JP2023063808A - 情報処理装置及び画像形成装置 - Google Patents

Abstract

【課題】情報処理装置及び画像形成装置からユーザー情報が削除される際に、遠隔アクセスユーザーの文書管理情報が維持されるようにする。【解決手段】ユーザー情報と文書データとの対応関係が文書管理情報として記憶される。ネットワークを介して情報処理装置にアクセスしたユーザーが遠隔アクセスユーザーとして分類される。文書管理情報がユーザー情報と共に削除される際に、削除されるユーザー情報が遠隔アクセスユーザーのものであれば、遠隔アクセスユーザーの文書管理情報は維持される。【選択図】図１

Description

本発明は、情報処理装置及び画像形成装置に関する。

従来、ユーザーの利用する文書データが、ユーザーが操作するユーザー端末からネットワークを介してアクセス可能な情報処理装置に記憶されることがある。例えば、印刷装置（プリンター）などの画像形成装置（情報処理装置の一例）がネットワークに接続されている場合に、ユーザーによって遠隔地から送信された印刷データが画像形成装置に記憶される。

特許文献１に記載された印刷装置において、ユーザー情報（ユーザーを示す情報）の削除処理に応じて、ユーザーに係わる情報が印刷装置から削除される。ユーザーに係わる情報が削除される際、削除されるユーザーが送信した印刷データ、すなわち不要となった印刷データが削除される。

特開２００６－１６８０６９号公報

しかしながら、ネットワークを介した情報処理装置の利用においては、ユーザー情報が削除されても、ユーザーが情報処理装置へ送信した文書データ（印刷データなど）の管理情報を削除すべきでない場合がある。例えばユーザーが、情報処理装置の設置されている施設とは異なる施設から、ネットワークを介して情報処理装置にアクセスする場合、ユーザーが送信したはずの文書データを、ユーザー自身で利用できなくなるといった課題が発生するからである。

例えば事業所本拠（企業の本社など、事業体の主たる活動拠点）に設置されている情報処理装置（例えば画像形成装置、具体的にはプリンターなど）に、事業所本拠とは別の遠隔地に存在する拠点（サテライトオフィス）からユーザーがネットワークを介してアクセスする場合を考える。

セキュリティー強化のために、一定期間にわたって情報処理装置を直接操作しなかったユーザー情報が情報処理装置から自動的に消去される仕様である場合、長期間にわたってサテライトオフィスにて勤務するユーザー情報が情報処理装置から削除されてしまう。

しかしながら、サテライトオフィスにて勤務するユーザーは事業所本拠に戻ってくることがある。ユーザー情報と共に文書データの管理情報が情報処理装置から自動的に削除される仕様であると、事業所本拠に戻ってきたユーザーはかつて情報処理装置に記憶させたはずの自分の文書データを利用できなくなってしまう。

そこで本発明は、情報処理装置及び画像形成装置からユーザー情報が削除される際に、ユーザーの文書データの管理情報を状況に応じて維持できる情報処理装置及び画像形成装置を提供することを目的とする。

上記課題を解決するため、本発明に係る実施形態の一例としての情報処理装置は、ユーザーが操作するユーザー端末とネットワークを介して通信可能な情報処理装置であって、情報を記憶する記憶部と、前記記憶部の前記情報を管理する制御部とを備える。前記記憶部が記憶する情報は、前記ユーザーを示すユーザー情報と、前記ユーザーが利用する文書データと、前記ユーザー情報と前記文書データとの対応関係を示す文書管理情報とを含む。前記制御部は、前記ユーザー端末から前記情報処理装置にアクセスした前記ユーザーを遠隔アクセスユーザーとして分類し、予め定められた削除条件を満たした前記ユーザー情報を前記記憶部から削除し、前記削除条件を満たした前記ユーザー情報に対応する前記ユーザーが、前記遠隔アクセスユーザーではない場合には、前記削除条件を満たした前記ユーザー情報に対応する前記文書データ及び前記文書管理情報を前記記憶部から削除し、前記削除条件を満たした前記ユーザー情報に対応する前記ユーザーが、前記遠隔アクセスユーザーである場合には、前記削除条件を満たした前記ユーザー情報に対応する前記文書データ及び前記文書管理情報を前記記憶部に維持させる。

また、本発明に係る実施形態の別例としての画像形成装置は、ユーザーが操作するユーザー端末とネットワークを介して通信可能な画像形成装置であって、情報を記憶する記憶部と、前記記憶部の前記情報を管理する制御部とを備える。前記記憶部が記憶する情報は、前記ユーザーを示すユーザー情報と、前記ユーザーが利用する文書データと、前記ユーザー情報と前記文書データとの対応関係を示す文書管理情報とを含む。前記制御部は、前記ユーザー端末から前記画像形成装置にアクセスした前記ユーザーを遠隔アクセスユーザーとして分類し、予め定められた削除条件を満たした前記ユーザー情報を前記記憶部から削除し、前記削除条件を満たした前記ユーザー情報に対応する前記ユーザーが、前記遠隔アクセスユーザーではない場合には、前記削除条件を満たした前記ユーザー情報に対応する前記文書データ及び前記文書管理情報を前記記憶部から削除し、前記削除条件を満たした前記ユーザー情報に対応する前記ユーザーが、前記遠隔アクセスユーザーである場合には、前記削除条件を満たした前記ユーザー情報に対応する前記文書データ及び前記文書管理情報を前記記憶部に維持させる。

本発明によれば、情報処理装置及び画像形成装置からユーザー情報が削除される際に、ユーザーの文書データの管理情報を状況に応じて維持できる。

実施形態の一例としての情報処理装置を含むネットワークシステムを示すブロック図である。 ユーザー情報テーブル及びボックス情報テーブルの一例を示す図である。 ユーザー情報及び文書管理情報の削除処理を示すフローチャートである。 実施形態の別形態の一例としての情報処理装置を含むネットワークシステムを示すブロック図である。

図１は、実施形態に係るネットワークシステム１０のブロック図を示す。ネットワークシステム１０は、本実施形態の一例としての情報処理装置２０と、ユーザー端末３０とを含む。ネットワークシステム１０において、情報処理装置２０と、ユーザーの操作するユーザー端末３０とが、ネットワーク５０（インターネットなど）を介して接続されている。情報処理装置２０は、例えば画像形成装置である。情報処理装置２０は、ユーザー情報の管理が可能で、かつユーザーがネットワーク５０を介してデータを記憶させることが可能なものであればよく、別例としては、ファイルサーバー、及びメールサーバーなどが挙げられる。以下、情報処理装置２０が画像形成装置である場合を例に挙げて、本実施形態について説明する。

画像形成装置とは、ユーザーの指定する文書データに基づき、紙等の画像形成媒体へ画像形成を行うユニットである。典型的には、画像形成装置は、印刷機（プリンター）であり、文書データの示す画像を紙に印刷する。ただし、本実施形態において、画像形成とは指定されたデータの示す情報を画像形成媒体上へ視覚的に再現すること全般を指し、例えば文字列の印刷、布及び樹脂シートへの印刷、並びに、３Ｄプリンターによる立体造形物の作成なども画像形成に含まれる。

（情報処理装置２０の構成）
図１の情報処理装置２０は、出力部２２、認証部２３、通信部２８、及び制御部２９を備えている。制御部２９は情報処理装置２０の動作全般を制御する機能を有し、例えばマイコン（マイクロコンピューター）又はプロセッサーによって構成される。

また、情報処理装置２０は、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ：ハードディスクドライブ）、及びＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ Ｓｔａｔｅ Ｄｒｉｖｅ：ソリッドステートドライブ）などの、電子情報を記憶する機器（ストレージ機器）を備えている。ストレージ機器の記憶領域の一部が、ユーザーが利用するための記憶部４０として開放されている。図１の情報処理装置２０においては、記憶部４０内に、文書ボックス４１と、ユーザー情報テーブル４６と、ボックス情報テーブル４７とが設けられている。制御部２９は、記憶部４０の情報を管理する。すなわち、制御部２９は、記憶部４０に記憶されている情報を管理する。

文書ボックス４１は、ユーザーが情報処理装置２０へ送信した文書データ４２を記憶する。ユーザー情報テーブル４６は、ユーザーに固有のユーザーＩＤなどのユーザーに関する情報を、ユーザーを示すユーザー情報として記憶する。ボックス情報テーブル４７は、ユーザー情報と文書データ４２との対応関係（すなわち、各ユーザーと文書データ４２との対応関係）をボックス情報（文書管理情報の一例）として記憶する。

文書ボックス４１が記憶する文書データ４２とは、ユーザーが情報処理装置２０に送信して利用するデータである。情報処理装置２０が画像形成装置であれば、文書データ４２とは画像形成に利用可能なデータ全般を指す。画像形成に利用可能なデータは典型的には画像データや文字データであるが、適切な加工を行うことで画像形成に適した画像データへと変換可能なデータであれば文書データ４２として扱うことができる。

また、本実施形態において、記憶部４０内に複数の文書ボックス４１が設けられている。複数の文書ボックス４１は、それぞれ、複数のユーザーと対応付けられている。各ユーザーが情報処理装置２０へ送信した文書データ４２は、送信したユーザーに対応する文書ボックス４１内で記憶される。図１には簡略化のため文書ボックス４１及び文書データ４２が１つのみ示されているが、前述の通り文書ボックス４１は複数設けられる。また、それぞれの文書ボックス４１において複数の文書データ４２が記憶される。

ユーザー情報テーブル４６は、例えば、各ユーザーが情報処理装置２０を利用するために必要とする各種情報が列挙されたデータによって構成される。具体的には、ユーザー情報テーブル４６は、例えば図２に示すように、ユーザーごとに、ユーザーＩＤ、認証に必要となるパスワード、及び設定情報などを関連付けたデータを、ユーザーを示すユーザー情報として記憶している。

ここで、設定情報とは、ユーザーが情報処理装置２０を利用するにあたって、ユーザーの操作に応じて情報処理装置２０がどのように反応するべきかを指定するデータが列挙されたものである。例えば画像形成装置（印刷装置）においては、ユーザーが印刷指令を送信した際にどのような用紙（例：Ａ４又はＡ３）にどのような色指定（例：カラー又は白黒）で印刷を行うか、という印刷設定が設定情報として記憶される。

ボックス情報テーブル４７は、文書ボックス４１に記憶された文書データ４２とユーザーとの対応関係（すなわち、ユーザー情報と文書データ４２との対応関係）を示すボックス情報（文書管理情報）のデータによって構成される。具体的には、ボックス情報テーブル４７は、例えば図２に示すように、ユーザーごとに、ユーザーＩＤ、及び文書ボックス４１の記憶領域情報（フォルダーパスなど）を関連付けて、ボックス情報として記憶している。

情報処理装置２０の出力部２２は、ユーザーが情報処理装置２０を操作することに応じて行われた情報処理の結果、及び／又はネットワークシステム１０からの通知を出力する機能を有する。情報処理装置２０が画像形成装置であれば、画像形成（印刷）を行う機器が出力部２２となる。また、ネットワークシステム１０からの通知を表示するモニターなども、出力部２２として機能する。画像形成装置におけるネットワークシステム１０からの通知の例としては、画像形成媒体の不足（紙切れ）や、画像形成処理の物理的な障害（紙詰まりなど）の通知が挙げられる。

認証部２３は、ネットワーク５０を介して情報処理装置２０にアクセスするユーザーが正規のユーザーであるか否かを確認（ユーザー認証）する機能を有する。認証部２３は例えば、ユーザーがユーザー端末３０を操作して送信したユーザーＩＤとパスワードとの組み合わせを、ユーザー情報テーブル４６と照合することでユーザー認証を行う。

情報処理装置２０は、通信部２８によってネットワーク５０に接続されており、ネットワーク５０を介して、ユーザーが操作するユーザー端末３０と通信可能である。

（ユーザー端末３０の構成）
ユーザー端末３０は、情報処理装置２０の設置された地点に対する遠隔地にて、ユーザーが操作する端末装置である。具体的には、ユーザー端末３０は、例えば、デスクトップＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）などの家庭用のコンピューター、及び携帯可能な情報機器である。携帯可能な情報機器とは、例えば、ノートＰＣ、スマートフォン、又はタブレット機器である。

ユーザー端末３０は、端末制御部３１と、入力部３２と、表示部３５と、端末通信部３８とを備えている。端末制御部３１は、ユーザー端末３０の動作全般を制御する機能を有し、例えばマイコン又はプロセッサーによって構成される。

入力部３２は、ユーザーの入力を受け付ける機能を有する。入力部３２は、例えば、デスクトップＰＣのキーボード及びマウス、又は、スマートフォンのタッチパネルである。また、ネットワーク認証のためにユーザーの認証情報の記憶されたＩＤカードが利用される場合、入力部３２は、ＩＤカードの情報を読み取るためのカードリーダーであってもよい。

表示部３５は、ユーザーの入力部３２への操作結果及び／又はネットワークシステム１０からの通知を表示する。表示部３５は、例えばディスプレーである。端末通信部３８は、ネットワーク５０を介してユーザー端末３０と情報処理装置２０との間で通信を行う機能を有する。具体的には、端末通信部３８は、例えばイーサネット（登録商標）カード、又は無線通信装置である。

（ネットワーク５０を介した画像形成）
情報処理装置２０が画像形成装置である場合に、ユーザーがネットワーク５０を介して情報処理装置２０に画像形成を行わせる場合について説明する。まずユーザーは、ネットワーク認証のための情報（認証情報）を入力部３２へ入力する。ネットワーク認証のための情報入力の例としては、ＩＤカードをカードリーダーにかざす、ユーザーＩＤとパスワードとをキーボードで入力する、といった操作が挙げられる。

入力部３２を介して入力された認証情報は、端末通信部３８、及びネットワーク５０を介して情報処理装置２０へ送信される。情報処理装置２０が認証情報を受信することに応じて、情報処理装置２０の認証部２３は、送信された認証情報がユーザー情報テーブル４６に含まれているか否かを確認する。ここで、情報処理装置２０を利用するユーザーとして、予めユーザーがユーザー登録されている場合、ユーザー情報テーブル４６に当該ユーザーの認証情報が含まれている。

送信された認証情報がユーザー情報テーブル４６に含まれていなければ、認証部２３は、受信した認証情報に対応するユーザーは、情報処理装置２０への未登録ユーザーであるとの認証結果を制御部２９に伝える。制御部２９は、未登録ユーザーのアクセスを許可しない旨の通知をユーザー端末３０へ送信する。そして、アクセスを許可しない旨の通知がユーザー端末３０の表示部３５に表示される。このとき、ユーザー登録を促す通知（ユーザー登録を受け付けるＷｅｂページへの案内など）が表示部３５に表示されてもよい。

（遠隔アクセスユーザー分類処理）
制御部２９は、遠隔アクセスユーザー分類処理を実行する。以下、遠隔アクセスユーザー分類処理について説明する。ユーザー端末３０から送信された認証情報がユーザー情報テーブル４６に記憶されている場合、認証部２３は、今回送信された認証情報に対応するユーザーは、情報処理装置２０への登録済ユーザーであるとの認証結果を制御部２９に伝える。制御部２９は、登録済ユーザーのアクセスを許可する旨の通知をユーザー端末３０へ送信する。このとき、制御部２９は、ネットワーク認証を行ったユーザーが「遠隔アクセスユーザーである」ことを示す情報をユーザー情報テーブル４６に書き込む。その結果、今回アクセスしたユーザーが遠隔アクセスユーザーとして分類される。例えば図２に示すように、ユーザー情報テーブル４６を構成するデータ項目に「遠隔アクセスユーザーフラグ」が含まれており、制御部２９は、遠隔アクセスユーザーとして分類されたユーザーの「遠隔アクセスユーザーフラグ」を有効化する（「ｔｒｕｅ」にする）処理を実行する。

情報処理装置２０へのアクセスを許可する旨の通知を受け取ったユーザーは、例えば、ユーザー端末３０を操作して、画像形成に使用する文書データ４２を情報処理装置２０へ送信する。文書データ４２を受信することに応じて、制御部２９は、ボックス情報テーブル４７を確認して、文書データ４２を送信してきたユーザーに対応する文書ボックス４１のパスを取得し、適切な文書ボックス４１へ受信した文書データ４２を記憶させる。そして、制御部２９は、文書データ４２を出力部２２へ送信する。出力部２２は文書データ４２に基づく画像形成を行う。

以上のようにして、ネットワーク５０を介した画像形成が行われる。なお、上記においては情報処理装置２０が出力部２２を有している場合について説明したが、ユーザー端末３０が出力部２２を有していてもよい。そして、ネットワーク認証によりユーザーが登録済ユーザーであると確認された場合に限り、ユーザー端末３０における出力部２２の利用が許可されるようになっていてもよい。

（ユーザー情報削除処理）
制御部２９は、ユーザー情報削除処理を実行する。以下、ユーザー情報削除処理について説明する。情報処理装置２０の制御部２９は、予め定められた削除条件を満たしたユーザー情報を削除する。削除条件の具体例は、ユーザーが一定期間にわたって情報処理装置２０へアクセスしなかった場合である。すなわち、制御部２９は、一定期間（例えば１か月）にわたって情報処理装置２０にアクセスしなかったユーザーのユーザー情報をユーザー情報テーブル４６から削除する。なお、ユーザーが情報処理装置２０にアクセスしなかった期間を算定するために、ユーザー情報テーブル４６を構成する項目には、図２に示すように「最終アクセス日時」が含まれていてもよい。「最終アクセス日時」には、例えば、ユーザーが情報処理装置２０に最後にアクセスした日時を示す情報が格納される。また、ユーザー情報テーブル４６を構成する項目には、「有効期限」のデータ項目が含まれていてもよい。「有効期限」には、例えば、ユーザーが情報処理装置２０に登録される時点で、ユーザー情報の有効期限を示す情報が格納される。本実施形態において、有効期限とは、ユーザー情報が削除されるまでの期限のことである。

図３は、定期的（例えば１か月ごと）に制御部２９が自動的に実行するユーザー情報削除処理を示すフローチャートである。ユーザー情報削除処理は、ユーザー情報テーブル４６全体、すなわち複数のユーザーの各々のユーザー情報に対して実行されるが、説明の簡略化のため、ここでは、複数のユーザーのうちの特定の（一人の）ユーザーに対するユーザー情報削除処理について述べる。図３において処理を開始（ＳＴＡＲＴ）した制御部２９は、まずユーザー情報テーブル４６を確認する（ステップＳ０１）。制御部２９は、ユーザー情報テーブル４６の「最終アクセス日時」のデータ項目を確認し（ステップＳ０２）、最終アクセス日時が一定期間（例えば１か月）以上前か否かを判定する（ステップＳ０３）。最終アクセス日時が一定期間以内である場合（ステップＳ０３－ＮＯ）、制御部２９は、ユーザー情報テーブル４６からユーザー情報を削除せずにユーザー情報削除処理を終了する（ＥＮＤ）。一方、最終アクセス日時が一定期間以上前である場合（ステップＳ０３－ＹＥＳ）、制御部２９は、ユーザー情報テーブル４６からユーザー情報を削除する。

制御部２９は、ユーザー情報を削除する際に、削除されるユーザー情報に対応するユーザーが遠隔アクセスユーザーであるか否かを判定する（ステップＳ０４）。削除されるユーザー情報に対応するユーザーが遠隔アクセスユーザーではない場合（ステップＳ０４－ＮＯ）、制御部２９は、ボックス情報テーブル４７を参照する（ステップＳ０５）。制御部２９は、ボックス情報テーブル４７に記憶されている、削除されるユーザー情報に関連付けられたボックス情報を基に、削除されるユーザー情報に対応する文書ボックス４１を確認する。そして制御部２９は、削除されるユーザー情報のユーザーＩＤに対応する文書ボックス４１（及び文書ボックス４１に記憶されている文書データ４２）を削除する（ステップＳ０６）。さらに制御部２９は、ボックス情報テーブル４７から、削除されるユーザー情報に関連付けられたボックス情報（文書管理情報）も削除し（ステップＳ０７）、さらにユーザー情報テーブル４６からユーザー情報も削除して（ステップＳ０８）、ユーザー情報削除処理を終了する（ＥＮＤ）。

一方、削除されるユーザー情報に対応するユーザーが遠隔アクセスユーザーであった場合（ステップＳ０４－ＹＥＳ）には、制御部２９は、ユーザー情報テーブル４６からユーザー情報を削除する処理（ステップＳ０８）を行う。しかしながら、削除されるユーザー情報に対応する文書ボックス４１及びボックス情報は削除せずに（すなわち、維持して）、制御部２９はユーザー情報削除処理を終了する（ＥＮＤ）。

本実施形態において、ユーザー情報を削除された遠隔アクセスユーザー（削除ユーザー）が文書ボックス４１に記憶された文書データ４２を再び利用するためには、情報処理装置２０へのユーザー登録をやり直せばよい。ユーザー情報を削除されたままでは情報処理装置２０へのアクセス自体が不可能なため、削除ユーザーは改めて情報処理装置２０へのユーザー登録の手続きを行うことになる。ユーザー登録の際に、以前利用していたときと同じユーザーＩＤで登録を行うようにすれば、削除ユーザーのボックス情報が文書ボックス４１に残っているため、削除ユーザーは引き続き文書データ４２を利用することができる。

なお、利用する情報処理装置２０の変更、又は転職などによって遠隔アクセスユーザーがネットワークシステム１０自体を利用しなくなる場合に、遠隔アクセスユーザーによる情報処理装置２０の利用履歴を全て削除する必要が生じることがある。遠隔アクセスユーザーによる情報処理装置２０の利用履歴を全て削除する場合には、ネットワークシステム１０又は情報処理装置２０の管理者が、ユーザー情報と共にボックス情報、文書ボックス４１、及び文書データ４２を削除してもよい。すなわち、管理者の操作によってユーザー情報が削除される場合には、削除されるユーザー情報に対応するユーザーが遠隔アクセスユーザーであっても、削除されるユーザー情報に対応するボックス情報（文書管理情報）、文書ボックス４１、及び文書データ４２が削除されるとよい。

（サテライトオフィスでのログイン履歴が記憶される場合）
上記の実施形態においては、ネットワーク認証を行ったユーザーが遠隔アクセスユーザーとして分類されたが、遠隔地（サテライトオフィス）でのログイン履歴を持つユーザーが遠隔アクセスユーザーとして分類されてもよい。

図４に、サテライトオフィスでのログイン履歴が記憶される場合のネットワークシステム６０のブロック図を示す。図４に示す例では、情報処理装置２０は事業所本拠（本社）に設置され、ユーザー端末３０は遠隔地（サテライトオフィス）に設置されているものとする。

図４のユーザー端末３０は、サテライトオフィスに設置されたログイン管理装置３６と通信を行う。ログイン管理装置３６は、例えばサテライトオフィスに設置された画像形成装置である。なお、ログイン管理装置３６は、サテライトオフィスにおけるユーザーのログイン履歴を記憶できる装置であればよい。例えば、ユーザーのログイン履歴を記憶するために専用に設けられたコンピューターがログイン管理装置３６であってもよい。ユーザー端末３０とログイン管理装置３６との通信は、無線通信（例えば近距離無線通信）で行われてもよいが、図４に示すようにユーザー端末３０とログイン管理装置３６とが有線接続された状態で有線通信が行われてもよい。ログイン管理装置３６には、サテライトオフィス（遠隔地のシステム）におけるユーザーのログイン履歴が記憶される。具体的には、例えば、ユーザーのユーザーＩＤと、サテライトオフィスにおけるユーザーの最終ログイン日時を示す情報とを関連付けたサテライトログイン情報３７が、ログイン管理装置３６に記憶される。すなわち、サテライトログイン情報３７は、ユーザーＩＤと、最終ログイン日時を示す情報とを含む。そして、ユーザーがサテライトオフィスにおいてログイン（遠隔地のシステムにログイン）した際に、サテライトログイン情報３７が記憶される。

情報処理装置２０の制御部２９は、ネットワーク５０を介してログイン管理装置３６と通信することで、ログイン管理装置３６の管理するサテライトログイン情報３７を参照可能である。制御部２９はネットワーク５０を介して定期的（例えば１か月ごと）に、ログイン管理装置３６の管理するサテライトログイン情報３７を参照する。サテライトログイン情報３７内に、ユーザー情報テーブル４６に記憶されているユーザーＩＤが存在した場合には、制御部２９は、ユーザーＩＤに対応する遠隔アクセスユーザーフラグを有効化する（ユーザーを遠隔アクセスユーザーに分類する）。

図４のネットワークシステム６０においては、ユーザーがネットワーク認証を行わなくても、サテライトオフィスでのログイン履歴があれば、ユーザーは遠隔アクセスユーザーとして分類される。したがって、ネットワーク認証を行う機会がないままユーザー情報の削除時期、あるいはユーザー情報の有効期限を迎えたユーザーがいたとしても、サテライトオフィスでのログイン履歴があればボックス情報（文書管理情報）は維持される。

以上の実施形態の情報処理装置２０（画像形成装置）によれば、情報処理装置２０からユーザー情報が削除される際に、ユーザーの文書データ４２の管理情報（ボックス情報）を状況に応じて維持できる。具体的には、長期間サテライトオフィスにて勤務する遠隔アクセスユーザーの情報が事業所本拠の情報処理装置２０から消去されたとしても、当該遠隔アクセスユーザーが利用していた文書ボックス４１は記憶部４０に維持される。

したがって、遠隔アクセスユーザーが事業所本拠で勤務することになった場合、情報処理装置２０には文書ボックス４１が記憶部４０に残ったままとなっているため、引き続き文書ボックス４１の文書データ４２を利用することができる。

これにより、ユーザーのサテライトオフィス勤務が長期間にわたることになっても、事業所本拠での勤務を行うことになった際には、情報処理装置２０内の文書データ４２を紛失することはなく、サテライトオフィスから事業所本拠への勤務地変更を円滑に行うことができる。

なお、以上の実施形態においては一定期間情報処理装置２０にアクセスのないユーザーのユーザー情報が記憶部４０から自動的に削除される処理が行われる場合を例に挙げて説明したが、自動的にユーザー情報の削除が行われる条件は、予め定められた他の条件であってもよい。例えば、ユーザー情報が削除される条件は、ユーザーからのサテライトオフィス勤務連絡であってもよい。サテライトオフィス勤務連絡とは、サテライトオフィスで勤務することになったユーザー自身が、ネットワーク認証を利用したうえで、自身がサテライトオフィスで勤務することを情報処理装置２０へ連絡することである。この場合にも、記憶部４０からユーザー情報は削除されるが、記憶部４０にユーザーのボックス情報及び文書ボックス４１は維持される。

以上、図面を参照しながら本発明の実施形態を説明した。但し、本発明は、上記の実施形態に限られるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々の態様において実施することが可能である。図面は、理解しやすくするために、それぞれの構成要素を主体に模式的に示しており、図示された各構成要素の厚み、長さ、個数、間隔等は、図面作成の都合上から実際とは異なる。また、上記の実施形態で示す各構成要素の材質、形状、寸法等は一例であって、特に限定されるものではなく、本発明の構成から実質的に逸脱しない範囲で種々の変更が可能である。

本発明は、ユーザーが操作するユーザー端末とネットワークを介して通信可能な情報処理装置全般に利用可能である。具体例としては、本発明はユーザー端末（タブレット機器など）とネットワークを介して通信可能なネットワークプリンターなどの画像形成装置に利用可能である。

２０ 情報処理装置（画像形成装置）
２３ 認証部
２９ 制御部
３０ ユーザー端末
３６ ログイン管理装置
３７ サテライトログイン情報
４０ 記憶部
４１ 文書ボックス
４２ 文書データ
４６ ユーザー情報テーブル
４７ ボックス情報テーブル
５０ ネットワーク

Claims (5)

1. ユーザーが操作するユーザー端末とネットワークを介して通信可能な情報処理装置であって、
   情報を記憶する記憶部と、
   前記記憶部の前記情報を管理する制御部と
   を備え、
   前記記憶部が記憶する情報は、前記ユーザーを示すユーザー情報と、前記ユーザーが利用する文書データと、前記ユーザー情報と前記文書データとの対応関係を示す文書管理情報とを含み、
   前記制御部は、
   前記ユーザー端末から前記情報処理装置にアクセスした前記ユーザーを遠隔アクセスユーザーとして分類し、
   予め定められた削除条件を満たした前記ユーザー情報を前記記憶部から削除し、
   前記削除条件を満たした前記ユーザー情報に対応する前記ユーザーが、前記遠隔アクセスユーザーではない場合には、前記削除条件を満たした前記ユーザー情報に対応する前記文書データ及び前記文書管理情報を前記記憶部から削除し、
   前記削除条件を満たした前記ユーザー情報に対応する前記ユーザーが、前記遠隔アクセスユーザーである場合には、前記削除条件を満たした前記ユーザー情報に対応する前記文書データ及び前記文書管理情報を前記記憶部に維持させる、情報処理装置。
2. 前記ネットワークを介して前記情報処理装置へアクセスするユーザーのユーザー情報が、前記記憶部に記憶されているユーザー情報であるか否かを判定して、ネットワーク認証を行う認証部をさらに備え、
   前記制御部は、前記ネットワーク認証を行って前記情報処理装置へアクセスしたユーザーを前記遠隔アクセスユーザーとして分類する、請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記制御部は、前記情報処理装置からの遠隔地のシステムにユーザーがログインした際に記憶されるサテライトログイン情報を参照可能であり、前記サテライトログイン情報において遠隔地でのログイン履歴を有するユーザーを前記遠隔アクセスユーザーとして分類する、請求項１又は請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記制御部は、管理者の操作によって前記ユーザー情報が前記記憶部から削除された場合には、削除された前記ユーザー情報に対応する前記ユーザーが前記遠隔アクセスユーザーであっても、削除された前記ユーザー情報に対応する前記文書データ及び前記文書管理情報を前記記憶部から削除する、請求項１から請求項３の何れか１項に記載の情報処理装置。
5. ユーザーが操作するユーザー端末とネットワークを介して通信可能な画像形成装置であって、
   情報を記憶する記憶部と、
   前記記憶部の前記情報を管理する制御部と
   を備え、
   前記記憶部が記憶する情報は、前記ユーザーを示すユーザー情報と、前記ユーザーが利用する文書データと、前記ユーザー情報と前記文書データとの対応関係を示す文書管理情報とを含み、
   前記制御部は、
   前記ユーザー端末から前記画像形成装置にアクセスした前記ユーザーを遠隔アクセスユーザーとして分類し、
   予め定められた削除条件を満たした前記ユーザー情報を前記記憶部から削除し、
   前記削除条件を満たした前記ユーザー情報に対応する前記ユーザーが、前記遠隔アクセスユーザーではない場合には、前記削除条件を満たした前記ユーザー情報に対応する前記文書データ及び前記文書管理情報を前記記憶部から削除し、
   前記削除条件を満たした前記ユーザー情報に対応する前記ユーザーが、前記遠隔アクセスユーザーである場合には、前記削除条件を満たした前記ユーザー情報に対応する前記文書データ及び前記文書管理情報を前記記憶部に維持させる、画像形成装置。

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