JP4751281B2 - 画像形成装置 - Google Patents

Description

本発明は、スキャナ、プリンタ、ファクシミリモデム及びネットワークインタフェースを備えた画像形成装置に係り、特に、ネットワークに接続されて多人数で使用され、且つ、ハードディスクを備えてファイリング機能を有する多機能の画像形成装置に関する。

ハードディスクを備え且つネットワークに接続される画像形成装置では一般に、画像ファイリング機能が備えられている。ビットマップ展開された画像ファイルをこのハードディスクに保存しておけば、印刷を直ちに開始することができる。しかし、例えばオリジナル画質のＡ４カラー画像データのサイズは約５４ＭＢと比較的大きい。このため、特に、多人数で使用される複合機では、不要なファイルを削除して、容量不足にならないようにする必要がある。

そこで、下記特許文献１には、ハードディスクの空き容量が小さくなった場合、削除できるボックス内ファイルを操作パネルに表示し、ユーザが指定したファイルを削除する構成が開示されている。

しかしながら、ユーザの指定に応じてファイルを削除するので、多人数で使用される複合機では、各ユーザがファイルを削除する必要がある。

一方、下記特許文献２には、印刷データファイルを画像形成装置のハードディスクに保存させる場合、ファイルを送信するＰＣ側のユーザに、その印刷データの削除日を指定させ、削除日が間近になった時に電子メールでその旨をユーザに通知する構成が開示されている。

この構成によれば、その後の事情変更により、削除日を更新して、不用意にファイルが削除されるのを防止することができるとともに、自動削除により上記問題が解決される。
特開２００３−１１０７８３号公報 特開２００４−１９９４５６号公報

しかし、電子メールを確認しなかったり、確認しても削除予定日後の事情変更により、自動削除後に印刷データファイルを印刷させる必要が生じたりする場合がある。

また、画像形成装置のハードディスクが容量不足にならないようにするため、この装置の各ユーザが不要と思うファイルを瞬間的に判断して削除することになり、その結果、必要なファイルを誤って削除する機会が比較的多くなる。

この画像形成装置のハードディスク自体に、ファイルバックアップ領域及びごみ箱を作成してファイルを自動的にバックアップしたりファイルを削除する替わりにごみ箱へ移動させたりすれば、ハードディスクの容量不足がさらに生じやすくなる。

また、ファイルの自動的なバックアップやごみ箱への移動を全てのファイルに対して行うと、リソースの無駄使いになるとともに、空き容量不足が生じないようにするため人がその管理を頻繁に行わなければならなくなる。

本発明の目的は、上記問題点に鑑み、画像形成装置本体に備えられた記憶手段の空き容量不足を解消するとともに、ファイルが自動削除され又はファイルを誤って手動削除してもそのファイルの内容を印刷し又は送信することが可能な画像形成装置を提供することにある。

本発明の他の目的は、効果的にファイルのバックアップ又はごみ箱への移動を行うことが可能な画像形成装置を提供することにある。

本発明の第１態様では、
プロセッサと、
該プロセッサに結合されプログラム及びデータが格納される記憶手段と、
該プロセッサに結合されたリムーバブル記憶装置用インタフェースと、
該プロセッサに結合されたスキャナ、プリンタ、ファクシミリモデム及びネットワークインタフェースと、
該プロセッサに結合された対話型入出力手段と、
を有する画像形成装置において、
該記憶手段には、スキャナで読み取られたデータの第１ファイル、該ネットワークインタフェースからのデータの第２ファイル、及び、該ファクシミリモデムからのデータの第３ファイルが格納され、
該プログラムは該プロセッサに対し、
（１）該第３ファイルについてのみ、該第３ファイルを該記憶手段に格納させる際に該第３ファイルをコピーして、該リムーバブル記憶装置用インタフェースに接続されている記憶装置に格納させる、
ステップを有する。

本発明による画像形成装置の第２態様では、第１態様において、
該プログラムは該プロセッサに対しさらに、
（２）該対話型入出力手段により、該記憶手段に登録されるファイルについて保存期間が指定された場合には、そのファイル名と、該ファイルの登録日と保存期間との組又はファイル削除予定日とを該記憶手段に格納させ、
（３）該保存期間が指定されたファイルについて、本日がファイル削除予定日であるファイル又はファイル削除予定日を経過しているファイルを、該リムーバブル記憶装置用インタフェースに接続されている記憶装置へ移動させる、
ステップを有する。

本発明による画像形成装置の第３態様では、第１又は２態様において、
該記憶手段にはさらに、第１及び第２メインボックスが作成され、該第１及び第２メインボックス内にそれぞれ、ユーザ毎の第１及び第２サブボックスが作成され、該第１サブボックスは、該第１ファイル又は該第２ファイルを格納するためのものであり、該第２サブボックスは、該第３ファイルがその宛先に応じ移動されたものを格納するためのものであり、
該プログラムは該プロセッサに対し、
（４）該第１及び第２メインボックスの名前を該対話型入出力手段に表示させ、
該対話型入出力手段により該第１又は第２メインボックスが選択された場合には、そのメインボックスに格納されているサブボックスの情報を該対話型入出力手段に表示させ、
（５）該対話型入出力手段により１つのサブボックスが選択された場合には、このサブボックスに含まれているファイルの情報及びファイルに対する処理名を該対話型入出力手段に表示させ、
（６）該対話型入出力手段によりファイル及び処理が選択された場合には、このファイルに対するこの処理を実行させる、
ステップを有する。

本発明による画像形成装置の第４態様では、第３態様において、
該リムーバブル記憶装置にはバックアップボックス及びごみ箱が作成されており、
該プログラムは該プロセッサに対し、
該ステップ（１）において該第２サブボックス内の該第３ファイルを該バックアップボックス内に格納させ、
該ステップ（３）において該第１サブボックス内の、本日がファイル削除予定日又はファイル削除予定日を経過している該第１又は第２ファイルを、該ごみ箱へ移動させる。

第１ファイルについては紙原稿があり、第２ファイルについては一般にホストコンピュータ側にファイルが保存されているので、これらは第３ファイルに比較して、バックアップの必要性が低い。

上記第１態様の構成によれば、スキャナで読み取られたデータの第１ファイル、ネットワークインタフェースからのデータの第２ファイル、及び、ファクシミリモデムからのデータの第３ファイルのうち、該第３ファイルについてのみ、該第３ファイルを該記憶手段に格納させる際に該第３ファイルをコピーして、リムーバブル記憶装置用インタフェースに接続されている記憶装置に格納させるので、ファイルバックアップが原因で、画像形成装置本体に備えられた記憶手段の空き容量不足を生じさせることがなく、かつ、バックアップが最も必要な第３ファイルのみを効果的にバックアップすることができるという効果を奏する。

上記第２態様の構成によれば、保存期間が指定されたファイルについて、本日がファイル削除予定日であるファイル又はファイル削除予定日を経過しているファイルを、該リムーバブル記憶装置用インタフェースに接続されている記憶装置へ移動させるので、該移動が原因で、画像形成装置本体に備えられた記憶手段の空き容量不足を生じさせることがなく、かつ、保存が最も必要な自動削除対象のファイルのみを効果的に保存することができるという効果を奏する。

上記第３態様の構成によれば、該第１及び第２メインボックス内にそれぞれ、ユーザ毎の第１及び第２サブボックスが作成され、該第２サブボックス内のファイルのみがバックアップ対象となるので、処理が簡単になるという効果を奏する。

上記第４態様の構成によれば、該第２サブボックス内の該第３ファイルをバックアップボックス内へコピーし、該第１サブボックス内の該第１又は第２ファイルをごみ箱へ移動させればよりので、処理がさらに簡単になるという効果を奏する。

本発明の他の目的、構成及び効果は以下の説明から明らかになる。

図３２は、本発明の実施例１に係る画像形成装置１０のハードウェア構成を示す概略ブロック図である。

この画像形成装置１０では、ＭＰＵ１１にインタフェース１２を介してＥＥＰＲＯＭ１３Ｅ１、ＥＥＰＲＯＭ１３Ｅ２、ＤＲＡＭ１３Ｄ、ＨＤＤ１４、操作パネル１５、スキャナ１６Ｓ、プリンタ１６Ｐ、ＮＩＣ１７、ファクシミリモデム１８、ポート１９及び２０が結合されている。図３２では、簡単化のため、複数のインタフェースを１つのブロックで示している。

ＥＥＰＲＯＭ１３Ｅ１及びＥＥＰＲＯＭ１３Ｅ２は、例えばフラッシュメモリである。ＥＥＰＲＯＭ１３Ｅ１には、ＢＩＯＳ（Basic Input Output System）が格納されている。ＥＥＰＲＯＭ１３Ｅ２には、ＯＳ（オペレーティングシステム）、ＯＳの上層のサービスプログラム及びアプリケーション並びにＯＳの下層のデバイスドライバが格納されている。ＤＲＡＭ１３Ｄはワークエリア用であり、ＨＤＤ１４はデータ格納用である。

操作パネル１５は、設定値又は指示を入力し、設定画面や状態などを表示させるためのものである。本実施例１では、操作パネル１５がタッチパネルとハードウェアキーの組み合わせで構成されている場合を説明する。

スキャナ１６Ｓは、コピー及びファックス送信での画像入力用である。プリンタ１６Ｐは、プリントエンジン、定着器並びに用紙の給紙部、搬送部及び排紙部を備えており、供給されるビットマップデータに基づいてプリントエンジンの感光ドラムに静電潜像を形成し、これをトナーで現像し、用紙に転写し定着させた後に排紙する。

ＮＩＣ１７は、ケーブル又は無線の通信媒体、及び、ルータ２１を介してホストコンピュータ２２に結合され、プリントジョブ、電子メール送受信及びインターネットファクシミリ送信に用いられる。モデム１８は、ファクシミリ送受信用である。

コンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ２４及びＵＳＢメモリ２５はそれぞれポート１９及び２０に接続され、後述のようにファイルのバックアップ用及びごみ箱並びにリムーバブルユーザボックスとして用いられる。

以下においては、操作者による操作パネル１５の操作に応じ、イベントドリブン方式により対応するハンドラが起動され、その命令に応じてＭＰＵ１１が動作して、処理が行われる。

図１は、ハードディスク１４及びリムーバブルメディア２３内に作成された複数のボックスを示す。ここにボックスとは、他の領域と論理的に区別される記憶領域であって、フォルダ、ドライブ又はメモリ上の記憶領域（仮想的なフォルダ）などである。

ユーザ毎のフォルダ内に、スキャナで読み取った画像データのファイル、印刷ジョブやファクシミリ送信ジョブでビットマップ展開された画像データのファイル（ジョブファイル)及びホストコンピュータから受信したデータのファイル等をまとめて格納すると、各ファイルの種類や属性を区別して管理するためのデータベース及びこれを取り扱うプログラムの構成が複雑になる。さらに、一部の機能のバージョンアップが他の部分に影響して、プログラム開発効率が悪くなる。一方、ボックスの数を増やすと、このような問題が解決されるが、一般に、ユーザが所望のファイルを見つけるのに手間がかかり、操作性が悪くなる。

そこで、本発明の実施例では、まず、図１に示すようにボックスを分類している。

すなわち、多用途であるが直接の処理が制限されたドキュメントファイリング用の、ユーザ毎のボックスを含むカスタムボックス２６と、目的に応じて区分されたプリントジョブが格納される、ユーザ毎のボックスを含むジョブ保存ボックス２７Ｊと、ファクシミリ親展受信ファイルが入れられる、ユーザ毎のボックスを含むファクシミリボックス２８とに分割することにより、プログラムのデータ処理構成の複雑化を避けるとともに、一部の機能のバージョンアップが他の部分に大きく影響するのを防止して、プログラム開発効率を向上させている。ここにジョブ保存ボックス２７Ｊは、２個のジョブ保存ボックス２７ＪＰ及び２７ＪＱを１つのボックスで表したものであり、これらのそれぞれに、ユーザ毎のボックスが含まれている。

また、このようなボックスの分割と、他の目的のためのさらなるボックスの追加とにより、ユーザの操作性が低下するのを避けるために、ハードディスク１４には、４つのメインボックス、すなわち、カスタムボックス２６、ジョブボックス２７、ファクシミリボックス２８及びファクシミリワークボックス２９が作成されている。これらメインボックスは、フォルダ又は仮想的なフォルダである。

次に、各ボックスの詳細を説明する。

カスタムボックス２６内には、ユーザ毎のフォルダがボックスとして作成され、これらのボックスには、ＮＩＣ受信部１７Ｒで受信した印刷データ、ファクシミリ送信データ又は電子メール送信データのファイル、及び、スキャナ１６Ｓで読み取られた画像データのファイルが格納される。ユーザボックスにはまた、ファクシミリワークボックス２９内のボックスを除く他のボックスからのファイルを、ユーザの操作に応じて移動させることが可能となっている。ユーザボックス内のファイルを指定して、プリンタ１６Ｐに印刷を行わせ、ＮＩＣ送信部１７Ｔを介して電子メール送信又はインターネットファクシミリ送信を行わせることができる。普通のファクシミリ送信は、後述のようにして行われる。

ジョブボックス２７内には、再コピーボックス２７Ｃ、イメージ合成ボックス（フォームボックス）２７Ｉ及びジョブ保存ボックス２７Ｊが作成されている。

再コピーボックス２７Ｃ内には、コピージョブで生成された、ビットマップ展開後の画像データと、用紙サイズ、コピー濃度及び後処理データなどの印刷属性データとを含むファイル（ジョブファイル）が、印刷後に再コピー用として格納され、その後、このファイルを指定してスタートキーを押下することにより、より迅速に再コピーを行うことが可能となっている。再コピーボックス２７Ｃ内のファイルの保存期間は、再コピーボックス２７Ｃの属性として設定され、保存期間が経過すると自動削除される。

イメージ合成ボックス２７Ｉには、フォームオーバレイ用のフォーム群が格納されている。このフォーム群のフォームは、スキャナ１６Ｓで読み取った画像データのファイルである。イメージ合成ボックス２７Ｉは、フォームオーバレイ用のワークフォルダでもあり、フォームオーバレイにより合成された画像のジョブファイルも一時的に格納される。このジョブファイルは、プリンタ１６Ｐにより印刷される。

ジョブ保存ボックス２７Ｊ内には、ＮＩＣ受信部１７Ｒを介しホストコンピュータ２２から供給された印刷用ファイルを指定条件に基づきビットマップ展開したジョブファイルが格納される。このファイルは、目的に応じ後述のように分類されて管理される。

次に、ファクシミリに関するボックスについて説明する。

ファクシミリボックス２８内には、ユーザ毎のファクシミリ親展受信ボックスが作成されている。各親展受信ボックスは、Ｆコード通信のサブアドレスに対応付けられている。親展受信ボックスは、対応するＦコードパスワードを入力することにより、開くことができる。

ファクシミリワークボックス２９は、プログラムのワーク用かつ送受信データの漏洩を防ぐためのものであり、ユーザからは見えず、ＤＲＡＭ１３Ｄ内の仮想的なものであってもよい。ファクシミリワークボックス２９内には、ファクシミリ送信ボックス２９Ｔ、ファクシミリ受信ボックス２９Ｒ及びファクシミリポーリング送信ボックス２９Ｐが作成されている。

ファクシミリ送信ボックス２９Ｔ内には、スキャナ１６Ｓで読み取られた原稿の画像データ又はＮＩＣ受信部１７Ｒを介しホストコンピュータ２２から供給される画像データのファイルが格納され、ＭＰＵ１１により送信データに変換された後に、ファクシミリモデム送信部１８Ｔを介してファクシミリ送信される。ファクシミリ受信ボックス２９Ｒには、ファクシミリモデム受信部１８Ｒで受信した画像データがファイルとして格納され、Ｆコード通信の場合にはそのサブアドレスに対応する、ファクシミリボックス２８内のボックスに移動され、そうでなければプリンタ１６Ｐに供給されて印刷される。ファクシミリポーリング送信ボックス２９Ｐ内には、スキャナ１６Ｓで読み取られた原稿の画像データが送信用ファイルとして格納され、要求に応じて、対応するファイルの画像データが送信される。

一方、リムーバブルメディア２３のコンパクトフラッシュメモリ２４内には、バックアップボックス２４Ｂ及びごみ箱２４Ｇが作成されている。ここで、ＮＩＣ受信部１７Ｒからのデータはホストコンピュータ２２側でバックアップ可能であり、また、スキャナ１６Ｓからのデータは紙原稿の形でバックアップ可能である。そこで、ファクシミリ受信ボックス２９Ｒ内の親展受信以外のファイル及びファクシミリボックス２８内の、ユーザにより指定された親展受信ボックスの中のファイルのみ、バックアップボックス２４Ｂ内に自動的にバックアップされるようにしている。親展受信ボックスの中のファイルは、Ｆコードパスワードをキーとして暗号化されてバックアップされる。

ハードディスク１４は、多数のユーザで共用されるので、ファイルには保存期間が予め設定され、又は、ユーザにより指定される。この保存期間が経過すると、そのファイルはごみ箱２４Ｇに移動される。

ＵＳＢボックス２５Ｂは、ドライブ自体又はドライブ内の予め決められた名前を含むフォルダである。ＵＳＢボックス２５Ｂは、カスタムボックス２６内のユーザボックスと同様に使用され、また、このユーザボックスとＵＳＢボックス２５Ｂとの間でデータを移動又は複写可能となっている。

ファクシミリ親展受信ボックス内のファイルは、ユーザの指定に応じて、カスタムボックス２６内の対応するユーザボックスへ転送可能となっている。

図２は、操作パネル１５を操作して開かれるボックスの処理を示す概略フローチャートである。

操作パネル１５上で、図１のメインボック２６、２７又は２８がユーザにより指定されると、図２において、ステップＳ０からステップＳ１、Ｓ２、Ｓ３又はＳ４へ進み、そのメインボックスが展開されてサブボックス群が操作パネル１５上に表示される。具体的には、不図示のメインメニューでカスタムボックスが指定されると、図６に示すようなユーザボックス群が操作パネル１５に表示される。メインボックス直下のサブボックス群表示画面では、その画面の下部に、他のメインボックスを展開してサブボックス群を表示するためのカスタムボックス釦２６０、ジョブ保存ボックス釦２７０、リムーバブルメディア釦２３０及びファクシミリボックス釦２８０が表示されている。選択されたメインボックスに対応する釦は、白黒反転表示される。

次に、ユーザにより１つのサブボックスが指定されると、ステップＳ０からステップＳ５を介してステップＳ６へ進み、そのボックスが展開されて下位のサブボックス群又はファイル群が操作パネル１５に表示される。具体的には、図８に示すようなファイル群が表示される。ファイルに対し実行できる機能がサブボックス選択により限定されるので、ファイルに対する処理又は処理の準備（設定画面）を選択するための釦数は比較的少なく、操作性がよい。

次に、ユーザにより該処理が指定されると、ステップＳ０からステップＳ５及びＳ７を介してステップＳ８へ進み、該指示に応じた処理又は処理の準備が行われる。

ここで、カスタムボックス２６内のユーザボックス及びその中のファイルを管理するためのデータ構造を説明する。このデータ構造は、図３（Ａ）〜（Ｃ）に示すユーザボックス全体情報構造体３０、ユーザ構造体３１及びファイル構造体３２の型を用いて作成される。構造体３１及び３２の型については、これらの配列変数が用いられる。

図４は、構造体型の変数（セル）間がポインタで結合されたリストの具体例を示す。

セル３００はユーザボックス全体情報構造体３０の型の変数であり、ユーザ結合リストを構成するセル３１０〜３１ｕは、ユーザ構造体３１の型の配列変数である。セル３１０〜３１ｕは、矢印で示すようにポインタで双方向にリンクされ、セル３００内のユーザポインタＵＰ０ｕ及びＵＰ００によりそれぞれセル３１ｕ及びセル３１０がポイントされている。図４中の（ＮＵＬＬ）はヌルポインタであることを示している。図３（Ｂ）に示すように、ユーザ構造体３１は、ユーザ名と、ボックスを開くためのパスワードとを有している。パスワードの設定は任意であり、設定されていない場合にはＮＵＬＬ値となる。

ユーザ構造体３１はまた、ユーザボックス内のファイルの開始ポインタと終了ポインタとを有しており、図４に示す如く、例えばセル３１０のファイル開始ポインタ及び終了ポインタによりそれぞれセル３２００及び３２０１がポイントされている。ファイル結合リストを構成するセル３２００及びセル３２０１はいずれも、図３（Ｃ）のファイル構造体３２の型の配列要素であり、これらは矢印で示すようにファイル前ポインタとファイル次ポインタにより双方向にリンクされている。ファイル構造体３２は、その要素として印刷部数、文書名、ファイル名、登録日、保存期間、削除予定日及びファイルサイズを有している。登録日は、ハードディスク１４へファイルを格納した日付であり、保存期間はファイル毎にユーザが設定した期間であり、削除予定日は登録日に保存期間を加算した日付である。この削除予定日を参照し、本日が削除予定日を過ぎていれば、そのファイルが自動削除される。

図３（Ａ）のユーザボックス全体情報構造体３０は、図４の結合リストを現在の画面と対応させるため、ユーザ現ポインタ、ファイル現ポインタ及び現リストの要素を含んでいる。例えば、ユーザ現ポインタがセル３１０〜３１ｕのうち、図６の画面で選択されているユーザ名（所有者）を持つセルを指すように、ユーザ現ポインタにアドレスが記入される。現リストはユーザ結合リスト（'０'）又はファイル結合リスト（'１'）を示すフラグであり、この場合'０'である。同様に、ファイル現ポインタが例えばセル３２１０〜３２１１のうち、図８の画面で選択されているファイル名を持つセルを指すように、ファイル現ポインタにアドレスが記入される。この場合、現リストは'１'である。

ユーザ名のソートにおいては、ユーザ結合リストがソートされてそのリンク順が変更され、文書名のソートにおいては、選択されているユーザ名のファイル結合リストがソートされてそのリンク順が変更される。

構造体、これを用いた結合リスト、これと画面との関係及びソートの以上のような点は、後述の他の構造体、これを用いた結合リスト、これと画面との関係及びソートについても同様である。

図５は、図６の編集釦４５を押下して表示される不図示の画面において行われるユーザボックス作成処理を示すフローチャートである。図５の処理は、図２のステップＳ９の処理の一部である。

（Ｓ１０）操作者は、画面上のテキストボックスにユーザ名を入力する。ユーザボックスのユーザ名は、個人又は部や課等のグループを識別する名前である。

（Ｓ１１）操作者は、ユーザボックスを開くためのパスワードを入力する。ユーザ登録釦の押下に応答して、以下の処理がＭＰＵ１１により行われる。

（Ｓ１２）入力されたユーザ名及びパスワードが記入された、ユーザ構造体３１の型の配列要素を、ユーザ結合リストに追加するとともに、新たなユーザボックスを作成する。

（Ｓ１３）後述のファクシミリボックス２８内のファクシミリ受信親展ボックスに関するユーザ連結リストについても、ステップＳ１２と同様の処理を行う。

（Ｓ１４）後述のジョブ保存ボックス２７Ｊ内のユーザボックスに関するユーザ連結リストについても、ステップＳ１２と同様の処理を行う。

（Ｓ１５）後述のイメージ合成ボックス２７Ｉ内のユーザ毎のフォームファイルに関するユーザ連結リストについても、ステップＳ１２と同様の処理を行う。

このように、１つのユーザボックス及びその管理データを作成する際に、他のユーザボックス及びその管理データも同様に自動的に作成するので、１ユーザに対し複数のボックス及び管理データを作成してもユーザの負担が増えることが無い。また、この複数化により、各種ボックスの管理プログラム及びボックス内のファイルを処理するプログラムの複雑化を避けることができ、プログラムの開発及び改良の効率が向上する。

図６のカスタムボックス展開画面には、カスタムボックス２６内に作成されているユーザボックスのリスト４０が表示される。リスト４０の右端部には、リスト４０をスクロールするためのスクロールバー４１が表示されている。リスト４０の上端側には、リスト４０の各列の名前が表示され、また、第１〜３列の各々について昇順又は降順にソートするための釦４２〜４４が表示されている。一般に用いられているように、これらいずれかの釦を押下すると、その項目につき、ボタンの向きに応じて昇順又は降順にソートされ、その結果がリスト４０に表示される。また、ソート方向ラベル４２Ａ〜４４Ａのうちの対応するもの向きが逆転表示され、再度釦を押下すると前回と逆向きにソートされる。

リスト４０中の１つの行を選択して編集釦４５を押下すると、その行のボックス名及びそのボックスの所有者名の編集画面に遷移して、これらを編集可能となる。

ファイル保存釦４６を押下した場合には、図７に示すようなファイル保存画面が表示される。この画面においては、文書名、及び、年（Ｙ）、月（Ｍ）、週（Ｗ）又は日（Ｄ）を単位とするファイル保存期間を、テキストボックスに入力する。未記入の場合には保存期間が既定値（又は期限無し）となる。原稿画像読取釦を押下すると、原稿画像がスキャナ１６Ｓで読み取られ、そのファイルが、図６で選択されているボックス内に保存され、また、そのサムネイルが作成されて表示され、さらに、その日時が登録日として表示される。ＮＩＣ受信部１７Ｒからのファイルの保存は、ホストコンピュータ２２側でプリンタドライバを起動させて不図示のファイル保存画面を表示させ、データを設定して保存釦を押下することにより行われる。ファイル保存の際には、図４の対応するファイル結合リストに新規セルが追加され、このセルに、当該保存期間が、本日である登録日とともに記入される。

詳細釦４７を押下すると、保存されたファイルに付加されている属性情報が表示される。開釦４８を押下した場合には、そのユーザボックスが開かれて、図８に示すような画像が表示される。

図６において、ジョブ保存ボックス釦２７０、リムーバブルメディア釦２３０又はファクシミリボックス釦２８０が押下されると、それぞれ図１７、図２８又は図３１に示すメインボックス展開画面が表示される。

図８のユーザボックス展開画面において、リスト５０は、選択されたユーザボックス内に格納されているファイルのリストであり、文書名と、ハードディスク１４内にこのファイルが登録された日付と、ファイルのサイズとの列を含んでいる。リスト５０の右端側には、図６と同様にスクロールバー４１が表示され、リスト５０の上端側には列の名前が記入された釦５１〜５３が表示され、それぞれソート方向ラベル５１Ａ〜５３Ａが表示されている。釦５１〜５３のいずれかの押下によるソート及びソート方向ラベル５１Ａ〜５３Ａのうちの対応するものの向きについては、図６の場合と同様である。

ソート釦５２の真上に項目切換釦５８が表示され、この項目切換釦５８を押下する毎に、ソート釦５２の表示が「登録日」（図８）、「削除日」（図９）、「保存期間」（図１０）と巡回し、ソート釦５２を押下したときにソートされる項目が、その時にソート釦５２に表示されているものとなる。

ハードディスク１４の空き容量が少なくなったときに、これらのいずれか、特に削除予定日、及び、ファイルサイズに関するソート結果と、文書名とから、どのファイルを優先的に削除すべきかをより適正かつ迅速に判断することが可能となる。また、削除日が近づいているファイルについて、保存期間を延長すべきかどうかも容易に判断することが可能となる。

リスト５０の左端部の列には、チェックボックス５４が表示され、その矩形内を押下することによりチェックマークを付加してファイルを選択し、リスト５０の右端側の詳細釦４７又はリスト５０の下端側の印刷釦６０、送信釦６１、結合釦６２、移動釦６３若しくは削除釦６４を押下することにより、不図示のメニュー画面に遷移して、選択されたファイルに対しその処理を行うことが可能となる。ここで、「結合」は、複数の文書ファイルを１つの文書ファイルにまとめる処理（マージ）であり、「移動」は、ＵＳＢボックス２５Ｂへのファイルの移動である。ファイル保存釦４６を押下した場合には、図６のファイル保存釦４６を押下した場合と同じ処理が行われる。詳細釦４７を押下した場合には、ファイル名、印刷サイズ、文書のページ数、解像度、カラー／モノクロの別、データサイズ及びファイル登録日が表示される。

閉釦６６を押下すると、このユーザボックスが閉じられ、図６の画面に戻る。

スクロールバー４１の上端側には、ユーザボックス内のファイルの情報の表示方法を選択するためのリスト表示アイコン５５、サムネイル表示アイコン５６及びプレビューアイコン５７が表示されている。リスト表示アイコン５５は、図８の表示形態に対応している。サムネイル表示アイコン５６を押下した場合には、図１１に示すような展開画面が表示される。プレビューアイコン５７を押下すると、選択した文書ファイルに対するプレビュー画面が表示され、不図示の方向キーを押下することにより、表示部分を移動させることが可能となっている。

図１１の画面では、３つのフレーム６７内にそれぞれサムネイル６８が表示される。サムネイル６８は、対応する文書の所定頁、例えば第１頁の縮小画像である。サムネイル６８の下部には、図８の列に対応したチェックボックス、文書名、登録日及び削除予定日が表示される。この画面にも、図８と同様に、リスト表示アイコン５５、サムネイル表示アイコン５６及びプレビューアイコン５７が表示される。

図８又は図１１の保存期間変更釦５９を押下すると、図１２に示すような画面が表示される。保存期間の「延長」、「変更」または「無期限」のラジオボタンの１つを押下して選択し、「延長」又は「変更」を選択した場合にはその右側の年（Ｙ）、月（Ｍ）又は日（Ｄ）を単位とする期間を入力する。

確定釦を押下すれば、図１３に示す保存期間更新処理が開始される。図１３の処理は、図２のステップＳ９の処理の一部である。

（Ｓ２０）図１２で保存期間の延長、変更又は無期限が選択されている場合にはそれぞれステップＳ２１、Ｓ２２又はＳ２３へ進む。

（Ｓ２１）図４の結合リスト構造を参照し、ユーザ現ポインタが指すセルからファイル結合リストをたどって、図８又は図１１で選択されているファイル名を含むセルを見つけ、その保存期間に、入力された延長期間を加算し、ステップＳ２４へ進む。

（Ｓ２２）前記ステップＳ２１と同様にして該当するセルを見つけ、その保存期間を、入力されたものに変更し、ステップＳ２４へ進む。

（Ｓ２３）保存期間をゼロクリアし、ステップＳ２４へ進む。

（Ｓ２４）ステップＳ２１〜ステップＳ２３で更新された保存期間に応じて削除予定日を変更する。

次に、閉釦を押下すれば、前の図８又は図１１の画面に戻る。

この画面で印刷釦６０を押下すると、図１４に示すような印刷準備画面が表示される。印刷に関しては、フォームとの関係で後述する。

次に、図８又は図１１の画面で送信釦６１を押下すると、チェックボックス５４で選択された文書名のファイルについて、図１５に示すようなクイックセットアップモードの送信準備画面が表示される。

この画面の左側には、選択したファイルの第１頁のサムネイル、原稿サイズ、送信サイズ及び原稿サイズに対する送信サイズの倍率が表示される。倍率又は送信サイズは、その表記部分を押下して表示される設定画面（不図示）において設定される。画面の右側には宛先リスト６５が表示されており、その各行にはファクシミリ送信であるか電子メール送信であるかを示すアイコンと、ファクシミリ送信先の名前又は電子メールアドレスが表示されている。この宛先リスト６５上の行を押下することにより送信先を選択し、不図示のハードウェアスタートキーを押下することにより、図１において次のような処理が行われる。

すなわち、電子メール送信の場合には電子メール送信ルーチンが呼び出されてこのファイルの内容がＮＩＣ送信部１７Ｔを介し送信され、ファクシミリ送信の場合にはファクシミリ送信ボックス２９Ｔにファイルがコピーされ、ファクシミリ送信ルーチンが呼び出されて、このファイルのフォーマットがファクシミリ送信用に変換された後にファクシミリモデム送信部１８Ｔを介して宛先へファクシミリ送信される。

図１５に戻って、オン／オフトグル釦６９を押下すると、送信後にこのファイルを削除するか否かのモードが交互に切り替わる。この画面の下部の宛先釦を押下すると、図１６に示すような宛先モードの送信準備画面が表示される。

次に、図６のジョブ保存ボックス釦２７０を押下すると、図１７に示すようなジョブボックス展開画面が表示される。この画面のリスト７０中の行であるプライベート印刷／保留ジョブ釦７１及びクイック／プルーフ＆ホールド釦７２は、それぞれ図１のプライベート／保留ジョブボックス２７ＪＰ及びクイック／プルーフ＆ホールドジョブボックス２７ＪＱに対応しており、再コピー釦７３及び重畳フォーム釦７４はそれぞれ図１の再コピーボックス２７Ｃ及びイメージ合成ボックス２７Ｉに対応している。

ジョブ保存ボックス２７Ｊ内の各ユーザボックスに格納されるファイルは、ユーザの目的に応じて４つに分類され、これらはさらに、直ぐには印刷しない「プライベート」又は「保留」のジョブグループと、直ぐに印刷する「クイック」又は「プルーフ＆ホールド」のジョブグループとに分けられる。ここに、「プライベート」とは、後で印刷するが機密保持のために印刷後直ちに削除することを意味する。「保留」とは、後で印刷又は送信するために保留しておき且つ印刷後も保留しておくことを意味する。「クイック」とは、指定部数を直ぐに印刷することを意味する。また、「プルーフ＆ホールド」とは、まず１部のみ印刷し、この頁を目視した結果に応じて修正し又は残りの部数を印刷することを意味する。

プライベート印刷／保留ジョブ釦７１を押下して選択し、開釦４８を押下した場合には、図１８に示すプライベート／保留ジョブの展開画面が表示される。この画面のリスト８０には、各行にユーザ名とそのボックス内のファイル数が表示されている。リスト８０内の行を押下して選択し、開釦４８を押下した場合には、ユーザ認証前であれば不図示のユーザ認証画面が表示され、ユーザ認証後に図１９の画面に遷移し、ユーザ認証後であれば直接図１９の画面に遷移する。

図１９の画面のリスト９０は、プライベート／保留ジョブボックス内におけるあるユーザボックス内の文書の一覧であり、図８と同様に表示される。ただし、プライベートジョブであるか保存ジョブであるかを区別するフラグＰに対応したチェックボックスの列を有している点で、図８と異なる。チェックボックスを押下してチェックマークが表示されたものは「プライベート」モードであることを示し、そうでない場合には「保留」モードであることを示している。

この画面から、図８の場合と同様に、印刷を行うことができる。図８の場合と異なるのは、印刷ジョブに関する設定が既に行われていてそのデータがジョブファイル内に格納されているため、迅速に印刷し又は送信することができる点である。

図１７に戻って、クイック／プルーフ＆ホールド釦７２を押下して選択し、開釦４８を押下した場合には、図２０に示すクイック／プルーフ＆ホールドジョブボックスの展開画面が表示される。

この画面は、図１９のフラグ「Ｐ」のチェックボックス列がリスト１００上のフラグ「Ｑ」のチェックボックス列になっている他は、図１９と同一である。このチェックボックス列において、チェックマークが付されているものは、「クイック」モードであることを示し、そうでないものは「プルーフ＆ホールド」モードであることを示している。印刷釦６０を押下すると、図１９の場合と同様の処理が行われる。

次に、ジョブ保存ボックス２７Ｊ内のユーザボックス及びその中のファイルを管理するためのデータ構造を説明する。このデータ構造は、図２１（Ａ）〜（Ｅ）に示すユーザボックス全体情報構造体１３０、プライベート／保留ジョブに関するユーザ構造体１３１及びジョブ構造体１３２、クイック／プルーフ＆ホールドジョブに関するユーザ構造体１３３及びジョブ構造体１３４の型を用いて作成される。ユーザ構造体１３１、１３３及びジョブ構造体１３２、１３４の型については、これらの配列変数が用いられる。

図２２は、プライベート／保留ジョブに関する、構造体型の変数間がポインタで結合されたリストの具体例を示す。

セル１３００はユーザボックス全体情報構造体１３０の型の変数であり、セル１３１０〜１３１ｕはユーザ構造体１３１の型の配列変数である。セル１３１０〜１３１ｕは、矢印で示すようにポインタで双方向にリンクされ、セル１３００内のユーザ終了ポインタＵＰ０ｕ及びユーザ開始ポインタＵＰ００によりそれぞれセル１３１ｕ及びセル１３１０がポイントされている。図２１（Ｂ）に示すように、ユーザ構造体１３１は、ユーザ名と、ボックスを開くためのパスワードとを有している。パスワードの設定は任意であり、設定されていない場合にはＮＵＬＬ値となる。

ユーザ構造体１３１はまた、ユーザボックス内のジョブファイルの開始ポインタと終了ポインタとを有しており、図２２に示す如く、例えばセル１３１０のジョブファイル開始ポインタ及び終了ポインタによりそれぞれセル１３２００及びセル１３２０１がポイントされている。セル１３２００及びセル１３２０１は、図２１（Ｃ）のジョブ構造体１３２の型の配列要素であり、これらは矢印で示すようにジョブファイル前ポインタとジョブファイル次ポインタにより双方向にリンクされている。ジョブ構造体１３２は、その要素として保存モード、印刷部数、ジョブ名及びジョブファイル名を有している。保存モードには、上記フラグ「Ｐ」が格納される。

クイック／プルーフ＆ホールドジョブに関する、構造体型の変数間のポインタによるリンクは、図２２と同様であり、セル１３００内のユーザ終了ポインタＵＰ１ｖ及びユーザ開始ポインタＵＰ１０に、ユーザ構造体１３３の型のユーザ連結リストの終端と始端のセルがリンクされ、ユーザ連結リストのそれぞれのセルに、ジョブ構造体１３４の型のジョブファイル結合リストの終端と始端のセルがリンクされる。ユーザ構造体１３３は、パスワードを有していない点でユーザ構造体１３１と異なり、ジョブ構造体１３４は、保存期間を有する点、及び、保存モードに上記フラグ「Ｑ」が格納される点で、ジョブ構造体１３２と異なる。

図１７に戻って、再コピー釦７３を押下して選択し、ハードウェアスタートキーを押下した場合には、図８と同様な画面が表示される。

また、図１７の重畳フォーム釦７４を押下した場合には、図２３に示すような全重畳フォームボックス展開画面が表示される。

この画面のリスト１１０は、フォームの選択／非選択を示すフラグに対応したチェックボックスと、フォームファイルに対応したフォーム名と、フォームサイズとの列を有している。ファイル保存釦４６を押下した場合、図１のスキャナ１６Ｓから読み込んだデータをイメージ合成ボックス２７Ｉ内へフォームファイルとして保存するための画面に遷移する。リスト１１０上の行を押下して選択することによりチェックボックスにチェックマークを付加し、次いで削除釦６４を押下した場合には、選択したフォームのファイルが削除されてリスト１１０の表示が更新される。閉釦６６を押下すると、この画面に遷移する前の図１７又は図１４の画面に戻る。

ここで、重畳フォームファイル管理のデータ構造について説明する。

このデータ構造は、図２６（Ａ）〜（Ｃ）に示すユーザボックス全体情報構造体２３０Ｓ、ユーザ構造体２３１及びフォーム構造体２３２の型を用いて作成される。ユーザ構造体２３１及びフォーム構造体２３２の型については、これらの配列変数が用いられる。

図２７は、構造体型の変数間がポインタで結合されたリストの具体例を示す。

セル２３００はユーザボックス全体情報構造体２３０Ｓの型の変数であり、セル２３１０〜２３１ｕはユーザ構造体３１の型の配列変数である。セル２３１０〜２３１ｕは、矢印で示すようにポインタで双方向にリンクされ、セル２３００内のユーザ終了ポインタＵＰ０ｕ及びユーザ開始ポインタＵＰ００によりそれぞれセル２３１ｕ及びセル２３１０がポイントされている。図２６（Ｂ）に示すように、ユーザ構造体２３１は、ユーザ名と、このユーザが選択した２以下のフォームファイル名に対するポインタとを有している。

ユーザ構造体２３１はまた、ユーザ毎のフォームファイルの開始ポインタと終了ポインタとを有しており、図２７に示す如く、例えばユーザ構造体２３１０のフォームファイル開始ポインタ及び終了ポインタによりそれぞれセル２３２００及びセル２３２０２がポイントされている。セル２３２００〜２３２０２は、図２６（Ｃ）のフォーム構造体２３２の型の配列要素であり、これらは矢印で示すようにフォームファイル前ポインタとフォームファイル次ポインタにより双方向にリンクされている。フォーム構造体２３２は、その要素としてフォームファイル名及びフォーム名を有している。

このようなリンクにより、図２３においては、ユーザフォームモードである場合、操作を行っているユーザが使用するフォームのみを表示させることができる。また、ユーザ構造体２３１の、上記２以下のフォームファイル名のポインタが、フォームファイル結合リスト内の選択されたフォームファイル名を指しているので、選択されたフォームがユーザ毎に記憶される。

図２５は、フォームオーバレイ印刷の処理を示すフローチャートである。

（Ｓ３０）ユーザが、図６の画面でユーザボックスを選択し、開釦４８を押下すると、これに応答して、図８の画面に遷移する。

（Ｓ３１）ユーザが、文書名を選択し、印刷釦６０を押下すると、これに応答して、図１４の画面に遷移する。この画面には、操作しているユーザ（図４のユーザ現ポインタＵＰcが指すセルに記入されたユーザ名のユーザ）について記憶されている、１つ又は２つの選択フォーム名が記入されている。

（Ｓ３２）図１４の画面で変更釦が押下された場合には、ステップＳ３３へ進み、そうでなければステップＳ３４へ進む。

（Ｓ３３）図２４のユーザフォームモード画面に遷移する。

この画面において、ファイル保存釦４６を押下して不図示のファイル保存画面を表示させ、フォーム名を入力し、読取釦を押下して、図１のスキャナ１６Ｓから画像データを読み込ませ、フォームファイルとしてイメージ合成ボックス２７Ｉ内に格納させる。次いで登録釦を押下すると、図２４の画面にこのフォーム名及びそのサムネイルが追加される。

スクロールバー４１の上側の全フォームアイコン１１１を押下すると、図２３の画面に遷移してリスト１１０に全フォームが表示され（全フォームモード）、ユーザフォームアイコン１１２を押下すると、図２４の画面に遷移する。プレビューアイコン１１３を押下すると、選択した１つのフォームの画像の一部が表示され、その画面で方向キーを操作すれば他の部分も表示される。

全フォームモードにおいては、当該ユーザ名に関連付けられたフォーム名につき、リスト１１０の左端側のチェックボックスがマークされている。ユーザは、この状態で、新たなチェックボックスを押下してマークし又はマークされているチェックボックスを押下してマークを外す。これに応答して、図２７において当該ユーザ名を持ったセルにリンクされたファイル連結リストに、このチェックボックスに対応したセルが追加又は削除される。この状態からユーザフォームアイコン１１２を押下して図２４の画面に遷移すると、当該ユーザ名に関する更新後のフォーム名がサムネイル表示される。

サムネイルの下方側のチェックボックスを押下してマークすると、そのフォーム名が選択される。この選択に応答して、図２７のユーザ連結リストにおける当該ユーザ名を持ったセル内の選択フォームポインタに、フォーム連結リスト内のこのフォーム名を持ったセルのアドレスが入力される。

詳細釦４７を押下すると、選択されている文書と選択されているフォームとを合成した画像のサムネイルが、図２４中に示すように詳細釦４７の上方に表示される。

（Ｓ３４）図１４において、フォームオーバレイチェックボックスがマークされていなければステップＳ３５へ進み、マークされていればステップＳ３６へ進む。

（Ｓ３５）ハードウェアスタートキーを押下すると、文書ファイルのみの印刷処理が行われる。

（Ｓ３６）ハードウェアスタートキーを押下すると、図８又は図１１で選択された１つ又は複数のファイルに対し、図１４の画面に表示されているフォーム名のフォームでオーバレイした画像が生成されて、印刷処理が行われる。

次に、メインボックス選択釦が表示されている図６又は図１７の画面において、リムーバブルメディア釦２３０を押下した場合には、図２８に示すようなリムーバブルメディア展開画面が表示される。この画面のリスト１２０には、ドライブ名と、そのドライブの記憶容量と、ドライブ内のファイル数と、ドライブの記憶領域使用率（％）との列が表示される。本実施例では、リムーバブルメディアとしてＣＦメモリとＵＳＢメモリとが使用されており、ＣＦメモリを選択して開釦４８を押下すると、図３０に示すような展開画面が表示される。

この画面のリスト１３５は、ボックス名と、そのボックス内のファイル数との列を有している。バックアップボックス及びごみ箱は、図１中のメインボクッス又はその下層のサブボックスに対して作成される。この作成は、編集釦４５を押下して表示される不図示の画面で行われる。図３０の例では、カスタムボックス２６に関するバックアップボックス及びごみ箱と、ファクシミリボックス２８に関するバックアップボックス及びごみ箱とが作成されている。

リスト１３５の行を選択し、開釦４８を押下すると、そのボックス内について図８と同様の画面が表示される。この画面において、バックアップボックス又はごみ箱からカスタムボックス２６又はファクシミリボックス２８内の対応するユーザボックス内へファイルを移動させることができる。閉釦６６を押下すると、図２８の画面に戻る。

図２９は、ファイルの登録釦又は削除釦が押下された場合におけるファイルの自動バックアップコピー又はごみ箱への自動移動処理を示すフローチャートである。

（Ｓ４０）登録釦が押下された場合にはステップＳ４１へ進み、削除釦が押下された場合にはステップＳ４３へ進む。

（Ｓ４１、４２）コンパクトフラッシュメモリ２４内の対応するボックス名及びバックアップの文字を所定の書式で含むフォルダ名のフォルダがリムーバブルメディア２３内に作成されていれば、登録又は作成されたファイルを、このバックアップボックス内にコピーする。

（Ｓ４３、４４）コンパクトフラッシュメモリ２４内の対応するボックス名及びごみ箱の文字を所定の書式で含むフォルダ名のフォルダがリムーバブルメディア２３内に作成されていれば、削除対象のファイルを、削除の替わりにこのごみ箱内へ移動させる。

メインボックス選択釦が表示されている図６又は図１７の画面において、ファクシミリボックス釦２８０を押下すると、図３１に示すファクシミリボックス展開画面が表示される。

この画面は、図６の画面と同様であり、図６の編集釦４５及びファイル保存釦４６が無い点で図６と異なる。編集釦４５が無いのは、カスタムボックス２６内のユーザボックスが作成されると、これに対応してファクシミリボックス２８内の親展受信ボックスが作成されるからである。ファイル保存釦４６が無いのは、ＦＡＸ親展ボックスが受信ボックスであり、かつ、ＦＡＸ送信がカスタムボックス２６におけるユーザボックス内のファイルを指定することにより行われるからである。

ファクシミリモデム受信部１８Ｒからファクシミリ受信ボックス２９Ｒを介しファクシミリボックス２８内の対応するファクシミリ親展受信ボックス内へ受信ファイルが移動されると、対応する上述のようなファイル連結リストに、このファイルの名前を持つセルが自動的に付加される。ファクシミリ親展受信ボックス内からカスタムボックス２６内の対応するユーザボックスへファイルを移動させると、このファイル連結リストから、このファイルの名前を持つセルが自動的に削除される。

図３１において、リスト１４０内の行を指定して開釦４８を押下すると、図８と同様の画面（不図示）が表示される。但し、送信釦は転送を意味し、図８の結合釦６２及びファイル保存釦４６が無く、また、移動釦はカスタムボックス２６内のユーザボックス内へのファイル移動を意味する。

本実施例によれば、スキャナ１６Ｓで読み取られたデータのファイル、ＮＩＣ１７からのデータのファイル、及び、ファクシミリモデム１８からのデータのファイルのうち、ファクシミリモデム１８からのデータのファイルについてのみ、ファイルをＨＤＤ１４に格納させる際にこのファイルをコピーして、リムーバブルメディア２３に格納させるので、ファイルバックアップが原因でＨＤＤ１４の空き容量不足を生じさせることがなく、かつ、バックアップが最も必要なファクシミリモデム１８からのデータのファイルのみを効果的にバックアップすることができるという効果を奏する。

また、保存期間が指定されたファイルについて、本日がファイル削除予定日であるファイル又はファイル削除予定日を経過しているファイルを、リムーバブルメディア２３へ移動させるので、該移動が原因で、ＨＤＤ１４の空き容量不足を生じさせることがなく、かつ、保存が最も必要な自動削除対象のファイルのみを効果的に保存することができるという効果を奏する。

さらに、ファクシミリボックス２８内のユーザ毎のボックス内のファイルのみがバックアップ対象となるので、処理が簡単になるという効果を奏する。

また、ファクシミリボックス２８内のユーザ毎のボックス内のファイルをバックアップボックス２４Ｂ内へコピーし、カスタムボックス内のユーザ毎のボックス内のファイルをごみ箱２４Ｇ内へ移動させればよりので、処理がさらに簡単になるという効果を奏する。

また、３個のメインボックス内にユーザ毎のサブボックスがそれぞれ作成されているが、ユーザが何をしたいかに応じて１つのメインボックスを選択すれば、表示されるユーザ毎のサブボックスは用途が限定された１種類のものとなるので、各ユーザがサブボックス内の所望のファイルを容易に選択してジョブを実行させることができるとともに、ユーザ毎のサブボックス及びこれらに含まれているファイルを管理するためのデータ構造が簡単になり、画像形成装置のプログラム開発効率が向上するという効果を奏する。

なお、本発明には外にも種々の変形例が含まれる。

例えば、ワークボックス２９及びその中のサブボックスは特に作成しなくてもよく、また、ファクシミリボックス２８をワークボックスとして用いてもよい。

また、本実施例では書類名とそのファイル名をセルに記載し、画面には書類名のみ表示しているが、書類名を用いずにファイル名のみ用いてもよい。この場合、画面にはファイル名の所定部分、例えば書類名の部分のみ表示するようにしてもよい。フォームとそのファイル名についても前記と同様である。

さらに、図２１ではセル１３００をプライベート／保留ジョブに関するユーザ連結リストとクイック／プルーフ＆ホールドジョブ保留ジョブに関するユーザ連結リストとで共通に用いているが、セル１３００の替わりに２つの対応するセルを用いて、両連結リストを完全に分離してもよいことは勿論である。

画像形成装置のハードディスクとこれに装着されるリムーバブルメディアとに作成されるボックスの全体構成と、これらに対するファイルの入出力関係を示す概略図である。 主に図１中のボックスを開く処理を示す概略フローチャートである。 ユーザボックス及びこれに入れられるファイルを管理するための構造体の説明図である。 図３の構造体の型を用いた変数及び配列変数のリンク構造を示す図である。 ユーザボックス作成処理を示すフローチャートである。 カスタムボックス展開画面を示す図である。 ファイル保存画面を示す図である。 ファイルリストに登録日が記載されたユーザボックス展開画面を示す図である。 ファイルリストに削除予定日が記載されたユーザボックス展開画面を示す図である。 ファイルリストに保存期間が記載されたユーザボックス展開画面を示す図である。 サムネイル表示モードのユーザボックス展開画面を示す図である。 保存期間変更設定画面を示す図である。 保存期間更新処理を示すフローチャートである。 印刷準備画面を示す図である。 クイックセットアップモードでの送信準備画面を示す図である。 宛先モードでの送信準備画面を示す図である。 ジョブボックスの展開画面を示す図である。 プライベート／保留ジョブのボックス展開画面を示す図である。 プライベート／保留ジョブに関するあるユーザのボックス展開画面を示す図である。 クイック／プルーフ＆ホールドジョブに関するあるユーザのボックス展開画面を示す図である。 ジョブ保存ボックス内のユーザボックス及びその中のファイルを管理するための構造体説明図である。 図２１の構造体型の変数及び配列変数を用いたリンク構造を示す図である。 全重畳フォームボックス展開画面を示す図である。 ユーザフォームボックス展開画面を示す図である。 フォームオーバレイ印刷の処理を示すフローチャートである。 イメージ合成ボックス内のユーザボックス及びその中のフォームファイルを管理するための構造体の説明図である。 図２６の構造体型の変数及び配列変数を用いたリンク構造を示す図である。 リムーバブルメディアの展開画面を示す図である。 ファイルの登録釦又は削除釦が押下された場合におけるファイルのバックアップコピー又はごみ箱への移動処理を示すフローチャートである。 コンパクトフラッシュメモリの展開画面を示す図である。 ファクシミリボックスの展開画面を示す図である。 画像形成装置のハードウェア構成及びこれに関係した部分を示す概略ブロック図である。

符号の説明

１０ 画像形成装置
１１ ＭＰＵ
１２ インタフェース
１３Ｅ１ ＲＯＭ
１３Ｅ２ ＮＶＲＡＭ
１３Ｄ ＤＲＡＭ
１４ ハードディスク
１５ 操作パネル
１６Ｓ スキャナ
１６Ｐ プリンタ
１７ ＮＩＣ
１７Ｒ ＮＩＣ受信部
１７Ｔ ＮＩＣ送信部
１８ ファクシミリモデム
１８Ｒ ファクシミリモデム受信部
１８Ｔ ファクシミリモデム送信部
１９、２０ ポート
２１ ルータ
２２ ホストコンピュータ
２３ リムーバブルメディア
２３０ リムーバブルメディア釦
２４ コンパクトフラッシュメモリ
２４Ｂ バックアップボックス
２４Ｇ ごみ箱
２５ ＵＳＢメモリ
２５Ｂ ＵＳＢボックス
２６ カスタムボックス
２６０ カスタムボックス釦
２７ ジョブボックス
２７Ｃ 再コピーボックス
２７Ｉ イメージ合成ボックス
２７Ｊ ジョブ保存ボックス
２７ＪＰ プライベート／保留ジョブボックス
２７ＪＱ クイック／プルーフ＆ホールドジョブボックス
２７０ ジョブ保存ボックス釦
２８ ファクシミリボックス
２８０ ファクシミリボックス釦
２９ ファクシミリワークボックス
２９Ｔ ファクシミリ送信ボックス
２９Ｒ ファクシミリ受信ボックス
２９Ｐ ファクシミリポーリングボックス
３０ ユーザボックス全体情報構造体
３１ ユーザ構造体
３２ ファイル構造体
３３ フォーム構造体
４０、５０、７０、８０、９０、１００、１１０、１２０、１３０、１４０ リスト
４１ スクロールバー
４２ ナンバー釦
４２Ａ、４３Ａ、４４Ａ、５１Ａ、５２Ａ、５３Ａ ソート方向ラベル
４３ ボックス名釦
４４ 所有者釦
４５ 編集釦
４６ ファイル保存釦
４７ 詳細釦
４８ 開釦
５１ 文書名釦
５２ ソート釦
５３ サイズ釦
５４ チェックボックス
５５ リスト表示アイコン
５６ サムネイル表示アイコン
５７ プレビューアイコン
５８ 項目切換釦
５９ 保存期間変更釦
６０ 印刷釦
６１ 送信釦
６２ 結合釦
６３ 移動釦
６４ 削除釦
６５ 宛先リスト
６６ 閉釦
６７ フレーム
６８ サムネイル
６９ オン／オフトグル釦
７１ プライベート印刷／保留ジョブ釦
７２ クイック／プルーフ＆ホールド釦
７３ 再コピー釦
７４ 重畳フォーム釦

Claims (3)

1. プロセッサと、
   該プロセッサに結合されプログラム及びデータが格納される記憶手段と、
   該プロセッサに結合されたリムーバブル記憶装置用インタフェースと、
   該プロセッサに結合されたスキャナ、プリンタ、ファクシミリモデム及びネットワークインタフェースと、
   該プロセッサに結合された対話型入出力手段と、
   を有する画像形成装置において、
   該記憶手段には、該スキャナで読み取られたデータの第１ファイル、該ネットワークインターフェイスからのデータの第２ファイル、及び、該ファクシミリモデムで受信したデータの第３ファイルが格納され、
   該プログラムは該プロセッサに対し、
   （１）該第３ファイルについてのみ、該第３ファイルを該記憶手段に格納させる際に該第３ファイルをコピーして、該リムーバブル記憶装置用インタフェースに接続されている記憶装置に格納させ、
   （２）該第３ファイル以外の該第１ファイル及び該第２ファイルについて、該対話型入出力手段により、該記憶手段に登録されるファイルについて保存期間が指定された場合には、そのファイル名と、該ファイルの登録日と保存期間との組又はファイル削除予定日とを該記憶手段に格納させ、
   （３）該保存期間が指定されたファイルについて、本日がファイル削除予定日であるファイル又はファイル削除予定日を経過しているファイルを、該リムーバブル記憶装置用インタフェースに接続されている記憶装置へ移動させる、
   ステップを有することを特徴とする画像形成装置。
2. 該記憶手段にはさらに、第１及び第２メインボックスが作成され、該第１及び第２メインボックス内にそれぞれ、ユーザ毎の第１及び第２サブボックスが作成され、該第１サブボックスは、該第１ファイル又は該第２ファイルを格納するためのものであり、該第２サブボックスは、該第３ファイルがその宛先に応じ移動されたものを格納するためのものであり、
   該プログラムは該プロセッサに対し、
   （４）該第１及び第２メインボックスの名前を該対話型入出力手段に表示させ、
   該対話型入出力手段により該第１又は第２メインボックスが選択された場合には、そのメインボックスに格納されているサブボックスの情報を該対話型入出力手段に表示させ、
   （５）該対話型入出力手段により１つのサブボックスが選択された場合には、このサブボックスに含まれているファイルの情報及びファイルに対する処理名を該対話型入出力手段に表示させ、
   （６）該対話型入出力手段によりファイル及び処理が選択された場合には、このファイルに対するこの処理を実行させる、
   ステップを有することを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
3. 該リムーバブル記憶装置にはバックアップボックス及びごみ箱が作成されており、
   該プログラムは該プロセッサに対し、
   該ステップ（１）において該第２サブボックス内の該第３ファイルを該バックアップボックス内に格納させ、
   該ステップ（３）において該第１サブボックス内の、本日がファイル削除予定日又はファイル削除予定日を経過している該第１又は第２ファイルを、該ごみ箱へ移動させる、
   ことを特徴とする請求項２に記載の画像形成装置。

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