JP4728270B2 - 情報処理装置及びその制御方法、プログラム - Google Patents

Description

本発明は、メールの利用状況を管理するサーバとネットワークを介して接続される情報処理装置及びその制御方法、プログラムに関するものである。

電子メールが普及して多くの人が利用するようになった。このような状況の中、企業内においても電子メールは必要不可欠なものになっている。その利用は簡単であり、また、電子的であるがゆえ他人に知られないように業務以外の使用を多く見かけるようになった。業務外のメールをやり取りすることで業務の効率が落ち、企業の不利益になる。

しかしながら、メールの業務外使用を把握するためには、メールサーバー等の管理サーバの閲覧を管理者が行う必要があるが、この作業は非常に労力を要するものであった。また、メールサーバー等の管理サーバの閲覧は、メール自体の閲覧になり個人情報の保護という観点からも問題がある。

このように、個人情報を保護しながら簡便な方法でメールを業務、業務外に振り分ける基準がないために業務外の使用の制限ができなかった。

本発明は上記の課題を解決するためになされたものであり、メールの利用状況を効率的に管理することができる情報処理装置及びその制御方法、プログラムを提供することを目的とする。

上記の目的を達成するための本発明による情報処理装置は以下の構成を備える。即ち、
メールの利用状況を管理するサーバとネットワークを介して接続される情報処理装置であって、
当該情報処理装置で動作するメーラーの利用状況を監視する監視手段と、
前記メーラーを利用するユーザのユーザ名とメールの件名を含む、前記監視手段で監視されるメーラーから得られるメールの利用状況を示すメール利用状況情報を、前記サーバが判定対象のメールの件名がメールの件名とその区分を対応付けた該サーバが管理するテーブルに存在するか否かを判定して、その区分を該サーバに判定させるために前記サーバへ送信する送信手段と
を備える。

上記の目的を達成するための本発明による情報処理装置の制御方法は以下の構成を備える。即ち、
メールの利用状況を管理するサーバとネットワークを介して接続される情報処理装置の制御方法であって、
当該情報処理装置で動作するメーラーの利用状況を監視する監視工程と、
前記メーラーを利用するユーザのユーザ名とメールの件名を含む、前記監視工程で監視されるメーラーから得られるメールの利用状況を示すメール利用状況情報を、前記サーバが判定対象のメールの件名がメールの件名とその区分を対応付けた該サーバが管理するテーブルに存在するか否かを判定して、その区分を該サーバに判定させるために前記サーバへ送信する送信工程と
を備える。

上記の目的を達成するための本発明によるプログラムは以下の構成を備える。即ち、
メールの利用状況を管理するサーバとネットワークを介して接続される情報処理装置の制御をコンピュータに機能させるためのプログラムであって、
当該情報処理装置で動作するメーラーの利用状況を監視する監視工程と、
前記メーラーを利用するユーザのユーザ名とメールの件名を含む、前記監視工程で監視されるメーラーから得られるメールの利用状況を示すメール利用状況情報を、前記サーバが判定対象のメールの件名がメールの件名とその区分を対応付けた該サーバが管理するテーブルに存在するか否かを判定して、その区分を該サーバに判定させるために前記サーバへ送信する送信工程と
をコンピュータに機能させる。

本発明によれば、メールの利用状況を効率的に管理することができる情報処理装置及びその制御方法、プログラムを提供できる。

以下、図面を参照して本発明の好適な実施形態を詳細に説明する。

＜実施形態１＞
図１は本発明の実施形態１の情報管理システムの構成を示す図である。

１１はクライアント群（クライアント１〜ｎ）であり、ネットワーク１２ａを介してログ管理サーバ１３に接続され、このログ管理サーバ１３が提供する機能やデータを利用するコンピュータである。特に、クライアント１１は、自身に搭載されているメーラー１１ｂの利用状況を監視するメール監視部１１ａを有している。

クライアント１１において、メール監視部１１ａは、クライアント１１で利用されるメーラー１１ｂの利用状況（起動／終了等）を監視し、それをメールログデータとして蓄積する。そして、このメールログデータをログ管理サーバ１３へ送信する。このメールログデータをログ管理サーバ１３へ送信するタイミングは、所定時間単位（例えば、２時間毎：ログ管理サーバ１３が設定）で行う。それ以外にも、例えば、所定量以上のログデータが蓄積された場合、クライアント１１が再起動された場合、ログ管理サーバ１３からの要求を受けた場合等の様々な条件を設定可能である。

尚、メールログデータは、例えば、クライアント情報（クライアント名、ユーザ名、マシン名）、メーラー名、メールの件名、送受信先名、送受信日時、添付ファイル名、メールアドレス、メーラーの起動時間／終了時間等から構成されるメール利用状況情報である。

１３はログ管理サーバであり、ネットワーク１２ａを介して接続される各クライアント１１からメールログデータを受信して、それをログ管理データベース１３ａに登録する。

１５はメールサーバ機能を有するメール分析サーバであり、ネットワーク１２ｂを介して評価用端末１６と接続される。また、メール分析サーバ１５は、ネットワーク１４を介してログ管理サーバ１３とも接続され、ログ管理サーバ１３のログ管理データベース１３ａで管理される各クライアント１１のメールログデータの分析を行う。

具体的には、メール区分判定部１５ａによって、処理対象のメールの区分（業務／業務外）の判定を行う。この判定は、メール情報（件名、メーラー名、そのメーラーが動作するクライアント情報（クライアント名、ユーザ名、マシン名、メールアドレス）等を含む）とその区分を対応づけて管理するメール振分テーブル１５ｂを参照して行う。

但し、判定対象のメールがメール振分テーブル１５ｂに登録されていない場合には、そのメール情報を、メール毎の区分を管理するメール区分決定部１５ｃによって、そのメールの区分を決定する。そして、決定された区分とそのメールに関するメール情報を対応づけて、新たにメール振分テーブル１５ｂに追加登録する。

尚、このメール区分決定部１５ｃで実現するメールの区分の決定は、オペレータによって実現されても良い。この場合は、メールの区分に関する情報を入力する入力画面がメール分析サーバ１５によって、オペレータに提供されることになる。

また、メール振分テーブル１５ｂは、企業や組織内で使用される可能性があるクライアント１１から送受信されるメールとその区分（業務／業務外）を管理するものである。この区分は、その企業や組織内での重要性や必要性等に応じて決定されるものである。そのため、業種や職種によって、メールの区分が必ずしも一致するものではない。

ここで、メール振分テーブル１５ｂの例を示すと、以下のようなものがある。

例）
区分１（業務外）
メールの件名（空白、メーリングリスト、意味がない内容、公序良俗に反する内容等）とそのメール情報
区分２（業務用）
区分１で指定するメールの件名以外の件名とそのメール情報
図１の説明に戻る。

１６は評価用端末群（評価用端末１〜ｎ）であり、ネットワーク１２ｂを介してメール分析サーバ１５と接続され、メール分析サーバ１５で実行される分析の支援を行うコンピュータである。この支援とは、例えば、メール区分決定部１５ｃの代替処理、不明なメールの区分を決定するための情報収集等である。この支援に係る処理は、専用ソフトで実現される場合もあれば、オペレータによって実現される場合もある。

尚、ネットワーク１２ａ、１２ｂは、通常、ＬＡＮから構成され、ネットワーク１４は、通常インターネットから構成される。しかしながら、これに限定されず、これらのネットワークは、インターネット、ＬＡＮ／ＷＡＮや電話回線、専用デジタル回線、ＡＴＭ（非同期転送モード）やフレームリレー回線であり得る。

また、上記各サーバは別々に構成されているが、それらの一部／全部が１つのサーバで構成されていても良い。

更に、クライアント１１、ログ管理サーバ１３、メール分析サーバ１５、評価用端末１６で実現される各種機能は、各端末やサーバ内部のＲＯＭや外部記憶装置に記憶されるプログラムがＣＰＵによって実行されることによって実現されても良い。あるいは、専用のハードウエアで実現されても良い。

次に、実施形態１の情報管理システムを構成する各種クライアント、サーバのハードウェア構成について、図２を用いて説明する。

図２は本発明の実施形態１の情報管理システムを構成する各種端末、サーバそれぞれのハードウェア構成を示す図である。

図２において、ＣＰＵ２１、ＲＡＭ２２、ＲＯＭ２３、ＬＡＮアダプタ２４、ビデオアダプタ２５、入力部（キーボード）２６、入力部（マウス）２７、ハードディスク２８、ＣＤ−ＲＯＭドライブ２９はそれぞれシステムバス２０を介して互いに接続されている。システムバス２０は、例えば、ＰＣＩバス、ＡＧＰバス、メモリバス等を意味する。また、図２では、各バス間の接続用チップやキーボードインタフェースや、いわゆるＳＣＳＩやＡＴＡＰＩのような入出力用インタフェース、電源ラインは省略している。

ＣＰＵ２１は四則演算や比較演算等の各種の演算や、ハードウェアやソフトウェアの制御を行う。ＲＡＭ２２には、ハードディスク２８やＣＤ−ＲＯＭドライブ２９に装着されたＣＤ−ＲＯＭやＣＤ−Ｒ等の記憶媒体から読み出されたオペレーションシステムのプログラムやアプリケーションプログラム等が記憶される。そして、これらはＣＰＵ２１の制御の元に実行される。尚、アプリケーションプログラムには、後述する各端末やサーバで実行されるフローチャートを実行する各プログラム等がある。

ＲＯＭ２３は、オペレーションシステムと協働してハードディスク等への入出力を司るいわゆるＢＩＯＳ等が記憶される。ＬＡＮアダプタ２４は、ＣＰＵ２１によって制御されるオペレーションシステムの通信プログラムと協働してネットワークを介した外部との通信を行う。ビデオアダプタ２５は、ディスプレイ装置（不図示）に出力する画像信号を生成し、入力部（キーボード）２６や入力部（マウス）２７は端末への指示を入力するために用いられる。

ハードディスク２８は、オペレーションシステムや上述のアプリケーションプログラムを記憶しており、端末の起動時に、または必要に応じてＲＡＭ２２にロードされる。

ＣＤ−ＲＯＭドライブ２９は、ＣＤ−ＲＯＭやＣＤ−ＲやＣＤ−Ｒ／Ｗ等の記憶媒体を装着してアプリケーションプログラムをハードディスク２８にインストールするのに用いる。

尚、ＣＤ−ＲＯＭドライブ２９の代わりにＣＤ−ＲドライブやＣＤ−Ｒ／ＷドライブやＭＯドライブ、ＤＶＤ−ＲＡＭドライブ等を用いても良いのは言うまでもない。

次に、ログ管理サーバ１３とメール分析サーバ１５で実行される処理について、図３を用いて説明する。

図３は本発明の実施形態１のログ管理サーバとメール分析サーバで実行される処理を示すフローチャートである。

尚、図３で示すフローチャートは、ログ管理サーバ１３とメール分析サーバ１５が同一のサーバで構成されている場合を例に挙げて説明する。また、この処理は、例えば、定期的（例えば、一日一回）に実行される。

ステップＳ２０１：
まず、本処理が実行される前には、ログ管理サーバ１３（メール分析サーバ１５）は、接続される各クライアント１１からメールログデータを受信し、それをログ管理データベース（ＤＢ）１３ａに登録する。その後、メール分析サーバ１５は、ログ管理データベース（ＤＢ）１３ａから各クライアント１１のメールログデータを１つ読み出す。

ステップＳ２０２：
読み出したメールログデータに含まれるメールの区分を判定する。この判定は、判定対象のメールの件名がメール振分テーブル１５ｂに存在するか否かを判定することで行う。

ここで、判定対象のメールログデータの件名が存在する場合、クライアント毎にメールを区分毎にカウントして（更に、時間毎にカウントするようにしてもよい）、分析結果ファイル１５ｄに追加する。

つまり、この判定において、判定対象のメールの件名がメール振分テーブル１５ｂに存在する場合（ステップＳ２０２でＹＥＳ）、すでにそのメールの件名は区分分けされているので、そのまま処理を終了する。一方、判定対象のメールの件名がメール振分テーブル１５ｂに存在しない場合（ステップＳ２０２でＮＯ）、そのメールは、まだ、区分分けされていないものである。その場合は、以降の処理で、そのメールの区分を決定することになる。

ステップＳ２０３：
メール区分判定部１５ａは、判定対象のメールの件名がメール振分テーブル１５ｂに存在しない場合、そのメールの区分を、メール区分決定部１５ｃによって決定する。

尚、メールの区分を決定することが必要なメールが多い場合には、区分決定対象のメール情報を複数の評価用端末１６に振り分け、各評価用端末１６で区分を決定してもらい、その結果を受信する。

また、メール区分決定部１５ｃの具体的な処理としては、例えば、メール情報と、そのメール情報に基づいて決定された区分とを対応づけた区分リストを予め作成しておき、その区分リストを参照して、決定対象のメールに該当する区分を決定する。

ステップＳ２０４：
メール区分判定部１５ａは、決定した区分とそのメールに関するメール情報を対応づけて、メール振分テーブル１５ｂに追加し、登録する。

尚、本実施形態では、このメール振分テーブル１５ｂに追加登録された情報は、次回の分析から使用されるものとするが、これに限定されない。例えば、ステップＳ２０４において、まだ判定が行われていないメールログデータに対し、クライアント毎にどの区分のメールをどれくらい送受信したか判断して分析結果ファイル１５ｄに追加するようにしてもよい。

以上説明したように、実施形態１によれば、各クライアント１１にメール監視部１１ａを搭載して、各クライアント１１のメールの利用状況をメールログデータとして記録する。そして、その記録されたメールログデータをログ管理サーバ１３が収集し、その収集したメールログデータに対して、メール分析サーバ１５が各クライアント１１で送受信しているメールがどの区分であるかを判定することができる。また、この区分に基づいて、各クライアント１１のユーザが、そのクライアント１１を私的利用しているか否かを把握することができる。

例えば、区分が業務外のメールを多数（所定数以上）送受信しているクライアントのユーザは、私的利用している可能性が高いと判定することができる。そして、このような場合には、メール分析サーバ１５は、私的利用の可能性が高い旨を警告するメッセージを送信する構成にすることも可能である。

また、メールの区分が業務外である場合でも、その送受信時間帯が休憩時間や就業時間以外である場合には、上記のメッセージを送信しない構成にすることも可能である。

＜実施形態２＞
実施形態１では、ログ管理サーバ１３とメール分析サーバ１５が同一サーバ上で構成されていたが、それぞれ別のサーバで実現されていても良い。

この場合は、ログ管理サーバ１３とメール分析サーバ１５は、ネットワーク１４を介して接続され、ログ管理サーバ１３からメール分析サーバ１５へメールログデータが送信され、以降の処理は、実施形態１の図３で説明した処理が実行される。

また、ログ管理サーバ１３とメール分析サーバ１５が別々のサーバで構成される場合には、大きく分けて２通りの管理形態が考えられる。つまり、ログ管理サーバ１３とメール分析サーバ１５が同一の企業内で管理する場合と、ログ管理サーバ１３とメール分析サーバ１５それぞれが別企業で管理される場合である。

特に、ログ管理サーバ１３とメール分析サーバ１５それぞれが別企業内で管理される場合には、例えば、ログ管理サーバ１３とメール分析サーバ１５間は、インターネット等の公衆ネットワークで接続される可能性が高い。そのため、データの安全性や転送効率を考慮して、ログ管理サーバ１３とメール分析サーバ１５間で転送するメールログデータは、符号化や圧縮を施して転送することが好ましい。

＜実施形態３＞
実施形態１や２では、メールの件名に基づいて、メールの区分の判定を行っていたが、これに限定されない。つまり、メール情報中の情報から、そのメールの区分を決定できるものであれば、どれを採用しても良い。上述したように、メール情報には、メールの件名、送受信先名、送受信日時、添付ファイル名、メールアドレス等が含まれており、これらの情報のいずれかあるいはその任意の組み合わせに基づいて、メールの区分を判定することも可能である。この場合、メール振分テーブル１５ｂは、その区分基準となる情報で構成されることは言うまでもない。

以下、一例として、メールの件名とその送受信先からなるメール振分テーブル１５ｂを示す。

例）
区分１（業務外）
送受信先のメールアドレス中のドメインが指定ドメイン以外、かつメールの件名（日常の挨拶や時期の行事の内容等）とそのメール情報
区分２（業務用）
送受信先のメールアドレス中のドメインが指定ドメイン、かつ区分１のメールの件名以外の件名とそのメール情報
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスクがある。また、更に、記録媒体としては、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、その接続先のホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。また、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

本発明の実施形態１の情報管理システムの構成を示す図である。 本発明の実施形態１の情報管理システムを構成する各種クライアント、サーバそれぞれのハードウェア構成を示す図である。 図３は本発明の実施形態１のログ管理サーバとメール分析サーバで実行される処理を示すフローチャートである。

符号の説明

１１ クライアント
１１ａ メール監視部
１１ｂ メーラー
１２ａ、１２ｂ、１４ ネットワーク
１３ ログ管理サーバ
１３ａ ログ管理データベース
１５ メール分析サーバ
１５ａ メール区分判定部
１５ｂ メール振分テーブル
１５ｄ メール区分決定部
１５ｅ 分析結果ファイル
１６ 評価用端末

Claims (3)

1. メールの利用状況を管理するサーバとネットワークを介して接続される情報処理装置であって、
   当該情報処理装置で動作するメーラーの利用状況を監視する監視手段と、
   前記メーラーを利用するユーザのユーザ名とメールの件名を含む、前記監視手段で監視されるメーラーから得られるメールの利用状況を示すメール利用状況情報を、前記サーバが判定対象のメールの件名がメールの件名とその区分を対応付けた該サーバが管理するテーブルに存在するか否かを判定して、その区分を該サーバに判定させるために、前記サーバへ送信する送信手段と
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
2. メールの利用状況を管理するサーバとネットワークを介して接続される情報処理装置の制御方法であって、
   当該情報処理装置で動作するメーラーの利用状況を監視する監視工程と、
   前記メーラーを利用するユーザのユーザ名とメールの件名を含む、前記監視工程で監視されるメーラーから得られるメールの利用状況を示すメール利用状況情報を、前記サーバが判定対象のメールの件名がメールの件名とその区分を対応付けた該サーバが管理するテーブルに存在するか否かを判定して、その区分を該サーバに判定させるために、前記サーバへ送信する送信工程と
   を備えることを特徴とする情報処理装置の制御方法。
3. メールの利用状況を管理するサーバとネットワークを介して接続される情報処理装置の制御をコンピュータに機能させるためのプログラムであって、
   当該情報処理装置で動作するメーラーの利用状況を監視する監視工程と、
   前記メーラーを利用するユーザのユーザ名とメールの件名を含む、前記監視工程で監視されるメーラーから得られるメールの利用状況を示すメール利用状況情報を、前記サーバが判定対象のメールの件名がメールの件名とその区分を対応付けた該サーバが管理するテーブルに存在するか否かを判定して、その区分を該サーバに判定させるために前記サーバへ送信する送信工程と
   をコンピュータに機能させることを特徴とするプログラム。

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