JP2018121299A - 通信装置及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】送信指示を指示通りに実行する場合と比較して同一の送信手段の使用が競合した場合の待ち時間を短縮することが可能な通信装置及びプログラムを提供する。【解決手段】通信装置１は、同一の送信手段の使用が競合した場合、競合した送信手段が他の送信手段に代替可能なとき、当該送信手段を他の送信手段に切り替える切替手段１０２を備える。【選択図】図２

Description

本発明は、通信装置及びプログラムに関する。

近年、ファクシミリ送受信機能と電子メール送受信機能とを備えた通信装置が提案されている（例えば、特許文献１参照。）。

特許文献１に記載された通信装置は、受信先ユーザ毎に所定の情報を格納する受信先ユーザ情報格納部と、電子メールのヘッダー情報の中から宛先情報を抽出するヘッダー処理部と、ヘッダー処理部の抽出した宛先情報とユーザ情報格納部の記憶する該当するユーザの所定の情報を比較して、電子メール送信かファクシミリ送信かを判断する送信方法判断部と、この送信方法判断部によりファクシミリ送信と判断された場合には、電子メールをファクシミリファイルに変換するメッセージ処理部と、この処理結果をヘッダーが処理部から受け取った宛先情報をもとにファクシミリ送信するファクシミリ送信部とを備える。

特開平６−２１７０６９号公報

本発明の課題の一つは、送信指示を指示通りに実行する場合と比較して同一の送信手段の使用が競合した場合の待ち時間を短縮することが可能な通信装置及びプログラムを提供することにある。

［１］同一の送信手段の使用が競合した場合、競合した前記送信手段が他の送信手段に代替可能なとき、当該送信手段を前記他の送信手段に切り替える切替手段を備えた通信装置。
［２］前記切替手段は、当該送信手段を前記他の送信手段に切り替える場合、前記他の送信手段による送信を実行させるための指示画面を表示する、前記［１］に記載の通信装置。
［３］前記切替手段は、当該送信手段を前記他の送信手段に切り替える場合、既に当該送信手段による送信を実行させるための指示画面を表示しているとき、当該指示画面を前記他の送信手段による送信を実行させるための指示画面に変更する、前記［２］に記載の通信装置。
［４］前記切替手段は、当該送信手段を前記他の送信手段に切り替える場合、既に当該送信手段による送信を開始しているとき、前記他の送信手段による送信を実行させるための指示画面を表示する、前記［２］に記載の通信装置。
［５］前記切替手段は、既に当該送信手段による送信を開始してから予め定められた時間が経過したときは、前記指示画面を表示しないで前記他の送信手段への切り替えを中止する、前記［２］から［４］のいずれかに記載の通信装置。
［６］前記切替手段は、当該送信手段を前記他の送信手段に切り替える場合、既に当該送信手段を実行させるための指示画面を表示しているとき、当該指示画面を前記他の送信手段による送信を実行させるための指示画面に変更しない、前記［２］に記載の通信装置。
［７］送信元又は送信先が予め定められた機密性を有する送信対象を送信する場合、特定の送信手段を使用すべきとされている場所か否かにより、前記他の送信手段に代替可能か否かを判断する判断手段を、さらに備えた前記［１］に記載の通信装置。
［８］前記判断手段は、前記送信先に関する前記情報として前記送信先ごとに送信手段を指定する情報が登録可能な登録情報を参照して前記他の送信手段に代替可能か否かを判断する、前記［７］に記載の通信装置。
［９］前記判断手段は、前記登録情報に前記送信先として登録された宛名に基づいて、前記他の送信手段に代替が可能か否かを判断する、前記［８］に記載の通信装置。
［１０］送信対象が予め定められた機密性を有するか否かにより、前記他の送信手段に代替可能か否かを判断する判断手段を、さらに備えた前記［１］に記載の通信装置。
［１１］前記判断手段は、前記送信対象が予め定められた情報を含む場合に前記他の送信手段に代替不可能と判断する、前記［１０］に記載の通信装置。
［１２］前記送信手段としてファクシミリ手段が競合した場合、前記切替手段は、競合した前記ファクシミリ手段が他の送信手段に代替可能であって、当該ファクシミリ手段による１回目の発呼でファクシミリ送信に失敗したとき、前記ファクシミリ送信を中止して当該ファクシミリ手段を他の送信手段に切り替える、前記［１］に記載の通信装置。
［１３］コンピュータを、同一の送信手段の使用が競合した場合、競合した前記送信手段が他の送信手段に代替可能なとき、当該送信手段を前記他の送信手段に切り替える切替手段として機能させるためのプログラム。

請求項１、１３に係る発明によれば、送信指示を指示通りに実行する場合と比較して同一の送信手段の使用が競合した場合の待ち時間を短縮することが可能になる。
請求項２、３に係る発明によれば、他の送信手段を実行させるための指示画面を表示することで、当該送信手段が他の送信手段に切り替わったことをユーザに知らせることができる。
請求項４、６に係る発明によれば、当該送信手段による送信が開始された後でも他の送信手段に切り替えることができる。
請求項５に係る発明によれば、当該送信手段による送信が無駄になることを抑制することができる。
請求項７、８、９に係る発明によれば、送信元又は送信先が予め定められた機密性を有する送信対象を送信する場合、特定の送信手段を使用すべきとされている場には、他の送信手段による送信を回避することができる。
請求項１０、１１に係る発明によれば、送信対象が予め定められた機密性を有する場合には、他の送信手段による送信を回避することができる。
請求項１２に係る発明によれば、１回目の発呼で失敗した場合、２回目の発呼も失敗する可能性があることから、そのような場合の待ち時間が長くなるのを抑制することができる。

図１は、本発明の実施の形態に係る通信システムの構成例を示す図である。 図２は、本実施の形態に係る通信装置の制御系の一例を示すブロック図である。 図３は、アドレス帳格納部に格納されたアドレス帳の一例を示す図である。 図４は、ＦＡＸ送信画面の一例を示す図である。 図５は、メール送信画面の一例を示す図である。 図６は、通信装置の動作の一例を示すフローチャートである。 図７は、通信装置の動作の一例を示すフローチャートである。 図８は、図６のステップＳ４、Ｓ６の代替可能か否かの判断処理の一例を示すフローチャートである。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。なお、各図中、実質的に同一の機能を有する構成要素については、同一の符号を付してその重複した説明を省略する。

［実施の形態の要約］
本実施の形態に係る通信装置は、同一の送信手段の使用が競合した場合、競合した送信手段が他の送信手段に代替可能なとき、当該送信手段を他の送信手段に切り替える切替手段を備える。

「同一の送信手段の使用が競合した場合」とは、同一の時期（例えば、最初の送信指示があってからその送信が終了するまで）に、同一の送信手段を使用する送信指示が複数存在す場合である。「同一の送信手段の使用が競合した場合」には、例えば、複数のユーザが同一の送信手段を使用するために当該送信手段用の送信画面の表示要求があった場合、当該送信手段用の送信画面で指定された送信先に送信中の場合等が含まれる。

送信元又は送信先が予め定められた機密性を有する送信対象を送信する場合、特定の送信手段を使用すべきとされている場所か否かにより、他の送信手段に代替可能か否かを判断する判断手段をさらに備えてもよい。また、送信対象が予め定められた機密性を有するか否かにより、他の送信手段に代替可能か否かを判断する判断手段をさらに備えてもよい。

送信対象が機密性を有する場合には、例えば、機密性が高い場合と、機密性が低い場合とがある。機密性が高い場合は、ファクリシミ（以下「ＦＡＸ」ともいう。）は使用可能であるが、電子メールは使用不可能である。機密性が低い場合は、ＦＡＸも電子メールも使用可能である。すなわち、「予め定められた機密性を有する」とは、ＦＡＸが使用可能であるが、電子メールが使用不可能な場合をいう。なお、機密性が高い場合は、送信手段として電子署名付き電子メールを使用してもよい。

「送信対象」には、例えば、次のものが含まれる。
（ａ）送信シートのみの場合
（ｂ）送信シートと送信シートに添付される文書や画像等のファイルの場合
（ｃ）送信シートの無いファイルの場合

［実施の形態］
図１は、本発明の実施の形態に係る通信システムの構成例を示すブロック図である。

この通信システム２００は、通信装置１と、通信装置１に内部ネットワーク２を介して接続された複数の端末装置３と、通信装置１に公衆回線網４を介して接続された外部ＦＡＸ装置５と、内部ネットワーク２にファイアーウォール（ＦＷ）６及び外部ネットワーク７を介して接続された外部端末装置８とを備える。

通信装置１及び端末装置３は、例えば、ある企業（本社、支社、事業所等）に属する領域Ｅ１に設けられている。外部ＦＡＸ装置５及び外部端末装置８は、例えば、裁判所、特許事務所、企業等の送信先に属する領域Ｅ２に設けられている。図１には、送信先が１つ図示されているが、実際には、複数の送信先の外部ＦＡＸ装置５及び外部端末装置８が通信装置１に接続されている。なお、外部ＦＡＸ装置５及び外部端末装置８は、単一の装置でもよい。

通信装置１は、例えば、スキャン、プリンタ、コピー、ＦＡＸ送受信機能、電子メール送受信機能等の複数の機能を有する複合機である。ユーザが通信装置１を用いてＦＡＸ送信を行うときは、操作表示部１２を操作してＦＡＸ送信画面を表示させ、ＦＡＸ送信画面に送信先のＦＡＸ番号等の必要な情報を入力する。ユーザが通信装置１を用いてメール送信を行うときは、操作表示部１２を操作してメール送信画面を表示させ、メール送信画面に送信先にメールアドレス等の必要な情報を入力する。ＦＡＸ送信画面及びメール送信画面に対する操作の詳細については後述する。ＦＡＸは、競合した送信手段の一例である。 電子メールは、他の送信手段の一例である。

内部ネットワーク２は、例えば、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ：Local Area Network）、イントラネット等であり、有線、無線は問わない。

端末装置３は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等により実現され、端末装置３の各部を制御する制御部と、キーボード、マウス等により実現される入力部と、液晶ディスプレイ等により実現される表示部と、内部ネットワーク２に接続された通信部とを備える。端末装置３は、例えば、パーソナルコンピュータであるが、多機能携帯電話機（スマートフォン）等の携帯型の情報処理装置でもよい。端末装置３は、自身はＦＡＸの送受信機能を有していないが、通信装置１にＦＡＸ送信指示を行う機能を有する。また、端末装置３は、メール送信受信機能を有する。

図２は、本実施の形態に係る通信装置１の制御系の一例を示すブロック図である。

通信装置１は、本装置１の各部を制御する制御部１０と、各種の情報を記憶する記憶部１１と、ユーザからの操作を受け付けるとともに情報を表示する操作表示部１２と、原稿から画像データを読み取るスキャナ部１３と、印刷データを用紙に印刷するプリンタ部１４と、外部ＦＡＸ装置５に公衆回線網４を介してＦＡＸ送受信を行うＦＡＸ通信部１５と、端末装置３と内部ネットワーク２を介して通信するとともに、外部端末装置８と内部ネットワーク２、ＦＷ６及び外部ネットワーク７を介して電子メールを含む通信を行うネットワーク通信部１６とを備えて構成されている。なお、通信装置は、ＦＡＸと電子メールの送受信機能を有していれば、複合機でなくてもよい。

通信装置１の制御部１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、インターフェース等から構成されている。制御部１０は、プログラム格納部１１０に格納されたプログラムに従って動作することにより、受付手段１００、判断手段１０１、切替手段１０ＦＡＸ通信手段１０３、メール通信手段１０４等として機能する。各手段１００〜１０４の詳細については後述する。

記憶部１１は、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ハードディスク等から構成され、プログラムを格納するプログラム格納部１１０と、アドレス帳１１１ａ（図３参照）を格納するアドレス帳格納部１１１と、送信先属性情報を格納する送信先属性情報格納部１１２と、機密文書識別情報を格納する機密文書識別情報格納部１１３とを備える。アドレス帳１１１ａ、送信先属性情報及び機密文書識別情報は、それぞれ登録情報の一例である。

操作表示部１２は、例えばディスプレイにタッチパネルを重合配置した構成を有する。スキャナ部１３は、原稿が配置される原稿台と、原稿を読取位置に給紙する自動給紙装置と、原稿台に配置された原稿、又は自動給紙装置により読取位置に給紙された原稿から画像データを光学的に読み取る読取部とを備える。プリンタ部１４は、例えば感光体による像保持体を有し、用紙等の記録媒体に画像を形成して出力する。

ＦＡＸ送受信部１５は、Ｇ３、Ｇ４等のファクシミリプロトコルに従って画像データの変復調を行うモデムの機能と公衆回線網４との接続制御を行うＮＣＵの機能を有し、公衆回線網４を介してＦＡＸ送受信を行う。

ネットワーク通信部１６は、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信プロトコルに従って内部ネットワーク４を介してデータの送受信を行い、ネットワークに関する制御及び電子メールの送受信制御を行う。

送信先属性情報格納部１１２に格納されている送信先属性情報には、例えば、「特許事務所」、「法律事務所」、「裁判所」、「法務部」等が登録されている。すなわち、送信先属性情報には、送信先が予め定められた機密性を有する送信対象を送信する場合、ＦＡＸを使用すべきとされている場所（部門を含む）を示す文字列が登録されている。送信先の名前が当該送信先属性情報に登録された文字列を含む場合は、判断手段１０１により送信手段としてＦＡＸを使用すべきものと判断される。

機密文書識別情報格納部１１３に格納されている機密文書識別情報には、例えば、「Ｃｏｎｆｉｄｅｎｔｉａｌ」等の機密を示す特定の文字列、ウォーターマークや「機密」の文言等の機密を示すマーク、機密文書に使用される特定の紙質の情報（送信元又は送信先において機密文書は特定の紙を使うことが定められている場合）、機密文書に使用される特定の罫線等を含む特定のフォーム（送信元又は送信先において機密文書は特定のフォームを使うことが定められている場合）が含まれる。送信対象の文書が当該機密文書識別情報を含む（又は該当する）場合は、判断手段１０１により送信手段としてＦＡＸを使用すべきものと判断される。なお、判断手段１０１は、送信対象の文書にバーコード、ＱＲコード（登録商標）、Ｍｉｓｔコード等のコードが存在する場合は、コードから機密を意味する情報を検知したとき、送信手段としてＦＡＸを使用すべきものと判断してもよい。

図３は、アドレス帳格納部１１１に格納されたアドレス帳１１１ａの一例を示す図である。アドレス帳１１１ａは、ユーザごとにアドレス帳格納部１１１に格納されている。同図は、ユーザとして「田中一郎」のアドレス帳１１１ａの例を示す。アドレス帳１１１ａは、送信先を識別する送信先ＩＤが登録される「ＩＤ」欄、送信先の名前（宛名）が登録される「名前」欄、送信先の電子メールのアドレスが登録される「電子メール」欄、送信先のＦＡＸ番号が登録される「ＦＡＸ」欄、使用する送信手段が登録される「使用送信手段」欄が設けられている。アドレス帳１１１ａは、登録情報の一例である。「使用送信手段」欄は、送信先ごとに送信手段を指定する情報の一例である。

アドレス帳１１１ａに送信先としてＦＡＸ番号及びメールアドレスが登録されている場合だけでなく、ＦＡＸ番号が登録されておらず、メールアドレスしか登録してない場合も判断手段１０１によりＦＡＸを電子メールに代替可能と判断される。「使用送信手段」欄に登録された内容に基づいて 判断手段１０１により送信元や送信先、及び送信対象よりも優先してＦＡＸを電子メールに代替可能か否かが判断される。例えば、「ＦＡＸ限定」と登録されている場合は、ＦＡＸを電子メールに代替不可能と判断される。「電子メール限定」と登録されている場合は、ＦＡＸを電子メールに代替可能と判断される。「ユーザ選択優先」と登録されている場合は、ユーザが選択する送信手段が送信元や送信先、及び送信対象よりも優先される。この場合、通信装置１に対してデフォルトとして登録された送信手段を選択し、デフォルトが登録されていない場合は、送信者が選択した送信手段を用いるようにしてもよい。

受付手段１００は、操作表示部１２又は端末装置３からＦＡＸ送信画面又はメール送信画面の表示要求を受け付ける。また、受付手段１００は、要求されたＦＡＸ送信画面又はメール送信画面を操作表示部１２又は端末装置３の表示部に表示する。また、受付手段１００は、ＦＡＸ送信画面又はメール送信画面に対する操作を受け付ける。

判断手段１０１は、 送信元又は送信先が予め定められた機密性を有する送信対象を送信する場合、特定の送信手段、例えばＦＡＸを使用すべきとされている場所か否かにより、他の送信手段、例えば電子メールに代替可能か否かを判断する。すなわち、判断手段１０１は、アドレス帳１１１ａを参照してＦＡＸを電子メールに代替可能か否かを判断する。

送信対象の文書の送信元の格納場所によってＦＡＸを電子メールに代替可能か否かを判断してもよい。例えば、機密文書専用サーバに格納されているフォルダにある文書を、送信しようとしたら代替不可能と判断する。

その他、次の場合にＦＡＸを電子メールに代替可能か否かを判断してもよい。例えば、送信先のユーザ、送信者の属性によって、代替可能か否かを判断してもよい。

通信装置１の状態・設置場所によって代替可能か否かを判断してもよい。知財部の居室内に設置された通信装置１から送信する場合、代替不可能と判断してもよい。送信指示するユーザの属性によって代替可能か否かを判断してもよい。例えば、法務担当者など、指摘されたユーザである場合や、知財部や法務部など指定された部課に所属するユーザである場合は、代替不可能と判断する。また、公の電話帳データなどにより、送信先のＦＡＸ番号がＦＡＸ送信による文書受理を前提とした裁判所や官公庁であると判断した場合、代替不可能と判断してもよい。送信先が法務部等のように法律を扱う部門の場合は、代替不可能と判断してもよい。

判断手段１０１は、送信対象が予め定められた機密性を有するか否かにより、ＦＡＸを電子メールに代替可能か否かを判断してもよい。判断手段１０１は、送信対象が予め定められた情報を含む場合にＦＡＸを電子メールに代替不可能と判断する。すなわち、判断手段１０１は、文書から機密文書識別情報格納部１１３に格納されている機密文書識別情報を抽出できたとき、当該文書は機密文書であると判断する。また、判断手段１０１は、文書中にバーコード、ＱＲコード、Ｍｉｓｔコード等のコード情報を文字情報に変換し、変換した文字情報から機密文書識別情報を抽出できたとき、当該文書は機密文書であると判断する。そして判断手段１０１は、機密文書に対するＦＡＸ送信をメール送信への代替は不可能と判断する。

切替手段１０２は、ＦＡＸが競合した場合、競合したＦＡＸが電子メールに代替可能なとき、当該ＦＡＸを電子メールに切り替える。すなわち、切替手段１０２は、判断手段１０１によりＦＡＸ送信がメール送信に代替可能と判断されたとき、ＦＡＸを電子メールに切り替える。

また、切替手段１０２は、ＦＡＸを電子メールに切り替える場合、メール送信画面１６０を表示する。このとき、既にＦＡＸ送信画面１５０を表示しているとき、ＦＡＸ送信画面１５０をメール送信画面１６０に変更する。また、既にＦＡＸ送信を開始している場合は、メール送信画面１６０を表示する。また、切替手段１０２は、既にＦＡＸ送信を開始してから予め定められた時間が経過したときは、メール送信画面１６０を表示しないで電子メールへの切り替えを中止してもよい。

切替手段１０２は、ＦＡＸを電子メールに切り替える場合、既にＦＡＸ送信画面１５０を表示しているとき、ＦＡＸ送信画面１５０をメール送信画面１６０に変更しなくてもよい。これによりユーザに知らせずにＦＡＸを電子メールに切り替えることができる。

また、切替手段１０２は、ＦＡＸが競合した場合、ＦＡＸ送信がメール送信に代替可能であって、当該ＦＡＸによる１回目の発呼でＦＡＸ送信に失敗したとき、ＦＡＸ送信を中止して当該ＦＡＸを電子メールに切り替えてもよい。

ＦＡＸ通信手段１０３は、ＦＡＸ通信部１５を介してＦＡＸ送受信を行う。

メール通信手段１０４は、ネットワーク通信部１６を介して電子メール送受信を行う。

（ＦＡＸ送信画面の構成）
図４は、ＦＡＸ送信画面の一例を示す図である。同図に示すＦＡＸ送信画面１５０は、操作表示部１２及び端末装置３に表示されるものである。ＦＡＸ送信画面１５０には、宛先のＦＡＸ番号が入力される宛先入力欄１５１と、件名が入力される件名入力欄１５２と、添付書類が表示される添付表示欄１５３と、本文が入力される本文入力欄１５４と、宛先入力欄１５１に宛先のＦＡＸ番号又はメールアドレスを選択して入力するための「アドレス帳から選択」釦１５５と、ＦＡＸ送信の開始を指示する「送信」釦１５６と、ＦＡＸ送信をキャンセルする「キャンセル」釦１５７とが設けられている。なお、端末装置３に表示されるＦＡＸ送信画面は、操作表示部１２に表示されるＦＡＸ送信画面と表示項目等が異なっていてもよい。

「アドレス帳から選択」釦１５５を操作すると、図２に示すアドレス帳１１１ａがＦＡＸ送信画面１５０上にポップアップ表示され、アドレス帳１１１ａからＦＡＸ番号を選択して宛先入力欄１５１に入力できるように構成されている。

「送信」釦１５６を操作してＦＡＸ送信が開始された後、「キャンセル」釦１５７を操作すると、ＦＡＸ送信が中止されるようになっている。

（メール送信画面の構成）
図５は、メール送信画面の一例を示す図である。同図に示すメール送信画面１６０は、操作表示部１２及び端末装置３に表示されるものである。メール送信画面１６０には、宛先のメールアドレスが入力される宛先入力欄１６１と、件名が入力される件名入力欄１６２と、添付書類が表示される添付表示欄１６３と、本文が入力される本文入力欄１６４と、宛先入力欄１６１に宛先のＦＡＸ番号又はメールアドレスを選択して入力するための「アドレス帳から追加」釦１６５と、メール送信を指示する「送信」釦１６６とが設けられている。なお、端末装置３に表示されるメール送信画面は、操作表示部１２に表示されるメール送信画面と表示項目等が異なっていてもよい。

「アドレス帳から選択」釦１５５を操作すると、図２に示すアドレス帳１１１ａがメール送信画面１６０上にポップアップ表示され、アドレス帳１１１ａからメールアドレスを選択して宛先入力欄１６１に入力できるように構成されている。

（本実施の形態の動作）
次に、本実施の形態に係る通信装置１の動作の一例について図６〜図８参照して説明する。図６は、通信装置１の動作の一例を示すフローチャートである。なお、以下、ユーザＡとユーザＢが操作表示部１２を操作して通信装置１を利用する場合について説明する。

（１）先にユーザＡがＦＡＸ送信指示を行い、その後にユーザＢがメール送信への代替が可能なＦＡＸ送信指示を行った場合

ユーザＢが通信装置１の操作表示部１２を操作してＦＡＸ送信画面１５０の表示を要求すると、受付手段１００は、その要求を受け付ける（Ｓ１）。

判断手段１０１は、ユーザＢ以外にＦＡＸ送信画面１５０を表示中又はＦＡＸ送信中のユーザ（ユーザＡ）が存在するか否かを判断する（Ｓ２）。

この（１）の動作では、ＦＡＸ送信画面１５０を表示中又はＦＡＸ送信中のユーザＡが存在しているので（Ｓ２：Ｙｅｓ）、判断手段１０１は、ユーザＢのＦＡＸ送信はメール送信への代替が可能か否かを判断する（Ｓ４）。このＦＡＸ送信がメール送信への代替が可能か否かの判断処理の詳細については後述する。

なお、上記ステップＳ２において、ＦＡＸ送信画面１５０を表示中又はＦＡＸ送信中のユーザが存在していない場合（Ｓ２：Ｎｏ）、切替手段１０２は、ユーザＢに対して図４に示すようなＦＡＸ送信画面１５０を操作表示部１２に表示する（Ｓ３）。

ユーザＢは、ＦＡＸ送信画面１５０の宛先入力欄１５１に送信先のＦＡＸ番号を入力し、件名入力欄１５２に件名を入力し、本文入力欄１５４に本文を入力する。ユーザＢは、スキャナ部１３の原稿台又は自動給紙装置に原稿をセットし、ＦＡＸ送信画面１５０の「送信」釦１５６を操作する。スキャナ部１３は、原稿から画像データを読み取る。ＦＡＸ通信手段１０３は、送信元及び送信先の名前・ＦＡＸ番号・電話番号・メールアドレス、本文等が記載された送信シートを作成し、送信シートに画像データを添付してＦＡＸ通信部１５により送信先にＦＡＸ送信する。

上記ステップＳ４において、判断手段１０１がメール送信への代替が可能と判断した場合（Ｓ４：Ｙｅｓ）、切替手段１０２は、ユーザＢに対して図３に示すようなメール送信画面１６０を操作表示部１２に表示する（Ｓ５）。

ユーザＢは、メール送信画面１６０の宛先入力欄１６１に送信先のメールアドレスを入力し、件名入力欄１６２に件名を入力し、本文入力欄１６４に本文を入力する。ユーザＢは、スキャナ部１３の原稿台又は自動給紙装置に原稿をセットし、メール送信画面１６０の「送信」釦１６６を操作する。スキャナ部１３は、原稿から画像データを読み取る。メール通信手段１０４は、送信元及び送信先の名前・ＦＡＸ番号・電話番号・メールアドレス、本文等が記載された送信シートを作成し、送信シートに画像データを添付してネットワーク通信部１６により送信先にメール送信する。この（１）の動作では、ユーザＢのＦＡＸ送信がメール送信に切り替えられるため、ユーザＢの送信指示は、ユーザＡのＦＡＸ送信の終了を待たずに実行される。したがって、ユーザＢのＦＡＸ送信をメール送信に切り替えない場合よりもユーザＢの待ち時間が短くなる。

（２）先にユーザＡがメール送信への代替が不可能なＦＡＸ送信指示を行い、その後にユーザＢがメール送信への代替が不可能なＦＡＸ送信指示を行った場合

ユーザＢが通信装置１の操作表示部１２を操作してＦＡＸ送信画面１５０の表示を要求すると、受付手段１００は、その要求を受け付ける（Ｓ１）。

判断手段１０１は、ユーザＢ以外にＦＡＸ送信画面１５０を表示中又はＦＡＸ送信中のユーザ（ユーザＡ）が存在するか否かを判断する（Ｓ２）。

この（２）の動作では、ＦＡＸ送信画面１５０を表示中又はＦＡＸ送信中のユーザＡが存在するので（Ｓ２：Ｙｅｓ）、判断手段１０１は、ユーザＢのＦＡＸ送信はメール送信へ代替可能か否かを判断する（Ｓ４）。このＦＡＸ送信がメール送信への代替可能か否かの判断処理の詳細については後述する。

上記ステップＳ４において、判断手段１０１がユーザＢのＦＡＸ送信はメール送信への代替が不可能と判断した場合（Ｓ４：Ｎｏ）、ユーザＡのＦＡＸ送信はメール送信への代替が可能か否かを判断する（Ｓ６）。この（２）の動作では、代替が不可能であるので（Ｓ６：Ｎｏ）、切替手段１０２は、ユーザＢに対してユーザＡのＦＡＸ送信中であることを操作表示部１２に表示する（Ｓ７）。この（２）の動作では、ユーザＢのＦＡＸ送信は、ユーザＡのＦＡＸ送信が終わった後に実行される。

（３）先にユーザＡがメール送信への代替可能なＦＡＸ送信指示を行い、その後にユーザＢがメール送信への代替が不可能なＦＡＸ送信指示を行った場合

ユーザＢが通信装置１の操作表示部１２を操作してＦＡＸ送信画面１５０の表示を要求すると、受付手段１００は、その要求を受け付ける（Ｓ１）。

判断手段１０１は、ユーザＢ以外にＦＡＸ送信画面１５０を表示中又はＦＡＸ送信中のユーザ（ユーザＡ）が存在するか否かを判断する（Ｓ２）。

この（３）の動作では、ＦＡＸ送信画面１５０を表示中又はＦＡＸ送信中のユーザＡが存在するので（Ｓ２：Ｙｅｓ）、判断手段１０１は、ユーザＢのＦＡＸ送信はメール送信への代替が可能か否かを判断する（Ｓ４）。このＦＡＸ送信がメール送信への代替可能か否かの判断処理の詳細については後述する。

上記ステップＳ４において、判断手段１０１がメール送信への代替が不可能と判断した場合（Ｓ４：Ｎｏ）、ユーザＡのＦＡＸ送信はメール送信への代替が可能か否かを判断する（Ｓ６）。この（３）の動作では、代替可能であるので（Ｓ６：Ｙｅｓ）、切替手段１０２は、ユーザＡのＦＡＸ送信はＦＡＸ送信中か否かを判断する（Ｓ８）。

ＦＡＸ送信中でなければ（Ｓ８：Ｎｏ）、切替手段１０２は、ＦＡＸ送信画面１５０をメール送信画面１６０に変更する（Ｓ９）。ユーザＡは、前述したように、メール送信画面１６０に対して送信先のメールアドレス等のメール送信に必要な情報を入力する。この場合、ユーザＡのＦＡＸ送信がメール送信に切り替えられるため、ユーザＢの送信指示は、直ちに実行される。したがって、ユーザＡのＦＡＸ送信をメール送信に切り替えない場合よりもユーザＢの待ち時間が短くなる。

上記ステップＳ８において、ＦＡＸ送信中の場合（Ｓ８：Ｙｅｓ）、ＦＡＸ送信開始からの時間の経過が閾値の時間Ｔｔｈ以下か否かを判断する（Ｓ１０）。閾値の時間Ｔｔｈ以下であれば（Ｓ１０：Ｙｅｓ）、切替手段１０２は、ユーザＡに対しメール送信画面１６０を操作表示部１２に表示する（Ｓ１１）。ユーザＡはメール送信画面１６０に対して送信先のメールアドレス等のメール送信に必要な情報を入力する。この場合、ユーザＡのＦＡＸ送信がメール送信に切り替えられるため、ユーザＢのＦＡＸ送信は、直ちに実行される。したがって、ユーザＡのＦＡＸ送信をメール送信に切り替えない場合よりもユーザＢの待ち時間が短くなる。

上記ステップＳ１０において、閾値の時間Ｔｔｈを超えている場合は（Ｓ１０：Ｎｏ）、切替手段１０２は、ユーザＡに対しＦＡＸ送信中である旨を操作表示部１２又に継続して表示する（Ｓ１２）。この場合、ユーザＢのＦＡＸ送信は、ユーザＡのＦＡＸ送信が終わった後に実行される。

（４）ユーザＢがメール送信画面に対してＦＡＸ送信画面への変更を要求した場合
上記ステップＳ５において、ユーザＢがメール送信画面１６０に対してＦＡＸ送信画面１５０への変更を要求した場合の動作について図７のフローチャートに従って説明する。

ユーザＢがメール送信画面１６０が表示された操作表示部１２を操作してＦＡＸ送信画面１５０への変更を要求すると（Ｓ３１）、ユーザＢに対しＦＡＸ送信画面１５０を操作表示部１２に表示する（Ｓ３２）。ユーザＢは、ＦＡＸ送信画面１５０に対して送信先のＦＡＸ番号等のＦＡＸ送信に必要な情報を入力し、「送信」釦１５６を操作してＦＡＸ送信を指示する。

１回目の発呼によるＦＡＸ送信が成功したか否かを判断する（Ｓ３３）。ＦＡＸ送信が成功した場合は（Ｓ３３：Ｙｅｓ）、ユーザＢに対してＦＡＸ送信が完了した旨を操作表示部１２に表示する（Ｓ３４）。

ＦＡＸ送信が失敗した場合は（Ｓ３３：Ｎｏ）、ＦＡＸ送信を中止してユーザＢに対しメール送信画面１６０を操作表示部１２に表示する（Ｓ３５）。

（５）ＦＡＸ送信がメール送信への代替可能か否かの判断処理
次に、図６のステップＳ４、Ｓ６の代替可能か否かの判断処理を図８のフローチャートに従って説明する。なお、以下の判断処理は、特に記述がない限り、判断手段１０１が行う。

送信手段の自動選択がＯＮに設定されているか否かを判断する（Ｓ１１）。ＯＮに設定されていれば（Ｓ１１：Ｙｅｓ）、アドレス帳１１１ａを参照して送信先はＦＡＸ送信が必要か否かを判断する（Ｓ１２）。具体的には、ＦＡＸ送信画面で送信先として入力されたＦＡＸ番号に対応する送信先の名前をアドレス帳１１１ａから取得する。次に、取得した送信先の名前が送信先属性情報格納部１１２に格納されている文字列を含んでいるか否かにより、ＦＡＸ送信が必要とされているか否かを判断する。

例えば、ＦＡＸ送信画面１５０で送信先として入力されたＦＡＸ番号が５５５−５５５−５５５５の場合、アドレス帳１１１ａから送信先の名前の「ＡＢＣ国際特許事務所」を取得する。送信先属性情報には、「特許事務所」が登録されているため、「ＡＢＣ国際特許事務所」は、「特許事務所」を含むため、ＦＡＸ送信が必要と判断する。

ステップＳ１２において、ＦＡＸ送信が必要でないと判断された場合は（Ｓ１２：Ｎｏ）、送信対象の文書が指定されているか否かを判断し（Ｓ１３）、送信対象の文書が指定されている場合には（Ｓ１３：Ｙｅｓ）、送信対象の文書はＦＡＸ送信が必要か否かを判断する（Ｓ１４）。具体的には、送信対象の文書が機密文書識別情報を含むか否かにより、ＦＡＸ送信が必要か否かを判断する。なお、通信装置１の操作表示部１２から送信指示を行った場合は、図８に示すステップＳ１３で送信対象の文書が指定されていないため（Ｓ１３：Ｎｏ）、送信対象の文書はＦＡＸ送信が必要か否かは判断されない（Ｓ１４）。

ステップＳ１２及びＳ１４において、ＦＡＸ送信が必要と判断された場合（Ｓ１２：Ｙｅｓ、Ｓ１４：Ｙｅｓ）、ステップＳ１３において、送信対象の文書が指定されていない場合（Ｓ１３：Ｎｏ）、ユーザはＦＡＸ送信の送信権を持っているか否かを判断する（Ｓ１５）。

ＦＡＸ送信の送信権を持っている場合は（Ｓ１５：Ｙｅｓ）、公衆回線網４は送信可能な状態になっているか否かを判断する（Ｓ１６）。

公衆回線網４は送信可能な状態になっている場合は（Ｓ１６：Ｙｅｓ）、ＦＡＸ送信への代替可能と判断する（Ｓ１７）。

上記ステップＳ１１において、送信手段の自動選択がＯＮに設定されていない場合（Ｓ１１：Ｎｏ）、メール送信への代替は不可能と判断する（Ｓ１８）。上記ステップＳ１４において、ＦＡＸ送信が必要ではない場合（Ｓ１４：Ｎｏ）、メール送信への代替が可能と判断する（Ｓ１９）。

上記ステップＳ１５において、ユーザがＦＡＸ送信の権限を持っていない場合（Ｓ１５：Ｎｏ）、及び上記ステップＳ１６において、公衆回線網４が送信可能な状態になっていない場合（Ｓ１６：Ｎｏ）、ＦＡＸ送信以外の送信手段を許可するか否かを判断する（Ｓ２０）。

ＦＡＸ送信以外の送信手段を許可する場合（Ｓ２０：Ｙｅｓ）、メール送信への代替が可能と判断する（Ｓ２１）。ＦＡＸ送信以外の送信手段が許可されていない場合（Ｓ２０：Ｎｏ）、メール送信への代替が不可能と判断する（Ｓ２２）。

（６）端末装置から通信装置を利用してＦＡＸ送信する場合
次に、端末装置３からＦＡＸ送信画面１５０の表示要求を行った場合、図６に示すステップＳ３、Ｓ５、Ｓ９、Ｓ１１を除く、ステップＳ１、Ｓ２、Ｓ４、Ｓ６〜Ｓ８、Ｓ１０における動作は、前述したのと同様に行われる。図７及び図８に示す各ステップも前述したのと同様に行われる。

端末装置３の表示部にＦＡＸ送信画面１５０が表示された場合、ユーザは、端末装置３の入力部を操作してＦＡＸ送信画面１５０の宛先入力欄１５１に送信先のＦＡＸ番号を入力し、件名入力欄１５２に件名を入力し、本文入力欄１５４に本文を入力する。ユーザは、入力部を操作して送信対象の文書ファイルのファイル名及びパス（格納場所）を入力し、「送信」釦１５６を操作する。端末装置３の制御部は、送信元及び送信先の名前・ＦＡＸ番号・電話番号・メールアドレス、本文等が記載された送信シートを作成し、送信シートに文書ファイルを添付して通信部により通信装置１に送信する。通信装置１のＦＡＸ通信手段１０３は、端末装置３から送信された送信シート及び文書ファイルをＦＡＸ通信部１５により送信先にＦＡＸ送信する。

端末装置３の表示部にメール送信画面１６０が表示された場合、ユーザは、端末装置３の入力部を操作してメール送信画面１６０の宛先入力欄１６１に送信先のメールアドレスを入力し、件名入力欄１６２に件名を入力し、本文入力欄１６４に本文を入力する。ユーザは、入力部を操作して送信対象の文書ファイルのファイル名及びパス（格納場所）を入力し、「送信」釦１６６を操作する。端末装置３の制御部は、送信元及び送信先の名前・ＦＡＸ番号・電話番号・メールアドレス、本文等が記載された送信シートを作成し、送信シートに文書ファイルを添付して通信部により通信装置１に送信する。通信装置１のメール通信手段１０４は、端末装置３から送信された送信シート及び文書ファイルをネットワーク通信部１６により送信先にメール送信する。

図８に示すステップＳ１３で送信対象の文書が指定されている場合は（Ｓ１３：Ｙｅｓ）、送信対象の文書はＦＡＸ送信が必要か否かが判断される（Ｓ１４）。

［変形例］
以上、本発明の実施の形態を説明したが、本発明の実施の形態は上記実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を変更しない範囲内で種々の変形、実施が可能である。例えば、ユーザが操作表示部１２でＦＡＸ送信指示を行い、ユーザが通信装置１から離れた後に、判断手段１０１がＦＡＸを電子メールに代替可能と判断した判断結果や、メール送信画面を操作表示部１２に表示したこと、切替手段１０２によりＦＡＸから電子メールに切り替わったこと等を、通信装置１から離れたユーザの携帯端末又は端末装置３にメール等により知らせてもよい。これにより、例えば、メール送信画面を操作表示部１２に表示した場合に、メール送信画面に対する操作を促すことができる。

制御部１０の各手段は、それぞれ一部又は全部を再構成可能回路（ＦＰＧＡ：Field Programmable Gate Array）、特定用途向け集積回路（ＡＳＩＣ：Application Specific Integrated Circuit）等のハードウエア回路によって構成してもよい。

また、本発明の要旨を変更しない範囲内で、上記実施の形態の構成要素の一部を省くことや変更することが可能である。また、本発明の要旨を変更しない範囲内で、上記実施の形態のフローにおいて、ステップの追加、削除、変更、入替え等が可能である。また、上記実施の形態で用いたプログラムをＣＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録して提供することができる。また、上記実施の形態で用いたプログラムをクラウドサーバ等の外部サーバに格納しておき、ネットワークを介して利用することができる。

１…通信装置、２…内部ネットワーク、３…端末装置、４…公衆回線網、
５…外部ＦＡＸ装置、６…ファイアーウォール（ＦＷ）、
７…外部ネットワーク、８…外部端末装置、
１０…制御部、１１…記憶部、１２…操作表示部、１３…スキャナ部、
１４…プリンタ部、１５…ＦＡＸ通信部、１６…ネットワーク通信部、
１００…受付手段、１０１…判断手段、１０２…切替手段、
１０３…ＦＡＸ通信手段、１０４…メール通信手段、
１１０…プログラム格納部、１１１…アドレス帳格納部、１１１ａ…アドレス帳、
１１２…送信先属性情報格納部、１１３…機密文書識別情報格納部、
１５０…ＦＡＸ送信画面、１５１…宛先入力欄、１５２…件名入力欄、
１５３…添付表示欄、１５４…本文入力欄、１５５…「アドレス帳から選択」釦、
１５６…「送信」釦、１５７…「キャンセル」釦、１６０…メール送信画面、
１６１…宛先入力欄、１６２…件名入力欄、１６３…添付表示欄、
１６４…本文入力欄、１６５…「アドレス帳から選択」釦、１６６…「送信」釦、
２００…通信システム、Ｅ１、Ｅ２…領域

Claims (13)

1. 同一の送信手段の使用が競合した場合、競合した前記送信手段が他の送信手段に代替可能なとき、当該送信手段を前記他の送信手段に切り替える切替手段を備えた通信装置。
2. 前記切替手段は、当該送信手段を前記他の送信手段に切り替える場合、前記他の送信手段による送信を実行させるための指示画面を表示する、
   請求項１に記載の通信装置。
3. 前記切替手段は、当該送信手段を前記他の送信手段に切り替える場合、既に当該送信手段による送信を実行させるための指示画面を表示しているとき、当該指示画面を前記他の送信手段による送信を実行させるための指示画面に変更する、
   請求項２に記載の通信装置。
4. 前記切替手段は、当該送信手段を前記他の送信手段に切り替える場合、既に当該送信手段による送信を開始しているとき、前記他の送信手段による送信を実行させるための指示画面を表示する、
   請求項２に記載の通信装置。
5. 前記切替手段は、既に当該送信手段による送信を開始してから予め定められた時間が経過したときは、前記指示画面を表示しないで前記他の送信手段への切り替えを中止する、
   請求項３から４のいずれか１項に記載の通信装置。
6. 前記切替手段は、当該送信手段を前記他の送信手段に切り替える場合、既に当該送信手段を実行させるための指示画面を表示しているとき、当該指示画面を前記他の送信手段による送信を実行させるための指示画面に変更しない、
   請求項２に記載の通信装置。
7. 送信元又は送信先が予め定められた機密性を有する送信対象を送信する場合、特定の送信手段を使用すべきとされている場所か否かにより、前記他の送信手段に代替可能か否かを判断する判断手段を、
   さらに備えた請求項１に記載の通信装置。
8. 前記判断手段は、前記送信先に関する前記情報として前記送信先ごとに送信手段を指定する情報が登録可能な登録情報を参照して前記他の送信手段に代替可能か否かを判断する、
   請求項７に記載の通信装置。
9. 前記判断手段は、前記登録情報に前記送信先として登録された宛名に基づいて、前記他の送信手段に代替が可能か否かを判断する、
   請求項８に記載の通信装置。
10. 送信対象が予め定められた機密性を有するか否かにより、前記他の送信手段に代替可能か否かを判断する判断手段を、
    さらに備えた請求項１に記載の通信装置。
11. 前記判断手段は、前記送信対象が予め定められた情報を含む場合に前記他の送信手段に代替不可能と判断する、
    請求項１０に記載の通信装置。
12. 前記送信手段としてファクシミリ手段が競合した場合、前記切替手段は、競合した前記ファクシミリ手段が他の送信手段に代替可能であって、当該ファクシミリ手段による１回目の発呼でファクシミリ送信に失敗したとき、前記ファクシミリ送信を中止して当該ファクシミリ手段を他の送信手段に切り替える、
    請求項１に記載の通信装置。
13. コンピュータを、
    同一の送信手段の使用が競合した場合、競合した前記送信手段が他の送信手段に代替可能なとき、当該送信手段を前記他の送信手段に切り替える切替手段として機能させるためのプログラム。
    
    

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