JP3111389U

JP3111389U - 物品その他商品等の各種配送に関する配送申込書と代金払込書と受付機関控を綴じ合わせたｏｃｒ対応型配送帳票

Info

Publication number: JP3111389U
Application number: JP2004007806U
Authority: JP
Inventors: 剛半澤
Original assignee: 郵ネットサービス株式会社; 株式会社かなしん広告
Priority date: 2004-12-07
Filing date: 2004-12-07
Publication date: 2005-07-28
Anticipated expiration: 2010-12-07

Abstract

【課題】カタログによる通信販売やその他による商品や物品の煩雑な配送伝票及び払込伝票の作成・処理に当たり、小口用のみならず大口用にも払込取扱票を同一紙面に設けた同一書式の帳票にし、コンピュータへの手入力をＯＣＲ化することで、転記ミスをなくし、事業の簡便化、迅速化、省力化、高効率、コストパフォーマンスを図る。
【解決手段】大口用、小口用とも２枚目にカーボン紙を挟んだ、送付用、お客様控、受付郵便局用の計４枚綴りの合理的な帳票とし、それぞれに払込情報の記入欄８、９、を設けた。さらに、６，７，１７，２４を除く各記入欄には升目を設けて、データ作成を大幅にＯＣＲ化した。
【選択図】図１

Description

本考案は、『郵パック（登録商標）』などの通信販売のカタログに掲載された商品をはじめとするその他商品や物品の各種配達依頼をする際に必要な帳票作成に関し、その帳票をＯＣＲに対応可能にして、帳票作成の効率化に始まり、配送作業の迅速かつ正確さをアップさせる帳票とするための、依頼人の住所氏名、申込物品（商品等）名と数、配送先の住所氏名、払込金額と払込人の住所氏名など、配送伝票を作成するために必要な配送と払込みに関する情報を効率的にレイアウトして綴じ合わせた帳票に関するものである。

従来、物品（商品等）の配達を依頼するための帳票は、小口用と大口用の２種類に分かれていた。小口用は複写式、紙面サイズが４枚とも異なる異色刷りの４枚綴りであった。大口用については払込取扱票が綴じられていないため、小口用に綴じた払込取扱票だけを切り取って転用する同じく複写式の３枚綴りと１枚のセット方式というように、両者とも形式やサイズがまったく異なる帳票であった。また、カーボン紙が２枚目に重ねられた払込取扱票が１枚目になっていたので、配送情報の重要な要となる３枚目の申込書が動作中に汚れてしまうことがあった。さらに、帳票の記入欄には升目がなく、これらの異なる帳票を配送伝票としてコンピュータ上にデータ化するためにオペレーターは、依頼主が升目のない記入欄にフリーハンドで記入した配送情報や払込情報を逐一読み取り、手で入力して作成していた。

依頼人が直筆記入する申込書の文字情報は汚れやすかったり、百人十色の個性を持った直筆文字で書かれている。それを読み取りながら手入力でデータ化するので、入力に際し時間がかかったり、入力ミスが生じたり、手入力データと直筆文字情報を照合するためにプリントアウトしなければならなかったり、大口用には小口用と異なり払込取扱票が分離されているなど２種類の配送伝票が存在したり、払込の確認やクレーム処理、問い合わせの対応、商品発送時間などにタイムラグが生じたりするなど、事業全体に影響を及ばす入力ミスや時間的なロス、人的負担が発生する欠点があった。したがって、配達依頼の帳票をＯＣＲ対応の帳票にすることにより、人的に発生する諸問題点が可能な範囲まで抑えることが可能となり、これによって前述の欠点を解決しようとするものである。

配送伝票作成には３０以上の記入転記作業を要するが、うち手入力する住所の一部と氏名などの４箇所余りを除いた記入欄に升目を設けることで、書き込み時の文字の丁寧さを確保してＯＣＲへの対応を可能にし、手入力部分を大幅に削減している。また、払込取扱票については、従来の１枚目から２枚目に綴じ直した配送伝票を、小口用と大口用の同一書式にしたことで、大口用にも新たに払込取扱票が同一綴りとなった。また、小口用と大口用は刷色を減らして色別にして各紙面を同サイズにし、また３つ折りにする際、記入情報に齟齬をきたさないよう折り線を２箇所に設けたので、袋詰めなどの作業が正確、簡便になった。さらに、ＯＣＲ対応を実現可能にしながらも必要不可欠情報も組み込んだ機能的なレイアウトに変更して、従来の大口用については８枚から小口用は５枚から、それぞれ４枚綴りへと共に減枚するなど、種々の問題点を解決している。

上述の様に、本考案のＯＣＲ対応型配送帳票は、ＯＣＲ化することで煩雑な配送伝票作成に伴う手入力による転記作業の時間を飛躍的に短縮し、誤記を大幅に改善して、商品発送から代金払込の確認や顧客対応までを含めた全作業における正確さ、効率化、迅速化、省力化、経済性を向上させるので、配送事業の経営に大きく貢献する。

本考案のＯＣＲ対応型配送帳票は、大口用、小口用とも、１枚目は、申込商品情報を記載する払込人（ご依頼主）の住所氏名記入欄と、配送情報を記載するお届け先の住所氏名記入欄と、少なくとも金融機関に商品代金を払い込むための必要事項を記載する商品の金額と払込人住所氏名の記入欄がある通信販売会社（郵ネットサービス会社）送付用伝票である。２枚目はカーボン紙である。３枚目は払込取扱票に記載の払込人住所氏名欄と、配送情報を記載するお届け先氏名記入欄と、払込金受領証に記載する金額と払込人住所氏名欄があり、約上半分にレイアウトされた払込取扱票と払込金受領証が、配送情報を記載するお届け先氏名記入欄と切り離されて独立できるようにキリトリ線が設けられ、裏面をカーボン加工したお客様控伝票である。４枚目は１枚目と同一書式で１枚目と３枚目が複写される受付配送事業所用（受付郵便局（（登録商標））用）伝票である。これらの伝票計４枚を、綴じ穴を施したキリトリ線を設け、大口用は左端を、小口用は上端を綴じて構成されている。
小口用では、１枚目のお申し込み番号と受付局日附印１箇所、３枚目の受付局日附印２箇所、４枚目の受付局日附印１箇所を除いた記入欄すべてに、依頼主が情報を記載して配送を依頼する。この情報のうち、手入力をするのは１枚目の払込人（ご依頼主）の住所の番地とマンション名、同じく氏名、摘要、お届け先の住所３（建物名、会社名）の４箇所と飛躍的に削減され、その他すべての情報は、コンピュータが読み込んでデータ化する。
大口用では、既にカタカナで記入する氏名欄２箇所以外は顧客データが整備されているので、払込人（ご依頼主）の電話番号、郵便番号、住所と、お届け先の電話番号、氏名（漢字）、郵便番号、住所１、２、３は記入しなくてもよく、依頼主の記入作業は最小限に止められており、情報は１枚目の摘要のみを手入力するだけで、必要情報は小口用同様、コンピュータが読み込んでデータ化する。以上、帳票をＯＣＲ対応型にしたことで、転記ミスをなくし作業全体の効率とスピードのアップを促す。

以下、添付図面に従って、本考案を郵便局（登録商標）のネットワークを活用した商品（物品等）配送に適用した場合の好例を詳細に説明する。いずれも小口用の平面図で、図１は配送申込情報を網羅した、通信販売会社の事務処理センターでＯＣＲ化するための伝票となる、ここでは郵ネット送付用伝票、図２は３枚目の第３図のお客様控に、重複して必要な情報だけを複写可能にするカーボン紙、図３は金融機関・郵便局（登録商標）で商品の払い込むために使用される払込取扱票と配送先の氏名、商品情報が記載され、また、図５に複写されるよう裏面が加工されたお客様控伝票、図５は図１、２の情報が複写されるようになった第１図と同じレイアウトの受付郵便局（登録商標）用伝票であり、この順に上端で綴じられキリトリ線を設けている。
大口用は小口用と色違いの同一書式である。ただし、全体の横幅は小口用と同サイズだが、図１の申込書である郵ネット送付用伝票にあるお届け先１件の記入欄の縦幅が小口用のそれより約２ミリ短いため、設けられた４件分の８ミリだけ、全体の縦のサイズが短くなっている。なお、小口用のサイズは、帳票の縦が２９７ミリ、横が２０４ミリ。ＯＣＲ用の帳票サイズはキリトリしろの５ミリ分が短くなって縦が２９２ミリ、横は帳票同様２０４ミリである。大口用は、帳票の縦が３０４ミリ、横が２４４ミリ。ＯＣＲ用の帳票サイズの縦は帳票同様３０４ミリ、横が２１８ミリである。

図１である１枚目の郵ネット送付用伝票は依頼主が配送申込情報を書き込むものであり、これが本考案帳票の情報ベースとなる。申込商品の総個数記入欄３、払込金額記入欄８、単価記入欄１８、数量記入欄１９、合計記入欄２０は、升目の右詰め、左詰めのどちらで記入しても良くなっている。１のキリトリ線で４枚に分離しカーボン紙を除いた各自用の３枚の伝票はそれぞれが保管する。この伝票の情報は次の３ブロックに分かれてレイアウトされているので、その内容から説明する。すなわち、総合計金額記入欄２、申込商品の総個数記入欄３、依頼人の電話番号記入欄４、同郵便番号記入欄５、同住所記入欄６、同氏名記入欄７、受付局日附印押印欄２９が１ブロックになった伝票左上の払込人（ご依頼主）住所氏名のブロック。払込金額記入欄８、払込人住所氏名記入欄９が１ブロックになった伝票右上の郵ネット送付用の払込情報のブロック。そして、お届け先の電話番号記入欄１０、同フリガナ氏名記入欄１１、同氏名漢字記入欄１２、同郵便番号記入欄１４、同住所１都道府県市区郡記入欄１５、同住所２丁目番地記入欄１６、同住所３建物名会社名記入欄１７、商品番号記入欄１３、単価記入欄１８、数量記入欄１９、合計記入欄２０、のし紙記入欄２１、お届け通知記入欄２２、配達時間帯指定記入欄２３、摘要記入欄２４、修正欄記入欄２５が１セットになったお届け先合計４件のブロックである。これは伝票下約３分の２にレイアウトされている。また、払込人（ご依頼主）住所氏名のブロックの左上部と欄外には、郵ネットサービス社でナンバリングするお申込番号記入欄２７、２８がある。さらに、２本の折り線２６ａと２６ｂが、ＯＣＲ化する情報を傷つけずに３つ折りして封入できるように設けられている。
郵ネット送付用伝票は、受付郵便局（登録商標）から郵ネットサービス会社（通信販売会社）の事務処理センターに送付され、ＯＣＲ化された後、『ゆうパック（登録商標）』送付用として字されたものが記憶されて、当該宛先に迅速に送付される。

同様に、図３の３枚目の内容を説明する。キリトリ線３０で払い込み関係情報ブロックと届け先氏名や商品、配達情報ブロックとを上下に２分している。払い込み関係情報ブロックはさらにキリトリ線３７で、郵ネットサービス会社宛の払込取扱票と払込金受領証とに分けられている。なお、図５は、図１と色違いの同一書式である。

次に、図１の１枚目の情報が２枚目のカーボン紙を介在して図３の３枚目の情報欄にどのように合致して複写されるか、その複写対応を説明する。２は払込取扱票の金額記入欄３１へ、４、５、６、７はそれぞれ、払込人の電話番号記入欄３２、同郵便番号記入欄３３、同住所記入欄３４、同氏名記入欄へと複写される。８は払込金受領証の金額記入欄３８へ、９は同払込人住所氏名記入欄３９へと複写され、キリトリ線３０で独立して、払込関係情報伝票となる。
払込取扱票は、金銭授受を帳簿上で管理する貯金事務センターに送られて払い込みの確認がなされ、その確認証が郵ネットサービス会社と依頼主への領収書となる。郵ネットサービス会社はその確認をもって商品の発送業務に当たる。
１２、１３，１８、１９、２０、２１、２２、２３はそれぞれ、届け先氏名や商品、配達情報の記入欄名もレイアウトも同一の４１、４２、４３、４４、４５、４６、４７、４８へと複写される。他の３件分も同様に複写される。これは同様に分離されて、お客様控用となる。２７と２８はそれぞれお申込番号記入欄４９、５０に複写される。
図５の４枚目は、図１の１枚目の情報がそのままそっくり同一書式に複写されて、お申込番号記入欄５１、５３がある色違いの受付郵便局（登録商標）用となる。

郵ネットサービス会社がナンバリングするお申込番号記入欄２７、２８、４９、５０、５１、５３と、受付局が捺印する受付局日附印欄である図１である１枚目の９、図３の３枚目の３６、３９、図５の４枚目の５２以外は、配送依頼主が記入する事項である。さらにこの記入事項は、６、７、１７、２４のように升目を設けていないフリーハンドの記入欄と、それ以外の升目を設けた記入欄に分けられている。配送伝票をデータ化する際、前者は本考案における唯一にして最小限の手入力項目であり、データのほとんどを占める後者が本考案によってＯＣＲ化される項目となるのである。

大口用は小口用と同一書式、同一処理であるため、以下に小口用と異なる記入および事務処理点のみを説明するに止める。すなわち、図１の１枚目の小口用ではナンバリングするお申込番号記入欄２７、２８、４９、５０、５１、５３に相当する大口用のお申込番号記入欄がナンバリングされておらず、郵ネットサービス会社が顧客データ印字と同時に印字すること、また、払込人（ご依頼主）の４，５，６と、お届け先の１０、１２、１４、１５、１６に相当する記入欄が、大口お得意様用として、既にデータ化されていて記入する必要がないことを相違点としている。

配送申込情報を網羅した、通信販売会社の事務処理センターでＯＣＲ化するための、ここではそれを郵ネットサービス会社にした郵ネット送付用伝票の平面図。３枚目の第３図のお客様控に、重複して必要な情報だけを複写可能にするカーボン紙の平面図。金融機関・郵便局（登録商標）で商品の払い込むために使用される払込取扱票と配送先の氏名、商品情報が記載され、また、第４図に複写されるよう裏面が加工されたお客様控伝票の平面図。図３の裏面図１、２の情報が複写されるようになった図１と同じレイアウトの受付郵便局（登録商標）用伝票の平面図。

符号の説明

１、３０、３７キリトリ線
２総合計金額記入欄
３申込商品の総個数記入欄、
４依頼人の電話番号記入欄
５同郵便番号記入欄
６同住所記入欄
７同氏名記入欄
８払込金額記入欄
９払込人住所氏名記入欄
１０お届け先の電話番号記入欄
１１同フリガナ氏名記入欄
１２、４１同氏名漢字記入欄
１３、４２商品番号記入欄
１４お届け先の郵便番号記入欄
１５同住所１都道府県市区郡記入欄
１６同住所２丁目番地記入欄
１７同住所３建物名会社名記入欄
１８、４３単価記入欄
１９、４４数量記入欄
２０、４５合計記入欄
２１、４６のし紙記入欄
２２、４７お届け通知記入欄
２３、４８配達時間帯指定記入欄
２４摘要記入欄
２５削除記入欄
２６ａ、２６ｂ折り線
２７、２８、４９、５０、５１、５３お申込番号記入欄
２９、３６，４０、５２受付局日附印押印欄
３１金額記入欄
３２払込人の電話番号記入欄
３３同郵便番号記入欄
３４同住所記入欄
３５同氏名記入欄
３８払込金受領証の金額記入欄
３９同払込人住所氏名記入欄

Claims

配送を希望する物品（商品等）、申込物品（商品等）情報を記載する依頼主（払込人）の住所氏名記入欄と、配送情報を記載するお届け先の住所氏名記入欄と、少なくとも金融機関に物品（商品等）代金を払い込むための必要事項を記載する物品（商品等）の金額と払込人住所氏名の記入欄を同一紙面にして、少なくとも払込取扱票に記載の払込人住所氏名欄と、配送情報を記載するお届け先氏名記入欄と、払込金受領証に記載する金額と払込人住所氏名欄へ、および、前記の依頼主の住所氏名記入欄と、お届け先の住所氏名記入欄と、物品（商品等）の払込代金と払込人住所氏名の記入欄が、受付配送事業所の控えにもそのまま各欄に対応して複写記入されて使用できるようにし、さらに、升目を設けた各記入欄を効果的かつ経済的にレイアウトしたそれぞれの紙面を同一サイズに統一して重ね、綴じ合わせた大口用と小口用の物品（商品等）配送申込書を、カタログ販売業者やその他物品（商品等）を配送する民間事業所はいうにおよばず、とりわけ『ゆうパック』を扱う郵便局用にＯＣＲ（光学式文字読取装置）化したことを最大の特徴とする物品（商品等）配送用帳票。