JPH10290279A - 名簿管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】従来は個人電話帳か共用電話帳のどちらか一方
を使用する仕組みであり、一方を変更するとデータの不
一致が発生する可能性があり、ユーザからすると使い勝
手があまり良くなかった。なお情報処理端末と電話機を
融合した環境では電話をかけても相手が出ない場合に、
電子メールとして用件を送信しておく機能も簡単に実現
することが可能となるので、電話番号だけでなく電子メ
ールシステムのメールアドレスをも含めた共用名簿と個
人用名簿を融合管理する仕組みを提供することが本特許
の目的である。 【解決手段】共有用の名簿データベース１３１を持つ名
簿管理サーバ１と、クライアント端末２内で個人用名簿
データベース２２１の管理と通信管理を行う制御部２１
と個人用名簿データベース２２１を記憶する記憶部２２
とネットワークインタフェース部２４と名簿データベー
スを編集するためのユーザインタフェースとなる編集ツ
ール２７により構成される名簿管理システムを用意す
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】データベース利用システムの
応用分野に属する。

【０００２】

【従来の技術】パソコン等の情報処理端末から電話の発
着信を行うアプリケーションがあり、電話をかける場
合、氏名や一般名称と電話番号を対にしたエントリを複
数登録できる電話帳を個人毎に管理しこの電話帳を参照
するか、ネットワーク上にある一括管理された共用電話
帳を参照し、アプリケーション画面から電話帳に既登録
の氏名や一般名称を選択することによって、アプリケー
ション内部で氏名や一般名称を電話番号に変換して電話
をかけていた。

【０００３】一方、２つ以上のデータベースが存在する
分散型データベースシステム、例えば特開平６−１９９
６９号公報には、データの整合性を補償する方法として
共用データベースとローカルデータベース双方で、デー
タとデータを更新した時刻を管理するテーブルを用意
し、ローカルデータベースをアクセスした時にアクセス
したデータの更新時刻と共用データベースのデータの更
新時刻をが一致すればローカルデータベースの内容を参
照し、そうでなければ共用データベースのデータでロー
カルデータベースのデータを上書きした後に目的データ
を参照する方法が記載されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】個人電話帳と共有電話
帳の２つが存在する環境において、電話帳の管理者が共
用電話帳を更新しても、管理者が個人電話帳までは更新
することは通常ないため、個人電話帳を使用するユーザ
が更新を怠ったり忘れたりするとデータの不一致が発生
し、ユーザからすると使い勝手があまり良くない。

【０００５】これを解決する方法としては前記公報に記
載されているデータ管理方法と組み合わせることによっ
て解決することも可能であるが、前記公報に記載の技術
では必ずローカルデータベースと共有データベース双方
をアクセスする必要があり、電話帳のようなデータベー
スでは、ほとんどのデータが共用電話帳（共用データベ
ース）に存在して、一部が個人電話帳（ローカルデータ
ベース）に存在している場合が一般的なため、データ参
照の度にローカルデータベースを参照する必要はない。

【０００６】本発明の目的はローカルデータベースに毎
回アクセスすることなく、共用名簿データベースと個人
用名簿データベースを融合管理する仕組みを提供するこ
とが目的である。

【０００７】

【課題を解決するための手段】共有用の名簿データベー
ス１３１を持つ名簿管理サーバ１と、クライアント端末
２内で個人用名簿データベース２２１の管理と通信管理
を行う制御部２１と個人用名簿データベース２２１を記
憶する記憶部２２とネットワークインタフェース部２４
と名簿データベースを編集するためのユーザインタフェ
ースとなる編集ツール２７により構成される名簿管理シ
ステムを用意する。

【０００８】

【発明の実施の形態】ネットワークＬ１には名簿管理サ
ーバ１と、１のサービスを受けるクライアント端末２と
電子メールサーバ３が接続してあり、２には電話網Ｌ２
も接続してある。２には電話機２６が接続してあり、２
６と２６を制御するクライアントアプリケーション２８
を使って２は、他の２にも、通常の一般電話機４との間
でも通話できるものである。２８としては電話をかける
だけか、電子メールを利用するだけのものでも良いが、
ここでは２８は発呼した相手が不在で電話に出ない場合
には即座に電子メールに切り替えて、メールにて用件を
伝えるための電話機と電子メールを連携させた機能があ
るものとして説明する。またクライアントアプリケーシ
ョン２はユーザインタフェースを表示装置２５上に表示
しており、ユーザが前記ユーザインタフェースに氏名や
一般名称を指定後、本特許システムの名簿管理システム
を使用して氏名や一般名称を電話番号とメールアドレス
に変換した情報を元に電話発信したり電子メールを利用
したりするものとして、以下に名簿管理システムの具体
的な動作例を示す。

【０００９】（実施例１）名簿管理システムは名簿管理
サーバ１とクライアント端末２内の制御部２１と記憶部
２２とネットワークインタフェース部２４と画面制御部
２７により構成される。なお名簿データベース１３１と
個人用名簿データベース２２１には図５のように氏名、
電話番号、メールアドレス、ＩＰアドレスが対応つけら
れたデータが記録されているものとする。なお氏名を入
れるＡ欄には、氏名だけでなく端末の一般名称やニック
ネーム等が入ることも考えられるが、ここでは単純化す
るためにＡ欄には氏名が入っているものとする。

【００１０】クライアントアプリケーション２８は表示
装置２５上に表示しているユーザインタフェースに、コ
ミュニケーションをとる相手先氏名をユーザによって入
力されることによって、この氏名を電話番号やメールア
ドレスに変換するために名簿管理システムの制御部２１
にユーザに入力された氏名情報を渡す。２１は前記氏名
情報を受け取ると、ネットワークインタフェース部２３
に渡し、２３はネットワークＬ１を介して名簿管理シス
テム１に送信する。１はネットワークインタフェース部
１２で、２３が先ほど送信した氏名情報を受信し、氏名
情報を受信したことを制御部１１に伝える。１１は１２
から前記氏名情報を取得すると記憶装置１３内にある名
簿データベース１３１のＡ欄に同一名称があるかＡ１〜
Ａｎまで検索し、Ａｘと一致した場合には、ＢｘとＣｘ
に記述してある電話番号とメールアドレスを１２経由で
２に返信する。もし一致するものがない場合には、一致
するデータがなかった事を示す所定のデータを返信す
る。２では１２が返信したデータを２３で受信し、２３
は受信したことを２１に伝える。１側で１３１に一致し
たデータが存在した場合には、２１は２８にＢｘとＣｘ
を返す。２８はＢｘとＣｘを受け取ると電話回線インタ
フェース部２４を経由して発信先であるＢｘに電話をか
ける。２８は発信後も２４を監視し、相手が受話器を取
った時点で次の動作に移る。２８は２４を監視した結
果、一定時間相手が受話器を取らない場合は、用件を入
力するユーザインタフェースを２５上に表示しユーザ入
力が完了すると、１より情報取得したメールアドレスＣ
ｘを電子メールの宛先としてネットワークインタフェー
ス部２３とＬ１を介して、電子メールサーバ３に電子メ
ールとして用件を送信する。なお１３１に前記氏名情報
がなかった場合には２１は、２がローカルに持っている
個人用名簿データベース２２１を検索し、１３１を検索
した時と同じ方法で、氏名情報と一致した該当行のＢ欄
とＣ欄に記述してある電話番号とメールアドレスを取得
し、電話番号とメールアドレスを２８に通知する。２８
は１３１からデータを受け取ったのと同様の方法で電話
をかけ、相手が出なければ電子メールで用件を伝えると
いう動作を行う。なお２２１にも合致するデータが存在
しない場合には、２１は２８にその旨を示す所定の通知
を行うと共に、２１は編集ツール２７にユーザが最初に
入力した氏名情報とデータが存在しなかった事を示す情
報を通知する。２７は前記情報を受け取ると表示装置２
５上に、データが存在しないという事を示す通知画面５
を表示する。この時５１に電話番号を５２にメールアド
レスを入力し登録ボタン５３を押下すれば、２１はこれ
を検出し２２１の名簿データベースにデータを追加す
る。２１はデータを追加後２９に２２１を送り、２９で
は所定のフォーマットで２２１の内容を表示装置２５上
に表示する。なお２９と２８は所定のインタフェースで
つながっており、２９に表示してある電話番号を選択す
ると２８はその電話番号に発信し、メールアドレスを選
択するとそのアドレスにメール送信ｓする動作に移行す
る。

【００１１】（実施例２）２ではクライアントアプリケ
ーション２８からある氏名情報の名簿検索依頼があると
実施例１に示したように２と１との間で通信し、２８が
指定した氏名情報に対応するデータを２の制御部２１が
受け取る。このデータを２１が受け取り内容確認した結
果、電話番号とメールアドレスが入っていて、同じ内容
のデータがまだキャッシュ２２３に記述されていない場
合には、２８から指定された氏名情報と１から受け取っ
たデータを対応させて２３に記憶させる。もし２１が受
け取ったデータがデータなしを表すものであったら、２
１は編集ツール２７にその旨を通知する。２７は通知画
面を表示させユーザに電話番号とメールアドレスを登録
するか確認し、その結果を２１に戻す。ユーザが電話番
号とメールアドレスを登録したならば、その内容を氏名
情報と対応させ２２３に記憶させる。次に２１は２９に
２２１と２２３のデータを送り、２９では所定のフォー
マットで２２１と２２３の内容を表示装置２５上に表示
する。

【００１２】（実施例３）名簿データベース１３１を更
新する際には、編集アプリケーション１４で該当する項
目の変更を行う。Ｂｘを変更した場合には１４はＢｘを
含んだ行が変更されたことを示す更新フラグ欄Ｅｘに所
定の更新されたことを示すためのマーキングを行う。１
４で更新が終了すると、１４は１１に１３１を更新した
ことを伝える。１１は１３１のＣ欄に記載されているＩ
ＰアドレスをＤ１〜Ｄｎを順次読み取っていき、読み取
ったＩＰアドレスを持つクライアント端末２に直接１３
１を送付するために、状態確認信号を１２とＬ１を介し
て２に送り２からの応答を待つ。一方２では２３で１か
ら状態確認信号を受信すると２１が動作しているか確認
し、動作していれば受信可能信号を１に応答として返信
し、２１が動作していなければ受信不可であることを示
す受信不可信号を１に応答として返信する。１では１２
で２からの応答信号を受信すると１１に応答信号を通知
する。１１では応答信号が受信可能信号であれば１３１
の送信を開始する。２では１３１のデータを受信し始め
ると２１に伝えて、２１は受信した１３１のデータをテ
ンポラリファイル２２２として記憶部２５に一時記憶し
ていく。全データの受信が完了すると２１は２２２のＥ
１〜Ｅｎまで順次読み取り、所定のマーキングがされて
いるエントリを検索していく。Ｅｘがマーキングがされ
ているとすると該当エントリのデータＡｘ〜Ｄｘを読み
取り、２２２のＡｘと２２１のＡ１〜Ａｎに同じデータ
があるかどうか照合する。照合の結果、同じ氏名のエン
トリが見つかれば、前記２２２から読み取ったデータＢ
ｘ〜Ｄｘを２２１で前記見つけたエントリに反映させ
る。もし２２１の中に同一氏名のエントリがなければ、
前記２２２から読み取ったデータを追加する。このよう
にして２２１を更新していく。２１は更新後２９に２２
１と２２３を送り、２９で２１１と２２３を２５上に表
示することによって、共有名簿データベースと個人用名
簿データベースの両方をマージして表示することができ
る。

【００１３】なお応答信号が受信不可信号であるか、２
の電源が切れている場合等で一定時間応答を待っても応
答が返ってこない場合は、１１はＣｘのデータを１３１
から読み取ってきて、Ｃｘを電子メールのアドレスに設
定し１３１を、１２とＬ１を介して電子メールサーバ３
に送信しておく。後に電子メールを利用して１３１のデ
ータを読み取ったユーザは、電子メールから１３１のデ
ータを２２２に一時記憶させた後、編集ツール２７を起
動させ所定の操作を行うことにより、前記のように１か
ら直接１３１のデータを受信した時と同じように２２１
を変更したり、２２１にデータを追加したりする。なお
２２１および１３１の内部には来歴を示す来歴記号が記
述してあり、クライアント端末２で２１を動作させてい
る時は、２１が定期的に２２１の来歴記号を読み取り２
３とＬ１経由で１に送信する。１は定期的に送られてく
る２２１の来歴記号を１２で受信し、１２は来歴記号を
受信した事を１１に通知する。１１は来歴記号を確認し
て、２２１のバージョンが古くないかチェックし、受信
した来歴番号が古い場合は古い来歴記号を送ってきた２
に１３１を送信しておくことにより、電子メールで送っ
た１３１の反映忘れを防止できる。

【００１４】

【発明の効果】従来の共有名簿データベースと個人用名
簿データベースを独立させて使っていた時は、共有名簿
データベースに記述されている人でも、よく参照する人
のデータは個人用名簿データベースに入れて使用するこ
とが多かったが、ネットワーク上に存在する名簿管理サ
ーバ上とクライアント端末の双方に、名簿データベース
をもたせることと、ネットワーク上の名簿管理サーバに
ある名簿を検索した後に、クライアント端末上の名簿を
検索する方式により、共有名簿データに記述してある人
を個人用名簿データベースに二重登録する必要がなくな
る。これにより共有名簿データベースの内容が変更され
ても、個人用名簿データベースに別途反映させる必要が
なくなる。

【００１５】クライアント端末の記憶部にキャッシュを
設け一度参照した情報を記憶させておくことと共有名簿
データベースより先にキャッシュを検索することによ
り、ネットワークの先にある共有データベースにアクセ
スせずに簡単に電話のリダイヤルや電子メールの再送信
ができるようになる。

【００１６】ネットワーク上の名簿データベースが更新
された時にクライアント端末に、更新された名簿データ
ベースを直接、もしくは電子メールにより間接的に送信
することにより共有名簿データベースを個人データベー
ス反映させておくことにより、共有名簿データと個人名
簿データベースをマージさせた情報をクライアント端末
のユーザインタフェースに表示することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】名簿管理システム全体構成図である。

【図２】名簿管理サーバブロック図である。

【図３】クライアント端末ブロック図である。

【図４】通知画面例である。

【図５】名簿データベースのフォーマットである。

【図６】氏名情報解決のフローチャート１である。

【図７】氏名情報解決のフローチャート２である。

【符号の説明】

１…名簿管理サーバ、 １１…制御部、
１２…ネットワークインタフェース部、 １３…記憶
部、１３１…名簿データベース、 １４…
編集ツール、２…クライアント端末、 ２
１…制御部、２２…記憶部、 ２
２１…個人用名簿データベース、２２２…テンポラリフ
ァイル、２３…ネットワークインタフェース部、 ２４
…電話回線インタフェース部、２５…表示装置、
２６…電話機、２７…編集ツール、２
８…クライアントアプリケーション、 ２９…名簿表示
手段、３…電子メールサーバ、 ４…一
般電話機、５…通知画面、６…名簿データベースのフォ
ーマット。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】情報処理端末に電話機を接続し、この電話
   機を制御することにより電話の発着信を情報処理端末か
   ら行うシステムで、電話をかける際に電話番号を直接指
   定するのではなく氏名や一般名称を指定し、後で前記氏
   名や一般名称を電話番号に変換する方式において氏名や
   一般名称を電話番号に変換するための手段として複数の
   クライアント端末がアクセスする名簿管理サーバに共有
   用の名簿データベースを持たせると共に、電話機が続さ
   れ実際に電話をかけるクライアント端末に個人用名簿デ
   ータベースを持たせたことと、 名簿管理サーバにある共有用の名簿データベースを初め
   に検索し、前記データベースになければクライアント端
   末にある個人用名簿データベースを検索することによ
   り、常に共用データを参照できる仕組みと、 氏名や一般名称をキーワードに名簿管理サーバとクライ
   アント端末の双方の名簿データベースを検索した結果、
   キーワードに合致するものが存在しない場合には、クラ
   イアント端末が備える個人用名簿データベースに当該エ
   ントリを追加するための編集ツールを有する事と、 個人用名簿データベースを表示する名簿表示手段を有す
   ることを特徴とする名簿管理システム。
2. 【請求項２】請求項１の名簿管理システムにおいて、ク
   ライアント端末側に一度電話をかけた相手のエントリを
   記憶しておくキャッシュを有することと、 名簿データの検索順序をキャッシュ、共有名簿データベ
   ース、個人用名簿データベースの順に行うことを特徴と
   する名簿管理システム。
3. 【請求項３】請求項１、２の名簿管理システムにおい
   て、共用名簿データベース中に記述されている要素を読
   み取り、読み取ったデータが示す宛先のクライアント端
   末に直接的に名簿データベースを送信するか、宛先のク
   ライアント端末が受信可能状態でなければ、クライアン
   ト端末の宛先に対応したメールアドレスに電子メールと
   して間接的に送信しておく機能を持つ名簿管理サーバ
   と、 直接または電子メールで間接的に送られてきた共用名簿
   データベースを個人用名簿データベースに反映させる機
   能を持つクライアント端末と、 名簿データベースの検索順序をキャッシュ、個人名簿デ
   ータベースの順に行うことと、 名簿管理サーバ内にある共用名簿データベースと、クラ
   イアント端末にある個人用名簿データベース双方の内部
   に来歴記号を記述する来歴記号記述フィールドを持つこ
   とを特徴とする名簿管理システム。