JP4191318B2 - メッセージ処理装置、メッセージ管理方法及びメッセージ管理プログラムを記録した記録媒体 - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、メッセージを処理するメッセージ処理装置、メッセージの管理方法及びメッセージ管理プログラムを記録した記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
複数のメンバーで協同して１つの業務を遂行する場合、グループのリーダは個々のメンバーが担当する作業の進捗状況を知るために、リーダはそれぞれのメンバーから作業の進捗状況の報告を受ける必要がある。そのため、リーダとメンバーとの間で電子メール等によりメッセージをやり取りする必要が生じるが、そのときのメッセージのやり取りは以下のようになる。
【０００３】
先ず、リーダが業務の進捗状況を問い合わせるメッセージを作成してメンバー全員に送信する。そのメッセージを受信したメンバーは、それぞれ自分の担当の作業が完了したか否かを報告するメッセージを作成してリーダに送信する。リーダはメンバー全員のメッセージを読んでグループ全体の業務の進捗状況を判断する。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
上記のようにリーダがそれぞれのメンバーに担当する作業の進捗状況を問い合わせるメッセージを送信し、メンバーがそれぞれの担当作業が完了したか否かをメッセージで報告する方法では、リーダはグループの人数分のメッセージを読む必要があり、メンバーの人数が増えるとリーダの負担が重くなるという問題点があった。
【０００５】
また、メンバーは複数のグループに属してそれぞれのグループのリーダから納期を指定されて業務の依頼を受けることが多いので、複数の業務の納期が重なったり、納期が接近して指定された納期を守れない場合がある。その場合、納期の変更を希望するメッセージを作成してリーダに送信し、リーダの承認を受ける必要があり、納期の変更手続が面倒であった。また、リーダの立場からみると、メンバーが納期の変更を希望しているか否かは、それぞれのメンバーから送られてくるメッセージを読まなければ分からないので、メンバーの人数が多いと、上述した業務の進捗状況の報告を受ける場合と同様にリーダの負担が重くなるという問題点もあった。
【０００６】
さらに、通常、受信メッセージが親展か否かは表示されるが、親展のメッセージであっても転送することができるので、親展のメッセージを誤って他人に転送してしまう可能性があった。
【０００７】
さらに、メッセージのやり取りが多くなると、メッセージ一覧に既読のメッセージのタイトルも表示されるので画面が見づらくなるばかりでなく、不要なメッセージがメモリに多数記憶されて処理速度にも影響するという問題点があった。
【０００８】
本発明の課題は、業務の依頼者である発信者が複数の受信者の業務の進捗状況を一括して把握できるようにすることである。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
本発明は、複数の端末装置と通信回線を介して接続され、前記複数の端末装置に対して電子メッセージの作成及び発信機能を提供すると共に、前記端末装置において作成されたメッセージを記憶してメッセージ一覧と前記メッセージを受信者の前記端末装置に表示させる機能を有するメッセージ処理装置であって、前記端末装置にメッセージ発信画面を表示させるメッセージ発信画面表示手段と、業務の依頼者である発信者からの前記メッセージ発信画面に対する入力操作に基づいて、依頼した業務の進捗状況を問い合わせるメッセージが作成され、前記メッセージのタイトルと、業務を依頼した複数の受信者を指定する情報と、依頼した業務の納期との入力を受け付け、前記メッセージの発信が指示されたとき、前記メッセージ発信画面で入力された前記メッセージの内容と、発信者ＩＤと、業務の納期と、前記メッセージの宛先の複数の受信者を指定する複数の受信者ＩＤと、前記メッセージを特定するメッセージＩＤと、各受信者の業務の完了日を記憶する記憶領域を有するファイルを作成する作成手段と、前記作成手段により作成された前記ファイルを記憶する記憶手段と、各受信者の前記端末装置に該受信者を宛先とするメッセージ一覧を表示させる共に、前記メッセージ一覧の中の特定のメッセージが選択されたとき、選択された前記メッセージと、受信者が業務を完了したことを前記メッセージ処理装置に通知するための確定ボタンを表示させる表示制御手段と、前記端末装置に前記メッセージを表示させた状態で前記確定ボタンが操作されたことを検出したとき、前記記憶手段の前記ファイルの該当する受信者ＩＤの業務の完了日を記憶する領域に前記確定ボタンが操作された日付を完了日として設定する設定手段と、前記記憶手段の前記ファイルに設定されている業務の納期に達したとき、または前記ファイルの全受信者または所定の閾値以上の数の受信者の完了日付が設定されたとき、前記ファイルを参照して前記メッセージのタイトルと、複数の受信者名と、各受信者の業務の完了日とからなる完了状況表を発信者の前記端末装置に強制的に表示させる制御手段とを備える。
【００１０】
この発明によれば、一定の条件を満たしたとき、複数の受信者の業務の進捗状況を示す完了状況表が発信者の端末装置に強制的に表示されるので、発信者は、的確なタイミングで全員の進捗状況を一度に把握することができる。
【００１１】
例えば、メッセージに関わる業務を完了した人数が所定値を超えたときに、完了状況を示す情報を表示させるようにした場合には、業務を完了した人数が所定値を超えたときに、受信者全員の完了状況を一度に把握することができる。
【００１４】
上記の発明のメッセージ処理装置において、業務の進捗状況を問い合わせる前記メッセージは受信者が希望する納期を入力するオファー納期の入力欄を有し、前記設定手段は、受信者により前記オファー納期の入力欄に希望する納期が入力されたことを検出すると、前記ファイルの該当する受信者のオファー納期の記憶領域に受信者が希望する納期を設定し、前記制御手段は、発信者の前記端末装置に前記メッセージのタイトルと、受信者名と、発信者が指定した納期と、受信者のオファー納期とからなるオファー納期表を表示させる。
【００１５】
この発明によれば、受信者は受信したメッセージのオファー納期の入力欄に自分が希望する納期を入力するだけでオファー納期を発信者に伝えることができるので、納期の変更を希望するメッセージを作成する必要が無くなる。また、発信者側では、個々の受信者から送られてくる納期の変更を希望するメッセージを読む必要がなくなるばかりでなく、複数の受信者のオファー納期を一括して把握することができるので、個々の受信者のオファー納期の承認、あるいは全体の納期の調整を効率的に行うことができる。
【００１７】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら説明する。図１は、本発明の実施の形態のメッセージ処理システムのシステム構成図である。
【００１８】
このメッセージ処理システムは、複数の端末装置１１が無線、衛星通信、公衆回線網、ＬＡＮなどの通信回線１２によりメッセージ処理装置（サーバ装置）１３に接続されている。メッセージ処理装置１３の記憶装置にはメッセージ管理プログラム１４と各種のファイルが記憶されている。メッセージ管理プログラム１４は、端末装置１１におけるメッセージの作成及び発信機能、受信メッセージ一覧、発信メッセージ一覧、完了状況表、メッセージの内容等の表示機能を有している。
【００１９】
メッセージファイル１５は、メッセージの発信者側の情報が記憶されるファイルであり、例えば、メッセージＩＤ、メッセージのタイトル、発信者ＩＤ等が記憶される。メッセージ状況ファイル１６は、受信者側の情報が記憶されるファイルであり、例えばメッセージＩＤ、受信者ＩＤ、開封日時等が記憶される。メンバーファイル１７は、メッセージの送信先として登録されたメンバーのＩＤと氏名とを記憶するファイルである。イベントファイル１８は、開催日時、メンバー等が予定されている会議等のイベントに関する情報が記憶されるファイルである。
【００２０】
先ず、メッセージファイル１５、メッセージ状況ファイル１６及びメンバーファイル１７の構成を、図２を参照して説明する。
メッセージファイル１５は、メッセージ毎に割り当てられるメッセージＩＤを記憶する領域１５ａと、メッセージのタイトルを記憶する領域１５ｂと、発信者ＩＤを記憶する領域１５ｃと、発信日時を記憶する領域１５ｄと、業務等の納期を記憶する領域１５ｅと、メッセージの有効期限を記憶する領域１５ｆと、親展のメッセージの守秘レベルを記憶する領域１５ｇと、メッセージの削除情報を記憶する領域１５ｈとから構成されている。
【００２１】
親展のメッセージの守秘レベルを記憶する領域１５ｇには、図３に示す”１〜３”の３種類の守秘レベルが設定可能である。例えば、この記憶領域１５ｇに守秘レベル”１”が設定されている場合には、メッセージの転送が制限され、ユーザが転送を指示しても他の端末装置にそのメッセージを転送することはできない。また、守秘レベル”２”が設定されている場合には、該当するメッセージの転送時に警告メッセージを表示してユーザにそのメッセージが親展であることを知らせる。さらに、守秘レベル”３”が設定されている場合には、タイトルの横に親展の文字が強調表示され、あるいはタイトルがそれ以外のメッセージと異なる色で表示され、ユーザにそのメッセージが親展であることを知らせる。
【００２２】
また、メッセージの削除情報を記憶する領域１５ｈには、図４に示す”１〜４”の４種類の削除コードが設定可能である。例えば、削除コードを記憶する領域１５ｈに”１”が設定されている場合には、メッセージに関わる業務を全員が完了したとき、そのメッセージが自動的に削除される。また、記憶領域１５ｈに削除コードとして”２”が設定されている場合には、全員の受信が完了した時点でメッセージが自動的に削除される。また、記憶領域１５ｈに削除コードとして”３”が設定されている場合には、発信者または受信者がそのメッセージを削除することができる。さらに、記憶領域１５ｈに削除コードとして”４”が設定されている場合には、発信者のみがそのメッセージを削除することができる。
【００２３】
図２に戻り、メッセージ状況ファイル１６は、メッセージＩＤを記憶する領域１６ａと、受信者ＩＤを記憶する領域１６ｂと、メッセージの開封日時を記憶する領域１６ｃと、メッセージに関わる業務の完了日時を記憶する領域１６ｄと、受信者の希望する納期（オファー納期）を記憶する領域１６ｅとで構成されている。
【００２４】
メンバーファイル１７は、メンバーＩＤを記憶する領域１７ａとその氏名を記憶する領域１７ｂとから構成されている。
この他に、メッセージ本文を記憶するメッセージ本文ファイル１９が設けられいる。このメッセージ本文ファイル１９は、メッセージＩＤを記憶する領域１９ａとメッセージ本文を記憶する領域１９ｂとから構成されている。
【００２５】
次に、イベントファイル１８と受信メンバーファイル２０の構成を、図５を参照して説明する。
イベントファイル１８は、例えば定期的、あるいは不定期に開催される会議等のイベントを通知するメッセージの情報が記憶されるファイルであり、イベント毎に割り当てられているイベントコードを記憶する領域１８ａと、イベントの３種類のレベルを記憶する領域１８ｂ〜１８ｄと、メッセージＩＤを記憶する領域１８ｅと、メッセージのタイトルを記憶する領域１８ｆと、メッセージの内容を記憶する領域１８ｇと、発信予定日を記憶する領域１８ｈと、発信済か否かを示す情報を記憶する領域１８ｉとから構成されている。
【００２６】
イベントのレベルとは、図５に示すように、１レベルとしてイベントの内容を示し、２レベルとして１レベルに対するさらに細かい内容を示し、３レベルとして２レベルに対するさらに細かい内容を示す。つまり、イベントを階層化したデータがレベルとして設定される。例えば、ある特定の部の会議がテーマ毎に定期的に開催される場合に、部の会議のテーマ、開催月、メンバーを階層化したイベントレベルとしてイベントファイル１８に設定しておくことにより、そのイベントファイル１８に基づいて後述する複数のイベントを表したイベント予告表９１（図９）を表示させ、発信者が表示されたイベント予告表９１からイベントの開催メッセージ等を簡易に作成することができる。
【００２７】
図５の受信メンバーファイル２０は、イベントコードを記憶する領域２０ａとメンバーＩＤを記憶する領域２０ｂとから構成されており、イベントコード毎にイベントの参加メンバーを設定できるようになっている。
【００２８】
次に、以上のような構成のメッセージ処理装置１３の動作を説明する。図６は、メッセージ個別発信処理のフローチャートを示す図である。
先ず、イベントファイル１８を展開してメッセージを作成するか否かを判別する（図６，Ｓ１１）。イベントファイル１８を展開しない場合には（Ｓ１１，ＮＯ）、メッセージ発信処理Ｓ１２を実行する。このメッセージ発信処理Ｓ１２では、先ず、メッセージ発信画面の様式を表示する（Ｓ１３）。次に、メンバーファイル１７から宛先を選択する（Ｓ１４）。さらに、メッセージのタイトル、本文を入力し（Ｓ１５）、削除コード、守秘レベルを入力する（Ｓ１６）。削除コードと守秘レベルは、前述した図４の４種類の削除コードと図３の３種類の守秘レベルを指定するコードであり、これらのコードを設定することで、メッセージの自動削除、あるいは親展メッセージとして転送制限等の処置が取られる。
【００２９】
図７は、メッセージ発信画で作成されたメッセージ発信表の一例を示す図である。図７の例は、２人の宛先がメンバーファイル１７から選択され、タイトルと本文が入力されて、納期として９９／０２／２４が設定された例を示している。
【００３０】
親展のメッセージか否かを設定する欄には、メッセージを転送できないようにする「転送機能なし」、転送の操作が行われたときに画面上に親展のメッセージであることを表示する「転送抑制」、親展のメッセージを他のメッセージと識別できるようにそのタイトルを強調表示する「強調表示」の各文字列の右隣にチェックボックスが表示され、それらのチェックボックスをマウス等でクリックすることにより、親展の守秘レベルを設定できるようになっている。
【００３１】
また、削除条件を設定する欄には、同様に「全員完了で削除」、「受信者削除可能」、「発信者のみ削除可能」の各文字列の右隣にチェックボックスが表示され、それらのチェックボックスをクリックすることでそれぞれの条件を設定できるようになっている。例えば、削除条件として「全員完了で削除」が設定されている場合には、完了率が１００％となったときメッセージが自動的に削除される。また、削除条件として「受信者削除可能」が設定されている場合には、受信者側でメッセージを削除することができる。図７の例では、削除条件として「発信者のみが削除可能」が設定されている。
【００３２】
さらに、受信者の業務の完了状況を示す完了状況表を表示させること及び受信者個々のオファー納期を示すオファー納期表を表示させることを発信メッセージで指定できるようになっている。図７の例では、完了状況表を表示させることが指定されている。同時に「オファー納期表」の右隣のチェックボックスをクリックすれば、完了状況表とオファー納期表の両方を表示させることができる。
【００３３】
図６に戻り、メッセージの発信が終了したなら、メッセージファイル１５及びメッセージ状況ファイル１６へ発信したメッセージに関する情報を書き込む、つまりメッセージ発信表に入力した情報をそれらのファイルに書き込む（Ｓ１６）。
【００３４】
図６のステップＳ１１でイベントファイル１８を展開することが選択された場合には、図８のステップＳ２１に進みメッセージ発信日時またはイベントコードを入力する。発信日時またはイベントコードが入力されたなら、イベントファイル１８からそれらの情報で指定されるイベント情報を読み出し（Ｓ２２）、イベント予告表９１を作成して表示する（Ｓ２３）。
【００３５】
図９は、イベント予告表９１を示す図である。イベント予告表９１には、発信者により指定された日付のイベント、指定された日付の範囲内にあるイベント、あるいは指定された１または複数のイベントコードのイベントが表示される。発信者は、このイベント予告表９１に表示されたイベントを選択することで、イベントに関連する発信メッセージを簡易に作成することができる。図９の例は、３つのイベントコードが指定されたときのイベント予告表９１の内容を示している。
【００３６】
次に、イベント予告表９１に表示されたメッセージが受信者が固定されたメッセージか、つまり予め決められた受信者にのみ送信するメッセージか否かを判別する（Ｓ２４）。受信者固定のメッセージではない場合には、ステップＳ２５に進み受信者名を入力する。
【００３７】
受信者名が入力されたならその受信者に、あるいは受信者固定のメッセージであれば予め決められた受信者に対するメッセージの発信を指示する（Ｓ２６）。メッセージの発信が指示されると、前述したメッセージ発信処理Ｓ１２が実行され、イベント予告表９１に表示されているタイトル、宛先、本文等がメッセージ発信画面に取り込まれ、そのメッセージが発信される。メッセージの発信が終了すると、イベント予告表９１の該当するメッセージの発信済か否かを示す情報が発信済に変更される（Ｓ２７）。そして、その他に作成するメッセージがあるか否かを判別し、さらに発信するメッセージがあれば、ステップＳ１２に戻りメッセージの発信処理を実行し、それ以上メッセージが無ければ処理を終了する。
【００３８】
次に、発信者の端末装置に完了状況表を表示させるための完了ステータス通知処理を図１０のフローチャートを参照して説明する。
先ず、メッセージファイル１５のメッセージの納期が今日を含む日付より過去か否か、すなわち指定された納期が到来したか否かを判別する（図１０，Ｓ３１）。納期が到来している場合には（Ｓ３１，ＹＥＳ）、ステップＳ３９に進み納期が到来したことを示す完了ステータスを通知する。
【００３９】
完了ステータスとしては、図１１に示す５種類のコードが予め決められている。コード”１”は、メッセージを受信者全員が開封したことを示し、コード”２”は、メッセージの開封率が所定の閾値を超えたことを示し、コード”３”は、メッセージに関する業務を受信者全員が完了したことを示し、コード”４”はメッセージに関する業務の完了率が所定の閾値を超えたことを示し、コード”５”は、メッセージで指定される納期が到来したことを示している。
【００４０】
メッセージで指定された納期が到来していない場合には（Ｓ３２，ＮＯ）、そのメッセージを一人が開封したか否か、つまり新たにメッセージを開封した人がいるか否かを判別する（Ｓ３２）。メッセージを開封した人がいる場合には（Ｓ３２，ＹＥＳ）、ステップＳ３３に進みメッセージ状況ファイル１６の該当するメッセージＩＤの受信者ＩＤに対応する開封日時を記憶する領域１６ｃに現在の日時をセットする。そして、メッセージ状況ファイル１６の同一のメッセージＩＤに対応する他の受信者の開封日時を調べ、受信者全員の開封日時がセットされているか否か、つまり受信者全員がメッセージを開封したか否かを判別する（Ｓ３４）。
【００４１】
全員の開封日時が設定されている場合には（Ｓ３４，ＹＥＳ）、ステップＳ３９に進み該当する完了ステータスを通知する。この場合、受信者全員が開封したので完了ステータスとして、図１１の完了ステータスコードの”１”を通知する。なお、ステップＳ３９で開封率が所定の閾値を超えたとき完了ステータスを通知するようにしても良い。
【００４２】
図１０のステップＳ３２でメッセージを開封していない場合（Ｓ３２，ＮＯ）、あるいはステップＳ３４がＮＯの場合には、ステップＳ３５に進み業務を完了した人がいるか否か、つまり新たに確定ボタンを操作した人がいるか否かを判別する。
【００４３】
業務を完了した人がいる場合には（Ｓ３５，ＹＥＳ）、メッセージ状況ファイル１６のそのメッセージの該当する受信者の完了日時を記憶する領域１６ｄに現在の日時をセットする。そして、メッセージ状況ファイル１６のそのメッセージの他の受信者の完了日時がセットされているか否かを調べ、受信者全員の完了日時が設定されているか否かを判別する（Ｓ３７）。
【００４４】
受信者全員の完了日時が設定されている場合には（Ｓ３７，ＹＥＳ）、上述したステップＳ３９に進み該当する完了ステータス、この場合、受信者全員が業務を完了したことを示す完了ステータスコード”３”を通知する。
【００４５】
ステップＳ３７の判別がＮＯの場合、つまり業務が完了していない受信者がいる場合には、完了日時が設定されている受信者の数が所定の閾値を超えたか否かを判別する（Ｓ３８）。
【００４６】
完了日時がセットされた受信者の数、つまり担当する業務を完了した受信者の人数が所定の閾値を超えている場合には（Ｓ３８、ＹＥＳ）、ステップＳ３９に進み該当する完了ステータス、この場合、完了率が所定の閾値を超えたことを示す完了ステータスコード”４”を通知する。
【００４７】
次に、完了状況表を表示する処理について図１２のフローチャートを参照して説明する。
先ず、発信者から完了状況表の表示要求があったか否かを判別する（図１２，Ｓ４１）。発信者から表示要求があった場合には（Ｓ４１，ＹＥＳ）、ステップＳ４２に進み完了状況表を表示する。
【００４８】
発信者からの表示要求がない場合には（Ｓ４１，ＮＯ）、ステップＳ４３に進み発信者が指定した日時に達したか否かを判別する。現在の日時が発信者が指定した日時と一致した場合には（Ｓ４３，ＹＥＳ）。上述したステップＳ４２に進み完了状況表を表示する。
【００４９】
発信者が指定した日時ではない場合には（Ｓ４３，ＮＯ）、ステップＳ４４に進み完了ステータスが通知されたか否かを判別する。完了ステータスが通知された場合には（Ｓ４４，ＹＥＳ）、ステップＳ４２に進み完了状況を表示する。
【００５０】
ここで、発信者が指定した日時に達したとき、あるいは完了ステータスが通知されたときに発信者の端末装置に強制的に表示される完了状況表（受信メッセージ一覧表を含む）について図１３〜図１５を参照して説明する。
【００５１】
図１３は、発信者が指定した日時に達したとき、あるいは完了ステータスが通知されたときに発信者の端末装置に強制的に表示される受信メッセージ一覧表１３１を示す図である。
【００５２】
完了ステータスが通知されると、完了ステータスが通知されたメッセージの発信者の受信メッセージ一覧表１３１に自分が発信したメッセージが受信メッセージとして表示される。
【００５３】
この受信メッセージ一覧表１３１には、メッセージのタイトルに対応させて全受信者数に対するメッセージを開封した人数、開封率、全受信者数に対する担当する業務を完了した人数、完了率が表示され、発信者、あるいは受信者は、それらの情報から受信者の何割がメッセージを開封したか、何人が業務を完了したか等を知ることができる。さらに、そのメッセージのタイトルをマウス等でクリックすることにより、発信メッセージに対する受信者のコメント、例えば個々の受信者のオファー納期等を表示させることができる。
【００５４】
図１３の例では、発信者が自分宛に送信したメッセージ「コメントのテストに対するコメント」を開封すると、開封率が１００％となるので、その時点で完了ステータスが通知され、そのメッセージのタイトル「コメントのテストに対するコメント」が受信メッセージ一覧表１３１の先頭に表示される。従って、発信者は、表示された情報からメッセージの開封状況、あるいはメッセージに関わる業務の全体の完了状況をメッセージを読まずに知ることができる。
【００５５】
図１４は、図１３の受信メッセージ一覧表１３１に表示された自分宛の発信メッセージ（完了状況表）を開封した場合の表示状態を示す図である。
メッセージの上部の種別の欄には確定ボタンが設けられており、受信者が担当する業務を完了したとき、この確定ボタンを操作すると、メッセージ処理装置１３により受信者が業務を完了したものと判断される。
【００５６】
メッセージを表示させると、メッセージの本文の下側にそのメッセージの全受信者の名前と、開封日時と、完了、未完了の別と、完了日と、受信者のコメントとからなる受信者状況表が表示される。この受信者状況表から個々の受信者の開封状況、完了状況、コメント等を知ることができる。
【００５７】
図１４の例では、発信メッセージは自分宛のメッセージであるので、メッセージの下部にメッセージと連携して表示される受信者状況表には「森俊樹」の名前だけが表示されているが、複数の受信者がある場合には、全受信者の開封日時、完了状況を示す情報、完了日時、コメント等が表示される。そこで、その受信者状況表に受信者個々のオファー納期を表示させることで、複数の受信者のオファー納期を一括して確認することもできる。なお、受信者のオファー納期は受信者状況表のコメント欄に表示させても良いし、後述するオファー納期表１７１を作成して表示させても良い、あるいは他の形式でオファー納期を表示させても良い。
【００５８】
図１５は、完了状況ステータスがセットされた発信メッセージを一覧表として表示する場合の完了状況表１５１を示す図である。
完了状況表１５１は、端末装置の利用者が表示要求を行ったとき、あるいは予め設定した条件を満たしたとき、例えば、利用者が設定した日時となったとき、開封状況を示す情報、完了状況を示す情報、あるいは納期が到来したことを示す情報が所定の条件を満たしたとき、発信者あるいは受信者の端末装置に強制的に表示されるものである。
【００５９】
完了状況表１５１には、開封率が所定値を超えたこと、全員が開封したこと、完了率が所定値を超えたこと、全員が完了したこと、あるいは納期が到来したことを示す情報が、メッセージのタイトルと共に表示されるので、発信者は個々の受信者から送信されてくる完了状況等を報告するメッセージを読まなくとも、メッセージを何人が開封して、業務を何人が完了したか等の情報を、的確なタイミングで知ることができる。これにより、メッセージを発信したリーダは、グループ全体の業務の進捗状況を効率的に把握できるので、多数のメンバーを統括する場合でもリーダの負担を大幅に軽減することができる。
【００６０】
次に、受信者がメッセージで指定される納期の変更を希望する場合の処理を図１６を参照して説明する。
納期付きのメッセージを受信し、指定された納期の変更を希望する場合には、受信者はオファー納期を入力する（図１６，Ｓ５１）。受信メッセージのオファー納期の入力欄にオファー納期が入力されると、図１７に示すようなオファー納期表１７１が作成され、発信者の端末装置にそのオファー納期表１７１が表示される。
【００６１】
オファー納期表１７１は、図１７に示すようにメッセージのタイトルと、受信者名と、発信者が指定した納期と、受信者のオファー納期と、それに対する発信者の承認、却下の別と、調整後の納期が表示される各欄から構成されている。
【００６２】
オファー納期表１７１が表示されると、発信者は、受信者の希望する納期と、業務のスケジュール等を考慮して納期の変更が可能か否かを判断し、個別にオファー納期の承認または却下を行う。そして、ステップＳ５３で、発信者により受信者の個別のオファー納期が承認されたか否かを判別する。
【００６３】
受信者のオファー納期が承認された場合には（Ｓ５３，ＹＥＳ）、ステップＳ５４に進みメッセージ状況ファイル１６の該当する受信者のオファー納期を更新する。さらに、オファー納期表１７１の該当する受信者の納期を変更する（Ｓ５５）。受信者の希望する個別の納期が承認されると、図１７のオファー納期表１７１の「承認」の文字の右隣のチェクスボックスが白から黒色となり、その受信者のオファー納期が承認されたことが明示される。
【００６４】
受信者の個別のオファー納期が承認されなかった場合には（Ｓ５３，ＮＯ）、ステップＳ５６に進みオファー納期を却下するか否かを判別する。個別のオファー納期が却下された場合には（Ｓ５６，ＹＥＳ）、ステップＳ５７に進みオファー納期表１７１の該当する受信者の「却下」の文字の右隣の四角のチエックボックスが白から黒色となり、オファー納期が認められなかったことが明示される。
【００６５】
受信者の個別のオファー納期を承認も却下もしない場合には（Ｓ５６，ＮＯ）、ステップＳ５８に進み全体の納期の調整が行われたか否かを判別する。全体の納期調整が行われた場合には（Ｓ５８，ＹＥＳ）、ステップＳ５９に進みメッセージ状況ファイル１６のオファー納期を調整後納期に変更し、オファー納期表１７１の調整後納期を表示する欄に調整後の納期を書き込む。
【００６６】
上述した実施の形態によれば、メッセージの受信者の開封状況を示す情報、完了状況を示す情報、あるいは納期が到来したことを示す情報が、発信者または受信者が表示要求を行ったとき、あるいはそれらの情報が一定の条件を満たしたときに、受信者全体の開封状況、完了状況を示す情報、あるいは納期が到来したことを示す情報が発信者の端末装置に強制的に表示されるので、発信者は、個々の受信者からの業務の進捗状況を報告するメッセージ等を読まなくとも全員の状況を的確なタイミングに一度に把握することができる。
【００６７】
また、発信メッセージ中に受信者が希望する納期を入力する欄を設け、そのオファー納期をオファー納期表１７１、あるいは完了状況表に受信者毎に表示することで、発信者は複数の受信者のオファー納期を一覧表の形式で確認することができので、メンバーと発信者であるリーダとの間の納期の調整を受信者からの個々のメッセージを読まずに、かつ容易に行うことができる。
【００６８】
さらに、メッセージが親展の場合、そのメッセージの転送を制限する情報をメッセージに対して設定することによりに、メッセージの受信者が誤って親展のメッセージの転送を指示しても、転送を阻止したり、転送前に親展メッセージであることの警告表示をしたり、あるいは親展メッセージであることが分かるようにそれらのメッセージを強調表示することで、親展メッセージが誤って他人に転送されるのを防止できる。
【００６９】
また、メッセージを削除する条件を設定できるようにすることで、一定の条件、例えば全員が業務を完了したとき、メッセージを自動的に削除すること、あるいは受信者または発信者が削除できるようにし、不要なメッセージがいつまでの画面上に表示されないようにすることができる。
【００７０】
図１８は、上述したメッセージ処理装置で実行されるメッセージ管理プログラム１４を、ＣＤ−ＲＯＭ、フロッピーディスク等の可搬記録媒体１８０１、あるいはプログラム提供者の有する記憶装置に記憶しておいて、そのプログラム１８０２をユーザの処理１８０３にロードして実行する場合の説明図である。
【００７１】
メッセージ管理プログラム１４がＣＤ−ＲＯＭ、フロッピーディスク等の可搬記録媒体１８０１に記憶されている場合には、その可搬記録媒体１８０１を処理装置１８０３のドライブ装置１８０４に挿入してプログラムを読み取り、読み取ったプログラムをＲＡＭ、ハードディスク等のメモリ１８０５に格納してプログラムを実行する。
【００７２】
また、プログラム提供者から通信回線を介してプログラムが提供される場合には、プログラム提供者の記憶装置、メモリ等に格納されているメッセージ管理プログラム１４を通信回線を介して処理装置１８０３で受信し、受信したメッセージ管理プログラム１４をＲＡＭ、ハードディスク等のメモリ１８０５に格納して実行する。
【００７３】
なお、上述した実施の形態では、メッセージ処理装置１３内にメッセージ管理プログラム１４、メッセージファイル１５、発信及び受信メッセージ等を記憶するようにしたが、それらを記憶する記憶装置をメッセージ処理装置１３と別に設け、メッセージ処理装置１３が通信回線を介してその記憶装置をアクセスしてメッセージの書き込み、読み出し等を行うようにしても良い。
【００７４】
【発明の効果】
本発明によれば、複数の受信者の業務の完了状況を示す完了状況表を、発信者の端末装置に強制的に表示するようにしたので、発信者は各受信者の業務の進捗状況を的確にかつ一度に把握することができる。また、指定された納期に対する個々の受信者のオファー納期を発信者に知らせることができるので、発信者は複数の受信者のオファー納期を一度に把握して、個々の納期、あるいは全体の納期を調整することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】メッセージ処理システムのシステム構成図である。
【図２】メッセージファイルとメッセージ状況ファイルとメンバーファイルの構成を示す図である。
【図３】守秘レベルの内容を示す図である。
【図４】削除コードの内容を示す図である。
【図５】イベントファイルと受信メンバーファイルの構成を示す図である。
【図６】メッセージ個別発信処理のフローチャートである。
【図７】メッセージ発信表を示す図である。
【図８】メッセージ展開発信処理のフローチャートである。
【図９】イベント予告表を示す図である。
【図１０】完了ステータス通知処理のフローチャートを示す図である。
【図１１】完了ステータスの内容を示す図である。
【図１２】完了状況表を表示するフローチャートである。
【図１３】受信メッセージ一覧表を示す図である。
【図１４】完了状況表（メッセージ組み込みのもの）を示す図である。
【図１５】完了状況表（一覧表のもの）を示す図である。
【図１６】オファー納期に対する処理のフローチャートである。
【図１７】オファー納期表を示す図である。
【図１８】記録媒体の説明図である。
【符号の説明】
１１ 端末装置
１３ メッセージ処理装置
１４ メッセージ管理プログラム
【発明の属する技術分野】
本発明は、メッセージを処理するメッセージ処理装置、メッセージの管理方法及びメッセージ管理プログラムを記録した記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
複数のメンバーで協同して１つの業務を遂行する場合、グループのリーダは個々のメンバーが担当する作業の進捗状況を知るために、リーダはそれぞれのメンバーから作業の進捗状況の報告を受ける必要がある。そのため、リーダとメンバーとの間で電子メール等によりメッセージをやり取りする必要が生じるが、そのときのメッセージのやり取りは以下のようになる。
【０００３】
先ず、リーダが業務の進捗状況を問い合わせるメッセージを作成してメンバー全員に送信する。そのメッセージを受信したメンバーは、それぞれ自分の担当の作業が完了したか否かを報告するメッセージを作成してリーダに送信する。リーダはメンバー全員のメッセージを読んでグループ全体の業務の進捗状況を判断する。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
上記のようにリーダがそれぞれのメンバーに担当する作業の進捗状況を問い合わせるメッセージを送信し、メンバーがそれぞれの担当作業が完了したか否かをメッセージで報告する方法では、リーダはグループの人数分のメッセージを読む必要があり、メンバーの人数が増えるとリーダの負担が重くなるという問題点があった。
【０００５】
また、メンバーは複数のグループに属してそれぞれのグループのリーダから納期を指定されて業務の依頼を受けることが多いので、複数の業務の納期が重なったり、納期が接近して指定された納期を守れない場合がある。その場合、納期の変更を希望するメッセージを作成してリーダに送信し、リーダの承認を受ける必要があり、納期の変更手続が面倒であった。また、リーダの立場からみると、メンバーが納期の変更を希望しているか否かは、それぞれのメンバーから送られてくるメッセージを読まなければ分からないので、メンバーの人数が多いと、上述した業務の進捗状況の報告を受ける場合と同様にリーダの負担が重くなるという問題点もあった。
【０００６】
さらに、通常、受信メッセージが親展か否かは表示されるが、親展のメッセージであっても転送することができるので、親展のメッセージを誤って他人に転送してしまう可能性があった。
【０００７】
さらに、メッセージのやり取りが多くなると、メッセージ一覧に既読のメッセージのタイトルも表示されるので画面が見づらくなるばかりでなく、不要なメッセージがメモリに多数記憶されて処理速度にも影響するという問題点があった。
【０００８】
本発明の課題は、業務の依頼者である発信者が複数の受信者の業務の進捗状況を一括して把握できるようにすることである。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
本発明は、複数の端末装置と通信回線を介して接続され、前記複数の端末装置に対して電子メッセージの作成及び発信機能を提供すると共に、前記端末装置において作成されたメッセージを記憶してメッセージ一覧と前記メッセージを受信者の前記端末装置に表示させる機能を有するメッセージ処理装置であって、前記端末装置にメッセージ発信画面を表示させるメッセージ発信画面表示手段と、業務の依頼者である発信者からの前記メッセージ発信画面に対する入力操作に基づいて、依頼した業務の進捗状況を問い合わせるメッセージが作成され、前記メッセージのタイトルと、業務を依頼した複数の受信者を指定する情報と、依頼した業務の納期との入力を受け付け、前記メッセージの発信が指示されたとき、前記メッセージ発信画面で入力された前記メッセージの内容と、発信者ＩＤと、業務の納期と、前記メッセージの宛先の複数の受信者を指定する複数の受信者ＩＤと、前記メッセージを特定するメッセージＩＤと、各受信者の業務の完了日を記憶する記憶領域を有するファイルを作成する作成手段と、前記作成手段により作成された前記ファイルを記憶する記憶手段と、各受信者の前記端末装置に該受信者を宛先とするメッセージ一覧を表示させる共に、前記メッセージ一覧の中の特定のメッセージが選択されたとき、選択された前記メッセージと、受信者が業務を完了したことを前記メッセージ処理装置に通知するための確定ボタンを表示させる表示制御手段と、前記端末装置に前記メッセージを表示させた状態で前記確定ボタンが操作されたことを検出したとき、前記記憶手段の前記ファイルの該当する受信者ＩＤの業務の完了日を記憶する領域に前記確定ボタンが操作された日付を完了日として設定する設定手段と、前記記憶手段の前記ファイルに設定されている業務の納期に達したとき、または前記ファイルの全受信者または所定の閾値以上の数の受信者の完了日付が設定されたとき、前記ファイルを参照して前記メッセージのタイトルと、複数の受信者名と、各受信者の業務の完了日とからなる完了状況表を発信者の前記端末装置に強制的に表示させる制御手段とを備える。
【００１０】
この発明によれば、一定の条件を満たしたとき、複数の受信者の業務の進捗状況を示す完了状況表が発信者の端末装置に強制的に表示されるので、発信者は、的確なタイミングで全員の進捗状況を一度に把握することができる。
【００１１】
例えば、メッセージに関わる業務を完了した人数が所定値を超えたときに、完了状況を示す情報を表示させるようにした場合には、業務を完了した人数が所定値を超えたときに、受信者全員の完了状況を一度に把握することができる。
【００１４】
上記の発明のメッセージ処理装置において、業務の進捗状況を問い合わせる前記メッセージは受信者が希望する納期を入力するオファー納期の入力欄を有し、前記設定手段は、受信者により前記オファー納期の入力欄に希望する納期が入力されたことを検出すると、前記ファイルの該当する受信者のオファー納期の記憶領域に受信者が希望する納期を設定し、前記制御手段は、発信者の前記端末装置に前記メッセージのタイトルと、受信者名と、発信者が指定した納期と、受信者のオファー納期とからなるオファー納期表を表示させる。
【００１５】
この発明によれば、受信者は受信したメッセージのオファー納期の入力欄に自分が希望する納期を入力するだけでオファー納期を発信者に伝えることができるので、納期の変更を希望するメッセージを作成する必要が無くなる。また、発信者側では、個々の受信者から送られてくる納期の変更を希望するメッセージを読む必要がなくなるばかりでなく、複数の受信者のオファー納期を一括して把握することができるので、個々の受信者のオファー納期の承認、あるいは全体の納期の調整を効率的に行うことができる。
【００１７】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら説明する。図１は、本発明の実施の形態のメッセージ処理システムのシステム構成図である。
【００１８】
このメッセージ処理システムは、複数の端末装置１１が無線、衛星通信、公衆回線網、ＬＡＮなどの通信回線１２によりメッセージ処理装置（サーバ装置）１３に接続されている。メッセージ処理装置１３の記憶装置にはメッセージ管理プログラム１４と各種のファイルが記憶されている。メッセージ管理プログラム１４は、端末装置１１におけるメッセージの作成及び発信機能、受信メッセージ一覧、発信メッセージ一覧、完了状況表、メッセージの内容等の表示機能を有している。
【００１９】
メッセージファイル１５は、メッセージの発信者側の情報が記憶されるファイルであり、例えば、メッセージＩＤ、メッセージのタイトル、発信者ＩＤ等が記憶される。メッセージ状況ファイル１６は、受信者側の情報が記憶されるファイルであり、例えばメッセージＩＤ、受信者ＩＤ、開封日時等が記憶される。メンバーファイル１７は、メッセージの送信先として登録されたメンバーのＩＤと氏名とを記憶するファイルである。イベントファイル１８は、開催日時、メンバー等が予定されている会議等のイベントに関する情報が記憶されるファイルである。
【００２０】
先ず、メッセージファイル１５、メッセージ状況ファイル１６及びメンバーファイル１７の構成を、図２を参照して説明する。
メッセージファイル１５は、メッセージ毎に割り当てられるメッセージＩＤを記憶する領域１５ａと、メッセージのタイトルを記憶する領域１５ｂと、発信者ＩＤを記憶する領域１５ｃと、発信日時を記憶する領域１５ｄと、業務等の納期を記憶する領域１５ｅと、メッセージの有効期限を記憶する領域１５ｆと、親展のメッセージの守秘レベルを記憶する領域１５ｇと、メッセージの削除情報を記憶する領域１５ｈとから構成されている。
【００２１】
親展のメッセージの守秘レベルを記憶する領域１５ｇには、図３に示す”１〜３”の３種類の守秘レベルが設定可能である。例えば、この記憶領域１５ｇに守秘レベル”１”が設定されている場合には、メッセージの転送が制限され、ユーザが転送を指示しても他の端末装置にそのメッセージを転送することはできない。また、守秘レベル”２”が設定されている場合には、該当するメッセージの転送時に警告メッセージを表示してユーザにそのメッセージが親展であることを知らせる。さらに、守秘レベル”３”が設定されている場合には、タイトルの横に親展の文字が強調表示され、あるいはタイトルがそれ以外のメッセージと異なる色で表示され、ユーザにそのメッセージが親展であることを知らせる。
【００２２】
また、メッセージの削除情報を記憶する領域１５ｈには、図４に示す”１〜４”の４種類の削除コードが設定可能である。例えば、削除コードを記憶する領域１５ｈに”１”が設定されている場合には、メッセージに関わる業務を全員が完了したとき、そのメッセージが自動的に削除される。また、記憶領域１５ｈに削除コードとして”２”が設定されている場合には、全員の受信が完了した時点でメッセージが自動的に削除される。また、記憶領域１５ｈに削除コードとして”３”が設定されている場合には、発信者または受信者がそのメッセージを削除することができる。さらに、記憶領域１５ｈに削除コードとして”４”が設定されている場合には、発信者のみがそのメッセージを削除することができる。
【００２３】
図２に戻り、メッセージ状況ファイル１６は、メッセージＩＤを記憶する領域１６ａと、受信者ＩＤを記憶する領域１６ｂと、メッセージの開封日時を記憶する領域１６ｃと、メッセージに関わる業務の完了日時を記憶する領域１６ｄと、受信者の希望する納期（オファー納期）を記憶する領域１６ｅとで構成されている。
【００２４】
メンバーファイル１７は、メンバーＩＤを記憶する領域１７ａとその氏名を記憶する領域１７ｂとから構成されている。
この他に、メッセージ本文を記憶するメッセージ本文ファイル１９が設けられいる。このメッセージ本文ファイル１９は、メッセージＩＤを記憶する領域１９ａとメッセージ本文を記憶する領域１９ｂとから構成されている。
【００２５】
次に、イベントファイル１８と受信メンバーファイル２０の構成を、図５を参照して説明する。
イベントファイル１８は、例えば定期的、あるいは不定期に開催される会議等のイベントを通知するメッセージの情報が記憶されるファイルであり、イベント毎に割り当てられているイベントコードを記憶する領域１８ａと、イベントの３種類のレベルを記憶する領域１８ｂ〜１８ｄと、メッセージＩＤを記憶する領域１８ｅと、メッセージのタイトルを記憶する領域１８ｆと、メッセージの内容を記憶する領域１８ｇと、発信予定日を記憶する領域１８ｈと、発信済か否かを示す情報を記憶する領域１８ｉとから構成されている。
【００２６】
イベントのレベルとは、図５に示すように、１レベルとしてイベントの内容を示し、２レベルとして１レベルに対するさらに細かい内容を示し、３レベルとして２レベルに対するさらに細かい内容を示す。つまり、イベントを階層化したデータがレベルとして設定される。例えば、ある特定の部の会議がテーマ毎に定期的に開催される場合に、部の会議のテーマ、開催月、メンバーを階層化したイベントレベルとしてイベントファイル１８に設定しておくことにより、そのイベントファイル１８に基づいて後述する複数のイベントを表したイベント予告表９１（図９）を表示させ、発信者が表示されたイベント予告表９１からイベントの開催メッセージ等を簡易に作成することができる。
【００２７】
図５の受信メンバーファイル２０は、イベントコードを記憶する領域２０ａとメンバーＩＤを記憶する領域２０ｂとから構成されており、イベントコード毎にイベントの参加メンバーを設定できるようになっている。
【００２８】
次に、以上のような構成のメッセージ処理装置１３の動作を説明する。図６は、メッセージ個別発信処理のフローチャートを示す図である。
先ず、イベントファイル１８を展開してメッセージを作成するか否かを判別する（図６，Ｓ１１）。イベントファイル１８を展開しない場合には（Ｓ１１，ＮＯ）、メッセージ発信処理Ｓ１２を実行する。このメッセージ発信処理Ｓ１２では、先ず、メッセージ発信画面の様式を表示する（Ｓ１３）。次に、メンバーファイル１７から宛先を選択する（Ｓ１４）。さらに、メッセージのタイトル、本文を入力し（Ｓ１５）、削除コード、守秘レベルを入力する（Ｓ１６）。削除コードと守秘レベルは、前述した図４の４種類の削除コードと図３の３種類の守秘レベルを指定するコードであり、これらのコードを設定することで、メッセージの自動削除、あるいは親展メッセージとして転送制限等の処置が取られる。
【００２９】
図７は、メッセージ発信画で作成されたメッセージ発信表の一例を示す図である。図７の例は、２人の宛先がメンバーファイル１７から選択され、タイトルと本文が入力されて、納期として９９／０２／２４が設定された例を示している。
【００３０】
親展のメッセージか否かを設定する欄には、メッセージを転送できないようにする「転送機能なし」、転送の操作が行われたときに画面上に親展のメッセージであることを表示する「転送抑制」、親展のメッセージを他のメッセージと識別できるようにそのタイトルを強調表示する「強調表示」の各文字列の右隣にチェックボックスが表示され、それらのチェックボックスをマウス等でクリックすることにより、親展の守秘レベルを設定できるようになっている。
【００３１】
また、削除条件を設定する欄には、同様に「全員完了で削除」、「受信者削除可能」、「発信者のみ削除可能」の各文字列の右隣にチェックボックスが表示され、それらのチェックボックスをクリックすることでそれぞれの条件を設定できるようになっている。例えば、削除条件として「全員完了で削除」が設定されている場合には、完了率が１００％となったときメッセージが自動的に削除される。また、削除条件として「受信者削除可能」が設定されている場合には、受信者側でメッセージを削除することができる。図７の例では、削除条件として「発信者のみが削除可能」が設定されている。
【００３２】
さらに、受信者の業務の完了状況を示す完了状況表を表示させること及び受信者個々のオファー納期を示すオファー納期表を表示させることを発信メッセージで指定できるようになっている。図７の例では、完了状況表を表示させることが指定されている。同時に「オファー納期表」の右隣のチェックボックスをクリックすれば、完了状況表とオファー納期表の両方を表示させることができる。
【００３３】
図６に戻り、メッセージの発信が終了したなら、メッセージファイル１５及びメッセージ状況ファイル１６へ発信したメッセージに関する情報を書き込む、つまりメッセージ発信表に入力した情報をそれらのファイルに書き込む（Ｓ１６）。
【００３４】
図６のステップＳ１１でイベントファイル１８を展開することが選択された場合には、図８のステップＳ２１に進みメッセージ発信日時またはイベントコードを入力する。発信日時またはイベントコードが入力されたなら、イベントファイル１８からそれらの情報で指定されるイベント情報を読み出し（Ｓ２２）、イベント予告表９１を作成して表示する（Ｓ２３）。
【００３５】
図９は、イベント予告表９１を示す図である。イベント予告表９１には、発信者により指定された日付のイベント、指定された日付の範囲内にあるイベント、あるいは指定された１または複数のイベントコードのイベントが表示される。発信者は、このイベント予告表９１に表示されたイベントを選択することで、イベントに関連する発信メッセージを簡易に作成することができる。図９の例は、３つのイベントコードが指定されたときのイベント予告表９１の内容を示している。
【００３６】
次に、イベント予告表９１に表示されたメッセージが受信者が固定されたメッセージか、つまり予め決められた受信者にのみ送信するメッセージか否かを判別する（Ｓ２４）。受信者固定のメッセージではない場合には、ステップＳ２５に進み受信者名を入力する。
【００３７】
受信者名が入力されたならその受信者に、あるいは受信者固定のメッセージであれば予め決められた受信者に対するメッセージの発信を指示する（Ｓ２６）。メッセージの発信が指示されると、前述したメッセージ発信処理Ｓ１２が実行され、イベント予告表９１に表示されているタイトル、宛先、本文等がメッセージ発信画面に取り込まれ、そのメッセージが発信される。メッセージの発信が終了すると、イベント予告表９１の該当するメッセージの発信済か否かを示す情報が発信済に変更される（Ｓ２７）。そして、その他に作成するメッセージがあるか否かを判別し、さらに発信するメッセージがあれば、ステップＳ１２に戻りメッセージの発信処理を実行し、それ以上メッセージが無ければ処理を終了する。
【００３８】
次に、発信者の端末装置に完了状況表を表示させるための完了ステータス通知処理を図１０のフローチャートを参照して説明する。
先ず、メッセージファイル１５のメッセージの納期が今日を含む日付より過去か否か、すなわち指定された納期が到来したか否かを判別する（図１０，Ｓ３１）。納期が到来している場合には（Ｓ３１，ＹＥＳ）、ステップＳ３９に進み納期が到来したことを示す完了ステータスを通知する。
【００３９】
完了ステータスとしては、図１１に示す５種類のコードが予め決められている。コード”１”は、メッセージを受信者全員が開封したことを示し、コード”２”は、メッセージの開封率が所定の閾値を超えたことを示し、コード”３”は、メッセージに関する業務を受信者全員が完了したことを示し、コード”４”はメッセージに関する業務の完了率が所定の閾値を超えたことを示し、コード”５”は、メッセージで指定される納期が到来したことを示している。
【００４０】
メッセージで指定された納期が到来していない場合には（Ｓ３２，ＮＯ）、そのメッセージを一人が開封したか否か、つまり新たにメッセージを開封した人がいるか否かを判別する（Ｓ３２）。メッセージを開封した人がいる場合には（Ｓ３２，ＹＥＳ）、ステップＳ３３に進みメッセージ状況ファイル１６の該当するメッセージＩＤの受信者ＩＤに対応する開封日時を記憶する領域１６ｃに現在の日時をセットする。そして、メッセージ状況ファイル１６の同一のメッセージＩＤに対応する他の受信者の開封日時を調べ、受信者全員の開封日時がセットされているか否か、つまり受信者全員がメッセージを開封したか否かを判別する（Ｓ３４）。
【００４１】
全員の開封日時が設定されている場合には（Ｓ３４，ＹＥＳ）、ステップＳ３９に進み該当する完了ステータスを通知する。この場合、受信者全員が開封したので完了ステータスとして、図１１の完了ステータスコードの”１”を通知する。なお、ステップＳ３９で開封率が所定の閾値を超えたとき完了ステータスを通知するようにしても良い。
【００４２】
図１０のステップＳ３２でメッセージを開封していない場合（Ｓ３２，ＮＯ）、あるいはステップＳ３４がＮＯの場合には、ステップＳ３５に進み業務を完了した人がいるか否か、つまり新たに確定ボタンを操作した人がいるか否かを判別する。
【００４３】
業務を完了した人がいる場合には（Ｓ３５，ＹＥＳ）、メッセージ状況ファイル１６のそのメッセージの該当する受信者の完了日時を記憶する領域１６ｄに現在の日時をセットする。そして、メッセージ状況ファイル１６のそのメッセージの他の受信者の完了日時がセットされているか否かを調べ、受信者全員の完了日時が設定されているか否かを判別する（Ｓ３７）。
【００４４】
受信者全員の完了日時が設定されている場合には（Ｓ３７，ＹＥＳ）、上述したステップＳ３９に進み該当する完了ステータス、この場合、受信者全員が業務を完了したことを示す完了ステータスコード”３”を通知する。
【００４５】
ステップＳ３７の判別がＮＯの場合、つまり業務が完了していない受信者がいる場合には、完了日時が設定されている受信者の数が所定の閾値を超えたか否かを判別する（Ｓ３８）。
【００４６】
完了日時がセットされた受信者の数、つまり担当する業務を完了した受信者の人数が所定の閾値を超えている場合には（Ｓ３８、ＹＥＳ）、ステップＳ３９に進み該当する完了ステータス、この場合、完了率が所定の閾値を超えたことを示す完了ステータスコード”４”を通知する。
【００４７】
次に、完了状況表を表示する処理について図１２のフローチャートを参照して説明する。
先ず、発信者から完了状況表の表示要求があったか否かを判別する（図１２，Ｓ４１）。発信者から表示要求があった場合には（Ｓ４１，ＹＥＳ）、ステップＳ４２に進み完了状況表を表示する。
【００４８】
発信者からの表示要求がない場合には（Ｓ４１，ＮＯ）、ステップＳ４３に進み発信者が指定した日時に達したか否かを判別する。現在の日時が発信者が指定した日時と一致した場合には（Ｓ４３，ＹＥＳ）。上述したステップＳ４２に進み完了状況表を表示する。
【００４９】
発信者が指定した日時ではない場合には（Ｓ４３，ＮＯ）、ステップＳ４４に進み完了ステータスが通知されたか否かを判別する。完了ステータスが通知された場合には（Ｓ４４，ＹＥＳ）、ステップＳ４２に進み完了状況を表示する。
【００５０】
ここで、発信者が指定した日時に達したとき、あるいは完了ステータスが通知されたときに発信者の端末装置に強制的に表示される完了状況表（受信メッセージ一覧表を含む）について図１３〜図１５を参照して説明する。
【００５１】
図１３は、発信者が指定した日時に達したとき、あるいは完了ステータスが通知されたときに発信者の端末装置に強制的に表示される受信メッセージ一覧表１３１を示す図である。
【００５２】
完了ステータスが通知されると、完了ステータスが通知されたメッセージの発信者の受信メッセージ一覧表１３１に自分が発信したメッセージが受信メッセージとして表示される。
【００５３】
この受信メッセージ一覧表１３１には、メッセージのタイトルに対応させて全受信者数に対するメッセージを開封した人数、開封率、全受信者数に対する担当する業務を完了した人数、完了率が表示され、発信者、あるいは受信者は、それらの情報から受信者の何割がメッセージを開封したか、何人が業務を完了したか等を知ることができる。さらに、そのメッセージのタイトルをマウス等でクリックすることにより、発信メッセージに対する受信者のコメント、例えば個々の受信者のオファー納期等を表示させることができる。
【００５４】
図１３の例では、発信者が自分宛に送信したメッセージ「コメントのテストに対するコメント」を開封すると、開封率が１００％となるので、その時点で完了ステータスが通知され、そのメッセージのタイトル「コメントのテストに対するコメント」が受信メッセージ一覧表１３１の先頭に表示される。従って、発信者は、表示された情報からメッセージの開封状況、あるいはメッセージに関わる業務の全体の完了状況をメッセージを読まずに知ることができる。
【００５５】
図１４は、図１３の受信メッセージ一覧表１３１に表示された自分宛の発信メッセージ（完了状況表）を開封した場合の表示状態を示す図である。
メッセージの上部の種別の欄には確定ボタンが設けられており、受信者が担当する業務を完了したとき、この確定ボタンを操作すると、メッセージ処理装置１３により受信者が業務を完了したものと判断される。
【００５６】
メッセージを表示させると、メッセージの本文の下側にそのメッセージの全受信者の名前と、開封日時と、完了、未完了の別と、完了日と、受信者のコメントとからなる受信者状況表が表示される。この受信者状況表から個々の受信者の開封状況、完了状況、コメント等を知ることができる。
【００５７】
図１４の例では、発信メッセージは自分宛のメッセージであるので、メッセージの下部にメッセージと連携して表示される受信者状況表には「森俊樹」の名前だけが表示されているが、複数の受信者がある場合には、全受信者の開封日時、完了状況を示す情報、完了日時、コメント等が表示される。そこで、その受信者状況表に受信者個々のオファー納期を表示させることで、複数の受信者のオファー納期を一括して確認することもできる。なお、受信者のオファー納期は受信者状況表のコメント欄に表示させても良いし、後述するオファー納期表１７１を作成して表示させても良い、あるいは他の形式でオファー納期を表示させても良い。
【００５８】
図１５は、完了状況ステータスがセットされた発信メッセージを一覧表として表示する場合の完了状況表１５１を示す図である。
完了状況表１５１は、端末装置の利用者が表示要求を行ったとき、あるいは予め設定した条件を満たしたとき、例えば、利用者が設定した日時となったとき、開封状況を示す情報、完了状況を示す情報、あるいは納期が到来したことを示す情報が所定の条件を満たしたとき、発信者あるいは受信者の端末装置に強制的に表示されるものである。
【００５９】
完了状況表１５１には、開封率が所定値を超えたこと、全員が開封したこと、完了率が所定値を超えたこと、全員が完了したこと、あるいは納期が到来したことを示す情報が、メッセージのタイトルと共に表示されるので、発信者は個々の受信者から送信されてくる完了状況等を報告するメッセージを読まなくとも、メッセージを何人が開封して、業務を何人が完了したか等の情報を、的確なタイミングで知ることができる。これにより、メッセージを発信したリーダは、グループ全体の業務の進捗状況を効率的に把握できるので、多数のメンバーを統括する場合でもリーダの負担を大幅に軽減することができる。
【００６０】
次に、受信者がメッセージで指定される納期の変更を希望する場合の処理を図１６を参照して説明する。
納期付きのメッセージを受信し、指定された納期の変更を希望する場合には、受信者はオファー納期を入力する（図１６，Ｓ５１）。受信メッセージのオファー納期の入力欄にオファー納期が入力されると、図１７に示すようなオファー納期表１７１が作成され、発信者の端末装置にそのオファー納期表１７１が表示される。
【００６１】
オファー納期表１７１は、図１７に示すようにメッセージのタイトルと、受信者名と、発信者が指定した納期と、受信者のオファー納期と、それに対する発信者の承認、却下の別と、調整後の納期が表示される各欄から構成されている。
【００６２】
オファー納期表１７１が表示されると、発信者は、受信者の希望する納期と、業務のスケジュール等を考慮して納期の変更が可能か否かを判断し、個別にオファー納期の承認または却下を行う。そして、ステップＳ５３で、発信者により受信者の個別のオファー納期が承認されたか否かを判別する。
【００６３】
受信者のオファー納期が承認された場合には（Ｓ５３，ＹＥＳ）、ステップＳ５４に進みメッセージ状況ファイル１６の該当する受信者のオファー納期を更新する。さらに、オファー納期表１７１の該当する受信者の納期を変更する（Ｓ５５）。受信者の希望する個別の納期が承認されると、図１７のオファー納期表１７１の「承認」の文字の右隣のチェクスボックスが白から黒色となり、その受信者のオファー納期が承認されたことが明示される。
【００６４】
受信者の個別のオファー納期が承認されなかった場合には（Ｓ５３，ＮＯ）、ステップＳ５６に進みオファー納期を却下するか否かを判別する。個別のオファー納期が却下された場合には（Ｓ５６，ＹＥＳ）、ステップＳ５７に進みオファー納期表１７１の該当する受信者の「却下」の文字の右隣の四角のチエックボックスが白から黒色となり、オファー納期が認められなかったことが明示される。
【００６５】
受信者の個別のオファー納期を承認も却下もしない場合には（Ｓ５６，ＮＯ）、ステップＳ５８に進み全体の納期の調整が行われたか否かを判別する。全体の納期調整が行われた場合には（Ｓ５８，ＹＥＳ）、ステップＳ５９に進みメッセージ状況ファイル１６のオファー納期を調整後納期に変更し、オファー納期表１７１の調整後納期を表示する欄に調整後の納期を書き込む。
【００６６】
上述した実施の形態によれば、メッセージの受信者の開封状況を示す情報、完了状況を示す情報、あるいは納期が到来したことを示す情報が、発信者または受信者が表示要求を行ったとき、あるいはそれらの情報が一定の条件を満たしたときに、受信者全体の開封状況、完了状況を示す情報、あるいは納期が到来したことを示す情報が発信者の端末装置に強制的に表示されるので、発信者は、個々の受信者からの業務の進捗状況を報告するメッセージ等を読まなくとも全員の状況を的確なタイミングに一度に把握することができる。
【００６７】
また、発信メッセージ中に受信者が希望する納期を入力する欄を設け、そのオファー納期をオファー納期表１７１、あるいは完了状況表に受信者毎に表示することで、発信者は複数の受信者のオファー納期を一覧表の形式で確認することができので、メンバーと発信者であるリーダとの間の納期の調整を受信者からの個々のメッセージを読まずに、かつ容易に行うことができる。
【００６８】
さらに、メッセージが親展の場合、そのメッセージの転送を制限する情報をメッセージに対して設定することによりに、メッセージの受信者が誤って親展のメッセージの転送を指示しても、転送を阻止したり、転送前に親展メッセージであることの警告表示をしたり、あるいは親展メッセージであることが分かるようにそれらのメッセージを強調表示することで、親展メッセージが誤って他人に転送されるのを防止できる。
【００６９】
また、メッセージを削除する条件を設定できるようにすることで、一定の条件、例えば全員が業務を完了したとき、メッセージを自動的に削除すること、あるいは受信者または発信者が削除できるようにし、不要なメッセージがいつまでの画面上に表示されないようにすることができる。
【００７０】
図１８は、上述したメッセージ処理装置で実行されるメッセージ管理プログラム１４を、ＣＤ−ＲＯＭ、フロッピーディスク等の可搬記録媒体１８０１、あるいはプログラム提供者の有する記憶装置に記憶しておいて、そのプログラム１８０２をユーザの処理１８０３にロードして実行する場合の説明図である。
【００７１】
メッセージ管理プログラム１４がＣＤ−ＲＯＭ、フロッピーディスク等の可搬記録媒体１８０１に記憶されている場合には、その可搬記録媒体１８０１を処理装置１８０３のドライブ装置１８０４に挿入してプログラムを読み取り、読み取ったプログラムをＲＡＭ、ハードディスク等のメモリ１８０５に格納してプログラムを実行する。
【００７２】
また、プログラム提供者から通信回線を介してプログラムが提供される場合には、プログラム提供者の記憶装置、メモリ等に格納されているメッセージ管理プログラム１４を通信回線を介して処理装置１８０３で受信し、受信したメッセージ管理プログラム１４をＲＡＭ、ハードディスク等のメモリ１８０５に格納して実行する。
【００７３】
なお、上述した実施の形態では、メッセージ処理装置１３内にメッセージ管理プログラム１４、メッセージファイル１５、発信及び受信メッセージ等を記憶するようにしたが、それらを記憶する記憶装置をメッセージ処理装置１３と別に設け、メッセージ処理装置１３が通信回線を介してその記憶装置をアクセスしてメッセージの書き込み、読み出し等を行うようにしても良い。
【００７４】
【発明の効果】
本発明によれば、複数の受信者の業務の完了状況を示す完了状況表を、発信者の端末装置に強制的に表示するようにしたので、発信者は各受信者の業務の進捗状況を的確にかつ一度に把握することができる。また、指定された納期に対する個々の受信者のオファー納期を発信者に知らせることができるので、発信者は複数の受信者のオファー納期を一度に把握して、個々の納期、あるいは全体の納期を調整することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】メッセージ処理システムのシステム構成図である。
【図２】メッセージファイルとメッセージ状況ファイルとメンバーファイルの構成を示す図である。
【図３】守秘レベルの内容を示す図である。
【図４】削除コードの内容を示す図である。
【図５】イベントファイルと受信メンバーファイルの構成を示す図である。
【図６】メッセージ個別発信処理のフローチャートである。
【図７】メッセージ発信表を示す図である。
【図８】メッセージ展開発信処理のフローチャートである。
【図９】イベント予告表を示す図である。
【図１０】完了ステータス通知処理のフローチャートを示す図である。
【図１１】完了ステータスの内容を示す図である。
【図１２】完了状況表を表示するフローチャートである。
【図１３】受信メッセージ一覧表を示す図である。
【図１４】完了状況表（メッセージ組み込みのもの）を示す図である。
【図１５】完了状況表（一覧表のもの）を示す図である。
【図１６】オファー納期に対する処理のフローチャートである。
【図１７】オファー納期表を示す図である。
【図１８】記録媒体の説明図である。
【符号の説明】
１１ 端末装置
１３ メッセージ処理装置
１４ メッセージ管理プログラム
Claims (7)
- 複数の端末装置と通信回線を介して接続され、前記複数の端末装置に対して電子メッセージの作成及び発信機能を提供すると共に、前記端末装置において作成されたメッセージを記憶してメッセージ一覧と前記メッセージを受信者の前記端末装置に表示させる機能を有するメッセージ処理装置であって、
前記端末装置にメッセージ発信画面を表示させるメッセージ発信画面表示手段と、
業務の依頼者である発信者からの前記メッセージ発信画面に対する入力操作に基づいて、依頼した業務の進捗状況を問い合わせるメッセージが作成され、前記メッセージのタイトルと、業務を依頼した複数の受信者を指定する情報と、依頼した業務の納期との入力を受け付け、前記メッセージの発信が指示されたとき、前記メッセージ発信画面で入力された前記メッセージの内容と、発信者ＩＤと、業務の納期と、前記メッセージの宛先の複数の受信者を指定する複数の受信者ＩＤと、前記メッセージを特定するメッセージＩＤと、各受信者の業務の完了日を記憶する記憶領域を有するファイルを作成する作成手段と、
前記作成手段により作成された前記ファイルを記憶する記憶手段と、
各受信者の前記端末装置に該受信者を宛先とするメッセージ一覧を表示させる共に、前記メッセージ一覧の中の特定のメッセージが選択されたとき、選択された前記メッセージと、受信者が業務を完了したことを前記メッセージ処理装置に通知するための確定ボタンを表示させる表示制御手段と、
前記端末装置に前記メッセージを表示させた状態で前記確定ボタンが操作されたことを検出したとき、前記記憶手段の前記ファイルの該当する受信者ＩＤの業務の完了日を記憶する領域に前記確定ボタンが操作された日付を完了日として設定する設定手段と、
前記記憶手段の前記ファイルに設定されている業務の納期に達したとき、または前記ファイルの全受信者または所定の閾値以上の数の受信者の完了日付が設定されたとき、前記ファイルを参照して前記メッセージのタイトルと、複数の受信者名と、各受信者の業務の完了日とからなる完了状況表を発信者の前記端末装置に強制的に表示させる制御手段とを備えるメッセージ処理装置。 - 業務の進捗状況を問い合わせる前記メッセージは受信者が希望する納期を入力するオファー納期の入力欄を有し、前記設定手段は、受信者により前記オファー納期の入力欄に希望する納期が入力されたことを検出すると、前記ファイルの該当する受信者のオファー納期の記憶領域に受信者が希望する納期を設定し、
前記制御手段は、発信者の前記端末装置に前記メッセージのタイトルと、受信者名と、発信者が指定した納期と、受信者のオファー納期とからなるオファー納期表を表示させる請求項１記載のメッセージ処理装置。 - 業務の進捗状況を問い合わせる前記メッセージは受信者が希望する納期を入力するオファー納期の入力欄を有し、前記設定手段は、受信者により前記オファー納期の入力欄に希望する納期が入力されたことを検出すると、前記ファイルの該当する受信者のオファー納期の記憶領域に受信者が希望する納期を設定し、
前記制御手段は、前記発信者の前記端末装置に、各受信者のオファー納期を付加した前記完了状況表を表示させる請求項１記載のメッセージ処理装置。 - 複数の端末装置と通信回線を介して接続され、前記複数の端末装置に対して電子メッセージの作成及び発信機能を提供すると共に、前記端末装置において作成されたメッセージを記憶して、メッセージ一覧と前記メッセージを受信者の前記端末装置に表示させる機能を有するメッセージ処理装置のメッセージ管理方法であって、
前記端末装置にメッセージ発信画面を表示させ、
業務の依頼者である発信者からの前記メッセージ発信画面に対する入力操作に基づいて、依頼した業務の進捗状況を問い合わせるメッセージが作成され、前記メッセージのタイトルと、業務を依頼した複数の受信者を指定する情報と、依頼した業務の納期との入力を受け付け、前記メッセージの発信が指示されたとき、前記メッセージ発信画面で入力された前記メッセージの内容と、発信者ＩＤと、業務の納期と、前記メッセージの宛先の複数の受信者を指定する複数の受信者ＩＤと、前記メッセージを特定するメッセージＩＤと、各受信者の業務の完了日を記憶する記憶領域を有するファイルを作成して記憶手段に記憶し、
各受信者の端末装置に該受信者を宛先とするメッセージ一覧を表示させる共に、前記メッセージ一覧の中の特定のメッセージが選択されたとき、選択された前記メッセージと、受信者が業務を完了したことを前記メッセージ処理装置に通知するための確定ボタンを表示させ、
前記端末装置に前記メッセージを表示させた状態で前記確定ボタンが操作されたことを検出したとき、前記記憶手段の前記ファイルの該当する受信者ＩＤの業務の完了日を記憶する領域に、前記確定ボタンが操作された日付を完了日として設定し、
前記記憶手段の前記ファイルに設定されている業務の納期に達したとき、または前記ファイルの全受信者または所定の閾値以上の数の受信者の完了日付が設定されたとき、前記ファイルを参照して前記メッセージのタイトルと、複数の受信者名と、各受信者の業務の完了日とからなる完了状況表を発信者の前記端末装置に強制的に表示させるメッセージの管理方法。 - 業務の進捗状況を問い合わせる前記メッセージは受信者が希望する納期を入力するオファー納期の入力欄を有し、前記受信者により前記オファー納期の入力欄に希望する納期が入力されたことを検出すると、前記ファイルの該当する受信者のオファー納期の記憶領域に前記受信者が希望する納期を設定し、
前記発信者の前記端末装置に前記メッセージのタイトルと、受信者名と、発信者が指定した納期と、受信者のオファー納期とからなるオファー納期表を表示させる請求項４記載のメッセージの管理方法。 - 複数の端末装置と通信回線を介して接続され、前記複数の端末装置に対して電子メッセージの作成及び発信機能を提供すると共に、前記端末装置において作成されたメッセージを記憶してメッセージ一覧と前記メッセージを受信者の前記端末装置に表示させる機能を有するメッセージ処理装置のメッセージ管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、
前記端末装置にメッセージ発信画面を表示させるステップと、
業務の依頼者である発信者からの前記メッセージ発信画面に対する入力操作に基づいて、依頼した業務の進捗状況を問い合わせるメッセージが作成され、前記メッセージのタイトルと、業務を依頼した複数の受信者を指定する情報と、依頼した業務の納期との入力を受け付け、前記メッセージの発信が指示されたとき、前記メッセージ発信画面で入力された前記メッセージの内容と、発信者ＩＤと、業務の納期と、前記メッセージの宛先の複数の受信者を指定する複数の受信者ＩＤと、前記メッセージを特定するメッセージＩＤと、各受信者の業務の完了日を記憶する記憶領域を有するファイルを作成するステップと、
作成された前記ファイルを記憶手段に記憶するステップと、
各受信者の前記端末装置に該受信者を宛先とするメッセージ一覧を表示させる共に、前記メッセージ一覧の中の特定のメッセージが選択されたとき、選択された前記メッセージと、受信者が業務を完了したことを前記メッセージ処理装置に通知するための確定ボタンを表示させるステップと、
前記端末装置に前記メッセージを表示させた状態で前記確定ボタンが操作されたことを検出したとき、前記記憶手段の前記ファイルの該当する受信者ＩＤの業務の完了日を記憶する領域に、前記確定ボタンが操作された日付を完了日として設定するステップと、
前記記憶手段の前記ファイルに設定されている業務の納期に達したとき、または前記ファイルの全受信者または所定の閾値以上の数の受信者の完了日付が設定されたとき、前記ファイルを参照して前記メッセージのタイトルと、複数の受信者名と、各受信者の業務の完了日とからなる完了状況表を発信者の前記端末装置に強制的に表示させるステップとを有するメッセージ管理プログラムを記録した記録媒体。 - 業務の進捗状況を問い合わせる前記メッセージは受信者が希望する納期を入力するオファー納期の入力欄を有し、前記端末装置に前記メッセージを表示させた状態で、受信者により前記オファー納期の入力欄に希望する納期が入力されたことを検出すると、前記ファイルの該当する受信者のオファー納期の記憶領域に受信者が希望する納期を設定するステップと、
発信者の前記端末装置に前記メッセージのタイトルと、受信者名と、発信者が指定した納期と、受信者のオファー納期とからなるオファー納期表を表示させる請求項６記載のメッセージ管理プログラムを記録した記録媒体。
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