JP2019168780A - 名刺管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】複数の名刺情報に対して簡単かつ正確に同一人物判定を行うことができ、また更新情報および更新履歴をいつでも参照することが可能な名刺管理システムを提供する。【解決手段】本発明にかかる名刺管理システムの代表的な構成は、抽出部１３４は氏名が重複する名刺情報がある人物のリストを抽出し、表示制御部１３０は端末の画面に人物のリストを重複リストとして表示し、端末において重複リストから１人の人物が選択された場合に、抽出部１３４がデータベースから選択された人物と氏名が一致する複数の名刺情報を抽出し、表示制御部１３０は端末の画面に複数の名刺情報を同一候補リストとして含む同一人物判定画面を表示し、端末において同一人物判定画面で同一人物の関連づけが行われた場合に、登録部１３８がデータベースに同一人物である旨の情報を登録することを特徴とする。【選択図】図５

Description

本発明は名刺管理システムに関し、特に同一人物について複数回名刺が交換された場合の取り扱いに優れた名刺管理システムに関する。

従来から名刺管理を行うソフトウェアやプログラムは提供されていて、さらに組織として複数の名刺交換者が名刺を登録して一元管理する名刺管理システムが提供されている。個人で使用するプログラムと異なり、複数の名刺交換者が利用する管理システムでは、同一人物について複数回名刺が交換され登録される場合が想定されるうえ、名刺交換相手の異動により部署や肩書きなどのプロフィールが変更される場合がある。

特許文献１には、変更になっていると判断した名刺記載情報に対応する１以上の受取人識別子を取得する通知受取人識別子取得手段を具備する異動情報通知装置が提案されている。これにより、ある者が受け取った名刺に関する情報を登録した場合に、過去に名刺を受け取った他の方のみに、名刺に記載された方の異動情報を容易に通知することができると述べている。

特開２００９−１２９２３９号公報

特許文献１では、名刺交換相手に異動があったことを入力受付部１１１から入力するか（段落００１９）、異動判断部２２５が機械的に検索して判断する（段落００７７）ことが開示されている。しかしながら、異動があったことを知るには他の名刺交換者が異動前の名刺を登録しているかどうかを知っていなくてはならないし、機械的な判断では同一人物判定に思わぬ誤判定を生じる場合もある。したがって異動情報の正確性に欠けるという問題があった。

また、名刺交換者に異動情報を通知するための通知先情報として、例えば、受取人のメールアドレス、ＩＰアドレス、ＦＡＸ番号、電話番号などが挙げられている（段落００２１）。これらの例からわかるように、特許文献１における通知は一過性のものである。一方、名刺情報を利用するタイミングはすぐに訪れるとは限らず、数ヶ月後から数年後である場合も多い。すると、通知は受けていたとしても失念してしまうことも充分に考えられる。

そこで本発明は、複数の名刺情報に対して簡単かつ正確に同一人物判定を行うことができ、また更新情報および更新履歴をいつでも参照することが可能な名刺管理システムを提供することを目的としている。

上記課題を解決するために、本発明にかかる名刺管理システムの代表的な構成は、複数のユーザーが端末からサーバーに接続して、ユーザーのうち名刺交換者が名刺交換相手の名刺情報を登録し、また自己および他の名刺交換者が登録した名刺情報を参照する名刺管理システムにおいて、データベースから名刺情報を抽出する抽出部と、端末に対して所定の画面を表示する表示制御部と、端末からデータを受け取る入力部と、入力部が受け取ったデータをデータベースに登録する登録部とを備え、抽出部は氏名が重複する名刺情報がある人物のリストを抽出し、表示制御部は端末の画面に人物のリストを重複リストとして表示し、端末において重複リストから１人の人物が選択された場合に、抽出部がデータベースから選択された人物と氏名が一致する複数の名刺情報を抽出し、表示制御部は端末の画面に複数の名刺情報を同一候補リストとして含む同一人物判定画面を表示し、端末において同一人物判定画面で同一人物の関連づけが行われた場合に、登録部がデータベースに同一人物である旨の情報を登録することを特徴とする。

上記構成によれば、登録したユーザーが自己か他人かにかかわらず、自己が登録した名刺情報と同一人物の名刺情報の候補が提示される。したがって、自己が過去に名刺交換したことを忘れていたとしても、また他のユーザーが名刺交換していた場合にも、既存の名刺情報があることを知ることができる。これにより、簡単かつ正確に同一人物判定を行うことができる。また判定をユーザーが行うことにより、確実に同一人物判定を行うことができ、異動情報の正確性も担保することができる。

端末において同一人物判定画面で兼務の関連づけが行われた場合に、登録部がデータベースに兼務である旨の情報を登録してもよい。これにより、ある人物について複数の最新のプロフィールを保持することができる。

表示制御部は、同一人物判定画面から、同一人物の関連づけを任意に設定可能な同一人物設定画面を表示可能であってもよい。これにより、誤ってした同一人物判定を修正することができる。

表示制御部は端末の画面に、現在のユーザーが登録した名刺情報と同一人物と判定された名刺情報のリストを含む更新リスト画面を表示可能であってもよい。これにより、プロフィールが変更されてから時間が経過した後であっても、いつでも最新の更新情報および更新履歴を参照することができる。

本発明によれば、複数の名刺情報に対して簡単かつ正確に同一人物判定を行うことができ、また更新情報および更新履歴をいつでも参照することが可能な名刺管理システムを提供することができる。

本実施形態にかかる名刺管理システムの全体構成を説明する図である。 データベースの構造の一例を示す図である。 ログイン後のトップ画面の例である。 更新リスト画面の例である。 同一人物判定機能の動作を説明するフローチャートである。 同一人物判定の画面例である。 同一人物判定の通知の動作を説明するフローチャートである。 同一人物設定の画面例である。 任意のタイミングで行う同一人物設定の画面例である。

以下に添付図面を参照しながら、本発明の好適な実施形態について詳細に説明する。かかる実施形態に示す寸法、材料、その他具体的な数値などは、発明の理解を容易とするための例示に過ぎず、特に断る場合を除き、本発明を限定するものではない。なお、本明細書及び図面において、実質的に同一の機能、構成を有する要素については、同一の符号を付することにより重複説明を省略し、また本発明に直接関係のない要素は図示または説明を省略する。

本実施形態において、当該システムの利用者を「ユーザー」と称する。ユーザーのうち、ある名刺情報についてその名刺を交換した者を「名刺交換者」と称する。システムとの契約で定まるユーザーの集合（主に同じ会社や関連会社）を「グループ」と称する。ユーザーと名刺を交換した相手を「名刺交換相手」と称する。名刺交換相手とは、すなわち名刺に記載された人物である。なお名刺交換相手は、グループ外の（他社の）人物だけでなく、グループ内の人物も含む。グループ内の人物同士で名刺を交換する場合も想定されるからである。

図１は本実施形態にかかる名刺管理システムの全体構成を説明する図である。本実施形態にかかる名刺管理システム１００は、ネットワーク１０に接続されたサーバー１２において実行されるプログラムである。名刺管理システム１００は、データベース１１０および処理部１２０によって構成される。

名刺管理システム１００には、ＰＣなどの固定端末１４やスマートフォンなどの移動端末１６からネットワーク１０を介して接続し、データの入力および閲覧を行う。すなわち、名刺管理システム１００はサーバー１２において稼働するが、そのインターフェースは固定端末１４や移動端末１６の画面に表示される。ネットワーク１０は、ＬＡＮ（Local Area Network）でもよいし、インターネットなどのＷＡＮ（Wide Area Network）であってもよい。

データの入力については、基本的には、名刺交換者は自己が名刺を交換した相手の名刺情報を登録する。一方、閲覧する際には、自己が登録した名刺情報だけでなく、他の名刺交換者が登録した名刺情報も参照することができる。

図２はデータベース１１０の構造の一例を示す図である。データベース１１０は構造を有するデータであり、複数の項目（カラム）を有するテーブルに、個々のレコード（名刺情報やユーザーのプロフィール）が追加される。

本実施形態では、データベース１１０には、名刺情報を格納している名刺テーブル１１２と、ユーザーのプロフィールを格納しているユーザーテーブル１１４が設定されている。

名刺テーブル１１２には、名刺交換者が登録（入力）した名刺情報、例えば氏名、会社名、部署などのプロフィールが格納される。なお名刺情報は、基本的には名刺に記載されている情報であるが、名刺交換者が補足する各種の付随情報も含む。付随情報とは、名刺に記載されていない電話番号やメールアドレス、見聞きした名刺交換相手の趣味などの情報である。

ユーザーテーブル１１４にも、名刺テーブル１１２と同様に、ユーザーの氏名、会社名、部署などのプロフィールが格納される。

なお、データベースの一般的な手法として、例えば会社名をインデックス化して会社名マスターテーブルに具体的な長い文字列を格納し、名刺テーブル１１２やユーザーテーブル１１４ではインデックスのみを格納してもよい。インデックス化することにより、データサイズを削減できるうえ、表記の揺らぎを防止することができる。

ここで、名刺テーブル１１２では、名刺情報が登録されるたびに新規レコードに格納される。すなわち、同一人物について複数のレコードが格納される。ユーザーテーブル１１４では、ひとりの人物に対して１つのレコードしか格納されない。

図１に示した処理部１２０の構成と動作を説明する。処理部１２０は、データベースから名刺情報を抽出する抽出部１３４と、端末１４，１６に対して所定の画面を表示する表示制御部１３０と、端末１４，１６からデータを受け取る入力部１３６と、入力部１３６が受け取ったデータをデータベース１１０に登録する登録部１３８とを備えている。処理部１２０の各部は、サーバー１２のＣＰＵによってＲＡＭ上で動作するプログラム、サブルーチン、ＤＬＬ（Dynamic Link Library）、ミドルウェアなどによって構成される。代表的な具体例として、表示制御部１３０はＨＴＴＰサーバー（ＷＥＢサーバー）である。アクセス制御部１３２や入力部１３６は、Ｃ言語やＪＡＶＡ（登録商標）、ＰＨＰなどで書かれたサーバーサイドアプリケーションである。抽出部１３４および登録部１３８はデータベースエンジンに所定のＳＱＬ文でＳＥＬＥＣＴコマンドを打つコンポーネントである。

まず名刺交換者が端末１４，１６から名刺管理システム１００にアクセスすると、表示制御部１３０によってログイン画面が表示される。名刺交換者が所定のパスワード、カード認証、生体認証などによってログインすると、アクセス制御部１３２によってログイン処理が行われる。端末１４，１６において表示および入力に使用するプログラムは、ウェブブラウザを好適に利用することができるが、専用のプログラムまたはアプリケーションであってもよい。

アクセス制御部１３２によって名刺交換者（現在のユーザー）のユーザーＩＤ（図２のユーザーテーブル１１４のUSER_ID）が特定されると、抽出部１３４はその名刺交換者のプロフィールをデータベース１１０のユーザーテーブル１１４から抽出する。図３はログイン後のトップ画面１４０の例である。表示制御部１３０は、抽出部１３４が取得したその名刺交換者のプロフィール１４２を表示すると共に、その名刺交換者の権限に応じて操作可能な入力や閲覧などのメニュー１４４〜１４７を端末１４，１６の画面に表示する。

メニュー１４４には、「最近更新された名刺（１４４ｄ）」が表示されている。これを選択すると、表示制御部１３０は更新リスト画面に遷移する。図４は更新リスト画面１７０の例である。詳細には、まず抽出部１３４は、自己（現在のユーザー）が登録した名刺情報と同一人物と判定された名刺情報のリスト（更新リスト１７２）を抽出する。「同一人物と判定された名刺情報」の抽出の母集団は、他のユーザーが登録した名刺情報を含む。そして表示制御部１３０は、更新リスト１７２を含む更新リスト画面１７０を表示する。これにより、名刺交換相手のプロフィールが変更されてから時間が経過した後であっても、いつでも最新の更新情報および更新履歴を参照することができる。

具体例として、図２に示す名刺テーブル１１２において、AAAAさんは課長代理から課長に昇進していて、RECORD_IDの10001（課長代理）と10007（課長）に２度登録されている。いまログインしている名刺交換者のユーザーＩＤがUSER_001であるとする。USER_001が「最近更新された名刺（１４４ｄ）」を選択すると、複数の名刺情報が登録されている人物について、複数の名刺情報が時系列で並べられている。図４の例では、上から順に日付の新しい名刺情報が並べられている。なお、名刺情報の内容（プロフィール）に変更がなくても、複数登録されている場合には「最近更新された名刺」の画面に表示される。

ここで、上記のように更新リスト１７２を抽出および表示するためには、複数の名刺情報が同一人物であるという設定がなされている必要がある。

図５は同一人物判定機能の動作を説明するフローチャート、図６は同一人物判定の画面例である。

まず、名刺交換者がトップ画面（図３参照）でメニューの「同一人物判定（１４７ａ）」を選択する（ステップ３０２）。すると、抽出部１３４は名刺テーブル１１２から、自己（その名刺交換者）が登録した名刺情報のうち、氏名が重複する複数の名刺情報がある人物を抽出する（ステップ３０４）。詳細には、まず名刺テーブル１１２から自己が名刺交換した名刺情報を抽出して氏名のリストを取得し、さらに名刺テーブル１１２全体から各氏名について同じ氏名の名刺情報のレコードの数を取得する。そしてレコードの数が２以上ある人物のリストを作成する。順を追って抽出処理をしてもよいが、１つのクエリ式で一度に実行してもよい。

表示制御部１３０は、図６（ａ）に示すように同一人物判定画面１５０を表示し、抽出された人物リストを重複リスト１５２として表示する（ステップ３０６）。重複リスト１５２は「複数の名刺情報が格納された人物」のリストであり、人物単位で列記される。なお、氏名で抽出しているため、会社が異なっていても列記される。

重複リスト１５２から名刺交換者によって１人の人物が選択されると（ステップ３０８）、抽出部１３４は名刺テーブル１１２から選択された人物と氏名が一致する名刺情報を抽出する（ステップ３１０）。表示制御部１３０は、図６（ｂ）に示す同一人物判定画面１５０に、選択された人物と氏名が一致する名刺情報を同一候補リスト１５４として表示する（ステップ３１２）。

同一候補リスト１５４には、名刺情報ごとに、同一人物の関連づけを行うチェックボックス１５６と、兼務の関連づけを行うチェックボックス１５８が備えられている。チェックボックス１５６，１５８は、択一的（排他的）に選択可能であり、両方の状態をＯＮにすることはできないようになっている。

名刺交換者が同一人物判定画面１５０で「決定」を押すと、表示制御部１３０を介して入力部１３６にフォームデータがポストされる（ステップ３１４）。すると入力部１３６は登録部１３８を介して、同一人物または兼務である旨の情報を名刺テーブル１１２に登録する（ステップ３１６）。登録部１３８は、同一人物のチェックボックス１５６がチェックされていた場合には、名刺テーブル１１２の「人物ＩＤ」に、同じ値を入れる（例：RECORD_IDの10001と10007のレコードにおいて、人物ＩＤに同じくUNIQ_001を格納する）。兼務のチェックボックス１５８がチェックされていた場合には、名刺テーブル１１２の「兼務人物ＩＤ」に同じ値を入れる（例：RECORD_IDの10001と10008のレコードにおいて、兼務人物ＩＤに同じくALSO_01を格納する）。

これにより、名刺テーブル１１２において、異なる名刺情報に、同じ会社の同一人物であるという情報、または他社であるが兼務している同一人物であるという情報を格納することができる。したがって図４に示した例のように、更新リスト画面１７０において更新リスト１７２を時系列で表示することができる。

そして、上記構成によれば、同一人判定の際に、登録した名刺交換者が自己か他人かにかかわらず、自己が登録した名刺情報と同一人物の名刺情報の候補が提示される。したがって、自己が過去に名刺交換したことを忘れていたとしても、また他の名刺交換者が名刺交換していた場合にも、既存の名刺情報があることを知ることができる。これにより、簡単かつ正確に同一人物判定を行うことができる。また判定を名刺交換者が行うことにより、確実に同一人物判定を行うことができ、異動情報の正確性も担保することができる。

また、「兼務」の関連づけを行うことにより、ある人物について複数の最新のプロフィールを保持することができる。他社の所属であっても同一人物であるという情報が残っていることにより、異なる方面からも名刺交換相手に連絡を取る「つて」を探すことができ、名刺交換者の便宜に資することができる。そして、兼務の関連づけ（兼務判定）を同一人物判定と同時に行えるようにしたことにより、簡単かつ正確に兼務判定を行うことができる。

上記の説明においては、トップ画面のメニューの「同一人物判定（１４７ａ）」が選択されることによって機能を開始した。この処理を喚起するために、他の名刺交換者が同一人物らしき名刺情報を登録したときに通知してもよい。

図７は、同一人物判定の通知の動作を説明するフローチャートである。ある名刺交換者が名刺情報を登録する場合には、メニュー１４５を選択して、端末１４，１６の画面に表示された所定の入力枠に氏名や住所等の名刺情報を入力して送信（ＰＯＳＴ）する（ステップ３２０）。またスキャナ１８（図１参照）や移動端末１６のカメラを用いて名刺２０の画像を取り込み、画像を登録（送信）してもよい。画像情報がある場合には、入力部１３６がＯＣＲ処理にて名刺情報を読み取り、名刺交換者がさらにこれを確認、修正することもできる。

入力部１３６が受け取った名刺情報は、登録部１３８がデータベース１１０の名刺テーブル１１２に格納する（ステップ３２２）。このとき抽出部１３４は、今回登録される名刺情報の氏名で既に登録されている名刺情報を検索する（ステップ３２４）。

氏名が重複する名刺情報が存在しない場合（ステップ３２６のｎｏ）には、そのまま終了する。氏名が重複する名刺情報が存在した場合（ステップ３２６のｙｅｓ）、その名刺情報のレコードにおける名刺交換者のユーザーＩＤ（図２参照）を取得する（ステップ３２８）。ここで取得される「名刺交換者」とは、過去にその氏名の人物と名刺を交換した者と、今回名刺を交換した者である。

そして抽出部は、通知テーブル１３３に、同一人物判定を要請する通知を登録する（ステップ３３０）。通知が登録された名刺交換者には、図２に示すトップ画面１４０のお知らせ１４８に示すように、同一人物判定を促す通知を行う。この通知はリンクになっており、このリンクをクリックすると図５、図６を用いて説明した同一人物判定の機能が開始する。

上記説明を要約すると、あるユーザーが名刺情報を登録すると、氏名が重複する名刺情報を登録した他のユーザーに通知が送られる。このように、新規な名刺情報を登録する名刺交換者だけではなく、過去に名刺交換した名刺交換者にも同一人物判定をする機会が与えられる。関係する複数の名刺交換者で同一人物を判定することにより、さらに同一人物判定および異動情報の正確性を向上させることができる。

上記のように、同一人物判定は複数の名刺交換者が行うことができる。このため、２回目以降は、他のユーザーがした同一人物判定をさらに修正することになる。また、任意の人物に対して任意のタイミングで同一人物や兼務の設定を行いたい場合がある。そこで次に、同一人物判定の再設定や、任意に設定する機能について説明する。

図８は同一人物設定の画面例であって、図８（ａ）は他の名刺交換者によって既に同一人物判定が行われた状態における同一人物判定の画面、図８（ｂ）が同一人物設定の例である。図６は１人目のＪＪＪＪさん（USER_001）の画面例であったが、図８は２人目ＫＫＫＫさん（USER_002）の画面である。

図８（ａ）に示す同一人物判定画面１５０は図６（ｂ）に示した画面例に相当する。図６（ａ）に示した重複リスト１５２において人物を選択した場合に、他の名刺交換者によって既に同一人物判定が行われていた場合には、図８（ａ）に示す同一人物判定画面１５０へと遷移する。

図８（ａ）に示す同一候補リスト１５４において、３行目は既に同一人物と判定された名刺情報（レコード）であって、最新の名刺情報の下に並んでおり、ツリー構造のようにインデントで下げて表示している。１行目と２行目は兼務の設定がなされている状態であり、独立して最新の名刺情報であるため、いずれもインデントされていない。図８（ａ）の状態ではチェックボックス１５６，１５８がなく、このままではステータスを変更することができない。

図８（ａ）に示すように他の名刺交換者によって既に同一人物判定が行われた状態では、このままでは変更できない代わりに、「変更」のボタンが表示されている。これを押すことにより、同一人物の関連づけ、および兼務の関連づけを、追加または削除（分離）することができる。

具体例として、図８（ｂ）に示す同一人物判定画面１５０では、既に選択されたチェックボックス１５６、１５８が、操作可能に表示される。そしてチェックを外したり、または付けたりすることにより、同一人物または兼務の関連づけを修正することができる。これにより、誤ってした同一人物判定を再設定することができる。

図９は任意のタイミングで行う同一人物設定の画面例である。名刺交換者がトップ画面（図３参照）でメニューの「同一人物設定（１４７ｂ）」を選択すると、図９（ａ）に示すような同一人物設定画面１６２に遷移する。検索条件１６４に所定事項（例えば「氏名かな」）に入力して検索を行うと、図９（ｂ）に示すように同一人物設定画面１６２に検索結果リスト１６６が表示される。

そして図９（ｂ）の検索結果リスト１６６において同一人物設定を行いたい人物を選択すると、図６（ｂ）や図８（ａ）に示した同一人物判定画面１５０へと遷移する。このようにして、「お知らせ」がある場合だけでなく、任意のタイミングで同一人物設定を行うことができる。

以上、添付図面を参照しながら本発明の好適な実施例について説明したが、本発明は斯かる例に限定されないことは言うまでもない。当業者であれば、特許請求の範囲に記載された範疇内において、各種の変更例または修正例に想到し得ることは明らかであり、それらについても当然に本発明の技術的範囲に属するものと了解される。

特に画面例については、所定のリストや機能等を有していることが重要であり、視覚上のデザインは図に示した画面例に限られない。例えば、図４等に示した名刺情報のリストを、行形式に代えてアイコンの配列にしてもよい。また図６（ｂ）等に示したチェックボックスによる関連づけに代えて、アイコン等を所定のエリアにドラッグ＆ドロップするインターフェースとするなど、操作体系は任意に変更可能である。

本発明は名刺管理システムに関し、特に同一人物について複数回名刺が交換された場合の取り扱いに優れた名刺管理システムとして利用することができる。

１０…ネットワーク、１２…サーバー、１４…固定端末、１６…移動端末、２０…名刺、１００…名刺管理システム、１１０…データベース、１１２…名刺テーブル、１１４…ユーザーテーブル、１２０…処理部、１３０…表示制御部、１３２…アクセス制御部、１３３…通知テーブル、１３４…抽出部、１３６…入力部、１３８…登録部、１４０…トップ画面、１４２…プロフィール、１４４…メニュー、１４５…メニュー、１４６…メニュー、１４７…メニュー、１４８…お知らせ、１５０…同一人物判定画面、１５２…重複リスト、１５４…同一候補リスト、１５６…チェックボックス、１６２…同一人物設定画面、１６４…検索条件、１６６…検索結果リスト、１７０…更新リスト画面、１７２…更新リスト

Claims (4)

1. 複数のユーザーが端末からサーバーに接続して、ユーザーのうち名刺交換者が名刺交換相手の名刺情報を登録し、また自己および他の名刺交換者が登録した名刺情報を参照する名刺管理システムにおいて、
   データベースから名刺情報を抽出する抽出部と、
   前記端末に対して所定の画面を表示する表示制御部と、
   前記端末からデータを受け取る入力部と、
   前記入力部が受け取ったデータを前記データベースに登録する登録部とを備え、
   前記抽出部は氏名が重複する名刺情報がある人物のリストを抽出し、
   前記表示制御部は前記端末の画面に前記人物のリストを重複リストとして表示し、
   前記端末において前記重複リストから１人の人物が選択された場合に、前記抽出部が前記データベースから選択された人物と氏名が一致する複数の名刺情報を抽出し、
   前記表示制御部は前記端末の画面に前記複数の名刺情報を同一候補リストとして含む同一人物判定画面を表示し、
   前記端末において前記同一人物判定画面で同一人物の関連づけが行われた場合に、前記登録部が前記データベースに同一人物である旨の情報を登録することを特徴とする名刺管理システム。
2. 前記端末において前記同一人物判定画面で兼務の関連づけが行われた場合に、前記登録部が前記データベースに兼務である旨の情報を登録することを特徴とする請求項１に記載の名刺管理システム。
3. 前記表示制御部は、前記同一人物判定画面から、同一人物の関連づけを任意に設定可能な同一人物設定画面を表示可能であることを特徴とする請求項１または２に記載の名刺管理システム。
4. 前記表示制御部は前記端末の画面に、現在のユーザーが登録した名刺情報と同一人物と判定された名刺情報のリストを含む更新リスト画面を表示可能であることを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の名刺管理システム。
   
   

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