JP2004038392A - 名刺情報を用いた管理システム、該システムの機能を実現するプログラム及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】名刺情報を簡易入力可能とし、入力した名刺情報を共有化するとともに、行き先管理システム，スケジュール管理システム，入退室管理システムと連携させることにより、名刺情報を用いた総合的な管理を可能とする。
【解決手段】本発明に係わる管理システムは、名刺情報を保持した名刺管理ＤＢ１ａを管理する名刺管理サーバ１と、入退室管理情報を保持した入退室ＤＢ２ａを管理する入退室管理サーバ２と、行き先情報を保持した行き先ＤＢ３ａを管理する行き先管理サーバ３と、各ＤＢに保持されるデータをダウンロードさせるためのダウンロードサーバ１１とを有し、これらがネットワーク１５を介して情報交換可能に設定される。名刺情報は、スキャナで読み込んで名刺管理ＤＢ１ａに登録する。この情報を用いて、入退室管理システムと行き先管理システムの情報入力を容易にする。また名刺情報にはバージョンを付与して、名刺管理ＤＢで一元管理する。
【選択図】　　　　図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、名刺情報を用いた管理システム、より詳細には、名刺情報を簡易入力可能とし、入力した名刺情報を共有化するとともに、行き先管理システム，スケジュール管理システム，入退室管理システムと連携させることにより、名刺情報を用いた総合的な管理を可能とする名刺情報を用いた管理システム、該システムの機能を実現するプログラム及び記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
名刺を管理するに当たって、個人が保持している名刺が古くなり、名刺に記載された相手の部署や肩書きが代わっていたり、住所が変っているようなケースは多くみられる。このような場合に、古い名刺を用いて連絡や往訪を行うことによって相手方に失礼となるケースがある。例えば名刺に記載された所属長を往訪しても、その時点で他の所属長に代わっていて相手方に対して失礼となることがある。また名刺に記載された住所を頼りに往訪しても既に住所が変更されていて面会できなかったりするという不具合が生じることもある。
【０００３】
このような名刺情報の管理に関して、ＰＤＡや携帯電話等モバイル機器の普及に伴って、モバイル機器に名刺情報を登録することが行われているが、入手した名刺をみながらモバイル機器に対して個人が登録を行っているケースが多い。
【０００４】
一方、企業の社屋やオフィス等の入退室を管理するようなセキュリティシステムにおいて、例えば、ＩＤカードを発行して社員等予め入退室を許可する個人に配布しておき、ＩＤカードのデータを出入り口等に備えた読み取り装置に読み込ませることにより、入退室の許可を行うシステムが普及している。このようなシステムにおいて、ＩＤカードを持っていない来訪者に対しては、入退室を許可する臨時ＩＤカードをその都度発行して対応している。
【０００５】
このような臨時ＩＤカードを発行する場合に、来訪者の名刺を用いてカード発行システムに名刺情報を登録する作業が行われる。このようなシステムにおいて、来訪者が入退室を行う場合にその都度名刺情報を入力する必要がある。
【０００６】
また、行き先管理システムやスケジュール管理を行うスケジューラが普及している。このようなシステムは、例えば、画面上の行き先掲示板に、社員が「何時まで，どこで，何をしているか」といった情報を表示させて管理することができる。またスケジューラにおいては、各個人単位やグループ単位のスケジュールが設定され、閲覧権限をもつメンバーに対して公開される。このような行き先管理システムやスケジュール管理システムにおいても、通常は、入力者がキーによって入力を行う必要があり、入力作業が繁雑であるという問題があった。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたもので、名刺情報を簡易入力可能とし、入力した名刺情報を共有化するとともに、行き先管理システム，スケジュール管理システム，入退室管理システムと連携させることにより、名刺情報を用いた総合的な管理を可能とする名刺情報を用いた管理システム、該システムの機能を実現するプログラム及び記録媒体を提供することを目的とするものである。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
請求項１の発明は、名刺情報を登録した名刺管理データベースを管理し、ネットワークを介して端末装置間で名刺情報を共有化できるようにした名刺管理サーバを備え、名刺情報を用いて各種管理サービスを提供できるようにした名刺情報を用いた管理システムにおいて、前記名刺管理サーバは、前記名刺管理データベースに登録する各名刺情報に対して、時系列の登録順序を判別できるバージョン情報を付与し、同一人物で異なる情報を有する名刺情報には、新たなバージョン情報を付与して管理することを特徴としたものである。
【０００９】
請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記名刺管理サーバは、前記名刺管理データベースの登録情報に関してネットワークに接続される端末装置からの検索を受け付けて、該検索の際に指定されたバージョン条件に従って、該当する名刺情報を前記端末装置に対して提示することを特徴としたものである。
【００１０】
請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記端末装置に提示する前記名刺情報は、デフォルトとして最新バージョンのみを提示するように設定されていることを特徴としたものである。
【００１１】
請求項４の発明は、請求項１ないし３のいずれか１の発明において、前記名刺管理サーバに接続する端末装置に名刺登録機能を備え、前記名刺登録機能は、該端末装置に接続したスキャナから読み込んだ名刺情報をテキスト変換し、かつ必要な情報をイメージデータで保持し、該テキスト及びイメージデータを予め定めた項目別に分類し、分類したデータを前記名刺管理サーバに送信し、該名刺管理サーバは、送信されたデータと既存の登録データとを比較してその送信データの登録の可否を判別し、登録が必要であれば該データにバージョン情報を付与して前記名刺管理データベースに登録することを特徴としたものである。
【００１２】
請求項５の発明は、請求項４の発明において、該管理システムは、前記ネットワークに接続する臨時ＩＤカード発行端末と、該臨時ＩＤカード発行端末に接続する臨時ＩＤカード発行機とを有し、前記臨時ＩＤカード発行端末は、スキャナから読み込んだ名刺情報を所定の処理を施して前記臨時ＩＤカード発行機に転送することにより、入退室を許可するための臨時ＩＤカードの発行を可能とするとともに、前記臨時ＩＤカード発行端末は、前記名刺登録機能を有し、前記臨時ＩＤカード発行端末に接続したスキャナから得た名刺情報を前記名刺管理サーバに送信し、該名刺管理サーバは、送信されたデータの登録の可否を判別し、登録が必要であれば該データにバージョン情報を付与して前記名刺管理データベースに登録することを特徴としたものである。
【００１３】
請求項６の発明は、請求項５の発明において、前記臨時ＩＤカード発行端末は、該臨時ＩＤカード発行端末に接続したカメラを用いて、入退室を許可する来訪者の顔写真を撮像し、該撮像データをイメージデータとして前記臨時ＩＤカード発行端末に取り込み、該取り込んだ撮像データを前記臨時ＩＤカード発行機に転送して臨時ＩＤカードの発行に使用するとともに、該撮像データを前記名刺管理サーバに送信し、該名刺管理サーバは、送信された撮像データを前記名刺管理データベースの項目情報として登録することを特徴としたものである。
【００１４】
請求項７の発明は、請求項６の発明において、該管理システムは、ＩＤカードのデータ読み取り装置で読み込まれたＩＤカードデータを受け取り、入退室データベースに保持された入退室許可者のデータリストと照合して入退室の許可を行う処理を行う入退室管理サーバを有し、該入退室管理サーバは、前記臨時ＩＤカード発行機で発行された臨時ＩＤカードのデータを受け取って前記入退室データベースに登録し、前記臨時ＩＤカード発行端末は、臨時ＩＤカードを発行する際に前記入退室データベースに登録された臨時ＩＤカードの発行者の履歴データを参照して、再度同じ来訪者に臨時ＩＤカードを発行する場合に前記入退室データベースに登録された情報を前記臨時ＩＤカード発行機に転送することを特徴としたものである。
【００１５】
請求項８の発明は、請求項１ないし７のいずれか１の発明において、該管理システムは、利用者の行き先情報を保持する行き先データベースを管理し、利用者の端末装置に対して行き先管理用アプリケーションを提供する行き先管理サーバを有し、前記行き先管理用アプリケーションは、利用者の端末装置からの要求に従って、前記名刺管理データベースに登録された名刺情報を前記行き先管理サーバに転送させることにより、前記行き先管理用アプリケーションにおいて名刺情報を用いた情報入力を可能としたことを特徴としたものである。
【００１６】
請求項９の発明は、請求項８の発明において、前記行き先管理サーバは、前記行き先管理用アプリケーション上で利用者の端末装置に表示させる行き先情報から、名刺管理データベースに保持している名刺情報にリンクして、該リンクした名刺情報を利用者の端末装置に提示できるようにすることを特徴としたものである。
【００１７】
請求項１０の発明は、請求項９の発明において、前記行き先管理サーバを、スケジュール管理を行うスケジュール管理サーバとして機能させ、スケジュール管理用アプリケーションを利用者の端末装置に提供することを特徴としたものである。
【００１８】
請求項１１の発明は、請求項１ないし１０のいずれか１の発明において、該管理システムで管理される各データベースに保持された情報をネットワークを通じて端末装置にダウンロードするダウンロードサーバを有し、端末装置から該ダウンロードサーバに接続してダウンロード情報を指示することにより、該ダウンロードサーバが指示に従う情報をダウンロードさせることを特徴としたものである。
【００１９】
請求項１２の発明は、請求項１ないし１１のいずれか１に記載の名刺情報を用いた管理システムの機能を実現するプログラムである。
【００２０】
請求項１３の発明は、請求項１２に記載のプログラムを記録した記録媒体である。
【００２１】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の名刺情報を用いた管理システムの一実施形態を説明するための図である。本発明の名刺情報を用いた管理システムは、名刺情報を入力してその情報を共有化して管理する名刺情報管理システムと、行き先情報管理（もしくはスケジュール管理）を行うための行き先管理システムと、入退室の管理を行うための入退室管理システムとを有し、さらにこれら各システムのＤＢで管理されている情報を携帯電話やＰＤＡ等の携帯情報端末あるいはＰＣ等の端末装置にダウンロードするためのダウンロードシステムを有している。
【００２２】
図１に示すように、本実施形態の管理システムは、名刺情報を登録して管理する名刺管理ＤＢ１ａを有する名刺管理サーバ１と、入退室管理情報を保持する入退室ＤＢ２ａを有する入退室管理サーバ２と、行き先情報（あるいはスケジュール情報）を管理する行き先ＤＢ３ａを保持する行き先管理サーバ（スケジュール管理サーバ）３と、各ＤＢに保持されるデータをダウンロードせしめるためのダウンロードサーバ１１とを有し、これらがネットワーク１５を介してアクセス可能に設定される。ネットワーク１５は、同一のプラットフォームで連携するＬＡＮが想定できるが、本発明ではこれに限定されることなくインターネット等のオープンなネットワークでサーバや端末が接続されるようにしてもよい。
【００２３】
そして、これらサーバが連携して情報交換を行うことによって、名刺情報を有効に活用した管理システムを提供することができる。これら本発明の管理システムを構成する各システムについて以下に説明する。
【００２４】
（名刺情報管理システム）
図２は、本発明の管理システムが備える名刺情報管理システムの機能を説明するための図である。名刺情報管理システムは、名刺スキャナ５を用いて名刺情報の自動読み取り入力を行う入力システムを有し、名刺管理サーバ１では、入力された名刺情報をバージョン管理し、ＰＣ等のユーザ端末４あるいはＰＤＡ６等のモバイル機器に提示できる。またダウンロードサーバ１１を備えたダウンロードシステムを使用して、携帯電話１３やＰＤＡ１２，１４に対して名刺情報をダウンロードすることができる。
【００２５】
名刺管理サーバ１は、名刺情報を登録した名刺管理ＤＢ１ａを管理し、ネットワークを介して端末装置間で名刺情報を共有化できるようにする。名刺管理サーバ１は、名刺管理ＤＢ１ａに登録する各名刺情報に対して、時系列の登録順序を判別できるバージョン情報を付与し、同一人物で異なる情報を有する名刺情報には、新たなバージョン情報を付与して管理する。
【００２６】
名刺管理サーバ１は、名刺管理ＤＢ１ａの登録情報に関してネットワークに接続されるユーザ端末４からの検索を受け付けて、その検索の際に指定されたバージョン条件に従って、該当する名刺情報をユーザ端末４に対して提示する。ここでユーザ端末４に提示する名刺情報は、デフォルトとして最新バージョンのみを提示するように設定されている。
【００２７】
ユーザ端末４に保持された名刺登録機能を実現するプログラムは、名刺スキャナ５から読み込んだ名刺情報をテキスト変換し、かつ必要な情報をイメージデータで保持し、これらテキスト及びイメージデータを予め定めた項目別に分類し、これらの分類データを名刺管理サーバ１に送信する。名刺管理サーバ１は、送信されたデータの登録の可否を判別し、登録が必要であればそのデータにバージョン情報を付与して名刺管理ＤＢ１ａに登録する。
【００２８】
名刺情報管理システムのユーザが名刺情報を登録する場合、ユーザ端末４において名刺登録プログラムを起動する。名刺情報登録を行うユーザ端末４では名刺登録プログラムを保持し、名刺スキャナの接続Ｉ／Ｆを備える必要があるが、ネットワーク上の全てのユーザ端末にこれら機能を予め付与せしめておく必要はない。またダウンロードプログラムを備えるユーザ端末４は、名刺管理ＤＢ１ａから名刺情報のダウンロードが可能である。さらにＰＤＡ６の接続Ｉ／Ｆを備えるユーザ端末４では、当該ユーザ端末４にＰＤＡ６を接続して名刺管理ＤＢ１ａから名刺情報をダウンロードすることができる。
【００２９】
上記の処理について以下に詳しく説明する。名刺登録においては、ユーザ端末４で名刺情報登録プログラムを起動させ、該ユーザ端末４に接続した名刺スキャナ５を用いて名刺情報を読み取る。名刺スキャナ５は市販の汎用スキャナを利用することもでき、また専用の名刺情報読み取り用スキャナを提供するようにしてもよい。読み込んだ名刺情報は、名刺情報登録プログラムのＯＣＲ機能によってテキストデータ化される。また同時に名刺情報をイメージデータとして保存管理する。例えば、名刺に記載された顔写真やロゴ，マーク等はイメージデータで管理される。
【００３０】
名刺情報登録プログラムでは、入力された名刺情報を認識し、項目別に分類する。例えば、名前、名前の読み、会社名、組織または所属、肩書き、郵便番号、住所、電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレス、顔写真、会社のロゴ等が分類項目として予め設定される。これら認識した情報は、ユーザ端末４に表示され、文字等が正確に認識されない場合は、ユーザがキーボード等によって修正入力を行うことができる。認識のできない文字等に対しては、学習機能を付与しておくことによって認識率を向上させていくことができる。そして、確定した名刺情報は、ネットワークを介して名刺管理サーバ１に送信され、名刺管理ＤＢ１ａに登録保持される。
【００３１】
名刺管理サーバ１では、ユーザ端末４から送信される名刺情報をバージョンによって管理する。すなわち、入力された名刺情報にバージョン情報を付与して管理し、同じ人物の新しい名刺情報が入力されると、新しいバージョン情報を付加して登録日時情報とともに登録保存する。このときに古いバージョンの名刺情報も削除することなく保存し、バージョンに従う個人の履歴を検索可能とする。名刺管理サーバ１は、入力された名刺情報の全ての項目が既に登録されている名刺情報と同一である場合は、登録済み情報であるものと判断し、バージョンアップによる登録を行うことなく登録済みの情報を維持する。
【００３２】
バージョンを更新すべき同一人物の名刺であるかどうかの判断は、予め定めた項目、例えば名前と会社名が同一で他の項目に異動があるかどうかを照合することにより行うものとする。また、新バージョンの名刺情報である旨をユーザが指示入力できるようにする。また、名刺管理サーバ１では、保存する名刺情報に対してアクセス権を設定することができる。アクセス権は所定の条件に従う名刺情報ごとに、あるいは個々の情報項目ごとに設定することができる。
【００３３】
ユーザ端末４では、名刺管理ＤＢ１ａに保存されている名刺情報を検索してユーザ端末４の画面に表示させることができる。この場合、まずユーザは、ユーザ端末４において名刺検索プログラムを起動する。ユーザは、検索プログラムによって提示された検索画面を用いて、名刺情報を検索することができる。検索は、上記氏名や住所等の情報項目を指定し、キーワードその他の条件を用いて検索することができる。検索においては、ＡＮＤ／ＯＲの指定を可能とし、さらに条件を絞り込むことによる検索も可能とする。
【００３４】
また名刺情報の検索において、検索プログラムは、“バージョン込み／バージョンなし”をユーザに選択させる。各名刺情報は、通常“バージョンなし”がデフォルトで指定されている。“バージョンなし”が指定されている場合、ユーザによる検索の際には、検索条件に該当する最新バージョンの名刺管理情報のみが提示される。また“バージョン込み”が指定されると、古いバージョンも含めた全てのバージョンの名刺情報が検索され提示される。このときに、例えば、“過去５年間の全てのバージョンに係わる名刺情報”等の期間を限定した検索を可能とすることもできる。このように、過去のバージョンの情報も含めて検索可能とすることによって、例えば、ユーザは相手方の組織の所属長をキーワードにして検索することにより、その組織の所属長の変遷を一覧にして確認することができる。
【００３５】
また上記名刺情報管理システムにおいては、ＰＤＡや携帯電話等のモバイル機器に対して名刺情報をダウンロードさせることができる。ここでは、全ての項目に係わる情報だけでなく、名刺情報における必要項目情報のみをダウンロードさせることができる。例えば、必要に応じて会社名、氏名及び電話番号のみをダウンロードさせることができ、情報をダウンロードしたモバイル機器を用いて営業活動等を行うことができる。
【００３６】
上記のダウンロードにおいて、例えばＰＤＡに対して名刺情報をダウンロードさせる場合には、図１に示すように、ＰＤＡ６をユーザ端末４に接続し、ユーザ端末４上のダウンロードプログラムによってユーザ端末４からＰＤＡ６に対するダウンロードを行う場合と、ＰＤＡ１２からダウンロードサーバ１１に接続し、ダウンロードサーバ１１に直接指示する場合のいずれも実行が可能である。指示されたダウンロードサーバ１１は、名刺管理サーバ１にアクセスして、指示された名刺情報を該当ＰＤＡ１２に対してダウンロードする。
【００３７】
また携帯電話１３に名刺情報をダウンロードさせる場合には、インターネット回線１６を介して携帯電話１３からダウンロードサーバ１１に接続し、ダウンロードの指示入力をダウンロードサーバ１１に送信する。これにより、ダウンロードサーバ１１は、名刺管理サーバ１にアクセスして、指示された名刺情報を該当携帯電話１３に対してダウンロードする。また、ＰＤＡ１４の携帯電話機能を用いることにより、携帯電話１３と同様にインターネット回線１６を介したダウンロードも可能となる。
【００３８】
なお、名刺管理ＤＢ１ａの検索を行うための図示しない音声入力／音声認識手段をユーザ端末に付加することにより、検索条件を音声によって入力するようにしてもよい。また、名刺情報から地図情報にリンクするように設定することもできる。例えば、本管理システムに地図情報を保持する図示しない地図ＤＢを設け、名刺管理ＤＢが保持する住所情報から上記地図情報ＤＢにリンクして、該当住所の地図イメージをユーザ端末に表示させるようにしてもよい。もしくは、名刺管理ＤＢ１ａの情報によって、他のＷｅｂサーバで提供される地図情報にリンクできるようにし、ユーザが地図情報を簡単に入手できるようにしてもよい。
【００３９】
さらに、名刺管理ＤＢ１ａに保持されたメールアドレス項目情報から、メールソフトウェアのメール作成画面が開くようにしてもよい。これにより、メール作成を簡単に実行できるようになる。また、名刺管理ＤＢ１ａのＵＲＬ項目情報から、該当するホームページＵＲＬをブラウザに転送することによって、そのホームページへのアクセスを容易にするようにしてもよい。
【００４０】
（入退室管理システム）
図３は、本発明の管理システムが備える入退室管理システムの機能を説明するための図である。入退室管理システムは、ネットワークに接続する臨時ＩＤカード発行端末７と、その臨時ＩＤカード発行端末７に接続する臨時ＩＤカード発行機８とを有し、臨時ＩＤカード発行端末７は、名刺スキャナ９から読み込んだ名刺情報をテキスト変換し、カード発行に必要な情報としてまとめて臨時ＩＤカード発行機８に転送する。これにより臨時ＩＤカード発行機８では、入退室を許可するための臨時ＩＤカードを発行する。臨時ＩＤカード発行端末７は、上述した名刺情報管理システムにおける名刺登録機能を有し、名刺スキャナ９から得た名刺情報を名刺管理サーバ１に送信する。名刺管理サーバ１は、送信された名刺情報を既存の登録情報と比較して、その名刺情報の登録の可否を判別する。そして送信データの登録が必要であれば、その名刺情報にバージョン情報を付与して名刺管理ＤＢ１ａに登録する。
【００４１】
臨時ＩＤカード発行端末７は、その臨時ＩＤカード発行端末７に接続されたカメラ１０を用いて、入退室を許可する来訪者の顔写真を撮像し、これをイメージデータとして臨時ＩＤカード発行端末７に取り込み、名刺管理サーバ１に送信する。名刺管理サーバ１は、送信された撮像データを名刺管理ＤＢ１ａの項目情報として登録する。
【００４２】
入退室管理サーバ２は、ＩＤカードのデータ読み取り装置で読み込まれたＩＤカードデータを受け取り、入退室ＤＢ２ａに保持された入退室許可者のデータリストと照合して入退室の許可を行う処理を行う。入退室管理サーバ２は、臨時ＩＤカード発行機８で発行された臨時ＩＤカードのデータを受け取って入退室ＤＢ２ａに登録する。臨時ＩＤカード発行端末７は、臨時ＩＤカードを発行する際に入退室ＤＢ２ａに登録された臨時ＩＤカードの発行者データを参照して、再度同じ来訪者に臨時ＩＤカードを発行する場合に、入退室ＤＢ２ａに登録された情報を臨時ＩＤカード発行機８に転送する。
【００４３】
上記の処理について以下に詳しく説明する。上述のごとくに、入退室管理システムは、上記の名刺情報管理システムと同様に、名刺スキャナ９を用いて自動読み取り入力を行う入力システムを有し、名刺情報管理システムと同様の操作によって名刺情報を入力する。名刺スキャナ９は、上記名刺情報管理システムにおける登録用スキャナとの併用が可能である。
【００４４】
入退室管理システムは、入退室を許可するためのＩＤカードを臨時発行するために名刺スキャナ９から読み込んだ名刺情報を用いることができるようにする。このときに、名刺スキャナ９から読み込んだ名刺情報は、上記名刺情報管理システムで管理する名刺入力情報として名刺管理ＤＢ１ａに登録することができる。名刺管理ＤＢ１ａの登録情報は、上述のように検索閲覧したりダウンロードすることによって業務等に活用することができる。こうして、入退室管理を合理的に実行しながら、名刺情報そのものの管理を実行することができる。
【００４５】
入退室を許可する臨時ＩＤカードを発行する場合、システムユーザは、カード発行プログラムを保持する臨時ＩＤカード発行端末７を起動し、入退室を許可する来訪者等から受け取った名刺の情報を臨時ＩＤカード発行端末７に接続した名刺スキャナ９によって読み込む。カード発行プログラムは、上記の名刺情報登録プログラムの機能を有している。カード発行プログラムは、上記の名刺情報管理システムと同様に、読み込んだ情報をＯＣＲ機能によってテキスト化し、またイメージデータとして保存管理する。そして、入力された名刺情報を認識し、項目別に分類し、必要があれば修正入力を受け付けてネットワークを介して名刺管理サーバ１に送信することにより、名刺管理ＤＢ１ａに登録保持する。
【００４６】
さらに入退室管理システムにおいては、臨時ＩＤカード発行端末７にカメラ１０を接続可能とし、カメラ１０を用いて入退室を許可する来訪者等の顔写真を撮像し、その撮像データをイメージデータとして臨時ＩＤカード発行端末７に取り込む。取り込んだ撮像データは、臨時ＩＤカードの発行に使用するとともに、名刺管理サーバ１にも送信され、名刺管理ＤＢ１ａの項目情報として保持される。
【００４７】
臨時ＩＤカード発行端末７のカード発行プログラムは、名刺から読み込んだ情報を臨時ＩＤカード発行機８に転送する。このときに、臨時ＩＤカード発行のために必要とする情報のみを臨時ＩＤカード発行機８に転送すればよい。臨時ＩＤカード発行機８は、転送された情報を用いて直ちに臨時ＩＤカードを発行する。臨時ＩＤカードを受けた来訪者は、この臨時ＩＤカードを用いて管理対象への入退室を行うことができる。
【００４８】
入退室管理サーバ２は、ＩＤカードによる入退室を管理するもので、例えば管理対象の部屋の入口等に備えられているＩＤカードのデータ読み取り装置で読み込まれたＩＤカードデータを受け取り、入退室ＤＢ２ａに保持された入退室許可者のデータリストと照合して、入退室の許可を行う。入退室ＤＢ２ａは、社員等に予め発行したＩＤカードのデータを許可者リストとして保持するとともに、臨時ＩＤカード発行機８で発行された臨時ＩＤカードの履歴データが登録される。これによって臨時ＩＤカードを用いた入退室が可能となる。
【００４９】
入退室管理サーバ２は、臨時ＩＤカードを過去に発行したことがある来訪者情報を使用することにより、再び同じ来訪者が再訪したときに、登録されているデータを用いて即座に臨時ＩＤカードを発行することができる。この場合、ユーザは、名刺情報を名刺スキャナ９で読み込んで、もしくはキー入力によって所定項目の情報（例えば、会社名と氏名等）のみ入力し、入退室ＤＢ２ａの登録データと照合して該当データがあればそのデータを抽出し、臨時ＩＤカード発行端末７に転送させることにより、臨時ＩＤカードを発行するようにしてもよい。このときに、入退室ＤＢ２ａに保持されている顔写真データを臨時ＩＤカード発行端末７に画面表示することによって、ユーザによる照合結果の確認を行うことができる。
【００５０】
また入退室ＤＢ２ａに保持された入退室管理情報は、ダウンロードシステムによって、ユーザ端末、あるいはＰＤＡや携帯電話等のモバイル機器にダウンロード可能とすることができる。勿論、このときのダウンロードを許可するアクセス権を例えば、ユーザの権限や資格に応じて設定することができる。
【００５１】
（行き先管理システム）
図４は、本発明の管理システムが備える行き先管理システムの機能を説明するための図である。行き先管理サーバ３は、利用者の行き先情報を保持する行き先ＤＢ３ａを管理し、ユーザ端末４に対して行き先管理用アプリケーションを提供する。行き先管理用アプリケーションは、ユーザ端末４からの要求に従って、名刺管理ＤＢ１に登録された名刺情報を行き先管理サーバ３に転送することにより、行き先管理用アプリケーションにおいて名刺情報を用いた情報入力を可能とする。また行き先管理サーバ３は、ユーザ端末４で表示させる行き先情報を名刺管理ＤＢ１ａに保持している名刺情報にリンクさせ、ユーザの要求に応じて適宜名刺情報を提示することができる。
【００５２】
なお行き先管理サーバを、スケジュール管理を行うスケジュール管理サーバとして機能させ、スケジュール管理用アプリケーションを利用者端末に提供するようにすることもできる。
【００５３】
上記の処理について以下に詳しく説明する。行き先管理システムは、行き先ＤＢ３ａを保持する行き先管理サーバ３を有している。行き先管理システムの利用者は、名刺管理ＤＢ１ａに登録された名刺情報を利用して、行き先管理用アプリケーションに情報入力を行うことができる。例えば、行き先管理用アプリケーションのユーザが、行き先情報を入力したい場合に、該当する行き先の名刺情報が名刺管理ＤＢ１ａに登録されていれば、その情報を行き先管理サーバ３に転送することによって、行き先管理用アプリケーションに対する行き先入力を簡単に行うことができる。これは、例えば、行き先管理用アプリケーションに名刺情報転送用のプログラムを付加し、ユーザはこのプログラムを起動させることによって名刺管理ＤＢ１ａの情報を検索し、行き先管理サーバ３へ転送することにより実行できる。
【００５４】
行き先管理用アプリケーションに転送された行き先情報は、そのアプリケーション上で名刺管理ＤＢ１ａに簡単にリンクできるようにしておくことにより、名刺管理項目の詳細を簡単に画面表示させることができる。例えば、営業担当者が客先を往訪しているときに、その営業担当者の部署のメンバーが相手先担当者名や連絡先を詳しく知りたいような場合、行き先管理用アプリケーションで表示される行き先データをポインティングすることによって、名刺情報ＤＢ１ａを簡単に抽出することができるようにする。また、名刺管理ＤＢ１ａから行き先管理サーバ３に情報を転送する際、予め定めた特定の項目（例えば、会社名、組織（所属）名、肩書き、相手先氏名、電話番号などの所定項目）の情報を転送しておくことにより、行き先管理用アプリケーションにおける行き先データの確認を容易に行うことができるようにしてもよい。
【００５５】
また本システムでは、上記の行き先管理システムを、スケジュール管理システムとして機能させてもよい。スケジュール管理システムは、周知のように、グループメンバー等の個人の毎のスケジュールの登録を可能とするもので、名刺管理ＤＢ１ａの情報を用いてスケジュールの入力を簡易に実行できるようにする。
【００５６】
上記の行き先管理ＤＢ３ａに保持された管理情報は、ダウンロードシステムによってユーザ端末、あるいはＰＤＡや携帯電話等のモバイル機器にダウンロード可能とすることができる。このときのダウンロードを許可するアクセス権を、例えば、ユーザの権限や資格に応じて設定することができる。
【００５７】
なお、名刺管理サーバ１、入退室管理サーバ２、行き先管理サーバ３及びダウンロードサーバ１１は、本実施形態では個別のサーバに分散して配置されているが、これらサーバ機能の一部または全てを統合して１つのサーバで機能させるようにしてもよい。
【００５８】
本発明による名刺情報を用いた管理システムの機能を実現するためのプログラムやデータを記憶した記録媒体の実施形態を説明する。本発明による管理システムの機能を実現するためのプログラムに関し、各システムのサーバと端末装置とに共通のプラットフォームが保持され、もしくは保持可能に設定され、このプラットフォーム上に、名刺情報の入力処理や検索処理、各サーバ間における情報の転送処理等本発明に係わる各機能を実現するためのプログラムがそれぞれの機能に応じてサーバ上に保持され、もしくはサーバ、端末装置及び分離配置された他の資源上のいずれかまたは全てに適宜分散されて保持される。また、ダウンロードサーバから携帯電話へのダウンロードは、Ｗｅｂブラウザを用いて実行され得る。
【００５９】
記録媒体としては、具体的には、ＣＤ−ＲＯＭ、光磁気ディスク、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＦＤ、フラッシュメモリ、メモリカードやメモリスティック及びその他各種ＲＯＭやＲＡＭ等が想定でき、これら記録媒体に上述したごとくの本発明の各実施形態の機能を実現するためのプログラムを記録して流通させることにより、当該機能の実現を容易にする。そして所定のネットワークを構成する各該当情報処理装置に上記のごとくの記録媒体を装着してプログラムを読み出して保持させておくことにより、本発明に関わる管理システムの機能を実現することができる。
【００６０】
【発明の効果】
以上の説明から明らかなように、本発明によれば、名刺情報を簡易入力可能とし、入力した名刺情報を共有化するとともに、行き先管理システム，スケジュール管理システム，入退室管理システムと連携させることにより、名刺情報を用いた総合的な管理を可能とすることができる。
【００６１】
すなわち、名刺情報管理システムにおいては、ＯＣＲ機能と名刺管理ＤＢと用いることにより、名刺情報を動的に管理することができ、かつ複数ユーザで名刺情報を共有化できるため、有効かつ信頼性の高い情報活用を行うことができるようになる。また、スキャナによる情報入力機能や、サーバ間の情報転送による入力機能を備えることにより、行き先管理システムや入退室管理システムに対する入力作業を合理化でき、かつ確実な情報入力を行うことができる。入退室管理システムからは最新の名刺情報が入力されるため、名刺管理ＤＢを最新情報に更新することができる。
【００６２】
また各ＤＢに保持されるデータをＰＤＡや携帯電話等のモバイル機器にダウンロード可能とすることにより、いつどのような場所においてもモバイル機器を用いて最新の情報を入手することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の名刺情報を用いた管理システムの一実施形態を説明するための図である。
【図２】本発明の管理システムが備える名刺情報管理システムの機能を説明するための図である。
【図３】本発明の管理システムが備える入退室管理システムの機能を説明するための図である。
【図４】本発明の管理システムが備える行き先管理システムの機能を説明するための図である。
【符号の説明】
１…名刺管理サーバ、１ａ…名刺管理ＤＢ、２…入退室管理サーバ、２ａ…入退室ＤＢ、３…行き先管理サーバ、３ａ…行き先ＤＢ、４…ユーザ端末、５…名刺スキャナ、６…ＰＤＡ、７…臨時ＩＤカード発行端末、８…臨時ＩＤカード発行機、９…名刺スキャナ、１０…カメラ、１１…ダウンロードサーバ、１２，１４…ＰＤＡ、１３…携帯電話、１５…ネットワーク、１６…インターネット回線。

Claims (13)

1. 名刺情報を登録した名刺管理データベースを管理し、ネットワークを介して端末装置間で名刺情報を共有化できるようにした名刺管理サーバを備え、名刺情報を用いて各種管理サービスを提供できるようにした名刺情報を用いた管理システムにおいて、前記名刺管理サーバは、前記名刺管理データベースに登録する各名刺情報に対して、時系列の登録順序を判別できるバージョン情報を付与し、同一人物で異なる情報を有する名刺情報には、新たなバージョン情報を付与して管理することを特徴とする名刺情報を用いた管理システム。
2. 請求項１に記載の名刺情報を用いた管理システムにおいて、前記名刺管理サーバは、前記名刺管理データベースの登録情報に関してネットワークに接続される端末装置からの検索を受け付けて、該検索の際に指定されたバージョン条件に従って、該当する名刺情報を前記端末装置に対して提示することを特徴とする名刺情報を用いた管理システム。
3. 請求項１または２に記載の名刺情報を用いた管理システムにおいて、前記端末装置に提示する前記名刺情報は、デフォルトとして最新バージョンのみを提示するように設定されていることを特徴とする名刺情報を用いた管理システム。
4. 請求項１ないし３のいずれか１に記載の名刺情報を用いた管理システムにおいて、前記名刺管理サーバに接続する端末装置に名刺登録機能を備え、前記名刺登録機能は、該端末装置に接続したスキャナから読み込んだ名刺情報をテキスト変換し、かつ必要な情報をイメージデータで保持し、該テキスト及びイメージデータを予め定めた項目別に分類し、分類したデータを前記名刺管理サーバに送信し、該名刺管理サーバは、送信されたデータと既存の登録データとを比較してその送信データの登録の可否を判別し、登録が必要であれば該データにバージョン情報を付与して前記名刺管理データベースに登録することを特徴とする名刺情報を用いた管理システム。
5. 請求項４に記載の名刺情報を用いた管理システムにおいて、該管理システムは、前記ネットワークに接続する臨時ＩＤカード発行端末と、該臨時ＩＤカード発行端末に接続する臨時ＩＤカード発行機とを有し、前記臨時ＩＤカード発行端末は、スキャナから読み込んだ名刺情報を所定の処理を施して前記臨時ＩＤカード発行機に転送することにより、入退室を許可するための臨時ＩＤカードの発行を可能とするとともに、前記臨時ＩＤカード発行端末は、前記名刺登録機能を有し、前記臨時ＩＤカード発行端末に接続したスキャナから得た名刺情報を前記名刺管理サーバに送信し、該名刺管理サーバは、送信されたデータの登録の可否を判別し、登録が必要であれば該データにバージョン情報を付与して前記名刺管理データベースに登録することを特徴とする名刺情報を用いた管理システム。
6. 請求項５に記載の名刺情報を用いた管理システムにおいて、前記臨時ＩＤカード発行端末は、該臨時ＩＤカード発行端末に接続したカメラを用いて、入退室を許可する来訪者の顔写真を撮像し、該撮像データをイメージデータとして前記臨時ＩＤカード発行端末に取り込み、該取り込んだ撮像データを前記臨時ＩＤカード発行機に転送して臨時ＩＤカードの発行に使用するとともに、該撮像データを前記名刺管理サーバに送信し、該名刺管理サーバは、送信された撮像データを前記名刺管理データベースの項目情報として登録することを特徴とする名刺情報を用いた管理システム。
7. 請求項６に記載の名刺情報を用いた管理システムにおいて、該管理システムは、ＩＤカードのデータ読み取り装置で読み込まれたＩＤカードデータを受け取り、入退室データベースに保持された入退室許可者のデータリストと照合して入退室の許可を行う処理を行う入退室管理サーバを有し、該入退室管理サーバは、前記臨時ＩＤカード発行機で発行された臨時ＩＤカードのデータを受け取って前記入退室データベースに登録し、前記臨時ＩＤカード発行端末は、臨時ＩＤカードを発行する際に前記入退室データベースに登録された臨時ＩＤカードの発行者の履歴データを参照して、再度同じ来訪者に臨時ＩＤカードを発行する場合に前記入退室データベースに登録された情報を前記臨時ＩＤカード発行機に転送することを特徴とする名刺情報を用いた管理システム。
8. 請求項１ないし７のいずれか１に記載の名刺情報を用いた管理システムにおいて、該管理システムは、利用者の行き先情報を保持する行き先データベースを管理し、利用者の端末装置に対して行き先管理用アプリケーションを提供する行き先管理サーバを有し、前記行き先管理用アプリケーションは、利用者の端末装置からの要求に従って、前記名刺管理データベースに登録された名刺情報を前記行き先管理サーバに転送させることにより、前記行き先管理用アプリケーションにおいて名刺情報を用いた情報入力を可能としたことを特徴とする名刺情報を用いた管理システム。
9. 請求項８に記載の名刺情報を用いた管理システムにおいて、前記行き先管理サーバは、前記行き先管理用アプリケーション上で利用者の端末装置に表示させる行き先情報から、名刺管理データベースに保持している名刺情報にリンクして、該リンクした名刺情報を利用者の端末装置に提示できるようにすることを特徴とする名刺情報を用いた管理システム。
10. 請求項９に記載の名刺情報を用いた管理システムにおいて、前記行き先管理サーバを、スケジュール管理を行うスケジュール管理サーバとして機能させ、スケジュール管理用アプリケーションを利用者の端末装置に提供することを特徴とする名刺情報を用いた管理システム。
11. 請求項１ないし１０のいずれか１に記載の名刺情報を用いた管理システムにおいて、該管理システムで管理される各データベースに保持された情報をネットワークを通じて端末装置にダウンロードするダウンロードサーバを有し、端末装置から該ダウンロードサーバに接続してダウンロード情報を指示することにより、該ダウンロードサーバが指示に従う情報をダウンロードさせることを特徴とする名刺情報を用いた管理システム。
12. 請求項１ないし１１のいずれか１に記載の名刺情報を用いた管理システムの機能を実現するプログラム。
13. 請求項１２に記載のプログラムを記録した記録媒体。

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