JP3743026B2 - 電話交換制御システム、電話交換制御方法 - Google Patents
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Description
【産業上の利用分野】
本発明は、信販業、金融業、銀行業等において用いられる電話交換制御方式に関する。
【0002】
【従来の技術】
信販業等で使用されている電話交換制御システムにおいては、着信専用モードまたは発信専用モードにシステム設定可能なモード電話機が、用いられている。従来、同システムにおいて、システム内のモード電話機の着信専用モードまたは発信専用モードの別、その通話状態およびシステムの負荷等のシステム状態(以下、「システム状態」という。)を一目で把握できるコントロールパネル等を設け、システム監視者が、システム状態に応じて、手作業でシステム内のモード電話機の動作モードを変更していた。
【0003】
当該運用方法は、動作モードを固定することによる弊害を取り除くことができる点では、有効である。つまり、動作モードを固定した運用の場合は、システムへの着信呼の数が着信専用モードに設定されたモード電話機(以下、「着信モード電話機」という。)の数より多くなったとき、発信専用モードに設定されたモード電話機(以下、「発信モード電話機」という。)なら空いているにも関わらず、発信者は、空きになった着信担当のオペレータが対応するまで待つ以外ない。同様に、動作モードを固定した運用の場合において、システムへの着信呼の数が着信モード電話機の数より少ないとき、着信モード電話機なら空いているにも関わらず、発信業務は、一定数の発信モード電話機で対応せざるを得なかった。前記運用方法では、システム状態に応じて、モード電話機の動作モードを変更するため、動作モードを固定することによるシステム内資源が有効に利用されないという問題はない。
【0004】
しかし、前記運用方法における監視作業は、システム監視者に多大な負担をかけ、また、手作業であるため、動作モードの変更等においてミスが多発する等の問題があった。
一方、最近、信販業等においては、不良債権の電話による督促等の発信業務を行う場合、業務の効率化を図るべく、プレディクティブ・ダイヤリング機能を用いている。プレディクティブ・ダイヤリング機能とは、同時に複数の顧客に自動的に電話をかけ、応答した呼だけをシステム内の適当なモード電話機に接続する機能をいう。その接続の際、便宜のため、当該顧客の応対に必要なデータを接続したオペレータの端末画面に表示し、応答結果を端末から入力できる運用がなされている。この機能により、オペレータが膨大な顧客リストから電話をかけるべき顧客を抽出する等の非効率な作業や電話のかけ間違いといったような手作業によるミスをなくすことができるため、業務の効率化が図れる。テレマーケティング・ジャーナル1994年3月号25ページには、このプレディクティブ・ダイヤリング機能を用いたある企業の場合、従来の手作業の場合に比較して、電話をかける件数では約4倍、接続件数では約6倍と、めざましい成果を収めた例が掲載されている。
【0005】
しかし、このプレディクティブ・ダイヤリング機能を備えた電話交換制御システムにあっても、コントロールパネル等によりシステム状態を監視するシステム監視者が、手作業でモード電話機の動作モードを変更するため、上述したように、システム監視者に多大な負担をかける等の問題は依然として残っていた。
ところで、前記運用方法のように業務が次々と変更されると、使用する書類や参照する業務マニュアル等の相違により、対応が煩雑になるため、業務効率が低下するとの危惧もある。しかし、現在では企業内LANが定着し、電話応対中または電話応対終了後に、端末から必要な情報の参照や応答結果の入力が容易に行われるようになり、業務効率低下の問題は解消されている。
【0006】
【発明が解決しようとする課題】
そこで、本発明の目的は、システム状態に応じて、システム内のモード電話機の動作モードを自動的にかつ最適に変更することにより、システム内資源を有効に活用し、システム監視者の負担を軽減し、かつシステム監視者の手作業による動作モードの変更ミスを排除することにある。
【0007】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明を第1図に示すように構成し、これを同図に沿って説明する。第1図は、本発明の構成原理図を示す。同図中、1はシステム状態を記憶する第一記憶手段を、2は第一記憶手段1において記憶されているシステム状態が、第二記憶手段3に記憶されている動作モード変更基準を満たすか否かを判定する判定手段を、4は判定手段2の出力に応じて、モード電話機の動作モードを変更する動作モード変更手段を、5は構内電話交換制御手段を、6は構内電話交換制御手段5により制御される着信モード電話機または発信モード電話機を、7は公衆回線を表わす。
【0008】
【作用】
第2図は、本発明の動作原理を示すフローチャートを表す。本発明の作用を、第1図および第2図を用いて説明する。まず、システムが起動されると(S1)、モード電話機6の動作モード変更基準は第二記憶手段3に、初期のシステム状態は第一記憶手段1に設定される(S2)。業務が開始され、発信モード電話機のオペレータは、発信モード電話機から公衆回線7、つまり顧客へ電話をかけ、発信業務を行う。同様に、着信モード電話機のオペレータは、公衆回線7から顧客がかけてきた着信呼に応答し、着信業務を行う。第一記憶手段1は、システム状態に変更があると、その旨の通知を受け、リアルタイムでを更新し、かつ記憶することにより、リアルタイムのシステム状態を記憶している。
【0009】
適当なタイミングで、判定手段2は、第一記憶手段1に記憶されているシステム状態が動作モード変更基準を満たすか否かの判定を開始する(S3)。判定手段2は、当該システム状態が着信専用モードへの所定の動作モード変更基準を満たしているか否かを判定する(S4)。システム状態が当該基準を満たしていると判定した場合には、判定手段2は、第一記憶手段1に記憶されているシステム状態を参照し、「空き」状態にある発信モード電話機を特定し、動作モード変更手段4に対し、当該モード電話機を着信専用モードに変更するよう通知する。動作モード変更手段4は、その通知内容に従い、第一記憶手段1に記憶されている、指定された発信モード電話機の動作モードを着信専用モードに変更し、その旨を当該オペレータに通知する。着信待ち呼がある場合は、構内電話交換機5は、当該モード電話機にその着信待ち呼を接続する(S5)。
【0010】
次に、判定手段2は、システム状態が発信専用モードへの所定の動作モード変更基準を満たしているか否かを判定する(S6)。システム状態が当該基準を満たしていると判定した場合には、判定手段2は、第一記憶手段1に記憶されているシステム状態を参照し、「空き」状態にある着信モード電話機を特定し、動作モード変更手段4に対し、当該モード電話機を発信専用モードに変更するよう通知する。動作モード変更手段4は、その通知内容に従い、第一記憶手段1に記憶されている、指定された着信モード電話機の動作モードを発信専用モードに変更し、その旨を当該オペレータに通知する。当該オペレータは、新たに発信専用モードに変更されたモード電話機を用い、発信業務を行う(S7)。このようなモード電話機の動作モードの変更に伴う第一記憶手段1内のシステム状態の更新は、リアルタイムで行われる。以上のようにして、システム状態に応じて、システム内のモード電話機の動作モードを最適かつ自動的に変更することができる。なお、ここでは、着信専用モードへの動作モードの変更判定を先に説明したが、発信専用モードへの動作モードの変更判定を先に行ってもよいことは、いうまでもない。
【0011】
【実施例】
第3図は、本発明の一実施例を示すシステム構成図である。第3図において、第1図と同一の番号を付された要素は、第1図と同一の要素を示す。5aは構内電話交換機5の入出力チャネルを、5bはシステム内のモード電話機6と公衆回線7の回線の接続を制御する接続制御部を、5cは、システム状態を記憶する第一記憶手段1を格納するメモリを表す。ここで、6には、モード電話機と対の端末が含まれ、当該端末は、電話の応対に必要な情報を自動的にまたはオペレータの要求に応じて表示する。8はコンピュータを、8aはコンピュータ8の入出力チャネルを、8bはコンピュータ8のCPUを、8cはコンピュータ8のメモリを表す。メモリ8cには、第1図の判定手段2、第二記憶手段3、および動作モード変更手段4が格納されている。プレディクティブ・ダイヤリング機能は、CPU8bにより制御される。9は、顧客の電話番号や電話の応対に必要な情報を記憶するデータベースを、10は、コンピュータ8と各端末を接続するLAN回線を表す。
【0012】
まず、モード電話機の動作モードの変更を行わない場合の本発明の処理の流れについて説明する。システムが起動されると、モード電話機6の動作モード変更基準はメモリ8c内の第二記憶手段3に、初期のシステム状態は第一記憶手段1に設定される。以下、簡単のため、モード電話機10台からなるグループ1だけを考える。グループとは、例えば、業務単位で分けられたモード電話機、端末およびそれらを操作する担当オペレータを一対とするその集合をいう。なお、接続制御部5bは、、システム内のグループを、外線の電話番号により区別する。グループ内のモード電話機は、初期設定により、発信専用モードまたは着信専用モードに設定されている。例えば、初期設定により、グループ1のモード電話機10台は、発信専用モード6台、着信専用モード4台というように割り当てられる。
【0013】
CPU8bの制御の下、プレディクティブ・ダイヤリング機能が作動し、データベース9に記憶されているグループ1の業務の対象となる顧客の電話番号を用い、電話交換機5は、該当する複数の顧客に同時に自動的に電話をかける。顧客が応答すると、接続制御部5bは、第一記憶手段1に記憶された現時刻のシステム状態を参照し、「空き」状態の発信モード電話機を検索し、そのモード電話機に接続する。
【0014】
これと同時に、接続制御部5bは、入出力チャネル5aおよび8aを介して、CPU8bにデータベース9から当該顧客の応対に必要な情報を読み出すよう指示する。CPU8bは、接続した呼の電話番号をキーとして、データベース9から該当する情報を読出し、LAN回線10を介して、当該情報を接続に係る電話機と対の端末に表示させる。この処理が終了すると、接続制御部5bは、当該モード電話機が「話中」であること、およびそれと対の端末が使用中であることを、第一記憶手段1の該当箇所に書込む。応対の終了により回線が切断され、かつ端末からの応答結果の入力が終了すると、接続制御部5bは、当該モード電話機および端末は「空き」状態にあることを第一記憶手段1の該当箇所に書込む。
【0015】
顧客からグループ1に電話がかかってくると、接続制御部5bは、第一記憶手段1に記憶された現時刻のシステム状態から「空き」状態の着信モード電話機を検索し、該当するモード電話機が存在する場合には、そのモード電話機に接続する。この処理が終了すると、接続制御部5bは、当該モード電話機が「話中」であることを、第一記憶手段1の該当箇所に書込む。応対結果を記録する必要がある場合、オペレータは、端末からその応答結果を入力し、LAN回線10を介し、データベースの情報を更新する。応対の終了により回線が切断され、かつ端末からの応答結果の入力が終了すると、接続制御部5bは、当該モード電話機および端末は「空き」状態にあることを第一記憶手段1の該当箇所に書込む。
【0016】
次に、システム状態の所定の動作モード変更基準を満たす場合の本発明の処理の流れについて説明する。ここでは,動作モード変更基準の一例として、グループ1について、次のように設定されている場合を考える。この基準は、グループ毎に設定することも可能であるし、システム全体で同一の基準を用いることも可能である。着信専用モードへの動作モード変更基準は、「着信呼数が着信モード電話機の数より多く、かつ待ち時間が15秒を超える着信の待ち呼があり、かつ発信モード電話機が一以上存在する場合、当該発信モード電話機の動作モードを着信専用モードに変更する。」(C1)と、発信専用モードへの動作モード変更基準は、「着信待ち呼がなく、かつ着信モード電話機が一以上存在する場合、当該着信モード電話機の動作モードを発信専用モードに変更する。」(C2)と設定されている。これらの動作モード変更基準は、第二記憶手段3に記憶されている。
【0017】
システム状態がこれらの動作モード変更基準を満たすか否かの判定は、一定の時間間隔で行う。この時間管理は、図示はしないコンピュータ8内のタイマで管理される。当該タイマは、所定の時間間隔、例えば1秒毎に判定手段2に対し、システム状態が所定の動作モード変更基準を満たすか否かの判定を開始する信号(以下、「判定開始信号」という。)を送る。この判定開始信号を受信した判定手段2は、入出力チャネル8bおよび5bを介して、第一記憶手段1に対し、現時刻のシステム状態をコンピュータ8側に送るよう指示する。判定手段2は、受信したシステム状態をメモリ8c内のバッファ領域に格納し、判定を開始する。
【0018】
まず、時刻T1に、判定開始信号が判定手段2に送られてきた場合の処理を説明する。第4図は、着信専用モードへの動作モード変更基準C1に対する判定処理を示すフローチャートを示す。同図において各処理毎に付されている番号の最初の二桁は、第2図における同じ番号の処理を表し、第4図における第3番目の桁は、対応する第2図の処理の中での処理の順番を表す。
【0019】
システム状態を記憶する第一記憶手段1は、前記動作モード変更基準に対応して、例えば、第5図および第6図に示す2つのテーブルからなる。第5図は、時刻T1におけるモード電話機の動作モードおよびその通話状態を管理するテーブルを、第6図は、システムの負荷、この場合はシステム内の着信待ち呼を管理するテーブルを表す。第5図において、コードとは、システム内の一対のモード電話機および端末6を識別するためのものである。この例では、当該コードは、5桁で表され、最初の一桁はグループを、残り4桁はグループ内での識別番号を表している。第5図では、グループ1以外の他のグループの情報は図示していないが、同一テーブルで管理されていてもよいものとする。
【0020】
第6図において、着信待ち呼は、着信順にグループ毎に付される4桁の管理番号により、識別される。この場合において、管理番号の最初の1桁はグループを、残りの3桁は当該グループ毎に着信順に付される番号を表す。同図において、本来は、グループに関係なく、着信順に当該テーブルに記憶されるが、説明の便宜のため、グループ毎の着信順に並べかえたものを掲載した。また、同図に示すように、第一記憶手段1にシステム状態として、各着信待ち呼の着信時刻が記憶されているので、判定手段2は、現時刻を示すよう設定されたシステム時間とその着信時間との差をとることにより、その着信待ち呼の待ち時間を把握する。この着信待ち呼が着信モード電話機に接続され、または顧客がシステム内電話機と接続される前に着信待ち呼を切断すると、当該データは、着信待ち呼管理テーブルから削除される。この管理方法によると、グループ内で、最長の待ち時間を有する待ち呼は、常に当該グループ内で最も若い管理番号をもつものとなる。したがって、判定手段2が、グループ内の最長待ち時間を知るには、着信待ち呼管理テーブルにおいて、当該グループのデータとして、存在する最も若い管理番号をもつ待ち呼の着信時刻とシステム時間との差をとればよいことになる。
【0021】
さて、第4図に沿って、時刻T1におけるシステム状態が動作モード変更基準C1を満たすか否かの判定処理を説明する。時刻T1におけるグループ1の構成は、動作モード管理テーブル(第5図)に示すように、発信モード電話機5台、着信モード電話機5台である。コンピュータ8内のタイマから判定手段2に対し、所定の時間間隔で、判定開始信号が送られる。判定開始信号を受信した判定手段2は、入出力チャネル8aおよび5aを介し、第一記憶手段に記憶されているシステム状態をメモリ8cに受信し、同メモリ内のバッファ領域に格納する。時刻T1に、当該判定開始信号を受信した判定手段2は、システム状態が動作モード変更基準を満たすか否かの判定を開始する(S3)。
【0022】
判定手段2は、動作モード変更基準C1の要件を一つずつ判定する。まず、判定手段2は、着信待ち呼管理テーブル(第6図)を参照し、管理番号が「1」で始まる着信待ち呼を検索する(S41)。今の場合、該当する管理番号があるので、判定手段2は、管理番号が「1」で始まるものの内、最も番号の若い管理番号を検索し、その着信時刻と現時刻の差が、15秒を超えたか否かを判定する(S42)。今の場合、該当する着信待ち呼、つまり管理番号1021があるので、次に、判定手段2は、動作モード管理テーブル(第5図)を参照し、コードが「1」で始まり、かつその動作モードが発信専用モードであって、かつその通話状態が「空き」のモード電話機があるか否かを判定する(S43)。今の場合、第5図に示すように、グループ1の「空き」状態の発信モード電話機は2台あり、そのコードが10104と10106であることがわかる。したがって、判定手段2は、時刻T1におけるグループ1のシステム状態が動作モード変更基準C1を満たしていると判定する。
【0023】
ここで、動作モードを変更される候補が二以上ある場合、判定手段2は、例えば、コードの若い方、この場合でいうとコード10104の動作モードを変更するよう、動作モード変更手段4に通知する。この方法によると、発信業務および着信業務の両方に慣れた熟練者をコードの若いモード電話機に配置し、新人等の非熟練者を動作モード変更の少ないコードの古いモード電話機に配置することにより、非熟練者を、可能な限り、片方の業務のみに専念させる等、教育上および業務効率を考慮をしたものの一例である。コード10104の動作モードを着信専用モードに変更するよう通知を受けた動作モード変更手段4は、LAN回線10を介し、コード10104の端末にその旨を表示させると共に、メモリ5c内動作モード管理テーブルの当該動作モードのデータを「発信」から「着信」に変更する(S51)。当該変更が完了すると、接続制御部5bは、コード10104の電話機に着信待ち呼1021を接続する(S52)。
【0024】
着信待ち呼が接続されると、接続制御部5bは、着信待ち呼管理テーブルから着信待ち呼1021を削除し、また着信モード電話機10104は「話中」であることを、動作モード管理テーブルに書込む(S53)。応対結果を記録する必要がある場合、オペレータは、端末からその応答結果を入力し、LAN回線10を介し、データベースの情報を更新する。応対の終了により回線が切断され、かつ端末からの応答結果の入力が終了すると、接続制御部5bは、動作モード管理テーブルの該当箇所に、当該モード電話機および端末は「空き」状態にあることを書込む。
【0025】
なお、システム状態が着信専用モードへの動作モード変更基準C1を満たすか否かの判定が終了すると、判定手段2は、システム状態が発信専用モードへの動作モード変更基準C2を満たすか否かの判定を行う。今の場合、時刻T1のグループ1には着信待ち呼があり、グループ1のシステム状態が動作モード変更基準C2を満たさないため、判定手段2は、タイマからの次の判定開始信号を待って、判定処理を行う。
【0026】
次に、時刻T2において、判定手段2に判定開始信号が送られてきた場合の処理を、第7図に沿って説明する。第7図は、発信専用モードへの動作モード変更基準C2に対する判定処理を示すフローチャートを示す。同図において各処理毎に付されている番号の最初の二桁は、第2図における同じ番号の処理を表し、第7図における第3番目の桁は、対応する第2図の処理の中での処理の順番を表す。さて、時刻T2におけるグループ1のシステム状態は、第8図、第9図に示す通りである。なお、第9図においても第6図のときと同様に、説明の便宜のため、グループ毎の着信順に並べかえたものを記載した。時刻T2におけるグループ1の構成は、動作モード管理テーブル(第8図)によると、発信モード電話機6台、着信モード電話機4台である。コンピュータ8内のタイマは、判定手段2に対し、所定の時間間隔で、判定開始信号を送る(S3)。判定開始信号を受信した判定手段2は、入出力チャネル8aおよび5aを介し、第一記憶手段に記憶されているシステム状態を受信し、メモリ8c内のバッファ領域に格納する。時刻T2に当該判定開始信号を受信した判定手段2は、システム状態が動作モード変更基準を満たすか否かの判定を開始する。判定手段2は、第8図、第9図の両テーブルを参照し、時刻T2におけるグループ1のシステム状態が動作モード変更基準C1を満たさないと判定する。
【0027】
次に、判定手段2は、時刻T2におけるグループ1のシステム状態が動作モード変更基準C2を満たすか否かを判定する。まず、判定手段2は、着信待ち呼管理テーブル(第9図)を参照し、管理番号が「1」で始まる着信待ち呼を検索する(S61)。今の場合、該当する管理番号がないので、次に、判定手段2は、動作モード管理テーブル(第8図)を参照し、コードが「1」で始まり、かつその動作モードが着信専用モードであって、かつその通話状態が「空き」のモード電話機があるか否かを判定する(S62)。今の場合、第8図に示すように、グループ1の「空き」状態の発信モード電話機は1台あり、そのコードが10103であることがわかる。したがって、判定手段2は、時刻T2におけるグループ1のシステム状態が動作モード変更基準C2を満たしていると判定する。
【0028】
判定手段2は、コード10103のモード電話機の動作モードを発信専用モードに変更するよう、動作モード変更手段4に通知する。動作モード変更手段4は、LAN回線10を介し、コード10103の端末にその旨を表示させ、メモリ5c内の動作モード管理テーブルの当該動作モードのデータを「着信」から「発信」に変更する(S71)。当該変更が完了すると、接続制御部5bは、発信モード電話機10103に発信呼を接続する(S72)。また、接続されると同時に、CPU8bは、プレディクティブダイヤリング機能で使用した電話番号をキーとして、データベース9から当該応対に必要な情報を検索し、LAN回線10を介して、コード10103の端末に表示させる。
【0029】
接続制御手段5bは、コード10103のモード電話機が「話中」であること、およびそれと対の端末が「使用中」であることを、メモリ5c内の動作モード管理テーブルに書込む。応対の終了により回線が切断され、かつ端末からの応答結果の入力が終了すると、接続制御部5bは、当該モード電話機および端末は「空き」状態にあること動作モード管理テーブルの該当箇所に書込む。
【0030】
【発明の効果】
以上のようにして、システム側でシステム状態を監視し、当該システム状態に応じて、システム内のモード電話機を最適なモードに自動的に変更するため、システム監視者の負担を軽減し、かつ手作業によるミスをなくすことができる。また、システム内資源の有効活用により、業務の効率化、および顧客へのより良いサービスを提供することが可能となる。また、既存の資源を有効利用するため、人件費を節約することもできる。
【図面の簡単な説明】
【図1】 本発明の構成原理図。
【図2】 本発明の動作原理を示すフローチャート。
【図3】 本発明の実施例。
【図4】 着信専用モードへの動作モード変更基準C1に対する判定処理を示すフローチャート。
【図5】 時刻T1におけるモード電話機の動作モード管理テーブルを表す図表。
【図6】 時刻T1における着信待ち呼管理テーブルを表す図表。
【図7】 発信専用モードへの動作モード変更基準C2に対する判定処理を示すフローチャート。
【図8】 時刻T2におけるモード電話機の動作モード管理テーブルを表す図表。
【図9】 時刻T2における着信待ち呼管理テーブルを表す図表。
Claims (4)
- 複数の公衆回線と、着信専用モードまたは発信専用モードにシステム設定可能な複数のモード電話機が接続された電話交換制御システムであって、
モード電話機の各々が着信専用モードか発信専用モードかのモード種別情報を記憶する第1記憶手段と、
公衆回線からの着信数及び着信専用モードにシステム設定されているモード電話機の数を基に各モード電話機の動作モードを変更する基準を記憶する第2記憶手段と、
複数の電話番号が記憶された第3記憶手段と、
前記複数の公衆回線を利用して、前記第3記憶手段に記憶されている電話番号に自動的に電話をかけ、応答した呼がある公衆回線を、前記第1記憶手段に記憶されている各モード電話機のモード種別情報を参照して通信状態になく発信専用モードに設定された前記モード電話機に接続する制御を行うプレディクティブ・ダイヤリング制御手段と、
前記第2記憶手段に記憶された電話機の動作モード変更基準を満たすか否かを判定する判定手段と、
当該判定手段の出力に応じて、対応するモード電話機の動作モードを変更する変更手段と、
を有することを特徴とする電話交換制御システム。 - 前記第2の記憶手段が記憶している動作モードの変更基準は、更に着信待ち呼の待ち時間の所定時間も基にした基準が記憶されている事を特徴とする請求項1に記載の電話交換制御システム。
- モード電話機は、グループ単位で着信専用モードまたは発信専用モードにシステム設定可能であり、
前記第2の記憶手段は、動作モードの変更基準を前記モード電話機のグループ単位で記憶している
事を特徴とする請求項1または請求項2に記載の電話交換制御システム。 - 前記第2の記憶手段に記憶される動作モードの変更基準は、発信専用モ
ードにシステム設定されたモード電話機を着信専用モードへ動作モード変更する変更基準と、着信専用モードにシステム設定されたモード電話機を発信専用モードへ動作モード変更する変更基準とを記憶している事を特徴とする請求項1から請求項3までの何れかに記載の電話機交換制御システム。
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