JP2009187182A - 旅費精算システム - Google Patents

Abstract

【課題】出張者が出張旅費を請求する際に、不正な出張旅費請求を防止するとともに、出張者の入力精度向上を図ることができる旅費精算管理サーバ及び出張旅費精算システムを提供すること。
【解決手段】出張者３が支払者７に代わって立て替えた旅費を請求する内容を含む旅費精算情報と出張者３の各日毎の勤怠の内容を含む勤怠情報とを入力する出張者端末４と、支払者７がその旅費を出張者３に支払うために利用する支払者端末６と、出張者端末４と支払者端末６との間で情報を送受信し、出張者端末４から勤怠情報を受信して記憶し、旅費精算情報を受信した際、勤怠情報を取り出して照合し、照合した結果である照合結果情報を出張者端末４と支払者端末６とに送信する旅費精算管理サーバ５と、を備えた出張旅費精算システム１及びその旅費精算管理サーバ５。
【選択図】図１

Description

本発明は、出張者が支払者に代わって立て替えた旅費を請求する際に使用する旅費精算管理サーバおよび出張旅費精算システムに関する。

企業・公共団体などの組織体に属する従業者が、業務のために自分の勤務先や営業所以外のところに外出することを一般に『出張』と言い、その出張に出掛ける従業者のことを『出張者』と言う。また、出張の際に必要とする費用を『出張旅費』と言い、この出張旅費を出張者が一時的に立替え、後に組織体側である支払者が、その出張旅費と同額を出張者の請求内容に基づき払い込むことを『出張旅費精算』という。

従来、この出張旅費精算は、次のように取り扱われていた。例えば、出張から帰社した出張者は、少なくとも、出張者の名前・出張日・請求額を記載した申告書を上司に提出し、上司の承認を受けた上で支払者に提出する。次に、申告書を受け取った支払者は、その申告書を確認し、請求内容に基づいて出張者に支払う。また、近年では、こういった出張旅費精算に関するやり取りを、コンピュータを用いて処理している場合も多くある。

例えば、特許文献１には、出張者が出張旅費を請求する際、コンピュータにより、出張者が過去に入力した履歴データを利用して出張旅費精算伝票を作成し、改ざん防止のロック承認をかけた上で、承認者及び支払者である経理担当者へ電子請求できる電子出張旅費精算方法が開示されている。

また、特許文献２には、出張者が申告した出張旅費データと予めデータベースに記憶している交通機関の運賃データとの照合により、出張者から申告された出張旅費データの適否を判断する出張旅費精算システムが開示されている。

さらに、特許文献３には、出張者が申告した申告情報と出張時に利用した交通機関からの費用請求情報との照合により申告情報の適否を判断し、申告情報が間違っている場合は、交通機関からの費用請求情報を正しいものとして精算する旅費精算処理コンピュータシステムが開示されている。

特開平７−２２７５８６号公報 特開２００１−２８２９６８号公報 特開２００６−２０９７３７号公報

しかしながら、特許文献１乃至３に開示された発明は、出張者が出張旅費を請求する際、出張旅費を請求する内容を含む旅費精算情報を不正に改ざんした場合、防ぎようが無い。

例えば、特許文献１に開示された電子出張旅費精算方法の場合、承認者及び支払者が出張旅費精算伝票を確認するのみであるため、不正に多く旅費を請求したり、行ってもいない出張を行ったふりをして旅費を請求したりすることができる場合がある。

また、特許文献２に開示された出張旅費精算システムの場合、予め記憶している運賃データの交通機関、区間、運賃などを照合するにすぎないため、出張者が申告した出張旅費データと運賃データの内容を合わせておけば、不正に多く旅費を請求することができる場合がある。

また、特許文献３に開示された旅費精算処理コンピュータシステムの場合、申告情報を不正に改ざんしても、費用請求情報に基づいて修正されるため不正を防止することは可能であるように思われる。しかしながら、このシステムでは、出張者が申告した内容を無視した形で、費用請求情報を正しいものとして自動的に修正されるため、何度も同じ間違いを出張者は繰り返す可能性があり、出張者の入力精度は良くならない。

そこで、本発明の目的は、出張者が出張旅費を請求する際に、不正な出張旅費請求を防止するとともに、出張者の入力精度向上を図ることができる旅費精算管理サーバ及び出張旅費精算システムを提供することである。

課題を解決するための手段及び効果

本発明に係る旅費精算管理サーバ及び出張旅費精算システムは、出張者が支払者に代わって立て替えた出張旅費を請求する際に使用する旅費精算管理サーバ及び出張旅費精算システムに関する。そして、本発明に係る旅費精算管理サーバ及び出張旅費精算システムは、上記目的を達成するために以下のようないくつかの特徴を有している。すなわち、本発明の旅費精算管理サーバ及び出張旅費精算システムは以下の特徴を単独で、もしくは、適宜組み合わせて備えている。

上記目的を達成するための本発明に係る旅費精算管理サーバは、出張者が支払者に代わって立て替えた旅費を請求し、出張者の各日毎の勤怠の内容を入力する出張者端末と支払者が旅費を出張者に支払うために利用する支払者端末との間で情報を送受信するサーバ送受信手段と、受信した情報を記憶するサーバ記憶手段と、その情報のうち、出張時の旅費を請求する内容を含む旅費精算情報と各日毎の勤怠の内容を含む勤怠情報とを照合する照合手段と、出張者端末から勤怠情報を受信してサーバ記憶手段に記憶し、出張者端末から旅費精算情報を受信した際、勤怠情報をサーバ記憶手段から取り出して照合し、照合した結果である照合結果情報を出張者端末と支払者端末とに送信するサーバ制御手段と、を有している。

上記の構成によれば、出張者が利用する出張者端末と支払者が利用する支払者端末とに通信可能である旅費精算管理サーバは、出張時に出張旅費を立て替えた出張者から出張旅費に関する旅費精算情報を受信し、また、出張者の各日毎の勤怠に関する勤怠情報も受信して、両者を記憶する。さらに、旅費精算情報を受信した際、受信している勤怠情報を取り出して照合し、その照合結果を出張者端末と支払者端末との双方に送信する。これにより、例えば、出張していないにも拘らず、旅費精算情報が出張者によって不正に入力されたとしても、勤怠情報を利用して、出張のあった日及び無かった日を旅費精算情報と照合することができる。また、その照合結果を出張者及び支払者に知らせることができるため、不正の防止に繋がる。また、出張者の不注意で旅費精算情報及び勤怠情報が間違った場合でも、出張者は間違い箇所を見つけて、容易に旅費精算情報を修正できる場合がある。これにより、出張者の訓練にもなり、入力精度向上を図ることができる場合がる。さらに、旅費精算情報と勤怠情報との照合作業は、旅費精算管理サーバにより実施されるため、支払者が照合作業をする手間が省け、人為的ミスを防ぐことができる場合がある。よって、旅費精算管理サーバは出張者による不正を防止するとともに、容易かつ正確に出張旅費の請求及び支払いをさせることができる。

また、本発明に係る旅費精算管理サーバにおいて、照合手段は、旅費精算情報と勤怠情報とに含まれる、出張者の名前、出張者を特定する従業者番号、出張日、出張時刻を少なくとも指標として照合し、照合結果情報は、旅費精算情報と勤怠情報とが一致した場合の適正情報と、不一致である場合の不適正情報と、を含んでいてもよい。

上記の構成によれば、旅費精算管理サーバは、旅費精算情報と勤怠情報とに含まれる、出張者の名前、出張者を特定する従業者番号、出張日、出張時刻を指標として照合し、全てが一致した場合は適正情報として、どれか一つでも一致していない場合は不適正として出張者に知らせることができる。

また、本発明に係る旅費精算管理サーバにおいて、不適正情報は、旅費精算情報と勤怠情報とが不一致である箇所を知らせる不一致箇所情報と、修正することで一致するヒント情報と、を含んでいてもよい。

上記の構成によれば、旅費精算管理サーバは、旅費精算情報が不適正である旨を出張者に知らせる際に、不一致である箇所と、一致するためのヒント情報を知らせる。これにより、出張者は間違った箇所を探す手間が省け、さらにヒント情報をもとに容易に修正することができる場合がある。

また、本発明に係る旅費精算管理サーバにおいて、旅費精算情報は、旅費に関する領収書の画像データを含んでおり、また、旅費精算管理サーバは画像データを文書化して文書データを作成する画像データ文書化手段を備え、照合手段は、旅費精算情報と勤怠情報とを照合する際に、旅費精算情報に含まれる日付、金額と文書データに含まれる、日付、金額とを少なくとも指標として照合してもよい。

上記の構成によれば、旅費精算管理サーバは、旅費精算情報と勤怠情報とを照合する際に、旅費に関する領収書も一緒に照合する。これにより、出張旅費の金額も照合にかけることができ、さらに正確に旅費精算情報が適正であるかを判断することができる。また、出張者によって旅費精算情報の旅費の金額を不正に改ざんされていても、正確に不正を見つけさせることができる。

また、本発明に係る出張旅費精算システムは、出張者が支払者に代わって立て替えた旅費を請求する内容を含む旅費精算情報と出張者の各日毎の勤怠の内容を含む勤怠情報とを入力する出張者端末と、支払者が旅費を出張者に支払うために利用する支払者端末と、出張者端末と支払者端末との間で情報を送受信し、出張者端末から勤怠情報を受信して記憶し、旅費精算情報を受信した際、勤怠情報を取り出して照合し、照合した結果である照合結果情報を出張者端末と支払者端末とに送信する旅費精算管理サーバと、を備えている。

上記の構成によれば、出張時に旅費を立て替えた出張者は、出張者端末から旅費精算管理サーバを介して、支払者に出張旅費を請求することができる。また、支払者は、旅費精算情報と勤怠情報との照合結果を旅費精算管理サーバから受信することができ、それに基づき出張者に旅費を支払うことができる。これにより、出張者と支払者は容易に出張旅費の請求及び支払いをすることができる場合がある。

本発明における実施の形態を図１乃至図１８に基づいて以下に説明する。

（出張旅費精算システム１）
図１は、出張旅費精算システム１の概要図である。本発明に係る出張旅費精算システム１は、出張旅費を請求する側である出張者３が利用する出張者端末４と、出張旅費の請求を処理する旅費精算管理サーバ５と、出張旅費を支払う側である支払者７が利用する支払者端末６と、から構成されている。

出張者端末４は、出張者３が出張時に交通機関２で発券した際に、支払者７に代わって支払った出張旅費を請求する内容を含む旅費精算情報と、出張者３の各日毎の勤怠の内容を含む勤怠情報と、を入力する所謂パソコンなどのコンピュータ端末である。ここで、旅費精算情報に含まれる内容は、申請日・名前・従業者番号・出張日・出張時刻（開始〜終了）・顧客名・出張目的・出張先・交通手段・請求金額と交通機関２から発行された領収書の画像データなどである。また、勤怠情報に含まれる内容は、勤怠日・名前・従業者番号・出退勤時刻・業務内容などである。出張者３は、出張旅費の請求時に旅費精算情報を出張者端末４に入力し、各日毎に勤怠情報を入力して、旅費管理サーバ５を介して支払者７に申告する。尚、旅費精算情報と勤怠情報の内容は、これらに限定されるものでなく、旅費精算情報と勤怠情報との照合により、旅費精算情報の適否が判定できる項目であれば何れでもよい。

旅費精算管理サーバ５は、出張旅費の請求を処理する大型コンピュータである。この旅費精算管理サーバ５は、出張者端末４と支払者端末６との間で情報を送受信できるようになっている。そして、出張者端末４から受信した旅費精算情報と勤怠情報とを記憶し、照合した照合結果を出張者端末４と支払者端末６の双方に送信できるようになっている。

支払者端末６は、出張者端末４と同様に、所謂パソコンなどのコンピュータ端末であり、旅費精算管理サーバ５から送られてきた照合結果を受信して、後述する液晶表示装置などの表示部に表示させることで、支払者７に見せることができる。これにより、照合結果を確認した支払者７は、照合結果が適正である場合に、出張者３に請求された出張旅費を支払うことができる。

（出張者端末４の構成）
以上の出張旅費精算システム１における、出張者端末４の構成を図２に示す。出張者端末４は、ＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１５、通信部１６、入力部１４、表示部１７、大容量記憶部１３を少なくとも備えている。

ＣＰＵ１１は、中央演算処理装置であり、出張者端末４の各種機能の制御行う制御部をもつ。例えば、入力部１４から発信された信号に基づき、ＲＯＭ１２に格納されているルーチンプログラム、旅費精算情報申告プログラム、勤怠情報申告プログラムなどの各種プログラムを実行する。ここで、ルーチンプログラムとは、一般にメインルーチンとサブルーチンとに分かれており、メインルーチンは、プログラムを開始する際に最初に呼び出され、プログラム全体の進行を管理するルーチンを言い、サブルーチンは、プログラムの実行中に他のルーチンから呼び出されて動作するルーチンを言う。また、旅費精算情報申告プログラムはサブルーチンの部類に入り、出張者３が出張旅費を請求する際に利用する後述する出張旅費精算画面２０の立ち上げ時に動作する。勤怠情報申告プログラムも同様にサブルーチンの部類に入り、出張者３が勤怠情報を入力する際に利用する後述する勤怠管理画面３０の立ち上げ時に動作する。さらに、ＣＰＵ１１は、ＲＡＭ１５に対する情報の記録及び消去、表示部１７への信号出力なども実行する。

ＲＯＭ１２は、読み出し専用のメモリであり、ＣＰＵ１１が実行するルーチンプログラム、旅費精算情報申告プログラム、勤怠情報申告プログラムなどが格納されている。また、ＲＡＭ１５は、ＲＯＭ１２に格納されたプログラム処理などで使用するデータなどを一時的に記憶する。本発明の場合、出張者３が入力した旅費精算情報及び勤怠情報などの一時記憶をする役割をもつ。

通信部１６は、ネットワークを介して外部との通信を可能にしており、メールなどの通信手段を用いて情報の送受信ができるようになっている。尚、旅費精算管理サーバ５からの照合結果は通信部１６を介して受信するようになっている。

入力部１４は、所謂キーボード、マウスなどの人間による操作でコンピュータに命令できる入力装置であり、出張者３は入力部１４を用いて旅費精算情報及び勤怠情報を入力できる。

表示部１７は、液晶表示装置などのディスプレイであり、出張者３は表示部１７を通して様々な情報を目視確認できるようになっている。尚、本発明の場合、旅費精算管理サーバ５から受信した照合結果もこの表示部１７を通して出張者３が確認できるようになっている。

大容量記憶部１３は、ＨＤＤなどの大容量の情報を記憶できる外部記憶装置であり、長期的にデータを保存している。本実施例の場合、旅費精算情報申告プログラム及び勤怠情報申告プログラムの処理などで使用した過去のデータ、過去のデータを収納する各種データテーブルを記憶している。尚、支払者７が使用する支払者端末６は、出張者端末４と同様の構成をしているために説明を割愛する。

（出張旅費精算画面２０）
以上の構成となる出張者端末４を使用して、出張者３が支払者７に出張旅費を請求する際に、旅費精算情報を入力する出張旅費精算画面２０について説明する。図３は、出張旅費精算画面２０を示した図である。尚、この出張旅費精算画面２０は、表示部１７に映し出され、出張者３は表示部１７を通して出張旅費精算画面２０を確認し、入力部１４により情報を入力できるようになっている。

出張旅費精算画面２０は、申請者欄２１、承認者欄２２、訪問先欄２３、請求内容欄２４、画像データ添付欄２５、送信ボタン２６、クローズボタン２７を表示している。

申請者欄２１は、出張者３の個人情報を入力する欄であり、出張旅費を請求する申請日と出張者３の氏名、部署名、従業者番号が入力できるようになっている。また、承認者欄２２は、例えば上司などの個人情報を入力する欄であり、承認者は、出張者３が入力した旅費精算情報を確認した上で、承認者欄２２に入力するようになっている。また、承認者欄２２が申請者欄と違う所は、申請日が承認日に変わっているところのみである。本実施例の場合、出張者３の「山田太郎」さんは、従業者番号「５４５３９４」をもち、「第一営業部」に所属しており、「２００８／０１／１０」に出張旅費の申請をしていることになる。また、承認者の「川中一郎」さんは、従業者番号「１２４５１２」をもち、山田太郎さんと同じ「第一営業部」に所属しており、「２００８／０１／１１」に承認していることになる。尚、承認者欄２２は、出張者３が承認者欄以外の欄を入力し、後述する送信ボタン２６によりその情報を承認者に送信することで、承認者が入力できるようになっている。

訪問先欄２３は、出張先の情報を入力する欄であり、訪問先の顧客名、出張の用件、出張先の場所を入力するようになっている。これにより、本実施例の場合、訪問先の顧客は、「○△自動車部品株式会社」であり、「新製品のプレゼンテーション」の用件で山田太郎さんは出張し、その出張先は「愛知県名古屋市内」であることが分かる。

請求内容欄２４は、出張に関わる詳細情報を入力する欄であり、項目番号を表す参照区分、出張日の日付、交通機関２を利用した時刻、利用した交通機関名、交通機関２を利用した経路、参照区分ごとに発生した金額を入力できるようになっている。また、金額を入力すると、参照区分の個々の金額が自動で足し算されるようになっており、その合計額が合計請求金額として表示されるようになっている。本実施例の場合、「旅費精算情報ａ．」について、「２００８．０１．０８」の「１０：３０〜１３：００」の間、「鉄道」を利用して「新神戸駅〜名古屋駅」を移動している。また、それに掛かった金額は「￥７,１４０」となる。この様に、旅費精算情報ａ．〜ｄ．までの情報が入力されていることとなり、本実施例の場合の合計請求金額は「￥１８,６４０」となる。尚、この合計請求金額を山田太郎さんは出張旅費として請求していることになる。

画像データ添付欄２５は、交通機関２で発行された領収書をＰＤＦ．などの画像データにしたものを添付できるようになっている。よって、本実施例の場合、山田太郎さんが請求する旅費精算情報ａ．〜ｄ．の情報に対応する領収書の画像データが添付されることになる。例えば、旅費精算情報ａ．の場合、「鉄道」から発行された、金額「￥７,１４０」の領収書の画像データを添付することになる。尚、画像データ添付欄２５に画像データが添付されていないと、後述する送信ボタン２６により承認者へ送信できないようになっている。

送信ボタン２６は、入力部１４のマウスなどでクリックすることで、入力された旅費精算情報が、承認者へ送信されるようになっている。その後、承認者が旅費精算情報を確認した上で承認者欄２２に入力し、承認者が送信ボタン２６を用いて旅費精算管理サーバ５へ送信するようになっている。また、画面を終了したい時は、クローズボタン２７をクリックすることで、出張旅費精算画面２０が閉じられるようになっている。

（勤怠申告画面３０）
次に、出張者端末４を使用して、出張者３が個人の各日毎の勤怠情報を支払者７に申告する勤怠申告画面３０について説明する。図４は、勤怠申告画面３０を示した図である。この勤怠申告画面３０も出張旅費精算画面２０と同様に、表示部１７を通して出張者３は確認することができ、入力部１４により自身の勤怠情報を入力できるようになっている。

勤怠申告画面３０は、業務日欄３７、申請者欄３１、承認者欄３２、業務内容欄３３、カードリーダ打刻実績欄３４、送信ボタン３５、クローズボタン３６を表示している。また、勤怠申告画面３０は各日ごとに存在しており、業務日欄３７に表示されている日付が勤怠情報を入力する対象日となっている。出張者３は、勤怠申告画面３０の上位画面である図示しない業務日選択画面により対象日の勤怠申告画面３０を選択できるようになっており、業務日欄３７には自動的にその選択した対象日が表示されるようになっている。

申請者欄３１は、出張旅費精算画面２０における申請者欄２１と同じ内容を入力するようになっており、申請日、氏名、部署名、従業者番号を入力する欄である。また、承認者欄３２は、出張者３が申請者欄３１以外の欄を入力後、後述する送信ボタン３５により承認者に送信することで、承認者が入力できるようになっている。尚、申請者欄３１と承認者欄３２との違いは、申請日が承認日に変わっているところのみである。本実施例の場合、「山田太郎」さんは「２００８／０１／０９」に申請をしており、承認者である「川中一郎」さんは同じ日の「２００８／０１／０９」に承認をしていることになる。また、その対象となる業務日は業務日欄３７にある「２００８／０１／０８」である。

業務内容欄３３は、業務内容ごとの時刻とその業務内容を入力する欄であり、出張を伴った項目については、出張の有無の欄にチェックをできるようになっている。本実施例の場合、「９：００〜１０：００」の間は、「新製品のプレゼンテーションのための出張準備」をしており、「１０：００〜２０：００」の間は、「○△自動車部品株式会社へ訪問」をしている。さらに、この「１０：００〜２０：００」の間は、出張の有無の欄にチェックが入っていることから、出張を伴った業務であることが分かる。また、この日最後の業務として、「２０：００〜２１：００」の間に、「出張報告書の作成」をしていることが分かる。

カードリーダ打刻実績欄３４は、業務日欄３７に表示されている日付に、出張者３がカードリーダ打刻した時刻を自動で表示するようになっている。ここで、カードリーダ打刻とは、出張者３及びその他の従業者全員がもつ会社専用のＩＣカードを用いて、会社に設置されたＩＣカード専用の機械に通すことで、出社及び退社の時刻を記録することである。これにより、個々の出社及び退社を管理することができ、会社側は個人の給与・個人の業務不可などの把握に利用することができる。

送信ボタン３５は、出張旅費精算画面２０と同様に、入力部１４のマウスなどでクリックすることで、入力された勤怠情報が、承認者へ送信されるようになっている。その後、承認者が勤怠情報を確認した上で承認者欄３２に入力し、旅費精算管理サーバ５へ送信するようになっている。また、画面を終了したい時は、クローズボタン３６をクリックすることで、勤怠申告画面３０が閉じられるようになっている。

（照合結果画面４０）
出張者３が出張旅費精算画面２０を用いて旅費精算情報を入力し、内容を確認した承認者が旅費精算管理サーバ５へ送信すると、旅費精算管理サーバ５は受信した旅費精算情報と対応する勤怠情報を抽出し、両者を照合する。その照合された結果の内容を含む照合結果情報は、出張者端末４の通信部１６により受信され、表示部１７に照合結果画面４０として映し出されることになる。図５は、その照合結果情報が適正である場合の適正情報を映した照合結果画面４０を示した図である。

照合結果画面４０は、連絡欄４１と内容欄４２とから成る。連絡欄４１には、送信者、受信した側である宛先、参考に受信した側であるＣＣ、件名を表示するようになっている。また、内容欄４２は、照合結果情報が適正である旨のメッセージが表示されるようになっている。本実施例の場合、送信者である「旅費精算管理サーバ」は、宛先に出張旅費の精算を申請した「山田太郎」さんを、ＣＣに承認者である「川中一郎」さんを、指定してメッセージを送信しており、その件名は「出張旅費精算の適否連絡」である。また、内容欄４２には、照合結果が適正となったために、「対象日：２００８／０１／０８」における出張旅費の「合計金額：￥１８,６４０」を経理部に受け取りにくる旨を表示している。これにより、出張者３は、自身が入力した旅費精算情報が適正であったことが分かり、容易に出張旅費の精算をすることができる場合がある。

一方、図６は、照合結果情報が不適正である場合の不適正情報を映した照合結果画面４０を示した図である。この場合、連絡欄４１は、図５の照合結果が適正である場合の照合結果画面４０と同様に、送信者、宛先、ＣＣ、件名を表示している。また、内容欄４２は、照合結果が不適正となったために、「対象日：２００８／０１／０８」における旅費精算情報を修正する旨を表示している。さらに、旅費精算情報と勤怠情報との照合結果により、不一致箇所情報とそれに対応したヒント情報とを表示している。ここで、不一致箇所情報とは、旅費精算情報と勤怠情報とが不一致である箇所を知らせる情報であり、ヒント情報とは、不一致箇所情報の内容において、修正を施すことで不一致箇所が一致する情報である。本実施形態の場合、不一致箇所情報の一つは旅費精算情報ｂ．の金額であり、そのヒント情報は￥２,１６０となっている。これにより、出張者３は、自身が申請した対象日２００８／０１／０８の旅費精算情報において、旅費精算情報ｂ．の金額が間違っていることが分かり、￥２,１６０に修正することで一致することが分かる。また、もう一つの不一致箇所情報は、旅費精算情報ｄ．の時刻であり、そのヒント情報により２０：００に修正することで一致することが分かる。この様に、不一致箇所情報により、出張者３は間違い箇所を容易に把握することができ、ヒント情報を利用して、旅費精算情報を容易に修正できる場合がある。また、出張者３の訓練にも繋がり、入力精度向上を図ることができる場合がある。尚、図５及び図６は旅費精算管理サーバ５が照合した照合結果情報を出張者端末４の表示部１７に映した画面であるが、同様に支払者端末６も旅費精算管理サーバ５から照合結果情報を受信して、表示部１７に映し出すようになっている。この場合、照合結果情報が適正情報である場合は、その旨を確認後に出張者３に出張旅費を支払うことになる。一方、照合結果情報が不適正情報である場合は、出張者３が旅費精算情報を修正し、適正情報が旅費精算管理サーバ５から受信されるまで、待機することになる。

（旅費精算管理サーバ５の構成）
次に、旅費精算管理サーバ５の構成を図７に示す。旅費精算管理サーバ５は、複数の出張者端末４及び支払者端末６との間にネットワーク５５を介して通信可能に接続されており、その構成は、ＣＰＵ５１、ＲＯＭ５２、ＲＡＭ５５、通信部５４、大容量記憶部５３を少なくとも備えている。

ＣＰＵ５１は、中央演算処理装置であり、旅費精算管理サーバ５の各種機能の制御を行っている制御部をもつ。例えば、ＲＯＭ５２に格納されているルーチンプログラム、旅費精算情報管理プログラム、勤怠情報管理プログラム、ＯＣＲ処理プログラム、照合プログラムなどを実行する。ここで、旅費精算情報管理プログラムとは、出張者端末４から受信した出張者３の旅費精算情報を後述する旅費精算情報テーブル６１に格納するプログラムである。勤怠情報管理プログラムとは、出張者端末４から受信した出張者３の勤怠情報を後述する勤怠情報テーブル６６に格納するプログラムである。また、ＯＣＲ処理プログラムとは、旅費精算情報に含まれる領収書などの画像データをコンピュータで処理できる文書データにＯＣＲ処理を用いて文書化し、後述する文書データテーブル６５に格納するプログラムである。さらに、照合プログラムとは、出張者端末４から旅費精算情報を受信した際、それに対応する勤怠情報を大容量記憶部５３から抽出し、両者を照合して照合結果情報を作成するプログラムである。また、照合する際、旅費精算情報に含まれる画像データはＯＣＲ処理プログラムによって文書化され、作成された文書データも同時に旅費精算情報と照合を掛けられるになっている。

ＲＯＭ５２は、読み出し専用のメモリであり、ＣＰＵ５１が実行するルーチンプログラム、旅費精算情報管理プログラム、勤怠情報管理プログラム、ＯＣＲ処理プログラム、照合プログラムなどが格納されている。また、ＲＡＭ５５は、ＲＯＭ５２に格納されたプログラム処理などで使用するデータなどを一時的に記憶する。本発明の場合、出張者端末４から受信した旅費精算情報、勤怠情報などの一時記憶をする役割をもつ。

通信部５４は、ネットワーク５５を介して外部との通信を可能にしており、出張者端末４から旅費精算情報及び勤怠情報を受信し、ＣＰＵ５１が照合プログラムを実行して照合した結果を照合結果情報として、出張者端末４及び支払者端末６に送信できるようになっている。

大容量記憶部５３は、ＨＤＤなどの大容量の情報を記憶できる外部記憶装置であり、長期的にデータを保存している。本実施例の場合、旅費精算情報テーブル６１、勤怠情報テーブル６６、文書データテーブル６５などの各種データテーブルを記憶している。

（旅費精算情報テーブル６１）
ここで、旅費精算情報テーブル６１について説明をする。図８は、旅費精算情報テーブル６１を示した図である。旅費精算情報テーブル６１は、項目番号を表す参照区分、名前、従業者番号、出張日、出張時刻、合計金額、文書データ６２、個人詳細６３が格納されるようになっており、旅費精算情報を出張旅費精算画面２０において入力し、旅費精算管理サーバ５に送信したものから順に参照区分ごとに格納されるようになっている。ここで、旅費精算情報テーブル６１の各項目は、出張者３が入力する際に利用した出張旅費精算画面２０の各項目に対応している。即ち、旅費精算情報テーブル６１における名前、従業者番号は、出張旅費精算画面２０における申請者欄２１の氏名、従業者番号が格納されており、旅費精算情報テーブル６１における出張日、出張時刻、合計金額は、出張旅費精算画面２０における請求内容欄２４の日付、時刻、合計金額がそれぞれ格納されている。尚、旅費精算情報テーブル６１における出張時刻は、出張旅費精算画面２０における請求内容欄２４の時刻に入力された一番早い時刻と一番遅い時刻が格納されるようになっている。即ち、旅費精算情報テーブル６１における出張時刻は、出張者３が出張していた間の総時間を示している。本実施例の場合、参照区分の「旅費精算情報１．」において、名前には出張者３の「山田太郎」を格納し、従業者番号には「５４５３９４」を格納し、出張日には「２００８．０１．０８」を格納し、出張時刻には「１０：３０〜１９：３０」が格納されている。さらに、旅費精算情報テーブル６１における文書データ６２には、出張旅費精算画面２０における画像データ添付欄２５に添付された画像データに対応した文書データが格納されるようになっている。また、個人詳細６３には、参照区分ごとの詳細が格納されている。

さらに、旅費精算情報テーブル６１の個人詳細６３は、図９に示す個人旅費精算情報テーブル６４を含んでいる。個人旅費精算情報テーブル６４は、項目番号を表す参照区分、名前、従業者番号、出張日、時刻、交通機関、経路、金額が格納されるようになっており、各項目は、出張旅費精算画面２０における各項目に対応している。即ち、個人旅費精算情報テーブル６４における名前、従業者番号は、出張旅費精算画面２０における申請者欄２１の氏名、従業者番号がそれぞれ格納されており、個人旅費精算情報テーブル６４における出張日、時刻、交通機関、経路、金額は、請求内容欄２４における各項目の内容が格納されている。また、出張旅費精算画面２０における請求内容欄２４の旅費精算情報ａ、ｂ、ｃ、ｄ、・・・は、それぞれ個人旅費精算情報テーブル６４における旅費精算情報１−ａ、１−ｂ、１−ｃ、１−ｄ、・・・に対応するようになっている。

（勤怠情報テーブル６６）
次に、勤怠情報テーブル６６について説明をする。図１０は、勤怠情報テーブル６６を示した図である。勤怠情報テーブル６６は、名前、従業者番号、部署、個人詳細６７が格納されるようになっており、従業者番号別に出張者３を含めた全従業者が上から順に格納されるようになっている。

さらに、勤怠情報テーブル６６の個人詳細６７は、図１１に示す個人勤怠情報テーブル６８を含んでいる。個人勤怠情報テーブル６８は、業務日順に並んでおり、それぞれ勤務時刻、出張の有無、出張時刻、申請日、承認日、詳細６９が格納されるようになっており、出張者３が勤怠申告画面３０に自身の勤怠情報を入力し、旅費精算管理サーバ５に送信することで、入力された業務日に対応する日に勤怠情報が格納されるようになっている。ここで、個人勤怠情報テーブル６８における勤務時刻は、勤怠申告画面３０におけるカードリーダ打刻実績欄３４の時刻が格納されるようになっている。また、個人勤怠情報テーブル６８における出張の有無は、勤怠申告画面３０における出張の有無と対応しており、申告している業務日に一回でも出張があった場合は、個人勤怠情報テーブル６８における出張の有無の欄にチェックが入るようになっている。さらに、個人勤怠情報テーブル６８における出張時刻には、勤怠申告画面３０において出張が伴った業務の時刻が格納されるようになっている。また、個人勤怠情報テーブル６８における申請日、承認日は、それぞれ勤怠申告画面３０における申請日、承認日が格納されるようになっている。個人勤怠情報テーブル６８における詳細６９には、その対応する業務日に実施した業務内容が含まれている。

（文書データテーブル６５）
旅費精算情報に含まれる領収書などの画像データは、ＣＰＵ５１が実行するＯＣＲ処理プログラムのＯＣＲ処理によって、文書データに変換されるが、その文書データは図１２に示す文書データテーブル６５に格納される。文書データテーブル６５は、項目番号を表す参照区分、出張日、交通機関、金額が格納されるようになっており、各画像データは、文書化された順に参照区分ごとに格納されるようになっている。ここで、図１３は、画像データ７４が文書データ７５に文書化されて文書データテーブル６５に格納される流れ図である。ＣＰＵ５１によって実行されるＯＣＲ処理プログラムは、画像データ７４をＯＣＲ処理で文書化し、作成された文書データ７５から領収年月日、金額、交通機関名を抽出する。その後、抽出された領収年月日、金額、交通機関名は、それぞれ文書データテーブル６５における出張日、交通機関、金額に格納されるようになっている。本実施例の場合、文書データ７５における領収年月日「２００８．０１．０８」、金額「￥７,１４０」が、文書データテーブル６５における出張日、金額にそれぞれ格納されている。また、交通機関名「西日本○△鉄道株式会社」の文字のうち、「鉄道」を認識して、文書データテーブル６５における交通機関に格納されている。この様に、旅費精算情報に含まれる画像データ７４は、全て文書データ７５に変換され、文書データテーブル６５における出張日、交通機関、金額に格納されるようになっている。

（間違っている場合の旅費精算情報テーブル６１）
以上、説明した個人旅費精算情報テーブル６４、個人勤怠情報テーブル６８、文書データテーブル６５を用いて、旅費精算管理サーバ５は照合をかけることになるが、ここで、出張者３が入力した旅費精算情報が間違っている場合の例を説明する。図１４は、旅費精算情報のうち、個人旅費精算情報テーブル６４が間違っている場合を示す図である。まず、個人旅費精算情報テーブル６４と文書データテーブル６５の照合結果が一致しない場合として、図１４の円部７２を用いる。個人旅費精算情報テーブル６４における旅費精算情報１−ｂ．の円部７２は、金額が「￥３,０００」となっており、実際は、図１２に示す文書データ６５における文書データ１−ｂ．の金額「￥２,１６０」が正しい金額であるとする。この場合、旅費精算管理サーバ５のＣＰＵ５１が照合プログラムを実行して照合をかけると、個人旅費精算情報テーブル６４の金額と文書データ６５の金額とが不一致となり、照合結果情報は不適正情報として作成される。作成された不適正情報は、不一致箇所情報として「旅費精算情報１−ｂ．の金額」を、ヒント情報として、間違った金額「￥３,０００」を「￥２,１６０」に修正することで一致する旨を、含んでいる。

次に、個人旅費精算情報テーブル６４と個人勤怠情報テーブル６８の照合結果が一致しない場合として、図１４の円部７３を用いる。個人旅費精算情報テーブル６４における円部７３は、終了時刻が「２２：００」となっており、実際は、図１１に示す個人勤怠情報テーブル６８における円部７０の終了時刻「２０：００」が正しい出張の終了時刻であるとする。この場合の不適正情報は、不一致箇所情報が「旅費精算情報１−ｄ．の時刻」であり、ヒント情報は終了時刻の「２２：００」を「２０：００」に修正することで一致する旨を、含んでいる。尚、この不適正情報は、旅費精算管理サーバ５の通信部５４によって、出張者端末４に送信され、出張者端末４の表示部１７を介して出張者３は確認することができる。その際、不一致箇所情報の「旅費精算情報１−ｂ．の金額」は、「旅費精算情報ｂ．」、「旅費精算情報１−ｄ．の時刻」は、「旅費精算情報ｄ．の時刻」の様にアルファベット部のみを残すように変換されて出張者端末４に送信されるようになっている。これにより、出張者３は出張旅費精算画面２０における請求内容欄２４のどの参照区分が間違っているかを即座に知ることができる。

（出張者端末４の動作）
図１５は、出張者３が出張旅費を精算する際の出張者端末４の動作を表したフローチャートである。

先ず、出張から帰ってきた出張者３から旅費精算情報の入力があるか否かが判定される（Ａ１）。尚、この旅費精算情報には出張時に利用した交通機関２から発行された領収書の画像データを含んでいる。旅費精算情報の入力が無い場合は（Ａ１，ＮＯ）、Ａ１を再実行し、旅費精算情報の入力があった場合は（Ａ１，ＹＥＳ）、旅費精算情報をＲＡＭ１５に記憶する（Ａ２）。次に、Ａ１で入力された旅費精算情報を旅費精算管理サーバ５へ送信する命令入力があるか否か、即ち出張者３が出張旅費精算画面２０において旅費精算情報を入力し、その後承認者が承認者欄２２に入力した上で送信ボタン２６を押したか否かが判定される（Ａ３）。命令入力が無い場合は（Ａ３，ＮＯ）、Ａ３において入力待ちとなり、命令入力があった場合は（Ａ３，ＹＥＳ）、旅費精算情報を旅費精算管理サーバ５に送信する（Ａ４）。Ａ４の処理の後、旅費精算情報は旅費精算管理サーバ５の処理Ｃ１に移り、その後旅費精算管理サーバ５によって照合され、照合結果情報が作成されることになる。

次に、旅費精算管理サーバ５から照合結果情報を受信したか否かが判定される（Ａ５）。受信しない場合は（Ａ５，ＮＯ）、Ａ５において受信待ちとなり、照合結果情報を受信した場合は（Ａ５，ＹＥＳ）、受信した照合結果情報が適正であったか否かの判定に移る（Ａ６）。照合結果情報が適正であった場合は（Ａ６，ＹＥＳ）、受信した適性情報を表示部１７に表示出力する（Ａ７）。これにより、表示部１７は、図５のような適正情報を映した照合結果画面４０を表示することになり、出張者３は出張旅費を精算することができる。その後は、Ａ１に戻り、再び新たな旅費精算情報の入力待ちとなる。一方、照合結果情報が不適正であった場合は（Ａ６，ＮＯ）、受信した不適性情報を表示部１７に表示出力する（Ａ８）。これにより、表示部１７は、図６のような不適正情報を映した照合結果画面４０を表示することになり、出張者３は不一致箇所情報とヒント情報とに基づいて旅費精算情報を修正することになる。

次に、出張者端末４は、不適正情報に対する修正入力があったか否かの判定を行い（Ａ９）、修正入力が無かった場合は（Ａ９，ＮＯ）、修正入力待ちとなり、修正入力があった場合は（Ａ９，ＹＥＳ）、修正後の旅費精算情報をＲＡＭ１５に記憶する（Ａ１０）。その後、Ａ３からＡ４にかけての動作と同様に、修正された旅費精算情報を旅費精算管理サーバ５へ送信する命令入力があるか否かが判定され（Ａ１１）、命令入力が無い場合は（Ａ１１，ＮＯ）、Ａ１１において入力待ちとなり、命令入力があった場合は（Ａ１１，ＹＥＳ）、修正後の旅費精算情報を旅費精算管理サーバ５に送信する（Ａ１２）。Ａ１２の処理の後、旅費精算情報は旅費精算管理サーバ５の処理Ｃ１に移り、その後旅費精算管理サーバ５によって再び照合され、照合結果情報が作成されることになる。また、Ａ１２の処理を終えた出張者端末４はＡ１に戻り、再び新たな旅費精算情報の入力待ちとなる。以上の処理において、出張者３は、不注意で旅費精算情報及び勤怠情報が間違った場合でも、不一致箇所情報により間違い箇所を手間なく見つけることができ、ヒント情報により旅費精算情報を容易に修正できる場合がある。これにより、出張者３の訓練にもなり、入力精度向上を図ることができる場合がある。

（支払者端末６の動作）
旅費精算管理サーバ５が作成した照合結果情報は、出張者端末４のみならず、支払者７が利用する支払者端末６にも同時に送信される。図１６は、支払者端末６が照合結果情報を受信する動作を表したフローチャートである。

先ず、旅費精算管理サーバ５から照合結果情報を受信したか否かが判定される（Ｂ１）。受信しない場合は（Ｂ１，ＮＯ）、Ｂ１において受信待ちとなり、照合結果情報を受信した場合は（Ｂ１，ＹＥＳ）、受信した照合結果情報が適正であったか否かの判定に移る（Ｂ２）。照合結果情報が適正であった場合は（Ｂ２，ＹＥＳ）、受信した適性情報を表示部に表示出力する（Ｂ４）。これにより、表示部１７を通して適正情報を確認した支払者７は、出張者３に出張旅費を支払うことができる。その後は、Ｂ１に戻り、照合結果情報の受信待ちとなる。一方、照合結果情報が不適正であった場合は（Ｂ２，ＮＯ）、受信した不適性情報を表示部１７に表示出力する（Ｂ３）。これにより、表示部を通して不適正情報を確認した支払者７は、出張者３が適正情報を修正することで照合結果情報が適正情報になるまで、待つことになる。また、その後は、Ｂ１に戻り、再び照合結果情報の受信待ちとなる。

（旅費精算管理サーバ５の動作：旅費精算情報処理全般）
図１７は、旅費精算管理サーバ５が出張者端末４から受信した旅費精算情報を照合する動作を表したフローチャートである。

先ず、図１５に示した出張者端末４の動作を表したフローチャートにおける処理Ａ４及びＡ１２で、出張者端末４から旅費精算情報を受信したか否かが判定される（Ｃ１）。旅費精算情報の受信をしていない場合は（Ｃ１，ＮＯ）、Ｃ１を再実行し、旅費精算情報を受信した場合は（Ｃ１，ＹＥＳ）、受信した旅費精算情報をＲＡＭ５５に一時記憶し、大容量記憶部５３に格納されている旅費精算情報テーブル６１及び個人旅費精算情報テーブル６４に書き込む（Ｃ２）。尚、この時、画像データ７４はまだ文書化されておらず、文書データテーブル６５は何も格納されていないままである。次に、ＣＰＵ５１がＯＣＲ処理プログラムを実行することにより、旅費精算情報に含まれた領収書の画像データ７４から文書データ７５を作成し、大容量記憶部５３に格納されている文書データテーブル６５に書き込む（Ｃ３）。

出張者端末４から受信した旅費精算情報をＣ２及びＣ３の処理で各テーブルに格納すると、次に、ＣＰＵ５１が照合プログラムを実行することにより、旅費精算情報の「名前」、「従業者番号」に該当する勤怠情報を大容量記憶部５３に格納されている勤怠情報テーブル６６から検索し、個人勤怠情報テーブル６８を抽出する（Ｃ４）。尚、個人勤怠情報テーブル６８は、予め出張者３が申告している各日ごとの勤怠情報が格納されている。その後、Ｃ４の処理で抽出された個人勤怠情報テーブル６８と個人旅費精算情報テーブル６３及び文書データテーブル６５とを照合する（Ｃ５）。

次に、Ｃ５で照合した結果が適正であるか否かが判定される（Ｃ６）。この時、照合結果が適正で無い場合は（Ｃ６，ＮＯ）、出張者端末４及び支払者端末６へ不適正情報を送信する（Ｃ８）。一方、Ｃ６において、照合結果が適正である場合は（Ｃ６，ＹＥＳ）、出張者端末４及び支払者端末６へ適正情報を送信する（Ｃ７）。また、Ｃ７及びＣ８の処理後は、Ｃ１に戻り、旅費精算情報の受信待ちとなる。尚、Ｃ７及びＣ８の処理後は、図１５における出張者端末４の処理Ａ５と図１６における支払者端末６の処理Ｂ１へと繋がることになる。

（旅費精算管理サーバ５の動作：旅費精算情報の照合）
図１８は、図１７のＣ５において個人旅費精算情報テーブル６４及び文書データテーブル６５と個人勤怠情報テーブル６８を照合する処理を表すフローチャートである。

先ず、個人旅費精算情報テーブル６４から参照区分ごとに、「出張日」、「時刻」、「交通機関」、「金額」を抽出する（Ｄ１）。次に、個人勤怠情報テーブル６８から出張の有無にチェックが入った「出張日」とその「出張時刻」を抽出する（Ｄ２）。加えて、文書データテーブル６５から参照区分ごとに「出張日」、「交通機関」、「金額」を抽出する（Ｄ３）。

Ｄ１〜Ｄ３で抽出された情報を用いて、照合結果情報はＤ４以降の処理により作成される。先ず、個人旅費精算情報テーブル６４と個人勤怠情報テーブル６８の「出張日」が一致する日があるか否かを判定する（Ｄ４）。これにより、例えば、出張していないにも拘らず、旅費精算情報を出張者３によって不正に入力されたとしても、勤怠情報を利用して、出張のあった日及び無かった日を旅費精算情報とつき合わせて、出張者３の不正を防止できる。Ｄ４の処理において一致する日が無い場合（Ｄ４，ＮＯ）、即ち出張旅費を精算している日であるにも拘らず、勤怠情報において出張していない場合は、不一致箇所情報およびヒント情報を含んだ不適正情報を作成する（Ｄ１１）。一方、Ｄ４において、一致する日がある場合（Ｄ４，ＹＥＳ）、Ｄ４で一致する日における個人旅費精算情報テーブル６４と個人勤怠情報テーブル６８の「時刻」の開始時間の時間差は１時間以内か否かを判定する（Ｄ５）。１時間以内で無い場合（Ｄ５，ＮＯ）、即ち出張の開始時間が１時間以上と大きくかけ離れている場合は、Ｄ１１の処理となる。また、１時間以内である場合は（Ｄ５，ＹＥＳ）、今度は一致する日における個人旅費精算情報テーブル６４と個人勤怠情報テーブル６８の「時刻」の終了時間の時間差は１時間以内か否かを判定する（Ｄ６）。１時間以内で無い場合（Ｄ６，ＮＯ）は、Ｄ５において１時間以内で無い場合と同様にＤ１１の処理となる。

次に、Ｄ６で、終了時間の時間差が１時間以内である場合は（Ｄ６，ＹＥＳ）、個人旅費精算情報テーブル６４と文書データテーブル６５との照合に入る。ここで、個人旅費精算情報テーブル６４と文書データテーブル６５の「出張日」が一致するか否かを判定する（Ｄ７）。一致しない場合（Ｄ７，ＮＯ）、即ち出張旅費を精算している日であるにも拘らず、領収書の画像データにはその日が存在しない場合は、Ｄ１１の処理となる。一方、Ｄ７で「出張日」が一致する場合（Ｄ７，ＹＥＳ）、個人旅費精算情報テーブル６４と文書データテーブル６５の「交通機関」が一致するか否かを判定する（Ｄ８）。このＤ８の処理においても一致しない場合（Ｄ８，ＮＯ）は、Ｄ１１の処理に入り、一致する場合は（Ｄ８，ＹＥＳ）、Ｄ９の処理に入る。次に、個人旅費精算情報テーブル６４と文書データテーブル６５の「金額」が一致するか否かを判定する（Ｄ９）。これにより、出張者３によって旅費精算情報の出張旅費の金額が不正に改ざんされていても、照合により正確に不正を見つけることができる。Ｄ９の処理において金額が一致しない場合（Ｄ９，ＮＯ）、即ち出張旅費を精算している金額と、領収書の画像データの金額が一致しない場合は、Ｄ１１の処理となる。一方、Ｄ９において「金額」が一致する場合は（Ｄ９，ＹＥＳ）、すべての項目の照合結果が適正と判断されたため、適正情報を作成する（Ｄ１０）。尚、Ｄ１０及びＤ１１で作成された適正情報若しくは不適正情報を含む照合結果情報は、図１７のＣ６の処理によって判定されて、出張者端末４と支払者７端末７へ送信される。以上のように、旅費精算情報と勤怠情報との照合作業は、旅費精算管理サーバ５により実施されるため、支払者７が照合作業をする手間が省け、人為的ミスを防ぐことができる場合がある。

（本発明の実施の形態の概要）
以上のように、本発明の実施の形態に係る旅費精算管理サーバ５においては、出張者３が支払者７に代わって立て替えた旅費を請求し、出張者３の各日毎の勤怠の内容を入力する出張者端末４と支払者７が旅費を出張者３に支払うために利用する支払者端末６との間で情報を送受信するサーバ送受信手段（通信部５４）と、受信した情報を記憶するサーバ記憶手段（ＲＡＭ５５、大容量記憶部５３）と、受信した情報のうち、出張時の旅費を請求する内容を含む旅費精算情報（旅費精算情報テーブル６１、個人旅費精算情報テーブル６４）と各日毎の勤怠の内容を含む勤怠情報（勤怠情報テーブル６６、個人勤怠情報テーブル６８）とを照合する照合手段（ＣＰＵ５１、ＲＯＭ５２の照合プログラム）と、出張者端末４から勤怠情報を受信してサーバ記憶手段（ＲＡＭ５５、大容量記憶部５３）に記憶し、出張者端末４から旅費精算情報を受信した際、勤怠情報をサーバ記憶手段（ＲＡＭ５５、大容量記憶部５３）から取り出して照合し、照合した結果である照合結果情報を出張者端末４と支払者端末６とに送信するサーバ制御手段（ＣＰＵ５１）と、を有している。

上記の構成によれば、出張者３が利用する出張者端末４と支払者７が利用する支払者端末６とに通信可能である旅費精算管理サーバ５は、出張時に出張旅費を立て替えた出張者３から出張旅費に関する旅費精算情報を受信し、また、出張者３の各日毎の勤怠に関する勤怠情報も受信して、両者を記憶する。さらに、旅費精算情報を受信した際、受信している勤怠情報を取り出して照合し、その照合結果を出張者端末４と支払者端末６との双方に送信する。これにより、例えば、出張していないにも拘らず、旅費精算情報が出張者３によって不正に入力されたとしても、勤怠情報を利用して、出張のあった日及び無かった日を旅費精算情報とつき合わせることができる。また、その適否を出張者３及び支払者７に知らせることができるため、不正の防止に繋がる。また、出張者３の不注意で旅費精算情報及び勤怠情報が間違った場合でも、出張者３は間違い箇所を見つけて容易に旅費精算情報を修正できる場合がある。これにより、出張者３の訓練にもなり、入力精度向上を図ることができる場合がる。さらに、旅費精算情報と勤怠情報との照合作業は、旅費精算管理サーバ５により実施されるため、支払者７が照合作業をする手間が省け、人為的ミスを防ぐことができる場合がある。よって、旅費精算管理サーバ５は出張者３による不正を防止するとともに、容易かつ正確に出張旅費の請求及び支払いをさせることができる。

また、本発明の実施の形態に係る旅費精算管理サーバ５において、照合手段（ＣＰＵ５１、ＲＯＭ５２の照合プログラム）は、旅費精算情報（旅費精算情報テーブル６１、個人旅費精算情報テーブル６４）と勤怠情報（勤怠情報テーブル６６、個人勤怠情報テーブル６８）とに含まれる、出張者３の名前、出張者３を特定する従業者番号、出張日、出張時刻を少なくとも指標として照合し、照合結果情報は、旅費精算情報（旅費精算情報テーブル６１、個人旅費精算情報テーブル６４）と勤怠情報（勤怠情報テーブル６６、個人勤怠情報テーブル６８）とが一致した場合の適正情報と、不一致である場合の不適正情報と、を含んでいる。

上記の構成によれば、旅費精算管理サーバ５は、旅費精算情報と勤怠情報とに含まれる、出張者３の名前、出張者３を特定する従業者番号、出張日、出張時刻を指標として照合し、全てが一致した場合は適正情報として、どれか一つでも一致していない場合は不適正として出張者３に知らせることができる。

また、本発明の実施の形態に係る旅費精算管理サーバ５において、不適正情報は、旅費精算情報（旅費精算情報テーブル６１、個人旅費精算情報テーブル６４）と勤怠情報（勤怠情報テーブル６６、個人勤怠情報テーブル６８）とが不一致である箇所を知らせる不一致箇所情報と、修正することで一致するヒント情報と、を含んでいる。

上記の構成によれば、旅費精算管理サーバ５は、旅費精算情報が不適正である旨を出張者３に知らせる際に、不一致である箇所と、一致するためのヒント情報とを知らせる。これにより、出張者３は間違った箇所を探す手間が省け、さらにヒント情報をもとに容易に修正することができる場合がある。

また、本発明の実施の形態に係る旅費精算管理サーバ５において、旅費精算情報（旅費精算情報テーブル６１、個人旅費精算情報テーブル６４）は、旅費に関する領収書の画像データを含んでおり、また、旅費精算管理サーバ５は画像データを文書化して文書データ（文書データテーブル６５）を作成する画像データ文書化手段（ＣＰＵ５１、ＲＯＭ５２のＯＣＲ処理プログラム）を備え、照合手段（ＣＰＵ５１、ＲＯＭ５２の照合プログラム）は、旅費精算情報（旅費精算情報テーブル６１、個人旅費精算情報テーブル６４）と勤怠情報（勤怠情報テーブル６６、個人勤怠情報テーブル６８）とを照合する際に、旅費精算情報に含まれる日付、金額と文書データ（文書データテーブル６５）に含まれる、日付、金額とを少なくとも指標として照合している。

上記の構成によれば、旅費精算管理サーバ５は、旅費精算情報と勤怠情報とを照合する際に、旅費に関する領収書も一緒に照合する。これにより、出張旅費の金額も照合にかけることができ、さらに正確に旅費精算情報が適正であるかを判断することができる。また、出張者３によって旅費精算情報の旅費の金額を不正に改ざんされていても、正確に不正を見つけさせることができる。

また、本発明の実施の形態に係る出張旅費精算システムにおいて、出張者３が支払者７に代わって立て替えた旅費を請求する内容を含む旅費精算情報と出張者３の各日毎の勤怠の内容を含む勤怠情報とを入力する出張者端末４と、支払者７が旅費を出張者３に支払うために利用する支払者端末６と、出張者端末４と支払者端末６との間で情報を送受信し、出張者端末４から勤怠情報を受信して記憶し、旅費精算情報を受信した際、勤怠情報を取り出して照合し、照合した結果である照合結果情報を出張者端末４と支払者端末６とに送信する旅費精算管理サーバ５と、を備えている。

上記の構成によれば、出張時に旅費を立て替えた出張者３は、出張者端末４から旅費精算管理サーバ５を介して、支払者７に出張旅費を請求することができる。また、支払者７は、旅費精算情報と勤怠情報との照合結果を旅費精算管理サーバ５から受信することができ、それに基づき出張者３に旅費を支払うことができる。これにより、出張者３と支払者７は容易に出張旅費の請求及び支払いをすることができる場合がある。

（本実施形態の変形例）
以上、本発明を好適な実施の形態に基づいて説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、旅費精算管理サーバ５及び出張旅費精算システムは、以下の構成を上述の実施の形態における構成に加えて、或いは重複、置き換えて備えていてもよい。

例えば、画像データ文書化手段は本実施例ではＯＣＲ処理技術を用いているが、領収書の画像データをコンピュータが処理できるデータに変換できる技術であれば何れの技術を用いても良い。

また本実施例では、単数の支払者端末６に照合結果情報が送信されているが、これに拘ることも無く、複数の支払者端末６に送信するように旅費精算管理サーバ５は接続されていても良い。この場合、複数の支払者７によって照合結果情報の確認及び出張旅費の支払いをすることが可能となるため、より多くの出張者３の対応ができる。

また、出張者３が入力する図３の出張旅費精算画面２０と図４の勤怠申告画面３０の画面表示態様は一例であり、本発明の効果が出せる旅費精算情報及び勤怠情報が入力できるものであれば、何れの表示態様でも良い。

さらに、本実施例では、照合結果情報はメールを用いて通知しているが、これに拘ることも無く、出張者３及び支払者７が容易に照合結果情報を知る手段であれば何れの手段を用いても良い。

最後に、本実施例の照合手段は、「名前」、「従業者番号」、「出張日」、「時刻」、「交通機関」、「金額」を照合しているが、本発明の趣旨に沿って本発明の効果が出せるのであれば、その他の項目を照合に用いても良い。

以上、本発明の実施例を説明したが、具体例を例示したに過ぎず、特に本発明を限定するものではなく、具体的構成などは、適宜設計変更可能である。尚、発明の実施の形態に記載された、作用及び効果は、本発明から生じる最も好適な作用及び効果を列挙したに過ぎず、本発明の実施の形態に記載されたものに限定されるものではない。

出張旅費精算システムの概要図である。 出張者端末の構成図である。 出張旅費精算画面を示した図である。 勤怠申告画面を示した図である。 適正情報を映した照合結果画面を示した図である。 不適正情報を映した照合結果画面を示した図である。 旅費精算管理サーバの構成図である。 旅費精算情報テーブルを示した図である。 個人旅費精算情報テーブルを示した図である。 勤怠情報テーブルを示した図である。 個人勤怠情報テーブルを示した図である。 文書データテーブルを示した図である。 画像データが文書データに文書化されて文書データテーブルに格納される流れ図である。 間違った個人旅費精算情報テーブルを示す図である。 出張者が出張旅費を精算する際の出張者端末の動作を表したフローチャートである。 支払者端末が照合結果情報を受信する動作を表したフローチャートである。 旅費精算管理サーバが旅費精算情報を照合して出張者端末及び支払者端末に照合結果情報を送信する動作を表したフローチャートである。 旅費精算管理サーバが個人旅費精算情報テーブル及び文書データテーブルと個人勤怠情報テーブルとを照合する動作を表したフローチャートである。

符号の説明

１ 出張旅費精算システム
３ 出張者
４ 出張者端末
５ 旅費精算管理サーバ
６ 支払者端末
７ 支払者
２０ 出張旅費精算画面
３０ 勤怠申告画面
４０ 照合結果画面
５１ ＣＰＵ
５２ ＲＯＭ
５５ ＲＡＭ
５４ 通信部
５３ 大容量記憶部
５５ ネットワーク
６１ 旅費精算情報テーブル
６４ 個人旅費精算情報テーブル
６６ 勤怠情報テーブル
６８ 個人勤怠情報テーブル
６５ 文書データテーブル
７４ 画像データ
７５ 文書データ

Claims (5)

1. 出張者が支払者に代わって立て替えた旅費を請求し、前記出張者の各日毎の勤怠の内容を入力する出張者端末と前記支払者が前記旅費を前記出張者に支払うために利用する支払者端末との間で情報を送受信するサーバ送受信手段と、
   受信した前記情報を記憶するサーバ記憶手段と、
   前記情報のうち、出張時の前記旅費を請求する内容を含む旅費精算情報と各日毎の勤怠の内容を含む勤怠情報とを照合する照合手段と、
   前記出張者端末から前記勤怠情報を受信して前記サーバ記憶手段に記憶し、前記出張者端末から前記旅費精算情報を受信した際、前記勤怠情報を前記サーバ記憶手段から取り出して照合し、照合した結果である照合結果情報を前記出張者端末と前記支払者端末とに送信するサーバ制御手段と、
   を有していることを特徴とする旅費精算管理サーバ。
2. 前記照合手段は、
   前記旅費精算情報と前記勤怠情報とに含まれる、出張者の名前、出張者を特定する従業者番号、出張日、出張時刻を少なくとも指標として照合し、
   前記照合結果情報は、
   前記旅費精算情報と前記勤怠情報とが一致した場合の適正情報と、不一致である場合の不適正情報と、
   を含んでいることを特徴とする請求項１に記載の旅費精算管理サーバ。
3. 前記不適正情報は、
   前記旅費精算情報と前記勤怠情報とが不一致である箇所を知らせる不一致箇所情報と、修正することで一致するヒント情報と、
   を含んでいることを特徴とする請求項２に記載の旅費精算管理サーバ。
4. 前記旅費精算情報は、
   前記旅費に関する領収書の画像データを含んでおり、
   前記画像データを文書化して文書データを作成する画像データ文書化手段を備え、
   前記照合手段は、前記旅費精算情報と前記勤怠情報とを照合する際に、前記旅費精算情報に含まれる日付、金額と前記文書データに含まれる、日付、金額とを少なくとも指標として照合することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の旅費精算管理サーバ。
5. 出張者が支払者に代わって立て替えた旅費を請求する内容を含む旅費精算情報と前記出張者の各日毎の勤怠の内容を含む勤怠情報とを入力する出張者端末と、
   前記支払者が前記旅費を前記出張者に支払うために利用する支払者端末と、
   前記出張者端末と前記支払者端末との間で情報を送受信し、前記出張者端末から前記勤怠情報を受信して記憶し、前記旅費精算情報を受信した際、前記勤怠情報を取り出して照合し、照合した結果である照合結果情報を前記出張者端末と前記支払者端末とに送信する旅費精算管理サーバと、
   を備えた出張旅費精算システム。
   

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