JP2000330889A - メッセージ処理装置、メッセージ管理方法及びメッセージ管理プログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

メッセージ処理装置、メッセージ管理方法及びメッセージ管理プログラムを記録した記録媒体

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JP2000330889A
JP2000330889A JP14096099A JP14096099A JP2000330889A JP 2000330889 A JP2000330889 A JP 2000330889A JP 14096099 A JP14096099 A JP 14096099A JP 14096099 A JP14096099 A JP 14096099A JP 2000330889 A JP2000330889 A JP 2000330889A
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俊樹 森
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稔 栗城
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泰幸 神保
Kiyoto Naganuma
清人 長沼
Masao Aihara
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Abstract

(57)【要約】 【課題】メッセージの開封状況、メッセージに関わる業
務の完了状況を発信者に知らせることである。 【解決手段】発信者から完了状況表の表示要求があった
とき(図12,YES)、発信者が指定した日時に達し
たとき(S43,YES)、あるいは開封率が一定値を
超えたときまたは完了率が一定値を超えたときセットさ
れる完了ステータスが通知されたとき、メッセージの開
封人数、開封率、メッセージに関わる業務の完了人数、
完了率等の情報を含む完了状況表を端末装置に強制的に
表示させる(S42)。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、メッセージを処理
するメッセージ処理装置、メッセージの管理方法及びメ
ッセージ管理プログラムを記録した記録媒体に関する。
【0002】
【従来の技術】複数のメンバーで協同して1つの業務を
遂行する場合、グループのリーダは個々のメンバーが担
当する作業の進捗状況を知るために、リーダはそれぞれ
のメンバーから作業の進捗状況の報告を受ける必要があ
る。そのため、リーダとメンバーとの間で電子メール等
によりメッセージをやり取りする必要が生じるが、その
ときのメッセージのやり取りは以下のようになる。
【0003】先ず、リーダが業務の進捗状況を問い合わ
せるメッセージを作成してメンバー全員に送信する。そ
のメッセージを受信したメンバーは、それぞれ自分の担
当の作業が完了したか否かを報告するメッセージを作成
してリーダに送信する。リーダはメンバー全員のメッセ
ージを読んでグループ全体の業務の進捗状況を判断す
る。
【0004】
【発明が解決しようとする課題】上記のようにリーダが
それぞれのメンバーに担当する作業の進捗状況を問い合
わせるメッセージを送信し、メンバーがそれぞれの担当
作業が完了したか否かをメッセージで報告する方法で
は、リーダはグループの人数分のメッセージを読む必要
があり、メンバーの人数が増えるとリーダの負担が重く
なるという問題点があった。
【0005】また、メンバーは複数のグループに属して
それぞれのグループのリーダから納期を指定されて業務
の依頼を受けることが多いので、複数の業務の納期が重
なったり、納期が接近して指定された納期を守れない場
合がある。その場合、納期の変更を希望するメッセージ
を作成してリーダに送信し、リーダの承認を受ける必要
があり、納期の変更手続が面倒であった。また、リーダ
の立場からみると、メンバーが納期の変更を希望してい
るか否かは、それぞれのメンバーから送られてくるメッ
セージを読まなければ分からないので、メンバーの人数
が多いと、上述した業務の進捗状況の報告を受ける場合
と同様にリーダの負担が重くなるという問題点もあっ
た。
【0006】さらに、通常、受信メッセージが親展か否
かは表示されるが、親展のメッセージであっても転送す
ることができるので、親展のメッセージを誤って他人に
転送してしまう可能性があった。
【0007】さらに、メッセージのやり取りが多くなる
と、メッセージ一覧に既読のメッセージのタイトルも表
示されるので画面が見づらくなるばかりでなく、不要な
メッセージがメモリに多数記憶されて処理速度にも影響
するという問題点があった。
【0008】本発明の課題は、メッセージの開封状況を
示す情報、メッセージに関わる業務の受信者の完了状況
を示す情報、あるいは納期が到来したことを示す情報を
端末装置に強制的に表示させて発信者または受信者がそ
れらの情報を確認できるようにすることである。また、
他の課題は、受信者の希望納期を発信者が一括して知る
ことできるようにすることである。他の課題は、親展の
メッセージが誤って転送されないようにすることであ
る。また、他の課題は、開催時期、メンバー等が予定さ
れているようなイベントに関するメッセージを簡単に作
成できるようにすることである。
【0009】
【課題を解決するための手段】請求項1記載の発明は、
メッセージの開封状況を示す情報、メッセージに関わる
業務の受信者の完了状況を示す情報、あるいはメッセー
ジの納期が到来したことを示す情報を端末装置に強制的
に表示させる制御手段を備える。
【0010】この発明によれば、メッセージの開封状
況、メッセージの受信者の業務の完了状況を示す情報、
あるいは納期が到来したことを示す情報が、例えば発信
者が要求したとき、あるいは予め設定した条件を満たし
たとき、端末装置に強制的に表示させることができるの
で、発信者または受信者はそれらの情報の内の1つまた
は複数の情報を知ることができる。
【0011】例えば、メッセージに関わる業務を完了し
た人数が所定値を超えたときに、完了状況を示す情報を
表示させるようにした場合には、業務を完了した人数が
所定値を超えたときに、受信者全員の完了状況を一度に
把握することができる。
【0012】請求項4記載の発明は、さらにメッセージ
の受信者から発信者に自己の担当する業務が完了したこ
とを通知するための確定ボタンを設けたメッセージを作
成するメッセージ作成手段を有し、制御手段がメッセー
ジの受信者により確定ボタンが操作されたとき、該当す
る受信者の業務が完了したものと判断し、確定ボタンを
操作した受信者数を求め、完了した受信者数が所定値を
超えたとき、または全受信者が完了となったとき、完了
状況を示す情報を端末装置に表示させる。
【0013】この発明によれば、請求項1記載の発明の
効果に加え、受信者はメッセージ中の確定ボタンを操作
するだけで自分が担当している業務が完了したことをメ
ッセージの発信者に知らせることができる。
【0014】請求項5記載の発明は、メッセージ作成手
段が受信者の希望するオファー納期を入力する入力欄を
設けたメッセージを作成し、制御手段がメッセージのオ
ファー納期の入力欄に入力された受信者のオファー納期
を発信者の端末装置に表示させる。
【0015】この発明によれば、受信者は受信したメッ
セージのオファー納期の入力欄に自分が希望する納期を
入力するだけでオファー納期を発信者に伝えることがで
きるので、納期の変更を希望するメッセージを作成する
必要が無くなる。また、発信者側では、個々の受信者か
ら送られてくる納期の変更を希望するメッセージを読む
必要がなくなるばかりでなく、複数の受信者のオファー
納期を一括して把握することができるので、個々の受信
者のオファー納期の承認、あるいは全体の納期の調整を
効率的に行うことができる。
【0016】請求項13記載の発明は、制御手段が親展
であることを示す情報が設定されたメッセージの転送を
制限する。この発明によれば、親展のメッセージの転送
が端末装置の利用者により指示された場合でも、そのメ
ッセージが親展であることを示す情報が設定されている
ときには、メッセージの転送を制限するので、親展のメ
ッセージが誤って他人に転送されるを防止できる。
【0017】
【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照しながら説明する。図1は、本発明の実施の形態
のメッセージ処理システムのシステム構成図である。
【0018】このメッセージ処理システムは、複数の端
末装置11が無線、衛星通信、公衆回線網、LANなど
の通信回線12によりメッセージ処理装置(サーバ装
置)13に接続されている。メッセージ処理装置13の
記憶装置にはメッセージ管理プログラム14と各種のフ
ァイルが記憶されている。メッセージ管理プログラム1
4は、端末装置11におけるメッセージの作成及び発信
機能、受信メッセージ一覧、発信メッセージ一覧、完了
状況表、メッセージの内容等の表示機能を有している。
【0019】メッセージファイル15は、メッセージの
発信者側の情報が記憶されるファイルであり、例えば、
メッセージID、メッセージのタイトル、発信者ID等
が記憶される。メッセージ状況ファイル16は、受信者
側の情報が記憶されるファイルであり、例えばメッセー
ジID、受信者ID、開封日時等が記憶される。メンバ
ーファイル17は、メッセージの送信先として登録され
たメンバーのIDと氏名とを記憶するファイルである。
イベントファイル18は、開催日時、メンバー等が予定
されている会議等のイベントに関する情報が記憶される
ファイルである。
【0020】先ず、メッセージファイル15、メッセー
ジ状況ファイル16及びメンバーファイル17の構成
を、図2を参照して説明する。メッセージファイル15
は、メッセージ毎に割り当てられるメッセージIDを記
憶する領域15aと、メッセージのタイトルを記憶する
領域15bと、発信者IDを記憶する領域15cと、発
信日時を記憶する領域15dと、業務等の納期を記憶す
る領域15eと、メッセージの有効期限を記憶する領域
15fと、親展のメッセージの守秘レベルを記憶する領
域15gと、メッセージの削除情報を記憶する領域15
hとから構成されている。
【0021】親展のメッセージの守秘レベルを記憶する
領域15gには、図3に示す”1〜3”の3種類の守秘
レベルが設定可能である。例えば、この記憶領域15g
に守秘レベル”1”が設定されている場合には、メッセ
ージの転送が制限され、ユーザが転送を指示しても他の
端末装置にそのメッセージを転送することはできない。
また、守秘レベル”2”が設定されている場合には、該
当するメッセージの転送時に警告メッセージを表示して
ユーザにそのメッセージが親展であることを知らせる。
さらに、守秘レベル”3”が設定されている場合には、
タイトルの横に親展の文字が強調表示され、あるいはタ
イトルがそれ以外のメッセージと異なる色で表示され、
ユーザにそのメッセージが親展であることを知らせる。
【0022】また、メッセージの削除情報を記憶する領
域15hには、図4に示す”1〜4”の4種類の削除コ
ードが設定可能である。例えば、削除コードを記憶する
領域15hに”1”が設定されている場合には、メッセ
ージに関わる業務を全員が完了したとき、そのメッセー
ジが自動的に削除される。また、記憶領域15hに削除
コードとして”2”が設定されている場合には、全員の
受信が完了した時点でメッセージが自動的に削除され
る。また、記憶領域15hに削除コードとして”3”が
設定されている場合には、発信者または受信者がそのメ
ッセージを削除することができる。さらに、記憶領域1
5hに削除コードとして”4”が設定されている場合に
は、発信者のみがそのメッセージを削除することができ
る。
【0023】図2に戻り、メッセージ状況ファイル16
は、メッセージIDを記憶する領域16aと、受信者I
Dを記憶する領域16bと、メッセージの開封日時を記
憶する領域16cと、メッセージに関わる業務の完了日
時を記憶する領域16dと、受信者の希望する納期(オ
ファー納期)を記憶する領域16eとで構成されてい
る。
【0024】メンバーファイル17は、メンバーIDを
記憶する領域17aとその氏名を記憶する領域17bと
から構成されている。この他に、メッセージ本文を記憶
するメッセージ本文ファイル19が設けられいる。この
メッセージ本文ファイル19は、メッセージIDを記憶
する領域19aとメッセージ本文を記憶する領域19b
とから構成されている。
【0025】次に、イベントファイル18と受信メンバ
ーファイル20の構成を、図5を参照して説明する。イ
ベントファイル18は、例えば定期的、あるいは不定期
に開催される会議等のイベントを通知するメッセージの
情報が記憶されるファイルであり、イベント毎に割り当
てられているイベントコードを記憶する領域18aと、
イベントの3種類のレベルを記憶する領域18b〜18
dと、メッセージIDを記憶する領域18eと、メッセ
ージのタイトルを記憶する領域18fと、メッセージの
内容を記憶する領域18gと、発信予定日を記憶する領
域18hと、発信済か否かを示す情報を記憶する領域1
8iとから構成されている。
【0026】イベントのレベルとは、図5に示すよう
に、1レベルとしてイベントの内容を示し、2レベルと
して1レベルに対するさらに細かい内容を示し、3レベ
ルとして2レベルに対するさらに細かい内容を示す。つ
まり、イベントを階層化したデータがレベルとして設定
される。例えば、ある特定の部の会議がテーマ毎に定期
的に開催される場合に、部の会議のテーマ、開催月、メ
ンバーを階層化したイベントレベルとしてイベントファ
イル18に設定しておくことにより、そのイベントファ
イル18に基づいて後述する複数のイベントを表したイ
ベント予告表91(図9)を表示させ、発信者が表示さ
れたイベント予告表91からイベントの開催メッセージ
等を簡易に作成することができる。
【0027】図5の受信メンバーファイル20は、イベ
ントコードを記憶する領域20aとメンバーIDを記憶
する領域20bとから構成されており、イベントコード
毎にイベントの参加メンバーを設定できるようになって
いる。
【0028】次に、以上のような構成のメッセージ処理
装置13の動作を説明する。図6は、メッセージ個別発
信処理のフローチャートを示す図である。先ず、イベン
トファイル18を展開してメッセージを作成するか否か
を判別する(図6,S11)。イベントファイル18を
展開しない場合には(S11,NO)、メッセージ発信
処理S12を実行する。このメッセージ発信処理S12
では、先ず、メッセージ発信画面の様式を表示する(S
13)。次に、メンバーファイル17から宛先を選択す
る(S14)。さらに、メッセージのタイトル、本文を
入力し(S15)、削除コード、守秘レベルを入力する
(S16)。削除コードと守秘レベルは、前述した図4
の4種類の削除コードと図3の3種類の守秘レベルを指
定するコードであり、これらのコードを設定すること
で、メッセージの自動削除、あるいは親展メッセージと
して転送制限等の処置が取られる。
【0029】図7は、メッセージ発信画で作成されたメ
ッセージ発信表の一例を示す図である。図7の例は、2
人の宛先がメンバーファイル17から選択され、タイト
ルと本文が入力されて、納期として99/02/24が
設定された例を示している。
【0030】親展のメッセージか否かを設定する欄に
は、メッセージを転送できないようにする「転送機能な
し」、転送の操作が行われたときに画面上に親展のメッ
セージであることを表示する「転送抑制」、親展のメッ
セージを他のメッセージと識別できるようにそのタイト
ルを強調表示する「強調表示」の各文字列の右隣にチェ
ックボックスが表示され、それらのチェックボックスを
マウス等でクリックすることにより、親展の守秘レベル
を設定できるようになっている。
【0031】また、削除条件を設定する欄には、同様に
「全員完了で削除」、「受信者削除可能」、「発信者の
み削除可能」の各文字列の右隣にチェックボックスが表
示され、それらのチェックボックスをクリックすること
でそれぞれの条件を設定できるようになっている。例え
ば、削除条件として「全員完了で削除」が設定されてい
る場合には、完了率が100%となったときメッセージ
が自動的に削除される。また、削除条件として「受信者
削除可能」が設定されている場合には、受信者側でメッ
セージを削除することができる。図7の例では、削除条
件として「発信者のみが削除可能」が設定されている。
【0032】さらに、受信者の業務の完了状況を示す完
了状況表を表示させること及び受信者個々のオファー納
期を示すオファー納期表を表示させることを発信メッセ
ージで指定できるようになっている。図7の例では、完
了状況表を表示させることが指定されている。同時に
「オファー納期表」の右隣のチェックボックスをクリッ
クすれば、完了状況表とオファー納期表の両方を表示さ
せることができる。
【0033】図6に戻り、メッセージの発信が終了した
なら、メッセージファイル15及びメッセージ状況ファ
イル16へ発信したメッセージに関する情報を書き込
む、つまりメッセージ発信表に入力した情報をそれらの
ファイルに書き込む(S16)。
【0034】図6のステップS11でイベントファイル
18を展開することが選択された場合には、図8のステ
ップS21に進みメッセージ発信日時またはイベントコ
ードを入力する。発信日時またはイベントコードが入力
されたなら、イベントファイル18からそれらの情報で
指定されるイベント情報を読み出し(S22)、イベン
ト予告表91を作成して表示する(S23)。
【0035】図9は、イベント予告表91を示す図であ
る。イベント予告表91には、発信者により指定された
日付のイベント、指定された日付の範囲内にあるイベン
ト、あるいは指定された1または複数のイベントコード
のイベントが表示される。発信者は、このイベント予告
表91に表示されたイベントを選択することで、イベン
トに関連する発信メッセージを簡易に作成することがで
きる。図9の例は、3つのイベントコードが指定された
ときのイベント予告表91の内容を示している。
【0036】次に、イベント予告表91に表示されたメ
ッセージが受信者が固定されたメッセージか、つまり予
め決められた受信者にのみ送信するメッセージか否かを
判別する(S24)。受信者固定のメッセージではない
場合には、ステップS25に進み受信者名を入力する。
【0037】受信者名が入力されたならその受信者に、
あるいは受信者固定のメッセージであれば予め決められ
た受信者に対するメッセージの発信を指示する(S2
6)。メッセージの発信が指示されると、前述したメッ
セージ発信処理S12が実行され、イベント予告表91
に表示されているタイトル、宛先、本文等がメッセージ
発信画面に取り込まれ、そのメッセージが発信される。
メッセージの発信が終了すると、イベント予告表91の
該当するメッセージの発信済か否かを示す情報が発信済
に変更される(S27)。そして、その他に作成するメ
ッセージがあるか否かを判別し、さらに発信するメッセ
ージがあれば、ステップS12に戻りメッセージの発信
処理を実行し、それ以上メッセージが無ければ処理を終
了する。
【0038】次に、発信者の端末装置に完了状況表を表
示させるための完了ステータス通知処理を図10のフロ
ーチャートを参照して説明する。先ず、メッセージファ
イル15のメッセージの納期が今日を含む日付より過去
か否か、すなわち指定された納期が到来したか否かを判
別する(図10,S31)。納期が到来している場合に
は(S31,YES)、ステップS39に進み納期が到
来したことを示す完了ステータスを通知する。
【0039】完了ステータスとしては、図11に示す5
種類のコードが予め決められている。コード”1”は、
メッセージを受信者全員が開封したことを示し、コー
ド”2”は、メッセージの開封率が所定の閾値を超えた
ことを示し、コード”3”は、メッセージに関する業務
を受信者全員が完了したことを示し、コード”4”はメ
ッセージに関する業務の完了率が所定の閾値を超えたこ
とを示し、コード”5”は、メッセージで指定される納
期が到来したことを示している。
【0040】メッセージで指定された納期が到来してい
ない場合には(S32,NO)、そのメッセージを一人
が開封したか否か、つまり新たにメッセージを開封した
人がいるか否かを判別する(S32)。メッセージを開
封した人がいる場合には(S32,YES)、ステップ
S33に進みメッセージ状況ファイル16の該当するメ
ッセージIDの受信者IDに対応する開封日時を記憶す
る領域16cに現在の日時をセットする。そして、メッ
セージ状況ファイル16の同一のメッセージIDに対応
する他の受信者の開封日時を調べ、受信者全員の開封日
時がセットされているか否か、つまり受信者全員がメッ
セージを開封したか否かを判別する(S34)。
【0041】全員の開封日時が設定されている場合には
(S34,YES)、ステップS39に進み該当する完
了ステータスを通知する。この場合、受信者全員が開封
したので完了ステータスとして、図11の完了ステータ
スコードの”1”を通知する。なお、ステップS39で
開封率が所定の閾値を超えたとき完了ステータスを通知
するようにしても良い。
【0042】図10のステップS32でメッセージを開
封していない場合(S32,NO)、あるいはステップ
S34がNOの場合には、ステップS35に進み業務を
完了した人がいるか否か、つまり新たに確定ボタンを操
作した人がいるか否かを判別する。
【0043】業務を完了した人がいる場合には(S3
5,YES)、メッセージ状況ファイル16のそのメッ
セージの該当する受信者の完了日時を記憶する領域16
dに現在の日時をセットする。そして、メッセージ状況
ファイル16のそのメッセージの他の受信者の完了日時
がセットされているか否かを調べ、受信者全員の完了日
時が設定されているか否かを判別する(S37)。
【0044】受信者全員の完了日時が設定されている場
合には(S37,YES)、上述したステップS39に
進み該当する完了ステータス、この場合、受信者全員が
業務を完了したことを示す完了ステータスコード”3”
を通知する。
【0045】ステップS37の判別がNOの場合、つま
り業務が完了していない受信者がいる場合には、完了日
時が設定されている受信者の数が所定の閾値を超えたか
否かを判別する(S38)。
【0046】完了日時がセットされた受信者の数、つま
り担当する業務を完了した受信者の人数が所定の閾値を
超えている場合には(S38、YES)、ステップS3
9に進み該当する完了ステータス、この場合、完了率が
所定の閾値を超えたことを示す完了ステータスコード”
4”を通知する。
【0047】次に、完了状況表を表示する処理について
図12のフローチャートを参照して説明する。先ず、発
信者から完了状況表の表示要求があったか否かを判別す
る(図12,S41)。発信者から表示要求があった場
合には(S41,YES)、ステップS42に進み完了
状況表を表示する。
【0048】発信者からの表示要求がない場合には(S
41,NO)、ステップS43に進み発信者が指定した
日時に達したか否かを判別する。現在の日時が発信者が
指定した日時と一致した場合には(S43,YES)。
上述したステップS42に進み完了状況表を表示する。
【0049】発信者が指定した日時ではない場合には
(S43,NO)、ステップS44に進み完了ステータ
スが通知されたか否かを判別する。完了ステータスが通
知された場合には(S44,YES)、ステップS42
に進み完了状況を表示する。
【0050】ここで、発信者が指定した日時に達したと
き、あるいは完了ステータスが通知されたときに発信者
の端末装置に強制的に表示される完了状況表(受信メッ
セージ一覧表を含む)について図13〜図15を参照し
て説明する。
【0051】図13は、発信者が指定した日時に達した
とき、あるいは完了ステータスが通知されたときに発信
者の端末装置に強制的に表示される受信メッセージ一覧
表131を示す図である。
【0052】完了ステータスが通知されると、完了ステ
ータスが通知されたメッセージの発信者の受信メッセー
ジ一覧表131に自分が発信したメッセージが受信メッ
セージとして表示される。
【0053】この受信メッセージ一覧表131には、メ
ッセージのタイトルに対応させて全受信者数に対するメ
ッセージを開封した人数、開封率、全受信者数に対する
担当する業務を完了した人数、完了率が表示され、発信
者、あるいは受信者は、それらの情報から受信者の何割
がメッセージを開封したか、何人が業務を完了したか等
を知ることができる。さらに、そのメッセージのタイト
ルをマウス等でクリックすることにより、発信メッセー
ジに対する受信者のコメント、例えば個々の受信者のオ
ファー納期等を表示させることができる。
【0054】図13の例では、発信者が自分宛に送信し
たメッセージ「コメントのテストに対するコメント」を
開封すると、開封率が100%となるので、その時点で
完了ステータスが通知され、そのメッセージのタイトル
「コメントのテストに対するコメント」が受信メッセー
ジ一覧表131の先頭に表示される。従って、発信者
は、表示された情報からメッセージの開封状況、あるい
はメッセージに関わる業務の全体の完了状況をメッセー
ジを読まずに知ることができる。
【0055】図14は、図13の受信メッセージ一覧表
131に表示された自分宛の発信メッセージ(完了状況
表)を開封した場合の表示状態を示す図である。メッセ
ージの上部の種別の欄には確定ボタンが設けられてお
り、受信者が担当する業務を完了したとき、この確定ボ
タンを操作すると、メッセージ処理装置13により受信
者が業務を完了したものと判断される。
【0056】メッセージを表示させると、メッセージの
本文の下側にそのメッセージの全受信者の名前と、開封
日時と、完了、未完了の別と、完了日と、受信者のコメ
ントとからなる受信者状況表が表示される。この受信者
状況表から個々の受信者の開封状況、完了状況、コメン
ト等を知ることができる。
【0057】図14の例では、発信メッセージは自分宛
のメッセージであるので、メッセージの下部にメッセー
ジと連携して表示される受信者状況表には「森俊樹」の
名前だけが表示されているが、複数の受信者がある場合
には、全受信者の開封日時、完了状況を示す情報、完了
日時、コメント等が表示される。そこで、その受信者状
況表に受信者個々のオファー納期を表示させることで、
複数の受信者のオファー納期を一括して確認することも
できる。なお、受信者のオファー納期は受信者状況表の
コメント欄に表示させても良いし、後述するオファー納
期表171を作成して表示させても良い、あるいは他の
形式でオファー納期を表示させても良い。
【0058】図15は、完了状況ステータスがセットさ
れた発信メッセージを一覧表として表示する場合の完了
状況表151を示す図である。完了状況表151は、端
末装置の利用者が表示要求を行ったとき、あるいは予め
設定した条件を満たしたとき、例えば、利用者が設定し
た日時となったとき、開封状況を示す情報、完了状況を
示す情報、あるいは納期が到来したことを示す情報が所
定の条件を満たしたとき、発信者あるいは受信者の端末
装置に強制的に表示されるものである。
【0059】完了状況表151には、開封率が所定値を
超えたこと、全員が開封したこと、完了率が所定値を超
えたこと、全員が完了したこと、あるいは納期が到来し
たことを示す情報が、メッセージのタイトルと共に表示
されるので、発信者は個々の受信者から送信されてくる
完了状況等を報告するメッセージを読まなくとも、メッ
セージを何人が開封して、業務を何人が完了したか等の
情報を、的確なタイミングで知ることができる。これに
より、メッセージを発信したリーダは、グループ全体の
業務の進捗状況を効率的に把握できるので、多数のメン
バーを統括する場合でもリーダの負担を大幅に軽減する
ことができる。
【0060】次に、受信者がメッセージで指定される納
期の変更を希望する場合の処理を図16を参照して説明
する。納期付きのメッセージを受信し、指定された納期
の変更を希望する場合には、受信者はオファー納期を入
力する(図16,S51)。受信メッセージのオファー
納期の入力欄にオファー納期が入力されると、図17に
示すようなオファー納期表171が作成され、発信者の
端末装置にそのオファー納期表171が表示される。
【0061】オファー納期表171は、図17に示すよ
うにメッセージのタイトルと、受信者名と、発信者が指
定した納期と、受信者のオファー納期と、それに対する
発信者の承認、却下の別と、調整後の納期が表示される
各欄から構成されている。
【0062】オファー納期表171が表示されると、発
信者は、受信者の希望する納期と、業務のスケジュール
等を考慮して納期の変更が可能か否かを判断し、個別に
オファー納期の承認または却下を行う。そして、ステッ
プS53で、発信者により受信者の個別のオファー納期
が承認されたか否かを判別する。
【0063】受信者のオファー納期が承認された場合に
は(S53,YES)、ステップS54に進みメッセー
ジ状況ファイル16の該当する受信者のオファー納期を
更新する。さらに、オファー納期表171の該当する受
信者の納期を変更する(S55)。受信者の希望する個
別の納期が承認されると、図17のオファー納期表17
1の「承認」の文字の右隣のチェクスボックスが白から
黒色となり、その受信者のオファー納期が承認されたこ
とが明示される。
【0064】受信者の個別のオファー納期が承認されな
かった場合には(S53,NO)、ステップS56に進
みオファー納期を却下するか否かを判別する。個別のオ
ファー納期が却下された場合には(S56,YES)、
ステップS57に進みオファー納期表171の該当する
受信者の「却下」の文字の右隣の四角のチエックボック
スが白から黒色となり、オファー納期が認められなかっ
たことが明示される。
【0065】受信者の個別のオファー納期を承認も却下
もしない場合には(S56,NO)、ステップS58に
進み全体の納期の調整が行われたか否かを判別する。全
体の納期調整が行われた場合には(S58,YES)、
ステップS59に進みメッセージ状況ファイル16のオ
ファー納期を調整後納期に変更し、オファー納期表17
1の調整後納期を表示する欄に調整後の納期を書き込
む。
【0066】上述した実施の形態によれば、メッセージ
の受信者の開封状況を示す情報、完了状況を示す情報、
あるいは納期が到来したことを示す情報が、発信者また
は受信者が表示要求を行ったとき、あるいはそれらの情
報が一定の条件を満たしたときに、受信者全体の開封状
況、完了状況を示す情報、あるいは納期が到来したこと
を示す情報が発信者の端末装置に強制的に表示されるの
で、発信者は、個々の受信者からの業務の進捗状況を報
告するメッセージ等を読まなくとも全員の状況を的確な
タイミングに一度に把握することができる。
【0067】また、発信メッセージ中に受信者が希望す
る納期を入力する欄を設け、そのオファー納期をオファ
ー納期表171、あるいは完了状況表に受信者毎に表示
することで、発信者は複数の受信者のオファー納期を一
覧表の形式で確認することができので、メンバーと発信
者であるリーダとの間の納期の調整を受信者からの個々
のメッセージを読まずに、かつ容易に行うことができ
る。
【0068】さらに、メッセージが親展の場合、そのメ
ッセージの転送を制限する情報をメッセージに対して設
定することによりに、メッセージの受信者が誤って親展
のメッセージの転送を指示しても、転送を阻止したり、
転送前に親展メッセージであることの警告表示をした
り、あるいは親展メッセージであることが分かるように
それらのメッセージを強調表示することで、親展メッセ
ージが誤って他人に転送されるのを防止できる。
【0069】また、メッセージを削除する条件を設定で
きるようにすることで、一定の条件、例えば全員が業務
を完了したとき、メッセージを自動的に削除すること、
あるいは受信者または発信者が削除できるようにし、不
要なメッセージがいつまでの画面上に表示されないよう
にすることができる。
【0070】図18は、上述したメッセージ処理装置で
実行されるメッセージ管理プログラム14を、CD−R
OM、フロッピーディスク等の可搬記録媒体1801、
あるいはプログラム提供者の有する記憶装置に記憶して
おいて、そのプログラム1802をユーザの処理180
3にロードして実行する場合の説明図である。
【0071】メッセージ管理プログラム14がCD−R
OM、フロッピーディスク等の可搬記録媒体1801に
記憶されている場合には、その可搬記録媒体1801を
処理装置1803のドライブ装置1804に挿入してプ
ログラムを読み取り、読み取ったプログラムをRAM、
ハードディスク等のメモリ1805に格納してプログラ
ムを実行する。
【0072】また、プログラム提供者から通信回線を介
してプログラムが提供される場合には、プログラム提供
者の記憶装置、メモリ等に格納されているメッセージ管
理プログラム14を通信回線を介して処理装置1803
で受信し、受信したメッセージ管理プログラム14をR
AM、ハードディスク等のメモリ1805に格納して実
行する。
【0073】なお、上述した実施の形態では、メッセー
ジ処理装置13内にメッセージ管理プログラム14、メ
ッセージファイル15、発信及び受信メッセージ等を記
憶するようにしたが、それらを記憶する記憶装置をメッ
セージ処理装置13と別に設け、メッセージ処理装置1
3が通信回線を介してその記憶装置をアクセスしてメッ
セージの書き込み、読み出し等を行うようにしても良
い。
【0074】
【発明の効果】本発明によれば、メッセージの開封状
況、メッセージに関わる業務の完了状況、あるいは納期
が到来したことを示す情報を端末装置に強制的に表示す
るようにしたので、メッセージの発信者、あるいは受信
者は、そのメッセージがどの程度受信者に開封されてい
るのか、業務がどの程度完了しているのか、あるいは納
期が到来したかなどを的確にかつ一度に把握することが
できる。また、指定された納期に対する個々の受信者の
オファー納期を発信者に知らせることができるので、発
信者は、受信者のオファー納期を一度に把握して、個々
の納期、あるいは全体の納期を調整することができる。
さらに、例えば、定期的に開催される会議の連絡メッセ
ージなどを時系列に並ぶ多層構造のイベントファイルと
して保存し、メッセージ作成時にそのイベントファイル
からイベント予告表を作成して表示させ、そのイベント
予告表に基づいてメッセージを作成することにより、必
要なメッセージを作成するのを忘れるのを防止できる。
また、受信者側では、イベント予告表により受信したメ
ッセージの中の複数のイベントを一括して把握できるの
で、会議の出席を忘れる等の問題を防止できる。また、
親展のメッセージの転送を制限する情報をメッセージに
対して設定できるようにすることで、親展のメッセージ
が他の人に誤って転送されるのを防止できる。さらに、
メッセージの削除条件を設定できるようにすることで、
その削除条件に基づいて自動的に、あるいは発信者また
は受信者が任意にメッセージを削除することができるの
で、不要なメッセージがいつまでも表示されるのを防止
できると共に、メッセージ処理装置に無駄なメッセージ
が保存されるのを防止できる。
【図面の簡単な説明】
【図1】メッセージ処理システムのシステム構成図であ
る。
【図2】メッセージファイルとメッセージ状況ファイル
とメンバーファイルの構成を示す図である。
【図3】守秘レベルの内容を示す図である。
【図4】削除コードの内容を示す図である。
【図5】イベントファイルと受信メンバーファイルの構
成を示す図である。
【図6】メッセージ個別発信処理のフローチャートであ
る。
【図7】メッセージ発信表を示す図である。
【図8】メッセージ展開発信処理のフローチャートであ
る。
【図9】イベント予告表を示す図である。
【図10】完了ステータス通知処理のフローチャートを
示す図である。
【図11】完了ステータスの内容を示す図である。
【図12】完了状況表を表示するフローチャートであ
る。
【図13】受信メッセージ一覧表を示す図である。
【図14】完了状況表(メッセージ組み込みのもの)を
示す図である。
【図15】完了状況表(一覧表のもの)を示す図であ
る。
【図16】オファー納期に対する処理のフローチャート
である。
【図17】オファー納期表を示す図である。
【図18】記録媒体の説明図である。
【符号の説明】
11 端末装置 13 メッセージ処理装置 14 メッセージ管理プログラム
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 神保 泰幸 神奈川県川崎市中原区上小田中4丁目1番 1号 富士通株式会社内 (72)発明者 長沼 清人 神奈川県川崎市中原区上小田中4丁目1番 1号 富士通株式会社内 (72)発明者 相原 雅夫 神奈川県川崎市中原区上小田中4丁目1番 1号 富士通株式会社内 Fターム(参考) 5B089 GA21 GB03 JA16 KC28 KC51 KC52 LB14 5K030 GA16 HA06 HB19 HC01 HC13 LD09 MB18 9A001 CC04 CC05 CC08 DD11 JJ14 JJ27 KK54

Claims (16)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】メッセージの開封状況を示す情報、前記メ
    ッセージに関わる業務の受信者の完了状況を示す情報、
    あるいは前記メッセージで指定される納期が到来したこ
    とを示す情報を、端末装置に強制的に表示させる制御手
    段を備えることを特徴とするメッセージ処理装置。
  2. 【請求項2】前記制御手段は、利用者が表示の要求を行
    ったときまたは予め設定した条件を満たしたとき、前記
    開封状況を示す情報、前記完了状況を示す情報または前
    記納期が到来したことを示す情報を前記メッセージのタ
    イトルと共に前記端末装置に強制的に表示させることを
    特徴とする請求項1記載のメッセージ処理装置。
  3. 【請求項3】前記制御手段は、前記メッセージの開封状
    況を示す情報、前記メッセージに関わる業務の受信者の
    完了状況を示す情報または前記納期が到来したことを示
    す情報を含む完了状況表を前記端末装置に強制的に表示
    させることを特徴とする請求項1または2記載のメッセ
    ージ処理装置。
  4. 【請求項4】メッセージの受信者から発信者に自己の担
    当する業務が完了したことを通知するための確定ボタン
    を設けたメッセージを作成するメッセージ作成手段を有
    し、 前記制御手段は、受信者により前記確定ボタンが操作さ
    れたとき、前記受信者の担当する業務が完了したものと
    判断し、前記確定ボタンを操作した受信者数を求め、前
    記確定ボタンを操作した受信者数が所定値を超えたと
    き、あるいは全受信者が完了となったとき、前記完了状
    況を示す情報を端末装置に表示させることを特徴とする
    請求項1,2または3記載のメッセージ処理装置。
  5. 【請求項5】前記メッセージ作成手段は、前記メッセー
    ジにより指定される納期に対する受信者の希望する納期
    を入力するオファー納期の入力欄を設けたメッセージを
    作成し、 前記制御手段は、前記メッセージのオファー納期の入力
    欄に入力された受信者のオファー納期を発信者の端末装
    置に表示させることを特徴とする請求項4記載のメッセ
    ージ処理装置。
  6. 【請求項6】前記制御手段は、前記開封状況を示す情
    報、前記完了状況を示す情報、あるいは前記納期が到来
    したことを示す情報を、前記メッセージの発信者の端末
    装置または受信者の端末装置に強制的に表示させること
    を特徴とする請求項1、2または3記載のメッセージ処
    理装置。
  7. 【請求項7】前記開封状況を示す情報及び完了状況を示
    す情報は、開封人数、開封率、完了人数及び完了率を示
    す情報であり、前記何れかの情報が所定値を超えたと
    き、または納期が到来したとき、前記情報を前記端末装
    置に表示させることを特徴とする請求項1、2または3
    記載のメッセージ処理装置。
  8. 【請求項8】前記制御手段は、発信者が指定した日付に
    達したとき、前記開封状況を示す情報または完了状況を
    示す情報を前記端末装置に表示させることを特徴とする
    請求項1,2または3記載のメッセージ処理装置。
  9. 【請求項9】メッセージを指定する情報と発信者名と受
    信者名と受信者毎の開封状況を示す情報、メッセージに
    関わる業務の受信者の完了状況を示す情報、あるいはメ
    ッセージで指定された納期とを対応づけて記憶する記憶
    手段と、 前記記憶手段に記憶されている前記開封状況を示す情
    報、完了状況を示す情報、あるいは指定された納期と現
    在の日付から得られる納期が到来したことを示す情報
    を、端末装置に強制的に表示させる制御手段とを備える
    ことを特徴とするメッセージ処理装置。
  10. 【請求項10】前記制御手段は、複数のイベントに関す
    る情報を含むイベント予告表を端末装置に表示させるこ
    とを特徴とする請求項1、2または3記載のメッセージ
    処理装置。
  11. 【請求項11】前記制御手段は、複数の受信メッセージ
    のスケジュールに基づいてイベント予告表を作成し、前
    記イベント予告表を受信者の端末装置に表示させること
    で受信者にイベントの内容を報知することを特徴とする
    請求項1,2または3記載のメッセージ処理装置。
  12. 【請求項12】前記制御手段は、時系列の多層構造の複
    数のイベントの内容とスケジュールと参加メンバーとを
    対応づけた情報をイベント情報として記憶し、メッセー
    ジ作成時に、前記イベント情報に基づいて複数のイベン
    トからなるイベント予告表を作成して表示することを特
    徴とする請求項1,2または3記載のメッセージ処理装
    置。
  13. 【請求項13】親展のメッセージの転送を制限する情報
    を設定するメッセージ作成手段を有し、 前記制御手段は、前記情報の設定されている親展のメッ
    セージの転送を制限することを特徴とする請求項1,2
    または3記載のメッセージ処理装置。
  14. 【請求項14】メッセージの削除条件を設定できるメッ
    セージ作成手段を有し、 前記削除条件の設定されているメッセージを一定期間後
    に自動的に、あるいは設定された削除条件に基づいて発
    信者または受信者が任意に削除できるようにしたことを
    特徴とする請求項1,2または3記載のメッセージ処理
    装置。
  15. 【請求項15】メッセージを送信し、 メッセージの開封状況を示す情報、前記メッセージに関
    わる業務の受信者の完了状況を示す情報、または前記メ
    ッセージで指定される納期が到来したことを示す情報を
    端末装置に強制的に表示させることを特徴とするメッセ
    ージ管理方法。
  16. 【請求項16】メッセージの開封状況を示す情報、メッ
    セージに関わる業務の受信者の完了状況を示す情報、ま
    たは前記メッセージの納期が到来したことを示す情報を
    端末装置に強制的に表示させるメッセージ管理プログラ
    ムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
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