JPH03123144A - 電子メールの配信方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 本発明（よ　電子メールを配信する方法に関するもので
ある。特に　物理的配達サービスを持つ８８年版Ｍ　Ｈ
Ｓにおいて有効である。

従来の技術 一般に電子メールシステム（表　メールサーバーや端末
装置などに設けられた各利用者のメールボックスに配信
された電子メールを蓄積し　利用者が必要に応じてメー
ルボックスにアクセスすることによって自分宛の電子メ
ールを取り出すようになっている。このた敢　あまり頻
繁に電子メールシステムを使用しない利用者宛に電子メ
ールが届いた場合、長期間にわたってこの電子メールが
取り出されない場合があり、情報の伝達がうまくいかな
戟　また　そのような電子メールを蓄積しておくために
記憶領域が占有されるので、記憶領域の有効利用が図れ
ないといった問題がある。

そこで従来からさまざまな方法が提案されている。例え
ば特開昭６３−２５０９５３で（ｉ　　メッセージが到
着したことを利用者にポケットベルによって知らせてい
る。また　特開昭６３−２１９０６０、特開昭６３−２
５６０３１、特開平１３６２４６、特開平＞３６２４８
などでは時刻や保存期間の指定　あるいは重要度などか
ら判断して電子メールを削除することによって記憶領域
の有効利用を図っている。

発明が解決しようとする課題 しかし　電子メールが配信される度にポケットベルや電
話などによって電子メール配信を通知すると、特に多く
の電子メールが届く利用者においてこの通知が非常に煩
わしいものとなる。また電話の場合はその電話がかかっ
て来るところに利用者がいなければ通知を受は取ること
ができなｌ、Ｘ。

さら１　この方法で配信を通知されても手元に電子メー
ル端末装置がない場合は電子メールの取り出しができな
（℃　また　発信者の指定　あるいは電子メール保存装
置の判断によって不要となった電子メールを削除する方
法をとると、その削除された電子メールが本当に受信者
に取って不要だったかどうかという課題が残も　とくく
　電子メール保存装置の判断による場合はその判断基準
の設定が難しく、また全ての電子メールの重要度が同一
であった場合にどうしようもなくなってしまう。

本発明はこのような課題を鑑へ　電子メールが配信され
たことを利用者に効率的に通知するとともに　長期にわ
たって取り出されない電子メールを削除せずにメールボ
ックスから取り出し配信することによって、情報の確実
な伝達と電子メールシステムの記憶領域の有効利用を実
現する電子メールの配信方法を提供することを目的とす
も課題を解決するための手段 上記の目的を達成するためＧ、Ｓ　　本発明においてζ
友　第１の方法としである利用者が所定の期間以上電子
メールシステムにアクセスしていない時に電子メールが
配信された場合、または電子メールが配信されてから所
定の期間以上システムにアクセスしていない場合にのみ
その電子メールを、例えばテキストであればプリントア
ウトして従来の郵便で、またイメージ情報であればファ
クシミリによって配信するなどの非電子メールシステム
で、物理的なメディアを用いて配信すも 第２の方法として第１の方法をさらに高機能化し　重要
度の低い電子メールについては物理的メディアで配信す
る八　重要度の高いものについてはそのような配信をせ
ずメールボックスに蓄えておいたり、テキストメールで
あっても緊急度の高いものについては普通郵便でなく速
達郵便とす４あるいはファクシミリで送るなどの機岬を
追加する。

第３の方法として、ある利用者が所定９期間以上電子メ
ールシステムにアクセスしていない時に電子メールが配
信された場合、または電子メールが配信されてから所定
の期間以上システム番、こアクセスしていない場合にの
み郵便や重訳　ファクシミリなどを用いてその利用者に
電子メールが届いていることを通知することによって、
その利用者がメールボックスから電子メールを取り出す
ことを促′？ｌ； 第４の方法として、例えば同じ職場の電子メニル利用者
をひとつのグループとして電子メール利用者グループ登
録装置によって登録し　そのグループへ　所定の期間以
上電子メールシステムにアクセスしていないある利用者
宛に電子メールが配信された場合、または電子メールが
配信されてから所定の期間以上システムにアクセスして
いない場合凶　グループ内の他の利用者で所定の期間内
あるいは最近電子メールシステムを使用している利用者
に前記の利用者宛の電子メールを配信することにより、
情報が失われることを防止するとともへ　その電子メー
ルに対する対応の迅速化を図る。

第５の方法として、第４の方法をさらに高機能化し　重
要度の低い電子メールについては条件に該当する別利用
者に配信する力丈　重要度の高いものにつ、いてはその
ような配信をせずメールボックスに蓄えておいたり、緊
急度の高いものについてのみ別利用者に配信するなどの
機能を追加することによってサービスの向上を図る。

第６の方法として、例えば同じ職場の電子メーＱ− ０− ル利用者をひとつのグループとして電子メール利用者グ
ループ登録装置によって登録し　そのグループのある利
用者が所定の期間以上電子メールシステムにアクセスし
ていない時に電子メールが配信された場合、または電子
メールが配信されてから所定の期間以上システムにアク
セスしていない場合に　グループ内の他の利用者で所定
の期間内あるいは最近電子メールシステムを使用してい
る利用者＋Ｑ　　前記の利用者が電子メールシステムに
アクセスすることを求める電子メールを作成して配信す
ることにより、その利用者がメールボックスから電子メ
ールを取り出ずことを促し　電子メールの確実な配信と
電子メールシステムの記憶領域の有効利用を図る。

作用 第１の方法により、あまり電子メールシステムを使用し
ない利用者も確実に電子メールを受信することができる
ようになり、情報を失うことなく電子メールシステムの
記憶領域を解放でき、情報の確実な伝達と記憶領域の有
効利用が実現できる。

第２の方法により、第１の方法による電子メールシステ
ムのサービスや安全性が向上する。

第３の方法により、あまり電子メールシステムを使用し
ない利用者も確実に電子メールを受信することができる
ようになり、かつ頻繁に電子メールシステムを使用する
利用者が電子メールの配信通知で煩わされることがなく
なる。同時に記憶領域の有効利用も図れる。

第４の方法により、情報を失うことなく電子メールシス
テムの記憶領域を解放でき、情報の確実な伝達と記憶領
域の有効利用が実現できる。さら４、−　　例えば業務
上の電子メールなどで宛先利用者だけでなくその利用者
と共に業務を行っている大全てに知らせる必要のある内
容の電子メールを、その宛先利用者が不在であるために
共同業務者が受は取れないことを防止できる。

第５の方法により、第４の方法による電子メールシステ
ムのサービスと安全性が向上する。

第６の方法により、情報を失うことなく電子メールシス
テムの記憶領域を解放でき、情報の確実１ ２− な伝達と記憶領域の有効利用が実現できる。

実施例 （以下の例では説明を単純化するためにすべて１端末装
置ｌ利用者を前提としている力（実際はこの限りではな
くｌ端末装置複数利用者でも問題はない。　　） 第１図は本発明の第１の実施例における電子メールシス
テムの構成図を示すものである。第１図において端末装
置ｌ旧の使用者は端末装置１０１を用いて電子メールを
作成・編集し　端末装置１０２の使用者に電子メールを
発信する。発信された電子メールは−Ｈメールサーバー
１０５のメールボックス１１２に蓄積される。メールサ
ーバー１０５ζよ　端末装置１０２の利用者の電子メー
ル使用状況を利用者別使用状況管理装置１１０から求め
る。この結果　端末装置１０２の利用者が電子メール蓄
積期間管理装置Ｉｌｌに登録されている期間以上の期間
にわたって電子メールを使用していなかった場合ζ上　
該電子メールを物理的配信装置１０６によって、例えば
電子メールの中身がテキストであれば印字して通常郵便
として従来の郵便システム１０９によって、また電子メ
ールの中身が音声であれば電話１０８によって、イメー
ジ情報であればファクシミリ装置１０７によって端末装
置１０２利用者に配信する。端末装置１０２の利用者宛
の電子メールが発信された時点では端末装置１０２の利
用者の電子メールシステム使用状況が電子メール蓄積期
間管理装置１１１に登録されている期間を越えていなか
った力（その後引き続いて利用がないままにその期間を
越えてしまった場合に杖　前記の例と同様に電子メール
を物理的配信装置１０６によって配信する。

第２図は物理的配信を行うか否かを決定する判断のアル
ゴリズム例を示している。まず電子メール利用者の情報
を検索しくステップ２０１）、設定されている期間以上
電子メールシステムを使用していない利用者があるかど
うかを調べる（ステップ２０２）。もしあれ（瓜　その
利用者宛の電子メールがすでに蓄積されているか（ステ
ップ２０３）あるいはその利用者宛の電子メールが配信
されているか（ステップ２０４）を調べ　そのよう３− ４ な電子メールがあれば物理的配信を行う（ステップ２　
（１５）。このようにして、使用頻度の低い利用者にも
確実に電子メールを配信できるようになるともに　メー
ルボックスに取り出されない電子メールが長期間にわた
って貯ることを防ぐことができ、電子メールシステムの
効率も向上する。なお、期限付き電子メールが発信され
た場合に（よ電子メール蓄積期間管理装置１１１に登録
されている期間に関係なく、電子メールの期限日に取り
出されなかった場合は物理的配信装置１０６によって配
信すると、より効率が向上する。また　このような場合
は電子メールの期限前の所定の時間になった段階で物理
的配信装置１０６によって配信する一方でメールボック
ス１１２にも電子メールを期限までは格納しておくよう
にすると、よりいっそう電子メールの配信の確実性が向
上する。

第３図は本発明の第２の実施例における電子メールシス
テムの構成図を示すものである。第３図においては第１
の実施例で示した電子メールシステムのメールサーバー
１０５に物理的配信判断装置３０１とメディア選択装置
３０２が追加されている。物理的配信判断装置３０１ｉ
；ｔ、　　電子メールの重要度を参照し　あらかじめ登
録されている判断表に則って該電子メールの物理的配信
を行うかどうかを決定する。また　メディア選択装置３
０２は電子メールの重要度と緊急度の両方を参照して、
どの様な物理的メディアに電子メールを変換するかを決
定する。

第４図（Ｌ　物理的配信判断基準の例である。この例で
は重要度が低し＼　あるいは普通の電子メールは葉書や
ファクシミリなどの他人に見られる可能性があるメディ
アに変換して配信することを認める力丈　重要度の高い
ものについては認めないようになっている。この表のよ
うな物理的配信基準に基づいて物理的配信を行えば　社
外秘や親展などの他者に見られたくない電子メールの安
全性が確保される。第５図はメディア選択基準の例であ
る。

この例では重要度が低いあるいは普通でかつ緊急でない
電子メールは通常郵便として配信し　緊急なものは速達
郵便・ファクシミリあるいは電話で配信する。いずれの
場合も郵便で配信するにあた５− ６− って内容の量に応じて葉書を使用すも　一方、重要度が
高いものについてはすべて内容証明付き書留郵便とし　
緊急の電子メールについてはさらに速達とする。この場
合葉書の使用は認められな賎このようにすれば電子メー
ルの重要度と緊急度に応じた最適な物理的メディアによ
って配信することができる。

第６図は本発明の第３の実施例における電子メールシス
テムの構成を示すものである。第６図において端末装置
１０１の使用者は端末装置１０１を用いて電子メールを
作成・編集し　端末装置１０２の使用者に電子メールを
発信す４　発信された電子メールは−Ｈメールサーバー
１０５のメールボックス１１２に蓄積されも　メールサ
ーバー１０５Ｇ；Ｌ　　端末装置１０２の利用者の電子
メール使用状況を利用者別使用状況管理装置１１０から
求めも　この結果　端末装置１０２の利用者が電子メー
ル蓄積期間管理装置１１１に登録されている期間以上の
期間にわたって電子メールシステムを使用していなかっ
た場合（よ　配信通知装置６０１によって端末装置１０
２の利用者に電話をかζす、電子メールが配信されてい
ること、あるいは配信されたことを通知する。な抵　こ
の例では配信通知手段として電話を使用している力丈　
これは郵便・ファクシミリ・電報などどの様なメディア
を使用しても構わな（を 第７図は本発明の第４の実施例における電子メールシス
テムの構成を示すものであ４　第７図において端末装置
１０２．１０３．１０４の利用者が同じ職場に属してお
り、この３者が一つの利用者グループとして電子メール
利用者グループ登録管理装置７０１に登録されているも
のとすも　端末装置１０１の利用者が端末装置１０２の
利用者に電子メールを発信すも発信された電子メールは
−Ｈメールサーバー１０５のメールボックス１１２に蓄
積される。メールサーバー１０５ζ上　端末装置１０２
の利用者の電子メール使用状況を利用者別使用状況管理
装置１１０から求めも　この結果　端末装置１０２の利
用者が電子メール蓄積期間管理装置Ｕｔに登録されてい
る期間以上の期間にわたって電子メールを使用していな
かった場合は電子メール利用者グループ登録管理装置７
０１から端７− 未装置１０２の利用者と同一グループに登録されている
別の利用者を求める。この結果端末装置１０３および１
０４が同一グループの利用者として得られるので、この
両者についておのおのの電子メール使用状況を利用者別
使用状況管理装置１１０から求へ　電子メール蓄積期間
管理装置１１１に登録されている期間以内に電子メール
システムにアクセスしており、かつより最近に利用して
いる方の利用者に端末装置１０２利用者宛の電子メール
を代わりに配信する。このようにずれは　例えば業務上
の電子メールで、ある職場の大全員に知らせたいがとり
あえず宛先を代表老死で送ったような場合間　この代表
者が電子メールシステムを使用しないことによって他の
人にまで情報が伝わらないようなことを防止できる。

第８図は本発明の第５の実施例における電子メールシス
テムの構成を示すものである。第８図においては第４の
実施例で示した電子メールシステムのメールサーバ−１
０５に代理受信判断装置８０１が追加されている。第８
図においても第４の実施例と同様に端末装置１０２．１
０３．１０４の利用者が同じ職場に属しており、この３
者が一つの利用者グループとして電子メール利用者グル
ープ登録管理装置７０１に登録されているものとする。

このグループに属さない端末装置１０１の利用者が端末
装置１０２の利用者に電子メールを発信する。発信され
た電子メールは一旦メールサーバー１０５のメールボッ
クス１１２に蓄積される。メールサーバー１０５　ｉ；
＆　　端末装置１０２の利用者の電子メール使用状況を
利用者別使用状況管理装置１１０から求める。この結果
　端末装置１０２の利用者が電子メール蓄積期間管理装
置１１１に登録されている期間以上の期間にわたって電
子メールを使用していなかった場合、ま１１　　代理受
信判断装置８旧が電子メールの重要度および緊急度を参
照し　あらかじめ登録されている判断表に則って該電子
メールの代理受信者への配信を行うかどうかを決定する
。代理受信者への配信を行うことが決定された場合は電
子メール利用者グループ登録管理装置７旧から端末装置
１０２の利用者と同一グループに登録されている別の利
用者を求める。こ９− ２〇− の結果端末装置１０３および１０４が同一グループの利
用者として得られるので、この両者についておのおのの
電子メール使用状況を利用者別使用状況管理装置１１０
から求へ　電子メール蓄積期間管理装置１１１に登録さ
れている期間以内に電子メールシステムにアクセスして
おり、かつより最近に利用している方の利用者に端末装
置１０２利用者宛の電子メールを代わりに配信する。

第９図（よ　代理受信者への配信判断基準の例である。

この例では緊急度が低い場合にはいっさい代理受信者へ
の配信を行わな（℃　緊急度が普通あるいは緊急の場合
、重要度が高でなければ代理受信者への配信を行う。一
方、重要度が高の場合は緊急度に関わらず代理受信者へ
の配信を行わな（ｔこれは重要度が高の電子メールは親
展的内容であると解釈しているからである。このように
して他人にみられては困る内容の電子メールまでも代理
受信者に配信されてしまうことを防止できる。

第１０図は本発明の第６の実施例における電子メ・−ル
システムの構成を示すものである。第１０図においては
第５の実施例で示した電子メールシステムのメールサー
バ−１０５に配信通知メール作成配信装置１００１が追
加されている。第１０図においても第５の実施例と同様
に端末装置１０２．１０３．１０４の利用者が同じ職場
に属しており、この３者が一つの利用者グループとして
電子メール利用者グループ登録管理装置７０１に登録さ
れているものとする。

端末装置１０１の利用者が端末装置１０２の利用者に電
子メールを発信する。発信された電子メールは一旦メー
ルザーバー１０５のメールボックス１１２に蓄積される
。メールサーバ−１０５ｉ１　　端末装置１０２の利用
者の電子メール使用状況を利用者別使用状況管理装置１
１０から求める。この結果　端末装置１０２の利用者が
電子メール蓄積期間管理装置１１１に登録されている期
間以上の期間にわたって電子メールを使用していなかっ
た場合　配信通知メール作成配信装置１０旧力丈　電子
メールが配信されていることあるいは配信されたことを
通知する配信通知メールを作成する。ついで、電子メー
ル利用者グループ登録管理装置７０１から端末装置１０
２の利用者と同２１ ２２− −グループに登録されている別の利用者を求める。

この結果端末装置１０３および１０４が同一グループの
利用者として得られるので、この両者についておのおの
の電子メール使用状況を利用者別使用状況管理装置＋１
０から求へ　電子メール蓄積期間管理装置ＩＩ＋に登録
されている期間以内に電子メールシステムにアクセスし
ており、かつより最近に利用している方の利用者に前記
の配信通知メールを配信する。

な叙　以上の実施例をさらに組み合わせることで、より
高機能な電子メール配信方法を実現することができる。

例えば　第３の実施例と第５の実施例　あるいは第６の
実施例と第５の実施例を組み合わぜて、第９図の判断表
で代理受信者への配信をしないとした重要度が高い場合
へ　配信通知手段によって宛先利用者への通知のみを行
うことなどが考えられる。

発明の詳細 な説明したように　　本発明によれば　長期間にわたっ
て電子メールシステムを使用していない利用者宛の電子
メールや配信期限付きの電子メールを確実に配信すると
とも番へ　　電子メールシステム内にこのような読みだ
されない電子メールが長期間保存されることによってシ
ステムの電子メール蓄積効率が低下することを防止でき
る。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の第１の実施例における電子メールシス
テムの構成は　第２図は本発明の第１の実施例における
物理的配信を行うか否かを決定する判断のアルゴリズム
の例を示すフローチャート、第３図は本発明の第２の実
施例における電子メールシステムの構成図　第４図は本
発明の第２の実施例における物理的配信判断基準の例の
説明は第５図は本発明の第２の実施例におけるメディア
選択基準の例の説明は　第６図は本発明の第３の実施例
における電子メールシステムの構成は　第７図は本発明
の第４の実施例における電子メールシステムの構成は　
第８図は本発明の第５の実施例における電子メールシス
テムの構成図　第９図は代理受信者への配信判断基準の
例の説明阻　第−羽一 一冴一 １０図は本発明の第６の実施例における電子メールシス
テムの構成図である。 １０１〜１０４・・・端末装置　１０５・・・メールサ
ーバー　１０６・・・物理的配信装置　１０７・・・フ
ァクシミリ装置　１０８・・・電；ｉ；！；１０９・・
・従来郵便システム　１１０・・・利用者別使用状況管
理装置Ｉ１１・・・電子メール蓄積期間管理装置　　１
１２・・・メールポック７Ｓ　３０１・・・物理的配信
判断装置３０２・・・メディア選択装置　６０１・・・
配信通知装置　７０１・・・電子メール利用者グループ
登録管理装置　８０１・・・代理受信判断装置　１００
１・・・配信通知メール作成配信袋孔

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. （１）電子メールを発受信する端末装置と、発信された
   電子メールを宛先利用者へ配信するために電子メールの
   蓄積交換を行うメールサーバー装置と、各電子メール利
   用者の電子メールシステム使用状況を管理する利用者別
   使用状況管理装置と、電子メールの蓄積期間を登録・管
   理する電子メール蓄積期間管理装置と、メールサーバー
   に蓄積された電子メールを物理的メディアに変換あるい
   は複写して非電子メールシステムで宛先へ配信する物理
   的配信装置とで構成される電子メールシステムにおいて
   、所定の期間以上電子メールシステムを使用していない
   利用者宛に電子メールが配信された場合、あるいはすで
   に電子メールが配信されている状態で利用者が所定の期
   間以上電子メールの取り出しを行わなかった場合に、前
   記物理的配信装置によって前記電子メールを物理的メデ
   ィアに変換あるいは複写して前記利用者に非電子メール
   システムで配信する電子メールの配信方法。
2. （２）請求項（１）の電子メールシステムにおいて、電
   子メールの重要度および緊急度に応じて物理的配信を行
   うか否かを判断する物理的配信判断装置と、物理的配信
   を行う場合に電子メールの重要度および緊急度に応じて
   どの様な物理的メディアを使用するかを自動的に判断す
   るメディア選択装置とを具備し、重要度および緊急度に
   応じて柔軟な物理的配信を行う電子メールの配信方法。
3. （３）電子メールを発受信する端末装置と、発信された
   電子メールを宛先利用者へ配信するために電子メールの
   蓄積交換を行うメールサーバー装置と、各電子メール利
   用者の電子メールシステム使用状況を管理する利用者別
   使用状況管理装置と、電子メールの蓄積期間を登録・管
   理する電子メール蓄積期間管理装置と、電子メールが配
   信されたことを宛先利用者に通知する配信通知装置とで
   構成される電子メールシステムにおいて、所定の期間以
   上電子メールシステムを使用していない利用者宛に電子
   メールが配信された場合、あるいはすでに電子メールが
   配信されている状態で利用者が所定の期間以上電子メー
   ルの取り出しを行わなかった場合に、前記配信通知装置
   によって前記電子メールが配信されたことを通知するメ
   ールを作成して非電子メールシステムで配信することに
   よって、前記利用者が電子メールシステムにアクセスし
   て前記電子メールを取り出すことを促す電子メールの配
   信方法。
4. （４）電子メールを発受信する端末装置と、発信された
   電子メールを宛先利用者へ配信するために電子メールの
   蓄積交換を行うメールサーバー装置と、各電子メール利
   用者の電子メールシステム使用状況を管理する利用者別
   使用状況管理装置と、電子メールの蓄積期間を登録・管
   理する電子メール蓄積期間管理装置と、ひとりあるいは
   数人の電子メール利用者を一つのグループとして登録管
   理する電子メール利用者グループ登録管理装置とで構成
   される電子メールシステムにおいて、所定の期間以上電
   子メールシステムを使用していない利用者宛に電子メー
   ルが配信された場合、あるいはすでに電子メールが配信
   されている状態で利用者が所定の期間以上電子メールの
   取り出しを行わなかった場合に　前記利用者と同一グル
   ープに登録されておりかつ所定の期間以内あるいは最近
   に電子メールシステムを使用している利用者宛に、前記
   利用者宛の電子メールを配信する電子メールの配信方法
   。
5. （５）請求項（４）の電子メールの配信方法において、
   電子メールの重要度および緊急度に応じて本来の宛先以
   外の代理受信者へ配信を行うか否かを判断する代理受信
   判断装置を具備し、重要度および緊急度に応じて柔軟に
   同一利用者グループ内の代理受信者に電子メールの配信
   を行う電子メールの配信方法。
6. （６）電子メールを発受信する端末装置と、発信された
   電子メールを宛先利用者へ配信するために電子メールの
   蓄積交換を行うメールサーバー装置と、各電子メール利
   用者の電子メールシステム使用状況を管理する利用者別
   使用状況管理装置と、電子メールの蓄積期間を登録・管
   理する電子メール蓄積期間管理装置と、ひとりあるいは
   数人の電子メール利用者を一つのグループとして登録管
   理する電子メール利用者グループ登録管理装置と、電子
   メールが配信されていることを報告する電子メールを作
   成し配信する配信通知メール作成配信装置とで構成され
   る電子メールシステムにおいて、所定の期間以上電子メ
   ールシステムを使用していない利用者宛に電子メールが
   配信された場合、あるいはすでに電子メールが配信され
   ている状態で利用者が所定の期間以上電子メールの取り
   出しを行わなかった場合に　前記利用者と同一グループ
   に登録されておりかつ所定の期間以内に電子メールシス
   テムを使用している利用者宛に、前記利用者宛の電子メ
   ールが配信されていることを報告する電子メールを配信
   することによって、前記利用者が電子メールシステムに
   アクセスして配信された電子メールを取り出すことを促
   す電子メールの配信方法。