JP2004199456A

JP2004199456A - 印刷システム

Info

Publication number: JP2004199456A
Application number: JP2002368038A
Authority: JP
Inventors: Kentaro Tejima; 健太郎手嶋
Original assignee: Kyocera Mita Corp
Current assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Priority date: 2002-12-19
Filing date: 2002-12-19
Publication date: 2004-07-15

Abstract

【課題】この発明は、画像形成装置の記憶装置に保存された印刷データの削除日が間近になった場合には、その印刷データの送信元であるＰＣに、その印刷データの削除日が間近であることを通知できる印刷システムを提供することを目的とする。
【解決手段】画像形成装置は、ＰＣから受信した付加情報に基づいて印刷データを画像形成装置の記憶装置に保存する設定が行われていると判定した場合に、ＰＣから受信した印刷データを記憶装置に格納するとともに、ＰＣから受信した付加情報を記憶装置にジョブ情報テーブルとして格納する手段、ジョブ情報テーブルを監視して削除日が間近であるジョブ情報が存在する場合には、当該ジョブ情報中の電子メールアドレス宛に、当該ジョブ情報に対応する印刷データの削除日が間近であることを通知するための電子メールを送信する手段を備えている。
【選択図】図１

Description

【０００１】
【産業上の利用分野】
この発明は、印刷システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
ＰＣからプリンタに印刷データを送信して、プリンタに印刷データを印刷するための印刷処理を行わせるといったことが行われている。プリンタによって印刷処理が行われた印刷データを、再度、印刷したい場合には、ＰＣは再度、同じ印刷データを送信する必要がある。そこで、ＰＣから送信印刷データをプリンタのハードディスクに保存しておき、必要なときにハードディスクに保存している印刷データを印刷できるようにしたプリンタが開発されている。
【０００３】
しかしながら、ハードディスクの容量には限度があるため、不要となった印刷データを長期間にわたって保存していくと、新たな印刷データをハードディスクに保存できなくなる。
【０００４】
そこで、印刷データをハードディスクに保存させる場合において、印刷データを送信するＰＣ側のユーザに、その印刷データの削除日を指定させることにより、ハードディスクに保存した印刷データをその削除日に削除させるようにすることが考えられる。しかしながら、印刷データによっては、当初に想定していた削除日よりも、より長くハードディスクに保存させたくなる場合もある。このような場合、ユーザが印刷データの削除日を認識していれば、その前にプリンタを操作して削除日を延長（変更）することも可能である。しかしながら、ユーザが印刷データの削除日を認識している可能性は低いため、削除日が変更されることなく、印刷データが削除されてしまうといったことが発生しやすい。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
この発明は、画像形成装置の記憶装置に保存された印刷データの削除日が間近になった場合には、その印刷データの送信元であるＰＣに、その印刷データの削除日が間近であることを通知でき、そのＰＣのユーザが上記印刷データが間近であることを認識できるようになる印刷システムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
この発明は、ＰＣとＰＣから送られてきた印刷データを印刷するための画像形成装置とを備え、画像形成装置は印刷データを保存するための記憶装置を備えかつ記憶装置に保存した印刷データを印刷できる機能を備えている印刷システムにおいて、ＰＣは、印刷データを画像形成装置に送るにあたって、ユーザに、ジョブ名、電子メールアドレス、印刷データを画像形成装置の記憶装置に保存するか否かの情報、および保存する場合にはその削除日を含む付加情報を設定させる手段、ならびに印刷データを画像形成装置に送信する際に、ユーザによって設定された付加情報を送信する手段を備えており、画像形成装置は、記憶装置、ＰＣから受信した印刷データを印刷するための処理を実行する手段、ＰＣから受信した付加情報に基づいて印刷データを画像形成装置の記憶装置に保存する設定が行われていると判定した場合に、ＰＣから受信した印刷データを記憶装置に格納するとともに、ＰＣから受信した付加情報を記憶装置にジョブ情報テーブルとして格納する手段、ジョブ情報テーブルを監視して削除日が間近であるジョブ情報が存在する場合には、当該ジョブ情報中の電子メールアドレス宛に、当該ジョブ情報に対応する印刷データの削除日が間近であることを通知するための電子メールを送信する手段、ならびにジョブ情報テーブルを監視して削除日が到来したジョブ情報が存在する場合には、当該ジョブ情報をジョブ情報テーブルから削除するとともに当該ジョブ情報に対応する印刷データを記憶装置から削除する手段、ならびにユーザの画像形成装置側操作部の操作に基づいて、ジョブ情報テーブル内のジョブ情報中の削除日を変更する手段を備えていることを特徴とする。
【０００７】
画像形成装置としては、プリンタ、複写機能およびプリンタ機能を備えた複合機等が用いられる。記憶装置としては、ハードディスク、メモリ等が用いられる。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して、この発明の実施の形態について説明する。
【０００９】
〔１〕印刷システムの構成および概要の説明
図１は、印刷システムの構成を示している。
【００１０】
ＬＡＮ１上には、プリンタ（画像形成装置）１１、複数のＰＣ２１、２２、２３が接続されている。プリンタ１１は、印刷機能の他、Ｅメール送信機能を備えている。また、プリンタ１１は、ＰＣ２１、２２、２３から受信した印刷データ（画像データ）を保存するためのハードディスク（ＨＤＤ）を備えている。プリンタ１１の操作部をユーザが操作することによって、ＨＤＤに保存している印刷データをプリンタ１１に印刷させることが可能である。
【００１１】
この実施の形態では、ＰＣ２１、２２、２３がプリンタ１１に対応するプリンタドライバを用いて、プリンタ１１に印刷を行わせる際には、当該プリンタドライバによる印刷設定画面上において、印刷データをプリンタ１１のＨＤＤに保存させるか否かの設定、保存された当該印刷データをＨＤＤから削除する年月日の設定、当該ＰＣユーザのＥメールアドレスの設定等が行えるようになっている。
【００１２】
プリンタ１１は、ＨＤＤに保存されている印刷データのうち、削除日が間近なものについては、当該印刷データの送信元であるＰＣのユーザに対してその旨を通知するために、当該ＰＣに対してＥメールを送信する機能を備えている。
【００１３】
ＰＣの各ユーザは、プリンタ１１の操作部を操作することによって、プリンタ１１に自己が送信しかつＨＤＤに保存されている印刷データを印刷したり、プリンタ１１に自己が送信しかつＨＤＤに保存されている印刷データを削除したり、プリンタ１１に自己が送信しかつＨＤＤに保存されている印刷データの削除日を変更したりすることが可能である。
【００１４】
以下、ＰＣがプリンタ１１に印刷処理を行わせる場合のＰＣのユーザの操作、その際のプリンタの動作、プリンタが定期的に行う動作、ユーザによるプリンタ１１の操作等について説明する。
【００１５】
〔２〕ＰＣがプリンタ１１に印刷処理を行わせる場合のＰＣのユーザの操作の説明
【００１６】
ＰＣのユーザは、プリンタ１１に対応するプリンタドライバを用いて、プリンタ１１に印刷を行わせる際には、当該プリンタドライバによる印刷設定画面上において、ジョブ名（文書名）、当該ＰＣユーザのＥメールアドレスおよびパスワードを設定するとともに、当該印刷データ（画像データ）をプリンタ１１のＨＤＤに保存させるか否かを設定する。さらに、印刷データをプリンタ１１のＨＤＤに保存させる場合には当該印刷データをＨＤＤから削除する年月日（削除日）を設定する。このようにして設定された内容（以下、付加情報という）は、印刷データとともにプリンタ１１に送られる。
【００１７】
〔３〕ＰＣからの印刷指令に基づいて印刷処理を行う場合のプリンタ１１の動作の説明
【００１８】
図２は、ＰＣからの印刷指令に基づいて印刷処理を行う場合のプリンタ１１の動作を示している。
【００１９】
プリンタ１１は、ＰＣから印刷データおよび付加情報を受信すると（ステップ１）、印刷データおよび付加情報をメモリに一旦格納する（ステップ２）。そして、印刷データを印刷するための印刷処理を実行する（ステップ３）。次に、付加情報に基づいて、印刷データをＨＤＤに保存するための設定が行われているか否かを判定する（ステップ４）。
【００２０】
印刷データをＨＤＤに保存するための設定が行われていない場合には、今回の処理は終了する。印刷データをＨＤＤに保存するための設定が行われている場合には、受付日時ならびに付加情報に含まれているジョブ名、削除日、Ｅメールアドレスおよびパスワードからなるジョブ情報を、ＨＤＤ内のジョブ情報テーブルに登録するとともに（ステップ５）、上記印刷データを上記ジョブ情報に基づいて読み出させるようにＨＤＤに格納する（ステップ６）。ジョブ情報テーブルの内容例を図３に示しておく。
【００２１】
〔４〕プリンタ１１が定期的に行う処理についての説明
【００２２】
プリンタ１１が定期的に行う処理には、削除日が間近となった印刷データの送信元ＰＣのユーザにその旨を通知するための警告通知のための監視処理と、削除日が到来した印刷データを削除するための印刷データ削除のための監視処理とがある。
【００２３】
〔４−１〕警告通知のための監視処理についての説明
図４は、警告通知のための監視処理の手順を示している。
【００２４】
警告通知のための監視処理は、１日に１回の割合で行われる。この例では、午前零時を少し過ぎた時点で、警告通知のための監視処理が行われる。
【００２５】
まず、ジョブ情報テーブルに基づいて、削除日が間近となっているジョブ情報を検索する（ステップ１１）。削除日が間近となっているジョブ情報とは、削除日が現在日より先の日であって、削除日と現在日との差が所定日以内のものをいう。この例では、削除日が間近となっているジョブ情報とは、翌日が削除日となっているジョブ情報をいうこととする。削除日が間近となっているジョブ情報が全く検索されなかった場合には（ステップ１２）、今回の警告通知のための監視処理は終了する。
【００２６】
削除日が間近となっているジョブ情報が検索された場合には（ステップ１２）、検索された各ジョブ情報毎に、そのジョブ情報中のＥメールアドレス宛に、当該ジョブ情報中の少なくともジョブ名および削除日を示すとともに、当該ジョブ情報に対応する印刷データの削除日が間近となっていることを示すＥメールを送信する（ステップ１３）。
【００２７】
このＥメールを読んだユーザは、メールで示された印刷データがその削除日に削除されてもよいと判断した場合には何も行わなくてよいが、削除日を延長したいと考える場合には、後述するようにプリンタ１１の操作部を操作して、削除日を延長させることが可能である。
【００２８】
〔４−２〕印刷データ削除のための監視処理についての説明
【００２９】
図５は、印刷データ削除のための監視処理の手順を示している。
【００３０】
印刷データ削除のための監視処理は、１日に１回の割合で行われる。この例では、印刷データ削除のための監視処理は、警告通知のための監視処理が行われた直後に行われる。
【００３１】
まず、ジョブ情報テーブルに基づいて、削除日が現在日と一致しているジョブ情報を検索する（ステップ２１）。削除日が現在日と一致しているジョブ情報が全く検索されなかった場合には（ステップ２２）、今回の印刷データ削除のための監視処理は終了する。
【００３２】
削除日が現在日と一致しているジョブ情報が検索された場合には（ステップ２２）、検索された各ジョブ情報をジョブ情報テーブルから削除するとともに（ステップ２３）、検索された各ジョブ情報に対応する印刷データをＨＤＤから削除する（ステップ２４）。
【００３３】
〔５〕ユーザによるプリンタ１１の操作についての説明
【００３４】
各ＰＣのユーザは、プリンタ１１の操作部を操作することによって、ジョブ情報テーブル内の自己のジョブ情報を変更したり、削除したりすることが可能である。
【００３５】
プリンタ１１の操作部には、液晶表示器が設けられている。液晶表示器には、初期画面として、図６に示すような画面が表示される。この例では、初期画面に、ジョブメニューキー５１、プリントメニューキー５２等が表示されている。
【００３６】
ユーザがジョブメニューキー５１を押すと、図７に示すように、ジョブメニュー画面が表示される。この例では、ジョブメニュー画面には、ジョブ管理キー６１とジョブ印刷キー６２とが表示されている。
【００３７】
ユーザがジョブ管理キー６１を押すと、図８に示すように、ジョブ管理メニュー画面が表示される。この例では、ジョブ管理メニュー画面には、ジョブ更新キー７１とジョブ削除キー７２とが表示される。
【００３８】
ユーザがジョブ更新キー７１を押すと、図９に示すように、ジョブ情報選択画面が表示される。この例では、ジョブ情報選択画面には、ジョブ名表示部８１、パスワード入力部８２、ＯＫキー８３およびキャンセルキー８４が表示される。
【００３９】
ジョブ名表示部８１には、最初はジョブ情報テーブル中の先頭のジョブ名が表示されている。ジョブ名表示部８１に表示されるジョブ名は、図示しない上方向キーまたは下方向キーによって、スクロール的に変更させることができる。ユーザは、上方向キーまたは下方向キーを操作して、更新しようとするジョブ情報に対応するジョブ名をジョブ名表示部８１に表示させる。
【００４０】
この後、ユーザは、自己のパスワードをパスワード入力部８２に入力し、ＯＫキーを押す。プリンタ１１は、ジョブ名表示部８１に表示されたジョブ名に対応するジョブ情報をジョブ情報テーブルから読み出し、読み出したジョブ情報中のパスワードとユーザによって入力されたパスワードとが一致した場合にのみ、読み出したジョブ情報を含むジョブ更新画面を表示させる。ユーザは、このジョブ更新画面上で、削除日等の情報を変更させることができる。
【００４１】
なお、図８のジョブ管理メニュー画面上でジョブ削除キー７２が押された場合にも、図９と同様なジョブ情報選択画面が表示される。ユーザは、ジョブ情報選択画面において、削除したいジョブ情報に対応するジョブ名をジョブ名表示部８１に表示させる。そして、自己のパスワードをパスワード入力部８２に入力し、ＯＫキーを押す。プリンタ１１は、ジョブ名表示部８１に表示されたジョブ名に対応するジョブ情報をジョブ情報テーブルから読み出し、読み出したジョブ情報中のパスワードとユーザによって入力されたパスワードとが一致した場合には、当該ジョブ情報をジョブ情報テーブルから削除するとともに、当該ジョブ名に対応する印刷データをＨＤＤから削除する。
【００４２】
【発明の効果】
この発明によれば、画像形成装置の記憶装置に保存された印刷データの削除日が間近になった場合には、その印刷データの送信元であるＰＣに、その印刷データの削除日が間近であることを通知でき、そのＰＣのユーザが上記印刷データが間近であることを認識できるようになる。この結果、削除日を延長させる必要がある場合に、削除日を延長するのを忘れるといったことが起こりにくくなる。
【図面の簡単な説明】
【図１】印刷システムの構成を示すブロック図である。
【図２】ＰＣからの印刷指令に基づいて印刷処理を行う場合のプリンタ１１の動作を示すフローチャートである。
【図３】ジョブ情報テーブルの内容例を示す模式図である。
【図４】警告通知のための監視処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】印刷データ削除のための監視処理の手順を示すフローチャートである。
【図６】プリンタ１１の操作部の液晶表示器に表示される初期画面の例を示す模式図である。
【図７】ジョブメニュー画面の例を示す模式図である。
【図８】ジョブ管理メニュー画面の例を示す模式図である。
【図９】ジョブ情報選択画面の例を示す模式図である。
【符号の説明】
１ＬＡＮ
１１プリンタ
２１、２２、２３ＰＣ

Claims

ＰＣとＰＣから送られてきた印刷データを印刷するための画像形成装置とを備え、画像形成装置は印刷データを保存するための記憶装置を備えかつ記憶装置に保存した印刷データを印刷できる機能を備えている印刷システムにおいて、
ＰＣは、印刷データを画像形成装置に送るにあたって、ユーザに、ジョブ名、電子メールアドレス、印刷データを画像形成装置の記憶装置に保存するか否かの情報、および保存する場合にはその削除日を含む付加情報を設定させる手段、ならびに印刷データを画像形成装置に送信する際に、ユーザによって設定された付加情報を送信する手段を備えており、
画像形成装置は、記憶装置、ＰＣから受信した印刷データを印刷するための処理を実行する手段、ＰＣから受信した付加情報に基づいて印刷データを画像形成装置の記憶装置に保存する設定が行われていると判定した場合に、ＰＣから受信した印刷データを記憶装置に格納するとともに、ＰＣから受信した付加情報を記憶装置にジョブ情報テーブルとして格納する手段、ジョブ情報テーブルを監視して削除日が間近であるジョブ情報が存在する場合には、当該ジョブ情報中の電子メールアドレス宛に、当該ジョブ情報に対応する印刷データの削除日が間近であることを通知するための電子メールを送信する手段、ならびにジョブ情報テーブルを監視して削除日が到来したジョブ情報が存在する場合には、当該ジョブ情報をジョブ情報テーブルから削除するとともに当該ジョブ情報に対応する印刷データを記憶装置から削除する手段、ならびにユーザの画像形成装置側操作部の操作に基づいて、ジョブ情報テーブル内のジョブ情報中の削除日を変更する手段を備えていることを特徴とする印刷システム。