JP3827739B2 - 展示会用招待状 - Google Patents

Description

【０００１】
【産業上の利用分野】
本発明は展示会において、事前に招待者に配付する招待状に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、展示会で事前に招待者に招待状を配付する場合においても、来場者の登録は、来場者が持参した会社名、氏名等が記載されている招待状、あるいは来場者から受け取った名刺や、氏名を記入した来場者名簿等により行い、さらにこのようにして得た来場者のデータを情報処理装置に入力して来場者データベースまで作成して活用する等して行ってきた。
さらに、展示会の様式も多種多様になり、なかでも展示即売会等では、来場者に登録と引換えに顧客識別コードが付与されたＩＤカードのような顧客カードを渡し、一方、来場者から上記のようにして得た個人情報は情報処理装置を用いて来場者情報として来場者データベースに登録し、そして、来場者は受け取った顧客カードを商品購入の際に使用し、開催者はその商品購入を顧客カードと来場者データベースとを突き合わせて取引情報の分析等に利用して、展示会をより有効な営業活動に役立てたり、あるいはアンケートの実施等により、来場者の個人情報と結び付けた展示会の分析が行われるようになって来た。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記した従来の顧客カードの使われ方では、顧客カードに付与される顧客識別コードと、その一方で来場者の登録の際に来場者毎に付与する顧客識別コードが、本来は完全に同一でなければならないにも拘らず、ミスマッチを起こすことがあった。なぜならば、招待状、名刺あるいは来場者名簿、さらには個人毎の登録用記入シート等を用いて来場者登録をする場合、それらはいずれも顧客カードとは分離独立した別のものを使用しているために、組にして使用すべきものが組み合わせを間違えたりしてバラバラの登録となり易かったからである。特に、来場者登録受付が混雑している場合には、このようなミスマッチが起こり易く、渡した顧客カードの顧客識別コードと来場者登録に用いる顧客識別コードとが不一致となるケースがあった。しかも、単なるアンケート収集なら未だしも、展示即売会のように顧客識別コードを用いて売買を決裁しようとするような場合には、このようなミスは許されざるものであった。
このような理由から、顧客識別コードの不一致を確実に防止すべく、顧客識別コードが付与された顧客カードを渡す一方で、その顧客識別コードを用いて来場者登録を行う煩雑な登録手続きは、来場受付業務者としてミス防止に神経を使い且つ慎重になるために、迅速な来場者登録が出来ず、また招待された来場者としても手間のかかる受付登録は快いものではなかった。
このように従来方法による招待者の来場登録を振り返ってみると、招待状を事前に配付するには、その発送リストなり招待者データベースが存在することになるが、それらを展示会当日の来場者登録に有効に利用するものでは無かった。
【０００４】
ところで、来場者に対して展示会の何に興味があって来場したのか等という個人情報は、その展示会をより有意義に成功させるために、また、今後の展示会及び商品企画等の営業活動の有益な指針となる。しかしながら、このような個人情報の収集を展示会で独立したアンケートとして実施した場合、アンケートへの解答者数にはおのずと限界があり、調査を来場者全員に確実に実施して質の高い調査データを得ることは容易ではなかった。
このような観点から、展示会の受付登録時にアンケート調査を行うことも試みられて来たが、登録手続きとアンケート記入手続きとが一体となっていないと、附帯的なニュアンスとも受け取られやすいアンケートであるが故に、登録手続きのみを済ませる来場者もおり、来場者全員についてスムーズなアンケート調査をすることは、必ずしも容易ではなかった。
また、調査は記名式として個人の情報も含めて収集した方が情報の質が良くなるが、来場者に、来場登録時にも氏名等を記入し、さらに調査シートにも氏名、年齢、性別等を再記入してもらうことは負担をかけることになり、容易ではなかった。
【０００５】
以上の様な従来の分離した用紙による登録並びに情報収集の欠点を解決すべく、来場者の登録用記入シートとアンケートの調査シートとを一体化した登録用紙も試みられたが、登録用記入シートに記入された来場者情報及び調査シートに記入された解答の情報処理装置への入力を分散同時平行処理により迅速に行うことは困難であり、収集した情報を速やかに営業活動に役立てることができなかった。
【０００６】
そこで、本発明は、郵送により事前に招待者に配付可能で、かつ、迅速確実な来場者登録を可能にするとともに、来場者の個人情報と連結した調査情報の効果的な収集を可能にし、より有効に活用できる展示会用招待状を提供することを目的としている。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明の展示会用招待状は、郵送用封筒で配布される展示会用招待状であって、郵送用宛先情報（７３）が記載された宛先シート（３）と、前記宛先シート（３）とミシン目（８）により分離可能に結合され、前記郵送用宛先情報（７３）が記載された側の面に調査事項に対する解答を記入するためのＯＭＲ方式の解答欄（７４）を有する調査シート（４）と、前記宛先シート（３）の前記郵送用宛先情報（７３）が記載された側の面上に擬似接着層（５４）を介して分離可能に積層され、分離後は来場者が携帯して用いる顧客カード（５）とからなり、前記顧客カード（５）表面ならびに前記調査シート（４）の前記解答欄（７４）形成面のそれぞれに同一のコードを意味する機械読取り可能な顧客識別コード（６）が付与された構成とするものである。
【００１０】
【作用】
本発明の展示会用招待状は、宛先シートと調査シートとから構成される結合シート、及び顧客カードから構成されている。宛先シート、調査シート及び顧客カードは、招待者に配付される際は一枚の招待状として一体となった状態で取扱いができる。各シート及び顧客カードは各々分離独立させる事が可能である結果、登録手続き及びその後は、それぞれの用途に分離独立して使用されうる。
招待者データベースに基づく顧客識別コードが付与された顧客カードを登録手続きに使用し、前記顧客識別コードを機械読み取りして得た顧客識別コードにより来場者情報を登録し、あるいは、当該識別コードにより招待者データベースの該当する個人情報を検索し、その個人情報をもって来場者データベースを作成する結果、登録手続きは顧客カードに付与された顧客識別コードを機械読み取りするだけで完了する。
また、調査シートにも同一のコードを意味する顧客識別コードが付与されている結果、調査情報が招待者データベースに連結した情報として使用されうる。
【００１１】
【実施例】
以下、本発明の展示会用招待状の一実施例について図を用いて具体的に説明する。図１は本発明の展示会用招待状と、それを構成する各シートが分離独立した状態を示す平面図である。同図において、１は展示会用招待状、２は結合シート、３は結合シート２の一部を構成する宛先シート、４は結合シート２の別の一部を構成する調査シート、５は顧客カードである。
同図（ａ）は、宛先シート３、調査シート４及び顧客カード５がそれぞれ結合した状態を示し、同図（ｂ）は、それぞれが分離した状態を示す。
さらに、同図において、６はそれぞれに付与された顧客識別コードであり、図の例では顧客カード５にはバーコードによる顧客識別コード６が付与され、調査シート４にはＯＭＲによる顧客識別コード６が付与されている。
７３は宛先シート３に記載された郵送用の宛先情報、７４は調査シート４に設けられた解答を記入するＯＭＲ方式の解答欄、７５は顧客カード５に記載された招待者の氏名等の個人識別情報である。また、図では調査シート４の解答欄７４の図面で下方に解答欄７４に対する調査質問事項が記載されている。また、８は宛先シート３と調査シート４とを分離可能にするミシン目である。
【００１２】
図１において、結合シート２は通常は紙であるが、プラスチックシート等でも良く、特に紙に限定されるものではない。
【００１３】
結合シート２の別の一部を構成する調査シート４の解答欄７４には、調査質問事項に対する解答を記入する。図１の例では、選択式解答をＯＭＲ方式のマーク塗りつぶしにて解答するようになっている。ＯＭＲ方式を用いれば、後の調査集計の為のデータ入力をＯＭＲリーダにより迅速に処理でる点で好ましいが、データ入力に時間を要しても良い場合には、機械読取り可能な解答方式でなくてもよい。なお、図２は、調査シート４の一例を示したものである。
【００１４】
次に、図３は、顧客カード５が宛先シート３の面上に分離可能に結合している構造の一例を示したものである。
同図は、特開平５−２４３８２号広報にて開示されているような構成により、宛先シート３の表面上に顧客カード５が分離可能に積層した構成を示す。同図にて、５１は顧客カード５の基材、５２は接着層、５３は樹脂層、であり、この場合顧客カード５１は、基材５１と接着層５２と樹脂層５３とから構成される。さらに、５４は疑似接着層、５５は介在層、５６は別の接着層を示す。
【００１５】
基材５１としては、紙、プラスチック、合成紙あるいはこれらの積層体等であり特に制限されない。基材５１の厚みは、通常１００〜３００μｍ程度が好ましい。また、基材５１にプラスチックを用いた場合には表面に印字適性を付与するためにマット処理等を施しておくことが好ましい。
【００１６】
基材５１とともに顧客カード５を構成する接着層５２、樹脂層５３は、疑似接着層５４及び介在層５５との働きにより、顧客カード５を分離可能にするためのものである。
樹脂層５３と介在層５５とは相互に接着性が低い材質のものが用いられ、樹脂塗工物、フィルム、シート等が使用される。これらには、例えば、ポリエチレンテレフタレートとポリエチレン、ポリプロピレンとポリエチレン、ポリブチレンテレフタレートとポリエチレン、ポリエチレンテレフタレートとポリプロピレン、ポリブチレンテレフタレートとポリプロピレン等の樹脂あるいはそれらのフィルム、シート等であり、オレフィン系樹脂とエステル系樹脂等の組み合わせが用いられる。
【００１７】
樹脂層５３と介在層５５との間の疑似接着層５４は、例えば樹脂層５３がポリエチレンテレフタレート（或いはポリエチレン）で、介在層５５がポリエチレン（或いはポリエチレンテレフタレート）ならば、一方の層と同じ材質の樹脂、例えば、ポリエチレンをエクストルージョンコートして樹脂層５３を成すフィルムと介在層５５を成すフイルムとを積層することによって形成できる。
このようにして、相互に接着性の低い層の間、すなわち樹脂層５３と介在層５５との間に、一方の材質とのみ接着性を有する樹脂を溶融状態で塗布することにより、溶融樹脂と接着性の低い方の層との間に疑似的な接着状態を形成することができる。
上記の例でいえば、樹脂層５３がポリエチレンテレフタレート、疑似接着層５４がポリエチレン、介在層５５がポリエチレンであるから、樹脂層５３と疑似接着層５４との界面で剥離し、顧客カードは宛先シートから分離する。
【００１８】
基材５１と樹脂層５３との間に設けられる接着層５２は、疑似的な接着状態を疑似接着層５４と樹脂層５３とで発現させる為に必要な樹脂層５３を顧客カードに設けるためのものである。従って、例えば、樹脂層５３にポリエチレンテレフタレートフィルムを用い、なおかつ基材５１にもポリエチレンテレフタレートを用いるのであれば、基材５１の裏面の表面状態によっては樹脂層５３は省略できるものであり、第１接着層５２はその場合には必然的に省略できる。
【００１９】
一方、接着層５６は、介在層５５を宛先シート３に固定するためのものである。宛先シート３は筆記適性等の点から通常は紙、あるいは合成紙が使用され、この宛先シート３に疑似接着状態の発現機能を付与するための介在層を積層固定し、且つ顧客カード５を宛先シート３上に結合するためのものである。
接着層５２及び接着層５６には、従来公知の粘着剤から適宜選択して使用すれば良いが、粘着剤以外にいわゆる接着剤であってもよい。
【００２０】
宛先シート３の面上に上記のような機能を有する顧客カード５を積層するには、例えば、予め顧客カードに疑似接着層５４、介在層５５、接着層５６を設けた構成のカード材料を作成しておき、このカード材料を宛先シート３に貼着すれば良い。
【００２１】
本発明の展示会用招待状１を構成する調査シート４及び顧客カード５が有する顧客識別コード６は、バーコード、二次元コード、ＯＣＲ、ＯＭＲ、あるいは磁気記憶媒体等である。またそれらは、ノンインパクトプリンタ、ドットインパクトプリンタ及その他印刷手段、並びに情報書き込み装置等により形成する。顧客識別コード６を、一枚の展示会用招待状１となっている状態で調査シート４及び顧客カード５に同時に形成することで、同一の意味を有する顧客識別コードを確実に形成できる。
【００２２】
以上の様な形態の招待状１は、結合シート２をミシン目８の部分で二つ折りにして、郵送用封筒に入れ配付することができる。
【００２３】
また、本発明の展示会用招待状１を構成する宛先シート３、調査シート４及び顧客カード５は、上述した結合様式以外にも図４に示すように各種態様が可能である。
これらは顧客カード５が結合シート２と同質のもので出来ており、図４（ａ）は、顧客カード５と宛先シート３とはミシン目８により分離可能に結合している。また調査シート４はミシン目８により宛先シート３に分離可能に結合している。
図４（ｂ）は、顧客カード５が調査シート４とミシン目８により分離可能に結合しており、調査シート４は宛先シート３とミシン目８により分離可能に結合している。
図４（ｃ）は、顧客カード５が宛先シート３及び調査シート４の双方にミシン目８により分離可能に結合している。調査シート４と宛先シート３とはミシン目８により分離可能に結合している。
【００２４】
次に、本発明の展示会用招待状を用いた、来場者登録方法の一例について図５を参照して説明する。
先ず、展示会に来た来場者は持参した招待状を受付に渡す。なお、宛先シート３は郵送用のものであり、場合によっては展示会場までの交通機関及び地図などの案内が記載されていることもあるが、登録には不要であり、持参するかは任意であり、最低限、顧客カードと調査シートを受付に渡せば良い。
一方、受付側では、展示会用招待状の調査シート部分の必要事項の記入を確認して、顧客カードに付与された顧客識別コードを来場者登録手段としての来場者登録端末に付属のバーコードリーダにより機械読み取りして来場者登録を完了後、顧客カードを来場者に直ちに返却する。
来場者は、顧客カードの返却を受け、来場登録手続きは完了する。
【００２５】
以上のようにして、入力された顧客識別コードは来場者登録手段としての来場者登録端末からネットワークを介してデータ処理手段としてのホストコンピュータに電送され、ホストコンピュータはメモリ手段に格納されている招待者データベースに対して入力された顧客識別コードに該当する個人情報の検索を行う。検索された個人情報はメモリ手段に格納されている来場者データベースに顧客識別コードとともその一部又は全部を加え、加えられたことを来場者登録端末に返答して、登録処理は完了する。
来場者登録端末では、来場した招待者の本人確認の為など必要に応じて、検索された個人情報を、端末が所有する映像表示装置にその一部又は全部を表示させる。これは、例えば展示会で来場者に代金回収は後日行う掛売を行う場合に、来場した者が確かに信用有る招待者であることを確認するなど為等に行うものである。
【００２６】
なお、図６に、このような来場者登録の用いる装置の一例の概略ブロック図を示す。上記説明では、複数のコンピュータをネットワークにより結合した構成を想定したが、展示会規模が小さければ、来場者登録手段、データ処理手段、メモリ手段等を全て一台のコンピュータで対応することも可能である。
なお、来場者データベースの内容であるが、顧客識別コードとともに招待者データベースに登録してある個人情報の全部又は一部を来場者データベースに複写する方法も一つの方法であるが、双方のデータベースを各々が有する顧客識別コードをキー情報としてリレーショナルな関係とすれば、来場者データベースの内容は顧客識別コードのみとし、個人情報が必要な場合には、キー情報から招待者データベースの該当する個人情報を取得するのも別の一つの方法である。
招待者データベースの個人情報を複写した来場者データベースを持つ意味は、例えば一万人分のデータを有する招待者データベースに対して、実際に来場した招待者が数百人となる場合、来場者情報に対するデータ処理操作はコンパクトな来場者データベースを対象とすれば良く、処理操作及びその処理レスポンスを迅速にできる等のメリットがある。
【００２７】
また、以上のように、招待者データベース及び来場者データベースの双方をメモリ手段に格納しておく方法以外に、本発明で言うところの来場者情報とは、例えばメモリ手段に格納するデータベースは招待者データベースのみとして、招待者データベースの各招待者毎のレコード内に当該招待者の来場有無チェック用フラグとしての記録領域を設けておき、当該記録領域に来場の有無を記録することでも、来場者情報となりうるものであり、要は、招待者と、招待者の内で実際に来場した招待者（＝来場者）とを、登録時又は登録後に判別出来る情報であれば、その記録されるべきデータ構造・形式等は限定されるものではない。
【００２８】
一方、調査シートの処理に関しては、展示会当日は来場者登録を主体に行い、調査シートは保管して後日一括入力するとよい。あるいは、受付とは別室で展示会開催中に全ての調査情報を入力すれば、調査情報を早期に把握して展示会の運営に役立てることも可能である。
【００２９】
なお、招待状を忘れた来場者に対しては、氏名を聞き、その氏名を来場者登録端末に入力して、招待者データベースを検索して、招待者であることを確認するとともに、例えば、受付に招待者データベースと接続された、臨時顧客カード発行端末が設置されている場合には、この端末に来場者の氏名を入力して、顧客識別コードが付与された臨時顧客カードを発行し、その顧客識別コードを機械読み取りして来場者登録を完了後、直ちに顧客カードを来場者に渡す。
なお、来場者登録端末に臨時顧客カード発行機能を持たせても良い。
また、臨時顧客カードを発行した時点で、自動的に来場者登録してもよい。
【００３０】
なお、新規の来場者に対しては、住所、会社名、氏名、年齢、性別等の個人情報の記入欄のある登録用記入シートと顧客カードと調査シートが一体となっており、各々に機械読み取り可能な顧客識別コードが付与された登録用紙に必要事項を記入してもらう。
そして、受付側では、必要事項の記入を確認して、顧客カードを来場者に直ちに返却する。残った登録用記入シートと調査シートは切り離し、登録用記入シートを用い、来場者登録手段としての来場者登録端末によって来場者の来場者データベースへの登録手続きを会場内でする。この際の登録手続きは、登録用記入シートに記入された個人情報を全て入力しても良いが、当面の展示会の運営に必要な最低限の情報のみの入力し、後日全ての情報を一括入力すべく、それまで保管するようにしても良い。
当面の入力は、来場者登録端末により、例えば、顧客識別コードをバーコードリーダで読み取り、氏名のみをキーボードから手入力する。
【００３１】
一方、来場者は、受け取った登録済の顧客カードを展示会場内での商品オーダー、カタログ請求、新製品の予約等に使用する。その際、顧客カードに付与された顧客識別コードを機械読み取りしてもらうことにより、その都度、氏名、住所等を記入したりすことなく、速やかな手続きで目的が達成される。
【００３２】
以上のようにして本発明の展示会用招待状を用いて、迅速な来場者の登録が可能になり、個人情報と連結した調査情報の効果的な収集を可能にし、さらに配付する顧客カードを、展示会主催者及び来場者の双方に、より有効に活用できる、来場者登録方法が行いうる。
【００３３】
【発明の効果】
以上詳述した如く本発明の展示会用招待状によれば、招待状は郵送用宛先情報が記載された宛先シートと、調査シートと、顧客カードとが一体となっており、且つそれぞれに分離可能である。また、調査シートと顧客カードには招待者データベースに基づく同一のコードを意味する顧客識別コードが予め付与されている。
このため、来場者は登録時に調査シートと顧客カードを受付に提出し、受付では顧客カードに付与された顧客識別コードを機械読み取りするだけで直ちに登録受付処理を完了することができる。
また、調査シートにも顧客識別コードが付与されているために、住所、氏名等の個人情報を記入する必要もなくも、招待者データベースに予め保有されていた個人情報と連結した質の高い調査情報の収集が効果的に行える。従って、招待者は新規に登録用シートに住所、氏名などを記入する必要がなく、従来のような分離した登録用シート、顧客カード、調査シートに記入する等の煩雑な登録手続きが無くなるうえ、このような煩雑な作業のために発生する顧客識別コードのミスマッチが皆無となる。
さらに、郵送用宛先情報と顧客識別コードの形成面が用紙の同じ側の面なので、これらの情報を片面プリンターで用紙に印字できる。
【００３４】
また、顧客カードを来場者が携帯使用する結果、会場内で来場者の挙動をも顧客データとして収集することができる。
以上のように、来場者及び主催者双方にとって受付登録手続きが極めて簡便、且つ迅速に行え、しかも主催者として今後の販売戦略、商品企画、展示会企画等の営業活動に有効に役立つ情報を収集できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の展示会用招待状の一実施例を示す平面図
【図２】同展示会用招待状の顧客カードの結合部の一例を示す縦断面図
【図３】調査シートの内容の一例を示す図
【図４】本発明の展示会用招待状の各種態様を示す図
【図５】本発明の来場者登録方法の処理の流れの一実施例を示す図
【図６】本発明の来場者登録方法に用いる装置の一例の概略ブロック図
【符号の説明】
１ 展示会用招待状
２ 結合シート
３ 宛先シート
４ 調査シート
５ 顧客カード
６ 顧客識別コード
８ ミシン目
５１ 基材
５２ 接着層
５３ 樹脂層
５４ 疑似接着層
５５ 介在層
５６ 接着層
７３ 宛先情報
７４ 解答欄
７５ 個人識別情報
１０１ 来場者登録手段
１０２ データ処理手段
１０３ メモリ手段

Claims (1)

1. 郵送用封筒で配布される展示会用招待状であって、郵送用宛先情報が記載された宛先シートと、前記宛先シートとミシン目により分離可能に結合され、前記郵送用宛先情報が記載された側の面に調査事項に対する解答を記入するためのＯＭＲ方式の解答欄を有する調査シートと、前記宛先シートの前記郵送用宛先情報が記載された側の面上に擬似接着層を介して分離可能に積層され、分離後は来場者が携帯して用いる顧客カードとからなり、前記顧客カード表面ならびに前記調査シートの前記解答欄形成面のそれぞれに同一のコードを意味する機械読取り可能な顧客識別コードが付与されていることを特徴とする展示会用招待状。

Images