JP6576529B2 - データ処理装置、データ処理装置の制御方法、及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、データ処理装置、データ処理装置の制御方法、及びプログラムに関する。

従来、ファクス、Ｅメール、各種ファイル送信などの送信プロトコルを用いて画像データを送信可能な画像処理装置が知られている。ファイル送信に用いるプロトコルとして、例えばＳＭＢ（Ｓｅｒｖｅｒ Ｍｅｓｓａｇｅ Ｂｌｏｃｋ）やＦＴＰ（Ｆｉｌｅ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）が知られている。また、ファイル送信に用いる他のプロトコルとして、ＷｅｂＤＡＶ（Ｄｉｓｔｒｉｂｕｔｅｄ Ａｕｔｈｏｒｉｎｇ ａｎｄＶｅｒｓｉｏｎｉｎｇ ｐｒｏｔｏｃｏｌ ｆｏｒ ｔｈｅ ＷＷＷ）が知られている。各送信プロトコルに対応する宛先はアドレス帳に登録しておくことができ、ユーザが送信毎に手動で宛先を入力する手間を省くことが可能となっている。

また従来、複数の送信プロトコルのうち特定の送信プロトコルの使用を、セキュリティ目的（機密情報の漏洩防止など）で制限できるようにすることが知られている。特定の送信プロトコルの使用が制限されていると、アドレス帳に登録されている宛先のうち、その送信プロトコルに対応する宛先を選択して画像データを送信しようとしたときに、送信エラーになる。この場合、ユーザは制限されていない他の送信プロトコルに対応する宛先を選択し直さなければならず、手間がかかる。

これに対して、特許文献１には、アドレス帳に登録されている宛先のうち、制限されている送信プロトコルに対応する宛先を表示しないようにし、ユーザによる誤った宛先の選択を事前に防止することが示されている。

特開２０１１−２３４１６９号公報

特許文献１は、アドレス帳に登録されている宛先のうち、制限されている送信プロトコルに対応する宛先を表示しないようにしたものであり、使用できない宛先はアドレス帳自体には登録されている。つまり、アドレス帳に宛先を登録する段階では、その宛先を用いた画像データの送信ができないことをユーザが知ることが難しく、使用する段階になって初めて知ることになる。また、別の観点では、アドレス帳に登録できる宛先の件数に限りがある場合、使用できない宛先がアドレス帳に登録されていると、必要な宛先をアドレス帳に登録できないといった事態が発生し得る。

更に、これらの問題はアドレス帳に限らない。例えば、近年「自分へファイル送信」の操作キーを備える画像処理装置が知られている。この画像処理装置では、「自分へファイル送信」の操作キーの操作に応じて、現在画像処理装置を操作しているユーザのフォルダ情報が画像データの宛先として自動的に設定される。これにより、ユーザは簡単な操作で自分のフォルダに画像データを送信（格納）することが可能となる。

「自分へファイル送信」で設定されるフォルダ情報は、予めユーザ毎に対応付けて登録しておくことが考えられる。しかしながら、制限されている送信プロトコルに対応するフォルダ情報が登録されていると、「自分へファイル送信」の操作キーを用いて宛先を設定した後、画像データを送信しようとして初めて送信できないことに気付くことになる。

本発明は、上記の問題点に鑑みなされたものであり、利用可能でない送信プロトコルに対応する宛先がアドレス帳に登録されないようにする仕組みを提供することを目的とする。

上記の目的を達成するために本発明のデータ処理装置は、アドレス帳から指定された宛先と当該宛先に対応する送信プロトコルとに従ってデータを送信可能なデータ処理装置であって、ユーザの指示に従い宛先を前記アドレス帳に登録する登録手段と、前記アドレス帳に登録された宛先の中から選択された宛先にデータを送信する送信手段と、ユーザを特定できるユーザ情報に対して、前記データ処理装置が提供する複数の機能のそれぞれについて、利用の許可または禁止を割り当てて管理する管理手段と、を有し、前記複数の機能には、送信に関する機能が含まれ、前記管理手段により送信に関する機能の利用が禁止されているユーザ情報に基づいて特定されるユーザについては、利用が禁止された当該機能に対応する送信プロトコルを用いる宛先の前記アドレス帳への前記登録手段による登録ができないことを特徴とする。

また、本発明の制御方法は、アドレス帳から指定された宛先と当該宛先に対応する送信プロトコルとに従ってデータを送信可能なデータ処理装置における制御方法であって、ユーザの指示に従い宛先を前記アドレス帳に登録する登録工程と、前記アドレス帳に登録された宛先の中から選択された宛先にデータを送信する送信工程と、ユーザを特定できるユーザ情報に対して、前記データ処理装置が提供する複数の機能のそれぞれについて、利用の許可または禁止を割り当てて管理する管理工程と、を有し、前記複数の機能には、送信に関する機能が含まれ、前記管理工程で送信に関する機能の利用が禁止されているユーザ情報に基づいて特定されるユーザについては、利用が禁止された当該機能に対応する送信プロトコルを用いる宛先の前記アドレス帳への前記登録工程での登録ができないことを特徴とする。

本発明によれば、利用可能でない送信プロトコルに対応する宛先がアドレス帳に登録されないようにし、使い勝手を向上させることができる。

本発明の実施形態における画像処理システムの全体図である。 本発明の実施形態におけるＭＦＰ１０１の構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態における認証サーバ１０２、ファイルサーバ１０３、ＰＣ１０４の構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態におけるＭＦＰ１０１の操作画面を示す図である。 本発明の実施形態におけるＭＦＰ１０１の操作画面を示す図である。 本発明の実施形態におけるＭＦＰ１０１の操作画面を示す図である。 本発明の実施形態におけるＭＦＰ１０１の送信動作を示すフローチャートである。 本発明の実施形態におけるＭＦＰ１０１のフォルダ登録動作を示すフローチャートである。 本発明の実施形態におけるＭＦＰ１０１の操作画面を示す図である。 本発明の実施形態におけるＭＦＰ１０１の操作画面を示す図である。 本発明の実施形態におけるＭＦＰ１０１の操作画面を示す図である。 本発明の実施形態におけるアドレス帳データの構造を示す図である。 本発明の実施形態におけるＭＦＰ１０１のアドレス帳登録動作を示すフローチャートである。 本発明の実施形態におけるＭＦＰ１０１の操作画面を示す図である。 本発明の実施形態におけるＭＦＰ１０１及びＰＣ１０４のアドレス帳登録動作を示すフローチャートである。 本発明の実施形態におけるＭＦＰ１０１及びＰＣ１０４のアドレス帳登録動作を示すフローチャートである。

以下、図面を参照して本発明の実施の形態を詳しく説明する。なお、以下の実施の形態は特許請求の範囲に係る発明を限定するものでなく、また実施の形態で説明されている特徴の組み合わせの全てが発明の解決手段に必須のものとは限らない。

＜第１の実施形態＞
まず、本発明の第１の実施形態について説明する。図１は、画像処理システムの全体図である。ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）１００上には、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１０１、認証サーバ１０２、ファイルサーバ１０３、ＰＣ１０４が互いに通信可能に接続されている。ＭＦＰ１０１は、画像処理装置の一例である。本実施形態では画像処理装置の一例としてＭＦＰを説明するが、単機能のスキャナ装置など、画像データの宛先を登録する機能を有していればＭＦＰでなくとも良い。

認証サーバ１０２は、認証装置の一例である。本実施形態では、認証サーバ１０２がＭＦＰ１０１と別に備えられている例を説明するが、認証サーバ１０２の認証機能がＭＦＰ１０１に組み込まれていても良い。ファイルサーバ１０３は、ファイル管理装置の一例である。ＭＦＰ１０１は、ファイルサーバ１０３内のフォルダを宛先としてＳＭＢやＦＴＰ、ＷｅｂＤＡＶを用いて画像データのファイル送信を行うことができる。ＰＣ１０４は、外部装置の一例である。ＭＦＰ１０１は、ＰＣ１０４からの宛先データ（インポートデータ）を受け取り、アドレス帳に登録することができる。

また、ＭＦＰ１０１は、図示しないメールサーバを介して画像データ添付の電子メールの送受信を行うことができる。なお、画像処理システムは、ＭＦＰ１０１、認証サーバ１０２、ファイルサーバ１０３、ＰＣ１０４を含むものとするが、これらのうちの一部（１つまたは複数）のみを画像処理システムと称することもできる。

図２は、ＭＦＰ１０１の構成を示すブロック図である。ＣＰＵ２１１を含む制御部２１０は、ＭＦＰ１０１全体の動作を制御する。ＣＰＵ２１１は、ＲＯＭ２１２に記憶された制御プログラムを読み出して読取制御や送信制御などの各種制御を行う。ＲＡＭ２１３は、ＣＰＵ２１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。なお、ＭＦＰ１０１は、１つのＣＰＵ２１１が１つのメモリ（ＲＡＭ２１３またはＨＤＤ２１４）を用いて後述するフローチャートに示す各処理を実行するものとするが、他の態様であっても構わない。例えば、複数のＣＰＵや複数のＲＡＭまたはＨＤＤを協働させて後述するフローチャートに示す各処理を実行するようにすることもできる。

ＨＤＤ２１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。操作部Ｉ／Ｆ２１５は、操作部２１９と制御部２１０を接続する。操作部２１９には、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボードなどが備えられ、ユーザの指示を受け付ける受付部として機能する。

プリンタＩ／Ｆ２１６は、プリンタ２２０と制御部２１０を接続する。プリンタ２２０で印刷すべき画像データはプリンタＩ／Ｆ２１６を介して制御部２１０から転送され、プリンタ２２０において記録媒体上に印刷される。

スキャナＩ／Ｆ２１７は、スキャナ２２１と制御部２１０を接続する。スキャナ２２１は、原稿上の画像を読み取って画像データ（画像ファイル）を生成し、スキャナＩ／Ｆ２１７を介して制御部２１０に入力する。ＭＦＰ１０１は、スキャナ２２１で生成された画像データをファイル送信またはメール送信することができる。

ネットワークＩ／Ｆ２１８は、制御部２１０（ＭＦＰ１０１）をＬＡＮ１００に接続する。ネットワークＩ／Ｆ２１８は、ＬＡＮ１００上の外部装置に各種情報を送信したり、ＬＡＮ１００上の外部装置から各種情報を受信したりする。更にＭＦＰ１０１は、図示しないモデムを有し、電話回線を介してファクス送受信を行うこともできる。

図３は、認証サーバ１０２の構成を示すブロック図である。ＣＰＵ３１１を含む制御部３１０は、認証サーバ１０２全体の動作を制御する。ＣＰＵ３１１は、ＲＯＭ３１２に記憶された制御プログラムを読み出して各種制御処理を実行する。ＲＡＭ３１３は、ＣＰＵ３１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。なお、認証サーバ１０２は、１つのＣＰＵ３１１が１つのメモリ（ＲＡＭ３１３またはＨＤＤ３１４）を用いて後述するフローチャートに示す各処理を実行するものとするが、他の態様であっても構わない。例えば、複数のＣＰＵや複数のＲＡＭまたはＨＤＤを協働させて後述するフローチャートに示す各処理を実行するようにすることもできる。

ＨＤＤ３１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。ネットワークＩ／Ｆ３１５は、制御部３１０（サーバ１０２）をＬＡＮ１００に接続する。ネットワークＩ／Ｆ３１５は、ＬＡＮ１００上の他の装置との間で各種情報を送受信する。

なお、ファイルサーバ１０３の構成は認証サーバ１０２の構成と同様である。ＰＣ１０４は、認証サーバ１０２と同様の構成を有することに加えて、ユーザインターフェースの役割を担うキーボードやディスプレイが備えられている。

図４は、操作部２１９に表示される操作画面の一例を示す図である。ユーザは、ＭＦＰ１０１の使用を開始するときに、図４の画面を介してユーザ情報（ユーザＩＤ及びパスワード）を入力する必要がある。領域４０１は、ユーザＩＤの入力を受け付ける領域である。領域４０２は、パスワードの入力を受け付ける領域である。ここで入力されたユーザ情報は、認証サーバ１０２に送信される。認証サーバ１０２は、受信したユーザ情報に基づきユーザを特定（認証）し、認証の成否をＭＦＰ１０１に応答する。ＭＦＰ１０１は、ユーザ認証の成功が通知された場合に、ユーザによるＭＦＰ１０１の使用を許可する。

図５は、操作部２１９に表示される操作画面の一例を示す図である。ユーザは、図５の画面において、操作キー５０１または５０２を操作することにより、機能を選択することができる。図５は、操作キー５０１が選択された状態を示している。なお、図５では、機能として「スキャンして送信」及び「コピー」を例示しているが、ＭＦＰ１０１がこれら以外の機能を備えていてもよい。

操作キー５０１を選択したユーザは、操作キー５１１乃至５１３のいずれかを操作することにより、送信する画像データの宛先を設定することができる。操作キー５１１を操作すると、ＨＤＤ２１４に保持されているアドレス帳の内容が表示され、ユーザは、アドレス帳に登録された内容を参照し、画像データの宛先として設定することができる。

操作キー５１２を操作すると、ユーザからの宛先の新規入力を受け付ける画面が表示される。ユーザは、表示された画面を介して新規宛先を入力し、画像データの宛先として設定することができる。操作キー５１３は、ユーザが自分自身のフォルダを画像データの宛先として設定したい場合（ユーザが自分自身のフォルダを宛先として画像データをファイル送信したい場合）に操作する操作キーである。ユーザが操作キー５１３を操作すると、ユーザ自身のフォルダが画像データの宛先として自動的に設定される。

操作キー５２１は、カラー／モノクロなどの読取設定を行う場合に使用する操作キーである。操作キー５２２は、読取解像度を設定する場合に使用する操作キーである。操作キー５２３は、送信する画像データのファイル形式を設定する場合に使用する操作キーである。操作キー５２４は、片面／両面読取の設定を行う場合に使用する操作キーである。操作キー５２５は、読取サイズを設定する場合に使用する操作キーである。

図６は、操作部２１９に表示される操作画面の一例を示す図である。ユーザは、操作キー５１３の操作に応じて設定される宛先（フォルダ情報）を、図６の画面を介して予め登録しておくことができる。

領域６０１は、送信プロトコルの選択を受け付ける領域である。ここでは、ＳＭＢ、ＦＴＰ、ＷｅｂＤＡＶがドロップダウン形式のリストで選択肢として表示されるものとするが、これら以外の送信プロトコルを選択肢に含むようにしても構わない。

領域６０２は、画像データの宛先となるフォルダを管理するサーバ（ファイルサーバ１０３）のホスト名を受け付ける領域である。領域６０３は、画像データの宛先となるフォルダのパスを受け付ける領域である。領域６０４及び６０５は、画像データの宛先となるフォルダにアクセスするために必要な認証情報（ユーザ名及びパスワード）を受け付ける領域である。

この画面を介して登録されたフォルダ情報は、ＨＤＤ２１４に記憶される。なお、図６は、「ｕｓｅｒ＿ａ」というユーザのフォルダ情報を登録する際の画面例を示すが、他のユーザが自分のフォルダ情報を登録するときにも同様の画面が表示される。ＨＤＤ２１４には複数のユーザそれぞれに対応付けて、各ユーザ自身のフォルダ情報が記憶される。

図７は、ＭＦＰ１０１における宛先設定動作を説明するフローチャートである。図７のフローチャートに示す各動作（ステップ）は、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１がＨＤＤ２１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。

ステップＳ７０１では、操作キー５１１が操作されたか否かを判定する。操作キー５１１が操作された場合はステップＳ７０２に進み、そうでなければステップＳ７０５に進む。ステップＳ７０２では、ＨＤＤ２１４に記憶されているアドレス帳の内容を含むアドレス帳画面を表示する。アドレス帳画面には、ファクス、Ｅメール、ＳＭＢ、ＦＴＰ、ＷｅｂＤＡＶに対応する宛先が表示される。

ステップＳ７０３では、アドレス帳に登録されている宛先の少なくとも１つが選択された状態で決定が指示されたか否かを判定する。決定が指示された場合はステップＳ７０４に進み、決定が指示されない場合は決定が指示されるまで待機する。ステップＳ７０４では、選択された宛先を画像データの宛先として設定する。

ステップＳ７０５では、操作キー５１２が操作されたか否かを判定する。操作キー５１２が操作された場合はステップＳ７０６に進み、そうでなければステップＳ７０９に進む。ステップＳ７０６では、ユーザからの新規宛先の入力を受け付けるための画面を表示し、ユーザからの新規宛先の入力を受け付ける。新規宛先としては、ファクス、Ｅメール、ＳＭＢ、ＦＴＰ、ＷｅｂＤＡＶに対応する宛先を入力可能である。

ステップＳ７０７では、新規宛先が入力された状態で決定が指示されたか否かを判定する。決定が指示された場合はステップＳ７０８に進み、決定が指示されない場合は決定が指示されるまで待機する。ステップＳ７０８では、入力された宛先を画像データの宛先として設定する。

ステップＳ７０９では、操作キー５１３が操作されたか否かを判定する。操作キー５１３が操作された場合はステップＳ７１０に進み、そうでなければステップＳ７０１に戻る。ステップＳ７１０では、図６の画面を介して予め登録されている宛先（フォルダ情報）を取得し、画像データの宛先として設定する。なお、ここでは図４の画面で入力されるユーザ情報に基づいてフォルダ情報を特定するものとするが、現在ＭＦＰ１０１を操作しているユーザのフォルダ情報の特定は、他の方法を用いて行っても良い。

ステップＳ７１１では、送信が指示されたか（図示しないスタートキーが押下されたか）を判定する。送信が指示された場合はステップＳ７１２に進み、スキャナ２２１による原稿の読み取り（画像データの生成）を実行する。送信が指示されない場合はステップＳ７０１に戻り、２件目以降の宛先（同報送信宛先）の設定を行う。ステップＳ７１３では、ステップＳ７０４、Ｓ７０８、Ｓ７１０で設定された宛先に対して、ステップＳ７１２で生成した画像データを送信する。

図８は、ＭＦＰ１０１におけるフォルダ登録動作を説明するフローチャートである。図８のフローチャートは、図示しない操作キーの操作によってフォルダ情報の登録が指示された場合に開始される。図８のフローチャートに示す各動作（ステップ）は、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１がＨＤＤ２１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。

ステップＳ８０１では、図６の画面を表示する。ステップＳ８０２では、領域６０１の操作によって送信プロトコルの選択が開始されたか否かを判定する。送信プロトコルの選択が開始された場合はステップＳ８０３に進む。送信プロトコルの選択が開始されない場合は、送信プロトコル以外の情報の入力を受け付け、ステップＳ８０６に進む。

ステップＳ８０３では、現在ＭＦＰ１０１を操作しているユーザの機能制限情報を取得する。機能制限情報とは、ユーザ毎に対応付けて予め管理者がＭＦＰ１０１に対して設定しておくものであり、ＨＤＤ２１４に記憶された管理テーブルで管理されている。

図９は、操作部２１９に表示される操作画面の一例を示す図である。管理者は、図９の画面を介してユーザ毎の機能制限を設定することができる。図９に示す例では、「ｕｓｅｒ＿ａ」というユーザは、ファクス送信、ＳＭＢファイル送信、及びＷｅｂＤＡＶファイル送信が許可され、Ｅメール送信及びＦＴＰファイル送信が禁止されていることが分かる。なお、機能制限をユーザ毎に独立して設定するのではなく、全ユーザに共通のものとして設定するようにしても構わない。また、ここでは画像データの送信に関する項目（送信プロトコル）のみを説明したが、カラー印刷の使用可否等その他の項目も併せて設定できるようにしてもよい。

ステップＳ８０４では、図１０に示すように送信プロトコルの選択肢をドロップダウン形式のリストで表示する。図１０に示す例では、ＳＭＢ及びＷｅｂＤＡＶは選択可能な状態となっている一方、ＦＴＰはグレーアウト表示され、選択不可能な状態となっていることが分かる。これは、ステップＳ８０３で取得した機能制限情報（図９に示したもの）が、ＳＭＢ及びＷｅｂＤＡＶの使用が許可され、ＦＴＰの使用が禁止されていることを示しているからである。ユーザによって制限の内容が変われば、グレーアウトされる（選択不可能な状態で表示される）ものも変わる。

このように、使用が制限されている送信プロトコルをユーザに選択させないようにすることで、使用が制限されている送信プロトコルに対応するフォルダ情報（使用できないフォルダ情報）をユーザが誤って登録してしまうことを防止することができる。

ステップＳ８０５では、ステップＳ８０４で表示したリストからユーザが選択した送信プロトコルを決定し、ステップＳ８０６に進む。ステップＳ８０６ではフォルダ登録のための操作が完了したか否か（ユーザが完了を指示したか否か）を判定する。操作が完了した場合はステップＳ８０７に進み、そうでない場合はステップＳ８０２に戻る。ステップＳ８０７では、入力されたフォルダ情報を登録する。

＜第２の実施形態＞
次に、本発明の第２の実施形態について説明する。第１の実施形態では、操作キー５１３（「自分へファイル送信」キー）の操作に応じて設定される宛先（フォルダ情報）を登録する際に、制限されている送信プロトコルに対応する宛先が登録されないように制御する例を説明した。第２の実施形態では、第１の実施形態で説明した動作に加えて、アドレス帳への宛先の登録時に、制限されている送信プロトコルに対応する宛先が登録されないように制御することについて説明する。なお、第１の実施形態と同様の構成については同じ符号を付し、詳細な説明は省略する。

図１１（ａ）（ｂ）は、操作部２１９に表示される操作画面の一例を示す図である。図５の操作キー５１１が操作されると、図１１（ａ）の画面が表示される。ＭＦＰ１０１には、共有アドレス帳と個人アドレス帳の２種類のアドレス帳が備えられている。個人アドレス帳とは、ユーザ毎に対応付けて管理されているアドレス帳である。各ユーザは自分のアドレス帳については参照／宛先の登録／宛先の編集を行うことができるが、他人のアドレス帳については参照／宛先の登録／宛先の編集のいずれも行うことができない。一方、共有アドレス帳は、複数のユーザ（全てのユーザ）に共通して使用されるアドレス帳であって、ＭＦＰ１０１を使用できるユーザであれば誰でも参照／宛先の登録／宛先の編集を行うことができる。

図１１（ａ）は、共有アドレス帳画面である。情報１１０１は、宛先の種別を示す情報である。情報１１０２は、宛先の名称を示す情報である。情報１１０３は、宛先の内容を示す情報である。種別がファクスである場合は、情報１１０３は電話番号（ファクス番号）である。種別がＥメールである場合は、情報１１０３はメールアドレスである。種別がＳＭＢ、ＦＴＰ、またはＷｅｂＤＡＶである場合は、情報１１０３はファイルサーバのホスト名である。

操作キー１１０４は、共有アドレス帳画面から個人アドレス帳画面に切り替えるための操作キーである。操作キー１１０４を操作すると、図１１（ｂ）の個人アドレス帳画面が表示される。図１１（ｂ）に表示される内容は、ＭＦＰ１０１を操作するユーザ毎に異なる。操作キー１１０５は、共有アドレス帳に対して宛先を新規登録するための操作キーである。操作キー１１０６は、共有アドレス帳に登録されている宛先の詳細を表示するための操作キーである。操作キー１１０７は、画面上でユーザが選択した宛先を画像データの宛先として決定するための操作キーである。

図１１（ｂ）の情報１１１１乃至１１１３は、図１１（ａ）で説明した情報１１０１乃至１１０３と同様である。図１１（ｂ）の画面では、図１１（ａ）の画面における操作キー１１０４に代えて、操作キー１１１４が表示されている。操作キー１１１４は、個人アドレス帳画面から共有アドレス帳画面に切り替えるための操作キーである。操作キー１１１４を操作すると、図１１（ａ）の共有アドレス帳画面が表示される。

操作キー１１１５は、個人アドレス帳に対して宛先を新規登録するための操作キーである。操作キー１１１６は、個人アドレス帳に登録されている宛先の詳細を表示するための操作キーである。操作キー１１１７は、画面上でユーザが選択した宛先を画像データの宛先として決定するための操作キーである。

図１２は、ＨＤＤ２１４に記憶されているアドレス帳データの構造を模式的に示した図である。図示するように、アドレス帳データには、個人アドレス帳データ領域と共有アドレス帳データ領域が含まれる。個人アドレス帳データ領域には、ユーザ毎のアドレス帳データが含まれる。図１２には、各ユーザの個人アドレス帳データのうち、「ｕｓｅｒ＿ａ」の個人アドレス帳データのみを示すが、実際には「ｕｓｅｒ＿ａ」から「ｕｓｅｒ＿ｘ」までそれぞれのユーザに対応付けて個人アドレス帳データが記憶されている。

図１３は、ＭＦＰ１０１におけるアドレス帳登録動作を説明するフローチャートである。図１３のフローチャートは、操作キー１１０５または１１１５が操作された場合に開始される。図１３のフローチャートに示す各動作（ステップ）は、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１がＨＤＤ２１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。

ステップＳ１３０１では、宛先の登録先が個人アドレス帳であるか共有アドレス帳であるかを判定する。操作キー１１０５の操作によりフローチャートが開始された場合は、登録先が共有アドレス帳であると判定し、ステップＳ１３０４に進む。一方、操作キー１１１５の操作によりフローチャートが開始された場合は、登録先が個人アドレス帳であると判定し、ステップＳ１３０２に進む。

ステップＳ１３０２では、現在ＭＦＰ１０１を操作しているユーザの機能制限情報（図９）を取得する。ステップＳ１３０３及び１３０４では、登録しようとする宛先の種別（送信プロトコル）をユーザに選択させるために、複数の送信プロトコルをリスト表示する（図１４）。このとき、ステップＳ１３０４では、ＭＦＰ１０１が備える全ての送信プロトコルが選択可能にリストに表示される（図１４（ａ））。

一方、ステップＳ１３０３では、ＭＦＰ１０１が備える送信プロトコルのうち、ユーザによる使用が制限されていない送信プロトコルのみが選択可能にリストに表示される（図１４（ｂ））。図示する例では、Ｅメール及びＦＴＰの使用が禁止されているため、これらの項目がグレーアウトされ、選択不可能な状態で表示されていることが分かる。

このように、使用が制限されている送信プロトコルをユーザに選択させないようにすることで、使用が制限されている送信プロトコルに対応する宛先をユーザが誤って個人アドレス帳に登録してしまうことを防止することができる。なお、共有アドレス帳への登録の場合は、使用が制限されている送信プロトコルに対応する宛先の登録を許容している。これは、共有アドレス帳は複数のユーザが参照することができ、他のユーザのために宛先の登録を行う場合が考えられるためである。

ステップＳ１３０５では、ステップＳ１３０３及びＳ１３０４で選択された種別（送信プロトコル）に応じた詳細入力画面（宛先の名称や宛先の内容を入力するための画面）を表示する。ステップＳ１３０６では、ユーザによって入力された内容を元に、アドレス帳への宛先登録を行う。

＜第３の実施形態＞
次に、本発明の第３の実施形態について説明する。第２の実施形態では、ユーザが操作部２１９を操作してアドレス帳への宛先登録を行う例を説明した。第３の実施形態では、ネットワーク上の外部装置（ＰＣ１０４）から送信されるインポートデータを受信し、アドレス帳への宛先登録を行う場合について説明する。なお、第２の実施形態と同様の構成については同じ符号を付し、詳細な説明は省略する。

図１５は、ＭＦＰ１０１及びＰＣ１０４におけるアドレス帳登録動作を説明するフローチャートである。図１５のフローチャートにおいて左側に示す各動作（ステップ）は、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１がＨＤＤ２１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。一方、図１５のフローチャートにおいて右側に示す各動作（ステップ）は、ＰＣ１０４のＣＰＵ３１１がＨＤＤ３１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。

ステップＳ１５０１では、ユーザからの指示に従ってＰＣ１０４がＭＦＰ１０１にインポート開始を要求する。ステップＳ１５０２では、ＰＣ１０４からの要求を受けたＭＦＰ１０１が、要求に含まれるユーザ情報（ユーザＩＤ及びパスワード）に基づいてユーザを認証する。詳細には、ＭＦＰ１０１は、受信したユーザ情報を認証サーバ１０２に送信し、認証サーバ１０２からの認証結果の応答を受け取る。

ユーザの認証が成功した場合、ステップＳ１５０３においてＭＦＰ１０１は、インポート開始の許可をＰＣ１０４に応答する。この応答を受けたＰＣ１０４は、ステップＳ１５０４でインポートデータを生成する。このインポートデータには、ユーザから入力された宛先データ（種別、名称、宛先の内容を含む）や登録先のアドレス帳（共有または個人）を示す情報が含まれる。ステップＳ１５０５では、ＰＣ１０４が、ステップＳ１５０４で生成したインポートデータをＭＦＰ１０１に送信する。

ステップＳ１５０６では、ＭＦＰ１０１が、宛先の登録先のアドレス帳が個人アドレス帳であるか共有アドレス帳であるかを判定する。登録先のアドレス帳が個人アドレス帳であると判定した場合はステップＳ１５０７に進み、そうでなければステップＳ１５０９に進む。

ステップＳ１５０７では、ＭＦＰ１０１が、ステップＳ１５０２の認証で特定されたユーザの機能制限情報（図９）を取得する。ステップＳ１５０８では、ＭＦＰ１０１が、ＰＣ１０４から受信したインポートデータから、使用が制限されている送信プロトコルに対応する宛先を削除する。なお、ステップＳ１５０６で登録先のアドレス帳が共有アドレス帳であると判定された場合は、この処理は行われない。

ステップＳ１５０９では、ＭＦＰ１０１が、インポートデータに含まれる宛先をアドレス帳に登録する。ステップＳ１５１０では、ＭＦＰ１０１が、ＰＣ１０４に宛先の登録完了を通知する。

＜第４の実施形態＞
次に、本発明の第４の実施形態について説明する。第３の実施形態では、制限されている送信プロトコルに対応する宛先の削除をＭＦＰ１０１側で行う例を説明した。第４の実施形態では、制限されている送信プロトコルに対応する宛先の削除をＰＣ１０４側で行う場合について説明する。なお、第３の実施形態と同様の構成については同じ符号を付し、詳細な説明は省略する。

図１６は、ＭＦＰ１０１及びＰＣ１０４におけるアドレス帳登録動作を説明するフローチャートである。図１６のフローチャートにおいて左側に示す各動作（ステップ）は、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１がＨＤＤ２１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。一方、図１６のフローチャートにおいて右側に示す各動作（ステップ）は、ＰＣ１０４のＣＰＵ３１１がＨＤＤ３１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。

ステップＳ１６０１では、ユーザからの指示に従ってＰＣ１０４がＭＦＰ１０１にインポート開始を要求する。ステップＳ１６０２では、ＰＣ１０４からの要求を受けたＭＦＰ１０１が、要求に含まれるユーザ情報（ユーザＩＤ及びパスワード）に基づいてユーザを認証する。詳細には、ＭＦＰ１０１は、ユーザ情報を認証サーバ１０２に送信し、認証サーバ１０２からの認証結果の応答を受け取る。

ユーザの認証が成功した場合、ステップＳ１６０３においてＭＦＰ１０１は、ステップＳ１６０２の認証で特定されたユーザの機能制限情報（図９）を取得する。そして、ステップＳ１６０４においてＭＦＰ１０１は、ステップＳ１６０３で取得した機能制限情報とともにインポート開始の許可をＰＣ１０４に応答する。

この応答を受けたＰＣ１０４は、ステップＳ１６０５でインポートデータを生成する。このインポートデータには、ユーザから入力された宛先データ（種別、名称、宛先の内容を含む）や登録先のアドレス帳（共有または個人）を示す情報が含まれる。ステップＳ１６０６では、ＰＣ１０４が、宛先の登録先のアドレス帳が個人アドレス帳であるか共有アドレス帳であるかを判定する。登録先のアドレス帳が個人アドレス帳であると判定した場合はステップＳ１６０７に進み、そうでなければステップＳ１６０８に進む。

ステップＳ１６０７では、ＰＣ１０４が、ステップＳ１６０５で生成したインポートデータから、使用が制限されている送信プロトコルに対応する宛先を削除する。ステップＳ１６０６で登録先のアドレス帳が共有アドレス帳であると判定された場合は、この処理は行われない。なお、ここではステップＳ１６０５でインポートデータを生成した後にステップＳ１６０６の判定及びステップＳ１６０７の削除を行うようにしたが、インポートデータを生成する前に判定を行うようにしてもよい。この場合、登録先のアドレス帳が個人アドレス帳であると判定した場合は、使用が制限されている送信プロトコルに対応する宛先がＰＣ１０４に入力されない（そもそもインポートデータに含まれない）ようにすることができる。

ステップＳ１６０８では、ＰＣ１０４が、インポートデータをＭＦＰ１０１に送信する。ステップＳ１６０９では、ＭＦＰ１０１が、ＰＣ１０４から受信したインポートデータに含まれる宛先をアドレス帳に登録する。ステップＳ１６１０では、ＭＦＰ１０１が、ＰＣ１０４に宛先の登録完了を通知する。

以上、第１乃至第４の実施形態で説明した構成により、制限されている送信プロトコルに対応する宛先が登録されないようにすることができる。なお、第１乃至第４の実施形態で説明した構成は、それぞれ単独で実施しても良いし、複数の実施形態を組み合わせて実施しても良い。また特に、第１及び第２の実施形態において、制限されている送信プロトコルを選択できないようにすることで、制限されている送信プロトコルに対応する宛先が登録されないようにしたが、他の態様であっても構わない。例えば、制限されている送信プロトコルの選択までは許容し、最終的にユーザから登録が指示されたとき（登録のための操作が完了したとき）にエラー画面を表示する方法で、制限されている送信プロトコルに対応する宛先が登録されないようにすることもできる。

＜他の実施形態＞
本発明の目的は、以下の処理を実行することによっても達成される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す処理である。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

１０１ ＭＦＰ
２１０ 制御部
２１１ ＣＰＵ
２１２ ＲＯＭ
２１３ ＲＡＭ
２１４ ＨＤＤ

Claims (8)

1. アドレス帳から指定された宛先と当該宛先に対応する送信プロトコルとに従ってデータを送信可能なデータ処理装置であって、
   ユーザの指示に従い宛先を前記アドレス帳に登録する登録手段と、
   前記アドレス帳に登録された宛先の中から選択された宛先にデータを送信する送信手段と、
   ユーザを特定できるユーザ情報に対して、前記データ処理装置が提供する複数の機能のそれぞれについて、利用の許可または禁止を割り当てて管理する管理手段と、を有し、
   前記複数の機能には、送信に関する機能が含まれ、
   前記管理手段により送信に関する機能の利用が禁止されているユーザ情報に基づいて特定されるユーザについては、利用が禁止された当該機能に対応する送信プロトコルを用いる宛先の前記アドレス帳への前記登録手段による登録ができないことを特徴とするデータ処理装置。
2. 前記アドレス帳には、前記ユーザ情報に基づいて特定されるユーザの個人アドレス帳と、複数のユーザに共有の共有アドレス帳とが含まれ、
   前記管理手段により送信に関する機能の利用が禁止されているユーザ情報に基づいて特定されるユーザについては、利用が禁止された当該機能に対応する送信プロトコルを用いる宛先の前記個人アドレス帳への前記登録手段による登録ができないことを特徴とする請求項１に記載のデータ処理装置。
3. 前記管理手段により送信に関する機能の利用が禁止されているユーザ情報に基づいて特定されるユーザについては、利用が禁止された当該機能に対応する送信プロトコルを用いる宛先の前記共有アドレス帳への前記登録手段による登録は可能であることを特徴とする請求項２に記載のデータ処理装置。
4. 前記送信プロトコルは、ファクスを含むことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のデータ処理装置。
5. 前記送信プロトコルは、電子メール、ＳＭＢ、ＦＴＰを含むことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のデータ処理装置。
6. 前記複数の機能には、印刷に関する機能が含まれることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載のデータ処理装置。
7. アドレス帳から指定された宛先と当該宛先に対応する送信プロトコルとに従ってデータを送信可能なデータ処理装置における制御方法であって、
   ユーザの指示に従い宛先を前記アドレス帳に登録する登録工程と、
   前記アドレス帳に登録された宛先の中から選択された宛先にデータを送信する送信工程と、
   ユーザを特定できるユーザ情報に対して、前記データ処理装置が提供する複数の機能のそれぞれについて、利用の許可または禁止を割り当てて管理する管理工程と、を有し、
   前記複数の機能には、送信に関する機能が含まれ、
   前記管理工程で送信に関する機能の利用が禁止されているユーザ情報に基づいて特定されるユーザについては、利用が禁止された当該機能に対応する送信プロトコルを用いる宛先の前記アドレス帳への前記登録工程での登録ができないことを特徴とする制御方法。
8. 請求項１乃至６のいずれか１項に記載の各手段としてコンピュータを制御させるためのプログラム。

Images