JP4793303B2 - データ管理システム、情報処理装置およびコンピュータプログラム - Google Patents

Description

本発明は、データ管理システム、情報処理装置およびコンピュータプログラムに関する。

従来より、個人的な情報を利用する情報処理装置、例えば、パソコンや、デジタル複合機、ＤＶＤプレーヤなどにおいて、情報の漏洩防止の観点から情報処理装置の利用終了または装置自体の廃棄の際に情報処理装置に記憶された情報を削除する技術が知られている（例えば特許文献１参照）。
これらの情報処理装置は、近年、電子機器の普及により、家庭や勤務先だけでなく、インターネットカフェやホテルにも多く設置されるようになり、それらの顧客に利用されている。

特開２００６−３２３５４６号公報

ところで、近年では、情報処理装置の内部ではなく、外部に情報を記憶させる場合がある。例えば、上記の情報処理装置が接続されている他の情報処理装置、例えばネットワークを介したサーバや、外部接続されたハードディスクに個人的な情報を保存する場合がある。
しかしながら、上記従来技術では、情報処理装置に記憶された個人的な情報は削除可能であるが、その情報処理装置の外部に記憶された情報は削除されない。そのため、ユーザは、個人的な情報を完全に消したつもりで装置の利用を終了しても、実際には情報処理装置内の情報しか削除されておらず、外部に接続された装置に記憶された情報を消し忘れてしまう虞があった。

本発明は、以上のような背景に鑑みてなされたものであり、情報処理装置と通信可能に接続された外部装置に記憶させたデータを適切に削除可能なデータ管理システムを提供することを目的とする。

前記した目的を達成するため、本発明は、情報処理装置と外部装置とが通信可能に接続されたデータ管理システムであって、前記情報処理装置は、前記外部装置にデータを送信するデータ送信手段と、前記データ送信手段により送信されるデータを特定する情報であるデータ特定情報を記憶する特定情報記憶手段と、前記データの削除指示を出力する指示手段と、前記指示手段による削除指示があったことを条件に、前記外部装置に対し、当該外部装置が記憶するデータに係る情報であるデータ情報を要求する要求手段と、前記要求手段による要求に対する応答として前記データ情報を受信する応答受信手段と、前記応答受信手段により受信した前記データ情報と、前記特定情報記憶手段に記憶された前記データ特定情報とを比較する比較手段と、前記比較手段により、前記データ情報に、前記データ特定情報で特定されるデータに係る情報が存在するとの比較結果が得られた場合、前記外部装置に対して、当該データ特定情報により特定されるデータの削除要求を送信する削除要求手段と、を備え、前記外部装置は、前記情報処理装置から送信される前記データを受信する受信手段と、前記受信手段により受信した前記データを記憶する外部装置側記憶手段と、前記情報処理装置からの前記要求に対し、前記外部装置記憶手段に記憶されているデータに係る情報である前記データ情報を、応答として前記情報処理装置に送信する応答送信手段と、前記情報処理装置からデータの削除要求があった場合に、当該データを前記外部装置側記憶手段から削除するデータ削除手段と、を備えていることを特徴とする。

このようなデータ管理システムによれば、情報処理装置は、指示手段により削除指示を出力することで外部装置にデータ情報を要求し、外部装置は、応答送信手段により記憶しているデータに係る情報であるデータ情報を情報処理装置に送信する。情報処理装置は、比較手段によりデータ情報とデータ特定情報とを比較し、データ情報に、データ特定情報で特定されるデータに係る情報が存在していたら、削除要求手段が外部装置に対して、データ特定情報により特定されるデータの削除要求を送信する。外部装置のデータ削除手段は、情報処理装置からデータの削除要求があった場合に当該データを外部装置側記憶手段から削除する。したがって、情報処理装置を利用したユーザは、データ送信手段により外部装置にデータを記憶させた場合であっても、データの削除指示を出力することで外部装置内のデータを削除することができる。

なお、「データ情報に、データ特定情報で特定されるデータに係る情報が存在する」とは、データ情報に、データ特定情報そのものが存在する場合には限らない。本発明のデータ情報は、一例を挙げればファイル名のリストであり、データ特定情報は、ファイル名であるが、このように同じ形式のデータである場合に限られず、データ特定情報は、ファイル名を暗号化したものなど、他のデータ形式になっていてもよい。この場合においても、データ情報に、データ特定情報により特定されるデータが存在するということができる。

前記データ管理システムにおいては、前記情報処理装置は、前記データ特定情報により特定されるデータを記憶する情報処理装置側記憶手段と、前記比較手段により、前記データ情報に、前記データ特定情報で特定されるデータに係る情報が存在しないとの比較結果が得られた場合、前記情報処理装置側記憶手段から前記データ特定情報により特定されるデータを削除する装置内データ削除手段と、をさらに備えて構成することができる。

このようなデータ管理システムによれば、比較手段によりデータ情報とデータ特定情報とを比較し、データ情報にデータ特定情報で特定されるデータに係る情報が存在しなければ、装置内データ削除手段は、前記情報処理装置側記憶手段からデータ特定情報により特定されるデータを削除する。したがって、ユーザが情報処理装置内の情報処理装置側記憶手段にデータを記憶させた場合に、係るデータを適切に削除することができる。

前記データ管理システムにおいては、前記情報処理装置は、前記比較手段により、前記データ情報に、前記データ特定情報で特定されるデータに係る情報が存在するとの比較結果が得られた場合、前記削除要求手段により削除要求を送信したことを条件として、前記特定情報記憶手段から前記データ特定情報を削除するデータ特定情報削除手段をさらに備えて構成することができる。

このようなデータ管理システムによれば、比較手段によりデータ情報とデータ特定情報とを比較し、データ情報にデータ特定情報で特定されるデータに係る情報が存在していたら、装置内データ削除手段は、前記削除要求手段により削除要求を送信したことを条件として、前記情報処理装置側記憶手段からデータ特定情報を削除する。つまり、データ特定情報を削除する前に外部装置内のデータを削除するので、データの削除が確実かつ適切に行えるとともに、データ特定情報をも削除して情報漏洩を抑制することができる。

前記したデータ管理システムにおいては、前記情報処理装置は、前記データ送信手段によるデータ送信を行うに際し、前記データに当該データを削除の対象にするか否かを示す削除許可情報を付加する付加手段を備え、前記データ送信手段は、前記データを前記削除許可情報とともに前記外部装置に送信し、前記外部装置側記憶手段は、前記削除許可情報を対応するデータに関連づけて記憶し、前記データ削除手段は、前記削除許可情報を参照し、削除の対象になっている場合に前記データを削除するように構成することができる。

このように、データ送信を行うに際し、当該データを削除の対象にするか否かを示す削除許可情報を付加する付加手段を備えていることにより、データ削除手段は、この削除許可情報を参照して、削除の対象になっている場合にデータを削除する。すなわち、ユーザがデータ送信を行う場合に予めデータの削除を指示しておけるので、必要なものだけを削除の対象とすることができ、適切にデータの削除をすることができる。
また、データを外部装置に残しておきたい場合には、削除許可情報として「ＹＥＳ」または「ＮＯ」等の情報を付加しておくことで、データを残すことができ、利便性が向上する。

前記したデータ管理システムにおいては、前記指示手段は、ユーザから前記情報処理装置の電源を切る指示があったことを条件に、前記削除指示を出力するように構成するのが望ましい。

このようなデータ管理装置によれば、電源を切ったときに削除指示が出力されるため、ユーザが情報処理装置の電源を切ることで、データが削除される。そのため、データ削除忘れを防止し、適切にデータの削除をすることができる。

また、このデータ管理システムにおいては、前記指示手段は、前記情報処理装置の電源を切る指示とは別個の操作によりユーザから削除の指示を受け付けたことを条件に、前記削除指示を出力するように構成するのが望ましい。

このような構成により、ユーザがデータを削除しようと思ったときにデータの削除ができるので、電源の消し忘れによりデータが残ることがない。

前記した目的を達成する情報処理装置は、外部装置と通信可能に接続された情報処理装置であって、前記外部装置にデータを送信するデータ送信手段と、前記データ送信手段により送信されるデータを特定する情報であるデータ特定情報を記憶する特定情報記憶手段と、前記データの削除指示を出力する指示手段と、前記指示手段による削除指示があったことを条件に、前記外部装置に対し、当該外部装置が記憶するデータに係る情報であるデータ情報を要求する要求手段と、前記要求手段による要求に対する応答として前記データ情報を受信する応答受信手段と、前記応答受信手段により受信した前記データ情報と、前記特定情報記憶手段に記憶された前記データ特定情報とを比較する比較手段と、前記比較手段により、前記データ情報に、前記データ特定情報で特定されるデータに係る情報が存在するとの比較結果が得られた場合、前記外部装置に対して、当該データ特定情報により特定されるデータの削除要求を送信する削除要求手段と、を備えたことを特徴とする。

また、前記した目的を達成する、外部装置とネットワークを介して通信可能に接続された情報処理装置に用いられるコンピュータプログラムは、前記情報処理装置を、前記外部装置にデータを送信するデータ送信手段と、前記データ送信手段により送信されるデータを特定する情報であるデータ特定情報を記憶する特定情報記憶手段と、前記データの削除指示を出力する指示手段と、前記指示手段による削除指示があったことを条件に、前記外部装置に対し、当該外部装置が記憶するデータに係る情報であるデータ情報を要求する要求手段と、前記要求手段による要求に対する応答として前記データ情報を受信する応答受信手段と、前記応答受信手段により受信した前記データ情報と、前記特定情報記憶手段に記憶された前記データ特定情報とを比較する比較手段と、前記比較手段により、前記データ情報に、前記データ特定情報で特定されるデータに係る情報が存在するとの比較結果が得られた場合、前記外部装置に対して、当該データ特定情報により特定されるデータの削除要求を送信する削除要求手段と、して機能させることを特徴とする。

このような情報処理装置またはコンピュータプログラムによれば、情報処理装置は、指示手段により削除指示を出力することで外部装置にデータ情報を要求し、外部装置は、応答送信手段により記憶しているデータに係る情報であるデータ情報を情報処理装置に送信する。情報処理装置は、比較手段によりデータ情報とデータ特定情報とを比較し、データ情報に、データ特定情報で特定されるデータに係る情報が存在していたら、削除要求手段が外部装置に対して、データ特定情報により特定されるデータの削除要求を送信する。したがって、情報処理装置を利用したユーザは、データ送信手段により外部装置にデータを記憶させた場合であっても、データの削除指示をなんらかの条件により出力することで外部装置内のデータを削除することができる。

本発明の請求項１に記載のデータ管理システムによれば、情報処理装置を利用したユーザは、データ送信手段により外部装置にデータを記憶させた場合であっても、外部装置内のデータを削除することができる。情報処理装置が送信したデータを特定する情報と外部装置内に記憶されたデータに係る情報とを比較し、同一のデータを示す情報が存在した場合に削除要求を出すので、削除指示を出した情報処理装置が送信したデータのみを適切に削除することができる。

請求項２に記載のデータ管理システムによれば、ユーザが情報処理装置内の情報処理装置側記憶手段にデータを記憶させた場合に、係るデータを適切に削除することができる。

請求項３に記載のデータ管理システムによれば、データ特定情報を削除する前に外部装置内のデータを削除するので、データの削除を確実かつ適切に行うことができる。

請求項４に記載のデータ管理システムによれば、すなわち、ユーザがデータ送信を行う場合に予めデータの削除を指示しておけるので、必要なものだけを削除の対象とすることができ、適切にデータの削除をすることができる。また、逆に、削除を望まないデータを残しておくこともでき、ユーザの利便性が向上する。

請求項５に記載のデータ管理システムによれば、電源を切ったときに削除指示が出力されるため、ユーザが情報処理装置の電源を切ることで、データが削除される。そのため、データ削除忘れを防止し、適切にデータの削除をすることができる。

請求項６に記載の情報処理装置または請求項７に記載のコンピュータプログラムによれば、情報処理装置を利用したユーザは、データ送信手段により外部装置にデータを記憶させた場合であっても、外部装置内のデータを削除することができる。情報処理装置が送信したデータを特定する情報と外部装置内に記憶されたデータに係る情報とを比較し同一のデータを示す情報が存在するかを判断するので、削除指示を出した情報処理装置が送信したデータのみを適切に削除することができる。

次に、本発明の一実施形態について、図面を参照しながら説明する。参照する図において、図１は、実施形態に係るデータ管理システムの全体構成を示す図であり、図２は、データ管理システムのハードウェア構成を示す図であり、図３は、実施形態に係るデータ管理装置の機能ブロック図である。

図１に示すように、本発明の実施形態に係るデータ管理システム１は、ホテルＨの各客室に設置されたデジタル複合機３０およびパーソナルコンピュータ２０と、ファイルサーバ４０と、これらの間でデータ通信を可能にするネットワークとにより構成されている。

デジタル複合機３０は、本発明にいう情報処理装置の一例である。ホテルＨに設置されたパーソナルコンピュータ２０およびデジタル複合機３０は、ホテルＨ内に敷設されたＬＡＮ５０により互いに接続されている。各客室には、ハブ５２が設置され、各客室のデジタル複合機３０およびパーソナルコンピュータ２０は、ハブ５２に接続されている。ＬＡＮ５０は、ルータ５１を介してインターネットＩＮＴに接続されている。各デジタル複合機３０およびパーソナルコンピュータ２０は、インターネットＩＮＴを介して外部のファイルサーバ４０と接続されている。なお、図１ではファイルサーバ４０は一つしか示していないが、当然のことながら、ユーザが接続先の設定ができれば、デジタル複合機３０は、他の任意のファイルサーバに接続可能である。

図２に示すように、パーソナルコンピュータ２０は、ハードウェア構成としては、通常のコンピュータと同じであり、演算、データ転送などを行うＣＰＵ(Central Processing Unit)２１、揮発性記憶装置であるＲＡＭ(Random Access Memory)２２、読み取り専用の記憶装置であるＲＯＭ(Read Only Memory)２３、大容量の記憶装置としてＨＤＤ(Hard Disk Drive)２４、キーボードやマウスなどからなる情報入力装置としての入力部２５、情報を画面に出力するディスプレイからなる表示部２６ならびにＬＡＮ５０内若しくはインターネットＩＮＴ上の外部機器と情報を授受する通信Ｉ／Ｆ(Interface)２９を備えている。

デジタル複合機３０は、ＣＰＵ３１、ＲＡＭ３２、ＲＯＭ３３および通信Ｉ／Ｆ３９の他に、送信設定などの各種の設定値やスキャンしたデータなどを記憶するＨＤＤ３４、印刷データに含まれる画像データに基づき、用紙に画像形成を行う印刷部３５、画像を電子データとして読み取るスキャナ３６、メッセージを表示する部分とユーザが操作を行うボタンなどを有する表示操作部３７、および電源スイッチ３８などが設けられている。
表示操作部３７は、図示はしないが、公知のデジタル複合機と同様に、コピーボタン、スキャンボタン、設定メニューボタンなどの各種のボタンが設けられ、ユーザがこれらのボタンを操作することにより、コピー動作、スキャン動作、設定変更などの操作ができるようになっている。
デジタル複合機３０は、通信Ｉ／Ｆ３９を介して、ＬＡＮ５０およびインターネットＩＮＴ上の外部機器と通信可能である。
ＲＯＭ３３には、デジタル複合機３０の制御のための各種のプログラムが記憶されており、これらのプログラムがＣＰＵ３１に読み込まれて実行されることで、後述する各機能手段が実現される。

ファイルサーバ４０は、外部装置の一例であり、パーソナルコンピュータ２０と同様に、ハードウェア構成としては通常のコンピュータと同様に構成される。すなわち、ＣＰＵ４１、ＲＡＭ４２、ＲＯＭ４３、ＨＤＤ４４、入力部４５、表示部４６、通信Ｉ／Ｆ４９などを備え、通信Ｉ／Ｆ４９を介してＬＡＮ５０およびインターネットＩＮＴ上の外部機器と通信可能である。

次に、図３を参照して、デジタル複合機３０を機能的な側面から説明する。以下の各機能手段は、上述したように、ＲＯＭ３３などに記憶されたプログラムをＣＰＵ３１で実行することにより実現される。
図３に示すように、デジタル複合機３０は、制御部３１０、記憶部３２０、操作記録手段３３０、送受信部３４０、指示手段３５０、比較手段３６０、装置内データ削除手段３７０、付加手段３８０を有する。また、上述した表示操作部３７、電源スイッチ３８による入出力も、制御部３１０により制御される。

制御部３１０は、デジタル複合機３０の記憶部３２０および各機能手段３３０〜３８０と情報の授受を行い、これらの各機能手段３３０〜３８０を動作させる。制御部３１０は、いわゆるプログラムのメインフローを含む部分であり、各機能手段３３０〜３８０は、例えば制御部３１０から呼び出されるプロシージャである。

記憶部３２０は、特定情報記憶手段および情報処理装置側記憶手段の一例である。記憶部３２０は、データ送信手段３４１により送信されるデータ、すなわち本実施形態では、スキャナ３６により画像を読み込むことで生成された画像データのデータファイルと、このデータファイルを特定する情報であるデータ特定情報を記憶する。
記憶部３２０には、設定記録エリア３２１、操作記録エリア３２２、ファイル格納エリア３２３が設けられ、前記したデータファイルは、ファイル格納エリア３２３に格納される。

また、前記したデータ特定情報は、操作記録エリア３２２に格納される。データ特定情報の具体例としては、図３に示すように、ファイル名、ファイルの作成日時などが含まれる。操作記録エリア３２２には、削除許可情報も記憶される。削除許可情報は、そのデータファイルを削除の対象にするか否かを示す情報であり、各データファイルのファイル名と関連づけて記憶されている。
設定記録エリア３２１には、送信先のファイルサーバのサーバＩＰアドレスや、保存すべきフォルダパスの情報などが記録される。

操作記録手段３３０は、ユーザが表示操作部３７を使用して行った操作を記録する手段である。表示操作部３７により、スキャナ３６の作動などが行われると、操作記録手段３３０は、記憶部３２０の操作記録エリアに、表示操作部３７の操作履歴や、スキャナ３６で読み込んだ画像データのファイル名、作成日時などを記憶させる。

送受信部３４０は、外部装置との情報の通信を行う部分である。送受信部３４０には、データ送信手段３４１、要求手段３４２、応答受信手段３４３、削除要求手段３４４が含まれる。図示はしないが、ＵＳＢメモリとのデータの授受も送受信部３４０によりなされる。

データ送信手段３４１は、外部装置にデータを送信する手段であり、例えば、スキャナ３６で読み込んだ画像データを設定記録エリア３２１に記憶された外部のファイルサーバ４０に送信する。
データ送信手段３４１は、後述する付加手段により付加された削除許可情報をデータファイルとともに外部装置に送信する。

要求手段３４２は、後述する指示手段３５０による削除指示があったことを条件に、外部装置に対し、当該外部装置が記憶するデータに係る情報であるデータ情報を要求する手段である。データ情報は、例えば、外部装置であるファイルサーバ４０が、保存された画像のデータファイルに係る情報として記憶しているファイル名のリストである。もちろん、データ情報は、ファイル名に加えて他の情報、例えば作成日時のリストが加わっていてもよいし、作成日時のみのリストであってもよい。

応答受信手段３４３は、要求手段３４２による要求に対する応答としてデータ情報を受信する手段である。例えば、要求手段３４２の要求に応じてファイルサーバ４０がファイル名や作成日時のリストを送信してきた場合にこれらを受信する。

削除要求手段３４４は、後述する比較手段３６０による比較結果に基づき、データ情報に、データ特定情報で特定されるデータに係る情報が存在すると判断された場合、外部装置に対して、データ特定情報により特定されるデータの削除要求を送信する手段である。例えば、応答受信手段３４３が受信したファイル名のリストに指示手段３５０により削除を指示されたデータファイルのファイル名が存在した場合には、外部装置に当該データファイルの削除の指示を送信する。

指示手段３５０は、所定の条件が満たされた場合にデータの削除指示を出力する手段である。削除指示は、制御部３１０に出力され、制御部３１０がこの削除指示に応じて要求手段３４２などを呼び出して実行する。削除指示には、削除すべきデータファイルを特定する情報、例えば、ファイル名、そのデータファイルの作成日時などが含まれる。削除指示を出力する所定の条件は、任意に設定することができるが、例えば、電源スイッチ３８をＯＦＦにしたことや、所定の時刻の経過、例えば、ホテルＨを利用した客のチェックアウト時間になったことなどである。また、デジタル複合機３０に、ユーザがデータファイルの削除を指示するための削除ボタンを別途用意しておき、この削除ボタンが押されたことを削除指示の出力条件としてもよい。

比較手段３６０は、応答受信手段３４３により受信したデータ情報と、記憶部３２０に記憶されたデータ特定情報とを比較する手段である。例えば、データ情報であるファイル名のリストに、削除指示に含まれるデータ特定情報の一つであるファイル名があるか否かを判断する。比較した結果は制御部３１０に出力される。

装置内データ削除手段３７０は、比較手段３６０により、データ情報に、データ特定情報で特定されるデータに係る情報が存在しないと判断された場合、記憶部３２０からデータ特定情報により特定されるデータを削除する手段である。また、装置内データ削除手段３７０は、比較手段３６０により、データ情報に、データ特定情報で特定されるデータに係る情報が存在すると判断された場合、削除要求手段３４４により削除要求を送信したことを条件として、記憶部３２０の操作記録エリア３２２からデータ特定情報を削除するデータ特定情報削除手段を含む。なお、装置内データ削除手段３７０は、データ情報に、データ特定情報で特定されるデータに係る情報が存在すると判断された場合にも、ファイル格納エリア３２３から対応するデータファイルを削除する。

付加手段３８０は、データ送信手段３４１によるデータ送信を行うに際し、送信するデータファイルに、そのデータファイルを削除の対象にするか否かを示す削除許可情報を付加する手段である。この削除の対象にするか否かとは、所定の条件が満たされた場合に削除するか否かのことであり、例えば、電源スイッチ３８をＯＦＦにしたことにより指示手段３５０が削除指示を出力し、ファイルサーバ４０内のデータファイルを削除すべく削除要求手段３４４が呼び出されたとしても、そのデータファイルの削除許可情報が「ＮＯ」（許可しない）であれば、ファイルサーバ４０は、削除を行わない。逆に、削除許可情報が「ＹＥＳ」（許可する）であれば、ファイルサーバ４０は、削除を行う。すなわち、ユーザが消許可情報を選択することができるようにしておくことで、データファイルをファイルサーバ４０に残しておくこともできるし、削除することもできる。

次に、ファイルサーバ４０を機能的な側面から説明する。以下の各機能手段は、ＨＤＤ４４などに記憶されたプログラムをＣＰＵ４１で実行することにより実現される。
図３に示すように、ファイルサーバ４０は、制御部４１０、記憶部４２０、送受信部４４０、データ削除手段４５０を有する。

制御部４１０は、デジタル複合機３０の制御部３１０と同様に、各機能手段４４０，４５０を呼び出したり、記憶部４２０への情報の書き込み、読み出しなどを行う。

記憶部４２０は、外部装置側記憶手段の一例であり、デジタル複合機３０から送信されてきたデータファイルを記憶する。記憶部４２０は、デジタル複合機３０から送信されてきた削除許可情報を、対応するデータファイルに関連づけて記憶する。

送受信部４４０は、外部装置との情報の通信を行う部分である。送受信部４４０には、受信手段４４１、応答送信手段４４２が含まれる。

受信手段４４１は、デジタル複合機３０から送信されるデータ、すなわちデータファイルを受信する手段である。

応答送信手段４４２は、デジタル複合機３０からの要求に対し、受信手段４４１により受信したデータに係る情報であるデータ情報、例えばファイル名のリストを、応答としてデジタル複合機３０に送信する手段である。

データ削除手段４５０は、デジタル複合機３０からデータファイルの削除要求があった場合に、そのデータファイルを記憶部４２０から削除する手段である。データ削除手段４５０は、削除要求を受けた場合には、削除許可情報を参照し、データファイルが削除の対象になっている場合にそのデータファイルを削除する。

以上のように構成されたデータ管理システム１の動作について、図４〜図８のフローチャートを参照しながら説明する。
図４は、実施形態に係るデジタル複合機の主たる動作を説明するフローチャートである。図４に示すように、デジタル複合機３０を起動した後は、デジタル複合機３０は、ユーザからの操作を待つ。このとき、ユーザからの操作が、設定メニューの選択か（Ｓ１０１）、スキャナ３６の動作か（Ｓ１０２）、パーソナルコンピュータ２０から指示された印刷動作か（Ｓ１０３）、コピー動作か（Ｓ１０４）、電源スイッチ３８のＯＦＦか（Ｓ１０５）が判断され、それぞれの操作に応じて、設定処理（Ｓ２００）、スキャン処理（Ｓ３００）、印刷処理（Ｓ４００）、コピー処理（Ｓ５００）、または終了処理（Ｓ６００）を行う。
これらのいずれの操作も無かった場合には、ステップＳ１０１〜Ｓ１０５の処理を繰り返し、操作待ちの状態が続く。以下、各処理について説明する。

表示操作部３７の操作により、設定メニューが選択された場合、図５に示す設定処理（Ｓ２００）が開始される。図５に示すように、設定処理では、まず、データファイルの保存先の設定入力が受け付けられる（Ｓ２０１）。
保存先としては、例えば、ファイルサーバ４０や、デジタル複合機３０の中（自装置）、パーソナルコンピュータ２０（客室端末）、またはデジタル複合機３０に接続されるＵＳＢメモリなどの入力が受け付けられる。ユーザがファイルサーバ４０にデータファイルを保存しようとする場合、ファイルサーバ４０のＩＰアドレスや、保存先のフォルダパス、必要であればパスワードなどが入力される。これらの情報は、設定記録エリア３２１に記憶される。

次に、終了時のファイル削除設定の入力が受け付けられる（Ｓ２０２）。終了時ファイル削除設定は、電源スイッチ３８をＯＦＦにしたときに、それまで保存したデータファイルを削除するか否かの設定であり、前記した削除許可情報の入力または入力タイミングの設定である。
図５に示すように、この設定の選択肢としては、例えば、「個別設定」、「全部削除」、「全部残す」が用意される。「個別設定」は、後述するように、データファイルを生成するごとに、そのデータファイルをデジタル複合機３０の電源ＯＦＦ時に削除するか否かを入力させるモードである。「全部削除」は、データファイルを生成するごとに削除するか否かの入力は求めず、すべてのデータファイルを削除するモードであり、「全部残す」はこれとは逆に全部削除しないモードである。

次に、上述の終了時ファイル削除設定とは別に、個別に削除するか否かのメニューを表示し、ユーザの操作を促す（Ｓ２０３）。ユーザが、個別にデータファイルを削除したい場合には、このメニューにより削除する。個別にデータを削除する場合には（Ｓ２０３，Ｙｅｓ）、指示手段３５０の指示によりデータファイル削除処理（Ｓ７００）を行い、その後、操作記録エリア３２２に記憶されたファイル特定情報（例えば、ファイル名、作成日時など）を削除する（Ｓ２０４）。

図４において、ユーザの表示操作部３７の操作により、スキャン動作が選択された場合（Ｓ１０２，Ｙｅｓ）、図６に示すスキャン処理（Ｓ３００）が開始される。
図６に示すように、スキャン処理が開始すると、まず、終了時ファイル削除設定が、個別設定か否かが判断される（Ｓ３０１）。個別設定であった場合（Ｓ３０１，Ｙｅｓ）、終了時ファイル削除設定の入力を求める（Ｓ３０２）。すなわち、ユーザがこれからスキャンして得ようとする画像データを、電源スイッチ３８のＯＦＦ操作時に削除するか否かの入力を求める。この入力は、記憶部３２０に一時的に記憶され、データファイルの保存時（自装置、外部装置などへの保存時）に、付加手段３８０により、削除許可情報として、ＹＥＳまたはＮＯを示す情報としてデータファイルと関連づけて記憶される。

そして、個別設定でない場合（Ｓ３０１，Ｎｏ）、または終了時ファイル削除設定の入力（Ｓ３０２）が終わったら、制御部３１０によりスキャナ３６が制御され、画像のスキャンが実行される（Ｓ３０３）。画像のスキャンにより得られた画像データは、削除許可情報とともに、保存先の設定に従い、データ送信手段３４１によりファイルサーバ４０などに送信され、さらにファイルサーバ４０の受信手段４４１に受信され、記憶部４２０に記憶される（Ｓ３０４）。もちろん、保存先がデジタル複合機３０や、ＵＳＢメモリであった場合には、各記憶装置にデータファイルと削除許可情報が記憶される。

図４において、ユーザにより印刷動作およびコピー動作が選択された場合には、それぞれ公知の手段により印刷処理（Ｓ４００）、コピー処理（Ｓ５００）が実行されるが、ここではその詳細な説明は省略する。

図４において、電源スイッチ３８をＯＦＦにする操作がされた場合（Ｓ１０５，Ｙｅｓ）、終了処理（Ｓ６００）が開始する。
図７に示すように、終了処理では、まず、操作記録エリア３２２に記録された情報に基づき、指示手段３５０の指示により保存先にあるデータファイルを削除する（Ｓ７００）。このデータファイルの削除の処理の詳細については、後述する。

その後、設定記録エリア３２１の情報が削除され（Ｓ６０１）、次に、操作記録エリア３２２が削除される（Ｓ６０２）。そして、以上のデータ削除の後、電源がＯＦＦにされる（Ｓ６０３）。このように、先にデータファイルを削除した後に操作記録エリア３２２を削除するので、データファイルの保存先を失うことなく、確実に削除することが可能である。また、設定記録エリア３２１を削除することで、ファイルサーバ４０に関する情報が削除され、後にファイルサーバ４０に不正にアクセスされるおそれがない。

次に、データファイルの削除の処理（Ｓ７００）の詳細について説明する。
図８に示すように、データファイルの削除処理が開始すると、削除対象となっているデータファイルの保存先がデジタル複合機３０内またはＵＳＢメモリ内であるかが判断される（Ｓ７０１）。この判断は、操作記録エリア３２２内の情報を参照することにより行うことができる。対象のデータファイルがデジタル複合機３０またはＵＳＢメモリ内に保存されている場合（Ｓ７０１，Ｙｅｓ）、保存先の情報に従い、ファイル格納エリア３２３またはＵＳＢメモリ内のデータファイルを削除し（Ｓ７０２）、処理を終了する。

データファイルの保存先がデジタル複合機３０内またはＵＳＢメモリ内ではない場合、（Ｓ７０１，Ｎｏ）、要求手段３４２が、送信先、例えばファイルサーバ４０に、保存されたデータファイルのファイル名のリストを要求する（Ｓ７０３）。ファイルサーバ４０は、この要求に応じて、応答送信手段４４２により、データファイルのファイル名のリストを生成し、デジタル複合機３０に送信する。

デジタル複合機３０では、応答受信手段３４３がデータファイルのファイル名のリストをデータ情報として受信する。ファイル名のリストがファイルサーバ４０から返ってこない場合（Ｓ７０４，Ｎｏ）、ステップＳ７０２に進んで処理を終了する。ファイル名のリストがファイルサーバ４０から返ってきた場合（Ｓ７０４，Ｙｅｓ）、比較手段３６０は、ファイル名のリストと、削除対象になっているデータファイルのファイル名とを比較して、ファイル名のリストに、削除対象のデータファイルのファイル名があるかどうか判断する。

そのため、比較手段３６０は、ファイル名のリストから１つのファイル名（データファイルの属性）を取り出し（Ｓ７０５）、送信元のデータファイル（デジタル複合機３０で削除対象としているデータファイル）のファイル名（属性）と取り出した１つのファイル名とを比較する（Ｓ７０６）。その結果、ファイル名が一致した場合には（Ｓ７０７，Ｙｅｓ）、送信先のデータファイルを削除する。すなわち、削除要求手段３４４が、ファイルサーバ４０に当該データファイルの削除要求を送信する（Ｓ７０８）。

ファイル名が一致しない場合（Ｓ７０７，Ｎｏ）、または削除要求を送信（Ｓ７０８）した後、ファイル名のリストの最後まで比較したかどうかが判断され（Ｓ７０９）、最後でなければ（Ｓ７０９，Ｎｏ）、ステップＳ７０５〜Ｓ７０９の処理を繰り返す。一方、リストの最後であった（Ｓ７０９，Ｙｅｓ）場合、装置内データ削除手段３７０は、ファイル格納エリア３２３にある、削除対象のデータファイルを削除する（Ｓ７１０）。

なお、上述の説明においては、データファイルの属性としてファイル名のみを取り上げたが、他の属性である作成日時を合わせて比較してもよい。ファイル名のみでなく、作成日時をも比較して、ファイル名と作成日時の双方が一致した場合にのみ削除すれば、同じファイル名のデータファイルが複数存在した場合でも、削除対象となっているデータファイルを正しく選択して削除することができる。

以上のようにして、本実施形態のデータ管理システム１によれば、デジタル複合機３０をホテルＨの客室で利用したユーザは、ファイルサーバ４０にスキャナ３６で画像を読み取って作成したデータファイルを記憶させた場合であっても、電源スイッチ３８をＯＦＦにしたときにファイルサーバ４０のデータファイルを削除することができる。そのため、ユーザは、チェックアウト時にデジタル複合機３０の電源をＯＦＦにするだけで、作成したデータを、ファイルサーバ４０から削除でき、情報漏洩を抑制することができる。

また、データファイルがファイルサーバ４０に存在しないと判断された場合、削除対象のデータファイルを削除する。したがって、ユーザがデジタル複合機３０の記憶部３２０にデータファイルを記憶させた場合に、そのデータファイルを適切に削除することができる。

さらに、ファイルサーバ４０にデータ特定情報で特定されるデータファイルのファイル名が存在した場合、装置内データ削除手段３７０は、削除要求手段３４４により削除要求を送信したことを条件として、操作記録エリア３２２を削除するので、データファイルの削除が確実に行えるとともに、データ特定情報をも削除して情報漏洩を抑制することができる。

また、このように、ファイルサーバ４０にデータ送信を行うに際し、削除許可情報を付加していることにより、データ削除手段４５０は、この削除許可情報を参照して、削除の対象になっている場合にデータを削除する。そのため、ユーザがデータ送信を行う場合に予めデータの削除を指示しておけるので、ユーザの削除忘れによる情報漏洩を抑制することができる。逆に、ユーザがデータをファイルサーバ４０に残しておきたい場合には、削除許可情報として削除不可の情報を付加しておくことで、データを残すことができ、利便性が向上する。

以上に本発明の実施形態について詳述したが、本発明は、前記実施形態に限定されることなく適宜変形して実施することができる。
例えば、前記実施形態においては、デジタル複合機３０が、ホテルＨの外にある外部装置の一例としてのファイルサーバ４０にデータを送信する場合について説明したが、本発明にいう外部装置は、情報処理装置（デジタル複合機３０）そのもの以外であれば、どのような記憶装置も該当し、例えば、ＵＳＢメモリや、パーソナルコンピュータ２０も外部装置である。このように、ネットワークを介さないで外部の記憶装置にデータを記憶させた場合にも本発明を適用することが可能である。
また、ファイルサーバ４０とデジタル複合機３０はインターネットＩＮＴを介して接続されているが、ＬＡＮを介して接続されるよう構成されていてもよい。

実施形態に係るデータ管理システムの全体構成を示す図である。 データ管理システムのハードウェア構成を示す図である。 実施形態に係るデータ管理装置の機能ブロック図である。 実施形態に係るデジタル複合機の主たる動作を説明するフローチャートである。 設定処理の詳細を説明するフローチャートである。 スキャン処理の詳細を説明するフローチャートである。 終了処理の詳細を説明するフローチャートである。 データファイル削除処理の詳細を説明するフローチャートである。

符号の説明

１ データ管理システム
２０ パーソナルコンピュータ
３０ デジタル複合機
４０ ファイルサーバ
５０ ＬＡＮ
５１ ルータ
５２ ハブ
３１０ 制御部
３２０ 記憶部
３２１ 設定記録エリア
３２２ 操作記録エリア
３２３ ファイル格納エリア
３３０ 機能手段
３３０ 操作記録手段
３４０ 送受信部
３４１ データ送信手段
３４２ 要求手段
３４３ 応答受信手段
３４４ 削除要求手段
３５０ 指示手段
３６０ 比較手段
３７０ 装置内データ削除手段
３８０ 付加手段
４１０ 制御部
４２０ 記憶部
４４０ 送受信部
４４０ 機能手段
４４１ 受信手段
４４２ 応答送信手段
４５０ データ削除手段
Ｈ ホテル

Claims (7)

1. 情報処理装置と外部装置とが通信可能に接続されたデータ管理システムであって、
   前記情報処理装置は、
   前記外部装置にデータを送信するデータ送信手段と、
   前記データ送信手段により送信されるデータを特定する情報であるデータ特定情報を記憶する特定情報記憶手段と、
   前記データの削除指示を出力する指示手段と、
   前記指示手段による削除指示があったことを条件に、前記外部装置に対し、当該外部装置が記憶するデータに係る情報であるデータ情報を要求する要求手段と、
   前記要求手段による要求に対する応答として前記データ情報を受信する応答受信手段と、
   前記応答受信手段により受信した前記データ情報と、前記特定情報記憶手段に記憶された前記データ特定情報とを比較する比較手段と、
   前記比較手段により、前記データ情報に、前記データ特定情報で特定されるデータに係る情報が存在するとの比較結果が得られた場合、前記外部装置に対して、当該データ特定情報により特定されるデータの削除要求を送信する削除要求手段と、
   を備え、
   前記外部装置は、
   前記情報処理装置から送信される前記データを受信する受信手段と、
   前記受信手段により受信した前記データを記憶する外部装置側記憶手段と、
   前記情報処理装置からの前記要求に対し、前記外部装置側記憶手段に記憶されているデータに係る情報である前記データ情報を、応答として前記情報処理装置に送信する応答送信手段と、
   前記情報処理装置からデータの削除要求があった場合に、当該データを前記外部装置側記憶手段から削除するデータ削除手段と、
   を備えていることを特徴とするデータ管理システム。
2. 前記情報処理装置は、
   前記データ特定情報により特定されるデータを記憶する情報処理装置側記憶手段と、
   前記比較手段により、前記データ情報に、前記データ特定情報で特定されるデータに係る情報が存在しないとの比較結果が得られた場合、前記情報処理装置側記憶手段から前記データ特定情報により特定されるデータを削除する装置内データ削除手段と、をさらに備えたことを特徴とする請求項１に記載のデータ管理システム。
3. 前記情報処理装置は、
   前記比較手段により、前記データ情報に、前記データ特定情報で特定されるデータに係る情報が存在するとの比較結果が得られた場合、前記削除要求手段により削除要求を送信したことを条件として、前記特定情報記憶手段から前記データ特定情報を削除するデータ特定情報削除手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１または請求項２に記載のデータ管理システム。
4. 前記情報処理装置は、前記データ送信手段によるデータ送信を行うに際し、前記データに当該データを削除の対象にするか否かを示す削除許可情報を付加する付加手段を備え、
   前記データ送信手段は、前記データを前記削除許可情報とともに前記外部装置に送信し、
   前記外部装置側記憶手段は、前記削除許可情報を対応するデータに関連づけて記憶し、
   前記データ削除手段は、前記削除許可情報を参照し、削除の対象になっている場合に前記データを削除することを特徴とする請求項１から請求項３のいずれか１項に記載のデータ管理システム。
5. 前記指示手段は、ユーザから前記情報処理装置の電源を切る指示があったことを条件に、前記削除指示を出力することを特徴とする請求項１乃至請求項４のいずれかに記載のデータ管理システム。
6. 外部装置と通信可能に接続された情報処理装置であって、
   前記外部装置にデータを送信するデータ送信手段と、
   前記データ送信手段により送信されるデータを特定する情報であるデータ特定情報を記憶する特定情報記憶手段と、
   前記データの削除指示を出力する指示手段と、
   前記指示手段による削除指示があったことを条件に、前記外部装置に対し、当該外部装置が記憶するデータに係る情報であるデータ情報を要求する要求手段と、
   前記要求手段による要求に対する応答として前記データ情報を受信する応答受信手段と、
   前記応答受信手段により受信した前記データ情報と、前記特定情報記憶手段に記憶された前記データ特定情報とを比較する比較手段と、
   前記比較手段により、前記データ情報に、前記データ特定情報で特定されるデータに係る情報が存在するとの比較結果が得られた場合、前記外部装置に対して、当該データ特定情報により特定されるデータの削除要求を送信する削除要求手段と、を備えたことを特徴とする情報処理装置。
7. 外部装置とネットワークを介して通信可能に接続された情報処理装置に用いられるコンピュータプログラムであって、前記情報処理装置を、
   前記外部装置にデータを送信するデータ送信手段と、
   前記データ送信手段により送信されるデータを特定する情報であるデータ特定情報を記憶する特定情報記憶手段と、
   前記データの削除指示を出力する指示手段と、
   前記指示手段による削除指示があったことを条件に、前記外部装置に対し、当該外部装置が記憶するデータに係る情報であるデータ情報を要求する要求手段と、
   前記要求手段による要求に対する応答として前記データ情報を受信する応答受信手段と、
   前記応答受信手段により受信した前記データ情報と、前記特定情報記憶手段に記憶された前記データ特定情報とを比較する比較手段と、
   前記比較手段により、前記データ情報に、前記データ特定情報で特定されるデータに係る情報が存在するとの比較結果が得られた場合、前記外部装置に対して、当該データ特定情報により特定されるデータの削除要求を送信する削除要求手段と、して機能させることを特徴とするコンピュータプログラム。

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