JP2019168779A - 名刺管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】セキュリティを低下させることなく代理人に操作を委任することが可能な名刺管理システムを提供する。【解決手段】複数のユーザーが端末からサーバーに接続して、ユーザーのうち名刺交換者が名刺交換相手の名刺情報を登録し、また自己および他の名刺交換者が登録した名刺情報を参照する名刺管理システムにおいて、データベースから名刺情報を抽出する抽出部１３４と、端末に対して所定の画面を表示する表示制御部１３０と、端末からデータを受け取る入力部１３６と、入力部が受け取ったデータをデータベースに登録する登録部１３８とを備え、表示制御部は、委任者となるユーザーの画面に他のユーザーを代理人として指定する代理人指定画面２０４を表示し、表示制御部は、代理人として指定されたユーザーの画面に、委任者として名刺情報の登録および参照を行う代理モードへの切替画面１４３ｂを表示する。【選択図】図５

Description

本発明は名刺管理システムに関し、特にセキュリティを低下させることなく代理人に操作を委任することが可能な名刺管理システムに関する。

従来から名刺管理を行うソフトウェアやプログラムは提供されていて、さらに組織として複数の名刺交換者が名刺を登録して一元管理する名刺管理システムが提供されている。個人で使用するプログラムと異なり、複数の名刺交換者が利用する管理システムでは、ログインするユーザー毎に登録や参照などの操作をできる権限が与えられる場合がある。最も簡単な一例として、参照（閲覧）する場合には他のユーザーが登録した名刺情報を見ることができるが、編集や削除を行う場合には自分が登録した名刺情報しか操作できないようになっている。

上記のように名刺情報ごとに操作可能であるか否かを制御するためには、名刺情報ごとに誰のレコードであるかの情報が必要である。名刺管理システムにおいては、名刺情報はそれを登録したユーザーの権限の下に帰属する。

したがって、基本的には名刺情報は各ユーザーが登録作業を行うべきものであるが、業務上時間が取れない場合や、システムの操作に不慣れなユーザーの場合などには、他のユーザーが代理で入力したいという要請がある。

特許文献１には、名刺管理システムではなく営業日報の管理システムであるが、担当販売員以外の販売員が、担当販売員の担当する顧客と接触した場合の営業日報を代理入力として登録し、またそれを営業日報の履歴として管理することができる金融機関営業支援システムが記載されている。

特開２００３−０６７５６９号公報

しかしながら特許文献１では、「営業日報を入力した販売員の販売員コードが、担当販売員の販売員コードと異なる場合、代理入力を示すフラグを営業日報とともにデータベース１２０へ登録する」と説明されている。すなわち、誰が操作したかという記録は残すものの、誰でも登録や削除などの操作を行うことができ、権限の概念がなく、セキュリティ上の対策も考慮されていない。

また、他のユーザーに名刺管理システムを操作してもらうための方式として、他のユーザーにアカウント名やパスワードを教えることも考えられる。しかしその場合には、自分で操作したのか他のユーザーが操作したのかの記録を残すことはできない。また、アカウント名やパスワードが流出すれば、多数の者が操作可能となってしまい、セキュリティが極めて低下してしまうという問題がある。

そこで本発明は、セキュリティを低下させることなく代理人に操作を委任することが可能な名刺管理システムを提供することを目的としている。

上記課題を解決するために、本発明にかかる名刺管理システムの代表的な構成は、複数のユーザーが端末からサーバーに接続して、ユーザーのうち名刺交換者が名刺交換相手の名刺情報を登録し、また自己および他の名刺交換者が登録した名刺情報を参照する名刺管理システムにおいて、データベースから名刺情報を抽出する抽出部と、端末に対して所定の画面を表示する表示制御部と、端末からデータを受け取る入力部と、入力部が受け取ったデータをデータベースに登録する登録部とを備え、表示制御部は、委任者となるユーザーの画面に他のユーザーを代理人として指定する代理人指定画面を表示し、表示制御部は、代理人として指定されたユーザーの画面に、委任者として名刺情報の登録および参照を行う代理モードへの切替画面を表示することを特徴とする。

上記構成によれば、代理人として指定されたユーザーは、委任者の権限で名刺情報を登録し、また参照することができる。そして代理人を指定することにより、操作可能となるユーザーを限定することができると共に、どの代理人が操作したのかという履歴を残すことができる。したがってセキュリティを低下させることなく代理人に操作を委任することが可能となる。

表示制御部が委任者に対して表示する代理人指定画面は、複数の他のユーザーを代理人として指定可能であってもよい。

これにより委任者は、複数の他のユーザーを代理人として指定することができる。具体例として、ある人物が２人の総務の人物を代理人にすることができる。すると代理人のひとりが不在でも他の代理人に操作を依頼することができるため、名刺管理業務を円滑に処理することが可能となる。

表示制御部が代理人に対して表示する代理モードへの切替画面は、複数の委任者の代理モードへと切替可能であってもよい。

これにより代理人は、複数の委任者の名刺管理を行うことができる。具体例として、ある総務の人物が複数の上司の名刺管理を行うことができる。したがって名刺管理業務を円滑に処理することが可能となる。

本発明によれば、セキュリティを低下させることなく代理人に操作を委任することが可能な名刺管理システムを提供することができる。

本実施形態にかかる名刺管理システムの全体構成を説明する図である。 データベースの構造の一例を示す図である。 委任者のトップ画面の例である。 委任者のユーザー設定画面の例である。 代理人のトップ画面の例である。 代理人のユーザー設定画面の例である。

以下に添付図面を参照しながら、本発明の好適な実施形態について詳細に説明する。かかる実施形態に示す寸法、材料、その他具体的な数値などは、発明の理解を容易とするための例示に過ぎず、特に断る場合を除き、本発明を限定するものではない。なお、本明細書及び図面において、実質的に同一の機能、構成を有する要素については、同一の符号を付することにより重複説明を省略し、また本発明に直接関係のない要素は図示または説明を省略する。

本実施形態において、当該システムの利用者を「ユーザー」と称する。ユーザーのうち、ある名刺情報についてその名刺を交換した者を「名刺交換者」と称する。システムとの契約で定まるユーザーの集合（主に同じ会社や関連会社）を「グループ」と称する。ユーザーと名刺を交換した相手を「名刺交換相手」と称する。名刺交換相手とは、すなわち名刺に記載された人物である。なお名刺交換相手は、グループ外の（他社の）人物だけでなく、グループ内の人物も含む。グループ内の人物同士で名刺を交換する場合も想定されるからである。

図１は本実施形態にかかる名刺管理システムの全体構成を説明する図である。本実施形態にかかる名刺管理システム１００は、ネットワーク１０に接続されたサーバー１２において実行されるプログラムである。名刺管理システム１００は、データベース１１０および処理部１２０によって構成される。

名刺管理システム１００には、ＰＣなどの固定端末１４やスマートフォンなどの移動端末１６からネットワーク１０を介して接続し、データの入力および閲覧を行う。すなわち、名刺管理システム１００はサーバー１２において稼働するが、そのインターフェースは固定端末１４や移動端末１６の画面に表示される。ネットワーク１０は、ＬＡＮ（Local Area Network）でもよいし、インターネットなどのＷＡＮ（Wide Area Network）であってもよい。

データの入力については、基本的には、名刺交換者は自己が名刺を交換した相手の名刺情報を登録する。一方、閲覧する際には、自己が登録した名刺情報だけでなく、他の名刺交換者が登録した名刺情報も参照することができる。

図２はデータベース１１０の構造の一例を示す図である。データベース１１０は構造を有するデータであり、複数の項目（カラム）を有するテーブルに、個々のレコード（名刺情報やユーザーのプロフィール）が追加される。

本実施形態では、データベース１１０には、名刺情報を格納している名刺テーブル１１２と、ユーザーのプロフィールを格納しているユーザーテーブル１１４が設定されている。

名刺テーブル１１２には、名刺交換者が登録（入力）した名刺情報、例えば氏名、会社名、部署などのプロフィールが格納される。なお名刺情報は、基本的には名刺に記載されている情報であるが、名刺交換者が補足する各種の付随情報も含む。付随情報とは、名刺に記載されていない電話番号やメールアドレス、見聞きした名刺交換相手の趣味などの情報である。

ユーザーテーブル１１４にも、名刺テーブル１１２と同様に、ユーザーの氏名、会社名、部署などのプロフィールが格納される。

なお、データベースの一般的な手法として、例えば会社名をインデックス化して会社名マスターテーブルに具体的な長い文字列を格納し、名刺テーブル１１２やユーザーテーブル１１４ではインデックスのみを格納してもよい。インデックス化することにより、データサイズを削減できるうえ、表記の揺らぎを防止することができる。

ここで、名刺テーブル１１２では、名刺情報が登録されるたびに新規レコードに格納される。すなわち、同一人物について複数のレコードが格納される。ユーザーテーブル１１４では、ひとりの人物に対して１つのレコードしか格納されない。

図１に示した処理部１２０の構成と動作を説明する。処理部１２０は、データベースから名刺情報を抽出する抽出部１３４と、端末１４，１６に対して所定の画面を表示する表示制御部１３０と、端末１４，１６からデータを受け取る入力部１３６と、入力部１３６が受け取ったデータをデータベース１１０に登録する登録部１３８とを備えている。処理部１２０の各部は、サーバー１２のＣＰＵによってＲＡＭ上で動作するプログラム、サブルーチン、ＤＬＬ（Dynamic Link Library）、ミドルウェアなどによって構成される。代表的な具体例として、表示制御部１３０はＨＴＴＰサーバー（ＷＥＢサーバー）である。アクセス制御部１３２や入力部１３６は、Ｃ言語やＪＡＶＡ（登録商標）、ＰＨＰなどで書かれたサーバーサイドアプリケーションである。抽出部１３４および登録部１３８はデータベースエンジンに所定のＳＱＬ文でＳＥＬＥＣＴコマンドを打つコンポーネントである。

まず名刺交換者が端末１４，１６から名刺管理システム１００にアクセスすると、表示制御部１３０によってログイン画面が表示される。名刺交換者が所定のパスワード、カード認証、生体認証などによってログインすると、アクセス制御部１３２によってログイン処理が行われる。端末１４，１６において表示および入力に使用するプログラムは、ウェブブラウザを好適に利用することができるが、専用のプログラムまたはアプリケーションであってもよい。

アクセス制御部１３２によって名刺交換者（現在のユーザー）のユーザーＩＤ（図２のユーザーテーブル１１４のUSER_ID）が特定されると、抽出部１３４はその名刺交換者のプロフィールをデータベース１１０のユーザーテーブル１１４から抽出する。図３はログイン後のトップ画面１４０の例である。表示制御部１３０は、抽出部１３４が取得したその名刺交換者のプロフィール１４２を表示すると共に、その名刺交換者の権限に応じて操作可能な入力や閲覧などのメニュー１４４〜１４７を端末１４，１６の画面に表示する。

ここで本実施形態では、名刺交換者が自分で名刺情報を登録するだけでなく、代理指定された他のユーザーが名刺情報を登録することが可能となっている。

図３はログイン後のトップ画面１４０の例であり、委任者であるＬＬＬＬさんのトップ画面１４０の例である。図３を参照すると、プロフィール１４２の中に代理指定の表示枠１４３ａが表示されている。なおこの例では、表示枠１４３ａにはステータスとして代理人が表示されているだけである。そしてお知らせ１４８には、代理人が入力した「代理入力結果のお知らせ」が表示されている。この通知はリンクになっており、このリンクをクリックすると代理人が登録した名刺情報の一覧の画面（不図示）へと遷移する。

代理人を指定する場合には、ユーザー設定から行う。図４は委任者のユーザー設定画面２００の例であり、ＬＬＬＬさんの画面である。ユーザー設定画面２００にはユーザーのプロフィールを入力させる入力枠２０２を表示している。なお「プロフィール」の項目内容は、氏名や会社、部署などであり、名刺情報と大部分が共通する。

そして図４に示すように、表示制御部１３０は、ユーザー設定画面２００に他のユーザーを代理人として指定する代理人指定画面２０４を表示している。代理人指定画面２０４においては、「選択」ボタンを押して他のユーザーを選択することが可能となっている。

代理人指定画面２０４においては、複数の他のユーザーを代理人として指定可能となっている。図４の例では、ＳＳＳＳさんとＴＴＴＴさんの２人を代理人として指定している。委任者であるＬＬＬＬさんが代理人を指定して「登録」ボタンを押すと、代理人として指定されたユーザーに通知が送られる。

図５は代理人のトップ画面１４０の例であり、図５（ａ）は代理人であるＳＳＳＳさん自身のログイン後のトップ画面、図５（ｂ）は代理モード時のトップ画面である。

図５（ａ）に示すように、表示制御部１３０は、代理人として指定されたＳＳＳＳさんの画面に、委任者として名刺情報の登録および参照を行う代理モードへの切替画面１４３ｂを表示している。切替画面１４３ｂにおいては複数の委任者が選択可能に表示されていて、複数の委任者の代理モードへと切替可能である。そして切替画面１４３ｂにおいて委任者を選択して「開始」ボタンを押すことにより、図５（ｂ）に示す代理モードのトップ画面へと遷移する。

代理モードの状態においては、代理人が名刺交換者の立場として名刺情報を登録することが可能である。具体例として図２の名刺テーブル１１２のRECORD_ID:10003に示す名刺情報では、名刺交換者はUSER_003（ＬＬＬＬさん）となっているが、破線で囲んでいるように登録者はUSER_201（ＳＳＳＳさん）となっている。

このように名刺情報を格納しておくことにより、ＬＬＬＬさんがデータベースを参照するときに、RECORD_ID:10003を自分が交換した名刺として参照することができる。また、この名刺情報はＳＳＳＳさんによる代理入力であることも履歴として知ることができ、データに誤りがあるときや、名刺の実物を探すときなどに代理人に問い合わせることができる。

図６は代理人のユーザー設定画面２００の例であり、ＳＳＳＳさんの画面である。図６に示すユーザー設定画面２００では、表示制御部１３０は、被代理指定承認画面２０６を表示している。図４の画面で委任者が代理人を指定しただけでは、まだ委任者と代理人の関係は確立していない。図６の画面で代理人が承認することによって、代理人の関係が確立する。被代理指定承認画面２０６には、複数の委任者が表示されていて、それぞれについて承認または解除のボタンが表示されている。

代理人の関係が確立すると、図２のユーザーテーブル１１４に代理指定が登録される。具体例として、USER_ID:USER_003（ＬＬＬＬさん）,USER_004（ＭＭＭＭさん）に破線で囲んでいるように、代理指定にUSER_201（ＳＳＳＳさん）, USER_202（ＴＴＴＴさん）が登録されている。なお本実施形態では委任者側にのみ代理人の情報を格納しているが、代理人側にも委任者の情報を格納してもよい。

このように代理関係を格納しておくことにより、図３で示したトップ画面１４０の代理指定の表示枠１４３ａや、図５で示したトップ画面１４０の切替画面１４３ｂを表示することができる。具体的には、ユーザーがログインしたときにアクセス制御部１３２によってユーザーＩＤが特定されると、抽出部１３４はユーザーテーブル１１４からそのユーザーのプロフィールとあわせて「代理指定」を抽出する。

以上説明したように、代理人として指定されたユーザーは、委任者の権限で名刺情報を登録し、また参照することができる。そして代理人を指定することにより、操作可能となるユーザーを限定することができると共に、どの代理人が操作したのかという履歴を残すことができる。したがってセキュリティを低下させることなく代理人に操作を委任することが可能となる。

また複数の他のユーザーを代理人として指定できることにより、代理人のひとりが不在でも他の代理人に操作を依頼することができる。このため、名刺管理委業務を円滑に処理することが可能となる。

また代理人が複数の委任者の代理人となることができる。具体例として、ある総務の人物が複数の上司の名刺管理を行うことができる。したがって名刺管理業務を円滑に処理することが可能となる。

以上、添付図面を参照しながら本発明の好適な実施例について説明したが、本発明は斯かる例に限定されないことは言うまでもない。当業者であれば、特許請求の範囲に記載された範疇内において、各種の変更例または修正例に想到し得ることは明らかであり、それらについても当然に本発明の技術的範囲に属するものと了解される。

特に画面例については、所定のリストや機能等を有していることが重要であり、視覚上のデザインは図に示した画面例に限られない。表示方法や操作体系は任意に変更可能である。

本発明は名刺管理システムに関し、特にセキュリティを低下させることなく代理人に操作を委任することが可能な名刺管理システムとして利用することができる。

１０…ネットワーク、１２…サーバー、１４…固定端末、１６…移動端末、１００…名刺管理システム、１１０…データベース、１１２…名刺テーブル、１１４…ユーザーテーブル、１２０…処理部、１３０…表示制御部、１３２…アクセス制御部、１３４…抽出部、１３６…入力部、１３８…登録部、１４０…トップ画面、１４２…プロフィール、１４３ａ…代理指定の表示枠、１４３ｂ…切替画面、１４８…お知らせ、２００…ユーザー設定画面、２０２…入力枠、２０４…代理人指定画面、２０６…被代理指定承認画面、１４４〜１４７…メニュー

Claims (3)

1. 複数のユーザーが端末からサーバーに接続して、ユーザーのうち名刺交換者が名刺交換相手の名刺情報を登録し、また自己および他の名刺交換者が登録した名刺情報を参照する名刺管理システムにおいて、
   データベースから名刺情報を抽出する抽出部と、
   前記端末に対して所定の画面を表示する表示制御部と、
   前記端末からデータを受け取る入力部と、
   前記入力部が受け取ったデータを前記データベースに登録する登録部とを備え、
   前記表示制御部は、委任者となるユーザーの画面に他のユーザーを代理人として指定する代理人指定画面を表示し、
   前記表示制御部は、代理人として指定されたユーザーの画面に、前記委任者として名刺情報の登録および参照を行う代理モードへの切替画面を表示することを特徴とする名刺管理システム。
2. 前記表示制御部が前記委任者に対して表示する前記代理人指定画面は、複数の他のユーザーを代理人として指定可能であることを特徴とする請求項１に記載の名刺管理システム。
3. 前記表示制御部が前記代理人に対して表示する前記代理モードへの切替画面は、複数の委任者の代理モードへと切替可能であることを特徴とする請求項１または請求項２に記載の名刺管理システム。
   
   

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