JP2004066572A - 記録媒体管理方法およびシステムならびにプログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】紙などの電子媒体ではない記録媒体に対する管理を容易にする。
【解決手段】ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線ＩＣチップを実装する記録媒体の、コンピュータによる管理方法であって、コンピュータが、記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ＩＣチップの格納情報を取得するステップと、取得した格納情報を、無線ＩＣチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、記録媒体の特定を行うステップと、特定した記録媒体について予め設定された管理内容に応じて、対応する記録媒体に対する管理処理を行うステップと、管理処理の結果を出力装置に出力するステップとを含む。
【選択図】 図１
【解決手段】ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線ＩＣチップを実装する記録媒体の、コンピュータによる管理方法であって、コンピュータが、記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ＩＣチップの格納情報を取得するステップと、取得した格納情報を、無線ＩＣチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、記録媒体の特定を行うステップと、特定した記録媒体について予め設定された管理内容に応じて、対応する記録媒体に対する管理処理を行うステップと、管理処理の結果を出力装置に出力するステップとを含む。
【選択図】 図１
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、記録媒体管理方法およびシステムならびにプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、オフィスでの書類作成はコンピュータを用いて行われることが多い。コンピュータによって作成された文書は電子データとして保存されるため、保管場所を必要としない。またデータの検索も容易であり、データを消去しても廃棄物を出さない。データの再利用も容易である。また電子メールを使えば、瞬時に複数の相手に対して文書データを送付することも可能である。そのためコンピュータ上では、書類の回覧なる行為は不要である。
【０００３】
セキュリティ管理についても、パスワードによる閲覧制限やコピーガードによる複製防止、暗号化技術を用いた解読防止等、近年、急速に技術が進歩したことにより、高い信頼性が得られるようになった。このような様々な利点により、オフィスで作成される文書はコンピュータを用いて作成されることが多い。
【０００４】
しかし、コンピュータ化が進んでも紙媒体による文書は依然として大量に存在する。むしろコンピュータ化が進むにつれ、紙媒体の文書があふれるようになった。この原因のひとつは、コンピュータ化により文書生産性が向上したため、オフィスにおける文書量が増大しているところ、その閲覧は紙媒体で行った方が便利であるからである。
【０００５】
このように紙媒体の書類が溢れる状況の中では、日頃から書類の管理を適切に行っておくことは効率の良い業務遂行のために重要なことである。書類の管理は、通常、所定のまとまり毎に書類を分類し、ファイルすることにより行う。ファイルされた書類の検索は、インデックス等を頼りに、目視により行うしか方法はない。そのため、書類をファイルする際には、後の検索しやすさを考えて、綴じる順序や分類の分け方など、様々な工夫を行っている。このようにして作成されたファイルは所定の場所に置かれ、保管、管理される。
【０００６】
しかし書類はファイル可能なものばかりではない。例えば、処理が完了していない案件に対する書類や、一時的に回覧されてきたに過ぎない書類などは、通常は机上に置かれる。また本来ファイルされるべき書類であっても、保管場所が確保できなかったり、書類整理の時間がなかったりすることにより、机上に放置されている場合もある。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
このように、机上には書類が散乱していることが多い。従来の書類管理方法では、このような机上に散乱している書類まで管理することはできない。散乱する書類の中から目的の書類を探し出す場合は、必要な書類が見つかるまで、虱潰しに調べて行くしかない。
【０００８】
また、回覧中の書類が他の書類の山の中に埋もれてしまうことも考えられる。回覧書類の管理者は、回覧期限が過ぎても書類が戻ってこない場合には、回覧者一人一人に、書類を持っていないか確認してゆかなければならなかった。
【０００９】
また、業務上の処理期限が過ぎてしまった書類が、机上に散乱する書類の中に埋もれ、そのまま放置されてしまうことも考えられる。
【００１０】
さらに紙媒体の文書はセキュリティ管理が困難である。例えば、企業が業務上扱う文書は基本的に極秘文書であるため、社外へ持ち出すことは規則等で禁止されているはずであるが、社員が悪意をもってすれば、物理的に持ち出すことは不可能ではない。また、極秘文書の原本管理を行ったとしても、原本が複写されたり、撮影されたりすれば、機密情報は容易に外部へ流出する。
【００１１】
また、紙媒体は不要になった後にゴミとして大量に廃却される。近年、多くの企業ではＩＳＯ１４０００の認証を取得し、厳格な環境マネジメントを行っている。例えば、紙媒体を廃却する際には、紙として再利用可能なものと、そうでないもの等に分別し、さらにそれぞれの排出量を定期的に記録する等、厳格な管理を行っている。これらの管理は、紙の廃棄量を毎日手作業で計測することにより行われているため、煩雑である上ミスも生じやすい。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線ＩＣチップを実装する記録媒体の、コンピュータによる管理方法であって、前記コンピュータが、記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ＩＣチップの格納情報を取得するステップと、取得した格納情報を、無線ＩＣチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、記録媒体の特定を行うステップと、特定した記録媒体について予め設定された管理内容に応じて、対応する記録媒体に対する管理処理を行うステップと、前記管理処理の結果を出力装置に出力するステップと、を含むことを特徴とする。
その他、本願が開示する課題及びその解決方法は、発明の実施の形態の欄、実施例の欄及び図面により明らかにされる。
【００１３】
【発明の実施の形態】
本明細書の記載により、少なくとも次のことが明らかにされる。
本発明による記録媒体管理方法の一態様は、ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線ＩＣチップを実装する記録媒体の、コンピュータによる管理方法であって、前記コンピュータが、記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ＩＣチップの格納情報を取得するステップと、取得した格納情報を、無線ＩＣチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、記録媒体の特定を行うステップと、特定した記録媒体について予め設定された管理内容に応じて、対応する記録媒体に対する管理処理を行うステップと、前記管理処理の結果を出力装置に出力するステップと、を含むこととできる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、電子媒体化されていない紙媒体等をコンピュータにより管理することが可能となる。
【００１４】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、前記リーダ装置より格納情報を取得するステップにおいて、複数の記録媒体に対し読取り処理を行ったリーダ装置より無線ＩＣチップの格納情報を取得するステップと、前記記録媒体の特定を行うステップにおいて、前記取得した格納情報を前記データベースに照合し、前記複数の記録媒体のうち無線ＩＣチップを備えるものを特定するステップと、前記管理処理を行うステップにおいて、前記特定した記録媒体を、検索対象としての記録媒体を定めた検索テーブルに照合し、検索対象であるか否か判定するステップと、前記管理処理の結果を出力するステップにおいて、前記判定結果を出力装置に出力するステップと、を含むこととできる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、紙媒体等の電子媒体化されていない文書の検索を容易に行うことができる。また、行方不明になった紙媒体等の文書を、容易に発見することが可能となる。
【００１５】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、前記読取り動作を命じるべく前記コンピュータが発した読取り要求に応じて、あるいはリーダ装置が予め記憶する前記読取り動作の実行タイミングに応じて、前記読取り動作を行ったリーダ装置より、読み取った無線ＩＣチップの格納情報をネットワークを介して取得するステップと、前記取得した格納情報を前記データベースに照合して特定した記録媒体が、検索対象として予め定めた記録媒体であるか、前記検索テーブルに照合して判定するステップと、前記判定により検索対象の記録媒体であると判定されたならば、当該記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置を認識するステップと、認識したリーダ装置あるいは出力装置に対して、検索対象の記録媒体が前記認識したリーダ装置周辺に存在する旨を出力するステップと、を含むこととすることができる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、コンピュータとネットワークで接続されたリーダ装置周辺にある紙媒体等の電子媒体化されていない文書を容易に発見することができる。従って、例えば回覧書類が行方不明になった場合でも、コンピュータから指令を出すことにより、回覧文書を容易に探し出すことができる。
【００１６】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、前記管理処理を行うステップにおいて、前記特定した記録媒体を、機密性考慮対象たる記録媒体を予め定めた機密性テーブルに照合し、機密性考慮対象の記録媒体であるか判定するステップと、前記管理処理を行うステップにおいて、前記機密性考慮対象と判定された記録媒体について予め設定された機密管理内容に応じ、機密管理処理を行うステップと、前記機密管理処理の結果を出力装置に出力するステップと、を含むこととできる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、紙媒体等の電子媒体化されていない文書の機密書類の管理を行うことが可能となる。
【００１７】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、記録媒体の複写、撮影、送信、記録内容読取り、および通過のいずれかの処理に対応する処理装置から受信した、記録媒体実装の無線ＩＣチップの格納情報に基づき、或いは前記機密性考慮対象たる記録媒体の検知通知に基づき、当該処理装置における機密性考慮対象の記録媒体の存在を認識するステップと、機密性考慮対象の記録媒体に対する処理装置における前記処理に際し、記録媒体に応じた機密考慮指示を前記処理装置に送信するステップと、を含むこととできる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、電子媒体化されていない機密文書の複写、持ち出し、ファクシミリによる送信、撮影、スキャナ装置による画像読み込み等を行えないようにすることができ、書類の秘密漏洩防止が確実に行えることとなる。
【００１８】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、前記読取り動作を命じるべく前記コンピュータが発した読取り要求に応じて、あるいはリーダ装置が予め記憶する前記読取り動作の実行タイミングに応じて、前記読取り動作を行ったリーダ装置より、読み取った無線ＩＣチップの格納情報をネットワークを介して取得するステップと、前記取得した格納情報に基づき、或いはこの格納情報を記録媒体と処理期限との関係を定めた期限テーブルに照合し、記録媒体の処理期限を認識するステップと、認識した処理期限の到来に応じて、出力装置または該当記録媒体の読取り動作を行った前記リーダ装置に対し、期限通知を出力するステップと、を含むこととできる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、処理期限の決まった文書の期限管理を確実に行うことができる。
【００１９】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、記録媒体の廃棄処理に際して、この廃棄記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、廃棄記録媒体が実装する無線ＩＣチップの格納情報を取得するステップと、取得した格納情報を、無線ＩＣチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、廃棄記録媒体の特定を行うステップと、特定した廃棄記録媒体の前記データベースにおける記録情報を消去するか、或いはデータベースにおいて廃棄処分済みである旨の情報を廃棄記録媒体に関係付けるステップと、を含むこととできる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、書類の廃棄管理を正確に行うことが可能となる。
【００２０】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線ＩＣチップを実装する記録媒体の管理システムであって、前記コンピュータが、記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ＩＣチップの格納情報を取得するステップと、取得した格納情報を、無線ＩＣチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、記録媒体の特定を行うステップと、特定した記録媒体について予め設定された管理内容に応じて、対応する記録媒体に対する管理処理を行うステップと、前記管理処理の結果を出力装置に出力するステップと、を含むこととできる。
【００２１】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線ＩＣチップを実装する記録媒体の管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、前記コンピュータが、記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ＩＣチップの格納情報を取得するステップと、取得した格納情報を、無線ＩＣチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、記録媒体の特定を行うステップと、特定した記録媒体について予め設定された管理内容に応じて、対応する記録媒体に対する管理処理を行うステップと、前記管理処理の結果を出力装置に出力するステップと、を含むこととできる。
【００２２】
さらに、前記記載の記録媒体管理プログラムは、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録された形態とすることもできる。
【００２３】
【実施例】
本実施例におけるシステムの構成を図１に示す。
ＩＤ管理センタ１００は、無線ＩＣチップ３０１の取り付けられた書類３００の管理を行う機関である。書類３００の管理は、無線ＩＣチップ３０１に記憶されている格納情報に基づいて行う。サーバ１０１はデータベース１０２を備えている。データベース１０２には無線ＩＣチップ３０１の識別番号毎に、書類３００に関する様々な情報が記録されている。
【００２４】
無線ＩＣチップ３０１は、外部から無線信号を認識すると、チップ上のメモリに記録されているデータを無線により送信する機能を有する。無線ＩＣチップ３０１はＲＦＩＤ（Ｒａｄｉｏ Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ ＩＤｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）チップとも呼ばれるが、マイクロメートル単位の大きさしかないことが特徴である。そのため、用紙製造時に紙の中に漉き込んでしまうことが可能である。
【００２５】
無線ＩＣチップ３０１は、内部にＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）、メモリ、及びアンテナを備えている。アンテナが外部から無線信号を受けると、その無線信号のエネルギーを電力源として動作し、メモリに記憶されたデータをアンテナから送信する。メモリに記憶されるデータ（格納情報）は１２８ビット長であり、無線通信のためのヘッダ情報の他、当該無線ＩＣチップ３０１の固有の識別番号を含む。識別番号は、無線ＩＣチップ３０１の製造時に書き込まれるものであり、無線ＩＣチップ３０１毎にユニークに割り当てられる。
【００２６】
上記の通り、無線ＩＣチップ３０１はマイクロメートル単位の大きさしかないため、用紙を製造する際に紙の内部に漉き込むことが可能である。無線ＩＣチップが漉き込まれた用紙３００は、内部に無線ＩＣチップ３０１が漉き込まれている以外普通の用紙と何ら変わらない。そのため、用紙への筆記や印刷など、通常の使用形態においてはなんらの支障は無い。また、無線ＩＣチップ３０１が漉き込まれずに製造された用紙３０２に対しては、後からシール等により無線ＩＣチップ３０１を取り付けることも可能である。
【００２７】
ＩＤ管理センタ１００は、無線ＩＣチップ３０１の識別番号に基づいて書類３００を管理するための機関である。サーバ１０１はネットワークを介して相互にコンピュータ２００と接続されている。サーバ１０１は、コンピュータ２００を通じて、書類３００の登録や問い合わせ、その他のリクエストを受け付ける。しかし、サーバ１０１は、コンピュータ２００と何ら区別が必要なものではない。サーバ１０１はコンピュータ２００である。相互にネットワークで結合されているコンピュータ２００の内、ＩＤ管理センタ１００に設置されるものを、説明の便宜上サーバ１０１と呼んでいるに過ぎないものである。本実施例においてはＩＤ管理センタ１００に設置されるコンピュータ２００をサーバ１０１と呼ぶが、サーバ１０１はコンピュータ２００である。
【００２８】
リーダ装置２０２は、コンピュータ２００に接続され、無線ＩＣチップ３０１の識別番号を読み取る。リーダ装置２０２は、コンピュータ２００からの指示に応じて無線信号を出力し、それに応答した無線ＩＣチップ３０１からの無線信号を受信する機能を有している。リーダ装置２０２は卓上置きの形態とすることもできるし、ハンドヘルド型の形態とすることもできる。さらにはコンピュータ２００に内蔵されている形態とすることも可能である。また、１台のコンピュータ２００に複数台備えられているようにすることも可能である。
【００２９】
書類３００の登録は、以下のようにして行われる。まず、リーダ装置２０２によって無線ＩＣチップ３０１の識別番号が読み取られる。この識別番号は、コンピュータ２００からネットワークを経由してＩＤ管理センタ１００のサーバ１０１に送られる。サーバ１０１は、データベース１０２を検索して同一の識別番号が既に登録されていないかを確認する。未登録である場合は、サーバ１０１はコンピュータ２００に未登録であることを通知する。コンピュータ２００は、新規に登録する書類３００に関する情報を入力するための画面を表示し、入力された情報を無線ＩＣチップ３０１の識別番号と合わせてサーバ１０１に送信する。サーバ１０１は、これらの情報をデータベース１０２に追加する。これで書類３００の登録が完了する。
【００３０】
コンピュータ２００により入力される書類３００に関する情報は、例えば当該書類の作成された日付、書類名称、書類番号、書類作成者、処理期限、作成部署、書類登録者、用紙サイズ等である。また、当該書類のイメージデータも登録されるようにすることもできる。この場合、イメージデータの読み込みは、リーダ装置２０２にイメージ読み込み機能を持たせることにより、リーダ装置２０２により行うこともできるし、別途のスキャナ装置等により行うこともできる。上記のようにして、ＩＤ管理センタ１００のデータベース１０２には無線ＩＣチップ３０１の識別番号毎に書類３００に関する情報が登録される。
【００３１】
次に、本実施の形態における書類の登録、廃棄の概要を図２に示す。また、フローチャートを図３に示す。
無線ＩＣチップ３０１はマイクロメートル単位の大きさであるので、紙を製造する際に用紙の中に漉き込んでしまうことが可能である（ステップＡ１０）。そのため、用紙購入時にはすでに、用紙の内部に無線ＩＣチップ３０１が取り付けられている。もし、無線ＩＣチップ３０１が漉き込まれていない用紙を購入した場合には、後から無線ＩＣチップ３０１を用紙に貼り付けることも可能である。無線ＩＣチップ３０１の取り付けられた用紙３００は、１枚１枚、使用者名や用紙サイズ等をＩＤ管理センタ１００に登録する（ステップＡ２０）。１枚１枚行うのが煩雑な場合には、用紙購入時の束に対して、一括してリーダ装置２０２で識別番号を読み取り、登録を行うことも可能である。登録される使用者名は、個人名とすることも可能であるし、使用部署名とすることも可能である。用紙サイズや日付等も合わせて登録しておく。
【００３２】
登録が済んだ用紙３００は、通常の用紙と同様に使用することができる。つまり、筆記、描画、印刷等が可能である。用紙を折り曲げることも可能である。無線ＩＣチップ３０１が漉き込まれている以外、普通の紙と何ら異なるところが無いからである。例えば文書をコンピュータを使って作成する場合には、文書作成後（ステップＡ３０）、無線ＩＣチップ３０１の漉き込まれた用紙３００にプリンタを使って印字する。しかし誤記等が見つかり、修正が必要な場合もある。この場合は、誤記を含む文書が印刷された用紙は不要となる。最終的に必要な用紙は、修正箇所のない文書が印刷された用紙のみである。このように、用紙３００は使用後、廃棄されるものと、保存されるものとに分類される（ステップＡ４０）。
【００３３】
保存される用紙は保存登録される（ステップＡ５０）。保存登録は、用紙の識別番号をリーダ装置２０２で読み取った上で、保存登録の日付や用紙の使用者、登録書類の名称等をコンピュータ２００から入力することにより行われる。書類のイメージデータも登録するようにすることも可能である。このような保存登録の手続きを行った後、書類を紙媒体として保管する（ステップＡ６０）。一方、廃棄される文書は廃棄登録される（ステップＡ７０）。廃棄登録は、用紙の識別番号をリーダ装置２０２で読み取った上で、廃棄登録の日付や廃棄処分者等をコンピュータ２００から入力することにより行われる。なお、廃棄登録を１枚１枚行うのが煩雑である場合は、例えば、廃棄用紙回収箱を準備しておき、定期的に一括してリーダ装置２０２で用紙の識別番号を読み取った上で、一括して廃棄登録するようにすることも可能である。
【００３４】
このように登録管理を行うことにより、例えば手書きメモ等、従来電子媒体化が困難であったものでも紙媒体として管理を容易に行うことが可能となる。
また、廃棄登録をおこなうことにより、ＩＳＯ１４０００に代表される環境マネジメントが容易かつ確実に行えるようになる。用紙の使用量及び廃棄量は、常にＩＤ管理センタ１００のデータベース１０２に記録されているからである。
【００３５】
次に、上記の登録処理を行うためのコンピュータシステム上での処理の流れを図４に示す。
コンピュータ２００は、書類３００の登録の要求を受け付けると（ステップＢ１０）、リーダ装置２０２から無線信号を出力する。その無線信号に対して無線ＩＣチップ３０１から応答があった場合には、応答を受け付け、識別番号を読み取る（ステップＢ２０）。この識別番号は、コンピュータ２００からネットワークを経由してＩＤ管理センタ１００のサーバ１０１に送られる（ステップＢ３０）。
【００３６】
サーバ１０１は、送信された識別番号に基づき、データベース１０２を検索して、データベース１０２に記録されている当該識別番号のデータを抽出する（ステップＢ４０、ステップＢ５０）。サーバ１０１は、抽出したデータをコンピュータ２００に送信する（ステップＢ６０）。もし、データベース１０２上に当該識別番号と同一の識別番号を見つけることができなかった場合には、サーバ１０１はコンピュータ２００に未登録であることを通知する（ステップＢ６０）。
【００３７】
コンピュータ２００は、サーバ１０１からデータを受信し（ステップＢ７０）、画面上にデータの内容を表示する（ステップＢ８０）。未登録の場合や、一部登録されていないデータがある場合は、当該データの欄は空欄のまま画面上に表示される。続いて、上記表示した内容についての入力を受け付ける（ステップＢ９０）。未登録のため空欄で表示された部分に入力があった場合には、当該入力のあったデータを受け付ける。また、すでに登録されているデータについて修正の入力があったばあいには、当該データの変更を受け付ける。入力データが確定すると、コンピュータ２００は、サーバ１０１にデータを送信する（ステップＢ１００）。サーバ１０１は、これらのデータを受信し、データベース１０２を更新する（ステップＢ１１０、ステップＢ１２０）。以上により書類３００の登録が完了する。
【００３８】
用紙を廃棄登録（ステップＡ７０）する場合には、ステップＢ９０において、用紙を廃棄する旨の入力を行えばよい。この場合、サーバ１０１は、データベース１０２上の当該識別番号に関するデータに、廃棄済みの旨の記録を行う。または、当該識別番号に関するデータをデータベース１０２から消去するようにすることも可能である。
【００３９】
次に、本実施の形態における書類検索の方法を示すための図を図５に示す。また、フローチャートを図６に示す。
机上に乱雑に置かれたままになっている書類の山の中から、必要な書類を探し出すのは大変な労力が必要である。本実施の形態における書類検索方法では、リーダ装置２０２を書類の山にかざすように近づけることにより、目的の書類の場所を探し出すことができる。
【００４０】
まず、探し出したい書類に付せられた無線ＩＣチップ３０１の固有識別番号を調査する（ステップＣ１０）。調査は、コンピュータ２００からＩＤ管理センタ１００のデータベース１０２にアクセスして、書類名称等のデータに基づき固有識別番号を特定することにより行う。もちろん、初めから識別番号が分かっている場合は調査を行う必要はない。続いて、目的の書類の識別番号をコンピュータ２００に入力する（ステップＣ２０）。リーダ装置２０２を書類の山の上にかざす（ステップＣ３０）と、リーダ装置２０２から発信される無線信号に応答して、各無線ＩＣチップ３０１から識別番号が発信される。コンピュータ２００は、無線ＩＣチップ３０１から発信された識別番号の中から、目的の識別番号と一致するものがあるか否かをチェックし、一致するものがあった場合にはブザーを鳴らす（ステップＣ４０）。
【００４１】
ブザーが鳴った場合は、その書類の山の中から目的の書類を探す（ステップＣ５０）。書類の山が大きい場合には、その書類の山をさらに複数の山に分けて、それぞれの山に対して再びリーダ装置２０２をかざしてゆくようにして、山を徐々に小さくしてゆけば、目的の書類は見つけだすことが容易にできる。一方、ステップＣ４０において、ブザーが鳴らなかった場合は、その書類の山には目的の書類は存在しないから、別の山を探せばよい（ステップＣ７０）。
【００４２】
全ての書類の山を探し終えても（ステップＣ６０）ブザーが鳴らなかった場合は、書類は机上にはない。この場合は、目的の書類は他の場所にあるから、コンピュータ２００からＩＤ管理センタ１００にアクセスして、サーバ１０１に接続された他のコンピュータ２００に対してネットワーク経由で目的の書類を探すようにする。この場合は、後述する回覧書類の検索と同一の手順で行う。
【００４３】
なお、ステップＣ４０において、ブザーを鳴らすのはリーダ装置２０２であるとすることも可能である。また、ブザーを鳴らすのではなく、表示灯を発光させたり、リーダ装置２０２を振動させる等、様々な形態をとることが可能である。
【００４４】
次に、上記の検索処理を行うためのコンピュータシステム上での処理の流れを図７に示す。
コンピュータ２００は、書類３００の検索の要求を受け付けると（ステップＤ１０）、当該書類３００にユニークに付番された識別番号を特定するための画面を表示し、入力を受け付ける（ステップＤ２０）。識別番号を特定するために入力されるデータは、例えば、書類番号や書類作成者、書類名等である。コンピュータ２００は、入力されたデータをＩＤ管理センタ１００のサーバ１０１へ送信する（ステップＤ３０）。
【００４５】
サーバ１０１は、送信されたデータを検索条件としてデータベース１０２を検索して、条件に一致するデータを抽出する（ステップＤ４０、ステップＤ５０）。サーバ１０１は、抽出したデータをコンピュータ２００に送信する（ステップＤ６０）。もし、データベース１０２上に当該条件に一致するデータを見つけることができなかった場合には、サーバ１０１はコンピュータ２００にその旨を通知する（ステップＤ６０）。
【００４６】
コンピュータ２００は、サーバ１０１からデータを受信し（ステップＤ７０）、画面上にデータの内容を一覧にして表示する（ステップＤ８０）。条件に一致するデータが無かった場合には、その旨が表示される。その場合は条件を変えて再度やり直す（ステップＤ９０）。続いて、上記画面に表示した一覧の中から目的の書類が選択されると（ステップＤ１００）、当該選択されたデータの識別番号を検索テーブルに登録し（ステップＤ１１０）、リーダ装置２０２から無線信号を出力する。検索テーブルは検索対象の書類の識別番号を一覧にしたものであり、コンピュータ２００が備える記憶装置上に作成される。その無線信号に対して無線ＩＣチップ３０１から応答があった場合には、応答を受け付け、識別番号を読み取る（ステップＤ１２０）。読み取った識別番号を検索テーブルに登録された識別番号を比較し、一致していた場合は（ステップＤ１３０）、ブザーを出力する（ステップＤ１４０）。このように本実施の形態に係る方法によれば、目的の書類を容易に探し出すことができる。
【００４７】
次に、本実施の形態における回覧書類を検索するための方法を示すための図を図８に示す。また、フローチャートを図９に示す。
回覧書類は紛失すると探すのに苦労する。誰が持っているのか一人一人に確認してゆかなければならないからである。最悪の場合、持っている本人すら自分が持っていることを自覚していない場合もある。回覧書類を持っている人を特定することが出来さえすれば、目的の書類を手に入れることは容易である。山積みの書類の中に回覧書類が埋もれているとしても、上述した書類の検索方法により検索を行えば、見つけることは容易だからである。
【００４８】
回覧書類を探す場合の手順について、図９のフローチャートに従って説明する。
まず、書類を回覧する前に、回覧担当者は回覧書類にシール等で無線ＩＣチップ３０１を貼り付けておく（ステップＥ１０）。なお、回覧書類に初めから無線ＩＣチップが漉き込まれている場合には貼り付け作業は不要である。次に、回覧書類の内容を、無線ＩＣチップ３０１の識別番号と共にデータベース１０２に登録しておく（ステップＥ２０）。登録は、リーダ装置２０２により回覧書類に貼り付けた無線ＩＣチップの識別番号を読み取った上で、コンピュータ２００から行う。登録する内容は、例えば回覧文書のタイトルや回覧期限、回覧エリア、回覧責任者等である。以上の登録作業を行った上で、書類を回覧に出す（ステップＥ３０）。
【００４９】
無事に回覧書類が回覧責任者の手元に戻ってくれば問題は無いが、回覧中に急に回覧書類が必要になった場合や、回覧書類が期限を過ぎても戻って来ず、行方不明になった場合などには（ステップＥ４０）、回覧書類に貼り付けられた無線ＩＣチップの識別番号を特定し（ステップＥ５０）、回覧エリア内のコンピュータ２００に対して検索の指示を行う（ステップＥ６０）。識別番号の特定は、コンピュータ２００からＩＤ管理センタ１００のデータベース１０２にアクセスして、回覧前に登録したデータに基づき検索することにより調べることができる。
【００５０】
検索指示を受けた回覧エリア内のコンピュータ２００は、それぞれリーダ装置２０２から無線を発信し、周辺に置かれた書類の無線ＩＣチップからの識別番号の応答を受ける（ステップＥ７０）。応答のあった全ての識別番号の中から目的の回覧書類の識別番号を一致するものを発見したコンピュータ２００は、ブザーを出力する（ステップＥ８０）。また、検索要求を出したコンピュータ２００に回覧書類の場所を表示するようにすることもできる。その後は、回覧書類を発見したコンピュータ２００の周辺を探すことにより、行方不明になっている回覧書類を容易に見つけだすことができる（ステップＥ９０）。
【００５１】
次に、上記回覧書類の検索処理を行うためのコンピュータシステム上での処理の流れを図１０及び図１１に示す。
コンピュータ２００は、回覧書類３００の検索の要求を受け付けると（ステップＦ１０）、当該書類３００にユニークに付番された識別番号を特定するための画面を表示し、入力を受け付ける（ステップＦ２０）。識別番号を特定するために入力されるデータは、例えば、回覧書類の管理者名や回覧期限等である。コンピュータ２００は、入力されたデータをＩＤ管理センタ１００のサーバ１０１へ送信する（ステップＦ３０）。
【００５２】
サーバ１０１は、送信されたデータを検索条件としてデータベース１０２を検索して、条件に一致するデータを抽出する（ステップＦ４０、ステップＦ５０）。サーバ１０１は、抽出したデータをコンピュータ２００に送信する（ステップＦ６０）。もし、データベース１０２上に当該条件に一致するデータを見つけることができなかった場合には、サーバ１０１はコンピュータ２００にその旨を通知する（ステップＦ６０）。
【００５３】
コンピュータ２００は、サーバ１０１からデータを受信し（ステップＦ７０）、画面上にデータの内容を一覧にして表示する（ステップＦ８０）。条件に一致するデータが無かった場合には、その旨が表示される。その場合は条件を変えて再度やり直す（ステップＦ９０）。続いて、上記画面に表示した一覧の中から目的の回覧書類が選択されると（ステップＦ１００）、当該選択されたデータの識別番号を検索テーブルに登録する（ステップＦ１１０）。検索テーブルは検索対象の回覧書類の識別番号を一覧にしたものであり、コンピュータ２００が備える記憶装置上に作成される。
【００５４】
次に、書類の回覧エリアから想定される検索範囲の入力を受け付ける（ステップＦ１２０）例えば、回覧書類が一つの部内で回覧されるものである場合は、部内のコンピュータ２００を検索範囲として指定する。コンピュータ２００は、指定された検索範囲内のコンピュータ２００に対して、リーダ装置２０２を用いて書類の識別番号の読み取りを指示する（ステップＦ１３０）。識別番号の読み取り指示を受けたコンピュータ２００は、それぞれリーダ装置２０２から無線信号を出力する（ステップＦ１４０）。その無線信号に対して無線ＩＣチップ３０１から応答があった場合には、応答を受け付け、識別番号を読み取る（ステップＦ１５０）。読み取られた識別番号は、読み取り指示を出したコンピュータ２００に送信される（ステップＦ１６０）。
【００５５】
読み取り指示を出したコンピュータ２００は、受信した識別番号を、検索テーブルに登録された識別番号と比較する（ステップＦ１７０、ステップＦ１８０）。一致するものが見つかった場合は、その識別番号を読み取ったコンピュータ２００を特定する情報をエリア内のコンピュータ２００に対して送信する（ステップＦ１９０、ステップＦ２００）。目的の回覧書類の識別番号を読み取ったコンピュータ２００は、ブザーを出力して処理を終了する（ステップＦ２１０、ステップＦ２２０）。その他のコンピュータ２００は、そのまま処理を終了する。このように本実施の形態に係る方法によれば、回覧中の書類が行方不明になっても容易に探し出すことが可能となる。
【００５６】
次に、本実施の形態における書類の機密管理方法を示すための図を図１２に示す。また、フローチャートを図１３に示す。
ＩＤ管理センタ１００のサーバ１０１は、ネットワーク１０３を通じてコンピュータ２００、及び処理装置と接続されている。処理装置は、複写機２０４、チェックゲート２０５、カメラ２０７、ファクシミリ送受信機２０８、及びスキャナ２０９である。処理装置はリーダ装置２０２を備えており、書類に取り付けられた無線ＩＣチップ３０１の識別番号を読み取る機能を有する。処理装置はケーブル等によりネットワークに接続される形態とすることもできるし、無線でネットワークと接続される形態とすることもできる。チェックゲート２０５は、建物の出入り口のドア２０６付近に設置されており、機密書類がチェックゲート２０５を通過しようとすると、ブザーを吹鳴し、持ち出し禁止である旨を通知する。同時にドア２０６を施錠することにより、機密書類の持ち出しを防止する。コンピュータ２００は、ＩＤ管理センタ１００のデータベース１０２から機密保持書類のリストを入手し、処理装置が識別番号を読み取った書類が機密書類でないかをチェックしている。
【００５７】
本実施例に係る機密保持管理の手順は、まずコンピュータ２００からＩＤ管理センタ１００のデータベース１０２にアクセスして、機密書類の識別番号を登録することから行う（ステップＧ１０）。登録の内容は、機密書類の識別番号、書類管理者、機密レベル、及び機密保持期限等である。機密のレベルは、書類の内容に応じて、例えば、建物外への持ち出し以外は認めるレベルや、建物外への持ち出しはもちろん、複写機２０４による複写、ファクシミリ２０８による送信、カメラ２０７による撮影、スキャナ２０９による読み取りのいずれも禁止するレベルまで、いくつかのレベルを決めることができる。
【００５８】
続いて、建物内に設置された複写機２０４等の処理装置は、書類を複写、撮影、送信、記録内容を読み取る際に、あるいは通過させる際に識別番号を読み取り、ネットワークで接続されたコンピュータ２００に送信する（ステップＧ２０）。コンピュータ２００は、送信された識別番号から、当該書類が機密文書でないかを調べ（ステップＧ３０）、処理装置へ送信する。機密文書であった場合には（ステップＧ４０）、処理装置は、機密レベルに応じて、ブザーを鳴らしたり、書類の複写、撮影、送信、読み取りを中止したり、あるいは書類の通過を阻止したりする（ステップＧ５０）。
【００５９】
次に、書類の機密管理を行うためのコンピュータシステム上での処理の流れを図１４に示す。
コンピュータ２００は、定期的にサーバ１１０に対して機密書類のリストの要求を送信している（ステップＨ１０）。サーバ１０１は要求を受信すると（ステップＨ２０）、データベース１０２を検索して機密書類として登録されているデータを抽出し（ステップＨ３０）、抽出したデータをコンピュータ２００に送信する（ステップＨ４０）。コンピュータ２００は、サーバ１０１から機密文書に関するデータを受信すると（ステップＨ５０）、機密性テーブルを更新する（ステップＨ６０）。機密性テーブルは機密文書として管理が必要な書類の識別番号や機密レベル等を一覧にしたものであり、コンピュータ２００が備える記憶装置上に作成される。
【００６０】
一方、複写機２０４等の処理装置は、リーダ装置２０２から書類の識別番号を読み取ると（ステップＨ７０）、読み取った識別番号をコンピュータ２００に送信する（ステップＨ８０）。コンピュータ２００は、受信した識別番号を、機密性テーブルに登録された識別番号と比較する（ステップＨ９０、ステップＨ１００）。一致するものが見つかった場合は、機密性テーブルから機密性レベルを特定し（ステップＨ１１０）、機密保持のための動作内容を決定する（ステップＨ１２０）。機密性テーブルに登録された識別番号と一致するものが見つからなかった場合は（ステップＨ１００）、機密保持の動作は不要であると決定する（ステップＨ１３０）。コンピュータ２００は、上記のようにして処理装置が行うべき動作を決定し（ステップＨ１２０、ステップＨ１３０）、処理装置に送信する（ステップＨ１４０）。処理装置は、コンピュータ２００が決定した処理内容に従って動作する（ステップＨ１５０、ステップＨ１６０）。このように本実施の形態に係る方法によれば、機密書類の管理を確実に行うことが可能となる。
【００６１】
次に、本実施の形態における書類の期限管理方法を示すための図を図１５に示す。またフローチャートを図１６に示す。
図１５において、担当者Ａ（４００）が抱える書類Ａ（３０４）と、担当者Ｂ（４０１）が抱える書類Ｂ（３０５）は、処理期限を過ぎた書類である。オフィスにおいては各担当者４０１〜４０４の机上は書類であふれており、処理期限の過ぎた書類が書類の山に埋もれてしまうことは十分に考えられる。この場合、担当者Ａ（４００）、担当者Ｂ（４０１）が処理期限の過ぎた書類が山の中に埋もれていることに気付くか、他者からの催促を受けるまでは、それらの書類は放置されることになる。
【００６２】
本実施の形態における書類の期限管理は、まずあらかじめ書類の処理期限を登録することにより行う（ステップＪ１０）。登録は、リーダ装置２０２で書類の識別番号を読み取った上で、処理期限や、書類の名称、担当者等をデータベース１０２に登録することにより行う。次にコンピュータ２００からＩＤ管理センタ１００のサーバ１０１にアクセスし、処理期限の過ぎた書類に関するリストを入手し、期限テーブルとして保存する（ステップＪ２０）。続いて処理期限の過ぎた書類を検索するエリアを指定して、コンピュータ２００から指定エリア内の他のコンピュータに対して、リーダ装置により書類の識別番号読み取りを指示する（ステップＪ３０）。エリア内のコンピュータ２００は識別番号を読み取り（ステップＪ４０）、読み取り要求を行ったコンピュータ２００に送信する。読み取り要求を行ったコンピュータ２００は、受信した識別番号を期限テーブルに登録されている識別番号と比較し、処理期限の過ぎた書類があった場合には担当者に通知を行う（ステップＪ５０、ステップＪ６０）。通知は、担当者宛に電子メールを送付することもできるし、担当者のコンピュータ２００の警告ブザーを鳴らすようにすることもできる。
【００６３】
次に、書類の期限管理を行うためのコンピュータシステム上での処理の流れを図１７及び図１８に示す。
コンピュータ２００は、書類３００の期限管理を行う旨の要求を受け付けると（ステップＫ１０）、処理期限の過ぎた書類３００、あるいは処理期限の迫っている書類３００にユニークに付番された識別番号を特定するための画面を表示し、入力を受け付ける（ステップＫ２０）。識別番号を特定するために入力されるデータは、例えば処理期限であるが、担当者名や書類名により絞り込むことも可能である。
【００６４】
コンピュータ２００は、入力されたデータをＩＤ管理センタ１００のサーバ１０１へ送信する（ステップＫ３０）。サーバ１０１は、送信されたデータを検索条件としてデータベース１０２を検索して、条件に一致するデータを抽出する（ステップＫ４０、ステップＫ５０）。サーバ１０１は、抽出したデータをコンピュータ２００に送信する（ステップＫ６０）。
【００６５】
コンピュータ２００は、サーバ１０１からデータを受信し（ステップＫ７０）、画面上にデータの内容を一覧にして表示する（ステップＫ８０）。条件を変えて再度やり直すことも可能である（ステップＫ９０）。続いて、上記画面に表示された一覧のデータの識別番号を期限テーブルに登録する（ステップＫ１００）。
【００６６】
次に、書類の検索範囲の入力を受け付ける（ステップＫ１１０）例えば、部内における処理期限超過書類を発見したい場合には、部内のコンピュータ２００を検索範囲として指定する。コンピュータ２００は、指定された検索範囲内のコンピュータ２００に対して、リーダ装置２０２を用いて書類の識別番号の読み取りを指示する（ステップＫ１２０）。識別番号の読み取り指示を受けたコンピュータ２００は、それぞれリーダ装置２０２から無線信号を出力する（ステップＫ１３０）。その無線信号に対して無線ＩＣチップ３０１から応答があった場合には、応答を受け付け、識別番号を読み取る（ステップＫ１４０）。読み取られた識別番号は、読み取り指示を出したコンピュータ２００に送信される（ステップＫ１５０）。
【００６７】
読み取り指示を出したコンピュータ２００は、受信した識別番号を、期限テーブルに登録された識別番号と比較する（ステップＫ１６０、ステップＫ１７０）。一致するものが見つかった場合は、その識別番号を読み取ったコンピュータ２００を特定し（ステップＫ１８０）、エリア内のコンピュータ２００に対して、期限管理の対象となっている書類に関する情報と、当該書類を発見したコンピュータの情報を送信する（ステップＫ１９０）。エリア内のコンピュータ２００は、上記情報により、処理期限の迫っている書類の担当者に対して、例えば電子メールを送信して通知する。あるいはブザーを出力して通知する（ステップＫ２００、ステップＫ２１０、ステップＫ２２０）。このように本実施の形態に係る方法によれば、処理期限の迫った書類や処理期限の過ぎた書類を放置している担当者に対して、漏らすことなく通知や警告を行うことが可能となる。
【００６８】
以上、本実施の形態に係る実施例について説明したが、本願発明は上記実施例に限定されるものではない。本発明の要旨を逸脱しない範囲で様々に変更可能である。
【００６９】
本実施の形態によれば次の効果を奏することができる。
すなわち、紙などの電子媒体ではない記録媒体をコンピュータにより管理することが可能となる。また紙などの電子媒体ではない文書の検索、期限管理、廃棄管理、及び機密管理を容易に、かつ、確実に行うことができる。さらには行方不明になった文書を、容易に発見することが可能となる。
【００７０】
【発明の効果】
紙などの電子媒体ではない記録媒体に対する管理を容易に行うことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態におけるシステムの構成を示す図である。
【図２】本実施の形態における書類の登録、廃棄の概要を示す図である。
【図３】本実施の形態における書類登録の手順を示すためのフローチャートである。
【図４】本実施の形態における書類登録を行うためのコンピュータシステム上での処理を示すフローチャートである。
【図５】本実施の形態における書類検索方法を示す図である。
【図６】本実施の形態における書類検索の手順を示すためのフローチャートである。
【図７】本実施の形態における書類検索を行うためのコンピュータシステム上での処理を示すフローチャートである。
【図８】本実施の形態における回覧書類の検索方法を示すための図である。
【図９】本実施の形態における回覧書類検索の手順を示すためのフローチャートである。
【図１０】本実施の形態における回覧書類の検索を行うためのコンピュータシステム上での処理のうち検索テーブルを作成するまでの処理を示すフローチャートである。
【図１１】本実施の形態における回覧書類の検索を行うためのコンピュータシステム上での処理のうち検索テーブルに基づいて検索を行う処理を示すフローチャートである。
【図１２】本実施の形態における書類の機密管理方法を示すための図である。
【図１３】本実施の形態における書類の機密管理の手順を示すためのフローチャートである。
【図１４】本実施の形態における書類の機密管理を行うためのコンピュータシステム上での処理を示すフローチャートである。
【図１５】本実施の形態における書類の期限管理方法を示すための図である。
【図１６】本実施の形態における書類の期限管理の手順を示すためのフローチャートである。
【図１７】本実施の形態における書類の期限管理を行うためのコンピュータシステム上での処理のうち期限テーブルを作成するまでの処理を示すフローチャートである。
【図１８】本実施の形態における書類の期限管理を行うためのコンピュータシステム上での処理のうち期限テーブルに基づいて書類管理を行う処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１００ ＩＤ管理センタ
１０１ サーバ
１０２ データベース
１０３ ネットワーク
２００ コンピュータ
２０２ リーダ装置
２０３ リーダ装置の走査
２０４ 複写機
２０５ 機密保持チェックゲート
２０６ 出入口
２０７ カメラ
２０８ ファクシミリ送受信機
２０９ スキャナ
３００ 無線ＩＣチップ付き記録媒体
３０１ 無線ＩＣチップ
３０２ 記録媒体
３０３ 回覧書類
３０４ 処理期限超過書類Ａ
３０５ 処理期限超過書類Ｂ
４００ 担当者Ａ
４０１ 担当者Ｂ
４０２ 担当者Ｃ
４０３ 担当者Ｄ
【発明の属する技術分野】
この発明は、記録媒体管理方法およびシステムならびにプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、オフィスでの書類作成はコンピュータを用いて行われることが多い。コンピュータによって作成された文書は電子データとして保存されるため、保管場所を必要としない。またデータの検索も容易であり、データを消去しても廃棄物を出さない。データの再利用も容易である。また電子メールを使えば、瞬時に複数の相手に対して文書データを送付することも可能である。そのためコンピュータ上では、書類の回覧なる行為は不要である。
【０００３】
セキュリティ管理についても、パスワードによる閲覧制限やコピーガードによる複製防止、暗号化技術を用いた解読防止等、近年、急速に技術が進歩したことにより、高い信頼性が得られるようになった。このような様々な利点により、オフィスで作成される文書はコンピュータを用いて作成されることが多い。
【０００４】
しかし、コンピュータ化が進んでも紙媒体による文書は依然として大量に存在する。むしろコンピュータ化が進むにつれ、紙媒体の文書があふれるようになった。この原因のひとつは、コンピュータ化により文書生産性が向上したため、オフィスにおける文書量が増大しているところ、その閲覧は紙媒体で行った方が便利であるからである。
【０００５】
このように紙媒体の書類が溢れる状況の中では、日頃から書類の管理を適切に行っておくことは効率の良い業務遂行のために重要なことである。書類の管理は、通常、所定のまとまり毎に書類を分類し、ファイルすることにより行う。ファイルされた書類の検索は、インデックス等を頼りに、目視により行うしか方法はない。そのため、書類をファイルする際には、後の検索しやすさを考えて、綴じる順序や分類の分け方など、様々な工夫を行っている。このようにして作成されたファイルは所定の場所に置かれ、保管、管理される。
【０００６】
しかし書類はファイル可能なものばかりではない。例えば、処理が完了していない案件に対する書類や、一時的に回覧されてきたに過ぎない書類などは、通常は机上に置かれる。また本来ファイルされるべき書類であっても、保管場所が確保できなかったり、書類整理の時間がなかったりすることにより、机上に放置されている場合もある。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
このように、机上には書類が散乱していることが多い。従来の書類管理方法では、このような机上に散乱している書類まで管理することはできない。散乱する書類の中から目的の書類を探し出す場合は、必要な書類が見つかるまで、虱潰しに調べて行くしかない。
【０００８】
また、回覧中の書類が他の書類の山の中に埋もれてしまうことも考えられる。回覧書類の管理者は、回覧期限が過ぎても書類が戻ってこない場合には、回覧者一人一人に、書類を持っていないか確認してゆかなければならなかった。
【０００９】
また、業務上の処理期限が過ぎてしまった書類が、机上に散乱する書類の中に埋もれ、そのまま放置されてしまうことも考えられる。
【００１０】
さらに紙媒体の文書はセキュリティ管理が困難である。例えば、企業が業務上扱う文書は基本的に極秘文書であるため、社外へ持ち出すことは規則等で禁止されているはずであるが、社員が悪意をもってすれば、物理的に持ち出すことは不可能ではない。また、極秘文書の原本管理を行ったとしても、原本が複写されたり、撮影されたりすれば、機密情報は容易に外部へ流出する。
【００１１】
また、紙媒体は不要になった後にゴミとして大量に廃却される。近年、多くの企業ではＩＳＯ１４０００の認証を取得し、厳格な環境マネジメントを行っている。例えば、紙媒体を廃却する際には、紙として再利用可能なものと、そうでないもの等に分別し、さらにそれぞれの排出量を定期的に記録する等、厳格な管理を行っている。これらの管理は、紙の廃棄量を毎日手作業で計測することにより行われているため、煩雑である上ミスも生じやすい。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線ＩＣチップを実装する記録媒体の、コンピュータによる管理方法であって、前記コンピュータが、記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ＩＣチップの格納情報を取得するステップと、取得した格納情報を、無線ＩＣチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、記録媒体の特定を行うステップと、特定した記録媒体について予め設定された管理内容に応じて、対応する記録媒体に対する管理処理を行うステップと、前記管理処理の結果を出力装置に出力するステップと、を含むことを特徴とする。
その他、本願が開示する課題及びその解決方法は、発明の実施の形態の欄、実施例の欄及び図面により明らかにされる。
【００１３】
【発明の実施の形態】
本明細書の記載により、少なくとも次のことが明らかにされる。
本発明による記録媒体管理方法の一態様は、ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線ＩＣチップを実装する記録媒体の、コンピュータによる管理方法であって、前記コンピュータが、記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ＩＣチップの格納情報を取得するステップと、取得した格納情報を、無線ＩＣチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、記録媒体の特定を行うステップと、特定した記録媒体について予め設定された管理内容に応じて、対応する記録媒体に対する管理処理を行うステップと、前記管理処理の結果を出力装置に出力するステップと、を含むこととできる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、電子媒体化されていない紙媒体等をコンピュータにより管理することが可能となる。
【００１４】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、前記リーダ装置より格納情報を取得するステップにおいて、複数の記録媒体に対し読取り処理を行ったリーダ装置より無線ＩＣチップの格納情報を取得するステップと、前記記録媒体の特定を行うステップにおいて、前記取得した格納情報を前記データベースに照合し、前記複数の記録媒体のうち無線ＩＣチップを備えるものを特定するステップと、前記管理処理を行うステップにおいて、前記特定した記録媒体を、検索対象としての記録媒体を定めた検索テーブルに照合し、検索対象であるか否か判定するステップと、前記管理処理の結果を出力するステップにおいて、前記判定結果を出力装置に出力するステップと、を含むこととできる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、紙媒体等の電子媒体化されていない文書の検索を容易に行うことができる。また、行方不明になった紙媒体等の文書を、容易に発見することが可能となる。
【００１５】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、前記読取り動作を命じるべく前記コンピュータが発した読取り要求に応じて、あるいはリーダ装置が予め記憶する前記読取り動作の実行タイミングに応じて、前記読取り動作を行ったリーダ装置より、読み取った無線ＩＣチップの格納情報をネットワークを介して取得するステップと、前記取得した格納情報を前記データベースに照合して特定した記録媒体が、検索対象として予め定めた記録媒体であるか、前記検索テーブルに照合して判定するステップと、前記判定により検索対象の記録媒体であると判定されたならば、当該記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置を認識するステップと、認識したリーダ装置あるいは出力装置に対して、検索対象の記録媒体が前記認識したリーダ装置周辺に存在する旨を出力するステップと、を含むこととすることができる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、コンピュータとネットワークで接続されたリーダ装置周辺にある紙媒体等の電子媒体化されていない文書を容易に発見することができる。従って、例えば回覧書類が行方不明になった場合でも、コンピュータから指令を出すことにより、回覧文書を容易に探し出すことができる。
【００１６】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、前記管理処理を行うステップにおいて、前記特定した記録媒体を、機密性考慮対象たる記録媒体を予め定めた機密性テーブルに照合し、機密性考慮対象の記録媒体であるか判定するステップと、前記管理処理を行うステップにおいて、前記機密性考慮対象と判定された記録媒体について予め設定された機密管理内容に応じ、機密管理処理を行うステップと、前記機密管理処理の結果を出力装置に出力するステップと、を含むこととできる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、紙媒体等の電子媒体化されていない文書の機密書類の管理を行うことが可能となる。
【００１７】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、記録媒体の複写、撮影、送信、記録内容読取り、および通過のいずれかの処理に対応する処理装置から受信した、記録媒体実装の無線ＩＣチップの格納情報に基づき、或いは前記機密性考慮対象たる記録媒体の検知通知に基づき、当該処理装置における機密性考慮対象の記録媒体の存在を認識するステップと、機密性考慮対象の記録媒体に対する処理装置における前記処理に際し、記録媒体に応じた機密考慮指示を前記処理装置に送信するステップと、を含むこととできる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、電子媒体化されていない機密文書の複写、持ち出し、ファクシミリによる送信、撮影、スキャナ装置による画像読み込み等を行えないようにすることができ、書類の秘密漏洩防止が確実に行えることとなる。
【００１８】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、前記読取り動作を命じるべく前記コンピュータが発した読取り要求に応じて、あるいはリーダ装置が予め記憶する前記読取り動作の実行タイミングに応じて、前記読取り動作を行ったリーダ装置より、読み取った無線ＩＣチップの格納情報をネットワークを介して取得するステップと、前記取得した格納情報に基づき、或いはこの格納情報を記録媒体と処理期限との関係を定めた期限テーブルに照合し、記録媒体の処理期限を認識するステップと、認識した処理期限の到来に応じて、出力装置または該当記録媒体の読取り動作を行った前記リーダ装置に対し、期限通知を出力するステップと、を含むこととできる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、処理期限の決まった文書の期限管理を確実に行うことができる。
【００１９】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、記録媒体の廃棄処理に際して、この廃棄記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、廃棄記録媒体が実装する無線ＩＣチップの格納情報を取得するステップと、取得した格納情報を、無線ＩＣチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、廃棄記録媒体の特定を行うステップと、特定した廃棄記録媒体の前記データベースにおける記録情報を消去するか、或いはデータベースにおいて廃棄処分済みである旨の情報を廃棄記録媒体に関係付けるステップと、を含むこととできる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、書類の廃棄管理を正確に行うことが可能となる。
【００２０】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線ＩＣチップを実装する記録媒体の管理システムであって、前記コンピュータが、記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ＩＣチップの格納情報を取得するステップと、取得した格納情報を、無線ＩＣチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、記録媒体の特定を行うステップと、特定した記録媒体について予め設定された管理内容に応じて、対応する記録媒体に対する管理処理を行うステップと、前記管理処理の結果を出力装置に出力するステップと、を含むこととできる。
【００２１】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線ＩＣチップを実装する記録媒体の管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、前記コンピュータが、記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ＩＣチップの格納情報を取得するステップと、取得した格納情報を、無線ＩＣチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、記録媒体の特定を行うステップと、特定した記録媒体について予め設定された管理内容に応じて、対応する記録媒体に対する管理処理を行うステップと、前記管理処理の結果を出力装置に出力するステップと、を含むこととできる。
【００２２】
さらに、前記記載の記録媒体管理プログラムは、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録された形態とすることもできる。
【００２３】
【実施例】
本実施例におけるシステムの構成を図１に示す。
ＩＤ管理センタ１００は、無線ＩＣチップ３０１の取り付けられた書類３００の管理を行う機関である。書類３００の管理は、無線ＩＣチップ３０１に記憶されている格納情報に基づいて行う。サーバ１０１はデータベース１０２を備えている。データベース１０２には無線ＩＣチップ３０１の識別番号毎に、書類３００に関する様々な情報が記録されている。
【００２４】
無線ＩＣチップ３０１は、外部から無線信号を認識すると、チップ上のメモリに記録されているデータを無線により送信する機能を有する。無線ＩＣチップ３０１はＲＦＩＤ（Ｒａｄｉｏ Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ ＩＤｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）チップとも呼ばれるが、マイクロメートル単位の大きさしかないことが特徴である。そのため、用紙製造時に紙の中に漉き込んでしまうことが可能である。
【００２５】
無線ＩＣチップ３０１は、内部にＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）、メモリ、及びアンテナを備えている。アンテナが外部から無線信号を受けると、その無線信号のエネルギーを電力源として動作し、メモリに記憶されたデータをアンテナから送信する。メモリに記憶されるデータ（格納情報）は１２８ビット長であり、無線通信のためのヘッダ情報の他、当該無線ＩＣチップ３０１の固有の識別番号を含む。識別番号は、無線ＩＣチップ３０１の製造時に書き込まれるものであり、無線ＩＣチップ３０１毎にユニークに割り当てられる。
【００２６】
上記の通り、無線ＩＣチップ３０１はマイクロメートル単位の大きさしかないため、用紙を製造する際に紙の内部に漉き込むことが可能である。無線ＩＣチップが漉き込まれた用紙３００は、内部に無線ＩＣチップ３０１が漉き込まれている以外普通の用紙と何ら変わらない。そのため、用紙への筆記や印刷など、通常の使用形態においてはなんらの支障は無い。また、無線ＩＣチップ３０１が漉き込まれずに製造された用紙３０２に対しては、後からシール等により無線ＩＣチップ３０１を取り付けることも可能である。
【００２７】
ＩＤ管理センタ１００は、無線ＩＣチップ３０１の識別番号に基づいて書類３００を管理するための機関である。サーバ１０１はネットワークを介して相互にコンピュータ２００と接続されている。サーバ１０１は、コンピュータ２００を通じて、書類３００の登録や問い合わせ、その他のリクエストを受け付ける。しかし、サーバ１０１は、コンピュータ２００と何ら区別が必要なものではない。サーバ１０１はコンピュータ２００である。相互にネットワークで結合されているコンピュータ２００の内、ＩＤ管理センタ１００に設置されるものを、説明の便宜上サーバ１０１と呼んでいるに過ぎないものである。本実施例においてはＩＤ管理センタ１００に設置されるコンピュータ２００をサーバ１０１と呼ぶが、サーバ１０１はコンピュータ２００である。
【００２８】
リーダ装置２０２は、コンピュータ２００に接続され、無線ＩＣチップ３０１の識別番号を読み取る。リーダ装置２０２は、コンピュータ２００からの指示に応じて無線信号を出力し、それに応答した無線ＩＣチップ３０１からの無線信号を受信する機能を有している。リーダ装置２０２は卓上置きの形態とすることもできるし、ハンドヘルド型の形態とすることもできる。さらにはコンピュータ２００に内蔵されている形態とすることも可能である。また、１台のコンピュータ２００に複数台備えられているようにすることも可能である。
【００２９】
書類３００の登録は、以下のようにして行われる。まず、リーダ装置２０２によって無線ＩＣチップ３０１の識別番号が読み取られる。この識別番号は、コンピュータ２００からネットワークを経由してＩＤ管理センタ１００のサーバ１０１に送られる。サーバ１０１は、データベース１０２を検索して同一の識別番号が既に登録されていないかを確認する。未登録である場合は、サーバ１０１はコンピュータ２００に未登録であることを通知する。コンピュータ２００は、新規に登録する書類３００に関する情報を入力するための画面を表示し、入力された情報を無線ＩＣチップ３０１の識別番号と合わせてサーバ１０１に送信する。サーバ１０１は、これらの情報をデータベース１０２に追加する。これで書類３００の登録が完了する。
【００３０】
コンピュータ２００により入力される書類３００に関する情報は、例えば当該書類の作成された日付、書類名称、書類番号、書類作成者、処理期限、作成部署、書類登録者、用紙サイズ等である。また、当該書類のイメージデータも登録されるようにすることもできる。この場合、イメージデータの読み込みは、リーダ装置２０２にイメージ読み込み機能を持たせることにより、リーダ装置２０２により行うこともできるし、別途のスキャナ装置等により行うこともできる。上記のようにして、ＩＤ管理センタ１００のデータベース１０２には無線ＩＣチップ３０１の識別番号毎に書類３００に関する情報が登録される。
【００３１】
次に、本実施の形態における書類の登録、廃棄の概要を図２に示す。また、フローチャートを図３に示す。
無線ＩＣチップ３０１はマイクロメートル単位の大きさであるので、紙を製造する際に用紙の中に漉き込んでしまうことが可能である（ステップＡ１０）。そのため、用紙購入時にはすでに、用紙の内部に無線ＩＣチップ３０１が取り付けられている。もし、無線ＩＣチップ３０１が漉き込まれていない用紙を購入した場合には、後から無線ＩＣチップ３０１を用紙に貼り付けることも可能である。無線ＩＣチップ３０１の取り付けられた用紙３００は、１枚１枚、使用者名や用紙サイズ等をＩＤ管理センタ１００に登録する（ステップＡ２０）。１枚１枚行うのが煩雑な場合には、用紙購入時の束に対して、一括してリーダ装置２０２で識別番号を読み取り、登録を行うことも可能である。登録される使用者名は、個人名とすることも可能であるし、使用部署名とすることも可能である。用紙サイズや日付等も合わせて登録しておく。
【００３２】
登録が済んだ用紙３００は、通常の用紙と同様に使用することができる。つまり、筆記、描画、印刷等が可能である。用紙を折り曲げることも可能である。無線ＩＣチップ３０１が漉き込まれている以外、普通の紙と何ら異なるところが無いからである。例えば文書をコンピュータを使って作成する場合には、文書作成後（ステップＡ３０）、無線ＩＣチップ３０１の漉き込まれた用紙３００にプリンタを使って印字する。しかし誤記等が見つかり、修正が必要な場合もある。この場合は、誤記を含む文書が印刷された用紙は不要となる。最終的に必要な用紙は、修正箇所のない文書が印刷された用紙のみである。このように、用紙３００は使用後、廃棄されるものと、保存されるものとに分類される（ステップＡ４０）。
【００３３】
保存される用紙は保存登録される（ステップＡ５０）。保存登録は、用紙の識別番号をリーダ装置２０２で読み取った上で、保存登録の日付や用紙の使用者、登録書類の名称等をコンピュータ２００から入力することにより行われる。書類のイメージデータも登録するようにすることも可能である。このような保存登録の手続きを行った後、書類を紙媒体として保管する（ステップＡ６０）。一方、廃棄される文書は廃棄登録される（ステップＡ７０）。廃棄登録は、用紙の識別番号をリーダ装置２０２で読み取った上で、廃棄登録の日付や廃棄処分者等をコンピュータ２００から入力することにより行われる。なお、廃棄登録を１枚１枚行うのが煩雑である場合は、例えば、廃棄用紙回収箱を準備しておき、定期的に一括してリーダ装置２０２で用紙の識別番号を読み取った上で、一括して廃棄登録するようにすることも可能である。
【００３４】
このように登録管理を行うことにより、例えば手書きメモ等、従来電子媒体化が困難であったものでも紙媒体として管理を容易に行うことが可能となる。
また、廃棄登録をおこなうことにより、ＩＳＯ１４０００に代表される環境マネジメントが容易かつ確実に行えるようになる。用紙の使用量及び廃棄量は、常にＩＤ管理センタ１００のデータベース１０２に記録されているからである。
【００３５】
次に、上記の登録処理を行うためのコンピュータシステム上での処理の流れを図４に示す。
コンピュータ２００は、書類３００の登録の要求を受け付けると（ステップＢ１０）、リーダ装置２０２から無線信号を出力する。その無線信号に対して無線ＩＣチップ３０１から応答があった場合には、応答を受け付け、識別番号を読み取る（ステップＢ２０）。この識別番号は、コンピュータ２００からネットワークを経由してＩＤ管理センタ１００のサーバ１０１に送られる（ステップＢ３０）。
【００３６】
サーバ１０１は、送信された識別番号に基づき、データベース１０２を検索して、データベース１０２に記録されている当該識別番号のデータを抽出する（ステップＢ４０、ステップＢ５０）。サーバ１０１は、抽出したデータをコンピュータ２００に送信する（ステップＢ６０）。もし、データベース１０２上に当該識別番号と同一の識別番号を見つけることができなかった場合には、サーバ１０１はコンピュータ２００に未登録であることを通知する（ステップＢ６０）。
【００３７】
コンピュータ２００は、サーバ１０１からデータを受信し（ステップＢ７０）、画面上にデータの内容を表示する（ステップＢ８０）。未登録の場合や、一部登録されていないデータがある場合は、当該データの欄は空欄のまま画面上に表示される。続いて、上記表示した内容についての入力を受け付ける（ステップＢ９０）。未登録のため空欄で表示された部分に入力があった場合には、当該入力のあったデータを受け付ける。また、すでに登録されているデータについて修正の入力があったばあいには、当該データの変更を受け付ける。入力データが確定すると、コンピュータ２００は、サーバ１０１にデータを送信する（ステップＢ１００）。サーバ１０１は、これらのデータを受信し、データベース１０２を更新する（ステップＢ１１０、ステップＢ１２０）。以上により書類３００の登録が完了する。
【００３８】
用紙を廃棄登録（ステップＡ７０）する場合には、ステップＢ９０において、用紙を廃棄する旨の入力を行えばよい。この場合、サーバ１０１は、データベース１０２上の当該識別番号に関するデータに、廃棄済みの旨の記録を行う。または、当該識別番号に関するデータをデータベース１０２から消去するようにすることも可能である。
【００３９】
次に、本実施の形態における書類検索の方法を示すための図を図５に示す。また、フローチャートを図６に示す。
机上に乱雑に置かれたままになっている書類の山の中から、必要な書類を探し出すのは大変な労力が必要である。本実施の形態における書類検索方法では、リーダ装置２０２を書類の山にかざすように近づけることにより、目的の書類の場所を探し出すことができる。
【００４０】
まず、探し出したい書類に付せられた無線ＩＣチップ３０１の固有識別番号を調査する（ステップＣ１０）。調査は、コンピュータ２００からＩＤ管理センタ１００のデータベース１０２にアクセスして、書類名称等のデータに基づき固有識別番号を特定することにより行う。もちろん、初めから識別番号が分かっている場合は調査を行う必要はない。続いて、目的の書類の識別番号をコンピュータ２００に入力する（ステップＣ２０）。リーダ装置２０２を書類の山の上にかざす（ステップＣ３０）と、リーダ装置２０２から発信される無線信号に応答して、各無線ＩＣチップ３０１から識別番号が発信される。コンピュータ２００は、無線ＩＣチップ３０１から発信された識別番号の中から、目的の識別番号と一致するものがあるか否かをチェックし、一致するものがあった場合にはブザーを鳴らす（ステップＣ４０）。
【００４１】
ブザーが鳴った場合は、その書類の山の中から目的の書類を探す（ステップＣ５０）。書類の山が大きい場合には、その書類の山をさらに複数の山に分けて、それぞれの山に対して再びリーダ装置２０２をかざしてゆくようにして、山を徐々に小さくしてゆけば、目的の書類は見つけだすことが容易にできる。一方、ステップＣ４０において、ブザーが鳴らなかった場合は、その書類の山には目的の書類は存在しないから、別の山を探せばよい（ステップＣ７０）。
【００４２】
全ての書類の山を探し終えても（ステップＣ６０）ブザーが鳴らなかった場合は、書類は机上にはない。この場合は、目的の書類は他の場所にあるから、コンピュータ２００からＩＤ管理センタ１００にアクセスして、サーバ１０１に接続された他のコンピュータ２００に対してネットワーク経由で目的の書類を探すようにする。この場合は、後述する回覧書類の検索と同一の手順で行う。
【００４３】
なお、ステップＣ４０において、ブザーを鳴らすのはリーダ装置２０２であるとすることも可能である。また、ブザーを鳴らすのではなく、表示灯を発光させたり、リーダ装置２０２を振動させる等、様々な形態をとることが可能である。
【００４４】
次に、上記の検索処理を行うためのコンピュータシステム上での処理の流れを図７に示す。
コンピュータ２００は、書類３００の検索の要求を受け付けると（ステップＤ１０）、当該書類３００にユニークに付番された識別番号を特定するための画面を表示し、入力を受け付ける（ステップＤ２０）。識別番号を特定するために入力されるデータは、例えば、書類番号や書類作成者、書類名等である。コンピュータ２００は、入力されたデータをＩＤ管理センタ１００のサーバ１０１へ送信する（ステップＤ３０）。
【００４５】
サーバ１０１は、送信されたデータを検索条件としてデータベース１０２を検索して、条件に一致するデータを抽出する（ステップＤ４０、ステップＤ５０）。サーバ１０１は、抽出したデータをコンピュータ２００に送信する（ステップＤ６０）。もし、データベース１０２上に当該条件に一致するデータを見つけることができなかった場合には、サーバ１０１はコンピュータ２００にその旨を通知する（ステップＤ６０）。
【００４６】
コンピュータ２００は、サーバ１０１からデータを受信し（ステップＤ７０）、画面上にデータの内容を一覧にして表示する（ステップＤ８０）。条件に一致するデータが無かった場合には、その旨が表示される。その場合は条件を変えて再度やり直す（ステップＤ９０）。続いて、上記画面に表示した一覧の中から目的の書類が選択されると（ステップＤ１００）、当該選択されたデータの識別番号を検索テーブルに登録し（ステップＤ１１０）、リーダ装置２０２から無線信号を出力する。検索テーブルは検索対象の書類の識別番号を一覧にしたものであり、コンピュータ２００が備える記憶装置上に作成される。その無線信号に対して無線ＩＣチップ３０１から応答があった場合には、応答を受け付け、識別番号を読み取る（ステップＤ１２０）。読み取った識別番号を検索テーブルに登録された識別番号を比較し、一致していた場合は（ステップＤ１３０）、ブザーを出力する（ステップＤ１４０）。このように本実施の形態に係る方法によれば、目的の書類を容易に探し出すことができる。
【００４７】
次に、本実施の形態における回覧書類を検索するための方法を示すための図を図８に示す。また、フローチャートを図９に示す。
回覧書類は紛失すると探すのに苦労する。誰が持っているのか一人一人に確認してゆかなければならないからである。最悪の場合、持っている本人すら自分が持っていることを自覚していない場合もある。回覧書類を持っている人を特定することが出来さえすれば、目的の書類を手に入れることは容易である。山積みの書類の中に回覧書類が埋もれているとしても、上述した書類の検索方法により検索を行えば、見つけることは容易だからである。
【００４８】
回覧書類を探す場合の手順について、図９のフローチャートに従って説明する。
まず、書類を回覧する前に、回覧担当者は回覧書類にシール等で無線ＩＣチップ３０１を貼り付けておく（ステップＥ１０）。なお、回覧書類に初めから無線ＩＣチップが漉き込まれている場合には貼り付け作業は不要である。次に、回覧書類の内容を、無線ＩＣチップ３０１の識別番号と共にデータベース１０２に登録しておく（ステップＥ２０）。登録は、リーダ装置２０２により回覧書類に貼り付けた無線ＩＣチップの識別番号を読み取った上で、コンピュータ２００から行う。登録する内容は、例えば回覧文書のタイトルや回覧期限、回覧エリア、回覧責任者等である。以上の登録作業を行った上で、書類を回覧に出す（ステップＥ３０）。
【００４９】
無事に回覧書類が回覧責任者の手元に戻ってくれば問題は無いが、回覧中に急に回覧書類が必要になった場合や、回覧書類が期限を過ぎても戻って来ず、行方不明になった場合などには（ステップＥ４０）、回覧書類に貼り付けられた無線ＩＣチップの識別番号を特定し（ステップＥ５０）、回覧エリア内のコンピュータ２００に対して検索の指示を行う（ステップＥ６０）。識別番号の特定は、コンピュータ２００からＩＤ管理センタ１００のデータベース１０２にアクセスして、回覧前に登録したデータに基づき検索することにより調べることができる。
【００５０】
検索指示を受けた回覧エリア内のコンピュータ２００は、それぞれリーダ装置２０２から無線を発信し、周辺に置かれた書類の無線ＩＣチップからの識別番号の応答を受ける（ステップＥ７０）。応答のあった全ての識別番号の中から目的の回覧書類の識別番号を一致するものを発見したコンピュータ２００は、ブザーを出力する（ステップＥ８０）。また、検索要求を出したコンピュータ２００に回覧書類の場所を表示するようにすることもできる。その後は、回覧書類を発見したコンピュータ２００の周辺を探すことにより、行方不明になっている回覧書類を容易に見つけだすことができる（ステップＥ９０）。
【００５１】
次に、上記回覧書類の検索処理を行うためのコンピュータシステム上での処理の流れを図１０及び図１１に示す。
コンピュータ２００は、回覧書類３００の検索の要求を受け付けると（ステップＦ１０）、当該書類３００にユニークに付番された識別番号を特定するための画面を表示し、入力を受け付ける（ステップＦ２０）。識別番号を特定するために入力されるデータは、例えば、回覧書類の管理者名や回覧期限等である。コンピュータ２００は、入力されたデータをＩＤ管理センタ１００のサーバ１０１へ送信する（ステップＦ３０）。
【００５２】
サーバ１０１は、送信されたデータを検索条件としてデータベース１０２を検索して、条件に一致するデータを抽出する（ステップＦ４０、ステップＦ５０）。サーバ１０１は、抽出したデータをコンピュータ２００に送信する（ステップＦ６０）。もし、データベース１０２上に当該条件に一致するデータを見つけることができなかった場合には、サーバ１０１はコンピュータ２００にその旨を通知する（ステップＦ６０）。
【００５３】
コンピュータ２００は、サーバ１０１からデータを受信し（ステップＦ７０）、画面上にデータの内容を一覧にして表示する（ステップＦ８０）。条件に一致するデータが無かった場合には、その旨が表示される。その場合は条件を変えて再度やり直す（ステップＦ９０）。続いて、上記画面に表示した一覧の中から目的の回覧書類が選択されると（ステップＦ１００）、当該選択されたデータの識別番号を検索テーブルに登録する（ステップＦ１１０）。検索テーブルは検索対象の回覧書類の識別番号を一覧にしたものであり、コンピュータ２００が備える記憶装置上に作成される。
【００５４】
次に、書類の回覧エリアから想定される検索範囲の入力を受け付ける（ステップＦ１２０）例えば、回覧書類が一つの部内で回覧されるものである場合は、部内のコンピュータ２００を検索範囲として指定する。コンピュータ２００は、指定された検索範囲内のコンピュータ２００に対して、リーダ装置２０２を用いて書類の識別番号の読み取りを指示する（ステップＦ１３０）。識別番号の読み取り指示を受けたコンピュータ２００は、それぞれリーダ装置２０２から無線信号を出力する（ステップＦ１４０）。その無線信号に対して無線ＩＣチップ３０１から応答があった場合には、応答を受け付け、識別番号を読み取る（ステップＦ１５０）。読み取られた識別番号は、読み取り指示を出したコンピュータ２００に送信される（ステップＦ１６０）。
【００５５】
読み取り指示を出したコンピュータ２００は、受信した識別番号を、検索テーブルに登録された識別番号と比較する（ステップＦ１７０、ステップＦ１８０）。一致するものが見つかった場合は、その識別番号を読み取ったコンピュータ２００を特定する情報をエリア内のコンピュータ２００に対して送信する（ステップＦ１９０、ステップＦ２００）。目的の回覧書類の識別番号を読み取ったコンピュータ２００は、ブザーを出力して処理を終了する（ステップＦ２１０、ステップＦ２２０）。その他のコンピュータ２００は、そのまま処理を終了する。このように本実施の形態に係る方法によれば、回覧中の書類が行方不明になっても容易に探し出すことが可能となる。
【００５６】
次に、本実施の形態における書類の機密管理方法を示すための図を図１２に示す。また、フローチャートを図１３に示す。
ＩＤ管理センタ１００のサーバ１０１は、ネットワーク１０３を通じてコンピュータ２００、及び処理装置と接続されている。処理装置は、複写機２０４、チェックゲート２０５、カメラ２０７、ファクシミリ送受信機２０８、及びスキャナ２０９である。処理装置はリーダ装置２０２を備えており、書類に取り付けられた無線ＩＣチップ３０１の識別番号を読み取る機能を有する。処理装置はケーブル等によりネットワークに接続される形態とすることもできるし、無線でネットワークと接続される形態とすることもできる。チェックゲート２０５は、建物の出入り口のドア２０６付近に設置されており、機密書類がチェックゲート２０５を通過しようとすると、ブザーを吹鳴し、持ち出し禁止である旨を通知する。同時にドア２０６を施錠することにより、機密書類の持ち出しを防止する。コンピュータ２００は、ＩＤ管理センタ１００のデータベース１０２から機密保持書類のリストを入手し、処理装置が識別番号を読み取った書類が機密書類でないかをチェックしている。
【００５７】
本実施例に係る機密保持管理の手順は、まずコンピュータ２００からＩＤ管理センタ１００のデータベース１０２にアクセスして、機密書類の識別番号を登録することから行う（ステップＧ１０）。登録の内容は、機密書類の識別番号、書類管理者、機密レベル、及び機密保持期限等である。機密のレベルは、書類の内容に応じて、例えば、建物外への持ち出し以外は認めるレベルや、建物外への持ち出しはもちろん、複写機２０４による複写、ファクシミリ２０８による送信、カメラ２０７による撮影、スキャナ２０９による読み取りのいずれも禁止するレベルまで、いくつかのレベルを決めることができる。
【００５８】
続いて、建物内に設置された複写機２０４等の処理装置は、書類を複写、撮影、送信、記録内容を読み取る際に、あるいは通過させる際に識別番号を読み取り、ネットワークで接続されたコンピュータ２００に送信する（ステップＧ２０）。コンピュータ２００は、送信された識別番号から、当該書類が機密文書でないかを調べ（ステップＧ３０）、処理装置へ送信する。機密文書であった場合には（ステップＧ４０）、処理装置は、機密レベルに応じて、ブザーを鳴らしたり、書類の複写、撮影、送信、読み取りを中止したり、あるいは書類の通過を阻止したりする（ステップＧ５０）。
【００５９】
次に、書類の機密管理を行うためのコンピュータシステム上での処理の流れを図１４に示す。
コンピュータ２００は、定期的にサーバ１１０に対して機密書類のリストの要求を送信している（ステップＨ１０）。サーバ１０１は要求を受信すると（ステップＨ２０）、データベース１０２を検索して機密書類として登録されているデータを抽出し（ステップＨ３０）、抽出したデータをコンピュータ２００に送信する（ステップＨ４０）。コンピュータ２００は、サーバ１０１から機密文書に関するデータを受信すると（ステップＨ５０）、機密性テーブルを更新する（ステップＨ６０）。機密性テーブルは機密文書として管理が必要な書類の識別番号や機密レベル等を一覧にしたものであり、コンピュータ２００が備える記憶装置上に作成される。
【００６０】
一方、複写機２０４等の処理装置は、リーダ装置２０２から書類の識別番号を読み取ると（ステップＨ７０）、読み取った識別番号をコンピュータ２００に送信する（ステップＨ８０）。コンピュータ２００は、受信した識別番号を、機密性テーブルに登録された識別番号と比較する（ステップＨ９０、ステップＨ１００）。一致するものが見つかった場合は、機密性テーブルから機密性レベルを特定し（ステップＨ１１０）、機密保持のための動作内容を決定する（ステップＨ１２０）。機密性テーブルに登録された識別番号と一致するものが見つからなかった場合は（ステップＨ１００）、機密保持の動作は不要であると決定する（ステップＨ１３０）。コンピュータ２００は、上記のようにして処理装置が行うべき動作を決定し（ステップＨ１２０、ステップＨ１３０）、処理装置に送信する（ステップＨ１４０）。処理装置は、コンピュータ２００が決定した処理内容に従って動作する（ステップＨ１５０、ステップＨ１６０）。このように本実施の形態に係る方法によれば、機密書類の管理を確実に行うことが可能となる。
【００６１】
次に、本実施の形態における書類の期限管理方法を示すための図を図１５に示す。またフローチャートを図１６に示す。
図１５において、担当者Ａ（４００）が抱える書類Ａ（３０４）と、担当者Ｂ（４０１）が抱える書類Ｂ（３０５）は、処理期限を過ぎた書類である。オフィスにおいては各担当者４０１〜４０４の机上は書類であふれており、処理期限の過ぎた書類が書類の山に埋もれてしまうことは十分に考えられる。この場合、担当者Ａ（４００）、担当者Ｂ（４０１）が処理期限の過ぎた書類が山の中に埋もれていることに気付くか、他者からの催促を受けるまでは、それらの書類は放置されることになる。
【００６２】
本実施の形態における書類の期限管理は、まずあらかじめ書類の処理期限を登録することにより行う（ステップＪ１０）。登録は、リーダ装置２０２で書類の識別番号を読み取った上で、処理期限や、書類の名称、担当者等をデータベース１０２に登録することにより行う。次にコンピュータ２００からＩＤ管理センタ１００のサーバ１０１にアクセスし、処理期限の過ぎた書類に関するリストを入手し、期限テーブルとして保存する（ステップＪ２０）。続いて処理期限の過ぎた書類を検索するエリアを指定して、コンピュータ２００から指定エリア内の他のコンピュータに対して、リーダ装置により書類の識別番号読み取りを指示する（ステップＪ３０）。エリア内のコンピュータ２００は識別番号を読み取り（ステップＪ４０）、読み取り要求を行ったコンピュータ２００に送信する。読み取り要求を行ったコンピュータ２００は、受信した識別番号を期限テーブルに登録されている識別番号と比較し、処理期限の過ぎた書類があった場合には担当者に通知を行う（ステップＪ５０、ステップＪ６０）。通知は、担当者宛に電子メールを送付することもできるし、担当者のコンピュータ２００の警告ブザーを鳴らすようにすることもできる。
【００６３】
次に、書類の期限管理を行うためのコンピュータシステム上での処理の流れを図１７及び図１８に示す。
コンピュータ２００は、書類３００の期限管理を行う旨の要求を受け付けると（ステップＫ１０）、処理期限の過ぎた書類３００、あるいは処理期限の迫っている書類３００にユニークに付番された識別番号を特定するための画面を表示し、入力を受け付ける（ステップＫ２０）。識別番号を特定するために入力されるデータは、例えば処理期限であるが、担当者名や書類名により絞り込むことも可能である。
【００６４】
コンピュータ２００は、入力されたデータをＩＤ管理センタ１００のサーバ１０１へ送信する（ステップＫ３０）。サーバ１０１は、送信されたデータを検索条件としてデータベース１０２を検索して、条件に一致するデータを抽出する（ステップＫ４０、ステップＫ５０）。サーバ１０１は、抽出したデータをコンピュータ２００に送信する（ステップＫ６０）。
【００６５】
コンピュータ２００は、サーバ１０１からデータを受信し（ステップＫ７０）、画面上にデータの内容を一覧にして表示する（ステップＫ８０）。条件を変えて再度やり直すことも可能である（ステップＫ９０）。続いて、上記画面に表示された一覧のデータの識別番号を期限テーブルに登録する（ステップＫ１００）。
【００６６】
次に、書類の検索範囲の入力を受け付ける（ステップＫ１１０）例えば、部内における処理期限超過書類を発見したい場合には、部内のコンピュータ２００を検索範囲として指定する。コンピュータ２００は、指定された検索範囲内のコンピュータ２００に対して、リーダ装置２０２を用いて書類の識別番号の読み取りを指示する（ステップＫ１２０）。識別番号の読み取り指示を受けたコンピュータ２００は、それぞれリーダ装置２０２から無線信号を出力する（ステップＫ１３０）。その無線信号に対して無線ＩＣチップ３０１から応答があった場合には、応答を受け付け、識別番号を読み取る（ステップＫ１４０）。読み取られた識別番号は、読み取り指示を出したコンピュータ２００に送信される（ステップＫ１５０）。
【００６７】
読み取り指示を出したコンピュータ２００は、受信した識別番号を、期限テーブルに登録された識別番号と比較する（ステップＫ１６０、ステップＫ１７０）。一致するものが見つかった場合は、その識別番号を読み取ったコンピュータ２００を特定し（ステップＫ１８０）、エリア内のコンピュータ２００に対して、期限管理の対象となっている書類に関する情報と、当該書類を発見したコンピュータの情報を送信する（ステップＫ１９０）。エリア内のコンピュータ２００は、上記情報により、処理期限の迫っている書類の担当者に対して、例えば電子メールを送信して通知する。あるいはブザーを出力して通知する（ステップＫ２００、ステップＫ２１０、ステップＫ２２０）。このように本実施の形態に係る方法によれば、処理期限の迫った書類や処理期限の過ぎた書類を放置している担当者に対して、漏らすことなく通知や警告を行うことが可能となる。
【００６８】
以上、本実施の形態に係る実施例について説明したが、本願発明は上記実施例に限定されるものではない。本発明の要旨を逸脱しない範囲で様々に変更可能である。
【００６９】
本実施の形態によれば次の効果を奏することができる。
すなわち、紙などの電子媒体ではない記録媒体をコンピュータにより管理することが可能となる。また紙などの電子媒体ではない文書の検索、期限管理、廃棄管理、及び機密管理を容易に、かつ、確実に行うことができる。さらには行方不明になった文書を、容易に発見することが可能となる。
【００７０】
【発明の効果】
紙などの電子媒体ではない記録媒体に対する管理を容易に行うことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態におけるシステムの構成を示す図である。
【図２】本実施の形態における書類の登録、廃棄の概要を示す図である。
【図３】本実施の形態における書類登録の手順を示すためのフローチャートである。
【図４】本実施の形態における書類登録を行うためのコンピュータシステム上での処理を示すフローチャートである。
【図５】本実施の形態における書類検索方法を示す図である。
【図６】本実施の形態における書類検索の手順を示すためのフローチャートである。
【図７】本実施の形態における書類検索を行うためのコンピュータシステム上での処理を示すフローチャートである。
【図８】本実施の形態における回覧書類の検索方法を示すための図である。
【図９】本実施の形態における回覧書類検索の手順を示すためのフローチャートである。
【図１０】本実施の形態における回覧書類の検索を行うためのコンピュータシステム上での処理のうち検索テーブルを作成するまでの処理を示すフローチャートである。
【図１１】本実施の形態における回覧書類の検索を行うためのコンピュータシステム上での処理のうち検索テーブルに基づいて検索を行う処理を示すフローチャートである。
【図１２】本実施の形態における書類の機密管理方法を示すための図である。
【図１３】本実施の形態における書類の機密管理の手順を示すためのフローチャートである。
【図１４】本実施の形態における書類の機密管理を行うためのコンピュータシステム上での処理を示すフローチャートである。
【図１５】本実施の形態における書類の期限管理方法を示すための図である。
【図１６】本実施の形態における書類の期限管理の手順を示すためのフローチャートである。
【図１７】本実施の形態における書類の期限管理を行うためのコンピュータシステム上での処理のうち期限テーブルを作成するまでの処理を示すフローチャートである。
【図１８】本実施の形態における書類の期限管理を行うためのコンピュータシステム上での処理のうち期限テーブルに基づいて書類管理を行う処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１００ ＩＤ管理センタ
１０１ サーバ
１０２ データベース
１０３ ネットワーク
２００ コンピュータ
２０２ リーダ装置
２０３ リーダ装置の走査
２０４ 複写機
２０５ 機密保持チェックゲート
２０６ 出入口
２０７ カメラ
２０８ ファクシミリ送受信機
２０９ スキャナ
３００ 無線ＩＣチップ付き記録媒体
３０１ 無線ＩＣチップ
３０２ 記録媒体
３０３ 回覧書類
３０４ 処理期限超過書類Ａ
３０５ 処理期限超過書類Ｂ
４００ 担当者Ａ
４０１ 担当者Ｂ
４０２ 担当者Ｃ
４０３ 担当者Ｄ
Claims (10)
- ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線ＩＣチップを実装する記録媒体の、コンピュータによる管理方法であって、
前記コンピュータが、記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ＩＣチップの格納情報を取得するステップと、
取得した格納情報を、無線ＩＣチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、記録媒体の特定を行うステップと、
特定した記録媒体について予め設定された管理内容に応じて、対応する記録媒体に対する管理処理を行うステップと、
前記管理処理の結果を出力装置に出力するステップと、
を含むことを特徴とする記録媒体管理方法。 - 前記リーダ装置より格納情報を取得するステップにおいて、複数の記録媒体に対し読取り処理を行ったリーダ装置より無線ＩＣチップの格納情報を取得するステップと、
前記記録媒体の特定を行うステップにおいて、前記取得した格納情報を前記データベースに照合し、前記複数の記録媒体のうち無線ＩＣチップを備えるものを特定するステップと、
前記管理処理を行うステップにおいて、前記特定した記録媒体を、検索対象としての記録媒体を定めた検索テーブルに照合し、検索対象であるか否か判定するステップと、
前記管理処理の結果を出力するステップにおいて、前記判定結果を出力装置に出力するステップと、
を含むことを特徴とする請求項１に記載の記録媒体管理方法。 - 前記読取り動作を命じるべく前記コンピュータが発した読取り要求に応じて、あるいはリーダ装置が予め記憶する前記読取り動作の実行タイミングに応じて、前記読取り動作を行ったリーダ装置より、読み取った無線ＩＣチップの格納情報をネットワークを介して取得するステップと、
前記取得した格納情報を前記データベースに照合して特定した記録媒体が、検索対象として予め定めた記録媒体であるか、前記検索テーブルに照合して判定するステップと、
前記判定により検索対象の記録媒体であると判定されたならば、当該記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置を認識するステップと、
認識したリーダ装置あるいは出力装置に対して、検索対象の記録媒体が前記認識したリーダ装置周辺に存在する旨を出力するステップと、
を含むことを特徴とする請求項１に記載の記録媒体管理方法。 - 前記管理処理を行うステップにおいて、前記特定した記録媒体を、機密性考慮対象たる記録媒体を予め定めた機密性テーブルに照合し、機密性考慮対象の記録媒体であるか判定するステップと、
前記管理処理を行うステップにおいて、前記機密性考慮対象と判定された記録媒体について予め設定された機密管理内容に応じ、機密管理処理を行うステップと、
前記機密管理処理の結果を出力装置に出力するステップと、
を含むことを特徴とする請求項１に記載の記録媒体管理方法。 - 記録媒体の複写、撮影、送信、記録内容読取り、および通過のいずれかの処理に対応する処理装置から受信した、記録媒体実装の無線ＩＣチップの格納情報に基づき、或いは前記機密性考慮対象たる記録媒体の検知通知に基づき、当該処理装置における機密性考慮対象の記録媒体の存在を認識するステップと、
機密性考慮対象の記録媒体に対する処理装置における前記処理に際し、記録媒体に応じた機密考慮指示を前記処理装置に送信するステップと、
を含むことを特徴とする請求項４に記載の記録媒体管理方法。 - 前記読取り動作を命じるべく前記コンピュータが発した読取り要求に応じて、あるいはリーダ装置が予め記憶する前記読取り動作の実行タイミングに応じて、前記読取り動作を行ったリーダ装置より、読み取った無線ＩＣチップの格納情報をネットワークを介して取得するステップと、
前記取得した格納情報に基づき、或いはこの格納情報を記録媒体と処理期限との関係を定めた期限テーブルに照合し、記録媒体の処理期限を認識するステップと、
認識した処理期限の到来に応じて、出力装置または該当記録媒体の読取り動作を行った前記リーダ装置に対し、期限通知を出力するステップと、
を含むことを特徴とする請求項１に記載の記録媒体管理方法。 - 記録媒体の廃棄処理に際して、この廃棄記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、廃棄記録媒体が実装する無線ＩＣチップの格納情報を取得するステップと、
取得した格納情報を、無線ＩＣチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、廃棄記録媒体の特定を行うステップと、
特定した廃棄記録媒体の前記データベースにおける記録情報を消去するか、或いはデータベースにおいて廃棄処分済みである旨の情報を廃棄記録媒体に関係付けるステップと、
を含むことを特徴とする請求項１に記載の記録媒体管理方法。 - ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線ＩＣチップを実装する記録媒体の管理システムであって、
前記コンピュータが、記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ＩＣチップの格納情報を取得するステップと、
取得した格納情報を、無線ＩＣチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、記録媒体の特定を行うステップと、
特定した記録媒体について予め設定された管理内容に応じて、対応する記録媒体に対する管理処理を行うステップと、
前記管理処理の結果を出力装置に出力するステップと、
を含むことを特徴とする記録媒体管理システム。 - ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線ＩＣチップを実装する記録媒体の管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、
前記コンピュータが、記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ＩＣチップの格納情報を取得するステップと、
取得した格納情報を、無線ＩＣチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、記録媒体の特定を行うステップと、
特定した記録媒体について予め設定された管理内容に応じて、対応する記録媒体に対する管理処理を行うステップと、
前記管理処理の結果を出力装置に出力するステップと、
を含むことを特徴とする記録媒体管理プログラム。 - 請求項９に記載の記録媒体管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
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