JP2004192500A - 文書管理装置とそのプログラム - Google Patents

Abstract

【構成】電子掲示板などの共用フォルダに文書登録するに際して、受信ファクシミリ文書の場合は送信元のＴＳＩや名称などに通番などを付してファイル名とする。スキャン文書の場合は、ファイル名の重複をチェックし、重複している場合には、既存のファイルを上書きするか、既存のファイルに追加するかを選択させるようにする。そして追加時には追加位置をtiffのＩＦＤなどに記述し、上書時には上書権限を認証してから上書きする。
【効果】共用フォルダの文書を不用意に上書きすることがない。
【選択図】 図２

Description

【０００１】
【発明の利用分野】
この発明は、文書管理装置とそのプログラムに関する。
【０００２】
【従来技術】
【０００３】
【特許文献１】特開２００２−６４５３４号公報
特許文献１は、電子掲示板などの共有フォルダでの、ファイル名の重複を検討している。ここで特許文献１では、ファイルサーバに掲示板文書を記憶し、複数のファクシミリサーバがファイルサーバを共有するとの環境を想定している。そこで共有フォルダでのファイル名として、ファクシミリサーバの識別データに、ファクシミリサーバ内での通し番号（以下通し番号を「通番」という）を付加したものを用いる。このようにすると、各ファイルに対して一意的にファイル名を付与できる。
【０００４】
ところで共有フォルダ内のファイルの、上書に関する問題を検討する必要がある。このようなファイルは共有フォルダにあるので、不用意に上書きされる恐れがある。個々のユーザの専用フォルダ内のファイルが誤って上書きされても、ユーザの誤りとして処理できる。しかし共有フォルダ内のファイルに関しては、このように単純に割り切るわけには行かない。一方、共有フォルダには多数のユーザがアクセスするので、ファイルが不用意に上書きされる可能性も高い。共有フォルダ内のファイルとして、例えば電子掲示板に登録された文書のファイルを考える。掲示板文書のファイルは、掲示板登録したユーザとは別のユーザにより、上書きされる恐れがある。しかし掲示板文書を見た別のユーザが、自分の意見などを追記したいこともある。このような追記を全て別ファイルとすると、掲示板文書にまとまりがなくなり、ファイル数がむやみに増えてしまう。
【０００５】
【発明の課題】
この発明の基本的課題は、共有フォルダ内のファイルの更新を適切に管理できるようにすることにある（請求項１〜８）。
請求項２，６の発明での追加の課題は、共有フォルダ内のファイルが追加された際に、どの部分のデータが追加されたデータで、どの部分のデータが元からあるデータかを識別できるようにすることにある。
請求項３，７の発明での追加の課題は、共有フォルダ内のファイルが不用意に上書きされるのを防止することにある。
請求項４，８の発明での追加の課題は、受信ファクシミリ文書を共有フォルダに登録する際に、ファイル名の重複を防止することにある。
【０００６】
【発明の構成】
この発明は、複数のユーザがファイルを登録及び閲覧可能な共有フォルダを管理するようにした文書管理装置において、共有フォルダ内のファイルを更新する際に、上書とデータの追加とを選択自在にしたことを特徴とする（請求項１）。
【０００７】
好ましくは、共有フォルダ内のファイルへのデータの追加時に、追加したデータを追加前のデータと識別するための識別情報を、発生させて記憶するための識別手段を設ける（請求項２）。
また好ましくは、共有フォルダ内のファイルの上書時に、ユーザの上書権限を認証するための認証手段を設けて、認証成功時にのみ上書きするようにする（請求項３）。
【０００８】
好ましくは、受信ファクシミリ文書を共有フォルダに登録する際に、送信元名（文書管理装置に送信した相手先を特定するデータ）を含むファイル名を発生させて、前記受信フォルダ文書に付与するためのファイル名付与手段を設ける（請求項４）。ここに送信元名は文書管理装置にファクシミリ送信した送信元で、相手先名ということもある。
【０００９】
またこの発明は、複数のユーザがファイルを登録及び閲覧可能な共有フォルダを管理するための文書管理装置用のプログラムにおいて、共有フォルダ内のファイルを更新する際に、上書とデータの追加とを選択するための命令を設けたことを特徴とする（請求項５）。
【００１０】
好ましくは、共有フォルダ内のファイルへのデータの追加時に、追加したデータを追加前のデータと識別するための識別情報を、発生させて記憶するための命令を設ける（請求項６）。
また好ましくは、共有フォルダ内のファイルの上書時に、ユーザの上書権限を認証するための命令を設けて、認証成功時にのみ上書きするようにする（請求項７）。
【００１１】
好ましくは、受信ファクシミリ文書を共有フォルダに登録する際に、送信元名を含むファイル名を発生させて、前記受信フォルダ文書に付与するための命令を設ける（請求項８）。
【００１２】
【発明の作用と効果】
この発明では、共有フォルダ内のファイルを更新する際に、上書か追加かを選択できるので便利である。共有フォルダ内の文書に数ページ追加したいなどの場合には、追加を選択すれば良く、文書を全面的に置き換えたい場合には、上書きを選択すればよい。このように上書と追加とを選択でき、特にデータの追加を用いることにより、共有フォルダ内のファイルを、元の内容を損ねずに、徐々に内容を充実させるなどのことができる（請求項１〜８）。
【００１３】
請求項２，６の発明では、追加したデータを追加前のデータと識別するための識別情報を記憶しておくので、追加したデータのみを取り出す、あるいは追加前のデータがどのようなものか確認する、などのことができる。
【００１４】
請求項３，７の発明では、上書前にユーザの上書権限を認証するので、無権限者による不用意な上書を防止できる。
【００１５】
請求項４，８の発明では、送信元名を含むファイル名で受信ファクシミリ文書を登録するので、ファイル名が重複する恐れを少なくでき、しかもファイル名から送信元を識別でき便利である。
【００１６】
【実施例】
図１〜図３に、実施例を示す。これらの図において、２は文書管理装置で、ＬＡＮ４などを介して、複数のクライアント６に接続されている。各クライアント６は、パーソナルコンピュータなどからなり、例えばブラウザを内蔵し、文書管理装置２のＨＴＴＰサーバ２２にアクセスして、文書管理装置２の共用フォルダに文書ファイルを登録したり、共用フォルダから文書ファイルをダウンロードして取り出したりする。なお共用フォルダに文書ファイルを記憶させることを、共用フォルダに文書を登録するという。共用フォルダは電子掲示板での掲示板文書などの記憶などに用い、電子回覧文書やワークフロー文書などの記憶にも用いることができる。文書管理装置２の記憶容量が小さい場合、ファイルサーバ８を別途に設けて、共用フォルダをファイルサーバ８に設けても良い。
【００１７】
文書管理装置２は、スキャナ１０とプリンタ１２、並びにＧ３ファクシミリ処理部１４，インターネットファクシミリ処理部１６を備え、文書をスキャンして蓄積し、Ｇ３ファクシミリやインターネットファクシミリの送受信を行えるものとする。またＬＡＮ４のネットワークプリンタとしても動作し、さらにコピー機としても動作する。なお周知のように、Ｇ３ファクシミリの送受信は公衆電話回線網などを介して行われ、インターネットファクシミリの送受信はｅメールに画像データを添付ファイルとして添付することなどにより行われる。
【００１８】
１８は文書データベースで、文書管理装置２が管理する文書を記憶したデータベースであり、文書自体を記憶するほかに、記憶文書を管理するための外部インデックスファイルなどを記憶している。文書データベース１８の記憶領域は、例えば、各クライアント（ユーザ）毎の専用フォルダと、共用フォルダとに分割され、共用フォルダはさらに電子掲示板用のフォルダと、電子回覧用のフォルダと、ワークフロー用のフォルダ、及びアーカイブなどのその他の共用フォルダに分割されている。２０は文書管理装置２に設けた操作パネルで、液晶ディスプレイとタッチパネルや簡易なキーボードなどを設けたものである。そして文書をスキャンする場合、操作パネル１６やクライアント６から、ファイル名やコメントなどを入力できる。
【００１９】
２２はＨＴＴＰサーバで、クライアント６に対してWebページを提供し、クライアント６のブラウザはＨＴＴＰサーバ２２にアクセスして、文書管理装置２に対して処理を依頼する。２４は電子掲示板処理部で、電子掲示板に関する処理を行い、掲示板文書は前記のように共用フォルダに記憶される。２６は電子回覧処理部で、電子回覧に関する処理を行う。２８はワークフロー処理部で、ワークフローに関する処理を行う。３０はプログラムメモリで、文書管理装置２での処理に必要なプログラムを記憶している。
【００２０】
３１はファイル名データベースで、文書データベース１８内の外部インデックスファイルなどと一体にしても良い。ファイル名データベース３１には、文書管理装置２の共用フォルダなどで使用したことのあるファイル名や、クライアントからＨＴＴＰサーバ２２を介して登録されたファイル名などが登録されている。掲示板文書の場合、ファイル名の他にコメントを付与する例が多いので、ファイル名データベース３１には、ファイル名の他にコメントも記憶する。またファイル名データベース３１は設けなくても良い。
【００２１】
外部インデックスファイルは、文書データベース１８内の文書の属性情報を記憶するためのファイルで、文書のファイル名、テキストデータかスキャンデータかあるいは受信ファクシミリデータか、などのデータの種類、データ長、登録日時、上書日時、データの追加位置、上書権限を持つユーザ名とそのパスコードなどを記憶する。これらの他に、受信ファクシミリデータの場合は、送信元のＴＳＩや送信元名、送信元のメールアドレスなどを記憶する。
【００２２】
またスキャン文書や受信ファクシミリ文書は、例えばtiff（タグ付きイメージファイルフォーマット）などのファイル形式で記憶するものとし、tiffにはＩＦＤ（Image File Directory）を設けて、データの属性を記憶する。特に上書を行った際には上書を行った日時をＩＦＤに記述し、既存のファイルに新たなデータを追加した際には、データを追加した位置をページ単位などで記述する。例えば既存のファイルの末尾に３ページ分の画像データを追加した場合、ＩＦＤに最後の３ページを追加した旨を追加日時と共に記述する。ファイルの追加可能な位置はファイルの末尾には限らない。例えば、ファイルの先頭に追加する、あるいは途中に追加するなどのこともできる。
【００２３】
以下に電子掲示板文書の上書や追加などを例に、共有フォルダでのファイル管理について説明する。なお電子掲示板以外での、共有フォルダ内のファイル管理も同様である。また、ファイルの内容が画像データの場合でも、文書管理装置で管理する点から、ファイルの内容のことを文書ということがある。電子掲示板へのファイルの登録（文書登録）では、Ｇ３やインターネットファクシミリなどにより受信した文書を登録する、スキャナで読み取った文書を登録する、クライアントからＦＴＰ（ファイル・トランスファー・プロトコル）などにより転送された文書ファイルを登録するなどがある。
【００２４】
図２に示すように、受信ファクシミリ文書が到着すると、ファイル名付与部３２で、Ｇ３ファクシミリでの送信元名として例えばＴＳＩを用い、それにこの送信元名でのファイルへの通番などを付加して、ファイル名０７５−５０２−３５８６−０１２を付与する。この内、０７５−５０２−３５８６はＴＳＩ、０１２は通番である。送信元名には、ファクシミリデータ中に送信元の”ムラタキカイ”などが記載されている場合には、ＴＳＩでは”ムラタキカイ”などを用いても良い。またインターネットファクシミリを受信した場合には、sender欄に記載のデータ、例えばメールアドレスや、送り手の個人名などを、送信元名として用いても良い。なおインターネットファクシミリの場合には、送信元名以外にSubject欄の記載があれば、Subject欄の記載を含むように、ファイル名を付与しても良い。送信元名のみでファイル名を構成すると、ファイル名の重複が起こりやすいので、例えば送信元名毎の通番をファイル名に含めると良い。しかし通番に変えて、送信元名と受信日時などをファイル名に含めて、ファイル名の重複を防止しても良い。
【００２５】
スキャン文書や、クライアントからＦＴＰ（ファイルトランスファープロトコル）などで転送された文書を登録する場合、ファイル名重複チェック部３４で、ファイル名の重複の有無をチェックする。チェック範囲は、例えば電子掲示板文書として使用中のファイル名である。ファイル名に重複がなければ、そのファイル名で、あるいはそのファイル名に適宜の識別子などを追加して、電子掲示板に登録する。ファイル名に重複がある場合、上書か追加かをユーザに選択させる。
【００２６】
追加／上書選択処理部３６は、追加か上書かの選択を受付、上書が選択されると、上書権限の有無を権限認証部３８で認証する。認証は例えばパスコードなどを用い、例えば上書きされるファイルを登録したユーザ並びに、文書管理装置の管理者などに上書権限があるものとし、それ以外のユーザには上書権限がないものとする。また掲示板文書を登録したユーザ名は、外部ファイルインデックスなどに記述されている。上書権限が無い場合、ユーザに対して”ファイル名を変更するか、モードを追加に変更するかして下さい”などの表示がなされる。この表示は、ユーザが操作パネルから掲示板登録を行っている場合には操作パネルに、クライアントから掲示板登録を行っている場合にはクライアントに表示される。
【００２７】
追加が選択された場合、追加処理部４０は、追加位置の入力をユーザに要求し、データが追加された領域、例えば新着スキャン文書が追加されたページを、追加日時などと共に、tiffでのＩＦＤのコメント欄などに記述する。この結果、ファイル内のどの部分が追加前からのデータで、どの部分がいつ追加されたデータかが判明する。このため、追加部のみをハードコピーする、追加前の部分のみをハードコピーする、掲示板文書への追加の履歴を確認するなどのことができる。
【００２８】
文書の追加位置などの記述は、追加前のファイルでのデータと、追加されたデータとの識別のためのもので、この記述は、どの部分が追加されたデータでどの部分が追加前からあるデータかが識別できる記述であればよい。また追加位置などのデータは、tiffのＩＦＤではなく、外部インデックスファイルに記述しても良い。
【００２９】
なお追加時に、追加回数を示すバージョン番号などを、ファイル名やコメント欄などに記述しても良い。例えば１回追加されると、ファイル名を「忘年会のお知らせ」から、「忘年会のお知らせｖ２」などに変更する等である。また上書が選択された場合、元のファイル（上書きされたファイル）を文書データベースのアーカイブ領域や、外部のファイルサーバなどに保存しても良い。
【００３０】
図２では、ファイル名が入力されると既存のファイル名との重複をチェックするようにしているが、ユーザはファイル名データベースなどを参照して、ファイル名をデータベースで記憶しているものから選択するようにしても良い。またＦＴＰで追加や上書を行う場合、ユーザは元のファイルをダウンロードしてそれに追加したり上書きしたりしようとするので、ユーザが入力する前からファイル名が存在することもある。
【００３１】
図３に、電子掲示板への登録時のファイル名の管理アルゴリズムを示す。ステップ１で新着文書の到着を待ち、ファクシミリ受信文書の場合には相手先名（送信元名）に通番などを付加してファイル名とし、登録する（ステップ２）。スキャン文書やＦＴＰなどで到着した文書の場合、ファイル名の重複の有無をステップ３でチェックし、重複がなければそのままのファイル名で登録する（ステップ４）。
【００３２】
ファイル名が掲示板に登録済みの文書と重複する場合、追加か上書かの入力を待ち（ステップ５）、上書が選択された場合、上書権限の有無を認証し（ステップ６）、認証に成功（上書権限有）の場合、上書きして登録する（ステップ７）。上書権限が無い場合、ファイル名の変更や追加モードでのファイル更新への変更を、ユーザに要求する（ステップ８）。追加が選択された場合、追加位置をtiffのＩＦＤのコメント欄や外部インデックスファイルなどに記述して、登録する（ステップ９）。
【００３３】
これらによって、掲示板文書にユーザのコメントや新たな項目などを追加して、その内容を充実させて行くことができる。また上書の場合には、無権限者による不用意な上書を防止できる。受信ファクシミリ文書の場合には、ファイル名の重複がなく、しかも送信元名（相手先名）がファイル名から判明するので、便利である。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施例の文書管理装置の構成を示すブロック図
【図２】実施例での共用フォルダ（掲示板）でのファイル名の管理を模式的に示す図
【図３】実施例での掲示板への新規文書の登録アルゴリズムを示すフローチャート
【符号の説明】
２ 文書管理装置
４ ＬＡＮ
６ クライアント
８ ファイルサーバ
１０ スキャナ
１２ プリンタ
１４ Ｇ３ファクシミリ処理部
１６ インターネットファクシミリ処理部
１８ 文書データベース
２０ 操作パネル
２２ ＨＴＴＰサーバ
２４ 電子掲示板処理部
２６ 電子回覧処理部
２８ ワークフロー処理部
３０ プログラムメモリ
３１ ファイル名データベース
３２ ファイル名付与部
３４ ファイル名重複チェック部
３６ 追加／上書選択処理部
３８ 権限認証部
４０ 追加処理部

Claims (8)

1. 複数のユーザが、ファイルを登録及び閲覧可能な共有フォルダを管理するようにした文書管理装置において、
   共有フォルダ内のファイルを更新する際に、上書とデータの追加とを選択自在にしたことを特徴とする、文書管理装置。
2. 共有フォルダ内のファイルへのデータの追加時に、追加したデータを追加前のデータと識別するための識別情報を、発生させて記憶するための識別手段を設けたことを特徴とする、請求項１の文書管理装置。
3. 共有フォルダ内のファイルの上書時に、ユーザの上書権限を認証するための認証手段を設けて、認証成功時にのみ上書きするようにしたことを特徴とする、請求項１または２の文書管理装置。
4. 受信ファクシミリ文書を共有フォルダに登録する際に、送信元名を含むファイル名を発生させて、前記受信フォルダ文書に付与するためのファイル名付与手段を設けたことを特徴とする、請求項１〜３のいずれかの文書管理装置。
5. 複数のユーザが、ファイルを登録及び閲覧可能な共有フォルダを管理するための文書管理装置用のプログラムにおいて、
   共有フォルダ内のファイルを更新する際に、上書とデータの追加とを選択するための命令を設けたことを特徴とする、文書管理装置用のプログラム。
6. 共有フォルダ内のファイルへのデータの追加時に、追加したデータを追加前のデータと識別するための識別情報を、発生させて記憶するための命令を設けたことを特徴とする、請求項５の文書管理装置用のプログラム。
7. 共有フォルダ内のファイルの上書時に、ユーザの上書権限を認証するための命令を設けて、認証成功時にのみ上書きするようにしたことを特徴とする、請求項５または６の文書管理装置用のプログラム。
8. 受信ファクシミリ文書を共有フォルダに登録する際に、送信元名を含むファイル名を発生させて、前記受信フォルダ文書に付与するための命令を設けたことを特徴とする、請求項５〜７のいずれかの文書管理装置用のプログラム。

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