JP6581685B1 - 名刺管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】複数の名刺情報に共通するデータを一括で変更することができると共に、各人の名刺情報においても変更の履歴を残すことが可能な名刺管理システムを提供する。【解決手段】 表示制御部１３０は名刺情報の一部で検索する検索画面を表示し、抽出部１３４は名刺情報の一部でデータベースを抽出し、表示制御部１３０は抽出結果を複数選択可能な検索結果リストとして表示すると共に、名刺情報の一部を変更する入力枠を表示し、登録部１３８は、選択された名刺情報それぞれに対し、同一人物として、データベースに変更後の内容の名刺情報を追加することを特徴とする。【選択図】図５

Description

本発明は名刺管理システムに関し、特に複数の名刺情報を一括して更新する際に簡便な名刺管理システムに関する。

従来から名刺管理を行うソフトウェアやプログラムは提供されていて、さらに組織として複数の名刺交換者が名刺を登録して一元管理する名刺管理システムが提供されている。個人で使用するプログラムと異なり、複数の名刺交換者が利用する管理システムでは、同一人物について複数回名刺が交換され登録される場合が想定されるうえ、名刺交換相手の異動により部署や肩書きなどのプロフィールが変更される場合がある。

特許文献１には、変更になっていると判断した名刺記載情報に対応する１以上の受取人識別子を取得する通知受取人識別子取得手段を具備する異動情報通知装置が提案されている。これにより、ある者（ユーザー）が受け取った名刺に関する情報を登録した場合に、過去に名刺を受け取った他の方（ユーザー）のみに、名刺に記載された方の異動情報を容易に通知することができると述べている。すなわち特許文献１の構成では、ある名刺交換者（ユーザー）が名刺交換相手の名刺情報を更新すると、他の名刺交換者（他のユーザー）にも更新情報が通知される。

特開２００９−１２９２３９号公報

会社名が変わった場合や、部署の電話番号が変わった場合など、複数の名刺情報（複数の人物）に共通するデータについて変更が生じる場合がある。このような場合、登録されている名刺情報の全てについて新しい名刺が交換されるわけではない。特に会社案内などによって通知される場合には、新しい名刺が１枚も交換されない場合もある。すると従来の名刺管理システムにおいては、会社名のマスターテーブルがある場合にはこれを編集したり、各名刺情報に会社名が格納されている場合には文字列を全置換したりしていた。そして、テーブルで文字列を置換してしまうと、置換処理を戻すことはできない。すると変更前のデータを知ることや、変更された日時を知ることが困難であるという問題があった。

そこで本発明は、複数の名刺情報に共通するデータを一括で変更することができると共に、各人の名刺情報においても変更の履歴を残すことが可能な名刺管理システムを提供することを目的としている。

上記課題を解決するために、本発明にかかる名刺管理システムの代表的な構成は、複数のユーザーが端末からサーバーに接続して、ユーザーのうち名刺交換者が名刺交換相手の名刺情報を登録し、また自己および他の名刺交換者が登録した名刺情報を参照する名刺管理システムにおいて、データベースから名刺情報を抽出する抽出部と、端末に対して所定の画面を表示する表示制御部と、端末からデータを受け取る入力部と、入力部が受け取ったデータをデータベースに登録する登録部とを備え、表示制御部は名刺情報の一部で検索する検索画面を表示し、抽出部は名刺情報の一部でデータベースを抽出し、表示制御部は抽出結果を複数選択可能な検索結果リストとして表示すると共に、名刺情報の一部を変更する入力枠を表示し、登録部は、選択された名刺情報それぞれに対し、同一人物として、データベースに変更後の内容の名刺情報を追加することを特徴とする。

上記構成によれば、複数の名刺情報に共通するデータを一括で変更することができる。また特に、各人に対して同一人物として架空の名刺情報を追加することにより、各人の名刺情報を検索した際にも変更の履歴を参照することができる。

本実施形態にかかる名刺管理システムの全体構成を説明する図である。 データベースの構造の一例を示す図である。 ログイン後のトップ画面の例である。 名刺情報を一括変更する場合のフローチャートである。 会社情報一括変更の画面例である。 ユーザーの更新の通知のフローチャートである。 更新リスト画面の例を示す図である。

以下に添付図面を参照しながら、本発明の好適な実施形態について詳細に説明する。かかる実施形態に示す寸法、材料、その他具体的な数値などは、発明の理解を容易とするための例示に過ぎず、特に断る場合を除き、本発明を限定するものではない。なお、本明細書及び図面において、実質的に同一の機能、構成を有する要素については、同一の符号を付することにより重複説明を省略し、また本発明に直接関係のない要素は図示または説明を省略する。

本実施形態において、当該システムの利用者を「ユーザー」と称する。ユーザーのうち、ある名刺情報についてその名刺を交換した者を「名刺交換者」と称する。システムとの契約で定まるユーザーの集合（主に同じ会社や関連会社）を「グループ」と称する。ユーザーと名刺を交換した相手を「名刺交換相手」と称する。名刺交換相手とは、すなわち名刺に記載された人物である。なお名刺交換相手は、グループ外の（他社の）人物だけでなく、グループ内の人物も含む。グループ内の人物同士で名刺を交換する場合も想定されるからである。

図１は本実施形態にかかる名刺管理システムの全体構成を説明する図である。本実施形態にかかる名刺管理システム１００は、ネットワーク１０に接続されたサーバー１２において実行されるプログラムである。名刺管理システム１００は、データベース１１０および処理部１２０によって構成される。

名刺管理システム１００には、ＰＣなどの固定端末１４やスマートフォンなどの移動端末１６からネットワーク１０を介して接続し、データの入力および閲覧を行う。すなわち、名刺管理システム１００はサーバー１２において稼働するが、そのインターフェースは固定端末１４や移動端末１６の画面に表示される。ネットワーク１０は、ＬＡＮ（Local Area Network）でもよいし、インターネットなどのＷＡＮ（Wide Area Network）であってもよい。

データの入力については、基本的には、名刺交換者は自己が名刺を交換した相手の名刺情報を登録する。一方、閲覧する際には、自己が登録した名刺情報だけでなく、他の名刺交換者が登録した名刺情報も参照することができる。

図２はデータベース１１０の構造の一例を示す図である。データベース１１０は構造を有するデータであり、複数の項目（カラム）を有するテーブルに、個々のレコード（名刺情報やユーザーのプロフィール）が追加される。

本実施形態では、データベース１１０には、名刺情報を格納している名刺テーブル１１２と、ユーザーのプロフィールを格納しているユーザーテーブル１１４が設定されている。

名刺テーブル１１２には、名刺交換者が登録（入力）した名刺情報、例えば氏名、会社名、部署などのプロフィールが格納される。なお名刺情報は、基本的には名刺に記載されている情報であるが、名刺交換者が補足する各種の付随情報も含む。付随情報とは、名刺に記載されていない電話番号やメールアドレス、見聞きした名刺交換相手の趣味などの情報である。

ユーザーテーブル１１４にも、名刺テーブル１１２と同様に、ユーザーの氏名、会社名、部署などのプロフィールが格納される。

なお、データベースの一般的な手法として、例えば会社名をインデックス化して会社名マスターテーブルに具体的な長い文字列を格納し、名刺テーブル１１２やユーザーテーブル１１４ではインデックスのみを格納してもよい。インデックス化することにより、データサイズを削減できるうえ、表記の揺らぎを防止することができる。

ここで、名刺テーブル１１２では、名刺情報が登録されるたびに新規レコードに格納される。すなわち、同一人物について複数のレコードが格納される。ユーザーテーブル１１４では、ひとりの人物に対して１つのレコードしか格納されない。

図１に示した処理部１２０の構成と動作を説明する。処理部１２０は、データベースから名刺情報を抽出する抽出部１３４と、端末１４，１６に対して所定の画面を表示する表示制御部１３０と、端末１４，１６からデータを受け取る入力部１３６と、入力部１３６が受け取ったデータをデータベース１１０に登録する登録部１３８とを備えている。処理部１２０の各部は、サーバー１２のＣＰＵによってＲＡＭ上で動作するプログラム、サブルーチン、ＤＬＬ（Dynamic Link Library）、ミドルウェアなどによって構成される。代表的な具体例として、表示制御部１３０はＨＴＴＰサーバー（ＷＥＢサーバー）である。アクセス制御部１３２や入力部１３６は、Ｃ言語やＪＡＶＡ（登録商標）、ＰＨＰなどで書かれたサーバーサイドアプリケーションである。抽出部１３４および登録部１３８はデータベースエンジンに所定のＳＱＬ文でＳＥＬＥＣＴコマンドを打つコンポーネントである。

まず名刺交換者が端末１４，１６から名刺管理システム１００にアクセスすると、表示制御部１３０によってログイン画面が表示される。名刺交換者が所定のパスワード、カード認証、生体認証などによってログインすると、アクセス制御部１３２によってログイン処理が行われる。端末１４，１６において表示および入力に使用するプログラムは、ウェブブラウザを好適に利用することができるが、専用のプログラムまたはアプリケーションであってもよい。

アクセス制御部１３２によって名刺交換者（現在のユーザー）のユーザーＩＤ（図２のユーザーテーブル１１４のUSER_ID）が特定されると、抽出部１３４はその名刺交換者のプロフィールをデータベース１１０のユーザーテーブル１１４から抽出する。図３はログイン後のトップ画面１４０の例である。表示制御部１３０は、抽出部１３４が取得したその名刺交換者のプロフィール１４２を表示すると共に、その名刺交換者の権限に応じて操作可能な入力や閲覧などのメニュー１４４〜１４９を端末１４，１６の画面に表示する。

図４は名刺情報を一括変更する場合のフローチャート、図５は会社情報一括変更の画面例である。ここでは、ある会社の会社情報が変更された例について説明する。図３に示すトップ画面例において、名刺管理者権限メニュー１４９は総務等の権限が与えられたユーザーのみに表示されるメニューである。

まず、管理者ユーザー（図５ではＮＮＮＮさん）がメニューの「会社情報一括変更（１４９ａ）」を選択する（ステップ３０２）。すると表示制御部１３０は、図５（ａ）に示す会社情報一括変更画面２２０を表示する（ステップ３０４）。会社情報一括変更画面２２０には、名刺情報の一部で検索する検索条件の入力枠２２２、名刺情報の一部を変更する変更対象項目の入力枠２２４、検索結果の選択リスト２２６を表示している。

管理者ユーザーが検索条件を入力して「検索」ボタンを押すと（ステップ３０６）、図５（ｂ）に示すように検索結果の選択リスト２２６に抽出された名刺情報のリストを選択可能に表示する（ステップ３０８）。選択リスト２２６では、検索条件が一致した名刺情報を、変更対象項目が異なる毎に１行の表示としている。具体例として、株式会社COM_001の会社名をCOM_001aに変更するとする。図２に示した名刺テーブル１１２において、RECORD_ID:10001〜10003のＡＡＡＡ，ＢＢＢＢ，ＣＣＣＣの３人が株式会社COM_001の所属である。ＡＡＡＡ，ＢＢＢＢは住所と電話が同じである（同じ事業所である）が，ＣＣＣＣは住所と電話が異なっている（事業所が異なっている）。そのため図５（ｂ）の検索結果の選択リスト２２６には、事業所毎に２行がリストアップされている。

そして管理者ユーザーは、検索結果の選択リスト２２６から対象となる行を選択し、変更対象項目の入力枠２２４に変更内容を入力して（会社名に「株式会社COM_001a」を入力）、変更日（DATE_007）も入力し、「変更」ボタンを押す（ステップ３１０）。すると入力部１３６が所定のエラーチェックを行った後に、登録部１３８が名刺テーブル１１２に登録する（ステップ３１２）。

このとき、既存の名刺情報を上書きするのではなく、RECORD_ID:10007〜1009に示しているように、名刺テーブル１１２に変更後の内容の名刺情報を追加登録する。このとき追加する名刺情報は、名刺が実在しておらず、名刺交換者も存在しないため、「架空の名刺」であるということができる。

RECORD_ID:10001〜10003と10007〜1009には、それぞれ「人物ID」に同じ値UNIQ_001〜UNIQ_003を入力し、同一人物である旨の情報とする。名刺交換日には、変更日（DATE_007）を登録する。ユーザーが名刺情報を登録した場合にはRECORD_ID:10001のように「名刺交換者」のUSER_IDが登録されるが、システムが登録した架空の名刺の場合にはRECORD_ID:10007のように「名刺交換者」は空欄である。なお空欄にする代わりに、自動処理によって追加された名刺情報であることを明確にするために、システムの予約IDを登録してもよい。「登録者（ユーザーＩＤ）」には、管理者ユーザーのユーザーＩＤ（ＮＮＮＮさんのユーザーＩＤ：USER_005）が格納される。これにより、誰が登録したデータであるかの記録は保持される。

これにて名刺テーブル１１２の更新は完了である。上記構成によれば、複数の名刺情報に共通するデータを一括で変更することができる。また特に、各人に対して同一人物として架空の名刺情報を追加することにより、各人の名刺情報を検索した際にも変更の履歴を参照することができる。

次に、他のユーザーに対する通知について説明する。図６はユーザーの更新の通知のフローチャートである。

抽出部１３４は、名刺テーブル１１２への更新が完了すると、名刺テーブル１１２から今回追加した名刺情報と同一人物とされている（人物ＩＤが一致している）全ての名刺情報を抽出し（ステップ３２０）、それらの名刺情報の名刺交換者のユーザーIDを取得する（ステップ３２２）。そして図１に示した通知テーブル１３３に、それぞれの名刺交換者に対して更新された名刺情報がある旨の通知を登録する（ステップ３２４）。通知が登録された名刺交換者には、図３に示すトップ画面１４０（ＪＪＪＪさんの画面）のお知らせ１４８に示すように、更新された名刺がある旨の通知を行う。この通知はリンクになっており、このリンクをクリックすると「最近更新された名刺」の画面へと遷移する。

図７は最近更新された名刺を列記した更新リスト画面１７０の例を示す図である。詳細には、まず抽出部１３４は、自己（現在のユーザー）が登録した名刺情報と同一人物と判定された名刺情報のリスト（更新リスト１７２）を抽出する。「同一人物と判定された名刺情報」の抽出の母集団は、他のユーザーが登録した名刺情報を含む。そして表示制御部１３０は、更新リスト１７２を含む更新リスト画面１７０を表示する。

更新リスト１７２には、名刺情報が複数登録されている人物の一覧が表示され、一括変更された人物も表示される。更新リスト１７２には複数の名刺情報が時系列で並べられていて、上から順に日付の新しい名刺情報が並べられている。具体例として、今回一括更新したＡＡＡＡ，ＢＢＢＢ，ＣＣＣＣの３人のうち、ＪＪＪＪさん（USER_001）が名刺交換者となっているのはＡＡＡＡさんのみである（図２の名刺テーブル１１２のRECORD_ID:10001参照）。そのため更新リスト１７２には、ＡＡＡＡさんは表示されるが他の２人は表示されていない。このようにしてＪＪＪＪさんは、ＡＡＡＡさんの名刺情報が更新されたことを知ることができる。また更新リスト１７２から人物を選択することによってその人物の過去の名刺情報の一覧を表示することにより、変更の履歴も簡単に把握することができる。

上記のように更新があったことを通知することにより、名刺交換者（他のユーザー）に迅速に周知方を図ることができる。もちろん、通知を行わなかったとしても、各名刺交換者がメニュー１４４の「最近更新された名刺（１４４ｄ）」を参照すればいつでも名刺情報に更新があったこと、および変更の履歴を参照することが可能である。

以上、添付図面を参照しながら本発明の好適な実施例について説明したが、本発明は斯かる例に限定されないことは言うまでもない。当業者であれば、特許請求の範囲に記載された範疇内において、各種の変更例または修正例に想到し得ることは明らかであり、それらについても当然に本発明の技術的範囲に属するものと了解される。

特に画面例については、所定のリストや機能等を有していることが重要であり、視覚上のデザインは図に示した画面例に限られない。例えば、図５、図７等に示した名刺情報のリストを、行形式に代えてアイコンの配列にしてもよい。また名刺情報のリストを、時系列だけでなく会社毎にグループ分けするなど、表示方法や操作体系は任意に変更可能である。

本発明は名刺管理システムに関し、特に複数の名刺情報を一括して更新する際に簡便な名刺管理システムとして利用することができる。

１０…ネットワーク、１２…サーバー、１４…固定端末、１６…移動端末、１００…名刺管理システム、１１０…データベース、１１２…名刺テーブル、１１４…ユーザーテーブル、１２０…処理部、１３０…表示制御部、１３２…アクセス制御部、１３４…抽出部、１３６…入力部、１３８…登録部、１４０…トップ画面、１４２…プロフィール、１７０…更新リスト画面、１７２…更新リスト、２２０…会社情報一括変更画面、２２２…検索条件の入力枠、２２４…変更対象項目の入力枠、２２６…検索結果の選択リスト、１４４〜１４７…メニュー

Claims (1)

1. 複数のユーザーが端末からサーバーに接続して、ユーザーのうち名刺交換者が名刺交換相手の名刺情報を登録し、また自己および他の名刺交換者が登録した名刺情報を参照する名刺管理システムにおいて、
   データベースから名刺情報を抽出する抽出部と、
   前記端末に対して所定の画面を表示する表示制御部と、
   前記端末からデータを受け取る入力部と、
   前記入力部が受け取ったデータを前記データベースに登録する登録部とを備え、
   前記表示制御部は名刺情報の一部で検索する検索画面を表示し、
   前記抽出部は前記名刺情報の一部で前記データベースを抽出し、
   前記表示制御部は前記抽出結果を複数選択可能な検索結果リストとして表示すると共に、前記名刺情報の一部を変更する入力枠を表示し、
   前記登録部は、前記選択された名刺情報それぞれに対し、同一人物として、前記データベースに変更後の内容の名刺情報を一括して追加することを特徴とする名刺管理システム。
   
   

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