以下、図面を参照して本発明の実施形態について説明する。なお、以下に説明する実施の形態は、管理システムに対して本発明を適用した場合の実施形態である。
[1.管理システムの構成および機能概要]
(1.1 管理システムの構成および機能)
まず、本発明の一実施形態に係る管理システムの構成および概要機能について、図1から図4を用いて説明する。
図1は、本実施形態に係る管理システム1の概要構成例を示す模式図である。図2から図4は、書類の一例を示す模式図である。
図1に示すように、管理システム1は、工程毎に設置され、各工程の書類の画像を撮像し書類の工程を管理する第1管理装置10と、最終工程に設置される第2管理装置20と、書類の工程の情報(管理情報の一例)を管理する管理サーバ30と、第1管理装置10が撮像した画像に基づき入力作業をする端末装置40と、を備えている。
第1管理装置10は、顧客から預かった書類を受け入れ、画像を撮像して、書類を振り分ける。なお、適正な書類として振り分けられた書類は、保管棚5に保管される。一方、適正で無い書類として振り分けられた書類は、自工程を含む以前の工程に戻される。なお、適正な対象物とは異なる工程に進んでもよい。
第2管理装置20は、例えば、保管棚5に保管されている書類を受け入れ、機密保持のために振り分けられた書類を裁断する。なお、第2管理装置20は、第1管理装置10により振り分けられた書類を、直接受け入れてもよい。
管理サーバ30は、第1管理装置10および第2管理装置20から送信される書類の工程の情報(管理情報の一例)を管理する。また、管理サーバ30は、書類に関する書類情報を管理する。ここで、書類情報の一例として、書類の画像データ、書類の画像データから抽出された特徴量、画像データから作成されたテキストデータ、顧客に納品するための納品用のデータ等の電子データが挙げられる。
端末装置40は、例えば、パーソナルコンピュータやスマートフォンを含む携帯型無線電話機やタブレット端末等の携帯端末である。端末装置40は、第1管理装置10が撮像した画像を表示する。
第1管理装置10、第2管理装置20、管理サーバ30、および、端末装置40は、ネットワーク3を介して、例えば、通信プロトコルにTCP/IP等を用いて相互にデータの送受信が可能になっている。なお、ネットワーク3は、例えば、ローカルエリアネットワーク、インターネット、専用通信回線(例えば、CATV(Community Antenna Television)回線)、移動体通信網、およびゲートウェイ等により構築されている。
書類は、例えば、契約書等の申込書類である。また、本人を確認するための書類は、住民票、免許証、戸籍票、健康保険証、パスポート、領収書(例えば、電気、ガス等の公共料金の領収書のように氏名、住所が記載されたもの)、登記簿謄本、納品書等の書類である。なお、書類は、平面の紙のみならず、立体形状でもよく、書類の表面に、読み取り可能な情報が記載されていればよい。
図2Aおよび図2Bに示すように、書類が契約書の場合、書類の表面に、契約内容、氏名、住所、電話番号等が記載されている。同じ形式の契約書の共通領域Cとして、契約内容、氏名の項目、住所の項目、電話番号の項目、印鑑証明用印影の項目(図示せず)等が挙げられる。契約書の非共通領域NCとして、個人情報である氏名、住所、電話番号等が挙げられる。なお、共通領域Cは、同じ形式の書類に関して、共通している共通フォーマットの部分である。非共通領域NCは、同じ形式の書類に関して、申請者毎に異なる部分である。
図3Aおよび図3Bに示すように、書類が住民票の場合、書類の表面に、市町村名、住所、氏名、生年月日、性別等が記載されている。ある市町村の形式(書類に応じた所定の形式の一例)の住民票の共通領域Cとして、書類の名称、市町村名、住所の項目、氏名の項目、生年月日の項目、性別の項目等が挙げられる。住民票の非共通領域NCとして、個人情報である住所、氏名、生年月日、性別等が挙げられる。
図3Aおよび図3Bに示すように、書類が住民票の場合、市町村により記載の形式(書類に応じた所定の形式の一例)が異なる。
図4に示すように、書類に応じた所定の形式の一例として、書類が免許証の場合、書類の表面に、氏名、生年月日、住所、写真等が記載されている。免許証の共通領域Cとして、氏名の項目、住所の項目、生年月日の項目、写真の項目等が挙げられる。免許証の非共通領域NCとして、個人情報である氏名、生年月日、住所、個人の写真等が挙げられる。
関連する複数の書類は、一個人や、一法人において関連する複数の書類である。同一の個人または同一の法人に関する少なくとも2以上の書類である。例えば、一個人や、一法人における、契約書等の申込書類、本人を確認するための書類(住民票、免許証、戸籍票、健康保険証、パスポート、領収書)、納品書等の書類等から少なくとも2以上の書類である。関連する複数の書類の一例として、例えば、契約書、住民票、および、免許証の組み合せ、契約書、住民票、および、パスポートの組み合せ、申込書類、および、健康保険証の組み合せ、申込書類、領収証、契約書、および、登記簿謄本の組み合せ等が挙げられる。
(1.2 第1管理装置10の構成および機能)
次に、第1管理装置10の構成および機能について、図5から図6を用いて説明する。
図5は、第1管理装置10の一例を示す模式図である。図6は、第1管理装置10の概要構成の一例を示すブロック図である。
図5に示すように、第1管理装置10は、書類の画像を撮像する撮像部11と、撮像した画像を管理サーバ30に出力する通信部12と、書類を受け入れ搬送する搬送部13と、搬送部13により搬送されている一部の書類を取り除き保管するリジェクタ15と、搬送されてきた書類を保管する保管機構16と、第1管理装置10を制御する制御部(図示せず)と、を備えている。また、各第1管理装置10には、装置IDが割り当てられている。
第1管理装置10は、撮像部11および制御部等を含む第1管理装置10の本体と、リジェクタ15と、保管機構16とが、並べられて構成されている。
撮像部11は、例えば、CCD(Charge Coupled Device)イメージセンサやCMOS(Complementary Metal Oxide Semiconductor)イメージセンサ等の撮像素子を有するスキャナである。撮像部11は、第1管理装置10が受け入れた書類をスキャニングして撮像する。なお、撮像部11は、デジタルカメラでもよく、書類全体や、部分的に区切って、書類を所定のアングルから撮像してもよい。
通信部12は、ネットワーク3に接続して、管理サーバ30との通信状態を制御したり、第1管理装置10の各部との通信状態を制御したりする。通信部12は、撮像部11が撮像した画像を、管理サーバ30に出力する。また、通信部12は、撮像した画像から抽出された特徴量を照合した照合結果を管理サーバ30から受信する。さらに、通信部12は、書類の工程の管理情報を更新するために、書類の工程の情報を管理サーバ30に出力する。
搬送部13は、例えば、書類を受け入れ、搬送する複数のローラRを有する。搬送部13は、書類を順に振り分ける複数の工程のうち、1の工程として前記書類を受け入れる書類を、ローラRにより搬送する。
リジェクタ15は、書類を振り分ける振分機能と、リジェクトされた書類を保管するトレイとを有する。リジェクタ15は、撮像部11により画像が撮像された書類で、管理サーバ30における照合結果に応じて、受け入れた書類を振り分ける。リジェクタ15に振り分けられた書類は、トレイに保管される。トレイは、引き出し可能である。なお、リジェクタ15は、第1管理装置10のアラート機能により、アラートの対象となった書類を、リジェクタ15のトレイに振り分けてもよい。
保管機構16は、書類を保管するトレイを有する。トレイは、引き出し可能である。リジェクタ15の中に取り込まれなかった書類を保管する。
これらのトレイには、コードが付されていたり、RFID(radio frequency identifier)タグが付されていてもよい。
なお、保管機構16は顧客毎に複数あってもよい。
制御部は、例えば、CPU(Central Processing Unit)と、ROM(Read Only Memory)と、RAM(Random Access Memory)とを有する。制御部は、CPUが、ROMや、RAMに記憶された各種制御プログラムを読み出して実行する。制御部が、第1管理装置10の各部(撮像部11、通信部12、搬送部13、リジェクタ15等)を制御する。なお、これらのプログラムを記憶した記録媒体等を制御部が読み出し実行してもよい。
図6に示すように、撮像部11と、リジェクタ15と、保管機構16とは、通信部12を介して接続されている。図示されていないが、制御部は、搬送部13および通信部12等と接続されている。
図5および図6に示すように、書類は、搬送部13のローラRに取り込まれ、撮像部11に搬送される。次に、撮像部11に画像が撮像された書類は、搬送部13のローラRにより、リジェクタ15に搬送される。リジェクタ15における搬送部13の振分機能により振り分けられ、リジェクタ15においてリジェクトされた書類は、リジェクタ15のトレイに貯められる。リジェクタ15によりリジェクトされなかった書類は、搬送部13のローラRにより、保管機構16に搬送され、保管機構16のトレイに貯められる。
(1.3 第2管理装置20の構成および機能)
次に、第2管理装置20の構成および機能について、図7および図8を用いて説明する。
図7は、第2管理装置20の一例を示す模式図である。図8は、第2管理装置20の概要構成の一例を示すブロック図である。
なお、第1管理装置10と異なる構成および機能について、主に説明する。
図7に示すように、第2管理装置20は、書類の画像を撮像する撮像部21と、撮像した画像を管理サーバ30に出力する通信部22と、書類を受け入れ搬送する搬送部23と、搬送部23により搬送されている一部の書類を取り除き保管するリジェクタ25と、搬送されてきた書類を保管する保管機構26と、顧客から裁断するように指示がある書類を裁断する裁断機24を有するシュレッダ27と、第1管理装置20を制御する制御部(図示せず)と、を備えている。また、第2管理装置20には、装置IDが割り当てられている。
第2管理装置20は、撮像部21および制御部等を含む第2管理装置20の本体と、リジェクタ25と、保管機構26と、シュレッダ27が、並べられて構成されている。
撮像部21は、撮像部11と同様の構成および機能を有する。通信部22は、通信部12と同様の構成および機能を有する。搬送部23は、搬送部13と同様の構成および機能を有する。リジェクタ25は、リジェクタ15と同様の構成および機能を有する。保管機構26は、保管機構16と同様の構成および機能を有する。なお、保管機構26は顧客毎に複数あってもよい。
第2管理装置20の制御部は、第1管理装置20の制御部と同様の構成および機能を有する。第2管理装置20の制御部は、第2管理装置20の各部を制御する。
裁断機24は、書類を裁断する刃を有する。裁断機24は、保管機構26のローラRにより搬送された書類を裁断して破棄する。なお、裁断機24が、立体的な書類を、ハンマーやローラ等で潰してもよい。
シュレッダ27は、裁断機24と、裁断された書類を貯蔵するトレイと、を有する。トレイは、裁断された書類を廃棄するように、引き出し可能である。
図8に示すように、撮像部21と、リジェクタ25と、保管機構26、シュレッダ27とは、通信部22を介して接続されている。図示されていないが、制御部は、搬送部23および通信部22等と接続されている。
図7および図8に示すように、書類は、搬送部23のローラRに取り込まれ、撮像部21に搬送される。次に、撮像部21に画像が撮像された書類は、搬送部23のローラRにより、リジェクタ25に搬送される。リジェクタ25によりリジェクトされた書類は、リジェクタ25のトレイに貯められる。リジェクタ25によりリジェクトされなかった書類は、搬送部23のローラRにより、保管機構26に搬送される。
顧客から電子化の後に裁断する指示が無い書類が搬送されてきた場合、保管機構26における搬送部23の振分機能により、保管機構26に振り分けられた書類は、保管機構26のトレイに貯められる。この書類は、顧客に返却する書類である。顧客から電子化の後に裁断する指示がある書類が搬送されてきた場合、保管機構26に振り分けされず、シュレッダ27に搬送される。
シュレッダ27に搬送された種類等の書類は、シュレッダ27の裁断機24により裁断される。裁断の屑は、シュレッダ27のトレイに蓄えられる。
保管機構26の書類は、顧客に返却のため、保管棚5に一時保管されてもよい。
(1.4 管理サーバ30の構成および機能)
次に、管理サーバ30の構成および機能について、図8から図15を用いて説明する。
図9から図13は、図1の管理サーバにおけるデータベースのデータの一例を示す模式図である。図14は、書類のグループ化の一例を示す模式図である。図15は、項目共通特徴部分の位置情報の一例を示す模式図である。
図8に示すように、コンピュータである管理サーバ30は、管理サーバ30を制御する制御部と、データベース32(DB32)と、各第1管理装置10および第2管理装置20と通信する通信部33と、管理情報等を表示する出力部34と、を備えている。
制御部31は、例えば、CPUと、ROMと、RAMと、を有する。制御部31は、CPUが、ROMや、RAMに記憶された各種制御プログラムを読み出して実行する。制御部31が、管理サーバ30の各部(データベース32、通信部33、出力部34等)を制御する。なお、これらのプログラムを記憶した記録媒体等を制御部31が読み出し実行してもよい。
データベース32(記憶手段の一例)は、例えば、ハードディスクドライブ等により構成されている。データベース32には、図9に示すように、顧客に関するデータベース、図10に示すように、書類の工程を管理するためのデータベース、図11に示すように、画像データのグループ化のデータベース、図14に示すように、書類情報のグループ化のデータベース、図13Aから図13Cに示すように、顧客に納品するための納品用のデータを記憶したデータベース等が構築されている。
顧客に関するデータベースには、図9に示すように、顧客IDに関連付けて、顧客名、および、書類を裁断してよいか否かの情報等が記憶されている。
書類の工程を管理するためのデータベースには、図10に示すように、書類IDに関連付けて、顧客ID、抽出した特徴量(書類情報の一例)、書類の現在の工程(管理情報の一例)、および、書類に対して次に行う適切な工程(管理情報の一例)等が記憶されている。
画像データのグループ化のデータベースには、グループ化された、各項目共通特徴部分の画像の一例として、図11に示すように、ファミリーIDに関連付けて、図14に示すような各書類における各項目(各書類に応じた所定の形式に従って書類における項目の一例)の部分画像(項目共通特徴部分の画像の一例)の画像データ(書類情報の一例)等が記憶されている。
図14に示すように、契約書の氏名の項目における非共通領域の部分のみの画像と、住民票の氏名の項目における非共通領域の部分のみの画像(項目共通特徴部分の画像の一例)と、免許証の氏名の項目における非共通領域の部分のみの画像(項目共通特徴部分の画像の一例)とが、氏名ファミリーのとして、グループ化される。
契約書の住所の項目における非共通領域の部分のみの画像と、住民票の住所の項目における非共通領域の部分のみの画像と、免許証の住所の項目における非共通領域の部分のみの画像とが、住所ファミリーとして、グループ化される。
契約書の電話の項目における非共通領域の部分のみの画像が、電話ファミリーとして、グループ化される。この場合、住民票および免許証に、電話番号の項目がないので、グループのメンバー数は、1である。
住民票の生年月日の項目における非共通領域の部分のみの画像と、免許証の生年月日の項目における非共通領域の部分のみの画像とが、生年月日ファミリーとして、グループ化される。この場合、契約書に、生年月日の項目がないので、グループのメンバー数は、2である。
住民票の性別の項目における非共通領域の部分のみの画像が、性別ファミリーとして、グループ化される。この場合、契約書および免許証に、性別の項目がないので、グループのメンバー数は、1である。
書類情報のグループ化のデータベースには、グループ化された項目および位置情報の一例として、図12に示すように、ファミリーIDに関連付けて、書類における項目名、契約書、住民票、免許証、保険証といった書類種別、書類において各書類種別の情報が記載されている位置情報(書類の画像における前記各項目共通特徴部分の位置情報の一例)、画像データの処理場所、画像データの取得時刻等が、グループ化された書類情報として記憶されている。
図15Aから図15Cに示すように、書類において各書類種別の情報が記載されている位置情報は、契約書、住民票等の非共通領域NCにおける少なくとも1つの点pに設定される。
図15Aから図15Cには、項目”氏名”が共通する非共通領域NCにおける所定の点pが例示されている。点pは、項目共通特徴部分の一例である。各書類における項目が共通する項目共通特徴部分は、所定の契約書、所定の住民票、所定の免許証といった各書類に応じた所定の形式に基づき、特定される。特に、位置情報の点は、個人による違いが出やすいように、文字が記載されている位置が好ましい。また、図3Aおよび図3Bに示すように、市町村によって、住民票の形式が異なる場合、市町村毎の違いが出やすい。
顧客に納品するための納品用のデータを記憶したデータベースには、図13Aから図13Cに示すように、ファミリーIDに関連付けて、書類IDと、端末装置40のオペレータが画像データを見て入力したテキストデータ(書類情報の一例)等が記憶されている。
氏名に関する納品用のデータを記憶した氏名データベース、住所に関する納品用のデータを記憶した氏名データベース、性別に関する納品用のデータを記憶した氏名データベース等が構築されている。これらのデータベースから納品用のデータが生成される。
これらのように、同じ管理サーバ30の別々のデータベースにより管理されてもよいし、それぞれのデータベースが、別の管理サーバのデータベースに記憶されてもよい。また、ファミリーID毎に別々のそれぞれ別の管理サーバのデータベースに記憶されてもよい。
図13Aに示すように、氏名に関する納品用のデータを記憶した氏名データベースには、同じファミリーID”00001”に、複数の書類が組まれた書類のセット(関連する複数の書類の一例)の契約書、住民票、および、免許証の書類IDと、テキストデータ等が記憶されている。
図13Cに示すように、性別に関する納品用のデータを記憶した氏名データベースには、契約書、住民票、および、免許証の書類IDと、住民票から読み取られたテキストデータが記憶されている。
テキストデータの欄には、セットの書類に記載された内容が同一であるかの照合結果や、記載の有無のデータでもよい。
また、データベース32には、各書類のフォーマットの情報が、契約書、住民票、免許証、保険証といった書類種別毎に記憶されている。さらに、住民票である場合、市町村毎のフォーマット情報がデータベース32に記憶されている。また、契約書の場合、顧客の顧客IDに関連付けられ、顧客毎の契約書のフォーマットが、データベース32に登録されている。
このように、データベース32は、前記グループ化された前記項目および前記位置情報を、前記関連する複数の書類を管理する管理番号として、記憶する記憶手段の一例として機能する。
また、データベース32には、オペレーティングシステムおよびサーバプログラム等の各種プログラムが記憶されていてもよい。なお、各種プログラムは、例えば、他のサーバ等からネットワーク3を介して取得されるようにしてもよいし、記録媒体に記録されてドライブ装置を介して読み込まれるようにしてもよい。
通信部33は、ネットワーク3に接続して、第1管理装置10、第2管理装置20、および、端末装置40との通信を制御する。
出力部34は、例えば、液晶表示素子またはEL(Electro Luminescence)素子等によって構成されている。
管理サーバ30は、テキスト化されたデータを、顧客に暗号化して送信する。記録媒体で納品する場合は、管理サーバ30または専用の端末がDVD等の記録媒体にテキスト化されたデータを暗号化して記録する。記録媒体が顧客に納品される。
書類を返却する必要がある顧客の場合、保管機能の保管機構26または保管棚5から、書類が取り出され、書類も納品される。書類を返却する必要が無い顧客の場合、管理サーバ30は、第2管理装置20からの裁断完了情報に基づき、裁断が終わった旨の裁断通知も行う。
顧客からの完納通知を受けて、管理サーバ30は、納品したデータを消去する。管理サーバ30は、消去通知としてデータを消去した旨を顧客に通知する。なお、端末装置40におけるテキストデータ化が終了したときに、管理サーバ30は、画像データを消去してもよい。
[2.管理システムの動作]
次に、本発明の1実施形態に係る管理システムの動作について図を用いて説明する。
(2.1 書類およびデータのフロー)
まず、顧客から預かった書類を電子データ化して、顧客に納品するまでの工程を、図16を用いて説明する。
図16は、管理システム1における書類およびデータのフローの一例を示す模式図である。
まず、図16に示すように、書類を処理する工程P1から工程P6に対して、書類に関するデータに対する処理の工程M1から工程M6がある。工程P1から工程P5に対してそれぞれ第1管理装置10が設置され、工程P6に対して第2管理装置20が設置されている。各第1管理装置10の装置IDおよび第2管理装置20の装置IDが、各工程(工程P1から工程P6)に対応する。
なお、工程P1から工程P5に対して、1台の第1管理装置10で行ってもよい。
顧客(例えば、カード会社、保険会社等)から、複数の書類が組まれた書類のセットが、まとめて送られてくる。例えば、書類のセットが同封された封筒が詰められた段ボール箱が、顧客から送られてくる。なお、紙の書類でなく、書類を撮像した電子データ(例えば、記録媒体に記録された電子データ、ネットワークを介して送信されてきた電子データ)が送付されてきてもよい。
複数の書類のセットは、例えば、顧客の各ユーザ(例えば、カード会社、保険会社等に申し込みをする個人や法人)から顧客に申し込まれた書類のセットである。書類のセットは、申込書類(例えば、契約書、申込用紙)および本人確認用の書類等である。本人確認用の書類として2通必要な場合、例えば、住民票および免許証、住民票および健康保険証等である。なお、法人の場合、法人確認用の書類として、代表取締役の印が押された書類である。
なお、複数の書類のセット用に、フロントページが作成されてもよい。フロントページには、顧客名、書類のセットを特定するためのフロントページID、書類の数、受け付け日付、工程番号等が記載される。このフロントページを書類のセットに含めてもよいし、電子データ上存在し書類のセットに含めなくてもよい。データベース32には、フロントページIDに関連付けられ、各書類の書類IDが記憶される。また、データベース32には、フロントページの管理情報のため、フロントページIDに関連付けられ、工程番号も記憶される。
工程P1において、書類毎に、一連の書類IDが付与される。例えば、届けられた段ボールが開けられ、書類のセットが同封された封筒が取り出される。そして、封筒が開封されて、書類のセットが取り出される。各書類にコード等の各書類を識別するための書類IDが付与される。ここで、付与されるコードの一例として、バーコードや2次元コード等が挙げられる。
書類IDとして、各書類にコード等が付される。第1管理装置10の受け入れ口に各書類を入れて、コードが付されるようにしてもよいし、人手によってコードを貼ってもよい。また、書類の画像の特徴量により、各書類に書類IDが割り振られてもよい。
次に、工程M1において、各書類の特徴量が、管理サーバ30のデータベース32に保存される。具体的には、管理サーバ30が、第1管理装置10から送信されてくる各書類の画像から特徴量を抽出し、データベース32に保存する。
例えば、第1管理装置10が、各書類を順に受け入れ、書類の画像を撮像し、画像データを管理サーバ30に送信する。管理サーバ30は、画像データから、書類ID用の特徴量(書類を特定するための特徴量の一例)を抽出する。書類ID用の特徴量は、各書類にコードが付されている場合は、コードの部分の特徴量(コード番号)、コードが付されていない場合は、各書類の画像の全体またはある部分の特徴量(例えば、ベクトル量)である。
なお、各書類にコードが付されている場合、コード読取装置がコードを読み込み、コードの情報を管理サーバ30に送信されるようにしてもよい。コード読取装置が第1管理装置10に接続されていてもよいし、内蔵されていてもよい。
また、第1管理装置10が、工程P1において書類を受け入れたときや、画像を撮像したときや、画像を解析したときに、トラブルを検出した場合、書類を、リジェクタ15のトレイに振り分ける。なお、書類の受け入れ、画像の撮像、画像の解析、トラブルの検出、トレイへの振り分け等は、書類に対する処理の一例である。
次に、工程P2において、書類の不備の確認作業が行われる。書類IDが決まった書類が、工程P2の場所に運ばれ、書類のセットが全て揃っているか、書類の毀損が無いか等のチェックが行われる。
具体的には、IDが付与された書類が、工程P2の場所に運ばれ、第1管理装置10に挿入される。第1管理装置10が書類の撮像を行い、管理サーバ30に送信する。管理サーバ30が、画像データより書類が、工程P2用の書類であるか否かの判定を行い、判定結果(照合結果の一例)を第1管理装置10に送信する。第1管理装置10が、判定結果に応じて、書類を、リジェクタ15のトレイか保管機構16のトレイかに振り分ける。第1管理装置10は、書類がどちらに振り分けられたかの書類の工程の情報を、管理サーバ30に送信する。
保管機構16のトレイの書類に対して、各封筒に同封されていた書類が、一式揃っているか等の不備の確認作業が行われる。
確認の結果が、第1管理装置10または端末装置40に入力される。例えば、コード読取装置により、書類のコードが読み取られた後に、第1管理装置10または端末装置40の画面に入力画面が表示されて、不備の確認結果が入力される。
なお、第1管理装置10が、書類の画像を撮像し管理サーバ30に送信し、管理サーバ30が、申込書類、本人確認用の書類等を画像認識して、規定の枚数があるか否か、申込書類および本人確認用の書類が一式揃っているか等を判定してもよい。
なお、第1管理装置10が、工程P1と工程P2とを同時に行ってもよい。
次に、工程M2において、管理サーバ30が、第1管理装置10からの書類の工程の情報に基づき、進捗ステータスを更新する。
具体的には、管理サーバ30が、第1管理装置10から送信されて来た書類の画像に基づき、書類ID用の特徴量を抽出し、BD32を参照して、書類を特定する。管理サーバ30が、書類IDに基づき、特定された書類の進捗ステータスを更新する。
なお、管理サーバ30が、工程M1と工程P2とを同時に行ってもよい。
次に、工程P3において、第1管理装置10が、納品用データを作成するために、書類の画像データ化を行う。
具体的には、書類が、工程P3の場所に運ばれ、第1管理装置10に挿入される。第1管理装置10が書類の撮像を行い、管理サーバ30に送信する。管理サーバ30が、画像データより書類が、工程P3用の書類であるか否かの判定を行い、判定結果(照合結果の一例)を第1管理装置10に送信する。第1管理装置10が、判定結果に応じて、書類を、リジェクタ15のトレイか保管機構16のトレイかに振り分ける。第1管理装置10は、書類がどちらに振り分けられたかの書類の工程の情報を、管理サーバ30に送信する。
例えば、トレイに入った複数の書類のセットが、第1管理装置10に取り入れられて、1枚1枚の書類が順に画像が撮像されて、書類が画像データ化される。第1管理装置10は、納品用データの作成に必要な部分、および、書類の書類IDを特定するために必要な部分を撮像する。なお、第1管理装置10は、書類全体を撮像してもよいし、解像度を上げるため、複数のカメラで部分的に区切って、書類を所定のアングルから撮像してもよい。また、第1管理装置10は、複数の書類を並べて、一度に撮像してもよい。
第1管理装置10が、画像データを管理サーバ30に送信する。管理サーバ30が画像データを受信する。
このように、管理サーバ30は、関連する複数の書類であって、当該各書類に応じた所定の形式に従って前記書類における項目の情報が記載されている前記各書類の画像を撮像した画像データを取得する画像データ取得手段の一例として機能する。
次に、工程M3において、管理サーバ30が、画像データを保存する。具体的には、管理サーバ30が、第1管理装置10から受信した画像データから、画像処理により書類IDを特定する。管理サーバ30が、書類IDに基づき、画像データをデータベース32に保存する。進捗ステータスも更新される。
また、管理サーバ30は、各書類に応じた所定の形式に基づき、各書類における項目が共通する項目共通特徴部分を、画像データから各々特定し、書類の画像における各項目共通特徴部分の位置情報を算出し、項目と前記各項目共通特徴部分の位置情報とをグループ化し、グループ化された項目および位置情報を、関連する複数の書類を管理する管理番号として、記憶する。
ここで、電子化された書類の画像データは、各端末装置40に送信され、各端末装置40において、画像のテキスト化等の作業が行われる。特に、各グループ化された画像データが、ファミリーIDと共に、別々の端末装置40に送信される。各端末装置40において、ファミリーIDに対応した項目単位で、画像のテキスト化や、画像の確認が行われる。そして、各端末装置40が、画像のテキスト化されたテキストデータや確認結果を、管理サーバ30に送信する。管理サーバ30が、各端末装置40からのテキストデータをまとめて、顧客に納品するための納品用データとして、データベース32に保存する。
次に、工程P4において、作業工程が実行される。例えば、作業として、法人用の書類に、個人用の書類が混ざっていないかの確認作業が挙げられる。
具体的には、画像データ化が終了した書類が、工程P4の場所に運ばれ、第1管理装置10に挿入される。第1管理装置10が書類の撮像を行い、管理サーバ30に送信する。管理サーバ30が、画像データより書類が、工程P4用の書類であるか否かの判定を行い、判定結果(照合結果の一例)を第1管理装置10に送信する。第1管理装置10が、判定結果に応じて、書類を、リジェクタ15のトレイか保管機構16のトレイかに振り分ける。第1管理装置10は、書類がどちらに振り分けられたかの書類の工程の情報を、管理サーバ30に送信する。
保管機構16のトレイの書類に対して、例えば、法人用の書類と個人用の書類とが混ざっていないかの確認作業が行われる。
確認の結果が、第1管理装置10または端末装置40に入力される。例えば、コード読取装置により、書類のコードが読み取られた後に、第1管理装置10または端末装置40の画面に入力画面が表示されて、確認結果が入力される。
なお、第1管理装置10が、法人用の書類と個人用の書類との差別ポイント(書類名や形式の違い等)のところを撮像して、管理サーバ30が、法人用の書類と個人用の書類とが混ざっていないかの確認作業を行ってもよい。
次に、工程M4において、管理サーバ30が、第1管理装置10からの書類の工程の情報に基づき、工程M2のように、進捗ステータスを更新する。
なお、この作業工程が不要な場合、工程P4および工程M4は省略してもよい。一方、作業工程が複数ある場合、工程P4および工程M4のような工程が複数回行われる。
次に、工程P5において、工程P4の作業が終わった書類が保管棚5に保管される。
具体的には、工程P5の場所、すなわち、保管棚5の場所に、書類が運ばれ、第1管理装置10に挿入される。第1管理装置10が書類の撮像を行い、管理サーバ30に送信する。管理サーバ30が、画像データより書類が、工程P5用の書類であるか否かの判定を行い、判定結果(照合結果の一例)を第1管理装置10に送信する。第1管理装置10が、判定結果に応じて、書類を、リジェクタ15のトレイか保管機構16のトレイかに振り分ける。書類が入った保管機構16のトレイが取り出され、トレイが保管棚5の所定位置に保管される。第1管理装置10は、書類がどちらに振り分けられたかの書類の工程の情報および保管棚5における保管場所を、管理サーバ30に送信する。
例えば、トレイに入った複数の書類のセットが、第1管理装置10に取り入れられて、工程P5用の書類か否かを判定される。工程P5用の書類として判定された、リジェクタ15のトレイの書類が、トレイごと保管棚5の所定位置に保管される。
次に、工程M5において、管理サーバ30が、第2管理装置20からの書類の工程の情報に基づき、工程M2のように、進捗ステータスを更新する。なお、管理サーバ30が、書類が保管された保管棚5の保管場所を、データベース32に記憶してもよい。
次に、工程P6において、テキストデータ化が終わり、納品用データが完成した書類に対して、第2管理装置20が、顧客に返却する書類か、裁断する書類かに振り分ける。第2管理装置20が、裁断する書類に振り分けられた書類を裁断する。
具体的には、テキストデータ化が終了した書類が、保管棚5から工程P6の場所に運ばれ、第2管理装置20に挿入される。第2管理装置20が書類の撮像を行い、管理サーバ30に送信する。管理サーバ30が、画像データより書類が、工程P6用の書類であるか否かの判定、および、顧客に返却する書類か、裁断する書類かを判定する。管理サーバ30が、判定結果(照合結果の一例)を第2管理装置20に送信する。第2管理装置20が、判定結果に応じて、書類を、リジェクタ25のトレイか、保管機構26のトレイか、または、シュレッダ27かに振り分ける。第2管理装置20は、書類がどこに振り分けられたかの書類の工程の情報を、管理サーバ30に送信する。シュレッダ27が、書類を裁断した場合は、第2管理装置20は、裁断完了情報を管理サーバ30に送信する。
次に、工程M6において、管理サーバ30が、第2管理装置20からの書類の工程の情報と、顧客からの納品用データの完納通知に基づき、納品用データを消去する。
(2.2 第1管理装置および管理サーバの動作例)
次に、工程P1から工程P5における第1管理装置10の動作例、および、工程M1から工程M5における管理サーバ30の動作例について、図17を用いて説明する。
図17は、第1管理装置および管理サーバの動作例を示すシーケンス図である。
図17に示すように、第1管理装置10は、書類を受け入れる(ステップS1)。具体的には、第1管理装置10の搬送部13が、工程P1から工程P5のいずれか1つの工程において、書類を順に受け入れる。工程P2から工程P5においては、トレイに入れられた書類等を順に受け入れる。
次に、第1管理装置10は、トラブルがある否かを判定する。(ステップS2)。具体的には、第1管理装置10の制御部が、書類を受け入れたときに、紙詰まりがあったか否か、書類の枚数が所定の枚数であるか否か等の受け入れた書類の状態を判定する。紙詰まりがある場合、搬送部13から制御部に紙詰まりの信号が送信される。書類の枚数が所定の枚数であるか否かを判定する場合、制御部が、トレイのコードやRFIDタグ等を読み取り、トレイにある書類の所定の枚数を管理サーバ30に問い合わせる。制御部が、書類の枚数をカウントして、所定の枚数であるか否かを判定する。なお、第1管理装置10は、グループ化された書類情報を参照し(例えば、管理サーバ30から受信)、位置情報の数から、各書類のセットの枚数が揃っているか判定してもよい。
トラブルがある場合(ステップS2;YES)、第1管理装置10は、アラームを通知する(ステップS3)。例えば、第1管理装置10が、アラート機能として、音や光の点滅等により通知を行ったり、第1管理装置10が、アラート信号を管理サーバ30に送信して管理サーバ30の出力部34や端末に画面にアラートを表示させたりする。アラートのように通知することで、書類受け入れが上手くできなかった書類の混入を防止でき、判定結果を出力して管理できる。なお、第1管理装置10等が、受け入れた書類の数を表示してもよい。また、管理サーバ30が、グループ化された書類情報の処理場所や処理時刻の情報に基づき、トラブル処理の指示を行ってもよい。
トラブルが無い場合(ステップS2;NO)、第1管理装置10は、書類の画像を撮影する(ステップS4)。具体的には、第1管理装置10の撮像部11が、搬送部13により搬送された書類を撮像する。書類の場合、搬送部13のローラRにより搬送されている書類を、撮像部11によりスキャニングして撮像し、画像データを取り込む。第1管理装置10の制御部が撮像した画像データを、制御部のRAM等のキャッシュメモリに保管する。
なお、工程P1では、画像データは、書類IDと対応付ける特徴量を抽出するための画像データである。例えば、書類を特定できるコードの部分の画像データや、書類を特定できる画像の全体またはある部分の画像データである。工程P2、P3、P4、P5、P6では、画像データは、書類IDと対応付ける特徴量のための画像データである。
さらに、工程P3では、画像データは、納品用データを作成するために必要な書類の画像データである。例えば、契約書の非共通領域NC、住民票の非共通領域NC、免許証の非共通領域NC等を含む画像データである。
工程P3においては、書類における各項目の部分画像のみを撮像してもよい。例えば、図14に示すように、契約の場合、契約書の非共通領域NCにおける氏名項目の部分画像、住所の項目の部分画像、および電話の項目の部分画像が、別々に撮像される。住民票の場合、住民票の非共通領域NCにおける氏名項目の部分画像、住所の項目の部分画像、生年月日の項目の部分画像、および、性別の項目の部分画像が、別々に撮像される。免許証の場合、免許証の非共通領域NCにおける氏名項目の部分画像、住所の項目の部分画像、および、生年月日の項目の部分画像が、別々に撮像される。
なお、紙の書類でなく、電子データが送られてきた場合、第1管理装置10は、ステップS1の書類受け入れの処理では、電子データを受け入れ、ステップS2のトラブル判定の処理、ステップS3のアラーム通知の処理、および、ステップS5の撮像の処理を省略してもよい。
次に、第1管理装置10は、撮像した画像を送信する(ステップS5)。具体的には、第1管理装置10の制御部が、通信部12を介して、撮像部11により取り込まれた画像データを、第1管理装置10の装置ID、工程ID(例えば、工程P1等の工程名や工程番号)および書類IDと共に、管理サーバ30に送信する。
なお、工程P3では、第1管理装置10は、書類における各項目の部分画像の画像データを、項目を識別する項目ID、第1管理装置10の装置ID、工程IDおよび書類IDと共に、別々に管理サーバ30に送信してもよい。
また、工程P3では、図14に示すように、第1管理装置10が、契約書、住民票、免許証等の各書類の各項目の部分画像毎に、グループ化した画像データを、ファミリー毎に別々に管理サーバ30に送信してもよい。
次に、管理サーバ30は、画像を受信する(ステップS6)。具体的には、管理サーバ30の制御部31が、工程M1から工程M5のいずれか1つの工程において、第1管理装置10からの画像データを、通信部33を介して受信する。制御部31が、受信した画像データを、制御部31のRAM等のキャッシュメモリに保管する。
このように、管理サーバ30は、関連する複数の書類であって、当該各書類に応じた所定の形式に従って前記書類における項目の情報が記載されている前記各書類の画像を撮像した画像データを取得する画像データ取得手段の一例として機能する。
次に、管理サーバ30は、所定の画像が撮像されているか否かを判定する(ステップS7)。制御部31が書類の写りが悪い等を判定する。例えば、画像の撮像場所を誤った(例えば、共通領域Cが撮像されていない、非共通領域NCが撮像されていない等)、画像が暗すぎる、受信した画像データにおける黒の割合が所定値以上である、または、画像のコントラストが悪い等の場合、制御部31が、所定の画像が撮像されていないと判定する。
なお、工程M1の場合、コードの部分が撮像されていなかった否か、コードの部分の写りが悪いか否か等を制御部31が判定してもよい。また、工程M3の場合、画像のテキスト化等の作業のための画像領域が適切に撮像されているか否かを制御部31が判定してもよい。
所定の画像が撮像されていない場合(ステップS7;NO)、管理サーバ30は、ステップS13の処理を行う。
所定の画像が撮像されている場合(ステップS7;YES)、管理サーバ30は、特徴量を抽出する(ステップS8)。具体的には、制御部31が、画像処理をして、書類を特定するための特徴量を画像データから抽出する。
このように、管理サーバ30は、前記書類を特定するための特徴量を前記撮像した画像から抽出する。
次に、管理サーバ30は、特徴量を照合する(ステップS9)。具体的には、制御部31が、特徴量に基づき、データベース32を参照して、書類IDを特定する。制御部31が、装置IDおよび特定された書類IDに基づき、書類の工程IDと照合して、書類の工程が適切な工程であるか否かを判定する。さらに具体的には、制御部31が、装置IDに対応した工程と、適切な工程とが一致するか否かを判定して特定結果を求める。
このように、管理サーバ30は、前記書類の各工程における管理情報を記憶した記憶手段を参照して、前記撮像した画像から抽出された前記特徴量を照合する。
なお、工程M3において、適切な工程であると判定された場合、図11に示すように、制御部31が、ファミリーIDを付与して、ファミリーIDと関連付けて、グループ化された、納品用データを作成するための画像データを保存する。
書類における各項目の部分画像の画像データが、別々に第1管理装置10から送信されてきた場合、管理サーバ30は、各書類においる項目の部分画像の画像データを、項目毎にグループ化して、図11に示すように、ファミリーIDを付与して、ファミリーIDに関連付けて、データベース32に登録する。
グループ化された画像データが第1管理装置10から送信されてきた場合、管理サーバ30は、図11に示すように、ファミリーIDに関連付けて、データベース32に登録する。グループ化された画像データに、ファミリーIDを付与が付与されていなかったら、管理サーバ30は、ファミリーIDを付与して、ファミリーIDに関連付けて、各画像データをデータベース32に登録する。
このように、管理サーバ30は、前記グループ化された前記項目と前記各項目共通特徴部分の位置情報とにより、前記グループ化された前記各項目共通特徴部分の画像を管理する。
また、第1管理装置10から、書類全体の画像データを受信した場合、図14に示すように、管理サーバ30は、各項目の部分画像に分解する。管理サーバ30は、各書類における各項目の部分画像を、書類のセットの各書類IDに基づき、グループ化する。管理サーバ30は、図11に示すように、ファミリーIDに関連付けて、データベース32に登録する。
また、工程M1においては、制御部31が、特徴量を照合する代わりに、図10に示すように、抽出された特徴量を、割り当てられた書類IDと共に、データベース32に記憶する。
次に、管理サーバ30は、グループ化するか否かを判定する(ステップS10)。具体的には、制御部31が、データベース32の書類の工程を管理するためのデータベースを参照して、グループ化を行う必要の工程(例えば、書類の画像データ化の工程P3(工程M3))である否かを判定する。
グループ化する場合(ステップS10;YES)、管理サーバ30は、書類情報のグループ化を行う(ステップS11)。制御部31が、書類における項目毎に、書類において各書類種別の情報が記載されている位置情報等の書類情報をグループ化する。書類情報のグループ化のサブルーチンにおいて、詳細に説明する。
なお、ID付与の工程P1(工程M1)において、各書類の画像から特徴量を抽出する際に、書類における各項目の部分画像から、書類情報のグループ化を行ってもよい。この場合、管理サーバ30は、各書類に、バーコード等の書類IDを付与する代わりに、グループ化された項目と各項目共通特徴部分の位置情報等のグループ化された書類情報、または、ファミリーIDを付与してもよい。
グループ化しなかった場合(ステップS10;NO)、または、ステップS11のグループ化の終了後、管理サーバ30は、画像データを消去する(ステップS12)。具体的には、制御部31が、一時的に保管されている画像データを消去する。例えば、制御部31が、特徴量の抽出等に利用されて、不要になった画像データを、RAMやデータベース32等の管理サーバ30内部から消去する。なお、ステップS8の特徴量の抽出の直後に、制御部31が、画像データを消去してもよい。
なお、工程P3において、納品用データを作成するための画像データは、ステップS10では、消去されない。
このように、管理サーバ30は、前記各書類の画像を撮像した画像データを利用した後、当該画像データを装置内部から消去する消去手段の一例として機能する。
次に、管理サーバ30は、結果を送信する(ステップS13)。具体的には、制御部31が、通信部33を介して、第1管理装置10に、結果を送信する。例えば、ステップS9の照合結果として、適切な工程であった否かの情報、および、ステップS7の照合結果として、所定の画像が撮像されていた否かの情報を、制御部31が、第1管理装置10に送信する。
次に、第1管理装置10は、結果を受信する(ステップS14)。具体的には、第1管理装置10の制御部は、通信部12を介して、管理サーバ30から結果を受信する。
次に、第1管理装置10は、画像データを消去する(ステップS15)。具体的には、第1管理装置10の制御部が、一時的に保管されている画像データを消去する。管理サーバ30に画像データが利用され、不要になった画像データを、制御部が第1管理装置10内部から消去する。なお、ステップS5の画像データ送信の直後に、制御部が、画像データを消去してもよい。
次に、第1管理装置10は、書類を振り分ける(ステップS16)。具体的には、第1管理装置10の制御部が、管理サーバ30から結果に基づき、搬送部13およびリジェクタ15が、書類を振り分ける。
例えば、図5に示すように、撮像部11により撮像された書類が、搬送部13のローラRによりリジェクタ15まで搬送される。ステップS7で所定の画像が撮影されていない場合、または、ステップS9の照合結果で、書類の工程が適切な工程で無いと判定された場合、リジェクタ15が、リジェクタ15のトレイに書類を取り込む。一方、ステップS7で所定の画像が撮影されている場合、かつ、ステップS9の照合結果で、書類の工程が適切な工程であると判定された場合、搬送部13が、保管機構16まで書類を搬送する。このように書類を振り分けることにより、撮像が上手くできなかった書類、間違った工程の書類の混入を防止できる。
なお、顧客毎に保管機構16が複数ある場合、特徴量から求められた書類IDに対応した顧客IDに基づき、第1管理装置10は、各保管機構に対応する書類を振り分けてもよい。この場合、顧客毎に一連の工程を連続して行わなくても、混合して処理できるので、作業効率が高くなる。
次に、第1管理装置10は、振分結果を送信する(ステップS17)。具体的には、第1管理装置10の制御部が、通信部12を介して、第1管理装置10の装置IDおよび書類IDと共に、書類の振分結果を管理サーバ30に送信する。なお、振分結果は、例えば、搬送部13およびリジェクタ15の作動情報である。
次に、管理サーバ30は、管理情報を更新する(ステップS18)。具体的には、制御部31が、装置ID、書類ID、書類の振分結果を受信する。書類がリジェクタ15に割り振られなかった場合、図10に示すように、制御部31が、書類IDに基づき、データベース32の現在の工程欄に装置IDに対応した工程番号を、適切な工程欄に次の工程の工程番号を記憶する。書類がリジェクタ15に割り振られた場合、制御部31が、書類IDに基づき、現在の工程欄に装置IDに対応した工程番号を、データベース32の適切な工程欄に、前の工程等の書類が処理されるべき工程番号を記憶する。
このように、管理サーバ30は、前記振分手段の振り分け結果に基づき前記書類の工程の前記管理情報を更新して、進捗ステータスを更新する。
(2.3 第2管理装置および管理サーバの動作例)
次に、工程P6における第2管理装置20の動作例、および、工程M6における管理サーバ30の動作例について、第1管理装置10と異なる動作について、主に説明する。なお、第2管理装置20は、第1管理装置10と異なり、シュレッダ27を有し、書類の返品が必要で無い場合、書類の裁断を行う。また、第2管理装置20は、書類情報のグループ化のための画像の取得を行わない。
第2管理装置20は、ステップS1のように、書類を受け入れ、ステップS2のように、トラブルがあるか否かを判定する。
トラブルがある場合、第2管理装置20は、ステップS3のように、アラームを通知する。
トラブルが無い場合、第2管理装置20は、ステップS4のように、書類の画像を撮影する。
次に、第2管理装置20は、ステップS5のように、撮像した画像を送信する。
次に、管理サーバ30は、ステップS6のように、画像を受信し、ステップS7のように、所定の画像が撮像されているか否かを判定する。
所定の画像が撮像されていない場合、管理サーバ30は、結果を第2管理装置20に送信する。
所定の画像が撮像されている場合、管理サーバ30は、ステップS8のように、特徴量を抽出する。
次に、管理サーバ30は、特徴量に基づき、特徴量を照合する。具体的には、制御部31が、特徴量に基づき、データベース32を参照して、書類IDを特定する。制御部31が、装置IDおよび特定された書類IDに基づき、書類の工程IDと照合して、書類の工程が適切な工程であるか否かを判定する。さらに具体的には、制御部31が、装置IDに対応した工程と、適切な工程とが一致するか否かを判定して特定結果を求める。
さらに、制御部31が、データベース32を参照して、書類IDに対応する顧客IDに基づき、書類を裁断する否かの判定をする。
次に、管理サーバ30は、ステップS12のように、画像データを消去する。
次に、管理サーバ30は、結果を送信する。具体的には、制御部31が、通信部33を介して、第2管理装置20に、結果を送信する。例えば、照合結果として、適切な工程であった否かの情報、書類を裁断または返却か否かの情報、および、所定の画像が撮像されていた否かの情報を、制御部31が、第2管理装置20に送信する。
次に、第2管理装置20は、ステップS14のように、結果を受信し、画像データを消去する。
次に、第2管理装置20は、管理サーバ30から結果に基づき、搬送部23、リジェクタ25、および、シュレッダ27が、書類を振り分ける。
例えば、図7に示すように、撮像部21により撮像された書類が、搬送部23のローラRによりリジェクタ25まで搬送される。所定の画像が撮影されていない場合、書類の画像データからのテキスト化が終了していない場合、または、照合結果で、書類の工程が適切な工程で無いと判定された場合、リジェクタ25が、リジェクタ25のトレイに書類を取り込む。一方、所定の画像が撮影されている場合、かつ、照合結果で、書類の工程が適切な工程であると判定された場合、搬送部13が、保管機構26まで書類を搬送する。
そして、照合結果で、書類を顧客に返却すると判定された場合、保管機構26が、返却用に保管機構26のトレイに書類を取り込む。一方、照合結果で、書類を裁断すると判定された場合、搬送部13が、シュレッダ27まで書類を搬送する。
なお、顧客毎に保管機構26が複数ある場合、特徴量から求められた書類IDに対応した顧客IDに基づき、第1管理装置20は、各保管機構に対応する書類を振り分けてもよい。この場合、顧客毎に一連の工程を連続して行わなくても、混合して処理できるので、作業効率が高くなる。
シュレッダ27まで書類が搬送された場合、第2管理装置20は、書類を裁断する。具体的には、シュレッダ27の裁断機24が、搬送部23より搬送されてきた書類を裁断して、裁断の屑を、シュレッダ27のトレイに落とす。
次に、第2管理装置20は、通信部22を介して、第2管理装置20の装置IDおよび書類IDと共に、書類の振分結果、および、裁断結果を管理サーバ30に送信する。
なお、振分結果は、例えば、搬送部23、リジェクタ25、および、保管機構26の作動情報である。裁断結果は、例えば、シュレッダ27の裁断機24の作動結果である。裁断機24が正常に作動した場合、裁断結果は、裁断が完了したことを示す情報である。紙詰まり等で裁断機24が正常に作動しなかった場合、裁断結果は、裁断が未完了であることを示す情報である。
次に、管理サーバ30は、管理情報を更新する。具体的には、制御部31が、装置ID、書類ID、書類の振分結果、裁断結果を受信する。
書類がリジェクタ25に割り振られた場合、図10に示すように、制御部31が、書類IDに基づき、現在の工程欄に装置IDに対応した工程番号を、適切な工程欄に、前の工程等の書類が処理されるべき工程番号を記憶する。
書類が保管機構26に割り振られた場合、制御部31が、書類IDに基づき、現在の工程欄に装置IDに対応した工程番号を、データベース32の適切な工程欄に工程の終了を示す情報を記憶する。
書類がシュレッダ27に割り振られ、裁断された場合、制御部31が、書類IDに基づき、データベース32の適切な工程欄等に裁断の完了を示す情報を記憶する。裁断に失敗した場合、裁断が未完了であることを示す情報が記録される。
次に、管理サーバ30は、画像データを消去する。具体的には、制御部31が、第2管理装置20からの書類の工程の情報と、顧客からの納品用データの完納通知に基づき、納品用データを作成するための画像データをデータベース32から消去する。なお、制御部31が、納品用データもデータベース32から消去してもよい。
(2.4 書類情報のグループ化のサブルーチン)
次に、書類情報のグループ化のサブルーチンについて、図18を用いて説明する。
図18は、データのグループ化のサブルーチンを示すフローチャートである。
図18に示すように、管理サーバ30は、書類の形式を特定する(ステップS20)。具体的には、管理サーバ30の制御部31が、データベース32に構築された書類毎のフォーマットの情報を参照して、書類の形式を特定する。さらに具体的には、制御部31が、顧客IDに基づいて書類のフォーマットを特定したり、書類の画像を画像解析して、書類のフォーマットを特定したりする。顧客IDに基づいて書類のフォーマットを特定する場合、顧客毎に書類のセットが決まっているので、制御部31が、顧客IDに基づいて、書類のセットの情報を取得して、書類のセットの情報から、書類のフォーマットを特定する。また、画像解析により、書類のフォーマットを特定する場合、制御部31が、画像解析により、記入されていないオリジナル書類とのマッチングを行って、書類のフォーマットを特定する。
このように、管理サーバ30は、前記各書類に応じた所定の形式に基づき、前記各書類における前記項目が共通する項目共通特徴部分を、前記画像データから各々特定する項目共通特徴部分特定手段の一例として機能する。
次に、管理サーバ30は、画像における項目共通特徴部分を特定する(ステップS21)。具体的には、制御部31が、特定した書類の形式に基づき、項目に対する記載位置を特定する。例えば、図15Aから図15Cに示すように、各項目において非共通領域NCの部分を特定する。
なお、制御部31が、項目「氏名」に対して、文字「氏名」の場所を探索して、文字「氏名」の周りの画像を、項目共通特徴部分を特定してもよい(ステップS20を省略して、この処理を行ってもよい)。特に文字「氏名」の下部や、右側の所定の領域を特定する。
このように、管理サーバ30は、前記各書類に応じた所定の形式に基づき、前記各書類における前記項目が共通する項目共通特徴部分を、前記画像データから各々特定する項目共通特徴部分特定手段の一例として機能する。
次に、管理サーバ30は、画像における項目共通特徴部分の位置情報を算出する(ステップS22)。図15Aから図15Cに示すように、制御部31が、書類の各項目の非共通領域NCにおける少なくとも1つの点pの座標を算出し、位置情報をする。非共通領域NCの点pは、所定の決まりに従い、位置が決められる。例えば、非共通領域NCの書類の原点(0,0)に最も近い点p/遠い点p、非共通領域NCの中の文字で左隅(書き出しの位置)の点p、非共通領域NCの中の文字で右隅(書き終わりの位置)の点p等が挙げられる。
契約書の場合、氏名の項目の位置情報(x11,y11)、住所の項目の位置情報(x12,y12)、および、電話番号の項目の位置情報(x13,y13)が算出される。住民票の場合、氏名の項目の位置情報(x21,y21)、住所の項目の位置情報(x22,y22)、生年月日の項目の位置情報(x24,y24)、および性別の項目の位置情報(x25,y25)が算出される。免許証の場合、氏名の項目の位置情報(x31,y31)、住所の項目の位置情報(x32,y32)、および生年月日の項目の位置情報(x34,y34)が算出される。
このように、管理サーバ30は、前記書類の画像における前記各項目共通特徴部分の位置情報を算出する位置情報算出手段の一例として機能する。
次に、管理サーバ30は、項目と各項目共通特徴部分の位置情報とをグループ化する(ステップS23)。図12に示すように、制御部31が、例えば、項目「氏名」に対して、契約書の氏名の項目の位置情報(x11,y11)、住民票の氏名の項目の位置情報(x21,y21)、免許証の氏名の項目の位置情報(x31,y31)を、同じファミリーID「00001」の氏名ファミリーの欄に、位置情報を記入して、グループ化する。
図12に示すように、制御部31が、例えば、項目「住所」に対して、契約書の住所の項目の位置情報(x12,y12)、住民票の住所の項目の位置情報(x22,y22)、免許証の住所の項目の位置情報(x32,y32)を、同じファミリーID「00002」の住所ファミリーの欄に、位置情報を記入して、グループ化する。
図12に示すように、制御部31が、例えば、項目「電話番号」に対して、契約書の電話番号の項目の位置情報(x13,y13)を、ファミリーID「00003」の電話番号ファミリーの欄に、位置情報を記入して、グループ化する。この例のように、位置情報にはブランクの書類種別があってもよい。
図12に示すように、制御部31が、例えば、項目「生年月日」に対して、住民票の生年月日の項目の位置情報(x24,y24)および免許証の生年月日の項目の位置情報(x34,y34)を、同じファミリーID「00004」の住所ファミリーの欄に、位置情報を記入して、グループ化する。
さらに、図12に示すように、制御部31が、各ファミリーIDに関連付け、画像データの処理場所(第1管理装置10がある特定の場所に設置されている場合、装置IDでもよい)および画像データの処理時間(画像を撮像した時刻や管理サーバ30が画像データを受信した時刻、グループ化して登録する時刻等)を、記入して、項目名と、位置情報と共にグループ化する。
グループ化された項目および位置情報は、書類のセットを管理する管理番号として利用される。特に、図3Aおよび図3Bに示すように、市町村により、住民票のフォーマットが異なるため、グループ化された項目および位置情報は、市町村による違いが出やすく、別のものとして管理しやすい。また、個人により、書類の記入欄の書き出しの位置や、書き終わりの位置が異なるため、グループ化された項目および位置情報は、個人による違いが出やすく、別のものとして管理しやすい。また、手書きによる記入の場合、違いが出やすい。
このように、管理サーバ30は、前記項目と前記各項目共通特徴部分の位置情報とをグループ化するグループ化手段の一例として機能する。管理サーバ30は、前記グループ化された前記項目および前記位置情報を、前記関連する複数の書類を管理する管理番号として、記憶する記憶手段の一例として機能する。管理サーバ30は、前記関連する複数の書類に対する処理の時間と共に、前記項目と前記各項目共通特徴部分の位置情報とをグループ化するグループ化手段の一例として機能する。管理サーバ30は、前記関連する複数の書類に対する処理の場所の情報と共に、前記項目と前記各項目共通特徴部分の位置情報とをグループ化するグループ化手段の一例として機能する。管理サーバ30は、前記項目毎に、前記項目共通特徴部分の位置情報をグループ化するグループ化手段の一例として機能する。
以上、本実施形態によれば、関連する複数の書類(例えば書類のセット)の画像から、各書類における項目が共通する項目共通特徴部分を特定し、項目と書類の各項目共通特徴部分の位置情報(例えば、点pの座標情報)とをグループ化し、グループ化された書類の項目および位置情報を、関連する複数の書類を管理する管理番号とすることにより、関連する複数の書類の各画像情報は、個人情報を含まない項目共通特徴部分の各位置情報にグループ化され、関連する複数の書類に対応するように集約されるので、高いセキュリティの下で、書類の電子データを容易に管理できる。
また、グループ化された書類の項目および位置情報により、各書類のトレーサビリティが向上する。また、バーコード等の書類IDを付与するかしないかに拘わらず、書類のフォーマットによらず、実物の書類と、電子データと対応付けを行うことができる。また、グループ化された書類の項目および位置情報により、書類のセットで履歴を管理することができる。
また、各項目共通特徴部分の画像がグループ化され、グループ化された項目と各項目共通特徴部分の位置情報とにより、グループ化された各項目共通特徴部分の画像を管理する場合、グループ化することで複数の個人情報を含んだ書類の画像データの管理が容易となる。また、個人情報か記載された実物の書類を手元に保存することなく、各項目共通特徴部分のように分割された画像データとして個人情報に該当しない状態で管理を行うことができる。
また、端末装置40のオペレータは、複数の書類にまたがる項目共通特徴部分を横断的に比較でき、作業効率が向上する。
また、関連する複数の書類に対する処理の時間と共に、前記項目と前記各項目共通特徴部分の位置情報とをグループ化する場合、関連する複数の書類に対する処理の時間の情報がグループ化された書類の項目および位置情報に加わることで、ユニーク性が高くなり、書類の履歴管理がより向上する。
また、関連する複数の書類に対する処理の場所の情報と共に、項目と各項目共通特徴部分の位置情報とをグループ化する場合、書類が処理された場所や工程が、グループ化された書類情報から判別でき、履歴管理がより向上する。
このようなグループ化された書類情報と、作業工程の属性情報()が付与できるので、書類のトレースが容易になる。
また、項目が、複数の項目であり、項目毎に、項目共通特徴部分の位置情報をグループ化する場合、別々にグループ化しておき、グループ単位で処理することにより、書類に記載されている内容が、分割されるので、セキュリティが保たれる。
さらに、グループ化された各項目共通特徴部分の画像を、項目毎に別々のデータベースに保存する場合、ウイルス等による情報漏れ、データの破損に対して頑健になる。
また、各書類の画像を撮像した画像データを利用した後、当該画像データを装置内部から消去する場合、撮像した画像の電子データが装置内部から消去されるので、セキュリティを向上する、
(変形例)
次に、管理サーバのデータベースの変形例について図19および図20を用いて説明する。
図19および図20は、管理サーバのデータベースの変形例を示す模式図である。
図19に示すように、書類情報のグループ化のデータベースにおいて、ファミリーIDが、連番でなくてもよい。例えば、管理サーバ30等が、乱数を発生させて、ユニークなファミリーIDを生成させる。
さらに、ファミリーIDが連番でないので、図20に示すように、画像データのグループ化のデータベースにおいて、同じ書類のセットから生成された、項目毎のグループ化された画像データが、連なって登録されない。従って、ファミリーIDから、どのグループ化された画像データが、関連するか推測しにくくなり、セキュリティが向上する。
なお、ステップS2においてトラブルが発生した場合、ステップS14において、書類がリジェクタ15またはリジェクタ25に振り分けられた時、フロントページの有無等により、管理サーバ30が、書類のトレースのため、対応の指示を出力してもよい。
例えば、フロントページが無い場合において、管理サーバ30が、初期受入確認の情報と照合して、書類の不足は無いとき、最初の工程P1にミスあると判定し、書類を探すか、または、フロントページを再作成するかの指示を主強くする。また、フロントページが無い場合において、管理サーバ30が、初期受入確認の情報と照合して、書類の不足するとき、1つ前の工程以前の工程にミス(封筒の開封作業等の工程P1も含む)を探すように指示を出力する。
フロントページのみがある場合(すなわち、顧客からの書類が全て欠損)において、管理サーバ30が、フロントページの工程履歴を辿る(グループ化された書類情報、または、フロントページのバーコード等の記号で紐付された電子データから探る)ように指示を出力する。なお、フロントページには、グループ化された書類情報が記載または付加されている。
フロントページがあるが、対応する書類の一部が無い場合において、管理サーバ30が、フロントページの工程履歴を辿るように指示を出力する。特に、管理サーバ30が、フロントページのグループ化された書類情報に基づき、書類の履歴をトレースする。
フロントページも、対応する書類も無い場合において、最終工程(工程P6)の納品時に発覚する場合、納品用データはあるが書類が無いとき、電子化されたフロントページから工程履歴を辿るように指示を出力し、電子化されたフロントページも納品用データも無いとき、初期受入確認の調査をするように指示を出力する。
これらのように、電子データと書類自体とを連動して、書類のトレーサビリティが向上する。特に、グループ化された書類情報により、書類のセット単位でトレースができる。
なお、グループ化された書類情報や、グループ化された画像データが、マイナンバー用証明書類の統合ソフトに利用されてもよい。
例えば、複数の証明書に記載された情報を書類の特定箇所毎に収集して特定の部署に、グループ化された画像データを送る。氏名等の項目のグループ化された画像データを比較出来るように、端末装置40に表示されて、文字が、当用漢字か旧字か等の比較や、記入が足りない場合の転記が容易にできる。また、転記は、どの証明書由来かを、端末装置40等で起動する統合ソフトにおいて入力できるようにしておいてもよい。
マイナンバー化の際に役所等では記載の不統一を統一化するニーズがあり、このようなニーズに、グループ化された書類情報、グループ化した画像データを利用してもよい。
例えば、戸籍の名字が旧字である場合があり、戸籍票は旧字でも住民票は当用漢字が用いられている場合がある。第1管理装置10および管理サーバ30が、証明書類の氏名を、戸籍、住民票、免許証等から抽出してファミリー化する。なお、役所以外の利用では、氏名を表示したい媒体に、どの証明書由来かを統合ソフトにおいて入力できるようにしておくことにより、ニーズに対応できる。
また、住所の記載が”3−2−1”、”3丁目2の1”、”三丁目2の1”のように、住所の表記が異なる場合がある。第1管理装置10および管理サーバ30が、証明書類の住所を、住民票、免許証等から抽出してファミリー化する。役所以外の利用では、住所を表示したい媒体に、どの証明書由来の表記を用いるか紐づけを行う。
また、郵便局には、住所と氏名、市役所の市民課には、氏名、性別、住所、生年月日、および、印鑑証明用印影、市役所の戸籍課には、氏名、性別、本籍地、および家族構成等のように、納品先により、必要な項目が異なることがある。納品先に応じて、必要な各項目に対応したグループ化された書類情報を組み合わせるだけで、納品先の仕様に対応できる。例えば、「郵便局」には、住所と氏名をファミリー化したデータベースの情報を提供すればよく、市役所の市民課には、氏名、性別、住所、生年月日、および、印鑑証明用印影をファミリー化したデータベースの情報を提供すればよい。
なお、ステップS2のトラブル判定、または、ステップS16の書類の振り分けに関して、下記の5つの組み合わせに応じて、第1管理装置10、第2管理装置20、および、管理サーバ30は、判定を行ってもよい。
(1)書類が有り(書類のセット数が規定数量ある(グループ化された書類情報の位置情報数ある))、電子データ(画像データや端末装置40により入力されたデータ)が有る場合、書類の実物は保管機構へ搬送され、判定結果がデータベース32に保存され、電子データは消去される(画像データは利用終了後、入力されたデータは、納品完了後に消去)。
(2)書類が有り(書類のセット数が規定数量ある)、電子データが無い場合、書類のセットが、リジェクタでリジェクトされ、書類のセット単位で規定箇所に搬送され保管され、アラートが発せられる。
(3)書類が無く(書類のセット数が規定数量無い)、電子データが有る場合、アラートが発せられる。
(4)書類が無く(書類のセット数が規定数量無い)、電子データが無い場合、エラー信号が発せられる。
(5)書類が有り、電子データが有り、書類のセットの中において違う書類と入れ替わっている場合、書類のセットが、リジェクタでリジェクトされ、書類のセット単位で規定箇所に搬送され保管され、アラートが発せられる。
さらに、本発明は、上記各実施形態に限定されるものでは無い。上記各実施形態は、例示であり、本発明の特許請求の範囲に記載された技術的思想と実質的に同一な構成を有し、同様な作用効果を奏するものは、いかなるものであっても本発明の技術的範囲に包含される。