JP6581684B1 - 名刺管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】名刺情報を新規登録する際の労力を軽減すると共に、簡単かつ正確に同一人物判定を行うことが可能な名刺管理システムを提供する。【解決手段】本発明にかかる名刺管理システムは、表示制御部１３０は新規登録される名刺情報のうち一部の情報を入力させる部分入力画面を表示し、抽出部１３４はデータベースから一部の情報が重複する名刺情報を抽出し、表示制御部１３０は重複する名刺情報を重複リストとして表示し、端末において重複リストから１つの名刺情報が選択された場合に、表示制御部１３０は全ての名刺情報を入力させる詳細入力画面を表示し、該名刺情報入力画面の各入力枠の初期値として選択された名刺情報の値を設定することを特徴とする。【選択図】図５

Description

本発明は名刺管理システムに関し、名刺情報を新規登録する際の労力を軽減し、特に同一人物について複数回名刺が交換された場合の取り扱いに優れた名刺管理システムに関する。

従来から名刺管理を行うソフトウェアやプログラムは提供されていて、さらに組織として複数の名刺交換者が名刺を登録して一元管理する名刺管理システムが提供されている。個人で使用するプログラムと異なり、複数の名刺交換者が利用する管理システムでは、同一人物について複数回名刺が交換され登録される場合が想定されるうえ、名刺交換相手の異動により部署や肩書きなどのプロフィールが変更される場合がある。

特許文献１には、変更になっていると判断した名刺記載情報に対応する１以上の受取人識別子を取得する通知受取人識別子取得手段を具備する異動情報通知装置が提案されている。これにより、ある者が受け取った名刺に関する情報を登録した場合に、過去に名刺を受け取った他の方のみに、名刺に記載された方の異動情報を容易に通知することができると述べている。

特開２００９−１２９２３９号公報

新規の名刺情報を登録する場合、氏名、会社名、部署、役職、住所や電話など、入力すべき項目は多い。したがって何らかの労力の軽減を図ることにより、ユーザーによる名刺情報の登録を促進する必要がある。

また、登録しようとする名刺情報が２枚目以降である場合や、異動などによって更新されたものである場合、入力項目の全部または大部分は変更がない。特に住所は誤ってはいなくても表記の揺れが生じやすく、人間が見れば同じであることは判断できるとしても、機械的に抽出すると漏れを生じる可能性がある。したがって、表記の揺れのない同一の文字列の入力を促進する必要がある。

さらに、名刺情報が更新されたものであることを登録するためには、過去に登録された名刺情報と関連づけ（同一人物判定）をする必要がある。特許文献１では、名刺交換相手に異動があったことを入力受付部１１１から入力するか（段落００１９）、異動判断部２２５が機械的に検索して判断する（段落００７７）ことが開示されている。しかしながら、異動があったことを知るには他の名刺交換者が異動前の名刺を登録しているかどうかを知っていなくてはならないし、機械的な判断では同一人物判定に思わぬ誤判定を生じる場合もある。したがって異動情報の正確性に欠けるという問題があった。

そこで本発明は、名刺情報を新規登録する際の労力を軽減すると共に、簡単かつ正確に同一人物判定を行うことが可能な名刺管理システムを提供することを目的としている。

上記課題を解決するために、本発明にかかる名刺管理システムの代表的な構成は、複数のユーザーが端末からサーバーに接続して、ユーザーのうち名刺交換者が名刺交換相手の名刺情報を登録し、また自己および他の名刺交換者が登録した名刺情報を参照する名刺管理システムにおいて、データベースから名刺情報を抽出する抽出部と、端末に対して所定の画面を表示する表示制御部と、端末からデータを受け取る入力部と、入力部が受け取ったデータをデータベースに登録する登録部とを備え、表示制御部は新規登録される名刺情報のうち一部の情報を入力させる部分入力画面を表示し、抽出部はデータベースから一部の情報が重複する名刺情報を抽出し、表示制御部は重複する名刺情報を重複リストとして表示し、端末において重複リストから１つの名刺情報が選択された場合に、表示制御部は全ての名刺情報を入力させる詳細入力画面を表示し、該名刺情報入力画面の各入力枠の初期値として選択された名刺情報の値を設定することを特徴とする。

上記構成によれば、多数の項目からなる名刺情報の大部分を流用することができ、一部分を修正するだけで入力を完了することができる。したがって、名刺情報を新規登録する際の労力を軽減することができる。

重複リストから１つの名刺情報が選択された場合に、表示制御部は、詳細入力画面に、新規登録される名刺情報と選択された名刺情報が同一人物である旨の選択肢を表示してもよい。これにより、流用した名刺情報と新規登録される名刺情報が同一人物である旨の情報（同一人物判定）を簡単かつ正確に登録することができる。

一部の情報に氏名が含まれていて、重複リストから１つの名刺情報が選択された場合に、一部の情報の氏名と選択された名刺情報の氏名が一致していた場合には、表示制御部は、新規登録される名刺情報と選択された名刺情報が同一人物である旨の選択肢を表示してもよい。これにより、流用した名刺情報と新規登録される名刺情報が同一人物である旨の情報（同一人物判定）を簡単かつ正確に登録することができる。特に、選択肢を表示することを氏名が一致する場合に限定することにより、全くの他人を同一人物判定してしまう誤入力を排除することができる。

一部の情報に氏名が含まれていて、重複リストから１つの名刺情報が選択された場合に、一部の情報の氏名と選択された名刺情報の氏名が一致していた場合には、登録部は、新規登録される名刺情報と選択された名刺情報が同一人物である旨の情報をデータベースに登録してもよい。すなわち、流用する名刺情報と新規登録される名刺情報の氏名が一致していた場合には、選択肢を表示することなく自動的に同一人物と判定する。これにより、同一人物である旨の情報を自動的かつ確実に登録することができる。

本発明によれば、名刺情報を新規登録する際の労力を軽減すると共に、簡単かつ正確に同一人物判定を行うことが可能な名刺管理システムを提供することができる。

本実施形態にかかる名刺管理システムの全体構成を説明する図である。 データベースの構造の一例を示す図である。 ログイン後のトップ画面の例である。 名刺情報を新規登録する場合のフローチャートである。 名刺情報の部分入力画面の例である。 詳細入力画面の例を示す図である。 名刺検索画面の例を示す図である。 更新リスト画面の例を示す図である。

以下に添付図面を参照しながら、本発明の好適な実施形態について詳細に説明する。かかる実施形態に示す寸法、材料、その他具体的な数値などは、発明の理解を容易とするための例示に過ぎず、特に断る場合を除き、本発明を限定するものではない。なお、本明細書及び図面において、実質的に同一の機能、構成を有する要素については、同一の符号を付することにより重複説明を省略し、また本発明に直接関係のない要素は図示または説明を省略する。

本実施形態において、当該システムの利用者を「ユーザー」と称する。ユーザーのうち、ある名刺情報についてその名刺を交換した者を「名刺交換者」と称する。システムとの契約で定まるユーザーの集合（主に同じ会社や関連会社）を「グループ」と称する。ユーザーと名刺を交換した相手を「名刺交換相手」と称する。名刺交換相手とは、すなわち名刺に記載された人物である。なお名刺交換相手は、グループ外の（他社の）人物だけでなく、グループ内の人物も含む。グループ内の人物同士で名刺を交換する場合も想定されるからである。

図１は本実施形態にかかる名刺管理システムの全体構成を説明する図である。本実施形態にかかる名刺管理システム１００は、ネットワーク１０に接続されたサーバー１２において実行されるプログラムである。名刺管理システム１００は、データベース１１０および処理部１２０によって構成される。

名刺管理システム１００には、ＰＣなどの固定端末１４やスマートフォンなどの移動端末１６からネットワーク１０を介して接続し、データの入力および閲覧を行う。すなわち、名刺管理システム１００はサーバー１２において稼働するが、そのインターフェースは固定端末１４や移動端末１６の画面に表示される。ネットワーク１０は、ＬＡＮ（Local Area Network）でもよいし、インターネットなどのＷＡＮ（Wide Area Network）であってもよい。

データの入力については、基本的には、名刺交換者は自己が名刺を交換した相手の名刺情報を登録する。一方、閲覧する際には、自己が登録した名刺情報だけでなく、他の名刺交換者が登録した名刺情報も参照することができる。

図２はデータベース１１０の構造の一例を示す図である。データベース１１０は構造を有するデータであり、複数の項目（カラム）を有するテーブルに、個々のレコード（名刺情報やユーザーのプロフィール）が追加される。

本実施形態では、データベース１１０には、名刺情報を格納している名刺テーブル１１２と、ユーザーのプロフィールを格納しているユーザーテーブル１１４が設定されている。

名刺テーブル１１２には、名刺交換者が登録（入力）した名刺情報、例えば氏名、会社名、部署などのプロフィールが格納される。なお名刺情報は、基本的には名刺に記載されている情報であるが、名刺交換者が補足する各種の付随情報も含む。付随情報とは、名刺に記載されていない電話番号やメールアドレス、見聞きした名刺交換相手の趣味などの情報である。

ユーザーテーブル１１４にも、名刺テーブル１１２と同様に、ユーザーの氏名、会社名、部署などのプロフィールが格納される。

なお、データベースの一般的な手法として、例えば会社名をインデックス化して会社名マスターテーブルに具体的な長い文字列を格納し、名刺テーブル１１２やユーザーテーブル１１４ではインデックスのみを格納してもよい。インデックス化することにより、データサイズを削減できるうえ、表記の揺らぎを防止することができる。

ここで、名刺テーブル１１２では、名刺情報が登録されるたびに新規レコードに格納される。すなわち、同一人物について複数のレコードが格納される。ユーザーテーブル１１４では、ひとりの人物に対して１つのレコードしか格納されない。

図１に示した処理部１２０の構成と動作を説明する。処理部１２０は、データベースから名刺情報を抽出する抽出部１３４と、端末１４，１６に対して所定の画面を表示する表示制御部１３０と、端末１４，１６からデータを受け取る入力部１３６と、入力部１３６が受け取ったデータをデータベース１１０に登録する登録部１３８とを備えている。処理部１２０の各部は、サーバー１２のＣＰＵによってＲＡＭ上で動作するプログラム、サブルーチン、ＤＬＬ（Dynamic Link Library）、ミドルウェアなどによって構成される。代表的な具体例として、表示制御部１３０はＨＴＴＰサーバー（ＷＥＢサーバー）である。アクセス制御部１３２や入力部１３６は、Ｃ言語やＪＡＶＡ（登録商標）、ＰＨＰなどで書かれたサーバーサイドアプリケーションである。抽出部１３４および登録部１３８はデータベースエンジンに所定のＳＱＬ文でＳＥＬＥＣＴコマンドを打つコンポーネントである。

まず名刺交換者が端末１４，１６から名刺管理システム１００にアクセスすると、表示制御部１３０によってログイン画面が表示される。名刺交換者が所定のパスワード、カード認証、生体認証などによってログインすると、アクセス制御部１３２によってログイン処理が行われる。端末１４，１６において表示および入力に使用するプログラムは、ウェブブラウザを好適に利用することができるが、専用のプログラムまたはアプリケーションであってもよい。

アクセス制御部１３２によって名刺交換者（現在のユーザー）のユーザーＩＤ（図２のユーザーテーブル１１４のUSER_ID）が特定されると、抽出部１３４はその名刺交換者のプロフィールをデータベース１１０のユーザーテーブル１１４から抽出する。図３はログイン後のトップ画面１４０の例である。表示制御部１３０は、抽出部１３４が取得したその名刺交換者のプロフィール１４２を表示すると共に、その名刺交換者の権限に応じて操作可能な入力や閲覧などのメニュー１４４〜１４７を端末１４，１６の画面に表示する。

図４は名刺情報を新規登録する場合のフローチャートである。ある名刺交換者が名刺情報を登録する場合には、名刺登録メニュー１４５の「登録（直接入力）（１４５ｂ）」を選択する（ステップ３０２）。また「画像からの登録（１４５ａ）」を選択して、スキャナ１８（図１参照）や移動端末１６のカメラを用いて名刺２０の画像を取り込み、画像を登録（送信）してもよい。画像情報がある場合には、入力部１３６がＯＣＲ処理にて名刺情報を読み取り、名刺交換者がさらにこれを確認、修正することもできる。

図５は名刺情報の部分入力画面の例であり、図５（ａ）は部分入力画面の初期画面の例、図５（ｂ）は部分入力画面の検索後の画面の例である。「登録（直接入力）（１４５ｂ）」が選択されると、表示制御部１３０は、まず図５（ａ）に示すように、新規登録される名刺情報のうち一部の情報を入力させる部分入力画面１８０を表示する（ステップ３０４）。部分入力画面１８０では、例として氏名、氏名かな、会社、会社かな程度の限定された一部の情報のみを入力させる入力枠１８２が表示されている。

入力枠１８２に情報を入力して「次へ」ボタンを押すと、抽出部１３４は名刺テーブル１１２から、一部の情報が重複する名刺情報を抽出する（ステップ３０６）。そして図５（ｂ）に示す部分入力画面１８０のように、表示制御部は重複する名刺情報を重複リスト１８６として表示する（ステップ３０８）。部分入力画面１８０には、直接入力の選択肢１８４も表示している。重複する名刺情報がない場合には、重複リスト１８６は表示せず、図６（ａ）に示す直接入力の詳細入力画面１９０に遷移する。

なお本実施形態では、「一部の情報が重複する名刺情報」として、氏名と会社のＯＲ検索をして名刺情報を抽出する。図５（ｂ）の重複リスト１８６において、１行目は氏名「ＡＡＡＡ」および会社「COM_001」が一致している名刺情報、２行目は会社「COM_001」のみが一致している名刺情報である。これらの項目以外にも、例えばメールアドレスを入力させて、メールアドレスのドメインで検索してもよい。

名刺交換者は、直接入力の選択肢１８４を選択するか、または重複リスト１８６からいずれかの行を選択する。いずれかを選択して「次へ」ボタンを押すと、入力部１３６は重複リスト１８６からの選択か否かを判断する（ステップ３１０）。ステップ３１０において「重複リスト１８６からの選択でない場合」とは、すなわち直接入力の選択肢１８４が選択されていた場合である。

直接入力の選択肢１８４（ステップ３１０のＮＯ）は、重複リスト１８６に流用できるレコードがない場合に選択される。この場合には、図６に示す詳細入力画面１９０に遷移する（ステップ３１２）。図６（ａ）に示す詳細入力画面１９０では、全ての名刺情報を入力させる入力枠１９２が表示されている。名刺交換者が各入力枠に入力して「登録」ボタンを押すと、入力部１３６が登録部１３８を介して名刺テーブル１１２に名刺情報を登録する（ステップ３１６）。

重複リスト１８６から選択された場合、図６（ｂ）に示す詳細入力画面１９０に遷移する（ステップ３１４）。図６（ｂ）に示す詳細入力画面１９０では、全ての名刺情報を入力させる入力枠１９４が表示されているが、ここで、流用元の名刺情報１９４ａも表示すると共に、新規登録の入力枠１９４ｂの初期値として選択された名刺情報の値を設定する。

具体例として、図５（ｂ）では重複リスト１８６から氏名が一致する名刺情報（「ＡＡＡＡ」さん）を選択している。この名刺情報は会社名も一致していて、同一人物である。そして図６（ｂ）では、役職のみが異動になっているから、「課長代理」を「課長」に修正している。そして名刺交換者が各入力枠に入力して「登録」ボタンを押すと、入力部１３６が登録部１３８を介して名刺テーブル１１２に名刺情報を新しいレコードで登録する（ステップ３１６）。このように、既存の名刺情報を流用することにより、多数の項目からなる名刺情報の大部分を流用することができ、一部分を修正するだけで入力を完了することができる。したがって、名刺情報を新規登録する際の労力を軽減することができる。

なお図５（ｂ）の重複リスト１８６において、会社のみが一致する名刺情報（「ＣＣＣＣ」さん）を選択してもよい。この場合、同一人物ではないが、会社名や会社の住所、部署や電話番号など多くの項目のデータを流用できる可能性がある。

さらに図６（ｂ）の詳細入力画面１９０では、表示制御部１３０により、同一人物である旨の選択肢（チェックボックス１９６）が表示されている。同一人物とは、すなわち、新規登録される名刺情報と選択された名刺情報（流用元の名刺情報）が同一人物であることを意味している。チェックボックス１９６にチェックが入っていた場合には、登録部１３８は、同一人物である旨の情報として、名刺テーブル１１２の「人物ＩＤ」に同じ値を入れる（ステップ３１８）。具体例として、名刺テーブル１１２のRECORD_IDの10001と10007のレコードにおいて、人物ＩＤに同じくUNIQ_001を格納する。これにより、流用した名刺情報と新規登録される名刺情報が同一人物である旨の情報（同一人物判定）を簡単かつ正確に登録することができる。

なおチェックボックス１９６は、一部の情報の入力枠１８２の氏名と、重複リスト１８６で選択された名刺情報の氏名が一致していた場合のみに表示してもよい。重複リスト１８６において会社が同じ別の人物を選択していた場合に、チェックボックス１９６が表示されていて、誤ってこれをチェックしてしまうと、誤入力となってしまうためである。これにより、全くの他人を同一人物判定してしまう誤入力を排除することができる。

一方、氏名が一致した名刺情報を流用している場合には、同一人物である蓋然性が極めて高い。同姓同名の他人の名刺情報があったとしても、流用元として選択されることはないと考えられるためである。このような場合には、チェックボックス１９６を表示することなく、登録部１３８は、同一人物である旨の情報を名刺テーブル１１２に登録してもよい。すなわち、選択肢を表示することなく自動的に同一人物と判定する。これにより、同一人物である旨の情報を自動的かつ確実に登録することができる。

同一人物の情報の利用方法について説明する。図３に示したトップ画面１４０のメニュー１４４には、「名刺検索（１４４ａ）」が表示されている。名刺交換者がこれを選択すると、表示制御部１３０は図７（ａ）に示すような名刺検索画面１６０に遷移する。検索条件１６２に所定事項（例えば「氏名かな」）に入力して検索を行うと、図７（ｂ）に示すように検索画面１６０に検索結果リスト１６４が表示される。検索結果リスト１６４において人物を選択すると、詳細情報を表示する画面に遷移する。

そして検索結果リスト１６４では、同一人物として設定された複数の名刺情報があるとき、最新の名刺情報を表示する。仮に同一人物の情報がない場合には、検索結果リスト１６４に全ての名刺情報を列記することとなり、同じ人物の名刺情報が複数枚並ぶ可能性がある。なお、過去の名刺情報がある場合には「過去の名刺：１枚」のようにその存在を表示することにより、履歴の存在を知らせることができる。

また図３に示したトップ画面１４０のメニュー１４４には、「最近更新された名刺（１４４ｄ）」が表示されている。名刺交換者がこれを選択すると、表示制御部１３０は図８に示す更新リスト画面１７０に遷移する。詳細には、まず抽出部１３４は、自己（現在のユーザー）が登録した名刺情報と同一人物と判定された名刺情報のリスト（更新リスト１７２）を抽出する。「同一人物と判定された名刺情報」の抽出の母集団は、他のユーザーが登録した名刺情報を含む。そして表示制御部１３０は、更新リスト１７２を含む更新リスト画面１７０を表示する。これにより、名刺交換相手のプロフィールが変更されてから時間が経過した後であっても、いつでも最新の更新情報および更新履歴を参照することができる。

具体例として、図２に示す名刺テーブル１１２において、AAAAさんは課長代理から課長に昇進していて、RECORD_IDの10001（課長代理）と10007（課長）に２度登録されている。いまログインしている名刺交換者のユーザーＩＤがUSER_001であるとする。USER_001が「最近更新された名刺（１４４ｄ）」を選択すると、複数の名刺情報が登録されている人物について、複数の名刺情報が時系列で並べられている。図８の例では、更新された名刺情報が人物単位で上から順に日付の新しい名刺情報が並べられている。過去の名刺情報がある場合には「過去の名刺：１枚」のようにその存在を表示することにより、履歴の個数を知らせることができる。なお、名刺情報の内容（プロフィール）が同じであっても、複数登録されている場合には「最近更新された名刺」の画面に表示される。

以上、添付図面を参照しながら本発明の好適な実施例について説明したが、本発明は斯かる例に限定されないことは言うまでもない。当業者であれば、特許請求の範囲に記載された範疇内において、各種の変更例または修正例に想到し得ることは明らかであり、それらについても当然に本発明の技術的範囲に属するものと了解される。

特に画面例については、所定のリストや機能等を有していることが重要であり、視覚上のデザインは図に示した画面例に限られない。例えば、図５（ｂ）等に示した名刺情報のリストを、行形式に代えてアイコンの配列にしてもよい。また図８等に示した名刺情報のリストを、時系列だけでなく会社毎にグループ分けするなど、表示方法や操作体系は任意に変更可能である。

本発明は名刺管理システムに関し、名刺情報を新規登録する際の労力を軽減し、特に同一人物について複数回名刺が交換された場合の取り扱いに優れた名刺管理システムとして利用することができる。

１０…ネットワーク、１２…サーバー、１４…固定端末、１６…移動端末、１００…名刺管理システム、１１０…データベース、１１２…名刺テーブル、１１４…ユーザーテーブル、１２０…処理部、１３０…表示制御部、１３２…アクセス制御部、１３４…抽出部、１３６…入力部、１３８…登録部、１４０…トップ画面、１４２…プロフィール、１４４…メニュー、１４５…メニュー、１４６…メニュー、１４７…メニュー、１６０…名刺検索画面、１６２…検索条件、１６４…検索結果リスト、１７０…更新リスト画面、１８０…部分入力画面、１８２…入力枠、１８４…直接入力の選択肢、１８６…重複リスト、１９０…詳細入力画面、１９２…各項目を入力する入力枠、１９４…入力枠、１９４ａ…流用元の名刺情報、１９４ｂ…新規登録の入力枠、１９６…チェックボックス

Claims (4)

1. 複数のユーザーが端末からサーバーに接続して、ユーザーのうち名刺交換者が名刺交換相手の名刺情報を登録し、また自己および他の名刺交換者が登録した名刺情報を参照する名刺管理システムにおいて、
   データベースから名刺情報を抽出する抽出部と、
   前記端末に対して所定の画面を表示する表示制御部と、
   前記端末からデータを受け取る入力部と、
   前記入力部が受け取ったデータを前記データベースに登録する登録部とを備え、
   前記表示制御部は新規登録される名刺情報のうち一部の情報を入力させる部分入力画面を表示し、
   前記一部の情報には氏名以外の情報も含んでいて、
   前記抽出部は前記データベースから前記一部の情報が重複する名刺情報を抽出し、
   前記表示制御部は前記重複する名刺情報を重複リストとして表示し、
   前記端末において前記重複リストから１つの名刺情報が選択された場合に、同一人物ではない名刺情報が選択された場合であっても、前記表示制御部は全ての名刺情報を入力させる詳細入力画面を表示し、該名刺情報入力画面の各入力枠の初期値として前記選択された名刺情報の値を設定することを特徴とする名刺管理システム。
2. 前記重複リストから１つの名刺情報が選択された場合に、
   前記表示制御部は、前記詳細入力画面に、新規登録される名刺情報と選択された名刺情報が同一人物である旨の選択肢を表示することを特徴とする請求項１に記載の名刺管理システム。
3. 前記一部の情報に氏名が含まれていて、
   前記重複リストから１つの名刺情報が選択された場合に、
   前記一部の情報の氏名と選択された名刺情報の氏名が一致していた場合には、
   前記表示制御部は、新規登録される名刺情報と選択された名刺情報が同一人物である旨の選択肢を表示することを特徴とする請求項１に記載の名刺管理システム。
4. 前記一部の情報に氏名が含まれていて、
   前記重複リストから１つの名刺情報が選択された場合に、
   前記一部の情報の氏名と選択された名刺情報の氏名が一致していた場合には、
   前記登録部は、新規登録される名刺情報と選択された名刺情報が同一人物である旨の情報を前記データベースに登録することを特徴とする請求項１に記載の名刺管理システム。

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