JP2009098960A - 電子ファイル管理装置、電子ファイル管理方法及び電子ファイル管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】不要な電子ファイルを削除しつつ、重要な電子ファイルがユーザの知らない間に削除されるのを防止する電子ファイル管理装置、その管理方法及びプログラムを提供する。
【解決手段】クライアント装置(6)にネットワーク(2)を介して接続された電子ファイル管理装置(4)であって、所定の電子ファイルを保存する記憶装置(32)と、記憶装置の空き容量が少ない場合に、記憶装置を利用したクライアント装置に向けて空き容量の少ない旨を通知する注意喚起手段(14)と、通知されたクライアント装置によって削除対象の電子ファイルが選択され、選択された電子ファイルを削除する容量調整手段(12)とを具備する。
【選択図】図２

Description

本発明は、記憶装置に保存された電子ファイルを管理する電子ファイル管理装置、その管理方法及びプログラムに関するものである。

この種の管理装置、例えば画像形成装置（ＭＦＰ）には複数の機能が備えられている。具体的には、このＭＦＰは、印刷機能、送信機能及び保存機能を備え、この保存機能はスキャナ等で読み込まれた画像を記憶装置（例えばＨＤＤ）に保存している。なお、送信機能は保存された画像を送信し、印刷機能は保存された画像を印刷する。

ここで、ユーザは、このＨＤＤに各種の電子ファイルを自由に保存できるが、当該ファイルをＨＤＤから削除しない場合には、ＨＤＤの空き容量が次第に少なくなり、新たなファイルを保存できなくなる。
そこで、このファイルの削除日をユーザに指定させ、削除日にファイルを削除する装置や、ファイルのアクセス日時とアクセス得点とを記憶しておき、アクセス頻度の低いファイルを自動的に整理する装置が知られている（例えば、特許文献１，２参照）。

特開平５−１１３９１５号公報 特開平６−５２２８３号公報

しかしながら、上述した従来の技術では、重要なファイルがユーザの知らない間にＨＤＤから削除されるとの問題がある。
すなわち、特許文献１の装置では、指定した削除日をユーザが忘れると、重要なファイルであってもＨＤＤから削除されるからである。なお、当該装置では、このファイルの削除を恐れる、或いはＨＤＤの容量に関心がない場合には、ファイルの削除日を指定しないので、ＨＤＤの空き容量を増やせないとの問題もある。

また、特許文献２の装置ではアクセス頻度でファイルを管理しており、これでは、アクセス数が少なければ、重要なファイルがＨＤＤからやはり削除されるからである。
そこで、本発明の目的は、上記課題を解消し、不要なファイルを削除しつつ、重要なファイルがユーザの知らない間に削除されるのを防止する電子ファイル管理装置、その管理方法及びプログラムを提供することである。

上記目的を達成するための第１の発明は、クライアント装置にネットワークを介して接続された電子ファイル管理装置であって、所定の電子ファイルを保存する記憶装置と、記憶装置の空き容量が少ない場合に、記憶装置を利用したクライアント装置に向けて空き容量の少ない旨を通知する注意喚起手段と、通知されたクライアント装置に削除対象の電子ファイルが選択されることにより、選択された電子ファイルを削除する容量調整手段とを具備する。

第１の発明によれば、電子ファイル管理装置はネットワークを介してクライアント装置に接続されており、この管理装置の記憶装置には、所定の電子ファイルが保存されている。
ここで、この管理装置は注意喚起手段や容量調整手段を備え、注意喚起手段は、記憶装置の空き容量が少ない場合には、その旨を利用したクライアント装置に向けて通知する。これにより、記憶装置を利用する一方、この容量に無頓着なユーザに対して注意喚起が可能になる。

そして、削除対象の電子ファイルは、通知されたクライアント装置によって初めて選択され、容量調整手段は、この選択された電子ファイルを記憶装置から削除するので、不要な電子ファイルが記憶装置に保存し続けないし、重要な電子ファイルがユーザの知らない間に記憶装置から削除されない。

第２の発明は、第１の発明の構成において、通知には、管理装置のＵＲＬの情報が記載されており、通知されたクライアント装置にこの管理装置のＵＲＬがアクセスされることにより、クライアント装置に所有される電子ファイルの一覧を作成し、当該一覧をクライアント装置に送信する一覧表示手段をさらに具備することを特徴とする。
第２の発明によれば、第１の発明の作用に加えてさらに、この管理装置は一覧表示手段を備えており、この一覧表示手段は、通知されたクライアント装置が通知に記載された管理装置のＵＲＬにアクセスすると、クライアント装置に所有される電子ファイルの一覧を作成し、この一覧をクライアント装置に送信している。よって、不要な電子ファイルは記憶装置から容易に削除可能になる。

第３の発明は、第１や第２の発明の構成において、管理装置は、複数のクライアント装置に接続されており、注意喚起手段は、記憶装置を利用した複数のクライアント装置に向けて空き容量の少ない旨を一括して通知することを特徴とする。
第３の発明によれば、第１や第２の発明の作用に加えてさらに、記憶装置を利用する一方、この容量に無頓着なユーザに対する注意喚起が一括で可能になる。

第４の発明は、第１から第３の発明の構成において、注意喚起手段は、空き容量の少ない旨を既に通知したクライアント装置には、所定期間が経過するまで、クライアント装置に空き容量の少ない旨を改めて通知しないことを特徴とする。
第４の発明によれば、第１から第３の発明の作用に加えてさらに、注意喚起手段は、記憶装置の空き容量が少ない場合には、その旨を利用したクライアント装置に向けて通知するが、次回の通知は所定期間が経過するまで行われない。つまり、連続送信が防止されており、ユーザに対して注意喚起が可能になる一方、頻繁に注意喚起されることによるユーザの不快感は軽減される。

第５の発明は、クライアント装置と電子ファイル管理装置とがネットワークに接続されており、管理装置の電子ファイルを管理する方法であって、所定の電子ファイルを記憶装置に保存するステップと、記憶装置の空き容量が少ない場合に、記憶装置を利用したクライアント装置に向けて空き容量の少ない旨を通知するステップと、通知されたクライアント装置に削除対象の電子ファイルが選択されるステップと、選択された電子ファイルを削除するステップとから構成される。

第６の発明は、クライアント装置にネットワークを介して接続された電子ファイル管理装置のプログラムであって、この管理装置のコンピュータに、所定の電子ファイルを記憶装置に保存する手順と、記憶装置の空き容量が少ない場合に、記憶装置を利用したクライアント装置に向けて空き容量の少ない旨を通知する手順と、通知されたクライアント装置に削除対象の電子ファイルが選択される手順と、選択された電子ファイルを削除する手順とを実行させる。

第５，６の発明によれば、記憶装置には、所定の電子ファイルが保存されているが、この記憶装置の空き容量が少ない場合には、その旨を利用したクライアント装置に向けて通知するので、記憶装置の容量に無頓着なユーザに対して注意喚起が可能になる。
そして、削除対象の電子ファイルは、通知されたクライアント装置によって初めて選択され、記憶装置から削除されることから、不要な電子ファイルが記憶装置に保存され続けないし、重要な電子ファイルがユーザの知らない間に記憶装置から削除されない。

本発明によれば、不要な電子ファイルが記憶装置に蓄積しない電子ファイル管理装置、その管理方法及びプログラムを提供することができる。

以下、本発明の好適な実施形態について図面を用いて説明する。
図１は、本実施例に係る電子ファイル管理システムの構成図であり、当該システム１は、例えばＬＡＮ等のネットワーク２を用いて構成され、このネットワーク２には、画像形成装置（電子ファイル管理装置）４及び複数のクライアントＰＣ（クライアント装置）６がそれぞれ接続されている。

図２は画像形成装置の概略構成図である。当該装置４は、ネットワークインターフェース２６を介してネットワーク２に接続され、さらに、公衆回線にも接続されている。また、この装置４はデジタル複合機であり、いわゆる多機能周辺機器（Ｍｕｌｔｉｐｌｅ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ、以下、ＭＦＰと称する）である。そして、ＭＦＰ４はプログラムの命令にしたがって各種動作を実行する。

このＭＦＰ４には、例えば、印刷機能（Ｃｏｐｙ機能）、送信機能（Ｓｅｎｄ機能）及び保存機能（Ｂｏｘ機能）が備えられている。
より具体的には、ＨＤＤ（記憶装置）３２は、スキャナ部２２で読み込まれた文書データ、クライアントＰＣ６から送信された文書データや、ＦＡＸ通信部２４にて受信した文書データ等の種々の電子ファイルを逐次保存しており、Ｂｏｘ機能を有している。

一方、このＦＡＸ通信部２４はＳｅｎｄ機能も有し、ＨＤＤ３２に保存された文書を相手先に向けて送信している。また、プリントエンジン２０は、ＨＤＤ３２に保存された文書を印刷しており、Ｃｏｐｙ機能を有している。
なお、このプリントエンジン２０は、原稿をスキャナ部２２の画像読取位置に搬送する自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）、用紙を供給する用紙供給部、画像を用紙に転写する画像形成部、転写済みの用紙にソート、穴開けやステープル処理等を行う後処理装置等に接続されている。

また、ＭＦＰ４は操作パネル２８を備えており、このパネル２８には、タッチ操作用のボタンの他、文字情報や案内画像等が表示され、ユーザの操作が受け付け可能に構成されている。そして、操作パネル２８が受け付けたユーザの操作内容をコントローラ１０に通知する。さらに、ＭＦＰ４はメモリ３０を備え、このメモリ３０はＲＯＭやＲＡＭ等を有しており、印刷に伴う設定データや、各種のプログラムが格納されている。

ＭＦＰ４の各種動作はコントローラ１０で制御される。このコントローラ１０はコンピュータとして機能する要素であり、ＣＰＵ等のハードウエア資源を有している。そして、コントローラ１０は、このハードウエア資源を用いて所定のプログラムを実行しており、上述のプリントエンジン２０、スキャナ部２２やＦＡＸ通信部２４を操作する。

ここで、図２に示されるように、本実施例のＨＤＤ３２は、文書ボックス領域３４及びユーザ管理領域３６を有している。この文書ボックス領域３４は、クライアントＰＣ６を操作する各ユーザが自由に利用することができ、この領域３４には、上述した種々の電子ファイルが文書や文書ボックスの形式で保存されている。また、ユーザ管理領域３６には、当該クライアントＰＣ６を操作する各ユーザの電子メールアドレス等が保存されている。

ところで、本実施例のコントローラ１０は、文書ボックス制御部（容量調整手段）１２、電子メール作成部（注意喚起手段）１４、及びＷｅｂサーバ部（一覧表示手段）１６を備えている。
電子メール作成部１４は、文書ボックス領域３４の空き容量が少ない場合に、このボックス領域３４を利用したクライアントＰＣ６のユーザに向けて空き容量の少ない旨を通知する。

より詳しくは、コントローラ１０は、文書ボックス領域３４の空き容量を例えばＭＢや％で監視しており、その空き容量が少ない場合には、その結果を電子メール作成部１４に出力する。
これにより、電子メール作成部１４は、文書ボックス領域３４の空き容量の少ない旨の文章をメールに記載し、さらに、このＭＦＰ４のＷｅｂページを示すＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）の情報も併せて記載する。また、このＵＲＬには各ユーザを識別するユーザＩＤ等の識別子（パスワードを除く）が含まれている。

そして、電子メール作成部１４は、ユーザ管理領域３６に保存された電子メールアドレスを呼び出し、当該ボックス領域３４を利用したクライアントＰＣ６のユーザに向けてネットワーク２を介してメールを送信している。
Ｗｅｂサーバ部１６は、クライアントＰＣ６の各ユーザに所有される文書や文書ボックスの一覧を作成する。

具体的には、この一覧には、文書や文書ボックスの他、これら文書や文書ボックスをそれぞれ選択可能なチェック欄が設けられ、さらに、文書や文書ボックスの作成日時、最終アクセス日時、サイズやサムネール画像も示されている。なお、これら作成日時等の各項目でソートも可能に構成されている。
そして、上述のメールを受け取ったクライアントＰＣ６がＷｅｂブラウザでＭＦＰ４のＷｅｂページを示すＵＲＬにアクセスすることにより、Ｗｅｂサーバ部１６は、この文書や文書ボックスの一覧をそのユーザの各クライアントＰＣ６に送り返している。

文書ボックス制御部１２は、上述のメールを受け取ったクライアントＰＣ６が上記一覧にて削除対象の文書や文書ボックスを選択することにより、この選択された文書や文書ボックスを削除する。
より詳しくは、図３及び図４は、プログラムがコントローラ１０に実行させる処理を示しており、以下、上記の如く構成されたＭＦＰ４の本発明に係る作用について説明する。

図３のステップＳ３０１では、電子メール作成部１４がクライアントＰＣ６のユーザに向けて電子メールを送信する。具体的には、図４に示されるように、ステップＳ４０１では、このメール作成部１４が連続送信禁止期間であるか否かを判別し、前回の電子メールの送信時点から現時点までが例えば数週間程度の所定期間を経過した場合、すなわち、ＮＯと判定したときのみ、ステップＳ４０２に進む。

このステップＳ４０２では、コントローラ１０が文書ボックス領域３４の空き容量を監視する。そして、ステップＳ４０３では、その空き容量が少ないか否かを判別し、文書ボックス領域３４の空き容量が少ない場合、すなわち、ＹＥＳと判定されるまで当該空き容量の監視及び判別を継続する。
次いで、文書ボックス領域３４の空き容量が少ないときにはステップＳ４０４に進み、電子メール作成部１４は、文書ボックス領域３４を利用したクライアントＰＣ６のユーザの電子メールアドレスをユーザ管理領域３６から取得する。

より具体的には、本実施例の電子メール作成部１４は、文書ボックス領域３４を利用した総てのユーザのアドレスを取得している。なお、このボックス領域３４に保存された文書のうち、合計サイズの大きな文書を所有するユーザのアドレスだけを取得しても良く、或いは、以前に電子メールを送信したものの、上記ＭＦＰ４のＷｅｂページを示すＵＲＬに所定期間アクセスしていないユーザのアドレスのみを取得しても良い。

続いて、ステップＳ４０５では、電子メール作成部１４は、この文書ボックス領域３４を利用したユーザの電子メールアドレスの一覧を作成して電子メールを送信する。
詳しくは、電子メール作成部１４は、メールアドレスの一覧から１件のあて先を取得し（ステップＳ４０６）、文書ボックス領域３４の空き容量の少ない旨の文章、及びＭＦＰ４のＷｅｂページを示すＵＲＬを本文中に含むメールを作成する（ステップＳ４０７）。そして、電子メール作成部１４は、まず、１件目の電子メールを送信する（ステップＳ４０８）。

次いで、２件目以降のあて先を取得、メールの作成、及び送信を順次実施し、電子メールアドレスの一覧に記載された総てのユーザへの一括送信が完了するまで当該作業を繰り返す（ステップＳ４０９）。その後、総てのユーザに電子メールの自動送信が完了した場合には、ステップＳ４１０に進み、電子メール作成部１４は、連続送信禁止期間を更新して図３のステップＳ３０２に進む。

このステップＳ３０２では、このメールを受け取ったユーザがクライアントＰＣ６を介してＭＦＰ４のＷｅｂページを示すＵＲＬにアクセスすると、Ｗｅｂサーバ部１６が当該ユーザ所有の文書や文書ボックスの一覧を各クライアントＰＣ６に送信する。
次いで、ステップＳ３０３では、当該ユーザがクライアントＰＣ６の画面にてユーザＩＤやパスワードを入力すると、Ｗｅｂサーバ部１６は、当該入力が正しいか否かを判別し、この入力が正しいことを条件としてステップＳ３０４に進み、当該ユーザ所有の文書や文書ボックスの一覧をクライアントＰＣ６の画面に表示する。

これにより、当該ユーザは、この一覧にて削除対象の文書や文書ボックスを選択することができ、上述したチェック欄にマークを入れて図示しない実行ボタンをクリックすると、ステップＳ３０５では、文書ボックス制御部１２が選択された文書や文書ボックスを文書ボックス領域３４から削除し、一連のルーチンを抜ける。

以上のように、本実施例によれば、ＭＦＰ４はネットワーク２を介して複数のクライアントＰＣ６に接続されており、このＭＦＰ４のＨＤＤ３２には、スキャナ部２２で読み取った文書データ、クライアントＰＣ６から送信された文書データや、ＦＡＸ通信部２４で受信した文書データ等が文書や文書ボックスの形式で保存されている。

ここで、ＭＦＰ４は、文書ボックス制御部１２、電子メール作成部１４やＷｅｂサーバ部１６を備えている。そして、コントローラ１０は、文書や文書ボックス等の電子ファイルの管理ではなく、ＨＤＤ３２の文書ボックス領域３４を管理している。
そして、電子メール作成部１４は、文書ボックス領域３４の空き容量が少ない場合には、その旨を利用したクライアントＰＣ６に向けて電子メールを送信する。これにより、文書ボックス領域３４を利用する一方、このボックス領域３４の容量に無頓着なユーザに対して注意喚起が可能になる。

削除対象の文書や文書ボックスは、クライアントＰＣ６によって電子メールの送信後に初めて選択され、文書ボックス制御部１２は、この選択された文書や文書ボックスを文書ボックス領域３４から削除する。換言すれば、メールを受信したユーザが自身の意思で削除する文書や文書ボックスを特定している。よって、不要な文書や文書ボックスが文書ボックス領域３４に保存し続けないし、重要な文書や文書ボックスがユーザの知らない間に文書ボックス領域３４から削除されない。

また、Ｗｅｂサーバ部１６は、メールを受信したクライアントＰＣ６が当該メールに記載されたＭＦＰ４のＷｅｂページを示すＵＲＬにアクセスすると、クライアントＰＣ６のユーザに所有される文書や文書ボックスの一覧を作成し、この一覧をクライアントＰＣ６に送り返している。よって、ユーザは、不要な文書や文書ボックスは文書ボックス領域３４から簡単に削除することができる。

さらに、上記ステップＳ４０９の如く、電子メール作成部１４が電子メールアドレスの一覧に記載された総てのユーザに一括送信を実施しているので、文書ボックス領域３４を利用する一方、このボックス領域３４の容量に無頓着なユーザに対する注意喚起が一括で可能になる。

さらにまた、電子メール作成部１４は、文書ボックス領域３４の空き容量が少ない場合には、その旨を利用したクライアントＰＣ６に向けて自動的にメールを送信するが、連続送信禁止期間に該当する場合には、次回の送信が行われない。これにより、ユーザに対して注意喚起が可能になる一方、頻繁に注意喚起されることによるユーザの不快感は軽減される。この結果、文書ボックス領域３４の空き容量を増やしたいＭＦＰ４に対し、ユーザが速やかに行動する環境を構築できる。

また、これらはコントローラ１０内のソフトの変更で済むことから、ＭＦＰ４の製造コストも低く抑えられる。
本発明は、上記実施例に限定されず、特許請求の範囲を逸脱しない範囲で種々の変更を行うことができる。
例えば、上記実施例では、電子ファイルの一例として文書が示されているが、必ずしもこの形態に限定されるものではなく、画像や動画についても同様に、扱うことができる。

また、上記実施例では、電子メール作成部１４はコントローラ１０による文書ボックス領域３４の空き容量の監視に応じて自動的にメールを送信しているが、このメールの送信は、ＭＦＰ４の管理者が操作パネル２８、ＭＦＰ４のＷｅｂページ、或いは、専用アプリケーション等を操作することによっても可能である。さらに、クライアントＰＣ６への通知は、上述した電子メールの他、ポップアップ等の他の手段であっても良い。

最後に、上述したＭＦＰ４は電子ファイル管理装置の一例であり、本発明は、電子ファイルを管理可能な各種の装置に採用することができる。
そして、これらいずれの場合にも上述と同様に、不要な電子ファイルを削除しつつ、重要な電子ファイルがユーザの知らない間に削除されるのを防止するとの効果を奏する。

本実施例に係る電子ファイル管理システムの構成図である。 図１のＭＦＰの概略構成図である。 図１のコントローラによる管理制御のフローチャートである。 図３の電子メール送信制御のフローチャートである。

符号の説明

１ 電子ファイル管理システム
２ ネットワーク
４ ＭＦＰ（電子ファイル管理装置）
６ クライアントＰＣ（クライアント装置）
１０ コントローラ
１２ 文書ボックス制御部（容量調整手段）
１４ 電子メール作成部（注意喚起手段）
１６ Ｗｅｂサーバ部（一覧表示手段）
３２ ＨＤＤ（記憶装置）

Claims (6)

1. クライアント装置にネットワークを介して接続された電子ファイル管理装置であって、
   所定の電子ファイルを保存する記憶装置と、
   該記憶装置の空き容量が少ない場合に、該記憶装置を利用した前記クライアント装置に向けて空き容量の少ない旨を通知する注意喚起手段と、
   該通知されたクライアント装置に削除対象の電子ファイルが選択されることにより、該選択された電子ファイルを削除する容量調整手段と
   を具備することを特徴とする電子ファイル管理装置。
2. 請求項１に記載の電子ファイル管理装置であって、
   前記通知には、該管理装置のＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）の情報が記載されており、
   前記通知されたクライアント装置に該管理装置のＵＲＬがアクセスされることにより、該クライアント装置に所有される電子ファイルの一覧を作成し、該一覧を該クライアント装置に送信する一覧表示手段をさらに具備することを特徴とする電子ファイル管理装置。
3. 請求項１又は２に記載の電子ファイル管理装置であって、
   該管理装置は、複数のクライアント装置に接続されており、
   前記注意喚起手段は、前記記憶装置を利用した前記複数のクライアント装置に向けて前記空き容量の少ない旨を一括して通知することを特徴とする電子ファイル管理装置。
4. 請求項１から３のいずれか一項に記載の電子ファイル管理装置であって、
   前記注意喚起手段は、前記空き容量の少ない旨を既に通知したクライアント装置には、所定期間が経過するまで、該クライアント装置に前記空き容量の少ない旨を改めて通知しないことを特徴とする電子ファイル管理装置。
5. クライアント装置と電子ファイル管理装置とがネットワークに接続されており、該管理装置の電子ファイルを管理する方法であって、
   所定の電子ファイルを記憶装置に保存するステップと、
   該記憶装置の空き容量が少ない場合に、該記憶装置を利用した前記クライアント装置に向けて空き容量の少ない旨を通知するステップと、
   該通知されたクライアント装置に削除対象の電子ファイルが選択されるステップと、
   該選択された電子ファイルを削除するステップと
   から構成される電子ファイル管理方法。
6. クライアント装置にネットワークを介して接続された電子ファイル管理装置のプログラムであって、
   前記管理装置のコンピュータに、
   所定の電子ファイルを記憶装置に保存する手順と、
   該記憶装置の空き容量が少ない場合に、該記憶装置を利用した前記クライアント装置に向けて空き容量の少ない旨を通知する手順と、
   該通知されたクライアント装置に削除対象の電子ファイルが選択される手順と、
   該選択された電子ファイルを削除する手順と
   を実行させるための電子ファイル管理プログラム。
   

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