JP2019106223A - 管理装置、管理方法、管理装置用のプログラム、および、管理システム - Google Patents
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Abstract
【課題】書類を容易に管理できる管理装置等を提供する。【解決手段】受け付けた関連する複数の書類50、51に受付IDを発行し(S10)、各書類に対して、書類IDを発行し(S11)、書類を審査して不備があった書類に、不備用の書類IDを割り当て(S14)、受付IDと書類IDと不備用の書類IDとを関連付けて記憶し(S15)、不備用の書類ID(60a)を有し、書類の不備を通知する通知書類(60)を生成し(S16)、改めて受け付けた書類の不備用の書類IDを取得し(S17)、取得した不備用の書類IDに関連した受付IDに、改めて受け付けた書類を関連付ける(S17、S18)。【選択図】図10
Description
本発明は、書類を管理する管理装置、管理方法、管理装置用のプログラム、および、管理システムに関する。
顧客から受け付けた申請書類に対する確認作業が行われている。例えば、特許文献1には、不備がない申込書類である所定数の正常書類に対応する正常確認コードと不備がある申込書類である不備書類に対応する不備確認コードとを発行し、正常確認コードに所定数の機械読取コードを関係付け、不備確認コードに機械読取コードを1対1で関係付け、正常確認コードに関係付けられた所定数の機械読取コードにしたがって、所定数の正常書類に記載されたテキスト情報をデータベースに登録する書類管理方法が開示されている。
ところで、申請された複数の書類のうちに、1つでも書類の不備が発見された場合、複数の書類一式を、顧客に再度用意してもらっていたため、顧客の負担になるという問題が生じていた。また、仮に不備であった書類のみを顧客に再度提出してもらっても、対応する正常の書類を探し出し、付き合わせるという管理に負担が生じてしまう問題があった。特許文献1の技術は、工程管理に利用されるだけで、この技術のみでは、これらの問題を解決することが難しかった。
そこで、本発明は上記の問題点等に鑑みて為されたもので、その課題の一例は、書類を容易に管理できる管理装置等を提供することを目的とする。
上記の課題を解決するために、請求項1に記載の発明は、受け付けた関連する複数の書類に受付IDを発行する受付ID発行手段と、各前記書類に対して、書類IDを発行する書類ID発行手段と、前記書類を審査して不備があった書類に、不備用の書類IDを割り当てる割当手段と、前記受付IDと前記書類IDと前記不備用の書類IDとを関連付けて記憶する管理ID記憶手段と、前記不備用の書類IDを有し、前記書類の不備を通知する通知書類を生成する通知書類生成手段と、改めて受け付けた書類の前記不備用の書類IDを取得する不備書類ID取得手段と、前記管理ID記憶手段を参照して、前記取得した不備用の書類IDに関連した前記受付IDに、前記改めて受け付けた書類を関連付ける関連付手段と、を備えたことを特徴とする。
また、請求項2に記載の発明は、請求項1に記載の管理装置において、前記不備用の書類IDが、1次元または2次元のコードであることを特徴とする。
また、請求項3に記載の発明は、請求項1に記載の管理装置において、前記通知書類が、前記不備用の書類IDを有する返信用部分を含むことを特徴とする。
また、請求項4に記載の発明は、請求項1または請求項2に記載の管理装置において、前記通知書類が、前記不備があった書類の不備部分を写した不備部分を含むことを特徴とする。
また、請求項5に記載の発明は、請求項1から請求項3のいずれか1項に記載の管理装置において、前記関連する複数の書類を送付主である顧客の顧客情報を記憶する顧客情報記憶手段が、前記管理ID記憶手段とは異なるセキュリティレベルで管理され、前記通知書類生成手段が、前記顧客情報記憶手段を参照して、前記通知書類を生成することを特徴とする。
また、請求項6に記載の発明は、受付ID発行手段が、受け付けた関連する複数の書類に受付IDを発行する受付ID発行ステップと、書類ID発行手段が、各前記書類に対して、書類IDを発行する書類ID発行ステップと、割当手段が、前記書類を審査して不備があった書類に、不備用の書類IDを割り当てる割当ステップと、管理ID記憶手段が、前記受付IDと前記書類IDと前記不備用の書類IDとを関連付けて記憶する管理ID記憶ステップと、通知書類生成手段が、前記不備用の書類IDを有し、前記書類の不備を通知する通知書類を生成する通知書類生成ステップと、不備書類ID取得手段が、改めて受け付けた書類の前記不備用の書類IDを取得する不備書類ID取得ステップと、関連付手段が、前記管理ID記憶手段を参照して、前記取得した不備用の書類IDに関連した前記受付IDに、前記改めて受け付けた書類を関連付ける関連付ステップと、を含むことを特徴とする。
また、請求項7に記載の発明は、コンピュータを、受け付けた関連する複数の書類に受付IDを発行する受付ID発行手段、各前記書類に対して、書類IDを発行する書類ID発行手段、前記書類を審査して不備があった書類に、不備用の書類IDを割り当てる割当手段、前記受付IDと前記書類IDと前記不備用の書類IDとを関連付けて記憶する管理ID記憶手段、前記不備用の書類IDを有し、前記書類の不備を通知する通知書類を生成する通知書類生成手段、改めて受け付けた書類の前記不備用の書類IDを取得する不備書類ID取得手段、および、前記管理ID記憶手段を参照して、前記取得した不備用の書類IDに関連した前記受付IDに、前記改めて受け付けた書類を関連付ける関連付手段として機能させることを特徴とする。
また、請求項8に記載の発明は、書類に関する書類情報を管理する管理装置と、顧客から送られた前記書類に対して受け付け処理を行う書類受付端末と、受け付けた前記書類の審査を行う書類審査端末と、を備えた管理システムにおいて、前記管理装置が、前記書類受付端末が受け付けた関連する複数の書類に受付IDを発行する受付ID発行手段と、各前記書類に対して、書類IDを発行する書類ID発行手段と、前記書類審査端末において前記書類を審査して不備があった書類に、不備用の書類IDを割り当てる割当手段と、前記受付IDと前記書類IDと前記不備用の書類IDとを関連付けて記憶する管理ID記憶手段と、前記不備用の書類IDを有し、前記書類の不備を通知する通知書類を生成する通知書類生成手段と、改めて受け付けた書類の前記不備用の書類IDを取得する不備書類ID取得手段と、前記管理ID記憶手段を参照して、前記取得した不備用の書類IDに関連した前記受付IDに、前記改めて受け付けた書類を関連付ける関連付手段と、を備えたことを特徴とする。
本発明によれば、不備用の書類IDを有する通知書類により、不備があった書類の再提出を顧客に通知し、顧客から改めて受け付けた書類の不備用の書類IDを取得する不備書類IDに基づき、改めて受け付けた書類と、不備がなかった書類とを関連づけることにより、書類の管理がしやすくなる。
以下、図面を参照して本発明の実施形態について説明する。なお、以下に説明する実施の形態は、管理システムに対して本発明を適用した場合の実施形態である。
[1.管理システムの構成および機能概要]
(1.1 管理システムの構成および機能)
まず、本発明の一実施形態に係る管理システムの構成および概要機能について、図1から図4を用いて説明する。
(1.1 管理システムの構成および機能)
まず、本発明の一実施形態に係る管理システムの構成および概要機能について、図1から図4を用いて説明する。
図1は、本実施形態に係る管理システム1の概要構成例を示す模式図である。図2から図4は、書類の一例を示す模式図である。
図1に示すように、管理システム1は、書類に関する書類情報を管理する管理サーバ10と、顧客から送られた種類に対して受け付け処理を行う書類受付端末20と、受け付けた書類の審査を行う書類審査端末30と、書類の不備を通知する通知書類を印刷する印刷端末40と、を備えている。管理システム1は、受け付けた紙の書類を保管する保管庫5を備えている。
ここで、書類情報の一例として、受け付けた書類群に割り振られる受付ID、受け付けた各書類や生成した書類等に割り当てられる書類ID、審査後の書類の正常を示す正常フラグ、審査後の書類の不備を示す不備フラグ、書類の画像データ、書類の画像データから抽出された特徴量、画像データから作成されたテキストデータ、顧客に納品するための納品用のデータ等の電子データが挙げられる。受付IDは、受付番号のような数字でも、英数字を組み合わせてもよく、受付を特定できればよい。書類IDは、書類番号のような数字でも、英数字を組み合わせてもよく、書類を特定できればよい。
管理サーバ10は、書類受付端末20における受付IDおよび書類IDを管理し、書類審査端末30における審査結果を管理し、印刷端末40における通知書類の印刷を管理する。
書類受付端末20では、書類の受付処理が行われ、受付IDおよび書類IDが割り当てられる。
書類審査端末30では、各書類の正常および不備かの審査が行われ、審査結果が確定される。
印刷端末40では、書類審査端末30における審査の結果、書類に不備があった場合、通知書類が印刷される。
管理サーバ10、書類受付端末20、書類審査端末30、および、印刷端末40は、ネットワーク3を介して、例えば、通信プロトコルにTCP/IP等を用いて相互にデータの送受信が可能になっている。なお、ネットワーク3は、例えば、ローカルエリアネットワーク、インターネット、専用通信回線(例えば、CATV(Community Antenna Television)回線)、移動体通信網、およびゲートウェイ等により構築されている。
書類は、例えば、契約書等の申込書類である。また、本人を確認するための書類は、住民票、免許証、戸籍票、健康保険証、パスポート、領収書(例えば、電気、ガス等の公共料金の領収書のように氏名、住所が記載されたもの)、登記簿謄本、納品書等の書類である。なお、書類は、平面の紙のみならず、立体形状でもよく、書類の表面に、読み取り可能な情報が記載されていればよい。
書類の種別の一例として、契約書、住民票、免許証等の種別が挙げられる。さらに、書類の種別は、契約書の場合、顧客毎の契約書のフォーマット毎、住民票の場合、各市町村のフォーマット毎に分類される。
図2に示すように、書類が契約書(書類50)の場合、書類の表面に、契約内容、氏名、住所、電話番号等が記載されている。同じ形式の契約書の共通領域として、契約内容、氏名の項目、住所の項目、電話番号の項目、印鑑証明用印影の項目(図示せず)等が挙げられる。契約書の非共通領域として、個人情報である氏名(記載箇所50a)、住所(記載箇所50b)、電話番号(記載箇所50c)等が挙げられる。
図3Aおよび図3Bに示すように、書類が住民票の場合、書類の表面に、市町村名、住所、氏名、生年月日、性別等が記載されている。ある市町村の形式(書類に応じた所定の形式の一例)の住民票の共通領域として、書類の名称、市町村名、住所の項目、氏名の項目、生年月日の項目、性別の項目等が挙げられる。住民票の非共通領域として、個人情報である住所(記載箇所51b)、氏名(記載箇所51a)、生年月日、性別等が挙げられる。
図3Aおよび図3Bに示すように、書類が住民票の場合、市町村により記載の形式が異なる。
図4に示すように、書類が免許証の場合、書類の表面に、氏名、生年月日、住所、写真等が記載されている。免許証の共通領域として、氏名の項目、住所の項目、生年月日の項目、写真の項目等が挙げられる。免許証の非共通領域として、個人情報である氏名、生年月日、住所、個人の写真等が挙げられる。
関連する複数の書類は、一個人や、一法人において関連する複数の書類である。同一の個人または同一の法人に関する少なくとも2以上の書類である。例えば、一個人や、一法人における、契約書等の申込書類、本人を確認するための書類(住民票、免許証、戸籍票、健康保険証、パスポート、領収書)、納品書等の書類等から少なくとも2以上の書類である。関連する複数の書類の一例として、例えば、契約書、住民票、および、免許証の組み合せ、契約書、住民票、および、パスポートの組み合せ、申込書類、および、健康保険証の組み合せ、申込書類、領収証、契約書、および、登記簿謄本の組み合せ等が挙げられる。これら関連する複数の書類は、例えば、書類のセットが同封された封筒で送られてくる。
(1.2 管理サーバ10の構成および機能)
次に、管理サーバ10の構成および機能について、図5から図8を用いて説明する。
次に、管理サーバ10の構成および機能について、図5から図8を用いて説明する。
図5は、管理サーバ10の概要構成の一例を示すブロック図である。図6から図8は、管理サーバ10におけるデータベースのデータの一例を示す模式図である。
図5示すように、コンピュータである管理サーバ10は、管理サーバ10を制御する制御部11と、様々なデータベースを有する記憶部12と、各管理サーバ10および書類受付端末20等と通信する通信部13と、管理情報等を表示する出力部14と、を備えている。
制御部11は、例えば、CPU(Central Processing Unit)と、ROM(Read Only Memory)と、RAM(Random Access Memory)とを有する。制御部11は、例えば、CP
Uと、ROMと、RAMと、を有する。制御部11は、CPUが、ROMや、RAMに記憶された各種制御プログラムを読み出して実行する。制御部11が、管理サーバ10の各部(記憶部12、通信部13、出力部14等)を制御する。なお、これらのプログラムを記憶した記録媒体等を制御部11が読み出し実行してもよい。
Uと、ROMと、RAMと、を有する。制御部11は、CPUが、ROMや、RAMに記憶された各種制御プログラムを読み出して実行する。制御部11が、管理サーバ10の各部(記憶部12、通信部13、出力部14等)を制御する。なお、これらのプログラムを記憶した記録媒体等を制御部11が読み出し実行してもよい。
記憶部12は、例えば、ハードディスクドライブ等により構成されている。記憶部12には、顧客に関するデータを記憶した顧客データベース12a、受付IDを記憶した受付管理データベース12b、書類IDを記憶した書類管理データベース12c(管理ID記憶手段の一例、審査結果記憶手段の一例)、保管庫5の書類の収納位置を記憶した保管場所データベースDB12d等が構築されている。
顧客データベース12aには、図6に示すように、顧客IDに関連付けられて、顧客名、住民、電話番号等の顧客に関する情報が記録されている。
また、受付管理データベース12bには、図7に示すように、受付IDと顧客IDとが関連付けられて記憶されている。
また、書類管理データベース12cには、図8に示すように、書類IDに関連付けられて受付IDが記憶されている。書類管理データベース12cにより、受け付けた関連する複数の書類が管理されている。なお、書類管理データベース12cには、書類IDに関連付けられて、契約書、住民票、免許証等の書類のタイプが記憶されていてもよい。
また、書類管理データベース12cには、書類の審査結果として、書類正常フラグ、および、書類不備フラグが記憶されている。書類が審査され、書類の記入漏れ、記入の間違い、捺印の抜け、書類の毀損(例えば、書類の汚れ、書類の破れ)等があった場合、対応する書類IDに対する書類不備フラグが立つ(例えば、1となる)。一方、書類が正常の場合、書類正常フラグが立つ(例えば、1になる)。なお、所定の書類が不足している場合、仮の書類IDを設定され、足りない書類の書類タイプが記入され、書類不備フラグが立ってもよい。また、書類正常フラグなしに、書類不備フラグのみで、書類が正常/不備が区別されてもよい。
また、書類管理データベース12cには、不備用の書類IDが発行された際、不備があった書類の書類IDとして、関連書類IDが記憶されている。また、書類管理データベース12cには、書類を改めて受け付けた際、改めて受け付けた書類の受付IDと、改めて受け付けた書類の書類IDと、添付されていた不備用の書類IDから特定された関連書類IDとが記憶されている。
また、保管場所データベースDB12dには、受付IDに関連づけられて、保管庫5における書類の収納位置が記憶されている。
なお、記憶部12は、撮像された書類の画像データ等を記憶したデータベースを有していてもよい。
同じ管理サーバ10の同じデータベースにより管理されてもよいし、それぞれのデータベースが、別の管理サーバのデータベースに記憶されてもよい。
顧客データベース12aと、受付管理データベース12bと、書類管理データベース12cと、保管場所データベースDB12dとが、別々のセキュリティレベルで管理されていてもよい。顧客データベース12aおよび保管場所データベースDB12dのセキュリティレベルが最も高く、書類管理データベース12cのセキュリティレベルが最も低く設定してもよい。顧客データベース12aは、ネットワーク3から切り離してもよい。
また、記憶部12には、オペレーティングシステムおよびサーバプログラム等の各種プログラムが記憶されていてもよい。なお、各種プログラムは、例えば、他のサーバ等からネットワーク3を介して取得されるようにしてもよいし、記録媒体に記録されてドライブ装置を介して読み込まれるようにしてもよい。
通信部13は、ネットワーク3に接続して、書類受付端末20、書類審査端末30、および、印刷端末40との通信を制御する。
出力部14は、例えば、液晶表示素子またはEL(Electro Luminescence)素子等によって構成されている。
(1.3 書類受付端末20、書類審査端末30、印刷端末40の構成および機能)
次に、書類受付端末20、書類審査端末30、印刷端末40の構成および機能について説明する。
次に、書類受付端末20、書類審査端末30、印刷端末40の構成および機能について説明する。
コンピュータとして機能する書類受付端末20は、書類IDを印刷するプリンタ、書類を画像化するスキャナ、コードを読み取るリーダ等に接続されている。書類受付端末20は、情報を表示する表示部等を有する。スキャナは、例えば、CCD(Charge Coupled Device)イメージセンサやCMOS(Complementary Metal Oxide Semiconductor)イメージセンサ等の撮像素子を有するデジタルカメラでもよい。
コンピュータとして機能する書類審査端末30は、書類を画像化するスキャナ、コードを読み取るリーダ等に接続されている。書類受付端末20は、情報を表示する表示部、審査結果を入力する操作部等を有する。
コンピュータとして機能する印刷端末40は、通知書類を印刷するプリンタに接続されている。
[2.管理システムの動作]
次に、本発明の1実施形態に係る管理システムの動作について図を用いて説明する。
次に、本発明の1実施形態に係る管理システムの動作について図を用いて説明する。
(2.1 書類申請のフロー)
まず、管理システム1における書類申請のフローについて、図9を用いて説明する。
まず、管理システム1における書類申請のフローについて、図9を用いて説明する。
図9は、書類申請のフローの一例を示す模式図である。
図9に示すように、工程P1において、申請者である顧客(例えば、カード会社、保険会社、個人等)は、複数の書類が組まれた書類のセット(例えば、書類A、書類B、書類C、書類D)を送付する。なお、顧客が、カード会社、保険会社の場合は、複数のユーザの分を、まとめて送付する。例えば、複数の書類のセットが同封された封筒が詰められた段ボール箱が、顧客から送られてくる。
複数の書類のセットは、例えば、顧客の各ユーザ(例えば、カード会社、保険会社等に申し込みをする個人や法人)から顧客に申し込まれた書類のセットである。書類のセットは、申込書類(例えば、契約書、申込用紙)および本人確認用の書類等である。本人確認用の書類として2通必要な場合、例えば、住民票および免許証、住民票および健康保険証等である。なお、法人の場合、法人確認用の書類として、代表取締役の印が押された書類である。
次に、工程P2において、書類のセット(関連する複数の書類の一例)を有する郵便物を受け付け、送付されてきた封筒等の開封作業が行われる。例えば、届けられた段ボールが開けられ、書類のセットが同封された封筒が取り出される。封筒毎に受付IDが発行される。例えば、書類受付端末20が、顧客選択画面を表示して、書類のセット受付の入力を受け付け、顧客IDと共に管理サーバ10に送信する。管理サーバ10が、受付IDを発行して、書類受付端末20に送信する。書類受付端末20が、受付IDに基づいた受付コードをディスプレイに表示する。なお、書類受付端末20が、受付コードのシールを印刷し、受付コードのシールが、封筒や書類に貼られてもよい。受付コードは、バーコード、2次元コードでもよい。
そして、封筒が開封されて、書類が封筒から取り出される。書類毎に書類IDが発行される。例えば、書類受付端末20に、書類毎に、順に書類の受付が入力され、書類受付端末20が、書類受付の入力の情報を管理サーバ10に送信する。管理サーバ10が、書類IDを発行して、書類受付端末20に送信する。書類受付端末20が、書類IDに基づいた書類コードをディスプレイに表示する。書類受付端末20が、書類コードのシールを印刷し、書類コードのシールが、各書類に貼られる。書類コードは、バーコード、2次元コードでもよい。書類受付端末20が、書類の種別の入力を受け付けてもよい。
次に、工程P3において、書類の不備の確認作業が行われる。書類のセットが、工程P3の場所に運ばれ、書類のセットが全て揃っているか、書類の毀損が無いか、書類の記入漏れが無いか、記入の間違いが無いか、捺印の抜けていないか等のチェックが行われる。例えば、書類A、書類B、書類Cが正常書類、書類Dが不備書類と判定される。
書類審査端末30が、各書類の審査結果の入力を受け付ける。例えば、書類審査端末30、書類に付された書類IDを読み取り、書類に審査結果の入力を受け付け、管理サーバ10に送信する。管理サーバ10が、書類IDに応じて、書類の正常フラグ/不備フラグを設定し、書類管理データベース12cに登録する。なお、管理サーバ10が、不備フラグが立った書類IDを不備用の書類IDとしてもよいし、新たに別の不備用の書類IDを発行してもよい。また、各書類が、スキャナ等に読み取られ、画像データ化されてもよい。
次に、工程P4において、不備がなく、正常な書類(書類A、書類B、書類C)が保管庫5に搬送され、保管される。なお、正常な書類の入れた封筒等には、受付IDのコードが付されていてもよい。保管庫5における収納位置と、受付IDとを関連づけて、管理サーバ10が、データベースに記憶する。
次に、工程P5において、不備通知書類の印刷が行われる。管理サーバ10が、不備用の書類IDの書類コードを有する通知書類のデータを生成し、印刷端末40に送信する。印刷端末40が、通知書類のデータに基づき、不備用の書類IDの書類コードを有する不備通知書類Eを印刷する。不備通知書類Eが顧客に送付される。なお、不備用の書類IDの書類コードのシールが送付されてもよい。通知書類のデータには、受付IDに対応する顧客IDに基づき、抽出された顧客の送付先を含ませてもよい。
次に、工程P6において、顧客が不備通知書類Eを受け取る。
次に、工程P7において、顧客が不備通知書類Eと共に、新たな書類Dを送付する。なお、新たな書類Dに、不備通知書類Eの代わりに、不備用の書類IDの書類コードのシールを貼ってもよい。
次に、工程P8において、工程P2のように、開封作業が行われ、書類受付端末20が、書類Eの不備用の書類IDの書類コードを読み取り、管理サーバ10に送信する。
次に、工程P9において、管理サーバ10が、不備用の書類IDに基づき、対応する正常書類(書類A、書類B、書類C)を受付ID等により特定する。さらに、管理サーバ10が、受付IDに基づき、保管庫5における、対応する正常書類の保管位置を特定する。保管庫5から、不備用の書類IDに対応する正常書類が搬出される。改めて受け付けた書類と、保管庫5から搬出された書類とが関連づけられ、書類のセットとしてまとめられる。
次に、工程P10において、工程3のように、関連づけられた書類のセットの審査が行われる。更に不備がある場合、工程P4および工程P5以降の工程が行われる。
(2.2 管理サーバ10の動作例)
次に、管理サーバ10の動作例について、図10から図13を用いて説明する。
次に、管理サーバ10の動作例について、図10から図13を用いて説明する。
図10は、管理サーバ10の動作例を示すシーケンス図である。図11から図13は、不備通知書類の一例を示す模式図である。
図10に示すように、管理サーバ10の顧客管理システムは、受付IDを発行する(ステップS10)。具体的には、管理サーバ10の制御部11が、工程P2において、書類受付端末20から取得した、書類のセットの受付情報から、例えば、受付順に、受付IDを発行する。制御部11が、書類受付端末20から取得した顧客IDと共に、発行した受付番号を受付管理データベース12bに記憶する。
ここで、顧客管理システムは、受付ID等、顧客情報が関係するので、セキュリティのレベルを高くしたシステムである。例えば、顧客管理システムにアクセスできる人を制限したり、情報を暗号化したりする。顧客管理システムは、顧客データベース12aおよび受付管理データベース12bへのアクセス権を有する。
一方、書類管理システムは、書類IDと、書類の審査結果の正常/不備の情報のみを扱い、顧客情報や書類の画像データ等は扱わない。書類管理システムは、顧客データベース12aおよび受付管理データベース12bへのアクセス権を有しない。なお、顧客管理システムと書類管理システムとは、別々のサーバで実現してもよい。
このように、管理サーバ10は、受け付けた関連する複数の書類に受付IDを発行する受付ID発行手段の一例として機能する。
次に、管理サーバ10の書類管理システムは、書類IDを発行する(ステップS11)。具体的には、制御部11が、工程P2において、書類受付端末20から取得した、各書類の受付情報から、書類IDを発行する。制御部11が、受付順でも、または、書類の種別に従って、一連の書類IDを発行してもよい。
制御部11が、発行した書類IDを、書類管理システム側から、顧客管理システム側に転送する。また、制御部11が、発行した書類IDを、書類受付端末20に送信する。
このように、管理サーバ10は、各前記書類に対して、書類IDを発行する書類ID発行手段の一例として機能する。
次に、管理サーバ10の顧客管理システムは、受付IDと書類IDとを関連付ける(ステップS12)。具体的には、制御部11が、書類管理データベース12cに、発行した一連の書類IDに、発行した受付IDを関連づけて記憶する。
次に、管理サーバ10の書類管理システムは、書類の審査結果を受け付け、正常/不備のフラグを登録する(ステップS13)。具体的には、工程P3において、書類審査端末30が、書類に付されたコードから書類IDを読み取り、審査結果を受け付ける。制御部11が、書類審査端末30から、書類IDと審査結果とを受信する。制御部11が、書類管理データベース12cに、書類IDに基づき、審査結果として、書類が正常の場合、書類正常フラグを1にして、書類が不備の場合、書類不備フラグを1にする。なお、書類審査端末30が、書類の画像データを取り込み、書類IDを判定し、自動で書類の審査を行ってもよい。
このように、管理サーバ10は、前記受付IDと前記書類IDと前記不備用の書類IDとを関連付けて記憶する管理ID記憶手段の一例として機能する。管理サーバ10は、前記書類を審査した審査結果を記憶する審査結果記憶手段の一例として機能する。
次に、管理サーバ10の書類管理システムは、不備用の書類IDを発行する(ステップS14)。具体的には、工程P3において、制御部11が、新たに別の不備用の書類ID(例えば、図8に示すように”123987”)を発行する。この場合、制御部11が、書類管理データベース12cにおいて、新たに発行した不備用の書類IDに関連付けて、不備フラグを立った書類IDの書類と同じ受付IDと、関連書類IDとして不備フラグが立った書類IDが登録される。これにより、不備があった書類に不備用の書類IDが割り当てられる。なお、制御部11が、不備フラグを立った書類IDを不備用の書類IDとして設定することにより、不備があった書類に不備用の書類IDを割り当ててもよい。
このように、管理サーバ10は、前記書類を審査して不備があった書類に、不備用の書類IDを割り当る割当手段の一例として機能する。管理サーバ10は、前記受付IDと前記書類IDと前記不備用の書類IDとを関連付けて記憶する管理ID記憶手段の一例として機能する。
制御部11が、書類管理データベース12cに、不備フラグが立った書類IDの受付IDを登録する。制御部11が、発行した不備用の書類IDと受付IDとを、書類管理システム側から、顧客管理システム側に転送する。
次に、管理サーバ10の書類管理システムは、不備用の書類IDと顧客IDとを関連付ける(ステップS15)。具体的には、制御部11が、受付管理データベース12bを参照し、不備用の書類IDと共に転送された受付IDに基づき、顧客IDを抽出する。
このように、管理サーバ10は、前記受付IDと前記書類IDと前記不備用の書類IDとを関連付けて記憶する管理ID記憶手段の一例として機能する。
次に、管理サーバ10の顧客管理システムは、通知書類を生成する(ステップS16)。具体的には、制御部11が、工程P5において、顧客データベース12aを参照して、抽出した顧客IDに基づき、顧客名、顧客の住所を抽出する。制御部11が、顧客名、顧客の住所、および、不備用の書類IDの書類コードを有する通知書類のデータを生成する。制御部11が、生成した通知書類のデータを、印刷端末40に送信する。印刷端末40が、通知書類のデータに基づき、図11に示すように、顧客名、顧客の住所、および、不備用の書類IDの書類コード60aを有する不備通知書類60を印刷する。不備通知書類60が顧客に送付される。
ここで、図12に示すように、不備があった箇所が分かるように、不備内容と一体になった不備通知書類61を制御部11が生成してもよい。不備通知書類61には、不備があった書類の画像が組み込まれ、不備があった箇所を強調表示60bが挿入されてもよい。ユーザが不備の箇所が特定しやすく再度不備になる確率が低下する。
また、図13に示すように、返信用封筒62に、不備用の書類IDの書類コード60aが印刷されてもよい。返信用封筒62に、返送する新たな書類を同封すると、ユーザが不備通知書類60を同封することを忘れても、新たな書類と不備用の書類IDとが関連づけされる。
また、不備用の書類IDの書類コード60aが印刷されたシールを、再提出の書類に貼るように、このシールを同封してもよい。
このように、管理サーバ10は、前記不備用の書類IDを有し、前記書類の不備を通知する通知書類を生成する通知書類生成手段の一例として機能する。
次に、工程P6において、顧客が不備通知書類Eを受け取る。工程P7において、ユーザが不備通知書類60と共に、新たな書類を送付する。
次に、管理サーバ10の書類管理システムは、改めて受け付けた書類の不備用の書類IDを取得する(ステップS17)。具体的には、工程P8において、書類受付端末20が、改めて受け付けた書類に添付された不備通知書類60の不備用の書類IDの書類コードを読み取り、不備用の書類IDを管理サーバ10に送信する。制御部11が、書類受付端末20から不備用の書類IDを取得する。制御部11が、書類管理データベース12cを参照して、不備用の書類IDに基づき、受付IDを取得する。
なお、制御部11が、改めて受け付けた書類の受付ID(例えば、図8に示すように”000923”)、および、書類ID(例えば、図8に示すように”125000”)を発行してもよい。この場合、制御部11が、書類管理データベース12cを参照して、不備用の書類IDに基づき、不備があった書類の書類IDを特定し、特定した書類IDを関連書類IDとして、新たに発行した書類IDを書類管理データベース12cに登録してもよい。
このように、管理サーバ10は、改めて受け付けた書類の前記不備用の書類IDを取得する不備書類ID取得手段の一例として機能する。
次に、工程P9において、制御部11が、書類管理データベース12cを参照して、受付IDに基づき、書類正常フラグが1である正常書類(書類A、書類B、書類C)の書類IDを特定する。
制御部11が、不備用の書類IDおよび受付IDを、書類管理システム側から、顧客管理システム側に転送する。
次に、管理サーバ10の顧客管理システムは、不備用の書類IDに基づき、正常書類の保管場所を特定する(ステップS18)。具体的には、制御部11が、工程P9において、保管場所データベースDB12dを参照して、受付IDに基づき、保管庫5における、対応する正常書類の保管位置を特定する。
制御部11が、特定した保管位置の情報を、顧客管理システム側から、書類管理システム側に転送する。制御部11が、特定した保管位置を書類審査端末30に送信し、書類審査端末30が、特定した保管位置の情報を出力してもよい。
特定した保管位置に基づき、保管庫5から、不備用の書類IDに対応する正常書類が、書類審査端末30に搬出される。改めて受け付けた書類が、書類受付端末20から書類審査端末30に搬送される。書類審査端末30において、改めて受け付けた書類と、保管庫5から搬出された正常書類とが関連づけられ、書類のセットとしてまとめられる。
このように、管理サーバ10は、前記管理ID記憶手段を参照して、前記取得した不備用の書類IDに関連した前記受付IDに、前記改めて受け付けた書類を関連付ける関連付手段の一例として機能する。
次に、管理サーバ10の書類管理システムは、正常書類と新規受付書類を審査対象とした審査結果を受け付ける(ステップS19)。具体的には、工程P10において、ステップS13のように、関連づけられた書類のセットの審査が行われる。改めて申請された書類が正常の場合、制御部11が、書類管理データベース12cに、改めて申請された書類の書類ID(例えば、図8に示すように”125000”)に基づき、審査結果として、書類正常フラグを1にする。なお、制御部11が、書類管理データベース12cを参照して、改めて申請された書類の書類IDの関連書類IDから、不備のあった書類の書類IDを特定し、不備のあった書類の書類正常フラグを1にしてもよい。
以上、本実施形態によれば、不備用の書類IDを有する不備通知書類60により、不備があった書類の再提出をユーザに通知し、ユーザから改めて受け付けた書類の不備用の書類IDを取得する不備書類IDに基づき、改めて受け付けた書類と、不備がなかった書類とを関連づけることにより、書類の管理がしやすくなる。
また、不備用の書類IDの発行により、初回に申請した書類と、2回目申請した書類の紐付けがシステム処理によりできるため、人の目視による作業が排除できる。また、初回に申請した書類が2回目の申請に対して、正常な書類が流用可能なため、顧客が初回に申請した正常書類に関して、再度用意する手間が排除できる。
また、図13のように、通知書類が、不備用の書類IDを有する返信用部分を含む場合、不備書類IDを含んで返信しやすい。
また、図12に示すように、不備通知書類が、不備があった書類の不備部分を写した不備部分を含む場合、同じ間違えをしにくくなり、審査が通りやすくなる。
また、関連する複数の書類を送付主である顧客の顧客情報を記憶する顧客情報記憶手段が、管理ID記憶手段とは異なるセキュリティレベルで管理され、顧客情報記憶手段を参照して、通知書類を生成する場合、機密性が高まる。また、書類IDの発行等はセキュリティのレベルを高くしなくてよく、使いやすくなる。
なお、受付IDの代わりに、顧客IDが用いられてもよい。この場合、受付IDよりも、顧客IDにより顧客が特定される可能性が高いので、セキュリティレベルを上げて管理する。
自動搬送装置により、保管庫5から書類が出し入れされてもよい。また、書類受付端末20が書類を取り込み、自動でコードのシールを書類に貼り付けてもよい。
1:管理システム
10:管理サーバ(管理装置)
11:制御部
12:記憶部
12c:書類管理データベース(管理ID記憶手段、審査結果記憶手段)
50、51:書類
60:不備通知書類(通知書類)
60a:コード(不備用の書類ID)
10:管理サーバ(管理装置)
11:制御部
12:記憶部
12c:書類管理データベース(管理ID記憶手段、審査結果記憶手段)
50、51:書類
60:不備通知書類(通知書類)
60a:コード(不備用の書類ID)
Claims (8)
- 受け付けた関連する複数の書類に受付IDを発行する受付ID発行手段と、
各前記書類に対して、書類IDを発行する書類ID発行手段と、
前記書類を審査して不備があった書類に、不備用の書類IDを割り当てる割当手段と、
前記受付IDと前記書類IDと前記不備用の書類IDとを関連付けて記憶する管理ID記憶手段と、
前記不備用の書類IDを有し、前記書類の不備を通知する通知書類を生成する通知書類生成手段と、
改めて受け付けた書類の前記不備用の書類IDを取得する不備書類ID取得手段と、
前記管理ID記憶手段を参照して、前記取得した不備用の書類IDに関連した前記受付IDに、前記改めて受け付けた書類を関連付ける関連付手段と、
を備えたことを特徴とする管理装置。 - 請求項1に記載の管理装置において、
前記不備用の書類IDが、1次元または2次元のコードであることを特徴とする管理装置。 - 請求項1または請求項2に記載の管理装置において、
前記通知書類が、前記不備用の書類IDを有する返信用部分を含むことを特徴とする管理装置。 - 請求項1から請求項3のいずれか1項に記載の管理装置において、
前記通知書類が、前記不備があった書類の不備部分を写した不備部分を含むことを特徴とする管理装置。 - 請求項1から請求項4のいずれか1項に記載の管理装置において、
前記関連する複数の書類を送付主である顧客の顧客情報を記憶する顧客情報記憶手段が、前記管理ID記憶手段とは異なるセキュリティレベルで管理され、
前記通知書類生成手段が、前記顧客情報記憶手段を参照して、前記通知書類を生成することを特徴とする管理装置。 - 受付ID発行手段が、受け付けた関連する複数の書類に受付IDを発行する受付ID発行ステップと、
書類ID発行手段が、各前記書類に対して、書類IDを発行する書類ID発行ステップと、
割当手段が、前記書類を審査して不備があった書類に、不備用の書類IDを割り当てる割当ステップと、
管理ID記憶手段が、前記受付IDと前記書類IDと前記不備用の書類IDとを関連付けて記憶する管理ID記憶ステップと、
通知書類生成手段が、前記不備用の書類IDを有し、前記書類の不備を通知する通知書類を生成する通知書類生成ステップと、
不備書類ID取得手段が、改めて受け付けた書類の前記不備用の書類IDを取得する不備書類ID取得ステップと、
関連付手段が、前記管理ID記憶手段を参照して、前記取得した不備用の書類IDに関連した前記受付IDに、前記改めて受け付けた書類を関連付ける関連付ステップと、
を含むことを特徴とする管理方法。 - コンピュータを、
受け付けた関連する複数の書類に受付IDを発行する受付ID発行手段、
各前記書類に対して、書類IDを発行する書類ID発行手段、
前記書類を審査して不備があった書類に、不備用の書類IDを割り当てる割当手段、
前記受付IDと前記書類IDと前記不備用の書類IDとを関連付けて記憶する管理ID記憶手段、
前記不備用の書類IDを有し、前記書類の不備を通知する通知書類を生成する通知書類生成手段、
改めて受け付けた書類の前記不備用の書類IDを取得する不備書類ID取得手段、および、
前記管理ID記憶手段を参照して、前記取得した不備用の書類IDに関連した前記受付IDに、前記改めて受け付けた書類を関連付ける関連付手段として機能させることを特徴とする管理装置用のプログラム。 - 書類に関する書類情報を管理する管理装置と、顧客から送られた前記書類に対して受け付け処理を行う書類受付端末と、受け付けた前記書類の審査を行う書類審査端末と、を備えた管理システムにおいて、
前記管理装置が、
前記書類受付端末が受け付けた関連する複数の書類に受付IDを発行する受付ID発行手段と、
各前記書類に対して、書類IDを発行する書類ID発行手段と、
前記書類審査端末において前記書類を審査して不備があった書類に、不備用の書類IDを割り当てる割当手段と、
前記受付IDと前記書類IDと前記不備用の書類IDとを関連付けて記憶する管理ID記憶手段と、
前記不備用の書類IDを有し、前記書類の不備を通知する通知書類を生成する通知書類生成手段と、
改めて受け付けた書類の前記不備用の書類IDを取得する不備書類ID取得手段と、
前記管理ID記憶手段を参照して、前記取得した不備用の書類IDに関連した前記受付IDに、前記改めて受け付けた書類を関連付ける関連付手段と、
を備えたことを特徴とする管理システム。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2019071614A JP2019106223A (ja) | 2019-04-03 | 2019-04-03 | 管理装置、管理方法、管理装置用のプログラム、および、管理システム |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
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JP2019071614A JP2019106223A (ja) | 2019-04-03 | 2019-04-03 | 管理装置、管理方法、管理装置用のプログラム、および、管理システム |
Related Parent Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP2016227304A Division JP6508171B2 (ja) | 2016-11-22 | 2016-11-22 | 管理装置、管理方法、管理装置用のプログラム、および、管理システム |
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Publication Number | Publication Date |
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JP2019106223A true JP2019106223A (ja) | 2019-06-27 |
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Family Applications (1)
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JP2019071614A Pending JP2019106223A (ja) | 2019-04-03 | 2019-04-03 | 管理装置、管理方法、管理装置用のプログラム、および、管理システム |
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Country | Link |
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2019
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