JP6508171B2 - 管理装置、管理方法、管理装置用のプログラム、および、管理システム - Google Patents

Description

本発明は、書類を管理する管理装置、管理方法、管理装置用のプログラム、および、管理システムに関する。

顧客から受け付けた申請書類に対する確認作業が行われている。例えば、特許文献１には、不備がない申込書類である所定数の正常書類に対応する正常確認コードと不備がある申込書類である不備書類に対応する不備確認コードとを発行し、正常確認コードに所定数の機械読取コードを関係付け、不備確認コードに機械読取コードを１対１で関係付け、正常確認コードに関係付けられた所定数の機械読取コードにしたがって、所定数の正常書類に記載されたテキスト情報をデータベースに登録する書類管理方法が開示されている。

特開２０１５−１８７８２１号公報

ところで、申請された複数の書類のうちに、１つでも書類の不備が発見された場合、複数の書類一式を、顧客に再度用意してもらっていたため、顧客の負担になるという問題が生じていた。また、仮に不備であった書類のみを顧客に再度提出してもらっても、対応する正常の書類を探し出し、付き合わせるという管理に負担が生じてしまう問題があった。特許文献１の技術は、工程管理に利用されるだけで、この技術のみでは、これらの問題を解決することが難しかった。

そこで、本発明は上記の問題点等に鑑みて為されたもので、その課題の一例は、書類を容易に管理できる管理装置等を提供することを目的とする。

上記の課題を解決するために、請求項１に記載の発明は、受け付けた関連する複数の書類に受付ＩＤを発行する受付ＩＤ発行手段と、各前記書類に対して、書類ＩＤを発行する書類ＩＤ発行手段と、前記書類を審査して不備があった書類に、不備用の書類ＩＤを割り当てる割当手段と、前記受付ＩＤと前記書類ＩＤと前記不備用の書類ＩＤとを関連付けて記憶する管理ＩＤ記憶手段と、前記書類を審査した審査結果を記憶する審査結果記憶手段と、前記不備用の書類ＩＤを有し、前記書類の不備を通知する通知書類を生成する通知書類生成手段と、改めて受け付けた書類の前記不備用の書類ＩＤを取得する不備書類ＩＤ取得手段と、前記管理ＩＤ記憶手段を参照して、前記取得した不備用の書類ＩＤに関連した前記受付ＩＤに、前記改めて受け付けた書類を関連付ける関連付手段と、を備えたことを特徴とする。
また、請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の管理装置において、前記不備用の書類ＩＤが、１次元または２次元のコードであることを特徴とする。

また、請求項３に記載の発明は、請求項１または請求項２に記載の管理装置において、前記通知書類が、前記不備用の書類ＩＤを有する返信用部分を含むことを特徴とする。

また、請求項４に記載の発明は、請求項１から請求項３のいずれか１項に記載の管理装置において、前記通知書類が、前記不備があった書類の不備部分を写した不備部分を含むことを特徴とする。

また、請求項５に記載の発明は、請求項１から請求項４のいずれか１項に記載の管理装置において、前記関連する複数の書類を送付主である顧客の顧客情報を記憶する顧客情報記憶手段が、前記管理ＩＤ記憶手段とは異なるセキュリティレベルで管理され、前記通知書類生成手段が、前記顧客情報記憶手段を参照して、前記通知書類を生成することを特徴とする。

また、請求項６に記載の発明は、受付ＩＤ発行手段が、受け付けた関連する複数の書類に受付ＩＤを発行する受付ＩＤ発行ステップと、書類ＩＤ発行手段が、各前記書類に対して、書類ＩＤを発行する書類ＩＤ発行ステップと、割当手段が、前記書類を審査して不備があった書類に、不備用の書類ＩＤを割り当てる割当ステップと、管理ＩＤ記憶手段が、前記受付ＩＤと前記書類ＩＤと前記不備用の書類ＩＤとを関連付けて記憶する管理ＩＤ記憶ステップと、審査結果記憶手段が、前記書類を審査した審査結果を記憶する審査結果記憶ステップと、通知書類生成手段が、前記不備用の書類ＩＤを有し、前記書類の不備を通知する通知書類を生成する通知書類生成ステップと、不備書類ＩＤ取得手段が、改めて受け付けた書類の前記不備用の書類ＩＤを取得する不備書類ＩＤ取得ステップと、関連付手段が、前記管理ＩＤ記憶手段を参照して、前記取得した不備用の書類ＩＤに関連した前記受付ＩＤに、前記改めて受け付けた書類を関連付ける関連付ステップと、を含むことを特徴とする。

また、請求項７に記載の発明は、コンピュータを、受け付けた関連する複数の書類に受付ＩＤを発行する受付ＩＤ発行手段、各前記書類に対して、書類ＩＤを発行する書類ＩＤ発行手段、前記書類を審査して不備があった書類に、不備用の書類ＩＤを割り当てる割当手段、前記受付ＩＤと前記書類ＩＤと前記不備用の書類ＩＤとを関連付けて記憶する管理ＩＤ記憶手段、前記書類を審査した審査結果を記憶する審査結果記憶手段、前記不備用の書類ＩＤを有し、前記書類の不備を通知する通知書類を生成する通知書類生成手段、改めて受け付けた書類の前記不備用の書類ＩＤを取得する不備書類ＩＤ取得手段、および、前記管理ＩＤ記憶手段を参照して、前記取得した不備用の書類ＩＤに関連した前記受付ＩＤに、前記改めて受け付けた書類を関連付ける関連付手段として機能させることを特徴とする。
また、請求項８に記載の発明は、書類に関する書類情報を管理する管理装置と、顧客から送られた前記書類に対して受け付け処理を行う書類受付端末と、受け付けた前記書類の審査を行う書類審査端末と、を備えた管理システムにおいて、前記管理装置が、前記書類受付端末が受け付けた関連する複数の書類に受付ＩＤを発行する受付ＩＤ発行手段と、各前記書類に対して、書類ＩＤを発行する書類ＩＤ発行手段と、前記書類審査端末において前記書類を審査して不備があった書類に、不備用の書類ＩＤを割り当てる割当手段と、前記受付ＩＤと前記書類ＩＤと前記不備用の書類ＩＤとを関連付けて記憶する管理ＩＤ記憶手段と、前記書類を審査した審査結果を記憶する審査結果記憶手段と、前記不備用の書類ＩＤを有し、前記書類の不備を通知する通知書類を生成する通知書類生成手段と、改めて受け付けた書類の前記不備用の書類ＩＤを取得する不備書類ＩＤ取得手段と、前記管理ＩＤ記憶手段を参照して、前記取得した不備用の書類ＩＤに関連した前記受付ＩＤに、前記改めて受け付けた書類を関連付ける関連付手段と、を備えたことを特徴とする。

本発明によれば、不備用の書類ＩＤを有する通知書類により、不備があった書類の再提出を顧客に通知し、顧客から改めて受け付けた書類の不備用の書類ＩＤを取得する不備書類ＩＤに基づき、改めて受け付けた書類と、不備がなかった書類とを関連づけることにより、書類の管理がしやすくなる。

本発明の実施形態に係る管理システムの概要構成例を示す模式図である。 書類の一例を示す模式図である。 書類の一例を示す模式図である。 書類の一例を示す模式図である。 書類の一例を示す模式図である。 図１の管理サーバの概要構成の一例を示すブロック図である。 図１の管理サーバにおけるデータベースのデータの一例を示す模式図である。 図１の管理サーバにおけるデータベースのデータの一例を示す模式図である。 図１の管理サーバにおけるデータベースのデータの一例を示す模式図である。 書類申請のフローの一例を示す模式図である。 図１の管理サーバの動作例を示すシーケンス図である。 不備通知書類の一例を示す模式図である。 不備通知書類の一例を示す模式図である。 不備通知書類の一例を示す模式図である。

以下、図面を参照して本発明の実施形態について説明する。なお、以下に説明する実施の形態は、管理システムに対して本発明を適用した場合の実施形態である。

［１．管理システムの構成および機能概要］
（１．１ 管理システムの構成および機能）
まず、本発明の一実施形態に係る管理システムの構成および概要機能について、図１から図４を用いて説明する。

図１は、本実施形態に係る管理システム１の概要構成例を示す模式図である。図２から図４は、書類の一例を示す模式図である。

図１に示すように、管理システム１は、書類に関する書類情報を管理する管理サーバ１０と、顧客から送られた書類に対して受け付け処理を行う書類受付端末２０と、受け付けた書類の審査を行う書類審査端末３０と、書類の不備を通知する通知書類を印刷する印刷端末４０と、を備えている。管理システム１は、受け付けた紙の書類を保管する保管庫５を備えている。

ここで、書類情報の一例として、受け付けた書類群に割り振られる受付ＩＤ、受け付けた各書類や生成した書類等に割り当てられる書類ＩＤ、審査後の書類の正常を示す正常フラグ、審査後の書類の不備を示す不備フラグ、書類の画像データ、書類の画像データから抽出された特徴量、画像データから作成されたテキストデータ、顧客に納品するための納品用のデータ等の電子データが挙げられる。受付ＩＤは、受付番号のような数字でも、英数字を組み合わせてもよく、受付を特定できればよい。書類ＩＤは、書類番号のような数字でも、英数字を組み合わせてもよく、書類を特定できればよい。

管理サーバ１０は、書類受付端末２０における受付ＩＤおよび書類ＩＤを管理し、書類審査端末３０における審査結果を管理し、印刷端末４０における通知書類の印刷を管理する。

書類受付端末２０では、書類の受付処理が行われ、受付ＩＤおよび書類ＩＤが割り当てられる。

書類審査端末３０では、各書類の正常および不備かの審査が行われ、審査結果が確定される。

印刷端末４０では、書類審査端末３０における審査の結果、書類に不備があった場合、通知書類が印刷される。

管理サーバ１０、書類受付端末２０、書類審査端末３０、および、印刷端末４０は、ネットワーク３を介して、例えば、通信プロトコルにＴＣＰ／ＩＰ等を用いて相互にデータの送受信が可能になっている。なお、ネットワーク３は、例えば、ローカルエリアネットワーク、インターネット、専用通信回線（例えば、ＣＡＴＶ（Community Antenna Television）回線）、移動体通信網、およびゲートウェイ等により構築されている。

書類は、例えば、契約書等の申込書類である。また、本人を確認するための書類は、住民票、免許証、戸籍票、健康保険証、パスポート、領収書（例えば、電気、ガス等の公共料金の領収書のように氏名、住所が記載されたもの）、登記簿謄本、納品書等の書類である。なお、書類は、平面の紙のみならず、立体形状でもよく、書類の表面に、読み取り可能な情報が記載されていればよい。

書類の種別の一例として、契約書、住民票、免許証等の種別が挙げられる。さらに、書類の種別は、契約書の場合、顧客毎の契約書のフォーマット毎、住民票の場合、各市町村のフォーマット毎に分類される。

図２に示すように、書類が契約書（書類５０）の場合、書類の表面に、契約内容、氏名、住所、電話番号等が記載されている。同じ形式の契約書の共通領域として、契約内容、氏名の項目、住所の項目、電話番号の項目、印鑑証明用印影の項目（図示せず）等が挙げられる。契約書の非共通領域として、個人情報である氏名（記載箇所５０ａ）、住所（記載箇所５０ｂ）、電話番号（記載箇所５０ｃ）等が挙げられる。

図３Ａおよび図３Ｂに示すように、書類が住民票の場合、書類の表面に、市町村名、住所、氏名、生年月日、性別等が記載されている。ある市町村の形式（書類に応じた所定の形式の一例）の住民票の共通領域として、書類の名称、市町村名、住所の項目、氏名の項目、生年月日の項目、性別の項目等が挙げられる。住民票の非共通領域として、個人情報である住所（記載箇所５１ｂ）、氏名（記載箇所５１ａ）、生年月日、性別等が挙げられる。

図３Ａおよび図３Ｂに示すように、書類が住民票の場合、市町村により記載の形式が異なる。

図４に示すように、書類が免許証の場合、書類の表面に、氏名、生年月日、住所、写真等が記載されている。免許証の共通領域として、氏名の項目、住所の項目、生年月日の項目、写真の項目等が挙げられる。免許証の非共通領域として、個人情報である氏名、生年月日、住所、個人の写真等が挙げられる。

関連する複数の書類は、一個人や、一法人において関連する複数の書類である。同一の個人または同一の法人に関する少なくとも２以上の書類である。例えば、一個人や、一法人における、契約書等の申込書類、本人を確認するための書類（住民票、免許証、戸籍票、健康保険証、パスポート、領収書）、納品書等の書類等から少なくとも２以上の書類である。関連する複数の書類の一例として、例えば、契約書、住民票、および、免許証の組み合せ、契約書、住民票、および、パスポートの組み合せ、申込書類、および、健康保険証の組み合せ、申込書類、領収証、契約書、および、登記簿謄本の組み合せ等が挙げられる。これら関連する複数の書類は、例えば、書類のセットが同封された封筒で送られてくる。

（１．２ 管理サーバ１０の構成および機能）
次に、管理サーバ１０の構成および機能について、図５から図８を用いて説明する。

図５は、管理サーバ１０の概要構成の一例を示すブロック図である。図６から図８は、管理サーバ１０におけるデータベースのデータの一例を示す模式図である。

図５示すように、コンピュータである管理サーバ１０は、管理サーバ１０を制御する制御部１１と、様々なデータベースを有する記憶部１２と、各管理サーバ１０および書類受付端末２０等と通信する通信部１３と、管理情報等を表示する出力部１４と、を備えている。

制御部１１は、例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit）と、ＲＯＭ（Read Only Memory）と、ＲＡＭ（Random Access Memory）とを有する。制御部１１は、例えば、ＣＰＵと、ＲＯＭと、ＲＡＭと、を有する。制御部１１は、ＣＰＵが、ＲＯＭや、ＲＡＭに記憶された各種制御プログラムを読み出して実行する。制御部１１が、管理サーバ１０の各部（記憶部１２、通信部１３、出力部１４等）を制御する。なお、これらのプログラムを記憶した記録媒体等を制御部１１が読み出し実行してもよい。

記憶部１２は、例えば、ハードディスクドライブ等により構成されている。記憶部１２には、顧客に関するデータを記憶した顧客データベース１２ａ、受付ＩＤを記憶した受付管理データベース１２ｂ、書類ＩＤを記憶した書類管理データベース１２ｃ（管理ＩＤ記憶手段の一例、審査結果記憶手段の一例）、保管庫５の書類の収納位置を記憶した保管場所データベースＤＢ１２ｄ等が構築されている。

顧客データベース１２ａには、図６に示すように、顧客ＩＤに関連付けられて、顧客名、住民、電話番号等の顧客に関する情報が記録されている。

また、受付管理データベース１２ｂには、図７に示すように、受付ＩＤと顧客ＩＤとが関連付けられて記憶されている。

また、書類管理データベース１２ｃには、図８に示すように、書類ＩＤに関連付けられて受付ＩＤが記憶されている。書類管理データベース１２ｃにより、受け付けた関連する複数の書類が管理されている。なお、書類管理データベース１２ｃには、書類ＩＤに関連付けられて、契約書、住民票、免許証等の書類のタイプが記憶されていてもよい。

また、書類管理データベース１２ｃには、書類の審査結果として、書類正常フラグ、および、書類不備フラグが記憶されている。書類が審査され、書類の記入漏れ、記入の間違い、捺印の抜け、書類の毀損（例えば、書類の汚れ、書類の破れ）等があった場合、対応する書類ＩＤに対する書類不備フラグが立つ（例えば、１となる）。一方、書類が正常の場合、書類正常フラグが立つ（例えば、１になる）。なお、所定の書類が不足している場合、仮の書類ＩＤを設定され、足りない書類の書類タイプが記入され、書類不備フラグが立ってもよい。また、書類正常フラグなしに、書類不備フラグのみで、書類が正常／不備が区別されてもよい。

また、書類管理データベース１２ｃには、不備用の書類ＩＤが発行された際、不備があった書類の書類ＩＤとして、関連書類ＩＤが記憶されている。また、書類管理データベース１２ｃには、書類を改めて受け付けた際、改めて受け付けた書類の受付ＩＤと、改めて受け付けた書類の書類ＩＤと、添付されていた不備用の書類ＩＤから特定された関連書類ＩＤとが記憶されている。

また、保管場所データベースＤＢ１２ｄには、受付ＩＤに関連づけられて、保管庫５における書類の収納位置が記憶されている。

なお、記憶部１２は、撮像された書類の画像データ等を記憶したデータベースを有していてもよい。

同じ管理サーバ１０の同じデータベースにより管理されてもよいし、それぞれのデータベースが、別の管理サーバのデータベースに記憶されてもよい。

顧客データベース１２ａと、受付管理データベース１２ｂと、書類管理データベース１２ｃと、保管場所データベースＤＢ１２ｄとが、別々のセキュリティレベルで管理されていてもよい。顧客データベース１２ａおよび保管場所データベースＤＢ１２ｄのセキュリティレベルが最も高く、書類管理データベース１２ｃのセキュリティレベルが最も低く設定してもよい。顧客データベース１２ａは、ネットワーク３から切り離してもよい。

また、記憶部１２には、オペレーティングシステムおよびサーバプログラム等の各種プログラムが記憶されていてもよい。なお、各種プログラムは、例えば、他のサーバ等からネットワーク３を介して取得されるようにしてもよいし、記録媒体に記録されてドライブ装置を介して読み込まれるようにしてもよい。

通信部１３は、ネットワーク３に接続して、書類受付端末２０、書類審査端末３０、および、印刷端末４０との通信を制御する。

出力部１４は、例えば、液晶表示素子またはＥＬ（Electro Luminescence）素子等によって構成されている。

（１．３ 書類受付端末２０、書類審査端末３０、印刷端末４０の構成および機能）
次に、書類受付端末２０、書類審査端末３０、印刷端末４０の構成および機能について説明する。

コンピュータとして機能する書類受付端末２０は、書類ＩＤを印刷するプリンタ、書類を画像化するスキャナ、コードを読み取るリーダ等に接続されている。書類受付端末２０は、情報を表示する表示部等を有する。スキャナは、例えば、ＣＣＤ（Charge Coupled Device）イメージセンサやＣＭＯＳ（Complementary Metal Oxide Semiconductor）イメージセンサ等の撮像素子を有するデジタルカメラでもよい。

コンピュータとして機能する書類審査端末３０は、書類を画像化するスキャナ、コードを読み取るリーダ等に接続されている。書類受付端末２０は、情報を表示する表示部、審査結果を入力する操作部等を有する。

コンピュータとして機能する印刷端末４０は、通知書類を印刷するプリンタに接続されている。

［２．管理システムの動作］
次に、本発明の１実施形態に係る管理システムの動作について図を用いて説明する。

（２．１ 書類申請のフロー）
まず、管理システム１における書類申請のフローについて、図９を用いて説明する。

図９は、書類申請のフローの一例を示す模式図である。

図９に示すように、工程Ｐ１において、申請者である顧客（例えば、カード会社、保険会社、個人等）は、複数の書類が組まれた書類のセット（例えば、書類Ａ、書類Ｂ、書類Ｃ、書類Ｄ）を送付する。なお、顧客が、カード会社、保険会社の場合は、複数のユーザの分を、まとめて送付する。例えば、複数の書類のセットが同封された封筒が詰められた段ボール箱が、顧客から送られてくる。

複数の書類のセットは、例えば、顧客の各ユーザ（例えば、カード会社、保険会社等に申し込みをする個人や法人）から顧客に申し込まれた書類のセットである。書類のセットは、申込書類（例えば、契約書、申込用紙）および本人確認用の書類等である。本人確認用の書類として２通必要な場合、例えば、住民票および免許証、住民票および健康保険証等である。なお、法人の場合、法人確認用の書類として、代表取締役の印が押された書類である。

次に、工程Ｐ２において、書類のセット（関連する複数の書類の一例）を有する郵便物を受け付け、送付されてきた封筒等の開封作業が行われる。例えば、届けられた段ボールが開けられ、書類のセットが同封された封筒が取り出される。封筒毎に受付ＩＤが発行される。例えば、書類受付端末２０が、顧客選択画面を表示して、書類のセット受付の入力を受け付け、顧客ＩＤと共に管理サーバ１０に送信する。管理サーバ１０が、受付ＩＤを発行して、書類受付端末２０に送信する。書類受付端末２０が、受付ＩＤに基づいた受付コードをディスプレイに表示する。なお、書類受付端末２０が、受付コードのシールを印刷し、受付コードのシールが、封筒や書類に貼られてもよい。受付コードは、バーコード、２次元コードでもよい。

そして、封筒が開封されて、書類が封筒から取り出される。書類毎に書類ＩＤが発行される。例えば、書類受付端末２０に、書類毎に、順に書類の受付が入力され、書類受付端末２０が、書類受付の入力の情報を管理サーバ１０に送信する。管理サーバ１０が、書類ＩＤを発行して、書類受付端末２０に送信する。書類受付端末２０が、書類ＩＤに基づいた書類コードをディスプレイに表示する。書類受付端末２０が、書類コードのシールを印刷し、書類コードのシールが、各書類に貼られる。書類コードは、バーコード、２次元コードでもよい。書類受付端末２０が、書類の種別の入力を受け付けてもよい。

次に、工程Ｐ３において、書類の不備の確認作業が行われる。書類のセットが、工程Ｐ３の場所に運ばれ、書類のセットが全て揃っているか、書類の毀損が無いか、書類の記入漏れが無いか、記入の間違いが無いか、捺印の抜けていないか等のチェックが行われる。例えば、書類Ａ、書類Ｂ、書類Ｃが正常書類、書類Ｄが不備書類と判定される。

書類審査端末３０が、各書類の審査結果の入力を受け付ける。例えば、書類審査端末３０、書類に付された書類ＩＤを読み取り、書類に審査結果の入力を受け付け、管理サーバ１０に送信する。管理サーバ１０が、書類ＩＤに応じて、書類の正常フラグ／不備フラグを設定し、書類管理データベース１２ｃに登録する。なお、管理サーバ１０が、不備フラグが立った書類ＩＤを不備用の書類ＩＤとしてもよいし、新たに別の不備用の書類ＩＤを発行してもよい。また、各書類が、スキャナ等に読み取られ、画像データ化されてもよい。

次に、工程Ｐ４において、不備がなく、正常な書類（書類Ａ、書類Ｂ、書類Ｃ）が保管庫５に搬送され、保管される。なお、正常な書類の入れた封筒等には、受付ＩＤのコードが付されていてもよい。保管庫５における収納位置と、受付ＩＤとを関連づけて、管理サーバ１０が、データベースに記憶する。

次に、工程Ｐ５において、不備通知書類の印刷が行われる。管理サーバ１０が、不備用の書類ＩＤの書類コードを有する通知書類のデータを生成し、印刷端末４０に送信する。印刷端末４０が、通知書類のデータに基づき、不備用の書類ＩＤの書類コードを有する不備通知書類Ｅを印刷する。不備通知書類Ｅが顧客に送付される。なお、不備用の書類ＩＤの書類コードのシールが送付されてもよい。通知書類のデータには、受付ＩＤに対応する顧客ＩＤに基づき、抽出された顧客の送付先を含ませてもよい。

次に、工程Ｐ６において、顧客が不備通知書類Ｅを受け取る。

次に、工程Ｐ７において、顧客が不備通知書類Ｅと共に、新たな書類Ｄを送付する。なお、新たな書類Ｄに、不備通知書類Ｅの代わりに、不備用の書類ＩＤの書類コードのシールを貼ってもよい。

次に、工程Ｐ８において、工程Ｐ２のように、開封作業が行われ、書類受付端末２０が、書類Ｅの不備用の書類ＩＤの書類コードを読み取り、管理サーバ１０に送信する。

次に、工程Ｐ９において、管理サーバ１０が、不備用の書類ＩＤに基づき、対応する正常書類（書類Ａ、書類Ｂ、書類Ｃ）を受付ＩＤ等により特定する。さらに、管理サーバ１０が、受付ＩＤに基づき、保管庫５における、対応する正常書類の保管位置を特定する。保管庫５から、不備用の書類ＩＤに対応する正常書類が搬出される。改めて受け付けた書類と、保管庫５から搬出された書類とが関連づけられ、書類のセットとしてまとめられる。

次に、工程Ｐ１０において、工程３のように、関連づけられた書類のセットの審査が行われる。更に不備がある場合、工程Ｐ４および工程Ｐ５以降の工程が行われる。

（２．２ 管理サーバ１０の動作例）
次に、管理サーバ１０の動作例について、図１０から図１３を用いて説明する。

図１０は、管理サーバ１０の動作例を示すシーケンス図である。図１１から図１３は、不備通知書類の一例を示す模式図である。

図１０に示すように、管理サーバ１０の顧客管理システムは、受付ＩＤを発行する（ステップＳ１０）。具体的には、管理サーバ１０の制御部１１が、工程Ｐ２において、書類受付端末２０から取得した、書類のセットの受付情報から、例えば、受付順に、受付ＩＤを発行する。制御部１１が、書類受付端末２０から取得した顧客ＩＤと共に、発行した受付番号を受付管理データベース１２ｂに記憶する。

ここで、顧客管理システムは、受付ＩＤ等、顧客情報が関係するので、セキュリティのレベルを高くしたシステムである。例えば、顧客管理システムにアクセスできる人を制限したり、情報を暗号化したりする。顧客管理システムは、顧客データベース１２ａおよび受付管理データベース１２ｂへのアクセス権を有する。

一方、書類管理システムは、書類ＩＤと、書類の審査結果の正常／不備の情報のみを扱い、顧客情報や書類の画像データ等は扱わない。書類管理システムは、顧客データベース１２ａおよび受付管理データベース１２ｂへのアクセス権を有しない。なお、顧客管理システムと書類管理システムとは、別々のサーバで実現してもよい。

このように、管理サーバ１０は、受け付けた関連する複数の書類に受付ＩＤを発行する受付ＩＤ発行手段の一例として機能する。

次に、管理サーバ１０の書類管理システムは、書類ＩＤを発行する（ステップＳ１１）。具体的には、制御部１１が、工程Ｐ２において、書類受付端末２０から取得した、各書類の受付情報から、書類ＩＤを発行する。制御部１１が、受付順でも、または、書類の種別に従って、一連の書類ＩＤを発行してもよい。

制御部１１が、発行した書類ＩＤを、書類管理システム側から、顧客管理システム側に転送する。また、制御部１１が、発行した書類ＩＤを、書類受付端末２０に送信する。

このように、管理サーバ１０は、各前記書類に対して、書類ＩＤを発行する書類ＩＤ発行手段の一例として機能する。

次に、管理サーバ１０の顧客管理システムは、受付ＩＤと書類ＩＤとを関連付ける（ステップＳ１２）。具体的には、制御部１１が、書類管理データベース１２ｃに、発行した一連の書類ＩＤに、発行した受付ＩＤを関連づけて記憶する。

次に、管理サーバ１０の書類管理システムは、書類の審査結果を受け付け、正常／不備のフラグを登録する（ステップＳ１３）。具体的には、工程Ｐ３において、書類審査端末３０が、書類に付されたコードから書類ＩＤを読み取り、審査結果を受け付ける。制御部１１が、書類審査端末３０から、書類ＩＤと審査結果とを受信する。制御部１１が、書類管理データベース１２ｃに、書類ＩＤに基づき、審査結果として、書類が正常の場合、書類正常フラグを１にして、書類が不備の場合、書類不備フラグを１にする。なお、書類審査端末３０が、書類の画像データを取り込み、書類ＩＤを判定し、自動で書類の審査を行ってもよい。

このように、管理サーバ１０は、前記受付ＩＤと前記書類ＩＤと前記不備用の書類ＩＤとを関連付けて記憶する管理ＩＤ記憶手段の一例として機能する。管理サーバ１０は、前記書類を審査した審査結果を記憶する審査結果記憶手段の一例として機能する。

次に、管理サーバ１０の書類管理システムは、不備用の書類ＩＤを発行する（ステップＳ１４）。具体的には、工程Ｐ３において、制御部１１が、新たに別の不備用の書類ＩＤ（例えば、図８に示すように”123987”）を発行する。この場合、制御部１１が、書類管理データベース１２ｃにおいて、新たに発行した不備用の書類ＩＤに関連付けて、不備フラグを立った書類ＩＤの書類と同じ受付ＩＤと、関連書類ＩＤとして不備フラグが立った書類ＩＤが登録される。これにより、不備があった書類に不備用の書類ＩＤが割り当てられる。なお、制御部１１が、不備フラグを立った書類ＩＤを不備用の書類ＩＤとして設定することにより、不備があった書類に不備用の書類ＩＤを割り当ててもよい。

このように、管理サーバ１０は、前記書類を審査して不備があった書類に、不備用の書類ＩＤを割り当る割当手段の一例として機能する。管理サーバ１０は、前記受付ＩＤと前記書類ＩＤと前記不備用の書類ＩＤとを関連付けて記憶する管理ＩＤ記憶手段の一例として機能する。

制御部１１が、書類管理データベース１２ｃに、不備フラグが立った書類ＩＤの受付ＩＤを登録する。制御部１１が、発行した不備用の書類ＩＤと受付ＩＤとを、書類管理システム側から、顧客管理システム側に転送する。

次に、管理サーバ１０の書類管理システムは、不備用の書類ＩＤと顧客ＩＤとを関連付ける（ステップＳ１５）。具体的には、制御部１１が、受付管理データベース１２ｂを参照し、不備用の書類ＩＤと共に転送された受付ＩＤに基づき、顧客ＩＤを抽出する。

このように、管理サーバ１０は、前記受付ＩＤと前記書類ＩＤと前記不備用の書類ＩＤとを関連付けて記憶する管理ＩＤ記憶手段の一例として機能する。

次に、管理サーバ１０の顧客管理システムは、通知書類を生成する（ステップＳ１６）。具体的には、制御部１１が、工程Ｐ５において、顧客データベース１２ａを参照して、抽出した顧客ＩＤに基づき、顧客名、顧客の住所を抽出する。制御部１１が、顧客名、顧客の住所、および、不備用の書類ＩＤの書類コードを有する通知書類のデータを生成する。制御部１１が、生成した通知書類のデータを、印刷端末４０に送信する。印刷端末４０が、通知書類のデータに基づき、図１１に示すように、顧客名、顧客の住所、および、不備用の書類ＩＤの書類コード６０ａを有する不備通知書類６０を印刷する。不備通知書類６０が顧客に送付される。

ここで、図１２に示すように、不備があった箇所が分かるように、不備内容と一体になった不備通知書類６１を制御部１１が生成してもよい。不備通知書類６１には、不備があった書類の画像が組み込まれ、不備があった箇所を強調表示６０ｂが挿入されてもよい。ユーザが不備の箇所が特定しやすく再度不備になる確率が低下する。

また、図１３に示すように、返信用封筒６２に、不備用の書類ＩＤの書類コード６０ａが印刷されてもよい。返信用封筒６２に、返送する新たな書類を同封すると、ユーザが不備通知書類６０を同封することを忘れても、新たな書類と不備用の書類ＩＤとが関連づけされる。

また、不備用の書類ＩＤの書類コード６０ａが印刷されたシールを、再提出の書類に貼るように、このシールを同封してもよい。

このように、管理サーバ１０は、前記不備用の書類ＩＤを有し、前記書類の不備を通知する通知書類を生成する通知書類生成手段の一例として機能する。

次に、工程Ｐ６において、顧客が不備通知書類Ｅを受け取る。工程Ｐ７において、ユーザが不備通知書類６０と共に、新たな書類を送付する。

次に、管理サーバ１０の書類管理システムは、改めて受け付けた書類の不備用の書類ＩＤを取得する（ステップＳ１７）。具体的には、工程Ｐ８において、書類受付端末２０が、改めて受け付けた書類に添付された不備通知書類６０の不備用の書類ＩＤの書類コードを読み取り、不備用の書類ＩＤを管理サーバ１０に送信する。制御部１１が、書類受付端末２０から不備用の書類ＩＤを取得する。制御部１１が、書類管理データベース１２ｃを参照して、不備用の書類ＩＤに基づき、受付ＩＤを取得する。

なお、制御部１１が、改めて受け付けた書類の受付ＩＤ（例えば、図８に示すように”000923”）、および、書類ＩＤ（例えば、図８に示すように”125000”）を発行してもよい。この場合、制御部１１が、書類管理データベース１２ｃを参照して、不備用の書類ＩＤに基づき、不備があった書類の書類ＩＤを特定し、特定した書類ＩＤを関連書類ＩＤとして、新たに発行した書類ＩＤを書類管理データベース１２ｃに登録してもよい。

このように、管理サーバ１０は、改めて受け付けた書類の前記不備用の書類ＩＤを取得する不備書類ＩＤ取得手段の一例として機能する。

次に、工程Ｐ９において、制御部１１が、書類管理データベース１２ｃを参照して、受付ＩＤに基づき、書類正常フラグが１である正常書類（書類Ａ、書類Ｂ、書類Ｃ）の書類ＩＤを特定する。

制御部１１が、不備用の書類ＩＤおよび受付ＩＤを、書類管理システム側から、顧客管理システム側に転送する。

次に、管理サーバ１０の顧客管理システムは、不備用の書類ＩＤに基づき、正常書類の保管場所を特定する（ステップＳ１８）。具体的には、制御部１１が、工程Ｐ９において、保管場所データベースＤＢ１２ｄを参照して、受付ＩＤに基づき、保管庫５における、対応する正常書類の保管位置を特定する。

制御部１１が、特定した保管位置の情報を、顧客管理システム側から、書類管理システム側に転送する。制御部１１が、特定した保管位置を書類審査端末３０に送信し、書類審査端末３０が、特定した保管位置の情報を出力してもよい。

特定した保管位置に基づき、保管庫５から、不備用の書類ＩＤに対応する正常書類が、書類審査端末３０に搬出される。改めて受け付けた書類が、書類受付端末２０から書類審査端末３０に搬送される。書類審査端末３０において、改めて受け付けた書類と、保管庫５から搬出された正常書類とが関連づけられ、書類のセットとしてまとめられる。

このように、管理サーバ１０は、前記管理ＩＤ記憶手段を参照して、前記取得した不備用の書類ＩＤに関連した前記受付ＩＤに、前記改めて受け付けた書類を関連付ける関連付手段の一例として機能する。

次に、管理サーバ１０の書類管理システムは、正常書類と新規受付書類を審査対象とした審査結果を受け付ける（ステップＳ１９）。具体的には、工程Ｐ１０において、ステップＳ１３のように、関連づけられた書類のセットの審査が行われる。改めて申請された書類が正常の場合、制御部１１が、書類管理データベース１２ｃに、改めて申請された書類の書類ＩＤ（例えば、図８に示すように”125000”）に基づき、審査結果として、書類正常フラグを１にする。なお、制御部１１が、書類管理データベース１２ｃを参照して、改めて申請された書類の書類ＩＤの関連書類ＩＤから、不備のあった書類の書類ＩＤを特定し、不備のあった書類の書類正常フラグを１にしてもよい。

以上、本実施形態によれば、不備用の書類ＩＤを有する不備通知書類６０により、不備があった書類の再提出をユーザに通知し、ユーザから改めて受け付けた書類の不備用の書類ＩＤを取得する不備書類ＩＤに基づき、改めて受け付けた書類と、不備がなかった書類とを関連づけることにより、書類の管理がしやすくなる。

また、不備用の書類ＩＤの発行により、初回に申請した書類と、２回目申請した書類の紐付けがシステム処理によりできるため、人の目視による作業が排除できる。また、初回に申請した書類が２回目の申請に対して、正常な書類が流用可能なため、顧客が初回に申請した正常書類に関して、再度用意する手間が排除できる。

また、図１３のように、通知書類が、不備用の書類ＩＤを有する返信用部分を含む場合、不備書類ＩＤを含んで返信しやすい。

また、図１２に示すように、不備通知書類が、不備があった書類の不備部分を写した不備部分を含む場合、同じ間違えをしにくくなり、審査が通りやすくなる。

また、関連する複数の書類を送付主である顧客の顧客情報を記憶する顧客情報記憶手段が、管理ＩＤ記憶手段とは異なるセキュリティレベルで管理され、顧客情報記憶手段を参照して、通知書類を生成する場合、機密性が高まる。また、書類ＩＤの発行等はセキュリティのレベルを高くしなくてよく、使いやすくなる。

なお、受付ＩＤの代わりに、顧客ＩＤが用いられてもよい。この場合、受付ＩＤよりも、顧客ＩＤにより顧客が特定される可能性が高いので、セキュリティレベルを上げて管理する。

自動搬送装置により、保管庫５から書類が出し入れされてもよい。また、書類受付端末２０が書類を取り込み、自動でコードのシールを書類に貼り付けてもよい。

１：管理システム
１０：管理サーバ（管理装置）
１１：制御部
１２：記憶部
１２ｃ：書類管理データベース（管理ＩＤ記憶手段、審査結果記憶手段）
５０、５１：書類
６０：不備通知書類（通知書類）
６０ａ：コード（不備用の書類ＩＤ）

Claims (8)

1. 受け付けた関連する複数の書類に受付ＩＤを発行する受付ＩＤ発行手段と、
   各前記書類に対して、書類ＩＤを発行する書類ＩＤ発行手段と、
   前記書類を審査して不備があった書類に、不備用の書類ＩＤを割り当てる割当手段と、
   前記受付ＩＤと前記書類ＩＤと前記不備用の書類ＩＤとを関連付けて記憶する管理ＩＤ記憶手段と、
   前記書類を審査した審査結果を記憶する審査結果記憶手段と、
   前記不備用の書類ＩＤを有し、前記書類の不備を通知する通知書類を生成する通知書類生成手段と、
   改めて受け付けた書類の前記不備用の書類ＩＤを取得する不備書類ＩＤ取得手段と、
   前記管理ＩＤ記憶手段を参照して、前記取得した不備用の書類ＩＤに関連した前記受付ＩＤに、前記改めて受け付けた書類を関連付ける関連付手段と、
   を備えたことを特徴とする管理装置。
2. 請求項１に記載の管理装置において、
   前記不備用の書類ＩＤが、１次元または２次元のコードであることを特徴とする管理装置。
3. 請求項１または請求項２に記載の管理装置において、
   前記通知書類が、前記不備用の書類ＩＤを有する返信用部分を含むことを特徴とする管理装置。
4. 請求項１から請求項３のいずれか１項に記載の管理装置において、
   前記通知書類が、前記不備があった書類の不備部分を写した不備部分を含むことを特徴とする管理装置。
5. 請求項１から請求項４のいずれか１項に記載の管理装置において、
   前記関連する複数の書類を送付主である顧客の顧客情報を記憶する顧客情報記憶手段が、前記管理ＩＤ記憶手段とは異なるセキュリティレベルで管理され、
   前記通知書類生成手段が、前記顧客情報記憶手段を参照して、前記通知書類を生成することを特徴とする管理装置。
6. 受付ＩＤ発行手段が、受け付けた関連する複数の書類に受付ＩＤを発行する受付ＩＤ発行ステップと、
   書類ＩＤ発行手段が、各前記書類に対して、書類ＩＤを発行する書類ＩＤ発行ステップと、
   割当手段が、前記書類を審査して不備があった書類に、不備用の書類ＩＤを割り当てる割当ステップと、
   管理ＩＤ記憶手段が、前記受付ＩＤと前記書類ＩＤと前記不備用の書類ＩＤとを関連付けて記憶する管理ＩＤ記憶ステップと、
   審査結果記憶手段が、前記書類を審査した審査結果を記憶する審査結果記憶ステップと、
   通知書類生成手段が、前記不備用の書類ＩＤを有し、前記書類の不備を通知する通知書類を生成する通知書類生成ステップと、
   不備書類ＩＤ取得手段が、改めて受け付けた書類の前記不備用の書類ＩＤを取得する不備書類ＩＤ取得ステップと、
   関連付手段が、前記管理ＩＤ記憶手段を参照して、前記取得した不備用の書類ＩＤに関連した前記受付ＩＤに、前記改めて受け付けた書類を関連付ける関連付ステップと、
   を含むことを特徴とする管理方法。
7. コンピュータを、
   受け付けた関連する複数の書類に受付ＩＤを発行する受付ＩＤ発行手段、
   各前記書類に対して、書類ＩＤを発行する書類ＩＤ発行手段、
   前記書類を審査して不備があった書類に、不備用の書類ＩＤを割り当てる割当手段、
   前記受付ＩＤと前記書類ＩＤと前記不備用の書類ＩＤとを関連付けて記憶する管理ＩＤ記憶手段、
   前記書類を審査した審査結果を記憶する審査結果記憶手段、
   前記不備用の書類ＩＤを有し、前記書類の不備を通知する通知書類を生成する通知書類生成手段、
   改めて受け付けた書類の前記不備用の書類ＩＤを取得する不備書類ＩＤ取得手段、および、
   前記管理ＩＤ記憶手段を参照して、前記取得した不備用の書類ＩＤに関連した前記受付ＩＤに、前記改めて受け付けた書類を関連付ける関連付手段として機能させることを特徴とする管理装置用のプログラム。
8. 書類に関する書類情報を管理する管理装置と、顧客から送られた前記書類に対して受け付け処理を行う書類受付端末と、受け付けた前記書類の審査を行う書類審査端末と、を備えた管理システムにおいて、
   前記管理装置が、
   前記書類受付端末が受け付けた関連する複数の書類に受付ＩＤを発行する受付ＩＤ発行手段と、
   各前記書類に対して、書類ＩＤを発行する書類ＩＤ発行手段と、
   前記書類審査端末において前記書類を審査して不備があった書類に、不備用の書類ＩＤを割り当てる割当手段と、
   前記受付ＩＤと前記書類ＩＤと前記不備用の書類ＩＤとを関連付けて記憶する管理ＩＤ記憶手段と、
   前記書類を審査した審査結果を記憶する審査結果記憶手段と、
   前記不備用の書類ＩＤを有し、前記書類の不備を通知する通知書類を生成する通知書類生成手段と、
   改めて受け付けた書類の前記不備用の書類ＩＤを取得する不備書類ＩＤ取得手段と、
   前記管理ＩＤ記憶手段を参照して、前記取得した不備用の書類ＩＤに関連した前記受付ＩＤに、前記改めて受け付けた書類を関連付ける関連付手段と、
   を備えたことを特徴とする管理システム。