JP4822298B2 - 外出精算システム及び制御方法とプログラム。 - Google Patents

外出精算システム及び制御方法とプログラム。 Download PDF

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Description

ＩＣカードリーダによりＩＣカード情報を読み込む画像形成装置、外出精算システム及び制御方法とプログラムに関する。
企業において社員が外出する場合には、社員が移動で使用した鉄道やバスといった交通費を社員が一旦立替えて社内で外出精算処理をする。外出精算処理の際には社員が立替えた交通費やその経路といった情報が必要である為、社員はその経路を手帳やノートに記載し、記載した経路や運賃を社内の交通費精算(外出精算)処理システムに記入または手入力している。更に、もし手帳やノートに記載漏れがあった場合にはインターネットの運賃検索サイトで経路運賃を調べる必要がある。また実際に乗車した経路を正確に記憶しておく必要があり、社員が外出精算処理する場合にはその処理作業は非常に手間となっている。
先行文献１において非接触ＩＣカード機能を搭載した携帯電話端末を用いて、携帯電話端末内部に記憶された出張旅費のデータを読み込み、出張旅費を精算する精算支援システムが報告されているが、社員の携帯端末に記録された履歴データを用いて、精算で使用する旅費データとして自動で精算システムに取り込む事は可能であるが、その旅費データが出張に関連した旅費であるかどうかを区別する為に、データの記録の際の切り替えを手動で行っている。
先行文献２において従業員データを利用して申請された入力データの私的・公的利用を判別する旅費精算システムが報告されているが、従業員の出張履歴データを用いて旅費データから精算データのみ抽出される処理が煩雑である。
特開2006-285595号公報 特開2009-223597号公報
現在バスや鉄道に乗車し運賃精算する場合、ＳＵＩＣＡのような非接触型ＩＣカードを使って運賃精算する方法が一般的になっている。バスや鉄道を使用した場合、個人が乗車した運賃精算の履歴情報はそのＩＣカード内に記録されている。個人がその使用履歴を確認したい時にはＩＣカードの専用読み取り装置にて履歴をＰＣ等で表示する事ができる。個人利用以外にその履歴データを利用する例としてＩＣカード内に記録された個人の運賃精算データを社員が日々の外出時に使用する交通費精算(外出精算)システムとうまく連携し、簡単に外出精算処理を完了する仕組みを提供する事が求められている。その際にＩＣカードに記録された情報と個人ＩＣカード使用履歴データの中から外出精算に該当するデータのみを抽出する事が必要である。そこで、このＩＣカードに記録された利用履歴を用いて、個人の勤怠管理システムと連動したシステムにより、手間のかからない正確な交通費精算(外出精算)システムを提供する。
また交通費を精算する個人がＩＣカードに記録された使用履歴を読みこませたい場合、個人が管理するクライアント情報端末にＩＣカード読み取り機を接続し、ＩＣカード内の履歴データを読みだす事は可能であるが、社員全員のクライアント情報端末全てにＩＣカード読み取り機が必要になるため、交通費精算(外出精算)システムを利用する社員の人数が増えると大規模な投資になってしまい、実現性が低いという問題があるが、ＩＣカード読み取り機を有する複合機を用いて交通費精算(外出精算)システムを運用する場合は社員にとって無理なくＩＣカード読み取り機の共用が可能である。
本願発明は、複合機のＩＣカードリーダを用いて読み込まれたバスや鉄道の利用履歴を用いて、手入力で行ってきた社員の外出精算に必要な、ユーザ名や外出日や交通手段の経路情報や運賃といった外出精算の承認申請に必要な外出精算に関係する情報のテーブルリストを作成し、作成した外出精算に関係する情報のテーブルリストを用いて、外出精算の承認申請できる仕組みを提供することを目的とする。
本願発明は、外出精算が可能なユーザのユーザ識別情報と外出精算データを対応付けて前記外出精算データを管理する管理サーバと、交通機関の使用履歴を示す履歴情報が使用した順序で記憶されたＩＣカードから前記履歴情報を読み取る読取手段を備える画像形成装置と、がネットワークを介して通信可能な外出精算システムであって、前記管理サーバは、前記画像形成装置から送信された前記ユーザ識別情報の受信と、前記履歴情報の受信を行う第１の受信手段と、前記第１の受信手段により受信された履歴情報を記憶する第１の記憶手段と、前記受信された履歴情報のうち、交通機関を使用する度に運賃が発生しない定期経路に該当する履歴情報を含まず、交通機関を使用したことにより運賃が発生した少なくとも出発地情報、目的地情報、およびその運賃情報を含む複数の外出履歴情報の中の、連続する日時が先である第１の外出履歴情報の目的地情報と日時が後である第２の外出履歴情報の出発地情報とが一致するかいなかに従って、前記複数の外出履歴情報に不連続区間が存在するかいなかを判定する第１の不連続区間判定手段と、前記第１の不連続区間判定手段により不連続区間が存在しないと判定された場合に、前記複数の外出履歴情報を含む画面を外出精算にかかる画面として、前記画像形成装置の表示部に表示するように指示する第１の表示指示手段と、実質的に位置が連続している２つの連続地情報を組み合わせた連続区間データを記憶する連続区間データ記憶手段と、前記第１の不連続区間判定手段により不連続区間が存在すると判定された後に、前記第１の不連続区間判定手段が一致しないと判定した前記連続する日時が先である第１の外出履歴情報の目的地情報と日時が後である第２の外出履歴情報の出発地情報の組み合わせが、前記連続区間データの前記２つの連続地情報の組み合わせと一致するかいなかに従って、前記区間追加設定にかかる画面を表示指示すべきかいなかを判定する第２の不連続区間判定手段と、前記第２の不連続区間判定手段により一致しないと判定される場合に、前記複数の外出履歴情報に追加情報を追加する為の区間追加設定にかかる画面を前記画像形成装置の表示部に表示するように指示する第２の表示指示手段と、を備え、前記画像形成装置は、前記ユーザ識別情報の送信、および前記読取手段により読み取られた履歴情報の送信を行う送信手段と、前記管理サーバの前記第１の表示指示手段による表示指示に従って、前記外出精算にかかる画面を表示部に表示する表示手段と、前記表示手段が、前記外出精算にかかる画面を表示させた後に、外出精算の承認申請を受け付ける外出精算サーバに申請すべく、前記画像形成装置の前記外出精算にかかる画面に表示されている外出履歴情報であって操作者による操作指示に従って確定された外出履歴情報を含み、前記ユーザ識別情報に対応する外出精算データとして承認申請を行うための承認申請指示を送信する申請指示送信手段と、を備えることを特徴とする。
また、前記区間追加設定にかかる画面は、少なくとも出発地情報、目的地情報、交通手段情報、およびその運賃情報を含む追加情報を設定可能な画面であることを特徴とする。
また、前記管理サーバは、前記追加情報である出発地情報、目的地情報、交通手段情報、およびその運賃情報の設定を、前記画像形成装置から受け付ける追加区間情報受付手段と、を更に備え、前記画像形成装置の前記表示手段は、前記追加区間情報受付手段が前記追加情報を受け付けた場合に、前記受け付けた追加情報を含んだ外出精算にかかる画面を表示することを特徴とする。
また、前記管理サーバは、前記画像形成装置の前記表示部に前記外出精算にかかる画面が表示されている際に、区間追加する指示を受け付ける区間追加指示受付手段を更に備え、前記管理サーバの前記第２の表示指示手段はさらに、前記区間追加指示受付手段が区間追加指示を受け付けた場合に、前記画像形成装置は前記区間追加設定にかかる画面を表示部に表示するように指示することを特徴とする。
また、前記管理サーバは、前記追加区間情報受付手段で受け付けた追加情報の交通手段を示す情報に基づいて、領収書が必要な外出申請であるか否かを判定する領収書判定手段と、前記領収書判定手段により領収書が必要な外出申請であると判定された場合に、当該画像形成装置の画像読取部で領収書を画像読み取りすべく画像読み込み画面を、前記表示部に表示するように指示する読取表示指示手段と、を更に備え、前記画像形成装置は、前記管理サーバの前記読取表示指示手段による指示により前記画像読み込み画面を表示部に表示し、かつ画像読み込みの開始指示がなされた場合に、画像読取部により画像の読取処理を行うことを特徴とする。
また、前記管理サーバは、勤務日時を管理する勤怠管理サーバと通信可能に接続されており、前記第１の記憶手段に記憶されている前記履歴情報を前記勤怠管理サーバへ送信する履歴情報送信手段と、前記勤怠管理サーバにおいて、前記履歴情報送信手段で送信された履歴情報から前記勤怠管理サーバで管理されている勤務日時に該当する履歴情報を特定し、該特定された履歴情報を送信することにより、前記勤怠管理サーバから前記特定された履歴情報を受信する第２の受信手段と、を更に備え、前記画像形成装置は、前記管理サーバが前記第２の受信手段により受信した履歴情報であって、交通機関を使用する度に運賃が発生しない定期経路に該当する履歴情報を含まず、交通機関を使用したことによる運賃が発生した履歴情報のうち、交通機関を使用したことにより運賃が発生した少なくとも出発地情報、目的地情報、およびその運賃情報を含む外出履歴情報を、前記管理サーバの前記第１の表示指示手段の表示指示に従って、外出精算にかかる画面として、表示部に表示することを特徴とする。
また、前記履歴情報送信手段は、前記第１の受信手段で受信された前記ユーザ識別情報と共に前記履歴情報を前記勤怠管理サーバへ送信し、前記第２の受信手段は、前記ユーザ識別情報により識別されるユーザが、外出申請可能なユーザであるかが前記勤怠管理サーバで確認され、外出申請可能なユーザである場合には、前記勤怠管理サーバから前記特定された履歴情報を受信し、外出申請可能なユーザでない場合には、外出申請可能な履歴情報がないものとして回答を受信することを特徴とする。
また、前記管理サーバは、勤務日時を管理する勤怠管理サーバと通信可能に接続されており、前記勤怠管理サーバから、第１の受信手段で受信されたユーザ識別情報に対応する勤務情報を受信する第３の受信手段と、前記第１の記憶手段により記憶されている履歴情報から前記第３の受信手段で受信された勤務情報に該当する履歴情報を特定する特定手段と、を更に備え、前記画像形成装置は、前記管理サーバが前記特定手段により特定された履歴情報であって、交通機関を使用する度に運賃が発生しない定期経路に該当する履歴情報を含まず、交通機関を使用したことによる運賃が発生した履歴情報のうち、交通機関を使用したことにより運賃が発生した少なくとも出発地情報、目的地情報、およびその運賃情報を含む外出履歴情報を、前記管理サーバの前記第１の表示指示手段の表示指示に従って、外出精算にかかる画面として、表示部に表示することを特徴とする。
また、前記第３の受信手段で受信された勤務情報に基づいて、前記第１の受信手段で受信されたユーザ識別情報に対応するユーザの外出申請可能な履歴情報があるか否かを判定するユーザ判定手段を更に備え、前記画像形成装置は、前記管理サーバが前記ユーザ判定手段により履歴情報があると判定された場合には、前記特定手段により特定された履歴情報を用いて、前記管理サーバの前記第１の表示指示手段の表示指示に従って、前記外出精算にかかる画面を表示部に表示し、一方、前記ユーザ判定手段により履歴情報がないと判定された場合には、外出申請可能な履歴情報がないものとして前記外出精算にかかる画面を表示部に表示することを特徴とする。
また、前記管理サーバは、前記表示手段により前記外出精算にかかる画面が表示されている際に、外出区間を削除する削除指示を受け付ける区間削除受付手段を更に備え、前記画像形成装置の前記表示手段は、前記区間削除受付手段が前記削除指示を受け付けた場合に、前記削除指示された外出区間を含まない前記外出精算にかかる画面を表示することを特徴とする。
また、前記管理サーバは、前記読取表示指示手段により前記画像読み込み画面が表示されている際に、前記読取処理を保留する保留指示を受け付ける読取処理保留受付手段を更に備えることを特徴とする。
また、前記管理サーバは、外出申請を完了した履歴情報を管理する申請履歴テーブル情報を記憶する第２の記憶手段を更に備え、前記画像形成装置の前記表示手段は、前記申請履歴テーブル情報が記憶する履歴情報と一致する履歴情報を含まず、交通機関を使用する度に運賃が発生しない定期経路に該当する履歴情報を含まず、交通機関を使用したことにより運賃が発生した履歴情報のうち、少なくとも出発地、目的地、およびその運賃を含む外出履歴情報を、外出精算にかかる画面として、表示部に表示することを特徴とする。
本願発明により、複合機のＩＣカードリーダを用いて読み込まれたバスや鉄道の利用履歴を用いて、手入力で行ってきた社員の外出精算に必要な、ユーザ名や外出日や交通手段の経路情報や運賃といった外出精算の承認申請に必要な外出精算に関係する情報のテーブルリストを作成し、作成した外出精算に関係する情報のテーブルリストを用いて、外出精算の承認申請できる仕組みを提供することが可能となる。
外出精算システムの一例を示すシステム構成図 サーバ、情報処理装置のハードウエア構成図 複合機１２０のハードウエア構成図 各情報テーブルの項目の一例を示す図 処理の一例を示すフローチャート 不連続区間判定処理の一例を示すフローチャート 各情報テーブルの項目の一例を示す図 各情報テーブルの項目の一例を示す図 申請内容確認画面の一例を示す図 区間追加情報入力画面の一例を示す図 領収書読み込み画面の一例を示す図 複合機操作画面の一例を示す図 外出精算初期操作画面の一例を示す図 認証テーブルの一例を示す図 区間追加情報入力画面（領収書データ添付）の一例を示す図 メッセージ画面の一例を示す図 各情報テーブルの項目の一例を示す図
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
図１は、本発明のクライアント端末１３０、１４０（情報処理装置）、ユーザの外出精算データを作成する管理サーバ１６０、ユーザの勤怠情報を管理する勤怠管理サーバ１５０、ユーザの外出精算データの承認申請を行う交通費精算(外出精算)サーバ１１０およびユーザのＩＣカード情報を読み取る複合機１２０（画像形成装置）で構成する交通費精算(外出精算)システムの構成の一例を示すシステム構成図である。
図１に示すように、本実施形態の交通費精算(外出精算)システムは、１又は複数のクライアント端末１３０、１４０（例えば、ユーザ、決裁者）、複合機１２０，交通費精算(外出精算)サーバ１１０、勤怠管理サーバ１５０、管理サーバ１６０がローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）１００を介して接続され、各装置が情報の送受信を行う通信可能な構成となっている。
なお、管理サーバ１６０には、複合機１２０のカードリーダ部３１９にて読み込まれた後、管理サーバ１６０にＨＴＴＰ送信されたＩＣカード情報とユーザ認証を行う認証テーブル（図１４）が記憶されており、ユーザ認証が可能な構成となっている。本実施形態では、管理サーバ１６０に認証テーブル（図１４）を記憶するように構成したが、不図示の認証サーバに認証テーブルを記憶し、認証サーバで認証を行わせるように構成することも可能である。つまり、ユーザを特定できればよく、認証処理はどの情報処理装置で行ってもよい。
以下、図２を用いて、図１に示したクライアントＰＣ１３０，１４０、勤怠管理サーバ１５０、交通費精算(外出精算)サーバ１１０、管理サーバ１６０に適用可能な情報処理装置のハードウエア構成について説明する。
図２は、図１に示したクライアントＰＣ、勤怠管理サーバ１５０、交通費精算(外出精算)サーバ１１０、管理サーバ１６０に適用可能な情報処理装置のハードウエア構成を示
すブロック図である。
図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ ／ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
２０３はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
２０５は入力コントローラで、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。なお、図２では、ＣＲＴ２１０と記載しているが、表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイ等の他の表示器であってもよい。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。
２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ１００）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。
次に、図３を用いて、図１に示した複合機１２０のハードウエア構成について説明する。
図３は、図１に示した複合機１２０のハードウエア構成の一例を示すブロック図である。
図３において、３１６はコントローラユニットで、画像入力デバイスとして機能するスキャナ部（画像読取部）３１４や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ部３１２と接続する一方、ＬＡＮ（例えば、図１に示したＬＡＮ１００）や公衆回線（ＷＡＮ）（例えば、ＰＳＴＮまたはＩＳＤＮ等）と接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。
コントローラユニット３１６において、３０１はＣＰＵで、システム全体を制御するプロセッサである。３０２はＲＡＭで、ＣＰＵ３０１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリでもある。
３０３はＲＯＭで、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。３０４はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）で、システムを制御するための各種プログラム，画像データ等を格納する。
３０７は操作部インタフェース（操作部Ｉ／Ｆ）で、操作部（キーボード）３０８とのインタフェース部である。また、操作部Ｉ／Ｆ３０７は、操作部３０８から入力したキー情報（例えば、スタートボタンの押下）をＣＰＵ３０１に伝える役割をする。
３０５はネットワークインタフェース（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ）で、ネットワーク（ＬＡＮ）１００に接続し、データの入出力を行う。３０６はモデム（ＭＯＤＥＭ）で、公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。またネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ１００）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。
３１８は外部インタフェース（外部Ｉ／Ｆ）で、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４，プリンタポート，ＲＳ−２３２Ｃ等の外部入力を受け付けるＩ／Ｆ部であり、本実施形態においては認証で必要となる携帯端末のＩＣカード（記憶媒体）の読み取り用のカードリーダ３１９が外部Ｉ／Ｆ部３１８に接続されている。そして、ＣＰＵ３０１は、この外部Ｉ／Ｆ部３１８を介してカードリーダ３１９による携帯端末のＩＣカードからの情報読み取りを制御し、該携帯端末のＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス３０９上に配置される。
３２０はイメージバスインタフェース（ＩＭＡＧＥ ＢＵＳ Ｉ／Ｆ）であり、システムバス３０９と画像データを高速で転送する画像バス３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。
画像バス３１５は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３１５上には以下のデバイスが配置される。
３１０はラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）で、例えば、ＰＤＬコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。３１１はプリンタインタフェース（プリンタＩ／Ｆ）で、プリンタ部３１２とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。また、３１３はスキャナインタフェース（スキャナＩ／Ｆ）で、スキャナ部（画像読取部）３１４とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。
３１７は画像処理部で、入力画像データに対し補正、加工、編集を行ったり、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行う。また、これに加えて、画像処理部３１７は、画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。さらに、スキャナ部（画像読取部）３１４で電気信号に変換された画素レベルのイメージデータ（例えば、ＢＩＴＭＡＰデータ）をＪＰＥＧやＧＩＦなどの形式の圧縮処理したファイルへの変換やＰＤＦ形式などのファイルへの変換を行う。
プリンタ部３１２は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、ＣＰＵ３０１からの指示によって開始する。なお、プリンタ部３１２には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。
スキャナ部（画像読取部）３１４は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することで、画素レベルのイメージデータ（例えば、ＢＩＴＭＡＰデータ）として電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部３０８から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ３０１がスキャナ部３１４に指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。
操作部３０８は、ＬＣＤ表示部を有し、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部Ｉ／Ｆ３０７を介してＣＰＵ３０１に伝える。また、操作部３０８は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。
尚、表示部は複合機によって表示性能が異なり、タッチパネルを介して操作をできる複合機、単に液晶画面を備え文字列を表示（印刷状態や印刷している文書名の表示）させるだけの複合機によって本発明は構成されている。
ここで、操作部３０８のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部３０８のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部３０８のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。
カードリーダ３１９は、ＣＰＵ３０１からの制御により、携帯端末内に備えられたＩＣカードに記憶されている情報を読み取り、該読み取った情報を外部Ｉ／Ｆ部３１８を介してＣＰＵ３０１へ通知する。
以上のような構成によって、複合機１２０は、スキャナ部（画像読取部）３１４から読み込んだ画素レベルのイメージデータ（例えば、ＢＩＴＭＡＰデータ）を所望のファイル形式にファイル変換してＬＡＮ１００上に送信したり、ＬＡＮ１００から受信した印刷データをプリンタ部３１２により印刷出力することができる。
また、スキャナ部３１４から読み込んだ画素レベルのイメージデータ（例えば、ＢＩＴＭＡＰデータ）をモデム３０６により、公衆回線上にＦＡＸ送信したり、公衆回線からＦＡＸ受信した画像データをプリンタ部３１２により出力することできる。
本発明を実現するための後述する各種プログラムは、ＨＤＤ３０４に記録されており、必要に応じてＲＡＭ３０２にロードされることによりＣＰＵ３０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、ＨＤＤ３０４に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。
次に、図４について説明する。
４０１はカードマスタ情報であり、管理サーバ１６０の外部メモリ２１１にデータベースとして記憶される。更に管理サーバ１６０、交通費精算(外出精算)サーバ１１０や勤怠管理サーバ１５０の外部メモリ２１１にデータベースとして記憶される。カード番号はカードを特定するＩＤである。社員番号は社員を特定するＩＤである。登録年月日はカードがデータベースに登録された日付である。月数はカードの定期有効期間である。廃止年月日はカードがデータベースから廃止された日付である。
４０２はユーザが所有するスイカ等のＩＣカード履歴情報であり、複合機１２０はユーザのＩＣカードから読み込み管理サーバ１６０に送信する。管理サーバ１６０はＩＣカード履歴情報を図５で説明する処理が完了した場合にはＩＣカード履歴情報を更新し、更新した場合にはその内容をデータとしてＲＡＭ３０２に記憶する。利用年月日日時はＩＣカードが利用された日時である。種別は交通機関利用時の入場または出場、定期区間（定期経路）利用、現金チャージ、物品購入等の履歴を記録したものである。利用駅ＣＤは交通機関利用時の入場または出場で使用した駅を特定する為のＩＤである。残高は利用が確定した後のＩＣカード内に記憶されたユーザが電子マネーとして使用可能な電子マネー残高である。
４０３はカード基本情報であり、ユーザが所有するスイカ等のＩＣカードのＲＯＭにデータとして記憶される。複合機１２０はカードリーダ３１９からＩＣカードデータを読み込む。カード番号はカードを特定するＩＤである。利用者氏名はユーザの性名である。利用者氏名はユーザが登録した自宅等の住所である。利用者性別はユーザの性別区分である。利用者年齢はユーザの年齢である。種別はユーザの定期使用を区別したものである。利用駅ＣＤ１や利用駅ＣＤ２はユーザの定期区間（定期経路）利用駅であり出発駅または到着駅を特定する為のＩＤである。経由駅ＣＤ１はユーザの定期区間（定期経路）経路で経由駅を特定する為のＩＤである。利用期限年月日はＩＣカードでの定期使用が可能な期限を特定したものである。月数はカードの定期有効期間である。
次に、図５、６を参照しながら、本発明に係る管理サーバ１６０、交通費精算サーバ１１０、勤怠管理サーバ１５０、クライアント端末１３０、１４０、複合機１２０による交通費精算(外出精算)システム処理の詳細な処理について説明する。
図５は、管理サーバ１６０及び複合機１２０によるＩＣカード使用履歴データ処理の一例を示すフローチャートである。なお、ステップＳ５０１〜ステップＳ５３５の各ステップでＳ５２７、Ｓ５０２、Ｓ５０４、Ｓ５０８、Ｓ５１６〜Ｓ５１７、Ｓ５３０、Ｓ５１９〜Ｓ５２０、Ｓ５３２、Ｓ５２２、Ｓ５２４、Ｓ５３４、は複合機１２０のＣＰＵ３０１が実行する。Ｓ５０１、Ｓ５２８、Ｓ５０３、Ｓ５０５〜Ｓ５０７、Ｓ５０９〜Ｓ５１５、Ｓ５２９、Ｓ５１８、Ｓ５３１、Ｓ５２１、Ｓ５２３、Ｓ５３３、Ｓ５３５、Ｓ５２５〜Ｓ５２６は管理サーバ１６０のＣＰＵ２０１が実行する。
ステップＳ５０１では、管理サーバ１６０は図１３に示すような初期操作画面を複合機１２０の表示部（操作部）３０８に表示させる表示指示をする。
ステップＳ５２７では、複合機１２０は表示部（操作部）３０８が図１３に示すような初期画面を表示する。保留申請ボタン（図１３の１３０５）が押下された（保留申請指示）かを判定する。押下されたと判定した（受け付けた）場合は、Ｓ５２８に進む。押下されたと判定しない場合は、Ｓ５０２に進む。
保留申請ボタン（図１３の１３０５）はログインしたユーザが過去に本願発明の外出精算処理を実行し、申請を保留した外出精算データを読み出し、外出精算処理を途中から継続する機能である。 図１６に示すような、ログイン画面を表示部に表示し、読み取り手段でユーザ情報を読み取り、ログイン情報を管理サーバ１６０に送信する。
ステップＳ５２８では、申請履歴テーブルを参照する。申請履歴テーブルからＳ５２７で受け付けたユーザ情報（ログイン情報）と一致する申請履歴を検索し、かつ申請状況（図１７の１７０３）が保留である申請履歴を検索し、照合する。
申請履歴テーブルは複合機１２０のＨＤＤ３０４が記憶する本願発明の外出精算システムで処理された外出精算データの申請履歴を管理するデータベースであり、Ｓ５３５、Ｓ５２５で本願発明の外出精算システムで処理された外出精算データの申請履歴が適宜登録される。
申請履歴とは申請履歴テーブルが記憶している本願発明で処理された外出精算データの申請履歴を管理するデータで、申請履歴テーブル（図１７の１７０２）にリストとして記憶されたユーザ情報と外出日、交通手段を利用して移動した移動区間、区間運賃、利用した電車やバスやタクシー等の交通手段、外出精算データを申請したかを判別する申請状況とを対応づけたデータである。
申請状況は２つの状況があり、済（Ｓ５２５で登録され、外出精算データを申請した）と保留（Ｓ５３５で登録され、外出精算データを申請せず、未申請の外出精算データとして保留している）がある。
照合した申請履歴から、同一のユーザが過去に本願発明の外出精算システムで処理したログインしたユーザ固有の未申請の申請履歴によりリスト化された外出精算テーブルが新規に作成され、ログインしたユーザ固有の外出精算テーブルが申請されていない（未申請）の申請履歴をリストにした外出精算テーブルをＲＡＭ３０２に記憶する。
ステップＳ５０２では、複合機１２０は表示部（操作部）３０８が図１３に示すような初期画面を表示する。この画面内の交通費申請ボタン１３０２が押された場合には表示部（操作部）３０８の操作情報をＨＴＴＰ通信にて管理サーバ１６０に送信する（Ｓ５０３に進む）。この画面内のその他のメニューやキャンセルボタン１３０４等が押された場合には操作情報をＨＴＴＰ通信にて管理サーバ１６０に送信し、管理サーバ１６０は本発明の処理を実行しない。
ステップＳ５０３では、管理サーバ１６０はＨＴＴＰ通信にて複合機１２０の表示部（操作部）３０８の操作情報で交通費申請ボタン１３０２が押されたという情報をＨＴＴＰ通信にて受信する。これにより管理サーバ１６０は図１６に示すような画面を複合機１２０の表示部に表示させる表示指示をする。ここでは社員カードといった本実施例の利用者識別できるＩＣカードをカードリーダにタッチするようなメッセージが表示されるが、その表示画面構成は管理システムが利用する情報を管理サーバ１６０に送信し表示させる為のメッセージであり、社員カードに限定されるものではなく社員コード（社員ＩＤ）といったユーザを識別情報やＩＣカード履歴情報の情報を管理サーバ１６０に送信し表示させる為のメッセージであってもよい。
ステップＳ５０４では、複合機１２０はカードリーダ３１９にかざされたＩＣカード情報を読み取る。読み取ったＩＣカード情報は一時的に複合機１２０のＲＡＭ３０２に記憶される。複合機１２０は読み込んだ（読み取った）ＩＣカード情報をＨＴＴＰにて管理サーバに送信する。ここでカードリーダ３１９が読み取る情報は社員コード（社員ＩＤ）といったユーザを識別する識別情報や利用者を管理するユーザ管理情報やＩＣカード基本情報、ＩＣカード定期情報、ＩＣカード履歴情報である。図４の４０３はＩＣカード内に記録されカードリーダが読み取り可能なカード基本情報である。図４の４０２はＩＣカード内に記憶されカードリーダが読み取り可能なＩＣカード使用履歴情報である。このステップに記載したＩＣカードリーダが行うデータ読み取り方法は既知の技術である。複合機１２０は、複合機１２０のカードリーダ３１９が読み取ったＩＣカード使用履歴情報を管理サーバ１６０に送信する（送信手段）。
ステップＳ５０５では、管理サーバ１６０はＩＣカード情報を受信したかを判断する。受信したと判断しない（ＩＣカード情報を受信していない）場合はＳ５０３に進む。ＨＴＴＰ通信でＩＣカード情報を受信した（第１の受信手段）と判断した場合は、管理サーバ１６０は受信したに社員コードや使用履歴情報といったＩＣカード情報を管理サーバ１６０のＲＡＭ２０３に記憶しＳ５０６に進む。
ステップＳ５０６では、管理サーバ１６０はＳ５０５で受信し、記憶されたユーザが所有する社員カード等のＩＣカードからユーザを特定するための識別情報（例えば、カードの製造番号やユーザＩＤ）と、管理サーバ１６０の外部メモリ２１１に記憶されている認証テーブル（図１４）を照合して一致する識別情報があるか否かを判定する。識別情報がある場合には認証成功と判断し、管理サーバ１６０のＣＰＵ２０１は管理サーバ１６０の外部メモリ２１１に記録（保存）されている本発明に係る精算処理システムプログラムのログイン許可をする（ログイン手段）。ログインは一致した識別情報に対応付けて認証テーブルに記憶されているユーザ名（例えば、ユーザＡなどのユーザ識別情報）でログインを判断する。このログインは、管理サーバ１６０の外部メモリ２１１に備える不図示の認証アプリケーションが、管理サーバ１６０のオペレーティングシステムまたはプログラムに対してログイン指示することで管理サーバ１６０または本発明に係る精算処理システムプログラムへのログインがなされる。
ここで管理サーバ１６０は、ログイン成功(ユーザ認証成功)したかを判断する。ログイン成功したと判断しない（ログイン成功していない）場合はＳ５０１に進む。ログイン成功したと判断した（ログイン成功した）場合はＳ５０７に進む。なお、ログインする情報は本実施形態ではユーザ名を用いたが、ＩＣカードに記憶されているユーザＩＤを用いることも可能である。また、カードＩＤをユーザＩＤの代わりとして運用している場合には、カードＩＤを用いてログイン処理することも可能である。つまり、ユーザ名もユーザＩＤもカードＩＤもユーザ識別情報ということができる。
本実施形態では、管理サーバ１６０に認証テーブル（図１４）を記憶するように構成したが、不図示の認証サーバに認証テーブルを記憶し、認証サーバで認証を行わせるように構成することも可能である。この場合はステップＳ５０６において、管理サーバ１６０はＨＴＴＰ通信にて受信したユーザを特定する識別情報を更にＨＴＴＰ通信にて認証サーバに送信し、認証サーバは受信した識別情報を外部メモリに記憶されている認証テーブル（図１４）と照合して一致する識別情報があるか否かを判定する。識別情報が一致する場合には認証サーバは認証成功と判断し、管理サーバ１６０に認証成功情報をＨＴＴＰ通信にて送信する。
ステップＳ５０７では、管理サーバ１６０は図１６に示すような画面を複合機１２０の表示部に表示させる表示指示をする。ここではスイカ等のＩＣカードといった本実施例のユーザのＩＣカード使用履歴情報が記録されているできるＩＣカードをカードリーダにタッチするようなメッセージが表示されるが、その表示画面構成は管理システムが利用する情報を管理サーバ１６０に送信し表示させる為のメッセージであり、社員カードに限定されるものではなく社員コード（社員ＩＤ）といったユーザを識別情報やＩＣカード履歴情報の情報を管理サーバ１６０に送信し表示させる為のメッセージであってもよい。すなわちＳ５０３では社員カードをタッチさせる画面表示指示をする場合を挙げたが、Ｓ５０７に挙げたスイカ等のＩＣカードをタッチさせる画面を表示指示する処理をＳ５０３の処理に合わせて行ってもよい。その場合はＳ５０７を省略する事ができる。
ステップＳ５０８では、複合機１２０はカードリーダ３１９にかざされたＩＣカード情報を読み取る。読み取ったＩＣカード情報は一時的に複合機１２０のＲＡＭ３０２に記憶される。複合機１２０は読み込んだ（読み取った）ＩＣカード情報をＨＴＴＰにて管理サーバに送信する。ここでカードリーダ３１９が読み取る情報は社員コード（社員ＩＤ）といったユーザを識別する識別情報や利用者を管理するユーザ管理情報やＩＣカード基本情報、ＩＣカード定期情報、ＩＣカード履歴情報である。図４の４０３はＩＣカード内に記録されカードリーダが読み取り可能なカード基本情報である。図４の４０２はＩＣカード内に記憶されカードリーダが読み取り可能なＩＣカード使用履歴情報である。Ｓ５０７で挙げたようにＳ５０３にて社員カードといったユーザ識別情報とスイカ等のユーザ使用履歴情報を連続または同時にカードリーダ３１９にタッチするような画面表示の指示を管理サーバ１６０が行い、Ｓ５０４にて複合機１２０がＩＣカードリーダ３１９にて連続または同時に社員カードといったユーザ識別情報とスイカ等のユーザ使用履歴情報を読み取り、全てのＩＣカード情報をＲＡＭ３０２に記憶し、管理サーバ１６０に全てのＩＣカード情報をＨＴＴＰ通信により一括で送信した場合はこのＳ５０８を省略する事ができる。このステップに記載したＩＣカードリーダが行うデータ読み取り方法は既知の技術である。複合機１２０は、複合機１２０のカードリーダ３１９が読み取ったユーザ識別情報（社員コード）を管理サーバ１６０に送信する（送信手段）。
尚、本実施の形態では、複合機１２０のカードリーダ３１９によりユーザ識別情報（社員コード）を読み取るものとして説明したがこれに限るものではなく、複合機１２０が表示する図示しないユーザ識別情報（社員コード）を受け付ける画面から受け付けたユーザ識別情報（社員コード）を、管理サーバ１６０に送信（送信手段）すればよい。
ステップＳ５０９では、管理サーバ１６０は使用履歴情報といったＩＣカード情報を受信したかを判断する。受信したと判断しない（ＩＣカード情報を受信していない）場合はＳ５０７に進む。ＨＴＴＰ通信でＩＣカード情報を受信した（第１の受信手段）と判断した場合は、管理サーバ１６０は受信したに社員コードや使用履歴情報といったＩＣカード情報を管理サーバ１６０のＲＡＭ２０３に記憶し（第１の記憶手段）Ｓ５１０に進む。Ｓ５０７で挙げたようにＳ５０３にて社員カードといったユーザ識別情報とスイカ等のユーザ使用履歴情報を連続または同時にカードリーダ３１９にタッチするような画面表示の指示を管理サーバ１６０が行い、Ｓ５０４にて複合機１２０がＩＣカードリーダ３１９にて連続または同時に社員カードといったユーザ識別情報とスイカ等のユーザ使用履歴情報を読み取り、全てのＩＣカード情報をＲＡＭ３０２に記憶し、管理サーバ１６０に全てのＩＣカード情報をＨＴＴＰ通信により一括で送信し、Ｓ５０５で管理サーバ１６０が全てのＩＣカード情報をＨＴＴＰ通信により一括で受信し、全てのＩＣカード情報をＲＡＭ２０３に記憶した場合はこのＳ５０９を省略する事ができる。
ステップＳ５２９では、申請履歴テーブルを参照する。申請履歴テーブルからＳ５０１で受け付けたユーザ情報（ログイン情報）と一致する申請履歴を検索し、かつ申請状況（図１７の１７０３）が済みである申請履歴を検索し、照合する。
照合した、ユーザ情報（ログイン情報）と一致し、申請状況（図１７の１７０３）が済みである申請履歴に該当するIＣカード履歴情報を外出精算テーブル（図８の８０１）から削除する。削除した外出精算テーブルを記憶する。（申請履歴テーブル情報が記憶する履歴情報と一致する履歴情報を含まない外出精算テーブルを記憶する）
これによりＳ５０９で読み取ったIＣカード履歴情報から、同一のユーザが過去に本願発明の外出精算システムで処理した履歴情報が除外されたログインしたユーザ固有の外出精算テーブルが作成される。 まずＳ５１０の実施例として、複合機１２０が勤怠管理サーバからログインしたユーザの勤怠情報（勤務情報）テーブルを受信し、複合機１２０が勤怠管理照合する場合を説明する。
ステップＳ５１０では、Ｓ５０９で受信したIＣカード履歴情報と図７の７０２に示す
ようなユーザの勤怠情報（勤務情報）テーブル情報内に登録されている勤務日時と照合（ユーザ判定）し、IＣカード履歴情報から勤怠日時情報に該当しない勤務日時のIＣカード履歴情報を削除し（特定手段）、データのIＣカード履歴情報を更新し、更新されたデータを管理サーバ１６０のＲＡＭ２０３に記憶する。なお管理サーバ１６０は勤怠管理サーバ１５０から図７の７０２に示すようなユーザの勤怠情報テーブル情報を当該交通費精算(外出精算)処理前に勤怠管理サーバよりＨＴＴＰ通信により受信し（第３の受信手段）、外部メモリ２１１に記憶している。更に管理サーバ１６０は図４の４０１に示すようなユーザのカードマスタ情報を当該交通費精算(外出精算)処理前に外部メモリ２１１に記憶している。これによりＳ５０９で受信したIＣカード履
歴情報からユーザを識別できるＩＤ（社員ＩＤ等）と関連づける事が可能となる。
ユーザ識別情報が勤怠情報（勤務情報）テーブル情報に該当しない場合（照合ＮＯ）、ＩＣカード履歴情報とユーザ識別情報と勤怠情報（勤務情報）テーブル情報に該当した交通費精算(外出精算)に利用できるIＣカード履歴情報がないと判断（ユーザ判定）する。
この場合、Ｓ５２１で表示指示をする場合に追加情報として表示させるように、管理サーバ１６０はＩＣカード履歴情報とユーザ識別情報と勤怠情報（勤務情報）テーブル情報に該当した交通費精算(外出精算)に利用できるIＣカード履歴情報がないとするデータを複
合機１２０の表示部３０８が表示するように表示指示（回答）しＳ５２１に進む。
ユーザ識別情報が勤怠情報（勤務情報）テーブル情報に該当する（特定手段）場合（照合ＹＥＳ）、ＩＣカード履歴情報とユーザ識別情報と勤怠情報（勤務情報）テーブル情報に該当した交通費精算(外出精算)に利用できるIＣカード履歴情報があると判断（ユーザ判定）する（ユーザ判定手段）。
この場合、Ｓ５１１に進み、管理サーバ１６０はその後のステップでＩＣカード履歴情報とユーザ識別情報と勤怠情報（勤務情報）テーブル情報に該当した交通費精算(外出精算)に利用できるIＣカード履歴情報(外出履歴情報)を複合機１２０の表示部３０８が表示す
るように表示指示（回答）する。
次にＳ５１０の変形例として、複合機１２０がユーザ識別情報をIＣカード履歴情報と併せて勤怠管理サーバに送信し、勤怠管理サーバが勤怠管理照合する場合を説明する。
本実施形態では、管理サーバ１６０にユーザの勤怠情報（勤務情報）テーブル情報（図７）を記憶するように構成したが、勤怠管理サーバに勤怠情報（勤務情報）テーブル情報を記憶し、勤怠管理サーバで照合を行わせるように構成することも可能である。
この場合はステップＳ５１０において管理サーバはＳ５０５で受信したユーザを識別できるＩＤ（社員ＩＤ等）であるユーザ識別情報やＳ５０９で受信したされたIＣカード履歴情報を、勤怠管理サーバ１５０にＨＴＴＰ通信にて送信し（履歴情報送信手段）、勤怠管理サーバ１５０の外部メモリ２１１に記憶されているユーザ区分情報である勤怠情報（勤務情報）テーブル情報（図７）と照合して一致する勤怠情報（勤務情報）テーブル情報があるか否かを判定（ユーザー判定）する。勤怠情報（勤務情報）テーブル情報が一致する場合（外出申請可能な場合）には、IＣカード履歴情報から勤怠日時（勤務日時）情報に該当しない日時のIＣカード履歴情報を削除し、データのIＣカード履歴情報を更新し、更新されたデータをＲＡＭ２０３に一時的に記憶し、管理サーバ１６０に更新されたデータをＨＴＴＰ通信にて送信する。このように管理サーバ１６０は勤怠管理サーバにＩＣカード履歴情報を送信する送信部と勤怠管理サーバで更新されたデータを受信する受信部を有する事で、ステップＳ５１０にて管理サーバ１６０が実行する処理を勤怠管理サーバに履歴情報を送信する場合でも照合は実行可能となる。
更に管理サーバ１６０はＳ５０５で受信したユーザを識別できるＩＤ（社員ＩＤ等）であるユーザ識別情報をIＣカード履歴情報と併せて勤怠管理サーバにＨＴＴＰ通信にて送信する事により、勤怠管理サーバは受信したＩＣカード履歴情報が勤怠情報（勤務情報）と照合できるか否かを判断（ユーザ判定）する。勤怠管理サーバが受信したユーザ識別情報が勤怠情報（勤務情報）テーブル情報に該当する場合、ＩＣカード履歴情報とユーザ識別情報と勤怠情報（勤務情報）テーブル情報に該当した交通費精算(外出精算)に利用できるIＣカード履歴情報が存在する為、更新されたＩＣカード履歴情報データをＨＴＴＰ通信にて送信する。この場合、管理サーバ１６０はＩＣカード履歴情報とユーザ識別情報と勤怠情報（勤務情報）テーブル情報に該当した交通費精算(外出精算)に利用できる更新されたIＣカード履歴情報データをＨＴＴＰ通信にて受信する（第２の受信手段）。
勤怠管理サーバが受信したユーザ識別情報が勤怠情報（勤務情報）テーブル情報に該当しない場合（ユーザ識別情報が勤怠情報（勤務情報）テーブル情報に存在しない場合）、ＩＣカード履歴情報とユーザ識別情報と勤怠情報（勤務情報）テーブル情報に該当した交通費精算(外出精算)に利用できるIＣカード履歴情報がないとするデータをＨＴＴＰ通信にて送信する。この場合、管理サーバ１６０はＩＣカード履歴情報とユーザ識別情報と勤怠情報（勤務情報）テーブル情報に該当した交通費精算(外出精算)に利用できるIＣカード履歴情報がないとするデータをＨＴＴＰ通信にて受信する（第２の受信手段）。この場合も管理サーバ１６０はＩＣカード履歴情報とユーザ識別情報と勤怠情報（勤務情報）テーブル情報に該当した交通費精算(外出精算)に利用できるIＣカード履歴情報がない（照合ＮＯ）とするデータを複合機１２０の表示部３０８が表示するようにその後のステップで表示指示をする。
ステップＳ５１１では、管理サーバ１６０はデータに記載されたIＣカード履歴情報と物品購入やチャージに該当するか照合し、IＣカード履歴情報から物品購入やチャージに該当する項目のIＣカード履歴情報を削除し、データのIＣカード履歴情報を更新し、更新されたデータを管理サーバ１６０のＲＡＭ２０３に記憶する。
ステップＳ５１２では、管理サーバ１６０はデータに記載されたIＣカード履歴情報が図４の４０３に示すようなユーザのカード基本情報内に記録されている定期区間（運賃が発生しない）に該当するか照合し、IＣカード履歴情報からユーザの定期区間（定期経路）該当する項目のIＣカード履歴情報を削除し、IＣカード履歴情報を更新し、更新されたデータを管理サーバ１６０のＲＡＭ２０３に記憶する。なお管理サーバ１６０は図４の４０３に示すようなユーザのカード基本情報を当該交通費精算(外出精算)処理前に外部メモリ２１１に記憶している。ステップＳ５１０〜Ｓ５１２の順番に制限はなく、ステップ全てが完了すればよい。
ステップＳ５１３では、管理サーバ１６０はデータに記載されたIＣカード履歴情報に不連続区間が存在するかを判断する。なお管理サーバ１６０は図８の８０１に示すような駅連続区間テーブル（連続区間情報）を当該交通費精算(外出精算)処理前に外部メモリ２１１に記憶している。
ステップＳ５１４では、不連続区間が存在すると判断された場合（ＹＥＳ）、ステップＳ５１５へ処理を移す。不連続区間が存在しないと判断された場合（ＮＯ）、ステップＳ５２１へ処理を移す。Ｓ５１３とＳ５１４処理される不連続区間判定の詳細な説明は図６を用いて行う。
ステップＳ５１５では、図１０または図１５に示すような区間追加情報入力画面（区間追加設定画面）を表示指示し、複合機１２０の表示画面にて外出追加区間の入力（追加内容受付）が可能となる。尚、ここでＨＴＴＰ通信にて送信にて複合機１２０に指示する処理は、管理サーバ１６０がその区間追加画面の表示を指示した（区間追加表示指示手段）ことである。
ステップＳ５１６では、ユーザにより図１０または図１５に示すような区間追加情報入力画面内にて交通機関の選択、出発地、到着地、運賃といった追加区間情報がユーザにより入力（追加区間受付手段）される。入力（受付）方法はユーザが所望する画面（タッチパネル）をタッチし、料金や地名といった必要な情報を任意文字で入力したりする事により区間情報設定可能である。交通手段（交通機関）の選択は例えば、鉄道、バス、タクシーの中から図１０や図１５中の▽に示すようなプルダウンメニュー方式の選択ボタン等にてユーザに選択される。ユーザに入力または選択された追加区間情報はＣＰＵが受け付け、ＲＡＭ３０２が記憶する。要件の選択は例えば、会議、作業、その他の中から図１０中の▽に示すようなプルダウンメニュー方式の選択ボタン等にてユーザに選択される。ユーザに入力または選択された区間追加入力情報はＣＰＵが受け付け、ＲＡＭ３０２が記憶する。
尚、ここで複合機１２０が表示部で表示する処理は、複合機１２０がその区間追加画面の表示した（区間追加表示）ことである。尚、ここで複合機１２０が表示部から入力情報は、ＨＴＴＰ通信で複合機１２０から管理サーバ１６０に送信され、管理サーバ１６０はその追加区間の情報をＳ５１７、Ｓ５２０といった他のステップで受付ける（追加区間情報受付）ことである。尚、ここで複合機１２０が表示部から入力情報は、ＨＴＴＰ通信で複合機１２０から管理サーバ１６０に送信され、管理サーバ１６０が受信する追加区間の情報は外出追加区間情報と同じことである。この外出追加区間情報もＳ５２５で外出申請送信される。
ステップＳ５１７ではＳ５１６の画面で選択される交通手段としてタクシーが選択されたかを判断する（領収書判定手段）。タクシーを選択したと判断された場合（領収書判定ＹＥＳ）、ステップＳ５１８へ処理を移す。タクシー以外の交通手段を選択したと判断された場合（領収書判定ＮＯ）、ステップＳ５２１へ処理を移す。
ステップＳ５１８では、図１１に示すような領収書読み込み画面の表示指示（読取表示指示手段）を管理サーバが行う。この画面表示指示はＳ５１９において画像読取部により領収書の画像を読み取るように複合機１２０の表示部がユーザにメッセージを送る画面の表示を指示することである。
ステップＳ５３０では、複合機１２０の表示部にＳ５１８で表示指示された画面を表示する。「あとで」ボタン（図１１の１１０４）が押下された（保留指示）かを判定する。押下された(読取処理保留受付手段)と判定した（受け付けた）場合は、Ｓ５３１に進む。押下されたと判定しない場合は、Ｓ５１９に進む。
ステップＳ５３１では、Ｓ５１８の時点で更新し記憶している外出精算テーブルに「スキャンデータ」と「スキャンデータＩＤ」を追加し、「スキャンデータ」を「無」（図１７の１７０４）「スキャンデータＩＤ」を空欄（図１７の１７０５）にして領収書テーブル（図１７の１７０１下）を作成し管理サーバ１６０のＲＡＭ２０３に記憶する。
ステップＳ５１９では、複合機１２０の表示部にＳ５１８で表示指示された画面を表示する。さらにユーザによって図１１に示すような「読み込み開始」または「キャンセル」のボタンが押下（開始指示）されたか否かを判断する。「読み込み開始（読取処理開始）」が押された場合には、複合機は画像読取部による画像の読み込み処理を開始すると判断しステップＳ５２０へ処理を移し、「キャンセル」１１０２が押された場合には、画像読取部による画像の読み込み処理を中止するとみなしステップＳ５１５へ処理を移す。
ステップＳ５２０では、複合機１２０はＳ５１９での判断により、画像読み取りを実行する。読み取られた画像はステップＳ５０９で管理サーバ１６０のＲＡＭ２０３に記憶されたIＣカード履歴情報が記載された外出精算データに関連した領収書データとして管理サーバ１６０のＲＡＭ３０２、ＲＡＭ２０３、外部メモリ２１１、ＨＤＤ３０４に記憶される。この領収書データが取り込まれた場合には、図１５に示すように区間追加情報入力画面の備考１５０１に情報が追加される。
ステップＳ５２１では、ステップＳ５０９でＲＡＭ２０３に記憶された履歴情報が本発明に係る外出精算データ処理がＣＰＵ２０１やＣＰＵ３０１により実行された後、図９に示すような申請内容を確認できる外出申請内容確認画面(外出履歴情報)を複合機の１２０の表示部に表示するように表示指示（表示指示手段）をする。
ステップＳ５３２では、Ｓ５２１の表示指示に従って、複合機１２０の表示部に外出精算入力（外出精算の申請内容を確認する画面）画面を表示する（表示手段）。チェックボックス（図９の９０９）によりユーザが所望する履歴情報が選択され、「リストから削除」ボタン（外出区間を削除する削除指示）（図９の９０１）が押下された（リスト削除指示）かを判定する。押下されたと判定した（受け付けた）場合（区間削除受付手段）は、Ｓ５３３に進む。押下されたと判定しない場合は、Ｓ５２２に進む。
ステップＳ５３３では、Ｓ５３２で選択されたユーザが所望する履歴情報を外出精算データから削除する。ユーザが所望する履歴情報が削除された残りの履歴情報（削除指示された外出区間を含まない外出精算データ）はＲＡＭ２０３に外出精算データとして記憶する。
ステップＳ５２２では、Ｓ５２１の表示指示に従って、複合機１２０の表示部に外出精算入力（外出精算の申請内容を確認する画面）画面を表示する（表示手段）。さらにユーザ(操作者)によって画面内の「区間追加」９０５ボタンが押下された（区間追加受付）か否かを判断する。「区間追加」ボタンが押された場合にはステップＳ５２３へ処理を移し、「区間追加」が押されなかった場合にはＳ５２４へ処理を進める。
ステップＳ５２３では、管理サーバ１６０は区間追加受付を受信（区間追加指示受付を受信）し、区間追加受付をすると判断し、Ｓ５１５に処理を進める。つまり区間追加指示を受け付ける（区間追加指示受付手段）。
ステップＳ５２４では、さらにユーザ(操作者)によって画面内の「ＯＫ」９０６ボタン（承認申請指示）が押下されたか（外出精算データを確定し、申請ジョブを送信する）否かを判断する。「ＯＫ」ボタンが押された場合に管理サーバ１６０とのＨＴＴＰ通信で操作情報(操作指示)を送信し（申請指示送信手段）、Ｓ５２５に進む。尚、ＯＫボタンを押す操作は複合機の指示依頼として複合機から外出精算の申請を行うため依頼が指示された（依頼指示）ことである。つまりここで画像形成装置の画面に表示されている外出履歴情報を、ログイン手段でログインしたユーザが確定した外出精算データとして承認申請を実行するための指示である。
尚、本実施の形態では、複合機１２０（画像形成装置）からの指示により、管理サーバ１６０が、外出精算サーバ（交通費精算サーバ）１１０に対して外出申請を行うものとして説明したが、これに限るものではなく、画像形成装置から直接外出精算サーバ１１０に対して外出申請を行うように構成してもよい。
ステップＳ５３４では、記憶する領収書テーブル（図１７の１７０１）を参照し、スキャンデータが「有」であるかを判定する。スキャンデータが「有」である判定した場合は、Ｓ５２５に進む。スキャンデータが「有」であると判定しない場合（スキャンデータが「無」である場合）は、Ｓ５３５に進む。ここではスキャンデータが「有」場合のみ、外出精算データと関連する領収書（スキャンデータ）が揃っているとの判断でき、申請を許可するための判定手段である。
スキャンデータが「無」場合は、申請を保留する。保留した申請はＳ５２７から再開することができる。
ステップＳ５３５では、Ｓ５３４の時点で更新し記憶している外出精算テーブルに申請状況を追加し、申請状況を「保留」（図１７の１７０３）にして申請履歴テーブルに登録する。
ステップＳ５２５ではＨＴＴＰ通信で複合機の操作情報を受信し（実行指示受付手段）、管理サーバ１６０は外出精算の申請処理を実行すると判断する。ＲＡＭ２０３に記憶された外出精算データを確定する。確定した外出精算データをＨＴＴＰ通信にて交通費精算サーバ１１０に送信する。ここで交通費精算サーバ１１０にＨＴＴＰ通信にて送信されるデータはユーザ識別情報と外出精算データが対応付けられかつユーザの勤怠管理情報とも照合されたものである事は言うまでもない。
尚、ここでＨＴＴＰ通信にて受信する処理は、複合機から出された外出精算申請の指示依頼を管理サーバ１６０がその指示を受け付けた（実行指示受付手段）ことである。尚、ここでＨＴＴＰ通信にて送信する処理は、交通費精算サーバ１１０に管理サーバ１６０がその確定した外出精算データを送信した（外出精算送信）ことである。尚、ここでＨＴＴＰ通信にて送信する処理は、交通費精算サーバ１１０に管理サーバ１６０がその外出申請データを送信した（外出申請送信）ことである。
この最終の（確定した）外出精算データはＳ５０９で読み取りＲＡＭ２０３に記憶した、IＣカードの使用履歴情報に、外出精算承認申請に必要なデータの追加や、外出精算承認申請に不必要なデータの削除を行った外出精算を承認申請する外出精算データである。
更に、Ｓ５２５の時点で更新し記憶している外出精算テーブルに申請状況を追加し、申請状況を「済」（図１７の１７０３）にして申請履歴テーブルに登録する。
更に、Ｓ５２５ではログインしたユーザ情報も交通費精算(外出精算)サーバ１５０に送信する。交通費精算(外出精算)サーバ１５０は受信したユーザ情報と外出精算データを利用して、本来の役割である外出精算の承認申請処理を進める。 ステップＳ５２６は外出精算処理が完了した画面を複合機が表示する表示指示を管理サーバ１６０が行う。
本実施例では勤怠管理情報との照合（Ｓ５１０）、物品購入情報との照合（Ｓ５１１）、不連続区間判定（Ｓ５１３〜Ｓ５１４）、区間追加情報入力（Ｓ５１５〜Ｓ５１７）、スキャン画面（Ｓ５１８〜Ｓ５２０）といった処理のフローチャートを用いて説明したが、これらの処理は本発明に係る外出精算システムにおいて必須な工程ではなく、便宜的にその工程を省略したフローチャートを実行するプログラムを代用しても、管理サーバ１６０及び複合機１２０が行うＩＣカード履歴情報データを用いた外出精算データ処理において問題が生じる事はない。
次に、図６について説明する。図６は、管理サーバ１６０による不連続区間判定処理の一例を示すフローチャートである。なお、ステップＳ６０１〜ステップＳ６１０の各ステップはＣＰＵ２０１が実行する。
ステップＳ６０１では、IＣカード使用履歴情報に記録された入場駅ＩＤと出場駅ＩＤを読み込む。
ステップＳ６０２では、読み込まれた入場駅ＩＤと出場駅ＩＤを記録された時系列順に並べ、連続した出場駅ＩＤ駅と入場駅ＩＤが一致するかを判断する（不連続区間判定手段）。ＩＤが一致しないと判断された場合（不連続区間ありＹＥＳ）、ステップＳ６０３へ処理を移す。ＩＤが一致した判断された場合判断された場合（不連続区間ありＮＯ）、ステップＳ５２１へ処理を移す。
ステップＳ６０３では、一致しなかった出場駅ＩＤ駅と入場駅ＩＤが図９に示すような駅連続区間テーブル(連続区間情報)に登録されている連続駅ＩＤに一致するか（実質的に連続しているか）照合する。
ステップＳ６０４では、照合された入場駅ＩＤと出場駅ＩＤを駅連続区間テーブルに登録されているかを判断する（不連続区間判定手段）。登録されていないと判断された場合（不連続区間ありＹＥＳ）、追加区間の入力処理であるステップＳ５１５へ処理を移す。登録されていると判断された場合（不連続区間ありＮＯ）、ステップＳ５２１へ処理を移す。
本実施形態では、管理サーバ１６０に駅連続区間テーブル（図７の７０１）を記憶するように構成し不連続区間判定処理をするように説明したが、交通費精算サーバに駅連続区間テーブル（連続区間情報）を記憶し、交通費精算サーバ１１０で不連続区間判定処理を行わせるように構成することも可能である。この場合はステップＳ６０１において交通費精算(外出精算)サーバはIＣカード履歴情報をＨＴＴＰ通信にて受信し、IＣカード使用履歴情報に記録された入場駅ＩＤと出場駅ＩＤを読み込む。その後の不連続区間判定処理を管理サーバ１６０と同じプログラム処理にて交通費精算サーバ内にて進め、その結果をＨＴＴＰ通信にて送信する（Ｓ６０４）。このように管理サーバ１６０は交通費精算サーバにＩＣカード履歴情報を送信する送信部と交通費精算(外出精算)サーバで更新されたデータを受信する受信部を有する事で、ステップＳ６０１〜Ｓ６０４にて実行される不連続判定プログラム処理が交通費精算１１０サーバ内でも実行可能となる。
次に、図８について説明する。
８０１は外出精算テーブル情報であり、管理サーバ１６０のＲＡＭ２０３、勤怠管理サーバ１５０のＲＡＭ２０３、交通費精算サーバ１１０のＲＡＭ２０３、複合機１２０のＲＡＭ３０２、にデータとして記憶される。ジョブＣＤは管理サーバ１６０、勤怠管理サーバ１５０、複合機１２０が交通費精算サーバ１１０に送信する場合に送信履歴を特定するＩＤである。社員番号は社員を特定するＩＤである。外出日は交通費精算(外出精算)時に使用されるユーザが外出した日付である。出発地は交通費精算(外出精算)時に使用されるユーザが外出した時に使用した出発地である。目的地は交通費精算(外出精算)時に使用されるユーザが外出した時に使用した目的地である。運賃は交通費精算(外出精算)時に使用されるユーザが外出した時に使用した運賃である。交通手段(交通機関)は交通費精算(外出精算)時に使用されるユーザが外出した時に使用した交通手段(交通機関)である。
８０２は外出精算ジョブテーブル情報であり、管理サーバ１６０のＲＡＭ２０３、勤怠管理サーバ１５０のＲＡＭ２０３、交通費精算サーバ１１０のＲＡＭ２０３、複合機１２０のＲＡＭ３０２にデータとして記憶される。ジョブＣＤは交通費精算サーバ１１０に送信する場合に送信履歴を特定するＩＤである。社員番号は社員を特定するＩＤである。外出日は交通費精算(外出精算)時に使用されるユーザが外出した日付である。精算金額は交通費精算(外出精算)時に使用されるユーザが外出した時に使用した精算金額である。精算区分は交通費の精算が完了したかを特定するＩＤである。起案者区分はユーザの資格区分である。決済者区分はユーザが交通費精算(外出精算)時に承認を依頼するユーザよりも上位の資格区分である。
８０３は勤怠情報（勤務情報）テーブル情報であり、管理サーバ１６０の外部メモリ２１１、勤怠管理サーバ１５０の外部メモリ２１１、交通費精算サーバ１１０の外部メモリ２１１、複合機１２０のＨＤＤ３０４にデータベースとして記憶される。管理サーバ１６０、勤怠管理サーバ１５０、交通費精算サーバ１１０、複合機１２０は勤怠情報（勤務情報）テーブル情報内のユーザの勤怠情報（勤務情報）と管理サーバ１６０のＲＡＭ２０３、複合機１２０のＲＡＭ３０２に記憶されたＩＣカード履歴情報と照合する。社員番号は社員を特定するＩＤである。年月日はユーザの勤務日である。勤務開始時刻はユーザの勤務開始時刻である。勤務終了時刻はユーザの勤務終了時刻である。勤怠区分はユーザが出勤したか休暇日であったかを特定するＩＤである。
次に、図７について説明する。
７０１は駅連続区間テーブル情報（連続区間情報）であり、管理サーバ１６０、勤怠管理サーバ１５０、交通費精算サーバ１１０の外部メモリ２１１、複合機１２０のＨＤＤ３０４にデータベースとして記憶される。管理サーバ１６０、管理サーバ１６０、勤怠管理サーバ１５０、交通費精算サーバ１１０、複合機１２０は駅連続区間テーブル情報(連続区間情報)内の駅コード情報と管理サーバ１６０のＲＡＭ２０３、複合機３０２のＲＡＭ３０２に記憶されたＩＣカード履歴情報と照合する。連続駅コード１や連続駅コード２は不連続区間判定処理で使用され、不連続区間判定処理を行う場合に出発駅または到着駅を特定する為のＩＤが一致しない場合であっても連続であると判断する為に使用する。またここで使用するＩＤは利用駅ＣＤ１や利用駅ＣＤ２や経由駅ＣＤ１で使用されるＩＤと駅名が同じ場合は同一のＩＤを使用する。
７０２は社員マスタ情報であり、管理サーバ１６０の外部メモリ２１１、勤怠管理サーバ１５０の外部メモリ２１１、交通費精算サーバ１１０の外部メモリ２１１、複合機１２０のＨＤＤ３０４にデータベースとして記憶される。社員番号は社員を特定するＩＤである。氏名は社員の氏名である。組織ＣＤは社員が所属する部門を特定するＩＤである。資格区分は社員の社内資格を特定するＩＤである。入社年月日は社員の入社日である。外勤区分は社員の勤務形態を特定するＩＤである。
７０３は組織マスタ情報であり、管理サーバ１６０の外部メモリ２１１、勤怠管理サーバ１５０の外部メモリ２１１、交通費精算サーバ１１０の外部メモリ２１１、複合機１２０のＨＤＤ３０４にデータベースとして記憶される。組織ＣＤは社員が所属する部門を特定するＩＤである。組織名称は社員が所属する組織名称である。組織長ＣＤは所属する組織長の社員ＩＤである。上位組織ＣＤは社員の所属する組織の上位組織を特定するＩＤである。登録年月日は組織ＣＤが登録された日付である。廃止年月日は組織ＣＤがされた日付である。
７０４は資格区分マスタ情報であり、管理サーバ１６０の外部メモリ２１１、勤怠管理サーバ１５０の外部メモリ２１１、交通精算サーバ１１０の外部メモリ２１１、複合機１２０のＨＤＤ３０４にデータベースとして記憶される。資格区分は社員の社内資格区分を特定するＩＤである。資格名称は資格区分と関連した資格名称である。
次に、Ｓ５２１での管理サーバ１６０の表示指示により、図９の複合機１２０の操作部３０８に表示する画面の一例について説明する。この画面は図５のＳ５２１にて複合機１２０が表示する外出精算申請内容確認画面である。ＯＫボタン９０６が押されると本発明に係る外出精算申請データが交通費精算サーバに送信される。区間追加ボタン９０５が押されると図１０に示すような区間追加情報入力画面を表示する。リストから削除９１０を押すと、選択された外出精算データが削除される。９０９はユーザが削除したい外出精算データを選択するチェックボックスである。ここでチェックマークが入力された外出精算データをリストから削除９１０ボタンで削除することができる。
次に、図１０の複合機１２０の操作部３０８に表示する画面の一例について説明する。この画面は図５のＳ５１２にて複合機１２０が表示する区間追加情報入力画面である。
次に、Ｓ５１８での管理サーバ１６０の表示指示により、図１１の複合機１２０の操作部３０８に表示する画面の一例について説明する。この画面は図５のＳ５１９にて領収書の画像を読み取るように複合機１２０がユーザにメッセージを送る画面である。読み込み開始１１０２ボタンが押されると画像取り込み（画像スキャン）が複合機により実行される。あとで１１０４を押すと、画像取り込み（画像スキャン）を延期（後で実行）する為に、ここでは画像取り込み（画像スキャン）をしない。 次に、図１２の複合機１２０の操作部３０８に表示する画面の一例について説明する。この画面は複合機１２０が表示する複合機の初期操作画面である。
次に、Ｓ５０１での管理サーバ１６０の表示指示により、図１３の複合機１２０の操作部３０８に表示する画面の一例について説明する。この画面は図５のＳ５０３にて複合機１２０が表示する外出精算システム初期操作処理である。交通費申請(外出申請)１３０２を押すと外出精算システム処理が開始する。保留申請１３０５を押すと保留された申請が開始する。
次に、図１４は管理サーバ１６０の外部メモリ２１１に記憶される認証テーブルについて説明する。図１４は、ＩＣカードがカードリーダ３１９にかざされた際に、参照する認証テーブルであり、ユーザ名とパスワードとカードＩＤ、社員ＩＤで構成される。なお、これらの情報以外に、メールアドレスや、管理サーバ１６０、複合機１２０を利用する権限等も含まれる。認証テーブルは、ＩＣカードから読み取ったカードＩＤを検索し、カードＩＤが検索できた場合には認証成功として判定される。また、認証成功されるとユーザ名が取得でき、この取得したユーザ名の入力を受け付けることで複合機１２０、や管理サーバ１６０、外出精算システム、勤怠管理サーバ、交通費精算サーバにログインが可能となる。また、図１４は、ＩＣカードを用いず、操作部３０８で入力されたユーザ名とパスワードを用いて認証する際にも参照される。なお、ユーザ名、パスワード、社員マスタ情報、社員登録情報、カードＩＤの情報が認証処理により一致した場合に、認証成功となる。
次に、図１５の複合機１２０の操作部（表示部）３０８に表示する画面の一例について説明する。この画面は図５のＳ５１６にて領収書の画像データが読み込まれた場合の操作部３０８の画面である。
次に、図１６の複合機１２０の操作部（表示部）３０８に表示する画面の一例について説明する。この画面は図５のＳ５０４、Ｓ５０８にてＩＣカードをカードリーダにタッチするように複合機１２０がユーザにメッセージを表示する画面である。
次に、図１７について説明する。
１７０１は領収書テーブル情報であり、管理サーバ１６０のＲＡＭ２０３にデータとして記憶される。領収書テーブル情報はスキャンデータが有る場合と無い場合の場合があり、図１７には両場合を１７０１上、１７０１下として示す。
ジョブＣＤは複合機１２０が交通費精算(外出精算)サーバに送信する場合に送信履歴を特定するＩＤである。ジョブＣＤには区分があり、０００１−ＸＸであれば申請前。０００２−ＸＸであれば未申請。０００３−ＸＸであれば申請済み。を区別できる。社員番号は社員を特定するＩＤである。外出日は交通費精算(外出精算)時に使用されるユーザが外出した日付である。出発地は交通費精算(外出精算)時に使用されるユーザが外出した時に使用した出発地である。目的地は交通費精算(外出精算)時に使用されるユーザが外出した時に使用した目的地である。運賃は交通費精算(外出精算)時に使用されるユーザが外出した時に使用した運賃である。交通手段(交通機関)は交通費精算(外出精算)時に使用されるユーザが外出した時に使用した交通手段(交通機関)である。スキャンデータはスキャンデータの「有」と「無」区分する区分情報である。スキャンデータＩＤはスキャンデータ区分が「有」である場合に、スキャンデータに自動で付与される管理ＩＤである。
１７０２は申請履歴テーブル情報であり、管理サーバ１６０の外部メモリ２１１にデータベースとして記憶される（第２の記憶手段）。さらに申請履歴が適宜登録される。
ジョブＣＤは複合機１２０が交通費精算(外出精算)サーバに送信する場合に送信履歴を特定するＩＤである。ジョブＣＤには区分があり、０００１−ＸＸであれば申請前。０００２−ＸＸであれば未申請。０００３−ＸＸであれば申請済み（完了）。を区別できる。社員番号は社員を特定するＩＤである。外出日は交通費精算(外出精算)時に使用されるユーザが外出した日付である。出発地は交通費精算(外出精算)時に使用されるユーザが外出した時に使用した出発地である。目的地は交通費精算(外出精算)時に使用されるユーザが外出した時に使用した目的地である。運賃は交通費精算(外出精算)時に使用されるユーザが外出した時に使用した運賃である。交通手段(交通機関)は交通費精算(外出精算)時に使用されるユーザが外出した時に使用した交通手段(交通機関)である。申請状況は外出精算データの申請状況を区分する区分情報であり、「済」と「保留」がある。
以上説明した本実施形態によれば、スイカ等の料金精算用ＩＣカードに記載されたデータをカードリーダ３１９で読み取り、複合機１２０、管理サーバ１６０、情報処理端末、からの交通費精算(外出精算)処理指示により、容易に交通費精算(外出精算)することが可能となる。
また、本発明におけるプログラムは、図５〜図６に示すフローチャートの処理方法を複合機１２０または管理サーバ１６０、情報処理端末、コンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図５〜図６の処理方法を複合機１２０または管理サーバ１６０、情報処理端末、コンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図５〜図６の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。
また、複合機１２０または管理サーバ１６０、情報処理端末、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
１００ ＬＡＮ
１１０ 交通費精算(外出精算)サーバ
１２０ 複合機
１３０ クライアント端末（担当者）
１４０ クライアント端末（決済者）
１５０ 勤怠管理サーバ
１６０ 管理サーバ
２０１ ＣＰＵ
２０２ ＲＯＭ
２０３ ＲＡＭ
２１０ ＣＲＴ
２１１ 外部メモリ
３０１ ＣＰＵ
３０２ ＲＡＭ（複合機）
３０３ ＲＯＭ
３０４ ＨＤＤ
３０８ 操作部（表示部）
３１４ スキャナ部（画像読取部）
３１９ カードリーダ

Claims (15)

  1. 外出精算が可能なユーザのユーザ識別情報と外出精算データを対応付けて前記外出精算データを管理する管理サーバと、交通機関の使用履歴を示す履歴情報が使用した順序で記憶されたＩＣカードから前記履歴情報を読み取る読取手段を備える画像形成装置と、がネットワークを介して通信可能な外出精算システムであって、
    前記管理サーバは、
    前記画像形成装置から送信された前記ユーザ識別情報の受信と、前記履歴情報の受信を行う第１の受信手段と、
    前記第１の受信手段により受信された履歴情報を記憶する第１の記憶手段と、
    前記受信された履歴情報のうち、交通機関を使用する度に運賃が発生しない定期経路に該当する履歴情報を含まず、交通機関を使用したことにより運賃が発生した少なくとも出発地情報、目的地情報、およびその運賃情報を含む複数の外出履歴情報の中の、連続する日時が先である第１の外出履歴情報の目的地情報と日時が後である第２の外出履歴情報の出発地情報とが一致するかいなかに従って、前記複数の外出履歴情報に不連続区間が存在するかいなかを判定する第１の不連続区間判定手段と、
    前記第１の不連続区間判定手段により不連続区間が存在しないと判定された場合に、前記複数の外出履歴情報を含む画面を外出精算にかかる画面として、前記画像形成装置の表示部に表示するように指示する第１の表示指示手段と、
    実質的に位置が連続している２つの連続地情報を組み合わせた連続区間データを記憶する連続区間データ記憶手段と、
    前記第１の不連続区間判定手段により不連続区間が存在すると判定された後に、前記第１の不連続区間判定手段が一致しないと判定した前記連続する日時が先である第１の外出履歴情報の目的地情報と日時が後である第２の外出履歴情報の出発地情報の組み合わせが、前記連続区間データの前記２つの連続地情報の組み合わせと一致するかいなかに従って、前記区間追加設定にかかる画面を表示指示すべきかいなかを判定する第２の不連続区間判定手段と、
    前記第２の不連続区間判定手段により一致しないと判定される場合に、前記複数の外出履歴情報に追加情報を追加する為の区間追加設定にかかる画面を前記画像形成装置の表示部に表示するように指示する第２の表示指示手段と、
    を備え、
    前記画像形成装置は、
    前記ユーザ識別情報の送信、および前記読取手段により読み取られた履歴情報の送信を行う送信手段と、
    前記管理サーバの前記第１の表示指示手段による表示指示に従って、前記外出精算にかかる画面を表示部に表示する表示手段と、
    前記表示手段が、前記外出精算にかかる画面を表示させた後に、外出精算の承認申請を受け付ける外出精算サーバに申請すべく、前記画像形成装置の前記外出精算にかかる画面に表示されている外出履歴情報であって操作者による操作指示に従って確定された外出履歴情報を含み、前記ユーザ識別情報に対応する外出精算データとして承認申請を行うための承認申請指示を送信する申請指示送信手段と、
    を備えることを特徴とする外出精算システム。
  2. 前記区間追加設定にかかる画面は、少なくとも出発地情報、目的地情報、交通手段情報、およびその運賃情報を含む追加情報を設定可能な画面であることを特徴とする請求項１に記載の外出精算システム。
  3. 前記管理サーバは、
    前記追加情報である出発地情報、目的地情報、交通手段情報、およびその運賃情報の設定を、前記画像形成装置から受け付ける追加区間情報受付手段と、
    を更に備え、
    前記画像形成装置の前記表示手段は、前記追加区間情報受付手段が前記追加情報を受け付けた場合に、前記受け付けた追加情報を含んだ外出精算にかかる画面を表示することを特徴とする請求項２に記載の外出精算システム。
  4. 前記管理サーバは、
    前記画像形成装置の前記表示部に前記外出精算にかかる画面が表示されている際に、区間追加する指示を受け付ける区間追加指示受付手段を更に備え、
    前記管理サーバの前記第２の表示指示手段はさらに、前記区間追加指示受付手段が区間追加指示を受け付けた場合に、前記画像形成装置は前記区間追加設定にかかる画面を表示部に表示するように指示することを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれか１項に記載の外出精算システム。
  5. 前記管理サーバは、
    前記追加区間情報受付手段で受け付けた追加情報の交通手段を示す情報に基づいて、領収書が必要な外出申請であるか否かを判定する領収書判定手段と、
    前記領収書判定手段により領収書が必要な外出申請であると判定された場合に、当該画像形成装置の画像読取部で領収書を画像読み取りすべく画像読み込み画面を、前記表示部に表示するように指示する読取表示指示手段と、
    を更に備え、
    前記画像形成装置は、
    前記管理サーバの前記読取表示指示手段による指示により前記画像読み込み画面を表示部に表示し、かつ画像読み込みの開始指示がなされた場合に、画像読取部により画像の読取処理を行うことを特徴とする請求項３乃至請求項４のいずれか１項に記載の外出精算システム。
  6. 前記管理サーバは、勤務日時を管理する勤怠管理サーバと通信可能に接続されており、
    前記第１の記憶手段に記憶されている前記履歴情報を前記勤怠管理サーバへ送信する履歴情報送信手段と、
    前記勤怠管理サーバにおいて、前記履歴情報送信手段で送信された履歴情報から前記勤怠管理サーバで管理されている勤務日時に該当する履歴情報を特定し、該特定された履歴情報を送信することにより、前記勤怠管理サーバから前記特定された履歴情報を受信する第２の受信手段と、
    を更に備え、
    前記画像形成装置は、
    前記管理サーバが前記第２の受信手段により受信した履歴情報であって、交通機関を使用する度に運賃が発生しない定期経路に該当する履歴情報を含まず、交通機関を使用したことによる運賃が発生した履歴情報のうち、交通機関を使用したことにより運賃が発生した少なくとも出発地情報、目的地情報、およびその運賃情報を含む外出履歴情報を、前記管理サーバの前記第１の表示指示手段の表示指示に従って、外出精算にかかる画面として、表示部に表示することを特徴とする請求項１乃至請求項５のいずれか１項に記載の外出精算システム。
  7. 前記履歴情報送信手段は、前記第１の受信手段で受信された前記ユーザ識別情報と共に前記履歴情報を前記勤怠管理サーバへ送信し、
    前記第２の受信手段は、前記ユーザ識別情報により識別されるユーザが、外出申請可能なユーザであるかが前記勤怠管理サーバで確認され、外出申請可能なユーザである場合には、前記勤怠管理サーバから前記特定された履歴情報を受信し、外出申請可能なユーザでない場合には、外出申請可能な履歴情報がないものとして回答を受信することを特徴とする請求項６に記載の外出精算システム。
  8. 前記管理サーバは、勤務日時を管理する勤怠管理サーバと通信可能に接続されており、
    前記勤怠管理サーバから、第１の受信手段で受信されたユーザ識別情報に対応する勤務情報を受信する第３の受信手段と、
    前記第１の記憶手段により記憶されている履歴情報から前記第３の受信手段で受信された勤務情報に該当する履歴情報を特定する特定手段と、
    を更に備え、
    前記画像形成装置は、
    前記管理サーバが前記特定手段により特定された履歴情報であって、交通機関を使用する度に運賃が発生しない定期経路に該当する履歴情報を含まず、交通機関を使用したことによる運賃が発生した履歴情報のうち、交通機関を使用したことにより運賃が発生した少なくとも出発地情報、目的地情報、およびその運賃情報を含む外出履歴情報を、前記管理サーバの前記第１の表示指示手段の表示指示に従って、外出精算にかかる画面として、表示部に表示することを特徴とする請求項１乃至請求項５のいずれか１項に記載の外出精算システム。
  9. 前記第３の受信手段で受信された勤務情報に基づいて、前記第１の受信手段で受信されたユーザ識別情報に対応するユーザの外出申請可能な履歴情報があるか否かを判定するユーザ判定手段を更に備え、
    前記画像形成装置は、
    前記管理サーバが前記ユーザ判定手段により履歴情報があると判定された場合には、前記特定手段により特定された履歴情報を用いて、前記管理サーバの前記第１の表示指示手段の表示指示に従って、前記外出精算にかかる画面を表示部に表示し、一方、前記ユーザ判定手段により履歴情報がないと判定された場合には、外出申請可能な履歴情報がないものとして前記外出精算にかかる画面を表示部に表示することを特徴とする請求項８に記載の外出精算システム。
  10. 前記管理サーバは、
    前記表示手段により前記外出精算にかかる画面が表示されている際に、外出区間を削除する削除指示を受け付ける区間削除受付手段を更に備え、
    前記画像形成装置の前記表示手段は、前記区間削除受付手段が前記削除指示を受け付けた場合に、前記削除指示された外出区間を含まない前記外出精算にかかる画面を表示することを特徴とする請求項１乃至請求項９のいずれか１項に記載の外出精算システム。
  11. 前記管理サーバは、
    前記読取表示指示手段により前記画像読み込み画面が表示されている際に、前記読取処理を保留する保留指示を受け付ける読取処理保留受付手段を更に備えることを特徴とする請求項５に記載の外出精算システム。
  12. 前記管理サーバは、
    外出申請を完了した履歴情報を管理する申請履歴テーブル情報を記憶する第２の記憶手段を更に備え、
    前記画像形成装置の前記表示手段は、前記申請履歴テーブル情報が記憶する履歴情報と一致する履歴情報を含まず、交通機関を使用する度に運賃が発生しない定期経路に該当する履歴情報を含まず、交通機関を使用したことにより運賃が発生した履歴情報のうち、少なくとも出発地、目的地、およびその運賃を含む外出履歴情報を、外出精算にかかる画面として、表示部に表示することを特徴とする請求項１乃至請求項１１のいずれか１項に記載の外出精算システム。
  13. 交通機関の使用履歴を示す履歴情報が使用した順序で記憶されたＩＣカードから前記履歴情報を読み取る読取手段と、ユーザ識別情報の送信及び前記読取手段により読み取られた履歴情報の送信を行う送信手段と、管理サーバの第１の表示指示手段による表示指示に従って、外出精算にかかる画面を表示部に表示する表示手段と、前記表示手段が、前記外出精算にかかる画面を表示させた後に、外出精算の承認申請を受け付ける外出精算サーバに申請すべく、画像形成装置の前記外出精算にかかる画面に表示されている外出履歴情報であって操作者による操作指示に従って確定された外出履歴情報を含み、前記ユーザ識別情報に対応する外出精算データとして承認申請を行うための承認申請指示を送信する申請指示送信手段とを備える画像形成装置とネットワークを介して通信可能であり、外出精算が可能なユーザのユーザ識別情報と外出精算データを対応付けて前記外出精算データを管理する管理サーバであって、
    前記画像形成装置から送信された前記ユーザ識別情報の受信と、前記履歴情報の受信を行う第１の受信手段と、
    前記第１の受信手段により受信された履歴情報を記憶する第１の記憶手段と、
    前記受信された履歴情報のうち、交通機関を使用する度に運賃が発生しない定期経路に該当する履歴情報を含まず、交通機関を使用したことにより運賃が発生した少なくとも出発地情報、目的地情報、およびその運賃情報を含む複数の外出履歴情報の中の、連続する日時が先である第１の外出履歴情報の目的地情報と日時が後である第２の外出履歴情報の出発地情報とが一致するかいなかに従って、前記複数の外出履歴情報に不連続区間が存在するかいなかを判定する第１の不連続区間判定手段と、
    前記第１の不連続区間判定手段により不連続区間が存在しないと判定された場合に、前記複数の外出履歴情報を含む画面を外出精算にかかる画面として、前記画像形成装置の表示部に表示するように指示する第１の表示指示手段と、
    実質的に位置が連続している２つの連続地情報を組み合わせた連続区間データを記憶する連続区間データ記憶手段と、
    前記第１の不連続区間判定手段により不連続区間が存在すると判定された後に、前記第１の不連続区間判定手段が一致しないと判定した前記連続する日時が先である第１の外出履歴情報の目的地情報と日時が後である第２の外出履歴情報の出発地情報の組み合わせが、前記連続区間データの前記２つの連続地情報の組み合わせと一致するかいなかに従って、前記区間追加設定にかかる画面を表示指示すべきかいなかを判定する第２の不連続区間判定手段と、
    前記第２の不連続区間判定手段により一致しないと判定される場合に、前記複数の外出履歴情報に追加情報を追加する為の区間追加設定にかかる画面を前記画像形成装置の表示部に表示するように指示する第２の表示指示手段と、
    を備えることを特徴とする管理サーバ。
  14. 外出精算が可能なユーザのユーザ識別情報と外出精算データを対応付けて前記外出精算データを管理し、実質的に位置が連続している２つの連続地情報を組み合わせた連続区間データを記憶する連続区間データ記憶手段を備える管理サーバと、交通機関の使用履歴を示す履歴情報が使用した順序で記憶されたＩＣカードから前記履歴情報を読み取る読取手段を備える画像形成装置と、がネットワークを介して通信可能な外出精算システムの制御方法であって、
    前記管理サーバの第１の受信手段が、前記画像形成装置から送信された前記ユーザ識別情報の受信と、前記履歴情報の受信を行う第１の受信工程と、
    前記管理サーバの第１の記憶手段が、前記第１の受信工程により受信された履歴情報を記憶する第１の記憶工程と、
    前記管理サーバの第１の不連続区間判定手段が、前記受信された履歴情報のうち、交通機関を使用する度に運賃が発生しない定期経路に該当する履歴情報を含まず、交通機関を使用したことにより運賃が発生した少なくとも出発地情報、目的地情報、およびその運賃情報を含む複数の外出履歴情報の中の、連続する日時が先である第１の外出履歴情報の目的地情報と日時が後である第２の外出履歴情報の出発地情報とが一致するかいなかに従って、前記複数の外出履歴情報に不連続区間が存在するかいなかを判定する第１の不連続区間判定工程と、
    前記管理サーバの第１の表示指示手段が、前記第１の不連続区間判定工程により不連続区間が存在しないと判定された場合に、前記複数の外出履歴情報を含む画面を外出精算にかかる画面として、前記画像形成装置の表示部に表示するように指示する第１の表示指示工程と、
    前記管理サーバの第２の不連続区間判定手段が、前記第１の不連続区間判定工程により不連続区間が存在すると判定された後に、前記第１の不連続区間判定工程が一致しないと判定した前記連続する日時が先である第１の外出履歴情報の目的地情報と日時が後である第２の外出履歴情報の出発地情報の組み合わせが、前記連続区間データの前記２つの連続地情報の組み合わせと一致するかいなかに従って、前記区間追加設定にかかる画面を表示指示すべきかいなかを判定する第２の不連続区間判定工程と、
    前記管理サーバの第２の表示指示手段が、前記第２の不連続区間判定工程により一致しないと判定される場合に、前記複数の外出履歴情報に追加情報を追加する為の区間追加設定にかかる画面を前記画像形成装置の表示部に表示するように指示する第２の表示指示工程と、
    を含み、
    前記画像形成装置の送信手段が、前記ユーザ識別情報の送信、および前記読取手段により読み取られた履歴情報の送信を行う送信工程と、
    前記画像形成装置の表示手段が、前記管理サーバの前記第１の表示指示工程による表示指示に従って、前記外出精算にかかる画面を表示部に表示する表示工程と、
    前記画像形成装置の申請指示送信手段が、前記表示工程が、前記外出精算にかかる画面を表示させた後に、外出精算の承認申請を受け付ける外出精算サーバに申請すべく、前記画像形成装置の前記外出精算にかかる画面に表示されている外出履歴情報であって操作者による操作指示に従って確定された外出履歴情報を含み、前記ユーザ識別情報に対応する外出精算データとして承認申請を行うための承認申請指示を送信する申請指示送信工程と、
    を含むことを特徴とする制御方法。
  15. 外出精算が可能なユーザのユーザ識別情報と外出精算データを対応付けて前記外出精算データを管理する管理サーバと、交通機関の使用履歴を示す履歴情報が使用した順序で記憶されたＩＣカードから前記履歴情報を読み取る読取手段を備える画像形成装置と、がネットワークを介して通信可能な外出精算システムで読み取り実行可能なプログラムあって、
    前記管理サーバを、
    前記画像形成装置から送信された前記ユーザ識別情報の受信と、前記履歴情報の受信を行う第１の受信手段と、
    前記第１の受信手段により受信された履歴情報を記憶する第１の記憶手段と、
    前記受信された履歴情報のうち、交通機関を使用する度に運賃が発生しない定期経路に該当する履歴情報を含まず、交通機関を使用したことにより運賃が発生した少なくとも出発地情報、目的地情報、およびその運賃情報を含む複数の外出履歴情報の中の、連続する日時が先である第１の外出履歴情報の目的地情報と日時が後である第２の外出履歴情報の出発地情報とが一致するかいなかに従って、前記複数の外出履歴情報に不連続区間が存在するかいなかを判定する第１の不連続区間判定手段と、
    前記第１の不連続区間判定手段により不連続区間が存在しないと判定された場合に、前記複数の外出履歴情報を含む画面を外出精算にかかる画面として、前記画像形成装置の表示部に表示するように指示する第１の表示指示手段と、
    実質的に位置が連続している２つの連続地情報を組み合わせた連続区間データを記憶する連続区間データ記憶手段と、
    前記第１の不連続区間判定手段により不連続区間が存在すると判定された後に、前記第１の不連続区間判定手段が一致しないと判定した前記連続する日時が先である第１の外出履歴情報の目的地情報と日時が後である第２の外出履歴情報の出発地情報の組み合わせが、前記連続区間データの前記２つの連続地情報の組み合わせと一致するかいなかに従って、前記区間追加設定にかかる画面を表示指示すべきかいなかを判定する第２の不連続区間判定手段と、
    前記第２の不連続区間判定手段により一致しないと判定される場合に、前記複数の外出履歴情報に追加情報を追加する為の区間追加設定にかかる画面を前記画像形成装置の表示部に表示するように指示する第２の表示指示手段と、
    して機能させ、
    前記画像形成装置を、
    前記ユーザ識別情報の送信、および前記読取手段により読み取られた履歴情報の送信を行う送信手段と、
    前記管理サーバの前記第１の表示指示手段による表示指示に従って、前記外出精算にかかる画面を表示部に表示する表示手段と、
    前記表示手段が、前記外出精算にかかる画面を表示させた後に、外出精算の承認申請を受け付ける外出精算サーバに申請すべく、前記画像形成装置の前記外出精算にかかる画面に表示されている外出履歴情報であって操作者による操作指示に従って確定された外出履歴情報を含み、前記ユーザ識別情報に対応する外出精算データとして承認申請を行うための承認申請指示を送信する申請指示送信手段と、
    して機能させることを特徴とするプログラム。
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