった必要がなく、入力が容易となる。

受注処理の後に審査承認が行われるが（ステップＳ９）、この審査承認においてもデータ画面と並べて注文書Ｄ３の画像が表示され、項目の選択時に対応する項目部分の画像が近接して表示されるので、注文書Ｄ３と画面とを交互に見るといった必要がなく、チェックが容易となる。そして、審査承認の後に受注が確定する（ステップＳ１０）。

その後、納品処理が行われ（ステップＳ１１）、納品書Ｄ５および受領書Ｄ６がお客様にファクシミリ等により送付される（ステップＳ１２）。お客様側では納品受領検収を行い（ステップＳ１３）、受領書Ｄ７および検収書Ｄ８を販売部門にファクシミリ等により送付する（ステップＳ１４）。販売部門では売上処理を行うが（ステップＳ１５）、この際も受領書Ｄ７および検収書Ｄ８を多機能複写機１Ａによりスキャンすることで、その画像は画像保存部２１４に取引と関連付けて格納され、必要に応じてデータ入力画面に自動リンクが行われる。その後、請求書Ｄ９がお客様にファクシミリ等により送付され（ステップＳ１６）、お客様側で支払い処理が行われる（ステップＳ１７）。

図８は見積書の作成から受注までの処理例を示す図であり、各部の動作をより詳しく示したものである。図８において、販売部門のオペレータがパーソナルコンピュータ１Ｂ等からシステムにログインすることで（ステップＳ２１）、見積管理システム２４０（図１における見積管理画面生成部２０６、ロジック処理部２０９、データアクセスインタフェース２１２、２１３、見積管理データベース２１６、マスタデータベース２１７等から構成）により見積入力画面が生成され、この見積入力画面に対してオペレータが見積情報を入力することで（ステップＳ２２）、見積管理システム２４０に見積情報が転送され（ステップＳ２３）、見積管理データベース２１６に見積情報が保存される。この際、オペレータが見積一覧を要求することで（ステップＳ２４）、見積一覧画面から見積を参照もしくは選択することもできる。

次いで、見積管理システム２４０では商談ＩＤが生成され、その情報を伴ったＱＲコードの作成依頼がＱＲコード生成部２２０に対して行われる（ステップＳ２５）。これに応じてＱＲコード生成部２２０ではＱＲコードが生成され、見積管理システム２４０に渡される（ステップＳ２６）。ＱＲコードに埋め込まれる情報としては、例えば、「０５００００００３＊ｔｙｐｅ＝ｅｓｔｉｍａｔｅ」という形式であり、「０５００００００３」は商談ＩＤ、「＊」はセパレータ、「ｔｙｐｅ＝ｅｓｔｉｍａｔｅ」は書類種別が見積書であることを示している。

見積管理システム２４０ではＱＲコードが付された見積書および注文用紙の画像が作成され、見積書／注文用紙印刷画面が生成される（ステップＳ２７）。生成された見積書および注文用紙の画像は画像保存部２１４に保存される（ステップＳ２８）。そして、オペレータはＱＲコードが付された見積書Ｄ１および注文用紙Ｄ２の印刷を行い（ステップＳ２９）、お客様にファクシミリ等により送付する（ステップＳ３０）。

お客様は注文用紙Ｄ２に適宜に修正・加筆を行った注文書Ｄ３を販売部門にファクシミリ等により送付する（ステップＳ３１）。販売部門でオペレータが注文書Ｄ３を多機能複写機１Ａによりスキャンすることで（ステップＳ３２）、スキャンした画像がフォルダ２０１に送信される（ステップＳ３３）。フォルダ２０１は文書タグ管理部２０２により定期的にポーリングが行われ（ステップＳ３４）、フォルダ２０１に画像が送信されている場合にはその取得が行われ、その画像からＱＲコードがデコードされ、取引と関連付けて画像保存部２１４に保存される（ステップＳ３５）。また、この際、注文書の各項目の画像が切り出され、注文書の全体画像とともに画像保存部２１４に保存される。各項目の画像の切り出しは、予め各項目の位置座標に基づいて決め打ち的に切り出す場合と、画像処理により各項目の位置を自動的に認識して切り出す場合とがある。更に、文書タグ管理部２０２により、ＱＲコードからデコードしたＩＤに基づいて見積管理システム２４０から見積情報が取得され（ステップＳ３６）、文書タグ管理部２０２から受注管理システム２３０に新規受注伝票作成が依頼され（ステップＳ３７）、注文書に対応する新たな受注伝票のデータが作成される。

その後、販売部門のオペレータがパーソナルコンピュータ１Ｂ等からシステムにログインすることで（ステップＳ３８）、受注管理システム２３０（図１における受注管理画面生成部２０５、ロジック処理部２０８、データアクセスインタフェース２１１、２１３、受注管理データベース２１５、マスタデータベース２１７等から構成）により受注一覧画面が生成され（ステップＳ３９）、この受注一覧画面からオペレータが受注伝票を選択することで（ステップＳ４０）、受注伝票入力画面に遷移する（ステップＳ４１）。この際、受注伝票入力画面には受注伝票情報が与えられ（ステップＳ４２）、見積書および注文用紙の作成時に入力した項目については既に埋められている。また、画像保存部２１４から注文書の全体の画像および項目部分の画像が取得され（ステップＳ４３）、項目部分の画像は入力項目の選択時に近接して表示されるとともに、全体の画像はデータ入力画面と並べて表示され、選択されている項目部分が明示される。この状態でオペレータは注文書の画像を参考にして受注伝票の入力を行う（ステップＳ４４）。同様に、受注伝票確認画面にも既に入力された情報と注文書の画像（全体および項目部分）が表示され（ステップＳ４５）、オペレータは注文書の画像を参考にして受注伝票の確認を行う（ステップＳ４６）。

図９は取引書類へのＱＲコードの付与およびＱＲコードの付された取引書類の登録の処理例を示す図である。図９において、オペレータがパーソナルコンピュータ１Ｂ等からシステムにログインすることで（ステップＳ５１）、伝票管理システム２５０（図８における受注管理システム２３０もしくは見積管理システム２４０）により伝票入力画面が生成され、この伝票入力画面に対してオペレータが伝票情報を入力することで（ステップＳ５２）、伝票管理システム２５０に伝票情報が転送され（ステップＳ５３）、データベースに保存される。この際、オペレータが伝票一覧を要求することで（ステップＳ５４）、伝票一覧画面から伝票を参照もしくは選択することもできる。

次いで、伝票管理システム２５０では商談ＩＤが生成され、その情報を伴ったＱＲコードの作成依頼がＱＲコード生成部２２０に対して行われる（ステップＳ５５）。これに応じてＱＲコード生成部２２０ではＱＲコードが生成され、伝票管理システム２５０に渡される（ステップＳ５６）。伝票管理システム２５０ではＱＲコードが付された伝票の画像が作成され、伝票印刷画面が生成される（ステップＳ５７）。生成された伝票の画像は画像保存部２１４に保存される（ステップＳ５８）。そして、オペレータはＱＲコードが付された伝票の印刷を行い（ステップＳ５９）、お客様にファクシミリ等により送付する（ステップＳ６０）。

お客様は伝票に適宜に修正・加筆を行ってオペレータ側にファクシミリ等により送付する（ステップＳ６１）。これを受け取ったオペレータが伝票を多機能複写機１Ａによりスキャンすることで（ステップＳ６２）、スキャンした画像がフォルダ２０１に送信される（ステップＳ６３）。フォルダ２０１は文書タグ管理部２０２により定期的にポーリングが行われ（ステップＳ６４）、フォルダ２０１に画像が送信されている場合にはその取得が行われ、その画像からＱＲコードがデコードされ、画像保存部２１４の適切なフォルダに保存される（ステップＳ６５）。

図１０はＱＲコードのない取引書類の登録の処理例を示す図である。図１０において、オペレータが多機能複写機１Ａのオペレーションパネルからログインし（ステップＳ７１）、スキャンアプリを起動すると（ステップＳ７２）、スキャンアプリから受注管理システム２３０へアクセスが行われ（ステップＳ７３）、受注一覧情報が取得されて受注一覧画面が表示される（ステップＳ７４）。オペレータが受注一覧の中から受注伝票を選択すると（ステップＳ７５）、受注伝票情報が取得されて受注伝票確認画面が表示される（ステップＳ７６）。この状態でオペレータがＱＲコードのない取引書類をスキャンすると（ステップＳ７７）、ファイル名に書類タイプおよび商談ＩＤ等を埋め込んだスキャン画像のファイルがフォルダ２０１に送信される（ステップＳ７８）。フォルダ２０１は文書タグ管理部２０２により定期的にポーリングが行われ（ステップＳ７９）、フォルダ２０１に画像ファイルが送信されている場合にはその取得が行われ、そのファイル名から書類タイプおよび商談ＩＤ等が取得され、取引と関連付けて画像保存部２１４に保存される（ステップＳ８０）。

図１１は文書タグ管理部２０２における処理例を示すフローチャートである。図１１において、文書タグ管理部２０２はフォルダ２０１に定期的にポーリングを行い、画像ファイルがあればそれを取得する（ステップＳ８１）。次いで、画像にＱＲコードがあるか否かを判断し（ステップＳ８２）、ある場合にはＱＲコードをデコードして商談ＩＤ、書類種別を含むメタデータを取得する（ステップＳ８３）。また、ＱＲコードがない場合には受注伝票確認画面でのスキャン画像であるか否かをファイル名の形式等から判断し（ステップＳ８４）、そうである場合にはファイル名をデコードしてメタデータを取得する（ステップＳ８５）。いずれの判断も否定的であった場合には、フォルダ２０１から画像ファイルを削除する（ステップＳ８６）。

次いで、メタデータの取得（ステップＳ８３、Ｓ８５）の後、メタデータに応じた処理の分岐と実行を行う（ステップＳ８７）。すなわち、文書の種類（種別）に応じて画像保存部２１４へ画像ファイルを保存する（ステップＳ８８）。また、注文書である場合は、見積管理データベース２１６からデータを取得し（ステップＳ８９）、見積データを受注データにマッピングするためのデータ変換を行い（ステップＳ９０）、受注管理データベース２１５に新規受注データとして登録する（ステップＳ９１）。更に、スキャン画像を項目毎にクリッピングして画像保存部２１４に保存する（ステップＳ９２）。そして、フォルダ２０１から画像ファイルを削除する（ステップＳ８６）。

次に、図１２は入力項目に対応する参照画像の表示の処理例を示す図である。図１２において、パーソナルコンピュータ１Ｂの画面１００には入力フォーム１１０とスキャン結果表示ペーン１２０とが並んで表示され、入力フォーム１１０の入力項目１１１には受注管理データベース２１５、マスタデータベース２１７から取得された情報がデフォルトで表示され、スキャン結果表示ペーン１２０には画像保存部２１４から取得された対応書類のスキャン画像が表示される。また、パーソナルコンピュータ１Ｂにおける画面表示の対象となるＨＴＭＬファイル等にはJava（登録商標）script等で構成された表示制御ロジック１０が組み込まれており、マウス等の画面操作デバイス１１により入力項目１１１を選択（クリック）することにより、入力項目１１１と近接して参照画像１１２が表示されるとともに、スキャン結果表示ペーン１２０のスキャン画像中の入力項目に対応する部分を示す参照元指示枠１２１が表示され、入力項目１１１の選択が解除されると参照画像１１２および参照元指示枠１２１が非表示とされる。

図１３は表示制御ロジック１０のJava（登録商標）scriptによる例を示す図であり、ＨＴＭＬ文書（document）中の参照画像１１２および参照元指示枠１２１に相当する画像要素（imgElem）の表示可否属性（imgElem.style.display）を反転させる関数（toggleImg）の記述１０ａと、入力項目１１１が選択（onFocus）された場合および選択解除（onBlur）された場合に上記の関数を呼び出す入力要素(INPUT)の記述１０ｂと、参照画像１１２を表示する記述１０ｃと、参照元指示枠１２１を表示する記述１０ｄとを含んでいる。

図１４は入力項目に対応する参照画像を表示した状態の画面例を示す図であり、入力フォーム１１０における入力項目１１１が選択された場合に、それと近接して参照画像１１２が表示されるとともに、スキャン結果表示ペーン１２０に参照元指示枠１２１が表示された状態を示している。図１５は参照画像および参照元指示枠の非表示／表示の画面例を部分的に拡大して示す図であり、（ａ）は入力フォーム１１０の入力項目１１１が非選択の状態を示しており、（ｂ）は入力フォーム１１０の入力項目１１１が選択され、参照画像１１２および参照元指示枠１２１が表示された状態を示している。

次に、図１６は接続クライアントのタイプにより表示を変える処理例を示すフローチャートである。すなわち、接続クライアントとしては多機能複写機１Ａとパーソナルコンピュータ１Ｂとが想定されるが、多機能複写機１Ａではパーソナルコンピュータ１Ｂに比べてモニタ画面が小さいことから、多機能複写機１Ａからアクセスされた場合にはスキャン画像および参照元指示枠１２１については表示をせず、表示するデバイスによって最適な表示を使い分けるようにしている。図１６において、入力フォームがクリックされた場合（ステップＳ１０１）、関数「isMFP()」の実行により接続クライアントが多機能複写機１Ａであるか否かを判断し（ステップＳ１０２）、多機能複写機１Ａである場合には参照画像１１２のみを表示し（ステップＳ１０３）、多機能複写機１Ａでない場合は参照画像１１２と参照元指示枠１２１の両方を表示するようにしている（ステップＳ１０４）。図１７は接続クライアントが多機能複写機であるか否かを判断するJava（登録商標）scriptの例を示す図であり、多機能複写機固有のＡｃｔｉｖｅＸコンポーネントが呼び出せるかどうかを調べて多機能複写機か否かを判別するようにしている。

以上説明したように、本発明によれば、取引に際して取り交わされる複数の書類が、同じ商談にかかるものであれば自動的にリンクされ、続く処理においては既に入力したデータの再入力が不要となることから、作業が簡素化される。

また、こちらから送付した注文用紙に基づく注文書のような場合、記載内容が訂正されていたり項目が追加されていたりする場合でも、スキャン画像を並べて見ながらデータ入力作業が行えるため、作業効率が向上する。同様に審査承認の段階における作業効率も向上する。

更に、取引に関係する書類には契約書等の種々のものがあるが、複数の書類が自動的に統一して管理されるため、必要な書類を即座に参照することができる。

以上、本発明の好適な実施の形態により本発明を説明した。ここでは特定の具体例を示して本発明を説明したが、特許請求の範囲に定義された本発明の広範な趣旨および範囲から逸脱することなく、これら具体例に様々な修正および変更を加えることができることは明らかである。すなわち、具体例の詳細および添付の図面により本発明が限定されるものと解釈してはならない。

本発明の一実施形態にかかる取引書類管理システムの構成例を示す図である。 取引書類管理システムの他の構成例を示す図（その１）である。 取引書類管理システムの他の構成例を示す図（その２）である。 取引書類管理システムの他の構成例を示す図（その３）である。 受注管理データベースの例を示す図である。 見積管理データベースの例を示す図である。 商品の販売における全体的な処理例を示す図である。 見積書の作成から受注までの処理例を示す図である。 取引書類へのＱＲコードの付与およびＱＲコードの付された取引書類の登録の処理例を示す図である。 ＱＲコードのない取引書類の登録の処理例を示す図である。 文書タグ管理部における処理例を示すフローチャートである。 入力項目に対応する参照画像の表示の処理例を示す図である。 表示制御ロジックのJava（登録商標）scriptによる例を示す図である。 入力項目に対応する参照画像を表示した状態の画面例を示す図である。 参照画像および参照元指示枠の非表示／表示の画面例を部分的に拡大して示す図である。 接続クライアントのタイプにより表示を変える処理例を示すフローチャートである。 接続クライアントが多機能複写機であるか否かを判断するJava（登録商標）scriptの例を示す図である。

符号の説明

１Ａ 多機能複写機
１Ｂ パーソナルコンピュータ
２ 管理サーバ
２０１ フォルダ
２０２ 文書タグ管理部
２０３ メタデータ抽出部
２０４ ロジック振分部
２０５ 受注管理画面生成部
２０６ 見積管理画面生成部
２０７〜２０９ ロジック処理部
２１０ ストレージサービス部
２１１〜２１３ データアクセスインタフェース
２１４ 画像保存部
２１５ 受注管理データベース
２１６ 見積管理データベース
２１７ マスタデータベース
２１８ 帳票生成部
２１９ テンプレート保存部
２２０ ＱＲコード生成部
２２１ バーコード生成部
２２２ 情報埋込部
３ 帳票サーバ
４ 文書タグ管理サーバ
５ 画像保存サーバ
２３０ 受注管理システム
２４０ 見積管理システム
２５０ 伝票管理システム

Claims (12)

1. 取引書類の作成時に、ユーザにより入力された書類情報に対応する取引および書類種別を特定する識別コードの画像データを生成して上記取引書類のデータに埋め込む、取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段と、
   取引書類のスキャン時に、当該取引書類のスキャン画像に識別コードが含まれるか否か判断し、識別コードが含まれる場合に、当該識別コードをデコードして取引および書類種別を示すデータを取得し、識別コードが含まれない場合に、ユーザにより取引および書類種別が含められたファイル名から取引および書類種別のデータを取得する、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段と、
   スキャンされた取引書類をシステムに登録するためのデータ入力画面の表示をユーザから要求された場合に、当該取引書類の取引に基づいてシステム内に蓄積された他の取引書類のデータを取得し、取得したデータを入力項目にセットしたデータ入力画面を表示するとともに、当該取引書類の取引と一致するデータの取得されたスキャン画像を取得する、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段とを備えたことを特徴とする取引書類管理システム。
2. 請求項１に記載の取引書類管理システムにおいて、
   上記取引書類のスキャン画像から、各項目に対応して予め設定された位置座標に基づき、もしくはスキャン画像を画像処理して認識した各項目の位置座標に基づき、所定の項目部分の画像をスキャン画像上の当該項目部分の存在する位置座標の範囲から切り出す、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段と、
   上記データ入力画面の入力項目の選択時に、対応する上記項目部分の画像を近接して表示する、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段とを備えたことを特徴とする取引書類管理システム。
3. 請求項２に記載の取引書類管理システムにおいて、
   上記取引書類のスキャン画像の全体を上記データ入力画面と並べて表示する、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段と、
   入力項目が選択されたことを検出するスクリプトにより選択された入力項目を検出し、当該選択された入力項目に対応する上記スキャン画像中の位置を囲む枠を表示するスクリプトを動作させることにより選択された入力項目に枠を表示する、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段とを備えたことを特徴とする取引書類管理システム。
4. 請求項１に記載の取引書類管理システムにおいて、
   入力フォームの選択により動作する関数であって、クライアントに特有のコンポーネントが呼び出せるか否かをチェックする関数により、接続されるクライアントのタイプを判断する、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段と、
   判断されたクライアントのタイプに応じて表示内容を変更する、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段とを備えたことを特徴とする取引書類管理システム。
5. 請求項１に記載の取引書類管理システムにおいて、
   上記識別コードの画像データが埋め込まれた取引書類の画像を取引と関係付けてデータベースに格納する、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段と、
   上記取引書類のスキャン画像を取引と関係付けて画像保存部に格納する、上記取引書類管理システムを構成するコンピュータがプログラムの実行によって実現する手段とを備えたことを特徴とする取引書類管理システム。
6. 請求項１に記載の取引書類管理システムにおいて、
   上記取引書類のスキャン画像はスキャナ装置から所定のフォルダに転送され、
   上記フォルダに定期的にポーリングすることでスキャン画像を取得することを特徴とする取引書類管理システム。
7. 請求項１に記載の取引書類管理システムにおいて、
   上記識別コードは２次元コードであることを特徴とする取引書類管理システム。
8. 請求項１に記載の取引書類管理システムにおいて、
   上記識別コードは１次元バーコードであることを特徴とする取引書類管理システム。
9. 取引書類管理システムを構成するコンピュータが、
   取引書類の作成時に、ユーザにより入力された書類情報に対応する取引および書類種別を特定する識別コードの画像データを生成して上記取引書類のデータに埋め込み、
   取引書類のスキャン時に、当該取引書類のスキャン画像に識別コードが含まれるか否か判断し、識別コードが含まれる場合に、当該識別コードをデコードして取引および書類種別を示すデータを取得し、識別コードが含まれない場合に、ユーザにより取引および書類種別が含められたファイル名から取引および書類種別のデータを取得し、
   スキャンされた取引書類をシステムに登録するためのデータ入力画面の表示をユーザから要求された場合に、当該取引書類の取引に基づいてシステム内に蓄積された他の取引書類のデータを取得し、取得したデータを入力項目にセットしたデータ入力画面を表示するとともに、当該取引書類の取引と一致するデータの取得されたスキャン画像を取得することを特徴とする取引書類管理方法。
10. 請求項９に記載の取引書類管理方法において、
    上記取引書類管理システムを構成するコンピュータが、
    上記取引書類のスキャン画像から、各項目に対応して予め設定された位置座標に基づき、もしくはスキャン画像を画像処理して認識した各項目の位置座標に基づき、所定の項目部分の画像をスキャン画像上の当該項目部分の存在する位置座標の範囲から切り出し、
    上記データ入力画面の入力項目の選択時に、対応する上記項目部分の画像を近接して表示することを特徴とする取引書類管理方法。
11. 請求項１０に記載の取引書類管理方法において、
    上記取引書類管理システムを構成するコンピュータが、
    上記取引書類のスキャン画像の全体を上記データ入力画面と並べて表示し、
    入力項目が選択されたことを検出するスクリプトにより選択された入力項目を検出し、当該選択された入力項目に対応する上記スキャン画像中の位置を囲む枠を表示するスクリプトを動作させることにより選択された入力項目に枠を表示することを特徴とする取引書類管理方法。
12. 請求項９に記載の取引書類管理方法において、
    上記取引書類管理システムを構成するコンピュータが、
    上記識別コードの画像データが埋め込まれた取引書類の画像を取引と関係付けてデータベースに格納し、
    上記取引書類のスキャン画像を取引と関係付けて画像保存部に格納することを特徴とする取引書類管理方法。