JP4506490B2 - 電子ファイリング装置及びシステム - Google Patents

Description

本発明は、スキャナ等が読み取った書類の画像データを電気的または光学的に読み取り可能な記憶媒体に格納する電子ファイリング装置に関し、特に、記憶媒体に格納された書類を破棄するなど、所定の処理を施すことが可能であるか否かを判定するための技術に関する。

昨今オフィス等では、スキャナ等を用いて様々な書類を読み取った電子データを外部記憶装置等に保持し、必要に応じてこの外部記憶装置から適宜に抽出して表示したり、印刷したりすることを可能にした電子ファイリング装置が既に実用化されている。

電子ファイリングシステムの最大の利点は、書類を電子データに変換して管理、保管するので、この書類（紙の印刷物そのもの）を破棄できる点にある。これにより、企業などは紙の書類の保管、管理に係るコストを節約できる。

しかしながら、一旦書類を破棄してしまうと、これを再度スキャナで読み込むことができなくなってしまう。従って、書類を破棄するためには、その書類を破棄する前に電子ファイリングシステムに取り込んだ電子データがその書類と確実に一致することが担保されるなど、その破棄のタイミングを管理する必要がある。さらには、書類を破棄した後に書類の電子データが改ざんされたりするようなことがあってはならない。

そこで、本発明の目的は、電子ファイリングシステムに取り込んだ書類に所定の処理を施すタイミングを管理するための技術を提供することである。

本発明の一つの実施態様に従う電子ファイリング装置は、画像読み取り手段に接続され、前記画像読み取り手段が読み取った書類の画像データを電気的または光学的に読み取り可能な記憶媒体に記憶する電子ファイリング装置であって、前記画像読み取り手段が出力した画像データが前記書類の真正な画像データであることを担保するとともに、前記書類に所定の処理を施すことを許可するための要件を設定するための設定手段と、前記要件設定手段で設定された要件が満たされたか否かを判定する要件判定手段とを有する。

これにより、所定の処理を施すことが許可される要件が満たされたか否かを管理することができ、ユーザはこれに従って書類に所定の処理を施すタイミングを管理できる。

好適な実施形態では、前記要件判定手段による判定結果を出力する出力手段をさらに備えてもよい。

好適な実施形態では、前記要件設定手段で複数の要件が設定された場合、前記要件判定手段によりいずれか一つ以上の要件が満たされていないと判定された前記書類の画像データについて、満たされていない要件別に前記書類の画像データの識別情報を表示する手段をさらに備えてもよい。

これにより、複数の要件が設定されている場合、それぞれの要件ごとに満たされていないものを把握できる。

好適な実施形態では、前記要件は、（１）前記書類と前記読み取り手段が出力した画像データに基づくイメージとが一致すること、（２）前記書類の画像データに電子署名が付与されていること、（３）前記書類の画像データにタイムスタンプが付与されていること、の一つ以上であってもよい。

好適な実施形態では、前記要件判定手段により満たされていないと判定された要件の担当者へ、その旨を通知する手段をさらに備えてもよい。

本発明の一つの実施態様に従う電子ファイリングシステムは、画像読み取り装置を備え、前記画像読み取り手段が読み取った書類の画像データを電気的または光学的に読み取り可能な記憶媒体に記憶する電子ファイリングシステムであって、前記画像読み取り装置が出力した画像データが前記書類の真正な画像データであることを担保するとともに、前記書類に所定の処理を施すことを許可するための要件を設定するための設定手段と、前記要件設定手段で設定された要件が満たされたか否かを判定する要件判定手段とを有する。

以下、本発明の一実施形態に係る電子ファイリングシステムについて、図面を参照しながら説明する。

図１は、本実施形態に係る電子ファイリングシステムの全体の構成図である。

本電子ファイリングシステムは、同図に示すように、電子化対象となる書類を読み取る画像読み取り手段であるスキャナ１と、液晶パネルなどのビューワ２と、管理コンピュータ３と、スキャナが読み取った電子化されたデータを記憶する電気的または光学的に読み取り可能な記憶媒体からなるデータベース６とを備える。管理コンピュータ３には、マウス、キーボードなどの入力装置３ａと液晶パネルなどの表示装置３ｂとが接続されていて、電子署名のための電子鍵４ａが記憶された記憶装置４が着脱自在に装着される。さらに、管理コンピュータ３は、ネットワークを介して時刻の証明を行うタイムサーバ５に接続されている。

ビューワ２は、スキャナ１に組み込まれ、スキャナ１と一体となって構成されていてもよいし、または別体として構成されていてもよい。

記憶装置４は、例えば、秘密鍵４ａを記憶することができるメモリーカードなどの可搬型記憶媒体でも良いし、管理コンピュータ３内に組み込まれていても良い。

管理コンピュータ３は、例えば汎用的なコンピュータシステムにより構成され、以下に説明する管理コンピュータ３内の個々の構成要素または機能は、例えば、コンピュータプログラムを実行することにより実現される。

本実施形態では、テキスト、画像などが印刷された印刷物である書類８をスキャナ１が読み取り、その書類の画像データの電子ファイルがデータベース６に格納される。その際、管理コンピュータ３は、格納される電子ファイルのデータの真正性を担保し、その書類が破棄可能な状態であることを確認するための破棄要件のチェックを行う。例えば、管理コンピュータ３は、スキャナ１が読み取った画像の電子データに基づくイメージをビューワ２に表示させて、担当者にその内容を確認させたり、その電子データの改ざんを防止するために電子署名を付与したり、電子化した時刻を確定させるためにタイムサーバ５発行のタイムスタンプを付与したりする。これらの管理コンピュータ３が行う処理の詳細については、次に説明する。

図２には、管理コンピュータ３の機能構成図を示す。

管理コンピュータ３は、同図に示すように、書類８が破棄可能な状態になるための破棄要件（以下、書類破棄要件、または単に破棄要件と言う）を登録するための書類破棄要件登録部１１と、破棄要件が満たされているかどうかを確認するための書類破棄要件確認部１２と、破棄要件の確認状況を示すステータステーブル１３と、破棄要件の確認状況を管理するステータス管理部１４とを備える。

書類破棄要件登録部１１は、本システムに読み込んだ書類８を破棄可能な状態とみなすための要件を登録する。例えば、書類破棄要件登録部１１は、破棄要件の登録画面を表示装置３ｂに表示させて、ユーザに破棄要件を登録させる。

図３には、書類破棄要件登録画面１００の一例を示す。同図に示す例では、書類破棄要件登録画面１００は、破棄要件候補表示領域１１０を有する。ユーザは、この破棄要件候補の中から破棄要件として採用するものを選択する。

再び図２を参照すると、書類破棄要件確認部１２は、書類破棄要件登録部１１で登録された破棄要件に関して、各破棄要件が満たされているかどうかを確認する。ここでは、書類破棄要件確認部１２は、スキャン確認部１２１と、電子署名付与部１２２と、タイムスタンプ付与部１２３とを備える。

スキャン確認部１２１は、スキャナ１が読み取った書類８の電子データに基づくイメージをビューワ２に表示させ、そのイメージが書類８と一致するか否かを担当者に目視確認させる。担当者は、目視で電子データのイメージが書類８と一致することを確認したときは、スキャナ１またはビューワ２が備える入力装置（図示しない）を用いてその旨を入力する。

電子署名付与部１２２は、スキャナ１から送られてきた書類８の電子データに電子署名を付与する。例えば、電子署名付与部１２２は、記憶装置４から読み出した電子鍵４ａを用いて所定の暗号化方式により書類８の電子データを暗号化し、これを平文の書類８の電子データに付与する。

タイムスタンプ付与部１２３は、スキャナ１から送られてきた書類８の電子データに、現在時刻を証明するためのタイムスタンプを付与する。タイムスタンプ付与部１２は、例えば、タイムサーバ５に対しタイムスタンプの生成を要求する。そして、タイムサーバ５で生成されたタイムスタンプを取得し、書類８の電子データに付与する。

図４に、ステータステーブル１３の一例を示す。

ステータステーブル１３は、ファイル名１３１と、スキャン確認部１２１で確認処理済みか否かを示すスキャン確認１３２と、タイムスタンプ付与部１２３がタイムスタンプを付与済みか否かを示すタイムスタンプ付与１３３と、電子署名付与部１２３が電子署名を付与済みか否かを示す電子署名付与１３４と、電子署名を付与する担当者を示す電子署名担当者１３５とをデータ項目として有する。

電子署名担当者１３５は、システム管理者が予め設定してもよいし、ステータス管理部１４が、図示しない所定の担当者リストから選択して自動的に設定してもよい。

図４の例では、ファイル名[Scan001］は、スキャン確認１３２、タイムスタンプ付与１３３、及び電子署名付与１３４のすべてが完了している。従って、ファイル名[Scan001］の電子データの書類は、既に破棄可能な状態になっている。一方、ファイル名[Scan003］は、電子署名の付与はまだ行われていないので、この電子データの書類は、破棄可能な状態ではない。

再び図２を参照すると、ステータス管理部１４は、書類破棄要件確認部１２からの通知に基づいて、ステータステーブル１３を管理する。例えば、ステータス管理部１４は、スキャン確認部１２１から担当者がスキャンされた電子データが書類と一致することを確認したことの通知を受けると、そのファイル名１３１のスキャン確認１３２を確認済みであることを示すフラグを立てる。また、ステータス管理部１４は、タイムスタンプ付与部１２２からタイムスタンプが付与されたことの通知を受けると、そのフィル名１３１のタイムスタンプ付与１３３に付与済みを示すフラグを立てる。さらに、ステータス管理部１４は、電子署名付与部１２３から電子署名が付与されたことの通知を受けると、そのファイル名１３１の電子署名付与１３４に付与済みを示すフラグを立てる。

また、ステータス管理部１４は、ステータステーブル１３を参照して、破棄要件の確認状況を表示装置３ｂ（またはビューワ２）に表示させる。

図５に、破棄要件の確認状況を確認するための破棄要件確認画面２００の一例を示す。破棄要件確認画面２００は、破棄可能ページ２１と、破棄不可ページ２２とを有する。破棄可能ページ２１は、図５（ａ）に記すように、破棄可能要件登録部１１で登録された破棄要件の確認がすべて完了している書類８のサムネイル画像２３と、サムネイル画像２３に対応するファイル名２４とが表示されている。例えば、図５（ａ）の例では、ファイル名[Scan001］と、ファイル名[Scan004］と、ファイル名[Scan005］と、ファイル名[Scan008］とが、全破棄可能要件の確認が完了している。

また、破棄不可ページ２２の例を図５（ｂ）に示す。破棄不可ページ２２には、破棄可能要件登録部１１で登録された、すべての破棄要件の確認が完了していない書類８のサムネイル画像２３及びファイル名２４が表示されている。例えば、図５（ｂ）の例では、スキャン状態が未確認であるのはファイル名[Scan002］であり、タイムスタンプが未付与であるのはファイル名[Scan002］、ファイル名[Scan003］、及びファイル名[Scan006］であり、電子署名が未付与であるのは、ファイル名[Scan002］、ファイル名[Scan006］及びファイル名[Scan007］である。

なお、上述した表示内容は、サムネイル画像２３と、サムネイル画像２３に対応するファイル名２４とのどちらか一方のみを出力するようにしても良い。

また、破棄要件確認画面２００において、サムネイル画像２３またはファイル名２４が選択（例えばダブルクリック）されると、ステータス管理部１４は、ステータステーブル１３を参照して、選択されたファイルに関する詳細情報表示画面３００を表示装置３ｂに表示させる。

図６に、詳細情報表示画面３００の例を示す。

同図（ａ）は、[Scan001］の詳細情報であり、同図（ｂ）は、[Scan006］の詳細情報である。これによれば、[Scan001］は、破棄要件の確認がすべて完了していることがわかる。一方、[Scan006］は、タイムスタンプ及び電子署名が未完了であることがわかる。

図５（ｂ）に示す破棄不可ページ２２の電子署名未付与のファイルを示す領域には、詳細ボタン２９が設けられている。この詳細ボタン２９が押されると、ステータス管理部１４は、ステータステーブル１３を参照して、担当者別の電子署名未付与一覧を表示装置３ｂに表示させる。

図７には、担当者別の電子署名未付与一覧表４００を示す。ここでは、担当者「Taro Yamada」と「Hanako Tanaka」がそれぞれ電子署名を行うべきファイルのサムネイル画像２３及びファイル名２４の一覧が表示される。ここで、メール送信ボタン３４が押されると、それぞれの担当者へ電子署名を促す電子メールが送信される。

図８は、上記のような構成を備える電子ファイリングシステムにおいて、書類を読み込んで電子データをデータベース６へ格納するときの処理手順を示すフローチャートである。このフローチャートを用いて処理手順を説明する。

まず、本システムのユーザが、書類破棄要件登録画面１００（図３参照）を用いて、書類破棄要件を登録する（Ｓ１０１）。ここでは、スキャン確認、電子署名付与及びタイムスタンプ付与が破棄要件として登録された場合について説明する。しかしながら、これらのいずれか一つまたは二つを破棄要件としてもよいし、さらに別の破棄要件を設定することも可能である。

破棄要件を登録した後、本システムに登録する書類８をスキャナ１で読み取る（Ｓ１０２）。スキャナ１は、ここで読み取った書類８の電子データを管理コンピュータ３へ送る。管理コンピュータ３では、スキャン確認部１２１がこの電子データに基づくイメージをビューワ２に表示させる（Ｓ１０３）。ユーザは、ビューワ２に表示された書類８のイメージを目視で確認し、正しく読み取られていることを確認する（Ｓ１０４）。

ユーザが、スキャンが正しかったこと確認すると、確認済みであることを示す入力を行い、これに基づいて、ステータス管理部１４がステータステーブル１３のスキャン確認１３２にフラグを立てる（Ｓ１１１）。

次に、タイムスタンプ付与部１２２は、タイムサーバ５へ問い合わせてタイムスタンプを取得し、書類８の電子データにタイムスタンプを付与する（Ｓ１０５）。

ステータス管理部１４は、タイムスタンプが付与されると、ステータステーブル１３のタイムスタンプ付与１３３にフラグを立てる（Ｓ１１２）。

電子署名付与部１２３は、記憶装置４から電子鍵４ａを取得する（Ｓ１０６）。そして、書類８の電子データとこの電子鍵４ａを用いて、電子署名を行う（Ｓ１０７）。

ステータス管理部１４は、電子署名が付与されると、ステータステーブル１３の電子署名付与１３４にフラグを立てる（Ｓ１１３）。

以上の処理により、ステップＳ１０１で設定された破棄要件のすべてについて確認が完了し、この結果、書類８は破棄可能状態となる。そして、この書類８の電子データがデータベース６に格納される（Ｓ１０８）。

これにより、電子ファイリングシステムに登録する書類が破棄可能であるか否かを判定するための破棄要件をユーザが登録することができるとともに、ユーザが登録した破棄要件が満たされた場合に、その書類の電子データがデータベース６へ登録される。

図９は、破棄要件の確認状況を確認するための処理手順を示すフローチャートである。このフローチャートを用いて、破棄要件の確認手順を説明する。

まず、ステータス管理部１４がステータステーブル１３を参照して、破棄要件確認画面２００（図５参照）を表示装置３ｂに表示する（Ｓ２０１）。そして、ユーザは、この画面２００の破棄可能ページ２１に表示されているファイルの書類を破棄する（Ｓ２０２）。さらに、ユーザはこの画面２００の破棄不可ページ２２に表示されているファイルがあるか否かを確認し、なければ終了する（Ｓ２０３）。

一方、破棄不可ページ２２に表示されているファイルがあるときは、ユーザは、未確認の破棄要件ごとに、それぞれの確認処理を実行する（Ｓ２１１）。すなわち、スキャン確認がなされていないときは、ユーザはスキャン確認を実行する（Ｓ２１２）。タイムスタンプが付与されていないときは、ユーザの指示によりタイムスタンプ付与部１２３がタイムスタンプを付与するための処理を実行する（Ｓ２１３）。電子署名が付与されていないときは、ユーザの指示により、ステータス管理部１４が電子署名の担当者が設定済みであるか否かを判定し、未設定の場合は所定の手段により設定する（Ｓ２１４，２１５）。そして、各担当者へ電子メールで電子署名が必要なファイルが存在することを通知する（Ｓ２１６）。各担当者は、このメールで電子署名が必要なファイルの存在を知ることができ、電子署名を行う（Ｓ２１７）。

そして、全破棄要件の確認が終了すると、処理が完了する（Ｓ２１８）。

この手順に従って処理することにより、すべての破棄要件について確認が完了したものに関してのみ、書類が破棄されることになる。

以上、本発明の実施形態を説明したが、この実施形態は本発明の説明のための例示にすぎず、本発明の範囲をこの実施形態にのみ限定する趣旨ではない。本発明は、その要旨を逸脱することなく、その他の様々な態様でも実施することができる。

例えば、上記実施形態では、書類を破棄する場合を例に説明したが、これ以外にも、書類を倉庫へ格納するための要件設定及び判定など、書類に対して所定の処理を施すための要件設定及び判定に適用することもできる。

本発明の一実施形態に係る電子ファイリングシステムの全体の構成図である。 管理コンピュータ３の機能構成図である。 書類破棄要件登録画面１００の例である。 ステータステーブル１３の例である。 破棄要件確認画面２００の例である。 詳細情報表示画面３００の例である 担当者別の電子署名未付与一覧表４００の例である。 データベース６へ登録するときの処理手順を示すフローチャートである。 破棄要件の確認状況を確認するための処理手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１…スキャナ、２…ビューワ、３…管理コンピュータ、４…記憶装置、４ａ…電子鍵、５…タイムサーバ、６…データベース、８…書類、１１…書類破棄要件登録部、１２…書類破棄要件確認部、１３…ステータステーブル、１４…ステータス管理部。

Claims (8)

1. 画像読み取り手段に接続され、前記画像読み取り手段が読み取った書類の画像データを読み取り可能な記憶媒体に記憶する電子ファイリング装置であって、
   前記画像読み取り手段が出力した画像データが前記書類の真正な画像データであることを担保する要件を設定するための設定手段と、
   前記要件設定手段で設定された要件が満たされたか否かを判定する要件判定手段と、
   前記要件設定手段で、前記書類が破棄可能な状態または倉庫へ格納可能な状態であるとみなすための複数の要件が設定された場合、前記要件判定手段により、すべての要件が満たされたと判定された前記書類の画像データと、いずれか一つ以上の要件が満たされていないと判定された画像データとを識別して表示すると共に、前記要件判定手段によりいずれか一つ以上の要件が満たされていないと判定された前記書類の画像データについて、満たされていない要件別に前記書類の画像データの識別情報を表示する手段とを有する電子ファイリング装置。
2. 前記要件判定手段による判定結果を出力する出力手段をさらに備える、請求項１に記載の電子ファイリング装置。
3. 前記要件は、次の（１）から（３）の一つ以上である請求項１または２に記載の電子ファイリング装置。
   （１）前記書類と前記読み取り手段が出力した画像データに基づくイメージとが一致すること
   （２）前記書類の画像データに電子署名が付与されていること
   （３）前記書類の画像データにタイムスタンプが付与されていること
4. 前記要件判定手段により満たされていないと判定された前記要件を設定する担当者へ、その旨を通知する手段をさらに備える、請求項１〜３のいずれかの項に記載の電子ファイリング装置。
5. 画像読み取り装置を備え、前記画像読み取り装置が読み取った書類の画像データを読み取り可能な記憶媒体に記憶する電子ファイリングシステムであって、
   前記画像読み取り装置が出力した画像データが前記書類の真正な画像データであることを担保する要件を設定するための設定手段と、
   前記要件設定手段で設定された要件が満たされたか否かを判定する要件判定手段と、
   前記要件設定手段で、前記書類が破棄可能な状態または倉庫へ格納可能な状態であるとみなすための複数の要件が設定された場合、前記要件判定手段により、すべての要件が満たされたと判定された前記書類の画像データと、いずれか一つ以上の要件が満たされていないと判定された画像データとを識別して表示すると共に、前記要件判定手段によりいずれか一つ以上の要件が満たされていないと判定された前記書類の画像データについて、満たされていない要件別に前記書類の画像データの識別情報を表示する手段とを有する電子ファイリングシステム。
6. 前記要件は、次の（１）から（３）の一つ以上である請求項５に記載の電子ファイリングシステム。
   （１）前記書類と前記画像読み取り装置が出力した画像データに基づくイメージとが一致すること
   （２）前記書類の画像データに電子署名が付与されていること
   （３）前記書類の画像データにタイムスタンプが付与されていること
7. 画像読み取り装置が読み取った書類の画像データを読み取り可能な記憶媒体に記憶する電子ファイリング装置が書類を管理する方法であって、
   前記画像読み取り装置が出力した画像データが、前記書類の真正な画像データであることを担保する要件を設定するステップと、
   前記設定された要件が満たされたか否かを判定するステップと、
   前記要件を設定するステップにおいて、前記書類が破棄可能な状態または倉庫へ格納可能な状態であるとみなすための複数の要件が設定された場合、前記判定するステップにより、すべての要件が満たされたと判定された前記書類の画像データと、いずれか一つ以上の要件が満たされていないと判定された画像データとを識別して表示すると共に、前記判定するステップによりいずれか一つ以上の要件が満たされていないと判定された前記書類の画像データについて、満たされていない要件別に前記書類の画像データの識別情報を表示するステップとを有する方法。
8. 画像読み取り装置が読み取った書類の画像データを読み取り可能な記憶媒体に記憶する電子ファイリングにおいて、書類を管理するためのコンピュータプログラムであって、
   コンピュータに実行されると、
   前記画像読み取り装置が出力した画像データが、前記書類の真正な画像データであることを担保する要件を設定するステップと、
   前記設定された要件が満たされたか否かを判定するステップと、
   前記要件を設定するステップにおいて、前記書類が破棄可能な状態または倉庫へ格納可能な状態であるとみなすための複数の要件が設定された場合、前記判定するステップにより、すべての要件が満たされたと判定された前記書類の画像データと、いずれか一つ以上の要件が満たされていないと判定された画像データとを識別して表示すると共に、前記判定するステップによりいずれか一つ以上の要件が満たされていないと判定された前記書類の画像データについて、満たされていない要件別に前記書類の画像データの識別情報を表示するステップとを行うコンピュータプログラム。
   

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