JP2006099786A - 来場管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 来場者への応対管理を確実に行ない、事後のサービスもきめ細かに行なえる来場管理システムを提供することを目的とする。
【解決手段】 来場受付において、読取り装置が、来場者が持参した書状に表示された来場者識別コードを読込むステップと、書き込み装置が、前記読取り装置により読込んだ来場者識別コードを、来場受付にて前記来場者に携帯させるＩＣカードに書き込むステップと、データ転送手段が、前記読取り装置により読込んだ来場者識別コードを来場者データベースに登録するステップと、を少なくとも備えてなることを特徴とする来場管理システム。
【選択図】 図２

Description

本発明は、ＩＣ回路を内包したＩＣカードやＩＣラベル、あるいはデータの送受信を行うアンテナ部とＩＣ回路を基材シート内に内包し、データの書き込み／読み出しが行えるＩＣカードやＩＣラベルを利用して、各種ショー会場、展示会、遊戯場等のイベント会場で用いられる来場管理システムに関する。

近年、各種ショー会場、展示会、遊戯場等のイベント会場は、規模が拡大され、それら会場での来場者受付は、受け付ける側にとっては、非常に繁雑であるとともに、来場者にとっても、受付処理時間や会場内で応対時間が長いため非常に煩わしいものであった。そこで、来場予定者に対して、あらかじめＩＣモジュールを内包し、外部のリーダ／ライタを介してデータの送受信を行えるＩＣカードを、郵送等の手段を介して配布しておくことにより、イベント会場における来場者受付け及びイベント会場における来場者管理を効率よく行える。

しかし、受付け時には、迅速にＩＣカードやＩＣラベルを発行できたとしても、会場内における各営業員や応対者等を総称する来場管理者は、自身が応対した来場者を把握するこができなかった。そのため、事後の整理が出来ず、単に来場した来場者へ来場に対するお礼状等を送付するに留まり、来場者への応対管理や来場者へのサービスが不十分であった。
本発明は、これらの欠点を改善するもので、来場者への応対管理を確実に行ない、事後のサービスもきめ細かに行なえる来場管理システムを提供することを目的とするものである。

本発明の来場管理システムは、来場受付において、読取り装置が、来場者が持参した書状に表示された来場者識別コードを読込むステップと、書き込み装置が、前記読取り装置により読込んだ来場者識別コードを、来場受付にて前記来場者に携帯させるＩＣカードに書き込むステップと、データ転送手段が、前記読取り装置により読込んだ来場者識別コードを来場者データベースに登録するステップと、を少なくとも備えてなることを特徴とする。

また、本発明の来場管理システムは、さらに、前記来場者データベースが、公衆回線ネットワークを介して、来場管理者に対して、該来場管理者が携帯する携帯電話またはポケットベルに、前記来場者の到着時刻とともに呼び出しコールをかけるステップを備えてなるものとすることもできる。
また、本発明の来場管理システムは、さらに、前記ＩＣカードと、前記来場管理者を識別する来場管理者識別コードが予め記憶された他のＩＣカードとから、それぞれに記憶された情報を、ＩＣカード読取装置を用いて読込むステップと、前記情報に基づき、前記来場者に応対した前記来場管理者を関連付けて、来場者管理データを集計するステップを、備えてなるものとすることもできる。

本発明の来場管理システムは、以上説明した構成により、来場管理者が応対した来場者を簡単に入力できるばかりでなく、その状況を確実に把握できるので、来場者への応対管理や来場者へのサービスを十分にきめ細かく行なえるとともに容易に把握できるから、産業上極めて有用な効果を奏する。

次に、本発明を図１から図６に示す実施例に基づいて詳細に説明する。
図１は、本発明の来場管理システムの全体フロー説明図である。図２は、本発明の来場管理システムの概念説明図である。図３は、本発明の来場管理システムにおける招待者事前フロー説明図である。図４は、本発明の来場管理システムにおける受付け処理フロー説明図である。図５は、本発明の来場管理システムで使用される非接触式ＩＣカードの平面説明図である。図６は、図５のＸ−Ｘ線断面説明図である。

本発明の来場管理システムの説明に先だって、図５および図６に基づいて本発明の来場管理システムで使用される非接触式ＩＣカードを説明する。
非接触式ＩＣカード１は、非接触方式でデータの送受信を行うアンテナ部２と情報記憶部を有するＩＣ回路３を基材シート４内に内包し、この基材シート４の表裏面を、上質紙または筆記適性をもたせた樹脂からなるシート５、６でサンドイッチされてなるものである。特に、少なくともシート５、６を樹脂で形成した場合には、表面の印字部は、少なくともトナー印字適性を持たせるために、各種樹脂や導電材による表面コートが施される。例えば、ノンインパクト（静電写真印刷）によるトナー印字をする場合には、転写性を向上させるためにシート５、６の印字部に導電材を塗工して、ＩＣカード１の表面の抵抗値を１．０×１０^１１オーム以下に設定したり、あるいは、トナーの定着性を向上させるためにシート５、６の印字部に各種の樹脂を塗工して、アンカーコート層を形成することにより、トナーの印字適性を向上させることができる。

また、ＩＣカード１の表面には、耐熱インクを塗布してもよく、この耐熱インクのうち少なくとも黒インク等で印字欄や模様等を構成する場合には、カーボンレスインクが用いられる。これにより、カード表面へのノンインパクト（静電写真印刷）によるトナー印字の際、黒印刷部の畜熱を防止でき、ＩＣ回路３を熱圧からの影響から回避させることができる。

また、上記耐熱インクとしては、ＵＶインクが用いられる。このＵＶインクは、ＵＶランプ等によりＵＶ光を照射すると硬化するもので、カード表面へのノンインパクトによるトナー印字の際、印字部のインクが溶けることなく安定した印字が行えるとともに、印字部の内面側のＩＣ回路３を熱圧から保護できる。

次に、図３および図４に基づいて、来場管理における招待者への事前準備と、来場当日の受付けフローを説明する。
まず、図３に示すように、主催者２０が、来場者データベース２４に登録されている来場者に関する情報に基づいて、あらかじめ来場者側の各来場者２５を識別するためのバーコードによる識別コード（以下、「来場者識別コード」と称する。）２３を付し、宛名２２を印字した案内状や招待状からなる書状２１を発行する。
次に、来場者２５が書状２１をショー会場２６に持参してくるようにする。

そして、図４に示すように、来場者２５の来場受付の際、この書状２１に表示された来場者識別コード２３を、読取り装置２７を用いて読込む（ステップ５１）。
そして、非接触式でデータの送受信を行うアンテナ部と情報記憶部を有するＩＣ回路を基材シート内に内包してなるＩＣカード１０に、読取り装置２７を用いて読込取った来場者識別コード２３および来場者データベース２４に登録されている来場者に関する情報を、書き込み装置２８を用いて、非接触状態で書込む（ステップ５２）。
更に、このＩＣカード１０と書状２１を、ネームカードとして来場者２５に携帯させる（ステップ５４）。この間、来場者２５も、主催者２０も何ら申込用紙への記入や受付け用紙類への記入が一切介入しないので、瞬時に来場者受付けを行える。

一方、来場者２５の来場受付けにおける書状２１の来場者識別コード２３の読込みの際、主催者２０の来場者データベース２４に適宜なデータ転送手段により、来場者登録をすることにより簡単に来場者の登録も行える（ステップ５５）。

また、来場受付の際、主催者２０は、来場者２５にＩＣカード１０を携帯させる手段として、来場者２５から名刺を１枚預かり、名刺の表面に来場者を特定するコード（バーコード）を貼付すると共に、このコードを貼付した名刺を、ＩＣカード１０とともに携帯してもらう。（ステップ５３）。
次に、前述の如く、このＩＣカード１０付き来場者表示物（名刺）を来場者に表示携帯させるようにする（ステップ１０４）。

このように来場者から預かった書状２１又は名刺と共にＩＣカード１０を、来場者に携帯させることにより、来場者に非接触式ＩＣモジュールを内蔵したＩＣカード１０を簡単に携帯させることができるので、イベント会場内での来場者行動データやアンケート集計等のデータの送受信を非接触式で行え、来場者の行動データやニーズ等の分析のためのデータを容易に入手できる（ステップ５６）。

本発明の来場管理システム全体のフローとしては、図１に示すようにステップ１０１は、図３、図４で説明した通りであるが、このステップ１０１で入場処理が行なわれて来場者の識別コードが読取られた時点で、来場者データベース２４にあらかじめ各来場者２５対する応対設定がされている場合、その応対設定に基づいて来場管理者３５（応対者）の控え室のモニターに来場者２５（顧客）が到着した時刻とともに、来場者２５に関する情報を表示させる。それと共に、来場者データベース２４は、公衆回線ネットワークを介して来場管理者３５が携帯する携帯電話又は、ポケットベルに来場者２５（顧客）が到着した時刻と伴に音声メッセージ又は表示により、呼び出しコールをかけるようになっている（ステップ１０２）。

次に、イベント会場の入口では、来場者２５が携帯しているＩＣカード１０から、入口に設置されたリーダにより、ＩＣカード１０内に記録されている来場者識別コードを読込むと同時に、その来場者識別コードに基づいて、来場者データベース２４が対応する来場者名を検索し、入口に設置したディスプレイに、『○○さんようこそ！』という歓迎のメッセージを表示させる（ステップ１０３）。さらに、メッセージの表示と同時に、このリーダが来場者識別コードを読み込んだ時間を、来場者２５の入場時間としてデータ登録するとともに、この入場時間のデータを来場者データベース２４へ転送する。

そして、次のステップ１０５〜ステップ１０８迄は順序が不特定であるが、便宜的にステップ１０５から順に進行するものとして説明する。
先ず、ステップ１０５は、本発明を含むものである。本発明の来場管理システムでは、前述したように来場者２５には、各来場者２５を識別するための識別コードを記録したＩＣカード１０を携帯させることになっているが、さらに、ＩＣカード１０には、来場者２５であることを認識するコードも書込まれるようになっている。これらの来場者２５を識別するための識別コードや来場者２５であることを認識するコードを併せて、来場者２５に関する情報と言う。

本発明の来場管理システムでは、来場管理者（応対者）３５にも、来場者２５が携帯するＩＣカード１０とは異なるＩＣカードを携帯させることになっており、ＩＣカードを携帯させる手段により、来場管理者３５であることを認識するコードと、各来場管理者３５を識別するための識別コード（以下、「来場管理者識別コード」と称する。）が記憶されたＩＣカード３０を複数の来場管理者３５に携帯させると共に、来場者２５であることを認識するコードと、各来場者２５を識別するための識別コードが記憶されたＩＣカード１０を複数の来場者２５に携帯させる。なお、これらの来場管理者３５を識別するための識別コードや来場管理者３５であることを認識するコードを併せて、来場管理者３５に関する情報と言う。
次に、イベント会場内にて、複数の来場者２５のうち少なくとも１人の来場者２５が携帯するＩＣカード１０と、複数の来場管理者３５のうち少なくとも１人の来場管理者３５が携帯するＩＣカード３０とから、ＩＣカード１０に記憶された来場者２５に関する情報と、ＩＣカード３０に記憶された来場管理者３５に関する情報を、ＩＣカード読取装置３３により読込み、入力装置３４に入力するとともに、来場管理者３５による来場者２５の応対データとして、来場者データベース２４に転送される。
次に、上記の来場者２５に関する情報および来場管理者３５に関する情報に基づいて、来場者データベース２４により、来場者２５に応対した来場管理者３５を関連付けて、来場者管理データを集計する。

ＩＣカード読取装置３３では、来場者２５が携帯するＩＣカード１０と、来場管理者３５が携帯するＩＣカード３０を同時に近付けただけで、どの来場者２５と、どの来場管理者３５が応対しているのかを瞬時に入力装置３４に入力出来るとともに、図２に示したように、入力装置３４のディスプレイ３２に、カタログ希望、訪問希望、等の項目を表示することができる。そして、これらの項目の必要な箇所をチェックし、順次入力すれば良く、必要に応じて、メモなども入力出来るようにすれば良い。また、来場者２５と来場管理者３５は、必ずしも１対１に限定されるものではなく、複数対複数であっても良い。

また、ステップ１０６では、セミナー等をイベント会場の一部等で開催し、あらかじめ登録された参加名簿で行われ、来場者２５が携帯するＩＣカード１０に記憶された来場者２５に関する情報に基づいて出欠確認が行われる。
次に、来場者２５がイベント会場内の各ブースを訪れると、各ブースに設けられたＩＣカード読取装置３３により、来場者２５が携帯するＩＣカード１０の来場者識別コードが読取られながらアンケートデータ収集が行われる（ステップ１０７）。
また、ステップ１０８では、来場者２５に各ブースを見学した際、来場者２５が携帯するＩＣカード１０にポイントデータ記憶させ、ここでゲーム参加特典や飲食等のサービスを与えるようにしている。

次のステップ１０９の退場処理では、ステップ１１０で示すように、来場者２５が携帯していたＩＣカード１０を、お土産等と引き替えに回収すると共に、ＩＣカード読取装置３３により、ＩＣカード１０の来場者識別コードを読み取って、対応する来場者２５の退場時間を来場者データベース２４に登録する。また、ステップ１１１で示すように、来場に際して、あらかじめ書状２１が送付されていない来場者２５もいるので、このような来場者２５に関する情報は、入場の際に登録されたデータに基づいて、来場者データベース２４に追加登録される。
以上、全てのステップが終了すると、来場者２５は、退場する。

本発明の来場管理システムにおいて、ＩＣカード１０には、各ブースで滞留した時間データが記録されるようにしておけば、ＩＣカード１０を回収した後にアンケートデータ等を含め、各ブースが顧客データ（ＩＣカード１０の来場者識別コードを読み取って）吸い上げるのに比較して、きめ細かなデータ管理、分析を行うことができる上に、システム全体の負荷を軽くすることができる。

本発明の来場管理の全体フロー説明図。 本発明の来場管理システムの概念説明図。 来場管理における招待者事前フロー説明図。 来場管理における受付け処理フロー説明図。 本発明の来場管理システムで使用される非接触式ＩＣカードの平面説明図。 図５のＸ−Ｘ線断面説明図。

符号の説明

１ 非接触式ＩＣカード
２ アンテナ部
３ ＩＣ回路
１０ ＩＣカード
２５ 来場者
３０ ＩＣカード
３３ ＩＣカード読取装置
３４ 入力装置
３５ 来場管理者
４１ 来場者データベース

Claims (3)

1. 来場受付において、読取り装置が、来場者が持参した書状に表示された来場者識別コードを読込むステップと、
   書き込み装置が、前記読取り装置により読込んだ来場者識別コードを、来場受付にて前記来場者に携帯させるＩＣカードに書き込むステップと、
   データ転送手段が、前記読取り装置により読込んだ来場者識別コードを来場者データベースに登録するステップと、
   を少なくとも備えてなることを特徴とする来場管理システム。
2. さらに、前記来場者データベースが、公衆回線ネットワークを介して、来場管理者に対して、該来場管理者が携帯する携帯電話またはポケットベルに、前記来場者の到着時刻とともに呼び出しコールをかけるステップを備えてなることを特徴とする請求項１に記載の来場管理システム。
3. さらに、前記ＩＣカードと、前記来場管理者を識別する来場管理者識別コードが予め記憶された他のＩＣカードとから、それぞれに記憶された情報を、ＩＣカード読取装置を用いて読込むステップと、
   前記情報に基づき、前記来場者に応対した前記来場管理者を関連付けて、来場者管理データを集計するステップを、
   備えてなることを特徴とする請求項２に記載の来場管理システム。
   

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